Desarrollo de la metodología de asesoría a nuevas empresas de Empreandes

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(1)II.02(1)59. DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA DE ASESORÍA A NUEVAS EMPRESAS DE EMPREANDES. ANDRES MAURICIO MORALES BARBOSA. UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTA D.C. Septiembre 2002. 1.

(2) II.02(1)59. DESARROLLO DE LA METODOLOGÍA DE ASESORÍA A NUEVAS EMPRESAS DE EMPREANDES. ANDRÉS MAURICIO MORALES BARBOSA. Proyecto de Grado para optar al título de Ingeniero Industrial. Asesor LUIS EDUARDO GÁLVEZ Ingeniero Industrial. UNIVERSIDAD DE LOS ANDES FACULTAD DE INGENIERIA DEPARTAMENTO DE INGENIERIA INDUSTRIAL BOGOTA D.C. SEPTIEMBRE 2002. 2.

(3) II.02(1)59. AGRADECIMIENTOS. Dedicada a aquellas personas especiales que me han enseñado que los sueños solo valen la pena cuando luchas por ellos.. A mi mejor amigo, mi mentor, mi consejero, mi apoyo incondicional, mi guía, mi hermano de naturaleza y de alma: Camilito. A mis padres y mi hermanita, y especialmente a la persona más dulce que he conocido, mi mamá. A la niña más especial, la mujer que amo, y de la que tengo la fortuna de ser novio: Cata. A Sofía, mi sobrinita que está por nacer, y a mi abuelita Lucila. A William y Lili, mis “socios” y amigos, y a Nathaly por su ayuda y apoyo en este proceso. A todos mis amigos: Andreita, Juanmi, Consu, Dianita, Claudita, Arturín, Mao, Moncho, Sandrita, mis tías, tíos y primos. A todos las personas de Empreandes, especialmente a Mary, Johanna, Efraín, Carlos, Ricardo Wills, Alberto Riaño y a todos los de asesoría. A todos los buenos maestros que tuve en mi carrera: Pedro Medina, Mauricio Daniels, Dalia Patiño, Jaime Bohórquez, Olga Mariño, Olga Lucia Giraldo, Felipe Samper, Andrés Dussan, y Jorge Hernán Cárdenas.. "Sabemos lo que somos, más no sabemos lo que podemos ser." William Shakespeare. 3.

(4) II.02(1)59. CONTENIDO PAGINA 1.ANTECEDENTES. 6. 1.1. Motivación para realizar este trabajo de grado. 6. 1.2.El desempleo juvenil.. 7. 1.3.Antecedentes del asesoramiento a nuevas empresas en Colombia.. 13. 1.4.Antecedentes del asesoramiento a nuevas empresas en los Andes. 17. 1.5.Descripción de la metodología utilizada en el trabajo de grado. 17. 2. INICIACIÓN DE LA CONSULTORÍA.. 22. 2.1. Identificación del cliente: Descripción de EMPREANDES. 23. 2.2.Diagnóstico preliminar. 27. 2.3 Planificación del cometido y propuestas de tareas al cliente. 34. 3.DIAGNÓSTICO. 37. 3.1.Descripción de los hechos. 37. 3.2.Análisis y síntesis de los hechos. 52. 4.PLANIFICACIÓN DE MEDIDAS. 60. 4.1.Esquema sugerido de apoyo a los emprendedores. 60. 4.2.Esquema del ciclo de asesorías. 66. 4.3.Esquema de plan de negocios sugerido por empreandes. 76. 4.4.Material para el emprendedor. 96. 4.5.Esquema de la red de contactos para el emprendedor. 110. 4.6..Esquema de capacitación sugerido para empreandes. 119. 4.

(5) II.02(1)59. 4.7. Planeación del montaje de las sugerencias en el tiempo. 134. 5.ANEXOS. 136. 6.GLOSARIO. 155. 7.BIBLIOGRAFÍA. 156. 5.

(6) II.02(1)59. 1.ANTECEDENTES. 1.1 Motivación para realizar este trabajo de grado. En 1999 era representante estudiantil de Ingeniería Industrial e ingresé al grupo de emprendedores de los Andes (EMPREANDES) con la intención de ayudar a fomentar el espíritu emprendedor en mi departamento. Comencé en EMPREANDES cuando el grupo lo conformábamos sólo cuatro personas (hoy en días somos más de veinticinco); cuando en ese año hice mi práctica empresarial en una de las mas reconocidas compañías de consultoría gerencial (Mckinsey & Company), mi intención fue volver a la Universidad a aportar parte del conocimiento en asesoría que había adquirido en esta empresa. Fue así como en el año 2000, al ver la creciente tendencia de los estudiantes uniandinos a montar sus propios negocios, que fundamos el grupo de asesoría de empreandes, con el objetivo de ayudar a estos estudiantes durante el proceso de estructuración de sus compañías. Desde ese entonces, hemos asesorado a más de 20 grupos de estudiantes dentro de los cuales se encuentran empresas como Lefarfalle (ganadora del seguno premio empresarial uniandino y distinguida como la empresa con el mejor plan de negocios en la competencia latinoamericana de planes de negocio); pero muy pocos de estos grupos han terminado el proceso de montaje de sus empresas; además como consultores nos hemos dado cuenta que la inexperiencia y falta de conocimiento de los miembros del grupo han hecho que en muchas ocasiones el valor otorgado a nuestros clientes (los emprendedores) no sea muy alto, y que esto en cierta manera contribuye a que no llegue a buen término el montaje de sus empresas. Estos factores, junto a la desorganización interna, la falta. 6.

(7) II.02(1)59. de un verdadero desarrollo personal y profesional al interior del grupo de asesoría, y el interés general de todos los miembros de colaborar de una mejor forma a la Universidad y al país en la generación de empleo por medio del apoyo al empresariado en la universidad; nos llevó a plantear la necesidad de mejorar en términos generales el proceso de asesoría que estábamos efectuando, yo, como director del grupo de asesoría decidí abanderarme de esta iniciativa y por eso la hice el tema de mi trabajo de grado de Ingeniería Industrial, con los siguientes objetivos en mente: 1.Establecer los problemas que se están presentando en el proceso de asesoría de empreandes 2.Identificar posibles vías de solución a estos problemas 3.Acordar con empreandes la forma de implantación de las soluciones propuestas. A continuación se mostrarán las razones macro y micro de porqué apoyar el montaje de empresas en la universidad es tan importante para ayudar con el desempleo juvenil que agobia a nuestro país y como forma de contribuir desde nuestra posición privilegiada , intelectualmente hablando, al desarrollo de nuestro país. Además se mostrarán algunos antecedentes del asesoramiento a nuevas empresas en Colombia y en la Universidad de los Andes para contextualizar al lector antes de abordar el tema del trabajo hecho para mejorar el proceso de consultoría de empreandes.. 1.2 El desempleo juvenil y la necesidad de apoyar el montaje de nuevas empresas de estudiantes universitarios. El desempleo es uno de los principales problemas que afronta actualmente nuestro país; éste factor afecta en gran medida a los jóvenes y especialmente a los. 7.

(8) II.02(1)59. universitarios, quienes cuando terminan sus estudios de pregrado se enfrentan contra un mercado que ofrece por un lado contadas alternativas de trabajo en una compañía establecida y por otro lado la oportunidad de establecer su propio negocio, como forma de crear su empleo y a su vez generar empleo para más Colombianos.. En nuestro país hay 1'577.000 de desempleados en las 13 principales ciudades y áreas. metropolitanas. [2001ELT];. cerca. del. 19.5%. de. los. ciudadanos. económicamente activos en las 7 principales ciudades del país están buscando trabajo [1999NOV].Cabe destacar que en Colombia hay 6’944.057 personas económicamente activas y que cada punto en la evolución de la tasa de desempleo representa cerca de 70.000 personas. Así, vemos que el problema del desempleo es un asunto grave en nuestro país, puesto que involucra a un importante porcentaje de la población y que las grandes ciudades que antes eran los más importantes focos de trabajo, están convirtiéndose en fuertes focos de desempleo.. Según la Organización Internacional del Trabajo, el problema principal del desempleo lo tienen los jóvenes y las mujeres [1998OIT]; Fedesarrollo indica que esto se debe a la creciente incorporación de las mujeres al mercado laboral; además identifica como la segunda causa primaria de este problema del desempleo juvenil al aumento en los niveles de pobreza, lo cual obliga a que los jóvenes ingresen más temprano al mercado laboral en procura de alternativas de subsistencia. Esto nos permite concluir que paralelo al aumento del desempleo, se está deteriorando el nivel de ingreso de los jóvenes colombianos; lo cual va en directo detrimento de su calidad de vida. El desempleo juvenil puede ser visto como. 8.

(9) II.02(1)59. una gran amenaza para ellos o como una oportunidad para buscar. diferentes. formas de ocupación diferentes al empleo.. La distribución del desempleo para los distintos niveles de educación en Colombia, nos muestra que en nuestro país a diferencia de otros países como Argentina, México y Costa Rica, el mayor grado de escolaridad no representa para los jóvenes una mayor oportunidad para. conseguir empleo (en términos porcentuales). [1998OIT]; por lo tanto, los jóvenes egresados de universidades contemplan también un problema de desempleo igual al que afrontan los jóvenes sin educación superior; pero en el caso de los primeros, la inversión en dinero y tiempo realizada en su educación, representan una mayor presión personal y social para conseguir rápidamente un mecanismo de sustento económico.. Tasa de desempleo vs años de escolarizacion en jóvenes de Latinoamérica.. Fuente: OIT. Unido a esta fuerte presión por conseguir trabajo; recientes estudios demuestran que los colombianos desempleados en las 13 principales ciudades del país tardan un promedio de 49 semanas en conseguir empleo y en Bogotá tardan 55 semanas. 9.

(10) II.02(1)59. [2001ELT]; de este fenómeno no son ajenos los egresados de las universidades, quienes han aumentado drásticamente el período de desempleo una vez concluyen sus estudios de educación superior.. Por otro lado, algunas medidas del gobierno han demostrado en la práctica que el mejoramiento de la calidad de vida de los jóvenes no se logra con el empleo generado en los llamados “contratos basura”, que permiten emplear jóvenes con pagos menores a un salario mínimo;. estas medidas de choque promueven. indirectamente una disminución en el pago de los recién egresados de las universidades, quienes además de ver diezmada su oportunidad de conseguir empleo, encuentran oportunidades de trabajo a niveles saláriales comparables numéricamente con el pago que recibían los recién egresados hace tres o cuatro años; por lo tanto, como lo muestra el estudio sobre “jóvenes y empleo en los noventa” [1999DIA], en nuestro país de 1990 a 1998 el numero de jóvenes entre 20 y 24 años ocupados disminuyó del 56.6% al 49.5% y el porcentaje de jóvenes “inactivos” laboralmente, que decidieron continuar sus estudios de posgrado ante la imposibilidad de conseguir empleo aumentó del 30.2% al 39%.. Es clara la inminente necesidad de crear nuevas oportunidades de empleo para los jóvenes de nuestro país; pero la pregunta ahora es: qué tipo de medidas deben ser generadas para aprovechar el potencial de éstos jóvenes y las condiciones actuales de Colombia y del mundo?.. El informe sobre El empleo en el mundo1 menciona al descenso de los precios de los productos básicos dentro de los cinco factores mas importantes dentro de las perspectivas para el empleo en la nueva economía Globalizada; además destaca la. 10.

(11) II.02(1)59. adopción en todo el mundo de nuevas medidas de liberalización y la intensificación de la competencia; por lo tanto los países deben enfocarse en desarrollar empresas competitivas, de alto valor agregado; empresas enfocadas en el conocimiento y en explotar los recursos que les permitan generar fuertes ventajas competitivas.. Colombia por su parte, afronta un problema de enfoque del sector productivo. En los últimos meses hemos sido testigos del decaimiento de la industria estandarte de nuestro país: el café; además del deterioramiento de otras industrias como el petróleo. Es claro que nuestro país está enfocado principalmente en productos de poco valor agregado: según estadísticas del DANE, las exportaciones tradicionales (Petróleo, café, carbón, ferroníquel) representan el 44,67% del total de exportaciones de Colombia; y sumados al Sector agropecuario, silvicultor, de la caza y la pesca totalizan el 54,19% de las exportaciones. (7885. millones de. dólares).. El impacto del enfoque de las industrias de un país sobre el desarrollo del mismo se puede apreciar analizando la gran diferencia entre la relación valor/peso total de las exportaciones de países desarrollados como Japón y los de Colombia. Japón a través del tiempo pasó de ser un país enfocado en exportaciones de bajo valor agregado (como productos primarios, manufacturas ligeras y materiales crudos) durante los cincuenta, a estar enfocado en productos de alto valor agregado, como maquinaria, componentes electrónicos y equipo complejos; artículos que requieren grandes inversiones de capital y tecnología de avanzada [1994LDC]; para ilustrar este cambio de enfoque en Japón, podemos ver que los textiles representaban más del 30 por ciento de las exportaciones japonesas en 1960, y a finales de los ochenta representaban menos del 3 por ciento; sobre el mismo período de tiempo las. 11.

(12) II.02(1)59. exportaciones de vehículos de motor crecieron de 2 por ciento a 18 por ciento, y de una forma similar crecieron las exportaciones de semiconductores y componentes electrónicos; el enfoque en productos de alto valor agregado ayudó a que Japón incrementara sus exportaciones de 4.1 billones de dólares a principios de los sesenta a 289 billones a principios de los noventa (un crecimiento del 7225%). En Colombia en el mismo período de tiempo se mantuvo la concentración en las exportaciones de bajo valor agregado (el café y petróleo a través de ese período siempre mantuvieron un peso porcentual conjunto superior al 50% [1999IAN] )y el año anterior representaron 12 billones de dólares según el DANE [2002DANE].. Gran parte del desarrollo de los países se origina por el enfoque en productos de alto valor agregado; aspecto que aún es incipiente en nuestro país, y del cual los jóvenes universitarios podemos tomar parte como agentes de cambio, generadores de empresas de alto valor agregado que permitan mejorar la productividad de Colombia.. Todos estos factores nos llevan hacia la inminente necesidad de buscar diferentes formas reales de generar empleo para los estudiantes y recién egresados de las universidades del país; una de estas oportunidades es el montaje de empresas de jóvenes universitarios; empresas de alto valor agregado, que utilicen el potencial del conocimiento de los jóvenes universitarios y el ambiente Colombiano y global; por lo tanto se ve la necesidad de crear medidas que promuevan y ayuden a que este sector de la población monte empresas que generen empleos para sus fundadores y para más jóvenes y otros tipos de desempleados del país. La propuesta de empreandes es asesorar a los estudiantes de pregrado de la Universidad para que puedan generar empresas de alto valor agregado que a su. 12.

(13) II.02(1)59. vez generen empleo y riqueza para el país; para poder hacerlo se necesita tener una metodología para dar esas asesorías y que éstas sean de calidad, este es el tema del presente trabajo de grado.. 1.3 Antecedentes del asesoramiento a nuevas empresas en Colombia. En Colombia, las principales entidades que asesoran nuevas empresas son las incubadoras de empresas; han existido otras entidades y organizaciones no gubernamentales que han asesorado a empresas de diferentes tipos, pero para los objetivos de este trabajo de grado se enfocará el análisis en éste tipo de entidades, dado el cubrimiento, experiencia y continuidad que tienen en las asesorías a empresas del sector estudiantil.. La primera incubadora que hubo en Colombia fue la corporación Innovar, que se creó en marzo de 1994 y que funciona bajo el modelo de Incubadora de Empresas, pretendiendo bajo este esquema aumentar las probabilidades de éxito de las empresas incubadas, resolviendo sus problemas elementales de infraestructura, logística y gestión, permitiéndoles concentrarse en el desarrollo y comercialización de sus productos [1999RIOS].. El criterio de selección de las empresas es que deben ser de base tecnológica, y tener algún grado de innovación, adaptación o aplicación tecnológica novedosa en nuestro medio.. 13.

(14) II.02(1)59. La corporación Innovar ofrece un área de trabajo con servicios básicos y un área común de servicios administrativos como secretaría, comunicaciones, biblioteca y salas para juntas, entre otros. En cuanto al tema que concierne más a este trabajo de grado, el de asesoría a nuevas empresas, la corporación Innovar, ofrece asesoría permanente o acompañamiento gerencial en la elaboración del plan de negocios, en gestión, mercadeo, contabilidad, finanzas, información tecnológica, de equipos, sobre capacitación, asistencia empresarial, y técnica especializada entre otras áreas. Además, la corporación Innovar ofrece asesoría en disciplinas relevantes para las empresas como temas legales, técnicos especializados y tributarios. En los estatutos de la corporación se contempla que promoverá la creación de una red de apoyo para la presentación de los servicios a los incubados, constituida entre otros, por universidades, centros de investigación y de capacitación formales informal, empresa privada, gremios y asociaciones locales.. La segunda incubadora en Colombia fue creada en 1995, y recibió el nombre de “Corporación Bucaramanga emprendedora Luis Carlos Galán Sarmiento”. Esta incubadora apoya a empresarios de negocios innovadores mediante el acceso a servicios estratégicos tales como: información, divulgación, respaldo institucional, consultoría empresarial, capacitación gerencial, búsqueda de financiamiento, educación continuada y red de servicios tecnológicos. La “Corporación Bucaramanga emprendedora Luis Carlos Galán Sarmiento” ha mantenido incubadas a trece empresas en las áreas de química fina, informática, medio ambiente, electrónica, servicios especializados a la industria, y ya consolidó. 14.

(15) II.02(1)59. la red de servicios empresariales y tecnológicos para mejorar la competitividad de sus incubados. En 1996 se constituye la Incubadora de Empresas de Base Tecnológica de Antioquia (IEBTA), con sede en Medellín; cuya misión es facilitar el conocimiento científico y tecnológico a la generación de productos y servicios comercializables y competitivos a través de la incubación de empresas de base tecnológica. Los servicios que ofrece la IEBTA son: • Incubación de empresas • Intermediación o búsqueda de nuevos negocios • Presentación de proyectos para cofinanciación y financiación • Gestión de proyectos para beneficios tributarios • Valoración de empresas • Presentación de empresas a Fondos de Capital Riesgo e inversionistas estratégicos • Consultoría y gestión de empresas para Fondos de Capital de Riesgo • Campamentos Universitarios • Charlas quincenales de presentación de proyectos y emprendimiento • Conferencias y Seminarios. Junto a estas incubadoras, en los últimos diez años han surgido una gran cantidad de incubadoras de empresas en las diferentes regiones del país y en algunas de estas regiones se han creado incubadoras en diferentes segmentos específicos como el de software y empaques.. 15.

(16) II.02(1)59. La corporación innovar y la Incubadora de Empresas de Base Tecnológica de Antioquia son las incubadoras más importantes del país en cuanto a número de empresas incubadas, y junto a otras incubadoras del país, hacen parte del sistema Nacional de Ciencia y Tecnología creado por Colciencias y de ANIDE, la Asociación Nacional para la Innovación y el Desarrollo Empresarial.. ANIDE tiene como objetivos la generación y articulación de la cadena de valor para la creación de empresas, y ejercer el liderazgo e integración del sistema nacional de innovación. Los Integrantes de ANIDE son: - Innovar - Incubar Colombia - Incubadora de empresas de Base Tecnológica de Antioquia - Génesis - Incubadora de Apartadó - Incubar Bolívar - Incubar Caribe - Incubar Futuro - Incubadora de Risaralda - Corporación Bucaramanga Emprendedora - Incubadora de Barrancabermeja - Incubar Manizales - Parque Tecnológico de Software -Parque Tecnológico de Guatiguara -CENPACK (Centro Tecnológico del Empaque) -CIDET. 16.

(17) II.02(1)59. 1.4 Antecedentes del asesoramiento a nuevas empresas en los Andes Desde 1988 se comenzó formalmente en la Universidad de los Andes la promoción al empresariado, con la formación del programa EXEDU y la cátedra DOW QUIMICA; programas dirigidos por el profesor Luis Ernesto Romero, que buscaban capacitar a profesores de distintas universidades en la promoción del espíritu empresarial. Desde ese entonces se han venido creando al interior de la universidad diferentes clases y otras iniciativas tendientes a motivar al estudiante a montar empresa. Durante la elaboración de este trabajo de grado se identificaron diferentes instancias de la universidad que trabajan actualmente o han trabajado en torno al empresariado; estas son: La facultad de administración por medio de la opción en desarrollo de la capacidad empresarial, la facultad de Ingeniería que ha montado cursos de desarrollo de empresas de base tecnológica y una clase de seminario de pregrado enfocada en creación de empresas; y el departamento de Diseño Industrial que dicta una clase de microempresariado y empreandes. Para poder obtener una visión general de lo que cada instancia de la Universidad realiza se realizó el siguiente cuadro explicativo:. 1.5 Descripción de la metodología utilizada en el trabajo de grado y principales hallazgos de la investigación. Siendo el fin de este trabajo de grado ayudar a mejorar los principales problemas de empreandes, y dada la experiencia del autor en el tema de consultoría (en McKinsey & Company, y en empreandes); el presente trabajo se desarrollará basado en una metodología de consultoría de mejora de procesos.. 17.

(18) II.02(1)59. Antes de comenzar a describir la metodología de consultoría utilizada, debemos revisar la definición del término “consultoría”; para luego definir el esquema de consultoría que se utilizó para este trabajo de grado.. Actualmente existen numerosas definiciones del término “consultoría” y de su aplicación a situaciones y problemas empresariales. Fritz Steele [1975STE] define la consultoría como sigue: “Por proceso de consultoría entiendo cualquier forma de proporcionar ayuda sobre el contenido, proceso o estructura de una tarea o de un conjunto de tareas, en que el consultor no es efectivamente responsable de la ejecución de la tarea misma, sino que ayuda a los que lo son”. Según Larry Greiner y Robert Metzger [1983GRE]: “la consultoría de empresas es un servicio de. asesoramiento contratado por y proporcionado a organizaciones por. personas especialmente capacitadas y calificadas que prestan asistencia, de manera objetiva e independiente, a la organización cliente para poner al descubierto los problemas de gestión, analizarlos, recomendar soluciones a esos problemas y coadyuvar, si se les solicita, en la aplicación de soluciones”. Sin entrar en diferencias menores se tienen dos enfoques principalmente: el primero adopta una visión funcional amplia donde la consultoría es un método de prestar asesoramiento y ayudas prácticas, se parte del supuesto que esta ayuda la pueden prestar personas que realizan trabajos muy diferentes;. el segundo enfoca la. consultaría como un servicio profesional y destaca características que debe poseer este servicio [1995OIT]. De ésta manera, en el presente trabajo, dado que se quiere mejorar el esquema de asesoría de empreandes, el término consultoría se toma según la definición del experto de la OIT, Milan Kubr [1995OIT]: “un método para mejorar las prácticas de gestión”.. 18.

(19) II.02(1)59. Según Kubr, La premisa fundamental de la consultoría es que el problema es del cliente y sigue siéndolo a lo largo de la consultoría; el consultor puede ayudar a solucionarlo, pero nunca lo hace suyo [1988SCH]. Por esto debe ponerse énfasis en el hecho de que el consultor puede o no ser un experto para resolver el problema particular del cliente. Esta capacidad es menos importante que la habilidad para involucrar al cliente en el autodiagnóstico y para enseñarle la forma adecuada de intervenir [1988SCH].. Partiendo de los anteriores conceptos, el rol que se. desempeñara como consultor esta fundamentado en la experiencia que se tiene en el área de asesoría y en la experiencia laboral obtenida hasta el momento, sin ser necesariamente un experto consultor en el tema.. Dada la naturaleza de la situación a la que se enfrente una organización se puede recurrir a la consultaría con el fin de enfrentar las siguientes situaciones: contribuir a rectificar una situación que se ha deteriorado “problema de corrección”, a mejorar una situación. “problema de mejoramiento”, a crear una situación totalmente nueva. “problema de creación” [1995OIT]. Empreandes, tiene en este momento la necesidad de mejorar su proceso de asesorías a nuevas empresas, por lo cual el presente trabajo esta orientado a mejorar una situación actual “problema de mejoramiento”.. Para cumplir con este objetivo, se va a seguir el modelo de consultoría de mejoramiento de procesos de Milan Kubr; las fases de este modelo se indican a continuación: 1. Preparativos o iniciación 2. Diagnóstico 3. Planificación de medidas. 19.

(20) II.02(1)59. 4. Aplicación y terminación.. El modelo de Milan Kubr, es uno de los modelos recomendados por la Organización Mundial del Trabajo a los consultores, e igualmente es el modelo que ha seguido esta organización en diferentes trabajos. Hay que tener en cuenta que la mayoría de modelos de consultoría son desarrollados por las compañías consultoras y son propiedad intelectual y confidencial de las mismas, por lo que su acceso es restringido. De ésta manera se considera que el modelo de Milan Kubr es el adecuado para éste trabajo.. A continuación se explica el modelo de consultoría de Milan Kubr, con una breve descripción de sus cinco fases básicas:. 1. Iniciación •. Identificación preliminar de los problemas. •. Planificación del cometido y propuestas de tareas al cliente. 2. Diagnóstico •. Descubrimiento de los hechos. •. Análisis y síntesis de los hechos. 3. Planificación de medidas •. Elaboración de soluciones y evaluación de opciones. •. Planificación de la aplicación de medidas. 4. Aplicación •. Contribuir a la aplicación. 20.

(21) II.02(1)59. •. Propuestas de ajustes. •. Capacitación. 5. Terminación •. Evaluación. •. Informe final. •. Establecimiento de compromisos. •. Planes de seguimiento. •. Retirada. Iniciación En esta fase el consultor comienza a trabajar con un cliente. Esta fase incluye sus primeros contactos, las conversaciones acerca de lo que se desea modificar y de qué manera el consultor podría prestarle ayuda, la aclaración de sus papeles respectivos, la preparación de tareas basado en un análisis preliminar del problema.. Diagnóstico La segunda fase es un diagnóstico a fondo del problema que se ha de solucionar, basado en una investigación cabal de los hechos y en su análisis. Durante esta fase, el consultor y el cliente cooperan para determinar el tipo de cambio que se necesita. Al final se pueden vislumbrar algunas posibles soluciones.. Planificación de medidas La tercera fase tiene por objeto hallar la solución del problema. Abarca el estudio de las diversas soluciones, la evaluación de las opciones, la elaboración de un plan para introducir cambios y la presentación de propuestas al cliente para que éste adopte una decisión.. 21.

(22) II.02(1)59. Aplicación La cuarta fase constituye una prueba definitiva con respecto a la pertinencia y viabilidad de las propuestas elaboradas por el consultor en colaboración con su cliente. La resistencia al cambio puede ser muy distinta a la que se preveía en la fase de diagnóstico y planificación. Terminación Incluye varias actividades: El desempeño del consultor durante su cometido, el enfoque adoptado, los cambios introducidos y los resultados logrados se evaluan por el cliente y por la organización de consultoría. Se presentan y aprueban los informes finales. Si existe interés en continuar la relación de colaboración, se negocia un acuerdo sobre el seguimiento y los contactos futuros. Una vez completadas estas actividades, el consultor se retira de la organización del cliente y la tarea o el proyecto de consultoría queda terminada de común acuerdo.. En el presente trabajo de grado se van a cubrir los tres primeros pasos del modelo de consultoría, ya que la aplicación y terminación del proceso de consultoría requieren un mayor horizonte de tiempo para su desarrollo. En los siguientes capítulos se muestra el desarrollo de estos pasos de la consultoría.. 22.

(23) II.02(1)59. 2. INICIACIÓN DE LA CONSULTORÍA. Para comenzar la consultoría y poder llegar a estructurar formalmente el proceso de asesoría del grupo de emprendedores de los Andes (empreandes), se debe tener un conocimiento. de la organización a analizar, y específicamente conocer el proceso. informal con el cual se están realizando las asesorías en el momento en el que comienza la realización de este trabajo de grado; esto, con el fin de poder identificar cuáles componentes del proceso deben ser mejorados y en qué forma deben hacerse estas mejoras, así como para contextualizar al lector de este trabajo de grado acerca de empreandes y del proceso de asesoría que esta entidad realiza.. 2.1Identificación del cliente: Descripción de EMPREANDES:. En 1998, bajo la dirección de Luis Ernesto Romero, se creó el grupo de Emprendedores de los Andes (EMPREANDES) con el fin de promover la formación de nuevas empresas dentro del sector estudiantil de la universidad; Empreandes ha evolucionado desde la promoción del empresariado basándose exclusivamente en la organización de conferencias ofrecidas por empresarios exitosos hasta el apoyo real al montaje de las empresas que se brinda actualmente por medio de motivación y asesoría a emprendedores. En el segundo semestre del año 2000 se creó al interior de empreandes el grupo de asesoría a nuevas empresas, grupo que ha apoyado hasta el momento a más de 20 proyectos de empresas de estudiantes de la universidad; éstas empresas incluyen empresas de diferentes industrias, desde restaurantes, hasta empresas de Internet y biotecnología.. 23.

(24) II.02(1)59. La misión de empreandes es estimular el desarrollo del espíritu empresarial y promover entre los estudiantes universitarios y profesionales recién egresados sus iniciativas empresariales teniendo como resultado la creación de nuevas empresas y/o un comportamiento empresarial innovador en las empresas en marcha. Busca actuar como un canal de comunicación entre estudiantes, profesores, la universidad y otras instituciones nacionales e internacionales que apoyan el desarrollo empresarial y contribuir a la generación de riqueza económica en Colombia y fortalecer su desarrollo social desde el interior de la Universidad de los Andes mediante la ejecución de estrategias de docencia, investigación y proyección externa, que fortalezcan el desarrollo empresarial en un marco democrático y de libre empresa.. Empreandes tiene la visión de ser un programa universitario modelo de excelencia en la promoción del espíritu empresarial y la creación de nuevas empresas a nivel latinoamericano a. finalizar el año 2005. En ese entonces espera contar con. investigación sistemática sobre el desarrollo empresarial, un conjunto de cursos y seminarios innovadores y estimulantes; espera haber creado un ambiente y una cultura empresarial innovadora y tender estrechos vínculos con instituciones y empresarios. Para el 2005 empreandes espera contar con una sólida base tecnológica de información soportada en bases de datos y redes interactivas de trabajo y contará con medios de difusión masiva de las actividades de fomento empresarial.. Desde el punto de vista organizacional, empreandes al momento de comenzar este trabajo de grado se encontraba estructurado en tres áreas: asesoría, sensibilización y relaciones.. 24.

(25) II.02(1)59. El área de sensibilización tiene la función de generar mecanismos de impacto masivo y difusión de la empresarialidad sostenible (habilidades, condiciones, etc..) en la comunidad uniandina. Las actividades básicas que desempeña esta área son: - Organizar charlas sobre el tema de empresariado - Organizar el premio empresarial uniandino ( la competencia de planes de negocio de la Universidad de los Andes) – Organizar el día del empresariado (día completo donde se realizan varias conferencias en torno al tema del empresariado, este día se celebra cada año) – Buscar nuevos mecanismos para motivar a los estudiantes de la universidad para que monten empresas - Realizar la promoción de empreandes al interior de la universidad. El área de asesoría tiene como función guiar y apoyar, a los grupos o personas que estén interesados en desarrollarse como emprendedores, en el proceso de montaje de las empresas, y encargarse de la formación de los miembros de empreandes en temas empresariales. Esta área desempeña las siguientes actividades básicas: - Guiar a los emprendedores en el montaje de las empresas por medio de un ciclo de asesorías dadas a éstos. - Identificar y diseñar herramientas para llevar a cabo la transmisión de conocimiento al interior de la universidad. - Responder a las necesidades de capacitación por parte de los miembros de empreandes.. 25.

(26) II.02(1)59. El área de relaciones públicas tiene como función ser el canal de comunicación de empreandes con los agentes externos (empresarios, entidades gubernamentales y no gubernamentales, nacionales e internacionales, que apoyan el espíritu emprendedor y la creación de empresas, instituciones de educación nacionales e internacionales, y demás instancias de la universidad); de tal forma que se establezca un sólo punto de contacto y se mantenga un continuo flujo de información. Dentro de sus actividades básicas se encuentran: - Ser responsable de la lista de correo interna de empreandes (tgv). - Distribuir adecuadamente la información que se reciba en empreandes. - Actuar como representante de empreandes en los diferentes eventos a los cuales sea invitada la organización o definir el equipo partícipe de cada actividad. – Buscar y mantener un continuo contacto con las organizaciones nacionales e internacionales que tengan vínculos con empreandes.. Estructuralmente, empreandes se encuentra organizado con un presidente y tres directores de área (uno por cada una); dentro de cada área se encuentra un grupo de estudiantes que laboran en las actividades específicas del área, buscando siempre que se generen espacios de trabajo conjunto de todas las áreas.. Dado que Empreandes hace parte de la Universidad de los Andes, para realizar un trabajo completo en cuanto a la mejora del proceso de asesoría del grupo; parte del diagnóstico preliminar incluye la identificación de los demás actores que apoyan o podrían apoyar el empresariado al interior de la universidad; esto con el fin de que el nuevo esquema del proceso de asesoría esté embebido y alineado con las demás iniciativas de empresariado en la universidad.. 26.

(27) II.02(1)59. Trabajando con los asesores de empreandes y con las demás instancias de la universidad consultadas para realizar el recuento de las actividades de fomento a la creación de empresas realizadas en la Universidad, explicadas en un numeral anterior, se identificaron los siguientes actores relevantes para el apoyo al empresariado:. •. Emprendedores. •. Facultades o Departamentos con enfoque en Negocios. (Administración,. Economía, Ingeniería Industrial) •. Facultades o Departamentos con enfoque en tecnología (Ingenierías, Biología, Matemáticas, etc.). •. Contactos, egresados y expertos en la industria no vinculados laboralmente con la Universidad.. •. Empreandes. 2.2 Diagnostico Preliminar 2.2.1Objetivo general de las asesorías ofrecidas por empreandes y público al cual an dirigidas:. Las asesorías buscan apoyar al emprendedor en todo el proceso de montaje del plan de negocios, hasta que la empresa que el emprendedor ha fundado tenga un plan de negocios que pueda ser presentado ante inversionistas, incubadoras o potenciales socios.. 27.

(28) II.02(1)59. Las asesorías buscan guiar al emprendedor durante este proceso de montaje de su empresa, así como facilitarle los recursos útiles que empreandes esté en capacidad de proveerle; en términos generales, se describe la asesoría de empreandes como parte del proceso que comúnmente es conocido como preincubación de empresas. Las asesorías están dirigidas principalmente a los estudiantes de la Universidad de los Andes; aunque han solicitado y recibido asesorías profesores de la misma universidad, estudiantes de otras universidades, egresados de los Andes y trabajadores de la universidad . Se reciben proyectos de estudiantes de cualquier carrera y semestre; pero usualmente recurren en su gran mayoría personas de las distintas Ingenierías y de áreas administrativas como economía y administración de empresas. Se ha buscado infructuosamente vincular más proyectos de carreras como Diseño Industrial, Biología y Ciencias Sociales.. 2.2.2. Pasos seguidos en el proceso de Asesoría al comienzo de la elaboración de este Trabajo de Grado. 2.2.2.1 Actividades del grupo de asesoría dentro del conjunto de actividades realizadas por Empreandes:. Para establecer el proceso informal que se sigue para dar las asesorías de empreandes, se trabajó con los miembros del grupo de asesoría para determinar los pasos que se siguen actualmente; de este trabajo se identificaron las principales actividades que realiza empreandes. 28.

(29) II.02(1)59. y de ellas las que hacen parte del proceso de asesoría, todo lo anterior se ilustra en el siguiente gráfico:. El proceso de asesoría dentro de las grandes actividades de empreandes. Actividades. 3.Ciclo. Actividades básicas 0. Motivación de los estudiantes para ser empresarios. 2.Estudiantes motivados acuden a empreandes por asesoría. Motivación interna del equipo de empreandes. Actividades de soporte. de. asesorías. 4. Empresa completa plan de negocios y acude a inversionistas o incubadoras. Manejo de relaciones con otras entidades que apoyan el empresariado. Convenciones Actividades de empreandes coordinadas por el área de asesoría Actividades de empreandes coordinadas por el área de motivación Actividades de empreandes coordinadas por el área de relaciones. Las actividades del área de sensibilización cubren la etapa inicial de apoyo a los emprendedores, que consiste en motivar al estudiante para montar empresa, cuando el estudiante quiere montar un negocio y tiene una idea acude al grupo de asesoría de empreandes, en el cual recibe un ciclo de asesorías para elaborar el plan de negocios de su empresa; en estas asesorías el grupo, en conjunto con el. 29.

(30) II.02(1)59. emprendedor, estructura análisis y trabajos que deben ser realizados para elaborar el plan de negocios, se asignan tareas y en cada sesión de asesoría se revisan las tareas asignadas en la sesión anterior. Al final del ciclo de asesorías, aquellos grupos que han seguido todo el proceso, pueden acudir a inversionistas o incubadoras con su plan de negocios elaborado para buscar recursos críticos para el montaje de su empresa. Hasta el momento de las veinte empresas asesoradas, solo dos empresas han terminado el proceso, ellos son: Le Farfalle (ganador del segundo premio empresarial Uniandino y tercer lugar en el concurso de planes de negocios Latin American Moot Corp,) y la empresa Tuimportas.com (empresa que realiza la logística para importaciones desde Estados Unidos, que ya está operando desde el año 2001 y que obtuvo el tercer puesto en el premio empresarial Uniandino).. Existen distintas actividades de soporte como la motivación interna del personal de empreandes y el manejo de las relaciones con entidades externas que apoyan el empresariado, como es el caso de la Cámara de Comercio de Bogotá y el Ministerio de Comercio Exterior.. 2.2.2.2 Detalle del proceso de asesoría. Ahora se detallarán un poco más las actividades del grupo de asesoría, que son el foco central de este trabajo de grado y que en la gráfica anterior son los pasos 2 y 3, cuando los estudiantes acuden a empreandes en busca de asesoría, y el ciclo de asesorías propiamente dicho. A continuación se mostrará el diagrama de flujo del proceso de asesoría que imperaba informalmente en empreandes al momento de comenzar este trabajo de. 30.

(31) II.02(1)59. grado; luego se explicará en detalle algunos de los aspectos más importantes del proceso:. 31.

(32) II.02(1)59. Al comenzar a elaborar éste trabajo de grado, los estudiantes que acuden a empreandes lo hacen principalmente por conferencia o clase a la que acude empreandes (52%), por recomendación de profesores del área de empresariado de administración (24%),. por un amigo que trabaja en empreandes (9,5%), por. recomendación de otro emprendedor (9,5%) o por otros medios (4,8%). Estos emprendedores escriben a [email protected] y el presidente de empreandes, quien administra esta cuenta, se comunica con el director de asesoría, quien basado en el horario disponible de asesorías manda un mail al emprendedor asignando una primera cita para asesoría (el horario disponible de asesorías ha sido programado a principio de cada semestre basándose en la disponibilidad de horas libres de los miembros del grupo). Una vez el emprendedor contesta el email, se comunica el horario de esa asesoría a todos los miembros del grupo, via email. A la primer asesoría acuden el director del grupo de asesoría, los miembros del grupo que pueden acudir en este horario (no es obligatorio asistir a todas las asesorías que sean programadas en los horarios donde puede cada persona del grupo) y el(los) emprendedor(es). En esta primera reunión informalmente se dicen las reglas de las asesorías; estas reglas no se tienen escritas, pero consisten principalmente en que el emprendedor cumpla con las tareas asignadas, que no falle a más de dos asesorías sin aviso previo, que mande el trabajo asignado para cada asesoría con mínimo 24 horas de anticipación. Además, esta primera reunión sirve para estructurar una especie de cronograma de trabajo con el emprendedor, ese cronograma no es formal y no obedece a ningún esquema previamente desarrollado por empreandes, sino que se establece a criterio del grupo de asesoría y del emprendedor.. 32.

(33) II.02(1)59. En cuanto a la documentación existente de las asesorías; existen algunos formatos ya desarrollados, como el formato de primera asesoría, en el cual se recopila la información básica de los emprendedores y el. proyecto que quieren emprender.. Estos formatos se tienen en empreandes pero no siempre se llenan debido principalmente a desconocimiento de su existencia o a que no se cuenta en el momento de la asesoría con una copia de ellos. Luego de la primera asesoría, todas las demás sesiones son similares: los emprendedores envían por mail al director de asesoría las tareas que les fueron asignadas, este se encarga de revisarlas y reenviarlas a todo el grupo de asesoría; al comienzo de la asesoría los miembros del grupo dan sus comentarios acerca de la tarea, se analiza el avance del proyecto y se estructuran los siguientes análisis y trabajos que deben ser realizados, para por último asignar tareas y programar la siguiente reunión.. Usualmente la gran mayoría de grupos asesorados no terminan el ciclo de asesorías, sólo 2 proyectos han terminado, lo cual refleja una efectividad (proyectos asesorados hasta que terminan su plan de negocios/ proyectos recibidos para asesoría) de tan sólo el 9,5%1; el restante 90,5% no continuaron principalmente por alguna de las siguientes razones: •. No encontraron en empreandes el apoyo que estaban buscando (el 18 %). •. No disponían de tiempo (usualmente la mayor deserción se presenta cuando comienzan los segundos parciales en la universidad o después de la semana de receso), este factor representó el 27%. •. Por desorden o falta de profesionalismo de los miembros de empreandes (27%). 1. Al realizar este trabajo de grado se contactaron alguno de los grupos que no habían continuado con empreandes para preguntarles la razón de la interrupción de su asesoría; el resultado de sus respuestas se muestra en estas cifras.. 33.

(34) II.02(1)59. •. Por desmotivación con la idea de negocio (18%).. •. Por otras razones (9%).. Estos resultados nos muestran algunos de los problemas que observaron algunos emprendedores sobre empreandes: desorden, falta de profesionalismo, y falta de apoyo adecuado; en la segunda etapa de la metodología de Kuhr, se realizará un análisis a fondo de estos problemas y luego se propondrán posibles soluciones; éstos pasos y los demás que conforman el esquema de planificación del cometido se explicarán en el siguiente numeral.. 2.3 PLANIFICACIÓN DEL COMETIDO Y PROPUESTAS DE TAREAS AL CLIENTE.. Después de realizar el diagnóstico preliminar y detectar algunos de los problemas del proceso de asesoría de empreandes, pasamos a determinar las actividades requeridas para poder llevar a buen término la consultoría que busca mejorar éstos y los demás problemas importantes detectados en el proceso de asesoría. Siguiendo la metodología de consultoría a empresas de Kuhr, los siguientes pasos a realizar serían:. 34.

(35) II.02(1)59. Paso a realizar. Cómo. Recursos y tiempo a utilizar. Diagnóstico •. Descubrimiento de los. Para descubrir los. hechos. problemas del proceso de. emprendedores para. asesoría se tomará la. realizar la encuesta. visión de quienes dan y. •. De 10 a 15. Miembros del grupo de. quienes reciben las. asesoría de. asesorías (asesores y. empreandes para. emprendedores), con el fin. realizar la lluvia de. de tener una visión integral. ideas.. del proceso.. •. Presidente de. Para los emprendedores. empreandes para. se realizará una encuesta. validar los resultados. con alrededor de 15. del descubrimiento de. emprendedores sobre el. los hechos. rol de empreandes, sus. •. fallas y debilidades .. Tiempo de duración: 1mes y medio. Para los asesores se hará una sesión de lluvia de ideas en la cual se identificarán las fallas y fortalezas del proceso de asesoría desde su punto de vista. •. Análisis y síntesis de los. Se va a cruzar la. hechos. información de los. para realizar el análisis. problemas y fortalezas del. de resultados de las. proceso de asesoría. encuestas con. detectados por. emprendedores y del. empreandes y por los. trabajo interno con el. emprendedores para. grupo de asesoría.. definir aquellas acciones. •. Equipo de asesoría. Tiempo estimado: 1. 35.

(36) II.02(1)59. que son más prioritarias (y. mes. que van a ser desarrolladas o planeadas en este trabajo de grado) y las demás que serán desarrolladas por el grupo de asesoría a futuro. Planificación de medidas •. Elaboración de soluciones. Una vez se identifiquen las. y evaluación de opciones. actividades a realizar, cada. de asesoría para. una de ellas será planeada. realizar análisis y. y elaborada por un equipo. validar el material. al interior del grupo de. desarrollado.. asesoría; y validada por el. •. grupo en conjunto.. Integrantes del grupo. De 1 a 4 meses dependiendo del material a desarrollar. •. Planificación de la. A la vez que se van. aplicación de medidas. elaborando las soluciones. de asesoría para. se debe ir determinando. validar la planeación. cómo se van a. de las medidas. Integrantes del grupo. implementar en el tiempo. 36.

(37) II.02(1)59. 3. DIAGNOSTICO. 3.1 Descripción de los hechos. Dada la naturaleza del servicio de asesorías, y debido a que tiene dos clientes principales (quienes dan las asesorías y quienes las reciben) es importante caracterizar las necesidades de ambos clientes; es decir: el grupo de asesoría de empreandes y los jóvenes emprendedores.. 3.1.1. Necesidades de los emprendedores. Se realizó una encuesta con jóvenes emprendedores de 15 empresas, con el fin de identificar su visión acerca de las actividades que está realizando o que pueden realizar empreandes y la Universidad en torno al empresariado, e identificar en cuáles pasos del montaje de una empresa debe apoyar empreandes y cómo debería realizarse este apoyo. En la encuesta también se buscó recibir recomendaciones acerca del rol de empreandes y de la universidad en el fomento del desarrollo de empresas.. El grupo escogido cumple la siguiente segmentación:. Edad: jóvenes entre 18 y 30 años Ocupación: Personas que hayan iniciado un proyecto de empresa mientras se encontraban estudiando en la universidad. Tipo de negocio que fundaron los emprendedores: No hubo restricción en el tipo de negocio, dado que empreandes asesora toda iniciativa empresarial de estudiantes. 37.

(38) II.02(1)59. de la universidad, sin embargo se puso especial interés en las empresas de alto valor agregado, pues éste es el foco que se espera que tenga empreandes en el futuro. Tiempo de egresados: Se seleccionaron emprendedores que llevaran diferente tiempo de egresados (algunos emprendedores de la muestra inclusive aún no han terminado la universidad), para poder obtener una visión más global acerca de las diferentes percepciones acerca del apoyo de la universidad al empresariado (que se ha comenzado a sentir más activamente desde 1998).. Se decidió realizar entrevistas personales; debido a la flexibilidad que ofrece este tipo de entrevistas para explorar sobre temas interesantes para ésta investigación, como lo son las sugerencias de los emprendedores acerca del rol de empreandes y propiamente del grupo de asesoría.. Se realizaron dos pruebas preliminares del formato de entrevista con dos emprendedores y se diseñó el formato de tabulación de forma que el resultado de las encuestas permitiera extraer estadísticas de utilidad para el fin de esta investigación. Cada entrevista tenía un tiempo de duración que oscilaba entre 45 y 60 minutos, dependiendo de la cantidad y detalle de las sugerencias dadas por los emprendedores. Estas entrevistas fueron realizadas por personal del grupo de asesoría de empreandes en un período de un mes con un total de cerca de cuatro entrevistas por semana.. La entrevista realizada se divide en tres partes: •. Primera parte: Introducción, es una introducción que debía hacer el entrevistador acerca de empreandes y del objetivo de la entrevista.. 38.

(39) II.02(1)59. •. Segunda parte: Retroalimentación, apoyo de empreandes y de la universidad a la empresa, esta destinada exclusivamente a aquellas empresas que habían recibido un apoyo por parte de empreandes y buscaba evaluar ese apoyo e identificar mejoras sugeridas por los emprendedores.. •. Tercera parte:. Actividades y roles de apoyo, era común a todos los. emprendedores, y buscaba identificar la relevancia de las actividades que realiza o está contemplando realizar empreandes, además de establecer la visión de los emprendedores acerca del rol de apoyo que debe desempeñar empreandes en cada uno de los pasos del montaje de una empresa y recibir recomendaciones. adicionales. al. trabajo. del. grupo. de. asesoría. de. empreandes.. La definición de las variables a tener en cuenta en la presente entrevista se hizo mediante una lluvia de ideas con el grupo asesor de empreandes y con los dos emprendedores con quienes se validó el formato de la entrevista.. Para evaluar los roles que puede desempeñar empreandes en cada etapa del proceso de montaje de la empresa, se definieron los papeles o roles que puede tener un asesor en cada paso y a nivel general en el proceso de asesoría. Lo anterior se realizó en conjunto con el grupo de asesores de empreandes. Así, se identificaron tres posibles roles que podría desempeñar empreandes en cuanto al apoyo al emprendedor en cada etapa del proceso de montaje de la empresa; los cuales son: ofrecer asesoría directa (guiar a los grupos de estudiantes con asesorías ofrecidas por personal de empreandes en un tema específico del montaje de las empresas), realizar trabajo directo con el emprendedor (ayudarle al emprendedor a hacer una parte de su plan de negocios, tal como lo hacen algunas. 39.

(40) II.02(1)59. incubadora de empresas como la Corporación Innovar) o facilitarle contactos con expertos en la industria o en temas específicos. La guía que se siguió en cuanto a los pasos de montaje de una empresa es la estructura general del plan de negocios del Premio Empresarial Uniandino.. El formato de entrevista realizado se encuentra en el anexo que se encuentra en el numeral 0.. A continuación se presentan los resultados de las entrevistas realizadas a los emprendedores y su análisis.. Para la primera parte no se tienen resultados, ya que era la introducción a la entrevista. En cuanto a la segunda parte de las entrevistas, que corresponde a lo que llamaremos. “Retroalimentación” sobre el apoyo brindado por empreandes a las. empresas, se encontraron algunas fortalezas y debilidades. de empreandes que. identificaron los emprendedores; se comenzará explicando las fallas y luego las fortalezas:. 40.

(41) II.02(1)59. Las fallas que tienen una mayor frecuencia son la falta de acceso a expertos (en la industria y en temas específicos), la falta de tiempo del personal (usualmente los emprendedores no encuentran a nadie en la oficina de empreandes) y la. Fallas de empreandes detectadas por los emprendedores Falta de acceso a expertos en la industria Falta de tiem po del personal No lo m otivaban N o cum plían con lo acordado Desorganización Falta de conocim iento en los tem as No hubo entendim iento acerca de sus expectativas 0%. 20%. 40%. 60%. 80%. 100%. desorganización (que los emprendedores asociaban con la falta de conocimiento de algunas personas del grupo sobre actividades que otros estaban desempeñando).. De éstas fallas percibidas, las más críticas según los emprendedores son la falta de acceso a expertos y la desorganización, que fueron calificadas en grado de criticidad de 1 a 5 con 4.33 y 4.17 en promedio respectivamente como lo muestra la siguiente gráfica.. 41.

(42) II.02(1)59. Im p o rta n c ia d a d a p o r lo s e m p r e n d e d o r e s a c a d a f a lla F a lta d e a c c e s o a e x p e r t o s e n la in d u s tr ia F a lt a d e tie m p o d e l p e rs o n a l. N o lo m o tiv a b a n. N o c u m p lía n c o n lo a c o r d a d o. D e s o r g a n iz a c ió n. 3. 3 ,2. 3 ,4. 3 ,6. 3 ,8. 4. 4 ,2. 4 ,4. Las principales fortalezas de empreandes identificadas fueron: la capacidad de dar diferentes puntos de vista (gracias a ser un equipo multidisciplinario), la ayuda práctica y la experiencia del equipo:. 42.

(43) II.02(1)59. F o r ta le z a s id e n tific a d a s (% d e e m p r e n d e d o r e s q u e id e n tific a r o n c a d a fo r ta le z a ) M a te r ia l u til a l e m p re n d e d o r. C o n ta c to s. D ife r e n te s p u n to s d e v is ta. A y u d a P r á c tic a. E x p e r ie n c ia e q u ip o d e t r a b a jo. R e c o n o c im ie n to. 0%. 20%. 40%. 60%. 80%. Dentro de estas fortalezas, se identificaron como más importantes la ayuda práctica y la capacidad para ofrecer diferentes puntos de vista, que obtuvieron una calificación de 4.5 y 4.4 respectivamente.. Im p o r ta n c ia d e la s f o r ta le z a s d e e m p r e a n d e s. C o n ta c to s. c A y u d a P r á c tic a. R e c o n o c im ie n to 3. 3 ,5. 4. 4 ,5. 5. Al momento de realizar las entrevistas se buscó profundizar sobre lo que los emprendedores consideraban como desorganización del grupo de trabajo y se pudo apreciar que la desorganización se manifestaba en que no había una estructura o un. 43.

(44) II.02(1)59. plan de trabajo que les ayudara a ellos a ver cómo iban avanzando hacia la terminación de su plan de negocios, que los asesores no parecían tener preparadas las asesorías (33.3% de los que encontraron la desorganización como un problema grave de empreandes consideraban a éste como la principal muestra de desorganización) y que algunos temas no eran manejados por el grupo de asesores(16.6% de los que encontraron la desorganización como un problema grave de empreandes consideraban a éste como la principal muestra de desorganización de empreandes). Para la tercera parte de las entrevistas, que llamaremos “Actividades y roles de apoyo”, se obtuvieron los siguientes resultados referentes a las actividades de empreandes:. 44.

(45) II.02(1)59. Aceptacion de las actividades realizadas actualmente o planeadas por empreandes. estructuración de equipos de trabajo. Brindando o facilitando fuentes de información. Brindando bases conceptuales en conferencias. Charlas con emprendedores para motivar. Brindando bases conceptuales en clases. Concursos de planes de negocio. Concursos de ideas de negocio. Dando un respaldo formal a la empresa. Guiando equipos en del plan de negocios. Facilitando contactos para desarrollar la empresa 3,6. 3,8. 4. 4,2. 4,4. 4,6. 4,8. 5. calificacion. De un rango posible de calificación de 0 a 5 (siendo 0 nada importante y 5 muy importante como apoyo para los emprendedores en el montaje de sus empresas), todas recibieron una calificación superior a 4.0 (la que obtuvo una menor calificación fue la ayuda en la estructuración de. los equipos de trabajo, que obtuvo una. 45.

(46) II.02(1)59. calificación promedio de 4.0), lo cual aunque no es una prueba estadística de que todas las actividades que está desempeñando el grupo son percibidas positivamente por los emprendedores, nos ayuda a visualizar que en términos generales dichas actividades son consideradas como importantes por los mismos. Debido a que se requiere conocer cuáles de ellas son más importantes para los emprendedores, se debe analizar la calificación que obtuvo cada una para poder definir en cuáles de ellas se debe concentrar el grupo de asesoría.. Las cinco actividades que obtuvieron una mayor calificación promedio fueron:. 1. Facilitar contactos para desarrollar la empresa (4.78) 2. Guiar equipos en la elaboración del plan de negocios (4.64) 3. Dar un respaldo formal a la empresa (4.55) 4. Organizar concursos de ideas de negocio (4.32) 5. Organizar concursos de planes de negocio (4.27) Por otra parte, al analizar los resultados correspondientes a los roles que debe adoptar el grupo de asesoría de empreandes en cada etapa del proceso de montaje de una empresa, se obtuvo lo siguiente:. 46.

(47) II.02(1)59. Foco que debe tener empreandes en la validacion de la idea de negocio Facilit ar contactos Ayuda trabajo especif ico Asesorí a direct a. 0%. 20%. 40%. 60%. 80% 100%. En la validación de la idea de negocio y en la definición del producto y modelo de negocios, el foco de empreandes según los emprendedores debe ser ofrecer asesoría directa en este paso del montaje de las empresas con un 82% y 90% de respuestas.. Foco que debe tener em preandes en la redefinición del producto y m odelo de negocios Facilitar contactos Ayuda trabajo especifico Asesoría directa. 0%. 20%. 40%. 60%. 80%. 100%. 47.

(48) II.02(1)59. En la investigación de la industria, en la búsqueda de proveedores y clientes, y en la asesoría en temas como patentes (temas complejos que el personal de empreandes no maneja completamente), el enfoque de empreandes según los emprendedores debe ser en facilitarle al emprendedor contactos con expertos.. Foco que debe tener empreandes en la investigación de la industria específica Facilitar contactos Ayuda directa Asesoría 0%. 20%. 40%. 60%. 80%. Foco que debe tener empreandes en la búsqueda de prove edores Facilitar contactos Ayuda trabajo especifico Asesoría directa 0%. 20% 40% 60% 80% 100 %. Foco que debe tener empreandes en la búsqueda de clientes Facilitar contactos Ayuda trabajo especifico Asesoría directa 0% 20% 40% 60% 80% 100 %. 48.

(49) II.02(1)59. Foco que de be te ne r e mpre ande s e n la ase soria e n te mas como pate nte s Facilitar contactos Asesoría directa 0%. 20%. 40%. 60%. 80%. El trabajo de apoyo específico de empreandes ayudándole directamente al emprendedor con puntos específicos del plan, se podría limitar a labores como la estructuración del análisis financiero de la empresa, en donde los emprendedores identificaron este tipo de apoyo como el más conveniente en conjunto con la asesoría directa.. Foco que debe tene r empreandes e n el análisis financiero Facilitar contactos Ayuda trabajo especifico Asesoría directa 0%. 20%. 40%. 60%. 80%. Igualmente, las entrevistas resaltan la importancia de dos nuevas actividades que están siendo planeadas por empreandes: el dar un respaldo formal a las empresas que están siendo apoyadas por el grupo, y la realización de concursos de ideas de negocio.. 49.

(50) II.02(1)59. 3.1.2. Grupo Asesor. Para poder mejorar un proceso es necesario saber en qué esta fallando; para comprender en qué estaba fallando el proceso de asesorías de empreandes se consultaron a las personas que más lo conocen: aquellos que dan las asesorías y los que las reciben; ya se expusieron las fallas y fortalezas que identificaron los emprendedores de empreandes, ahora identificaremos la visión de los asesores pertenecientes al grupo. . Para conocer la percepción del equipo de asesores de empreandes, se realizó un trabajo de autoevaluación por medio de una sesión de lluvia de ideas, cuyo objetivo era establecer cuáles eran las principales fallas en las asesorías; al final de esta sesión las fallas que se identificaron fueron agrupadas y priorizadas; el resultado de este trabajo se presenta a continuación: • Problemas relacionados con la organización interna del grupo −. No hay coordinación entre los asesores al momento de dar las asesorías, en parte porque no hay reuniones previas a las asesorías ni después de ellas. −. Asistencia no continua a asesorías por parte de los asesores. −. Asesorías dadas por mucha gente, lo cual no es visto como una actitud profesional por parte de los emprendedores. −. No se documenta el estado de las empresas que se asesoran, ni se aprende de esto. • Problemas relacionados con el conocimiento y capacidades de los asesores −. El conocimiento sobre cómo dar una asesoría se centra en pocas personas y se va con ellas cuando se gradúan.. 50.

(51) II.02(1)59. −. No hay un esquema claro de capacitación, ni de desarrollo de las capacidades de los asesores.. −. No se sabe como va a evolucionar en conocimiento el grupo de asesoría.. −. Al momento de dar asesorías se recurre mucho a la creatividad para dar las recomendaciones a los emprendedores, pero no hay ningún material que permita guiar al asesor acerca de lo que puede recomendar.. −. Falta de motivación dada a los emprendedores por parte de los asesores.. −. Falta de un esquema de trabajo para que los emprendedores vean que progresan y no se desanimen a mitad de camino.. • Problemas relacionados con la falta de recursos o la mala utilización de los mismos: −. Falta de contactos útiles para los emprendedores y en caso de que se tengan también se van con aquella persona que los consiguió.. −. No hay infraestructura física para dar servicios requeridos por las empresas como: servicios de comunicaciones (telefono, fax, internet, etc.), espacio de trabajo, etc.. • Problemas de los emprendedores y sus empresas −. Baja continuidad de los grupos asesorados por el semestre o el trabajo que tienen.. −. No hay buena selección de las empresas, por lo tanto ciertas veces se trabaja con emprendedores y empresas que hacen perder mucho tiempo al grupo, bien porque no son factibles o porque el emprendedor no trabaja lo suficiente en ella.. 51.

(52) II.02(1)59. 3.2 Análisis y Síntesis de los Hechos. A continuación se busca cruzar la información obtenida con el grupo de emprendedores entrevistados y el grupo de asesoría de empreandes, con el fin de identificar cuales son los puntos críticos en los que debe trabajar el equipo de asesoría, así como empreandes para mejorar el proceso en cuestión. Para ello se presenta un resumen de los principales datos obtenidos mediante las entrevistas y las lluvias de ideas.. Fortalezas y Fallas Proceso Asesoría Actual Importancia (Según Emprendedores) Fallas Falta de acceso a expertos. 4,33. Desorganización. 4,17. Fortalezas Ayuda práctica. 4,5. Diversidad puntos de vista. 4,4. 52.

(53) II.02(1)59. Controladas Importancia Actividades Empreandes (Según Importancia. por Grupo. Emprendedores) Asesoría Facilitar contactos para desarrollar la empresa. 4,78. si. Guiar equipos en la elaboración del plan de negocios. 4,64. si. Dar un respaldo formal a la empresa. 4,55. futuro. Org concursos de ideas de negocios. 4,32. futuro. Org Concursos de planes de negocios. 4,27. no. Etapa Negocio /Foco empreandes (Según Emprendedores) Validacion Idea Neg facilitar contactos. 30%. ayuda trabajo específico asesoría directa. 82%. Redefinicón del producto y modelo de negocios facilitar contactos. 47%. ayuda trabajo específico. 19%. asesoría directa. 90%. investigación Industria específica facilitar contactos. 76%. ayuda trabajo específico. 28%. asesoría directa. 18%. 53.

(54) II.02(1)59. Busqueda proveedores facilitar contactos. 90%. ayuda trabajo específico. 10%. asesoría directa. 18%. Busqueda clientes facilitar contactos. 81%. ayuda trabajo específico. 20%. asesoría directa. 20%. Análisis financiero facilitar contactos. 37%. ayuda trabajo específico. 64%. asesoría directa. 44%. Fallas del grupo de asesoría (Según Asesores ) Organización interna del grupo Falta de coordinación al dar asesorías Asistencia no continua por parte de los asesores Asesorías dadas por mucha gente Falta de documentación y de metodos de retroalimentación Conocimiento y capacidades de los asesores El conocimiento sobre cómo dar una asesoría no se trasmite No hay un esquema claro de capacitación de los asesores No se sabe como va a evolucionar en conocimiento el grupo de asesoría. Al momento de dar asesorías se recurre mucho a la creatividad Falta de motivación dada a los emprendedores por parte de los asesores.. 54.

(55) II.02(1)59. Falta de un esquema de trabajo para medir el progreso de los grupos Falta de recursos o la mala utilización de los mismos: Falta de contactos útiles para los emprendedores y sostenimiento No hay infraestructura física deficiente Emprendedores y sus empresas Baja continuidad de los grupos asesorados No hay buena selección de las empresas. Con el equipo de asesoría de empreandes y dos emprendedores se sintetizaron las principales necesidades de los emprendedores y de los asesores de empreandes en:. • Acceso a expertos y contactos • Mejorar la desorganización interna de Empreandes (reglas, proceso informal, etc) • Mejorar el esquema de apoyo en la elaboración de plan de negocios • Capacitación en conocimientos y capacidades para los asesores • Apoyo formal por parte de la universidad. Otras necesidades, fueron consideradas como no prioritarias para empreandes y por lo tanto van a quedar fuera del alcance del presente trabajo de grado; estas son: •. Infraestructura física deficiente de empreandes: Se consideró poco relevante debido a que actualmente se cuenta con dos computadores, y una oficina con los cuales se pueden atender las necesidades actuales de asesoría; aunque de crecer la demanda de grupos asesorados, este aspecto pasaría a ser prioritario.. 55.

(56) II.02(1)59. •. Motivación a los emprendedores por parte de empreandes: Ésta por sí misma no fue considerada como falla prioritaria por ningún emprendedor de los entrevistados, pese a haber sido identificada preliminarmente por el grupo de asesores (ver gráfica “fallas detectadas por los emprendedores”, donde tiene un 0% de emprendedores que la consideraron como falla crítica); por lo tanto, se considerará para una etapa posterior de desarrollo de la metodología.. A continuación se explicará como se atenderán estas necesidades por medio de este trabajo de grado:. Si se analiza el papel o rol que debe asumir el grupo de asesoría en los diferentes pasos del montaje de una empresa, se tiene que para las etapas de Validación Idea Negocio, Redefinición del producto y modelo de negocios y temas como Análisis financiero, el grupo se debe centrar en la asesoría directa a los emprendedores, pues en este aspecto se obtuvieron las frecuencias más altas. Por otro lado es claro que en cuanto a Investigación de la Industria específica, búsqueda de clientes y de proveedores el grupo debe brindar un apoyo en cuanto a la consecución de contactos. La relevancia de estos dos frentes se corroboran si se observa la importancia que tienen para los emprendedores estas actividades dentro de las que realiza o debe realizar empreandes en el proceso de fomentar la creación de empresas (Facilitar contactos para desarrollar la empresa tiene la puntuación más alta, y guiar equipos en la elaboración del plan de negocios la segunda más alta).. Igualmente se debe notar que a pesar de que estas actividades son consideradas como críticas en cuanto a su importancia, su estado actual no es el deseado ya que reflejan según los emprendedores y los asesores la ausencia de una estructura y una. 56.