Eurowin 8.0 SQL. Manual del módulo TALLERES MECÁNICOS

Eurowin 8.0 SQL

Manual del módulo

TALLERES

MECÁNICOS

Manual del módulo Talleres Mecánicos

Tabla de contenidos

1. Introducción ... 5

1.1. Compatibilidades ... 5 1.2. Requisitos ... 6 1.3. Resumen de funcionalidades ... 6

1.4. Esquema del módulo de Talleres mecánicos ... 7

1.5. Instalación ... 8

1.6. Actualización ... 9

2. Opciones estándar de Eurowin ... 10

2.1. Configuración de Eurowin para trabajar con Talleres Mecánicos ... 10

2.1.1. Mantenimiento de empresa » Cfg. Gestión » Ventas » Opciones ... 10

2.1.2. Mantenimiento de empresa » Cfg. Gestión » Ventas » Títulos ... 10

2.1.3. Mantenimiento de empresa » Cfg. Gestión » Opciones generales ... 11

2.1.4. Módulo Ventas » menú Archivo » Mantenimiento de clientes » Títulos Vehículos ... 12

2.1.5. Utilidades del supervisor » Cambiar la anchura de un campo (Eurowin) » Campo OBRA ... 12

2.2. Resumen de configuración ... 13

2.3. Mantenimiento de clientes ... 14

2.4. Documentos de venta ... 14

2.4.1. Impresión de documentos de venta ... 15

2.4.2. Factura de venta ... 15

2.5. Configuración del módulo Servicios ... 15

2.6. Mantenimiento de técnicos ... 17

3. Talleres Mecánicos ... 18

3.1. Configuración y mantenimientos ... 19 3.1.1. Configuración Taller ... 19 3.1.2. Títulos Vehículos ... 20 3.1.3. Mantenimiento de vehículos ... 22 3.1.4. Marcas de vehículos ... 23

3.1.4.1. Precio de imputaciones por marca ... 24

3.1.5. Tipos de combustibles ... 25

3.1.6. Tipos de trabajos ... 25

3.1.7. Tipos de imputaciones ... 26

3.1.8. Tipos de siniestros ... 27

3.1.9. Tipos de mantenimientos de vehículos ... 27

3.1.10. Mantenimiento de técnicos ... 28

3.1.11. Mantenimiento de empleados ... 29

Manual del módulo Talleres Mecánicos

3.2.1. Procesos a realizar sobre la orden de taller ... 37

3.2.1.1. Detalle de trabajos a realizar ... 37

3.2.1.2. Generar el albarán y la factura de venta de la orden taller ... 38

3.2.1.3. Tasación por siniestro ... 39

3.2.2. Técnicos de la orden ... 41

3.2.3. Entrada de horas por empleado ... 42

3.2.4. Material de la orden ... 45

3.2.5. Presupuesto de la orden ... 46

3.2.6. Gráfica de previsión de órdenes de trabajo ... 47

3.2.7. Presupuestos del cliente ... 48

3.3. Horas de operario ... 49

3.4. Horas de operario Táctil ... 50

4. Listados ... 53

4.1. Listado de tiempos por operario (Baremo) ... 53

4.2. Histórico de vehículos ... 54

4.3. Listado de llamadas ... 56

4.4. Listado de órdenes de trabajo ... 57

4.5. Listado de ventas por vehículo ... 59

4.6. Listado de horas de empleados ... 60

5. Anexo ... 63

Manual del módulo Talleres Mecánicos

1. Introducción

El módulo Talleres Mecánicos de Eurowin 8.0 SQL está diseñado para controlar todas las tareas del taller y administrativas de un taller mecánico, como gestionar las reparaciones de los vehículos; organizar el trabajo de los técnicos; contabilizar las horas de los técnicos y los materiales empleados; controlar las futuras revisiones de los vehículos que pasan por el taller a partir de una fecha prevista o del kilometraje del vehículo; realizar la facturación de las reparaciones al cliente y a la compañía de seguros; reparación y facturación de siniestros; etc., según se verá a lo largo de este manual.

El objetivo del manual es explicar los conceptos y los procedimientos de las distintas funcionalidades que ofrece el programa, tanto a nivel del usuario que lo utiliza como del técnico que lo administra.

1.1. Compatibilidades

El módulo Talleres Mecánicos está incluido en Eurowin 8.0 SQL estándar y se instala junto con el módulo de Servicios. Algunas opciones de Eurowin y del módulo de servicios están adaptadas para trabajar como taller mecánico por lo que no se puede utilizar su funcionalidad estándar.

Estas opciones son:

 La facturación y el mantenimiento de obras: Se convierten en facturación y mantenimiento de vehículos.

 La orden de trabajo del módulo de servicios: Cambia a orden de taller. Las otras opciones del programa tienen la funcionalidad estándar.

El módulo de Talleres Mecánicos se activa por empresa de Eurowin, por lo tanto, las incompatibilidades se refieren sólo a las empresas que trabajan con esta opción.

Eurowin 8.0 SQL con Talleres Mecánicos es compatible y puede trabajar junto con los módulos siguientes:

 Amortizaciones  Gestión Documental  Gestión de rappels  Incidencias  Montajes / Series  Recambios  Servicios  TPV  Vehículos  Visitas

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1.2. Requisitos

El módulo de Talleres Mecánicos requiere la misma configuración de software y de hardware que se necesita para trabajar con Eurowin 8.0 SQL estándar. Los requisitos se pueden consultar en la siguiente página de Internet: http://www.sageeurowin.com/requisitos.

Se recomienda una resolución mínima de la pantalla del monitor de 1024 x 768. Con una resolución menor, algunos formularios del programa pueden aparecer de forma parcial.

1.3. Resumen de funcionalidades

Las principales funcionalidades del módulo de Talleres Mecánicos de Eurowin 8.0 SQL estándar son:

 La ficha personalizada del mantenimiento de los vehículos de los clientes con los datos: Matrícula, número de motor, bastidor, marca, modelo, color, km, tipo de combustible, tipo de mantenimiento por vehículo, además de otros datos configurables que pueda necesitar el usuario.

 Captura del cliente a través de la matrícula en los documentos de venta y las órdenes de taller.

 Diferenciación de piezas y de mano de obra en la factura del cliente desde la orden de taller.

 Captura rápida del material de la orden a partir de un presupuesto de venta.

 Introducción detallada del problema y la solución en la orden con tiempo orientativo por trabajo.

 Estimación de fecha de entrega del vehículo.

 Control de próximas revisiones de los vehículos según los kilómetros o la fecha de previsión.

 En el pie de la orden de taller y los documentos de venta aparece un resumen de los datos del vehículo del documento, según la configuración del programa.

 Orden de taller por tipo de imputación, siniestro o estándar, facturando al cliente o a la compañía de seguros según cada caso, además de tener en cuenta la franquicia del cliente.

 Control de siniestros en la orden con detalle de la tasación.

 Previsualización del albarán de venta de la orden de taller antes de generarlo.

 Control de horas por operario por pantalla normal o táctil. En cada momento se puede conocer el trabajo que realiza cada operario.

 Control de horas trabajadas y horas facturadas en cada reparación.

 Historial del vehículo con detalle de las órdenes de taller, artículos utilizados, horas de operario, datos del siniestro si los tiene y el total por cada reparación.

Manual del módulo Talleres Mecánicos

1.4. Esquema del módulo de Talleres mecánicos

Instalación

Configuración

Eurowin Taller Servicios Series

Mantenimientos

Vehículos Tipos de trabajos Técnicos Tipos de imputaciones Tipos de mantenimientos de vehículos

Orden de taller

Material de la orden Presupuesto de la orden Técnicos de la orden Entrada de horas de empleado

Horas de operario / táctil Gráfica de previsión

Albarán / Factura de venta Siniestro Seguro / Peritaje Tasación

Listados

Tiempos por operarios Histórico de vehículos Llamadas de revisiones Control de revisiones Tipos de combustible Marcas Tipos de siniestros

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1.5. Instalación

La instalación del módulo Talleres Mecánicos se realiza con el CD de Eurowin 8.0 SQL. Al ejecutar el programa Instalar.exe aparece la pantalla de bienvenida y el contrato de la licencia.

A continuación hay que indicar la ruta de la instalación. Si Eurowin ya está instalado hay que desmarcar las opciones Instalación del servidor e Instalación del cliente; marcar la opción Instalación de módulos

adicionales e introducir la ruta al servidor de Eurowin \\servidor\ew800serv\.

En la lista de módulos de la página Instalación de módulos hay que marcar Taller Mecánico. Al hacerlo también se marca automáticamente el módulo Servicios con las columnas licencia y autorización puesto que es necesario para trabajar con Talleres Mecánicos.

Hay que solicitar el código de Autorización de Taller Mecánico al departamento de Soporte de Sage Eurowin cuyo teléfono es 902.888.002 a partir del valor de la columna Licencia. Después de introducir el código de autorización hay que pulsar el botón Siguiente y seguir las indicaciones del asistente hasta finalizar la instalación.

Después de completar la instalación, al ejecutar Eurowin aparece el menú Taller en el módulo de Servicios.

Ilustración 1. Instalación del módulo de Talleres Mecánicos

Manual del módulo Talleres Mecánicos

1.6. Actualización

Los usuarios que tienen Eurowin configurado para "Trabajar como taller mecánico" (opción que se encuentra en el mantenimiento de empresas) pero no tienen el módulo de Talleres Mecánicos pueden adquirir el módulo e instalarlo (con el módulo de servicios) después de actualizar el programa.

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2. Opciones estándar de Eurowin

Cuando Eurowin trabaja con el módulo de Talleres Mecánicos se producen cambios en las siguientes opciones estándar del programa:

 La empresa debe tener una configuración especial, según se comenta en el próximo apartado.

 El mantenimiento de obras se convierte en el mantenimiento de vehículos.

 Documentos de venta: En presupuestos, pedidos y albaranes de venta se trabaja con el campo Matrícula y el concepto Vehículo.

 Facturación de venta: Opción de agrupación por matrícula.

 Las órdenes de trabajo del módulo de servicios se convierten en órdenes de taller. Además aparece el menú Taller en el módulo de Servicios con las opciones de la gestión del taller.

2.1. Configuración de Eurowin para trabajar con Talleres

Mecánicos

Antes de empezar a trabajar como taller mecánico hay que configurar la empresa de Eurowin, la pantalla del mantenimiento de vehículos y dar de alta los mantenimientos necesarios.

2.1.1. Mantenimiento de empresa » Cfg. Gestión » Ventas » Opciones

En el mantenimiento de empresa > pestaña Cfg. Gestión > pestaña Ventas > pestaña Opciones se activa automáticamente la opción Facturación por Obra, que como veremos a continuación pasará a llamarse Facturación por vehículo.

2.1.2. Mantenimiento de empresa » Cfg. Gestión » Ventas » Títulos

Hay que cambiar el título Obra por Vehículos en las distintas opciones y pantallas del programa. Para ello se tiene que introducir el nuevo nombre en el campo Obra de la pestaña Títulos que se encuentra en el

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2.1.3. Mantenimiento de empresa » Cfg. Gestión » Opciones generales

Al entrar a Eurowin con el módulo Talleres Mecánicos instalado, en el mantenimiento de empresa > Cfg. Gestión > Opciones generales se activan automáticamente las siguientes opciones:

 "Trabajar obras como talleres mecánicos": Permite adaptar la pantalla del mantenimiento de Obras a mantenimiento de Vehículos.

 "No llenar con ceros el código de obra, matrícula, etc.": El código de la Obra a partir de ahora será la matrícula de los vehículos. Con esta opción marcada el programa no añadirá ceros a la izquierda del valor introducido en la matrícula.

 "No controlar clientes de las obras en las ventas": Permite asignar matrículas / vehículos (obras) en los presupuestos, pedidos y albaranes de ventas aunque el cliente del vehículo no se corresponda con el del documento.

Ilustración 3. Cambiar el título Obras por Vehículos

Manual del módulo Talleres Mecánicos

2.1.4. Módulo Ventas » menú Archivo » Mantenimiento de clientes » Títulos

Vehículos

También se debe configurar la pantalla del mantenimiento de Vehículos (antes mantenimiento de obras) con los títulos y campos que se necesitan mediante la opción Títulos Vehículos del menú Clientes del módulo Ventas.

2.1.5. Utilidades del supervisor » Cambiar la anchura de un campo (Eurowin) »

Campo OBRA

Por último hay que ampliar el ancho del campo Obra (matrícula) a 10 o 15 caracteres de modo que pueda contener la matrícula de los vehículos; inicialmente tiene 5 caracteres.

La ampliación del campo se debe hacer con las Utilidades del supervisor para Eurowin SQL (programa Utilcs.exe):

1. Seleccionar la opción Cambiar la anchura de un campo (Eurowin).

2. En la opción Campo hay que seleccionar OBRA; en Ancho introducir 10 o 15 según se necesite y pulsar el botón Ejecutar proceso.

Ilustración 4. Opciones configuración para Talleres Mecánicos

Manual del módulo Talleres Mecánicos

2.2. Resumen de configuración

Ilustración 5. Ampliar el ancho del campo Obra (matrícula)

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2.3. Mantenimiento de clientes

Cuando se trabaja con talleres mecánicos, en la página Observaciones aparece el botón Vehículos. Al pulsarlo aparece una pantalla con la relación de vehículos del cliente. Desde esta pantalla se puede

consultar el listado de ventas del vehículo seleccionado pulsando el botón Listado de ventas, o consultar el mantenimiento del vehículo con el botón Ver ficha. En la pantalla de búsqueda de vehículos, además del código y el nombre del vehículo aparecen el código y el nombre de la marca y del modelo.

Al trabajar con siniestros en las órdenes de taller se deberán dar de alta las compañías de seguros como clientes con el fin de poder hacer la factura de la reparación de un siniestro. Este tema se explica en el capítulo tasación por siniestro.

2.4. Documentos de venta

Al trabajar con la opción de empresa Facturación por Vehículo, en la cabecera de los documentos de venta,

debajo de los datos del cliente se encuentra el campo Matrícula. Los listados de ventas y la facturación pueden utilizar este dato para filtrar o agrupar por vehículo.

En el mantenimiento de empresa > Cfg. Gestión > Opciones generales se encuentra la opción NO CONTROLAR CLIENTES DE LAS OBRAS EN VENTAS. Teniendo desmarcada esta opción, en los documentos de venta solamente se puede asignar un vehículo (matrícula) cuyo código de cliente coincida con el del documento. El programa no permite continuar si el cliente del vehículo al que corresponde la matrícula y el del documento de venta son distintos. Cuando se trabaja con siniestros no se debe marcar esta opción debido a que no se podría generar el albarán de venta de la compañía del seguro con el vehículo del cliente.

Según los títulos de los vehículos, en el pie de la pantalla de los documentos de venta pueden aparecer hasta 7 campos del mantenimiento del vehículo.

En los documentos de venta se puede seleccionar el cliente a través de la matrícula con el siguiente procedimiento: Hay que escribir manualmente la matrícula en el campo del código del cliente; entonces aparece la pantalla del listado de vehículos. Al aceptar se capturan automáticamente los datos del cliente y del vehículo en la pantalla del documento.

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2.4.1. Impresión de documentos de venta

Al imprimir un documento de venta están disponibles los campos definidos en la pantalla Cambiar los títulos

de los campos que aparecen en el pie del documento impreso, con el mismo nombre del campo precedido

del carácter guión bajo “_”. Estos campos están incluidos en el cursor de datos de la cabecera, por lo que hay que referenciarlos indicando el nombre del cursor. Por ejemplo: curcap._obrat (matrícula),

curcap._nombre (bastidor), curcap._kminicial, curcap._marca, curcap._modelo.

También se imprime un resumen de ventas de los artículos de tipo Mano de obra y Piezas:

1. En la configuración del taller se define el código de las características Mano de obra y Piezas. 2. A los artículos se les asigna la característica en la pestaña Otros.

3. Al final del documento impreso aparece el nombre de estas características con el total acumulado de las líneas del documento.

En la parte inferior de las pantallas "Albarán de venta" y "Ver factura" aparece el botón "Desglose" el cual muestra el importe acumulado de los artículos de la factura que tienen las características incluidas en la tabla "Características para el desglose e impresión" de la configuración de talleres.

2.4.2. Factura de venta

En la pantalla de facturación general de ventas existe la opción Facturación agrupada por Vehículo. Si está marcada, al facturar se generará una sola factura por cada vehículo localizado en los albaranes de venta que se facturan.

2.5. Configuración del módulo Servicios

En el módulo de Servicios se gestionan las reparaciones de los vehículos a través de la Orden de taller. También se encuentra el menú Taller que agrupa las principales opciones del taller mecánico.

Las siguientes opciones de la configuración de servicios influyen en las órdenes de taller:

Ilustración 7. Nuevos campos disponibles al imprimir los documentos de venta _obrat (matrícula) _nombre (bastidor) _kminicial _marca _modelo

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Precios de coste de las órdenes y servicios

 Precio Km: Precio predeterminado por kilómetro.

 Precio hora Técnico: Precio predeterminado por hora de técnico.

 Botón Notas de Órdenes de trabajo: Permite introducir una nota general para las órdenes de taller. Aparecen al imprimir la orden (con la variable wc_nota en el report).

Contadores

 Órdenes: Contador del número de la orden de taller cuando no se trabaja con letras en las órdenes. Opciones

 Artículo Km: Código del artículo predeterminado para asignar los kilómetros al generar el albarán de venta.

 Artículo Horas: Código del artículo predeterminado para asignar las horas al generar el albarán de venta.

 Artículo Dietas: Código del artículo predeterminado para asignar las dietas al generar el albarán de venta.

 Utilizar letras en las órdenes de trabajo: En la entrada de órdenes de taller, el número de la orden estará compuesto de un código de letra además del número. Son las mismas series de venta.

o Letra por defecto: Código de letra que se aplica automáticamente al introducir una orden de taller. Es recomendable que los códigos de letra empiecen con una letra en lugar de un número.

o Contadores: Definición de un contador distinto para cada letra.

 Mostrar la columna precio en la entrada de material: En la pantalla de entrada de material de la orden de taller aparece la columna Precio después de la columna Unidades. Presenta el precio del artículo para la orden de taller.

 Tipo de tarifa: Además de las tres opciones estándar No calcular precio, Según tarifa de venta y Según tarifa de coste, en esta opción desplegable aparece la opción Presentar coste y venta. Indica el procedimiento de cálculo de los precios en las órdenes al generar el albarán de venta.

 Usar baremo: En la entrada de horas de la orden se presenta la columna Tiempo Baremo para diferenciar las horas reales del técnico y las facturadas. Éstas se introducen manualmente y se capturan en el momento de generar el albarán de venta.

 Botón Usuarios modificar órdenes – servicios: Abre la pantalla Usuarios con permiso para abrir Órdenes / Servicios en la que se seleccionan los usuarios que tendrán estos derechos.

En el capítulo Funcionamiento de precios de coste y de venta del anexo de este manual se explican los criterios de selección de precios de coste y de venta y selección de los artículos que sigue el programa al generar el albarán de venta de la orden de taller.

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2.6. Mantenimiento de técnicos

En el mantenimiento de técnicos aparece la opción Táctil para indicar si el operario debe aparecer en la pantalla de selección de técnicos del control de horas de operario táctil.

Ilustración 8. Configuración del módulo de Servicios

Manual del módulo Talleres Mecánicos

3. Talleres Mecánicos

En el módulo Servicios se encuentra el menú Taller que agrupa las opciones específicas del módulo para la configuración, los mantenimientos, la orden de taller y los listados.

Algunas opciones como el mantenimiento de vehículos y la orden de taller se pueden ejecutar desde las opciones estándar de Eurowin, pero por comodidad se han incluido en este menú.

 Configuración Taller  Títulos vehículos  Vehículos  Marcas vehículos  Tipos de combustibles  Tipos de imputaciones  Tipos de trabajos  Tipos de siniestros

 Tipos de mantenimientos por vehículos

 Orden de Taller

 Horas de operario

 Listado de tiempos por operario (Baremo)

 Histórico de vehículos

 Listado de llamadas

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3.1. Configuración y mantenimientos

3.1.1. Configuración Taller

La opción de menú Configuración taller contiene las opciones para adaptar el funcionamiento del módulo de Talleres Mecánicos a las necesidades de cada taller. Son las siguientes:

 Resumen por características. Indica si se desea imprimir el resumen de piezas y mano de obra en los documentos de venta. En los campos Mano de obra y Piezas hay que indicar el código de la característica asignada a cada concepto. Estas características se tienen que asignar a los artículos correspondientes.

 Características para el desglose e impresión: Contiene las características que aparecen resumidas en la impresión de albaranes y facturas de venta, y en el botón "Desglose" de los documentos de gestión.

 Utilizar creación de albaranes de talleres mecánicos: Con esta opción marcada, al crear el albarán de venta de la orden de taller se arrastran las definiciones ingresadas en los materiales de la orden de taller en lugar del nombre del artículo.

 Ingresar materiales sin aplicar descuentos: Con esta opción marcada, en el precio del material de la orden de taller no se aplican los descuentos que tiene el cliente, se captura el precio bruto del artículo. En este caso, para aplicar los descuentos del cliente al generar el albarán de venta se necesita tener activada la opción Utilizar creación de albaranes de talleres mecánicos.

 Incluir columnas de descuentos en los materiales del taller: En la pantalla Material de la orden de taller aparecen las columnas Dto1 y Dto2 en las cuales se aplican los descuentos de la ficha del cliente para los artículos de la orden.

 Trabajos en la orden de taller de forma detallada: Teniendo esta opción marcada, en la orden de taller se podrán introducir los trabajos de forma detallada. En el capítulo Orden de taller se explica el funcionamiento de la introducción del detalle de trabajos a realizar. Al generar el albarán de venta se arrastra la definición de los trabajos al albarán.

Cuando está sin marcar, en la orden de taller se puede describir el problema en un campo de texto y la solución en otro campo de texto.

 Utilizar tipos de imputaciones en las órdenes de taller: Al marcar esta opción, en las órdenes de taller el precio de la hora de operario depende de la marca del vehículo y del tipo de imputación. En la cabecera de la orden se debe indicar el tipo de imputación, en el caso de Siniestro es obligatorio.

 Control horas operario para una única orden: Activando esta opción, el programa controla que si un operario ha fichado para una orden, hasta que no finalice ese tramo, no puede empezar con otra.

 Utilizar el cliente garantía al albaranar órdenes de Garantía: Teniendo marcada esta opción, al generar el albarán de venta se utiliza el código de cliente garantía indicado en el mantenimiento de marcas.

 Cta franquicia: Es la cuenta de ingresos por franquicia de clientes en siniestros. En el caso de que no se indique ninguna cuenta, el programa aplica la cuenta contable de ventas estándar.

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o Especial taller: Con esta opción marcada la opción Horas de operario presenta la pantalla

Entrada de tiempo de operario para entrar el control horario del operario desde el ordenador.

o Táctil: Con esta opción marcada la opción Horas de operario presenta la pantalla en forma

táctil para entrar las horas del operario desde una pantalla táctil.

Con el botón Aceptar se graban los cambios de la configuración. Con el botón Salir no se graban las últimas modificaciones. Con los dos, se cierra la pantalla.

3.1.2. Títulos Vehículos

Al activar la opción de empresa "Trabajar obras como talleres mecánicos", aparece la opción Títulos Vehículos en el módulo de Ventas > menú Archivos > Mantenimiento de Clientes. Abre la pantalla Cambiar los títulos de los campos en la cual se pueden introducir los nuevos títulos para los distintos campos de la pantalla del mantenimiento de vehículos, seleccionar los campos que se desea que aparezcan y configurar los campos a mostrar en el pie de los documentos de venta.

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Además en esta pantalla se encuentran las siguientes opciones:

 Botón Valores por defecto: Asigna el valor “Matrícula:” al campo Código y el valor “Bastidor:” al campo Nombre. Los demás campos quedan en blanco.

 Botón Campo pie de venta: Permite seleccionar los campos que se mostrarán en el pie de los documentos de venta y de la orden de taller (máximo 7 campos).

 Opción Mostrar todos los campos / Mostrar sólo campos con Texto: Al presentar la pantalla del mantenimiento de vehículos se mostrarán todos los campos o solamente los campos a los que se ha asignado algún título alternativo.

 Mostrar datos en documentos de venta: Cuando está marcada, en el pie de los documentos de venta y en la orden de taller aparecen los campos seleccionados con el botón ‘Campo pie de venta’.

Ilustración 11. Cambiar el título de los campos del mantenimiento de vehículos

Ilustración 12. Mostrar datos del vehículo en documentos de venta

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Al pulsar el botón Aceptar se graba la nueva configuración de la pantalla del mantenimiento de Vehículos. Si se pulsa el botón Cancelar se anulan los últimos cambios introducidos en esta pantalla.

En el nuevo mantenimiento de vehículos hay algunos campos que no existían en el mantenimiento de obras como: Marca, Modelo, Color, Combustible, Kilometraje, Número de Motor y Tipo de mantenimiento. Estos datos no hay que introducirlos en la pantalla Cambiar los títulos de los campos.

3.1.3. Mantenimiento de vehículos

Como hemos visto, al activar la opción de empresa "Trabajar obras como taller mecánico" el programa permite cambiar los títulos de los diferentes campos de la pantalla del mantenimiento de obras y además decidir los campos que se van a presentar. De esta forma se puede adaptar esta pantalla como

mantenimiento de vehículos según las necesidades de cada taller.

Ejemplo de configuración: El título de la pantalla del mantenimiento de vehículos será “Vehículo”; en la ficha del vehículo necesitamos asignar la matrícula, el bastidor y el cliente. Además queremos indicar cuando un vehículo es especial y visualizar solamente estos campos. En la opción Títulos Vehículos tendremos que introducir los siguientes valores:

 Título del mantenimiento: Vehículos

 Código: Matrícula:

 Nombre: Bastidor:

 Terminado: Especial

 Cliente: Cliente:

 Marcar la opción: Mostrar sólo campos con Texto

Para que el mantenimiento de vehículos funcione correctamente se tienen que seleccionar siempre los campos Código y Nombre.

Los campos Marca, Modelo, Color, Combustible, Kilometraje, Núm. Motor (número de motor) y Tipo Mant. (tipos de mantenimientos de vehículos) no se configuran en la pantalla de cambio de títulos y aparecen siempre en el mantenimiento de vehículos.

En la botonera de la parte inferior de la pantalla se encuentran los botones Fotos y Observación: Con el botón Fotos se pueden asociar al vehículo ficheros de distintos tipos (de imagen, vídeos, documentos de texto, hojas de cálculo, etc.).

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3.1.4. Marcas de vehículos

En el mantenimiento de marcas de vehículos se definen las marcas de los vehículos y los modelos de cada una. La pantalla tiene los siguientes botones:

 Precio por Imputación: Este botón aparece cuando está activa la opción de configuración Utilizar tipos de imputaciones en las órdenes de taller. Presenta la pantalla Precios de imputaciones por marca en la que se puede introducir el desglose de los precios por hora según el tipo de imputación para la marca seleccionada.

 Cliente garantías: Código del cliente que se utiliza al generar el albarán de venta a partir de una orden de imputación de garantías cuando está activada la opción de configuración de talleres "Utilizar el cliente garantía al albaranar ordenes de Garantía".

 Insertar línea: Añade una línea para asignar un nuevo modelo a la marca.

 Borrar línea: Borra el modelo actual de la marca.

 Localizar por Modelo / Descripción: Estos botones presentan la pantalla de consulta de modelos (F4) ordenada por modelo o por descripción.

 Botonera de navegación: Permite consultar secuencialmente por código las marcas dadas de alta en el programa.

 Botón Impresora: Imprime la lista de marcas con el código y el nombre.

 Borrar: Elimina la marca actual.

 Nuevo: Borra todos los campos de la pantalla para introducir una nueva marca o buscar una existente.

 Aceptar: Graba las modificaciones realizadas.

 Cancelar: Anula las últimas modificaciones.

 Salir: Cierra la pantalla.

Ilustración 13. Control e revisiones de vehículos

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3.1.4.1. Precio de imputaciones por marca

El precio de imputación por marca es el precio por hora de técnico que se aplica al generar el albarán de venta de una orden de taller según el tipo de imputación y la marca del vehículo.

Por ejemplo, el precio por hora de una reparación con una imputación por garantía será menor que el precio de la misma reparación si la imputación es de cliente; o incluso, si la imputación es por siniestro el precio puede ser distinto dependiendo de la compañía de seguros. En este caso podríamos crear un tipo de imputación siniestro para cada compañía de seguros a la que facturemos precios distintos por marca. Del mismo modo, si la imputación es por cliente podríamos crear un tipo de imputación cliente por cada cliente al que apliquemos un precio especial por hora de técnico por marca. Consultar el mantenimiento de

tipos de imputaciones.

Si no se indica el precio por imputación / marca se aplica el precio por hora del técnico. En último lugar se aplicaría el precio especificado en la configuración del módulo de Servicios (ver Funcionamiento de los precios de coste y de venta en el anexo de este manual).

Campos de la pantalla

Imputación: Código de la imputación. Descripción: Nombre de la imputación. Precio: Precio por hora.

Botón de consulta : Abre la pantalla de consulta de Tipos de imputaciones para seleccionar y capturar una. Equivale a pulsar la tecla F4 cuando el cursor se encuentra en la columna Imputación.

Botón de mantenimiento : Abre la pantalla del mantenimiento de imputaciones para dar de alta, modificar o borrar los tipos existentes. Equivale a pulsar la tecla F5 cuando el cursor se encuentra en la columna Imputación.

Insertar: Botón para añadir una línea al final de la parrilla. Borrar: Botón para borrar la línea actual de la parrilla.

Imprimir: Botón para imprimir la lista de Tipos de imputación con la descripción y el precio. Aceptar: Botón para grabar los cambios introducidos en la pantalla y cerrarla.

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3.1.5. Tipos de combustibles

En el mantenimiento de tipos de combustibles se definen los tipos de combustibles que se asignan a los vehículos en su ficha.

3.1.6. Tipos de trabajos

Los tipos de trabajos se utilizan en el detalle de trabajos a realizar de la orden de taller cuando está activada la configuración de talleres Trabajos en la orden de taller de forma detallada.

Los tipos de trabajo también se imprimen en el detalle de la orden.

Campos de la pantalla

Código: Código único que identifica un tipo de trabajo. Nombre: Nombre del tipo de trabajo.

Definición: Explicación detallada u observaciones del tipo de trabajo.

Tiempo: Tiempo teórico orientativo que se asigna al introducir el tipo de trabajo en el detalle de trabajos de la orden de taller.

Botones

Navegación : Permite navegar secuencialmente por orden de código entre los tipos de trabajo datos de alta en la aplicación.

: Imprime la lista de tipos de trabajos existentes en la aplicación, código y nombre. Borrar: Borra el tipo de trabajo actual. Disponible únicamente en modo de consulta.

Nuevo: Limpia los campos de la pantalla para permitir introducir un nuevo tipo o buscar uno existente. Editar: Cambia la pantalla del modo de consulta al modo de edición.

Aceptar: Graba los datos introducidos y cambia la pantalla del modo de edición al modo de consulta. Cancelar: Cambia al modo de consulta desechando las últimas modificaciones de los datos. Sólo está disponible en modo de edición.

Salir: Cierra la pantalla. Sólo está disponible en modo de consulta.

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3.1.7. Tipos de imputaciones

Los tipos de imputaciones indican a quien hay que facturar la reparación de la orden de taller. Puede ser a la compañía de seguros en el caso de un siniestro, a la compañía y al cliente en un siniestro con franquicia, o al cliente.

También implica un precio por hora, según se ha visto en el capítulo Precio de imputaciones por marca del mantenimiento de Marcas de vehículos.

Para trabajar con imputaciones hay que activar la opción de configuración de talleres Utilizar tipos de imputaciones en las órdenes de taller.

Hay cuatro clases de tipos de imputaciones: Cliente, varios, siniestro y garantía. En el capítulo Generar el albarán de venta de la orden se explica la influencia de cada clase.

 Cliente: No permite marcar la opción Siniestro en la orden. Activa el funcionamiento estándar de la orden. Se aplica a clientes concretos con los que hemos pactado precios especiales o que por cualquier otro motivo queremos diferenciarlos de los clientes generales.

 Varios: A nivel de la orden funciona igual que la opción cliente. Se aplica a los clientes en general con los que no hay ningún trato especial.

 Siniestro: No se puede generar el albarán de venta directamente. La orden se factura a la compañía de seguros. Si hay franquicia (ver Tasación por siniestro) se generan dos facturas: Al cliente por la franquicia y a la compañía de seguros. Al introducir un tipo de imputación Siniestro en la orden de taller se marca automáticamente la opción Siniestro.

 Garantía: La orden de taller con tipo de imputación por garantía no se factura, por lo tanto no genera ni albarán de venta ni factura. En el botón Generar de la orden de taller se activa la opción “Regularización de material” para generar un albarán de regularización para dar de baja los artículos aplicados al material de la orden.

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3.1.8. Tipos de siniestros

Los tipos de siniestros son las definiciones de los trabajos que se asignan en la tasación del siniestro de la orden de taller marcada como Siniestro. Estas definiciones se añaden al detalle de la factura de la compañía de seguros.

Campos de la pantalla

Código: Código único que identifica un tipo de siniestro. Nombre: Nombre del tipo de siniestro.

Orden: Número de orden de la línea del tipo de siniestro al generar la factura.

Cuenta: Cuenta contable a la que se aplican las ventas de las facturas de las compañías de seguro según el tipo de siniestro.

Botones

Navegación : Permite navegar secuencialmente por orden del código entre los tipos de siniestros datos de alta en la aplicación.

: Imprime la lista de tipos de siniestros existentes en la aplicación.

Borrar: Borra el tipo de siniestro actual. Disponible únicamente en modo de consulta.

Nuevo: Limpia los campos de la pantalla para permitir introducir un nuevo tipo o buscar uno existente. Editar: Cambia la pantalla del modo de consulta al modo de edición.

Aceptar: Graba los datos introducidos y cambia la pantalla del modo de edición a modo de consulta. Cancelar: Cambia a modo de consulta desechando las últimas modificaciones de los datos. Sólo está disponible en modo de edición.

Salir: Cierra la pantalla. Sólo está disponible en modo de consulta.

3.1.9. Tipos de mantenimientos de vehículos

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Los tipos de mantenimientos por vehículos se asignan a los vehículos y sirven para controlar las futuras revisiones del vehículo desde la orden de taller.

A cada tipo se asigna una serie de tareas con los kilómetros, el margen y las observaciones por tarea. En la columna Kilómetros se indica el número de kilómetros del vehículo al entrar la orden de taller a partir del cual se mostrará el aviso del control de mantenimientos.

En la columna Margen se indican la cantidad de kilómetros por defecto respecto del valor de la columna Kilómetros para mostrar el aviso de control de mantenimientos.

Por ejemplo: En el tipo de mantenimientos de vehículos tenemos una tarea con 40000 km y 1000 de margen. Asignamos este tipo a un vehículo. Cuando el vehículo entra al taller, si tiene 39.000 km o más aparece el aviso del control de mantenimientos para esta tarea. En el aviso puede haber más de una tarea. El usuario puede marcar las tareas como realizadas para diferenciarlas de las que están pendientes.

3.1.10. Mantenimiento de técnicos

En el mantenimiento de técnicos se dan de alta en la aplicación los técnicos a los que se pueden asignar las órdenes de taller. A cada técnico se le asigna un artículo y un precio que se utilizarán para albaranar y facturar los gastos de las horas de las reparaciones y los kilómetros de los desplazamientos de acuerdo a los criterios especificados en el apartado Funcionamiento de precios de coste y de venta de los servicios y órdenes de trabajo que se encuentra en el anexo de este manual.

Campos de la pantalla

Ilustración 20. Mantenimiento de tipos de mantenimientos de vehículos

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Artículo km: Código del artículo al que se asignan los kilómetros recorridos por el vehículo del técnico en sus desplazamientos por motivo de las órdenes de taller en el albarán de venta.

Precio de coste horas: Precio de coste que se aplica por hora del técnico en la orden para calcular el coste total y el beneficio.

Precio de coste Kms: Precio de coste que se aplica por kilómetro en la orden para calcular el coste total y el beneficio.

Ruta: Ruta asignada al técnico.

Zona: Zona del técnico dentro de la ruta.

Horas: Cantidad de horas diarias de trabajo del técnico. Mañana: Horario matinal del técnico.

Tarde: Horario del técnico por la tarde.

3.1.11. Mantenimiento de empleados

En el mantenimiento de empleados se dan de alta los empleados en la aplicación. Los empleados se relacionan con los técnicos cuando se trabaja con el control avanzado de horas. Se puede considerar como una ampliación de las características asignadas a los técnicos.

Campos de la pantalla

Código: Código del empleado. Permite la captura de un código existente con el botón de consulta F4. Nombre: Nombre del empleado.

Categoría: Categoría del empleado.

Precio hora: No se utiliza con talleres mecánicos. Precio Km: No se utiliza con talleres mecánicos. Móvil: Número de teléfono móvil del empleado. E-mail: Cuenta de correo electrónico del empleado.

Vehículo: Matrícula del vehículo con el que el empleado realiza los desplazamientos de trabajo.

Foto: Ruta del fichero de la foto del empleado. Ésta se muestra en la parte superior derecha de la pantalla. Horas: Botón que presenta el Listado de horas de empleado.

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Observación: Botón que abre la pantalla en la que se pueden introducir las observaciones del empleado. : Botonera de navegación secuencial entre las fichas de los empleados ordenado por código. : Imprime la lista de empleados con el código y el nombre.

Borrar: Botón mediante el cual se puede borrar la ficha del empleado que aparece en la pantalla. Nuevo: Botón que limpia el contenido de los campos de la pantalla para la introducción de un nuevo empleado o la consulta de uno existente.

Editar / Aceptar: Al pulsar el botón Editar la pantalla cambia a modo de edición durante el se pueden introducir y modificar los datos, se cambia el nombre del botón por Aceptar y se habilita el botón Cancelar. Al pulsar el botón Aceptar se graban los datos introducidos o modificados y la pantalla vuelve al modo de consulta en el cual no se pueden modificar los datos.

Cancelar: Anula las últimas modificaciones realizadas en los datos y cambia la pantalla a modo de consulta. Salir: Solamente está habilitado en modo de consulta. Cierra la pantalla.

3.2. Orden de taller

La pantalla de Entrada de órdenes de trabajo (taller) es el punto de partida para introducir toda la información referente a la reparación de un vehículo: desde la recepción del vehículo, las horas de los técnicos, los materiales utilizados y finalmente registrar los movimientos de stock del material y realizar la facturación.

Una orden de taller puede ser una reparación estándar o un siniestro. Según el tipo de orden se albarana, factura y gestiona el movimiento de stock del material de una forma distinta.

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Campos de la pantalla

Nº de orden: Según la configuración del módulo Servicios el número de la orden puede estar compuesto por una letra y el número o sólo por el número. Al pulsar la tecla Enter en el campo Nº de orden se obtiene automáticamente el siguiente número a partir del contador, teniendo en cuenta si se trabaja con letras en la orden o no.

: Botón de consulta, equivale a pulsar la tecla F4 cuando el cursor está en el campo Nº de orden. Presenta la lista de números de orden existentes en la aplicación de la cual se puede seleccionar uno para mostrar los datos de la orden en la pantalla.

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Fecha entrada: Fecha de introducción de la orden o de entrada del vehículo al taller. El programa introduce automáticamente la fecha actual. El usuario la puede introducir manualmente o seleccionando una fecha mediante el botón .

Fecha salida: Fecha de salida del vehículo del taller y de finalización de la orden. Llevado por: Nombre de la persona que realiza la entrega del vehículo.

Urgente: Indica si la orden de taller es urgente.

Estimación Rep: Por medio de este botón accedemos al formulario para definir los datos estimados de reparación de la orden: el tiempo, el operario y la fecha. La pantalla de entrada de órdenes de trabajo tiene que estar en modo edición para poder modificar los datos de estimación. Con el botón Gráfica de estado de reparación se puede consultar la Gráfica de previsión de órdenes de trabajo, la misma que con el botón Gantt de la pantalla de la orden, comentado más adelante en este capítulo.

P.Entrega: Fecha prevista de entrega del vehículo. Se calcula automáticamente para tres días después de la fecha de entrada. El usuario la puede introducir manualmente.

Kilometraje: Número de kilómetros que tiene el vehículo en el momento de la entrada al taller. Cuando se cierra la orden se graba este valor en la ficha del vehículo. A partir de este dato el programa realiza el control de revisiones según el tipo de mantenimiento asignado al vehículo de la orden. Ver mantenimiento de tipos de mantenimiento de vehículos.

Imputación: Código del tipo de imputación de la orden cuando se trata de un siniestro.

Seguro: Código de la compañía de seguros. Este campo es informativo y corresponde al mantenimiento de compañías de crédito o de seguro.

Siniestro: Indica si la orden es un siniestro. Es obligatorio introducir el tipo de imputación para tratar la orden como un siniestro.

: Abre la pantalla de Tasación del siniestro en la que se introducen los datos necesarios para facturar la orden a la compañía de seguros y la franquicia al cliente.

Peritaje: Número de peritaje. Se utiliza cuando se trata de un siniestro. Se añade al albarán de venta como una línea de comentario cuando se genera el albarán para la compañía de seguros.

CLIENTE: Muestra los datos del cliente de la orden.

 Código: Código del cliente. Es el mismo cliente que el asignado al vehículo. Hay diferentes maneras de introducir el código del cliente:

 Escribiendo directamente el código del cliente.

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 : Botón de mantenimiento de clientes, equivale a pulsar la tecla F5. Presenta la pantalla del mantenimiento de clientes.

 Al introducir el cliente de la orden se muestran los siguientes datos de sólo lectura: CIF, nombre, dirección, código postal, población, provincia y teléfono.

 : Consultar direcciones del cliente. Muestra la lista de direcciones del cliente permitiendo seleccionar la dirección para la orden.

 Observaciones: Muestra el contenido del problema de la orden.

 Vehículo: Matrícula del vehículo. Debe tener asignado el mismo código de cliente de la orden. El botón de consulta F4 muestra los vehículos del cliente de la orden. Según la configuración de la opción Títulos vehículos al introducir un vehículo se muestran los datos del mismo en la parte inferior de la pantalla de la orden.

Observaciones: Muestra las observaciones de la orden. Cuando se trabaja con detalle de trabajos a realizar muestra los trabajos y la solución de la orden.

Llevado por cliente / Entrada por Servicio Técnico: Campo obligatorio en el que se indica si el vehículo ha sido llevado al taller por el cliente o por el servicio técnico.

Entrado por: Código del técnico que registra la orden de taller. Campo obligatorio. Agencia: Código de la agencia de transportes que lleva el vehículo al taller.

Nº Expedición: Número de expedición o referencia de la entrega del vehículo por la agencia.

Recogida cliente / Entregará Servicio Técnico: Campo obligatorio. Especifica si el vehículo lo recogerá el cliente o será entregado por el servicio técnico.

Salida por: Código del técnico que realiza la entrega del vehículo.

Agencia: Código de la agencia de transportes que recoge el vehículo del taller al finalizar la reparación. Nº Expedición: Número de expedición o referencia de la recogida del vehículo por la agencia.

Artículo / Serie: Código del artículo o serie (si la empresa trabaja con series de artículos) que se va a reparar. Puede ser un componente (seriado o no) del vehículo que está dado de alta en la aplicación como artículo o serie.

Externo: Artículo o serie que se va a reparar que no existe en la aplicación.

Garantía: Fecha en la que se genera el albarán de regularización del material de la orden de taller con tipo de imputación por garantía.

Terminada: Indica si la orden está finalizada o no. La orden terminada queda lista para generar el albarán de venta y hacer la factura.

No se puede terminar una orden si no hay horas imputadas o si tiene tramos de horas de operario sin cerrar. Una vez terminada una orden no se podrán introducir ni modificar horas o materiales.

No se puede albaranar o facturar una orden de taller no terminada.

Garantía: Indica si la orden de taller tiene garantía según el tipo de imputación asignado.

En el siguiente apartado de la pantalla se registran los trabajos y soluciones de la orden. Según la opción de configuración del módulo Trabajos en la orden de taller en forma detallada hay dos posibles formatos:

 Sin activar aparecen los campos Problema y Solución.

Problema: Explicación del motivo de la entrada del vehículo en el taller. Solución: Detalle de las actuaciones realizadas en el vehículo.

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Estos datos se pueden codificar en el Mantenimiento de averías y en el Mantenimiento de problemas, respectivamente, que se encuentran en el menú Archivo del módulo de Servicios.

Con el botón (tecla F4) aparece la lista de averías o problemas definidos. Al seleccionar uno se introduce en el campo Problema o Solución, también se puede escribir el código directamente. Al pulsar Enter sobre este campo, el contenido de la descripción

correspondiente al código se inserta en la descripción del problema o solución de la orden. En el caso de que ya exista información el programa solicita la confirmación del usuario para añadir, sobrescribir o cancelar el texto. De esta forma se agiliza la introducción de estos datos.

Con el botón (tecla F5) aparece el mantenimiento de Averías o Soluciones, respectivamente, desde donde se pueden dar de alta, modificar o borrar estas definiciones.

 Cuando está activada aparece el Detalle de trabajos a realizar comentado más adelante.

PRÓXIMA REVISIÓN: Al finalizar una orden, en la misma pantalla podemos indicar los kilómetros y la fecha de la próxima revisión. Hay que activar la opción Próxima revisión para poder introducir estos datos.

 Km Revisión: Número de kilómetros que debe alcanzar el vehículo para pasar la siguiente revisión. Al terminar la orden se graba en la ficha del vehículo.

 P. Revisión: Fecha prevista para la nueva revisión. Al terminar la orden se graba en la ficha del vehículo.

 Mantenimiento: Muestra el importe total de las cuotas del cliente vigentes en la fecha de entrada de la orden.

Km revisión y P. revisión de la ficha del vehículo se utilizan en el listado de llamadas con el fin de controlar las futuras revisiones de los vehículos.

Documentos: Muestra la lista de los documentos relacionados con la orden de taller: Albaranes y facturas de venta, albarán de regularización, con un botón para navegar a cada uno. Estos documentos

pertenecen a la empresa cuyo código se encuentra en el campo Empresa de la parte inferior de la pantalla. Al pulsar el botón flecha que hay a la derecha, si existen, se muestra el número de los documentos presupuesto, albarán del cliente y depósito asociados a la orden.

 Presup.: Número de presupuesto de venta relacionado con la orden.

 Albarán: Número y ejercicio del albarán de venta relacionado con la orden.

 Depósito: Número del depósito de venta relacionado con la orden.

En la parte inferior derecha se muestra un resumen de los conceptos e importes a cobrar de la orden: Mano de obra: Importe acumulado del coste de la mano de obra empleada en la reparación.

Materiales: Lista de los materiales con su coste utilizados en reparación y el total acumulado del coste de los materiales de la orden.

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Notas bultos : Botón para introducir las observaciones acerca de los bultos.

: Imprime una etiqueta por cada bulto con el código del cliente, el número de la orden y los bultos. El formato de impresión se llama Etibulto.lbx y se encuentra en la carpeta

c:\ew800term\reports\serveis\etiquetas\ del terminal de Eurowin.

Comentar con: Nombre de la persona de contacto del vehículo en la orden. Factura: Número de factura de la orden.

Horas: Cantidad total de horas de la orden a facturar. Si se trabaja con la opción Baremo es la suma de la columna T.Baremo de la entrada de horas del técnico. Si no, es la suma del Tiempo (diferencia entre la hora de inicio y la de fin).

Importe horas: Importe total del coste de las horas, kilómetros y dietas de la orden. Ver el funcionamiento de los precios de coste en el anexo de este manual.

Material: Coste del material aplicado a la orden.

Presupuesto: Importe del presupuesto de la orden (no confundir con el presupuesto de venta relacionado). Beneficio: Antes de generar el albarán de venta muestra la diferencia entre el importe del presupuesto de la orden y el coste total (suma del coste del material más el importe de las horas). Después de generar el albarán de venta es la diferencia entre el importe del albarán y el coste total de la orden.

Total Albarán: Importe total del albarán de venta creado a partir de la orden de taller.

Teniendo activada la opción “Mostrar datos en documentos de venta” de la pantalla de configuración Títulos vehículos aparecen los campos señalados en la misma.

Botones

Ver doc: Muestra un menú con tres opciones (albarán, depósito, presupuesto) para navegar al

documento de venta asociado a la orden de taller. Sólo están activas las opciones de los documentos que existen.

Factura: Permite facturar el albarán de venta de la orden. Solamente está disponible cuando la orden está terminada y no facturada. Cuando la orden es un siniestro permite generar la factura del siniestro. En el apartado Generar albarán y factura de la orden de taller más adelante en este capítulo se explica el

funcionamiento.

Generar: Muestra un menú con tres opciones para generar el documento de venta asociado a la orden, siempre que no exista el documento asociado:

 Albarán de venta: Genera el albarán de venta de la orden. Está disponible cuando la orden está terminada. Con un tipo de imputación Siniestro no se puede generar el albarán desde aquí. En el apartado Generar el albarán de venta de la orden más adelante en este capítulo se explica el funcionamiento.

 Depósito de venta: Está habilitado cuando no hay ningún depósito asignado a la orden. Crea un depósito sin líneas y abre la pantalla del depósito para que el usuario pueda introducir los artículos.

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Horas: Abre la pantalla de Técnicos de la orden en la que se deben introducir las horas, kilómetros y dietas de los técnicos relacionados con la orden.

Material: Abre la pantalla Material de la orden para registrar todos los artículos utilizados en la orden.

Presup: Abre la pantalla Presupuesto de la orden en la que se introducen los artículos que se prevé utilizar en la orden. Es distinto del presupuesto de venta.

Gantt: Abre la pantalla de Gráficas de previsión de órdenes de trabajo la cual muestra la gráfica de previsión del tiempo de resolución de la orden.

Listado: Muestra el listado de órdenes de trabajo.

Etiqueta: Imprime una etiqueta de la orden. Esta etiqueta se puede adaptar a las necesidades del usuario creando distintos formatos para elegir a la hora de imprimir.

Notas: Abre la pantalla de introducción de observaciones para la orden. Éstas se pueden grabar con formato pulsando el botón “Aceptar” o sin formato pulsando el botón “Aceptar como ASCII”.

Imprimir: Imprime la orden en uno de los dos formatos disponibles:

 Hoja Entrada Reparación: Hoja que debe firmar el cliente para dar su conformidad.

 Hoja Fin Reparación. Se imprime al finalizar la orden. Contiene los datos de la orden, el material y las horas de los técnicos.

Ofrece la posibilidad de indicar el número de copias a imprimir, si se desea exportar el documento a un formato electrónico o enviarlo por correo electrónico en formato PDF.

Presup: Muestra la pantalla Presupuestos del cliente en la que aparecen los distintos presupuestos del cliente con el fin de importar los artículos del presupuesto seleccionado como material de la orden actual.

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Editar / Aceptar: El botón Editar cambia la pantalla de modo de consulta a edición para poder modificar los datos de la misma. El botón Aceptar graba las últimas modificaciones introducidas en los datos y cambia de modo de edición a modo de consulta.

Cancel: Anula las modificaciones realizadas en la orden desde la última edición. Sólo está habilitado en modo de edición. Cambia el estado de la pantalla de modo de edición a modo de consulta.

Navegación: Permite navegar entre las órdenes de taller registradas en la aplicación de forma secuencial por orden del código.

Salir: Cierra la pantalla de entrada de órdenes de trabajo. Sólo está habilitado en modo de consulta.

En modo de edición solamente están activos los botones Gantt, Listado, Aceptar y Cancel.

En modo de consulta están habilitados todos los botones excepto Cancel y el botón Factura que está disponible cuando la orden está terminada y no facturada.

3.2.1. Procesos a realizar sobre la orden de taller

En este subcapítulo se explican tres procesos relacionados directamente con la orden de taller:

 Entrada detallada de trabajos a realizar

 Generar albarán y factura de venta

 Entrada de los datos de la tasación por siniestro.

3.2.1.1. Detalle de trabajos a realizar

La entrada detallada de trabajos a realizar en la orden de taller permite introducir de forma rápida y concreta las tareas de la orden, especificando la duración de cada una y la solución.

Los trabajos que se pueden capturar aquí se codifican en el mantenimiento de Tipos de trabajos.

Datos a introducir

Trabajo: Código del tipo de trabajo. Se puede introducir directamente o capturarlo mediante la tecla F4 de consulta de tipos de trabajos.

Definición: Nombre del tipo de trabajo introducido. No se puede modificar.

Tiempo: Duración del trabajo. Captura automáticamente el tiempo teórico del tipo de trabajo. El usuario lo puede modificar.

Solución: Trabajo realizado. Se puede introducir directamente.

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Botones

: Botones de consulta F4 y mantenimiento F5 del tipo de trabajo para capturar o consultar el mantenimiento del tipo de la línea actual.

Insertar línea: Añade una línea al final en la parrilla. Borrar línea: Borra la línea actual de la parrilla.

Solución: Abre la pantalla para introducir la solución de la línea actual.

Total tiempo: Muestra la suma de la columna Tiempo.

3.2.1.2. Generar el albarán y la factura de venta de la orden taller

Para generar el albarán y la factura de venta de una orden de taller, ésta debe estar terminada.

La generación del albarán de venta depende de si se trata de un siniestro o no. Una orden de taller es un siniestro si tiene asignado un tipo de imputación y tiene marcada la opción Siniestro.

El albarán de venta de una orden de taller estándar (sin tipo de imputación o con tipo de imputación cliente o varios) se puede crear pulsando el botón Generar > Albarán de venta. Cuando es un siniestro, el albarán de crea automáticamente al facturar la orden.

El tipo de imputación es el que indica cómo se albarana y factura la orden de siniestro:

Cliente / Varios

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Los artículos del material de la orden se incluyen directamente en el albarán por lo que el movimiento de stock se realiza de forma estándar.

Se asignan los precios de venta según la configuración del cliente y del módulo de servicios, ver

funcionamiento de precios de coste y de venta de los servicios y órdenes en el anexo de este manual. Si hay descuentos en el material de la orden se traspasan al albarán.

La información de los trabajos realizados también queda reflejada en el albarán de venta. No se puede generar el albarán de una orden que tiene tramos de horas de operario sin cerrar.

Si la orden está terminada, después de generar el albarán se habilita el botón Factura con el cual se factura el albarán de venta asociado.

En la factura se añade una línea más de comentario con el bastidor del vehículo.

Siniestro

No se puede generar el albarán de venta directamente. Al facturar se crea un albarán de venta especial para la compañía de seguros con la información registrada en la Tasación por siniestro de la orden:

Código de cliente: El de la compañía. Líneas de comentario:

Número de la orden de taller. Número de peritaje.

Número de póliza.

Líneas de artículos: Se añaden los tipos de siniestro como artículos sin codificar. Tipo de IVA.

Descuento por el importe de la franquicia, si existe.

Si hay franquicia se crea un segundo albarán de venta para el cliente por el importe de la franquicia. Los dos albaranes de la compañía y del cliente son con IVA incluido puesto que los importes de la tasación por siniestro incluyen el importe del IVA.

Los artículos del material de la orden se dan de baja del stock a través de un albarán de regularización que se crea automáticamente. En las observaciones del albarán de regularización se indican el número y el código del cliente de la orden.

Los dos albaranes quedan facturados automáticamente.

En la pantalla de la orden de taller aparece la lista de documentos asociados con los dos albaranes de venta, las dos facturas y el albarán de regularización con la

posibilidad de navegar a cada uno de ellos.

3.2.1.3. Tasación por siniestro

En la pantalla de tasación del siniestro hay que ingresar el detalle de la tasación de la reparación por siniestro, cada trabajo a realizar con el importe correspondiente.

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En la cabecera aparecen el número de la Orden de taller y el número de Peritaje. Hay que introducir los siguientes datos:

Póliza: Número de referencia del siniestro o número de póliza del seguro. Al hacer el albarán a una compañía de seguros se añade este número en una línea de comentario.

Cía. Seguros: Código de la ficha de cliente perteneciente a la compañía de seguros. Es el cliente de la factura.

Franquicia: Importe de la franquicia del seguro del cliente, con IVA incluido. Si existe, este importe se descuenta de la factura de la compañía y se genera una factura para el cliente con este importe. Fecha: Fecha del siniestro.

Tipo IVA: Tipo de IVA a aplicar a la factura de la compañía.

En el detalle de los trabajos:

Código: Código del tipo de siniestro.

Definición: Nombre del tipo de siniestro introducido. No se puede modificar. Importe: Importe del trabajo sin IVA.

: Muestra la lista de tipos de siniestros. Al aceptar captura el tipo seleccionado en la línea actual. : Presenta la pantalla del mantenimiento de tipos de siniestros.

Insertar: Añade una nueva línea a continuación de las existentes. Borrar: Borra la línea actual.

Calcula:

Subtotal: Acumulado del importe de las líneas.

IVA: Importe del IVA del subtotal según el tipo de IVA de la cabecera. Total: Importe total de la tasación con IVA incluido.

Botones:

Imprimir: Imprime el detalle de los trabajos de la tasación. Aceptar: Graba las últimas modificaciones y cierra la pantalla. Salir: Cierra la pantalla sin grabar las últimas modificaciones.

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Cuando la orden es de un siniestro y en la tasación se ha incluido el importe de franquicia, el programa crea dos facturas contables: Una para la compañía de seguros el importe total menos la franquicia y otra con el importe de la franquicia para el cliente.

3.2.2. Técnicos de la orden

La pantalla Técnicos de la orden sirve para registrar los gastos producidos por los técnicos en la resolución de la orden. Aparece al pulsar el botón Horas de la pantalla de la Orden de taller.

En la cabecera de la pantalla se muestran los datos de la orden: Número, fecha de entrada, fecha de salida, problema (avería), solución y los datos del cliente.

No se pueden modificar las horas de la orden cuando está terminada.

En el detalle hay que insertar los siguientes datos:

Técnico: Código del técnico. Se puede capturar con el botón de consulta o pulsando la tecla F4. Nombre del técnico: Muestra el nombre del técnico introducido en la columna anterior.

Fecha: Fecha de la actuación del técnico.

Hora inicial: Hora en que el técnico empieza a trabajar en la orden. Hora fin: Hora en la que el técnico acaba el trabajo de la orden.

Tiempo: Horas transcurridas entre la hora inicial y la final del registro. Lo calcula el programa y no se puede modificar directamente.

Km. Ini.: Contador de kilómetros del vehículo del técnico al iniciar el desplazamiento al lugar de la orden. Km. Fin: Número de kilómetros del contador del vehículo del técnico cuando termina la actuación en la orden en el periodo del registro, por ejemplo al llegar a la oficina tras finalizar la jornada laboral.

Dietas: Importe de las dietas.

T.Cuo.: Tipo de cuota del registro. Se puede capturar con el botón de consulta o la tecla F4. Es informativo. T.Baremo: Permite diferenciar las horas reales del técnico y las facturadas. En esta columna se tiene que introducir manualmente la cantidad de horas que se deben facturar a través del albarán de venta. Para trabajar con esta opción es necesario activar la opción ‘Usar Baremo’ en la Configuración del módulo de servicios.

Ilustración 28. Técnicos de la orden

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Botones

Consulta de técnicos: Muestra la lista de técnicos. Al aceptar asigna el técnico seleccionado a la línea actual.

Mantenimiento de técnicos: Presenta la pantalla del mantenimiento de técnicos. Insertar línea: Añade una nueva línea a continuación de las existentes.

Borrar línea: Borra la línea actual.

: Imprime las horas, kilómetros y dietas de los técnicos de la orden. : Borra todas las horas aplicadas de la orden.

: Graba los datos y cierra la pantalla. Las horas del técnico también se graban en el empleado relacionado.

: Anula las últimas modificaciones de los datos de la pantalla que no se han grabado y cierra la pantalla. Horas empl.: Abre la pantalla Entrada de horas de empleado del empleado asignado en la ficha del técnico. Muestra la información de la misma fecha que el registro seleccionado. Solamente aparece cuando se ha activado la opción de empresa: Mantenimiento de empresa > Cfg. Gestión > Opciones generales > Dept. Programación > Control de horas avanzado. El técnico en su ficha debe tener asignado un código de empleado.

3.2.3. Entrada de horas por empleado

La pantalla de Entrada de horas por empleado permite la introducción detallada de los gastos del técnico como son los datos de desplazamiento y los gastos realizados por el empleado asociado al técnico de la orden en un día de trabajo. Después de grabar las horas del técnico también aparecen en esta pantalla de entrada de horas del empleado que tiene asociado.

Aparece al pulsar el botón Hora empl de la pantalla "Técnicos de la orden".

En la cabecera de la pantalla hay que introducir el código del técnico y la fecha. Al navegar desde la pantalla de Técnicos de la orden estos dos datos se capturan automáticamente.

En la parte superior derecha se encuentran dos botones:

Cuadrar salidas: Captura la hora Fin cliente del registro anterior como hora de Salida. Imprimir: Imprime el informe detallado con los totales de horas del empleado.