Al tener ya determinadas cuales son las F.O.D.A. en un primer plano, nos permite determinar los principales elementos de fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades teniendo como referencias a los procesos y cuadros de valores de compras, ventas cobranza y cartera de clientes.
Cuadro Nº 19 La Matriz F.O.D.A.
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Deisy Imbaquingo
Lista de Fortalezas Lista de Debilidades
F1. La distribución de sus distintos productos se lleva a cabo por distintos puntos de interior del país. D1. Contratar a personal sin experiencia D2. Falta de tecnología para controlar el inventario D3. Personal con poca estabilidad en la empresa
F3. Conocimiento de todo lo relacionado con envases y plásticos. D4. Falta de capacitación al personal
F4. Pagos puntuales al personal D5. Falta de motivación de los recursos humanos
F5. Precios accesibles para el cliente D6.Falta de procesos administrativos planificados
F6. Posibilidades de acceder a créditos D7. Incumplimiento de presupuesto de ventas
F7. Cartera de clientes y de productos establecida D8. Falta de control de las actividades
Lista de Oportunidades FO DO
O1. Amplio mercado ya que el negocio de artículos plásticos está a nivel nacional Distribuir los productos a diferentes partes del país tomando en cuenta que solo está en Ecuador (F1, O1, O3, O4)
Aprovechar los medios publicitario para atraer nuevos clientes con el fin de incrementar las ventas (O1, O3, O4,D7)
O2La ubicación de la empresa Aprovechar conocimientos adquiridos y ubicación de la empresa para adquirir mayor prestigio (F3, F7, O2)
O3. Demanda creciente a nivel nacional por productos plásticos. Conservar el buen desempeño de la empresa para aumentar su demanda (F2, F4, F5, O5, O2) O4. Ser conocidos en el mercado dentro de la rama en el cual se desenvuelven Realizar plan de visitas a empresas brindándole nuestros productos y beneficios (F6, O6)
O5. Necesidad del producto Consolidar oferta de calidad (F3, O6)
O6. Cuenta con la representación de proveedores de reconocida calidad.
Listas de Amenazas FA DA
A1.El invierno largo caracterizado por abundantes lluvia Incentivar al personal a través de metas establecidas (A4 , F4)
A2.Deficiente capacitación en el nivel obrero ecuatoriano. Mejorar la calidad de los servicios desarrollando un programa de prevención y capacitación (F2,F3,F4, F5, F7, A2, A5)
A3. Productos sustitutivos de menor precio como por ejemplo el plástico A4.Alto nivel de competencia en el mercado
A5. Cambios en la legislación
Revisar procesos administrativos para tener control de actividades a realizar (D6, D8, O5,O3, O2, D7, D2 )
Implementar un sistema de evaluación al personal y mejorar competitividad (O3, O1, D1, D3, D4,D5, D6 )
Realizar reuniones continuas para elaborar y mejorar procesos para el crecimiento de la empresa (D3, D8, A5, A3 )
Elaborar estrategias para obtener mayor demanda de productos plásticos(A1, D7)
FACTORES EXTERNOS FACTORES INTERNOS
Hacer un rango del índice de precios de los productos (F1,F3,F7,A1, A3, A4)
CAPÍTULO V
PROPUESTA
“PROPONER FUNCIONES Y HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS COMO MEJORAMIENTO A LOS PROCESOS QUE SE HA VENIDO EJERCIENDO EN LA EMPRESA CONTRIBUYENDO EN LA COMPETITIVIDAD DE NOW-
IS.”
5.1 Premisas de la propuesta
Según el análisis realizado a través de los cuadros de información y datos obtenidos de la situación actual de la empresa descrito en el capítulo III y IV hace referencia a las funciones a través de los diagramas de proceso y matriz FODA, después de identificar los problemas, se pretende mejorar los inconvenientes encontrados mediante la propuesta de herramientas a través del mejoramiento de los diagramas de los procesos administrativos que se han venido ejerciendo. Esto funcionará como mecanismo de orientación para el personal ya que permite mejorar las distintas actividades y coordinaciones a través de un flujo de información que contribuye en la competitividad a través de la optimización de procesos básicos, simplificando las diferentes actividades de forma que esto ayude y reduzca las necesidades de recursos incrementando la eficiencia de toda la empresa.
Mediante estas herramientas es decir a través de proceso administrativo descritos en el capítulo IV, se logrará determinar con mayor exactitud las funciones administrativas que se deben desempeñar con el objetivo común de elevar la eficiencia de la empresa.
5.2 Objetivos
5.2.1 Objetivo General
Mejorar los procesos administrativos como herramientas de planificación, para contribuir a la competitividad en la empresa Now-is.
5.2.2 Objetivos Específicos
Mejorar los procesos administrativos orientados al servicio al cliente que se han venido empleando en la empresa Now-is.
Estructurar matrices de acuerdo al desarrollo de los procesos donde especifique las actividades a realizarse.
Mejorar los procesos contribuyendo a las diferentes actividades de forma que se incremente eficiencia de cada uno.
5.3 Desarrollo de la propuesta
A través de los diagramas de proceso y F.O.D.A. se procede a realizar la propuesta de la determinación de estrategias, políticas y procesos para mejorar la competitividad de la empresa enfocándose en los objetivos establecidos, a continuación se detallan estrategias, políticas y procesos mejorados.
5.4 Estrategias
Mediante el Matriz F.O.D.A (Cuadro Nº 19) se procede a establecer estrategias relacionadas a los objetivos.
Estrategias FO
Desarrollar promociones a través de impulsores para dar a conocer el producto
Evaluar el desempeño de los colaboradores para mejorar sus capacidades y de esta manera brindar mejor servicio a los clientes.
Estrategias FA
Establecer incentivos económicos a los trabajadores a través del cumplimiento de metas establecidas
Socializar periódicamente las acciones del servicio al cliente.
Comparación de precios en el mercado para fijar precios competitivos.
Estrategias DO
Realizar publicidad a través del equipo de ventas y medios publicitarios de forma más seguida para incrementar las ventas
Capacitar al trabajador para que tenga mayor desempeño en el área que sea asignado
Estrategias DA
Desarrollar promociones de precios bajos y liquidaciones de productos con poca demanda
Establecer procesos administrativos como herramientas para mejorar la gestión organizacional
5.5 Políticas
A través de las políticas propuestas se ayudaran al cumplimiento de los objetivos y por consiguiente a las estrategias.
La empresa deberá contar con publicidad especial enfocada a los clientes
Elaborar un cursos de capacitación cada 6 meses
Lograr cumplir la meta al 100% para obtener incentivos económicos
Realizar reuniones al finalizar cada semana por el transcurso de una hora para evaluar metas establecidas
Realizar inventarios 2 veces al año para llevar un control de acuerdo al sistema informático que disponen.
Mantener constantes promociones en los meses donde decrece la demanda
5.6 Procesos mejorados
A continuación se detallan los procesos mejorados de acuerdo a los procesos que se observó en la empresa Now-is.
Proceso de compras
Proceso ingreso de mercaderías
Proceso pago a proveedores
Proceso venta al contado
Procesos solicitud de crédito
Proceso asignación de cupo de venta a crédito
Proceso venta a crédito
Proceso facturación de venta a crédito
Proceso entregas de pedidos