CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN

Texto completo

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CÓDIGO

PROVEEDOR ENTRADA (Insumos) SALIDAS (Productos o servicios)

1. Ministerio de Salud

2. Secretaría Distrital de Salud

3, Todos los procesos

4. Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá-Archivo de Bogotá

1.1Grupo de estándares de acreditación de Gerencia de la Información y sus criterios

2.1 Directrices distritales y nacionales de comunicaciones

3.1 Estudio y análisis de las investigaciones de la entidad

4.1 Normatividad nacional y distrital con relación documental

• Plan de Gerencia de la Información • Plan de comunicaciones

• Plan de trabajo para el desarrollo y despliegue de las investigaciones

• Plan Institucional de Archivos (PINAR)

• Modelo de Gestión del conocimiento y aprendizaje organizacional

1. Alcaldía Mayor de Bogotá

2. Proceso de Direccionamiento Estratégico de la E.S.E

3. Diferentes Entes nacionales y distritales

1.1 Plan de Desarrollo Distrital para la vigencia

2.1 Plataforma Estratégica de la E.S.E

3.1 Normatividad nacional y distrital aplicable a la E. S.E

Plan Operativo Anual (POA) de Gestión del

Conocimiento Todos los procesos de la E.S.E

USUARIO/BENEFICIARIO

Todos los procesos de la E.S.E

VERSIÓN 2 VIGENCIA 2/19/2015

Realizar el Plan de Gestión del proceso

Alcance:

Abarca desde la planeación de la gestión de la información, de la comunicación, la investigación, de la gestión documental y el conocimiento hasta la implementación de las acciones correctivas y

preventivas para el mejoramiento continuo del Proceso de Gestión del Conocimiento y la Comunicación.

GC-CR-01

ACTIVIDADES DEL PROCESO

Objetivo:

Orientar los esfuerzos en la generación, explicitación y transmisión del conocimiento de forma eficiente y efectiva que cree y fortalezca las competencias en los colaboradores y potencie el cambio

organizacional y social impactando de forma positiva en la prestación de los servicios de salud mejorando los hábitos de vida saludable.

Tipo de Proceso

Transversal

Planeación de la gestión de la información, de la comunicación, la investigación, de la gestión documental y el conocimiento

Líder del Proceso:

Jefe Oficina Asesora de Planeación

CARACTERIZACIÓN

CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN

1. Todos los procesos de la E.S.E

2. Proceso de Gestión de Recursos de la E.S.E

3. ICONTEC

1.1 Datos asistenciales y administrativos obtenidos en la ejecución de las actividades de la entidad

1.2 Información generada a partir de la atención en salud intramural y extramural

1.3 Información de la satisfacción de los usuarios, colaboradores y partes interesadas

1.4 Información de la gestión de cada área, sede o centro

1.5 Situación actual de la seguridad de la información

1.6 Solicitudes de necesidades de mejora o desarrollo de componentes de un sistema de información

2.1 Medios materiales o físicos de TIC (Servidores, equipos, periféricos, impresoras, escáneres, módems, switches, routers, etc.)

3.1 Estándares relacionados al tema (NTC-ISO/IEC 27001 y 27002)

• Políticas de operación

• Lineamientos para el tratamiento y almacenamiento de la información

• Canales o Mecanismos de procesamiento y transmisión oficiales de comunicación de la E.S.E

• Tablero de indicadores de mando • Informe de los RIPS

• Software o módulo desarrollado y/o contratado a proveedor implementado y con soporte

• Controles de seguridad de la información

1. Entidades-Personas naturales

2. ISO/IEC

3. ICONTEC

4. Todos los procesos de la E.S.E

1.1 Oficio o documento externo

2.1 Estándares nacionales e

internacionales de gestión de calidad y documental

3.1 Normas técnicas de estandarización de documentos

4.1 Necesidad de crear una unidad de información con datos relevantes para la toma de decisión

• Directrices para la elaboración y emisión de documentos de la estructura documental de la E.S.E

• Constancia de documento recepcionado • Comunicados oficiales de trámite de documentos

• Respuesta a peticiones

• Directrices para la organización de los documentos creados o recepcionados

• Directrices para la conservación de documentos en el archivo de gestión

• Documentos conservados en el archivo central • Documento para consulta

• Documento conservado permanente en

• Todos los procesos de la E.S.E

• Colaboradores de la E.S.E • Usuarios de la E.S.E, terceras personas naturales o jurídicas • Entes externos reguladores Desarrollar las etapas del ciclo de la gestión

documental de la entidad

Ejecutar las actividades del Plan de Gerencia de la Información

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN

1. Todos los procesos de la E.S.E

1.1 Necesidades de comunicación

1.2 Información resultado de testimonios y entrevista

1.3 Información de planes, programas, estrategias y acciones de la E.S.E

• Campañas institucionales internas y externas, piezas comunicaciones, boletines de prensa, elementos multimedia y cuñas promocionales, artículos de noticias web (Intranet y Página Web)

1. Todos los procesos de la E.S.E 1.1 Necesidades en investigaciones

• Campañas de incentivo para participación activa en concursos, congresos, convocatorias, debates, jornadas, premios, programas, simposios, becas, publicaciones y modelos y consulta de Bases de datos de investigaciones de la Secretaría Distrital de Salud,

1. Colaboradores de la E.S.E

2. Entidades reguladoras del sector salud, centros de investigación.

3. Todos los procesos de la E.S.E

1.1 Lecciones aprendidas y Experiencia

2.1 Información técnica y científica del sector salud

3.1 Información Institucional

• Capacitaciones presenciales y virtuales para todos los colaboradores y usuarios

• Avances en la investigación en salud

1. Colaboradores de la E.S.E

2. Usuarios de la E.S.E

Percepción sobre la comunicación institucional respecto a unos criterios definidos

• Informe del nivel de efectividad de la comunicación institucional a nivel interno y externo

1. Todos los procesos y dependencias de la ESE.

1.1 Diagnóstico de estado actual de la Cultura Organizacional en la ESE

• Informe de Encuesta de Percepción de la Cultura Organizacional.

• Plan de Intervención articulado con los demás planes y programas del proceso.

1. Proceso Seguimiento, evaluación

y mejora 1.1 Mapa de riesgos • Plan de manejo de riesgos con seguimiento

1. Proceso de Seguimiento, evaluación y mejora

2. Entes que regulan y controlan la entidad 3. Servicio al ciudadano 4. Direccionamiento Estratégico 5. Gestión de Recursos 6. Subgerencias Administrativa y Financiera

7. Demás fuentes contempladas en el procedimiento de gestión para la mejora

No conformidades/Hallazgos • Plan de mejoramiento individual o del proceso

Implementar acciones correctivas y preventivas para el mejoramiento continuo del Proceso de Gestión del Conocimiento y la Comunicación

• Proceso de Gestión para personas • Comité de Gerencia, todos los procesos de la ESE.

• Todos los procesos

Evaluar los riesgos del proceso respecto a la efectividad de los controles existentes y el plan de manejo establecido

Ejecutar las acciones del Plan de Comunicaciones

• Usuarios de la E.S.E. • Colaboradores de la E.S.E • Demás Partes interesadas de la entidad (Stakeholders)

Implementar estrategias para la producción de nuevas investigaciones y socialización de investigaciones en desarrollo del sector salud

• Todos los colaboradores y usuarios de la E.S.E

• Todos los procesos de la E.S.E

• Proceso Seguimiento, evaluación y mejora

•Proceso de Direccionamiento Estratégico

• Proceso de Seguimiento evaluación y mejora

Despliegue e implementación del modelo de aprendizaje organizacional

Evaluar el impacto de las estrategias y medios de comunicación

Gestionar la Cultura Organizacional.

A

V

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN

DEPENDENCIAS O AREAS

RELACIONADAS PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS

INTERACCION CON OTROS

PROCESOS PROCEDIMIENTOS GENERALES

Caracterización de Proceso Firmado Indicadores del proceso

Matriz de riesgos

Caracterización de productos y servicios

Tabla de Retención Documental Plan estratégico institucional Plan Operativo del proceso Normograma

Recursos del proceso Activos de Información

REQUISITOS DEL CLIENTE (Usuario/beneficiario y Cliente Interno) POLITICAS DE OPERACIÓN

DOCUMENTOS ASOCIADOS REQUISITOS DE LA NORMA RELACIONADOS

1. NTC GP-1000:2009 / NTC - ISO 9001:2008

4,1 Generalidades

4,2,1 Gestión Documental (Generalidades numerales c, d y e) 4,2,3 Control de documentos

4,2,4 Control de registros

5,1 Compromiso de la dirección (Numeral a) 5,5,3 Comunicación interna

7,2,3 Comunicación con los clientes

8,2,3 Seguimiento y medición de los procesos 8,5,2 Acciones correctivas 8,5,3 Acciones preventivas 2. NTC - ISO 14001:2004 4,1 Requisitos generales 4,3,1 Aspectos ambientales 4,4,3 Comunicación 4,4,4 Documentación 4,4,5 Control de documentos 4,4,6 Control operacional

4,4,7 Preparación y respuesta ante emergencias

4,5,3 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva 4,5,4 Control de registros

3. NTC - OHSAS 18001:2007

4,1 Requisitos generales

4,4,3 Comunicación, participación y consulta 4,4,3,1 Comunicación

4,4,4 Documentación

4,4,5 Control de documentos 4,4,6 Control operacional

4,4,7 Preparación y respuesta ante emergencias

4,5,3,2 No conformidad, acción correctiva y acción preventiva 4,5,4 Control de registros

4. NTD -SIG 001:2011

4,2,1 Planificación de los procesos (numeral d)

4.2.4 Planeación Documental para el Sistema Integrado de Gestión 4.2.7 Planificación de la comunicación y participación

5,1 Procedimientos documentados y registros en el sistema integrado de gestión 5,2 Controles operacionales del sistema integrado de gestión

5,5 Preparación y respuesta ante emergencias 5,6 Comunicaciones

6,8 Seguimiento y monitoreo de los procesos

6,11 Seguimiento y monitoreo de la seguridad de la información 6,12 Seguimiento y monitoreo de la gestión documental

7,2 Acciones de mejora 7,3 Acciones correctivas 7,4 Acciones preventivas * El área de comunicaciones como

encargada del despliegue de la información de la gestión a las partes interesadas.

* El área de Archivo que establece los lineamientos para la gestión documental en la entidad

* El área de Sistemas como oficina que esta a cargo de los sistemas de información de la E.S.E que apalancan todas las actividades

* El área de Planeación desde las líneas del sistema de información geográfico, la investigación, la gestión de la cultura organizacional y el aprendizaje organizacional en coordinación con el área de Talento Humano

Ver procedimientos relacionados en el botón del proceso que se encuentra en el mapa de procesos de primer nivel en la intranet

GUIA DE TRAMITES Solo aplica para procesos misionales

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN

Todos los procesos como proveedores y

beneficiarios de las actividades del presente proceso

Ver procedimientos generales en el vinculo de qué es el SIG de la intranet

Las políticas de operación del proceso están descrita en cada uno de los procedimientos relacionados.

Caracterización de Proceso Firmado Indicadores del proceso

Matriz de riesgos

Caracterización de productos y servicios

Tabla de Retención Documental Plan estratégico institucional Plan Operativo del proceso Normograma

Recursos del proceso Activos de Información

Los requisitos del cliente están descritos en la caracterización de productos y servicios de cada proceso

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CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO Y LA COMUNICACIÓN

Nombre(s) y Cargo (s)

Firmas

Revisó

Sandra Patricia Ome López

Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

Leonardo López Avila

Referente de Normalización

Aprobó

Sandra Patricia Ome López

Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

Elaboró

Sandra Patricia Ome López

Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

Juan Carlos Mantilla

Jefe de la Oficina de Talento Humano

Luisa Liliana Cartagena

Referente SIGA

Leopoldo Sánchez Álzate

Profesional Universitario Sistemas

Olga Lucía Solano Delgadillo

Profesional de Comunicaciones

Girlesa Buitrago

Referente Aprendizaje Organizacional-GIS

Wilian Torres Monrras

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