PLAN ANUAL DE COMUNICACIÓN INTERNA 2022

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Unidad de Recursos Humanos

“Decenio de la Igualdad de oportunidades para mujeres y hombres”

“Año del Bicentenario del Perú: 200 años de Independencia”

PLAN ANUAL DE COMUNICACIÓN

INTERNA 2022

Firmado digitalmente por PONCE ESPICHAN Jerika Mirella FAU 20520711865 soft Motivo: V°B

Fecha: 2022/01/05 15:51:18-0500 Firmado digitalmente por ROJAS NARVAEZ Teresa Veronica FAU 20520711865 hardMotivo: V°B

Fecha: 2022/01/05 17:18:53-0500

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PLAN ANUAL DE COMUNICACIONES INTERNAS – 2022

I. INTRODUCCIÓN

La Autoridad Nacional del Agua - ANA, se crea por Decreto Legislativo Nº 997 de 13 de marzo de 2008, como Organismo Público adscrito al Ministerio de Agricultura, responsable de dictar las normas y establecer los procedimientos para la gestión integrada y sostenible de los recursos hídricos del país. La Autoridad Nacional del Agua - ANA, es el ente rector y la máxima autoridad técnica normativa del Sistema Nacional de Gestión de los Recursos Hídricos.

El presente plan tiene como objetivo principal, el promover una comunicación efectiva dentro de la Autoridad Nacional del Agua, para ello reforzará sus estrategias dentro de los siguientes aspectos: información institucional organizada, optimizar el uso de los canales de comunicación y fortalecer la fluidez comunicacional y la relación jefe-colaborador (integración y confianza).

El plan diseñado tiene como propuesta de valor, el estar organizado por campañas continuas y mensajes efectivos, que gestionen el compromiso de los servidores y servidoras de la institución, permitiendo de esa manera contribuir a la cultura organizacional de integración y colaboración, mejorando así el clima laboral y desempeño de los mismos, en favor de los objetivos institucionales.

II. BASE LEGAL

2.1 Constitución Política del Perú, artículo 1, artículo 2 inciso 1, y artículos 10, 22 y 23.

2.2 Decreto Legislativo N° 997, que crea la Autoridad Nacional del Agua.

2.3 Reglamento de Organización y Funciones- ROF de la Autoridad Nacional del Agua, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 018-2017-MINAGRI.

2.4 Resolución Jefatural N° 065-2020-ANA, que aprueba el Reglamento Interno de los Servidores Civiles de la Autoridad Nacional del Agua.

2.5 Manual de Organización y Funciones de la Autoridad Nacional del Agua.

2.6 Decreto Legislativo Nº 1023, Artículo 5 dispone que el Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos – SERVIR, comprende de 07 subsistemas.

2.7 Directiva Nº 002-2014-SERVIR/GDSRH, Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos – SERVIR, Normas para la Gestión del Sistema Administrativo de Gestión de Recursos Humanos en las entidades públicas.

2.8 Resolución de Presidencia Ejecutiva Nº 151-2017-SERVIR-PE, del Informe Técnico Nº 203-2017-SERVIR/GDSRH. Guía para la Gestión del Proceso de Comunicación Interna.

Las referidas normas incluyen sus respectivas disposiciones ampliatorias, modificatorias y conexas, de ser el caso.

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III. OBJETIVO PRINCIPAL DEL PLAN

La Unidad de Recursos Humanos propone el “Plan de Comunicación Interna”, en el cual pretende definir los canales de comunicación existentes, así como mejorar el uso de los mismos con la consiguiente eliminación de barreras de forma para que la comunicación se convierta en pilar básico del funcionamiento de nuestra institución.

 OBJETIVOS ESPECIFICOS:

- La comunicación interna ayuda a reducir la incertidumbre y a prevenir la desinformación. Por ello, es importante transmitir mensajes corporativos, informar sobre lo que ocurre dentro de nuestra institución, motivar y establecer una línea de comunicación eficaz entre los servidores/ras y las jefaturas de las diferentes unidades orgánicas.

- Continuar con el uso del lenguaje inclusivo en las comunicaciones que se elaboren y difundan, para el involucramiento de los servidores/servidoras en cada mensaje que se publique.

- Lograr que los colaboradores y sus familias conozcan e implementen los cuidados de la salud, medidas de prevención y protocolos que deben tener en casa, oficina y comisiones de servicio en el marco de las medidas por la pandemia COVID-19.

- Promover el buen estado de ánimo, la confianza y el optimismo entre los colaboradores y sus familias en esta coyuntura a través de acciones de comunicación y nuevas formas de relacionamiento que fomenten la participación, fortalecimiento de vínculos emocionales y camaradería de los equipos de trabajo y colaboradores en general en el entorno digital.

- Establecer una programación de acciones y actividades, durante el transcurso del año, mediante la calendarización sobre las diferentes acciones de comunicación diseñadas.

- Contribuir al fortalecimiento de la cultura organizacional y el orgullo de pertenecer a la Autoridad Nacional del Agua a partir de la información sobre logros e impactos de la labor de las actividades de los servidores/servidoras de todas las jerarquías, así como la promoción del reconocimiento a todo nivel.

IV. ALCANCE Y VIGENCIA

El presente Plan Anual de Comunicaciones Internas 2022, de la Autoridad Nacional del Agua, contempla la cobertura de todos los servidores en su totalidad sin distinción de sus regímenes laborales o contractual al que pertenezcan, el cual se detalla a continuación:

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Tabla 1

Cantidad de servidores y servidoras de la ANA al 31 de diciembre de 2021

RÉGIMEN NORMA CANTIDAD

Laboral Decreto Legislativo N° 728 44 Decreto Legislativo N° 1057 1,361 Fuente y elaboración: Unidad de Recursos Humanos

El presente Plan Anual de Comunicación Interna 2022, será a partir del día siguiente de su aprobación hasta el 31 de diciembre de 2022.

V. EQUIPO

La ejecución del presente plan requiere de la conformación de capital humano que permita no sólo su ejecución, sino además su gestión, monitoreo, seguimiento, evaluación y sistematización.

Se requiere el apoyo de profesionales o técnicos especializados siguientes:

 01 Especialista en Comunicaciones Internas.

 01 Asistente / Practicante con estudios en Ciencias de la Comunicación y/o diseñador gráfico y/o afines. Es importante y necesario para la ejecución de las actividades a ejecutar en el plan de comunicaciones internas, debido a la carga laboral que se presenta, en vista que se han incluido nuevas actividades como parte de las mejoras a implementar en vista a los resultados del estudio de Clima laboral 2022

VI. MEDIOS Y FORMATO DE COMUNICACIÓN INTERNA MEDIOS DE COMUNICACIÓN INTERNA 1. Correo Electrónico ([email protected])

El medio de comunicación digital más utilizado generalmente para difundir información de manera unidireccional.

2. Intranet Institucional

Pertenece al paquete de apps del Office 365 en el cual se difunde toda comunicación de interés que se emite a través del correo [email protected] 3. Plataforma de videollamadas / videoconferencias

Pertenece al paquete de apps del Office 365, está a disposición de todo los servidores/as de forma gratuita (reuniones de hasta 250 personas, sin límite de tiempo, entre otras).

Se consolida como una herramienta ideal para reuniones de equipos porque emula el diálogo con el uso de cámaras de PC o celular, facilitando interacción y presentación de documentos en vivo.

4. Llamadas Telefónicas

En esta coyuntura se hace necesario. Más allá de las reuniones grupales

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en chat o video hablado, escuchar de manera personal a alguien al otro lado del teléfono (fijo o celular) ofrece una sensación de cercanía pocas veces replicada. Esa privacidad que establece la conversación uno a uno, será aprovechada para establecer determinados contactos en momentos oportunos, generalmente entre los jefes de equipo y sus colaboradores.

5. WhastApp

Es la aplicación para celulares de contacto personal y grupal por excelencia. Así sea que la usen todos o algunos días, su uso masificado hace que todos los servidores/as estén familiarizados con ella. En la Autoridad Nacional del Agua ya hay grupos de trabajo entre colegas, equipos de trabajo y directores.

6. Tótem Interactivo

Sistema tecnológico con una pantalla táctil que genera interacción con los usuarios a través de los contenidos que emitimos para conocimiento e interés del personal, de manera didáctica u entretenida.

Actualmente la entidad cuenta con 01 tótem a cargo de la Unidad de Recursos Humanos, el cual esta ubicado en la sede central.

FORMATOS DE COMUNICACIÓN 1. Videoconferencias/ Talleres/ Webinars

A partir de las herramientas digitales de videollamadas, se establecen eventos masivos que promoverán la participación de los servidores/as, a través de la herramienta Microsoft Teams.

2. Comunicado diseñado con imagen (fotográfico o ícono)

Es el formato que se emplea con mayor frecuencia, generalmente a través del correo electrónico. Ya se tiene definido un formato para fechas de cumpleaños, nacimientos, defunciones y saludos de aniversario, saludos de profesiones, entre otros.

3. Boletines en PDF

Realizados con el software Illustrator/Indesing bajo la plataforma Adobe, la cual permite la difusión e interacción con el documento. Este formato será aplicado a los boletines de Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. Documentos PDF interactivos

Utilizados para difundir documentos con amplio contenido de forma más visual y menos rígida (protocolos, manuales, etc.). Los mismos que están siendo aplicados en los afiches de nutrición.

5. Comunicado de formato institucional

Tiene el estilo más sobrio y “serio” de la línea de formatos. En ella se colocará la información que no necesite mayor soporte de diseño.

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VII. ACCIONES ESTRATÉGICAS

Visto el análisis situacional y teniendo en cuenta los objetivos planteados, las acciones del presente plan abarcarán los siguientes aspectos:

 Prevención y sensibilización de los cuidados antes el COVID-19

Debido a la coyuntura, la salud es uno de los principales enfoques que se viene trabajando y difundiendo en las comunicaciones internas. Para ello se recurrirán a las fuentes oficiales y se recurrirá a los canales para la difusión, asimilación y aprendizaje de contenidos; así como también para la interacción y apoyo en la salud física y emocional que requieran los colaboradores.

 Celebración de fechas institucionales y especiales

Para ello se establecerán acciones de comunicación a partir de las fechas seleccionadas del calendario en base a las profesiones y del calendario cívico nacional. Esto ayudará a fortalecer la identidad y el orgullo de los servidores/servidoras.

 Fortalecimiento de la cultura organizacional

Se realizarán acciones que promuevan la misión, visión, objetivos estratégicos y valores institucionales entre todos los colaboradores.

 Lenguaje inclusivo – “Si no me nombras no existo”

Es importante continuar promoviendo la igualdad de género e inclusión en nuestros mensajes, demostrando que en la Autoridad Nacional del Agua existen las mismas oportunidades para mujeres y hombres, eliminando sesgos y etiquetas que promuevan exclusión o discriminación.

 Reconocimiento a los servidores y servidoras

El reconocimiento fue uno de los resultados a reforzar dentro de los factores del Estudio anual de Clima Laboral 2021. Ese sentido se tiene previsto realizar acciones comunicacionales en el marco por el Día del servidor/servidora.

 Otras acciones afines a la Gestión de los Recursos Humanos

Dado el contexto que atravesamos, el factor humano es aún más necesario y prioritario. En ese sentido, se coordinará con las áreas de la Unidad de Recursos Humanos, para las acciones e iniciativas de comunicación en los procesos de: Seguridad y Salud en el Trabajo, Bienestar Social, Capacitación y Gestión del Rendimiento.

VIII. CRITERIOS DE LA COMUNICACIÓN INTERNA DURANTE EL 2022 De acuerdo al medio y formato para la emisión de los mensajes, también se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones para la gestión de la comunicación interna:

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 Emocional: Será dirigida al colaborador no solo en el ámbito profesional, sino también se enfocará en ayudarlo a sobrellevar la coyuntura. De la misma forma, nos interesa también su tiempo fuera del horario laboral, solo o en familia.

 Participativo: La comunicación impulsará el involucramiento y opinión de los colaboradores a través de los canales digitales, fortaleciendo así la bidireccionalidad de la comunicación.

 Uso de Fuente Oficiales: Especialmente para el tratamiento de temas de salud en el marco de la epidemia del COVID-19. Solo se recurrirá a las fuentes del Poder Ejecutivo (Gobierno central, Ministerio de Salud, Ministerio de Inclusión Social, entre otros).

 Mensaje claro y directo: Se utilizará un lenguaje sencillo, directo y de fácil comprensión para todos los colaboradores.

 Oportuno: La comunicación se realizará en el momento que sea necesario y útil.

 Lenguaje y comunicación visual inclusiva: Continuar erradicando el uso del masculino genérico en nuestras comunicaciones, ya que fomenta el protagonismo exclusivo de los varones e invisibiliza la presencia de las mujeres.

IX. INDICADORES DE MEDICIÓN

 De manera trimestral, se realizarán encuestas de percepción con el fin de conocer la opinión de los servidores sobre las campañas y acciones de comunicación. Dicha herramienta servirá para medir gradualmente el impacto de las iniciativas de comunicación.

 Reporte de las solicitudes atendidas mediante el “Formato de solicitud para la elaboración de pieza gráfica y/o difusión de comunicación dirigida al personal de la Autoridad Nacional del Agua” (Memorando Múltiple Nº 041- 2020-ANA-OA.

X. CRONOGRAMA

A continuación, se presentan las actividades programadas y las fechas que se han priorizado en base al calendario 2022.

Las actividades se realizarán de acuerdo a los ejes estratégicos del plan, y se utilizarán los medios y formatos de comunicación presentados, los cuales dependerán de cada propuesta (Ver adjunto - Tabla 2).

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1 SALUDO DE ANIVERSARIO: AAA MARAÑÓN 22 DIA DEL INGENIERO QUÍMICO

7 SALUDO DE ANIVERSARIO: AAA CAÑETE FORTALEZA 14 DIA DEL ADMINISTRADOR

14 DIA DE LA AMISTAD

27 DIA DE LA LUCHA CONTRA EL HOSTIGAMIENTO SEXUAL EN EL ÁMBITO LABORAL

8 DIA INTERNACIONAL DE LA MUJER

13 ANIVERSARIO DE LA AUTORIDAD NACIONAL DEL AGUA 20 DIA DE LA FELICIDAD

22 DIA MUNDIAL DEL AGUA - SEMANA SANTA 2 DIA DEL ABOGADO

9 SALUDO DE ANIVERSARIO: AAA TITICACA 7 DIA MUNDIA DE LA SALUD

8 DIA DEL ECONOMISTA

18 SALUDO DE ANIVERSARIO: AAA CHAPARRA CHINCHA 19 SALUDO DE ANIVERSARIO: AAA CAPLINA OCOÑA 22 DIA DE LA TIERRA

24 DIA DEL GEÓGRAFO 26 DIA DE LA SECRETARIA

28 DIA MUNDIAL DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 30 DIA DEL PSICÓLOGO

1 DIA DEL TRABAJO 9 DIA DE LA MADRE

14 SALUDO DE ANIVERSARIO: AAA URUBAMBA VILCANOTA 17 DIA MUNDIAL DEL RECICLAJE

29 DIA DEL SERVIDOR PÚBLICO 7 DIA DE LA BANDERA 8 DIA DEL INGENIERO 20 DIA DEL PADRE 24 DIA DEL CAMPESINO 30 DIA DEL INGENIERO AGRÓNOMO 25 DIA DE LA TRABAJADORA SOCIAL 28 FIESTAS PATRIAS

11 DIA DEL COMUNICADOR PERUANO

28 SALUDO DE ANIVERSARIO: AAA JEQUETEPEQUE ZARUMILLA 30 DIA DE LA ENFERMERA

11 DIA DEL CONTADOR PÚBLICO 13 DIA DE LA FAMILIA PERUANA 17 DIA DEL GEÓLOGO

1 DIA DEL PERIODISTA 5 DIA DE LA MEDICINA PERUANA 17 DIA DEL QUÍMICO PERUANO 19 DIA DEL CÁNCER DE MAMA

23 SALUDO DE ANIVERSARIO: AAA HUALLAGA 31 DIA DE LA CANCIÓN CRIOLLA

3 DIA DE SAN MARTIN DE PORRES 19 DIA DEL HOMBRE

PROPUESTA DE DESARROLLO DEL PLAN DE COMUNICACIONES INTERNAS 2022 DE LA AUTORIDAD NACIONAL DEL AGUA

MESES / SEMANA

AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE

MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

DÍA ACTIVIDAD ENERO FEBRERO

EFEMÉRIDES Y RECONOCIMIENTO DE PROFESIONES

NOVIEMBRE DICIEMBRE

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25 DIA DE LA NO VIOLENCIA CONTRA LA MUJER 27 DIA DEL BIÓLOGO PERUANO

29 SALUDO DE ANIVERSARIO: AAA MANTARO 2 SALUDO DE ANIVERSARIO: AAA HUARMEY CHICAMA 9 DIA DEL SOCIÓLOGO

10 DIA DE LOS DERECHOS HUMANOS 16 SALUDO DE ANIVERSARIO: AAA UCAYALI 16 SALUDO DE ANIVERSARIO: AAA PAMPAS APURIMAC 16 SALUDO DE ANIVERSARIO: AAA MADRE DE DIOS 25 NAVIDAD

31 FIN DE AÑO

1 SALUD OCUPACIONAL URH (SENSIBILIZACIÓN EN COVID-19) 2 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO URH

3 BIENESTAR URH

4 DESARROLLO Y CAPACITACIÓN URH

5 ATENDER REQUERIMIENTOS COMUNICACIONALES DE LAS UNIDADES ORGÁNICAS DE LA ANA

6 COMUNICACIONES QUE PROVENGAN DEL MIDAGRI

EFEMÉRIDES Y RECONOCIMIENTO DE PROFESIONES

AGOSTO SETIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

COMUNICACIONES INTERNAS EN GENERAL

DÍA ACTIVIDAD

MESES / SEMANA

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO

Fecha: 2022/01/05 17:18:53-0500