MANUAL ESPECÍFICO DE
OPERACIÓN DEL COMITÉ TÉCNICO INTERNO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA SECRETARÍA
DE SEGURIDAD PÚBLICA
OFICIALÍA MAYOR
Abril 2013
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ÍNDICE
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1. PRESENTACIÓN 3
2. ANTECEDENTES 5
3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS 7
4. MARCO JURÍDICO 9
5. OBJETIVO GENERAL 12
6. INTEGRACIÓN 14
7. ATRIBUCIONES DEL COTECIAD 16
8. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COTECIAD 19
8.1 Del Presidente 20
8.2 Del Secretario Ejecutivo 21
8.3 Del Secretario Técnico 22
8.4 De los Vocales 23
8.5 De los Representantes 23
8.6 De los Invitados 23
9. POLÍTICAS DE OPERACIÓN 24
9.1 De las Sesiones 25
9.2 De la Calidad de los Miembros 26
9.3 De los Mecanismos de Suplencia 26
9.4 Del Procedimiento de Actuación 27
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10. PROCEDIMIENTOS 30
10.1. Realización de Sesiones del COTECIAD. 31
10.2. Baja documental o depuración. 39
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1. PRESENTACIÓN
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1. PRESENTACIÓN
Con el fin de que la Secretaría de Seguridad Pública tenga un control, registro y manejo adecuado de los archivos de las áreas de esta Secretaría, así como realizar de forma transparente la transferencia de los documentos que han concluido su periodo de vigencia al archivo de concentración para su posterior baja o destino final, la Oficialía Mayor a través de la Dirección Ejecutiva de Organización y Administración Territorial en coordinación con la Dirección Ejecutiva de Transparencia y la Dirección General de Mantenimiento y Servicios han elaborado el Manual Especifico de Operación del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos con la aprobación del Comité en comento.
Documento administrativo que prevé la integración y funcionamiento de dicho Comité, con el propósito de contar con un Órgano Técnico Consultivo de Instrumentación y Retroalimentación de la Normatividad aplicable en materia de archivos de esta Secretaría, el cual deberá ser observado de manera obligatoria por todas las unidades administrativas y operativas que conforman esta Secretaría en el control y manejo de los archivos que cada una de ellas genere y con ello, promover y garantizar su correcta administración.
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2. ANTECEDENTES
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2. ANTECEDENTES
En 1988, se crea el Archivo de Concentración de la Secretaría de Seguridad Pública, de acuerdo a las normas y lineamientos establecidos en el Sistema de Red de Archivos, cuya organización se tuvo que actualizar con motivo de la publicación en la Gaceta Oficial del Distrito Federal publicada el 12 de abril del 2007 y la Ley de Archivos del Distrito Federal publicada el 8 de octubre del 2008.
Actualmente, los procesos de integración, manejo de documentos y expedientes, contienen disposiciones que permiten su homogenización tanto en los archivos de trámite, como los que han sido dictaminados para su transferencia al archivo de concentración.
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3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
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3. GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS
3.1. Para efectos del presente Manual, se entenderá por:
GDF Gobierno del Distrito Federal.
APDF Administración Pública del Distrito Federal.
COTECIAD-SSPU-2008 Número de Registro de Control Archivístico asignado al Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal.
CGMA Coordinación General de
Modernización Administrativa.
CONTRALORÍA Contraloría General del Distrito Federal.
ÓRGANO INTERNO DE CONTROL
Contraloría Interna en la Secretaría de Seguridad Pública.
ÓRGANO
ADMINISTRATIVO
Dependencias, Órganos
Desconcentrados, Delegaciones y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal.
OM GDF Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal.
OM SSP Oficialía Mayor de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal.
DGRMSG OM GDF Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales de la Oficialía Mayor del Gobierno del Distrito Federal.
DGMS SSP Dirección General de Mantenimiento y Servicios de la Secretaría de Seguridad Pública.
PIDA Programa Institucional de Desarrollo Archivístico.
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4. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
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4. MARCO JURÍDICO-ADMINISTRATIVO
Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
D.O.F. 05 II 1917.
D.O.F. 26 II 2013. (Reforma).
Estatuto de Gobierno del Distrito Federal D.O.F. 26 VII 1994.
D.O.F. 01 I 2013. (Reformas).
LEYES
Ley Federal de Archivos.
D.O.F. 23 I 2012.
Ley de la Firma Electrónica Avanzada D.O.F. 11 I 2012
Ley de Seguridad Pública del Distrito Federal.
D.O.F. 19 VII 1993.
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
G.O.D.F. 28 III 2008.
G.O.D.F. 29 VIII 2011. (Reformas).
Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal.
G.D.O.F. 03 X 2008.
Ley de Archivos del Distrito Federal.
G.O.D.F. 08 X 2008.
Ley de Firma Electrónica del Distrito Federal.
G.O.D.F. 04 XI 2009.
G.O.D.F. 16 V 2012. (Reformas).
Ley Orgánica de la Administración Pública del Distrito Federal G.O.D.F. 29 XII 1998.
G.O.D.F. 30 V 2012. (Reformas).
Ley Orgánica de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal G.O.D.F. 20 V 2003.
G.O.D.F. 15 VII 2011. (Reformas).
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REGLAMENTOS
Reglamento de la Ley de Firma Electrónica para el Distrito Federal en Actas, Procedimientos y Trámites a cargo de la Administración Pública del Distrito Federal.
G.O.D.F. 24 XII 2010
Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal.
G.O.D.F. 25 XI 2011.
Reglamento Interior de la Administración Pública del Distrito Federal.
G.O.D.F. 28 XII 2000.
G.O.D.F. 23 III 2013. (Reformas).
Reglamento Interior de la Secretaría de Seguridad Pública del Distrito Federal.
G.O.D.F. 16 X 2008.
G.O.D.F. 14 X 2011. (Reformas).
ACUERDOS
Acuerdo del Instituto de Acceso a la Información Pública del Distrito Federal mediante el cual se aprueban los lineamientos Generales en Materia de Archivos.
G.O.D.F. 09 V 2007.
G.O.D.F. 25 VII 2007. (Modificación)
Acuerdo por el que se crea la Coordinación de Transparencia, Acceso a la Información Pública, Protección de Datos Personales y Archivo.
G.O.D.F. 20 II 2012.
CIRCULARES
Circular Uno Normatividad en Materia de Administración de Recursos para las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración Pública del Distrito Federal.
G.O.D.F. 08 VIII 2012.
DOCUMENTOS NORMATIVO- ADMINISTRATIVOS
Manual Administrativo de la Secretaría de Seguridad Pública.
G.O.D.F. 30 VI 2011.
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5. OBJETIVO GENERAL
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5. OBJETIVO GENERAL
Establecer los lineamientos para la integración y funcionamiento del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos de la Secretaría de Seguridad Pública, para que los integrantes de dicho comité conozcan y acaten las disposiciones legales aplicables en materia de administración de archivos tanto internas como externas, conformando así un órgano interno normativo y consultivo el cual instrumente adecuada y oportunamente procedimientos, políticas y normas para regular el resguardo, localización, vigencia, custodia, baja y destino final del universo de documentos generados por cada una de las áreas adscritas a la Secretaría.
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6. INTEGRACIÓN
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6. INTEGRACIÓN
6.1 De acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Archivos del Distrito Federal y la Circular Uno publicada en la Gaceta Oficial del Distrito Federal el día 20 de mayo del 2011 y para el debido cumplimiento de las funciones y atribuciones del Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) deberá estar integrado de la siguiente forma:
Servidor Público Cargo
I. Oficial Mayor de la Secretaría de Seguridad Pública
Presidente II. Director Ejecutivo de Transparencia Secretario
Ejecutivo III. Jefe de la Unidad Departamental de
Desarrollo Archivístico
Secretario Técnico IV. Subsecretario de Operación Policial Vocal V. Subsecretario de Control de Tránsito Vocal VI. Subsecretario de Participación Ciudadana
y Prevención del Delito
Vocal VII. Subsecretario de Desarrollo Institucional Vocal VIII. Subsecretario de Información e
Inteligencia Policial
Vocal IX. Jefe del Estado Mayor Policial Vocal X. Director General de Administración de
Personal
Vocal XI. Coordinadora de Control de Gestión Vocal
XII. Director de Servicios Vocal
XIII. Director General de Asuntos Jurídicos Representante XIV. Contralor Interno en la Secretaría de
Seguridad Pública del Distrito Federal
Representante XV. Director Ejecutivo de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones
Representante XVI. Director General de Recursos Financieros Representante
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7. ATRIBUCIONES DEL COTECIAD
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7. ATRIBUCIONES DEL COTECIAD
7.1 Las atribuciones del COTECIAD son:
I. Constituirse como el Órgano Técnico Consultivo, de instrumentación y retroalimentación de la normatividad interna en la materia de Administración de los Archivos de la Secretaría de Seguridad Pública.
II. Propiciar el desarrollo de medidas y acciones permanentes de coordinación y concentración entre sus miembros que favorezcan la implantación de las normas archivísticas institucionales, para el mejoramiento integral de los archivos de la Secretaría.
III. Aprobar el manual específico de operación del COTECIAD, remitiéndolo a la DGRMSG OM GDF y a la CGMA para su registro.
IV. Elaborar el Programa Institucional de Desarrollo Archivístico, el cual deberá enviarse a la DGRMSG OM GDF dentro de los primeros 30 días del mes de enero del año en curso para su registro y seguimiento.
V. Coordinar, Organizar, Modernizar y Promover la instrumentación de las disposiciones en materia de administración de documentos y archivos.
VI. Efectuar los estudios requeridos para diagnosticar sobre la problemática de los sistemas documentales y de archivo y las necesidades internas de las áreas que los administran.
VII. Promover y evaluar la implantación sistemática de la normatividad en materia de Administración de Documentos y Archivos.
VIII. Fungir como órgano de enlace entre las áreas encargadas del manejo de la correspondencia y archivos, hasta la integración del sistema de archivos.
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IX. Homogenizar la operación de las áreas responsables de la administración de documentos y archivos.
X. Propiciar la capacitación por medio de cursos, talleres o seminarios, dirigidos al personal encargado del manejo de los archivos.
XI. Aplicar lo establecido en los ordenamientos que regulan la materia de administración de documentos y archivos.
XII. Integrar, coordinar y evaluar a los grupos de apoyo para el mejor desempeño de las tareas en materia de archivos, entre los que de manera enunciativa se mencionan:
Grupo de Valoración Documental
Grupo de Planeación de Estrategias
Grupo de Normatividad y Políticas
Grupo de Capacitación y Enlace
Grupo de Suministros para los Servicios Archivísticos
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8. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COTECIAD
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8. FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COTECIAD
8.1 DEL PRESIDENTE
I. Presidir las sesiones del Comité.
II. Autorizar el orden del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias.
III. Coordinar y dirigir las sesiones del Comité.
IV. Ejercer el voto de calidad en caso de empate de la votación de resoluciones.
V. Presentar a la consideración y resolución del Comité, los casos y asuntos a tratar.
VI. Dar a conocer los acuerdos y acciones del Comité y procurar su cabal y estricto cumplimiento.
VII. Asegurar que las resoluciones y acciones del Comité sean para el mejoramiento de la normatividad y organización de los archivos.
VIII. Promover las medidas para dar seguimiento a los acuerdos tomados por el Comité.
IX. Instrumentar las acciones necesarias para la integración y operación de los grupos de apoyo.
X. Proveer de los medios y recursos necesarios y suficientes para mantener en operación regular, constante y permanente al Comité.
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8.2 DEL SECRETARIO EJECUTIVO
I. Suplir al Presidente en su ausencia.
II. Convocar a las sesiones ordinarias y cuando sea necesario, a las extraordinarias.
III. Evaluar que las acciones del Comité sean en apego a la normatividad y para el mejoramiento en la organización de los archivos.
IV. Vigilar la correcta expedición del Orden del Día y de los listados de los asuntos a tratar, incluyendo los documentos de apoyo necesarios.
V. Levantar el acta de cada sesión celebrada.
VI. Registrar los acuerdos del Comité y verificar e informar de su cumplimiento.
VII. Realizar y registrar el conteo de la votación de los proyectos de acuerdos.
VIII. Realizar las acciones necesarias para que el archivo de documentos del Comité esté completo y se mantenga actualizado, cuidando de su conservación por el tiempo mínimo establecido en la normatividad aplicable de la materia.
IX. Realizar las funciones que le corresponden de acuerdo con la normatividad aplicable y aquellas que le encomiende el Presidente o el Comité en Pleno.
X. Presentar al Presidente el Orden del Día, que contiene los asuntos que se someterán a la dictaminación del Comité.
XI. Apoyar a los grupos de apoyo en la ejecución de los proyectos que se aprueben.
XII. Otras que le designe el Presidente y el COTECIAD.
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8.3 DEL SECRETARIO TÉCNICO
I. Suplir al Secretario Ejecutivo en su ausencia.
II. Integrar los asuntos que serán abordados en cada una de las sesiones.
III. Remitir a los integrantes del Comité la Convocatoria, Orden del Día y Carpeta que contiene los asuntos de la sesión.
IV. Recibir y revisar de cada Unidad Administrativa Técnica Operativa, las propuestas para que en su caso, proponer su integración al Orden del Día de los asuntos a tratar en cada sesión.
V. Recabar la firma de los integrantes del Comité en el Acta de cada sesión.
VI. Programar y proveer la logística de las sesiones del Órgano Colegiado.
VII. Solicitar y registrar la designación de los Servidores Públicos, Suplentes de los Titulares.
VIII. Auxiliar al Secretario Ejecutivo para el mejoramiento del desempeño de sus funciones y responsabilidades.
IX. Informar al Secretario Ejecutivo los avances en los trabajos de los diversos grupos de apoyo.
X. Elaborar y presentar al pleno del Comité un informe anual, respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del Comité.
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8.4 DE LOS VOCALES
I. Enviar al Secretario Técnico la propuesta de asuntos acompañada de la documentación soporte, para incluirlos en el orden del día.
II. Proponer estrategias de trabajo y propuestas para mayor eficacia en los trabajos de desarrollo archivístico.
III. Integrarse a los grupos de apoyo.
IV. Vigilar que se aplique la Normatividad Archivística en los procesos y actuaciones del Comité.
8.5 DE LOS REPRESENTANTES
I. Brindar asesoría al Comité y a los grupos de apoyo en el ámbito de su respectiva competencia, respecto de los asuntos que se traten en las sesiones.
II. Coordinar los trabajos de los grupos de apoyo.
8.6 DE LOS INVITADOS
I. Exponer comentarios y experiencia, respecto de los puntos del Orden del Día a las sesiones que son convocados.
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9. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
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9. POLÍTICAS DE OPERACIÓN
En la primera sesión deberá actualizarse el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) y aprobar en su caso las actualizaciones necesarias al Manual Especifico de operación Comité Técnico Interno de Administración de Documentos.
9.1 DE LAS SESIONES
9.1.1 En la primera sesión del ejercicio correspondiente, se presentará el calendario de sesiones ordinarias, las cuales se efectuarán mensualmente.
9.1.2 Se podrán realizar sesiones extraordinarias cuando el Presidente, el Secretario Ejecutivo o alguno de los vocales, lo soliciten.
9.1.3 El Orden del Día y la documentación soporte de cada sesión se deberá entregar a los integrantes del Comité, cuando menos con tres días hábiles de anticipación para reuniones ordinarias, y con un día hábil para las extraordinarias, lo que de preferencia se hará a través de medios electrónicos o magnéticos, de conformidad con los “Lineamientos que deben observar las Dependencias, Órganos Desconcentrados, Órganos Políticos Administrativos y Entidades de la Administración Pública, para la integración y remisión electrónica de carpetas, información o documentos con relación a los Órganos Colegiados, Comisiones o Mesas de trabajo”.
9.1.4 El envío de las propuestas de inclusión de puntos al Orden del Día por parte de los miembros, se deberá realizar con 10 días hábiles previos a la celebración de las reuniones, acompañadas de la documentación soporte que lo justifique.
9.1.5 Las sesiones se llevarán a cabo cuando asistan como mínimo el 50 por ciento más uno de los miembros con derecho a voto.
Las decisiones se tomarán por mayoría o por unanimidad y en caso de empate, el Presidente tendrá voto de calidad.
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9.1.6 Las sesiones ordinarias podrán ser canceladas cuando no existan asuntos a tratar, notificando a los miembros titulares con tres días hábiles de anticipación a la fecha programada.
9.1.7 En casos extraordinarios o circunstancias imprevistas, la fecha de las sesiones podrá ser modificada por el Secretario Ejecutivo, sin que por ello se considere que la misma haya sido cancelada o que se trate de una sesión extraordinaria.
9.1.8 Se levantará acta por cada sesión, la cual será firmada por los asistentes.
9.1.9 El Secretario Técnico elaborará un informe anual respecto de los resultados obtenidos derivados de la actuación del Comité y lo presentará al Pleno en la primera Sesión Ordinaria del ejercicio fiscal siguiente, debiendo remitir copia a la DGRMSG OM GDF.
9.2. DE LA CALIDAD DE LOS MIEMBROS
9.2.1 Los miembros del Comité, en su calidad de Titulares (Presidente, Secretario Ejecutivo, Secretario Técnico y Vocales), tendrán derecho a voz y voto.
9.2.2 Los representantes del Comité, así como los invitados que asistan, solamente tendrán derecho a voz, pero no a voto.
9.3 DE LOS MECANISMOS DE SUPLENCIA
9.3.1 En ausencia del Presidente, el Secretario Ejecutivo tendrá, la facultad para presidir las sesiones. En caso de ausencia de ambos, se tendrá por cancelada la Sesión.
9.3.2 Los miembros Titulares del Comité tendrán derecho a nombrar a sus suplentes, designado de preferencia al servidor público jerárquicamente inmediato inferior.
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9.3.3 En ausencia de los miembros Titulares del Comité, los suplentes asumirán las facultades, funciones y responsabilidades que a los primeros correspondan.
9.3.4 Los representantes serán coparticipes y corresponsales de las decisiones y acciones tomadas por su suplente en la sesión del Comité.
9.3.5 Cuando asista el suplente y se incorpore el Titular, el primero solamente tendrá derecho a voz pero no a voto.
9.3.6 Los asesores podrán emitir sus comentarios y sugerencias a los asuntos que se sometan a la dictaminación del Comité.
9.4 DEL PROCEDIMIENTO DE ACTUACIÓN
9.4.1 Los miembros presentes registrarán su asistencia en una lista que contenga los siguientes datos: Número y fecha de la sesión, nombre, cargo, área y calidad del servidor público que asiste.
9.4.2 El Secretario Ejecutivo levantará el acta de la sesión, en la que se registrarán todas y cada una de las consideraciones y comentarios vertidos, así como de los acuerdos tomados.
9.4.3 En el caso de receso de la sesión por causas ajenas, y ésta se continúe el mismo día, se levantará una sola acta en la que se hará constar las causas que lo motivaron.
9.4.4 En el caso de que sea necesario continuar con la sesión otro día, se levantará un acta por cada una de las reuniones del Comité, en las que se asentarán las razones por las cuales se hizo necesario continuar la sesión en un día distinto al establecido.
9.4.5 En el caso de que la sesión no pueda llevarse por circunstancias excepcionales o situaciones imprevistas, el Secretario Ejecutivo del Comité notificará por escrito la fecha de realización de la sesión, asentando en el acta respectiva las causas que dieron lugar a su diferimiento.
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9.4.6 Quien presida la sesión será el único facultado para su conducción y para establecer el formato de participación y exposiciones de los miembros del Comité.
9.4.7 Las propuestas de los asuntos deberán hacerse de forma individual y presentarse al Secretario Ejecutivo junto con los antecedentes, justificación y fundamento legal. Una vez incluidas en el Orden del Día, serán objeto de análisis, evaluación y deliberación por parte de los miembros del Comité, quienes aportarán su opinión y en su caso, propuesta de solución o mejora.
9.4.8 Quien presida la sesión es el único facultado para resumir, compilar, sintetizar y preciar las propuestas y acuerdos que se suscriban en las sesiones.
9.4.9 Sólo mediante consenso del propio Comité, los acuerdos podrán suspenderse, modificarse o cancelarse.
9.4.10 Una vez desahogados todos los puntos del Orden del Día y registrados los hechos, opiniones y acuerdos, se procederá a declarar formalmente terminada la sesión para efectos de registrar en el acta, la hora en que termina.
9.4.11 Solamente podrán tratarse los asuntos que se hubieran incluido y aprobado en el Orden del Día de la sesión.
9.4.12 El Secretario Ejecutivo consignará en el acta con toda claridad y precisión los acuerdos tomados por el Comité.
9.4.13 El Secretario Ejecutivo remitirá para su análisis y observaciones, y en su caso, firma, el acta de la sesión respectiva dentro de los 3 días hábiles siguientes posteriores al de su celebración.
9.4.14 Los participantes cuentan con 2 días hábiles posteriores a los de la recepción del acta, para devolverla con las observaciones y comentarios que en su caso hayan hecho, o bien, el acta debidamente firmada.
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9.4.15 En el caso de que no remitan ninguna observación o aclaración, en el plazo antes mencionado, se entenderá como aprobado su contenido, por lo que se hará exigible la misma debidamente firmada.
9.4.16 El Secretario Ejecutivo deberá anexar al Orden del Día y a la documentación de las sesiones, copia del acta de la sesión inmediata anterior, debidamente validada en el que se haga constar con las observaciones que se hubieren recibido de los participantes
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10. PROCEDIMIENTOS
Procedimiento para la Realización de Sesiones del
COTECIAD.
OBJETIVO GENERAL:
Establecer el proceso de integración de los asuntos que abordará el COTECIAD, y, como serán presentados en cada una de las sesiones estos, que permita tener un orden para la discusión, votación y realización de los acuerdos del pleno de manera ágil y transparente:
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN:
El Secretario Técnico del COTECIAD tendrá la responsabilidad de recibir y realizar el filtro de toda solicitud que generen las áreas de la Secretaría en materia de administración de documentos y que pueden ser presentados al Comité en mención.
El Secretario Técnico recabará información y documentación de cada asunto que sea presentado al pleno del COTECIAD.
El Secretario Ejecutivo verificará la correcta expedición de la orden del día y la integración de los documentos soporte de los casos que abordará el COTECIAD y obtendrá el visto bueno del Presidente del Comité.
Las Sesiones del Comité solo deberán instalarse cuando exista quórum es decir el 50% de asistencia de los integrantes, en el caso de haber menos del 50% no podrá instalarse.
Cuando no exista quórum el Presidente del Comité comunicará a los asistentes la cancelación de la sesión.
El Secretario Ejecutivo registrará los acuerdos aprobados por el pleno con más del 50% de votos, asimismo realizará un seguimiento de éstos e informará al Comité en sesión de las acciones o actividades ejecutadas para llevar a cabo estos.
Por cada sesión ordinaria o extraordinaria que realice el COTECIAD, deberá elaborarse un acta donde se describa como se llevó acabo el desarrollo de éstas.
El Secretario Ejecutivo en coordinación con el Secretario Técnico redactará y emitirá las actas de cada sesión.
Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Inicio del Procedimiento
Secretario Técnico 1 Integra carpeta con la documentación de los casos y/o asuntos a tratar en cada Sesión Ordinaria o extraordinaria del Comité.
1 semana
2 Con base a los casos y asuntos integrados, elabora el orden del día de la sesión respectiva del Comité, adjunta carpeta y la remite al Secretario Ejecutivo para que revise y en su caso recabe firma de autorización del Presidente
1 día
Secretario Ejecutivo 3 Recibe carpeta y orden del día, revisa que estén correctos así como la documentación soporte.
¿Están correctos los documentos?
No
2 horas
4 Señala las correcciones a realizar y/o la documentación que falta por integrar y turna al Secretario Técnico. (Regresa a la actividad 1).
Si
15 minutos
5 Rubrica de visto bueno y envía carpeta y orden del día al Presidente del Comité para su autorización.
5 minutos
Presidente 6 Recibe documentos y revisa que estén correctos los mismos.
2 horas
Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo
¿Están correctos los documentos?
No
7 Emite observaciones y remite documentos al Secretario Ejecutivo para su atención (Regresa a la actividad 4).
Si
15 minutos
8 Firma de autorización y turna documentos al Secretario Técnico a través del Secretario Ejecutivo para su posterior difusión a los integrantes del Comité.
15 minutos
Secretario Técnico 9 Recibe carpeta y orden del día autorizados, elabora convocatoria para invitar a cada uno de los integrantes del Comité informándoles que participen en la sesión ordinaria o extraordinaria en la fecha y hora programada.
1 día
10 Anexa a la convocatoria, carpeta y orden del día autorizados y difunde a través de medios electrónicos y/o magnéticos con cuatro días previos a la realización de la sesión ordinaria o extraordinaria a cada uno de los integrantes del Comité.
1 día
11 El día de la sesión recaba firmas de asistencia de los integrantes del Comité que asistan e informa al Presidente del número de participantes para establecer si hay quórum.
10 minutos
Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo
¿Existe quórum?
No
Presidente 12 Suspende la sesión ordinaria o extraordinaria por existir menos del 50%
de asistencia de los integrantes del Comité.
Si
5 minutos
13 Declara instalada la sesión ordinaria o extraordinaria por existir más del 50% de asistencia de los integrantes del Comité.
10 minutos
Secretario Ejecutivo 14 Efectúa la lectura del Acta de la Sesión anterior asimismo realiza la presentación de la orden del día y da a conocer los acuerdos y acciones del Comité.
20 minutos
15 Lleva a cabo y registra el conteo de la votación de los proyectos de acuerdo.
2 horas Secretario Técnico 16 Informa al pleno del Comité del
seguimiento a los acuerdos realizados en la sesión anterior.
15 minutos
Secretario Ejecutivo 17 Da lectura a los asuntos generales, tratados y posteriormente levanta el Acta de la Sesión del Comité. Archiva acta.
5 minutos
Presidente 18 Comunica al pleno que se da por terminada la sesión.
5 minutos
Fin del Procedimiento
A 6
RECIBE DOCUMENTOS Y REVISA QUE ESTEN
CORRECTOS LOS MISMOS
2
CON BASE A LOS CASOS Y ASUNTOS, ELABORA EL ORDEN DEL DÍA, ADJUNTA CARPETA Y REMITE PARA
FIRMA INTEGRA CARPETA CON DOCUMENTACIÓN DE LOS
CASOS Y/O ASUNTOS A TRATAR EN CADA SESIÓN
1 I N I C I O
3
RECIBE CARPETA Y ORDEN DEL DÍA, REVISA QUE ESTEN CORRECTOS
4
¿ESTAN CORRECTOS LOS
DOCUMENTOS?
5 NO SÍ
2 CARPETA
O 1
ORDEN DEL DÍA
CARPETA
O O
ORDEN DEL DÍA
CARPETA
O
O
SEÑALA CORRECCIONES Y/O DOCUMENTACIÓN POR INTEGRAR Y TURNA
ORDEN DEL DÍA
CARPETA
O O
RUBRICA DE VISTO BUENO Y ENVÍA CARPETA Y ORDEN DEL DÍA PARA SU
AUTORIZACIÓN
ORDEN DEL DÍA
CARPETA
O O
ORDEN DEL DÍA
CARPETA
O
O
¿ESTAN CORRECTOS LOS
DOCUMENTOS?
SÍ
NO
EMITE OBSERVACIONES Y REMITE DOCUMENTOS
PARA ATENCIÓN
ORDEN DEL DÍA
CARPETA
O
O
FIRMA DE AUTORIZACIÓN Y TURNA DOCUMENTOS
PARA SU POSTERIOR DIFUSIÓN
ORDEN DEL DÍA
CARPETA
O
O 7
8 1
11
EL DÍA DE LA SESIÓN RECABA FIRMAS DE ASISTENCIA E INFORMA
AL PRESIDENTE PARA ESTABLECER SI HAY
QUÓRUM 10 ANEXA A LA CONVOCATORIA, CARPETA,
ORDEN DEL DÍA Y DIFUNDE A TRAVÉS DE MEDIOS ELECTRÓNICOS Y/O MAGNÉTICOS CON
CUATRO DÍAS DE ANTICIPACIÓN A LA SESIÓN
ORDEN DEL DÍA RECIBE CARPETA Y ORDEN ,
ELABORA CONVOCATORIA PARA INVITAR A LOS INTEGRANTES DEL COMITE
9 A
INTEGRANTES DEL COMITÉ
14
EFECTÚA LA LECTURA DEL ACTA DE SESIÓN
ANTERIOR, REALIZA PRESENTACIÓN DE LA ORDEN DEL DÍA Y DA A
CONOCER ACUERDOS
12
LLEVA A CABO Y REGISTRA EL CONTEO DE LA VOTACIÓN DE LOS PROYECTOS DE
ACUERDO CARPETA 15
CONVOCATORIA O
O
O
ORDEN DEL DÍA
CARPETA
CONVOCATORIA O
O O
¿EXISTE QUÓRUM?
NO SÍ
SUSPENDE LA SESIÓN ORDINARIA O EXTRAORDINARIA
DECLARA INSTALADA LA SESIÓN ORDINARIA O EXTRAORDINARIA
13
B
COMUNICA AL PLENO QUE SE DA POR
TERMINADA LA SESIÓN
18
F I N INFORMA AL PLENO DEL
COMITÉ DEL SEGUIMIENTO A LOS ACUERDOS ANALIZADOS EN LA
SESIÓN ANTERIOR 16 B
ACTA
O DA LECTURA A LOS ASUNTOS TRATADOS
Y LEVANTA EL ACTA DE LA SESIÓN, ARCHIVA ACTA
17
Procedimiento para la Baja Documental o
Depuración
OBJETIVO GENERAL:
Establecer las acciones a realizar para la baja de la documentación en custodia del Archivo de Concentración, la cual haya prescrito en sus valores primarios:
administrativo, legal o fiscal, y no posea valores secundarios o históricos:
evidencial, testimonial e informativo, de acuerdo a lo determinado en el Catálogo de Disposición Documental emitido por el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD) de la SSP, que permita llevar a cabo este proceso de forma ágil y transparente.
POLÍTICAS Y/O NORMAS DE OPERACIÓN:
La Jefatura de Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico, a través de la Unidad de Archivo de Concentración, será la responsable de detectar la documentación susceptible de baja y elaborar el inventario de baja documental.
Las áreas generadoras de transferencias primarias tendrán la responsabilidad de confirmar la baja documental correspondiente, en un periodo máximo de 48 horas, cuando la Jefatura de Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico lo solicite mediante oficio, contando a partir de la recepción de dicha solicitud, en caso de no emitir respuesta se dará por entendido su validación, para proceder a realizar la baja respectiva.
El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos, será el responsable de emitir la Declaratoria de Inexistencia de Valores Primarios y Secundarios.
El Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD- SSPU), deberá gestionar el trámite correspondiente de la documentación de la Secretaría de Seguridad Pública susceptible de baja y cuyo plazo precaucional ha concluido, ante la Dirección de Almacenes e Inventarios del Gobierno del Distrito Federal, dependiente de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales del Gobierno del Distrito Federal.
Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo Inicio del Procedimiento
Jefatura de Unidad Departamental de Desarrollo Archivístico
(Archivo de Concentración)
1 Verifica mensualmente las transferencias primarias y detecta las que hayan prescrito sus valores primarios y que no haya adquirido Valores Secundarios de acuerdo al Catálogo de Disposición documental.
5 días
2 Comprueba en las transferencias primarias que detecto prescripción de valores primarios y que no adquirieron Valores Secundarios, cuenten con oficio de autorización de baja documental.
¿Cuentan con Oficio de Baja Documental?
No
2 dias
3 Elabora “oficio” con copia solicitando al área generadora de la transferencia primaria, emita oficio de autorización de baja documental. Archiva copia de acuse.
Si
2 horas
4 Elabora nota informativa con copia, para notificar al área generadora de la transferencia primaria, que se va iniciar la gestión de la baja documental, solicitando su confirmación en un plazo no mayor a dos días.
2 dias
5 Elabora en medio electrónico el
“Inventario” de documentos que hayan prescritos sus valores primarios y que no posea secundarios de acuerdo al Catálogo de Disposición documental, una vez confirmada la baja documental por parte del área generadora de la transferencia primaria.
5 días
Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 6 Elabora “Oficio” en original y copia,
solicitando el Dictamen de Valoración Documental de archivos, adjunta inventario y envía al Comité Técnico Interno de Administración de Documentos (COTECIAD). Archiva Acuse.
1 día
Comité Técnico Interno de Administración de
Documentos (COTECIAD)
7 Recibe del Archivo de Concentración, oficio solicitud del Dictamen de Valoración Documental e “Inventario” en medio electrónico y registra en sus controles.
1 día
8 Analiza y emite declaratoria de inexistencia de valores primarios y secundarios así como dictamen de valoración documental de archivos.
Archiva oficio.
1 día
9 Elabora “Oficio” en original y copia solicitando la autorización para operar la baja definitiva, anexa la siguiente documentación y envía a la Dirección de Almacenes e Inventarios, dependiente de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales del Gobierno del Distrito Federal: Archiva copia de acuse.
Solicitud de baja definitiva de archivo emitida por el titular del ente público.
Inventario descriptivo de la documentación objeto de baja en formato electrónico.
Declaratoria de inexistencia de Valores Primarios y Secundarios.
Dictamen de valoración documental de archivos.
1 día
Unidad Administrativa No. Descripción de la Actividad Tiempo 10 Recibe de la Dirección de Almacenes e
Inventarios, dependiente de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales del Gobierno del Distrito Federal, Dictamen de inexistencia de Valores Primarios y Secundarios, registra y archiva.
1 día
11 Publica en la Gaceta Oficial del DF., y en el Portal de Internet de la Secretaría, la
“Solicitud de Baja Definitiva”, el
“Dictamen” emitido por la Dirección de Almacenes e Inventarios del Gobierno del Distrito Federal, dependiente de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales del Gobierno del Distrito Federal, indicando el destino que se dará a los archivos (60 días antes de la destrucción o enajenación).
variable
12 Convoca mediante licitación por invitación restringida la enajenación del papel archivo.
variable
13 Elabora la “Acta de Enajenación” una vez realizada la licitación e “Integra el Dictamen de Baja definitiva”.
15 minutos
14 Elabora oficio de envío con copia de
“Acta de Enajenación” e “Inventario de Dictamen de Baja definitiva” a la Dirección de Almacenes e Inventarios, dependiente de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios del Gobierno del Distrito Federal. Adjunta documentos y turna. Archiva copia de acuse.
1 día
Fin del Procedimiento
6
ELABORA “OFICIO” EN ORIGINAL Y COPIA SOLICITANDO DICTAMEN DE VALORACIÓN DOCUMENTAL, ADJUNTA INVENTARIO Y
ENVÍA
ELABORA “INVENTARIO” DE DOCUMENTACIÓN PRESCRITA DE ACUERDO
AL CATÁLOGO UNA VEZ CONFIRMADA LA BAJA
POR PARTE DEL ÁREA I N I C I O
7
INVENTARIO DE DOCTOS PRESCRITOS
OFICIO
O
1 - C
INVENTARIO
OFICIO
O
O
INVENTARIO RECIBE “OFICIO” E
“INVENTARIO”
EN MEDIO ELECTRÓNICO Y REGISTRA EN SUS
CONTROLES
ANALIZA Y EMITE DECLARATORIA DE INEXISTENCIA DE VALORES,
ASÍ COMO DICTAMEN DE VALORACIÓN DOCUMENTAL.
ARCHIVA OFICIO
OFICIO
INVENTARIO
DECLARATORIA
DICTAMEN
ELABORA “OFICIO” EN ORIGINAL Y COPIA
SOLICITANDO LA AUTORIZACIÓN PARA BAJA DEFINITIVA ANEXA
DOCUMENTOS Y ENVÍA 9
INVENTARIO
DECLARATORIA
DICTAMEN OFICIO SOLICITUD
O
O
DIR. DE ALMACENES E INVENTARIOS DEPENDIENTE DE LA DIR. GRAL. DE REC. MAT.
Y SERV. GRALS.
O O
O O O O
O 1 - C
O VERIFICA LAS
TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y DETECTA
LAS QUE HAYAN PRESCRITO DE ACUERDO
AL CATALOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
COMPRUEBA EN LAS TRANSFERENCIAS QUE DETECTÓ, CUENTEN
CON OFICIO DE AUTORIZACIÓN PARA
BAJA
¿CUENTAN CON OFICIO DE BAJA DOCUMENTAL?
ELABORA OFICIO CON COPIA SOLICITANDO AL ÁREA GENERADORA QUE EMITA AUTORIZACIÓN
DE BAJA 1
2
3 SÍ NO
ELABORA NOTA INFORMATIVA CON COPIA PARA NOTIFICAR AL ÁREA GENERADORA QUE SE VA
A INICIAR LA BAJA DOCUMENTAL SOLICITANDO
SU CONFIRMACIÓN
1 - C
ÁREA GENERADORA DE LA TRANSFERENCIA
PRIMARIA 4
O NOTA
INFORMATIVA
5
8
A O
OFICIO
O ACTA DE
ENAJENACIÓN 13
REALIZA LA LICITACIÓN, ELABORA “ACTA” DE E INTEGRA EL “DICTAMEN”
DE BAJA DIFINITIVA REALIZA LICITACIÓN POR INVITACIÓN RESTRINGIDA DE LA ENAJENACIÓN DEL
PAPEL ARCHIVO 12
1 - C
DIR. DE ALMACENES E INVENTARIOS DEPENDIENTE DE LA DIR. GRAL. DE REC. MAT.
Y SERV. GRALS.
DEL G.D.F.
ACTA DICTAMEN DE BAJA
14 O
ELABORA OFICIO DE ENVÍO CON COPIA DE “ACTA DE
ENAJENACIÓN” E
“INVENTARIO DE DICTAMEN DE BAJA DEFINITIVA, ADJUNTA DOCTS. Y TURNA.
ARCHIVA COPIA DE ACUSE.
O
O
O
DICTAMEN
F I N RECIBE DE LA DIR. DE
ALMACENES E INVENTARIOS DEL G.D.F. DICTAMEN DE INEXISTENCIA DE VALORES PRIMARIOS Y SECUNDARIOS,
REGISTRA Y ARCHIVA
DICTAMEN
PUBLICA EN LA G.O.D.F. Y EN PORTAL DE INTERNET LA
“SOLICITUD DE BAJA DEFINITIVA” “DICTAMEN”
INDICANDO EL DESTINO QUE SE DARÁ A LOS ARCHIVOS
60 DÍAS ANTES DE LA DESTRUCCIÓN O ENAJENACIÓN
10
O
PUBLICACIÓN
–GACETA OFICIAL D.F.
–PORTAL DE INTERNET DE LA SECRETARÍA
11 A
De: 68
MIEMBROS DEL COMITÉ
PRESIDENTE
________________________________________
MTRO. CARLOS JESÚS CADENA LOZANO
OFICIAL MAYOR DE LA SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA
SECRETARIO EJECUTIVO
MTRO. JULIO CÉSAR ÁLVAREZ HERNÁNDEZ
DIRECTOR EJECUTIVO DE TRANSPARENCIA
SECRETARIO TÉCNICO
C.P. DAVID ROMO ESQUIVEL JEFE DE LA UNIDAD DEPARTAMENTAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
VOCAL
1ER SUPERINTENDENTE LUIS ROSALES GAMBOA SUBSECRETARIO DE OPERACIÓN
POLICIAL
VOCAL
LIC. GABRIEL CARREÓN GARRIDO SUBSECRETARIO DE CONTROL
DE TRÁNSITO
VOCAL
LIC. AZUCENA SÁNCHEZ MÉNDEZ
SUBSECRETARIA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y
PREVENCIÓN DEL DELITO
VOCAL
LIC. JORGE MAURICIO FERNAN QUIRARTE
SUBSECRETARIO DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
Página: 1 De: 68
VOCAL
MTRO. VÍCTOR HUGO RAMOS ORTÍZ
SUBSECRETARIO DE INFORMACIÓN E INTELIGENCIA
POLICIAL
VOCAL
1ER SUPERINTENDENTE LEOPOLDO VÁZQUEZ
OROPEZA
JEFE DEL ESTADO MAYOR POLICIAL
VOCAL
DR. OSCAR GABRIEL NORIEGA ESCARCEGA
DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN
DE PERSONAL
VOCAL
LIC. CONCEPCIÓN ROBLES CASTILLO
COORDINADORA DE CONTROL DE GESTIÓN INSTITUCIONAL
VOCAL
LIC. ALFREDO FELIPE AHUED ORTEGA
DIRECTOR DE SERVICIOS
REPRESENTANTE
MTRO. EMMANUEL CHÁVEZ PÉREZ
DIRECTOR GENERAL DE ASUNTOS JURÍDICOS
De: 68
REPRESENTANTE
C.P. LUIS TORREGROSA Y ARMENTIA CONTRALOR INTERNO EN LA SECRETARÍA DE SEGURIDAD PÚBLICA DEL DISTRITO FEDERAL
REPRESENTANTE
ACT. JAIME PEDRO IBARRA DÍAZ TRUJILLO
DIRECTOR GENERAL DE TEGNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN
Y COMUNICACIONES
REPRESENTANTE
LIC.EDUARDO PALAFOX MARTÍNEZ DIRECTOR GENERAL DE RECURSOS FINANCIEROS
