IBM SmartCloud for Social Business
IBM SmartCloud Engage and IBM
SmartCloud Connections
Guía del usuario
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Guía del usuario
Nota
Antes de utilizar esta información y el producto al que da soporte, lea la información en el apartado “Avisos” en la página 227.
Capítulo 1. Actividades
Una actividad es un sitio donde las personas involucradas en un proyecto pueden compartir información, asignar tareas y compartir recursos como archivos, herramientas y sitios web. Utilice una actividad para organizar el contenido y priorizar las tareas relacionadas con un objetivo de proyecto.
Novedades de Actividades
Averigüe las características que se han añadido.
Cómo empezar
v Explorar la aplicación Cómo empezar.
v Crear una actividad para organizar un proyecto de equipo. v Hacer seguimiento y asignar elementos de tareas pendientes.
v Reutilizar una actividad que haya creado para hacer seguimiento de una tarea repetitiva.
Utilice los conectores de escritorio para Microsoft Windows
Comparta, conecte y haga negocios de forma social desde aplicaciones de Windows, Microsoft Outlook, o Microsoft Office (PowerPoint, Excel y Word). Los conectores de escritorio de IBM®Connections para Microsoft Windows añaden características de redes sociales como Actividades, Blogs, Comunidades, Archivos y Wikis. Suba archivos locales a IBM SmartCloud Engage y IBM SmartCloud Connections desde Windows Explorer. Comparta archivos, trabaje en ellos localmente y publíquelos en IBM SmartCloud for Social Business. Publique en un blog, adjunte un documento a un wiki y busque contenido en IBM SmartCloud Engage o IBM SmartCloud Connections.
Importante: Si inicia sesión en IBM SmartCloud Engage mediante el método "Utilizar el inicio de sesión de mi organización", no podrá iniciar sesión y utilizar los conectores de escritorio.
v Descargar los conectores de escritorio v Cómo utilizar los conectores de escritorio
Capítulo 2. Visión general de las actividades
Actividades está disponible como aplicación autónoma o como widget de Comunidades. Utilice
actividades para ayudar a su equipo a interactuar en una ubicación en línea donde se crean, recopilar y comparten las ideas de un proyecto y los recursos de este. Añada entradas y tareas a la actividad para capturar las tareas necesarias y almacenar los archivos asociados. Utilice secciones para organizar las entradas de sus actividades y tareas.
Entre los ejemplos de proyectos que puede rastrear con una actividad se incluye: v Cerrar un proceso de venta
v Preparar una reunión importante v Redactar un informe para un cliente v Contratar nuevos empleados
Todas las actividades se encuentran disponibles en la vista Actividades, incluidas las actividades creadas como parte de una comunidad. Las actividades creadas como parte de una comunidad se indicarán en la vista con el textoActividad de comunidad.
La actividades se listan en el filtroActividad de comunidaddel panel principal de la página Visión general. Las actividades autónomas se listan en el filtroMis actividades.Mis actividadesson las actividades activas a las que pertenece; se trata de actividades:
v Que ha creado
v A las que se ha añadido como miembro
v Que forman parte de una comunidad a la que pertenece
Mis actividadesno incluye las actividades públicas, las actividades que ha deseleccionado o las actividades completadas. Las actividades pueden tener el estado siguiente:
Cuando crea una actividad como parte de una comunidad, los miembros de la actividad se limita a aquellas personas que son miembros de la comunidad. La actividad de comunidad puede contener un subconjunto de miembros de comunidad.
Para que resulte más sencillo encontrar las actividades que sean más importante para el usuario, asigne a estas actividades una prioridad. Elimine una actividad de su vista deseleccionándola. Puede realizar una copia de una actividad o exportar una actividad a un archivo CSV. Guarde una actividad como plantilla y utilice dicha plantilla para crear nuevas actividades.
Capítulo 3. Inicio de una actividad
No es necesario ningún acceso especial para crear una actividad. Una vez que haya creado la actividad, pulseAcciones de actividadpara editar la actividad, crear una copia de la actividad o utilizar la actividad para crear una plantilla.
Acerca de esta tarea
Las actividades se pueden crear desde cero o a partir de una plantilla. Cuando inicia una actividad desde una plantilla, la nueva actividad se creará con la información que ha guardado de la plantilla. Por
ejemplo, si la plantilla contiene un conjunto de pasos, contactos y recursos, su nueva actividad se rellenará con los mismos pasos, contactos y recursos.
Procedimiento
1. Navegue a la vista de actividades y pulseIniciar una actividad.
Si está utilizando la aplicación autónoma, pulseApps>Actividadespara obtener la vista de actividades. Si está iniciando una actividad en una comunidad, deberá añadir el widget actividades antes de iniciar una actividad. Para añadir el widget actividades, pulse Acciones de comunidades> Personalizary seleccioneActividades.
2. Opcional: Para crear una actividad desde una plantilla, pulseElegir una Plantilla de actividad y seleccione una plantilla. Si desea mantener la lista de miembros con los miembros definidos en la plantilla, seleccione Utilizar miembro de al plantilla.
3. Especificar detalles de actividad. Puede cambiar los detalles posteriormente al editar la actividad. v ElNombrese visualiza en el asunto de la notificación enviada a los miembros añadidos. Si no
proporciona un nombre, la actividad recibe el nombreSin título.
v SeleccionePermitir a personas ajenas a mi organización hacerse miembros de esta actividadpara incluir miembros de la organización o invitados ajenos a la organización. Las actividades que admiten miembros externos se pueden compartir con comunidades que admiten miembros externos o internos. Puede desactivar este permiso más adelante para que no se admitan miembros externos en la actividad, solo si no hay miembros externos presentes. Las actividades externas se identifican con un icono Externa al lado del título de la actividad. No seleccione esta opción si solo desea incluir miembros de la organización. Las actividades que no admiten miembros externos solo se pueden compartir con comunidades que no admiten miembros externos. No se puede permitir la pertenencia externa a una actividad interna más adelante.
v Para separar varias etiquetas, utilice una coma. Cuando haya guardado la actividad, las etiquetas nuevas se añadirán a la colección de etiquetas.
v Al añadir miembros, primero seleccione el tipo de miembro, luego el rol, seguidamente el nombre de la persona, comunidad o grupo para añadirlo como miembro. El propietario puede añadir contenido a todas las entradas, verlas y editarlas y gestionar la pertenencia de la actividad. Un autor puede añadir y ver contenido y editar sus propias entradas. Un lector únicamente puede ver contenido.
Nota:
– La función de grupo está disponible si la solicita. Para obtener más información póngase en contacto con el administrador de la organización.
– Si especifica una dirección de correo electrónico para alguien que no tiene una cuenta o que tiene una cuenta pero que no está en la misma organización, debe pulsar en el icono del signo más para añadir a esa persona. Si la persona no tiene una cuenta, se le solicitará que envíe a dicha persona una invitación después de guardar la actividad. Los miembros invitados deben aceptar la invitación para acceder a las actividades a las que han sido añadidos como miembros.
v Asegúrese de que el objetivo de la actividad proporciona información suficiente para ayudar a los miembros a distinguir entre las actividades de nombre similar. Se pueden realizar búsquedas en el objetivo y este se visualizará en el mensaje de notificación que reciben los miembros cuando se les invita a participar en la actividad.
Resultados
Cuando se haya creado la actividad, el servidor enviará un mensaje de correo electrónico o una notificación al separador Actualizaciones de la característica Mi panel de instrumentos para notificar sobre la actividad a las personas que ha añadido como miembros.
Qué hacer a continuación
Puede añadir contenido a la actividad al crear entradas o elementos de tareas pendientes u organizar la actividad con secciones. Guarde esta actividad como una plantilla para un uso futuro o facilite su búsqueda marcándola como alta prioridad.
Tareas relacionadas:
Capítulo 8, “Trabajo con plantillas”, en la página 27
Capítulo 4. Adición de contenido de actividades
Añada información a su actividad al crear entradas. Cree y asigne tareas añadiendo elementos de tareas pendientes. Asocie recursos con su actividad adjuntando o enlazando a archivos. Al añadir contenido a una actividad, crea un espacio en su proyecto para compartir información, asignar tareas y compartir recursos como sitios web o archivos.
Utilice entradas para añadir contenido a la actividad. Por ejemplo, utilice una entrada para adjuntar un archivo, enlazar a un archivo o añadir un marcador a un sitio. También puede crear campos
personalizados en las entradas. Al igual que las actividades, las entradas pueden crearse desde cero o a partir de un plantilla de entrada que haya guardado anteriormente. Al crear una entrada, recuerde que el texto de descripción y las etiquetas serán localizables. De manera predeterminada, las entradas de una actividad se comparten con todos los miembros de dicha actividad. Puede ocultar una entrada de otros miembros marcándola como privada. Debe ser autor o propietario de la actividad para añadirle entradas. Utilice los elementos de tareas pendientes para realizar un seguimiento de las tareas que su equipo deba completar para lograr el objetivo de la actividad. Puede asignar un elemento de tarea pendiente a un miembro de una actividad, adjuntar un archivo, enlazar a un archivo o añadir un marcador a un sitio. También puede añadir campos personalizados a un elemento de tarea pendiente y darle una fecha de vencimiento. Utilice el separador de Lista de tareas pendientes para ver una lista de sus elementos de tarea pendientes, incluidas las actividades que se crean como parte de una comunidad.
Responda a las entradas y a los elementos de tarea pendiente pulsandoMáspara ver los detalles de una entrada o de un elemento pendiente. SeleccioneAñadir un comentariooAñadir tarea pendiente. PulseMáspara visualizar los detalles de entrada o de tareas pendientes. Edite una entrada o tarea pendiente pulsandoMás>Editar. PulseMás>Más accionespara visualizar una lista de acciones que puede realizar en cada entrada o tarea pendiente. EnMás acciones puede realizar lo siguiente:
v Notificar a otras personas sobre la entrada o tarea pendiente. v Enlazar a la entrada o a la tarea pendiente.
v Copiar, mover o suprimir la entrada o tarea pendiente. v Guardar una entrada o tarea pendiente como una plantilla. v Convertir una entrada en una tarea pendiente.
De manera predeterminada, su trabajo se guarda de forma automática cada 5 minutos salvo que el administrador cambie el intervalo. Si no guarda una entrada y cierra el navegador o se agota el tiempo de espera de su sesión, recibirá una notificación la próxima vez que inicie sesión. En el mensaje de notificación puede pulsar enVerpara abrir la entrada y reanudar el trabajo oDescartarpara suprimir la entrada. Si no se ha llevado a cabo ninguna acción en la entrada sin guardar, visualizará de nuevo el mensaje la próxima vez que inicie sesión.
Adición de una entrada
Añada una entrada a una actividad cuando desee compartir información con los miembros de su actividad. Por ejemplo, utilice una entrada para formular una pregunta. Los miembros de una actividad pueden publicar respuestas pulsandoAñadir comentarioen la entrada. También puede utilizar el asunto de la entrada como una manera anunciar algo.
Procedimiento
1. PulseAñadir entrada.2. Especifique los detalles relevantes. Estos detalles pueden cambiarse más tarde editando la entrada. Para editar una entrada, pulseMáspara ampliar la entrada y, a continuación, pulseEditar.
3. Añadir contenido a la entrada.
v PulseAdjuntar archivopara añadir un archivo a la entrada.
Los archivos adjuntos se cargan a la actividad y se almacenan en la actividad. Los archivos no pueden compartirse fuera de la pertenencia a la actividad. No se pueden realizar búsquedas en el contenido de los archivos cargados en las actividades. Si quiere subir un archivo que pueda
compartir posteriormente con más usuarios, añada el archivo a la aplicación Archivos. Puede añadir un enlace a un archivo o carpeta en la aplicación Archivos desde la entrada de actividad para compartirlo con los miembros de la actividad. Los archivos que adjunta a una entrada de actividad se almacenan en la actividad.
Nota: El recuadro de diálogoArchivo adjuntomuestra el tamaño de archivo máximo que se puede cargar. Adjuntar archivos de gran tamaño a una actividad puede afectar al rendimiento de la actividad. Una actividad que contiene archivos de gran tamaño puede tardar más en cargarse. En lugar de adjuntar un archivo a una entrada, cargue el archivo en la aplicación Archivos y, a continuación, añada en la actividad un enlace a ese archivo.
v PulseAñadir marcadorpara añadir una dirección web a la entrada.
v PulseAñadir campos personalizados>Enlazar a archivopara añadir un enlace a un archivo. Seleccione el archivo al que desea enlazar. Los archivos disponible dependen de lo que se haya desplegado en su entorno. Por ejemplo, si la aplicación Archivos está desplegada en su entorno, podrá crear un enlace a un archivo almacenado en la aplicación Archivos. Si hay disponible una Biblioteca enlazada para su despliegue, podrá crear un enlace a un archivo almacenado en la biblioteca. Si opta por crear un enlace desdeMi PC, el archivo seleccionado se carga en la actividad y se crea un enlace.
Nota: Si se despliega la aplicación Archivos o se habilitan Bibliotecas enlazadas,Mi PCno estará disponible.
v PulseAñadir campos personalizados>Enlazar a carpetapara añadir un enlace a una carpeta. Las carpetas disponibles dependen de lo que se despliegue en su entorno. Por ejemplo, si la aplicación Archivos se despliega en su entorno, podrá crear un enlace a una carpeta creada en la aplicación Archivos. Si se encuentra disponible una Biblioteca enlazada para su despliegue, puede crear un enlace a una carpeta almacenada en la biblioteca.
v PulseAñadir campos personalizados>Campo fechapara añadir un campoFechaa la entrada. Al pulsar el campo vacío, se muestra el control de agenda. Puede escribir una fecha en el campo o escoger una del control de agenda.
v Añadir campos personalizados> Campo personapara añadir un campoPersonaa la entrada. A medida que escribe un nombre en el campo, se muestra una lista de nombres del directorio. Puede escoger uno de la lista o seguir escribiendo el nombre completo de la persona o su dirección de correo electrónico.
Nota: Si escribe el nombre de la persona desde Actividades, debe seleccionar de la escritura anticipada para añadir a la persona correctamente en lugar de pulsarAñadir miembros. Seleccione la tarjeta de visita correcta con la visualización de la escritura predictiva.
v PulseAñadir campos personalizados>Campo texto para añadir un campo de texto plano a la entrada.
Puede añadir tantos tipos de campo como desee, así como campos del mismo tipo varias veces. Renombre un campo personalizado pulsando la etiqueta de campo. Elimine un campo pulsando el icono de suprimir campo de dicho campo.
Puede cambiar la etiqueta de archivo, marcador o campo personalizado por un nombre que describa mejor la finalidad de dicho campo. Por ejemplo, si utiliza la entrada para proporcionar comentarios de revisión, puede añadir dos campos de nombre, un campoAutory un campoRevisor. Asimismo, puede añadir un campo de fecha con la etiqueta Revisar por fecha y, a continuación, añadir un archivo adjunto con la etiqueta de campoDocumento para revisar.
4. Utilice el campo Descripciónpara describir la entrada o añadir contenido de entrada. Puede utilizar las opciones de la barra de herramientas para dar formato al texto añadido.
5. Seleccione una sección específica a la actividad para añadir esta entrada.
6. Seleccione Marcar esta entrada como privadapara ocultar la entrada a otros miembros.
7. SeleccioneNotificar acerca de esta entradasi desea notificar a los miembros de la actividad sobre esta entrada.
Si utiliza una actividad autónoma, puede notificar a todos los miembros de la actividad seleccionando Todos los miembros individuales de esta actividad. Esta opción no notifica a los miembros de
grupos o comunidades. Si no desea notificar a todos los miembros, seleccione aquellos que desee de la lista. Si la actividad se ha compartido con una comunidad, puede notificar un subconjunto de
miembros de comunidad seleccionandoComunidad:community_namedonde community_namees el nombre de la comunidad y, a continuación, seleccionando los recuadros junto a los nombres de los miembros a los que desea notificar.
Si está utilizando una actividad de comunidad, seleccione los miembros específicos de la lista. Si desea enviar una notificación tanto a los propietarios de comunidades como a los miembros individuales, seleccione los nombres de propietario en la listanombre_comunidad(propietarios de comunidad), dondenombre_comunidades el nombre de la comunidad, y seleccione nombres individuales en la listaMiembros de actividad individual. Sus selecciones se recuerdan cuando cambia de lista.
Nota: El filtro sólo busca los nombres de la página actual. Si hay varias páginas, pulseSiguiente hasta que llegue a una página con los nombres en el mismo rango alfabético del nombre que está buscando y, a continuación, escriba el nombre en el recuadro de filtro.
Qué hacer a continuación
Puede cambiar las propiedades de las entradas pulsandoMás acciones. Por ejemplo, puede hacer que una entrada sea privada editándola. También puede mover la entrada, editarla, suprimirla o realizar una copia de esta.
Puede convertir las entradas en elementos de tareas pendientes pulsandoMás acciones>Convertir a elemento pendiente. Los elementos de tarea pendiente son útiles cuando tiene una entrada en la actividad que desea asignar o si la fecha de vencimiento de la entrada es anterior a la fecha de vencimiento de la actividad.
Al pulsarMás acciones>Notificar a otras personaspuede mostrar una entrada a los miembros de la actividad. Los miembros a los que se notifica reciben un mensaje de correo electrónico o una notificación en el separador Actualizaciones de la aplicación de página inicial que contiene la descripción de la entrada y el enlace correspondiente. Cualquier miembro de una actividad puede notificar a otros miembros acerca de una entrada en la actividad. El servidor puede enviar notificaciones a los miembros actuales y a cualquier persona que añada una entrada actual a la actividad, incluso si la persona ya no es miembro.
Tareas relacionadas:
“Cómo trabajar con archivos”
Compartir documentos en su actividad permite organizar los archivos necesarios para completar sus objetivos en un lugar. Añada un enlace desde una entrada o elemento de tarea pendiente a un archivo o carpeta. Adjunte un archivo a una entrada o elemento de tarea pendiente.
de tarea pendiente existente, pulseMáspara visualizar los detalles del elemento de tarea pendiente y, a continuación, pulseEditar>Más opciones.
Acerca de esta tarea
Al adjuntar archivos a una actividad se almacena el archivo en la actividad. Solo los miembros de una actividad podrán acceder a los archivos adjuntos de esta.
Procedimiento
v PulseAdjuntar archivopara cargar un archivo en la actividad.
Los archivos adjuntos se cargan a la actividad y se almacenan en la actividad. Los archivos no pueden compartirse fuera de la pertenencia a la actividad. No se pueden realizar búsquedas en el contenido de los archivos cargados en las actividades. Si quiere subir un archivo que pueda compartir
posteriormente con más usuarios, añada el archivo a la aplicación Archivos. Puede añadir un enlace a un archivo o carpeta en la aplicación Archivos desde la entrada de actividad para compartirlo con los miembros de la actividad. Los archivos que adjunta a una entrada de actividad se almacenan en la actividad.
Nota: El recuadro de diálogoArchivo adjuntomuestra el tamaño de archivo máximo que se puede cargar. Adjuntar archivos de gran tamaño a una actividad puede afectar al rendimiento de la actividad. Una actividad que contiene archivos de gran tamaño puede tardar más en cargarse. En lugar de adjuntar un archivo a una entrada, cargue el archivo en la aplicación Archivos y, a continuación, añada en la actividad un enlace a ese archivo.
v PulseAñadir campos personalizados>Enlazar a archivopara añadir un enlace a un archivo. Seleccione el archivo al que desea enlazar. Los archivos disponible dependen de lo que se haya
desplegado en su entorno. Por ejemplo, si la aplicación Archivos está desplegada en su entorno, podrá crear un enlace a un archivo almacenado en la aplicación Archivos. Si hay disponible una Biblioteca enlazada para su despliegue, podrá crear un enlace a un archivo almacenado en la biblioteca. Si opta por crear un enlace desdeMi PC, el archivo seleccionado se carga en la actividad y se crea un enlace. Nota: Si se despliega la aplicación Archivos o se habilitan Bibliotecas enlazadas, Mi PCno estará disponible.
v PulseAñadir campos personalizados>Enlazar a carpetapara añadir un enlace a una carpeta.
Las carpetas disponibles dependen de lo que se despliegue en su entorno. Por ejemplo, si la aplicación Archivos se despliega en su entorno, podrá crear un enlace a una carpeta creada en la aplicación Archivos. Si se encuentra disponible una Biblioteca enlazada para su despliegue, puede crear un enlace a una carpeta almacenada en la biblioteca.
v Añada un enlace a un archivo o carpeta en la descripción de la entrada o elemento de tarea pendiente. También puede añadir enlaces en el campo de descripción. Utilice el icono de enlace en la barra de herramienta deDescripción para añadir un enlace.
Tareas relacionadas:
“Adición de una entrada” en la página 7
Añada una entrada a una actividad cuando desee compartir información con los miembros de su actividad. Por ejemplo, utilice una entrada para formular una pregunta. Los miembros de una actividad pueden publicar respuestas pulsandoAñadir comentarioen la entrada. También puede utilizar el asunto de la entrada como una manera anunciar algo.
“Adición de un elemento de tarea pendiente”
Puede añadir uno o más elementos de tareas pendientes a una actividad y asignarlos a los miembros de la actividad. Utilice los elementos de tareas pendientes para gestionar el trabajo necesario para completar el objetivo de una actividad. Puede consultar todas las entradas de tareas pendientes desde la vista Elementos de tareas pendientes.
Obtención de la dirección web de una entrada individual
Puede abrir una entrada en su propia página web y después guardar la página como marcador, enviársela a otro miembro en un mensaje de chat o publicarla como entrada de marcador en una actividad. Cualquier usuario que abra el enlace posteriormente será dirigido directamente a la página web de la entrada.
Antes de empezar
Para abrir una entrada desde una dirección web permanente, debe ser miembro de la actividad que contiene la entrada. No puede utilizar un enlace a una entrada para compartirla con un usuario que no sea miembro de la actividad.
Acerca de esta tarea
Para obtener la dirección web de una entrada, realice los pasos siguientes:
Procedimiento
1. Busque la entrada que desea añadir a marcadores o compartir y, a continuación, pulseMás acciones> Enlazar a esta entrada.
Nota: Si no visualiza el enlace Más acciones, es probable que la vista esté contraída. Pulse el título de la entrada para abrirla.
2. Puede añadir la entrada a marcadores o compartirla con otros miembros, si copia la dirección web del cuadro de localización del navegador y la pega en un mensaje de chat, o en un campo del marcador.
Adición de un elemento de tarea pendiente
Puede añadir uno o más elementos de tareas pendientes a una actividad y asignarlos a los miembros de la actividad. Utilice los elementos de tareas pendientes para gestionar el trabajo necesario para completar el objetivo de una actividad. Puede consultar todas las entradas de tareas pendientes desde la vista Elementos de tareas pendientes.
directamente en la actividad, pulseAñadir elemento de tarea pendiente. Para añadir la entrada de tarea pendiente como una respuesta a otra entrada, abra la entrada y, a continuación, pulseAñadir elemento de tarea pendiente.
Utilice la información siguiente para completar las opciones adicionales disponibles después de pulsar Más opciones.
Procedimiento
1. De forma predeterminada, la tarea se asigna aCualquiera (compartido). Esto significa que cualquier miembro de la actividad puede completar la tarea. Para asignar el elemento de tarea pendiente a un miembro específico, pulse Elegir una persona.
2. En el campoFecha de vencimiento, asigne una fecha para indicar cuándo debe completarse esta tarea.
3. Añadir contenido a la entrada.
v PulseAdjuntar archivopara añadir un archivo a la entrada.
Los archivos adjuntos se cargan a la actividad y se almacenan en la actividad. Los archivos no pueden compartirse fuera de la pertenencia a la actividad. No se pueden realizar búsquedas en el contenido de los archivos cargados en las actividades. Si quiere subir un archivo que pueda
compartir posteriormente con más usuarios, añada el archivo a la aplicación Archivos. Puede añadir un enlace a un archivo o carpeta en la aplicación Archivos desde la entrada de actividad para compartirlo con los miembros de la actividad. Los archivos que adjunta a una entrada de actividad se almacenan en la actividad.
Nota: El recuadro de diálogoArchivo adjuntomuestra el tamaño de archivo máximo que se puede cargar. Adjuntar archivos de gran tamaño a una actividad puede afectar al rendimiento de la actividad. Una actividad que contiene archivos de gran tamaño puede tardar más en cargarse. En lugar de adjuntar un archivo a una entrada, cargue el archivo en la aplicación Archivos y, a continuación, añada en la actividad un enlace a ese archivo.
v PulseAñadir marcadorpara añadir una dirección web a la entrada.
v PulseAñadir campos personalizados>Enlazar a archivopara añadir un enlace a un archivo. Seleccione el archivo al que desea enlazar. Los archivos disponible dependen de lo que se haya desplegado en su entorno. Por ejemplo, si la aplicación Archivos está desplegada en su entorno, podrá crear un enlace a un archivo almacenado en la aplicación Archivos. Si hay disponible una Biblioteca enlazada para su despliegue, podrá crear un enlace a un archivo almacenado en la biblioteca. Si opta por crear un enlace desdeMi PC, el archivo seleccionado se carga en la actividad y se crea un enlace.
Nota: Si se despliega la aplicación Archivos o se habilitan Bibliotecas enlazadas,Mi PCno estará disponible.
v PulseAñadir campos personalizados>Enlazar a carpeta para añadir un enlace a una carpeta. Las carpetas disponibles dependen de lo que se despliegue en su entorno. Por ejemplo, si la aplicación Archivos se despliega en su entorno, podrá crear un enlace a una carpeta creada en la aplicación Archivos. Si se encuentra disponible una Biblioteca enlazada para su despliegue, puede crear un enlace a una carpeta almacenada en la biblioteca.
v Añadir campos personalizados> Campo personapara añadir un campoPersonaa la entrada. A medida que escribe un nombre en el campo, se muestra una lista de nombres del directorio. Puede escoger uno de la lista o seguir escribiendo el nombre completo de la persona o su dirección de correo electrónico.
Nota: Si escribe el nombre de la persona desde Actividades, debe seleccionar de la escritura anticipada para añadir a la persona correctamente en lugar de pulsarAñadir miembros. Seleccione la tarjeta de visita correcta con la visualización de la escritura predictiva.
v PulseAñadir campos personalizados>Campo texto para añadir un campo de texto plano a la entrada.
Puede añadir tantos tipos de campo como desee, así como campos del mismo tipo varias veces. Renombre un campo personalizado pulsando la etiqueta de campo. Elimine un campo pulsando el icono de suprimir campo de dicho campo.
Puede cambiar la etiqueta de archivo, marcador o campo personalizado por un nombre que describa mejor la finalidad de dicho campo. Por ejemplo, si utiliza la entrada para proporcionar comentarios de revisión, puede añadir dos campos de nombre, un campoAutory un campoRevisor. Asimismo, puede añadir un campo de fecha con la etiqueta Revisar por fecha y, a continuación, añadir un archivo adjunto con la etiqueta de campoDocumento para revisar.
4. Utilice el campo Descripciónpara describir la entrada o añadir contenido de entrada. Puede utilizar las opciones de la barra de herramientas para dar formato al texto añadido.
5. Seleccione una sección específica a la actividad para añadir esta entrada.
6. Seleccione Marcar esta entrada como privadapara ocultar la entrada a otros miembros.
7. Seleccione Notificar acerca de esta entradasi desea notificar a los miembros de la actividad sobre esta entrada.
Si utiliza una actividad autónoma, puede notificar a todos los miembros de la actividad seleccionando Todos los miembros individuales de esta actividad. Esta opción no notifica a los miembros de grupos o comunidades. Si no desea notificar a todos los miembros, seleccione aquellos que desee de la lista. Si la actividad se ha compartido con una comunidad, puede notificar un subconjunto de
miembros de comunidad seleccionandoComunidad:community_namedonde community_namees el nombre de la comunidad y, a continuación, seleccionando los recuadros junto a los nombres de los miembros a los que desea notificar.
Si está utilizando una actividad de comunidad, seleccione los miembros específicos de la lista. Si desea enviar una notificación tanto a los propietarios de comunidades como a los miembros individuales, seleccione los nombres de propietario en la lista nombre_comunidad(propietarios de comunidad), dondenombre_comunidades el nombre de la comunidad, y seleccione nombres individuales en la listaMiembros de actividad individual. Sus selecciones se recuerdan cuando cambia de lista.
Nota: El filtro sólo busca los nombres de la página actual. Si hay varias páginas, pulseSiguiente hasta que llegue a una página con los nombres en el mismo rango alfabético del nombre que está buscando y, a continuación, escriba el nombre en el recuadro de filtro.
Qué hacer a continuación
Después de guardar la tarea pendiente, puede crear otra sin pulsarAñadir elemento de tarea pendiente. Si desea crear otro elemento de tarea pendiente, especifíquelo en el campoTarea pendiente. De lo contrario, pulseCancelarpara eliminar el campo de texto.
Tareas relacionadas:
“Cómo trabajar con archivos” en la página 10
Compartir documentos en su actividad permite organizar los archivos necesarios para completar sus objetivos en un lugar. Añada un enlace desde una entrada o elemento de tarea pendiente a un archivo o carpeta. Adjunte un archivo a una entrada o elemento de tarea pendiente.
Capítulo 5. Cómo trabajar con actividades
Puede editar una actividad y sus entradas u organizar su contenido mediante la creación de secciones. Si establece prioridades el usuario encontrará con mayor facilidad las actividades importantes. Si
deselecciona una actividad, esta no se visualizará en su vista. Cuando alcance el objetivo de la actividad, podrá finalizar dicha actividad.
Acerca de esta tarea
Cuando alcance el objetivo de una actividad, pulseMarcar actividad como finalizadaen la barra de título. Esta acción no suprime la actividad. La actividad completada sigue estando disponible desde la vista Completadas. Después de marcar una actividad como completada, los miembros dejan de verla listada entre sus actividades. Puede restaurar una actividad finalizada de la vista Finalizadas pulsando Restaurar actividaddesde la actividad finalizada.
Las actividades que no estén activas después de 90 días, se marcarán como completadas
automáticamente. Antes de que esto suceda, se envía una notificación a los propietarios de la actividad, a fin de informarles de que se marcará la actividad como completada si no la utilizan.
Puede suprimir una actividad para moverla la vista Papelera. Suprima una actividad sólo si no desea guardar la información relacionada con ella. Puede restaurar las actividades desde la vista Papelera hasta que esta se vacíe, lo cual ocurre de manera predeterminada a los 90 días.
Edición de una actividad
Para editar una actividad, debe ser propietario de la actividad. El hecho de editar el título, la descripción, la fecha de vencimiento o las etiquetas asociadas a ella no afecta al contenido de las entradas publicadas.
Procedimiento
Editar información de actividad.
v Desde la vista Mis actividades, busque la actividad que desea editar en la lista de actividades, pulse
Máspara expandir su descripción y, a continuación, pulseSuprimir.
v Desde la actividad que desea editar, pulseAcciones de actividad en la barra de título y, a continuación, seleccioneEditar actividad.
Organización del contenido de actividades
Cuando haya añadido contenido a su actividad, organícelo de modo que sea fácil encontrarlo.
Procedimiento
v PulseAñadir secciónpara añadir contenedores de alto nivel a una actividad. Las secciones son contenedores de conjuntos de entradas de actividades. Después de crear una sección, puede moverlo o renombrarlo pulsandoAccionesdesde la cabecera de la sección. Para renombrar la sección, pulse Editar sección. También puede suprimir la sección pulsando Accionesque se encuentra en la cabecera de la sección.
v PulseAcciones de actividaden la barra de título y, a continuación, seleccioneAñadir actividad
relacionadapara añadir un enlace a una actividad relacionada. Esta acción crea una entrada que enlaza con otro actividad. Utilice esta acción para enlazar con otra actividad que contenga información de interés para los miembros actuales de la actividad. Sólo los miembros con acceso a la otra actividad pueden acceder a ella desde esta entrada.
Priorización de actividades
Se da prioridad Normal a todas las actividades. Puede cambiar el nivel de prioridad de una actividad para que resulte más fácil de encontrar.
Acerca de esta tarea
El nivel de prioridad que asigna a una actividad está visible sólo para usted, no afecta a la prioridad que otro miembro de la actividad pueda asignarle.
Las actividades a las que otorga una prioridad Alta o Media se muestran en una lista compacta a la cual puede acceder si expandeActividades con prioridad.
Nota: Actividades con prioridadno se muestra en el panel de navegación de una actividad, es decir, tendrá que salir primero de la actividad. Pulse el separadorActividades para salir de la actividad actual y volver a la vista Mis actividades.
Éstas son las opciones de nivel de prioridad: Prioridad alta
Indica que esta actividad es importante. Prioridad media
Indica que esta actividad tiene una prioridad mayor que una actividad normal. Prioridad normal (valor predeterminado)
Indica que esta actividad tiene una prioridad normal. Marcar como deseleccionada
Mueve la actividad a la vistaActividades deseleccionadas.
Procedimiento
Puede cambiar la prioridad de la vista Mis actividades desde una actividad.
v Desde la vista Mis actividades, busque la actividad a la que desea dar prioridad. PulseMáspara ampliar la descripción de la actividad , pulsePriorizary ,a continuación, seleccione un nivel de prioridad.
v Desde una actividad, pulseAcciones de actividaddesde la barra del título de actividad y, a continuación, seleccione un nivel de prioridad.
Nota: El nivel de prioridad no es visible en la actividad; debe volver a la vista Mis actividades o ir a Actividades con prioridaden el panel de navegación de la vista Mis actividades para ver los niveles de prioridad de la actividad.
Deselección de una actividad que no le interese
Procedimiento
Puede deseleccionar una actividad de la vista Mis actividades desde la actividad.
v Desde la vista Mis actividades, busque la actividad que desea deseleccionar, pulseMás>Establecer
prioridades>Marcar como deseleccionada.
v Desde una actividad, pulseAcciones de actividaden la barra de título y después seleccioneMarcar
como deseleccionada.
Qué hacer a continuación
Para volver a seleccionar una actividad, abra la vistaActividades deseleccionadasdesde el panel de navegación de la vista Mis actividades. PulseMás>Establecer prioridadpara la actividad que desea volver a seleccionar y, a continuación, seleccione el nivel de prioridad adecuado.
Suscripción al canal de información de actividades para obtener
actualizaciones automáticas
Con la utilización de un lector de canales de información, puede suscribirse a un canal de información de una actividad o conjunto de actividades que le interese. Cuando se haya suscrito al canal de información, su lector supervisa y recupera automáticamente las actualizaciones para usted.
Acerca de esta tarea
Un canal de información es un modo de representar y entregar automáticamente el contenido más reciente de una página web directamente en su sistema. Actividades utiliza un protocolo llamado Atom para publicar canales de información. Al suscribirse a un canal de información, se simplifica la tarea de supervisar una actividad porque el lector de canales de información comprueba automáticamente y recupera las actualizaciones de contenido de cada canal de información.
Puede suscribirse a un canal de información desde cualquier ubicación en la que se muestre el icono Canal de información , incluso en la vista Mis actividades y dentro de las actividades individuales. El proceso de suscripción a un canal de información varía según el lector de canales de información que utilice. Los pasos siguientes proporcionan unas directrices generales.
Procedimiento
1. Realice una de las acciones siguientes:
v Para suscribirse a una única actividad, abra dicha actividad, busque una vista o sección que incluya una lista de las entradas de las que desearía recibir actualizaciones y, a continuación, pulse
Suscribirse a estas entradas.
v Si desea suscribirse a diversas actividades, abra una vista con los tipos de actividades de las que desearía recibir actualizaciones, como la vistaActividades con prioridad>Prioridad alta, y luego seleccioneCanal de información para estas actividades.
v Para suscribirse a la lista de elementos de tareas pendientes, pulse el separadorLista de tareasy luego pulseCanal de información para estas tareas.
v Si desea suscribirse a las plantillas, pulse el separadorPlantillas de actividadesy luego pulse
Canal de información para estas plantillas.
2. Añada el canal de información a su lector de canales de información favorito. Los pasos que deben efectuarse para realizar esta acción varían en función del navegador y el lector de canales de información que se utilicen. Consulte la documentación del navegador o lector de canales de información para obtener más información.
Seguimiento de actividades
Los miembros no reciben automáticamente notificaciones de las actualizaciones de la actividad. Para recibir notificaciones de actividades, deberá seguir dicha actividad. Todo el mundo puede seguir una actividad pública. Para seguir una actividad restringida, deberá ser un miembro de la actividad.
Procedimiento
v Desde una actividad autónoma pulseSeguir esta actividaddesde dentro de una actividad. v Desde una actividad de comunidad, pulseAcciones de seguimiento>Seguir esta actividad.
Nota: Seguir esta actividadenvía una notificación sobre los cambios siguientes en las actividades: – Creación, supresión y ediciones de actividades
– Elementos de actividad, como la creación y supresión de elementos – Sucesos de actividad, como crear, seguir o duplicar una actividad
– Pertenencia a actividades, como la adición de un miembro, un grupo o una comunidad
Seguir esta actividadno envía notificaciones sobre los cambios en los campos de actividad, como ediciones de marcadores o archivos adjuntos.
Qué hacer a continuación
También puede realizar un seguimiento de los eventos de las actividades que está siguiendo desde la página de inicio pulsandoEstoy siguiendoen la navegación.
Si no desea recibir más notificaciones sobre las últimas actualizaciones de una actividad, puede dejar de seguirla en cualquier momento. Para dejar de seguir una actividad autónoma, pulseDejar de seguir esta actividad. Para dejar de seguir una actividad de comunidad, abra la actividad de comunidad y pulse Acciones de seguimiento>Dejar de seguir esta actividad.
Copia de una actividad
¿Ha visto una actividad creada por otra persona que desearía volver a utilizar? Si los propietarios de la actividad no crearon una plantilla para que otras personas puedan volver a utilizarla, es posible crear una copia de la misma. También es posible copiar una de sus actividades si desea volver a utilizarla, pero no tiene pensado hacerla servir tantas veces como para crear una plantilla.
Antes de empezar
Todos los miembros de una actividad podrán copiarla. Al copiar la actividad, se le añade como
propietario de la nueva actividad copiada. Las actividades externas se copian como actividades externas, y las actividades internas se copian como actividades internas.
Acerca de esta tarea
Exportación de actividades
Exporte los datos de una actividad para crear varios tipos de informes basados en hojas de cálculo.
Acerca de esta tarea
Cualquier miembro de la actividad puede exportar los datos de una actividad a un archivo CSV (valores separados por comas). Exportar una actividad a un archivo CSV permite mover sus datos a un formato de hoja de cálculo.
Nota: Todas las fechas del archivo CSV exportado se ajustan a la hora media de Greenwich (GMT), independientemente del huso horario del servidor o del huso horario del usuario que solicite la exportación.
Después de mover la actividad a este tipo de formato, puede empezar a crear varios tipos de informes basados en los datos.
Procedimiento
1. Abra la actividad cuyos datos desea exportar.
2. Haga clic enAcciones de actividad>Exportar actividad.
3. Seleccione Esta actividadpara exportar toda la actividad, que incluye todas las entradas, comentarios, secciones y elementos de tarea pendiente, o bien seleccione una sección específica en el recuadro de diálogoExportar.
4. Haga clic enExportar.
5. Realice uno de los pasos siguientes:
a. SeleccioneAbrir conpara seleccionar el programa con el que desea abrir la actividad exportada en ese momento. Habitualmente, para abrir archivos CSV se utilizan aplicaciones de hojas de cálculo. b. SeleccioneGuardar archivopara guardar la actividad exportada en el sistema local y abrirla más
adelante.
Capítulo 6. Búsqueda de actividades
Busque actividades de las que es miembro y sus correspondientes entradas.
La búsqueda incluye actividades completadas. En los resultados de las pruebas no se incluyen entradas privadas o aquellas entradas o actividades de la papelera.
Capítulo 7. Filtrado de actividades y entradas por etiquetas
El etiquetado de entradas y actividades proporciona una forma sencilla de encontrarlos posteriormente. La búsqueda de entradas o actividades por etiquetas le permite descubrir información etiquetada de forma similar por parte de otros miembros de actividad.
Acerca de esta tarea
Todas las etiquetas de sus actividades se muestran en una colección de etiquetas, incluidas las etiquetas añadidas por otros miembros. Las etiquetas se pueden visualizar como una nube o una lista. La nube de etiquetas muestra las etiquetas más frecuentes en formato grande y en negrita. La lista de etiquetas muestra las etiquetas más frecuentes al principio de la lista. La nube de etiquetas y la lista de etiquetas muestra solo las etiquetas más populares. La lista de etiquetas muestra las 10 etiquetas más populares.La nube de etiquetas muestra más de 10.
Procedimiento
v Añadir etiquetas a una actividad o entrada.
– Para añadir una etiqueta a una actividad, pulseAcciones de actividad >Editar actividad – Para añadir una etiqueta a una entrada o elemento de tarea pendiente, expanda la entrada o el
elemento de tarea pendiente y pulseMás>Editar.
v Busque actividades o entradas que estén categorizadas con una etiqueta específica.
– Busque las actividades que estén categorizadas con una etiqueta específica. ExpandaEtiquetasen el panel de navegación de Mis actividades y pulse la etiqueta.
– Busque las entradas en una actividad que utilice una etiqueta específica. En la actividad que contiene la entrada o elemento de tarea pendiente, expandaEtiquetasy pulse la etiqueta. v Búsqueda de una etiqueta específica.
Expanda Etiquetas en el panel de navegación y pulseBuscar una etiqueta. Especifique un nombre de etiqueta. Al pulsar en una etiqueta se visualiza el contenido etiquetado.
Capítulo 8. Trabajo con plantillas
Reutilice el estilo o contenido de una actividad o una entrada creando plantillas.
Acerca de esta tarea
Puede utilizar una plantilla de actividad para capturar los pasos obligatorios, contactos, recursos y herramientas utilizadas para completar un proceso habitual. Cuando haya creado la plantilla, puede crear múltiples actividades a partir de esta para cada proyecto que utilice el proceso.
Es posible utilizar una plantilla de entradas para capturar un conjunto de los campos que componen una entrada personalizada. Cuando haya creado la plantilla de entradas, puede crear diferentes entradas a partir de ésta.
Procedimiento
v Para iniciar una actividad desde una plantilla, pulseIniciar una actividady seleccioneElegir una
Plantilla de actividad. Para crear una entrada desde una plantilla, pulseAñadir desde plantilla de entraday seleccione la plantilla que desea utilizar.
v Para crear una plantilla de actividad desde una actividad existente, pulseAcciones de actividad>
Copiar como Nueva plantilla. Para crear una plantilla de entrada desde una entrada existente o elemento de tarea pendiente, pulseMás acciones>Guardar como plantilla de entradadesde la vista detalles de la entrada.
v Si utiliza Actividades autónomas, puede crear una plantilla nueva sin tener que iniciar primero una actividad. PulsePlantillas de actividades>Iniciar una plantilla nueva.
Tareas relacionadas:
Capítulo 3, “Inicio de una actividad”, en la página 5
No es necesario ningún acceso especial para crear una actividad. Una vez que haya creado la actividad, pulseAcciones de actividadpara editar la actividad, crear una copia de la actividad o utilizar la actividad para crear una plantilla.
Edición de plantillas de actividades
Edite una plantilla de actividad para realizar modificaciones una vez la haya creado.
Antes de empezar
La edición de una plantilla no afecta a ninguna de las actividades que ha creado anteriormente utilizando la plantilla.
Acerca de esta tarea
Para editar una plantilla, efectúe los pasos siguientes:
Procedimiento
1. Pulse el separador Plantillas de actividadespara abrir la lista de plantillas.
2. Busque la plantilla que desea suprimir, pulse Máspara expandirla y, a continuación, pulseEditar. Si la plantilla ya está abierta, desde la barra de título, seleccione Acciones de plantilla>Editar plantilla.
Nota: Sólo los propietarios de una plantilla la pueden editar. Si no es propietario, no podrá ver el enlace Editar y la opción de menú Editar plantilla no estará habilitada.
3. Realice los cambios que desee y pulseGuardar.
Edición de plantillas de entradas
El propietario de la actividad puede editar las plantillas de entrada que se crean a partir de entradas personalizadas. Por ejemplo, el propietario de la actividad puede que quiera cambiar el icono que utiliza la plantilla como identificador.
Antes de empezar
No lleve a cabo este procedimiento si no hay plantillas de entradas en la actividad.
Una plantilla de entradas es un prototipo de entrada. Si crea una entrada personalizada que querrá volver a utilizar, puede guardarla como plantilla. La próxima vez que añada una entrada, tendrá la opción de hacerlo con los campos personalizados especificados en la plantilla. Para más información, consulteCreación de plantillas de entradas.
Acerca de esta tarea
Para editar una plantilla de entradas, efectúe los pasos siguientes:
Procedimiento
1. Abra la actividad que contiene las plantillas de entradas que desea editar.
2. Desde la barra de título, pulseAcciones de actividad y, a continuación, seleccioneEditar plantillas de entradas.
3. PulseEditarjunto a la plantilla que va a editar.
4. Realice las ediciones que desee. Para asociar un icono a la plantilla, seleccione uno.
Cuando asocia un icono con una plantilla, el icono se visualiza en los nombres de las entradas que se crean desde la plantilla.
5. PulseGuardar.
6. Edite otra plantilla de entradas o pulseCerrar.
Cómo marcar como preferidas las plantillas de actividades para un
acceso más sencillo
Es posible clasificar las plantillas de actividades disponibles si marca las que más le gustan como preferidas. Con esto, se añaden a la vista de Plantillas preferidas que está disponible desde el panel de navegación del separador Plantillas de actividades. De este modo podrá acceder a las plantillas que más utiliza de forma más rápida.
Antes de empezar
Cualquier persona que disponga de acceso a una plantilla de actividad puede marcarla como preferida.
Acerca de esta tarea
Resultados
Las plantillas marcadas como favoritas se identifican en la vista dePlantillas de actividadesy aparecen en la vista dePlantillas favoritas.
Qué hacer a continuación
Para eliminarla posteriormente, abra la vista Plantillas favoritas, busque la plantilla en la lista, pulseMás para expandirla y, a continuación, seleccioneMarcar como plantilla normal.
Supresión de plantillas de actividades
Suprima las plantillas de actividades que no quiera que sean utilizadas o que están obsoletas.
Antes de empezar
Debe ser un propietario de una plantilla de actividad para suprimirla. La supresión de una plantilla no afecta a las actividades que haya creado a partir de la plantilla.
Acerca de esta tarea
Para suprimir una plantilla de actividad, realice los pasos siguientes:
Procedimiento
1. Pulse el separador Plantillas de actividadespara abrir la lista de plantillas.
2. Busque la plantilla que desea suprimir, pulse Máspara expandirla y, a continuación, pulseSuprimir. Si la plantilla ya está abierta, desde la barra de título, seleccione Acciones de plantilla>Suprimir plantilla.
Nota: Sólo los propietarios de una plantilla la pueden suprimir. Si no es propietario, no podrá ver el enlace Suprimir ni la opción de menú Suprimir plantilla.
3. PulseAceptar para confirmar la supresión.
Qué hacer a continuación
Si desea restaurar una plantilla suprimida, pulsePapelera de plantillaen el panel de navegación del separador Plantillas de actividades, busque la plantilla, pulseMáspara expandir su descripción y, a continuación, pulseRestaurar.
Nota: El propietario de una plantilla suprimida es el único que puede restaurarla. Si no es propietario, no verá el enlace Restaurar.
Capítulo 9. Actualización de miembros
Añadir o eliminar miembros desde su actividad. Los miembros se pueden añadir cuando crea una actividad o después de que se haya iniciado una actividad. Actualice los roles de miembros para determinar qué cambios puede realizar el miembro de una actividad. La disponibilidad de los roles depende de si está actualizando una actividad autónoma o una actividad de comunidad.
Actualización de una actividad autónoma
Hay diferentes tipos de actividades autónomas: públicas,De su organizacióno privadas. Si la actividad es privada, deberá ser miembro de la misma para ver o acceder a ella. De forma predeterminada, las actividades nuevas son privadas y la persona que crea la actividad tendrá automáticamente asignado el rol de propietario. Cualquier persona con acceso al servidor Actividades puede acceder a las actividades públicas. Para hacer que una actividad sea pública, expanda la listaMiembros>Accesoy pulse
(Cambiar)junto al nivel de acceso seleccionado actualmente.
Cada actividad deber tener un propietario empresarial. El propietario empresarial puede hacer cualquier cosa que pueda hacer un propietario. El propietario empresarial también puede transferir el rol de propietario empresarial a otro miembro de la actividad.
Es posible añadir a una persona como un miembro de actividad y ser miembro de un grupo que ya tenga acceso a la actividad. Si es así, el rol que se asigna cuando el miembro se añade por nombre sustituye el rol que se hereda del grupo. Por ejemplo, se añade a Mary una actividad y se le asigna el rol de autor. Mary también forma parte de un grupo el cual es miembro de dicha actividad. Al grupo se le asigna un rol de lector. Mary conserva el acceso que se otorga a los autores.
Es posible que una persona sea un miembro de dos grupos los cuales también sean miembros de una actividad. Es posible que estos dos grupos tengan diferentes roles. En tal caso, la persona hereda el rol con el nivel de acceso más alto. Por ejemplo, una actividad contiene el grupo Autores, con el rol de autor asignado y el grupo Lectores, con el rol de lector asignado. Si John es un miembro de ambos grupos, John tendrá acceso de autor a la actividad.
Si su actividad permite a miembros externos a su organización, puede cambiarla de modo que solo permita a los miembros internos de su organización. Este cambio solo se encuentra disponible si no hay ningún miembro externo presente en la actividad. Si hay miembros externos presentes, debe eliminarlos antes de poder cambiar una actividad de externa a interna. Para convertir una actividad externa en interna, expanda la listaMiembrosy, a continuación, bajoAcceso pulse(Cambiar)junto aExterno, desactive la opciónPermitir a personas ajenas a mi organización hacerse miembros de esta actividady luego pulseGuardar. Después de cambiar una actividad de externa a interna, el icono Externa se elimina del título de la actividad.
Actualización de una actividad de comunidad
Si la comunidad es privada, todas sus actividades asociadas son privadas. Además, la lista de pertenencia de una actividad de comunidad privada está definida por la lista de pertenencia de la comunidad a la que pertenece. No puede cambiar la lista de miembros de una actividad de comunidad desde la aplicación Actividades.
Cómo añadir miembros a una actividad autónoma
Para otorgar acceso a una persona a una actividad, puede añadirla como miembro. Debe ser autor o propietario de la actividad para añadirle miembros. Un autor puede añadir lectores y otros autores. Un propietario puede añadir miembros en cualquier rol.
Acerca de esta tarea
Si añade a una persona que ya es miembro de la actividad, la nueva entrada de miembro sobrescribe la entrada original.
Procedimiento
Seleccione el tipo de miembro, el rol del miembro y, a continuación, el nombre de la persona, comunidad o grupo. Un propietario empresarial puede añadir, modificar y suprimir el contenido de una actividad o la actividad propiamente. El propietario puede añadir contenido a todas las entradas, verlas y editarlas y gestionar la pertenencia de la actividad. Los Autores pueden ver el contenido y editar sus entradas. Un lector únicamente puede ver contenido.
Nota:
v La función de grupo está disponible si la solicita. Para obtener más información póngase en contacto con el administrador de la organización.
v Si especifica una dirección de correo electrónico para alguien que no tiene una cuenta o que tiene una cuenta pero que no está en la misma organización, debe pulsar en el icono del signo más para añadir a esa persona. Si la persona no tiene una cuenta, se le solicitará que envíe a dicha persona una invitación después de guardar la actividad. Los miembros invitados deberán aceptar la invitación antes de poder acceder a una actividad.
Resultados
El servidor envía un mensaje de correo electrónico o notificación al separador Actualizaciones de la página de inicio de cada nuevo miembro, notificándoles la actividad.
Cómo añadir miembros a una actividad de comunidad
Puede añadir todos los miembros de una comunidad a una actividad de comunidad o seleccionar un subconjunto de miembros de comunidad para añadir como miembros.
Acerca de esta tarea
Para añadir miembros debe ser autor o propietario de una actividad de comunidad. Un autor puede añadir lectores y otros autores. Un propietario puede añadir miembros en cualquier rol.
Si añade a una persona que ya es miembro de la actividad, la nueva entrada de miembro sobrescribe la entrada original.
Para añadir un miembro a una actividad de comunidad, lleve a cabo los pasos siguientes:
Procedimiento
1. Desde la vista Mis actividades,abra una actividad de comunidad. 2. Haga clic enAñadir miembros.
No verá el enlace Añadir miembros si es un lector de la actividad de comunidad o ha sido añadido cuando una comunidad completa se añadió a la actividad de comunidad y usted no se añadió individualmente.
3. Lleve a cabo uno de los siguientes pasos:
v Para añadir a todos los miembros de la comunidad como autores, seleccionePermitir que todos los
miembros de esta comunidad tengan acceso a la actividad como autor.
Esta opción sólo está disponible si es el propietario de la actividad de comunidad.
v Para añadir todos los miembros en otro rol que no sea autor o restringir el acceso a la actividad de comunidad para un subconjunto de miembros de comunidad, lleve a cabo los pasos siguientes: a. Seleccione Permitir que sólo los miembros de comunidad siguientes tengan acceso a la
actividad como autor.
Esta opción sólo está disponible si es el propietario de la actividad de comunidad.
b. Para asignar a los miembros que está añadiendo un rol diferente del rol predeterminado de Autor, pulse la flecha del campo Autory, a continuación, seleccionePropietarioo Lector. Si no es propietario de una actividad, no podrá añadir una persona como propietaria.
c. Seleccione la casilla de verificación que se encuentra al lado de cada persona que desee añadir a la actividad de comunidad.
Nota: No puede añadir un grupo a una actividad de comunidad.
4. Cuando haya acabado de añadir miembros a la actividad, pulseGuardar.
Resultados
Los miembros que ha seleccionado para añadir a la actividad de comunidad reciben una notificación que les informa sobre la actividad.
Cómo cambiar el propietario empresarial de una actividad
Debe ser el propietario empresarial actual para transferir la propiedad de negocio de una actividad a otro miembro.
Acerca de esta tarea
La persona que crea una actividad es el propietario empresarial de la actividad. Cada actividad debe tener un propietario empresarial y puede tener sólo un propietario empresarial. El propietario empresarial puede realizar las mismas acciones que un propietario de actividad. El propietario
empresarial también puede transferir el rol de propietario empresarial a otro miembro de la actividad con una cuenta activa.
Nota: No puede transferir la propiedad de negocio a un miembro invitado de una actividad, y un invitado que es propietario empresarial no puede transferir la propiedad de negocio.
Procedimiento
Siga estos pasos para cambiar el propietario empresarial de una actividad. 1. En la vistaMis actividades, pulse en una actividad para abrirla. 2. Haga clic enMiembrosen el panel de navegación.
3. Haga clic enEditarjunto al miembro cuyo rol quiera cambiar a propietario empresarial. 4. Haga clic enPropietario empresarialy, a continuación, pulse Guardar.
Capítulo 10. Comunidades
Póngase en contacto con usuarios que comparten los mismos intereses.
Novedades
Vea las nuevas características que se han añadido desde el último release.
Cómo empezar
v Vea un vídeo para obtener más información sobre Communities. v Explore la Aplicación de iniciación.
v Únase a una comunidad y comience a contribuir. v Comparta archivos con la comunidad
v Reúna un grupo de usuarios de intereses afines mediante la creación de una comunidad.
Utilice los conectores de escritorio para Microsoft Windows
Compartir, conectar y hacer negocios socialmente desde aplicaciones de Windows, Microsoft Outlook o Microsoft Office (PowerPoint, Excel y Word). IBM Connections Desktop Plug-ins for Microsoft Windows añaden características de redes sociales como Actividades, Blogs, Comunidades, Archivos y Wikis. Cargue archivos locales a IBM SmartCloud Engage y IBM SmartCloud Connections desde Windows Explorer. Comparta archivos, trabaje con ellos localmente y después publíquelos en IBM SmartCloud for Social Business. Publique en un blog, adjunte un documento a una wiki y busque contenido en IBM
SmartCloud Engage o IBM SmartCloud Connections.
Importante: Si inicia sesión en SmartCloud Engage mediante el método "Utilizar el inicio de sesión de mi organización", no podrá iniciar sesión y utilizar los conectores de escritorio.
v Descargar los conectores de escritorio v Cómo utilizar los conectores de escritorio
Capítulo 11. ¿Qué es una comunidad?
Una comunidad permite que las personas que tienen un interés común interactúen entre sí.
¿Qué forma una comunidad?
Las comunidades son grupos de personas con un interés común. Una comunidad con acceso abierto está disponible para que todas las personas de su organización se unan a ella, mientras que la pertenencia a una comunidad restringida está limitada a un grupo en particular. También es posible iniciar una
comunidad en su organización con acceso moderado, mediante el cual tendrá control sobre la pertenencia y gestión del acceso a los recursos de la comunidad.
Nota: Es posible que las comunidades moderadas o abiertas no estén disponibles en su organización si el administrador ha seleccionado inhabilitar uno de estos tipos de comunidad, o ambos.
Una comunidad proporciona la forma en que los usuarios se mantienen en contacto, comparten la información e intercambian ideas. Las comunidades proporcionan una forma excelente de conectar miembros de un equipo de proyecto, organizar una fuerza de tareas investigando una tecnología emergente o buscando gente con quien compartir una afición.
Utilice las herramientas que se proporcionan con la característica Comunidades para darse a conocer, hacer contactos, organizarse y comenzar a compartir información. Como propietario de una comunidad, puede invitar a otros a unirse y gestionar el contenido y la pertenencia a la comunidad.
Aspectos destacados de las comunidades
Tanto si le han añadido o unido a una comunidad como si está iniciando una propia, puede utilizar estas funciones para sacar el máximo partido posible de su experiencia.
v Participe en del foro de discusión de la comunidad para conocer los temas de más interés y buscar soluciones a problemas compartidos.
v Los propietarios pueden acceder a la página Miembros para añadir o eliminar miembros de la comunidad. Todos los miembros de la comunidad pueden ver la lista de personas que pertenecen a ella.
v Utilice las etiquetas para asignar palabras clave descriptivas a su comunidad. Las etiquetas son útiles para buscar un tipo de comunidad en particular o para filtrar los resultados de la búsqueda.
v Puede añadir widgets adicionales a su comunidad para ofrecer más funciones a los miembros.
