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Declaración: Este Documento está firmado digitalmente cualquier alteración anulara las firmas y carecerá de valor alguno ante el Sistema de Gestión Integral de la Organización.
RESPONSABLE : COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
REVISO : DIRECTOR ADMINISTRATIVO
APROBÓ : GERENTE
VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO AUTOR
0 27/01/2007 Creación Raúl Avellaneda
1 08/09/2007 Cambio de la estructura Raúl Avellaneda
2 11/11/2007 Excluye declaración de la gerencia, mapa de procesos, organigrama, anulación de codificación y se adecua
comunicación interna y externa. Dorany Agredo
3 02/04/2008 Se incluye dentro de los procedimientos comunes el de “Comunicaciones” Dorany Agredo
4 21/10/2013
Se incluye el cambio en las versiones de las normas OSHAS 18001 a 2007 y ISO 9001 a 2008, Se incluyen objetivos específicos, las definiciones avaladas por la ISO. Se incluye Compromiso Gerencial , la Política SSOMA en la planificación -Se referencian Requisitos Legales y de Otra Índole y Se referencian metodologías para seguimiento a indicadores y metas y Se completan por procesos los documentos para el control del sistema de gestión.
1. Objetivo
Describir el Sistema de Gestión Integral con el fin de desarrollar, asegurar la adecuada implementación y mantenimiento del mismo
1.1 Objetivos Específicos
• Dar a conocer las Políticas, Objetivos y Metas, Programas, Procedimientos e Instructivos del Sistema de Gestión Integral al personal y partes interesadas cuando así se requiera.
• Implementar, mantener y mejorar un Sistema de Gestión Integral de acuerdo con los requerimientos establecidos en la Normas ISO 9001:2008, ISO 14001: 2004 y OHSAS 18001:2007
2. Alcance ISO 9001
Consultoría e Interventoría Técnica, Administrativa y Financiera en Proyectos de Inversión. Consultoría para el Desarrollo de las Ingenierías en el Sector Eléctrico, Electrónico, Mecánico y Civil en Bases de Motores, Bombas, Transformadores, Ductos Eléctricos y Muros Contrafuego. Interventoría en HSEQ (salud ocupacional y seguridad industrial, ambiente y calidad), Gerencia de Gestión de Proyectos. Asesorías Contables, Financieras y Revisoría Fiscal.
ISO 14001 y OHSAS 18001
Actividades desarrolladas por la Organización para Consultoría e Interventoría en Ingenierías en el Sector Eléctrico, Electrónico, Mecánico y Civil en Bases de Motores, Bombas, Transformadores, Ductos Eléctricos y Muros Contrafuego.
3. Definiciones
PROYECTOS SISTEMAS CONTABLES LTDA., para efectos de este manual se acoge a las definiciones establecidas por la ISO (INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARIZATION):
Documento: Información presenta da en forma impresa, medio magnético o audiovisual para
establecer disposiciones y/o para facilitar el registro de los datos del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.
Formato: Documento diseñado que tiene su propia estructura para dejar evidencia de la
ejecución de una actividad, al diligenciarse se convierte en registro.
Instructivo: Documento que detallada cómo deben desarrollarse las diferentes actividades
dentro de la organización.
Manual: Documento que asocia la información de uno o varios documentos del mismo tipo, por
tanto amerita la creación de un documento propio.
Plan/Programa: Documento que especifica objetivos, responsable(s), actividades, tiempo y
lugar de ejecución que debe desarrollar un proceso, proyecto o contrato en particular.
Política: Declaración documentada de los lineamientos, compromisos, objetivos de la
compañía.
Procedimiento: Documento que especifica cómo desarrollar los procesos en forma sistemática. Registro: Es todo documento que contiene evidencias de las actividades ejecutadas o datos
tomados durante el desarrollo de las diferentes actividades del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Una vez diligenciados los formatos, establecidos los informes, las actas, las fotografías, los videos o las grabaciones se convierten en registros.
4. Compromiso Gerencial
Para Proyectos y Sistemas Contables LTDA., es un compromiso fundamental diseñar e implementar un Sistema de Gestión Integral de forma tal que se garantice la seguridad y salud de sus trabajadores.
En consecuencia, la Calidad, la Seguridad, la Salud y el medio Ambiente son una responsabilidad ineludible de todas las personas que trabajan en Proyectos y Sistemas Contables LTDA., ya que nuestra eficacia, productividad y competitividad dependen de su capacidad para evitar incidentes y enfermedades profesionales, aprovechar al máximo los recursos, aceptar y superar los desafíos y mantenerse en un proceso de mejoramiento continuo.
Para cumplir con este compromiso, la gerencia centrará sus esfuerzos en:
• Aplicar estrictamente todos los requisitos y regulaciones establecidos por la ley y los clientes de acuerdo con los requisitos de las normas ISO 9001:2008, ISO 14001: 2004 y OHSAS 18001:2007
• Prevenir Incidentes a los trabajadores. • Promover y mejorar la calidad de vida laboral.
• Prevenir todo evento que pueda deteriorar la integridad de los equipos, instalaciones y operaciones.
• Asignar el presupuesto necesario para la implementación, mantenimiento y mejoramiento de Sistema de Gestión Integral.
Por lo anterior, Proyectos y Sistemas Contables LTDA, ha establecido un Sistema de Gestión Integral que cumple todos los requisitos establecidos según las Normas ISO y cuya documentación se referencia en este manual.
4.1 Representante de la Gerencia
La gerencia designa al Coordinador del Sistema de Gestión de Integral como representante de la gerencia para:
1 Asegurar que se establezca, se implemente y se mantenga el sistema de gestión de integral.
2 Informarle a la gerencia sobre el desempeño del Sistema de Gestión Integral, en particular, sobre auditorías internas, acciones correctivas, reclamos de partes interesadas y desarrollos de planes de acción; para efectos de su revisión y mejora continua del sistema, dichos informes se entregan al final de cada ciclo de auditorías. 3 Representar a la Organización ante organismos externos y en auditorías de segunda
parte y tercera parte.
5. Planificación
Para la realización de la planificación del Sistema de Gestión Integral se tienen en cuenta las perspectivas más significativas para la Organización con el fin de fundamentar el marco de referencia para el desarrollo de la Organización. (Ver Anexo 1).
5.1. Política de Gestión Integral y Política SSOMA 5.2. Objetivos Intergrales
5.3. Misión 5.4. Visión
Nota: La divulgación de la política y el establecimiento de los objetivos de gestión integral dentro
de las funciones y niveles de la Organización se realiza anualmente o cuando sea ajustada para que todo el personal la conozca y entienda la pertenecía de sus funciones en el logro de los objetivos. De igual manera esta actividad se realiza al ingreso de un integrante a la Organización.
6. Organización
La descripción de la estructura organizacional se describe en el organigrama ver anexo 2 7. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
La estructura del Sistema de Gestión Integral queda reflejada en el mapa de procesos, identificando las entradas como las necesidades de los clientes, procesos de la gerencia (Compromiso de la Gerencia y Sistema de Gestión Integral); procesos operativos (Gestión Comercial y Planeación y Control de Proyectos y Desarrollo del Proyecto); procesos de soporte (SSOMA, Gestión Humana, Soporte Logístico y Control de la Información); Medición, Análisis y Mejora (Evaluación Satisfacción Clientes y Partes Interesadas, Auditorías, Control No Conformidad, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Y como salidas la satisfacción del cliente.
7.1. Mapa de procesos
La Gerencia ha adquirido el compromiso con el desarrollo e implementación del Sistema de Gestión Integral, cumpliendo con los siguientes aspectos: (Ver anexo 3)
1 La segura disponibilidad de los recursos.
2 Acepta las bondades del sistema, asume una actitud positiva, proactiva y de colaboración para la implementación y mejoramiento continuo de su eficacia.
3 Comunica a la Organización la importancia de satisfacer tanto los requisitos del cliente, como los legales y reglamentarios.
4 Establece la política y objetivos de gestión integral 5 Llevar a cabo las revisiones por la gerencia.
7.2. Caracterización de Procesos
Ver anexo 4
7.3. Planificación Ante los Cambios
Se establecen las siguientes variables que pueden ocasionar cambios en el Sistema de Gestión Integral, con el objeto de controlarlos para mantener su integridad.
• Cambio en la legislación colombiana y la de otros países cuando aplique a negocios de carácter internacional que se acometen.
• Cambios en la norma ISO-9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. • Ausencia de los socios dentro del negocio.
• Solicitudes específicas de los clientes.
La gerencia, participa en la toma e implementación de acciones en los cambios que se presenten para mantener la integridad del Sistema.
La metodología utilizada para mantener la integridad del Sistema de Gestión Integral, es la descrita en el procedimiento acciones correctivas y preventivas.
7.4. Comunicación, Participación y Consulta
En busca de una divulgación adecuada para el entendimiento e implantación del Sistema de Gestión Integral, en los distintos niveles de la Organización se adoptan las siguientes estrategias:
1 Realizar divulgación de cada uno de los procesos en los términos y de la forma establecida en el procedimiento “Control de Documentos” y “Comunicaciones”.
2 Evaluar periódicamente el entendimiento de las políticas y objetivos de Gestión Integral y de los procesos que conforman el Sistema a través de la “Matriz de despliegue de la política y los objetivos”.
3 Comunicar quiénes son los representantes de seguridad y Salud Ocupacional y el representante designado por la gerencia.
4 Fijar en carteleras y cuadros de la oficina la política y los objetivos de gestión integral y ubicar puntos de uso en donde el personal tenga acceso a la información del sistema. La Organización dispone del procedimiento de comunicaciones para informar en forma proactiva o para responder inquietudes a las partes interesadas (autoridades públicas, comunidad, clientes, proveedores, etc.) con respecto a nuestra gestión.
8. Sistema de Gestión Integral
Proyectos y Sistemas Contables Ltda. Establece, documenta y mantiene el Sistema de Gestión Integral, para mejorar continuamente su eficacia, de acuerdo con los requisitos de las normas ISO 9001:2008, ISO 14001: 2004 y OHSAS 18001:2007, sin realizar exclusiones de los requisitos aplicables.
Tomando como base para la integración la Norma ISO 9001:2000; Los siguientes procedimientos son comunes para las 3 normas.
1 Control de Documentos 2 Control de Registros 3 Comunicaciones 4 Auditoria Interna 5 Control No conformidad 6 Acción correctiva y Preventiva
7 Revisión por la gerencia 8 Gestión Humana
9 Satisfacción del cliente y partes interesadas.
10 Identificación y Acceso a Requisitos Legales y de otra índole 11 Planes de Continuidad del negocio
12 Servicios logísticos
El sistema comprende la estructura organizacional, mapa de procesos, caracterizaciones y los procedimientos específicos para cada una de las actividades que se realizan en la Organización:
1 Gestión Comercial
2 Planificación de Proyectos – Plan de Gestión Integral 3 Ingenierías
4 Consultoría e Interventoría
5 Asesoría Financiera , Contable y Revisoría Fiscal 6 Gerencia de Proyectos
8.1 Requisitos legales y de otra índole
Proyectos y Sistemas Contables LTDA., ha establecido un procedimiento con el propósito de identificar, tener acceso y comunicar los requisitos legales en seguridad industrial y salud ocupacional que sean aplicables y otros a los que la organización se suscriba:
9 Procedimiento Identificación y Acceso a Requisitos Legales y de Otra Índole. 9 Formato Matriz de Identificación de Requisitos Legales y de Otra Índole.
9 Formato Matriz de Identificación de Requisitos Legales y de Otra Índole en Medio Ambiente.
9 Formato Matriz de Identificación de Requisitos Legales y de Otra Índole en S&SO.
8.2 Objetivos, Programas y Procedimientos
Proyectos y Sistemas Contables LTDA., tiene objetivos estratégicos y metas cuantificables para el Sistema de Gestión Integral, que permite conocer el grado de avance y hacer seguimiento a su progreso, igualmente las metas e indicadores se encuentran dispuestos en cada uno de los programas y procedimientos del SGI:
9 Objetivos, Metas e Indicadores del Sistema de Gestión Integral (Plan de Gestión Integral).
Para dar cumplimiento a la política, objetivos y metas Proyectos y Sistemas Contables LTDA., define Programas de Gestión para los cuales se tiene en cuenta:
9 La Legislación aplicable.
9 Otros requerimientos que Proyectos y Sistemas Contables LTDA; crea conveniente para el mantenimiento y mejora del Sistema de Gestión Integral
8.3 Control de Documentos y Registros
Proyectos y Sistemas Contables LTDA; ha establecido procedimientos para la elaboración de documentos y para el control de documentos y registros en el cual se contemplan todos los documentos y registros relacionados con el Sistema de Gestión en seguridad Industrial y Salud Ocupacional. Con la aplicación de estos procedimientos se asegura que las versiones actuales estén disponibles y que los documentos obsoletos se retiren rápidamente de su uso o que sean identificados apropiadamente.
9 Control de Documentos y Registros
9 Solicitud Creación, Eliminación ó Modificación de Documentos 9 Listado Maestro de Documentos
9 Formato Plantilla de Documentos
La documentación se divide en siete niveles de acuerdo a la siguiente estructura
PROCEDMIENTOS
INSTRUCCIONES – FICHAS TECNICAS FORMATOS - REGISTROS PLAN DE GESTION INTEGRAL
MANUAL DEL SISTEMA DEL GESTION INTEGRAL
PROGRAMAS
8.4 Control Operacional
Proyectos y Sistemas Contables LTDA., contempla el diseño del sitio de trabajo, procesos, instalaciones y organización del trabajo, incluso su adaptación a las capacidades humanas, con el fin de eliminar o reducir los riesgos, aspectos e impactos de S&SO, así como de aspectos e impactos ambientales.
La Organización asumiendo su compromiso expresado en la Política de Gestión Integral del cuidado del medio ambiente y la protección de la salud a su personal ha desarrollado e implementado los siguientes instructivos, programas y procedimientos teniendo en cuenta aspectos de seguridad industrial, salud y ambiente los cuales se relacionan a continuación: 9 Identificación Y Evaluación De Aspectos E Impactos Ambientales
9 Identificación, Evaluación Y Control De Riesgos Y Peligros 9 Programas De Manejo Ambiental
9 Programa De Inspecciones
9 Programa De Inducción, Capacitación Y Entrenamiento 9 Programa Vigilancia Epidemiológica Biomecanica 9 Programa De Vigilancia Epidemiológica Psicosocial 9 Programa De Seguridad Vial
9 Realización De Evaluaciones Médicas Ocupacionales 9 Identificación De Riesgos De Salud Pública
9 Inspección Y Hoja De Vida Extintores 9 Inspección Gerencial
9 Inspección General Y Locativa 9 Inspección Pre Uso De Vehículos
9 Inspección Entrega Y Recibo De Vehículos 9 Inspección A EPP
9 Inspección Segregación En La Fuente De Residuos Sólidos 9 Cronograma General De Actividades SSOMA
9 Entrega De Dotación Y EPP 9 Análisis De Trabajo Seguro
8.5 Preparación y Respuesta Ante Emergencias
Proyectos y Sistemas Contables LTDA; cuenta con un plan de emergencias para la oficina ubicada en Bogotá y Villavicencio, el cual está conformado por Plan Estratégico, Plan Operativo y Plan Informático, cuyo propósito es establecer procedimiento básicos para Proteger la vida e integridad física del personal, minimizar las pérdidas materiales y ambientales derivadas de las diferentes situaciones de emergencia que se puedan presentar, minimizar los riesgos que pueda desencadenar una emergencia y restablecer las operaciones normales a la mayor brevedad posible.
9 Plan de Emergencias
8.6 Medición y seguimiento del desempeño
Proyectos y Sistemas Contables LTDA., ha establecido un procedimiento para medir y monitorear las características claves de sus operaciones, actividades que puedan tener un impacto al desempeño del sistema de Gestión en S&SO. Este procedimiento incluye los requerimientos de calibración y mantenimiento de los equipos utilizados para la medición y asegura que los registros se conserven.
9 Caracterización Procesos, Medición, Análisis y Mejora
8.7 INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES
Proyectos y Sistemas Contables LTDA., utiliza una base de datos para el registro, investigación y estadística de incidentes de trabajo y enfermedades profesionales, basado en:
9 Procedimiento registro, investigación y análisis de incidentes 9 Matriz de incidentalidad
9 Seguimiento de acciones correctivas y preventivas de incidentes 9 Formato Reporte de Incidentes
9 Formato Investigación de Incidentes Ambientales 9 Base de datos Ausentismo
8.7.1 Para identificación, reporte y control de actos inseguros y condiciones subestándar se cuenta con:
9 Tarjeta de identificación y control de peligros y no conformidades (ICPC)
8.8 NO CONFORMIDAD, ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA Y DE MEJORA
Proyectos y Sistemas Contables LTDA., cuenta con un procedimiento para tratar las no conformidades reales y potenciales, definiendo acciones correctivas, preventivas y de mejora, para mitigar las consecuencias en SSOMA, analizando las causas de su origen y realizando seguimiento y evaluación de la eficacia de las acciones tomadas.
9 Procedimiento no conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejora 9 Matriz de seguimiento no conformidades, acciones correctivas, preventivas y de mejora 9 Formato Tratamiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora
9 Formato Reporte No conformidad
8.9 AUDITORIA INTERNA
Proyectos y Sistemas Contables LTDA., establece y mantiene un procedimiento de auditorías periódicas al Sistema de Gestión en Seguridad Industrial y Salud Ocupacional con el fin de determinar si está o no conforme con las disposiciones planificadas para su Gestión incluyendo los requisitos que indica la Normas NTC OHSAS 18001:2007, ISO 9001: 2008, ISO 14001:2004
Las auditorías son programadas de acuerdo a los resultados de auditorías previas y a la valoración de riegos de las actividades de la organización.
9 Auditorías internas 9 Plan de auditoria 9 Informe de auditoria 9 Programa de auditoria 9 Lista de chequeo Auditoria
Esto permite el cumplimiento de la política y los objetivos establecidos, el mejoramiento continuo del sistema y la satisfacción de los clientes.
Dada la importancia que tiene el sistema de gestión integral, éste Manual de Seguridad y Salud Ocupacional estará siempre al alcance de todo el personal que trabaja en Proyectos y Sistemas Contables LTDA., y, se mantendrá actualizado de manera que sirva como guía para alcanzar los objetivos del sistema trazados.
9. CONTROL DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
9.1 Seguimiento y Medición
Cada objetivo definido posee uno o más mecanismos de medición (indicadores); Estos mecanismos de medición requieren de un seguimiento periódico (Mensual, semestral, anual o por proyecto). Cada resultado parcial es comparado con la meta general establecida, identificando si su comportamiento o cumplimiento es proporcional al periodo de cumplimiento. Ver anexo 1.
El seguimiento de los objetivos y metas son revisados periódicamente por la gerencia y de acuerdo a los resultados se define el plan de acción.
10. ANEXOS
Planeación Estratégica. Anexo 1.
Organigrama De La Organización. Anexo 2. Mapa De Procesos Anexo 3.
