LICITACIÓN PÚBLICA No. 984 DE 2016 ADM
PLIEGOS DE CONDICIONES
SELECCIONAR Y CONTRATAR PERSONAS JURÍDICAS PARA REALIZAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS LOGÍSTICOS DE EVENTOS BAJO LA FIGURA DE
CONVENIO CORPORATIVO.
CRONOGRAMA
ACTIVIDAD FECHA PROGRAMADA
Publicación Aviso de prensa 14 de febrero de 2016
Apertura de la Licitación y publicación de Pliegos de Condiciones en la página WEB -
OIM. 15 de febrero de 2016
Periodo de preguntas por parte de los
proponentes Hasta el 22 de febrero de 2016 a las 16:00
Audiencia de aclaraciones 24 de febrero de 2016 a las 15:00
Publicación del Acta de respuesta a
preguntas recibidas por correo electrónico. 25 de febrero 2016
Cierre de la LICITACIÓN Hasta el 01 de marzo de 2016 hasta las
16:00 PM
ÍNDICE CAPÍTULO I
1. Antecedentes
2. Régimen Jurídico de La LICITACIÓN 3. Personas que pueden participar 4. Objeto de la LICITACIÓN CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTOS Y LINEAMIENTOS GENERALES DE LA LICITACIÓN 1. Apertura de la LICITACIÓN
2. Aclaraciones a los Pliegos de condiciones
3. Presentación de las propuestas, cierre de la LICITACIÓN y apertura de propuestas 4. Periodo para subsanar propuestas
5. Documentos requeridos para la presentación de la propuesta 6. Régimen de inhabilidades para participar en laLICITACIÓN 7. Causales de rechazo de la propuesta
8. Periodo de validez de la propuesta 9. Criterios de desempate
10. Declaratoria de desierto del proceso de selección 11. Perfeccionamiento y ejecución del contrato
12. Prohibición de las peores formas de trabajo infantil 13. Previsiones contra la corrupción
14. Suspensión proceso precontractual CAPÍTULO III
ASPECTOS TÉCNICOS DE LA PROPUESTA 1. Condiciones y especificaciones técnicas CAPÍTULO IV
CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS 1. Evaluación Jurídica
2. Evaluación de la Capacidad Financiera del Proponente 3. Evaluación de la Experiencia del Proponente
3.1. Experiencia general – SMLMV en ejecución de contratos 3.2. Experiencia específica del proponente
4. Valor de la propuesta económica
5. Tiempos de entrega y disponibilidad de inventarios 6. Servicios logísticos ofrecidos por los proponentes CAPÍTULO V
ASPECTOS CONTRACTUALES 1. Plazo del Contrato
2. Forma de Pago
ANEXOS
Anexo A.- Modelo de carta de presentación de la propuesta Anexo B.- Formato de información sobre proponentes. Anexo C.- Modelo de contrato
Anexo D- Certificación de variaciones
Anexo E- Detalle de dimensiones y requerimentos de cotización Anexo F.- Formato de Legalización de gastos
ANEXOS
Anexo A.- Modelo de carta de presentación de la propuesta Anexo B.- Formato de información sobre proponentes. Anexo C.- Modelo de contrato
Anexo D.- Certificación de variaciones Anexo E. - Listado de talleres y elementos
TEMAS INSUBSANABLES
TEMAS INSUBSANABLES
Se recomienda a los proponentes prestar especial atención a los siguientes aspectos que por su no presentación o por presentarlo con errores o por no presentarlos completamente foliados ocasionan que las propuestas queden rechazadas o inhabilitadas:
Carta de presentación de la propuesta (presentación y firma) Garantía de seriedad de la propuesta y su recibo de pago Propuesta Económica.
Numeración de cada una de las hojas de la propuesta (foliación de la propuesta)
CAPÍTULO I
ASPECTOS GENERALES DE LA LICITACIÓN
1- ANTECEDENTES
La Organización Internacional para las Migraciones - OIM está interesada en recibir propuestas, con el fin de seleccionar persona(s) jurídica(s) para REALIZAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS LOGÍSTICOS DE EVENTOS BAJO LA FIGURA DE CONVENIO CORPORATIVO
, por un periodo de doce (12) meses.
La presentación de la propuesta por parte del oferente constituye evidencia de que estudió completamente este documento, que recibió las aclaraciones necesarias por parte de la OIM sobre inquietudes o dudas previamente consultadas y que estos Pliegos de condiciones son completos, compatibles y adecuados para identificar los trabajos que se requieren y que ha tenido en cuenta todo lo anterior para fijar los precios, plazos y demás aspectos de su propuesta.
2. RÉGIMEN JURÍDICO DE LA LICITACIÓ
La presente Licitación y el o los contratos que consecuentemente se celebren, estarán sujetos a los procedimientos de la OIM. En consecuencia, toda propuesta será analizada, estudiada y calificada de acuerdo con los parámetros establecidos en el presente documento. La OIM se reserva el derecho de celebrar o no contratos con los participantes en el presente proceso.
3. PERSONAS QUE PUEDEN PARTICIPAR
Podrán presentar propuestas aquellas personas jurídicas, que cumplan con los siguientes requisitos:
Personas Jurídicas: Deben demostrar por lo menos TRES (3) AÑOS de antigüedad desde su creación (contada a partir de su inscripción ante la entidad correspondiente en Colombia) y acreditar la experiencia específica en la ejecución de contratos DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS LOGÍSTICOS EN DESARROLLO DE EVENTOS, de acuerdo con lo exigido en estos Pliegos de condiciones.
NOTA: No se aceptarán Consorcios ni Uniones Temporales.
Los oferentes deberán estar legalmente constituidos y contar con capacidad demostrada en el ámbito financiero, técnico y operativo para el desarrollo del objeto del contrato y deberán contar con el personal administrativo y técnico, cumpliendo con las exigencias establecidas en cuanto a número y los requisitos de formación y experiencia.
El objeto de la presente LICITACIÓN es recibir propuestas de personas jurídicas, con el fin de que los seleccionados, realicen LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS LOGÍSTICOS EN TALLERES DE CAPACITACIÓN de acuerdo con los requerimientos periódicos de la OIM y/o de sus Programas.
CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTOS Y LINEAMIENTOS GENERALES DE LA LICITACIÓN 1. APERTURA DE LA LICITACIÓN.
La elaboración y la presentación de las propuestas será responsabilidad exclusiva de cada proponente. Las condiciones y los requerimientos para la elaboración, presentación, evaluación y calificación de propuestas serán los establecidos en estos Pliegos de condiciones y en las adendas (las cuales deberán ser publicadas o enviadas con por lo menos 24 horas de anticipación) que se produjeren de acuerdo con el procedimiento aquí establecido, las cuales podrán ser publicadas hasta 24 horas antes del cierre de la licitación.
Los proponentes interesados deberán sufragar todos los costos, tanto directos como indirectos, relacionados con los estudios, la preparación y presentación de su propuesta, por lo cual la OIM no será responsable en ningún caso de dichos costos, cualquiera que sea el resultado del proceso de selección y contratación.
Igualmente corresponderá al proponente la responsabilidad de determinar, evaluar y asumir los impuestos tasas y contribuciones, así como los demás costos tributarios y de cualquier otra naturaleza que conlleve la celebración del contrato, según la asignación de costos prevista en los presentes Pliegos de condiciones.
2. ACLARACIONES A LOS PLIEGOS DE CONDICIONES
Para las aclaraciones o modificaciones a los Pliegos de condiciones se podrá proceder así: i) Unilateralmente por parte de la OIM, cuando a su juicio existan apartes del documento que requieran aclararse o modificarse.
ii) A solicitud de los proponentes, quienes deberán formular sus inquietudes a través del correo electrónico [email protected] según cronograma incluido en el presente documento.
Solo serán admisibles las consultas presentadas por medio del correo electrónico mencionado y no serán admisibles las consultas por teléfono, fax o a otro correo electrónico.
3. PRESENTACIÓN, CIERRE DE LA LICITACIÓN Y APERTURA DE PROPUESTAS Los proponentes deberán presentar sus propuestas SEGÚN CRONOGRAMA ESTABLECIDO EN EL PRESENTE DOCUMENTO, en las oficinas de la OIM ubicadas en Bogotá en la Carrera 14 No. 93 B-46, de la siguiente manera:
3.1 ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN: La propuesta se deberá presentar en CUATRO (4) libros o carpetas separadas una de la otra en forma física y una copia en CD de los documentos incluidos en los 4 libros, las cuales contendrán respectivamente:
1. CARPETA No. 1 SECCIÓN ADMINISTRATIVA Documentos legales del Proponente:
Copia de la carta de presentación de la propuesta (anexo A) (insubsanable su presentación)
Certificado de Existencia y Representación Legal Autorización para Contratar
Fotocopia de la cédula de ciudadanía Registro Único Tributario (RUT)
Garantía de seriedad de la propuesta (insubsanable su presentación) Recibo de pago de la garantía de seriedad de la propuesta
Certificado de antecedentes disciplinarios
Anexo K - Estándares de Conducta de la OIM- debidamente firmado
2. CARPETA No. 2 SECCIÓN TÉCNICA Propuesta técnica:
Certificaciones de experiencia del proponente: - Experiencia General.
- Experiencia Específica.
- Experiencia por valor de contratos.
Hojas de vida del personal técnico con los soportes solicitados. Registro Único de Proponentes (RUP).
Propuesta técnica
3. CARPETA No. 3 SECCIÓN FINANCIERA Información financiera:
Copia de la carta de presentación de la propuesta (anexo A) (insubsanable su presentación)
Estados Financieros notas a los mismos, dictámenes y otros anexos
Conciliación fiscal (en caso de diferencia entre las cifras presentadas en los estados financieros y las declaraciones de renta)
Declaraciones de impuesto a la renta Certificación de variaciones financieras Copia del RUT
4.- CARPETA No. 4 SECCIÓN ECONÓMICA DE LA PROPUESTA Información de precios de la propuesta:
Carta de presentación de la propuesta (Anexo A) (insubsanable su presentación). Propuesta Económica (insubsanable)
COPIA MAGNÉTICA
Una copia escaneada completa en medio magnético que contenga la información de las 4 carpetas definidas anteriormente (Cd, USB, etc.) (ver causales de rechazo)
Las propuestas deberán presentarse debidamente foliadas (de manera consecutiva entre los libros, por ejemplo si la carpeta No. 1 termina en el folio No 20 entonces la carpeta No. 2 deberá comenzar con el número 21 y asi sucesivamente)
Cada carpeta además de la foliación deberá incluir un índice con la numeración correspondiente
Las cuatro carpetas o libros deberán entregarse en un (1) solo paquete cerrado y sellado indicando lo siguiente:
LICITACIÓN No. 984 de 2016 ADM NOMBRE DEL PROPONENTE:
DIRECCIÓN, TELÉFONO Y CORREO ELECTRÓNICO DEL PROPONENTE: CIUDAD:
TÍTULO: “SELECCIONAR PERSONAS JURÍDICAS PARA REALIZAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE EVENTOS BAJO LA FIGURA DE CONVENIO CORPORATIVO”. Nota: No se admitirán propuestas entregadas con posterioridad a la fecha y hora señaladas para el cierre de esta LICITACIÓN. Estas propuestas no serán consideradas y se devolverán sin abrir. (Ver causales de rechazo).
El cierre de la LICITACIÓN y la apertura de las propuestas se realizarán una vez finalizado el plazo para presentar propuestas, levantando un acta en donde se dejará constancia del número de propuestas recibidas, el nombre de los proponentes y el valor de cada propuesta.
Nota 2: En caso de recibir una sola propuesta ésta será considerada y se procederá a la adjudicación siempre y cuando cumpla con lo exigido en los presentes Pliegos de Condiciones.
Nota 3: Si se presentara alguna discrepancia entre el original de la propuesta y las copias, (impresas y electrónica) prevalecerá el texto del original. No se admitirán propuestas enviadas vía fax.
4. PERIODO PARA SUBSANAR PROPUESTAS
Durante el proceso de evaluación, los evaluadores, podrán solicitar a través del correo electrónico [email protected] a los proponentes, las aclaraciones y explicaciones que estimen convenientes a las propuestas presentadas, las cuales deberán ser contestadas por escrito dentro del término que se le indique. Con ocasión de la respuesta los proponentes no podrán mejorar, modificar, corregir o adicionar sus propuestas. Si lo hacen, dichas comunicaciones no serán tenidas en cuenta.
Si el proponente no entrega las aclaraciones, explicaciones o soportes solicitados dentro del término concedido para ello y dentro de lo consignado en la propuesta no es posible aclarar lo solicitado, ni se localiza un documento que permita suplir la falencia del soporte faltante, la oferta será rechazada.
La propuesta deberá estar integrada por la totalidad de los documentos exigidos en los presentes Pliegos de condiciones, debidamente diligenciados. La omisión de cualquiera de los documentos señalados como insubsanables en estos Pliegos de condiciones será causal de rechazo de la propuesta. Si se trata de documentos subsanables, la OIM solicitará al proponente que los allegue, señalando el término para ello, si no se cumple con el requerimiento de la OIM, se incurrirá en causal de rechazo de la propuesta. Los costos de preparación y elaboración de la propuesta serán a cargo del proponente.
La Propuesta debe acompañarse de los siguientes documentos en el orden aquí establecido, quedando la OIM autorizada para verificar la veracidad de toda la información suministrada:
5.1. Carta de presentación de la propuesta: (Insubsanable) (también debe venir foliada e incluida en la propuesta) La carta de presentación deberá ser firmada por el representante legal de la persona jurídica o la persona que tenga facultades para contratar en su nombre y obligarla, en este caso se deberá allegar el respectivo poder. En dicha carta deberá haber manifestación expresa acerca del conocimiento y aceptación de los Pliegos de Condiciones y de sus adendas si las hubiere. Deberá haber manifestación de no encontrarse incurso el proponente, sus socios o directivos, en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en los presentes Pliegos de Condiciones. Deberá contener, igualmente, el nombre o razón social, la dirección, el número telefónico, el número de fax, la dirección electrónica del proponente y el valor de la propuesta. Indicando el término de validez de la misma, el cual no podrá ser inferior a NOVENTA (90) días. En caso de que no se especifique el término de validez o que éste sea menor al exigido en los presentes Pliegos de Condiciones se entenderá que es el mínimo requerido en los mismos.
La OIM podrá verificar la información en ella contenida, su no presentación o no presentación debidamente firmada, no será subsanable. El proponente está en la obligación de utilizar el formato de carta de presentación de propuesta, Anexo A de este documento.
El valor de la propuesta colocado en la carta de presentación deberá ser igual al que presente en la propuesta económica detallada, en caso de presentarse diferencia entre estos dos valores se tomará como válido el monto estipulado en la propuesta económica detallada. El IVA deberá ser incluido según el estatuto tributario vigente.
5.2. Certificado de Existencia y Representación Legal, otorgado por autoridad Competente, es decir, expedido por la respectiva Cámara de Comercio o el órgano que haga sus veces. El certificado deberá haberse expedido dentro de los treinta (30) días calendarios previos, a la fecha de cierre de la presente LICITACIÓN.
Las personas jurídicas interesadas en presentar propuestas deberán tener una duración que en ningún caso podrá ser inferior al término de duración del contrato y dos años más.
5.3. Autorización para Contratar: En el caso de personas jurídicas proponentes en las cuales sus representantes legales estén limitados para actuar en la presente LICITACIÓN, se requerirá que el Órgano Directivo competente emita la correspondiente autorización, en la que se indicará lo siguiente:
a. Facultad expresa al representante legal para representar, proponer y suscribir el contrato en la cuantía requerida, en la presente LICITACIÓN.
b. Si la autorización dada, tiene límites de vigencia, indicar la vigencia de la misma. La propuesta será no tendrá validez cuando se verifique que el representante legal de la correspondiente persona jurídica excede sus facultades legales y no acompaña y no se anexa a la propuesta la respectiva autorización. El proponente podrá subsanar este documento a petición del evaluador.
5.4. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la persona jurídica.
5.5. Registro Único Tributario (RUT), Debe anexarse la documentación que acredite cuál es el Régimen Tributario al cual se encuentra sometido el proponente según las resoluciones No. 139 de 2012, 0154 de 2012. El RUT debe ser presentado con fecha de expedición a partir de la fecha de expedición de la resolución No. 139 de 2012, es decir a partir del 21 de noviembre de 2012.
5.6. Garantía de seriedad de la propuesta (Insubsanable): El proponente deberá constituir una póliza de garantía de seriedad de la propuesta en favor de entidades particulares otorgada por una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia, la cual contendrá:
5.6.1. Objeto: LICITACIÓN PÚBLICA No. 984 de 2016 ADM SELECCIONAR Y CONTRATAR PERSONAS JURÍDICAS PARA REALIZAR LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS LOGÍSTICOS DE EVENTOS BAJO LA FIGURA DE CONVENIO CORPORATIVO
5.6.2. Asegurado / Beneficiario: Organización Internacional para las Migraciones -OIM
5.6.3. Nit. 800.105.552-8
5.6.4. Cuantía: Con un valor asegurado equivalente al 10% del valor total de la propuesta.
5.6.5. Vigencia: Noventa días (90) contados a partir de la fecha de cierre de la presente LICITACIÓN.
5.6.6. Tomador / Afianzado: La póliza deberá tomarse con el nombre o razón social que figura en el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio o el órgano que haga sus veces, y no sólo con su sigla, a no ser que en el referido documento se exprese que la entidad podrá denominarse de esa manera. El proponente deberá anexar el recibo de pago de la póliza de seriedad.
Las garantías de seriedad de la propuesta serán devueltas a solicitud de los proponentes.
La garantía de seriedad de la propuesta podrá hacerse efectiva en los siguientes casos:
a) Si el proponente retira su propuesta durante su periodo de validez. b) Si el proponente adjudicatario dentro del plazo estipulado no perfecciona y legaliza el contrato.
Lo anterior, sin perjuicio de que la OIM pueda optar entre abrir un nuevo proceso precontractual, o adjudicar, dentro de los (10) días hábiles siguientes, al oferente calificado en segundo lugar, siempre y cuando la propuesta sea igualmente favorable a la OIM.
NOTA: cuando se haya seleccionado el proponente para la ejecución del contrato, la OIM se reservará el Derecho de aceptar o no continuar con la aseguradora que expidió la póliza de seriedad de la oferta, para constituir las garantías del posterior contrato.
5.7. Certificado de antecedentes disciplinarios del proponente expedido por la Procuraduría General de la Nación: Con fecha de expedición no mayor a 30 días.
5.8. Estados Financieros
Los proponentes deberán anexar los siguientes documentos legibles, para el desarrollo de la evaluación financiera:
Los proponentes deberán anexar los siguientes documentos legibles, para el desarrollo de la evaluación financiera:
- Estados Financieros del año 2013.
- Notas a los Estados Financieros del año 2013. - Dictamen del revisor Fiscal año 2013 (Si aplica). - Declaración de Renta año 2013.
- Estados Financieros del año 2014.
- Notas a los Estados Financieros del año 2014. - Dictamen del revisor Fiscal año 2014 (Si aplica). - Declaración de Renta año 2014.
- Estados Financieros provisionales con corte al mes de diciembre de 2015
- Certificación de variación y/o hechos ocurridos en el ejercicio 2015 que puedan afectar la situación financiera del oferente con corte al mes de diciembre de 2015, según el anexo D.
- Copia de la Tarjeta Profesional del Contador Público y del Revisor Fiscal.
- Copia del Certificado de vigencia de inscripción y antecedentes disciplinarios del Contador Público y del Revisor Fiscal (Vigencia de 3 meses).
NOTA: A partir del 26 abril de 2016 para las personas jurídicas, deberán presentar los siguientes documentos en reemplazo de los correspondientes al año 2013.
- Estados Financieros del año 2015
- Notas a los Estados Financieros del año 2015 - Dictamen del revisor Fiscal año 2015 (Si aplica). - Declaración de Renta año 2015 (Si aplica)
El análisis financiero se realizará en función de los dos últimos años cerrados, es decir 2013 y 2014; hasta que se cumpla las fechas de obligatoriedad de presentación de impuesto a la renta; de acuerdo con lo establecido en el decreto 2243 de 2015 expedido el 24 de noviembre 2015 por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Las cifras de los estados financieros deberán ser iguales a la declaración de
impuesto a la Renta, caso contrario se debe presentar la conciliación fiscal con las respectivas notas aclaratorias.
5.9. Propuesta Económica (Insubsanable):
La propuesta económica deberá presentarse completa, discriminando precios unitarios en pesos colombianos por cada ítem que figura en el Anexo E (este anexo debe ser entregado también en Excel y no debe ser modificado en su estructura. Deben discriminar el IVA, según lo establecido en el estatuto tributario vigente y debe coincidir con el valor colocado en la carta de presentación de la propuesta, en caso de presentarse diferencia entre estos dos valores se tomará como válido el estipulado en la propuesta económica detallada.
El valor unitario deberá conservarse durante el tiempo que dure el convenio corporativo. NOTA: No se aceptarán rubros como “administración”, “utilidades”, “fees”,”overhead” (fondos sector público), gastos financieros, fees, utilidades, overhead (fondos sector privado)
Será potestad de la OIM solicitar ajustes relacionados con temas de orden tributario o en función de requerimientos técnicos solicitados por el donante o por los encargados técnicos de la OIM, los mismos que surgen durante el proceso de evaluación o cuando la propuesta incluya rubros no admitidos por el donante, sin que esto signifique un incremento al valor de la propuesta
La propuesta económica deberá incluir valores unitarios así:
No Producto Precio unitario IVA Total
5.9.1 Reembolsos en efectivo de los gastos de transporte de los participantes. (ESTE RUBRO NO DEBERÁ SER INCLUIDO EN LA PROPUESTA COMO PARTE DE LA PROPUESTA ECONOMICA)
En los casos en que aplique y previa aprobación por escrito por parte del Coordinador del respectivo Programa o su delgado, el oferente seleccionado deberá garantizar la disponibilidad de recursos económicos necesarios para reembolsar a los beneficiarios de los talleres, el dinero que ellos hayan invertido en su desplazamiento para asistir al sitio de los talleres y regresar a sus lugares de origen. Los traslados, tiempos y costos de estos desplazamientos deberán ser acordados con cada participante en la convocatoria al taller, la OIM no reconocerá costos por encima de los acordados antes de cada taller. En estos casos, el oferente deberá indicar en su propuesta, cuál es el costo por el traslado y manejo de recursos para reembolsos por encima de los tres millones de pesos ($3.000.000). La OIM no reconocerá costos de traslado y manejo de recursos para reembolsos por debajo de esa cifra. La legalización de estos recursos deberá hacerse de acuerdo con los lineamientos internos de la OIM, para lo cual se tomará en cuenta principalmente lo siguiente:
- Elaboración de base de datos para generar invitaciones y confirmación de los diferentes participantes. Así mismo se encargara de hacer firmar dicho listado diariamente para confirmar los consumos de alimentos y bebidas.
- En el caso de ejecución de talleres donde se realice el reembolso a los participantes del evento por concepto de transporte deberán adjuntar el respectivo soporte ( Formato de Legalización de gastos Anexo F) debidamente firmado con copia de cedula de los asistentes y huella legible
- En caso de reembolsar billetes aéreos se deberá adjuntar el pase a bordo de cada participante
- Las listas de los asistentes según lo definido en estos Pliegos de Condiciones - Se deberá presentar propuesta con precios de todo lo que incluye el ejecutar el
taller pero no se costeará el tema del reembolso del transporte. - Otras indicadas previo a cada evento.
5.9.2 Dimensiones
Los proponentes deberán aplicar mínimo a 3 dimensiones de las detalladas en el anexo E, caso contrario la propuesta será rechazada. La cobertura de los servicios logísticos debe ser de presencia nacional.
La OIM se reserva el derecho de adjudicar las dimensiones a los oferentes en función de los objetivos del proyecto
5.10. Certificaciones de la experiencia (específica) del proponente en la ejecución de contratos similares. Se trata de anexar mínimo 3 (tres) y máximo 8 (Ocho) CERTIFICACIONES o Actas de liquidación de los contratos o convenios a través de los cuales se demuestre la experiencia del proponente en PRESTACIÓN DE SERVICIOS LOGÍSTICOS DE EVENTOS dentro de los últimos cinco (5) años, los cuales se encuentren ejecutados o en ejecución. (Para efectos de evaluación los 5 años se contaran a partir de la fecha de cierre de la presente licitación
Las certificaciones o actas de liquidación deben contener por lo menos la siguiente información (las certificaciones o actas de liquidación que no cuenten con la información solicitada tendrán una calificación de 0 puntos):
1. Nombre de las partes, 2. Fecha de inicio, 3. Fecha de finalización, 4. Plazo,
5. Valor ejecutado
6. Descripción del objeto contractual (si aplican varios objetos dentro de la misma certificación se debe detallar cada uno de ellos, en caso de que sea un solo proyecto se debe describir solo éste),
7. Evaluación de cumplimiento, (preferiblemente). No se tendrán en cuenta las certificaciones en las que se califique un nivel de cumplimiento regular o deficiente. NOTA 1: Si la CERTIFICACION o ACTA DE LIQUIDACIÓN que emite la entidad contratante, no cumple con alguna de las características solicitadas anteriormente, los proponentes podrán anexar a los mismos (certificación o Acta de liquidación) otros documentos (contratos, o documentos que contengan la información requerida.) soporte con los cuales se puedan verificar la información solicitada en éste numeral.
No obstante de lo anterior, la OIM se reserva el derecho de realizar verificación de la información suministrada por el proponente para lo cual procederá a llamar a las entidades para corroborar la información suministrada así como el nivel de cumplimiento. NOTA 2: La presentación de un contrato o cualquier otro documento por si solos no reemplazan a la CERTIFICACIÓN O ACTA DE LIQUIDACIÓN, si no se reciben éstos documentos el puntaje obtenido será cero puntos.
Únicamente se tendrán en cuenta las certificaciones o actas de liquidación legibles en su totalidad.
Las certificaciones o actas de liquidación deben ser detalladas según el cuadro adjunto, en caso de presentarse más de 8 certificaciones éstas no serán tomadas en cuenta y se las considerará en el orden en que han sido presentadas.
No podrán participar en la presente LICITACIÓN, los proponentes que se encuentren incursos en cualquiera de las siguientes causales:
6.1. Haber tratado de interferir, influenciar, o informarse de manera indebida sobre el análisis de las propuestas.
6.2. Quienes sean Cónyuges o compañeros permanentes de quienes se encuentren dentro del 2do grado de consanguinidad o 2do de afinidad con cualquier otra persona que formalmente haya participado en la elaboración de estos Pliegos de condiciones.
6.3. Los proponentes que previamente hayan celebrado contratos con la OIM, y que hayan incumplido la ejecución de dichos contratos.
6.4. Los proponentes a quienes en contratos con el Estado colombiano se les haya decretado la caducidad por incumplimiento de dichos contratos.
6.5. Los proponentes que a la fecha de presentación de la propuesta presenten embargos en parte o en la totalidad de sus bienes y/o servicios (según se requiera).
6.6. En caso de que el valor del endeudamiento obtenido de las cifras de los estados financieros presentados sea superior al setenta por ciento (70%) y la propuesta sea técnicamente excelente (un puntaje excelente será entre 95 y 100 puntos en la parte técnica), la OIM a través del Comité de compras tomará la decisión de adjudicarle o no la propuesta y en caso de hacerlo tomará medidas en lo relacionado al tema de forma de pago, considerando también para el análisis los contratos o convenios que tenga en ejecución con la OIM como de otras entidades que provoquen que el endeudamiento supere el 70%.
6.7 Las propuestas que en su puntaje total no haya obtenido 70 puntos mínimo, pero si el puntaje técnico obtenido está entre 95% y 100%, la OIM a través del Comité de compras tomará la decisión de adjudicarle o no la propuesta.
6.8 En caso de que los estados financieros contengan inconsistencias o descuadres en sus cifras y que no hayan sido subsanados en el tiempo que la OIM estime conveniente.
7. CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA Son causales de rechazo de la propuesta las siguientes:
7.1. La no presentación junto con la propuesta de cualquiera de los documentos señalados como insubsanables en el presente documento.
7.2. Si se verifica que existe irregularidad o falsedad en alguno de los documentos presentados en la propuesta, o cuando verificada la información suministrada por el proponente no esté conforme con la realidad.
7.3. La entrega de la propuesta en lugar, día y hora posterior a la establecida en los presentes Pliegos de condiciones.
7.4. Que el objeto de la propuesta y/o su desarrollo o contenido difiera del objeto de la LICITACIÓN.
7.5. La no presentación de los documentos subsanables dentro del plazo adicional que le haya concedido la OIM.
7.6. Todas aquellas contenidas en el presente documento, donde el proponente de manera explícita se consideró informado y por omisión o error no cumplió a cabalidad con lo estipulado.
7.7. Cuando el valor total de la propuesta no sea financieramente viable, con el propósito de obtener la adjudicación del convenio.
7.8. Cuando el valor de la propuesta supere el presupuesto estimado para la presente contratación.(Salvo que el presupuesto esté disponible y con las debidas autorizaciones)
7.9. La OIM podrá rechazar todas las ofertas presentadas cuando ninguna de ellas satisfaga el propósito del presente proceso de selección.
Pliegos de condiciones.
7.10. Que el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad señaladas en estos Pliegos de condiciones.
7.11. El proponente deberá entregar la propuesta y todos sus anexos (incluyendo también la carta de presentación y pólizas) debidamente FOLIADOS, (colocar un número consecutivo en cada página de la propuesta y sus anexos) sin manchones, de preferencia con algún numerador, o esfero sino son con computador (Insubsanable).
7.12 El proponente deberá entregar en magnético la propuesta escaneada en formato PDF con todos sus anexos. (Subsanable).
7.13 El proponente que se halle dentro de un proceso que técnica, jurídica o financieramente no esté resuelto con la OIM.
7.14 Si la OIM ha sido notificada sobre certificaciones presentadas por el proponente sobre su experiencia obtenida con OIM y que la misma no las hubiere emitido.
7.15 En caso de que el proponente no aplique al cubrimiento de servicios logísticos en mínimo tres (3) dimensiones.
8. PERIODO DE VALIDEZ DE LA PROPUESTA
El proponente deberá indicar el término de validez de la propuesta, el cual no podrá ser inferior a NOVENTA (90) días. También deberá manifestar expresamente que acepta la forma de pago señalada en los Pliegos de condiciones.
9. CRITERIOS DE DESEMPATE
En caso de presentarse empate en la calificación total, se adjudicará al proponente que obtenga mayor puntaje en la propuesta técnica. En caso de persistir el empate se seleccionará en primer lugar al proponente que presente la oferta más económica, si persiste el empate se adjudicará el contrato al Proveedor que haya acreditado el mayor valor en la sumatoria de los contratos que certificaron su experiencia, si persiste el empate, se realizará un sorteo.
10. DECLARACIÓN DE DESIERTO DEL PROCESO DE SELECCIÓN
La OIM podrá declarar desierto el proceso de selección bien por motivos que impidan la escogencia objetiva de una propuesta o cuando ninguna propuesta se ajuste a las
condiciones requeridas en los presentes Pliegos de condiciones. La OIM no se hace responsable por los costos en los que incurra el proponente por la preparación, garantías y envío de su propuesta, ni se encuentra obligada a explicar a los proponentes los motivos de su decisión.
11. PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN DEL DOCUMENTO
Una vez seleccionada la propuesta ganadora, se informará por escrito al proponente favorecido, y se iniciarán los trámites correspondientes para la celebración del respectivo documento CONVENIO CORPORATIVO PARA PRESTACIÓN DE SERVICIOS LOGISTICOS DE EVENTOS El documento se perfecciona con la firma de las partes y la aprobación de las pólizas de seguro constituidas por el Contratista a favor de la OIM de acuerdo con lo requerido en el documento.
El valor de la propuesta deberá contener todos los costos en que pueda incurrir el Contratista para la firma del documento y ejecución del mismo, como pólizas, impuestos (excluido ICA e impuesto de Renta), transporte, permisos, licencias, imprevistos etc.
No se admiten rubros dentro de la propuesta por concepto de utilidades, overhead, o fees gastos financieros, y si el origen de los recursos es del Sector Público no se admiten tampoco “gastos administrativos”. El proponente deberá discriminar dentro del valor total de su propuesta el valor correspondiente al valor del impuesto IVA
12. PROHIBICIÓN DE LAS PEORES FORMAS DE TRABAJO INFANTIL
De conformidad con lo establecido en la Ley 704 de 2001, mediante el cual se ratifica el Convenio 182 sobre la Prohibición de las Peores Formas de Trabajo Infantil y la Acción Inmediata para su Eliminación, el contratista seleccionado declara bajo la gravedad de juramento, que no empleará dentro del documento que se celebre en virtud del presente proceso de selección, menores de 18 años. El incumplimiento de la presente disposición será causal para dar por terminado el respectivo documento.
13. PREVISIONES CONTRA LA CORRUPCIÓN
No se deberá ofrecer y/o realizar pago, consideración o beneficio de cualquier tipo que constituya una práctica ilegal o corrupta, directa o indirectamente, como incentivo o compensación por la adjudicación del documento a suscribir. Cualquier práctica de este tipo dará lugar a la cancelación del proceso de selección de ofertas, adjudicación o ejecución del documento a suscribir, además de iniciar acciones civiles y penales en contra de los involucrados en aplicación a lo dispuesto por la Legislación Colombiana. 14. SUSPENSION DEL PROCESO DE SELECCION
La OIM podrá suspender el presente proceso de selección cuando se presenten impedimentos que afecten el objeto de la convocatoria o cuando así lo considere necesario la OIM. En dicho caso la Organización informará de la suspensión del mismo.
CAPÍTULO III
ASPECTOS TÉCNICOS DE LA PROPUESTA
Los proponentes deben presentar valores unitarios para los elementos y servicios que se describen a continuación en el Anexo E, y los productos deben ser de excelente calidad, los cuales deberán ser enviados también en formato Excel sin cambiar la estructura, adicionalmente solo se tomarán en cuenta las cotizaciones que contengan el 100% de los ítems requeridos
Los elementos y la ubicación para la prestación del servicio de planeación logística de talleres que se describen en el Anexo E estarán sujetos a cambio de acuerdo a las modificaciones que se realicen por parte de OIM, las cuales serán notificadas al proveedor con al menos 3 días hábiles de anticipación.
Las ofertas deben indicar claramente especificaciones técnicas, tamaños, unidad de medida, disponibilidad, garantía según corresponda de cada uno de los componentes de la presente convocatoria, las condiciones de pago, el plazo de entrega, y servicios adicionales incluidos.
El Comité de Compras de la OIM se reserva el derecho de realizar adjudicaciones parciales, en caso de convenir a los intereses de la organización.
Las ofertas deberán incluir los tiempos mínimos de atención para los talleres. Los valores adicionales agregados también deben ser incluidos en la propuesta
El resultado de este proceso será la contratación de más de uno o más operadores logísticos en función de los puntajes obtenidos por cada uno de los oferentes para cubrir las necesidades de la Misión OIM Colombia. En estos Pliegos se especifica las dimensiones de un proyecto pero se podrá solicitar los servicios para otros proyectos de la misión.
El operador o los operadores logísticos seleccionados para la realización de los eventos detallados en el presente documento, deberá cumplir con las siguientes actividades:
a) Garantizar los equipos audiovisuales, de sonido y de cómputo necesarios para desarrollar cada uno de los eventos, de acuerdo con las especificaciones técnicas. b) Garantizar un espacio con las condiciones adecuadas (de acuerdo a las
condiciones locales del lugar donde se lleven a cabo las actividades) para desarrollar cada una de las reuniones o eventos objeto del presente contrato. Se debe tener en cuenta la capacidad del lugar según el número de personas programadas. Debe tener condiciones de iluminación que permitan la proyección y
adecuada ventilación. El salón debe contar con mesas de trabajo. (Cantidad sujeta a coordinación con cada supervisor técnico)
c) Apoyar el proceso de convocatoria de los participantes, así como la entrega de reportes de gestión permanentes. Esta actividad la debe coordinar con el equipo técnico del proyecto, en especial con la persona que realizará la capacitación. d) Elaboración de base de datos para generar invitaciones y confirmación de los
diferentes participantes. Así mismo se encargara de hacer firmar dicho listado diariamente para confirmar los consumos de alimentos y bebidas.
e) Garantizar por su cuenta y riesgo, la presencia de una persona que actúe en su representación en cada taller para que apoye y acompañe durante todo el tiempo que dure el taller, al equipo técnico de la OIM, en las siguientes actividades: 1. El diligenciamiento del registro de los formatos de inscripción por beneficiario y su sistematización en Excel. 2. El control de asistencia diaria y sistematización en Excel, 3. La toma del registro fotográfico según especificaciones técnicas definidas por la oficina de comunicaciones de OIM; 4. Toma de fotocopias y demás actividades de apoyo que se requieran para el cumplimiento adecuado de los eventos. 5. Coordinar tiempos para toma de refrigerios, almuerzos. 6. Coordinar con los prestadores de servicios de alimentación el número de almuerzos y refrigerios y la estación de café en la tarde. 7. Apoyar el diligenciamiento del formato de evaluación de las capacitaciones por parte de los asistentes y su sistematización en Excel según formato F. 8. Garantizar la aplicación y la sistematización cuando se requiera, de los formatos que sean elaborados por el equipo del proyecto para el adecuado desarrollo de los talleres objeto del contrato; 9. Cancelar oportunamente los servicios que no sean tomados y 10. Las demás que se identifiquen como necesarias para el efectivo cumplimiento de los objetivos de cada evento.
f) Desarrollo de la logística del evento: Proveer la alimentación que se requiera en los casos correspondientes en que el técnico lo solicite, garantizar ayudas audiovisuales, montaje de salones, material POP, garantizar capacidad técnica para la realización de conferencias virtuales.
g) Garantizar el alojamiento y el transporte requerido a los participantes de los talleres o eventos (previa precisión del técnico sobre a qué participantes se proveerá dicho servicio: comunidad, gestores territoriales, etc.).
h) Entrega de informe detallado que incluye lista de asistentes, estadísticas de beneficiados con los talleres, reportes de ejecución.
i) El Operador Logístico seleccionado realizará el pago total del evento a los diferentes proveedores utilizados para el desarrollo del mismo.
k) Defender en todas sus actuaciones los intereses de la OIM y obrar con lealtad y buena fe en todas las etapas contractuales.
l) Informar oportunamente de cualquier petición, amenaza de quien actuando por fuera de la ley pretenda obligarlo a hacer u omitir algún acto u ocultar hechos que afecten los intereses de la OIM.
m) Adelantar los trámites y cumplir los requisitos para la ejecución del contrato dentro de los plazos establecidos.
n) Reembolsar el transporte a los asistentes ( ESTE RUBRO NO TIENE QUE VENIR INCLUIDO EN LA PROPUESTA YA QUE NO SE SABE CUANTO SE REEMBOLSARA A CADA PARTICIPANTE, SIN EMBARGO SE DEBE COLOCAR COMO VALOR AGREGADO EN LA PROPUESTA según lo establecido en el numeral “5.9.1 Reembolsos en efectivo de los gastos de transporte de los participantes” Y QUIEN PRESENTE MENOR PORCENTAJE DE COMISIÓN OBTENDRÁ MEJOR PUNTAJE.
o) Los precios cotizados se deberán mantener durante mínimo seis meses
p) Todas las demás inherentes o necesarias para la correcta ejecución del objeto contractual.
CAPÍTULO IV
CRITERIOS DE EVALUACIÓN Y CALIFICACIÓN DE LAS PROPUESTAS
En el proceso de evaluación y calificación de las propuestas se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
1) Los aspectos jurídicos, que no serán objeto de calificación, pero si habilitarán o inhabilitarán a los oferentes.
2) Los relacionados con la capacidad financiera del oferente, que tampoco serán objeto de calificación, pero si habilitarán o inhabilitarán a los oferentes.
No Criterio Descripción
Porcentaje asignado Máximo 3) Experiencia
Los que tiene que ver con la experiencia general y específica del proponente.
(20) puntos
4) Propuesta Económica Los proponentes deberán cumplir con
todos los criterios de elegibilidad. (40)puntos
5) Propuesta Técnica
Entendida como la descripción de los servicios que se compromete a prestar y la confirmación (sin condicionamientos) de acogerse a los requerimientos de la
OIM.
Total 100 puntos
Una vez finalizado el proceso de evaluación, solo se considerarán habilitadas las propuestas que hayan obtenido un puntaje mínimo de 70 puntos sobre 100.
Los proponentes deberán cumplir con todos los criterios de elegibilidad.
1. EVALUACIÓN JURÍDICA
Una vez cerrado el proceso de licitación pública, la OIM procederá a verificar si los proponentes cumplen con la documentación y los requisitos jurídicos exigidos en los presentes Pliegos de condiciones. Esta etapa de la evaluación de las propuestas no será objeto de calificación. El objetivo de esta evaluación es determinar si los proponentes quedan habilitados o inhabilitados para continuar con las siguientes etapas y el resultado será: PROPONENTE HABILITADO o PROPONENTE INHABILITADO.
Las propuestas que resulten inhabilitadas en razón de la evaluación jurídica no serán objeto de las demás evaluaciones.
2. EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD FINANCIERA DEL PROPONENTE
Superada la habilitación jurídica, se procederá con la evaluación de la capacidad financiera de los proponentes. Esta etapa de la evaluación de las propuestas no será objeto de calificación.
El objetivo de esta evaluación es determinar si los proponentes quedan habilitados o inhabilitados para continuar con las siguientes etapas y el resultado será: PROPUESTA HABILITADA o PROPUESTA INHABILITADA.
La elegibilidad financiera de las entidades oferentes se estimará con los registros de los Estados Financieros de los dos últimos años cerrados. (Ver nota en la sección de Estados Financieros) No se considerarán por ningún motivo los estados financieros de años anteriores, ni estados financieros parciales.
La OIM se reserva el derecho de evaluar los Estados Financieros de los oferentes de acuerdo con los indicadores financieros o métodos generalmente aceptados con los cuales se podrá determinar la capacidad financiera para cumplir con las obligaciones de la presente Licitación pública.
Se emitirá un informe de evaluación financiera con los criterios utilizados para el efecto, por cada una de las propuestas donde la conclusión será: PROPUESTA HABILITADA ó PROPUESTA INHABILITADA.
3. EVALUACIÓN DE LA EXPERIENCIA DEL PROPONENTE Y DE LOS MONTOS QUE HA MANEJADO EN EVENTOS ANTERIORMENTE.
La evaluación y calificación de la experiencia del proponente será realizada sobre un máximo de veinte (20) puntos de acuerdo con los siguientes criterios y de acuerdo al cumplimiento de los requisitos establecidos en el numeral 5.10:
3.1. Experiencia general del proponente medida en años desde su creación legal
AÑOS de antigüedad PUNTAJE 10 puntos
<3 años 0 puntos
3 años 6 puntos
Más de 3 años 10 puntos
3.2. Experiencia específica en la ejecución de contratos cuya experiencia cumpla con lo establecido en el numeral 5.10 del capítulo II de este pliego de condiciones:
No. Criterios 10 puntos
1 Talleres simultáneos 3 Certificaciones o AL: 0.5 4-5 Certificaciones o AL: 1
6-8 Certificaciones
o AL:3
32 Sumatoria de certificaciones o actas de liquidación
Proporcional 7
4. EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA ECONÓMICA (MÁXIMO 40 PUNTOS)
Se otorgará el mayor puntaje de cuarenta (40) puntos a la propuesta económica más baja, y los demás se les calificarán de manera proporcional aplicando la siguiente fórmula:
Pi = Om x PMPE / Oi Dónde:
i = Propuesta
Pi = Puntaje de la propuesta económica i Oi = Propuesta Económica i
Om = Propuesta Económica de monto o precio más bajo PMPE = Puntaje Máximo de la Propuesta Económica
Aquellas propuestas que en su elaboración no refleje consistencia técnica, financiera y legal serán rechazadas por la OIM y no serán incluidas para el cálculo proporcional
5.
Se otorgará el mayor puntaje de cuarenta (40) puntos a la propuesta mejor estructurada técnicamente de acuerdo a los siguientes criterios:
Metodología de Intervención Puntaje
La propuesta técnica tiene relacionado los procesos logísticos de: Hospedaje, alimentación, auditorios dotados, ayudas audiovisuales, propuesta de difusión y convocatoria según los requerimientos mencionados, así como la propuesta de trabajo que describa la forma como se ejecutará cada una de las actividades (cada punto tiene el mismo peso).
9
Punto (s) focal/Asesor corporativo/coordinador por cada uno de los eventos para cada una de las dimensiones especificadas en este documento, con experiencia específica certificada de mínimo 3 años. Se calificará de manera proporcional con la cantidad de personas asignadas
3 : 3 3 > : 5
% de comisión sobre montos mayores a 5.000.000 5 Tiempos de respuesta para los eventos (se evaluará en forma
proporcional)
10
Propuesta de sistematización del evento, que incluya listados de
asistencia, registro fotográfico, uso de formatos de OIM. 4 Capacidad técnica y Administrativa: cantidad total de personas para
atender eventos grandes y/o simultáneos y sedes y lugares de las sedes. Se evaluará proporcionalmente a las cantidades presentadas.
4 Convenios corporativos con hoteles (se evaluará en forma
proporcional)- enviar certificaciones o convenios o contratos o algún soporte que avale el acuerdo, se evaluará en forma proporcional a los documentos presentados.
3
NOTA: La propuesta debe incluir todos los ítems requeridos aun cuando al momento de realizar el evento no se requieran de todos los servicios y por cada una de las dimensiones establecidas en el anexo E
El oferente deberá considerar que pueden ejecutarse eventos simultáneos y se debe cubrir los eventos con la misma calidad.
CAPÍTULO V
ASPECTOS CONTRACTUALES
Se adjunta el Anexo C con el modelo del documento que como resultado de la presente LICITACIÓN se suscribirá; no obstante lo anterior la OIM se reserva el derecho a realizar modificaciones a dicho modelo una vez adjudicado el proceso cuando así lo considere pertinente.
En particular se tendrán en cuenta las siguientes disposiciones:
1. PLAZO PARA LA EJECUCIÓN DEL DOCUMENTO
El documento resultante de la presente LICITACIÓN tendrán el siguiente plazo de ejecución: Nueve (9) meses, tiempo que requiere se mantengan los precios unitarios. Nota: El plazo estipulado se contará a partir de la fecha de perfeccionamiento del contrato.
2. FORMA DE PAGO
El valor del contrato que se llegar a celebrar con ocasión de la presente LICITACIÓN será pagado al respectivo Contratista de la siguiente manera:
Pago mensual a 30 días a la fecha de radicación de la factura, prestación del servicio a satisfacción y soportes requeridos por la OIM acorde a las tarifas acordadas entre las partes.
3. PRIVILEGIOS E INMUNIDADES:
Ninguna disposición de las cláusulas del contrato ni de los Pliegos de condiciones se entenderá como renuncia, explícita o implícita a ninguno de los privilegios e inmunidades de que en la actualidad goza la OIM.
ANEXO A
Modelo de carta de presentación de la propuesta.
Bogotá D.C., de de 2016
Señor
Organización Internacional para las Migraciones - OIM Carrera 14 N° 93 B- 46
Bogotá - Colombia Ciudad
Asunto: LICITACIÓN No. 984 de 2016 ADM
En mi condición de representante legal de , con la presente comunicación presento propuesta técnica y económica para participar en la LICITACIÓN No. 984 de 2016 ADM, para lo cual, en cumplimiento de lo exigido por la OIM en los Pliegos de condiciones elaborados para la LICITACIÓN, manifiesto lo siguiente:
1. Que hemos examinado el documento de los Pliegos de condiciones incluyendo todas y cada una de sus secciones y documentos complementarios, y que estamos de acuerdo y en consecuencia cumplimos y aceptamos todas y cada una de las disposiciones en él contenidas para la LICITACIÓN de la referencia.
2. Que nos comprometemos a adelantar el objeto de esta LICITACIÓN de conformidad con los Pliegos de condiciones de fecha de de y con nuestra propuesta.
3. Que nos comprometemos, independientemente de la forma de contratación, a ejecutar el documento adjudicado en un plazo máximo de , contados a partir de . 4. Que aceptamos sin ningún cuestionamiento la forma de pago establecida por la OIM en los Pliegos de condiciones base para la contratación.
5. Que esta propuesta es de carácter obligatorio para nosotros y está sujeta a las modificaciones que resulten de las negociaciones del documento.
6. Que somos conciertes y así lo aceptamos, de que la OIM no está obligada a aceptar ninguna de las propuestas que reciba, y que un posible documento podría resultar únicamente después de finalizadas las negociaciones basadas en los componentes técnicos, económicos, jurídicos y demás.
7. Que dejamos constancia de que no existen causales de inhabilidad o incompatibilidad que nos impida participar en la presente LICITACIÓN y suscribir el documento respectivo; que esta propuesta y el documento que llegare a celebrarse sólo comprometen a los
firmantes de esta carta; que ninguna entidad o persona distinta a los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta ni en el documento probable que de ella se derive. 8. Que declaramos conocer todo lo concerniente a la naturaleza del servicio que estamos cotizando, así como el sitio del mismo; las condiciones generales y locales; las relacionadas con el transporte, el acceso, el clima, la disposición de bienes y/o servicios (según se requiera), vías de comunicación, la situación de orden público, y en general, todos los demás aspectos sobre los cuales obtuvimos información y que en alguna forma afecten el servicio que se prestará o su costo, por lo cual renunciamos expresamente a cualquier reclamación futura por falta de información o información parcial en este aspecto.
9. Que el costo total de la sumatoria de los precios unitarios incluidos en la propuesta, expresado en pesos colombianos es el siguiente: COP $ Incluido el IVA, según el estatuto tributario vigente (NOTA: El valor colocado aquí tiene que coincidir con el valor incluido en la propuesta económica detallada)
10. Confirmo que los precios de los equipos incluyen el transporte y entrega de los mismos en el territorio nacional Colombiano.
11. Que la vigencia de la presente propuesta es de NOVENTA (90) días. Atentamente,
Firma autorizada:
Nombre y cargo del signatario: Nombre del proponente: Dirección:
Teléfono y fax: e-mail:
Ciudad
Anexo B
FORMATO DE INFORMACIÓN – PROPONENTES INFORMACIÓN PARA PROPONENTES
Nombre de la empresa:
Tipo de propiedad: Alquilada Propia Área: Metros Ciudad y dirección:
Ubicación de la Planta / Bodega (en caso de que aplique)
Alquilada Propia Área: Metros Números de contacto:
Número de Teléfono Persona de contacto Número de Fax
Dirección electrónica Sitio Web
Razón social Corporación Sociedad Negocio Propio Licencia / NIT Régimen simplificado Régimen Común Número de personal Regular Contratado / Casual
Naturaleza del negocio
Fabricante Intermediario Servicios de información Mayorista Minorista Equipos de informática Comerciante Importador Empresa de servicios Construcción Consultor Otros
Experiencia en el mercado en tiempo: Años Meses
Relación Productos & Servicios:
Servicios Adicionales ofrecidos (si los hay):
Términos de venta:
Relaciones comerciales
No Compañía Persona Contacto Número de Contacto Correo Electrónico Referencias Bancarias
No Banco Persona Contacto Número de Contacto
Compañías con las que he trabajado en los últimos años con valor aproximado en pesos
No Nombre empresa Lugar Fecha Inicio Fecha Fin Valor Contrato Valor Ejecutad o Persona Contacto
Si No
En caso afirmativo informe el departamento y nombre del funcionario a quien le ha vendido productos y/o servicios.
No Área/Programa/Depto. Persona
Contacto Misión Producto/Servicio Vendido
Tiene parientes que han trabajado con nosotros o actualmente son funcionarios de la Organización Internacional para las Migraciones? En caso afirmativo, por favor indique el nombre del funcionario y su parentesco. En caso de personas jurídicas indique si los Accionistas, Gerentes, Jefes de Compras tienen parientes con la OIM.
Sí No
LISTADO DE DOCUMENTOS REQUERIDOS
Por favor anexe los siguientes documentos junto con la hoja de información:
No. Documento
Para uso exclusivo de OIM
si aplica no aplica 1 Perfil de la empresa
2 Referencias bancarias /últimos estados financieros auditados 3 Certificado de Cámara y Comercio y Número de NIT
4 Nombre y breve información de oficiales o representantes 5 Nombre de funcionarios principales
Certifico que la información es cierta y correcta Recibe:
________________________________________________________________________
Firma Firma
________________________________________________________________________
Nombre Nombre
No. Funcionario Parentesco
________________________________________________________________________
ANEXO C
MODELO CONTRATO CORPORATIVO DE EVENTOS
NOTA: El presente modelo es el que se suscribirá como resultado de la Invitación Directa; no obstante lo anterior la OIM se reserva el derecho a realizar modificaciones a dicho modelo una vez adjudicado el proceso cuando así lo considere pertinente.
________________________________________________________________________ Contrato de prestación de servicios
entre
La Organización Internacional para las Migraciones y
[Nombre de la otra parte] sobre
[Tipo de servicios]
La ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL PARA LAS MIGRACIONES (OIM), representada por ALEJANDRO GUIDI en su calidad de representante legal, identificado con el carnet diplomático No. O-20101418 expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, quien obra en calidad de Jefe de Misión (en adelante la “OIM”) ubicada en [insertar dirección], y [nombre de la otra parte] (en adelante el “XXXX”) ubicada en [insertar la dirección], representado por [insertar el nombre], [insertar el título], en su calidad de representante legal, en adelante denominada el Proveedor de servicios, han decidido suscribir el presente contrato.
1. Introducción y documentos integrales.
a. La OIM y XXXXXX suscribieron el Convenio de Cooperación No. XXXXXX, con el objeto de XXXXXX, que se encuentra vigente hasta el XXXXXX. Que en desarrollo del Convenio No. XXXXXX se requiere contratar una persona para XXXXXX.
b. Teniendo en cuenta lo anterior, la OIM adelantó la Invitación Directa No. XXXXXX para la cual XXXXXX presentó propuesta.
c. Que tal y como consta en el cuadro comparativo del proceso de selección referenciado, XXXXXX es el proponente que mejor cumple con los requerimientos exigidos, por lo cual ha sido seleccionado para el desarrollo del presente contrato. d. El proveedor de servicios seleccionado de manera independiente y autónoma, sin
que exista subordinación se compromete a prestar a la OIM [insértese una breve descripción de los servicios], de conformidad con las condiciones establecidas en el presente Contrato y en sus anexos, si los hubiera.
e. Los documentos que se enumeran a continuación forman parte integral de este Contrato: [añádanse o suprímanse, según convenga].
1.5.1 Oferta/formulario de oferta 1.5.2 Lista de precios/tarifas 1.5.3 Plazos de ejecución y objeto 1.5.4 Aviso de adjudicación aceptado
f. Los términos utilizados en este documento tendrán el significado corriente y usual que ellos tienen en el lenguaje técnico correspondiente, o en el natural y obvio
según el uso general de los mismos, salvo que se encuentren expresamente definidos de otra forma en el texto del presente documento. En todo caso, la OIM tendrá amplias facultades para interpretar y aplicar el sentido y alcance de los términos y cláusulas contenidas en el presente contrato.
2. Partes
Las Partes del presente Acuerdo son, por un lado, la Organización Internacional para las Migraciones, la Oficina de la OIM en [XXX], [dirección de la misión], representada por [nombre y cargo del jefe de la Oficina exterior, etc.] identificado con XXXXXXXX No. XXXXXXXX , en adelante denominada OIM, y, por otro, [nombre de la otra Parte], [dirección], con NIT No. XXXXXXXXXXXX según consta en el certificado de existencia y representación legal del XX de XXXXX de XXXX expedido por la Cámara de Comercio de XXXXXX representada por [nombre, cargo del representante de la otra Parte], identificada con XX No. XXXXX en adelante denominada el Proveedor de servicios
3. Obligaciones y Servicios prestados
3.1 El Proveedor de servicios se compromete a prestar a la OIM los servicios siguientes (los "Servicios"):
[Indíquense los servicios que serán prestados. Cuando proceda, señálese la ubicación, la frecuencia y demás en que deban prestarse los servicios. Enumérense todas las prestaciones que deban realizarse y su plazo de ejecución, si procede. Podría ser necesario adjuntar una descripción de los servicios a modo de anexo]. 3.2 El Proveedor de servicios empezará a prestar los Servicios dentro de los 5 días
siguientes a la aprobación de las garantías y deberá haber concluido de forma satisfactoria a más tardar dentro de los XXX siguientes. [Plazo].
3.3 El Proveedor de servicios se compromete a prestar los Servicios requeridos en virtud del presente Contrato de conformidad rigurosa con las especificaciones contenidas en la presente cláusula, en cualquier anexo adjunto o documento que forme parte integral del presente contrato.
3.4 Cumplirá con los Términos de Referencia de XXX y la propuesta presentada por EL PROVEEDOR DE SERVICIOS.
3.4.1 Desarrollará el objeto del presente contrato de conformidad con los Términos de Referencia de XXXX, la propuesta presentada por EL PROVEEDOR DE SERVICIOS y las indicaciones que para el efecto entregue la OIM.
3.4.2 Contratará por su cuenta y riesgo, el personal necesario para la realización de las diferentes acciones requeridas para el cumplimiento y desarrollo del objeto del presente contrato.
3.4.3 Cumplirá, de conformidad con lo establecido en la ley con las normas de seguridad social, aportes parafiscales y demás que sean necesarios acreditando su afiliación al sistema de seguridad social.
3.4.4 Destinará los recursos que le entregue la OIM única y exclusivamente para la ejecución del objeto previsto en este contrato.
3.4.5 Pagará los honorarios y/o salarios y prestaciones sociales del personal que emplee o contrate para la ejecución de este contrato, de conformidad con las normas existentes, manteniendo libre a la OIM de cualquier reclamación que por ese concepto se presente en su contra.
3.4.6 Reportará de manera inmediata a los supervisores del contrato, cualquier novedad o anomalía que se presente durante la ejecución del contrato. 3.4.7 Cualquier información, de carácter personal, sobre los beneficiarios objeto
del presente contrato de la que tenga conocimiento EL PROVEEDOR DE SERVICIOS, deberá ser tratada con la mayor confidencialidad. EL PROVEEDOR DE SERVICIOS en la ejecución no comunicará dicha información a terceros sin la previa autorización escrita de la OIM. EL PROVEEDOR DE SERVICIOS en la ejecución deberá cumplir con los Principios de Protección de Datos de la OIM en caso de que reúna, reciba, utilice, transfiera o almacene cualquier dato personal en el cumplimiento del presente contrato. Esta obligación perdurará tras la expiración o rescisión del presente contrato.
3.4.8 Prestar la colaboración que facilite a la OIM el pago de los honorarios, de acuerdo con las instrucciones impartidas para tal efecto.
3.4.9 Entregar a la OIM las pólizas requeridas en el presente documento dentro de los cinco (5) días posteriores a la firma del mismo, junto con sus respectivos recibos de pago expedidos por la aseguradora.
3.4.10 Las demás que surjan de la naturaleza del presente contrato, de conformidad con las indicaciones dadas por el supervisor.
4. Honorarios y pagos
4.1 El precio global por los servicios prestados con arreglo al presente Contrato ascenderá a XXX PESOS ($XXX) M/CTE, valor que incluye IVA y que será pagado por la OIM al proveedor de servicios así:
4.1.1 Un primer pago por la suma de XXXXXXX PESOS ($XXX) M/CTE, incluido IVA, correspondiente al XX% del valor total del contrato, a manera de anticipo, a la firma del mismo y previa aprobación por la OIM de las garantías exigidas en el mismo, junto con su respectivo recibo de pago el cual debe ser expedido por la aseguradora.
4.1.2 Un segundo pago por la suma de XXXXXX PESOS ($XXXXX) M/CTE, incluido IVA, correspondiente al XX% del valor total del contrato, previa entrega a satisfacción de la OIM de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
4.2 El Proveedor de servicios facturará a la OIM una vez finalizada la prestación de todos los Servicios. Dicha factura/cuenta de cobro deberá incluir: [servicios prestados, tarifa por hora, número de horas facturadas, gastos de viaje y gastos corrientes reembolsables, (añádanse o suprímanse elementos, según convenga)], de conformidad con el numeral anterior.
4.3 Los pagos serán exigibles dentro de los quince días siguientes a partir de la recepción y aprobación de la factura por la OIM. Los pagos se realizarán en pesos
