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Sistemas y Métodos
Administrativos
Capítulo 3. Planificación
Profesor: Juan M.C. Larrosa Licenciatura en Organización Industrial
Universidad Tecnológica Nacional
¿Qué significa Planificación?
• Es la tarea de definir los objetivos o las metas de la
organización, establecer una estrategia general para alcanzar dichas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para integrar y coordinar las actividades. Se refiere tanto a los fines (qué se hará) como a los medios (cómo se hará). • Comprende una estructura adaptativa de periodicidad irregular, que utiliza tanto la extrapolación como la predicción, se realiza en tiempo real, comprende a toda la organización, permite el aprendizaje empresario, es participativo y descentralizado.
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Problemas asociados a la falta de
planeamiento
1. No se conoce el rumbo de la organización.
2. Los recursos y las energías se utilizan para solucionar situaciones imprevistas.
3. No es posible controlar y no hay “medida” para conocer el éxito y el fracaso.
4. Siempre se trabaja en el corto plazo. 5. No hay guías para la acción.
6. No existen criterios para tomar decisiones.
7. No es posible proyectar para el futuro la organización. 8. Las situaciones críticas salen de control.
Concepto de Planificación
• Proviene de Henri Fayol: Comprende la
definición de opciones para alcanzar objetivos, el concepto de visión y la necesidad de una capacidad para la creatividad.
• Es necesario comprender la evolución del
entorno para que la organización alcance el máximo beneficio y tenga la mejor posición competitiva.
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Concepto de Planificación
• (Ackoff) Las partes de un plan son:
1. Los fines, la especificación de objetivos y metas; 2. los medios, la selección de políticas, programas,
procedimientos y prácticas para conseguirlos. 3. los recursos;
4. la implementación, que es el diseño de
procedimientos para la toma de decisiones y cómo se organizan para ejecutar el plan,
5. el control.
Concepto de Planificación
• Este es un ciclo que se inicia con un plan, luego continúa con la decisión y el control.
• Debemos distinguir entre el pasado y el futuro. En el primer caso, podemos planificar de acuerdo al pasado mientras que en el segundo lo hacemos de acuerdo al futuro independientemente del pasado (prospección). Constantemente se mantienen los objetivos y la elección entre alternativas.
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Concepto de Planificación
1. Tiene que contribuir al logro de los objetivos de la organización
2. La dirección tiene que iniciar el proceso con el fin de diseñar la
organización, tener bases para dirigir y controlar 3. La alta dirección es la
responsable
4. Hay diferentes niveles de planeamiento en toda la organización
5. Existe un proceso que comprende objetivos, estrategias, políticas, planes, programas, presupuestos, procedimientos y normas 6. La naturaleza es
adaptativa y los planes deben ser flexibles
Concepto de Planificación
7. La estrategia de una empresa se fundamenta en la relación entre sus productos y servicios y en las necesidades presentes y futuras del mercado. 8. El plan se basa en el uso de recursos escasos
para lograr ciertos objetivos.
9. La retroalimentación es el proceso por el cual se pueden ajustar los planes en forma permanente.
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Los propósitos de la
Planificación
1. La Planificación es el mejor seguro contra la incertidumbre
2. La planificación permite fijar y alcanzar los objetivos
3. Todo plan contribuye a los fines de la organización
4. El plan ajusta a la acción de los objetivos 5. El plan antecede a todos los pasos del proceso
administrativo
Los propósitos de la
Planificación
6. La gerencia necesita el plan para dirigir los esfuerzos del grupo a cargo
7. El plan supone la consideración y evaluación de diferentes alternativas
8. El proceso de planificación se fundamenta en pronósticos lo más precisos posibles
9. El plan se ajusta a las condiciones cambiantes del medio
10. Existen distintos grados de planificación de acuerdo al nivel donde se la aplique
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Hay factores limitantes como:
• La existencia de un entorno cambiante
• Situaciones particulares que se presentan pero son irrepetibles
• La resistencia al cambio en las organizaciones • Los resultados se ven sólo a través del tiempo • Normalmente iniciar un plan sistemático implica
aumentar los gastos
La intensidad del planeamiento
• Niveles de dirección
ALTA
MEDIA BAJA
Alto grado de planeación
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IDEAS CLAVES
• El planeamiento, dirección y control
conforman una unidad
• El planeamiento se interesa en establecer
los objetivos de la organización
• El planeamiento es el mejor seguro frente la
incertidumbre
• La intensidad de la planificación dependerá
de diferentes factores a considerar
Horizonte de planeamiento
• Dependerá del tipo de organización, el comportamiento de los recursos y el tipo de actividad que se trate.
• En el caso de una heladería, el corto plazo puede ser 6 meses, para una empresa de ingeniería el corto plazo puede ser 4 años.
• En general el ciclo operativo de una empresa (1 año fiscal) se considera el corto plazo y cuando se supera dicho período es largo plazo.
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Horizonte de planeamiento
• El largo plazo abarca rubros de
planificación como los productos, las
utilidades, el rendimiento de la inversión, el
flujo de fondos, la I&D y los planes de
capacitación de personal.
• El largo plazo (LP) permite conocer la
dirección futura de la organización.
Horizonte de planeamiento
• El mediano plazo es el período en el cual los planes de LP se expresan en detalles: los planes de utilidades, de ventas, de producción, de
inventarios, de gastos, compras y estados financieros.
• En el corto plazo (CP) se llega al máximo grado de detalle en todos los rubros sujetos a
planificación: niveles de capacidad instalada, los costos fijos, los costos variables y otros.
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Planeamiento como proceso
totalizadora
• Hay tres niveles de planeamiento que conforman una totalidad.
• Se trata de un planeamiento global compuesto por un nivel estratégico, un nivel directivo y un nivel operativo.
• El sistema de planeamiento global esta formado por los tres niveles, entre los que hay procesos de comunicaciones a través de los límites de cada subsistema, entre cada subsistema y con el entorno y de retroalimentación controladora.
Planeamiento como proceso
totalizadora
• Niveles de planeamiento
Plan estratégico Plan directivo Plan operativo19 MISIÓN OBJETIVOS POLÍTICAS ESTRATEGIAS MANAGEMENT VISIÓN Análisis interno y externo de la organización Estudio del entorno Hipótesis de 10 a 20 años Estudios prospectivos Escenarios Plan de LP Productos y mercado Modelos de organización Asignación de recursos Recursos • Humanos • Financieros • Técnicos • Productivos • Comerciales Estructura Cultura Posición competitiva Costos Planes funcionales en años Plan estratégico Presupuesto Proyecto Programas: Organización Recursos Humanos Comercial Posición competitiva Finanzas Tecnología Producción Planes operativos Planes directivo
PLAN ESTRATÉGICO PLAN DIRECTIVO PLAN OPERATIVO
Sistema de planeamiento global
Los niveles de planeamiento
El nivel estratégico
• Busca posicionar a la empresa de manera ventajosa en el entorno
• Debe hacer un despliegue general y total de los recursos para alcanzar los objetivos a través de programas de acción específicas para enfrentar a la competencia, los cambios tecnológicos, cambios en las necesidades de los clientes y cambios sociales.
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Los niveles de planeamiento
• ¿Qué es PE entonces?
– No es planificar, porque esto es hacer planes para cumplir objetivos establecidos.
– No es planeamiento a LP, ya que en un economía de mercado es imposible.
– No es administración por objetivos, ya que ésta es una técnica para el nivel directivo y operativo,
– No es planeamiento táctico, dado que éste optimiza una sección especifica, no toda la organización.
Los niveles de planeamiento
• El PE es un componente de la dirección
estratégica, es una metodología de pensamiento participativo, con vistas a definir la dirección que la organización debe seguir: negocios, actividades, misión, a través del descubrimiento de los
objetivos globales, políticas generales y
específicas, las estrategias y la forma de ejecutar el PE.
• Entonces, el PE ofrece un marco general para orientar el pensamiento y la acción de los
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Ventajas del PE
• Permite a los directivos descubrir los
objetivos.
• Le da a la organización una dirección cierta.
• Deja de lado las subjetividades a la hora de
direccionar la empresa.
• Permite detectar los problemas internos y
externos de la empresa y las prioridades.
Ventajas del PE
• A partir de este método se pueden desarrollar herramientas administrativas.
• Se logra conjuntamente eficiencia y eficacia. • Es la base para elaborar los planes tácticos y los
planes operativos.
• Representan la planificación básica de toda organización dado que provee de objetivos y políticas.
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Ventajas del PE
• Se refieren al comportamiento de las
variables externas a la organización, tales
como la política económica, el mercado, la
tecnología y la competencia.
• De acuerdo a cómo se prevean que se
comportarán estas variables se formularán
cursos de acción alternativos para enfrentar
dicho comportamiento.
La metodología para formular e
implantar el proceso de PE
1. Concientización sobre la importancia del PE 2. Definición del ámbito de los negocios de la
organización o formulación de la misión 3. Establecimiento de los objetivos globales o
estratégicos
4. Análisis del entorno para el cuestionamiento estratégico y evaluación de oportunidades y amenazas
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La metodología para formular e
implantar el proceso de PE
5. Evaluación interna de la organización
6. Evaluación de alternativas
7. Formulación de políticas y estrategias
8. Implementación del planeamiento
estratégico
Nivel del PE
• En empresas tradicionales que venden o producen un solo producto pueden utilizar una sola
estrategia que abarque toda su operatoria.
• En las empresas multiproductos más modernas, la globalización y la unificación de mercados hace que estas estrategias sean diversas y más
complejas.
• La diversificación de las empresas hace que éstas tengan PE amplias y multiobjetivos.
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El objetivo del PE
• Es la competitividad, que es la posición ideal de la firma que le garantice su supervivencia en el tiempo.
• El nivel de competitividad depende del sector en que se encuentre la firma, de la eficacia de su estrategia y de la eficiencia con la que opere dentro del sector contra otros competidores. • La metodología por la cual la organización logra
aplicar y mantener su competitidad es su PE. • Por este camino la organización busca
competitividad de manera consciente.
El objetivo del PE
• El PE permite aprovechar el potencial del negocio. • Se especifica la brecha y acciones concretas para cerrarla. • Dada su crucial importancia, el proceso de PE
debe ser concientizado
Brecha de Planeamiento Poten cial de reali zació n Tenden cias Volum en de negocios Tiempo
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Definir el ámbito de negocios
• La definición del (de los ) ámbito(s) del (de los) negocio(s) es conocida como la misión de la organización: “... fines que pretende obtener de la misma sus propietarios , ... imagen que pretenden proyectar en su entorno, dentro de una perspectiva territorial”...
• En definitiva, ¿en qué negocio/s estamos hoy y en qué negocio/s estaremos mañana?
• Cuál es la finalidad de la empresa, cuáles son sus clientes. cuáles productos o servicios, cuáles mercados y qué técnología...
La misión y el PE
• Los objetivos, las políticas y las estrategias se basan en la misión.
• En el caso de que una empresa tenga varios productos-mercados, la misión describe los diversos productos-mercados y define unidades estratégicas de negocios. Cada unidad de la empresa opera un mercado que es diferente al resto de la empresa, por lo que las políticas particulares a cada una.
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Algunos ejemplos de misión
• Chrysler Inc.: “
Entregar a nuestros clientes
el más alto nivel de satisfacción con
nuestros productos y servicios.”
• Mc Donald’s: “
Satisfacer el apetito del
mundo con buena comida, bien servida y a
precios que la gente pueda pagar
”
• ... la misión puede distinguir a una
organización de todas las demás...
Establecimiento de objetivos
globales
Los objetivos personales y los organizacionales.
• El fin de las organizaciones se halla en una
intencionalidad colectiva y es extraorganizacional por su origen ¿Cuál es la imagen futura que deben perseguir las organizaciones? ¿La de sus
dirigentes? ¿La de sus miembros? ¿La de un grupo de miembros?
• La experiencia dice que es el nivel directivo quién estipula estos objetivos.
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Establecimiento de objetivos
globales
• Los objetivos globales son determinados,
impuestos o consensuados por los directivos o un grupo de ellos.
• Hay una secuencia, a partir de los fines y la misión, luego siguen el o los objetivos de la organización para luego definir la estructura de la misma.
• El objetivo definido en el órgano de alto nivel debe ser subdividido en objetivos parciales respecto a los cuales deben definirse actividades para lograrlos.
Establecimiento de objetivos
globales
• Se establece una estructura de tareas y un orden jerárquico entre ellas, aplicando el concepto de división de trabajo, dando lugar a los procesos organizacionales. La relación entre el objetivo y la estructura esta definido por factores sociales, legales y tecnológicos.
• Las actividades asumidas por las personas hacen de la estructura un ente vivo, pleno de
interacciones. Dicha interacción es posible dada la existencia de un objetivo ¿cuál? El de la
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Establecimiento de objetivos
globales
• Estos objetivos deben coincidir con los objetivos personales de los individuos que laboran en la organización, de lo contrario, pierden interés.
• Los objetivos personales no siempre coinciden con los de la organización. Es función del directivo hacer que ello ocurra, convergiendo los intereses personales con los de la organización (persuasión).
Características de los objetivos
• Los objetivos son la esencia de la planificación, fundamentan las decisiones y dirigen la actividad de la organización. De allí la necesidad que sean posibles y realizables en un tiempo y espacio determinados.
• Deben ser coherentes entre sí.
• Guían el comportamiento de la organización y a cada uno de sus miembros.
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Características de los objetivos
LA RENTABILIDAD
LA SUPERVIVENCIA
EL CRECIMIENTO
Características de los objetivos
• Los objetivos representan los estados deseados a los que una organización quiere llegar. Son el fundamento del planeamiento y la base de control. No puede existir control sin plan.
• Los objetivos cuando pueden ser cuantificados se definen operativamente. El inconveniente de los objetivos
cualitativos consiste en su falta de precisión. Por ello se les exige:
– claridad
– cuantificabilidad – verificabilidad – temporalidad
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Características de los objetivos
• Hay varias clases de objetivos:
– Objetivos estratégicos: objetivos de LP, relativos a la organización y a su medio.
– Objetivos específicos de gestión: estratégicos relativos a mercado, competencia, productos, organización, tecnología, etc.
– Objetivos funcionales: establecen las divisiones funcionales de una empresa Æcomercialización, producción, finanzas.
– Objetivos intermedios: los necesarios para obtener los más generales.
– Objetivos individuales o personales
Características de los objetivos
• La importancia central de los objetivos consiste en que, a través de ellos, comienza el proceso de planeamiento. Luego se estructura la organización para lograrlos.
• Los objetivos para ser tales deben poder ser evaluados. Por lo tanto, deben fijarse criterios de evaluación, basados en la eficiencia y la economía, con el fin de llevar a cabo todas las operaciones de la organización y medir sus rendimientos. Deben estar orientados a resultados específicos, realistas
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Condiciones fundamentales de los
objetivos
1. Estar orientados a brindar servicios.
2. Deben satisfacer a todas las personas de la organización.
3. Es responsabilidad de la gerencia son los objetivos de servicio y satisfacción de los miembros de la organización.
4. La gerencia es responsable de la evaluación de los objetivos.
5. La definición de objetivos debe hacerse en base a una jerarquía.
Condiciones fundamentales de los
objetivos
6. Los objetivos se distribuyen y se
compatibilizan a través de los niveles de la
organización.
7. Los objetivos se establecen a corto,
mediano y largo plazo.
8. Los objetivos deben ser aceptados por
todos los miembros de la organización.
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Objetivos generales
• El objetivo principal de las empresas es el
objetivo económico:
– Rentabilidad – Supervivencia – Crecimiento
Objetivos específicos
• La productividad es el primer objetivo específico de la empresa (qué se produce con cuántos
recursos).
• Objetivos presupuestarios: evaluación constante de la marcha de la organización.
• Otros: monto de ventas, unidades a producir, montos de facturación, disminución de cantidad de productos rechazados... etc.
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IDEAS CLAVES
• La importancia central de los
objetivos
consiste en que a través de ellos comienza
el proceso de planificación.
• Los objetivos pueden ser generales o
específicos.
• Una clasificación interesantes es entre
objetivos estratégicos y financieros (a
continuación los vemos)...
El sentido de los objetivos
Misión Objetivos Globales Objetivos Directivos Objetivos Directivos Objetivos Directivos Objetivos operativos Conocimiento de la situación Problemas a resolver Posibilidades de solución Cambio a producir Objetivo a lograr Cóm o estab lecer ob jetiv os
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Objetivos estratégicos y
financieros
• Arthur Thompson y A. J. Strickland afirman
que se necesitan objetivos para todos los
resultados claves. Hay dos áreas de
resultados claves: el resultado financiero y
el resultado estratégico
Dirección y Administración Estratégica, Addison-Wesley Iberoamericana, 1996
1. Rentabilidad
2. Capacidad para generar fondos 3. Aumento de beneficios 4. Aumento de márgenes 5. Mejorar calificación en
mercado financiero
6. Aumentar volumen de negocio 7. Diversificar ingresos 8. Desarrollar capacidad anticíclicas 9. Aumentar productividad empresaria • Supervivencia, adaptación, crecimiento y desarrollo • Penetración en el mercado • Posición destacada en la industria • Calidad superior • Costos bajos • Líneas de productos • Liderazgo en tecnología • Internacionalización de la empresa • Actualización • Inversión contínua
• Satisfacer las necesidades del cliente
• Modificar el entorno competitivo
Objetivos financieros
