Aplicación del modelo de procesos de negocio usando Business Process Management (BPM) en la Institución Educativa Privada “Excelencia” de nivel secundario en la provincia de Chiclayo, Lambayeque a través de un BPMS (Business Process Management Suite)

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(1)Universidad Nacional “Pedro Ruiz Gallo” Facultad de Ingeniería Civil, de Sistemas y Arquitectura Escuela Profesional de Ingeniería de Sistemas. APLICACIÓN DEL MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO USANDO BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PRIVADA “EXCELENCIA” DE NIVEL SECUNDARIO EN LA PROVINCIA DE CHICLAYO, LAMBAYEQUE A TRAVÉS DE UN BPMS (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE) Tesis para optar el título profesional de Ingeniero de Sistemas. Autor: Christian Mauricio Campos Risco. Asesor: Ing. Alberto Enrique Samillan Ayala. Lambayeque – Perú Setiembre del 2018.

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(3) APLICACIÓN DEL MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO USANDO BUSINESS PROCESS MANAGEMENT (BPM) EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA PRIVADA “EXCELENCIA” DE NIVEL SECUNDARIO EN LA PROVINCIA DE CHICLAYO, LAMBAYEQUE A TRAVÉS DE UN BPMS (BUSINESS PROCESS MANAGEMENT SUITE).

(4) DEDICATORIA Esta tesis va dedicada a mis padres, que me apoyaron a lo largo de mi formación profesional siendo un soporte fundamental e irremplazable que me impulsó a seguir adelante día a día.. iv.

(5) AGRADECIMIENTO Quiero agradecer en primer lugar a Dios, que gracias a Él todo esto ha sido posible, también a mis amigos y colegas que durante los años de formación aprendimos y nos apoyamos entre nosotros, a mi asesor Ing. Alberto Enrique Samillan Ayala, por el apoyo brindado para culminar este trabajo. A la directora Carmen Aguinaga Doig por facilitar la información y a todo su personal disponible para culminar este trabajo.. v.

(6) TABLA DE CONTENIDO. CAPÍTULO I: INFORMACIÓN GENERAL ................................................................ 12 1.1. Título del proyecto ........................................................................................... 12. 1.2. Autor ................................................................................................................ 12. 1.3. Asesor .............................................................................................................. 12. 1.4. Lugar ................................................................................................................ 12. 1.4.1. Institución ................................................................................................. 12. 1.4.2. Locación ................................................................................................... 12. CAPÍTULO II: PLANTEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN ................................ 14 2.1. Situación Problemática .................................................................................... 14. 2.2. Formulación del problema de investigación .................................................... 16. 2.3. Hipótesis .......................................................................................................... 16. 2.4. Objetivos .......................................................................................................... 17. 2.4.1. Objetivo General....................................................................................... 17. 2.4.2. Objetivos Específicos ............................................................................... 17. CAPÍTULO III: DISEÑO TEÓRICO ............................................................................ 18 3.1. Antecedentes .................................................................................................... 18. 3.1.1. Nivel Local ............................................................................................... 18. 3.1.2. Nivel Nacional .......................................................................................... 21. 3.1.3. Nivel Internacional ................................................................................... 23. 3.2. Bases Teóricas ................................................................................................. 24. 3.2.1. Eficiencia .................................................................................................. 24. 3.2.2. Administración de la Calidad ................................................................... 24. 3.2.3. Gestión de la Calidad ................................................................................ 25. 3.2.4. Mejora de Procesos ................................................................................... 26. 3.2.5. Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management) ......... 27 vi.

(7) 3.2.6. Éxito de BPM ........................................................................................... 28. 3.2.7. Modelo y Notación de Procesos de Negocio (Business Process Model and. Notation) ................................................................................................................. 29 3.2.8. ¿Por qué es importante Modelar con BPMN? .......................................... 29. 3.2.9. Suite para la Gestión de Procesos de Negocio (Business Process. Management Suite) ................................................................................................. 30 3.2.10. Procesos de Negocio ................................................................................. 30. CAPÍTULO IV: DISEÑO METODOLÓGICO ............................................................. 31 4.1. Diseño de contrastación de Hipótesis .............................................................. 31. 4.1.1. Variables e Indicadores ............................................................................ 31. 4.1.2. Estrategia para la demostración de la Hipótesis ....................................... 32. 4.2. Población y Muestra ........................................................................................ 32. CAPÍTULO V: FASE DE ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL ....................... 34 5.1. Situación actual y antecedentes ....................................................................... 34. 5.1.1 5.2. Estructura Organizacional ........................................................................ 34. Análisis de los Procesos Actuales .................................................................... 35. 5.2.1. Requisitos de Alcance .............................................................................. 35. 5.2.2. Análisis de Procesos ................................................................................. 35. CAPÍTULO VI: FASE DE MODELADO DE LOS PROCESOS ACTUALES ........... 39 6.1. Modelamiento basado en BPMN ..................................................................... 39. 6.1.1. Gestionar Matrícula (MAT)...................................................................... 40. 6.1.2. Gestionar los Aprendizajes (APR) ........................................................... 46. 6.2. Captura de Métricas ......................................................................................... 73. 6.3. Simulación y Análisis de Resultados ............................................................... 73. CAPÍTULO VII: FASE DE DISEÑO DE LA PROPUESTA DE SOLUCIÓN E IMPLEMENTACIÓN .................................................................................................... 77 7.1. Selección de Procesos Pilotos para la Propuesta de Solución ......................... 77. 7.2. Análisis de Deficiencias de los Procesos Pilotos en la Situación Actual ........ 77 vii.

(8) 7.2.1. Deficiencias en el Proceso MAT1 ............................................................ 77. 7.2.2. Deficiencias en el Proceso MAT2 ............................................................ 79. 7.2.3. Deficiencias en el Proceso APR4 ............................................................. 80. 7.3. Modelo Propuesto ............................................................................................ 82. 7.3.1. Desarrollo de un sistema de información y Adquisiciones de Servicios .. 83. 7.3.2. Modificación de la Normativa actual ....................................................... 86. 7.3.3. Procesos de Negocio Propuestos en BPMN ............................................. 87. CAPÍTULO VIII: PRESENTACIÓN DE RESULTADOS ......................................... 101 8.1. Macroproceso MAT-P (MAT1-P y MAT2-P)............................................... 101. 8.1.1. Parte #1 ................................................................................................... 102. 8.1.2. Parte #2 ................................................................................................... 102. 8.1.3. Parte #3 ................................................................................................... 103. 8.1.4. Parte #4 ................................................................................................... 104. 8.1.5. Parte #5 ................................................................................................... 104. Resultados Macroproceso MAT-P ....................................................................... 104 8.2. Proceso APR4-P ............................................................................................ 108. 8.2.1. Subproceso APR4-01-P .......................................................................... 108. 8.2.2. Subproceso APR4-02-P .......................................................................... 109. Resultados Proceso APR4-P................................................................................. 110 CONCLUSIONES ........................................................................................................ 112 RECOMENDACIONES .............................................................................................. 113 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS/LINKOGRAFICAS ........................................ 114 ANEXO N° 1 - Ficha de Validación de Procesos ........................................................ 116 ANEXO N° 2 - Fichas de Validación de Mapas de Procesos de la Situación Actual .. 118 ANEXO N° 3 - Fichas de Capturas de Datos de Procesos ........................................... 141 ANEXO N° 4 - Simulación de la Situación Actual ...................................................... 175 ANEXO N° 5 - Fichas de Validación de Mapas de Procesos del Modelo Propuesto .. 258 viii.

(9) ÍNDICE DE ILUSTRACIONES. Ilustración 1 - Ciclo de Vida BPM ............................................................................... 28 Ilustración 2 - Diagrama BPMN - MAT1 ..................................................................... 40 Ilustración 3 - Diagrama BPMN - MAT1-01................................................................ 41 Ilustración 4 - Diagrama BPMN - MAT1-02................................................................ 42 Ilustración 5 - Diagrama BPMN - MAT1-03................................................................ 42 Ilustración 6 - Diagrama BPMN - MAT2 ..................................................................... 44 Ilustración 7 - Diagrama BPMN - APR1-01................................................................. 46 Ilustración 8 - Diagrama BPMN - APR1-02................................................................. 48 Ilustración 9 - Diagrama BPMN - APR1-03................................................................. 50 Ilustración 10 - Diagrama BPMN - APR1-04............................................................... 52 Ilustración 11 - Diagrama BPMN - APR2-01............................................................... 53 Ilustración 12 - Diagrama BPMN - APR2-02............................................................... 55 Ilustración 13 - Diagrama BPMN - APR2-03............................................................... 57 Ilustración 14 - Diagrama BPMN - APR3-01............................................................... 58 Ilustración 15 - Diagrama BPMN - APR4-01............................................................... 60 Ilustración 16 - Diagrama BPMN - APR4-02............................................................... 62 Ilustración 17 - Diagrama BPMN - APR4-03............................................................... 64 Ilustración 18 - Diagrama BPMN - APR4-04............................................................... 65 Ilustración 19 - Diagrama BPMN - APR5-01............................................................... 66 Ilustración 20 - Diagrama BPMN - APR5-02............................................................... 68 Ilustración 21 - Diagrama BPMN - APR5-03............................................................... 69 Ilustración 22 - Diagrama BPMN - APR5-04............................................................... 70 Ilustración 23 - Diagrama BPMN - APR5-05............................................................... 72 Ilustración 24 - Diagrama BPMN - MAT1-P ............................................................... 88 Ilustración 25 - Diagrama BPMN - MAT1-01-P .......................................................... 89 Ilustración 26 - Diagrama BPMN - MAT1-02-P .......................................................... 90 Ilustración 27 - Diagrama BPMN - MAT1-03-P .......................................................... 91 Ilustración 28 - Diagrama BPMN - MAT2-P ............................................................... 93 Ilustración 29 - Diagrama BPMN - MAT2-01-P .......................................................... 94 ix.

(10) Ilustración 30 - Diagrama BPMN - APR4-01-P ........................................................... 96 Ilustración 31 - Diagrama BPMN - APR4-02-P ........................................................... 98 Ilustración 32 - Diagrama en Arena - MAT-P ............................................................ 101 Ilustración 33 - Parte #1 del Diagrama en Arena del Macroproceso MAT-P ............ 102 Ilustración 34 - Parte #2 del Diagrama en Arena del Macroproceso MAT-P ............ 102 Ilustración 35 - Módulo DECIDE “Alumno Nuevo 1” de la Parte #2 MAT-P .......... 102 Ilustración 36 - Módulo DELAY "Recuperar datos personales" de la Parte #2 MAT-P ...................................................................................................................................... 103 Ilustración 37 - Módulo DECIDE "Datos Correctos" de la Parte #2 MAT-P ............ 103 Ilustración 38 - Parte #3 del Diagrama en Arena del Macroproceso MAT-P ............ 103 Ilustración 39 - Parte #4 del Diagrama en Arena del Macroproceso MAT-P ............ 104 Ilustración 40 - Parte #5 del Diagrama en Arena del Macroproceso MAT-P ............ 104 Ilustración 41 - Resultados de la simulación en Output Analyzer (MAT-P Temporalidad A)........................................................................................................... 104 Ilustración 42 - Resultados de la simulación en Arena (MAT-P Temporalidad A) ... 105 Ilustración 43 - Diagrama Comparativo Situación Actual vs. Modelo Propuesto (MAT vs. MAT-P) Temp. A .................................................................................................... 105 Ilustración 44 - Resultados de la simulación en Output Analyzer (MAT-P Temporalidad B) ........................................................................................................... 106 Ilustración 45 - Resultados de la simulación en Arena (MAT-P Temporalidad B).... 106 Ilustración 46 - Diagrama Comparativo Situación Actual vs. Modelo Propuesto (MAT vs. MAT-P) Temp. B .................................................................................................... 106 Ilustración 47 - Comparativa Modelo Propuesto vs. Situación Actual (APR4-01-P vs APR4-01 & APR4-02) ................................................................................................. 108 Ilustración 48 - Comparativa Modelo Propuesto vs. Situación Actual (APR4-02-P vs APR4-03) ...................................................................................................................... 110 Ilustración 49 - Comparativa Modelo Propuesto vs. Situación Actual (APR4-02-P vs APR4-03) ...................................................................................................................... 111. x.

(11) ÍNDICE DE TABLAS. Tabla 1 - Tabla de los Macroprocesos de la Institución Educativa “Excelencia” ......... 33 Tabla 2 - Tabla de los Procesos Analizados .................................................................. 36 Tabla 3 - Tabla de Detalle de los Procesos Analizados ................................................. 37 Tabla 4 - Tabla de Codificación de Macroproceso, Procesos y Subprocesos ............... 38 Tabla 5 – Tabla resumen de resultados de simulación de los procesos ......................... 74 Tabla 6 - Tabla de Costos Mensuales por la Cuenta Corriente Persona Jurídica BCP . 86 Tabla 7 - Tabla Comparativa para el proceso MAT1-01-P ........................................... 89 Tabla 8 - Tabla Comparativa para el Proceso MAT1-02-P ........................................... 90 Tabla 9 - Tabla Comparativa para el Proceso MAT1-03-P ........................................... 91 Tabla 10 - Tabla Comparativa para el Proceso MAT2-01-P ......................................... 94 Tabla 11 - Tabla Comparativa para el Proceso APR4-02-P .......................................... 97 Tabla 12 - Tabla Comparativa para el Proceso APR4-02-P .......................................... 99 Tabla 13 - Tabla Detalle de los Procesos en el Modelo Propuesto ............................. 100 Tabla 14 - Tabla de resultados para la MAT-P Temporalidad A ................................ 105 Tabla 15 - Tabla de resultados para la Temporalidad B .............................................. 106 Tabla 16 - Ficha de Captura de Datos del Proceso APR4-01-P .................................. 108 Tabla 17 - Ficha de Captura de Datos del Proceso APR4-02-P .................................. 109. xi.

(12) CAPÍTULO I: INFORMACIÓN GENERAL. 1.1. Título del proyecto. Aplicación del Modelo de Procesos de Negocio usando Business Process Management (BPM) en la Institución Educativa Privada “Excelencia” de Nivel Secundario en la provincia de Chiclayo, Lambayeque a través de un BPMS (Business Process Management Suite). 1.2. Autor. Bach. Christian Mauricio Campos Risco. 1.3. Asesor. Ing. Alberto Enrique Samillan Ayala. 1.4. Lugar 1.4.1 Institución Institución Educativa Particular “Excelencia”. 1.4.2 Locación Distrito de Chiclayo, Provincia de Chiclayo, Departamento de Lambayeque, Perú. 12.

(13) 1.5. Presentado por:. _______________________________. ______________________________. Bach. Christian Mauricio Campos Risco. Ing. Alberto Enrique Samillan Ayala. AUTOR. 1.6. ASESOR. Aprobado por:. ______________________________ Ing. Pedro Jacinto Mejía PRESIDENTE. _____________________________. ______________________________. Ing. Luis Alberto Dávila Hurtado. Ing. Roberto Carlos Arteaga Lora. SECRETARIO. VOCAL. 13.

(14) CAPÍTULO II: PLANTEAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN. 2.1. Situación Problemática. Las instituciones educativas, al igual que todas las organizaciones en nuestro país, siempre están en constante cambio, supeditada a las instituciones gubernamentales (para este caso el Ministerio de Educación y dependencias locales), también los clientes y/o consumidores y desde luego las metas y objetivos propuestos por la misma organización, cuyo fin es brindar el mejor servicio de enseñanza para los consumidores (alumnado) y otros servicios adicionales para los clientes (padres de familia o apoderados). Para ello se llevan a cabo procesos y tareas periódicas o eventuales, de la mano del uso eficiente de recursos necesarios para lograr los mejores resultados y mantener a los clientes satisfechos. En pocas palabras, los procesos del negocio, son los que nos permiten obtener resultados, y dependiendo de su diseño, implementación, ejecución y control, la calidad de los resultados estará directamente relacionada. Desafortunadamente, la Institución Educativa “Excelencia” cuenta con casi 2 décadas brindando servicios de enseñanza de nivel secundario en la ciudad de Chiclayo. Dicha institución ha mantenido procesos con pequeñas actualizaciones desde hace muchos años sin una mejora sustancial, actualmente el uso de herramientas TICs (Tecnologías de la Información y Comunicación) no es de manera eficiente, hojas de cálculo que induce al re-trabajo, generación de cuellos de botella en procesos periódicos y la dependencia a un empleado para llevar a cabo ciertas tareas sin que los demás tengan una idea clara de cómo llevar a cabo sus tareas en alguna situación de emergencia. Todo esto emplea de manera ineficiente los recursos disponibles, plasmándose en horas extras, como en la elaboración de informes o procesamiento de solicitudes, que el empleador tiene que pagar a sus empleados o en el peor de los casos, un cuello de botella que impida completar todas las solicitudes, dando una mala imagen a sus clientes. Esto último ha ocurrido con varias organizaciones a nivel, siendo el primer caso el de la cadena Domino’s Pizza que, en el 2009, por el comentario de un consumidor sobre su producto y el servicio que brindan, la obligó a retirarse del territorio nacional. Demostrando que,. 14.

(15) en la situación actual, la opinión de los clientes y la imagen que la organización emite son un factor crítico para la permanencia en el mercado. Para poder solucionar la problemática de la organización, se plantea la aplicación idónea del modelo BPM (Business Process Management), soportada por una notación clara y precisa denominada BPMN (Business Process Model and Notation) desarrollada por OMG (Object Management Group). BPM se enfoca en la identificación, diseño, implementación, ejecución y control de los flujos de trabajo de una organización, siendo uno de sus objetivos la optimización de los procesos para poder soportar los objetivos de la organización. Esta solución, y para fines de nuestra investigación, implica la optimización de tiempos, como se ha constatado en el trabajo de Verona Guerrero Jam Franco (2014) aplicando BPM, concluye que la organización en la que se ejecutó, que también es una institución educativa de la misma región y que se han mejorado los tiempos en los procesos de inscripción y procesos contables. En trabajos de investigación similares aplicadas a otras organizaciones como el de Juan Antonio Salazar Ramírez (2016) sobre la mejora de procesos por BPM en el área de abastecimiento en la Municipalidad de Chiclayo se ha demostrado que el número de pedidos atendidos en un mes muestra un incremento del 4.16% con la solución BPM implementada y también aumenta el nivel de satisfacción entre el personal involucrado. En el trabajo de Daniel Turpo Santos (2015) se ha demostrado la mejora en asignación de tiempos y recursos en la ejecución de proyectos del Área de Operaciones de la empresa IM INTELCOM S.A.C. Para esta solución no es solo utilizar una Suite BPM o BPMS que es un software especializado para la aplicación del modelo BPM, vemos que en el documento (paper) titulado People Improve Processes, Not BPM Tools (2005) hecho por Arthur J. Hedge III, remarca que el modelo BPM implica mucho más que la instalación de un programa, explica esto a través de dos casos particulares: uno de éxito y uno de fracaso. El primero, una organización intenta implementar un sistema orientado a Recursos Humanos, se dieron cuenta que existían problemas en sus procesos y buscaron una solución basada en BPM, intentaron de distintas formas de solucionar estos inconvenientes, usando herramientas para el rediseño de procesos, se centraron tanto en un solo proceso, que no pudieron ver todo el panorama general que contenía problemas también, siguieron 15.

(16) intentado dar solución sin llegar a ninguna parte, dejando de lado el modelo sin nadie que lo respalde ni tenga la voluntad de defenderlo. Por otra parte, la situación en la organización Tetra, empezó de una forma muy particular, aplicando el modelo, iniciando por un proceso pequeño, con un bajo impacto y un muy bajo riesgo. Después de tomar lo aprendido en otros pequeños procesos, fueron aplicándose en otros más complejos, demostrando que el modelo funcionaba muy bien para sus fines. En base a esto el autor propone 5 consideraciones para poder alcanzar el éxito en la implementación de un nuevo modelo BPM. En otro paper titulado Agile BPM in the Age of Cloud Computing, por Jiri Kolar y Tomas Pitner (2012) se remarca que, para preservar la flexibilidad del negocio, tenemos que mantener cuidadosamente el vínculo entre los procesos de la organización y los objetivos y estrategias de la organización. El ambiente de los negocios es muy dinámico en estos días, los cambios ocurren con mayor frecuencia, usualmente inicia con los cambios en los requerimientos del cliente o la situación del mercado mismo. También al final del paper se menciona el gran problema de este modelo, la falta de una metodología y mejores prácticas, debido a que el modelo no especifica una única forma como llevar a cabo la implementación de dicho modelo. Tomando en cuenta los papers mencionados anteriormente, podemos cuestionarnos lo siguiente: además de implementar un software BPM ¿qué otros aspectos se deberían tener en cuenta para la mejora de los procesos de negocio?, ¿las 5 consideraciones propuestas por Arthur Hedge han sido validadas? y también ¿qué metodología se podría utilizar, a pesar que no existe una sola en general?. 2.2. Formulación del problema de investigación. ¿La implementación del BPM mejorará los procesos críticos del negocio de la Institución Educativa Excelencia de Chiclayo?. 2.3. Hipótesis. La implementación del modelo BPM mejora los procesos críticos en la Institución Educativa Privadas Excelencia de Chiclayo.. 16.

(17) 2.4. Objetivos 2.4.1. Objetivo General. Validar la mejora de procesos críticos aplicando el modelo BPM en la Institución Educativa Particular “Excelencia” de la ciudad de Chiclayo. 2.4.2 Objetivos Específicos . Reducir el tiempo de trabajo requerido para los procesos seleccionados.. . Disminuir el número solicitudes a atender mediante el uso de tecnologías de la información y ser procesadas en menor tiempo.. . Automatizar tareas manuales que pueden ser realizadas a través de TICs.. 17.

(18) CAPÍTULO III: DISEÑO TEÓRICO. 3.1. Antecedentes 3.1.1. Nivel Local. Antecedente Local #01 Implementación de una solución BPM para agilizar los Procesos del Área de Abastecimiento en la Municipalidad de Chiclayo Resumen Con la presente investigación se buscó agilizar el proceso de abastecimiento de la Municipalidad de Chiclayo mediante la implementación de una solución BPM (Gestión de Procesos del negocio), la cual fue desarrollada con herramientas libres, tales como BonitaSoft y Alfresco, por ende, no se generó ningún costo para la utilización de las mismas. Para el desarrollo del sistema BPM se utilizó la metodología BPM: RAD (Rápido Análisis y Diseño), esta metodología es específica para este tipo de sistemas. Como resultado se obtuvo un sistema que apoyó a la gestión de procesos del área de logística, se incrementó la cantidad de pedidos atendidos, se redujo el tiempo para gestionar los pedidos desde su aceptación hasta su entrega, se aumentó el número de reportes del proceso, se incrementó el conocimiento del personal sobre el proceso y finalmente se incrementó el nivel de satisfacción del personal sobre el proceso de abastecimiento. Autor:. Juan Antonio Salazar Ramírez. Universidad:. Universidad Católica Santo Toribio de Mogrovejo. Localidad:. Chiclayo. Año:. 2016. Fundamentos Teóricos Relevantes para la investigación . Business Process Management (BPM). . Metodología Ágil BPM - RAD 18.

(19) . Procesos de Negocio. . Business Process Management Suite (BPMS). . BPMS vs Sistemas Transaccionales. . Dimensiones de la gestión de procesos de negocio. . Business Process Model and Notation (BPM). Antecedente Local #02 Implementación de una Solución BPM para la gestión de los proyectos de investigaciones de tesis realizados en la Facultad de Ingeniería Civil, Sistemas y Arquitectura de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo utilizando la metodología BPM-RAD® Resumen El desarrollo de la presente solución basada en herramientas orientadas a BPM propone la realización de un mejor seguimiento del procedimiento administrativo para la obtención del título universitario a través de un proyecto de investigación de tesis a cargo de la Oficina de Investigación de la Facultad Ingeniería Civil, Sistemas y Arquitectura, permitiendo un control más efectivo del proceso con la automatización de tareas, optimizando sus procesos más críticos buscando que estos sean dinámicos y generen valor al producto o servicio final y contribuyan a reducir costos y tiempos, con la finalidad de agilizar el proceso y que el tiempo establecido en cada una de las etapas se cumpla y a la vez que se mantenga informado a cada uno de los actores que intervienen en el flujo del mismo. Autor:. Guzmán Chacón Víctor Eder. Universidad:. Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo. Localidad:. Lambayeque. Año:. 2015. Fundamentos Teóricos Relevantes para la investigación . Business Process Management (BPM). . Metodología Ágil BPM - RAD. . Gestión por funciones y Gestión por procesos 19.

(20) . Dimensiones de la gestión de procesos de negocio. . Business Process Model and Notation (BPM). Antecedente Local #03 Diseño de un Modelo de Gestión de Procesos utilizando herramientas BPM para mejorar la eficiencia del Proceso de Recaudación en la IEP ADEU Deportivo SAC, Chiclayo – 2014 Resumen La presente investigación; tiene como objetivo general Diseñar un modelo de gestión de procesos utilizando herramientas BPM para mejorar la eficiencia del proceso de recaudación en la IEP ADEU Deportivo SAC de la ciudad de Chiclayo. Específicamente. Se trata de recoger información sobre algunos elementos críticos del negocio en relación a: los procesos de recaudación, con el fin de elaborar una aplicación tecnológica y de gestión que mejore dichos procesos. Autor:. Verona Guerrero Jam Franco. Universidad:. Universidad Señor de Sipán. Localidad:. Chiclayo. Año:. 2014. Fundamentos Teóricos Relevantes para la investigación . Business Process Management (BPM). . Gestión de procesos. . Herramientas de control de procesos. . Ciclo de mejora continúa. Antecedente Local #04 Un Modelo de Gestión de Procesos para la Integración del Conjunto de Bibliotecas de la Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo Resumen Al haber participado en el proyecto “Red de Bibliotecas Pedro Ruiz Gallo”, en la etapa del análisis y diseño de procesos se planteó desarrollar un modelo de gestión 20.

(21) de procesos, utilizando técnicas de reingeniería, que permita la accesibilidad y disponibilidad del conjunto de bibliotecas, mediante su integración. Este trabajo tiene por propósito mejorar la calidad y eficiencia de los servicios mediante la estandarización de sus procesos; reduciendo el tiempo de espera; simplificando y facilitando la carga laboral del personal de biblioteca y el trámite documentario del usuario lector, permitiéndole el acceso desde cualquier terminal a la información completa del material bibliográfico disponible. Autores:. Acosta Barturén Katherine Giselle Valdivia Cubas Sheyla. Universidad:. Universidad Nacional Pedro Ruiz Gallo. Localidad:. Lambayeque. Año:. 2011. Fundamentos Teóricos Relevantes para la investigación . Business Process Management (BPM). . Reingeniería de Procesos. . Conceptos de Calidad. 3.1.2. Nivel Nacional. Antecedente Nacional #01 Modelamiento de los Procesos Internos bajo el enfoque de BPM para mejorar el nivel de eficiencia de los Procesos en el Área de Operaciones de la empresa “IM INTELCOM SAC” Resumen Actualmente el área de operaciones no cuenta con una metodología de gestión para mejorar sus procesos existentes que permitan sacar a la luz los puntos débiles y fortalecer las actividades más importantes; es por ello que surge la necesidad de implementar la metodología Business Process Management (BPM) para realizar. 21.

(22) el modelamiento de los procesos existentes con el fin de mejorar su nivel de eficiencia en el área de operaciones. El desarrollo de la mencionada metodología se realizó en un intervalo de tiempo de 6 meses, en la cual se obtuvo la identificación de la situación actual de área, posteriormente el modelamiento de los procesos existentes para finalmente realizar una propuesta de mejora. Obteniendo así la documentación de los procesos del área de operaciones. Autor:. Turpo Santos Daniel. Universidad:. Universidad Nacional Tecnológica de Lima Sur. Localidad:. Lima. Año:. 2015. Fundamentos Teóricos Relevantes para la investigación . Business Process Management (BPM). . Gestión por funciones y Gestión por procesos. . Mejoramiento de procesos. . Modelización de procesos (utilizando BPMN). Antecedente Nacional #02 Diseño del Proceso de Gestión del Catálogo de Servicios según ITIL v.3 para una entidad financiera de créditos para el Proceso de Afiliación de Clientes Resumen El hecho de adoptar nuevas tecnologías de información en los procesos de negocio implica introducir riesgos, por lo que se considera importante y necesario que exista una adecuada y ordenada gestión de estas tecnologías. A esto se le conoce como Gestión de Servicios de TI y se suele gestionar mediante un área interna de tecnologías o recibiendo el servicio de un tercero; lo que refleja la importancia y preocupación sobre el manejo de estos servicios. El conjunto de estos servicios es conocido como catálogo de servicios de TI; que según marcos de referencia internacionales orientados hacia la gestión de servicios, la manera adecuada de administrarlos, es definiendo los documentos llamados SLA (del inglés Service 22.

(23) Level Agreement traducido como Acuerdo de Nivel de Servicio) y OLA (del inglés Operational Level agreement traducido como Acuerdo de Nivel Operacional). El SLA y OLA son contratos en los que se plasman los acuerdos y responsabilidades entre el área de tecnologías y los usuarios de los servicios. El proceso que se encarga y engloba todo ello es llamado Gestión del Catálogo de Servicios. Autor:. Juan Álvarez Baldeón. Universidad:. Pontificia Universidad Católica del Perú. Localidad:. Lima. Año:. 2015. Fundamentos Teóricos Relevantes para la investigación . Business Process Management (BPM). . Gestión de Servicios. . Conceptos de Gestión de Procesos. . Business Process Model and Notation (BPMN). . Information Technology Infrastructure Library (ITIL). 3.1.3. Nivel Internacional. Antecedente Internacional #01 Análisis y propuesta de mejoramiento de la productividad de la fábrica artesanal de hornos industriales FACOPA Resumen Mediante el análisis de la productividad de la empresa FACOPA con la visita a sus instalaciones se pudo realizar un estudio sobre todos los recursos con los que cuenta que posibiliten al mejoramiento de la labor productiva, y que esta le permita mantener resultados positivos y a largo plazo. Autor:. Miriam Rosalía Curillo Curillo. Universidad:. Universidad Politécnica Salesiana – Sede Cuenca 23.

(24) Localidad:. Cuenca, Ecuador.. Año:. 2014. Fundamentos Teóricos Relevantes para la investigación. 3.2. . Eficiencia. . Efectividad. . Conceptos de Productividad. Bases Teóricas 3.2.1. Eficiencia. Aplicándose a la Administración y según Idalberto Chiavenato, eficiencia "significa utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles. Puede definirse mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados". Para Koontz y Weihrich, la eficiencia es "el logro de las metas con la menor cantidad de recursos". Según Robbins y Coulter, la eficiencia consiste en "obtener los mayores resultados con la mínima inversión". 3.2.2. Administración de la Calidad. Según la definición de la ISO 90001, el adjetivo calidad aplica a objetos y se refiere al grado de que un conjunto de características inherentes cumple un conjunto de requisitos. Ahora, la Administración de la Calidad Total fue un concepto desarrollado por William Deming, un consultor administrativo cuyo trabajo tuvo un gran impacto en la industria manufacturera de Japón.. 1. ISO 9000 es un conjunto de normas sobre calidad y gestión de calidad, establecidas por la Organización Internacional de Normalización. 24.

(25) Tomando la información de Investopedia2, la suma de procesos continuos de reducción o eliminación de errores, generalmente en manufactura, mejorando la experiencia del cliente y que los trabajadores estén al día en sus actividades. Es considerado un proceso centrado en el cliente y tiene como objetivo la mejora continua de las operaciones comerciales. Con énfasis en el cambio a largo plazo sobre los objetivos a corto plazo, está diseñada para proporcionar una visión cohesiva para el cambio sistémico.. 3.2.3. Gestión de la Calidad. Es el acto de supervisar todas las actividades y tareas necesarias para mantener un deseable nivel de excelencia. Su núcleo es una filosofía de negocios que defiende la idea que el éxito a largo plazo de una compañía proviene de la satisfacción del cliente. Esto requiere que todos los involucrados (stakeholders) en el negocio trabajen juntos para mejorar los procesos, productos, servicios y la cultura de la compañía en sí.. 3.2.3.1 Es. un. Sistema de Gestión de la Calidad. sistema. formal. que. documenta. procesos,. procedimientos. y. responsabilidades para alcanzar políticas de calidad y objetivos. Ayudando a coordinar y dirigir las actividades de la organización para satisfacer los requerimientos del cliente y las normativas, mejorando de forma continua su eficiencia y eficacia. Los sistemas de gestión de calidad sirven a varios propósitos:. 2. . Mejorar procesos. . Reducir desperdicios. . Bajar costos. . Facilitar e identificar las oportunidades de capacitación. . Contratando personal. Investopedia, sitio web de educación financiera más grande del mundo, desarrollado por un grupo de Data Scientists y expertos financieros.. 25.

(26) . Establecer la dirección de toda la organización. 3.2.3.2. ISO 9001:2015 y otros estándares de la gestión de la calidad. La ISO 9001:20153 es por mucho el estándar de los sistemas de gestión de calidad más reconocido e implementado en el mundo. Especificando los requerimientos para un Sistema de Gestión de la Calidad que las organizaciones pueden utilizar para desarrollar sus propios programas. Otros estándares relacionados con Sistemas de Gestión de la Calidad incluyen el resto de la familia ISO 9000, la familia de la ISO 14000 (Sistemas de Gestión Ambiental), la ISO 13485 (Sistemas de Gestión de la Calidad para dispositivos médicos), ISO 19011 (Auditando Sistemas de Gestión) y ISO/TS 16949 (Sistemas de Gestión de la Calidad para productos relacionados a automóviles).. 3.2.4. Mejora de Procesos. La mejora de procesos, tal como lo menciona Appian4, es una tarea proactiva de identificación, análisis y mejora de los procesos de negocio existentes en la organización para la optimización y cumplir con nuevas cuotas y normativas de calidad. A menudo implica un enfoque sistémico que sigue una metodología específica, pero hay diferentes enfoques a considerar. Los procesos pueden ser modificados o complementados con subprocesos o incluso eliminados por el objetivo final de la mejora. El mejoramiento de procesos es una práctica continua y siempre debe ser seguido con el análisis de áreas tangibles de mejora. Cuando se implementan con éxito, los resultados se pueden medir en la mejora de la calidad del producto, la satisfacción del cliente, la lealtad del cliente, aumento de la productividad,. 3. ISO 9001:2015 es el estándar internacional de carácter certificable que regule los sistemas de gestión de la calidad. Su versión final salió a la luz en septiembre de 2015. 4 Appian, empresa reconocida por importantes firmas analistas como Gartner, Forrester, IDC, Ovum que está dedicada a brindar servicios de mejoramiento de procesos utilizando el modelo BPM.. 26.

(27) desarrollo de las habilidades de los empleados, eficiencia y aumento de los beneficios que se plasma en un mayor y rápido Retorno de la Inversión (ROI).. 3.2.5. Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management). Según la Universidad de Michigan, la definición, mejoras y gestión de los procesos de negocio end-to-end en orden para alcanzar la claridad en la dirección estratégica, alineación de recursos y mayor disciplina en las operaciones diarias. Es un enfoque sistémico para entender, mejorar y administrar el negocio y contiene cuatro fases básicas: Análisis, Diseño, Modelado y Gestión. Según, Craig Westbury, un Especialista en Mejora de Procesos, BPM es una metodología de gestión holística para entregar valor a los clientes y stakeholders gracias a la administración eficiente y efectiva de los procesos del negocio. Según, la California Franchise Tax Board (2009), BPM es definida como una estrategia para administrar y mejorar el rendimiento de un negocio a través de la optimización continua de los procesos del negocio en un ciclo cerrado de modelado, ejecución y medición. Esto incluye métodos, técnicas y herramientas de diseño, difusión, control y análisis de procesos operacionales del negocio, involucrando personas, sistemas, aplicaciones, datos y organizaciones. Según VDVL Consultants Telecom Internet BV (2013) ahora llamada Prodapt Consulting, en su White paper – Business Process Management, la Gestión de Procesos del Negocio es una importante parte de las organizaciones y empresas modernas. Estamos considerando BPM si prestamos atención a los siguientes aspectos de los procesos del negocio: . Análisis y (re)Diseño. . Modelado. . Metodologías. . Implementación. . Monitoreo y Gestión. . Automatización. 27.

(28) Ilustración 1 - Ciclo de Vida BPM Fuente: VDVL Consultants Telecom Internet BV. 3.2.6. Éxito de BPM. El éxito que acarrea el desarrollo de un modelo BPM en la organización se basa en 5 pasos según Arthur J. Hedge III en su paper People Improve Processes, Not BPM Tools: . Educar a la comunidad usuaria constantemente, por lo general el concepto de BPM es nuevo para las personas.. . Seleccionar un proceso inicial de bajo riesgo.. . Seleccionar un proceso que beneficie al proyecto y no afecte negativamente a un grupo que se resiste al cambio.. . Desarrollar un ROI basado en mejora de múltiples procesos.. . Tener un equipo de gestión que tenga fe en una nueva forma de hacer negocios.. También se recomienda tener en cuenta tanto las necesidades de las personas como de la organización.. 28.

(29) 3.2.7. Modelo y Notación de Procesos de Negocio (Business Process Model and Notation). Según la Object Managment Group (OMG), es un estándar que proveerá a las empresas con la capacidad de comprender sus procedimientos internos de negocio en una notación gráfica y dará a las organizaciones la habilidad de comunicar esos procedimientos de una manera estándar. Además, la notación grafica facilitará la comprensión de las colaboraciones de rendimiento y las transacciones comerciales entre las organizaciones. Esto asegurará que el negocio se comprenda a sí mismo y a los participantes en negocio, y permitirá a las organizaciones adaptarse a las nuevas circunstancias empresariales internas y B2B rápidamente. Según la Universidad de Michigan, da una definición más simple y concreta, es un estándar de la representación gráfica para diagramas de flujo de trabajo de procesos del negocio. La versión actual, dada por la OMG, es la versión 2.0.2 de BPMN, los documentos han sido publicados en enero de 2011.. 3.2.8 . ¿Por qué es importante Modelar con BPMN? BPMN es un estándar internacional de modelado de procesos aceptado por la comunidad.. . BPMN es independiente de cualquier metodología de modelado de procesos.. . BPMN crea un puente estandarizado para disminuir la brecha entre los procesos de negocio y la implementación de estos.. . BPMN permite modelar los procesos de una manera unificada y estandarizada permitiendo un entendimiento a todas las personas de una organización BPMN está planeada para dar soporte únicamente a aquellos procesos que. sean aplicables a procesos de negocios. Esto significa que cualquier otro tipo de modelado realizado por una organización con fines distintos a los del negocio no estará en el ámbito de BPMN.. 29.

(30) 3.2.9. Suite para la Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management Suite). La definición dada por la Universidad de Michigan es que, BPMS es un software que provee la capacidad de modelar, diseñar, desplegar, ejecutar, analizar y optimizar procesos del negocio. Este coordina los flujos de tareas mientras captura información sobre la ejecución del proceso para habilitar la mejora continua. Según Craig Westbury, es un software que provee todos los aspectos de gestión y operación de los procesos de negocio. Según las especificaciones de la versión de BPMN 2.0.2, es la tecnología que permite la Gestión de los Procesos del Negocio (BPM).. 3.2.10 Procesos de Negocio Según la definición dada por IBM (International Business Machines), un proceso de negocio es cualquier medida o procedimiento que una organización sigue para conseguir un objetivo comercial mayor. Cuando se desglosa, un proceso de negocio es una serie de tareas o actividades individuales que se realizan en un orden específico. La OMG, en las especificaciones de BPMN 2.0.2, lo menciona como un definido conjunto de actividades empresariales que representan los pasos requeridos para alcanzar un objetivo del negocio. Esto incluye el flujo y uso de la información y recursos. Según Craig Westbury, es una secuencia de actividades que es diseñado para entregar un valor medible a los stakeholders, eficientemente, efectivamente y que es consistente, repetible y sostenible.. 30.

(31) CAPÍTULO IV: DISEÑO METODOLÓGICO. 4.1. Diseño de contrastación de Hipótesis. De acuerdo al fin que se persigue, reúne las condiciones metodológicas para ser una investigación APLICADA, que utiliza los conocimientos en la práctica para ser aplicados en provecho de la sociedad. De acuerdo a la metodología para demostrar la hipótesis, reúne las condiciones metodológicas para ser una investigación CUASI-EXPERIMENTAL, del tipo DE UN SOLO GRUPO CON PRE-PRUEBA Y POST-PRUEBA.. 4.1.1 . Variables e Indicadores Variable Independiente (X): Modelo de gestión de procesos basado en BPM teniendo en cuenta el rediseño, la normativa vigente y el aspecto formativo de los involucrados.. . Variable Dependiente (Y): Procesos operativos seleccionados de la institución “Excelencia”. o Indicadores: tomando en cuenta la relación con la variable dependiente se dividen en: . Dimensión: Tiempo de ejecución de las labores Operativas y de Soporte. . Unidad: Horas Hombre. . Instrumentos: Fichas de Investigación y de Campo, Guías de Observación y Software de simulación.. . Dimensión: Costo de las horas hombre utilizados en las labores Operativas y de Soporte. . Unidad: Soles Peruanos. . Instrumentos: Registros de Contabilidad y de Recursos Humanos, Fichas de Investigación y de Campos.. 31.

(32) . Dimensión: Eficiencia en actividades que se llevan a cabo durante los procesos Operativos seleccionados. . Unidad: Ratios (solicitudes atendidas por unidad de tiempo). . Herramientas: Observación de Campo, software de simulación. 4.1.2. Estrategia para la demostración de la Hipótesis. Para la contrastación de la hipótesis se utilizará el Método de Pre-Test – Post-Test con un solo grupo, que consiste en: . La medición de la variable independiente (antes de someterse al tratamiento). . La aplicación de la variable independiente y una nueva medición de la variable dependiente:. 𝑂1 → 𝑋 → 𝑂2 Donde: 𝑂1 = Procesos Operativos seleccionados de la Institución “Excelencia” ANTES de someterse al modelado BPM. 𝑂2 = Procesos Operativos seleccionados de la Institución “Excelencia” DESPUES de someterse al modelado BPM. 𝑋. = Modelo de Gestión de Procesos basado en BPM teniendo en. cuenta el rediseño de procesos, la normativa vigente y el aspecto formativo de los involucrados.. 4.2. Población y Muestra La población incluye 12 macroprocesos que se encuentran separados en 3 grupos los procesos de la organización que se mencionan a continuación:. 32.

(33) Tabla 1 - Tabla de los Macroprocesos de la Institución Educativa “Excelencia” Fuente: Elaboración propia. Grupo Procesos Estratégicos. Procesos Operativos. Procesos de Soporte. Macroproceso Desarrollo Planeamiento Institucional Gestionar Relaciones Interinstitucionales y Comunitarias Evaluar Gestión Escolar Gestionar Matricula Prepara Condiciones para la Gestión de los Aprendizajes Fortalecer el Desempeño Docente Gestionar los Aprendizajes Gestionar la convivencia Escolar y la Participación Administrar Recursos Humanos Administrar la Infraestructura de los servicios Básicos y Complementarios Administrar los Bienes, Recursos y Materiales Educativos Administrar Recursos Económicos. La muestra consta de 2 macroprocesos seleccionados por solicitud de la institución, debido a que estos macroprocesos presentan ciertas deficiencias identificadas por la misma institución. La muestra se constituye por los procesos: Procesos Operativos seleccionados: . Gestionar Matricula. . Gestionar los Aprendizajes. 33.

(34) CAPÍTULO V: FASE DE ANALISIS DE LA SITUACION ACTUAL. 5.1. Situación actual y antecedentes. La Institución Educativa “Excelencia” (a quien nos referiremos a partir de ahora como la INSTITUCION) no cuenta con ningún documento formal que describa las tareas o procedimientos (Manual de Procedimientos) que son desarrollados dentro de la INSTITUCION, como resultado todos los procedimientos y tareas son realizadas en base a los recursos disponibles y las habilidades y experiencia del personal involucrado en su ejecución para lograr los objetivos. En lo que respecta a soluciones basadas en Tecnologías de la Información, no cuenta con ninguna solución integrada, trabajan utilizando ficheros Excel con plantillas preestablecidas desde hace varios años. Es importante mencionar que, hace 2 años, le propusieron la implementación un sistema de información en plataforma web (software enlatado), pero no superó la fase de prueba debido a que su costo de inversión (inicial y mensual) era muy elevado en esa situación. Un tiempo después, se presentó otra alternativa (software enlatado) y representaba un único pago inicial, éste era muy elevado para invertir en ese momento y fue descartado. Ambos softwares enlatados, dejaban cierta información de lado y que la INSTITUCION requería.. 5.1.1. Estructura Organizacional. No se encontró ningún organigrama de la INSTITUCION, tampoco un manual de operaciones y funciones que especifican y limitan la responsabilidad de cada personal. La principal causa de este estado es debido al reducido número de empleados. Están conformados de la siguiente manera: . Plana docente (19): sus principales tareas son impartir clases, diseñar módulos de aprendizaje, diseñar evaluaciones, llenar los registros de notas por cada asignatura y aula, y otras funciones asignadas por la dirección.. 34.

(35) . Secretaria (1): entre sus varias funciones, las más importantes son, matricular alumnos, atención al cliente en general, corrección de módulos de aprendizaje y evaluaciones, generar boletas de notas, justificar inasistencias, cobro de mensualidades y otras actividades de soporte a los servicios de la INSTITUCION y/u otras funciones designadas por la directora.. . Directora: entre sus funciones están, la coordinación y programación de reuniones con padres, revisión de material de aprendizaje, tomar la asistencia diaria, y otras funciones relacionadas a la gerencia y dirección de la INSTITUCION.. . Conserje (1): sus principales funciones son relacionadas al mantenimiento y limpieza de las instalaciones.. 5.2. Análisis de los Procesos Actuales 5.2.1. Requisitos de Alcance. Para esta investigación SÓLO se considerarán los procesos que estén involucrados con las siguientes deficiencias mencionadas por la Dirección. Primero: la matrícula de alumnos (donde el tiempo de espera y de atención de padres de familia se desea reducir, y la actual administración de los datos personales que no permite recuperar información eficientemente). Segundo: la generación de las boletas de notas bimestrales (largas horas hombre invertidas por realizar trabajos manuales). A los procesos que involucran esas deficiencias nos referiremos a partir de ahora como PROCESOS DEFICIENTES.. 5.2.2. Análisis de Procesos. Como primer paso, definen los macroprocesos con el fin de agrupar los procesos y subprocesos que conforman e influyen a los PROCESOS DEFICIENTES en la actualidad. Los macroprocesos diseñados son los siguientes:. 35.

(36) . Gestionar Matrícula: Comprende todas las tareas relacionadas con inscribir un alumno (sea un alumno nuevo o no) en el año escolar actual y de poder usar su información para fines de la institución.. . Gestionar los Aprendizajes: Comprende todas las tareas relacionadas a la administración de las herramientas de aprendizaje y evaluación de los alumnos, y posteriormente preparar las boletas de notas para mostrar la información a los clientes cada bimestre. Tabla 2 - Tabla de los Procesos Analizados Fuente: Elaboración propia Macroprocesos Gestionar Matrícula. Procesos Matricula de alumno nuevo o Traslado Matricula de alumno de la misma institución Gestión de Módulos de Aprendizaje Gestión de Evaluaciones. Gestionar los Aprendizajes. Gestión de Registros Auxiliares Gestión de Boletas de Notas Asistencias y Justificaciones. Cabe mencionar que se designó a la Srta. Juliana Castañeda Chero (única secretaria de la INSTITUCION) como la dueña de los procesos que son analizados en esta investigación. Los procesos anteriormente mencionados se encuentran formalmente validados para esta investigación (véase Anexo N°1 - Ficha de Validación de Procesos). En segundo lugar, se definen los subprocesos que describen actividades específicas en cada proceso y están detallados en la siguiente tabla:. 36.

(37) Tabla 3 - Tabla de Detalle de los Procesos Analizados Fuente: Elaboración propia Macroproceso. Proceso. Subproceso Registrar Datos del Alumno (R). Matrícula de Alumno nuevo o Traslado Gestionar. Concretar Pago de Matrícula (R) Registrar Datos de la I.E. Proveniente. Matrícula Matrícula de Alumno de la misma institución. Registrar Datos del Alumno (R) Concretar Pago de Matrícula (R) Recepcionar Módulos. Gestión de Módulos de Aprendizaje. Preparar Orden de Impresión de Módulos Entregar Módulos Entregar Módulos a Alumnos Ausentes Recepcionar Evaluaciones. Gestión de Evaluaciones. Preparar Orden de Impresión de Evaluaciones Reprogramar Toma de Evaluaciones. Gestión de Registros Auxiliares Gestionar los. Generar Registros Auxiliares Imprimir Registros. Aprendizajes Gestión de Boletas de Notas. Generar Boletas de Notas Imprimir Boletas Modificar Boleta de Notas Preparar Listas de Asistencias Renovar Listas de Asistencias. Asistencias y Justificaciones. Modificar Lista de Asistencia Asistencia Diaria Justificar Inasistencia. (R) Subproceso Reusable, puede ser utilizado dentro de otro proceso.. En tercer lugar, para una mejor identificación, se procedió a codificar cada macroproceso, proceso y subproceso de la siguiente manera:. 37.

(38) Tabla 4 - Tabla de Codificación de Macroproceso, Procesos y Subprocesos Fuente: Elaboración propia. Macroproceso/Proceso/Subproceso. Código. Gestionar Matrícula. MAT. Matrícula de Alumno nuevo o Traslado. MAT1. Registrar Datos del Alumno (R). MAT1-01. Concretar Pago de Matrícula (R). MAT1-02. Registrar Datos de la I.E. Proveniente. MAT1-03. Matrícula de Alumno de la misma institución Gestionar los Aprendizajes Gestión de Módulos de Aprendizaje. MAT2 APR APR1. Recepcionar Módulos. APR1-01. Preparar Orden de Impresión de Módulos. APR1-02. Entregar Módulos. APR1-03. Entregar Módulos a Alumnos Ausentes. APR1-04. Gestión de Evaluaciones. APR2. Recepcionar Evaluaciones. APR2-01. Preparar Orden de Impresión de Evaluaciones. APR2-02. Reprogramar Toma de Evaluaciones. APR2-03. Gestión de Registros Auxiliares Generar Registros Auxiliares Gestión de Boletas de Notas. APR3 APR3-01 APR4. Imprimir Registros. APR4-01. Generar Boletas de notas. APR4-02. Imprimir Boleta de notas. APR4-03. Modificar Boleta de notas. APR4-04. Asistencias y Justificaciones. APR5. Preparar Listas de Asistencias. APR5-01. Renovar Listas de Asistencias. APR5-02. Modificar Lista de Asistencia. APR5-03. Asistencia Diaria. APR5-04. Justificar Inasistencia. APR5-05. 38.

(39) CAPÍTULO VI: FASE DE MODELADO DE LOS PROCESOS ACTUALES. 6.1. Modelamiento basado en BPMN. Los procesos analizados en la INSTITUCION, son modelados bajo los conceptos de Business Process Model and Notation (BPMN en su versión 2.0.2) y utilizando el software Bizagi®. Algunos procesos y subprocesos son ejecutados en tiempos programados por la INSTITUCION (por ejemplo, bimestralmente) y con un número fijo de eventos (por ejemplo, solo hay 10 aulas en la INSTITUCION), mientras que, para otros procesos los eventos pueden presentarse los eventos con aleatoriedad en ciertos lapsos. El comportamiento de ciertos procesos puede variar en distintos lapsos, por lo cual diremos que el proceso presenta comportamientos distintos por temporalidad. En esta investigación los únicos procesos que difieren en temporalidad son MAT1 y MAT2 (distintos tiempos de arribo y procesos adicionales). Los procesos y subprocesos que se detallan a continuación han sido analizados en compañía del personal a cargo (secretaria) y posteriormente validados (véase Anexo N°2 - Fichas de Validación de Mapas de Procesos de la Situación Actual).. 39.

(40) 6.1.1. Gestionar Matrícula (MAT). 6.1.1.1 Proceso MAT1 (Matrícula de alumno nuevo o Traslado). Ilustración 2 - Diagrama BPMN - MAT1 Fuente: Elaboración propia. DESCRIPCIÓN: Involucra las tareas requeridas para inscribir a un alumno que proviene de otra institución educativa en el año escolar vigente. Incluye el registro de sus datos personales, pago por concepto de matrícula y el solicitar y archivar los documentos de la institución en la que estudió anteriormente. ENTRADAS: . D.N.I. o datos personales del Alumno. . Información personal de los padres de familia y apoderado. . Documentación de la institución de la que el alumno proviene. SALIDAS: . Ficha de Inscripción del Alumno. . Recibo por concepto de Matrícula (Entregable). . Constancia de Vacante (Entregable). SUBPROCESOS Y TAREAS:. 40.

(41) 6.1.1.1.1. SUBPROCESO MAT1-01 (Registrar Datos del Alumno – Subproceso Reutilizable). Ilustración 3 - Diagrama BPMN - MAT1-01 Fuente: Elaboración propia. TAREAS:  TAREA #1 (Llenar Ficha de Inscripción): Se utiliza una plantilla de Excel diseñada hace varios años, con el único fin de llenar las celdas con los datos solicitados al cliente. Luego se imprime esa ficha en 2 hojas bond A4. Los datos del alumno no se guardan hasta que se verifiquen los datos correctamente.  TAREA #2 (Llenar Maqueta de Pagos): En otro archivo de Excel, se copia el nombre del alumno y al grado al que pertenece creando una lista del alumnado, para poder asignarle la mensualidad y usarlo para otros fines.  TAREA #3 (Modificar Ficha de Inscripción): Si después de la verificación hecha por el cliente, de los datos en la Ficha de Inscripción, presenta algún error, se tiene que modificar la plantilla Excel e imprimir la ficha nuevamente. Sólo cuando la confirmación sea positiva, se pueden guardar los datos en la plantilla Ficha de Inscripción.. 41.

(42) 6.1.1.1.2. SUBPROCESO MAT1-02 (Concretar Pago de Matrícula – Subproceso Reutilizable). Ilustración 4 - Diagrama BPMN - MAT1-02 Fuente: Elaboración propia. TAREAS:  TAREA #1 (Generar Recibo): Después de leer y firmar el Convenio de Condiciones Financieras y Económicas, previamente entregado, el cliente entrega el dinero en efectivo y se procede a llenar los datos en el recibo por concepto de matrícula. El pago puede ser del total del monto de la matrícula o de solo una parte.  TAREA #2 (Generar Nuevo Recibo): En caso no se haya realizado el pago total de la matrícula, se le comunica al padre que tiene un plazo de 10 días para hacer efectivo el resto del pago. De no efectuarse el pago, se le agregará ése monto a la primera mensualidad. 6.1.1.1.3. SUBPROCESO MAT1-03 (Registrar Datos de la I.E. Proveniente). Ilustración 5 - Diagrama BPMN - MAT1-03 Fuente: Elaboración propia. TAREAS: 42.

(43)  TAREA #1 (Generar Constancia de Vacante): El cliente al no poseer los documentos de la institución proveniente, se imprime un formato de Constancia de Vacante que sirve como solicitud ante la institución de la que proviene el alumno, con el fin de obtener la documentación pertinente. No se ha establecido un plazo de tiempo en el que el cliente debe traer dicha documentación.  TAREA #2 (Verificar y Archivar Documentación): Al obtener los documentos pertinentes de la institución de la que proviene el alumno, es necesario verificarlos para dar conformidad de la inscripción del alumno en el año escolar vigente. RECURSOS/HERRAMIENTAS: . Horas Hombre (Secretaria). . Computadora, impresora, hojas Bond A4. . Plantilla de Ficha de Inscripción (Archivo Excel). . Plantilla de Maqueta de Pagos (Archivo Excel). . Plantilla de Constancia de Vacante (Archivo Word). . Convenio de condiciones Económicas y Financieras (Documento previamente impreso). . Talonario de Recibos. . Caja Chica (para recibir y entregar efectivo por pago de matrícula). 43.

(44) 6.1.1.2 Proceso MAT2 (Matrícula de alumno de la misma institución). Ilustración 6 - Diagrama BPMN - MAT2 Fuente: Elaboración propia. DESCRIPCIÓN: Involucra las tareas requeridas para inscribir a un alumno, que ya ha estudiado en años anteriores en la INSTITUCION, en el año escolar vigente. NOTA: Cabe mencionar que se utilizan los Subprocesos Reutilizables MAT1-01 y MAT1-02, por lo cual ya no serán descritos dentro de este proceso, debido a que ya lo están en el proceso anterior (MAT1). ENTRADAS: . D.N.I. o información personal del Alumno. . Información personal de los padres de familia y apoderado. SALIDAS: . Ficha de Inscripción del Alumno. . Recibo por concepto de Matrícula (Entregable). SUBPROCESOS Y TAREAS: . SUBPROCESO MAT1-01 (Registrar Datos del Alumno – Subproceso Reutilizable). . SUBPROCESO MAT1-02 (Concretar Pago de Matrícula – Subproceso Reutilizable). RECURSOS/HERRAMIENTAS: . Horas Hombre (Secretaria) 44.

(45) . Computadora, impresora, hojas Bond A4. . Plantilla de Ficha de Inscripción (Archivo Excel). . Plantilla de Maqueta de Pagos (Archivo Excel). . Convenio de Condiciones Económicas y Financieras (Documento previamente impreso). . Talonario de Recibos. . Caja Chica (para recibir y entregar efectivo por pago de matrícula). 45.

(46) 6.1.2. Gestionar los Aprendizajes (APR). 6.1.2.1 Proceso APR1 (Gestión de Módulos de Aprendizaje) DESCRIPCIÓN: Involucra las tareas requeridas para la correcta administración de los Módulos de Aprendizaje, que son herramientas de aprendizaje brindados por los docentes de la institución, y este proceso contempla tareas desde su recepción y verificación hasta su entrega a los alumnos. SUBPROCESOS Y TAREAS: 6.1.2.1.1. SUBPROCESO APR1-01 (Recepcionar Módulos). Ilustración 7 - Diagrama BPMN - APR1-01 Fuente: Elaboración propia. DESCRIPCIÓN: Este subproceso se encarga de recepcionar y verificar el formato y contenido adecuado de los Módulos de Aprendizaje. ENTRADAS: . Módulos de Aprendizaje diseñados por los docentes y enviados a la bandeja de entrada de la directora y de la secretaria. SALIDA: . Módulos de Aprendizaje con formato y contenido verificado. TAREAS: 46.

(47)  TAREA #1 (Verificar Formato): A los docentes previamente ya se les ha dado indicaciones sobre el formato de los módulos cuando fueron contratados, por lo cual se procede a confirmar que han seguido todos los pasos establecidos.  TAREA #2 (Modificar Formato): De encontrarse errores en los módulos, se procede a subsanarlos, y si es que son errores que no se pueden subsanar (por algún motivo), se notifica al docente que los diseñó para que subsane el error.  TAREA #3 (Verificar Contenido): Se utiliza el material brindado por el Ministerio de Educación (MINEDU) para confirmar que los temas encontrado en los módulos son acordes al grado y la materia. RECURSOS/HERRAMIENTAS: . Horas Hombre (Secretaria y Directora). . Computadoras. . Correo electrónico institucional. . Material educativo de referencia (MINEDU). 47.

(48) 6.1.2.1.2. SUBPROCESO APR1-02 (Preparar Orden de Impresión de Módulos). Ilustración 8 - Diagrama BPMN - APR1-02 Fuente: Elaboración propia. DESCRIPCIÓN: Este subproceso contempla las tareas para obtener todos los Módulos de Aprendizaje (que previamente han sido verificados en formato y contenido) impresos y listos para su distribución. ENTRADAS: . Módulos de Aprendizaje con formato y contenido verificados. SALIDA: . Módulos de Aprendizaje impresos. TAREAS:  TAREA #1 (Preparar requisitos de copiado): Se contabiliza el número de alumnos por cada grado correspondiente a cada módulo, para enviar por correo electrónico a un personal externo las indicaciones de cuantos ejemplares se necesitarán y el módulo adjunto.  TAREA #2 (Verificación de módulos impresos): Después de 1 día (o menos) de haber enviado las indicaciones para los módulos 48.

(49) impresos, el personal externo entrega los módulos impresos en el hall del colegio y posteriormente la directora (o secretaria) los contabilice y verifique al azar algunos ejemplares con el fin de que estén correctamente impresos. De haber errores, se le comunica al personal para que obtenga el reemplazo de los ejemplares. RECURSOS/HERRAMIENTAS: . Horas Hombre (Secretaria y Directora). . Computadora (Secretaría). 49.

(50) 6.1.2.1.3. SUBPROCESO APR1-03 (Entregar Módulos). Ilustración 9 - Diagrama BPMN - APR1-03 Fuente: Elaboración propia. DESCRIPCIÓN: Este subproceso se encarga de las tareas de repartir los módulos impresos disponibles por cada aula, y al finalizar la entrega en todas las aulas, se procede a archivar los módulos sobrantes para los alumnos que estuvieron ausentes los días de entrega. ENTRADAS: . Módulos de Aprendizaje impresos. SALIDA: . Módulos de Aprendizaje entregados a los alumnos. . Módulos sobrantes archivados. TAREAS:  TAREA #1 (Repartir Módulos en Aula): Se seleccionan los módulos impresos correspondientes a cada grado y se entregan personalmente a cada alumno en su respectiva aula por orden de lista de asistencia.  TAREA #2 (Verificación de módulos impresos): Después de entregar los módulos disponibles para ese día, se regresan los. 50.

(51) módulos sobrantes (para los alumnos ausentes) con la secretaria, quien los contabiliza y los archiva en un armario. RECURSOS/HERRAMIENTAS: . Horas Hombre (Secretaria y Directora). . Folder de Asistencias. . Armario (para archivar los módulos sobrantes). 51.

(52) 6.1.2.1.4. SUBPROCESO APR1-04 (Entregar Módulos a Alumnos Ausentes). Ilustración 10 - Diagrama BPMN - APR1-04 Fuente: Elaboración propia. DESCRIPCIÓN: Este subproceso contempla las tareas de entregar los módulos de aprendizaje que no fueron entregados a los alumnos por motivo de inasistencia. ENTRADAS: . Fecha de inasistencia y datos del alumno. SALIDA: . Módulos sobrantes entregados. TAREAS:  TAREA #1 (Verificar Inasistencia): Se verifica la inasistencia del alumno acorde a la fecha de entrega de módulos, también se verifica que esa inasistencia esté correctamente justificada.  TAREA #2 (Entregar Módulos del Archivo): Si las fechas concuerdan y la insistencia está justificada, se procede a entregar los módulos correspondientes a esa fecha. RECURSOS/HERRAMIENTAS: . Horas Hombre (Secretaria). . Archivo de Módulos de Aprendizaje (Armario). . Folder de Asistencias. . Cuaderno de Justificaciones 52.

(53) 6.1.2.2 Proceso APR2 (Gestión de Evaluaciones) DESCRIPCIÓN: Involucra las tareas requeridas para la correcta administración de las evaluaciones mensuales y bimestrales (que son desarrollados por los docentes a cargo de las asignaturas) y comprenden las tareas desde la verificación de contenido y formato, hasta su entrega para el día de la evaluación. SUBPROCESOS Y TAREAS: 6.1.2.2.1. SUBPROCESO APR2-01 (Recepcionar Evaluaciones). Ilustración 11 - Diagrama BPMN - APR2-01 Fuente: Elaboración propia. DESCRIPCIÓN: Este subproceso se encarga de recepcionar y verificar el formato y contenido adecuado que las evaluaciones deben tener para ser enviados a imprimir. ENTRADAS: . Evaluaciones diseñadas por los docentes. SALIDA: . Evaluaciones con formato y contenido verificado. TAREAS:. 53.

(54)  TAREA #1 (Verificar Formato): A los docentes previamente ya se les ha dado indicaciones sobre el formato de las evaluaciones cuando fueron contratados, por lo cual se procede a confirmar que han seguido todos los pasos.  TAREA #2 (Modificar Formato): De encontrarse errores en las evaluaciones, se procede a subsanarlos y si son errores que no se pueden subsanar por distintos motivos, se notifica al docente que los diseñó para que subsane el error.  TAREA #3 (Verificar Contenido): Se utilizan los módulos de aprendizaje para confirmar que las preguntas encontradas en las evaluaciones son acordes al contenido del módulo. RECURSOS/HERRAMIENTAS: . Horas Hombre (Secretaria y Directora). . Computadoras. . Correo electrónico institucional. . Módulos de Aprendizaje como referencia de contenido. 54.