Manual_de_Administraci_n.pdf

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MUNICIPIO DE MOLAGAVITA - SANTANDER

MANUAL DE ADMINISTRACION

DEL RIESGO

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TABLA DE CONTENIDO

1. Manual de Administración del Riesgo ... 2. Definición de Términos ... 3. Objetivos ...

4 Procedimientos... 4

5. Contexto Estratégicos ... 5

6. Identificación de Riesgos ... 7

7. Valoración del Riesgo ... 7

8. Políticas de Administración del Riesgo ... 9. Mapa de Riesgos ... 10. Formato Contexto Estratégico ... 11. Formato Identificación de Riesgos ... 4

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MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

En la actual coyuntura administrativa y teniendo en cuenta la expedición del Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, mediante el cual, el Señor Presidente de la República previa revisión del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno adopta el Modelo Estándar de Control Interno para todas las entidades que contempla el artículo 5 de la Ley 87 de 1993, es para este Departamento Administrativo de la Función Pública muy grato presentar la actualización de la metodología para la administración del riesgo, enmarcada en los lineamientos del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, constituyéndose en una herramienta gerencial que fortalece la gestión del Estado.

Esta propuesta metodológica se constituye en un soporte para el fortalecimiento de la política de la Administración del Riesgo, la implementación del Modelo Estándar de Control Interno y contribuye al fortalecimiento e interiorización de la cultura de Autocontrol y Auto-evaluación. Para el desarrollo de esta política las entidades deberán enmarcarse el proceso de planeación, los procesos institucionales, los controles para garantizar el logro de los objetivos estratégicos institucionales, de tal manera que los fines del Estado y los principios establecidos en la Constitución Política de Colombia se cumplan a cabalidad.

En este sentido, este manual facilita la concreción de la administración del riesgo para que sea incorporada en la práctica gerencial pública como una política de gestión y de control por parte de la alta dirección y cuente con la participación y respaldo de todos los servidores públicos; tarea que se facilitará con la implementación de la metodología aquí presentada lo cual permite establecer mecanismos para identificar, analizar, valorar y administrar los riesgos a los que constantemente están expuestos a ellos y poder de esta manera fortalecer el Sistema de Control Interno para lograr el más alto grado de eficacia y eficiencia institucional.

El método para la elaboración del Mapa de Riesgos se basó, en la Guía de Administración de Riesgos, que obedece a la adopción del Modelo Estándar de Control Interno y a la armonización de la metodología planteada por la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública con el MECI 1000:2005, con el fin de facilitarle a las Administraciones el ejercicio de la Administración del Riesgo.

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DEFINICIÓN DE TERMINOS

Administración de riesgos: Una rama de administración que aborda las consecuencias del riesgo. Consta de dos etapas: I El diagnóstico o valoración, mediante Identificación, análisis y determinación del Nivel, y II El manejo o la administración propiamente dicha, en que se elabora, ejecuta y hace seguimiento al Plan de manejo que contiene las Técnicas de Administración del Riesgo propuestas por el grupo de trabajo, evaluadas y aceptadas por la alta dirección.

Análisis de riesgos: Determinar el Impacto y la Probabilidad del riesgo.

Causa: Son los medios, circunstancias y agentes que generan los riesgos.

Control: Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al

resultado esperado para la adopción de medidas preventivas.

Factores de riesgo: Manifestaciones o características medibles u observables de un proceso que indican la presencia de Riesgo o tienden a aumentar la exposición, pueden ser internos o externos.

Identificación del Riesgo: Establecer la estructura del riesgo; fuentes o factores, internos o externos, generadores de riesgos; puede hacerse a cualquier nivel: total Administración, por áreas, por procesos, incluso, bajo el viejo paradigma, por funciones; desde el nivel estratégico hasta el más humilde operativo.

Impacto: Consecuencias que puede ocasionar a la Administración la materialización del riesgo.

Mapas de riesgos: Herramienta metodológica que permite hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente, definiéndolos, haciendo la descripción de cada uno y las posibles consecuencias.

Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de riesgos que contiene las acciones a ejecutar en caso de la materialización del riesgo, con el fin de dar continuidad a los objetivos de la Administración.

Plan de manejo del Riesgo: Plan de acción propuesto por el grupo de trabajo, cuya evaluación de beneficio costo resulta positiva

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Probabilidad: Una medida (expresada como porcentaje o razón) para estimar la posibilidad de que ocurra un incidente o evento. Contando con registros, puede estimarse a partir de su frecuencia histórica mediante modelos

estadísticos de mayor o menor complejidad.

Riesgo: Posibilidad de ocurrencia de toda aquella situación que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la Administración y le impidan el logro de sus objetivos.

Riesgo absoluto: El máximo riesgo sin los efectos mitigantes de la administración del riesgo.

Riesgo residual: Es el riesgo que queda cuando las técnicas de la administración del riesgo han sido aplicadas.

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OBJETIVOS

General

Diseño de los mecanismos de control que permitan la administración de los riesgos, con el fin de cumplir eficazmente con los objetivos institucionales y las metas propuestas.

Específicos

Documentar el proceso de identificación, análisis y valoración de los riesgos. Determinar los asuntos sobre los cuales se aplicará la política de administración del riesgo.

Proteger los recursos de la Administración, ante posibles riesgos que los puedan afectar.

• Proceso Estratégico

Procesos cuyo objetivo es asesorar a la Administración en la formulación de las políticas, planes, programas, tendientes a lograr los objetivos propuestos, así como la divulgación de las actividades y el control permanente sobre los resultados.

• Proceso Misional

Su objetivo es cumplir con las funciones que le fija la Constitución y la Ley, de acuerdo con su nivel y competencias.

• Proceso de Apoyo

Su objetivo es brindar apoyo y soporte al desarrollo para la ejecución de los procesos misionales y estratégico.

• Proceso de Control y Evaluación

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PROCEDIMIENTOS

CONTEXTO ESTRATÉGICO

• Identificar las situaciones de riesgo asociadas a las debilidades internas y a las amenazas del entorno, teniendo en cuenta el conjunto de la Administración (función, misión, visión al igual que el Modelo de Operación por Procesos, los planes y programas).

• Establecer lineamientos que sirvan como base para la identificación de riesgos, contando con las fortalezas y oportunidades que pueden contribuir al manejo de los mismos.

CONTEXTO ESTRATÉGICO ANÁLISIS INTERNO

ANÁLISIS EXTERNO

(Fortalezas y Debilidades) (Oportunidades y Amenazas)

LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS

IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS

• De acuerdo a los procesos seleccionados realizar lo siguiente:

Mediante lluvia de ideas, identifique los Riesgos que pueden afectar el desempeño del proceso y analícelos, luego diligencie el Formato “Identificación de Riesgos, establezca los principales riesgos que pueden afectar los Procesos.

(1) PROCESO

(2) OBJETIVO

(3) RIESGOS

(4)

DESCRIPCIÓN (5)

CAUSAS (Factores Internos y Externos. y Agente Generador)

(6) EFECTOS (Consecuencias)

PROCESO 1

ANALISIS DE RIESGOS: CALIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE RIESGOS

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• Relacionar en la columna (1) Procesos de la Administración.

• En la columna (2) registrar los riesgos identificados en el formato, “Identificación de Riesgos en los procesos”.

• Calificar cada uno de los riesgos según la tabla “Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta a los Riesgos”.

• Calificar el impacto analizando qué tanto se afectaría la Administración en caso de ocurrencia del riesgo, debido a sus consecuencias o efectos que le produce y califique el Impacto según “Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta a los Riesgos”.

• Efectuar la Evaluación del Riesgo así: los valores de la probabilidad en la columna (3), del Impacto con la Columna (4) y la evaluación del riesgo en la columna (5). Este último resulta de multiplicar probabilidad e Impacto.

• Registrar en la columna (6) la zona en que se ubica el riesgo, de acuerdo con el resultado de la calificación del riesgo y su ubicación en la Matriz de Calificación, Evaluación y Respuesta a los Riesgos”.

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(1) PROCESO

(2) RIESGO

CALIFICACIÓN (6)

EVALUACIÓN (No. y Zona

de Riesgo)

(7) MEDIDAS DE RESPUESTA (3)

Probabilidad

(4) Impacto

(5) Calificación

Proceso1

R1

R2

Rn

VALORACIÓN DEL RIESGO: IDENTIFICACIÓN DE ACCIONES DE CONTROL CON BASE EN LAS POLITICAS

• Una vez ponderados los controles, proceder a diligenciar el formato de Valoración de riesgos, donde en la casilla No. (1) ubica los riesgos identificados y priorizados de mayor a menor de acuerdo con la calificación establecida en el formato anterior, en la casilla No. (2) coloque el resultado de la valoración por cada Riesgo, en la casilla No. (3) se toman las causas del formato de Identificación de Riesgos para facilitar la formulación de las acciones.

• En la casilla No. (4) resuma las políticas establecidas para el manejo de cada Riesgo y de acuerdo a estos lineamientos formule las acciones correspondientes en la casilla No. (5)

(1) RIESGO

(2) VALORACIÓN DEL

RIESGO DESPUÉS DE ANÁLISIS DE CONTROLES

3) CAUSAS

(4) POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

(5) ACCIONES DE CONTROL PROPUESTAS

Proceso1

POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

Se debe tener en cuenta alguna de las siguientes opciones, las cuales pueden considerarse cada una de ellas independientemente, interrelacionadas o en conjunto.

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(Control de calidad, manejo de los insumos, mantenimiento preventivo de los equipos, desarrollo tecnológico)

Reducir el riesgo, implica tomar medidas encaminadas a disminuir tanto la probabilidad (medidas de prevención), como el impacto (medidas de protección). La reducción del riesgo es probablemente el método más sencillo y económico para superar las debilidades antes de aplicar medidas más costosas y difíciles. (Optimización de los procedimientos y la implementación de controles).

Compartir o Transferir el riesgo, reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de seguros o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra Administración, como en los contratos a riesgo compartido.

Asumir un riesgo, luego de que el riesgo ha sido reducido o transferido puede quedar un riesgo residual que se mantiene, en este caso el gerente del proceso simplemente acepta la pérdida residual probable y elabora planes de contingencia para su manejo.

Para el manejo de los riesgos se deben analizar las posibles acciones a emprender, las cuales deben ser factibles y efectivas, tales como: la implementación de las políticas, definición de estándares, optimización de procesos y procedimientos y cambios físicos entre otros.

La selección de las acciones más conveniente debe considerar la viabilidad jurídica, técnica, institucional, financiera y económica y se puede realizar con base en los siguientes criterios:

a) La valoración del riesgo

b) El balance entre el costo de la implementación de cada acción contra el beneficio de la misma.

Para la ejecución de las acciones, se deben identificar las áreas o dependencias responsables de llevarlas a cabo, definir un cronograma y unos indicadores que permitan verificar el cumplimiento para tomar medidas correctivas cuando sea necesario.

Diligenciar el Formato Definición Políticas Administración de Riesgos de acuerdo a lo siguiente:

• Registrar en la casilla (1) el nombre del proceso o procesos que se están trabajando.

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• En la columna (3) redactar las Políticas específicas para el Proceso, que servirán como base para la formulación de las Políticas Generales de Administración de Riesgos.

(1) Nivel del Modelo de Operación Procesos

(2) Riesgos (3) Políticas Administración de Riesgos

NOMBRE

R1 R2 N

MAPA DE RIESGOS

• Utilizando el formato de Mapa de Riesgos consolidar ubicando los Riesgos priorizados, traiga del formato de Calificación y Evaluación de Riesgos el Impacto, la Probabilidad y la Evaluación.

• Colocar en la casilla de Controles existentes por cada riesgo y en la columna siguiente establecer la valoración del riesgo de acuerdo a los criterios y el total de la ponderación por Riesgo.

• Traiga las Políticas de Administración de Riesgo establecidas por la Alta Dirección para el manejo de cada uno de los Riesgos al igual que las acciones formuladas de acuerdo a las directrices o lineamientos dados.

• Proponer los responsables de adelantar las acciones al igual que el cronograma e indicador.

No. RIESGOS IMPACTO _BILIDADPROBA EVALUACIÓN _{DE RIESGO} CONTROLES _EXISTENTES VALORACIÓN _{DEL RIESGO.}

ACCIONES DE CONTROL

RESPON SABLE

CRONO GRAMA

INDI CADOR

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ANÁLISIS INTERNO

ANÁLISIS EXTERNO

Fortalezas Debilidades

Oportunidades Amenazas

LINEAMIENTOS ESTRATÉGICOS

IDENTIFICACIÓN DE RIEGOS

(1) PROCESO

(3) RIESGOS

(4) DESCRIPCIÓN

(5) CAUSAS (Factores Internos y Externos. y

Agente Generador)

(6) EFECTOS (Consecuencias)

MAPA DE RIESGOS

(Análisis y Valoración de Riesgos)

No .

RIESGO S

IMPACT O

PROB A BILIDA

D

EVALUACI ÓN DE RIESGO

CONTROL ES EXISTENT

ES

VALORACI ÓN DEL RIESGO.

ACCIONE S DE CONTRO

L

RESPO N SABLE

CRON O GRAM

A

INDI CADO R

2) OBJETIVO (3) RIESGOS (4) DESCRIPCIÓN(5) CAUSAS (Factores internos y

(1) PROCES O

(3) RIESGOS

(4)

DESCRIPCIÓN

(5) CAUSAS

(Factores internos y Externos)

(6) EFECTOS

(Consecuencias )

PE-1.1 Formular Políticas, implementació

RPE-1.1

Incremento en costos

Acciones ineficientes y/o ineficaces, por

Plan Estratégico, con

debilidad en

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n de

planes y programas tendientes a lograr los objetivos operacionales por decisiones equivocadas Políticas y/o Estrategias mal formuladas

lineamientos estratégicos

PE-1.2 Satisfacción de las necesidades básicas RPE-1.2 Pérdida de imagen y credibilidad por incumplir objetivos y metas estratégicas Desvío de programas y proyectos prioritarios, que incumple lo concertado con la comunidad Falta de recursos, Falta de seguimiento, Debilidades en planeación Perdida de confianza Proceso disciplinario

PE-1.3 Optimización de los recursos públicos para el Bienestar General RPE-1.3 Pérdida de imagen y credibilidad por incumplimiento del Plan de desarrollo

Debilidad en la formulación y elaboración del Plan de desarrollo, respecto a la satisfacción de las necesidades de la comunidad

Objetivos estratégicos y/o metas mal formuladas Falta de recursos

Perdida de confianza

PE-2.1 Capacidad de Respuesta Institucional RPE-2.1 Desorden administrativo Inadecuada estructura organizacional para dar respuesta a las obligaciones de la Administración Municipal Falta de asignación de responsabilidade s Negligencia Falta de autocontrol Sanciones Perdida de confianza Desinformación

PE-3.1 Rendición de cuentas a la comunidad RPE-3.1 Pérdida de imagen y credibilidad por inadecuado manejo de la información Desconocimient o del proceso del

manejo de los medios de comunicación

No rendición de cuentas e informes confiable y oportuna Desinformación Perdida de confianza

PE-3.2 Cumplimiento de normas vigentes RPE-3.2 Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la extemporaneida d o confiabilidad en la presentación de informes Presentación de informes no confiables y/o inoportunos Incumplimiento o por el desconocimiento de la norma Sanciones Toma inadecuada de decisiones PC-1.1 Desarrollar infraestructura RPC-1.1 Aprobación y/o ejecución indebida de proyectos

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PC-1.2 Formación de la juventud RPC-1.2 Jóvenes infractores y contraventores Falta de principios en la juventud Violencia intrafamiliar Deserción escolar Medidas cautelares Perdida de valores (1) PROCES O (2) OBJETIVO (3) RIESGOS (4) DESCRIPCIÓN (5) CAUSAS (Factores internos y Externos) (6) EFECTOS (Consecuencias ) PC-1.3 Garantizar servicios básicos RPC-1.3 Desarrollo de enfermedades Enfermedades por consumo de agua no potable o por no tratamiento debido de desechos Falta de tratamiento del agua No disposición adecuada de residuos Enfermedades Contaminación PC-1.4 Comunidad sana RPC-1.4 Desarrollo de enfermedades Problemas de salud por ambiente insano, mala alimentación, etc. Desnutrición Mala alimentación Mala atención médica Ambiente insano Desnutrición Infantil Mayores índices de morbilidad y mortalidad

PC-2.1 Servicio a la comunidad RPC-2.1 Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuado servicio a la comunidad

Deficiente atención Abuso de la función Trámite de influencias

Bajo nivel de respuesta operativa Quejas y denuncias PC-2.2 Satisfacción de la comunidad

RPC-2.2 No cumplir expectativas de la comunidad

No dar respuesta a las necesidades del ciudadano

Falta de recursos Incompetencia

Perdida de confianza Proceso disciplinario

PC-3.1 Garantizar la seguridad y la convivencia

RPC-3.1

Vulneración de derechos y obligaciones

Violación de los derechos de las personas Intolerancia Desconocimiento de la norma Medidas cautelares

RPC-3.2 Abuso Maltrato, aprovechamient o etc. Violencia intrafamiliar Intolerancia Medidas cautelares

PC-4.1 Garantizar un ambiente sano RPC-4.1 Violación del espacio público Ocupación, daño o invasión de áreas comunes Desconocimiento de la norma Negligencia Medidas cautelares

PC-4.2 Facilitar la movilización RPC-4.2 Interrupción de vías Bloqueos e interrupciones para

el transporte y movilización Falta de mantenimiento Invasión del espacio Obstrucción al transporte de pasajeros y carga

PA-1.1 Selección de personal idóneo

RPA-1.1 Sanciones por ineficacia en las funciones

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administrativas para dar respuesta eficiente y eficaz a sus obligaciones Falta de capacitación (1) PROCES O (2) OBJETIVO (3) RIESGOS (4) DESCRIPCIÓN (5) CAUSAS (Factores internos y Externos) (6) EFECTOS (Consecuencias )

PC-2.1 Servicio a la comunidad RPC-2.1 Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuado servicio a la comunidad

Deficiente atención Abuso de la función Trámite de influencias

Bajo nivel de respuesta operativa Quejas y denuncias PC-2.2 Satisfacción de la comunidad

RPC-2.2 No cumplir expectativas de la comunidad

No dar respuesta a las necesidades del ciudadano

Falta de recursos Incompetencia

Perdida de confianza Proceso disciplinario

RPC-3.1

Vulneración de derechos y obligaciones

Violación de los derechos de las personas Intolerancia Desconocimiento de la norma Medidas cautelares

RPC-3.2 Abuso Maltrato, aprovechamient o etc. Violencia intrafamiliar Intolerancia Medidas cautelares

PC-4.1 Garantizar un ambiente sano RPC-4.1 Violación del espacio público Ocupación, daño o invasión de áreas comunes Desconocimiento de la norma Negligencia Medidas cautelares

PC-4.2 Facilitar la movilización RPC-4.2 Interrupción de vías Bloqueos e interrupciones para

el transporte y movilización Falta de mantenimiento Invasión del espacio Obstrucción al transporte de pasajeros y carga

PA-1.1 Selección de personal idóneo

RPA-1.1 Sanciones por ineficacia en las funciones administrativas Falta de competencia en los funcionarios para dar respuesta eficiente y eficaz a sus obligaciones Debilidad en proceso de selección de personal Falta de capacitación Incumplimiento de planes y programas PA-2.1 Selección objetiva de contratistas RPA-2.1 Pérdida de imagen y credibilidad por procesos contractuales no transparentes

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requisitos para favorecer determinado proponente PA-2.2 Optimización de los recursos públicos RPA-2.2 Incremento en costos por erogaciones innecesarias que conllevan detrimento del erario público Ordenar gastos, sin que previamente exista un inventario de necesidades y prioritarias

Falta de estudios serios de factibilidad, conveniencia y oportunidad Procesos fiscales y disciplinarios (1) PROCES O (2) OBJETIVO (3) RIESGOS (4) DESCRIPCIÓN (5) CAUSAS (Factores internos y Externos) (6) EFECTOS (Consecuencias ) PA-2.3 Selección Objetiva de contratistas RPA-2.3 Fraccionamiento Técnico

Para evadir los procesos licitatorios, el objeto es fraccionado para facilitar la escogencia de los contratistas Falta de controles Falta de transparencia Falta de procedimientos Sobre-costos Obras mal hechas Procesos penales y disciplinarios PA-2.4 Optimización de los recursos públicos RPA-2.4 Incremento en costos por obras de mala calidad e inconclusas La interventoría aprueba decisiones del contratista en perjuicio de la administración

Falta de idoneidad en interventores Falta de control y supervisión

Violación de los principios Procesos penales y disciplinarios PA-3.1 Optimización en la asignación de recursos financieros RPA-3.1 Incremento en costos operativos por asignación ineficiente de recursos o re procesos administrativos Desgaste administrativo, por realización de acciones, trámites y/o toma de decisiones inadecuadas Debilidad en proceso de selección de personal Falta de capacitación Ineficiencia Procesos fiscales y disciplinarios PA-4.1 Optimización en la asignación de bienes muebles e inmuebles RPA-4.1 Pérdida de activos

Extravío, hurto o mala

utilización de bienes

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PA-6.1 Cumplimiento de la norma RPA-6.1 Mayores costos operativos, por desgaste administrativo, debido a desconocimient o de normas

Reproceso por aplicación indebida de la norma Falta de conocimiento Falta de experiencia Falta de monitoreo Procesos fiscales y disciplinarios PEV- 1.1 Cumplimiento de la

visón y misión institucional RPEV-1.1 Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuado seguimiento a la gestión

institucional

Variables e indicadores de gestión y de resultados equivocados y/o inoportunos Falta de monitoreo Falta control Debilidad en proceso de selección de personal Incumplimiento de planes y programas PEV- 2.2 Cumplimiento de

los objetivos y metas propuestas RPEV-2.2 Pérdida de efectividad por ineficacia del Sistema de Control Interno Perdida de control Falta de autocontrol Direccionamiento personalizado de los

objetivos y/o las prioridades del control Incumplimiento de objetivos y metas (6) EFECTOS

7.3.4 Análisis de Riegos

Análisis de Riesgos

(1) PROCESO

(2) RIESG O

CALIFICACIÓN (6)

EVALUACIÓ N

(No. y Zona de Riesgo) (7) MEDIDAS DE RESPUESTA (3) Probabilida d

(4) Impacto (5) Calificació n PROCESO ESTRATÈGIC O RPE-1.1 1 Baja 20 Catastrófic o

20 20 Zona de Riesgo Moderado Proteger la Administració n Compartir RPE-1.2 1 Baja 20 Catastrófic o

20 20 Zona de Riesgo Moderado Proteger la Administració n Compartir RPE-1.3 1 Baja 10 Moderado

10 10 Zona de Riesgo Tolerable Proteger la Administració n Compartir RPE-2.1 1 Baja 10 Moderado

10 10 Zona de Riesgo Tolerable Proteger la Administració n Compartir RPE-3.1 1 Baja 20 Catastrófic o

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RPE-3.2 1 Baja

20 Catastrófic o

20 20 Zona de Riesgo Moderado Proteger la Administració n Compartir PROCESO MISIONALES RPC-1.1 1 Baja 20 Catastrófic o

20 20 Zona de Riesgo Moderado Proteger la Administració n Compartir RPC-1.2 1 Baja 10 Moderado

10 10 Zona de Riesgo Tolerable Proteger la Administració n Compartir RPC-1.3 1 Baja 20 Catastrófic o

20 20 Zona de Riesgo Moderado Proteger la Administració n Compartir RPC-1.4 1 Baja 20 Catastrófic o

10 10 Zona de Riesgo Tolerable Proteger la Administració n Compartir RPC-3.2 1 Baja 10 Moderado

10 10 Zona de Riesgo Tolerable Proteger la Administració n Compartir RPC-4.1 1 Baja 10 Moderado

20 20 Zona de Riesgo Moderado Proteger la Administració n Compartir PROCESO DE APOYO RPA-1.1 1 Baja 10 Moderado

10 10 Zona de Riesgo Tolerable Proteger la Administració n Compartir RPA-2.1 1 Baja 20 Catastrófic

20 20 Zona de Riesgo

(20)

o Moderado n Compartir RPA-2.2 1 Baja 20 Catastrófic o

20 20 Zona de Riesgo Moderado Proteger la Administració n Compartir RPA-2.3 1 Baja 20 Catastrófic o

20 20 Zona de Riesgo Moderado Proteger la Administració n Compartir RPA-4.1 1 Baja 10 Moderado

10 10 Zona de Riesgo Tolerable Proteger la Administració n Compartir RPA-5.1 1 Baja 20 Catastrófic o

20 20 Zona de Riesgo Moderado Proteger la Administració n Compartir PROCESO DE EVALUACIÓN

RPE-1.1 1 Baja

10 Moderado

10 10 Zona de Riesgo Tolerable Proteger la Administració n Compartir

RPE-2.2 1 Baja

10 Moderado

10 10 Zona de Riesgo Tolerable Proteger la Administració n Compartir

7.3.5 Valoración de Riegos

VALORACIÓN DE RIESGOS

(1) RIESGO (2) VALORACIÓN DEL RIESGO DESPUÉS DE ANÁLISIS DE CONTROLES (3) CAUSAS

(4) POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS

(5) ACCIONES DE CONTROL PROPUESTAS

RPE-1.2 20

Zona de Riesgo Moderado

(21)

planeación

RPE-3.2 20

Incumplimiento o por el desconocimiento de la norma Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Elaborar procedimiento de control de Información RPC-1.1 20

Desconocimiento de la norma

Trámite de influencias

Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Documentar procedimientos RPC-1.3 20

Falta de tratamiento del agua No disposición adecuada de residuos Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Documentar procedimientos Capacitación RPC-1.4 20

Desnutrición Mala alimentación Mala atención médica Ambiente insano Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Documentar procedimientos Capacitación RPC-4.2 20

Falta de mantenimiento Invasión del espacio

Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Documentar procedimientos Capacitación RPA-2.1 20

Direccionamiento desde el pliego de condiciones o términos de referencia Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Evaluación y capacitación RPA-2.2 20

Falta de estudios serios de factibilidad, conveniencia y oportunidad Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Documentar procedimientos RPA-2.3 20

Falta de controles Falta de transparencia Falta de procedimientos Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Evaluación y capacitación RPA-2.4 20

Falta de idoneidad en interventores Falta de control y supervisión

Debilidad en proceso de selección de personal

Falta de capacitación

Zona de Riesgo Moderado Negligencia Incumplimiento de procedimientos Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Documentar procedimientos Capacitación RPA-6.1 20

Zona de Riesgo

Falta de conocimiento Falta de experiencia

Elaborar, e Implementar el

(22)

Moderado Falta de monitoreo Manual de Operaciones

Capacitación

RPE-1.1 15

Plan Estratégico, con debilidad en lineamientos estratégicos Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Documentar evaluación del Plan

RPE-3.1 15

No rendición de cuentas e informes confiable y oportuna

Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Procedimientos de comunicación RPC-2.2 15

Falta de recursos Incompetencia Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Seguimiento y evaluación de quejas y

reclamos

RPE-1.3 10

Zona de Riesgo Tolerable

Objetivos estratégicos y/o metas

mal formuladas Falta de recursos

Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones

Evaluación del Plan

RPE-2.1 10

Falta asignar responsabilidades Negligencia Falta de autocontrol

Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones

Rediseño de la estructura organizacional

RPC-1.2 10

Zona de Riesgo Tolerable Violencia intrafamiliar Deserción escolar Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Documentar procedimientos Capacitación RPC-2.1 10

Bajo nivel de respuesta operativa Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Documentar procedimientos Capacitación RPC-3.1 10

Zona de Riesgo Tolerable Intolerancia Desconocimiento de la norma Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Documentar procedimientos Capacitación RPC-3.2 10

Zona de Riesgo Tolerable Violencia intrafamiliar Intolerancia Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Documentar procedimientos Capacitación RPC-4.1 10

Zona de Riesgo Tolerable Desconocimiento de la norma Negligencia Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Documentar procedimientos Capacitación RPA-1.1 10

Debilidad en proceso de selección de personal Falta de capacitación Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Documentar procedimientos Capacitación RPA-4.1 10

Pérdida de control en el manejo y

(23)

RPEV-1.1

10

Falta de monitoreo Falta control Debilidad en proceso de selección de personal Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Implementación del MECI RPEV-2.1 10

Direccionamiento personal de los objetivos y

prioridades del control

Elaborar, e Implementar el Manual de Operaciones Implementación del MECI

7.3.6 Mapa de Riesgos

No. RIESGOS IMPACTO PROBA N o. RIES GOS IMPAC TO PRO BA BILI DAD EVALUA CIÓN DE RIESGO CONTROL ES EXISTENT ES VALOR ACIÓN DEL RIESGO ACCIONE S DE CONTROL RESP ON SABLE CRO NO GRA MA INDICAD OR

1

RPE-1.2 20 Catastr ófico 1 Baja 20 Zona de Riesgo Modera do Seguimien to y Evaluació n del Plan

20 Zona de Riesgo Modera do Documen tar seguimie nto y Evaluació n del Plan Secret aria de Plane ación y Obras Públic as % Ejecución del Plan

2

RPE-3.2 20 Catastr ófico 1 Baja 20 Zona de Riesgo Modera do Revisión por dependen cia 20 Zona de Riesgo Modera do Elaborar procedimi ento de control de Informaci ón Secret aria de Plane ación y Obras Públic as Documen tos ajuste del Plan

3

RPC-1.1 10 Moder ado 1 Baja 10 Zona de Riesgo Tolerabl e Revisión por dependen cia 20 Zona de Riesgo Modera do Documen tar procedimi entos Secret aria de Plane ación y Obras Públic as Manual de Procedim iento

4

RPC-1.3 10 Moder ado 1 Baja 10 Zona de Riesgo Tolerabl e Vigilancia y control 20 Zona de Riesgo Modera do Documen tar procedimi entos Capacita ción Secret aria de Plane ación y Obras Públic as Manual de Procedim iento Capacita ción

5

RPC-1.4 20 Catastr ófico 1 Baja 20 Zona de Riesgo Modera do Vigilancia y control 20 Zona de Riesgo Modera do Documen tar procedimi entos Capacita ción Secret aria de Plane ación y Obras Públic as Manual de Procedim iento Capacita ción

6

(24)

ófico Riesgo Modera do Vigilancia y control Riesgo Modera do procedimi entos Capacita ción Plane ación y Obras Públic as Procedim iento Capacita ción

7

RPA-2.1 20 Catastr ófico 1 Baja 20 Zona de Riesgo Modera do Seguimien to y control 20 Zona de Riesgo Modera do Evaluació n y capacitac ión Secret aria de Plane ación y Obras Públic as Documen to evaluació n

8

RPA-2.2 10 Moder ado 1 Baja 10 Zona de Riesgo Tolerabl e Revisión y control 20 Zona de Riesgo Modera do Documen tar procedimi entos Secret aria de Plane ación y Obras Públic as Manual de Procedim iento

9

(25)

(26)

2 3 RPC-4.1 10 Moder ado 1 Baja 10 Zona de Riesgo Tolerabl e Vigilancia y control 10 Zona de Riesgo Tolerabl e Documen tar procedimi entos Capacita ción Manual de Procedim iento Capacita ción 2 4 RPA-1.1 20 Catastr ófico 1 Baja 20 Zona de Riesgo Modera do Evaluació n y Capacitaci ón 10 Zona de Riesgo Tolerabl e Documen tar procedimi entos Capacita ción Manual de Procedim iento Capacita ción 2 5 RPA-4.1 20 Catastr ófico 1 Baja 20 Zona de Riesgo Modera do Registro del Acta de entrega y recibo 10 Zona de Riesgo Tolerabl e Documen tar procedimi entos Capacita ción Manual de Procedim iento Capacita ción 2 6 RPE V-1.1 10 Moder ado 1 Baja 10 Zona de Riesgo Tolerabl e Seguimien to y control 10 Zona de Riesgo Tolerabl e Implemen tación del MECI Evaluació n de implemen tación 2 7 RPE V-2.1 10 Moder ado 1 Baja 10 Zona de Riesgo Tolerabl e Acompaña miento 10 Zona de Riesgo Tolerabl e Implemen tación del MECI Evaluació n de implemen tación LIDAD EVALUACIÓN

7.3.7 Políticas de Administración de Riesgos

Las decisiones siempre se ejecutaran con estricta sujeción a la legislación y a las normas internas, con atención a los criterios de beneficio-costo, oportunidad y riesgo probable, de manera tal que permitan el manejo efectivo de los riesgos.

• Zona de Riesgo Moderado (20)

(27)

P-2 Compartir o Transferir el riesgo, reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de seguros o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad.

• Zona de Riesgo Moderado (15)

P-3 Evitar el riesgo, tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. Se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas.

• Zona de Riesgo Tolerable (10)

P-3 Evitar el riesgo, tomar las medidas encaminadas a prevenir su materialización. Se logra cuando al interior de los procesos se generan cambios sustanciales por mejoramiento, rediseño o eliminación, resultado de unos adecuados controles y acciones emprendidas.

P-2 Compartir o Transferir el riesgo, reduce su efecto a través del traspaso de las pérdidas a otras organizaciones, como en el caso de los contratos de seguros o a través de otros medios que permiten distribuir una porción del riesgo con otra entidad.

8. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Conjunto de Componentes de Control, que al interrelacionarse bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la ejecución de los procesos de la entidad pública, orientándola a la consecución de los resultados y productos necesarios para el cumplimiento de su Misión.

Es el segundo Subsistema que se debe implementar para contar con el Modelo Estándar de Control interno, dado que permite a la entidad construir los elementos o estándares de control necesarios para auto controlar el desarrollo de las operaciones, tomando como base los estándares de carácter estratégico definidos con base en los lineamientos del Subsistema de Control Estratégico.

(28)

Una vez la entidad cuente con un ambiente organizacional favorable al control, la orientación estratégica de su accionar y los mecanismos básicos de protección de sus recursos es preciso definir, diseñar y correlacionar las acciones, funciones, flujos de información y de comunicación, tendientes a garantizar la alineación de la operación de la entidad con sus propósitos institucionales, permitiendo su contribución a los fines esenciales del Estado.

De allí que sea necesario establecer las reglas, acciones, métodos, procedimientos e instrumentos necesarios en la entidad que le aseguren el cumplimiento de las metas y objetivos previstos, a través de tres Componentes, a saber: Actividades de Control, Información y Comunicación Pública.

COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL

Conjunto de Elementos que garantizan el control a la ejecución de la función, planes y programas de la entidad pública, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos.

En la búsqueda por asegurar la obtención de los resultados, bienes o servicios definidos por la entidad para cada uno de sus procesos, y trabajar por el cumplimiento de las directrices estratégicas, establecidas por la administración en los componentes de Ambiente de Control, Direccionamiento Estratégico y Administración de Riesgos, se deben diseñar e implementar acciones de prevención frente a los posibles riesgos que pueden afectar la operación y la gestión, esto es, Actividades de Control que incidan en la eficiencia, eficacia, efectividad y transparencia definidas por la entidad.

Las Actividades de Control constituyen el Componente que permite ejercer control sobre toda la operación de la entidad, se da para todos los procesos, interviene todas las funciones y compromete todos los niveles de responsabilidad.

El Componente se desagrega en los siguientes elementos:

- Políticas de Operación. - Procedimientos.

- Controles. - Indicadores.

- Manual de Procedimientos.

8.1.1 Políticas de Operación

(29)

cumplimiento de la función, los planes, los programas, proyectos y políticas de administración del riesgo previamente definido por la entidad.

Las Políticas de Operación constituyen los marcos de acción necesarios para hacer eficiente la operación de los componentes Direccionamiento Estratégico y la Administración del Riesgo. Un análisis del contexto en el que se desarrolla un proceso, de sus objetivos, de las especificaciones de los productos o servicios que genera, de los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos del proceso, permitirá a la entidad fijar guías de acción orientadas a la ejecución eficaz y eficiente de las operaciones, contribuyendo al logro de los objetivos trazados para dicho proceso.

Por lo anterior con el presente Manual de Operaciones, se establecen las acciones y mecanismos asociados a los procesos que permiten prever los riesgos que inhiben el cumplimiento de las metas y sus resultados; definir parámetros de medición del desempeño de los procesos y de los servidores que tienen bajo su responsabilidad su ejecución. Así mismo, facilitar el control administrativo y reduce la cantidad de tiempo en tomar decisiones sobre asuntos rutinarios. Esta guía de acción es de carácter operativo, de aplicación cotidiana y da seguridad y confianza a quien deba responder por la ejecución de procedimientos y actividades específicas.

8.1.2 Procedimientos

Elemento de Control, conformado por el conjunto de especificaciones, relaciones y ordenamiento de las tareas requeridas para cumplir con las actividades de un proceso, controlando las acciones que requiere la operación de la entidad pública. Establece los métodos para realizar las tareas, la asignación de responsabilidad y autoridad en la ejecución de las actividades.

La Norma de Calidad define procedimiento como la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso

Este elemento se constituye en un estándar de control que establece los métodos o formas más eficientes y eficaces de operativizar las actividades de los procesos, permitiendo describir y comprender las relaciones entre áreas y flujos de información que se suceden en el proceso y la coordinación de las actividades.

Los procedimientos establecidos a partir de las actividades definidas para cada proceso, regulan la forma de operación de los servidores de la entidad y permiten entender la dinámica requerida para el logro de los objetivos y la obtención efectiva de los productos o servicios.

(30)

En este sentido, no es suficiente definir los procedimientos, sino hacer que se cumplan. En todo caso, lo que se haga en este elemento debe integrarse con lo definido en el Modelo de Operación por Procesos.

8.1.3 Controles

Elemento de Control, conformado por el conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la entidad pública.

Los Controles se diseñan para las actividades, tomando como base los procesos identificados y las políticas de operación, con el fin de definir las acciones conducentes a reducir los riesgos; éstos deben ser suficientes, comprensibles, eficaces, económicos y oportunos.

Los Controles se clasifican en:

Preventivos: aquellos que actúan para eliminar las causas del riesgo para prevenir su ocurrencia o materialización.

Correctivos: aquellos que permiten el restablecimiento de la actividad después de ser detectado un evento no deseable; también permiten la modificación de las acciones que propiciaron su ocurrencia.

Se deben analizar y aprobar los controles sugeridos para cada proceso, o solicitar que se efectúen los ajustes necesarios; medir la eficacia de los Controles, seleccionando el riesgo para el cual fue diseñado cada control propuesto; medir la eficiencia de los Controles, valorando cualitativamente el beneficio que presta el control y el costo que genera implementarlo; para ello usar la tabla de eficiencia de los controles.

Se debe determinar el tipo de control más conveniente para el manejo del riesgo, a saber, preventivo o correctivo con base en las posibles consecuencias de ocurrencia del riesgo, y las acciones de prevención consideradas para manejar el riesgo identificado; medir la efectividad de

los controles utilizando los valores de la eficacia y eficiencia de cada control; confrontar el resultado de efectividad del Control con la calificación y evaluación del riesgo con el fin de determinar el nivel de riesgo y revisar periódicamente los Controles diseñados para cada actividad y proponer los ajustes necesarios, incluyendo las modificaciones que se consideren pertinentes.

Controles:

(

(1)

PROCESO (3) RIESGOS

TIPO DE CONTROL (Preventivo-correctivo)

CONTROL

(31)

PE-1.1 Incremento en costos

operacionales por decisiones equivocadas

Correctivo Evaluación semestral plan de

desarrollo y los planes de acción

PE-1.2 Pérdida de imagen y credibilidad por incumplir objetivos y metas estratégicas

Correctivo Evaluación semestral Plan de

Desarrollo y los Planes Anuales Operativos

PE-1.3 Pérdida de imagen y credibilidad por incumplimiento del

Plan de desarrollo

Correctivo Evaluación semestral Plan de

Desarrollo y los Planes Anuales Operativos

PE-2.1 Desorden administrativo

Preventivo Implementación MECI

PE-3.1 Pérdida de imagen y credibilidad por inadecuado manejo

de la información

Preventivo Proceso de Rendición de Cuentas

PE-3.2 Pérdida de imagen y credibilidad institucional por la

extemporaneidad o confiabilidad en

la presentación de informes

Preventivo Proceso de Rendición de Cuentas

PC-1.1 Aprobación y/o ejecución indebida de proyectos

Preventivo Manual de Contratación

PC-1.2 Jóvenes infractores y contraventores

Preventivo Código de policía

PC-1.3 Desarrollo de enfermedades

Preventivo Plan de Atención Básica

PC-1.4 Desarrollo de enfermedades

Preventivo Plan de Atención Básica

PC-2.1 Pérdida de imagen y

(32)

credibilidad institucional por inadecuado servicio a la comunidad

a la Comunidad

PC-2.2 No cumplir expectativas de la comunidad

Correctivo Sistema de Atención a la Comunidad

PC-3.1 Vulneración de derechos y obligaciones

Preventivo Código de Policía

PC-3.2 Abuso Preventivo Código de Policía

PC-4.1 Violación del espacio público

Preventivo Código de Policía

PC-4.2 Interrupción de vías

Preventivo Plan de Contingencia Vial

PA-1.1 Sanciones por ineficacia en las funciones administrativas

Preventivo Proceso de selección de personal

PA-2.1 Pérdida de imagen y credibilidad por procesos contractuales no transparentes

PA-2.2 Incremento en costos por erogaciones innecesarias que conllevan detrimento del erario público

Preventivo Comité de Adquisiciones y contratos

PA-2.3 Fraccionamiento Técnico

PA-2.4 Incremento en costos por obras de mala calidad e inconclusas

Correctivo Manual de Interventoría

PA-3.1 Incremento en costos operativos por asignación ineficiente de recursos o re procesos administrativos

(33)

PA-4.1 Pérdida de activos

Preventivo Manual de Administración de

Bienes

PA-5.1 Incremento en costos operativos por desgaste administrativo, debido pérdida de

información.

Preventivo Sistema de gestión Documental

PA-6.1 Mayores costos operativos, por desgaste administrativo, debido a desconocimiento de normas

Preventivo Régimen Jurídico de la

administración Municipal

PEV- 1.1

Pérdida de imagen y credibilidad institucional por inadecuado seguimiento a la gestión

institucional

Correctivo Evaluación semestral de la gestión Institucional

PEV- 2.2

Pérdida de efectividad por ineficacia del Sistema de Control Interno

Correctivo Evaluación semestral del Sistema de Control Interno

1)

PROCESO (3) RIESGOS

TIPO DE

8.1.4 Indicadores

Elemento de Control, conformado por el conjunto de mecanismos necesarios para la evaluación de la gestión de toda entidad pública. Se presentan como un conjunto de variables cuantitativas y/o cualitativas sujetas a la medición, que permiten observar la situación y las tendencias de cambio generadas en la entidad, en relación con el logro de los objetivos y metas previstos.

Los Indicadores son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los planes y de los procesos de la entidad.

(34)

Para su aplicación se definen las variables, las unidades de medida y los parámetros o metas frente a los cuales se medirá la gestión de los procesos, el desempeño de los servidores, los riesgos que afectan las operaciones, la gestión de la entidad y el impacto de los resultados entregados a la ciudadanía y a las partes interesadas. Igualmente, se sugiere establecer rangos de gestión, donde se definan los valores.

De otra parte, en armonía con la Ley 872 de 2003 y del Decreto 4110 de 2004, las entidades deben diseñar indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad:

Indicadores de Eficiencia: establecen la relación entre los costos de los insumos y los productos de proceso; determinan la productividad con

la cual se administran los recursos, para la obtención de los resultados del proceso y el cumplimiento de los objetivos.

Indicadores de Eficacia: miden el grado de cumplimiento de los objetivos definidos en el Modelo de Operación.

Indicadores de Efectividad (impacto): miden la satisfacción de las necesidades de la ciudadanía o las partes interesadas.

Metodología: Establecer los criterios y parámetros necesarios para el diseño de Indicadores, que permitan medir el cumplimiento de los resultados esperados por la entidad y la ejecución de las operaciones.

Determinar los Factores Críticos de Éxito que deben tenerse en cuenta a nivel estratégico para la medición. Por factor crítico de éxito se entiende una variable o aspecto clave de un proceso de cuyo resultado depende el logro de los objetivos del mismo; diseñar los indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad para los planes, programas, proyectos y procesos dependiendo de los factores críticos de éxito; Analizar y aprobar los Indicadores diseñados para los planes, programas, proyectos y procesos, o solicitar que se efectúen los ajustes necesarios; medir periódicamente (mensual, bimensual, semestral, entre otros) los resultados del indicador y revisar periódicamente el diseño y pertinencia de los indicadores.

Hoja de Vida del Indicador

(35)

Descripción: Interpretar el resultado obtenido frente a la medición efectuada a partir de las Variables definidas para el Indicador.

Meta: Consignar, el resultado que se desea alcanzar, respecto del Factor Crítico a medir.

Rango de Gestión: Definir los valores máximos o mínimos que permitan mantener al indicador en Condiciones de control y faciliten el uso de alertas.

Periodicidad: Señalar la frecuencia con que se realizará la medición del indicador.

Responsable: Determinar el servidor público a quien por sus funciones, corresponde medir e interpretar el Resultado del Indicador

Plan/ Programa Plan/ Progra ma Proyect o/ Proceso

Factor Critico de Éxito

Tipo de indica dor

Denomi nación del Indicado r

Form ula

Descri pción

Meta Rang o de Gesti ón

Periodi cidad

Respon sable

Planeac ión estratég ica

Plan de Desarrol lo

Eficac ia

Formula ción de políticas

Eficac ia

Gestión de proyecto s de inversió n

Eficac ia

Comuni cación e informa ción

Eficie ncia

Organiz ación

Eficac ia

Ejecutar program as de desarrol lo

Foment ar Program as de Educaci ón

(36)

Desarrol lar Infraestr uctura

Eficie ncia

Foment ar Program as de Salud

Eficie ncia

Desarro llo Urbano

Espacio Público

Eficie ncia

Desarro llo Urbano

Transpo rte

Eficie ncia

Desarro llo Urbano

Vías Públicas

Eficie ncia

Garanti zar el Orden Público

Asesorí a y Asistenc ia

Eficac ia

Garanti zar el Orden Público

Apoyo Social

Eficac ia

Relacio nes con la Comuni dad

Informa ción al Ciudada no

Eficie ncia

Relacio nes con la Comuni dad

Quejas y Denunci as

Eficie ncia

Gestión del talento humano

Eficie ncia

Gestión contract

(37)

(38)

los objetivo s

al establec er la relación entre variable s o el factor clave

a partir de las variab les defini das para el Indica dor.

Crítico a medir.

indica dor en condici ones y facilite n el uso de alertas .

dor.

Periodicidad Responsable

8.1 COMPONENTE INFORMACIÓN

Conjunto de Elementos de Control, conformado por datos que al ser ordenados y procesados adquiere significado para los grupos de interés de la Administración Municipal a los que va dirigido.

Hace parte fundamental de la operación de la entidad al convertirse en insumo para la ejecución de los procesos y a su vez en producto de los mismos. Garantiza la base de la transparencia de la actuación pública, la

Rendición de Cuentas a la Comunidad y el cumplimiento de obligaciones de información.

El componente Información vincula a la entidad con su entorno y facilita la ejecución de sus operaciones internas. A partir de las Actividades de Control y teniendo en cuenta los Planes y Programas y el Modelo de Operación por Procesos, se diseñaron políticas y mecanismos de consecución, captura, procesamiento y efectividad en las operaciones para que la información de la entidad y de cada proceso, sea adecuada a las necesidades específicas de la comunidad y de las partes interesadas.

La Información comprende todos los ámbitos de la entidad y constituye un soporte al diseño, operación, evaluación y mejoramiento de los procesos y debe ser considerada como uno de los principales recursos o activos de la entidad. Por esta razón, es indispensable acceder a ella con rapidez y con facilidad, debe fluir sin ningún obstáculo y considerarse como un instrumento más que un fin.

Para obtener los beneficios proporcionados por la Información, es necesario conocer las necesidades de la comunidad, de las partes interesadas y las de la entidad, identificar sus fuentes y definir una estructura para su procesamiento y socialización.

(39)

El estándar de control que implementa la entidad para el manejo de la Información, debe permitir procesos efectivos de toma de decisiones y de rendición de cuentas de la gestión pública a la ciudadanía en general y a las partes interesadas de la entidad.

8.2.1. Flujo de Información

La Información Primaria proviene de fuentes externas y se procesa dentro de la entidad, circunscribiéndose a su entorno, es decir, las circunstancias con las que la organización está en permanente contacto con la ciudadanía, los proveedores, los contratistas, las entidades reguladoras, las fuentes de financiación y otros organismos; y por las variables que no están en relación directa ni constante con la entidad pero que afectan su desempeño, como el ambiente político, las tendencias sociales, las variables económicas, el avance tecnológico, entre otros.

La principal fuente de Información Primaria como elemento de control es la ciudadanía y las partes interesadas, por consiguiente, debe ser observada de manera permanente con el fin de reducir los riesgos y optimizar la efectividad de las operaciones. Para ello se recurre al análisis de las comunidades desde el punto de vista social, demográfico, económico, o desde todo aspecto relevante para cada entidad; a ella se puede acceder a través de entrevistas con sus líderes, encuestas de opinión o de percepción, estudios de mercado y la implementación de mecanismos de atención de quejas y reclamos.

Frente a este último aspecto es necesario resaltar que la administración de las quejas y reclamos constituye un medio de Información directo de la entidad con la ciudadanía y las partes interesadas, permitiendo registrar, clasificar y realizar seguimiento al grado de cumplimiento de los intereses de los beneficiarios. Es un medio para medir la eficacia de la gestión organizacional, dado que: Las quejas y reclamos son fuente de información sobre los incumplimientos institucionales; a través de éstos se puede conocer su origen, alcance, gravedad, impacto y frecuencia; permite definir una acción correctiva inmediata y una acción preventiva de la causa que las origina.

Igualmente contiene el conjunto de datos que se originan y/o procesan al interior de la entidad pública, provenientes del ejercicio de su función.

Se obtienen de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de la entidad pública.

(40)

Proporciona elementos de juicio a la ciudadanía o partes interesadas, para que verifiquen y determinen el grado de cumplimiento de los compromisos adquiridos por la entidad.

INFORMACIÓN REQUERIDA PROCESO INFORMACIÓN GENERADA

Proyectos, NBI, Solicitudes, estudios

Planeación Estratégica Planes, Programas y proyectos

Planes, Programas y proyectos

Gestión de Proyectos Estudio de Conveniencia y Oportunidad

Estudio de Conveniencia y Oportunidad

Proceso Pre-contractual CDP- Certificado de disponibilidad Presupuestal

Estudio de Conveniencia y Oportunidad

y CDP

Apertura Licitación, Invitación

Propuestas Selección Objetiva de propuestas

Evaluación jurídica, técnica y económica

Adjudicación Acto de adjudicación

Acto de adjudicación Elaboración del contrato Contrato

Contrato Suscripción Contrato suscrito

Contrato suscrito Registro Registro Presupuestal

Contrato, pago de timbre, publicación y

Registro Presupuestal

Perfeccionamiento Contrato perfeccionado

Garantías Aprobación Aprobación de Garantías

Contrato, aprobación de garantía.

Legalización Contrato Legalizado

Contrato Legalizado Orden de pago anticipo Anticipo

Contrato Legalizado Orden de Inicio Acta de Inicio

Acta de Inicio Interventoría Informes de Interventoría

Avance de Obra o servicio Recibo Interventoría Actas Parciales

Actas parciales Recibo Interventoría Acta de Recibo Final

Acta de recibo Final Liquidación Acta de Liquidación

Quejas y Denuncias Atención de Quejas y Denuncias

(41)

Derechos de petición Atención de Usuarios Respuesta al Ciudadano

Solicitud de Trámite Trámite Respuesta al Ciudadano

Solicitud de Servicios Trámite Atención del Servicio

Requerimientos Entes de Control

Trámite Informes

Requerimientos Otros Entes Trámite Informes

Hechos económicos, sociales y

financieros

Registros contables Registros Contables

Registros Contables Consolidación y revelación

Balance de Prueba

Balance de Prueba Ajustes Estados Contables

Registros Presupuestales Ejecución Presupuestal Informe de Ejecución Presupuestal

Informe de Ejecución Presupuestal

Cierre Presupuestal Cuentas por Pagar y Reservas Presupuestales

Solicitud de Modificación Adicción o contra-acreditación

Modificación Presupuestal

Entradas a almacén, Bajas e inventarios

Inventario Inventario Actualizado

INFORMACIÓN REQUERIDA PROCESO INFORMACIÓN GENERADA

8.2.2. Sistemas de Información

Elemento de Control, conformado por el conjunto de recursos humanos y tecnológicos utilizados para la generación de información, orientada a soportar de manera más eficiente la gestión de operaciones en la entidad pública.

(42)

Como Elemento de Control, la Información requiere de una combinación de datos y hechos que conformen un Sistema en el que se involucren estadísticas, información de planes y programas, análisis de costos e información interna a fin de determinar el comportamiento individual y colectivo de los procesos, facilitar y socializar la experiencia organizacional, sus aciertos, errores y la gestión realizada. Además, de generar información que permita la participación ciudadana y el control social.

Los Sistemas de Información, necesitan de un componente físico (hardware), de programas (software), recurso humano, y los datos que se pretende procesar para agregarle valor obteniendo información adicional de mayor soporte.

El Componente Físico (hardware), es el medio utilizado para realizar la captura, procesamiento, almacenamiento y salida de la información, es deseable que se utilicen las tecnologías de punta en almacenaje y procesamiento de datos para lograr una gestión oportuna y eficiente.

Los Programas (software), son el conjunto ordenado de instrucciones dadas al computador y que son requeridas para el procesamiento de la información necesaria a la operación de los procesos.

El Recurso Humano administra, opera, alimenta y utiliza los Sistemas de Información.

Los Datos, constituyen los insumos de los Sistemas de Información; para ello se deben identificar las fuentes para su obtención, los medios de captura y resulta de gran importancia su validación antes, durante y después de la captura, también definir las características esperadas en términos de calidad, cantidad, oportunidad, forma de presentación y responsables.

La Información, ordenada y compilada en los diferentes niveles, es el producto entregado por los Sistemas de Información; igualmente se deben identificar los destinatarios, definir las características esperadas en términos de calidad, cantidad, oportunidad y forma de presentación.

Los Sistemas de Información existentes en la Administración son:

• Sistema de Información Financiera

(43)

Balance General. Presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, determinada y revela la totalidad de los bienes, derechos, obligaciones y la situación del patrimonio.

Estado de actividad financiera, económica y social. Señala la actividad económica y social de la Administración Municipal y revela el flujo de recursos percibidos y consumidos en cumplimiento de su función administrativa o cometido estatal, expresando en términos monetarios, durante un periodo determinado.

Estado de cambios en el patrimonio. Presenta en forma detallada y clasificada las variaciones que se generan, de un ejercicio contable a otro, en las cuentas del Patrimonio.

Estados de Flujos Efectivo. Revela los fondos provistos y utilizados por la Administración Municipal en desarrollo de actividades operativas, de inversión y financiación. Permite evaluar a partir del origen y aplicación del efectivo en un período, la capacidad de la Administración Municipal para general flujos futuros de fondos, determinando sus necesidades de financiamiento interno y externo, para cumplir con sus obligaciones.

• Sistema de Información Presupuestal

Reservas y Cuentas por Pagar Programa Anual de Caja Afectación del Presupuesto Modificaciones al Presupuesto Vigencias Fiscales Futuras

8.3. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA

Conjunto de Elementos de Control, que apoya la construcción de visión compartida, y el perfeccionamiento de las relaciones humanas de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales, en concordancia con lo establecido en el artículo 32 de la Ley 489 de 1998.

La Comunicación en las entidades públicas tiene una dimensión estratégica, al ser el factor que hace posible que las personas puedan asociarse para lograr objetivos comunes, en tanto involucre todos los niveles y procesos de la organización.