I
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE SISTEMAS MERCANTILES CARRERA DE
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Perfil de Tesis Previo a Obtener el Título de Ingeniero en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA.
Tema: Sistema deControl de Inventarios para el “Asadero La Delicia” de la ciudad
de Tulcán.
Autora: Angela Liceth Yépez Guzmán
Tutor: Lcda. Jenny Cuaspud Arciniegas, Msc.
Tulcán – Ecuador
II
Certificación de tutor
Yo, Jenny Cuáspud Arciniegas, MSC, en calidad de asesora del presente trabajo de tesis, certifico que la investigación cuyo título es: Control de Inventarios para el “Asadero la Delicia” de la ciudad de Tulcán. fue elaborado por la estudiante de Contabilidad y Auditoría; Angela Liceth Yépez Guzmán, con Nº de cédula 040125871-0, la cual cumple con los requisitos metodológicos y científicos que la Universidad “UNIANDES” exige; observando las disposiciones de la institución, metodología y técnicas que regulan esta actividad académica.
El trabajo se caracteriza, por ser una herramienta de gestión de la información contable, que le permite a la empresa mejorar el control de los productos que entran y salen de bodega, a in de mejorar s participación en el mercado de los asaderos de pollo, con un producto de calidad y altos estándares de salubridad e higiene.
Por ello, autorizo a la mencionada señorita, para que pueda reproducir el documento definitivo, presentarlo a las autoridades de UNIANDES y proceder a la exposición de su contenido.
Atentamente,
Jenny Cuáspud Arciniegas, MSC
.
III
Declaración de autoría
Yo, Angela Liceth Yépez Guzmán egresada de la carrera de Contabilidad y Auditoría, con cédula Nº 040125871-0; declaro que la presente tesis titulada: Control de Inventarios para el “Asadero la Delicia” de la ciudad de Tulcán, es de mi total autoría y que no ha sido presentado por otros estudiantes de la universidad, el mismo que ha sido elaborado como requisito para obtener el Título de Ingeniera en Contabilidad Superior, Auditoría y Finanzas, CPA, del mismo modo declaro que la presente investigación se basa en la bibliografía existente en este documento la cual ha sido tomada de textos, internet y revistas.
Autorizo a la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES” extensión Tulcán tenga plena facultad de hacer uso de los derechos correspondientes a este trabajo de investigación, según lo establecido por la ley de propiedad intelectual, su reglamento y la normativa institucional vigente.
Atentamente,
___________________ Angela Liceth Yépez Guzmán
IV
Dedicatoria
A Dios por haberme dado la vida para lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor. A mi mamá, Por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, por su ejemplo
de perseverancia y constancia, por sus valores, por la motivación constante que me ha
permitido ser una persona de bien, por ser la persona que me enseño a ser quien soy, pero
más que nada, por su amor.
A Hanny Alin, por la paciencia durante este tiempo, pero tú hija fuiste la inspiración que me
motivo a seguir siempre adelante en mis estudios este nuevo logro es dedicado con mucho
amor. A mis abuelitos Clara y Vicente por ser un pilar fundamental en mi vida y a mi familia
V
Agradecimiento
VI
Índice general
Certificación de tutor ... II Declaración de autoría ...III Dedicatoria ... IV Agradecimiento ...V Índice general ... VI Resumen Ejecutivo ... IX Excutive Sumary ...X
INTRODUCCIÓN ... 1
Antecedentes de la Investigación. ... 1
Planteamiento del problema... 2
Formulación del Problema. ... 3
Delimitación del problema... 3
Objeto de Investigación ... 4
Campo de acción ... 4
Identificación de la Línea de Investigación ... 4
Objetivos. ... 4
Idea a Defender. ... 4
Justificación del Tema. ... 5
Breve explicación de la metodología a emplear en la investigación. ... 5
Resumen de la estructura de la Tesis ... 6
Aporte Teórico, Significación Práctica y Novedad Científica ... 7
CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO ... 9
1.1. Origen y Evolución de la Contabilidad General... 9
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas ... 11
1.2.1. La Empresa ... 11
1.2.1.1. Finalidades de las empresas... 12
1.2.1.2. Tipos de empresas. ... 12
1.2.2. La Contabilidad ... 14
1.2.3. Las operaciones comerciales ... 15
1.2.4. Inventarios ... 15
1.2.4.1. Decisiones de inventario... 17
1.2.5. Sistema de Control de Inventarios... 17
1.2.5.1. Sistema de Cuenta Múltiple o Inventario periódico ... 17
1.2.5.2. Sistema de Inventario Permanente ... 18
VII
1.2.6. Control ... 21
1.2.7. Control de inventarios. ... 22
1.2.8. Sistemas de Control de Inventarios. ... 23
1.2.9. Control de Mercadería. ... 25
1.3. Valoración crítica de los principales conceptos de las distintas posiciones teóricas sobre la Contabilidad General. ... 25
1.4. Conclusiones parciales del capítulo. ... 26
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO ... 27
2.1. Caracterización del “Asadero la Delicia” ... 27
2.2. Descripción del procedimiento metodológico ... 28
2.2.1. Modalidad de la Investigación... 28
2.2.2. Tipos de Investigación... 28
2.2.3. Población y muestra ... 29
2.2.4. Métodos Técnicas e instrumentos. ... 30
2.3. Análisis e Interpretación de la información recopilada en la investigación de campo. ... 32
2.3.1. Análisis de la Entrevista realizada al Señor propietario del “Asadero la Delicia” 32 2.3.2. Interpretación de encuesta aplicada a los trabajadores del “Asadero la Delicia”.. 33
2.3. Matriz FODA... 45
2.4. Conclusiones parciales del capítulo. ... 46
CAPÍTULO III. PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA ... 47
3.1. Título de la Propuesta ... 47
3.2. Caracterización de la Propuesta... 47
3.3. Desarrollo de los elementos de la propuesta ... 48
3.3.1. Clarificación y traducción de la Filosofía Empresarial. ... 49
3.3.1.1. Misión de la empresa: “Asadero la Delicia” ... 49
3.3.1.2. Visión de la empresa: “Asadero La Delicia”... 50
3.3.2. Estructura Organizacional ... 50
3.3.2.1. Área Administrativa. ... 50
3.3.2.2. Área Operativa... 50
3.3.2.2.1. Organigrama Estructural ... 51
3.3.2.2.2. Organigrama Funcional ... 51
3.3.3. Políticas de Inventarios... 52
3.3.3.1. Políticas Generales ... 52
3.3.3.2. Políticas para selección de proveedores ... 52
3.3.3.3. Políticas para la toma física de inventarios ... 53
VIII
3.3.3.5. Políticas para la recepción de productos ... 54
3.3.3.6. Políticas para ventas ... 54
3.3.3.7. Políticas de entrada, custodia, registro y salida de los productos de la bodega ... 54
3.3.3.8. Políticas para valorar los inventarios... 55
3.3.4. Procedimientos para el manejo de los Inventarios ... 55
3.3.4.1. Proceso de compras ... 55
3.3.4.1.1. Procedimientos de compras ... 55
3.3.4.1.2. Flujo grama de compras ... 56
3.3.4.1.3. Solicitud de compras ... 56
3.3.4.1.4. Registro de egresos. ... 57
3.3.4.2. Proceso de salidas de los productos de bodega ... 58
3.3.4.2.1. Procedimiento de salida de los productos de bodega ... 58
3.3.4.2.2. Flujo grama de salidas de los productos de bodega. ... 58
3.3.4.3. Tarjeta Kárdex ... 59
3.3.4.4. Proceso de Ventas... 60
3.3.4.4.1. Procedimientos de ventas ... 60
3.3.4.4.2. Flujo grama de Ventas. ... 61
3.3.5. Estados Financieros básicos que debe manejar la empresa ... 61
3.3.5.1. Modelos de estados financieros ... 62
3.3.6. Validación de expertos ... 64
3.4. Conclusiones parciales del capítulo ... 66
Conclusiones Generales ... 68
Recomendaciones... 69
Bibliografía ... 70
IX
Resumen Ejecutivo
Las pequeñas y medianas empresas, se enfrentan actualmente a grandes cambios del mercado, en el cual, la productividad en su procesos son la herramienta fundamental en el desarrollo y crecimiento de estas organizaciones. En efecto, si los procesos contables y financieros se encuentran organizados y adecuadamente documentados, las posibilidades de insertarse en este escenario de desarrollo son más accesibles.
Bajo estas circunstancias, en la presente tesis de grado se hace hincapié en mejorar el manejo de los inventarios de la empresa “Asadero la Delicia” de la ciudad de Tulcán, para ofrecer un producto con altos estándares de calidad e higiene. Se inicia por formular el problema que acarrea no manejar adecuadamente los inventarios en esta empresa. A partir de esta situación se propone como objetivo desarrollar un sistema de control de inventarios capaz de guiar actividades rutinarias en la compra, almacenaje, resguardo, salidas de bodega y venta del producto final.
En el primer capítulo se detalla la fundamentación teórica, tomando como referencia el Sistema de Control de inventarios y el manejo de los productos; para lo cual, se considera el objeto de investigación, que está representado por la Contabilidad bajo los lineamientos de investigación de la Gestión de la Información Contable.
Se establece en el segundo capítulo, el proceso metodológico, que permite hacer un acercamiento al fenómeno de investigación mediante la aplicación métodos, técnicas e instrumentos de investigación que permiten recopilar información de primera mano y conocer la situación actual en el manejo de los inventarios. Bajo una modalidad cualitativa, que describe la causas y efectos actuales del problema, y una modalidad cuantitativa, que utiliza modelos matemáticos y estadísticos para explicar los resultados obtenidos en la investigación.
X
Excutive
Sumary
Small and medium enterprises are currently facing major changes in the market, in which productivity in their processes are the fundamental tool in the development and growth of these organizations. Indeed, if the accounting and financial processes are organized and properly documented, the possibility of entering into this development scenario are more accessible.
Under these circumstances, in this thesis the emphasis is on improving the inventory management of the company "Asadero Delight" Tulcán city to offer a product with high standards of quality and hygiene. It starts by formulating the problem created not properly manage inventory in the company. From this situation it is proposed to develop an objective inventory control system able to guide routine activities in the purchase, storage, protection, hold and sell outputs the final product.
In the first chapter the theoretical basis, by reference to the inventory control system and handling of products is detailed; for which, considering the subject of investigation, which is represented by the Accounting Research under the guidelines of the Management Accounting Information.
Is established in the second chapter, the methodological process, which allows an approach to the phenomenon of research through methods, techniques and research tools to help you gather information first hand and learn about the current situation in the inventory management application. Under a qualitative formula that describes the causes and effects of the current problem, and a quantitative formula that uses mathematical and statistical models to explain the results of the investigation.
1
INTRODUCCIÓN
Antecedentes de la Investigación.
Los niveles de competitividad y productividad en las pequeñas y medianas empresas, se vuelve un reto incesante en los mercados globalizados de la actualidad; en este escenario el control de los inventarios se constituye en una herramienta gerencial de alto nivel para las empresas dedicadas a ofrecer alimentos en el mercado, la eficiencia en esta gestión mejora el volumen de utilidades y genera mayor crecimiento en este sector.
En el mercado de los restaurantes, lograr definir un control efectivo de la materia prima y los ingredientes que se necesita para el proceso de producción resulta ser complejo desde el punto de vista que no exista una planilla de registro, parámetros de comparación definidos y personal poco capacitado para el ejercicio de estas actividades.
En tal razón, se procede a indagar diferentes investigaciones que tengan afinidad con el tema que se plantea en esta tesis, a fin de que sirva como conocimiento preliminar del proceso investigativo a desarrollar. Es así que en la Universidad Técnica Equinoccial, la autora Verónica Marlene Atiaja Paredes (2008), presenta el tema de tesis: “Plan de Mejoramiento para el Chifa Restaurante Danubio en la ciudad de Tulcán”, el Objetivo General es Elaborar un plan de mejoramiento para el Chifa Restaurante Danubio en la ciudad de Tulcán, que le permita brindar productos y servicio de calidad a sus clientes y al mismo tiempo ser más rentable y competitivo. En este trabajo se trata de determinar y resolver los problemas por los que atraviesa esta empresa, dedicada a satisfacer necesidades de alimentación a clientes nacionales y extranjeros, se basa en que un eficiente Control de sus inventarios permite mejorar la calidad del producto, mejora el posicionamiento en el mercado y obtiene un margen de utilidad mayor en cada periodo. Para lograr esto, primero realiza un diagnóstico a la organización, al personal, a los inventarios, logística, encontrando diferentes brechas, lo cual permite dar propuestas de control, tales como: codificar y clasificar adecuadamente la materia prima, estableciendo un modelo de inventario que esté acorde a las nuevas tendencias del mercado y de este tipo de empresas, a fin de evitar pérdidas y desperdicios de los insumos necesarios para cumplir con su objetivo organizacional.
2
ventas de la Farmacia Cruz Azul Internacional de la ciudad de Ambato.”, cuyo objetivo general es: Determinar cómo incide la logística de inventario en el incremento de las ventas en la farmacia Cruz Azul internacional de la ciudad de Ambato. Se destaca en esta investigación que la aplicación de una logística de inventario permite tener una visión clara de las adquisiciones de fármacos, el Gerente está obligado a dar cumplimiento a los requerimientos que son el resultado de la logística aplicada. La logística de inventario en la Farmacia permitirá mejorar la comercialización de fármacos y su distribución en las perchas y bodega, permitiendo una localización oportuna de medicamentos y productos para la venta. Esta situación permite mejorar los niveles de liquidez y su capacidad de enfrentar obligaciones con los proveedores en el corto plazo.
Así mismo, en la Universidad Tecnológica Equinoccial, los autores: Bayas Guerrero Andrea Elizabeth, y Pasquel Calderón Cesar Augusto (2011); presentan la tesis: “Análisis, Diseño e Implementación de un Sistema Computarizado para la Gestión de los Restaurantes del Hotel Howard Johnson La Carolina de la ciudad de Quito”. Las causas que originan el tema de esta investigación es por las fallas detectadas en el registro y control de mercadería, este se lleva de manera deficiente, ocasionando como consecuencia pérdida de clientes y afecta a las utilidades de la empresa. Adicionalmente para concluir el trabajo, se presentan conclusiones a las que se llega con el estudio y las recomendaciones a seguir para dar continuidad a la administración de la empresa, con el diseño de este sistema se da solución a los problemas en el control de los inventarios.
En virtud de lo expuesto, se determina la factibilidad de llevar a cabo un estudio que permita mejorar el control y manejo de inventarios en el “Asadero la Delicia” de la ciudad de Tulcán.
Planteamiento del problema
3
La provincia del Carchi, en especial la ciudad de Tulcán en la situación fronteriza que se encuentra, permite que la mayoría de su población se dedique al comercio de toda clase de productos, entre ellos, el negocio de restaurantes. En este contexto, surge la necesidad de mantener un control de los inventarios y que permita conocer qué tipo, precio y cantidad de mercadería e insumos tienen disponible, para su venta o su proceso productivo.
En esta ciudad, se encuentra la empresa “Asadero la Delicia”, en la cual, no existe un control detallado y documentado de ingreso y salida de materia prima, ya que no cuenta con un registro o planilla de control, esta situación genera que el proceso de compra en cantidad y precio de estos insumos sea deficiente y disminuya el nivel de utilidades para la empresa. Así mismo se establece que el crecimiento y participación en el mercado no ha sido alentador en los últimos años, debido a que los niveles de utilidad han permanecido por debajo del crecimiento inflacionario del país. Esta situación no ha permitido ampliar las instalaciones ni tampoco realizar nuevas inversiones que mejoren la imagen corporativa.
Es común ver un incremento del nivel de desperdicios de materia prima que existen en las bodegas del restaurante, debido a que por su naturaleza misma son productos perecederos; esta situación viene generando pérdidas, y altos costos que disminuyen el margen de utilidad operativa y por lo tanto su crecimiento se vuelve más lento.
Por otra parte, el deficiente control de los inventarios está ocasionando una baja rentabilidad a la inversión realizada, puesto que no se controla los costos de la materia prima, y no se ha reconocido en la gerencia que es necesario mejorar los proceso de control de entrada y salida de materia prima, a fin de tener información contable que permita tomar decisiones adecuadas en el negocio.
Formulación del Problema.
¿Cómo contribuir a la optimización del control de mercadería en el Asadero la Delicia de la ciudad de Tulcán?
Delimitación del problema
Lugar: Asadero la Delicia de la ciudad de Tulcán, que se encuentra ubicado en las calles
4
Tiempo: Se estima un período de tiempo de seis meses, considerados desde Abril hasta
Septiembre del 2014.
Objeto de Investigación
Contabilidad General
Campo de acción
Inventarios
Identificación de la Línea de Investigación
Gestión de Información Contable
Objetivos
Objetivo General.
Desarrollar un sistema de control de Inventarios que contribuya a la optimización del manejo de mercadería en el Asadero la Delicia de la ciudad de Tulcán.
Objetivos Específicos.
Fundamentar teóricamente el sistema de control de inventarios y control de mercadería.
Diagnosticar la situación actual del control de mercadería en el “Asadero la Delicia” de la ciudad de Tulcán
Proponer los elementos que constituyen el sistema de control de inventarios para el “Asadero la Delicia”
Validar la propuesta por la vía de expertos
Idea a Defender.
5
de esta manera un negocio que aporte gradualmente a la consolidación de un sistema económico sustentable y sostenible en el país.
Justificación del Tema.
Las pequeñas y medianas empresas que ofrecen alimentos y pertenecen a una economía de mercado, se enfrentan constantemente por tener una ventaja competitiva que permita mejorar su participación y crecimiento en el sector. Por esta razón el desarrollar un sistema de control y manejo de los inventarios en el asadero la Delicia de la ciudad de Tulcán, permitirá minimizar los costos de operación, generando en el corto y mediano plazo mayores utilidades.
La importancia del desarrollo de un sistema de control de inventarios, en esta organización, radica en el mejoramiento de las operaciones de compra, almacenamiento y proceso de producción, mediante la eliminación de desperdicios que lo único que ocasionan es pérdidas económicas, puesto que se trata de productos perecederos y que deben ser administrados en términos de eficiencia, eficacia y economía. En la práctica este sistema permitirá maximizar los beneficios y generar mayor crecimiento en el sector; para así, convertir a esta pequeña empresa en actor importante del desarrollo de la sociedad, mediante la ampliación de su inversión con miras a generar mayor fuentes de empleo, aumentar su participación tributaria y ofrecer un mejor producto y servicio al cliente.
Breve explicación de la metodología a emplear en la investigación.
En el desarrollo del proceso de investigación se emplea métodos empíricos y métodos teóricos del conocimiento.
Entre los métodos empíricos se tienen:
Observación científica. Se realiza una observación científica al momento de analizar e
interpretar la situación actual de los mecanismos y procesos de control de los inventarios en el “Asadero la Delicia” mediante la aplicación de técnicas e instrumentos de investigación científica.
Análisis documental. Se revisa de manera planificada y sistemática cada uno de los procesos
6
Validación por la vía de expertos. Es necesario que una vez diseñada la propuesta, como
una posible alternativa de solución al problema que aquí se plantea; sea valorada la argumentación científica y práctica de la propuesta por profesionales en el área de la contabilidad y finanzas a fin de confirmar su validez.
Entre los métodos teóricos se aplica:
Método Histórico – Lógico. El problema que se analiza se origina en los últimos años, para
lo cual es necesario recopilar información contable histórica que permita evaluar desde la lógica financiera la situación actual del manejo de inventarios y su incidencia en el bajo crecimiento de las utilidades en el negocio.
Método Analítico – Sintético. La información científica y práctica que se obtiene como
resultado de la aplicación de diferentes técnicas e instrumentos de investigación es analizada detenidamente a fin de proponer elementos de mejoramiento en el control de inventarios. Se sintetiza cada uno de los estudios en las conclusiones parciales de los capítulos, así como en las conclusiones generales de la tesis.
Método Inductivo-Deductivo. Este método se utiliza a partir de aspectos elementales como
los inventarios de mercadería, y su incidencia en el crecimiento y desarrollo económico y
financiero de la empresa; este procedimiento significa ir de lo particular a lo general es decir
por inducción. Por deducción, el análisis se inicia a partir de las características generales; en
este caso los sistemas de control y manejo de inventarios, hacia las características particulares
que son los mecanismos y procedimientos de control de inventarios.
Método Sistémico. Está dirigido a desarrollar sistema de control de inventarios mediante la
determinación de sus componentes, así como las relaciones entre ellos. Esas relaciones determinan por un lado la estructura del sistema y por otro su dinámica. Es un proceso mediante el cual se relacionan hechos aparentemente aislados y se formula una teoría que
unifica los diversos elementos, consiste en la reunión racional de varios elementos dispersos
en una nueva totalidad, tal como se plantea en la idea a defender de esta tesis.
Resumen de la estructura de la Tesis
7
En el primer apartado se formula el problema del manejo de los inventarios que mantiene la
empresa de estudio, así mismo se establece la gestión de la información contable como la
línea de investigación, la contabilidad general como el objeto de investigación y los
inventarios representan el campo de acción que sirven de orientación para el proceso de
investigación del tema planteado. Se determina que el desarrollo de un sistema de control
contribuirá a mejorar el control de la mercadería que ingresa y los insumos que necesita el
negocio para su funcionamiento.
Consta de un Primer capítulo, en el cual se compone de las bases teóricas del proyecto de
tesis, inicia con el correspondiente análisis y evolución de la contabilidad y sus aportaciones
en el ámbito empresarial a través de los años, Se extraen la diferentes posiciones teóricas,
para los cual se toma en cuenta el sistema de control y manejo de inventarios como tema
principal que será tratado conforme a las aportaciones de los más diversos autores y expertos
en la contabilidad. Culmina con una valoración crítica de los principales conceptos que sirven
de fundamento para la propuesta que aquí se plantea.
En el segundo capítulos, se hace mención al marco metodológico, en el cual se expresan la
modalidad, tipos, y alcance de esta investigación. Así mismo se detalla de manera planificada
los métodos, técnicas e instrumentos de investigación que permitirán recopilar la información
para diagnosticar la situación actual del problema planteado. Se indica que se aplicará la
encuesta y la entrevista para este proceso de investigación.
El tercer capítulo se compone de los elementos de que conforma el sistema de control de
inventarios, los cuales se detallan de manera pormenorizada a fin de que el lector tenga un
conocimiento claro de sus características y herramientas prácticas para el negocio. Se
complementa este capítulo con la respectiva validación de la propuesta, por parte de expertos
en el área de la contabilidad y el manejo de los inventarios; quienes darán fe de la
importancia y rigurosidad científica y práctica del tema. Al final de esta tesis se encontrará
las conclusiones y recomendaciones generales, así como también la bibliografía y los anexos
respectivos.
Aporte Teórico, Significación Práctica y Novedad Científica
8
Se contribuye en el conocimiento científico contable y financiero en cuanto al manejo y control de los inventarios, fundamentado en fuentes bibliográficas de alto contenido técnico y abalizado por la comunidad científica; la misma que permite determinar los elementos constitutivo de la propuesta, constituyéndose de esta manera en una fuente de consulta para futura investigaciones que se relacionen con este tema.
Significación Práctica
Con el desarrollo de sistemas de control de inventarios, aplicados en esta investigación se pretende mejorar el manejo de los productos en el “Asadero la Delicia” de la ciudad de Tulcán; para que el personal encargado conozca las cantidades reales de los productos que compra y vende la empresa y brindar un mejor servicio a sus clientes. El propósito es mejorar el nivel de utilidades en el negocio, de tal manera que contribuya al desarrollo económico y social del país.
Novedad
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CAPÍTULO I. MARCO TEÓRICO
1.1.Origen y Evolución de la Contabilidad General
El origen de la contabilidad nace como una disciplina construida por el hombre a fin de satisfacer su necesidad de administrar y conocer el resultado de ganancia o pérdida en cada actividad que realiza, ya sea de comercialización de bienes o servicios, producción y manufactura.
En la Edad Antigua, Villasmil, (2009) establece que según los estudios realizados al efecto, los registros comerciales más antigua de que se tenga conocimiento se produjeron en Babilonia alrededor de los 2.600 años A.C. y se ha establecido que los mercaderes de ese país ordenaban a sus escribanos que prepararan los registros de recibos, gastos, contratos de trueques, ventas, préstamos de dinero y otras operaciones de índole comercial, utilizando la forma pictórica.
Este mismo autor explica que esta técnica se lleva a cabo porque en ese entonces el hombre no disponía del recurso de la escritura, y era necesario conservar algún tipo de anotaciones acerca de cada transacción comercial, es por eso que señala que fueron obligados a plasmar cada transacción en tablillas de barro húmedas y con extremos afilados. En todo caso se observa la forma de organización de los ingresos y egresos que se hacían en las comercializaciones uqe se llevaban a cabo por los mercaderes, considerando que esta época no había las más mínima forma de civilización en el intercambio comercial.
Gertz (1999), al respecto señala, que para poder hacer una visión histórica de la Contabilidad, es pertinente hacerlo a luz de los elementos que constituyen el objetivo de la actividad contable. “Así partimos de que el objetivo de la Contabilidad es conservar un testimonio de naturaleza perenne de los hechos económicos ocurridos en el pasado” (pág. 22)
10
Para el año 6000 A.C. se contaba ya con los elementos necesarios o indispensables para conceptuar la existencia de una actividad contable, ya que el hombre había formado grupos, inicialmente como cazadores, posteriormente como agricultores y pastores, y se había dado ya inicio a la escritura y a los números, elementos necesarios para la actividad contable. En este sentido, José María Fernández Pirla, en su obra Teoría Económica de la Contabilidad
– Introducción contable de la economía. Expresa, que en recientes investigaciones como las
de Denise Schmandt-Besserat y, sobre todo, las de Hans Nissen, Peter Damerow y Robert Englund, arqueólogos e historiadores de la antigua Mesopotamia, permiten afirmar, que los primeros documentos escritos que se conocen, constituidos por millares de tablillas de arcilla con inscripciones en caracteres protocuneiformes, elaboradas hace más de 5.000 años, contienen tan sólo números y cuentas, sin textos ni palabras. (Pirla, 1977)Este hecho hace concluir a los citados investigadores que la escritura debió de surgir, hacia el año 3300 a.C., para satisfacer la necesidad que sentían los antiguos habitantes de Mesopotamia de registrar y dejar constancia de sus cuentas. No fue, pues, el deseo de legar a la posterioridad el recuerdo de hazañas guerreras, relatos de héroes o dioses, o de plasmar normas jurídicas para su permanente constancia y cumplimiento, lo que motivó el nacimiento de la escritura, sino simple y llanamente la necesidad de recoger y conservar las cuentas originadas como consecuencia de procesos productivos y administrativos.
Según Carlos Hernández (2002):
La contabilidad es una actividad tan antigua como la propia Humanidad. En efecto, desde que el hombre es hombre, y aun mucho antes de conocer la escritura, ha necesitado ll evar cuentas, guardar memoria y dejar constancia de datos relativos a su vida económica y a su patrimonio: bienes que recolectaba, cazaba, elaboraba, consumía y poseía; bienes que almacenaba; bienes que prestaba o enajenaba; bienes que daba en administración. (pág. 5)
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Por lo tanto, se denota que el registro contable se ha venido sucediendo en forma ininterrumpida a través de los años. Los datos contenidos en la documentación contable, aún en la más antigua son cuantitativos y exactos, pero en la caso de la contabilidad más moderna y actual especialmente son llevadas por partida doble, los datos se presentan de forma más coherente, completo e íntimamente interrelacionado. Es por ello que, resulta ser una herramienta fundamental en la dirección administrativa y financiera de las organizaciones, puesto que de esta información contable se toman las decisiones de mejorar las condiciones actuales de una empresa; sea esta unipersonal, pequeña, mediana o grande empresa.
1.2.Análisis de las distintas posiciones teóricas
1.2.1. La Empresa
Empresa es una organización formada para obtener rentabilidad y utilidad por medio de actividades operacionales realizadas por los integrantes de la entidad con el fin de tener un control adecuado en la administración e inversión en beneficio de la empresa y de los accionistas.
Por tal razón, Jesús Gema (2012) define la empresa como: “La empresa es un conjunto de actividades llevadas a cabo por el empresario para la producción e intercambio de bienes y servicios, con el objetivo de tener un beneficio máximo o por lo menos satisfactorio”. (pág. 8).
Una empresa se constituye por actividades que buscan producir bienes y servicios que van a satisfacer las necesidades del mercado, es decir que la empresa que se estudia en esta tesis, deberá coordinar todas sus actividades de tal manera que vaya mejorando su crecimiento en el mercado. Tal como lo manifiesta Carlos Saenz Andrade, autor del trabajo de tesis presentada en la Universidad Técnica Equinoccial (2010), con el tema: Control Interno de Inventarios para la empresa Zolie Zan S.A. el cual concluye, que la empresa necesariamente debe contar con recursos y procedimientos ordenados y combinados de forma tal que se cumpla el objetivo propuesto y adicionalmente constituya una actividad rentable.
Además, Carlos Suárez (2010) en su obra Administración de Empresas, manifiesta al respecto:
12
cierto número de trabajadores en donde su propósito se traduce en actividades industriales y mercantiles o a la prestación de servicios. (pág. 25).
Por lo tanto se manifiesta que una empresa es una entidad específica conformado por los socios o propietarios que desembolsan una cierta cantidad de recursos con el fin de mejorar su situación económica; en este escenario el “Asadero La Delicia” empresa objeto de este estudio, para lograr que sus propietarios generen la eficiencia debe optimizar sus recursos que mejoren las utilidades y la minimización de los costos; de esta manera se pretende ser ente importante en el desarrollo de una sociedad.
1.2.1.1.Finalidades de las empresas
Las organizaciones comerciales, industriales o de servicios, buscan mejores condiciones económicas y financieras en el futuro, mediante una mayor participación en el mercado donde se desenvuelven. En este orden de cosas el autor Jesús Gema (2012) considera las siguientes finalidades:
Obtener la máxima rentabilidad
Obtener resultados a corto plazo.
Beneficiar a la comunidad.
Dar servicio a los clientes
Beneficiar a los empleados.
Dar imagen personal. (pág. 10).
En efecto, la empresa de estudio para lograr cumplir sus finalidades, se requiere de un adecuado manejo de sus inventarios, tener procesos definidos, responsabilidades compartidas y un trabajo en equipo que permita mejorar las condiciones económicas de las empresas. Tal como propone Diana Cristina García, (2013) en el trabajo de tesis Sistema de Control Interno
de los Inventarios de la empresa Al Forno Pizzería Italiana de la Ciudad de Quito; como
política general: “Los inventarios deben permanecer en una bodega en óptimas condiciones, ordenados y clasificados” (pág. 84) Sólo de esta manera se lograría minimizar costos y mejorar la rentabilidad empresarial.
1.2.1.2.Tipos de empresas.
De acuerdo a Jesús Gema(2012) los tipos de empresas están formadas por su tamaño, y por el sector de actividad de la siguiente manera:
Por su tamaño:
13 Medianas: se forman entre 25 y 205 trabajadores.
Grandes: cuentan con una planilla de 250 trabajadores en adelante.
Por el sector de actividad:
Primario: dedicadas a extraer productos del suelo y el subsuelo a la ganadería animal. Secundario: realiza procesos de transformación de materias primas.
Terciario: ofreces servicios.
Cuaternario: incluye todo lo relacionado con la construcción. (pág. 19)
En este apartado se logra determinar que la empresa Asadero la Delicia corresponde a una pequeña empresa dedicada al sector secundario de la economía del país, puesto que su número de empleados y administrativos no pasa de 25 trabajadores y se dedica a la producción de alimentos, específicamente y como plato especial de la casa el pollo asado. Según el autor Agustín Reyes (2009),
También hay empresas que producen ellas mismas los bienes que comercializan y otras que los adquieren a terceros. Desde esta perspectiva, en nuestro sistema económico se acostumbran a diferenciar tres tipos de empresas: empresas de servicios, comerciales e industriales. Todas ellas, para llevar a cabo el proceso operativo que les permite servir a sus clientes y obtener los ingresos que dan sentido a su actividad, consumen recursos determinados. (pág. 14).
Mientras que la autora del libro Contabilidad General, Mercedes Bravo (2009), coincide con Agustín Reyes, en que por su naturaleza las empresas son de carácter industrial, comercial y de servicios, es decir, hace una distinción de aquellas empresas que se dedican a la transformación de materia prima en productos terminados; otras que realizan compra y ventas de productos, que actúan como intermediarias entre productores y consumidores; y, otras que se dedican a prestar servicios a la colectividad. En este orden de apreciaciones, se puede identificar y hacer una comparación interesante con la descripción que hace Jesús Gema sobre los tipos de empresas, y establecer que aquellas que se desenvuelven en los sectores primarios, secundarios y terciarios se dedican a las actividades que por su naturaleza industrializan, comercializan o prestan servicios.
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Si bien cierto son organizaciones de fácil manejo, pero por lo general no presentan estados financieros, y esta situación genera bajo conocimiento del nivel de crecimiento económico y financiero en la que se encuentra. Sus necesidades de información contable constan principalmente de la información utilizada en las operaciones diarias del negocio. Por lo tanto se hace complejo tomar decisiones gerenciales encaminadas a mejorar tal situación. En este escenario de análisis, la gestión de los inventarios resultan ser una herramienta de trascendental importancia en el quehacer diario de este tipo de negocios, puesto que su eficiencia permitirá tener resultado deseado en el corto plazo.
1.2.2. La Contabilidad
La Contabilidad, para Mercedes Bravo Valdivieso(2009), en su libro de “Contabilidad
General” al respecto manifiesta:
Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis, registro, control e interpretación de las transacciones que realiza una empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o período conta ble. (pág. 1)
En tal virtud esta rama contable permite registrar las operaciones que se realizan en una empresa, con tal de conocer sus evoluciones económicas y financieras y poder tomar decisiones que generen mejoras en el desarrollo de la empresa. Así “Contabilidad es el arte de recoger, resumir, analizar e interpretar datos financieros, para obtener así las informaciones necesarias relacionadas con las operaciones de una empresa” (Hargadon, 2009, pág. 9). En todo caso se vislumbra que la Contabilidad se convierte en una herramienta importante para la gestión administrativa y operativa de las organizaciones, en particular de la pequeña empresa que aquí se estudia; aportando información relevante de los ingresos, egresos, inversión y obligaciones que tiene ante terceros.
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proceso contable no permite toar decisiones adecuadas es porque se manifiesta ineficacia en el conocimiento, registro e información presentada.
1.2.3. Las operaciones comerciales
Llamadas también transacciones mercantiles, constituyen el intercambio de bienes, valores y servicios entre dos partes, con el objeto de satisfacer necesidades de la colectividad. Es decir “toda transacción tiene dos partes, una que entrega y otra que recibe, por valores equivalentes” (Bravo, 2009, pág. 4). Este intercambio requiere una constancia la misma que se refleja en la documentación fuente que constituye la base esencial de los registros contables. En virtud de lo expuesto se establece la importancia que tiene registrar todos los procesos comerciales que lleva a cabo el Asadero donde la gestión adecuada de los inventarios resulta ser una herramienta clave en la gerencia empresarial. Este proceso se convierte en el inicio de una administración financiera eficiente en términos de economía, como es el caso de Restaurante Casa China de la localidad, donde se observa un crecimiento gradual en este mercado con respecto a la competencia.
1.2.4. Inventarios
Las cifras de los inventarios para muchas de las pequeñas, medianas y grandes empresas suelen ser el mayor de los activos circulantes. “Se consideran inventarios aquellos artículos de comercio adquiridos que se disponen para la venta o consumo en el proceso de producción” (Zapata P. , 2011, pág. 90). Los problemas del mal manejo de los inventarios pueden contribuir a la quiebra de los negocios; en este caso si en la empresa motivo de este estudio le falla el inventario, genera incapacidad de ofrecer un bien o un servicio. Por otro lado si se tiene excesivos niveles de inventario, el costo de mantenimiento adicional puede representar una pérdida.
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A decir, Angel María Fierro (2010) en su libro Contabilidad de Activos, manifiesta:
Los inventarios representa bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos. (pág. 149)
En efecto, los inventarios en el Asadero la Delicia, representan el stock, necesario para satisfacer el mercado de alimentos, por lo tanto tienen un rol protagónico en el crecimiento empresarial, para lo cual es necesario, una planificada gestión de estos inventarios, una manera organizada de adquisición, almacenaje y distribución de tal manera que no genere costos excesivos para las empresas.
“Entonces los inventarios son un activo y –al igual que otros activos- generalmente se presenta en el balance general a su costo” (Robert Meigs, 2010, pág. 323). Por lo tanto a medida que se venden los productos, sus costos se retiran del balance general y se transfieren al costo de los bienes vendidos, el cual se compensa contra el ingreso de ventas en el estado de resultados.
Activos corrientes: Inventarios BALANCE GENERAL
A medida que los bienes se venden ESTADO DE
RESULTADOS Ingreso Costo de los bienes
vendidos Utilidad Bruta
Gastos Utilidad Neta Costo de compra (o costo de
manfactura)
Fuente: (Robert Meigs, 2010, pág. 323)
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1.2.4.1.Decisiones de inventario
Hay dos decisiones básicas de inventario:
Que cantidad de un artículo ordenar cuando el inventario de ese ítem se va a reabastecer.
Cuando reabastecer el inventario de ese artículo.
1.2.5. Sistema de Control de Inventarios
Constituyen un sistema de contabilización, para lo cual se establecen dos tipos de controles:
Sistema de Cuenta múltiple
Sistema de inventario permanente.
Antes de continuar con el marco teórico de estos sistemas de control, se detalla lo que significa un Sistema:
“Sistema significa, según Betalanffy, un conjunto de elementos en interacción […] Para Fagen, según French y Bell, un conjunto de objetos juntos con relaciones entre sus atributos […] Johnson, Kast y Rosenzweig consideran sistema como una reunión o combinación de cosas o partes que forman un todo completo o unitario”(Guizar, Desarrollo Organizacional, 2013, pág. 52)
En este sentido, sistema es un conjunto de partes que dan ligar a un todo, tal como se propone en este documento un sistema de control de inventarios, formado por políticas, procedimientos y métodos de control de entrada y salida que permitan alcanzar los que reza en la misión y visión empresarial.
1.2.5.1. Sistema de Cuenta Múltiple o Inventario periódico
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constante sino lo hace en recuentos periódicos: un inventario al iniciar las operaciones, un control de las compras durante el período, y un nuevo inventario al final del mismo.
De esta manera, según el aporte que hacen estos autores se asume que la diferencia entre la mercadería que entra, más lo que se compra, menos lo que queda al final, es lo que se ha llevado el cliente, “Se utilizan sistemas periódicos cuando la información corriente sobre inventarios y ventas no justifica el costo de llevar un sistema perpetuo”. (Robert Meigs, 2010, pág. 201). Es decir, se utiliza este sistema periódico cuando el propietario esté familiarizado con el negocio, y su operatividad en el mercado, come es el caso de los almacenes de ropa, de zapatos, de repuestos de vehículos, de automóviles, por citar algunos.
En este sentido, se logra determinar que la base del sistema de inventarios periódico es la realización de un inventario físico, que permite valorar el monto del inventario que deberá aparecer en el balance general, se conoce de esta manera la utilidad que se obtiene en las ventas y sus operaciones extraordinarias de devolución y descuento en ventas; es decir, se conoce en tiempo real el movimiento de la cuenta inventarios; tal como se propone en el estudio de Ana Luz Castellanos Echeverría de la Universidad Francisco Gavidia de San Salvador, titulada como Diseño de un Sistema Logístico de Panificación de Inventarios para aprovisionamiento en empresas de distribución del sector de productos de consumo mayor Se manifiesta que este método no resulta de utilidad para la empresa de estudio, puesto que se trata de productos de rápida comercialización y son perecederos donde el control deberá ser más exhaustivo y permanente,
1.2.5.2.Sistema de Inventario Permanente
También es considerado como el sistema de inventario perpetuo, puesto que permite conocer el costo de la mercadería vendida y es contabilizado de manera individual.
19 a) Clase de artículo
b) Fecha de operaciones que se registre
c) Número de comprobante que respalde al operación contable
d) Número de unidades compradas, vendidas, consumidas o trasladadas e) Existencias
f) Costo de lo comprado. Vendido o consumido, y g) Costo de las existencias. (pág. 166)
Según estas características, en el inventario perpetuo, se establece que “las transacciones comerciales se registran a medida que ocurren”. (Robert Meigs, 2010, pág. 195). Es decir se necesita de un auxiliar de inventarios para registrar ordenadamente los ingresos y egresos de productos. Con estos registros diarios, el gerente o el propietario del Asadero la Delicia tiene un documento de apoyo para tomar decisiones acertadas y sobretodo conocer el stock disponible para las actividades diarias en la empresa, de tal manera que se cuente con los insumos necesarios para no provocar desabastecimientos al mercado o no incurrir en altos niveles de inventario que produzcan costos altos y disminuya sus márgenes de utilidad operativa y neta. De esta manera antes descrita propone Verónica Atiaja, en el estudio realizado para restaurante Danubio de esta ciudad de Tulcán, por tratarse de productos de consumo masivo y generar un ciclo de efectivo de manera acelerada con los proveedores. En este contexto, el sistema de cuenta permanente, genera información relevante de control del manejo de la mercadería en una organización comercial, industrial o de servicios.
1.2.5.3.Métodos de Valoración
Se establecen 4 métodos para la valoración de inventarios:
Método Promedio Ponderado
Método P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en Salir.
Método U.E.P.S. Últimos en Entrar, Primeros en Salir
Método Último Precio de compra.
A continuación se detallan cada uno de estos métodos:
Método Promedio Ponderado. “En este método se determina el valor promedio de las
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que con este método se determina el promedio de los inventarios, considerando las existencias con las nuevas compras. A decir de (Robert Meigs, 2010, pág. 326) “el costo promedio de todas las unidades en inventario se calcula después de cada compra”. Por lo tanto si se desea saber el costo promedio de la mercadería comprada se divide el costo total de los bienes comprados para el número de unidades en el inventario.
Andrea Paola Lara Carvajal, cita este método en el estudio realizado en la Universidad Estatal de Milagro, titulado Implementación del Control Interno en el área de inventarios de la empresa Produmar S.A. del cantón Durán , provincia del Guayas, (Lara, 2012), donde da lugar que la información contable, en base a este método debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismo principios durante todo el período contable y durante diferentes período contables de manera que resulta factible comparar los estados financieros de períodos diferentes y conocer la evolución de la entidad económica.
Método P.E.P.S. Primeros en Entrar, Primeros en Salir. “Significa que las mercaderías
que ingresan primero son las primeras que tienen que salir. Proviene del término inglés First in, first out. (FIFO)”. (Bravo, Contabilidad General, 2009, pág. 136). Este método consiste en darle salida del inventario a aquellos productos que se ha adquirido en primera instancia, generando que en los inventarios queden aquellos productos comprados más recientemente. Así mismo (Robert Meigs, 2010, pág. 327), confirma lo que manifiesta Mercedes bravo, al decir que este método está basado en el supuesto de que “la primera mercancía comprada es la primera mercancía vendida”. En este apartado es necesario analizar que este método registra costos de compra real y no de un costo promedio como el anterior método aquí citado; es decir si una empresa compra mercadería o productos en diferentes costos, se deberá registrar en diferentes bloques de costos.
Diana García así lo expone en el estudio realizado para la empresa Al Forno Pizzería Italiana de la ciudad de Quito: Este método permite asignar costos más bajos al costo de los bienes vendidos, por tanto hace reportar utilidades más altas de lo que sería reportada por los otros métodos de valuación de los inventarios.(García D. C., 2013) Este método al ser aplicado en el Asadero La Delicia, ayudará a dar salida a aquellos productos que se adquirieron en primera instancia y se quedarán los productos comprados últimamente.
Método U.E.P.S. Últimos en Entrar, Primeros en Salir. “En este método se da salida a los
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aquellos productos que se compraron recientemente y se quedan en inventarios aquellas que se compraron al inicio del período contable. A decir de Robert Meigs(2010), este método es de uso más generalizado para determinar el costo de los bienes vendidos y valorar el inventario. El hecho de vender o utilizar en el proceso de producción aquellos productos o materia prima que entra recientemente, permitiendo tomar en cuenta los últimos costos de compra para definir el precio de venta y su incidencia en las utilidades, se corre el riesgo que los productos o insumos que entraron anteriormente queden obsoletos, sufran algún daño o se deterioren rápidamente; más aún si se trata de productos perecederos, como los que se utilizan en el Asadero la Delicia; esta situación provocaría pérdidas económicas y un amplio espacio para el almacenamiento de los productos.
Raúl Vásquez Yánez de la Universidad Central del Ecuador en su investigación titulada: “Modelo de Gestión de Inventarios para la Empresa Martec cía. Ltda.”, realizada en el año 2012, incluye en el Marco Teórico de su Investigación el método LIFO, pero en este caso se trata de productos que no son de breve caducidad, por tanto es útil, pero no es el caso de los productos que utiliza la empresa objeto de este estudio de tesis, como es Asadero La Delicia.
1.2.6. Control
Las técnicas y sistemas de control son esencialmente los mismos; trátese de dinero en efectivo, procedimientos de ofician, moral de los empleados, calidad del producto o cualquier cosa. (Weihrich H. K., 2010). Es decir los recursos, insumos, mano de obra, entre otros; que necesitan las empresas para ejecutar sus actividades administrativas y operativas necesitan ser controladas. Paola Lara en su estudio realizado para le empresa Profemar S.A. manifiesta: Si se implementa un control adecuado en el negocio se puede detectar que actividades o que personal necesita una capacitación en un área de la organización; por el contrario si no hay control no se mejora las condiciones de una empresa. En tal aspecto si en el Asadero La Delicia no se efectúa un control adecuado de sus operaciones de gestión de los inventarios no se logrará alcanzar los objetivos propuestos.
Para Idalberto Chiavennato (2009) en su libro Administración de los procesos
Administrativos, establece que el control, es una función administrativa que mide y evalúa el
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En efecto controlar significa mejorar las condiciones actuales de una organización, en el caso del Asadero se vuelve fundamental su revisión al ingresar, modificar el proceso de producción y la salida del producto final, en tal circunstancias representa una función que permite identificar errores y falencias oportunamente a fin de mejorar permanentemente en busca de los objetivos organizacionales.
1.2.7. Control de inventarios.
Según Furlan. (2008), “el control es la gestión administrativa que permite conocer si se han cumplido y se están cumpliendo los programas propuestos, los principios establecidos, las instrucciones y las órdenes impartidas”. (p. 65). El sistema de controles debe ser diseñado en forma tal, que permita detectar oportunamente las eventuales desviaciones de los logros alcanzados realmente, en contraste con los objetivos que se hubieren acordado con antelación.
Según el estudio que se realiza en la empresa Al Forno Pizzería Italiana de la ciudad de Quito, por Diana García se logra concluir que, este control de inventarios que se ejecutan en la empresa, abarca la utilización correcta de todos los recursos, la salvaguarda del patrimonio y de los bienes. No hay que excederse en los controles: estos deben resultar funcionales, imparciales y rentables, deben ser eficientes, pero no engorrosos. Por otra parte, sean cuales fueren las conclusiones a que conduzcan deben tomarse en consideración de inmediato.
Los inventarios representan una inversión para las organizaciones, como en el Asadero La Delicia, por lo que requiere de fondos, junto a la mano de obra que se encarga de darle el uso efectivo en cada fase de operación. Por lo tanto el control de los inventarios es muy importante en esta empresa, porque los productos son primordiales para su funcionamiento. Según Mercedes Bravo en su libro Contabilidad General, Octava edición (2008)los principales factores para un mejor control de los inventarios son:
Contar con la toma física de los inventarios por lo menos una vez al año,
cualquiera que sea el sistema que se use.
Conservar procedimientos eficaces de compras, recepción y embarques.
Restringir el acceso a los inventarios al personal que no tenga acceso a
registros contables.
Comprar inventarios en cantidades económicas.
No mantener un inventario demasiado grande, evitando de esta manera el
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En efecto, estos factores condicionan una gestión eficiente y eficaz de los inventarios de tal manera que la erogación económica en estos productos tenga el mínimo riesgo de pérdidas, deterioro o daño.
Para Stanly B. y Geoffrey A. Hirt.(2008)En su libro de Administración Financiera, señalan que el propósito final de los controles es "preservar la existencia de cualquier organización y apoyar su desarrollo, su objetivo es contribuir con los resultados" (p. 98). En este aspecto se logra formular que para el Asadero La Delicia es fundamental el control interno como mecanismo de apoyo gerencial, orientado hacia una meta o fin.
1.2.8. Sistemas de Control de Inventarios.
Los sistemas de control de inventarios para la empresa objeto de este estudio, pueden estar conformados por una totalidad de medidas administrativas y contables que estén relacionadas con el ciclo operacional que se presenta dentro de la empresa. Al respecto Aren y Loebbecke, citado por Gerardo Zapata en su tesis previo a la obtención del título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría de la Universidad Centro Occidental “Lizandro Alvarado” de Venezuela (Zapata G. , 2008), señala cinco funciones que conforman el ciclo de los inventarios y controles internos.
Procesamiento de órdenes de compra. Se inicia la compra cuando el personal del almacén emite una requisición de mercancía ya sea por haber llegado a su existencia mínima o para satisfacer la demanda de algún cliente. Dicha requisición es enviada al departamento de compras que se encargará de elaborar la orden de compra con el propósito de adquirir el producto, Dichas ordenes deberán tener las respectivas autorizaciones.
Recepción de Materiales Nuevos. Consiste en recibir los materiales (materia prima) que tarde sufrirán un proceso de trasformación. Los mismos deberán ser inspeccionados en cuanto a su cantidad y calidad. En algunas empresas se elaboran reportes de recepción de mercancía.
Procesamiento de artículos. La parte de procesamiento del ciclo de inventario y almacenamiento varía mucho de empresa a empresa. La determinación de las partidas y la cantidad a producirse se basa, por lo general, en ´órdenes específicas delos clientes, pronósticos de venta o niveles predeterminados de inventario de artículos terminados. Con frecuencia un departamento separado de control de la producciones responsable de la determinación del tipo de cantidades de producción. Igualmente, el departamento de producción debe generar reportes de producción y desperdicios para que el departamento de contabilidad de costos pueda reflejar el movimiento de los materiales en los libros y determinar costos precisos de producción
Almacenamiento de productos terminados. En la medida que los productos son terminados, estos son pasados al almacén de productos terminados con el propósito e que sean despachados a los clientes que lo han solicitado.
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En tal razón, para llevar a cabo la implementación de un sistema de control interno de los inventarios en el Asadero La Delicia, se requiere documentar los procedimientos de entrada de la materia prima o mercadería, transformación y salida del producto final; a fin de llevar un registro y control de cada etapa con la descripción de las personas responsables de cada actividad. Con esto se lograra evitar las condiciones de perdida y mal manejo de los inventarios. Tal como se manifiesta en el estudio realizado para el Restaurante Caminos de Herradura de la Provincia de Imbabura en el año 2012, donde se manifiesta: que con la implementación de un Sistema de Control Inventarios se pretende proveer de una herramienta de apoyo para la administración en la toma de decisiones, con el fin de controlar, organizar, y manejar los recursos económicos – financieros, materiales, humanos y de capital eficiente. Así mismo, Besleyy Brigham. (2008) Definen el sistema de control interno como “aquel que hace referencia al conjunto de procedimientos de verificación automática que se producen por la coincidencia de los datos reportados por diversos departamentos o centros operativos” (p.57). El renglón de inventarios es generalmente el de mayor significación dentro del activo corriente dentro de la empresa Asadero La Delicia, no solo en su cuantía, sino porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa; de ahí la importancia que tiene la implantación de un adecuado sistema de control interno para este renglón, el cual tiene las siguientes ventajas:
Mantener el mínimo de capital invertido
Reduce altos costos financieros ocasionados por mantener cantidades excesivas de inventarios
Reduce el riesgo de fraudes, robos o daños físicos
Evita que dejen de realizarse ventas por falta de mercancías
Evita o reduce pérdidas resultantes de baja de precios
Reduce el costo de la toma del inventario físico anual.
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herramienta como es el Sistema de Control Interno de Inventarios a la empresa Asadero La Delicia se mejorará su situación actual en el mercado.
1.2.9. Control de Mercadería.
Este control cumple un papel principal para el área de contabilidad del negocio, puesto que contribuye a controlar el stock de las mercaderías y materia prima y así saber cuándo hay que provisionarse de los productos para poder satisfacer las necesidades de los clientes.
Para, Bravo (2009) Existen tres niveles de existencias (mercadería):
Máximas
Mínimas
Crítica
Existencias Máximas. “Representa la cantidad máxima que la empresa debe mantener en
stock” (BRAVO, 2009, pág. 127) . Es decir este nivel permite suministrar con cantidades abundantes a las necesidades del mercado. Puede ocasionar: dinero sin movimiento, capital de trabajo sin retorno, costos y gastos de manipuleo, registros, control. Se puede volver obsoleta la mercadería.
Existencias Mínimas. “es el nivel mínimo de stock que debe permanecer en existencias”
(BRAVO, 2009, pág. 127). Es vital para que los proceso no se interrumpan, como en el caso del Asadero la Delicia, y así no desabastecer la demanda. Este control de productos puede ocasionar: pérdidas de clientes, disminución de las ventas, disminución de las utilidades, pérdida de la imagen de la empresa, y aumenta el riesgo de iliquidez.
Existencia Crítica. “Es el nivel más bajo al que puede llegar el stock o inventario”
(BRAVO, 2009, pág. 127). En el caso de llegar a este nivel la empresa objeto de este estudio debe establecer mecanismos extraordinarios o especiales para no suspender actividades de producción de los pollos asados. Puede generar un alto nivel de riesgo en la participación y crecimiento en el mercado.
1.3.Valoración crítica de los principales conceptos de las distintas posiciones teóricas
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La contabilidad se convierte en un área fundamental dentro de las organizaciones, cuyos registros e informes dan a conocer la situación económica y financiera de la empresa en un momento determinado. Bajo esta apreciación los inventarios representan una función específica del proceso contable; donde la materia prima y la mercadería que permite llevar a cabo acciones de procesamiento con tal de obtener al final un producto terminado capaz de satisfacer las necesidades y expectativas del mercado. Por lo tanto se hace necesario un adecuado manejo y control de entradas, almacenaje, procesamiento y venta del producto final se constituye en la base fundamental para evitar y eliminar desperdicios, deterioro, pérdidas y daños causados en estos productos.
El adecuado control de inventarios se materializa cuando se ha logrado desarrollar e implantar un efectivo sistema de control, conformado por etapas entrelazadas y coordinadas de manera holística que genere mayor dinamia en el ciclo operacional del inventario, manejado por personal capacitado y bajo la definición y documentación de procesos que permiten hacer un seguimiento constante de cada actividad.
Las acciones de compra, revisión, procesamiento, almacenaje, y una correcta base de datos deben estar documentadas, bajo procesos definidos que identifiquen responsabilidades conforme a manuales de funciones como parte esencial de la estructura organizacional de los negocios. Es decir se requiere de una efectiva organización empresarial para alcanzar los objetivos de un control de los inventarios.
1.4.Conclusiones parciales del capítulo.
Los cambios que ha sufrido la Contabilidad a través de la historia, como área que permite tomar mejores decisiones a la gerencia; han sido particularmente en los procedimientos documentados adoptados para registrar, clasificar y presentar información económica y financiera relevante. En efecto, esta rama contable: registra, clasifica, y prepara información de las transacciones mercantiles para la toma de decisiones gerenciales.