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Manual de Procesos y Procedimientos

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Procedimientos 1 de 21

Fecha de Emisión:

Octubre de 2005 MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

Elaborado por:

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -Área de Calidad y Mejoramiento-

Aprobado por:

Jefe de Sección Mantenimiento y Ejecución de Obras

Aprobado por:

Jefe de División de Administración de Bienes y Servicios

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO... 2

2. ALCANCE ... 2

3. DEFINICIONES ... 2

3.1. Contrato ... 2

3.2. Emergencia... 2

3.3. Mantenimiento ... 2

3.4. Mantenimiento Correctivo ... 3

3.5. Mantenimiento Preventivo ... 3

3.6. Mantenimiento Predictivo... 3

3.7. Reemplazar ... 3

3.8. Reparar... 3

4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ... 4

4.1. ESQUEMA DE TRABAJO MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL ... 4

5. ETAPAS DEL PROCESO ... 10

6. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL ... 10

7. PROCEDIMIENTOS... 11

7.1. Procedimiento de Ejecución de Mantenimiento ... 11

8. ÁREAS INVOLUCRADAS ... 20

9. SEGURIDAD ... 20

10. FORMATOS ... 20

11. ANEXOS ... 20

11.1. Formato de Solicitud de Mantenimiento ... 21

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Procedimientos 2 de 21

Fecha de Emisión:

Octubre de 2005 MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

Elaborado por:

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -Área de Calidad y Mejoramiento-

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Jefe de Sección Mantenimiento y Ejecución de Obras

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Jefe de División de Administración de Bienes y Servicios

1. OBJETIVO

Establecer y mantener los parámetros para el adecuado funcionamiento de los equipos, edificios, zonas verdes y demás implementos que afectan la calidad en la prestación de los servicios de la Universidad.

2. ALCANCE

Involucra a todas las dependencias de la Universidad y aplica para todos los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres que afectan la calidad en la prestación de los servicios de la Universidad.

Comprende desde la Solicitud de Mantenimiento General de los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres y demás implementos que realizan las áreas hasta la conservación del registro del mantenimiento realizado.

3. DEFINICIONES 3.1. Contrato

Convención jurídica manifestada en forma legal, por virtud de la cual uno o varios subcontratistas prestan servicios de mantenimiento a los espacios, equipos, edificios, muebles y enseres que afectan la calidad en la prestación de los servicios de la Universidad.

3.2. Emergencia

Todo hecho fortuito que ocasiona riesgo inminente sobre los bienes y/o personas de la Institución, por lo cual debe dársele una solución inmediata.

3.3. Mantenimiento

Acción de reparar y mantener o conservar en buen estado los espacios, equipos,

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Procedimientos 3 de 21

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Octubre de 2005 MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

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Jefe de Sección Mantenimiento y Ejecución de Obras

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Jefe de División de Administración de Bienes y Servicios

Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras encargada de las labores de reparación, mantenimiento y conservación de los bienes inmuebles de la Universidad del Valle.

3.4. Mantenimiento Correctivo

Acción necesaria tomada para corregir o reparar un equipo, un edificio, un bien o demás implementos que hayan cesado su actividad por un daño o por deterioro.

3.5. Mantenimiento Preventivo

Acción necesaria tomada para alargar la vida de un equipo, un edificio, un bien o demás implementos y prevenir periodos de paralización de trabajo imprevistos. El propósito del mantenimiento preventivo consiste en planificar los periodos de paralización de trabajo en momentos específicos para inspeccionar y alistar los equipos y demás implementos, así previniendo reparaciones de emergencia y teniendo disponibles los repuestos necesarios.

3.6. Mantenimiento Predictivo

Acción necesaria tomada para predecir los momentos en los cuales se le debe realizar el mantenimiento y conservación de los equipos, edificios, bienes y demás implementos utilizados en la Universidad.

3.7. Reemplazar

Retirar piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás por otra debido a su deterioro o daño irreparable.

3.8. Reparar

Arreglar las piezas o partes de un equipo, edificio, bien o demás debido a su daño.

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Procedimientos 4 de 21

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Octubre de 2005 MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

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4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES

4.1. ESQUEMA DE TRABAJO MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

U N I D A D A C A D É M I C O –

A D M I N I S T .

A D M I N I S T . C E N T R A L M T T O .

T O T A L

• S o lic it u d d e M a n te n im ie n to

D iv is ió n d e la U n iv e r s id a d

e n z o n a s g e o g r á fic a s .

P o lit ic a s c e n t r a le s d e m a n te n im ie n to

• A d m in in is tr a c ió n M t to . c e n tr a liz a d o .

• L is ta d o d e P r o p o n e n te s .

• T r á m it e s

a d m in is t r a t iv o s .

• E je c u c ió n d e l p r e s u p u e s to to ta l.

• P e r s o n a l e n c a r g a d o d e l M t t o . c o r r e c t iv o y

p r e v e n tiv o p o r z o n a s .

• P r o g r a m a c ió n ,

c o n t r o l y v e e d u r ía d e l M tt o . e n c a d a z o n a .

• D e c is ió n d e l p r o v e e d o r d e a c u e r d o a lis t a d o d e

p r o p o n e n te s d e M t to .

In terven toría Solicitud de M

tto. V ía web

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Procedimientos 5 de 21

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ƒ

La labor de Mantenimiento de las instalaciones de la Universidad se establece de una forma descentralizada con un control central:

ƒ

División de la Universidad en zonas geográficas.

ƒ

Funcionarios con experiencia, encargados del mantenimiento preventivo y correctivo.

ƒ

Programación, control y veeduría del mantenimiento en cada zona.

ƒ

Listado de proponentes de servicios para garantizar la homogeneidad en la ejecución del mantenimiento.

Los costos de mantenimiento de la infraestructura de suministros y evacuación referida a zonas comunes y de uso público, tales como red hidráulica, red eléctrica, red de alcantarillado (pluvial y sanitario), porterías vehiculares, sistemas vial interno, vías peatonales, baños públicos, cubiertas, fachadas, andenes, corredores, puntos fijos, ascensores, plazoletas y parqueaderos serán asumidos por la Administración Central de la Universidad.

El costo de mantenimiento al interior de cada edificio será financiada por la Facultad o Dependencia respectiva con recursos de fondo especial o cofinanciado, con recursos del fondo común o por convenio.

Los daños de una zona que afecten otra, serán solucionados en conjunto por las dos zonas involucradas.

Las emergencias que se presenten en las Sedes de San Fernando y Meléndez por fuera del horario laboral serán atendidas por el funcionario responsable encargado, el cual se programará por turnos.

El personal asignado a cada zona (funcionarios encargados de la zona y

funcionarios de apoyo) se rotarán anualmente basado en los programas y proyectos

que se tenga.

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Procedimientos 6 de 21

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La verificación de la realización de la poda de árboles del circuito interno será programada para que los Encargados de las Zonas de Meléndez la lleven a cabo por turnos.

Cada Encargado de Zona debe efectuar la gestión administrativa de las operaciones que se desarrollen en su zona.

Semanalmente la Jefatura de la Sección realizará reuniones de seguimiento y control por zonas.

Una vez al mes el Jefe de la Sección convocará a reunión general de todas las zonas.

El encargado de la zona presentará los primeros 5 días de los meses de marzo,

junio, septiembre y diciembre un informe escrito de la gestión realizada durante el

trimestre

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Procedimientos 7 de 21

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4.1.1. Distribución de Zonas Geográficas

Z O N A E S P A C IO 3 0 1 3 1 3 3 1 4 3 1 5 3 1 6 3 1 7 3 1 8 3 2 0 A g o ra F u n d a c ió n 2

Z O N A ES PA C IO 331 332 333 334 335 336 338 340 341 343 344 345 347 348 349 350 351 353 354 355 356 357 358 360 361 lago 3

ZONA ESPACIO 4 San Fernando ZO NA ESPA CIO

380 381 382 383 384 385 386 387 388 389 390 391 Lago 1

(8)

Procedimientos 8 de 21

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4.1.2. Diagrama General de Funcionamiento

USUARIOS / FACULTAD

FUNCIONARIOS DE MTTO (Supervisor de Mtto por

Zonas)

PROVEEDOR JEFATURA DE MTTO. Y EJECUCIÓN DE OBRAS

DIVISIÓN FINANCIERA

Solicitud de Mtto por Daños

Verificación de la disponibilidad presupuestal

Ejecución de Mtto

Revisión Política Institucional para ejecución del Mtto.

por Fondo Común

Registro Presupuestal

Elaboración de la Orden de Servicio (Pedido al Proveedor)

Establecimiento o del cumplido de la ejecución de Mtto.

Envío de documentos para pago a la División Financiera

Detección de Daños por Supervisión

Recepcion de Solicitudes de Mtto.

de Unidades de acuerdo a la Zona

Decision del proveedor de acuerdo a listado

de proveedores contratados

Elaboracion de Orden de Trabajo con especificaciones

(ppto)

Informe al solicitante o al Jefe/Director de Unidad Academica

Informe al Proveedor de la ejecucion del

Mtto

Interventoria a la ejecucion

Informe de interventoria de la ejecucion del Mtto

Ejecucion del Mtto.

Control de las ordenes de trabajo

de cada zona

Verificacion de la ejecucion

Realizacion del proceso de pago

VER PROCESO PROPUESTO POR

COMPRAS Y FINANCIERO

No

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Procedimientos 9 de 21

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4.1.3. Atención de Emergencias Fuera del Horario Laboral

Ubicación:

• El funcionario encargado deberá cumplir con los siguientes requisitos para su ubicación

– Teléfonos disponibles / Beeper / Celular

– Radios 24 horas

– Disponibilidad Inmediata Condición:

– El funcionario que por fuerza mayor no pueda responder en el turno asignado deberá solicitar previamente el reemplazo a través de la Jefatura de la Sección

Trámite:

– La información de la emergencia se canalizará a través del Jefe de la Sección o los Supervisores de la Sección de Seguridad y Vigilancia.

– El funcionario encargado de las emergencias presentará un informe mensual de la gestión realizada.

– La emergencia se atenderá estableciendo los procedimientos que se requieran como es el caso de las entidades prestadoras de servicios (Emcali, Gases de Occidente, Contratistas, etc.)

– Cada Encargado de la Zona dispondrá del listado contratista que presta el

servicio las 24 horas al día.

(10)

Procedimientos 10 de 21

Fecha de Emisión:

Octubre de 2005 MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

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Jefe de Sección Mantenimiento y Ejecución de Obras

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5. ETAPAS DEL PROCESO No Aplica

6. DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL

Solicitud Unidad académica

Solicitud Coordinación

Adm/tiva

Identificación de necesidades

Zona Técnico

Coordinación e Interventoría

M/To Zona Técnico

SI M/to

Plan Anual de M/To

Coordinación e Interventoría M/To Mayor

Sección de M/to y Ejecución de

Obras Análisis

Costos/Provee.

Sol. M/To Zona Técnico

$ $

$ $

$ $

Solicitud Unidad académica

Solicitud Coordinación

Adm/tiva

Identificación de necesidades

Zona Técnico

Coordinación e Interventoría

M/To Zona Técnico

SI M/to

Plan Anual de M/To

Coordinación e Interventoría M/To Mayor

Sección de M/to y Ejecución de

Obras Análisis

Costos/Provee.

Sol. M/To Zona Técnico

$ $

$ $

$ $

(11)

Procedimientos 11 de 21

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Octubre de 2005 MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

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7. PROCEDIMIENTOS

7.1. Procedimiento para la Ejecución de Mantenimientos

N° ETAPA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD

INDICADOR DE RESULTADO O

PUNTO DE CONTROL DE LA

ACTIVIDAD

REGISTROS

1 Detección de necesidad de Mantenimiento

A- Detectar necesidad de mantenimiento por supervisión. Pasar a Etapa 2

Supervisor de Mantenimiento por

Zonas B- Informar a la

Coordinación Administrativa de su Dependencia las necesidades de Mantenimiento

Dependencia Solicitante

C- Realizar solicitud a la Secretaria de la Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

Coordinador Administrativo

2 Análisis de las Solicitudes

A - Recepcionar y radicar las Solicitudes de Mantenimiento

Secretaria de la Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

Solicitudes de Mantenimiento

B- Analizar y aprobar las Solicitudes de

Mantenimiento

Jefe de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras C- Entregar las

solicitudes aprobadas al Supervisor de

Mantenimiento de la Zona

Jefe de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

(12)

Procedimientos 12 de 21

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Octubre de 2005 MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

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Jefe de División de Administración de Bienes y Servicios

ETAPA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE DE

LA ACTIVIDAD

INDICADOR DE RESULTADO O

PUNTO DE CONTROL DE LA ACTIVIDAD

REGISTROS

3 Planeación de la Ejecución

A- Analizar la Solicitud y decidir si se puede ejecutar con personal propio o contratado y si se tienen los materiales o se requiere su adquisición

Supervisor de Mantenimiento por

Zonas

B- Diligenciar la solicitud de servicio con esta información

Supervisor de Mantenimiento por

Zonas

4 A- Programar al personal que se

requiere

Supervisor de Mantenimiento por

Zonas Ejecución con

personal propio

B- Ejecutar el mantenimiento Funcionario de Mantenimiento C- Realizar supervisión a la

ejecución

Supervisor de Mantenimiento por

Zonas D- Elaborar informe de cumplido y

entregar al Jefe de la Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

Supervisor de Mantenimiento por

Zonas

5 A- Consultar base de datos o

listado de proveedores con contratos

Supervisor de Mantenimiento por

Zonas B- Seleccionar el contratista idóneo

para realizar el mantenimiento

Supervisor de Mantenimiento por

Zonas Selección del

Contratista cuando no se

ejecuta con personal propio.

C- Solicitar una cotizaciones del trabajo según su costo aproximado (Estatuto de Contrataciones.

Resolución No. 046 de Julio de 2004 CS)

Supervisor de Mantenimiento por

Zonas

D- Entregar cotizaciones a la Secretaria de la Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

Proponente

(13)

Procedimientos 13 de 21

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Octubre de 2005 MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

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Jefe de Sección Mantenimiento y Ejecución de Obras

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Jefe de División de Administración de Bienes y Servicios

ETAPA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE DE

LA ACTIVIDAD

INDICADOR DE RESULTADO O

PUNTO DE CONTROL DE LA ACTIVIDAD

REGISTROS

E- Radicar cotización en el archivo correspondiente

Secretaria de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras F- Entregar las cotizaciones al Jefe

de la Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

Secretaria de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras G- Autorizar la ejecución de ítems

cotizados, determina tipo de orden de pedido (obra, servicio, compra, otro), fondo utilizado para financiar el trabajo y pólizas requeridas

Jefe de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

H- Entregar cotización con firma de aprobación al Técnico de

Mantenimiento y registrar inicio de trámites

Técnico Administrativo

Elaboración y Trámite de Certificados y

Registros Presupuestales

A- En el caso de financiación por Fondos Especiales informar a la Unidad Solicitante para la elaboración de Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal

Técnico Administrativo

B- Elaborar y tramitar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal. (Ver Procedimiento de Ejecución del Gasto)

Operador Unidad Solicitante

C- Si es por el Fondo Común o Fondo de Mantenimiento.

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras D- Elaborar certificado de

disponibilidad presupuestal CDP a través de interfinanzas, verificando sumatoria en la cotización

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

(14)

Procedimientos 14 de 21

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Octubre de 2005 MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

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Jefe de Sección Mantenimiento y Ejecución de Obras

Aprobado por:

Jefe de División de Administración de Bienes y Servicios

ETAPA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE DE

LA ACTIVIDAD

INDICADOR DE RESULTADO O

PUNTO DE CONTROL DE LA ACTIVIDAD

REGISTROS

E- Imprimir versión en PDF del CDP en trámite, adjuntar copia de la cotización y entregar

documentos al Jefe de División.

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras F- Firmar CDP impreso y aprobar o

rechazar a través de interfinanzas el CDP correspondiente

Jefe de División Administración de Bienes y Servicios G- Entregar al técnico de

mantenimiento CDP impreso firmado y cotización adjunta

Jefe de División Administración de Bienes y Servicios H- Entregar a la Vicerrectoría

Administrativa CDP firmado y cotización adjunta.

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras I- Aprobar el Certificado de

Disponibilidad Presupuestal

Vicerrector Administrativo J- Aprobar Certificado de

Disponibilidad en Interfinanzas

Coordinador Administrativo de

Vicerrectoría Administrativa K- Verificar periódicamente a través

de interfinanzas, el estado de aprobación del CDP.

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras L- Entregar CDP impreso y

cotización adjunta firmado por el Vicerrector Administrativo.

Secretaria de Vicerrectoría Administrativa M- Una vez aprobado el CDP en

interfinanzas, determinar su número definitivo y elaborar el Registro Presupuestal

correspondiente a la cotización original.

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

N- Aprobar en Interfinanzas el Registro Presupuestal

Jefe de División de Administración de

(15)

Procedimientos 15 de 21

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Aprobado por:

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ETAPA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE DE

LA ACTIVIDAD

INDICADOR DE RESULTADO O

PUNTO DE CONTROL DE LA ACTIVIDAD

REGISTROS

O- Aprobar en Interfinanzas el Registro Presupuestal

Coordinador Administrativo de Vicerrectoría Administrativo P- Aprobar en Interfinanzas el

Registro Presupuestal.

(Adjudicación del contrato)

Vicerrector Administrativo

Q- Realizar Registro Presupuestal en Finanzas

Profesional Sección de Presupuesto R- Realizar seguimiento a través

de interfinanzas del proceso de aprobación del Registro

Presupuestal, solicitar acelerar el procedimiento cuando este se detenga y suministrar documentos solicitados por los funcionarios que participan en el proceso de

aprobación si fuera necesario.

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

Elaboración y Tramite de la

Orden Contractual

A- Una vez aprobado el Registro Presupuesal crea en el listado de consecutivos la Orden contractual asignándole un número disponible

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras B- Crear la carpeta correspondiente

a la nueva orden contractual y la entrega con la documentación (cotización, registro presupuestal y demás soportes) al auxiliar de oficina.

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

C- Firmar constancia de recepción de documentos adjunta a la carpeta

Auxiliar de Oficina

D- Elaborar la Orden Contractual (Ver Procedimiento de Ejecución del Gasto)

Auxiliar de Oficina de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

Documento Contractual

(16)

Procedimientos 16 de 21

Fecha de Emisión:

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Aprobado por:

Jefe de Sección Mantenimiento y Ejecución de Obras

Aprobado por:

Jefe de División de Administración de Bienes y Servicios

ETAPA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE DE

LA ACTIVIDAD

INDICADOR DE RESULTADO O

PUNTO DE CONTROL DE LA ACTIVIDAD

REGISTROS

E- Elaborar Formato F-30 de la Contraloría, si la Orden

Corresponde a una Obra Pública

Auxiliar de Oficina de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras F- Entregar la orden Contractual

elaborada (original y copia) al técnico de mantenimiento.

Auxiliar de Oficina de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras G- Firma constancia de recepción

de documentos adjunta a la carpeta (casilla fin elaboración de orden Contractual)

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras H- Entregar orden Contractual al

Jefe de Sección para firma y asignación de la obra a un coordinador. Entregar orden Contractual a Jefe de División para firma.

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

I- Entregar a Vicerrector

Administrativo para aprobación de Orden Contractual

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras J- Aprobar Orden Contractual Vicerrector

Administrativo K- Citar al contratista para legalizar

la Orden Contractual.

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras L- Firmar Orden Contractual Proveedor M- Recibir pólizas en caso de

requerirlas

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras N- Entregar pólizas al Profesional

de Contrataciones

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

O- Revisar pólizas y entregar Profesional DABS Formato de

(17)

Procedimientos 17 de 21

Fecha de Emisión:

Octubre de 2005 MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

Elaborado por:

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -Área de Calidad y Mejoramiento-

Aprobado por:

Jefe de Sección Mantenimiento y Ejecución de Obras

Aprobado por:

Jefe de División de Administración de Bienes y Servicios

ETAPA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE DE

LA ACTIVIDAD

INDICADOR DE RESULTADO O

PUNTO DE CONTROL DE LA ACTIVIDAD

REGISTROS

P- Entregar a supervisor de zona seleccionado por el Jefe de Sección la copia de la orden contractual para supervisar la obra.

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras Q- Firmar constancia de recepción

de documentos adjunta a la carpeta

Supervisor de Mantenimiento por

Zonas Inicio y

Ejecución del Mantenimiento

A- Elaborar acta de inicio

considerando fecha de comienzo de la obra pactada con el

contratista.

Supervisor de Mantenimiento por

Zonas B- Ejecutar el mantenimiento Proveedor C- El día que termine la obra según

plazo establecido en la orden contractual, considerado a partir de la fecha del acta de inicio, elaborar acta de recibo final y anexo en el que describe cada ítem de la obra señalando la cantidad ejecutada y el valor total.

Supervisor de Mantenimiento por

Zonas

D - Según el anexo del acta de recibo final, solicitar al contratista la factura correspondiente a la Orden Contractual ejecutada.

Supervisor de Mantenimiento por

Zonas E- Entregar factura, acta de inicio,

acta de recibo final y documento anexo, al técnico de la Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras. Para efectos de seguimiento de las obras, presentar un informe del estado de sus obras

semanalmente al Jefe de Sección

Supervisor de Mantenimiento por

Zonas

F- Revisar las actas y factura Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

(18)

Procedimientos 18 de 21

Fecha de Emisión:

Octubre de 2005 MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

Elaborado por:

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -Área de Calidad y Mejoramiento-

Aprobado por:

Jefe de Sección Mantenimiento y Ejecución de Obras

Aprobado por:

Jefe de División de Administración de Bienes y Servicios

ETAPA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE DE

LA ACTIVIDAD

INDICADOR DE RESULTADO O

PUNTO DE CONTROL DE LA ACTIVIDAD

REGISTROS

G- Firmar constancia de recepción de documentos adjunta a la carpeta

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras H- Entregar orden contractual,

factura, actas y demás soportes existentes al auxiliar de oficina para elaborar Solicitud de Pago

Técnico Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras I- Firmar constancia de recepción

de documentos adjunta a la carpeta

Auxiliar de Oficina de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras Elaboración y

Trámite de Solicitudes de

Pago

A- Elaborar Solicitud de Pago a través de interfinanzas o en formato manual. Adjunta copia de los soportes requeridos para el pago y formato de contraloría

correspondiente.

Auxiliar de Oficina de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

Solicitud de Pago

B- Entregar al Jefe de Sección y Jefe de División para firma

Auxiliar de Oficina de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras C- Elaborar certificado de recepción

de documentos correspondiente a las ordenes contractuales que serán remitidas a la Vicerrectoría Administrativa o a planeación.

Auxiliar de Oficina de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras D - Entregar Solicitud de Pago a la

Vicerrectoría Administrativa o planeación y archivar el certificado de recepción de documentos sellado por esta dependencia.

Auxiliar de Oficina de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras E- Entregar al auxiliar de oficina la

Solicitud de Pago firmada por el

Secretaria de Vicerrectoría

(19)

Procedimientos 19 de 21

Fecha de Emisión:

Octubre de 2005 MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

Elaborado por:

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -Área de Calidad y Mejoramiento-

Aprobado por:

Jefe de Sección Mantenimiento y Ejecución de Obras

Aprobado por:

Jefe de División de Administración de Bienes y Servicios

ETAPA ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE DE

LA ACTIVIDAD

INDICADOR DE RESULTADO O

PUNTO DE CONTROL DE LA ACTIVIDAD

REGISTROS

F- Elaborar certificado de recepción de documentos para remitir la orden a presupuesto.

Auxiliar de Oficina de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras G- Fotocopiar la Solicitud de Pago

y documentos adjuntos y entrega documentos a presupuesto.

Auxiliar de Oficina de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras H - Archivar certificado de

recepción de documentos

Auxiliar de Oficina de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras I – Procedimiento de Pago División Financiera J- Entregar al técnico de

mantenimiento la orden de gasto registrada por presupuesto.

Técnico Sección de Presupuesto K- Firma constancia de recepción

de documentos adjunta a la carpeta

Auxiliar de Oficina de Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

(20)

Procedimientos 20 de 21

Fecha de Emisión:

Octubre de 2005 MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

Elaborado por:

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -Área de Calidad y Mejoramiento-

Aprobado por:

Jefe de Sección Mantenimiento y Ejecución de Obras

Aprobado por:

Jefe de División de Administración de Bienes y Servicios

8. ÁREAS INVOLUCRADAS

Todas las áreas de la Universidad del Valle están involucradas en la presente norma.

9. SEGURIDAD

Todo el personal de la Universidad del Valle tiene acceso a la consulta de la presente norma.

10. FORMATOS

Solicitud de Mantenimiento

11. ANEXOS

(21)

Procedimientos 21 de 21

Fecha de Emisión:

Octubre de 2005 MANTENIMIENTO INSTITUCIONAL

Elaborado por:

Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -Área de Calidad y Mejoramiento-

Aprobado por:

Jefe de Sección Mantenimiento y Ejecución de Obras

Aprobado por:

Jefe de División de Administración de Bienes y Servicios

11.1. Formato de Solicitud de Mantenimiento

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA División de Bienes y servicios

Sección de Mantenimiento y Ejecución de Obras

N° __________

DIA MES AÑO

Código Código

Código Solicitante Telf

Edificio Piso Espacio

Código

Fecha Hora Fecha Hora Hora Minutos

Totales Atención Inmediata Iniciación

SOLICITUD DE MANTENIMIENTO

FECHA

Localización

INFORMACIÓN DILIGENCIADA POR MANTENIMIENTO Equipo Reparado

Aprobado por

Coordinador de Mantenimiento Sección

División

Atención

Atención no Inmediata Operario que ejecuta Cód. Mtto

Tipo de Solicitud DATOS DEL SOLICITANTE

Dependencia

Servicio Solicitado

No. Inventario

Finalizacion Tiempo Trabajo

Encargado Zona Visto Bueno

Firma y Sello Trabajo recibido a Satisfacción Observaciones

Solución

Calidad del Servicio Calificación del Servicio

Parcial

Tiempo de Respuesta

SI NO

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

1 2 3 4 5

Referencias

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