UNIDAD2-cap2-EXCEL-LAR.2012 FINAL-final

(1)

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA NACIONAL

Facultad Regional Rafaela

Ing. Eduardo Duelli - Lic. Marcelo Sánchez

L.A.R.

INFORMATICA

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INFORMATICA

por

Eduardo Duelli y Marcelo Sánchez y

se encuentra bajo una Licencia

Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivadas 2.5 Argentina

.

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TITULAR:

ING. EDUARDO DUELLI

[email protected]

http://www.facebook.com/eaduelli

JEFE DE TRABAJOS PRÁCTICOS:

LIC. MARCELO SÁNCHEZ

[email protected]

www.facebook.com/inputsanchez

www.twitter.com/inputsanchez

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UNIDAD II

CAPÌTULO

II

PLANILLA ELECTRONICA

(Microsoft® Excel v.2010)

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Pág,: 1 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez |

CONCEPTO BASICOS DE UNA P.E.

Excel es un programa que permite la manipulación de libros y hojas de calculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de información relacionada en un único archivo.

Utilice hojas de cálculo para mostrar y analizar datos. Pueden introducirse y modificarse los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose en los datos de varias hojas de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la hoja de cálculo con sus datos correspondientes o en una hoja de gráfico.

Conociendo Excel 2010

Excel es el más popular de los programas que manejan libros y hojas de calculo, se estima que esta presente en casi todas las PC del mundo. Por ello la compañía que lo desarrolla (Microsoft) ha venido mejorando las características y el desempeño de este conocido programa. Pero veamos como es la pantalla inicial de Excel.

¿Para qué sirve una planilla de cálculos?

Su principal función es realizar operaciones matemáticas –de la misma manera que trabaja la más potente calculadora-, pero también la de computar complejas interrelaciones y ordenar y presentar en forma de gráfico los resultados obtenidos. Además, Excel 2000 como todas las versiones avanzadas de planillas de cálculos, permiten colocar, ordenar y buscar datos, así como insertar bloques de texto e imágenes. Los principales elementos de trabajo son:

Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. (1.048.576)

Título de fila: Está siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante números.

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Pág,: 2 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez | Título de columna: Está siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de Excel 2000 van desde la A hasta la IV. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y así sucesivamente hasta la XFD.

Celda: Es la intersección de una fila y una columna y en ella se introducen los gráficos, ya se trate de texto, números, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la intersección de la fila 29 con la columna F, se denomina F29.

Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de celdas de una planilla de cálculos. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura 2 vemos la representación del rango de ejemplo.

Los libros de cuentas de excel

Los archivos de Microsoft Word se denominan documentos, los archivos de Microsoft Access se denominan bases de datos, los archivos de Microsoft PowerPoint se denominan presentaciones. Al igual que éstos, los archivos de Microsoft Excel se denominan libros.

Cada uno de estos libros se componen de una serie de planillas donde se encuentra albergada la información; de esta forma es posible relacionar las planillas y compartir la información que se guarda en ellas. Cada una de estas planillas se denominan hojas.

Para seleccionar una hoja, o sea, mostrar su contenido en la pantalla, se debe hacer simplemente un click sobre la lengüeta de la misma; ésta se encuentra en el sector inferior de la pantalla.

Mucho más que una planilla de cálculos

Excel además de funcionar como una típica planilla de cálculos nos deja insertar otros objetos, como gráficos, mapas, comentarios, imágenes, sonidos, documentos, presentaciones, páginas Web y todo tipo de información. Al poder insertar todos estos tipos de objetos la planilla de cálculos se hace mucho más vistosa y elegante.

Excel es muy relacionable con Access , o sea, con las bases de datos creadas con éste programa. Al igual que ocurre con el mismo, en las planillas de cálculos existen dos conceptos importantes: campo y registro. En un campo se guardan todos los valores de un tipo de información –por ejemplo, los nombres de todas las ciudades americanas-, y en un registro se guarda un valor concreto de cada campo.

Cómo enviar un libro por correo electrónico y otras opciones: Para hacer esto vamos al menú Archivo, y desplegamos el submenú Enviar a.

Cómo ver las propiedades del libro actual: Simplemente vamos a la opción Propiedades que se encuentra en el menú Archivo. Esta caja de diálogo que se abre se divide en 5 fichas: General, Resumen, Estadísticas, Contenido y Personalizar.

De las Barras de Menú a las CINTAS DE OPCIONES

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Pág,: 3 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez | Son tres los componentes básicos de la cinta de opciones:

1.- Fichas: Hay siete en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas básicas que se hacen en Excel.

2.- Grupos: Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí.

3.- Comandos: Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un menú.

¿Por dónde se empieza? Se empieza por el principio, por la primera ficha.

Los comandos más importantes de Excel se encuentran en la primera ficha, la ficha Inicio. Estos comandos son los que se han identificado en Microsoft como los más empleados para llevar a cabo tareas básicas en hojas de cálculo.

Por ejemplo, los comandos Pegar, Cortar y Copiar aparecen en primer lugar en la ficha Inicio, dentro del grupo Portapapeles. Los comandos para el formato de fuentes aparecen después, dentro del grupo Fuente. Los comandos que centran o alinean texto a la derecha o a la izquierda están en el grupo Alineación y los comandos que insertan y borran celdas, filas, columnas y hojas de cálculo se encuentran en el grupo Celdas.

Los grupos aglutinan todos los comandos que se necesitan para realizar una tarea concreta, y se mantienen a la vista y disponibles para su uso mientras se trabaja en la tarea, en lugar de permanecer escondidos en los menús. Estos comandos esenciales están a la vista en la parte superior del área de trabajo.

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Más comandos pero sólo cuando se necesitan

Cree un gráfico haciendo clic en un botón de la ficha Insertar del grupo Gráficos. A continuación, aparecerán las fichas de las Herramientas de gráficos: Diseño, Presentación y Formato

Los comandos de la cinta de opciones son los que más se utilizan. En lugar de mostrar todos los comandos todo el tiempo, Excel 2007 muestra algunos comandos en respuesta a las acciones que se realizan.

Por ejemplo, si no hay un gráfico en una hoja de cálculo, los comandos que se usan para trabajar con gráficos no son necesarios.

Pero una vez creado, aparecen las Herramientas de gráficos con tres fichas: Diseño, Presentación y Formato. En dichas fichas están los comandos que se precisan para trabajar con un gráfico. La cinta de opciones responde a la acción del usuario.

Use la ficha Diseño para cambiar el tipo de gráfico o moverlo a otra ubicación; la ficha Presentación para cambiar los títulos y otros elementos del gráfico y la ficha Formato para agregar relleno de color y cambiar el estilo de las líneas. Cuando termine el gráfico, haga clic fuera del área del gráfico. Desaparecerán las Herramientas de gráficos. Para volver a verlas, haga clic dentro del gráfico y se mostrarán.

Así que no se preocupe si no ve todos los comandos todo el tiempo. Dé los primeros pasos y los comandos necesarios estarán a mano.

Más opciones si las necesita.

Haga clic en la flecha en la parte inferior de un grupo para obtener más opciones si las necesita.

Cuando vea esta flecha (denominada iniciador de cuadros de diálogo) en la esquina inferior derecha de un grupo, significa que hay más opciones dentro del grupo. Haga clic en la flecha y se mostrará un cuadro de diálogo o panel de tareas.

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Si desea más opciones, por ejemplo, superíndice, haga clic en la flecha de la derecha de Fuente y aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas, con ésta y otras opciones relativas a las fuentes.

Comandos en la barra de herramientas

Si utiliza con frecuencia comandos que no están tan a mano como le gustaría, es muy sencillo agregarlos a la barra de herramientas de acceso rápido, que se encuentra sobre la cinta de opciones cuando se inicia Excel 2007. En dicha barra, los comandos están siempre visibles y cercanos.

Por ejemplo, si utiliza todos los días el Autofiltro y prefiere evitar hacer clic en la ficha Datos para tener acceso al comando Filtro cada vez, puede agregar Filtro a la barra de herramientas de acceso rápido.

Para ello, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en Filtro de la ficha Datos y después haga clic en Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido.

Para quitar un botón de esa barra, haga clic en ella con el botón secundario del mousey después haga

clic en Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido.

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Pág,: 6 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez | Puede usar las sugerencias de teclas para, por ejemplo, centrar el texto en Excel.

1.-

Presione ALT para que aparezcan las sugerencias de teclas de método abreviado.

2.-

Después presione H para seleccionar la ficha Inicio.

3.-

Presione A y después C en el grupo Alineación para centrar el texto seleccionado.

Si trabaja con el teclado más que con el mouse (ratón), le gustará conocer los métodos abreviados de Excel 2007.

El diseño de la cinta de opciones trae consigo nuevos métodos abreviados. ¿Por qué? Porque supone dos grandes ventajas con respecto a versiones anteriores:

Métodos abreviados para cada botón de la cinta de opciones.

Métodos abreviados que requieren menor combinación de teclas.

Uso de nuevos métodos abreviados

Los nuevos métodos abreviados también tienen nombre: Sugerencias de teclas, que aparecen al presionar ALT.

Todas las fichas de la cinta de opciones, los comandos de las fichas, la barra de herramientas de acceso rápido y el botón de Microsoft Office tienen sugerencias de teclas.

Presione la tecla de la ficha que desea mostrar. Aparecerán todos los identificadores de sugerencias de teclas para los botones de la ficha. Utilice la tecla correspondiente al botón que desea.

¿Dónde están los antiguos métodos abreviados? Los antiguos métodos de teclado que comienzan con CTRL se mantienen intactos y los puede seguir utilizando como antes. Por ejemplo, la combinación CTRL+C aún copia algo en el portapapeles y la combinación CTRL+V pega algo del portapapeles.

Si le molestan las CINTAS DE OPCIONES las puede hacer desaparecer pulsando Ctrl. + F1.

INTRODUCCION DE DATOS EN UNA P.E.

Introducción de datos

Una hoja de calculo es el documento principal que se utiliza para el almacenamiento y manipulación de datos. Cada una es una cuadricula rectangular conformada por filas y columnas. La intersección entre cada columna y cada fila es una celda, que es la unidad básica de la hoja de calculo en la cual se almacenan los datos. Si desea crear una hoja de calculo nueva haga clic en la opción Nuevo del menú Archivo o presione el botón Nuevo en la barra de herramientas estándar. Para grabar los cambios haga clic en la opción Guardar del menú Archivo o presione el botón Guardar en la barra de herramientas estándar

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Pág,: 7 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez | Para introducir formulas, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Escriba un signo igual (=). Si hace clic en Modificar fórmula o Pegar función, Microsoft Excel insertará un signo igual. Introduzca la fórmula. Presione ENTRAR.

Sintaxis

La sintaxis de una fórmula es la estructura o el orden de los elementos de una fórmula. Las fórmulas en Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del cálculo. Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.

Como valor predeterminado, Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Microsoft Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 (resultando 6) y, a continuación, suma 5.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, pueden sumarse en primer lugar 5 y 2 y, a continuación, multiplicarse el resultado por 3, resultando 21.

=(5+2)*3

Orden de Ejecución

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con el mismo precedente (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división) Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar.

Operador Descripción

: (dos puntos), (coma) (un espacio) Operadores de referencia

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponente

* y / Multiplicación y división

+ y – Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <> Comparación

Referencias de celda

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Pág,: 8 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez | siguiente fórmula multiplica el valor en la celda B15 por 5. Cada vez que se cambie el valor en la celda B15 se volverá a calcular la fórmula.

=B15*5

Las fórmulas pueden hacer referencia a celdas, o rangos de celdas, o a nombres o rótulos que representan a las celdas o rangos.

ESCRIBIR FORMULAS CON EXCEL

Para escribir una fórmula sencilla, en la ficha Inicio, del grupo Modificar, haga clic en el botón Suma.

1.-

Botón Suma de la ficha Inicio.

2.-

Resultado de la fórmula.

Antes de entregar el informe, desea sumar los números de la columna Cantidad. Esto se consigue

fácilmente usando el botón Suma .

Se encuentra en el grupo Modificar de la ficha Inicio. Coloque el cursor en la última celda de la columna Cantidad y haga clic en el botón Suma. A continuación, presione ENTRAR y Excel calculará la suma de los números mediante la función SUMA.

Si desea realizar algo más que sumar, haga clic en la flecha del botón.Suma . Después haga clic en alguna de las funciones de la lista que se muestra: Promedio, Contar, Máx o Mín. Si hace clic en Más funciones, se abrirá el cuadro de diálogo Insertar función, en el que puede elegir entre todas las funciones de Excel. O bien, haga clic en la ficha Fórmulas y eche un vistazo a los grupos Biblioteca de funciones y Cálculo.

Funciones

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Pág,: 9 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez | Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también constantes, fórmulas u otras funciones. La sintaxis de una función comienza por el nombre de la función, seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula, escriba un signo igual (=) delante del nombre de la función. A medida que se cree una fórmula que contenga una función, la paleta de fórmulas facilitará ayuda.

Para introducir una fórmula que contenga una función, haga clic en la celda en que desee introducir la fórmula. Para iniciar la fórmula con la función, haga clic en Modificar fórmula en la barra de fórmulas. Haga clic en la flecha hacia abajo que aparece junto al cuadro Funciones. Haga clic en la función que desee agregar a la fórmula. Si la función no aparece en la lista, haga clic en Más funciones para obtener una lista de las funciones adicionales. Introduzca los argumentos. Una vez completa la fórmula, presione ENTRAR.

Insertar celdas, filas, columnas

Pueden insertarse celdas, filas y columnas vacías e introducir datos en las mismas. Si se mueven y se copian celdas, pueden insertarse entre las celdas actuales para evitar que se peguen encima de los datos.

Para insertar celdas vacías seleccione el rango de las celdas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas vacías. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. En la Cinta de Opciones INICIO, busque la opción Insertar, haga clic en Celdas. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.

Para insertar una única fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posición en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posición en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo número de filas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Filas

Para insertar una única columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B.

Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posición en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo número de columnas que desea insertar. En el menú Insertar, haga clic en Columnas.

Combinar Celdas

Texto extendido y centrado por varias celdas

Advertencia Microsoft Excel coloca únicamente los datos ubicados en el extremo superior izquierdo del en la celda combinada resultante. Si hay datos en otras celdas, se eliminan.

1. Copie los datos que desea en la celda superior izquierda del rango. 2. Seleccione las celdas que desee combinar.

3. Para combinar las celdas de una fila o columna y centrar su contenido, haga clic en Combinar y

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FORMATOS DE DATOS DE UNA P.E.

Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay que seleccionarlo y luego ir a la Cinta de Opciones INICIO, verá los GRUPOS: Portapapeles – Fuente – Alineación – Números – Estilos - Celdas

Número: La vemos en la figura. Se utiliza generalmente para especificar el tipo de dato que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden ser: General, Número, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fracción, Científica, Texto, Especial o Perzonalizada.

Alineación: Obviamente posee opciones referentes a la alineación de los datos ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados.

Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente en que se van a visualizar los datos seleccionados, ya sea el estilo, la fuente propiamente dicha, el tamaño, el tipo de subrayado, el color y varios efectos más. También podemos ver como en todas las demás fichas la muestra de lo que estamos haciendo.. Casi todos los comandos que están en esta ficha, los podemos encontrar en la barra de herramientas Formato.

Bordes: Se utiliza para definir el tipo de línea y el color de todos los bordes (internos y externos) que posee el rango seleccionado.

Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado (generalmente un color).

Proteger:Posee unas opciones con respecto a la protección del rango o celda seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos.

Uno de los grandes cambios de excel 2007 son las CUADROS DE ESTILOS, como el que se ve en la figura de abajo, en donde de acuerdo a la opción seleccionada se despliega una ventana con las apariencias ya conformadas con las correspondientes combinaciones de colores.

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PÁGINAS, MÁRGENES Y ENCABEZADOS, IMPRESIÓN

Otras Opciones Acerca Del Libro Actual

Cómo especificar opciones acerca de la página: Para hacerlo, vamos a la Cinta De Opciones DISEÑO DE PAGINA, en el GRUPO Configurar página e hacemos clic en la flecha de iniciador de cuadros de diálogo y aparecerá un cuadro de diálogo con cuatro fichas: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, y Hoja.

Pagina

Puede controlar la apariencia, o diseño, de las hojas de cálculo impresas si cambia opciones del cuadro de diálogo Configurar página. Las hojas de cálculo pueden imprimirse en orientación vertical u horizontal; también pueden usarse diferentes tamaños de papel. Los datos de la hoja pueden centrarse entre los márgenes izquierdo y derecho o superior e inferior. Además, puede cambiar el orden de las páginas impresas, así como el número de página inicial.

Márgenes

Para establecer los márgenes de un documento, haga clic en el menú Archivo, posteriormente haga clic en el comando Configurar Página y haga clic en la Ficha Márgenes. Establezca los valores los márgenes Superior, Inferior, Derecho e Izquierdo.

Encabezados y Pies de Página.

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Pág,: 12 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez | en Personalizar encabezado o Personalizar pie de página. Haga clic en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección derecha y en los botones para insertar la información de encabezado o pie de página, como el número de página, que desea incluir en la sección. Para introducir texto adicional en e l encabezado o el pie de página, escríbalo en las casillas Sección izquierda, Sección central o Sección derecha. Para iniciar una línea en una de las casillas de sección, presione ENTRAR. Para eliminar una sección en un encabezado o pie de página, selecciónela en la casilla de sección y presione RETROCESO.

Hoja

Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que desee imprimir, haga clic en el cuadro Área de impresión y arrastre hacia las áreas de las hojas de cálculo que desee imprimir. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.

Seleccione una opción en Imprimir títulos para imprimir las mismas columnas o filas como títulos en cada página de una hoja de cálculo impresa. Si desea especificar alguna fila como el título horizontal de cada página, seleccione Repetir filas en extremo superior. Si desea títulos verticales en cada página, seleccione Repetir columnas a la izquierda. A continuación, en la hoja de cálculo, seleccione una celda o celdas en las columnas de título que desee. El botón Contraer diálogo, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazará de forma temporal el cuadro de diálogo para que pueda introducir el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando haya finalizado, puede hacer clic en el botón otra vez para presentar todo el cuadro de diálogo.

Imprimir

Para imprimir un documento es necesario tener conectada y configurada una impresora. Haga clic en el Cinta ARCHIVO y seleccione el comando Imprimir, seleccione la impresora en el campo Nombre y establezca la configuración en el botón Propiedades. En este botón puede especificar el tamaño de las

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MEJORANDO LA VISUALIZACIÓN DE LOS DATOS DE P.E.

Ver dos partes de una hoja dividiendo o inmovilizando paneles

Dividir paneles

1. En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barra horizontal, sitúe el puntero sobre el cuadro de división.

2. Cuando el puntero adopte la forma de puntero de división , arrastre el cuadro de división hacia abajo o hacia la izquierda, hasta la posición elegida.

Inmovilizar paneles

La inmovilización de paneles (panel: parte de la ventana de documento unida y a la vez separada de otras partes por barras verticales u horizontales.) permite seleccionar los datos que permanecen visibles al desplazarse en una hoja. Por ejemplo, permite mantener visibles los rótulos de las filas y las columnas mientras se desplaza.

1. Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:

Panel horizontal superior Seleccione la fila situada debajo de donde desee que aparezca la división.

Panel vertical izquierdo Seleccione la columna situada a la derecha de donde desee que aparezca la división.

Paneles superior e izquierdo Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha de donde desee que aparezca la división.

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MODO GRUPO - SELECCIONAR HOJAS

Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas.

Para seleccionar Haga esto

Una sola hoja

Haga clic en la etiqueta de la hoja.

Si no ve la etiqueta que desea, haga clic en los botones para desplazar etiquetas para verla y, a continuación, haga clic en la etiqueta.

Dos o más hojas adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación,

mantenga presionada la tecla MAYÚS y haga clic en la etiqueta de la última hoja.

Dos o más hojas NO adyacentes

Haga clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación,

mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las etiquetas de las demás hojas.

Todas las hojas de un libro.

Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, elija Seleccionar todas las hojas en el menú contextual(menú contextual: menú que muestra una lista de comandos relacionados con un elemento determinado. Para mostrar un menú contextual, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el elemento, o presione MAYÚS+F10.).

Nota Si las etiquetas de las hojas están codificadas por color, el nombre de la etiqueta de hoja quedará subrayado en un color especificado por el usuario al seleccionarlo. Si la etiqueta de hoja se muestra con un color de fondo, esto significa que no se ha seleccionado la hoja.

Cancelar una selección de varias hojas

Para cancelar una selección de varias hojas en un libro, haga clic en cualquier hoja no seleccionada.

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OPERACIONES BASICAS CON LA P.E.

Para empezar

Imagine que Excel está abierto y que aparece en pantalla la sección "Ocio" del presupuesto de gastos domésticos. La célula C6 de la hoja de cálculo está vacía; el importe gastado en CD (discos compactos) en febrero todavía no se ha especificado

Un presupuesto de una hoja de cálculo necesita una cantidad en la celda C6

Empezar con un signo igual

Escriba la fórmula en la celda C6.

Presione ENTRAR para que se muestre el resultado de la fórmula.

Cada vez que selecciona la celda C6, aparece la fórmula en la barra de fórmulas.

Los dos CD comprados en febrero costaron $12,99 y $16,99 . El total de esos dos valores es el gasto de CD del mes.

En Excel puede realizar cálculos matemáticos especificando fórmulas sencillas en las celdas. Las fórmulas de Excel siempre empiezan con un sigo igual (=). A continuación, se muestra la fórmula especificada en la celda C6 para sumar 12,99 y 16,99:

=12,99+16,99

El signo más (+) es un operador matemático que le indica a Excel que sume los valores.

Si más tarde desea saber cómo obtuvo este resultado, la fórmula está visible en la barra

de fórmulas cerca de la parte

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Utilizar otros operadores matemáticos Operadores matemáticos

Sumar (+) =10+5

Restar (-) =10-5

Multiplicar (*) =10*5

Dividir (/) =10/5

Excel utiliza signos familiares para construir fórmulas.

Además de sumar, puede utilizar otros operadores matemáticos y escribir fórmulas en las celdas de las hojas de cálculo.

Las fórmulas empiezan con un signo igual y puede utilizar el signo menos (-) para restar, un asterisco (*) para multiplicar y una barra oblicua (/) para dividir.

Nota Dentro de cada fórmula puede utilizar más de un operador matemático, pero debe saber que si tienen más de un operador, las fórmulas no se calculan sencillamente de izquierda a derecha. En las páginas 9 y 10 de la clase 1 se muestran las prioridades que utiliza Excel para realizar los cálculos.

Utilizar referencias de celdas Referencias

de celdas

Hacen referencia a los valores de

A10 la celda de la columna A y la fila 10

A10;A20 la celda A10 y la celda A20

A10:A20 el rango de celdas de la columna A desde la fila 10 a la 20

B15:E15 el rango de celdas de la fila 15 desde la columna B a la E

A10:E20 el rango de celdas desde la columna A a la E y desde la fila 10 a la 20

De forma predeterminada, Excel utiliza un estilo de referencia del tipo A1, que hace referencia a las columnas mediante letras y a la filas mediante números. Las letras y los números se denominan

encabezados de fila y de columna. En la tabla se muestra cómo hacer referencia a celdas mediante la letra de la columna seguida del número de la fila.

Las referencias de celdas pueden indicar celdas independientes o rangos de celdas en columnas y filas.

Actualizar los resultados de las fórmulas

Suponga que obtiene 11,97 en la celda C4 como resultado del alquiler de videos de febrero y que ese resultado no es correcto. No se ha incluido un alquiler de 3,99. Para sumar 3,99 a 11,97, debe seleccionar la celda C4 y especificar esta fórmula en la celda: =11,97+3,99

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Pág,: 17 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez | Si hubiera especificado 11,97 y otros valores específicos en la fórmula de la celda C7, Excel no hubiera podido actualizar el total. Habría tenido que cambiar manualmente 11,97 por 15,96 no sólo en la celda C4, sino también en la fórmula de la celda C7.

Nota Puede revisar la fórmula de una celda seleccionada especificando los cambios en la barra de fórmulas o directamente en la celda .

Excel puede actualizar automáticamente los totales para que incluyan los valores que han cambiado.

Diferencia entre referencias relativas y absolutas

Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1.

Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia

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Simplificar fórmulas mediante funciones

Nombre de función Acción

SUMA Suma un rango de datos

CONTAR Cuenta una lista de datos

PROMEDIO Calcula el promedio de un rango de datos

MAX Localiza el número más grande

MIN Localiza el número más pequeño

PRODUCTO Multiplica los valores del rango especificado

Los nombres de funciones expresan fórmulas largas de forma rápida.

REALIZAR LOS SIGUIENTES LABORATORIOS:

LABORATORIO 1 - LAB01.XLS - Ver Pág: 86 LABORATORIO 2 - LAB02.XLS - Ver Pág: 87 LABORATORIO 3 - LAB03.XLS - Ver Pág: 88 LABORATORIO 4 - LAB04.XLS - Ver Pág: 89

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FUNCION SUMA

Seleccione la celda B7 y, a continuación, haga clic en el botón Autosuma.

Una marquesina de color rodea las celdas de la fórmula; la fórmula aparece en la celda B7.

Presione ENTRAR para que el resultado se muestre en la celda B7.

Seleccione la celda B7 para que la fórmula se muestre en la barra de fórmulas.

Para sumar el total de gastos de enero, no es necesario que escriba todos los valores de nuevo. En lugar de eso puede utilizar una fórmula ya escrita, denominada función.

Puede obtener el total de enero

seleccionado la celda B7 y haciendo clic, a

continuación, en Autosuma en la Cinta de Opciones INICIO, dentro del Grupo

MODIFICAR. De este modo se especifica la función SUMA, que suma todos los valores de un rango de celdas. Para ahorrar tiempo, utilice la función cada vez que tenga que sumar varios valores; de este modo no tiene que escribir la fórmula.

Al presionar ENTRAR se muestra el resultado de la función SUMA (95,94) en la celda B7. La fórmula =SUMA (B3:B6) aparece en la barra de fórmulas cada vez que selecciona la celda B7.

B3:B6 es la información, denominada

argumento, que indica a la función SUMA los valores deber sumar. Al utilizar una

referencia de celdas (B3:B6) en lugar de los valores de esas celdas, Excel puede actualizar automáticamente los resultados si los valores cambian posteriormente. Los dos puntos (:) en B3:B6 indican un rango de celdas en la columna B desde la fila 3 a la 6. Los paréntesis son necesarios para separar el argumento de la función.

FUNCION CONTAR

1. Seleccione una celda situada debajo o a la derecha de los números que desee contar.

2. Haga clic en la flecha situada junto

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FUNCION PROMEDIO

Seleccione la celda D7, haga clic en la flecha situada junto al botón Autosuma y, a continuación, seleccione Promedio en la lista.

Presione ENTRAR para que el resultado se muestre en la celda D7.

Puede utilizar la función PROMEDIO para calcular el costo medio de ocio correspondiente a enero y febrero.

Excel especifica la fórmula directamente si hace clic en la celda D7, luego en la flecha situada junto al botón Autosuma y selecciona, a continuación, Promedio en la lista. La fórmula =PROMEDIO(B7:C7) aparece en la barra de fórmulas

cerca de la parte superior de la hoja de cálculo.

También puede escribir esta fórmula directamente en la celda.

FUNCION MAXIMO Y MINIMO

Haga clic en la celda F7, haga clic en la flecha junto al botón Autosuma y, a continuación, seleccione

Máx en la lista.

Presione ENTRAR para que el resultado se muestre en la celda F7.

La función MAX busca el número mayor de un rango de números, y la función MIN el número menor.

En este ejemplo se utiliza un conjunto de valores que no ha visto hasta ahora.

Aquí tiene una fórmula para buscar el valor mayor de un conjunto. Seleccione la celda F7, haga clic en la flecha situada junto al botón Autosuma, luego seleccione Máx en la lista y presione ENTRAR. La fórmula =MAX(F3:F6) aparece en la barra de fórmulas cerca de la parte superior de la hoja de cálculo.

El valor mayor es 131,95.

Para buscar el valor menor de un rango, seleccione Mín en la lista y presione ENTRAR. La fórmula =MIN(F3:F6) aparece en la barra de fórmulas.

El valor menor de la serie es 131,75.

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SIMBOLOS RAROS E IMPRESIÓN DE LAS FORMULAS

¿Qué son esos signos raros que aparecen la hoja de cálculo?

A veces Excel no puede calcular una fórmula porque la fórmula contiene un error. Si eso ocurre, aparecerá en la celda un valor de error en lugar de un resultado. A continuación se muestran tres valores de error comunes:

##### La columna no es suficientemente ancha para mostrar el contenido de esta celda. Aumente el ancho de columna, reduzca el contenido para que se ajuste a la columna o aplique un formato de número diferente.

#¡REF! Una referencia de celda no es válida. Es posible que las celdas se hayan eliminado o que se hayan pegado mal.

#¿NOMBRE? Es posible que no haya escrito correctamente el nombre de una función o que haya utilizado un nombre que Excel no reconoce. Debería saber que las celdas con valores de error como #¿NOMBRE? podrían mostrar un triángulo de color. Si hace clic en la celda, aparece un botón de error

que muestra algunas opciones de corrección de errores.

Imprimir fórmulas

Puede imprimir fórmulas para ponerlas en su tablón de anuncios y recordar así cómo se crean.

Para imprimir fórmulas, necesitará mostrar las fórmulas en la hoja de cálculo. En la sesión práctica verá cómo se hace

seleccionando Auditoría de fórmulas en el menú Herramientas y haciendo clic, a continuación, en Modo de auditoría de fórmulas.

Sugerencias

También puede presionar ALT+º (junto a la tecla 1) para mostrar y ocultar fórmulas.

A

Al mostrar las fórmulas es más fácil detectar los errores.

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FORMATO CONDICIONAL

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc...

Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.

- Selecciono la ficha INICIO, busco el grupo ESTILOS y hago clic en Formato Condicional...

A diferencia de versiones anteriores, Excel muestra una varia gama de alternativas que pueden ser utilizadas para dar formato de acuerdo a una condición establecida.

La siguiente pantalla muestra estas alternativas:

Al seleccionar la opción RESALTAR REGLAS DE CELDAS Excel mostrará:

Aquí podremos seleccionar la condición que estamos necesitando que cumplan el rango de celdas que hayamos seleccionado.

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Pág,: 23 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez | Otra de las grandes diferencias que presenta EXCEL 2007 con los formatos condiciones son las diferentes reglas que se pueden establecer como así también la cantidad, ya que en las versiones anteriores está limitada a, solamente, 3 condiciones.

ADMINISTRADOR DE REGLAS

Esta es una nueva herramienta que brinda EXCEL 2007, para llegar a ella deberemos selecciono la cinta de opciones INICIO, busco el GRUPO ESTILO, luego hago clic en Formato Condicional, Administrar Reglas; veremos la siguiente pantalla

Al hacer clic en el Botón NUEVA REGLA veremos las diferentes alternativas que ya tiene establecida o podremos seleccionar la opción que se encuentra resaltada en el siguiente gráfico:

Ahora usted podrá introducir cualquier formula para que el rango seleccionado cambie el formato.

Cómo localizar celdas con formatos condicionales?

Para averiguar cuales son las celdas que tienen un formato condicional podemos utilizar el cuadro de diálogo Ir a que lo abrimos pulsando F5.

En el cuadro de diálogo Ir a... debemos hacer clic sobre el botón Especial... y en esta pantalla seleccionar Celdas con formatos condicionales.

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Pág,: 24 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez | NUEVAS FUNCIONALIDADES CON EL FORMATO CONDICIONAL

Excel 2007 incorpora tres nuevas variantes del formato condicional que están relacionados directamente con el CONCEPTO DE TABLERO DE CONTROL. En la siguiente ilustración podrá observar las opciones de: BARRA DE DATOS, ESCALAS DE COLORES y CONJUNTO DE ICONOS.

Cualquiera de las tres opciones que pueda seleccionar se emplea de la misma manera.

Para la utilización de estas primero deberá seleccionar el rango de datos al que se le quiere aplicar el formato.

Para que esta opción funcione de forma adecuada deberemos tener presente que la tabla debe estar confeccionada sin columnas ni filas en blanco. Luego al hacer clic en, por ejemplo, “Conjunto de Iconos” podremos observar que se despliega un sub-menu con diferentes alternativas, observe que a medida que va pasando el puntero del mouse por las diferentes variantes la planilla ya nos va mostrando el resultado.

En el siguiente gráfico podrá observar un ejemplo:

REALIZAR EL SIGUIENTE LABORATORIO:

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ORDENAR DATOS

Partiendo de la base de datos abajo

representada, vamos a ordenar respecto de los

campos: Categoría, precio y cantidad.

Para hacer este tipo de ordenamiento, tenemos que tener presente que los campos tienen que estar en

la hoja de cálculo de izquierda a derecha, sino no lo va a reconocer bien.

Ventajas: Con este comando tenemos la posibilidad de realizar ordenar simultáneamente cuando los campos de la izquierda se repiten en un solo paso y sin modificar la estructura de la base de datos a la

que corresponden.

Para realizar la dicha operación procederemos de la siguiente manera vamos al Ficha “Datos” y “Ordenar”.

Existen dos maneras de ordenar los datos:

a.- Si tenemos una planilla confeccionada sin líneas ni columnas vacías, sólo tenemos que posicionarnos al principio de la misma y en la columna por la cual quiero que se ordene. Ahora sólo

debemos pulsar el icono para ordenar en forma ascendente, o para hacerlo en forma descendente.

b.- La otra alternativa es utilizar el icono el que al ser pulsado mostrará la siguiente pantalla:

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Pág,: 26 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez | COLUMNA: Permite seleccionar cual es la columna a tener en cuenta para ordenar.

ORDEN SEGÚN: aquí podremos seleccionar, VALORES y luego hay tres opciones que las versiones

anteriores a Excel NO TENIA. (las veremos más adelante)

CRITERIO DE ORDENACION: ahí podemos elegir de MAYOR A MENOR O VICEVERSA.

ORDENAR SEGÚN:

Excel 2007 incorpora FORMATO CONDICIONAL por colores, símbolos o barras de colores, por lo tanto

ahora se podrá ordenar también por estos FORMATOS.

En el apartado anterior podemos observar que el cuadro de dialogo que Excel abre al momento que le

pedimos ORDENAR, tenemos disponible la variante de ORDENAR SEGÚN, ahí le podremos indicar la

opción deseada. Pero la manera más simple de realizar un ordenamiento por colores ES

POSICIONARNOS en el color por el cual queremos ordenar la planilla y con sólo pulsar el icono o

, la planilla quedará ordenada. En la grafica siguiente podrá observar un ejemplo de una planilla que

se le aplico formato condicional en la COLUMNA “Monto de Alquiler” y luego se posiciono en una de las

celdas que contiene un icono que es un “circulo” y se pulso que está en la ficha DATOS.

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FILTROS

Los pormenores de Autofiltro

¿Listo para aplicar un filtro? Determine primero qué es lo que desea ver. Suponga que tiene una hoja de cálculo de registros de ventas que contiene el vendedor, el producto y la región de cada venta. ¿Desea centrarse en las ventas de un vendedor, las ventas en una región o las ventas de un producto? Usted elige.

Puede utilizar filtros para muchos propósitos diferentes: ver los productos mejor o peor vendidos, identificar a los empleados que se han tomado más o menos días de vacaciones o buscar a los alumnos con las notas más altas o más bajas. También puede crear sus propios filtros. ¿Desea buscar dos elementos a la vez, los números incluidos dentro de un intervalo especificado o los números superiores o inferiores a una determinada cantidad? Excel puede hacer todo eso por usted.

La claridad es importante

Las hojas de cálculo claras y ordenadas son fáciles de filtrar.

Títulos de columna que describen el contenido de las columnas.

Una columna de sólo números.

Una columna de sólo texto.

Será muy fácil filtrar los datos de esta hoja de cálculo: son claros y ordenados. Si los datos de la hoja de cálculo no están ordenados, es conveniente organizarlos antes de filtrarlos. Tenga en cuenta estas directrices cuando prepare los datos de una hoja de cálculo para filtrarlos:

Utilice títulos La fila superior de cada columna debe contener un título que describa el contenido de la columna, como "Nombre de producto" o "Nombre de empleado".

No mezcle datos Los datos de cada columna deben ser todos del mismo tipo. No mezcle texto con números o números de una columna con fechas.

No interrumpa los datos Los datos no deben interrumpirse con filas o columnas en blanco, aunque puede dejar celdas en blanco.

Mantenga los datos separados Los datos que desee filtrar deben estar en su propia hoja de cálculo. Si eso no es posible, debe separarlos de otros datos mediante una fila o una columna en blanco.

Primero, prepárese para filtrar

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Pág,: 28 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez | En la imagen de la izquierda se encuentra el icono a utilizar para filtrar los datos, luego se puede observar en la imagen de la derecha el resultado obtenido al activar dicha herramienta.

Ahora aplique un filtro

Haga clic en la flecha de Autofiltro de la columna

Proveedor para ver una lista de nombres por orden alfabético en esa columna. En la lista, haga clic en

Specialty Biscuits, Ltd. para ocultar todos los datos salvo los de Specialty Biscuits.

Después de filtrar la columna Proveedor, verá en la columna Nombre de producto sólo los productos distribuidos por Specialty Biscuits.

Suponga que una hoja de datos contiene muchos productos alimentarios distintos, distribuidos por 28 proveedores diferentes. Imagine que sólo desea ver los productos suministrados por Specialty Biscuits, Ltd. Ha activado Autofiltro y han aparecido las flechas de Autofiltro. Excel está preparado para que seleccione los datos que desea ver.

Para ver sólo los productos de este proveedor, debe filtrar por proveedor, por lo que hace clic en la flecha de Autofiltro de la columna Proveedor.

Al hacer clic en una flecha de Autofiltro, aparece una lista. La lista contiene todos los elementos de la columna, en orden alfabético o numérico, por lo que puede buscar rápidamente el elemento que desea. En este caso, puede desplazarse a

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Aplicar varios filtros

Haga clic en Pastas de té de chocolate para aplicar otro filtro y ver los datos de ese único producto.

Cree otro filtro haciendo clic en la flecha de Autofiltro en la columna Ciudad y haciendo clic después en Boston.

En la columna Cantidad verá todos los pedidos de venta de ese producto en Boston a lo largo del tiempo.

Después de filtrar una columna, si desea centrarse en información aún más específica, puede filtrar otra columna y luego otra, y así sucesivamente. Puede hacer clic en la flecha situada junto al título de una columna para aplicar un filtro.

Después de filtrar por proveedor, por ejemplo, puede hacer clic en la flecha de Autofiltro de la columna Nombre de producto y filtrar esa columna para ver sólo uno de los cuatro productos suministrados por Specialty Biscuits. En la imagen, puede ver la columna Nombre de producto con su lista Autofiltro.

Después de filtrar por producto, puede filtrar por ubicación si lo desea, haciendo clic en la flecha de Autofiltro de la columna Ciudad y haciendo clic luego en Boston. A continuación, verá en la columna Cantidad

todos los pedidos de venta de pastas en Boston durante este trimestre.

Nota Puede filtrar las columnas en el orden que elija. Los filtros se aplican progresivamente, por orden de aplicación. Cada filtro restringe los datos para los que se aplica el filtro siguiente

Cree sus propios filtros personalizados

Haga clic en la flecha de Autofiltro situada junto a la columna y, después, haga clic en Filtro de Numero y luego en FiltroPersonalizado…

Cuando aplica un filtro seleccionando una opción de la lista situada junto a una flecha de Autofiltro, oculta todos los datos salvo los que ha elegido. Si desea ver varios datos seleccionados en una columna, puede crear filtros personalizados.

Puede utilizar también un Autofiltro personalizado para buscar elementos no disponibles en la lista situada junto a la flecha de Autofiltro, como:

Valores incluidos en un intervalo, como todos los números incluidos entre dos números específicos.

Valores no incluidos en un intervalo, como todas las fechas anteriores o posteriores a un par de fechas específicas.

Valores iguales o distintos a otro valor.

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Pág,: 30 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez | Cree un filtro personalizado mediante el cuadro de

diálogo Autofiltro personalizado.

texto.

Para crear un filtro personalizado, haga clic en una flecha de Autofiltro y después, DE ACUERDO AL TIPO DE DATO AL QUE LA APLICARA AUTOFILTRO deberá seleccionar Filtros de Numero, Filtros de Texto o Filtros de Fecha. Vera entonces una pantalla como la que se muestra a la izquierda.

Es importante aclarar que en esta nueva versión de Excel 2007 la ventana de Filtro esta compuesta de UNA VARIEDAD MUY IMPORTANTE de funciones que en las versiones anteriores NO ESTAN PRESENTES.

De acuerdo en lo visto en los puntos 1 y 2 de este capítulo ahora podremos filtrar por colores, iconos e incluso podremos ordenar desde esta misma herramienta de Filtro.

Saber si los datos están filtrados

Los filtros ocultan los datos. Eso es para lo que sirven. Pero si no sabe que se han filtrado los datos, tal vez se pregunte por qué no aparecen. (Puede que haya abierto una hoja de cálculo filtrada de otra persona, o incluso puede haber olvidado que usted mismo filtró los datos.) Por ese motivo, Excel le indica, de varias formas, cuándo una hoja de cálculo contiene filtros.

Barra de estado Inmediatamente después de filtrar los datos, verá los resultados del filtro en la esquina inferior izquierda de la barra de estado: "Se encontraron 126 de 2155 registros" o algo similar. Al cabo de un rato, desaparecerán los números y en su lugar se mostrará Modo Filtrar en la barra de estado.

Números de filas Puede saber que algunas filas están ocultas por los números de fila discontinuos y porque los números de las filas visibles cambian de color para indicar que las filas están filtradas.

Los resultados del filtro aparecen en la barra de estado.

Modo Filtrar aparece en la barra de estado. Los números de filas muestran que algunas de ellas están ocultas y los números de las filas visibles cambian de color.

La flecha de Autofiltro de la columna filtrada cambia ahora tiene el Icono de Filtro.

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Quitar filtros

El modo de quitar un filtro depende de cuántos filtros haya aplicado y de cuántos desee quitar.

Para quitar un filtro de una columna, haga clic en la flecha de Autofiltro situada junto a la columna y, a continuación, haga clic en (Todas). Se mostrarán los datos que quedaron ocultos por ese filtro.

Para quitar todos los filtros a la vez, elija Filtro en la FICHA Datos, dentro del GRUPO Ordenar y Filtrar y, después, haga clic en el icono . Se mostrarán todos los datos ocultos, pero el Autofiltro permanecerá activado.

Para desactivar el Autofiltro, elija Filtro en la FICHA Datos y, a continuación, haga clic en el Icono FILTRO que esta dentro del Grupo Ordenar y Filtrar.

Recuerde que los filtros no cambian los datos de ninguna forma. En cuanto quite el filtro, volverán a aparecer todos los datos exactamente como estaban antes.

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FILTROS AVANZADOS

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a las listas:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples.

• Filtro avanzado, para criterios más complejos.

A diferencia de ordenar, el filtrado no reorganiza las listas. El filtrado oculta temporalmente las filas que no desee mostrar.

Cuando Excel filtra filas, puede modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto de la lista sin necesidad de reorganizarlo u ordenarlo.

PASO A PASO Insertar filas

Inserte al menos tres filas vacías sobre la lista que pueden utilizarse como rango de criterios. El rango de criterios debe tener rótulos de columna. Compruebe que existe al menos una fila vacía entre los valores de criterios y la lista. Aspecto que podría tener:

Escribir criterios I

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Escribir criterios II

Haga clic en una celda de la lista.

Escribir criterios III

En la ficha Datos haga clic , seleccione el icono Filtro Avanzado., del grupo Ordenar y Filtrar

Escribir criterios IV

Para filtrar la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, haga clic en Filtrar la lista sin moverla.

Escribir criterios V

Haga clic en el botón Contraer cuadro de

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Escribir criterios VI

Haga clic en el botón Contraer cuadro de diálogo y clic en Aceptar. Ahora la lista aparecerá filtrada.

MÁS INFORMACIÓN

• El comando Filtro avanzado permite filtrar una lista como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre la lista. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.

• Al copiar filas filtradas a otra ubicación, se pueden especificar las columnas que deben incluirse en la copia. Antes de filtrar, copie los rótulos de columna de las columnas deseadas a la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a los rótulos de columna copiados en el cuadro Copiar a. De este modo, las filas copiadas incluirán sólo las columnas cuyos rótulos se hayan copiado

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FUNCION SI

La función SI adopta los siguientes argumentos.

prueba_lógica: condición que se desea comprobar

valor_si_verdadero: valor que se debe devolver si se cumple la condición

valor_si_falso: valor que se debe devolver si no se cumple la condición

Mostrar un mensaje si se cumple una condición

Es posible mostrar un mensaje basándose en un valor o en el resultado de una operación. Por ejemplo,

se puede mostrar "Vencido" para facturas sin pagar que tengan más de 30 días.

1. En la celda D7, escriba =SI(A1-B8)>30; "Vencido"; "En curso") y, a continuación, presione ENTRAR.

2. Seleccione la celda D7 y, a continuación, arrastre el controlador de relleno sobre el

intervalo de celdas que desee que muestren el mensaje.

Si la fecha en curso es superior a 30 días a partir de la fecha de la factura, el valor de la celda es

"Vencido". Si no, el valor será "En curso".

Escriba la fórmula en esta celda.

Arrastre el controlador de relleno sobre este intervalo de celdas.

Escribir un valor basado en una condición

Excel puede calcular un valor, por ejemplo el descuento en una factura, basándose en los resultados de

otra celda u operación. En este ejemplo, se calcula y aplica un descuento del 3% si la factura se paga en

30 días.

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Pág,: 36 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez | 2. Seleccione la celda E7 y, a continuación, arrastre el controlador de relleno sobre el

intervalo de celdas que desee que contengan esta fórmula.

Si la fecha de recepción es inferior a 31 días después de la fecha de la factura, el valor del descuento

será el importe de la factura multiplicado por el 3%. Si no, el valor será 0 (cero).

Escriba la fórmula en esta celda.

Arrastre el controlador de relleno sobre este intervalo de celdas.

Mostrar un mensaje de error

Los mensajes de error pueden ayudarle a controlar la exactitud de las fórmulas de las hojas de cálculo.

Por ejemplo, se puede crear un mensaje de error que aparezca si los totales de las filas y de las

columnas no coinciden.

1. En la celda que desee que contenga el mensaje de error (celda E6 en este ejemplo), escriba

=SI(SUMA(D2:D5)=D6; "";"Error") y, a continuación, presione ENTRAR.

Si el valor de la suma de la celdas D2 a D5 es igual al valor de la celda D6, la fórmula no

devolverá nada. Si no, devolverá "Error".

2. Para hacer el mensaje de error más visible, se puede cambiar el formato. Seleccione la celda

del mensaje de error y, a continuación, haga clic en un botón de la barra de herramientas

Formato.

REALIZAR EL SIGUIENTE LABORATORIO:

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FUNCION CONTAR.SI

Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

=

CONTAR.SI

(

rango

;

criterio

)

Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.

Ejemplo

Veamos un ejemplo sencillo de contar con una condición. Tenemos una lista de nombres, sexo y edades, y queremos saber cuántas personas hay en la lista mayores de 30 años.

Como pueden ver, la formula en la celda C13 es bien sencilla: =CONTAR.SI(C2:C11,">30")

FUNCION CONTARA

Cuenta el número de celdas NO VACIAS del rango especificado.

3. Seleccione una celda situada debajo o a la derecha de las columnas que desee contar.

4. Haga clic en la FICHA FORMULAS, luego haga clic en icono del GRUPO Biblioteca de Funciones seleccione la opción Más Funciones…, vera la siguiente pantalla:

Verifique que en este seleccionada la categoría ESTADISTICA y haga clic en CONTARA, dentro del cuadro grande de selección de funciones

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FUNCION CONTAR.BLANCO

Cuenta el número de celdas EN BLANCO dentro del rango especificado.

Para utilizarla proceda de la misma manera que lo explicado en el punto anterior con la diferencia que deberá seleccionar la función CONTAR.BLANCO.

FUNCION PROMEDIO.SI

Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados.

PROMEDIO.SI(rango;criterio;rango_promedio)

Rango es la celda o las celdas cuyo promedio se desea obtener; deben contener números, o nombres, matrices o referencias que contengan números.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia de celda o texto, que determina las celdas cuyo promedio se va a obtener. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.

Rango_promedio es el conjunto real de celdas de las que se va a obtener el promedio. Si se omite, se utiliza el rango.

En este ejemplo podemos observar que en la celda D13 se calcula el promedio de la

cantidad de inscriptos que hay en la localidad de Rafaela, independientemente de la Zona.

FUNCION SUMAR.SI

Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio.

=SUMAR.SI(rango;criterio;rango_suma)

Rango es el rango de celdas que desea evaluar.

Criterio es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "peras".

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Pág,: 39 | UNIDAD 2 – Capítulo II – Planilla Electrónica | Autores: Ing. Eduardo Duelli – Lic. Marcelo Sánchez | En este ejemplo podemos observar que en la celda F7 se sumarán los importes siempre que el valor que se encuentra en la columna D sea igual “A”

FUNCION REDONDEAR

=REDONDEAR

(

número

;

núm_decimales

)

Número es el número que desea redondear.

Núm_decimales especifica el número de dígitos al que desea redondear el argumento número.

Observaciones

Si el argumento núm_decimales es mayor que 0 (cero), número se redondeará al número de lugares decimales especificado.

Si el argumento núm_decimales es 0, número se redondeará al entero más próximo.

Si el argumento núm_decimales es menor que 0, número se redondeará hacia la izquierda del separador decimal.

Ejemplo

El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.

A B

1 Fórmula Descripción (Resultado)

2 =REDONDEAR(2,15; 1) Redondea 2,15 a una posición decimal (2,2)

3 =REDONDEAR(2,149; 1) Redondea 2,149 a una posición decimal (2,1)

4 =REDONDEAR(-1,475; 2) Redondea -1,475 a dos posiciones decimales (-1,48)

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