Sede Santo Domingo
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y NEGOCIOS CARRERA DE INGENIERÍA DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
Tesis de grado previo a la obtención del título de: INGENIERA DE EMPRESAS
“FUNCIONES Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y SU INCIDENCIA EN LA COMPETITIVIDAD DE LA EMPRESA”.
Estudiante: DEISY CRISTINA IMBAQUINGO SÁNCHEZ
Director de Tesis:
ING. FREDDY NARVÁEZ ROBALINO
Portada
ii
“FUNCIONES Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y SU INCIDENCIA EN LA COMPETITIVIDAD DE LA EMPRESA”.
Ing. Freddy Narváez Robalino
DIRECTOR DE TESIS ________________________________
APROBADO
Ing. Patricio Analuisa MBA.
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ________________________________
Ing. Bayron Torres
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ________________________________
Lic. Gardenia Silva
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ________________________________
iii
El contenido del presente trabajo, está bajo la responsabilidad de la autora.
_________________________________
Imbaquingo Sánchez Deisy Cristina 172228259-5 Autor: DEISY CRISTINA IMBAQUINGO SÁNCHEZ
Institución: UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Título de Tesis: “FUNCIONES Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y SU INCIDENCIA EN LA COMPETITIVIDAD DE LA EMPRESA”.
iv
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Sede Santo Domingo
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS Santo Domingo, …..de………de 2015
Ing. Patricio Analuisa MBA
COORDINADOR DE LA CARRERA DE INGENIERÍA DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
Estimado Ingeniero:
Mediante la presente tengo a bien informar que el trabajo investigativo realizado por la señorita: IMBAQUINGO SÁNCHEZ DEISY CRISTINA, cuyo tema es: “FUNCIONES Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS Y SU INCIDENCIA EN LA COMPETITIVIDAD DE LA EMPRESA”. Ha sido elaborado bajo mi supervisión y revisado en todas sus partes, por lo cual autorizo su respectiva calificación.
Particular que informo para fines pertinentes.
Atentamente.
……….. Ing. Freddy Narváez Robalino
v
DEDICATORIA
Dedico este trabajo con todo el amor del mundo a Dios y a mis padres por brindarme el apoyo necesario para culminar mi carrera.
A mi Papi, por el constante apoyo y paciencia en el transcurso de toda mi carrera, gracias de todo corazón ya que a tu esfuerzo y trabajo pude concluir mis estudios.
A mi Mami, gracias a tu amor, paciencia y constante apoyo han hecho que cada día me esforcé por lo que quiero.
A mis hermanos que alguna manera me ha podido ayudar a mis tíos por las ganas y concejos que me han dado para que cada día tenga más ganas de seguir adelante.
vi
AGRADECIMIENTO
Primeramente agradezco a Dios por haberme permitido culminar mi carrera y a las personas más importantes en mi vida que me han dado el apoyo incondicional para lograr una meta más mis padres Jenny Sánchez y Cristóbal Imbaquingo.
También agradezco al Ing. Jacinto vera y a mi Director de tesis Freddy Narváez quienes guiaron con sus amplios conocimientos y experiencia a realizar esta investigación, y sobre todo por haber depositado su confianza en mí dedicando horas de esfuerzo en la elaboración de este trabajo.
También a las personas que quizás no sean parte de mi familia pero hoy son muy importantes en mi vida, Alexandra, Rosita, Nataly, José, Tania quienes me han ayudado y apoyado a lo largo de mi carrera universitaria.
vii
TABLA DE CONTENIDO
Portada ... i
Hoja de aprobación ... ii
Informe del director de tesis ... iv
Dedicatoria ... v
Agradecimiento ... vi
Tabla de contenido ... vii
Índice de cuadros ... xi
Índice de gráficos ... xii
Índice de fotografías ... xiii
Índice de anexos ... xiv
Resumen ejecutivo... xv
Abstract... xvi
CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN 1.1 Título de la investigación ... 1
1.2 Planteamiento y formulación de la investigación ... 1
1.3 Justificación ... 4
1.3.1 Impacto Social ... 4
1.3.2 Viabilidad ... 4
1.4 Objetivos... 5
1.4.1 Objetivo General ... 5
1.4.2 Objetivos Específicos ... 5
CAPÍTULO II MARCO DE REFERENCIA 2.1 Marco Teórico ... 6
2.2 Principios de la administración por su naturaleza ... 7
2.3 Importancia de la administración ... 8
2.4 Funciones administrativas ... 8
viii
2.6 La planificación de la empresa ... 11
2.7 La importancia de la planificación: ... 12
2.8 Pasos que deben seguirse en la planificación ... 12
2.9 Planificación de la empresa ... 12
2.10 Clasificación de la planificación ... 13
2.11 La organización ... 14
2.12 Equilibrio de Dirección–Control ... 15
2.13 Tipos de organización... 16
2.14 La dirección ... 17
2.15 La responsabilidad ... 18
2.16 El control ... 19
2.17 Tipos de control ... 19
2.18 Actividades importantes de control ... 20
2.19 La competitividad ... 21
2.19.1 Orígenes de términos competitividad ... 21
2.19.2 Conceptos de competitividad ... 22
2.19.3 Productividad y competitividad ... 23
2.20 Marco Conceptual ... 23
CAPÍTULO III METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 3.1 Idea a defender ... 25
3.2 Variables ... 25
3.3 Estrategia Metodológica ... 25
3.3.1 Tipos de investigación ... 25
3.4 Unidad de Análisis ... 27
3.4.1 Antecedentes de la empresa Now-is ... 27
3.4.2 Nombre y ubicación actual de la empresa ... 29
3.4.3 Organigrama Estructural ... 30
3.4.4 Tratamiento y análisis de la información a utilizar ... 30
3.4.4.1 El F.O.D.A. ... 30
ix
CAPÍTULO IV
RESULTADO Y DISCUSIÓN
4.1 Caracterización del campo de acción ... 32
4.2 Diagramas de Procesos ... 32
4.3 Proceso de Compras ... 33
4.4 Proceso de ingreso de mercaderías ... 34
4.5 Proceso de facturación venta contado ... 35
4.6 Proceso de solicitud de crédito ... 36
4.7 Proceso de venta a crédito ... 37
4.8 Proceso de facturación a crédito ... 38
4.9 Proceso de entrega de pedidos ... 39
4.10 Proceso de pago a proveedores ... 43
4.11 F.O.D.A. ... 46
4.12 Matriz F.O.D.A... 47
CAPÍTULO V PROPUESTA “PROPONER FUNCIONES Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS COMO MEJORAMIENTO A LOS PROCESOS QUE SE HA VENIDO EJERCIENDO EN LA EMPRESA CONTRIBUYENDO EN LA COMPETITIVIDAD DE NOW-IS.” 5.1 Premisas de la propuesta ... 49
5.2 Objetivos ... 49
5.2.1 Objetivo General ... 49
5.2.2 Objetivos Específicos ... 50
5.3 Desarrollo de la propuesta ... 50
5.4 Estrategias ... 50
5.5 Políticas ... 51
5.6 Procesos mejorados ... 52
5.7 Proceso de Compras (mejorado)... 52
5.8 Proceso de ingreso de mercaderías (mejorado) ... 53
5.9 Proceso de pago a proveedores (mejorado) ... 53
5.10 Proceso de venta contado (mejorado) ... 54
x
5.12 Proceso de venta a crédito (mejorado) ... 54
5.13 Proceso de facturación a crédito (mejorado) ... 55
5.14 Proceso de entrega de pedidos a clientes con crédito y despacho a domicilio (mejorado) ... 56
5.15 Tabla de indicadores ... 56
CAPÍTULO VI CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 6.1 Conclusiones ... 59
6.2 Recomendaciones ... 61
BIBLIOGRAFÍA ... 62
xi
ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro Nº 1 Funciones y actividades de la admiración ... 7
Cuadro Nº 2 Las funciones de la administración y sus características ... 10
Cuadro Nº 3 Funciones fundamentales de la administración ... 11
Cuadro Nº 4 Las relaciones entre las diversas funciones de la administración ... 21
Cuadro Nº 5 Organigrama estructural de la empresa Corporación Now-is... 30
Cuadro Nº 6 Diagrama de procesos de compras ... 33
Cuadro Nº 7 Compras mensuales ... 34
Cuadro Nº 8 Diagrama de procesos de Ingreso de mercadería ... 34
Cuadro Nº 9 Diagrama de procesos facturación venta al contado... 35
Cuadro Nº 10 Diagrama de procesos de solicitud de crédito ... 36
Cuadro Nº 11 Diagrama de procesos venta a crédito ... 37
Cuadro Nº 12 Diagrama de procesos de facturación a crédito ... 38
Cuadro Nº 13 Entrega de pedidos a clientes con crédito a domicilio ... 39
Cuadro Nº 14 Ventas mensuales ... 40
Cuadro Nº 15 Cobranza ... 42
Cuadro Nº 16 Diagrama de procesos de ingreso de pago proveedores ... 43
Cuadro Nº 17 Valor de cuentas por cobrar por meses ... 44
Cuadro Nº 18 Valores totales vencidos según cartera y días establecidos según cartera general de clientes ... 45
Cuadro Nº 19 La Matriz F.O.D.A. ... 48
Cuadro Nº 20 Diagrama de procesos de compras ... 52
Cuadro Nº 21 Diagrama de procesos de Ingreso de mercadería ... 53
Cuadro Nº 22 Diagrama de procesos de pago proveedores ... 53
Cuadro Nº 23 Diagrama de procesos venta al contado ... 54
Cuadro Nº 24 Diagrama de procesos de solicitud de crédito ... 54
Cuadro Nº 25 Diagrama de procesos venta a crédito ... 55
Cuadro Nº 26 Diagrama de procesos de facturación a crédito ... 55
Cuadro Nº 27 Entrega de pedidos a clientes con crédito y despacho a domicilio ... 56
Cuadro Nº 28 Indicadores ... 57
xii
ÍNDICE DE GRÁFICOS
xiii
ÍNDICE DE FOTOGRAFÍAS
Fotografía N° 1 Estructuras de Now-is ... 77
Fotografía N° 2 Personal de la empresa Now-is ... 77
Fotografía N° 3 Reuniones del personal de ventas para mejorar las inconvenientes de la empresa Now-is ... 78
Fotografía N° 4 Personal de la empresa diagnosticando los inconvenientes en compras, ventas y despachos de mercadería que no están a tiempo acordado por demora en entregas de pedidos ... 78
Fotografía N° 5 Revisando pedidos de vendedor para poder facturar ... 79
Fotografía N° 6 Preparación de mercadería y cargamento de perdidos para entregas a clientes ... 79
Fotografía N° 7 Revisión de facturas y pagos de proveedores para realizar pago correspondiente ... 80
Fotografía N° 8 Facturación de venta a crédito y contado ... 80
Fotografía N° 9 Revisión de documentos en la empresa ... 81
xiv
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo Nº 1 Reporte de ventas mensuales ... 66
Anexo Nº 2 Reporte de cobranza mensual ... 67
Anexo Nº 3 Ruc de la empresa Now-Is ... 68
Anexo Nº 4 Impuesto a la Renta Causado ... 71
Anexo Nº 5 Estados de Resultado Now-is ... 72
Anexo Nº 6 Estado de Situación Financiera Now-is ... 73
Anexo Nº 7 Documento de referencia de proyección de ventas ... 74
Anexo Nº 8 Lista de clientes de plantas de agua Santo Domingo ... 75
Anexo N° 9 Logo de la Empresa Now-is ... 76
xv
RESUMEN EJECUTIVO
La investigación trata de funciones y herramientas administrativas y su incidencia en la competitividad de la empresa Now-is el propósito de este trabajo es conocer cuál es el estado actual de la empresa y proponer herramientas necesarias para contribuir con el mejoramiento de la competitividad en la empresa.
El capítulo I, describe el problema de la investigación realizando una breve descripción el tema, justificación y variabilidad del tema investigar.
El capítulo II, sustenta las teorías y conceptos, que sirven de guía para saber que funciones y herramientas son necesarias para tener mayor competitividad.
El capítulo III, detalla la idea a defender variables y estrategias metodológicas que ayudarían a definir la los procesos de mejora.
El capítulo IV, se interpreta la unidad de análisis a través de cuadros de compras, ventas cobranza, cuentas por pagar, por cobrar y F.O.D.A que demuestra parte de la situación actual de la empresa para proponer funciones y herramientas administrativas que ayuden a sostener una competitividad agresiva.
El capítulo V, se desarrolla la propuesta a través del mejoramiento a los procesos administrativos que ha venido ejerciendo la empresa que aportarán a las distintas áreas y personas que laboran en Now-is.
xvi ABSTRACT
The research deals with functions and administrative tools and their impact on the competitiveness of the company Now-is. The purpose of this work is to know which the current status of the company is to propose necessary tools to contribute with the improvemen
Chapter I describes the research problem performing a brief topic, justification and variability of the topic research. Chapter II provides the theories, and concepts that serve as a guide to find out which features and tools are required to have greater competitiveness. Chapter III details the idea to defend, variables and methodological strategies that would help to define the processes for improvement.
Chapter IV interpret the unit of analysis through charts of purchases, sales collection, accounts payable, receivable and SWOT which shows part of the current situation of the company to propose functions and administrative tools that help to sustain an aggressive competitiveness.
Chapter V develops the proposal through the improvement of administrative processes that has been exercising the company that will provide to the various areas and people who work at Now-is.
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1 Título de la investigación
Funciones y herramientas administrativas y su incidencia en la competitividad de la empresa.
1.2 Planteamiento y formulación de la investigación
Actualmente la tendencia mundial de los negocios ha tenido que soportar cambios rápidos e inesperados, algunas veces contradictorios, pero generalmente complejos, donde la competitividad, e incluso la globalización económica es una obligación para las organizaciones empresariales, las cuales deben aplicar un enfoque sistemático al manejo de todo flujo de información, materiales, servicios y de efectivo. Los empresarios no deben continuar fijando las estrategias de la competencia con base en un criterio de prueba y error. La empresa latinoamericana vive la necesidad apremiante de incrementar su productividad y competitividad, de convertir muchos sectores competitivos a nivel nacional (Calderòn y Castan, 2005).
Para que Now-is presente de alguna manera mejores resultados dependerá de cada uno de los miembros de la empresa empezando desde el gerente hasta los trabajadores para así facilitar el logro de los objetivos de la empresa.
Sin embargo los miembros de la empresa pretenden realizar estándares de control a través de reuniones para determinar las falencias y con ello poder medir si los resultados delas distintas actividades están cumpliendo a cabalidad. Esto proporcionaría una visión de conjunto muy valiosa para todos los miembros de la empresa, si propusieran acciones que hayan sido planificadas y plasmadas a través de herramientas y funciones administrativas, sin embargo una de las falencias más notable es que realizan planificaciones, pero no las necesarias para acabar con problemas de competitividad y cumplimiento de metas por parte de los colaboradores de la empresa, teniendo como resultado incertidumbre al no conocer si realmente se logrará cumplir las normativas que se proyectan en las reuniones de trabajo.
Las funciones administrativas son una ayuda para los empresarios, mediante ellas se podrán controlar, dirigir ,evaluar las actividades, logros y resultados del personal, por ser un documento normativo y de gestión, que permite a los diferentes niveles jerárquicos un conocimiento integral de la organización y las funciones generales de cada puesto de trabajo, contribuyendo de esta manera a mejorar los canales de comunicación y coordinación, así como determinar las funciones específicas, responsabilidades y el perfil requerido de cada uno de los cargos asignados a las diferentes divisiones y departamentos dentro de la estructura orgánica de la empresa (Castro, 2007).
coordinar mejor los esfuerzos al tener las actividades ordenadas y con un propósito, minimizando el trabajo no productivo”(Alfredo, 2010).
A lo largo del desarrollo de la empresa todos los miembros de la Now-is tienen poco conocimiento acerca de las funciones, actividades y objetivos a cumplirse de la empresa, por esta razón se presentan problemas de desempeño laboral en las distintas áreas donde se ha dado la necesidad de hacer reuniones con el propósito de mejorar falencias generando ideas y propuestas para dar solución a los problemas que se presentan para remediar los inconvenientes sin tomar en cuenta que más adelante puede aparecer nuevos problemas, como finalizar el mes o año obteniendo resultados deficientes y perdidas de recursos a lo que realmente se pretendía, por eso existe la necesidad de plasmar planes estratégicos para prevenir los cambios que se producen en el mercado global y la empresa ya que la planificación y aplicación de herramientas administrativas ayudarían a la Now-is a fijar aspectos relevantes que mejorarían la competitividad no solo solucionando los problemas del ahora si no también los obstáculos del mañana, llegando a concluir las metas mensuales y anuales establecidas y cumpliendo su objetivo a cabalidad, así como sustento (Michael, 2009), los constantes cambios producidos en la sociedad, exigen que las organizaciones evolucionen e implementen nuevas técnicas y procedimientos cada vez más avanzados para alcanzar un mejor desempeño, con altos niveles de productividad y eficiencia, para hacer frente a los innumerables desafíos y lograr su permanencia en el mercado.
Es por ello que, las organizaciones necesitan un proceso integrador, que les permita tener un control para el desarrollo eficaz de las mismas. Debido a este imperativo, surge la concepción de la realización del análisis de gestión y funciones administrativas como mecanismo efectivo, no sólo para diagnosticar, sino para perfeccionar u orientar nuevas políticas capaces de sensibilizar tanto a la alta gerencia como también a los niveles medios y bajos de las organizaciones, aportando de ésta manera a una mayor motivación laboral que admita posicionar a las organizaciones de una manera eficiente.
puedan surgir y como se deben afrontar para minimizar su impacto. Del mismo modo, al fijar estándares de control con los que se puede medir el resultado de las distintas actividades, proporciona una visión de conjunto muy valiosa para los administradores. Lo normal es que la planificación en la empresa se muestre desde distintos tipos de planes que se complementen entre sí a pesar de que estén dirigidos a lograr objetivos diferentes (Alfredo, 2010) .
1.3 Justificación
La presente investigación a realizarse tiene como objetivo analizar las funciones y herramientas administrativas y su incidencia en la competitividad en la empresa Now-is, ubicada en la vía Quevedo km 3 ½ en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas. En este estudio se determinará la situación actual y factores de Now–is para lo cual fundamentará en conocimientos teóricos y prácticos de funciones y herramientas administrativas.
1.3.1 Impacto Social
La investigación determinará como influye la incidencia de funciones y herramientas administrativas en la competitividad, así como la correcta utilización de técnicas como la investigación tipo documental y descriptiva, que nos permitirán obtener información confiable y conocer las falencias administrativas de la empresa para de esta manera ayudar a mejorar su competitividad, esto a su vez servirá como ejemplo para posteriores indagaciones en el ámbito empresarial y social.
1.3.2 Viabilidad
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo General
Determinar las funciones y herramientas administrativas necesarias para contribuir en el mejoramiento de la competitividad en la empresa Now-is.
1.4.2 Objetivos Específicos
Establecer un marco teórico que permita, determinar las herramientas administrativas necesarias para mejorar la competitividad de la empresa Now-is.
Diagnosticar la situación actual de la Now-is, que permitirá establecer un punto de partida para mejorar su competitividad.
Identificar los factores de mayor incidencia que limitan la competitividad en la empresa Now-is.
Analizar las funciones administrativas que inciden a la competitividad de la empresa.
CAPÍTULO II
MARCO DE REFERENCIA
2.1 Marco Teórico
La administración es un campo académico que, especialmente en los países subdesarrollados, requiere una profunda transformación si quiere tener alguna participación en la generación de conocimiento sobres las grandes transformaciones por las que está atravesando la realidad empresarial y desempeñan en uno u otro nivel dentro de las “jerarquías gerenciales “(Gregorio Calderon Hernandez, 2005)
Para (Hitt, 2006) La Administración se puede determinar de la siguiente manera:
Actuar en dirección hacia el logro de una meta para realizar las tareas, por consiguiente, no efectúa actividades elegidas al azar sino actividades con un propósito y una dirección bien definidos. Este propósito y dirección podrían ser los del individuo, la organización necesaria o lo más usual una combinación de ambos, comprende los esfuerzos necesarios para completar las actividades propuestas, para obtener los resultados que correspondan a los niveles deseados.
Cuadro Nº 1
Funciones y actividades de la admiración
Fuente: HURTADO Darío, Principio de Administración, dit. ITM .Medellín, 2008, pág.41
Elaborado por: Deisy Imbaquingo Sánchez.
2.2 Principios de la administración por su naturaleza
Principios de la administración por su naturaleza son: dinámicos, generalizados, relativos Inexactos y universales según (Hurtado, 2008).
Dinámicos: son flexibles por naturaleza y cambian permanentemente.
Generalizaciones: no pueden ser establecidos con tanto rigor como los de las ciencias físicas, porque los seres humanos se comportan de forma más errática que los fenómenos naturales.
Relativos: son relativos y no leyes absolutas que pueden ser aplicadas ciegamente en todas las situaciones.
Inexactos: están relacionados con el caos y procuran imponer orden en él, mediante la regulación del comportamiento humano en cualquier situación.
Universales: la mayoría de ellos pueden ser aplicadas a cualquier tipo de organización es
es el
de utilizar los de la para
y
los y la
de las
por medio de las
decir se pueden aplicar a los negocios, los gobiernos, las universidades y otras organizaciones no lucrativas en todo el mundo.
La unidad de los principios se funda en la premisa de que su observancia permite llevar a cabo una conducta eficiente. Por medio de ellos un gerente puede evitar errores básicos en su trabajo y predecir con confianza los resultados de sus acciones.
Para Hurtado ( 2008) los principios ayudan a las organizaciones a: 1. Aumentar la eficiencia.
2. Apoyan al pensamiento y a la acción.
3. Cristalizan la naturaleza de la administración que permite entender y predecir los hechos que ocurrirán en el futuro.
Esta disciplina actúa sobre los seres humanos cuyo comportamiento es en gran medida, imprevisible.
2.3 Importancia de la administración
La administración ejecutada a través de la gestión administrativa la podemos analizar como un disciplina importante y universal, fundamentada en el desarrollo de procesos cuya disciplina acumula conocimientos que incluye principios científicos, teorías, conceptos, entre muchos elementos que finalmente dependen de la capacidad y de la destreza de los profesionales o tecnólogos en gestión administrativa para aplicar en las organizaciones(Hurtado, 2008).
2.4 Funciones administrativas
actividades administrativas esenciales (Hurtado, 2008).
Las funciones administrativas planeación, organización, integración, dirección y control constituyen el proceso administrativo y son los medios por los cuales administra un directivo, un funcionario, según nos comenta el autor G.R. Terry que el proceso administrativo posee algo de universal y esto tiene una importancia trascendente que quiere decir que estas funciones administrativas son básicas y son ejercidas por los gerentes, sea cual fuere el tipo de empresa, su actividad principal o el nivel en la que se trabajen los gerentes (Rodríguez Valencia , 2002).
Es importante que las funciones o áreas de actividad de la empresa cumplen el papel de indicar dónde se aplican los esfuerzos, en qué campos trabajar, además resuelve el problema de cómo hacer las cosas o las tareas en cada una de estas áreas para lograr los metas predeterminados.
“Un aspecto clave de la organización consiste en reconocer la función e importancia de los demás”, como dice(Daft, 2004).
El gerente exitoso lleva a cabo en forma capaz las cuatro funciones administrativas básicas: planeación, organización, dirección y control. Sin importar el nivel de una organización, la mayoría de los gerentes realizan las cuatro funciones generales en forma más o menos simultánea, más que en un orden rígido predeterminado(Hellriegel,Jackson y Slocum, 2005).
Cuadro Nº 2
Las funciones de la administración y sus características
Fuente: DA SILVA, Reinaldo, “Teorías de la administración”, edit.1, México, 2002, pág.10. Elaborado por: Deisy Imbaquingo Sánchez/2013
2.5 Las funciones fundamentales de la administración
Se puede deducir que la función administrativa está muy vinculada al logro de objetivos por obtener resultados concretos, lo cual exige un equilibrio que permita la efectividad y la eficiencia en el manejo de los recursos humanos así como materiales que garanticen el menor riesgo y esfuerzo (Bernal Torres, 2010).
Cuadro Nº 3
Funciones fundamentales de la administración
Preguntas Funciones Resultados
¿Qué es lo que necesitan?
fundamentales
Planeación
Objetivos
¿Qué objetivos se van a alcanzar? Políticas
¿Qué cursos de acción deben adoptarse? Procedimientos
Programas
¿Cuándo deben tener lugar las acciones?
Organización
División de trabajo ¿Cuándo debe hacer ese trabajo? Distribución del trabajo
Delegación de autoridades
¿Qué recursos humanos son necesarios? Integración
Reclutamiento y selección Presupuestos
Instalaciones Equipos y compras Almacén
¿Qué cantidad de recursos financieros se
requieren?
¿Qué tareas se van a ejecutar? Dirección Autoridad
¿Cómo se van a ejecutar? Responsabilidad
Comunicación
Innovación
¿Cómo se están ejecutando las acciones? Control Informes ¿Son ejecutados de acuerdo con los
planes? Comparaciones
Costos
Presupuestos
Fuente: VALENCIA Joaquín. “Administración de pequeñas y medianas empresas”,5ta edit. México, 2002 Thomson Pag.168
Elaborado por: Deisy Imbaquingo Sánchez/2013
Las funciones administrativas son una ayuda para los empresarios, mediante este documento podrán controlar, dirigir y evaluar las actividades, logros y resultados del personal, por ser un documento normativo y de gestión, que permite a los diferentes niveles jerárquicos un conocimiento integral de la organización y las funciones generales de cada puesto de trabajo, contribuyendo de esta manera a mejorar los canales de comunicación y coordinación; así como determinar las funciones específicas, responsabilidades y el perfil requerido de cada uno de los cargos asignados a las diferentes divisiones y departamentos dentro de la estructura orgánica de la empresa (Castro, 2007).
2.6 La planificación de la empresa
2.7 La importancia de la planificación:
Propicia el desarrollo de la empresa. Reduce al mínimo los riesgos. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
2.8 Pasos que deben seguirse en la planificación
Para que algo se lleve a cabo, es necesario tener en cuenta una serie de pasos, y más si se está tratando de planear algo, por tanto se presentan a continuación los siguientes pasos según (Manene, 2013).
Detección de una oportunidad.
Establecimiento de objetivos.
Consideración de las premisas de planificación.
Identificación de las alternativas.
Comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.
Elección de una alternativa.
Elaboración de los planes de apoyo.
Elaboración del presupuesto.
2.9 Planificación de la empresa
De acuerdo a Manene (2013) la planificación de la empresa es la siguiente:
Misión
Visión
Es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dónde deseamos estar de aquí a cinco años.
Objetivos
Son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos.
Los objetivos se pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años).
Metas
Los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa.
Políticas:
Son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio.
2.10 Clasificación de la planificación
El autor Manene (2013) manifiesta la siguiente clasificación de la planificación:
a) Planificación de la empresa
manifestación del sentido común.
b) Planificación estratégica
Permite la toma de decisiones a largo plazo, se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional que tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales de la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro”.
c) La planificación de la empresa la estrategia operativa o de competitividad
La estrategia de competitividad constituye el elemento “duro” del proceso estratégico, porque debe estructurar un esquema funcional, alineado con las estrategias corporativas y de mercadeo, y comprometer a toda la organización. Incorpora actividades Financieras, Administrativas, Tecnológicas, de Recursos Humanos, Manufactura, Mercadeo, Comerciales y Negocios Internacionales(Aguilar, 2009).
2.11 La organización
a) La organización de la empresa y su estructura
Se refiere a la creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.
Una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.
b) Unidad de mando
Un subordinado sólo deberá recibir órdenes de un solo jefe, cuando no se respeta este principio se generan fugas de responsabilidad, se da la confusión y se produce una serie de conflictos entre las personas según la publicación.
c) Paridad de autoridad y responsabilidad
La autoridad se delega y la responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio entre la autoridad y la responsabilidad.
2.12 Equilibrio de Dirección–Control
a). Definición de puestos
Se debe definir con claridad el contenido de los puestos en relación a los objetivos de los mismos.
b). Principios de la organización de la empresa son:
Aspectos de la organización formal:
Se basa en la división racional del trabajo y la diferenciación e integración de sus miembros. Es la organización planeada, formalizada oficialmente, la que está en el organigrama, aprobada por la dirección y comunicada a todos los miembros de la empresa mediante los manuales de organización, las descripciones de cargos, las normas, reglamentos, etc.
Organización informal:
Surge espontánea y naturalmente, está constituida por interacciones y relaciones sociales entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal. Se forman a partir de las relaciones de amistad, o de antagonismos, no consta en ningún documento formal.
2.13 Tipos de organización
Puede ser lineal y funcional según la publicación (Actividad económica de la empresa, 2012).
a). Lineal: Se basa en la autoridad lineal, la misma que es consecuencia del principio de “Unidad de mando”, significa que cada superior tiene autoridad única y absoluta sobre sus subordinados.
obrero debería estar acompañada de la especialización de los supervisores y la gerencia mediante la estructura funcional.
c). La organización de la empresa organización línea- staff.: Denominada también de asesoría. Es la prestación de servicios especializados y de consultoría técnica, de ésta manera los órganos de staff asesoran a los órganos en línea mediante sugerencias, recomendaciones, consultorías. Estos órganos se crean a fin de que las unidades y posición en línea se concentren en alcanzar los objetivos principales de la empresa. Asesoran en actividades especializadas, contabilidad, procesamiento de datos, publicidad, etc.(Aguilar, 2009).
2.14 La dirección
La dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente, ya, con más frecuencia, delegando dicha autoridad, y se vigila simultáneamente que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas. “La dirección se define como el proceso de influir en las personas para lograr que contribuyan a las metas de la organización y del grupo (Lade, 2013).
a). La autoridad: Es el derecho propio de un puesto a ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otras personas. En éste contexto la dirección es el derecho a dar órdenes y el poder de esperar obediencia y la responsabilidad se presenta como consecuencia natural de la autoridad.
2.15 La responsabilidad
Implica el deber de rendir cuentas, la autoridad por consiguiente es el poder inherente al papel de un cargo o posición en una empresa, otorgada mediante un documento, esto es, un nombramiento o contrato debidamente suscrito entre la empresa y el empleado.
La autoridad y el poder está directamente relacionados pues son medios de influencia en el comportamiento de un individuo, modifican actitudes, sentimientos, mediante sanciones, recompensas o persuasión (Lade, 2013).
Cuando un administrador se interesa por sí mismo en la función directiva, comienza a darse cuenta de parte de su complejidad. En primer lugar, está tratando con gente, pero no en una base completamente objetiva, ya que también él mismo es una persona y, por lo general, es parte del problema. Está en contacto directo con la gente, tanto con los individuos, como con los grupos, pronto descubre, como factor productivo, que la gente no está solamente interesada en los objetivos de la empresa; tiene también sus propios objetivos, para poder encaminar el esfuerzo humano hacia los objetivos de la empresa, el administrador se da cuenta pronto que debe pensar en términos de los resultados relacionados con la orientación, la comunicación, la motivación y la dirección (Lade, 2013).
2.16 El control
Es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas, implica medir el desempeño contra las metas y los planes, muestra donde existen desviaciones con los estándares y ayuda a corregirlas (Lazaro, 2013).
2.17 Tipos de control
Lázaro ( 2013) menciona tres tipos de control:
a) Control preventivo
Es de responsabilidad exclusiva de cada organización como parte integrante de sus propios sistemas de control interno. Por tal razón, se dice que el control preventivo siempre es interno, ya que los administradores de cada empresa son responsables de asegurar que el control preventivo esté integrado dentro de los sistemas administrativos y financieros, y sea efectuado por el personal interno responsable de realizar dicha labor.
b) Controles concurrentes
c) Controles posteriores
Son los que se llevan a cabo después de la acción. De esta forma, se determinan las causas de cualquier desviación del plan original, y los resultados se aplican a actividades futuras similares. Por ejemplo, en las auditorias contables, estadísticas, contabilidad, etc.
2.18 Actividades importantes de control
Para Aguilar (2009) las actividades importantes de control son:
Comparar los resultados con los planes generales.
Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
Comunicar cuales son los medios de medición.
Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las variaciones.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
Ajustar el control a la luz de los resultados del control.
Quizá una de las funciones administrativas más importantes es el control de que las acciones llevadas a la práctica están cumpliendo con los objetivos planteados en forma teórica.
Cuadro Nº 4
Las relaciones entre las diversas funciones de la administración
Fuente: DASILVA Reinaldo, “Teorías de la administración”, edit.1, México, 2002, pág.11.
Elaborado por: Deisy Imbaquingo Sánchez/2013
2.19 La competitividad
2.19.1 Orígenes de términos competitividad
Los antecedentes de términos competitividad se encuentran directamente en relación con las diferentes teorías del comercio internacional, entre las cuales se encuentran David Hume y los mercantilistas ,Adam Smith y las ventajas absolutas , David Ricardo y las ventajas comparativas , Gottfried Haberler y los costos de oportunidad(Araúz, 2013).
Los mercantilistas eran partidarios de una intervención de carácter general e indirecta del Estado y, por ello, planteaban que debía limitarse a promover las exportaciones, a restringir las importaciones y proteger a la clase comerciante. Para lograr los objetivos señalados, establecieron altos aranceles, reglamentaron severamente al comercio exterior e implantaron una política colonial restrictiva(Araúz, 2013).
intercambio en el ámbito internacional. Adam Smith propuso el principio de la ventaja absoluta y David Ricardo el principio de la ventaja comparativa(Araúz, 2013).
El principio de la ventaja absoluta establecía que cada país debía especializarse en la producción de aquellos bienes en los que cuente con costos internos de producción absolutamente menores medidos en unidades de trabajo a los de otros países. De esta forma los países se beneficiarían del comercio internacional por la posibilidad mutua de un mayor consumo de bienes o por el ahorro de unidades de trabajo.
“La teoría de la ventaja comparativa, establece que cada país deberá especializarse en la producción y exportación de aquellos productos cuyos costos relativos, a los otros bienes, sean menores que en el resto de los países, a la cual se le considera como la Ley de las ventajas comparativas”.
“En la primera mitad del siglo XX señala que la ley de la ventaja comparativa puede ser explicada en términos de la teoría del costo de oportunidad”. Esta teoría plantea que el costo de un bien es la cantidad de un segundo bien a cuya producción debe renunciarse con el fin de liberar factores de producción o recursos en una cantidad apenas suficiente para producir una unidad adicional del primer bien(Araúz, 2013).
2.19.2 Conceptos de competitividad
La competitividad es un tema muy importante en la actualidad, debido a la creciente apertura a los mercados internacionales, el aumento del comercio internacional, la expansión de los servicios financieros las búsquedas permanentes de las ventajas comparativas y de competitividad de los diferentes sectores (Araúz, 2013).
2.19.3 Productividad y competitividad
Las condiciones que dominan en la época de la crisis actual, así como la necesidad de la convivencia y labor del grupo, requieren de una eficiente aplicación de esta disciplina que se verá reflejada en la productividad y eficiencia de la institución o empresa que la requiera(Chiavenato, 2005).
Las funciones ayudan a las empresas a ser productivas siendo parte fundamental para que los empresarios ganen terreno en el mercado internacional, aumenten sus ganancias a través de la competitividad, reduzcan sus costos de producción e incrementen su rentabilidad ya que la productividad tiene que ver con los resultados que se obtiene en un proceso administrativo o un sistema que genera mejores resultados(Gutierrez, 2005).
La productividad es el resultado que se obtiene de la empresa al trabajar con calidad, para determinar su efecto es necesario tomar en consideración no sólo el impacto económico, sino también la transcendencia en las condiciones de la vida de su personal y del público en general(Schermerhorn , 2003).
2.20 Marco Conceptual
Estructura orgánica: Es organizar a una empresa o a una organización a nivel de jerarquías es decir desde el empleado de mayor cargo hasta en empleado de menor cargo para que así cada empleado o cada departamento tenga solo un supervisor. Las empresas u organizaciones pueden estar organizadas de manera formal o informal(Otalora, 2013).
Staff: Se refiere directamente a los empleados que contribuyen a que el personal de línea que trabaje con mayor eficacia (Rojas, 2008).
propietario/administrador tiene control total sobre todas las responsabilidades de gestión (Hammond, 2003).
Estrategias corporativas: Son las encargadas del análisis del entorno externo a nivel corporativo y administrativas que van dirigidas a diseñar la estructura administrativa y de gestión (Medina, 2011).
Competitividad: Es un estado final que resulta de la capacidad de las empresas para ser rentables en sus actividades productivas en mercados competitivos(Condo, Reyes y Ramirez, 2003).
Herramientas administrativas: Es una serie de técnicas modernas que permite a los gerentes tomar decisiones cruciales y oportunas ante algún tipo desequilibrio en los procesos productivos, económicos, políticos y sobre todo sociales que contribuyen a la esencia de la empresa(Makarena, 2012).
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 Idea a defender
La implementación de funciones y herramientas administrativas son necesarias para mejorar los procesos operativos y la competitividad de Now-is.
3.2 Variables
Variable independiente
La implementación de funciones y herramientas administrativas.
Variable dependiente
Mejorar los procesos operativos y la competitividad de Now-is.
3.3 Estrategia Metodológica
3.4. Diseño de la investigación
En el desarrollo de este trabajo se utilizara la investigación tipo descriptivo con ayuda de la investigación documental.
3.3.1 Tipos de investigación
Investigación descriptiva, Bernal (2010), “reseña rasgos, cualidades o tributos de la población objeto de estudio” Bernal (2010), en este caso sería la empresa Now-is como población a estudiar donde la localización seria la misma para poder determinar las funciones y herramientas administrativas necesarias para Now-is.
Sin embargo se está haciendo el uso de:
Información primaria: Observación y reportes que nos ha dado la empresa.
Información secundaria: Datos teóricos, datos de revistas y documentos.
Información Terciaria: Información obtenida del internet y documentos virtuales.
3.5. 3.3.2 Métodos de investigación
En el desarrollo de la investigación se utilizarán métodos teóricos y empíricos:
a). Métodos Teóricos: análisis y síntesis de la información obtenida a partir de la revisión de la documentación para desarrollar el análisis del objeto de estudio.
b). Métodos empíricos: observación directa, consulta de documentos para la recopilación de la información, entre otros. Su aplicación sistémica permite el desarrollo exitoso de las diferentes etapas de la investigación y el alcance de los resultados previstos
c). Fuentes y técnicas de recolección de información
Las fuentes y bibliografía que se utilizaron en la investigación fueron:
Documentos de la empresa Now-is.
Servicio de Rentas Internas
Tesis publicadas
Revisión de Documentos: sirvió, para hacer referencias en el marco teórico y validar la información; citando al autor sobre sus teorías, datos y conceptos.
Revisión de libros: sirvió para comparar y evaluar teorías, métodos y fases para enriquecer el conocimiento, comparar teorías y fundamentar la acción investigativa.
Revisión de páginas: sirvió para buscar recolectar, conocer y expresar conocimientos sobre teorías, métodos y fases de determinados autores de temas propuestos en los capítulos de la tesis.
Trabajo de campo.- fue definido y situado, mediante el uso de diversas técnicas como: observación, apuntes y recolección de datos directamente en la empresa.
Recolección de datos según García, Oscar. (2010) una recolección de datos en una hoja de registro “Es para reunir y clasificar las información es según determinadas categorías de un evento o problema que se desee estudiar”. Es importante recalcar que este instrumento se utilizó tanto para la aplicación del FODA como para la identificación y análisis
3.4 Unidad de Análisis
3.4.1 Antecedentes de la empresa Now-is
diferentes puestos de trabajo (Fotografía Nº 3) como es la área de cobranza, facturación, financiero, contabilidad, ventas y bodega como también se amplió la estructura de la empresa (Fotografía Nº2) y mantienen una amplia cartera de clientes y los productos plásticos y envases entre otros y se distribuye al más ciudades como la zonas de Santo Domingo, Manabí, Portoviejo, Quevedo, Esmeraldas, La Concordia, Pedernales, Bahía de Caraquez, El Carmen, Latacunga, Lago Agrio, Manta, Quito donde se mantiene clientes. Entre los productos con mayor demanda se puede mencionar: los envases para plantas de agua y sus complementos;
Botella 500cc 17gr redonda
Botella 500cc 19gr tenis (bx200)
Botella 250cc redonda (bx200)
Botella 500cc 17gr cuadrada
Botella 1000cc natural (bx200)
Botella 500cc 12gr ecológica
Botellón redondo 20 litros (bx10)
Tapa de pet azul (bx2400)
Tapa de galón azul ag. (bx2600)
Agarradera verde (bx1400)
Tapa de botella ecológica azul (bx13000
Tapa de botellón abre fácil amarilla (bx1000)
Tapa de botellón troquelada (bx1000)
Envase pet 4 litros/3785cc cuadrado transparente (bx66)
Envase pet 5 litros/5000cc red (bx50)
Galón cuadrado 4 litros (bx55)
Envase pet 4lts/3785cc cuadrado azul (bx66)
Poma cuadrada 2 litros (bx105)
Funda para botella b/d 10+3.5fx24 n (bx1000)
Es elemental recalcar que Now-is es una empresa que ha ido creciendo con el tiempo y en la actualidad es un contribuyente especial y está a cargo es el Sr Edgar Nogales Jami gerente (Anexo Nº 3).
Sin embargo en la actualidad la empresa no cuenta con funciones y herramientas administrativo necesarias por tal motivo sería necesario contribuir con el mejoramiento de las herramientas y funciones administrativas en la empresa ya que es uno de los factores más importantes cuando se trata de montar un negocio debido a que de ella dependerá el éxito que tenga dicho negocio.
3.4.2 Nombre y ubicación actual de la empresa
Nombre del contribuyente: Edgar Orlando Nogales Jami
Nombre comercial: Now-is
Actividades Económicas: Venta al por mayor y menor de artículos de plásticos.
3.4.3 Organigrama Estructural
El cuadro Nº 5, se observa el Organigrama Estructural de la empresa Now-is:
Cuadro Nº 5
Organigrama estructural de la empresa Corporación Now-is
Fuente: Empresa Now.is
Elaborado por: Deisy Imbaquingo/2014
3.4.4 Tratamiento y análisis de la información a utilizar
3.4.4.1 El F.O.D.A.
La matriz o análisis FODA es una herramienta administrativa que permite tener una visión general de la situación de una organización, este se establece con el objetivo de identificar factores claves del éxito estos están a nivel interno o externo y se pueden determinar el éxito o el fracaso de una organización, (Thompson y Strickland, 2002)
3.4.4.2 Los diagramas de procesos administrativos
Un diagrama de flujo viene a ser la representación gráfica de un procedimiento administrativo que se desglosa en un proceso en cualquier tipo de actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales, comerciales o de servicios y en sus departamentos, secciones u áreas de la empresa. Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un procedimiento. En la actualidad los diagramas de
GERENTE GENERAL
VENTAS
ASESORES COMERCIALES
ADMINISTRACIÓN
CONTABILIDAD
COBRANZAS
BODEGA
DESPACHADORES
CHOFERES ASISTENTE
flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema, (Anónimo, 2000, pág. 289).
Para poder entender correctamente las diferentes fases de cualquier proceso y su funcionamiento, y, por tanto, permite comprenderlo y estudiarlo para tratar de mejorar sus procedimientos. Los diagramas de flujo son importantes para el diseñador porque le ayudan en la definición, formulación, análisis y solución del problema. El diagrama de flujo ayuda al análisis a comprender el sistema de información de acuerdo con las operaciones de procedimientos incluidos, le ayudara analizar esas etapas, con el fin tanto de mejorarlas como de incrementar la existencia de sistemas de información para la administración, (Anónimo, 2000, págs. 289-290).
El objetivo de los procesos administrativos es representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el estado actual y proponer mejoras. Unas de las ventajas de estos procesos admirativos es permitir ayudar a las personas que trabajan en el proceso a entender el mismo, con lo que facilitaran su incorporación a la organización e incluso, su colaboración en la búsqueda de mejoras del proceso y sus deficiencias. Los diagramas administrativos se requieren de instrumento apoyo que contribuyan a las funciones según los procesos a plantear como: El sistema SAP (Sistemas, Aplicaciones y Productos y procesamiento de datos) da oportunidades a través de la plataforma de E-Business mySAP.com en cada caso, los E-Business mejoran los niveles de servicio mientras reducen los costos, ofreciendo así nuevas oportunidades de negocios y satisfacción en tiempo real para todos los involucrados en el proceso.
CAPÍTULO IV
RESULTADO Y DISCUSIÓN
En este capítulo se realiza la caracterización de información y datos obtenidos a través de información otorgada por Now-is (Fotografía N° 12) donde los resultados del diagnóstico permiten elaborar propuestas de mejora para elevar la competitividad de Now-is.
4.1 Caracterización del campo de acción
A continuación se presenta cuadros de información y datos obtenidos de la situación actual de la empresa a través de información otorgada por la empresa Now-is con la ayuda de la investigación de descriptiva.
4.2 Diagramas de Procesos
A continuación se presentan diagramas de procesos que permiten saber que se realiza en cada etapa la empresa Now-is:
Proceso de compras
Proceso ingreso de mercaderías
Proceso pago a proveedores
Proceso venta facturación al contado
Proceso solicitud de crédito
Proceso asignación de cupo de venta a crédito
Proceso venta a crédito
Proceso facturación de venta a crédito
4.3 Proceso de Compras
Entre los principales cargos dentro del proceso de compras (Fotografía N° 10) son la selección de proveedores, determinación de los requisitos a solicitar e inspección en recepción del producto.
Cuadro Nº 6
Diagrama de procesos de compras
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deisy Imbaquingo/2014
En función del diagrama (cuadro N° 6), se puede detectar como principales fortalezas del proceso las siguientes:
Listado de proveedores actualizado
Del mismo modo, se puede detectar debilidades como:
Falta de planificación de compras con anterioridad en base a un análisis histórico de inventarios.
Stocks de Seguridad inexistentes.
Solo disponen 2 proveedores calificados de varios proveedores.
El cuadro Nº 7, presenta a continuación las cifras de compras en dólares de los desde el mes de Marzo a agosto del año 2014.
Revisión de productos en
general en inventarios
Selección de proveedores
Envía necesidad al Proveedor
Coloca orden de compra vía mail
Proveedor factura Recepción del
producto Fin
Cuadro Nº 7 Compras mensuales
Meses Compras en dólares
Marzo 118.003,02
Abril 254.215,20
Mayo 280.577,65
Junio 400.505,02
Julio 295.523,52
Agosto 422.203,26
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deisy Imbaquingo / 2014
Análisis:
Se observa en la cuadro Nº 7, en el mes de marzo las compras son mínimas es decir $118.003,02 con el restos de los meses debido a que en los primeros meses del año las ventas son bajas en relación a los siguientes meses que se van incrementando dependiendo de la demanda que se va teniendo dando un total de compras durante el semestre de $1.77.027, 67.
4.4 Proceso de ingreso de mercaderías
Dentro de este diagrama se puede observar unas de los principales proceso es recibir mercadería de acuerdo a factura emitida, notifica si existe daño en mercadería facturada, procede a enviar mail con queja de daños en mercaderías y pasar factura a financiero e ingresar factura al inventario.
Cuadro Nº 8
Diagrama de procesos de Ingreso de mercadería
Fuente: Investigación de campo
En función al diagrama presentado (cuadro N° 8) se detallan aspectos positivos del proceso:
Agilidad al ingresar facturas de mercadería al sistema.
Rapidez para solucionar inconvenientes que se presentan con la mercadería en mal estado.
Del mismo modo, se puede detectar aspectos negativos como:
Falta de coordinación al recibir mercadería por parte de bodega.
Poco cuidado en traslado de mercadería por parte del transportista.
Transportista se retrasa y no llega a la hora indicada
4.5 Proceso de facturación venta contado
En el siguiente diagrama se puede observar que los procesos que predominan son atención al cliente, elaboración, cancelación de factura y finalmente la entrega de mercadería si estos procesos son realizados de manera eficaz la venta al contado será finalizada sin ningún inconveniente (Fotografía 9).
Cuadro Nº 9
Diagrama de procesos facturación venta al contado
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deisy Imbaquingo/2014 Se atiende al
cliente
Cliente realiza su pedido
Elaboración de factura al contado Cliente cancela el total de factura Cliente recibe la factura de contado original
Se hace la entrega de la mercancía al
cliente
Cliente revisa la mercancía antes de salir de la empresa
Fin de venta ha contado Factura de contado original y copia Vendedor pasa hoja de pedido a
De acuerdo al diagrama realizado (cuadro Nº 9) se detallan aspectos positivos de venta ha contado:
Rapidez al entregar la mercadería a los clientes
Mercadería coincide con lo facturado
A la vez, aspectos negativos de la misma:
Demora al hacer nota de pedido del cliente
Tardanza al facturar
Se factura a clientes con saldo vencido por que la compra que realizan la pagan en efectivo.
4.6 Proceso de solicitud de crédito
En función del diagrama que se presenta a continuación se detalla los principales procesos como; solicitud de informes, requerimientos a cliente, validación de documentos y asignación de cupo de crédito (Fotografía N° 6) estos requisitos son fundamentales dentro de la empresa para brindar créditos a clientes.
Cuadro Nº 10
Diagrama de procesos de solicitud de crédito
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deisy Imbaquingo/2014
No
Si
Cliente solicita crédito
Solicita informes y requerimientos al
cliente
Presenta documento
solicitados
Se valida los documentos y referencias vía telefónica
Autorizan crédito
Se procede asignar cupo de crédito
para futuras compras
Fin Se informa a cliente
De acuerdo a diagrama (cuadro N° 10) expuesto se puntualizan aspectos positivos dentro de este proceso:
Se valida documentos vía telefónica a clientes que solicitan cupo de crédito mínimo
Se valida información del cliente realizando visitas cuando requieren cupo de crédito extenso.
Así mismo, aspectos negativos de la misma:
Falta de iniciativa para visitar a cliente y pedir documentos
Tardanza para verificar si generan crédito
Poca información del cliente al asignar crédito
Falta de actualización en el sistema en cuanto al crédito y cupo de crédito
4.7 Proceso de venta a crédito
A continuación se presenta diagrama de venta a crédito donde sus principales proceso son; cliente al día con pago, presentar catálogo de mercaderías a cliente, emitir orden de pedido y entregar pedido para ser ingresado y facturado (Fotografía N° 6).
Cuadro Nº 11
Diagrama de procesos venta a crédito
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deisy Imbaquingo/2014
No O
Si
Fuente: Now-is
Asesor comercial revisa
ruta
Asesor comercial sale de la empresa
Se le muestra el catálogo de mercaderías
Asesor comercial realiza orden de pedido y llena forma
de compra
El cliente está al día con los
pagos
Debe cancelar para realizar pedido
Cancela facturas vencidas
Se verifica el pedido Lleva pedidos a Fin
facturadora
De acuerdo al diagrama presentado (cuadro N° 11) , se detallan aspectos positivos:
Vendedor planifica ruta antes de salir de oficina
Verificación de pedidos antes de pasar a la facturadora
De mismo modo, aspectos negativos:
Revisión cartera con anticipación antes de visitar a cliente
Poco seguimiento después de despacho
Asesor comercial revisa pedidos y suspende pedidos de clientes que son mala paga pero están al día y no informa al vendedor de la ruta
4.8 Proceso de facturación a crédito
Dentro del proceso se detallan unos de los principales procesos como; entrega de pedidos, verificación de cupo de crédito en caso de no tener crédito pedir autorización, preparar el pedido, revisar stock (Fotografía N° 6) finalmente envió de pedido dichos proceso realizan en la empresa para facturación a crédito.
Cuadro Nº 12
Diagrama de procesos de facturación a crédito
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deisy Imbaquingo/2014
No No Si No Si Vendedor entrega pedido a facturadora
Verifica cupo de crédito y demás
condiciones comerciales Tiene Crédito Pedir autorización a gerente comercial Factura mercancía que requiere cliente Entrega facturas a jefe de bodega Preparación de pedido Revisa stock de mercadería Arma Pedido Se anula factura
Se factura el stock de existencias Se envía
pedido
A continuación en referencia al diagrama (cuadro N° 12) se puntualizan aspectos positivos del proceso:
Entrega de pedidos con anticipación
Revisión de pedido antes de enviar a cliente
Así mismo, aspectos negativos:
Inventario descuadrado
Retraso al armar pedido y enviar
No todas la ventas a crédito se revisan documentos
Preferencia con algunos clientes y se factura con saldo vencido
4.9 Proceso de entrega de pedidos
A continuación se presenta el organigrama de procesos de entrega de pedidos donde los principales procesos son; revisar facturas, realizar ruteros, entregar a cliente mercadería en buen estado, hacer firmar factura de recibido a cliente (Fotografía N°7).
Cuadro Nº 13
Entrega de pedidos a clientes con crédito a domicilio
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deisy Imbaquingo/2014
No Si No Si Transportista recibe factura a despachar Revisa facturas Realiza ruteros Entrega a cliente Cliente revisa factura con mercadería recibida Producto en mal estado Cliente conforme firma factura Chofer hace guía de remisión por producto en mal estado producto
Regresa producto a camión
Chofer da guía de remisión a bodega
Realizan nota de crédito
Se entrega nota de crédito a cliente
Se reenvía el mismo producto en buen estado
Cliente acepta y firma el recibido total.
Según el diagrama presentado (cuadro N° 13) se detallan aspectos positivos de dicho proceso:
Días establecidos para despachos a diferentes ciudades
Conocimiento de las rutas a distribuir
A la vez, aspectos negativos del mismo:
Falta de coordinación bodega y chofer de mercadería cargados en camión
Mercadería mal ubicada en el camión
Chofer recibe producto que llega en mal estado a cliente sin previa autorización
Se recibe mercadería entregada semanas anteriores por que están en mal estado
El cuadro Nº 14, presenta a continuación el total de las ventas mensuales (Anexo N° 1) y el total de ventas semestrales del presente año.
Cuadro Nº 14 Ventas mensuales
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deisy Imbaquingo / 2014
Vendedores Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Ventas semestrales
Almacén 10.218,25 10.086,70 13.150,48 11.128,20 12.256,56 11.320,26 68.160,45 David 29.273,36 32.091,51 25.016,53 50.033,05 60.263,37 39.942,56 236.620,38 distribuidores 2.415,23 80.623,15 0,00 0,00 0,00 0,00 83.038,38 Esmeraldas 731,25 9.050,24 14.792,75 12.323,46 19.765,56 20.837,43 77.500,69 Ferreterías 1.550,00 2.582,00 2.464,62 1.930,04 2.033,21 1.301,40 11.861,27 Gabriel 43.921,39 42.986,98 55.199,84 52.359,63 55.031,26 249.499,10 Manabí 8.328,18 16.541,16 15.896,56 19.118,11 17.092,08 10.433,47 87.409,56 Negocios especiales 35.258,26 46.272,63 116.477,34 195.649,50 151.177,86 111.928,67 656.764,26 Oficina 0,00 6.153,06 5.234,39 5.912,78 5.494,55 5.758,55 28.553,33 Plantas de agua 8.055,95 20.988,62 20.017,72 20.832,57 13.836,99 15.523,52 99.255,37 Plantas de oficina 3.149,22 3.397,86 3.108,66 2.077,64 1.161,66 1.249,46 14.144,50 Quevedo 13.484,47 26.968,93 20.434,94 7.143,83 11.448,33 5.952,38 85.432,88
Total Ventas por
meses 112.464,17 298.677,25 279.580,97 381.349,02 346.889,80 279.278,96 1.698.240,17 Mazo -Abril Abril-Mayo Mayo-Junio Junio-Julio Julio-Agosto
165,58% -6,39% 36,40% -9,04% -19,49 % Tasa de
