Este proceso a través de la revisión de mercadería con anticipación evitara inconvenientes al momento que se entrega mercadería al cliente.
Cuadro Nº 27
Entrega de pedidos a clientes con crédito y despacho a domicilio
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deisy Imbaquingo/2014
5.15 Tabla de indicadores
La empresa debe implementar los diagramas propuestos para lograr sus objetivos y estrategias establecidas para ser más competitiva en el mercado, el cumplimiento de la propuesta será medido a través de los siguientes indicadores:
Cuadro Nº 28 Indicadores
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deisy Imbaquingo
Indicador Descripción (Aspecto a mejorar) Formula Unidad de
medida Periodo de medición
Compras
Número de porcentaje de pedidos de compras generados a proveedores calificados sin retraso o sin necesidad de información adicional (Pedidos generados sin problema/Total de pedidos generados) x100 % Mensual Ingreso de mercaderías
Consiste en recibir la mercadería previa coordinación para evitar retrasos.
(Mercadería revisada /Total de mercadería recibida)x100
% Mensual
Pago proveedores Pago de facturas al vencimiento.
(Importe total de los pagos a proveedores/Cifras de ingresos totales)x100
% Mensual
Venta al contado Consiste en atender al cliente optimizando recursos como el tiempo.
(Facturas emitidas a tiempo/Total de facturas emitidas) x100 % Semanal Solicitud de crédito
Solicitar requisitos para créditos de posibles clientes y convalidar información (Número de solicitudes aceptados, completas y libres de ambigüedad/Total de solicitudes aceptadas)x100 % Semanal Venta a crédito
Planifica ventas antes de visitar al cliente a través de herramientas empleadas (Número de ventas realizadas/Total número de visitas realizadas)x100 % Mensual Facturación a crédito
Consiste en facturar al cliente teniendo los requisitos y pagos al día
(Número de pedidos pendientes por facturar/Total pedidos facturados)x100 % Semanal
Entrega de pedidosPermite saber las entregas oportunas y efectivas al cliente (Total pedidos entregados a tiempo/Total pedidos despachados)x100 % Diario Asesor comercial
Este proceso mejorado a través de herramientas y planificación anticipada que permite atender ,vender y ahorrar tiempo y llegar a la meta (Cuadro Nº25). Jefe de bodega
Con el proceso de ingreso de mercadería mejorado, se logrará reducir retrasos en la llegada de mercadería (Cuadro Nº 21).
Asistente financiero
Este proceso permite maximizar su crédito y confiabilidad ante el proveedor (Cuadro Nº 22)
Facturadora-Gerente Comercial
Se mide requisitos y pagos al día a través del sistema con el proceso mejorado permite obtener mejor servicio y entrega de mercadería a tiempo al cliente (Cuadro Nº
26). Facturadora
A través de este proceso mejorado la facturación será hará a tiempo teniendo un despacho eficiente (Cuadro Nº 23)
Gerente comercial-Asesor comercial
Este proceso se utiliza para obtener mayores ingresos a través de créditos a nuevos clientes agilitando tramites de futuros clientes obteniendo nuevos ingresos (Cuadro Nº24).
Transportista
Revisión de mercadería a tiempo evitando inconvenientes al momento de entrega del pedido (Cuadro Nº 27). EMPRESA "NOW-IS" TABLA DE INDICADORES Responsable Impacto PROCESOS Gerente comercial El procesos de compras mejorado agilita la selección de proveedores y se realiza los pedidos a tiempo (Cuadro Nº 20)
Cuadro Nº 29 Tabla de estrategias
Fuente: Investigación de campo
Elaborado por: Deisy Imbaquingo
RESPONSABLE
1 2 3 4 5 6
Distribución de productos Promociones (Promociones realizadas/Promociones planificadas)x100%
Gerente comercial e impulsadores Plan de visitas a empresas
ofreciendo productos y servicios
Evaluación del desempeño
(Personal evaluado su desempeño/Total desempeño personal)x100% Gerente y Recursos Humanos Incentivar al personal Incentivos económicos a través de metas establecidas
(Metas cumplidas/Total metas establecidas )X100% Gerente y gerente comercial
Índice de precios
Comparación de precios en el mercado
(Precios competitivos establecidos/Precios establecidos en el mercado)x100%
Gerente, Gerente comercial y vendedores
Atraer nuevos clientes Publicidad (Publicidad realizada/Publicidad planificada)x100
Gerente comercial- asesores comerciales
Evaluación al personal Capacitación (Personal capacitado/Total personal capacitado/)x100% Recursos humanos y Gerente
ACCIONES ESTRATÉGIAS INDICADORES TIEMPO (1 AÑO)
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones
Dentro de la investigación inicialmente se realizó un análisis de la situación actual de la empresa Now-is partiendo de este se puede concluir que carece de herramientas administrativas necesarias para tener mayor competitividad, debido a que existen existe un mal manejo de las cuentas por cobrar donde el mayor peso de estas se encuentran en las cuentas mayores a 121 días vencidos así mismo no con el análisis planteado se puede observar que no se cumplirá con los requerimientos presupuestales en la empresa.; se limita a los procesos y a los colaboradores de la empresa, de tal manera que se analizó con una recolección de datos en una hoja de registro la situación interna y externa de la empresa y nos permitió contribuir con la elaboración de un F.O.D.A. enfocarnos en los aspectos internos y externos que fue definido con técnicas de observación, apuntes que se realizó en la empresa permitiendo incrementar eficiencia.
Las funciones administrativas en las que se sostiene la empresa se realizan en forma empírica, pues no hay funciones específicas que ayude a cada uno de los colaboradores a realizar las actividades de manera eficiente por tal motivo se estructuro matrices enfocándose en los procesos que se observó y que a través de la investigación realizada directamente en la empresa elaborando matrices que determinan actividades a realizarse.
La empresa no cuenta con un sistema informático contable que ayude a los colaboradores al control de inventarios, cobranza, facturación entre otros por tal motivo se sugiere el sistema SAP, mejoran los niveles de servicio mientras reducen los costos, ofreciendo así nuevas oportunidades de negocios y satisfacción en tiempo real sin necesidad de esperar largos procesos de actualización y procesamiento habituales en otros sistemas esta información se obtuvo a través de la técnica de revisión de páginas que sirve para recolectar información.
A pesar de la manera en la que ha venido trabajando la empresa se puede decir que se ha mantenido en el mercado hasta la fecha actual obteniendo utilidad considerable para subsistir, sin llegar a un manejo óptimo de sus procesos, teniendo por tanto, un alto potencial de mejorar e incremento de sus utilidades se concluye dicha información basándose en documentos emitidos por la empresa como reportes y balances.
Es considerable tomar en cuenta que la incidencia de las funciones administrativas a lo largo del tiempo son necesarias para que la empresa pueda desarrollarse llegando inclusivo a tomar un puesto considerable en el mercado ya que realiza ventas a la mayoría de plantas de la ciudad de acuerdo a lista de clientes emitidos en la empresa (Anexo Nº 8), actualmente Now-is es una de las primeras empresas que distribuye todo tipo de envases para las plantas de agua de la ciudad.
6.2 Recomendaciones
Mejorar las debilidades y amenazas de acuerdo al F.O.D.A. que se investigó estableciendo un programa formal de capacitación al personal administrativo y operativo de la empresa. Así como también políticas para el área de ventas y puedan mantenerse en el mercado.
Considerar las funciones y herramientas administrativas mejorados para tener mayor desempeño y competitividad de la empresa. Es importante que en la empresa todos los miembros de la institución conozcan los beneficios que tiene cada una de estas para que puedan ser aplicadas de manera permanente y en el corto plazo.
La alta dirección de la empresa deberá proporcionar capacitaciones con personas especializadas para la medición y mejora continua de la satisfacción laboral, favoreciendo el desempeño individual de los trabajadores y de la empresa.
Investigar sobre aspectos administrativos específicamente en la planificación financiera para que puedan aplicar el análisis financiero y así obtengan mayor rentabilidad y cumplir con la meta establecida a cabalidad.
Realizar análisis de actividades permanentemente para conocer las funciones administrativas que cumple cada uno de los miembros de la empresa la cual se la debe realizar a través de procesos a fin de determinar los correctivos necesarios en el momento y registrar las acciones necesarias en un proceso de mejora continua.
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Anexo Nº 1
Reporte de ventas mensuales
Anexo Nº 2
Reporte de cobranza mensual
Anexo Nº 3
Anexo Nº 4
Impuesto a la Renta Causado
Anexo Nº 5
Estados de Resultado Now-is
Anexo Nº 6
Estado de Situación Financiera Now-is
Fuente: Empresa Now-is
Anexo Nº 7
Documento de referencia de proyección de ventas
Anexo Nº 8
Lista de clientes de plantas de agua Santo Domingo
Fuente: Empresa Now-is
Elaborado por: Deisy Imbaquingo/2014
Suc No. Nombre Direccion Direccion 2 Ciudad
1 306 MORA BELTRAN CESAR AUGUSTO CALLE ZARSAS Y PIMANPIRO URB. BCO FOMENT AGUA ICE GLU SANTO DOMINGO
1 190 PASTAS GUTIERRES JOSE URB. COCHAPAMBA No 310 AGUA ANTARTIDA SANTO DOMINGO
1 237 RAMOS RICARDO URB. LAS PALMAS AGUA AZUL SANTO DOMINGO
1 644 ORDOÑEZ EDGAR CALLE LUIS CORDERO S/N Y CALLE 1 AGUA DIAMANTE SANTO DOMINGO
1 260 VILLACIS RAMOS MARGOTH AV. QUITO Y CALLE RIOBAMBA AGUA DIVINA SANTO DOMINGO
1 929 RODRIGUEZ ALVARADO ROCIO CARMEN AV.QUITO Y RIOBAMBA AGUA DIVINA SANTO DOMINGO
1 548 NARANJO JENNIFER CALLE TULCAN 423 Y JOSE FRANDIN AGUA DOME SANTO DOMINGO
1 183 ROGEL JOFRE COOP. SANTA MARTHA SECTOR 2 AGUA DUAP SANTO DOMINGO
1 228 SAMANIEGO PATRICIO 3 DE JULIO Y LATACUNGA AGUA EL CISNE SANTO DOMINGO
1 196 JUMBO TORRES SILVIA MARISOL URB. EL PORTON MZ 14 AGUA EL JORDAN SANTO DOMINGO
1 214 SANTANA MAYRA VIRGINIA CALLE RIO CAJONES 213 Y VICENTE AGUA ESTRELLA SANTO DOMINGO
1 313 DELGADO ZAMBRANO IVAN MARCELO LUZ DE AMERICA VIA QUEVEDO KM 23 AGUA FELIZ SANTO DOMINGO
1 366 BRIONES RESABALA MARCELA KM 1/2 VIA AL ACHIOTE PUERTO QUITO AGUA FORTUNA PUERTO QUITO
1 129 GALLARDO CEVALLOS CAROLINA AV. RIO TOACHI Y GUADUAS AGUA GLACIAR SANTO DOMINGO
1 126 JIJON CARLOS BANCO DEL FOMENTO / SARSAS 116 AGUA GLU SANTO DOMINGO
1 185 ORTEGA JORGE COOP. LAS PALMAS CALLE CANADA AGUA GLU LOS ROSALES SANTO DOMINGO
1 112 ROBALINO FERNANDO RIO TOACHI COOP AQUEPI AGUA LA FUENTE SANTO DOMINGO
1 382 ORTEGA LUIS CALLE LOJA Y GUAYAQUIL AGUA LA MEJOR SANTO DOMINGO
1 155 DIAZ FERNANDO AV. ABRAHAM CALAZACON AGUA LA NUESTRA SANTO DOMINGO
1 148 ZAMBRANO ELVIS COOP. 30 DE JUNIO AGUA LA PRECIOZA SANTO DOMINGO
1 165 SANCHEZ MEJIA GUILLERMO EFRAIN AV. GUAYAQUIL Y PEDRO VICENTE MALDONADO AGUA MARBELLA SANTO DOMINGO
1 128 PALOMINO CARMENSA AGUA MI TIERRA SANTO DOMINGO
1 252 TORRES CASTILLO LUIS ALFONSO COOP. BRISAS DEL COLORADO AGUA PRIMAVERA SANTO DOMINGO
1 1795 MEZA INTRIAGO FELIX OSWALDO PEDRO VICENTE MALDONADO Y LOS JARDINES AGUA PURIFICADA SUPER 33 4X4 SANTO DOMINGO
1 168 GUTIERRES BRAVO CESAR VINICIO BAYPASS QUININDE - CHONE AGUA QUE RICA SANTO DOMINGO
1 191 CHILA CEDEÑO JOSE RAMON VIA SAN JACINTO DEL BUA AGUA SAN LUIS SANTO DOMINGO
1 208 CHICA MANUEL VIA A SAN JACINTO DEL BUA KM1 AGUA SAN LUIS SANTO DOMINGO
1 236 CELLERI RAUL VIA QUITO KM 6 1/2 AGUA SAVIA SANTO DOMINGO
1 247 SILOE S.A RIO VERDE CALLE PIÑAS AGUA SILOE SANTO DOMINGO
1 235 RAMOS RAQUEL EJERCITO ECUATORIANO 1003 AQUA - 02 SANTO DOMINGO
1 200 ATIENCIA ALEXANDRA AV. LA LORENA 2DA TRANSVERSAL AQUA 0 SANTO DOMINGO
1 311 URIBE NOGALES MELBA MARGOTH COOP. UNIFICADOS BARRIO EL LIBERTADOR FOMBELLA SANTO DOMINGO
1 246 FLORES SEGUNDO KM6 VIA A QUEVEDO SOFT WATER SANTO DOMINGO
Anexo N° 9
Logo de la Empresa Now-is
Fuente: Empresa Now-is
Anexo N° 10 Fotografías Fotografía N° 1 Estructuras de Now-is
Fuente: Empresa Now-is
Fotografía N° 2
Personal de la empresa Now-is
Fotografía N° 3
Reuniones del personal de ventas para mejorar las inconvenientes de la empresa Now-is
Fuente: Empresa Now-is
Fotografía N° 4
Personal de la empresa diagnosticando los inconvenientes en compras, ventas y despachos de mercadería que no están a tiempo acordado por demora en entregas de
pedidos
Fotografía N° 5
Revisando pedidos de vendedor para poder facturar
Fuente: Empresa Now-is
Fotografía N° 6
Preparación de mercadería y cargamento de perdidos para entregas a clientes
Fotografía N° 7
Revisión de facturas y pagos de proveedores para realizar pago correspondiente
Fuente: Empresa Now-is
Fotografía N° 8
Facturación de venta a crédito y contado
Fuente: Empresa Now-is
Fotografía N° 9
Revisión de documentos en la empresa
Fotografía N° 1
Entrega de documentos de la empresa
Fuente: Empresa Now-is