Registro de Facturas
Registro de Facturas en TAREA
Índice
1. INTRODUCCIÓN ... 5
2. BANDEJA DE ENTRADA DE FACTURAS ... 6
Validación de Factura ... 8
2.1.1. Validar Facturas en Papel ... 8
2.1.2 Validar Facturas Electrónicas ... 18
Rechazo de Factura ... 31
2.2.1. Rechazar Facturas en Papel ... 31
2.2.2. Rechazar Facturas Electrónicas ... 33
Pasar Factura a Factura de Abono ... 35
2.3.1. Pasar Factura en Papel a Factura de Abono ... 36
2.3.2. Pasar Factura Electrónica a Factura de Abono ... 37
3. VISUALIZAR UNA FACTURA ... 38
Visualización Factura en Papel ... 40
Visualización Factura Electrónica ... 41
4. MODIFICACIÓN DE FACTURA ... 44
Modificar una Factura en Papel ... 45
Modificar una Factura Electrónica ... 47
5. BAJA DE UNA FACTURA ... 49
Baja de Factura en Papel ... 50
Baja de Factura Electrónica ... 51
6. CAMBIO DE TIPO DE FACTURA ... 52
Cambio de tipo manual a caja pagadora ... 53
Cambio de Tipo Caja Pagadora a Manual en Firme ... 55
Ver Conformidad ... 60
8. GENERACIÓN DE DOCUMENTOS DESDE EL REGISTRO DE FACTURAS ... 62
9. BANDEJA DE ENTRADA DE FACTURAS DE ABONO ... 65
Bandeja de Entrada de Facturas de Abono en papel y electrónicas ... 65
Validación de Factura de Abono ... 67
9.2.1. Validar Facturas de Abono en Papel ... 67
9.2.2. Validar Facturas de Abono Electrónicas ... 71
Rechazo de Factura de Abono ... 77
9.3.1. Rechazar Facturas de Abono en Papel ... 77
9.3.2. Rechazar Facturas Electrónicas de Abono ... 79
Pasar Factura de Abono a Factura ... 81
9.4.1. Pasar Factura en Papel de Abono a Factura ... 81
9.4.2. Pasar Factura Electrónica de Abono a Factura ... 83
10. BANDEJA DE REGISTRO DE FACTURAS DE ABONO... 84
Regularizar una Factura de Abono ... 87
10.1.1. Consideraciones sobre los documentos de Regularización de Abonos ... 92
Rechazar una Factura de Abono ... 92
11. BANDEJA DE GESTIÓN DE SOLICITUDES DE ANULACIÓN ... 93
Acceso a Bandeja de Gestión de Solicitudes de Anulación ... 95
11.1.1. Aceptar Solicitud de Anulación ... 96
11.1.2. Rechazar Solicitud de Anulación ... 98
Validaciones sobre existencia de Solicitudes de Anulación ... 99
11.2.1. Control de existencia de solicitud de anulación al validar una factura ... 99
11.2.2. Control de existencia de solicitud de anulación al rechazar una factura ... 101 11.2.3. Control de existencia de solicitud de anulación al crear un documento de Obligación
102
11.2.4. Control de existencia de solicitud de anulación al contabilizar un documento de
1. INTRODUCCIÓN
El registro de facturas tiene por objeto tener localizadas todas las facturas recibidas por la Junta y sus organismos para su posterior inclusión en un documento de Obligación y ser pagadas.
Una factura en TAREA consta de una Sociedad, un Ejercicio presupuestario, un Acreedor y una Referencia. Estos 4 valores identifican una factura. Es obvio que no pueden repetirse dentro del mismo Ejercicio.
El día 20 de mayo de 2011 se publicó el Decreto 54/2011, de 17/05/2011, por el que se regula la utilización de medios electrónicos y se establecen medidas de organización y mejora de la transparencia en la contratación del Sector Público de la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha. Entre otros aspectos, se indica que todas las facturas deben ser registradas en Registro Único.
Esto significa que la aplicación de Registro Único, le dará un número de registro, fecha y hora de registro. No se podrá registrar una factura en TAREA sin que haya sido previamente registrada en Registro Único.
Para las facturas electrónicas, el proceso de registrar en Registro Único es automático y se realiza en el momento en que el Proveedor registra la factura en la plataforma de facturación electrónica B2B Conecta.
Se han realizado las modificaciones pertinentes en Registro Único y, a partir del día 21 de octubre de 2013, para todas las Facturas en Papel grabadas en Registro Único desde ese día será obligatorio introducir el Importe, la Fecha de Documento y la referencia de la factura. Estos valores serán introducidos por el registrador en el momento de dar entrada en Registro Único a la Factura en Papel, por lo que están sujetos a la posterior revisión y corrección por parte del Órgano Gestor. Es decir, los valores del Importe, Fecha de Documento y Referencia de la factura que aparezcan en la Bandeja de Entrada de Facturas son meramente orientativos.
Deben ser revisados y, en su caso, modificados por el usuario.
En el documento, comentaremos las siguientes funcionalidades del registro de facturas:
• Validación, rechazo de facturas desde la Bandeja de Entrada de Facturas.
• Modificación de facturas.
• Baja de facturas.
• Cambio de tipo de factura.
• Consulta de facturas.
Tras la puesta en funcionamiento del tratamiento de facturas de abono (tanto de papel como electrónicas) también comentaremos las siguientes funcionalidades relativas a dichas facturas:
• Registro y Conformidad de facturas de abono.
• Regularización de facturas de abono.
En los meses de marzo a mayo de 2016, la Junta de Castilla La Mancha, está acometiendo mejoras en la gestión de las facturas electrónicas. Estas mejoras repercutirán en una mayor información sobre los datos de la factura electrónica al poseer físicamente el fichero XML que contiene todos los datos que el proveedor introduce cuando crea la factura.
En TAREA, hasta ahora, solo se podían visualizar ciertos datos de las facturas electrónicas. Y el resto, había que consultarlo en la plataforma de facturación electrónica B2B visualizando el PDF de la factura. A partir de la puesta en funcionamiento de estas mejoras, se podrán visualizar todos los campos que el proveedor ha introducido sin necesidad de conectarse a otro sistema.
En Julio de 2016 se han acometido los cambios necesarios en TAREA para realizar la gestión de Solicitudes de Anulación. Se ha creado una Bandeja específica para poder dar respuesta a estas solicitudes de anulación que crean los proveedores. Para poder conocer de manera “visual”
cuando una factura tiene una solicitud de anulación, se ha introducido un icono informativo en la Bandeja de Entrada de Facturas Electrónicas.
2. BANDEJA DE ENTRADA DE FACTURAS
Para acceder a la Bandeja de Entrada de Facturas se debe seleccionar la siguiente opción:
Bandeja de entrada de facturas en papel y electrónicas:
Nos aparece una pantalla donde podemos introducir el número de identificación de registro de la factura, o bien, la fecha de entrada en registro.
El campo identificador se aplica tanto a facturas en papel como a facturas electrónicas.
Tras la adhesión de la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha a FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas), el identificador de una factura en TAREA puede ser:
➢ Identificador de Registro Único: si la factura es en papel y ha sido registrada en el registro intermedio de facturas de la Junta de Castilla La Mancha. o Ejemplo: 3035914
➢ Identificador de PeCAM: si la factura electrónica ha sido registrada directamente en el punto de entrada de facturas de Castilla La Mancha o Ejemplo: 55523
➢ Identificador de FACe: si la factura electrónica ha sido registrada en FACe y ha llegado a TAREA. El Identificador de FACe comienza por el ejercicio seguido de un número secuencial o Ejemplo: 202101033953
En la Bandeja de Entrada de Facturas podemos indicar un rango de valores o fechas o, simplemente, pulsa en ejecutar y nos aparecerán todas las facturas a las que, por centro gestor, tenemos autorización:
En la imagen se ve que la pantalla está dividida en dos partes: facturas en papel y facturas electrónicas.
Nos aparecerán sólo las facturas a las que tengamos autorización por centro gestor.
Validación de Factura
De forma general, el proceso de validación de facturas consiste en seleccionar una de las facturas (de papel o electrónica) haciendo doble clic sobre la misma. En la pantalla le aparecerá una ventana con los datos de la factura.
En función de si es una factura en papel o electrónica, se le pedirá que introduzca los campos obligatorios para registrar una factura en TAREA.
A continuación, vamos a explicar la operativa para validar facturas en TAREA diferenciando si son en papel o si son electrónicas.
2.1.1. Validar Facturas en Papel
Las facturas en papel son las que aparecen en la parte superior:
Para registrar la factura en papel en TAREA, deberemos seleccionarla de la parte superior, Facturas en Papel, haciendo doble clic sobre ella. Para encontrar la factura, podemos utilizar las herramientas propias de búsqueda:
▪ Ordenar ascendentemente/descendentemente por cualquier campo .
▪ Filtro de búsqueda/selección .
▪ Buscar por texto
En esta pantalla, debemos rellenar o verificar los campos obligatorios y necesarios para registrar completamente la factura en TAREA, como son:
➢ Acreedor
➢ Sociedad
➢ Referencia
➢ Fecha de documento
➢ Fecha de conformidad
➢ Texto de cabecera
➢ Importe
➢ Centro gestor
➢ Posición Presupuestaria
➢ Documento sustitutivo de facturas
Si la partida presupuestaria tiene Fondo o Elemento PEP deben ser rellenados dichos campos.
Algunos campos nos vienen informados por el registrador y otros pueden estar vacíos:
➢ Resumen
➢ NIF/CIF
➢ Nombre Acreedor
➢ Apellido1 Acreedor
➢ Apellido2 Acreedor
➢ Centro Gestor
➢ Acreedor
➢ Activo fijo
Y para facturas registradas en Registro Único con fecha igual o posterior a 21/10/2013 vendrán informados los siguientes campos:
➢ Referencia
➢ Importe
➢ Fecha de Documento
Podemos mantenerlos si son correctos o podemos modificarlos en el caso de no ser válidos. Los valores que aparecen son propuestos. El usuario deberá introducir los correctos.
Explicación de los campos de la Pantalla:
▪ Sociedad FI: Es la sociedad a la que se va a asociar la factura. Por defecto aparecerá la asignada al usuario.
▪ Ejercicio de la factura: Es el campo con el año de la Fecha de Emisión de la factura.
▪ Acreedor: Es el campo donde se introduce el código del tercero al que se le asocia la factura a dar de alta. Para localizarlo podemos utilizar la ayuda para búsqueda. TAREA propone uno en función del NIF de la factura.
▪ Referencia: Campo que contiene los 11 últimos caracteres (contados por la derecha) del campo Num. Factura. Este campo NO es modificable.
▪ Num. Factura: Es el campo donde se introduce el número original de la factura que el proveedor ha emitido. El tamaño máximo son 30 caracteres. En facturas registradas en Registro Único a partir del 21/10/2013, este campo vendrá relleno. No se deben introducir espacios ni caracteres extraños (tales como comas, puntos, puntos comas, acentos, …). El sistema no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Por defecto, la referencia de la factura se registra en mayúsculas.
▪ Num. Serie: Es el campo donde se introduce el número de serie de la factura que el proveedor ha emitido.
▪ Fecha conformidad: Es la fecha en la que se conforma la factura. Debe ser igual o posterior a la fecha de entrada en Registro. Para ciertos centros del Sescam no es obligatorio introducirla pues se hará mediante HP HIS
▪ Documento sustitutivo de facturas: Se deberá marcar “Si” cuando se trate de un documento que no es factura (intereses, descuentos, etc.).
▪ Activo fijo: Es un campo en el que se indica el activo fijo, siempre y cuando la partida presupuestaría indicada requiere de un activo.
▪ Importe TOTAL: En el que se indica el importe total de la factura. Al crear el documento de obligación, debe coincidir con el importe de la factura. En facturas registradas en Registro Único a partir del 21/10/2013, este campo vendrá relleno
▪ Texto Cabecera Documento: En este campo de texto libre se puede incluir una descripción de la factura. Es de introducción obligatoria.
▪ Centro Gestor: Es el centro gestor al que la factura se asocia para su imputación posterior. Es de introducción obligatoria.
▪ Pos. Presupuestaria: Es la posición presupuestaria a la que la factura se asocia para su imputación posterior. Debe coincidir con la posición presupuestaria introducida al crear el documento de obligación. Es de introducción obligatoria.
▪ Fondo: Es el fondo de la partida presupuestaria a la que se asocia la factura para su imputación posterior. Es de introducción opcional.
▪ Elemento PEP: Es el elemento PEP de la partida presupuestaria en el caso de que se imputa a partidas con PEP. Es de introducción obligatoria para capítulos que lo lleven como parte de la partida presupuestaria.
▪ Sociedad Habilitado: Si la factura que se está registrando va a ser incorporada en el módulo de cajeros, debe indicar la sociedad de la caja.
▪ Nº libro caja: Si la factura que se está registrando va a ser incorporada en el módulo de cajeros, debe indicar el número de libro de caja (o el sub_libro si la factura se quiere registrar en caja metálico).
▪ Justificante: Deberemos marcar esta opción si la factura es un justificante a registrar en el módulo de Gastos a Justificar. No podrá contener desglose dicha factura.
▪ Endosatario: Si la factura se endosa completamente, se introducirá el endosatario que debe estar dado de alta en el maestro de acreedores.
▪ Tp.bco.interl.: cuenta bancaria del endosatario por donde se pagará la factura endosada.
Nota:
Si el campo Num. Factura tiene más de 11 caracteres, el campo Referencia sólo contendrá los últimos 11 caracteres contados por la derecha.
Por ejemplo:
Una vez completados los campos, pulsamos en el botón Validar . Si se ha introducido la fecha de conformidad, la factura quedará registrada en TAREA.
Como hemos dicho, el campo Num. Factura puede contener hasta 30 caracteres correspondientes a la referencia de la factura introducida por el registrador de Registro Único, el campo Num Serie puede contener hasta 20 caracteres. El campo Referencia, sólo admite 11 caracteres (los 11 caracteres contados por la derecha). Podría ocurrir que esos mismos 11 caracteres ya existieran como referencia de factura para el mismo acreedor, sociedad y ejercicio.
En ese caso, el sistema automáticamente realizará un cambio en el campo referencia.
Seleccionará los últimos 9 caracteres y, les añadirá por la derecha los caracteres \A De esta forma, se podrá registrar sin problemas la factura sin problemas de duplicidad. Si hubiera, otra más se añadiría \B, \C, así sucesivamente.
Las referencias de factura son diferentes, pero sus últimos 11 caracteres coinciden:
Al seleccionar la primera factura, el campo Referencia, tendría el siguiente valor:
Y se registraría con la Referencia 2013-000001
La siguiente factura, aparecería así:
Tendría, en principio, la misma referencia. Pero al validarla, el sistema, selecciona los últimos 9 caracteres de la derecha y le añade \A. La Referencia será la siguiente:
Al registrar la tercera factura, como ya existe la Referencia 2013-000001, y también existe la Referencia 13-000001\A, entonces la registrará con el valor
Puede darse el caso de que la partida presupuestaria a la que se cargará la factura esté excepcionada de registrarse en el Registro General de Facturas.
En ese caso, al pulsar en validar, nos aparecerá un mensaje informativo como el siguiente:
Y luego, aparecerá una ventana como la siguiente:
Esta fecha de pago no puede ser posterior a la fecha del día actual. Tras introducir la fecha de pago, pulsamos en el icono y la factura desaparecerá de la Bandeja de Entrada y se considerará Pagada.
Si pulsa en NO, volverá a la pantalla anterior.
2.1.1.1. Factura en Papel con desglose
En TAREA es posible registrar una factura contra más de una partida presupuestaria.
Esta funcionalidad, la hemos denominado “Desglose”, pues desglosamos el importe total de la factura indicando a qué partida presupuestaria va a cargarse.
Existe una restricción que se aplicará a las facturas registradas con desglose: se deben asignar a un sólo documento de obligación de pago. Es decir, una factura registrada con un desglose de 3 Partidas Presupuestarias debe ir en un solo documento de obligación con las 3 partidas, y deben coincidir los importes del documento con los registrados en el registro de facturas.
El desglose NO se aplica a facturas que se registren en el módulo de Caja Pagadora.
Si la factura tuviera desglose, sólo habría que pulsar en el botón Desglose que está en la barra superior de botones (ver imagen siguiente).
Se nos abre una ventana como la siguiente:
Sólo hay que pulsar en el botón Introducir nueva línea de Desglose y se nos abrirá una pantalla como la siguiente:
Se debe introducir la Posición Presupuestaria y el importe que se imputará a esa Posición Presupuestaria. Por defecto, nos aparece la misma partida e importe que el introducido en la pantalla principal. Hay que recordar que se debe introducir el Fondo y el Elemento PEP en caso necesario. Tenemos la posibilidad de incluir endosatario a nivel de desglose. En caso de introducir endosatario, se debe indicar el tipo de banco del endosatario. Cambiamos el importe y pulsamos en Aceptar y nos quedará así:
Introduciremos las partidas presupuestarias añadiendo tantas líneas de desglose como sea necesario, pulsando el botón de línea nueva
Podemos modificar una línea ya introducida pulsando el botón modificar También podemos eliminar líneas del desglose, pulsando el botón borrar
Y, por último, podemos duplicar líneas del desglose, pulsando el botón copiar Recordar que NO pueden existir dos líneas en el desglose exactamente iguales.
Existe una norma en el desglose por la cual, por lo menos una de las partidas introducidas en el Desglose, debe ser idéntica a la introducida en la pantalla principal de datos de cabecera.
Al pulsar en Aceptar en la pantalla de desglose, se actualizará el importe total de la factura introducido en la pantalla principal con la suma de los importes de las líneas del desglose.
2.1.2 Validar Facturas Electrónicas
Para registrar la factura electrónica en TAREA, seleccionaremos la factura adecuada de la parte inferior de la bandeja, Facturas Electrónicas. Haremos doble clic sobre ella para seleccionarla:
El identificador de la factura se corresponde con el número de Registro Contable de Factura
Para encontrar la factura, podemos utilizar las herramientas propias de búsqueda:
▪ Ordenar ascendentemente/descendentemente por cualquier campo .
▪ Filtro de búsqueda/selección .
▪ Buscar texto .
Para tratar una Factura Electrónica, hay que hacer doble clic sobre la línea correspondiente a la factura a tratar.
Aparecerá una nueva pantalla con los datos de la E-Factura seleccionada. Los datos de esta pantalla aparecerán protegidos para evitar cualquier cambio en los datos de la Factura Electrónica.
La pantalla está dividida en dos partes:
➢ Parte izquierda: zona donde se introducirán los datos necesarios para la validación de la factura, tales como centro gestor, posición presupuestaria, fecha de conformidad, texto de cabecera, etc.
➢ Parte derecha: visor del XML de la factura electrónica que visualiza todos los datos que ha introducido el proveedor al elaborar la factura electrónica.
Los campos modificables son:
➢ Fecha de Conformidad (Obligatorio, excepto algunos Centros del Sescam)
➢ Centro Gestor TAREA (obligatorio)
➢ Posición presupuestaria (obligatorio)
➢ Fondo (opcional)
➢ Elemento PEP (opcional)
➢ Sociedad del Habilitado (opcional, sólo en casos de E-Facturas de ACF)
➢ Número de caja (obligatorio si se cumplimenta la sociedad del habilitado).
Para validar la E-Factura, es OBLIGATORIO que introduzca el centro gestor y posición presupuestaria. Cada E-Factura aparece con un centro gestor “propuesto”. Este Centro Gestor es el correspondiente a la codificación DIR3 que ha sido introducida por el Proveedor.
La codificación DIR3 introducida por el proveedor es visualizable haciendo clic en el botón
Se despliegan los campos correspondientes a la codificación DIR3 de la factura:
También, plegados, están los campos correspondientes a la Cesión de crédito
Haciendo clic en el botón se despliegan y visualizan los valores correspondientes a la Cesión de crédito:
Pulsando en el mismo botón, estos campos se pliegan.
Si el usuario considera que es el centro gestor adecuado, lo tecleará en el campo Centro Gestor TAREA.
Este centro gestor puede no ser el correcto a efectos de imputación del gasto. En ese caso, el usuario puede introducir el correcto, siempre que tenga autorización al centro gestor que introduce. Además, debe indicar una posición presupuestaria válida y coherente al centro gestor.
Opcionalmente, si el usuario cree que la E-Factura va a ser incorporada al módulo de cajeros, puede indicar la sociedad del habilitado y el número de libro de caja. En este caso, la E-Factura le aparecerá al cajero para ser incorporada al módulo ACF.
El Acreedor de la factura deberá estar dado de alta en la Sociedad de la Caja Pagadora de manera previa.
En caso de que se trate de un justificante que deba ir por Gastos a Justificar, se marcará el campo
“Justificante”. No se podrán marcar como justificante aquellas facturas con desglose.
Podemos hacer más grande la pantalla que visualiza los datos del XML de la factura. Para ello, pulsamos el botón Pantalla completa
La visualización de la factura quedará expandida ocupando toda la pantalla:
Nota: El formato de la pantalla que se muestra puede variar ligeramente en función de la resolución y tipo de pantalla que tenga el PC del usuario.
Pulsando de nuevo en el mismo botón, la pantalla retomará su tamaño habitual.
También podemos visualizar el contenido del fichero XML, que es realmente donde se encuentran los datos de la factura introducidos por el proveedor. Para eso, pulsamos en el botón Ver e-Factura original.
Nos aparecerá una ventana con el contenido del fichero XML de la factura:
Esta ventana se cierra pulsando en el aspa de la esquina superior derecha o pulsando en el botón continuar situado en la esquina inferior derecha.
En el visor del fichero XML no se muestra el número de Registro Administrativo. Este valor, se lo da el sistema donde registre el proveedor la factura (FACe, PeCAM) después de que haya elaborado la factura y la haya firmado digitalmente.
Para poder visualizar e imprimir los datos relativos al Registro Administrativo, se ha habilitado el botón .
Al pulsarlo, se nos abre una ventana con los datos relativos al registro administrativo de la factura:
Para imprimirlo, se deberá pulsar en el botón imprimir, situado en la barra superior de botones de TAREA.
Para volver a la visualización de la factura, pulsaremos en el botón atrás
También podemos visualizar e imprimir una visualización reducida de la factura en formato PDF.
La visión de las facturas en este formato muestra únicamente los datos de éstas que se consideran más relevantes y que en principio podrían resultar suficientes para la tramitación de las facturas. La totalidad de los datos incorporados en las facturas electrónicas pueden visualizarse en el visor antes explicado.
Al pulsarlo, se nos abre una ventana con una visualización de los datos más representativos de la factura:
Para imprimirlo, se deberá pulsar en el botón imprimir, situado en la barra superior de botones de TAREA.
Para volver a la visualización de la factura, pulsaremos en el botón atrás.
Una vez introducidos los valores y revisados, el usuario debe pulsar en el botón Validar .
Aparecerá el siguiente mensaje de confirmación indicando que la E-Factura ha sido introducida en el Registro General de TAREA:
La E-Factura se añadirá al Registro General de Facturas de TAREA y en caso de tener informada la sociedad de la caja y el número del libro de caja, aparecerá en el módulo de cajeros para ser incorporada.
Al pulsar en Validar, automáticamente, se realiza una comprobación de existencia de la cuenta corriente del acreedor que viene indicada en la E-Factura. Si la cuenta corriente no existe en el maestro de acreedores, se crea. Puede ocurrir que la entidad bancaria no está dada de alta en TAREA, el sistema dará un mensaje de aviso indicando al usuario que debe ponerse en contacto con Tesorería para que realice el alta de la entidad bancaria. La E-Factura no quedará validada hasta que este paso sea realizado.
Nota: El campo Importe TOTAL que está situado dentro de los Datos Presupuestarios, recoge el importe presupuestario de la factura.
Este campo difiere del Importe NETO cuando la factura contiene retenciones IRPF. En ese caso, el Importe TOTAL es el resultado de la suma del Importe NETO más las retenciones. La factura se registrará en el Registro General de Facturas de TAREA siempre por el Importe TOTAL.
Puede darse el caso de que la partida presupuestaria a la que se cargará la factura electrónica está excepcionada de registrarse en el Registro General de Facturas. En ese caso, al pulsar en validar, nos aparecerá un mensaje informativo como el siguiente:
Y luego, aparecerá una ventana como la siguiente:
Si pulsa en SI, aparecerá una ventana donde debe introducir la fecha de pago de la factura.
Esta fecha de pago no puede ser posterior a la fecha del día actual ni anterior a la fecha de Registro Administrativo de la Factura.
Tras introducir la fecha de pago, pulsamos en el icono y la factura desaparecerá de la Bandeja de Entrada y se considerará Pagada informándose al proveedor de dicho pago.
Si pulsa en NO, volverá a la pantalla anterior.
2.1.2.1 E-Factura con desglose
Esta funcionalidad la hemos denominado “Desglose”, pues desglosamos el importe total de la factura indicando a qué posición presupuestaria va a cargarse.
Existe una restricción que se aplicará a las facturas registradas con desglose: se deben asignar a un sólo documento de Obligación de pago. Es decir, una factura registrada con un desglose de 3 partidas presupuestarias debe ir en un solo documento de Obligación con las 3 partidas, y deben coincidir los importes del documento con los registrados en el registro de facturas.
El desglose NO se aplica a facturas que se registren en el módulo de Caja Pagadora.
Si la factura tuviera desglose, solo habría que pulsar el botón ,en la imagen siguiente.
Se nos abre una ventana como la siguiente:
Solo hay que pulsar en el botón introducir una nueva línea de desglose y se nos abrirá una pantalla como la siguiente.
Se debe introducir la partida presupuestaria y el importe. Por defecto, nos aparece la misma partida e importe que el introducido en la pantalla principal. Debemos modificar el importe para indicar qué cantidad se imputará a esa partida presupuestaria. Hay que recordar que se debe introducir el Fondo y el Elemento PEP en caso necesario. Tenemos la posibilidad de incluir endosatario a nivel de desglose. En caso de introducir endosatario, se debe indicar el tipo de banco del endosatario. Pulsamos en Aceptar y nos quedará así:
Introduciremos las partidas presupuestarias necesarias añadiendo tantas líneas de desglose como sea necesario, pulsando el botón de línea nueva .
Podemos modificar una línea ya introducida pulsando el botón modificar . También podemos eliminar líneas del desglose, pulsando el botón borrar . Y, por último, podemos duplicar líneas del desglose, pulsando el botón copiar . Hay que recordar que NO pueden existir dos líneas en el desglose exactamente iguales.
Existe una norma en el desglose por la cual, por lo menos una de las partidas introducidas en el Desglose, debe ser idéntica a la introducida en la pantalla principal de datos de cabecera.
Si la factura electrónica viene endosada y realizamos desglose, debemos rellenar el campo Endosatario con el código del endosatario y tipo de banco interlocutor correcto.
Rechazo de Factura
El rechazo de la factura consiste en eliminar la factura de la bandeja de entrada. El proceso en TAREA es similar en Facturas en Papel y Electrónicas, pero la repercusión de la acción es distinta si se realiza sobre una Factura Electrónica pues la comunicación del rechazo le llega al Proveedor.
Vamos a ver ambos casos y explicaremos las acciones que se realizan.
2.2.1. Rechazar Facturas en Papel
Al rechazar la factura, se solicitará un motivo de rechazo. Este motivo se almacenará con fines informativos por si hubiera necesidad de resolver cualquier reclamación sobre la misma. Al rechazar la factura, ésta desaparece de la Bandeja de Entrada de Facturas en Papel.
Vemos un ejemplo. Primero, seleccionamos la factura en papel:
Nos aparece la pantalla con los datos de la factura:
Pulsamos sobre el botón Rechazar .
Al rechazar la factura, aparecerá una ventana para que el usuario seleccione el motivo por el que devuelve la misma.
Aparecen 3 motivos “comunes” de devolución.
Si ninguno coincide con el motivo que se quiere indicar, el usuario puede seleccionar el motivo Otros.
Únicamente, en caso de seleccionar el tipo de rechazo Otros, aparece una ventana para que introduzca el texto del motivo por el que rechaza la factura.
Finalmente, pulsamos en el botón Aceptar y desaparecerá del ALV de facturas en papel.
Las acciones que desencadena el rechazo una factura en papel son:
• La factura desaparece de la bandeja de entrada de facturas en papel.
• El estado interno de la factura se actualiza a RECHAZADA y el motivo de rechazo de esta, se almacena para futuras consultas, así como el usuario y fecha de actualización.
2.2.2. Rechazar Facturas Electrónicas
Con esta acción, el usuario rechaza la factura electrónica. Es decir, el usuario no considera conforme la E-Factura en alguno de sus términos y rechaza su registro en el Registro General de Facturas de TAREA. El Proveedor conocerá el motivo de rechazo que se haya introducido, por lo que se recomienda, sea lo más explícito posible a la hora de indicar la razón por la que rechaza la factura.
Se seleccionar la factura de la bandeja de entrada de facturas electrónicas:
Nos aparece la pantalla mostrando todos los datos de dicha factura:
Pulsamos sobre el botón Rechazar .
Al rechazar la E-Factura, aparecerá una ventana para que el usuario seleccione el motivo por el que devuelve la misma.
Aparecen 3 motivos “comunes” de devolución. Si ninguno coincide con el motivo que se quiere indicar, el usuario puede seleccionar el motivo Otros.
Únicamente, en caso de seleccionar el tipo de rechazo Otros, aparece una ventana para que introduzca el texto del motivo por el que rechaza la factura.
Por ejemplo, podríamos poner como motivo de devolución que el periodo de Facturación no es correcto.
Finalmente, pulsamos en el botón Aceptar y desaparecerá del ALV de Facturas Electrónicas:
Las acciones que desencadena el rechazo una E-Factura son:
• La E-Factura desaparece de la Bandeja de Entrada de Facturas Electrónicas.
• El estado interno de la factura se actualiza a RECHAZADA.
Se realizarán los pasos necesarios para que el proveedor sea informado del rechazo de la factura y del motivo de este.
Pasar Factura a Factura de Abono
A partir de Julio de 2015, TAREA es capaz de gestionar facturas de abono. Para ello, se han creado las correspondientes Bandeja de Entrada de Facturas de Abono y Bandeja de Registro de Facturas de Abono.
En dichas bandejas, aparecerán las facturas de abono. Pero puede suceder que una factura de abono aparezca en la Bandeja de Entrada de Facturas, tanto de papel como electrónicas.
Para solucionar esta casuística, se ha habilitado un botón en la bandeja de entrada de facturas que mueve una factura normal a la bandeja de entrada de facturas de abono. A partir de ese momento, esa factura se considera de abono y seguirá con el tratamiento que explicaremos en este documento.
Existen dos casos en los que no es posible pasar una factura a factura de abono desde la bandeja de entrada:
➢ Cuando la factura esté endosada.
2.3.1. Pasar Factura en Papel a Factura de Abono
El procedimiento para pasar una factura en papel a factura de abono es muy sencillo. Accedemos a la bandeja de entrada de facturas. Seleccionamos la factura que deseamos pasar a factura de abono:
Hacemos un doble clic y nos aparece la siguiente pantalla con los datos de la factura seleccionada:
Solo debemos pulsar en el botón “Factura de abono” . Nos aparecerá el siguiente mensaje:
Pulsaremos en el botón Si. Y la factura desaparecerá de la bandeja de entrada de facturas y aparecerá en la bandeja de entrada de facturas de abono.
2.3.2. Pasar Factura Electrónica a Factura de Abono
El procedimiento para pasar una factura electrónica a factura de abono es similar al explicado para las de papel.
Accedemos a la bandeja de entrada de facturas. Seleccionamos la factura electrónica que deseamos pasar a factura de abono:
Hacemos doble clic y nos aparece la siguiente pantalla con los datos de la factura seleccionada:
Solo debemos pulsar en el botón “Factura de abono” . Nos aparecerá el siguiente mensaje:
Pulsaremos en el botón Si. Y la factura desaparecerá de la bandeja de entrada de facturas y aparecerá en la bandeja de entrada de facturas de abono.
Existen restricciones para las facturas electrónicas que pueden ser pasadas a facturas de abono:
➢ No pueden ser facturas que contengan retenciones
➢ No pueden ser facturas electrónicas que estén endosadas
3. VISUALIZAR UNA FACTURA
Esta opción sirve para visualizar una factura, en papel o electrónica, que se registró en el registro general de facturas de TAREA.
Accedemos a la siguiente transacción:
Al ejecutar la opción aparecerá una pantalla de selección de facturas en la que introduciremos los datos de la factura que deseamos visualizar:
En la que los campos son los mismos que para dar de alta las facturas.
➢ Sociedad FI: es la sociedad con la que se dio de alta la Factura.
➢ Ejercicio de la Factura: es el ejercicio presupuestario de la Factura cuando se dio de alta (coincide con el ejercicio de la fecha de emisión de la Factura).
➢ Acreedor: es el campo donde se introduce el código del tercero de la factura que queremos visualizar.
➢ Referencia: es el campo donde se introduce la referencia de la factura (últimos 11 caracteres del número de factura).
➢ Num.Factura: es la referencia original de la factura (de hasta 30 caracteres).
Y aparecerá una pantalla en la que todos los campos están protegidos (aparecen en gris) y no serán modificables.
Existe un apartado donde se muestran los datos del Registro Único de la factura: identificador, fecha de registro y hora de registro.
El campo Número de Factura contiene la Referencia completa (hasta 30 caracteres) de la factura.
Se podrá consultar la factura original, los archivos adjuntos en caso de que los haya, el identificador de registro, el PDF de la factura y la conformidad.
Visualización Factura en Papel
Introducimos los valores correspondientes a la sociedad, ejercicio, acreedor y referencia de la factura a visualizar
Para las facturas en papel, solo se podrá consultar el desglose de factura en caso de tenerlo, ya que la conformidad electrónica no está disponible para facturas en papel.
Visualización Factura Electrónica
Introducimos los valores correspondientes a la sociedad, ejercicio, acreedor y referencia de la factura a visualizar.
Introducimos los valores correspondientes a la factura a visualizar
Aparece, además del botón Desglose, otros botones que ya teníamos en la Bandeja de Entrada de Facturas:
➢ Ver e-Factura original : Se visualiza el XML de la factura que estamos consultando.
➢ Ver E-Factura original : Se muestra el visor un PDF con los datos de la factura que estamos consultando.
➢ Registro Nos muestra una pantalla con los datos relativos al Registro Administrativo de la factura visualizada.
➢ Ver PDF nos muestra una pantalla con una versión reducida de los datos de la factura electrónica.
4. MODIFICACIÓN DE FACTURA
Esta opción está disponible en la siguiente ubicación del menú de facturas:
Una vez se registra en el Registro General de Facturas de TAREA una factura, se pueden modificar algunos campos, siempre y cuando no haya ninguna contabilización de una obligación haciendo referencia a la factura. Es decir, si la factura está referenciada por un documento de obligación, ésta no podrá ser modificada.
Esta opción solo está disponible para facturas en firme, no para facturas de caja pagadora. Si introducimos los valores de una factura de caja, nos aparecerá el siguiente mensaje:
Además, en el caso de que la factura sea electrónica, no podemos modificar ningún valor que haya sido introducido por el proveedor, como puede ser el importe de la factura, fecha de documento, etc. Es decir, en función del tipo de factura (manual o electrónica) aparecerán ciertos campos como modificables.
Modificar una Factura en Papel
Vamos a ver un ejemplo. Introducimos los valores de la factura a modificar:
➢ Sociedad FI: es la sociedad de la factura a modificar.
➢ Ejercicio de la Factura: es el ejercicio presupuestario de la factura que queremos modificar. Debe coincidir con el ejercicio de la fecha de documento (fecha de emisión de la factura).
➢ Acreedor: es el campo donde se introduce el código del tercero al que se le asocia la factura que queremos modificar.
➢ Referencia: es el campo donde se introduce el número original de la factura que el proveedor ha emitido y que queremos modificar.
Una vez introducidos los valores, pulsamos INTRO en el teclado o y nos aparece la siguiente pantalla:
Una vez cambiados los valores deseados, pulsamos en guardar y nos aparece la siguiente ventana:
Pulsamos en SI y las modificaciones realizadas se guardarán en la factura.
Modificar una Factura Electrónica
Con una Factura Electrónica, la operativa es similar, pero como hemos comentado, aparecen campos no modificables tales como el importe, la fecha de documento, etc.
Vemos un ejemplo. Introducimos los valores de la factura a modificar:
Pulsamos Intro y nos aparece la siguiente pantalla:
Solo podemos modificar algunos campos: Centro Gestor, Pos. Presupuestaria, Fondo, Elemento PEP y Activo
Una vez cambiados los valores deseados, pulsamos en guardar y nos aparece la siguiente ventana:
5. BAJA DE UNA FACTURA
La baja de una factura se entiende como la eliminación de la factura del Registro General de facturas de TAREA.
Solo se puede dar de baja las facturas que no tengan contabilizaciones. Es decir, que no estén referenciadas en ningún documento de obligación. Si se intenta ejecutar la opción con una factura que está en una obligación aparecerá el siguiente mensaje:
Tras ejecutar la operación, nos aparece una ventana donde introduciremos los datos de la factura que queremos dar de baja (eliminar del registro del Registro General de Facturas):
➢ Sociedad: es la sociedad FI de la factura que queremos borrar.
➢ Ejercicio: es el ejercicio presupuestario de la factura a borrar.
➢ Acreedor: es el campo donde se introduce el código del tercero al que pertenece la factura que queremos eliminar.
➢ Referencia: es el campo donde se introduce el número original de la factura que el proveedor ha emitido y que queremos eliminar.
➢ Num. Factura: es el campo donde se introduce el número de factura que el proveedor ha emitido y la cual se desea eliminar.
Baja de Factura en Papel
Con el siguiente ejemplo seguimos el proceso de eliminación de una factura en papel.
Introducimos los valores de la factura a eliminar:
Si el estado de la factura lo permite, ejecutamos y nos aparece la siguiente pantalla:
Pulsamos en SI y nos aparecerá este otro mensaje:
Como consecuencia, la factura aparecerá en la bandeja de entrada de facturas de nuevo donde se podrá rechazar definitivamente si es necesario.
Baja de Factura Electrónica
La operativa es similar a la mostrada con anterioridad, se introducen los valores de la factura que se quiere dar de baja del Registro General de Facturas de TAREA.
Introducimos los valores correspondientes a la factura que deseamos dar de baja.
Pulsamos en ejecutar o Intro:
Además del botón Eliminar factura, existen otras opciones que ya hemos explicado anteriormente:
➢ Ver e-Factura original Se visualiza el XML de la factura que estamos consultando
➢ Ver e-Factura original Se muestra el visor del PDF con los datos de la factura que estamos consultando.
➢ Registro Nos muestra una pantalla con los datos relativos al Registro Administrativo de la factura visualizada.
➢ Ver PDF Nos muestra una pantalla con una versión reducida de los datos de la factura electrónica.
➢ Conformidad Nos muestra una pantalla con los datos relativos a la Conformidad de la factura registrada.
Pulsamos en el botón Eliminar Nos aparecerá la siguiente ventana de confirmación:
Pulsamos en Si y la factura volverá a la bandeja de entrada de facturas. Desde la bandeja se podrá rechazar la factura si corresponde.
6. CAMBIO DE TIPO DE FACTURA
Cuando validamos una factura indicamos si será una factura para pagar en firme o por el módulo de caja pagadora.
Una vez validada la factura (ya no aparece en la Bandeja de Entrada de Facturas), se registra en el Registro General de Facturas de TAREA. Podemos tener la necesidad de cambiar el tipo de la factura una vez validada. Con esta opción podemos hacerlo.
El proceso que vamos a explicar a continuación es similar tanto para facturas en papel como para facturas electrónicas.
En el caso de factura para pago en firme, para poder cambiar el tipo a factura de caja, ésta no puede estar asignada a ningún documento de obligación.
Si se trata de una factura de caja, para poder cambiarla a factura para pago en firme, no puede estar incorporada al módulo de caja pagadora. Es decir, si se ha realizado la incorporación a caja y ha consumido disponible del anticipo no puede cambiarse su tipo.
Vamos a ver ejemplos de los dos tipos de facturas.
Cambio de tipo manual a caja pagadora
Introducimos los valores de la factura:
El sistema detecta que se trata de una factura de tipo presupuestaria en firme, y muestra la siguiente pantalla:
En esta pantalla vemos los datos básicos de la factura. En este caso, se trata de una factura de tipo manual en firme. Así que, sólo nos aparece el botón para cambiarla a tipo caja.
Si pulsamos el botón nos aparece la pantalla para que introduzcamos la sociedad de la caja y el número del libro de caja.
Si se trata de una factura en papel, podemos incorporarla a caja metálico. En ese caso, deberemos indicar el sublibro:
Puede ocurrir que el acreedor de la factura NO esté dado de alta en la sociedad de la caja que hemos introducido. En ese caso, aparece el siguiente mensaje:
Una vez demos de alta al acreedor en la sociedad de la caja, podemos repetir el proceso, y nos aparecerá el siguiente mensaje:
Cambio de Tipo Caja Pagadora a Manual en Firme
Vemos el caso de una “Factura de Caja” a la que queremos convertir en “Factura Normal” (en firme). Indicamos los datos de la factura:
Al ejecutar la opción, sólo nos aparece el botón para cambiarla a tipo normal.
Observamos que los campos sociedad del habilitado y número de libro de caja están rellenos.
Al pulsar en el botón “Factura Normal” , nos aparece el siguiente mensaje:
Recordamos que sólo se puede cambiar el tipo a una factura de caja que NO está aún incorporada al módulo de cajero pagador.
7. VISUALIZACIÓN E-FACTURA
Con esta opción, podemos imprimir una factura electrónica sea cual sea su estado y esté donde esté. Por ejemplo, podemos imprimir una factura electrónica que hemos rechazado y ya no
Haremos doble clic en “Visualización E-Factura” y nos aparece la siguiente pantalla:
Es obligatorio introducir el Identificador del registro de la factura y su fecha de registro administrativo. Se pueden introducir además los demás campos: sociedad, acreedor, etc.
Tras rellenar los valores correspondientes a la factura que queremos imprimir, marcamos la opción de visualización: Ver PDF E-Factura o Ver E-Factura Original. Para visualizar la conformidad de la factura marcaremos la opción de visualización Ver Conformidad.
Ver PDF E-Factura
Con la opción Ver PDF E-Factura, podemos visualizar e imprimir una visualización reducida de la factura en formato PDF. La visión de las facturas en este formato muestra únicamente los datos de éstas que se consideran más relevantes y que en principio podrían resultar suficientes para la tramitación de estas.
Rellenamos los datos de la factura electrónica y pulsamos en ejecutar
Nos aparece una pantalla como la que mostramos a continuación:
Ver E-Factura Original
Con la opción “Ver E-Factura Original”, podemos visualizar e imprimir de forma completa el visualizador de la factura electrónica.
Se muestra la totalidad de los datos incorporados en las facturas electrónicas, para realizarlo rellenamos los datos de la factura electrónica y pulsamos en ejecutar:
Nos aparece una pantalla como la que mostramos a continuación:
Para imprimir la factura, se debe pulsar con el botón derecho del ratón sobre la factura y seleccionar Imprimir.
Ver Conformidad
Con la opción ver Conformidad, podemos visualizar e imprimir de forma completa la conformidad de la factura electrónica.
Se muestra la totalidad de los datos incorporados en las facturas electrónicas.
Rellenamos los datos de la factura electrónica y pulsamos en ejecutar:
Si se quiere visualizar el pdf de la conformidad se realizará clic en y el sistema nos muestra:
Desde donde se podrá imprimir la conformidad de la factura.
8. GENERACIÓN DE DOCUMENTOS DESDE EL REGISTRO DE FACTURAS
Para asignar un expediente contable de reconocimiento de obligación a las facturas que se registran en TAREA, existen 2 funcionalidades:
➢ Utilizar la apertura de expediente.
➢ Generar un documento de obligación desde el propio “Registro de Facturas”.
En este manual, por referirse al registro de facturas, vamos a explicar el segundo método.
Sólo podemos crear documentos ADO, ADO con referencia a RC y O con referencia a D.
Para realizar este proceso accedemos a la siguiente transacción:
Nos aparece una pantalla como la siguiente:
En esta pantalla introduciremos los criterios de selección de la factura a la que queremos generar el documento de obligación. Cuanto más exactos y estrictos sean los criterios introducidos, menos tiempo tardará el sistema y menos facturas no deseadas nos aparecerán.
Tomamos el siguiente ejemplo, de selección.
A continuación, marcamos la/s factura/s que deban incorporarse en una obligación de pago y seleccionaremos “Generar doc. preliminar”:
Aparecen todos los datos de la factura que se estiman necesarios. Sólo hay que seleccionar la línea, y pulsar en el botón “GENERAR DOC. PRELIMINAR”.
Nos aparecerá una ventana como la siguiente:
En ella, seleccionamos la clase de documento de obligación que queremos crear.
En el ejemplo, seleccionamos Aut, disposic, Oblig. para crear un documento ADO.
Al hacerlo, nos lleva a la pantalla de creación de documento ADO, donde sólo debemos introducir los valores necesarios que no estaban en la factura, tales como: banco interlocutor,
Incluso, si se registró endosatarios en el desglose, éstos aparecen en la pantalla. Recordamos que las líneas del documento deben coincidir exactamente con lo registrado en el registro de facturas.
Una vez introducidos, sólo hay que pulsar en guardar y nos aparece una ventana para que introduzcamos el título del expediente contable que se va a crear.
Pulsamos en aceptar la ventana , y nos dará el número de expediente correspondiente.
9. BANDEJA DE ENTRADA DE FACTURAS DE ABONO
Bandeja de Entrada de Facturas de Abono en papel y electrónicas
Para acceder a la bandeja de entrada de facturas de abono, accedemos a través de la siguiente opción de menú:
Nos aparece una pantalla donde podemos introducir el número de identificación de registro de la factura de abono, o bien, la fecha de entrada en registro.
Tras la adhesión de la Junta de Comunidades de Castilla La Mancha a FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas), el identificador de una factura electrónica de abono puede ser:
➢ Identificador de Registro Único: si la factura es en papel y ha sido registrada en el Registro Intermedio de facturas de la Junta de Castilla La Mancha.
o Ejemplo: 3035914
➢ Identificador de PeCAM: si la factura electrónica ha sido registrada directamente en el Punto de entrada de facturas de Castilla La Mancha
o Ejemplo: 55523
➢ Identificador de FACe: si la factura electrónica ha sido registrada en FACe y ha llegado a TAREA. El Identificador de FACe comienza por el ejercicio seguido de un número secuencial
o Ejemplo: 201601033953
En la Bandeja de Entrada de Facturas de Abono podemos indicar un rango de valores o fechas
En la imagen se ve que la pantalla está dividida en dos partes: Facturas de Abono en Papel y Facturas de Abono Electrónicas.
Nos aparecerán sólo las facturas de abono a las que tengamos autorización por Centro Gestor.
Validación de Factura de Abono
De forma general, el proceso de validación de facturas de abono consiste en seleccionar una de las facturas de abono (de Papel o Electrónica) haciendo doble clic sobre la misma. En la pantalla le aparecerá una imagen con los datos de la factura de abono.
En función de si es una factura de abono en papel o electrónica, se le pedirá que introduzca los campos obligatorios para registrar la factura de abono en TAREA.
A continuación, vamos a explicar la operativa para validar facturas de abono en TAREA diferenciando si son en papel o si son electrónicas.
9.2.1. Validar Facturas de Abono en Papel
Las facturas en papel son las que aparecen en la parte superior:
En Para registrar la factura de abono en papel en TAREA, deberemos seleccionarla de la parte superior, facturas de abono en papel, haciendo doble clic sobre ella. Para encontrar la factura de abono, podemos utilizar las herramientas propias de búsqueda:
➢ Ordenar ascendentemente/descendentemente por cualquier campo
➢ Filtro de búsqueda/selección
➢ Buscar texto
Al hacer doble clic sobre una factura de abono, nos aparece la siguiente pantalla:
En esta pantalla, debemos rellenar o verificar los campos obligatorios y necesarios para registrar la factura de abono en TAREA, como son:
➢ Acreedor
➢ Sociedad
➢ Referencia
➢ Fecha de documento
➢ Fecha de conformidad
➢ Texto de cabecera
➢ Importe
➢ Centro gestor
Algunos campos nos vienen informados por el registrador y otros pueden estar vacíos:
➢ Resumen
➢ Observaciones
➢ NIF/CIF
➢ Nombre Acreedor
➢ Apellido1 Acreedor
➢ Apellido2 Acreedor
➢ Centro Gestor
➢ Acreedor
➢ Referencia
➢ Importe
➢ Fecha de Documento
Podemos mantenerlos si son correctos o podemos modificarlos (algunos de ellos) en el caso de no ser válidos. Los valores que aparecen son propuestos. El usuario deberá introducir los correctos.
Explicación de los campos de la Pantalla:
▪ Sociedad FI, es la sociedad a la que se va a asociar la factura de abono. Por defecto aparecerá la correspondiente al Centro Gestor
▪ Ejercicio de la factura de abono, es el campo con el año de la Fecha de Emisión de la factura de abono.
▪ Acreedor, es el campo donde se introduce el código del tercero al que se le asocia la factura de abono al registrarla. Para localizarlo podemos utilizar la ayuda para búsqueda. TAREA propone uno en función del NIF de la factura
▪ Referencia, campo que contiene los 11 últimos caracteres (contados por la derecha) del campo Num. Factura. Este campo NO es modificable.
▪ Num. Factura, es el campo donde se introduce el número original de la factura de abono que el proveedor ha emitido. El tamaño máximo son 30 caracteres. No se deben introducir espacios ni caracteres extraños (tales como comas, puntos, puntos comas, acentos, …). El sistema no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Por defecto, la referencia de la factura de abono se registra en mayúsculas.
▪ Num. Serie, es el campo donde se introduce el número de serie de la factura de a
▪ bono que el proveedor ha emitido.
▪ Fecha documento, es la fecha en la que viene indicada físicamente en la factura de abono. Es la fecha de emisión de la factura de abono por parte del proveedor.
▪ Fecha conformidad, es la fecha en la que se conforma la factura de abono. Debe ser igual o posterior a la fecha de entrada en registro. Es un campo obligatorio para todos los centros gestores.
▪ Documento sustitutivo de facturas, se deberá marcar “Si” cuando se trate de un documento que no es factura (intereses, descuentos, etc.).
▪ Origen de la Factura, es un campo no modificable e indica si la factura de abono es en papel o electrónica.
▪ Importe TOTAL, en el que se indica el importe total de la factura de abono.
▪ Texto Cabecera Documento, en este campo de texto libre se puede incluir una descripción de la factura de abono. Es de introducción obligatoria.
▪ Centro Gestor TAREA, es el centro gestor al que la factura de abono. Es de introducción obligatoria.
▪ Pos. Presupuestaria, es la posición presupuestaria de Ingresos y siempre vendrá rellena con el mismo valor
Una vez completados los campos y verificados, pulsamos en el botón “Validar” y la factura de abono quedará registrada.
Al Validar la factura de abono, aparecerá en la Bandeja de Registro de Facturas de Abono.
9.2.2. Validar Facturas de Abono Electrónicas
Para registrar una factura de abono Electrónica en TAREA, seleccionaremos la factura de abono adecuada de la parte inferior de la Bandeja de Entrada de Facturas de Abono. Haremos doble clic sobre ella para seleccionarla:
En Para encontrar la factura de abono electrónica, podemos utilizar las herramientas propias de búsqueda:
▪ Ordenar ascendentemente/descendentemente por cualquier campo
▪ Filtro de búsqueda/selección
Nota:
Si el campo Num. Factura tiene más de 11 caracteres, el campo Referencia sólo contendrá los últimos 11 caracteres contados por la derecha.
Por ejemplo:
Haremos doble clic sobre la factura de abono deseada. Aparecerá una nueva pantalla con los datos de la factura de abono. Los datos básicos aparecerán protegidos para evitar cualquier cambio en ellos.
La pantalla está dividida en dos partes:
➢ Parte izquierda: zona donde se introducirán los datos necesarios para la validación de la factura de abono que son: centro gestor, fecha de conformidad y texto de cabecera
➢ Parte derecha: visor del XML de la factura electrónica que previsualiza todos los datos que ha introducido el proveedor al elaborar la factura electrónica.
Podemos hacer más grande la pantalla que visualiza los datos del XML de la factura de abono.
Para ello, pulsamos el botón Pantalla completa
Este botón está situado en la esquina superior izquierda de los datos de la factura de abono:
La visualización de la factura quedará expandida ocupando toda la pantalla:
Pulsando de nuevo en el mismo botón, la pantalla retomará su tamaño habitual.
También podemos visualizar el contenido del fichero XML, que es realmente donde se encuentran los datos de la factura introducidos por el proveedor. Para eso, pulsamos en el botón Ver e-Factura original
Nos aparecerá una ventana con el contenido del fichero XML de la factura:
Para validar la factura de abono, es obligatorio introducir el centro gestor, fecha de conformidad y texto de cabecera.
Esta ventana se cierra pulsando en el aspa de la esquina superior derecha o pulsando en el botón continuar situado en la esquina inferior derecha.
En el visor del fichero XML no se muestra el número de Registro Administrativo. Este valor, se lo da el sistema donde registre el proveedor la factura (FACe, PeCAM) después de que haya elaborado la factura y la haya firmado digitalmente.
Para poder visualizar e imprimir los datos relativos al Registro Administrativo, se ha habilitado
el botón .
Para imprimirlo, se deberá pulsar en el botón imprimir, situado en la barra superior de botones de TAREA
Para volver a la visualización de la factura, pulsaremos en el botón atrás
También podemos visualizar e imprimir una visualización reducida de la factura de abono en formato PDF. La visión de las facturas de abono en este formato muestra únicamente los datos de éstas que se consideran más relevantes y que en principio podrían resultar suficientes para la tramitación de estas. La totalidad de los datos incorporados en las facturas electrónicas de abono pueden visualizarse en el visor antes explicado.
Al pulsarlo, se nos abre una ventana con una visualización de los datos más representativos de la factura de abono:
Para imprimirlo, se deberá pulsar en el botón imprimir, situado en la barra superior de botones de TAREA
Una vez introducidos los valores y revisados, el usuario debe pulsar en el botón Validar .
Aparecerá el siguiente mensaje de confirmación indicando:
Al pulsar en Validar, se verifica que la factura de abono no esté endosada y que no tenga retenciones.
Al Validar la factura de abono, aparecerá en la Bandeja de Registro de Facturas de Abono.
Rechazo de Factura de Abono
El rechazo de una Factura de Abono consiste en devolver la factura de abono indicando el motivo del rechazo.
Aunque el proceso es similar en facturas de abono en papel y electrónicas, la repercusión de la acción es distinta si se realiza sobre una factura de abono electrónica pues la comunicación del rechazo le llega al proveedor.
Vamos a ver ambos casos y explicaremos las acciones que se realizan.
9.3.1. Rechazar Facturas de Abono en Papel
Al rechazar la factura de abono, se solicitará un motivo de rechazo. Este motivo se almacenará con fines informativos por si hubiera necesidad de resolver cualquier reclamación sobre la misma. Al rechazar la factura de abono, ésta desaparece de la Bandeja de Entrada de Facturas de Abono en papel.
Vemos un ejemplo. Primero, seleccionamos la factura de abono en papel:
Nos aparece la pantalla con los datos de la factura de abono:
Al rechazar la factura de abono, aparecerá una ventana para que el usuario seleccione el motivo por el que devuelve la misma.
Aparecen 3 motivos “comunes” de devolución. Si ninguno coincide con el motivo que se quiere indicar, el usuario puede seleccionar el motivo Otros.
Únicamente, en caso de seleccionar el tipo de rechazo Otros, aparece una ventana para que
Finalmente, pulsamos en el botón “Aceptar” y la factura de abono desaparecerá de la Bandeja de Entrada de Facturas de Abono.
Las acciones que desencadenan el rechazo en una factura de abono en papel son:
➢ La factura de abono desaparece de la Bandeja de Entrada de Facturas de Abono en papel.
➢ El estado interno de la factura de abono se actualiza a RECHAZADA y el motivo de rechazo de esta se almacena para futuras consultas, así como el usuario y fecha de actualización.
9.3.2. Rechazar Facturas Electrónicas de Abono
Con esta acción, el usuario rechaza la factura de abono electrónica. Es decir, el usuario no considera conforme la factura de abono y rechaza su registro y regularización.
El proveedor conocerá el motivo de rechazo que se haya introducido, por lo que se recomienda, sea lo más explícito posible.
Vemos un ejemplo, se selecciona la factura de abono de la Bandeja de Entrada de Facturas de Abono:
Nos aparece la pantalla mostrando todos los datos de la factura electrónica de abono.
Pulsamos sobre el botón .
Al rechazar la Factura electrónica de Abono, aparecerá una ventana para que el usuario seleccione el motivo por el que devuelve la misma.
Aparecen 3 motivos “comunes” de devolución. Si ninguno coincide con el motivo que se quiere indicar, el usuario puede seleccionar el motivo Otros.
Únicamente, en caso de seleccionar el tipo de rechazo Otros, aparece una ventana para que introduzca el texto del motivo por el que rechaza la factura de abono.
Finalmente, pulsamos en el botón Aceptar y desaparecerá de la bandeja de entrada de facturas de abono.
Las acciones que desencadena el rechazo de una factura electrónica de abono son:
para que el proveedor sea informado del rechazo de la factura de abono y del motivo de este.
Pasar Factura de Abono a Factura
Puede suceder que una factura de abono se considere que es una factura normal que, por error, está en la Bandeja de Entrada de Facturas de Abono.
Para solucionar esta casuística, se ha habilitado un botón en la Bandeja de Entrada de Facturas de Abono que mueve una factura de abono a la bandeja de entrada de facturas. A partir de ese momento, esa factura NO se considera de abono.
Existen dos casos en los que no es posible pasar una factura de abono a factura normal desde la Bandeja de Entrada de Facturas de Abono:
➢ Cuando la factura de abono tenga retenciones.
➢ Cuando la factura de abono tenga importe negativo.
9.4.1. Pasar Factura en Papel de Abono a Factura
El procedimiento para pasar una factura de abono en papel a factura es muy sencillo. Accedemos a la Bandeja de Entrada de Facturas de Abono. Seleccionamos la factura de abono que deseamos pasar a factura:
Hacemos un doble clic y nos aparece la siguiente pantalla con los datos de la factura de abono seleccionada:
Solo debemos pulsar en el buzón . Nos aparece el siguiente mensaje.
Pulsaremos en el botón Si. Y la factura desaparecerá de la Bandeja de Entrada de Facturas de Abono y aparecerá en la Bandeja de Entrada de Facturas
