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Resolución de Presidencia del Consejo Directivo
N°0QE-2011-OEFA/PCD
Lima> 15 NOV. 2011
CONSIDERANDO:
Que, mediante la Segunda Disposición Complementaria Final del Decreto Legislativo N° 1013, que aprueba la Ley de Creación, Organización y Funciones del Ministerio del Ambiente, se crea el Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA, como organismo público técnico especializado, con personería jurídica de derecho público interno, constituyéndose en pliego presupuesta!, adscrito al Ministerio del Ambiente y encargado de la fiscalización, la supervisión, el control y la sanción en materia ambiental;
Que, el Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos es un
instrumento de gestión archivística que orienta las actividades archivísticas a desarrollar en un período determinado, en relación a los objetivos y metas previstas de la entidad y los del Sistema Nacional de Archivos, y, permite realizar la evaluación de los resultados y el empleo de los recursos en los archivos de las entidades de la administración pública, de conformidad a lo establecido en el numeral 5.1 de las Disposiciones Generales de la Directiva N° 003-2008-AGN/DNDAAI denominada
"Normas para la Formulación y Aprobación del Plan Anual de Trabajo del Órgano de
Administración de Archivos de las Entidades de la Administración Pública, aprobada por la Resolución Jefatural N° 346-2008-AGN/J;
Que, el Plan Anual de Trabajo del Órgano de Administración de Archivos
deberá ser aprobado por Resolución de la más alta autoridad o cargo equivalente dentro de la respectiva entidad y remitido al Archivo General de la Nación, según lo dispuesto en el numeral 5.3 de las Disposiciones Generales de la Directiva N° 003- 2008-AGD/DNDAAI;
Que, mediante Resolución Ministerial N° 247-2011-MINAM de 24 de octubre de 2011, se encargó al señor Ingeniero Segundo Fausto Roncal Vergara diversas funciones de Presidente de Consejo Directivo del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA, previstas en el artículo 15° del Reglamento de Organización y Funciones del OEFA, aprobado por Decreto Supremo N° 022-2009- MINAM;
Con el visado de la Secretaría General, de la Oficina de Planeamiento y
Presupuesto y de la Oficina de Asesoría Jurídica;En uso de las diversas funciones encargadas de Presidente de Consejo
Directivo del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA, mediante la Resolución Ministerial N° 247-2011-MINAM de 24 de octubre de 2011;
SE RESUELVE:
Artículo 1°.- Aprobar el "Plan Anual de Trabajo de la Administración de Archivos del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA para el año 2011", el mismo que forma parte integrante de la presente Resolución.
Artículo 2°.- Encargar a la Secretaría General la ejecución del "Plan Anual de Trabajo de la Administración de Archivos del Organismo de Evaluación y Fiscalización
Ambiental - OEFA para el año 2011", quien deberá adoptar las acciones necesarias para su cumplimiento.Artículo 3°.- Copia de la presente Resolución y del "Plan Anual de Trabajo de la Administración de Archivos del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA para el año 2011", serán remitidos al Archivo General de la Nación.
Artículo 4o.- Encargar a la Secretaría General que disponga la publicación de la presente Resolución en la página Web de la Institución.
Regístrese y comuniqúese
SEGUNDO FMSTO RONCAL VERGARA Encangado de las Funciones
del Presante del Consejo Directivo
nismooí/váarióc y Fiscalización Ambiental ■ OF.FA"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"
"Año del Centenario de Machu Picchu para el mundo"
PLAN ANUAL DE TRABAJO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS DEL ORGANISMO DE EVALUACIÓN Y FISCALIZACIÓN AMBIENTAL - OEFA,
PARA EL AÑO 2011
ALCANCE:
El Plan es un instrumento de gestión de aplicación para el archivo central, (en proceso de implementación), periférico y para los archivos de gestión de la Unidades Orgánicas del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA.
II. OBJETIVO GENERAL:
Establecer criterios uniformes para la adecuada ejecución de los procesos archivísticos y poner al servicio de nuestros usuarios el acervo documental de la institución, propiciando las condiciones necesarias para facilitar el oportuno acceso a la información del usuario interno y externo.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
3.1 Disponer de un instrumento de gestión que permita desarrollar las actividades archivísticas.
3.2 Disponer de un Sistema de Administración de Archivos que respalde la gestión administrativa, logrando además cumplir de manera oportuna con las solicitudes de los usuarios internos de los documentos que se encuentran en nuestros archivos.
3.3 Fortalecer el archivo digital (Centro de Documentación Virtual - CEDOC Virtual), con tecnología avanzada, que asegure el acceso en línea al acervo documental institucional.
3.4 Implementar el archivo de microformas, de material digital para almacenamiento de información (CD o DVD), biblioteca, hemeroteca, planoteca y mapoteca con tecnología avanzada en materia de archivo, que asegure la conservación del acervo documental.
3.5 Difundir mediante correo electrónico institucional a las Unidades Orgánicas las normas y directivas orientadas a la aplicación de procedimientos archivísticos a nivel institucional.
IV. POLÍTICA INSTITUCIONAL:
Posicionar al Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA como una institución moderna y eficiente en las acciones de fiscalización y sanción respecto de actividades bajo su competencia. En tal sentido se señala lo siguiente:
4.1 Constituirnos en soporte de información física y digital para la toma de decisiones en la gestión institucional, aplicando los procesos archivísticos que garanticen una eficiente atención a nuestros usuarios.
4.2 Custodiar el acervo documentario de la institución, aplicando los procesos archivísticos, de conformidad con las normas del Sistema Nacional de Archivos.
4.3 Satisfacer oportunamente la demanda de información de la Institución y del público usuario.
4.4 Integrar el sistema de archivos del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental al proceso de modernización del Estado, estableciendo como mecanismo de registro los medios digitales, y tecnología avanzada.
4.5 Consolidar institucionalmente al Archivo Institucional en su rol rector, integrando al Sistema Nacional de Archivo, liderado por el Archivo General de la Nación.
V. REALIDAD ARCHIVISTICA INSTITUCIONAL:
5.1 Organización:
En el Artículo 17°, inciso i) del Reglamento de Organización y Funciones del OEFA, aprobado por el Decreto Supremo N° 022-2009- MINAM, se señala que una de las funciones de la Secretaría General
es:
i) "Administrar el registro, publicación y archivo de la documentación oficial y dispositivos legales que emanen del OEFA".
Sin embargo, y con la finalidad de dar cumplimiento al numeral III.
Acciones a desarrollar, del Sistema Nacional de Archivo. 01 Administración de Archivos, de las Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos, que dispone: "En las entidades del sector
público se establecerá un Órgano de Administración de Archivos con
un nivel equivalente al de las unidades orgánicas de los distintos sistemas administrativos, dependiendo técnica y normativamente del Archivo General de la Nación", se ha dispuesto la reformulación del Reglamento de Organización y Funciones del OEFA.
Actualmente se cuenta con archivos secretariales y/o de gestión y se constituye como necesidad imperativa la creación del Archivo Central, asimismo el OEFA debe culminar el proceso de transferencias sectoriales, las cuales incrementarán el acervo documental de la entidad sustancialmente. Por ello, el Plan Anual de Archivos 2011, prevé la contratación de los servicios de operadores logísticos que brindan el servicio de custodia de documentos.
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"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"
"Año del Centenario de Machu Picchu para el mundo"
Se cuenta con un sistema trámite documentario, que registra el ingreso de toda la correspondencia que recibe la institución y permite el seguimiento hasta que finalice su proceso de atención. Se está evaluando contar con un nuevo Sistema de Trámite Documentario que responda a las necesidades institucionales. Asimismo, se prevé la mejora del sistema de trámite documentario y su flujo grama de trabajo.
En virtud de la implementación de las Oficinas Desconcentradas del OEFA, las acciones relacionadas al archivo dependerán técnica y
normativamente del Área de Trámite Documentario y Archivo.
5.2 Normatividad:
> Reglamento de Organización y Funciones del OEFA, incisos i, j, y k del Artículo 17°, aprobado mediante Decreto Supremo N° 022- 2009-MINAM.
> Resolución de Presidencia del Consejo Directivo N° 062-2009- OEFA/PCD, que designó el "Comité de Evaluación de Documentos del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA" y su modificatoria con Resolución de Presidencia del Consejo Directivo N° 066-2009-OEFA/PCD.
> Resolución de Secretaría General N° 002-2010-OEFA/SG, que aprueba la Directiva que establece Normas y Procedimientos del Trámite Documentario del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA.
> Manual de Procesos Archivísticos del OEFA, aprobada por Resolución de Secretaría General N° 003-2010-OEFA/SG.
> Resolución de la Secretaría General N° 011-2011-OEFA-SG, modificando el numeral 5.6, el literal h) del numeral 5.8, Anexo N°
02 e Inclusión de un nuevo enunciado en el numeral VIII del
"Manual de Procesos Archivísticos del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA".
> Resolución de la Secretaría General N° 013-2011-OEFA-SG, modificando el inciso f) del numeral 7.2 y el Anexo "A" de la
"Directiva que establece Normas y Procedimientos del Trámite Documentado del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental - OEFA".
5.3 Personal:
Actualmente se cuenta con el siguiente personal para las labores de trámite documentario y archivo.
- Un (01) Encargado de Trámite Documentario. En régimen de Contratación Administrativa de Servicios (CAS).
- Un (01) Asistente Técnico en Trámite Documentario y Archivo. En régimen de Contratación Administrativa de Servicios (CAS).
- Un (01) Personal para Servicio de recepción en ventanilla. En régimen de Contratación Administrativa de Servicios (CAS).
5.4 Local y Equipos:
Actualmente se cuenta con archivos secretariales y/o de gestión y el acervo documentario procedente de la transferencia de Funciones en Fiscalización Ambiental del Organismo Supervisor de la Inversión y Energía Minera- OSINERGMIN, los cuales aún no tienen un ambiente dedicado y aun no se cuenta con el repositorio para el Archivo Central.
Sin embargo, se contratará los servicios de operadores logísticos que brindan el servicio de custodia de documentos.
La administración de archivos cuenta con los siguientes equipos:
Tres (03) equipos de cómputo para escritorio (PC).
Un (01) escáner.
- Cuatro (04) escritorios.
- Un (01) disco duro externo - Una credenza de melamina
- Software para trámite documentario.
Materiales de oficina.
5.5 Fondo Documental
El OEFA inicia sus operaciones en el mes de marzo de 2009, generando, a partir de dicho mes, los documentos que forman parte del archivo institucional. Las principales series documentales del Organismo de Evaluación y Fiscalización Ambiental son:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g-h.
i.
j-
k.I.
m.
n.
o.
P- q-
r.
s.
t.
Actas
Autorizaciones de Viaje Balances
Calendario de Ampliaciones Calendario de Compromisos Capacitación
Comité de Adjudicaciones Comprobantes de pago Conciliaciones
Contratos Convenios
Correspondencia por órganos Cotizaciones
Denuncias DÍA Directivas Donaciones
Ejecución de Presupuesto Estudios
EIA
2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011
"Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"
"Año del Centenario de Machu Picchu para el mundo"
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Expedientes de Evaluación Expedientes de Contratación Expedientes de Altas y Bajas Expedientes Técnicos Expedientes de Fiscalización Expedientes de Supervisión Inventario Físico
Legajos de Personal Memorias
Modificaciones Presupuéstales Orden de Compra
Orden de Servicio PAS
Pedido de Comp. de Salida Pólizas
Resoluciones
2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011
5.6 Procesos Técnicos y Actividades Archivísticas:
a. Organización documental:
Proceso archivístico, basado en acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar documentos. Se realiza respetando ios principios archivísticos de procedencia y orden original, en función a la estructura orgánica funcional del OEFA.
b. Descripción documental:
Proceso archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los auxiliares o instrumentos descriptivos.
c. Selección documental (transferencia y eliminación):
Proceso archivístico que garantiza la conservación del acervo documental institucional de carácter permanente, asegura la eliminación periódica de la documentación innecesaria, permite programar las transferencias de acuerdo al ciclo vital de los documentos y facilita la prevención en espacio, recursos humanos y técnicos. A su vez nos permite identificar, analizar y evaluar todas las series documentales existentes en los archivos del OEFA y determinar los periodos de retención de las mismas; que dará como resultado la formulación del programa de control de documentos.
d. Conservación de documentos:
Se realiza mediante la preservación de la integridad de los documentos en sus diversos soportes, incidiendo en la protección idónea de las unidades de archivamiento.
e. Servicio archivístico:
Se realizará mediante la búsqueda, consulta y préstamo de los documentos. Este servicio se da a todas las unidades orgánicas.
Su finalidad es poner a disposición del usuario la documentación que se ha generado en el desempeño de sus funciones, cuando así lo soliciten.
VI. PROGRAMACIÓN DE ACTIVIDADES:
La programación de actividades está contenida en el Formato "A".
Vil. PRESUPUESTO:
Teniendo en consideración que la Secretaría General cuenta con las funciones de Trámite Documentario y Archivo, el presupuesto asignado es en forma general más no desagregado. Sin embargo, para el presente Plan se elaboró el presupuesto desagregado, en el que se incluye los presupuestos de las actividades a realizar el presente año. Formato "B".
i- • "Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú"
"Año del Centenario de Machu Picchu para el mundo"
FORMATO-A"
PROGRAMA DE ACTIVIDADES - 2011
N°
1
2
3
4
5
6 / 8 9
Actividades
Archivo con Operador Logístico
Mejoras en el Sistema de Tramite Documentario - Flujo grama de Trabajo
Aprobación de Actualización del Sistema de Trámite Documentario Aprobación de Tabla de
Retención
Aprobación del Inventario de Series Documentales Evaluación de Programas y Actividades
Encargos especiales Capacitación Servicio Archivístico
Unidad de Medida Procesos
Documento
Resolución
Resolución
Resolución
PLAN/2011 Procesos
Curso Consultas
Meses Octubre
X
X
X X
X
Noviembre
X
X
X
X
X
Diciembre
X
X
X
X
X
X X X
X
Total Anual
1
1
1
1
1
1 S/P
3
1,080
Duración/
Meses 3
3
1
1
1
1 Sin precisar
3 Sistema de
Tramite Documentario
Responsable
Secretaria General
Sistema de Tramite Documentario
Sistema de Tramite Documentario
Sistema de Tramite Documentario
Sistema de Tramite Documentario Sistema de Tramite
Documentario Secretaria General Secretaria General
Sistema de Tramite Documentario
_
Observaciones
Oficina de Administración y Oficina de Planeamiento y Presupuesto participan en la contratación del servicio.
Se debe coordinar con la Oficina de Tecnologías de la Información.
Sujeto a aprobación de macro procesos, procesos y procedimientos.
Sujeto a aprobación de macro procesos, procesos y procedimientos.
Sujeto a aprobación de macro procesos, procesos y procedimientos.
Archivo General de la Nación.
Alta Dirección del OEFA.
03 Servidores de Secretaria General - Área de Trámite Documentario.
Ininterrumpido.
FORMATO "B"
PRESUPUESTO DEL PLAN ANUAL DE LA ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS De Octubre a Diciembre - 2011
N°
1 2 3 4 5
Descripción
Operador logístico Adquisición de escáner Adquisición de impresora Personal Especializado Capacitación
Cantidad
1 3 1 3 3
Lugar/
Local
OEFA OEFA OEFA OEFA D/E
Costo Referencial SI.
20,640.00 103,000.00 5,000.00 39,000.00 3,900.00
Situación Actual
No Vigente No Vigente No Vigente Vigente Por Aprobar
TOTAL 171,504.00
