Manual de
uso
Primavera P6
VERSION WEB
Angie Juliana Garay Mondragón - Elkin Fabián Zabala Solano
Tabla de contenido
Tabla de contenido
1. Introducción ____________________________________________________________ 1 ¿Qué es Primavera P6®? ______________________________________________________ 1 ¿Por qué utilizar Primavera P6®? _______________________________________________ 1
Antes de iniciar Primavera _____________________________________________________ 1 Estructura general para realizar la planeación de un proyecto en P6® ___________________ 2 Iniciando Primavera P6® ______________________________________________________ 3 Espacio de trabajo ___________________________________________________________ 3 Ventana Panel de control ______________________________________________________ 3
Ventana Proyectos ___________________________________________________________ 4
Creación de un usuario* ______________________________________________________ 15 Perfiles de seguridad* ________________________________________________________ 16 Global ____________________________________________________________________ 16 Proyecto __________________________________________________________________ 16 Calendarios – Características generales _________________________________________ 17
2. Estructura organizacional _________________________________________________ 22 Introduccion ________________________________________________________________ 22 Definiciones ________________________________________________________________ 22 EDO-OBS - Características principales __________________________________________ 23 EPE-EPS - Características principales ___________________________________________ 27 3. Roles y Recursos _______________________________________________________ 31
Tabla de contenido
Recursos- Características principales ___________________________________________ 31 Opciones de recursos ________________________________________________________ 31 Códigos de recursos _________________________________________________________ 32
Curvas de recursos __________________________________________________________ 33 Configuración de recursos ____________________________________________________ 34 Tipos de recursos y unidades de medida _________________________________________ 34 Administración de tiempo y moneda _____________________________________________ 35 4. Proyectos _____________________________________________________________ 39
Introduccion ________________________________________________________________ 39 Definiciones ________________________________________________________________ 40 Proyectos-Características principales ____________________________________________ 40 EDT-WBS Características principales ___________________________________________ 42 5. Actividades ____________________________________________________________ 45
Definiciones ________________________________________________________________ 45 Características principales ____________________________________________________ 45 Componentes de las actividades _______________________________________________ 49 Códigos de actividad _________________________________________________________ 50 Tipos de actividades _________________________________________________________ 50
Tarea dependiente (Task Dependent) ____________________________________________ 50 Dependencia de recurso (Resource Dependent) ___________________________________ 51 Hitos de Inicio y Fin (Milestone) ________________________________________________ 51 Nivel de esfuerzo (Level Of Effort) ______________________________________________ 51 Resumen EDT (WBS sumary) _________________________________________________ 51
Tipos de duración ___________________________________________________________ 52 Unidades/Tiempo fijas ________________________________________________________ 52 Duración y Unidades/Tiempo fijas ______________________________________________ 52 Unidades fijas ______________________________________________________________ 53 Unidades y duración fijas _____________________________________________________ 53
Tabla de contenido
Iniciar en la fecha (Start on) ___________________________________________________ 55 Inicio impuesto en (Mandatory Start) ____________________________________________ 55 Terminar en o antes de (Finish on or Before) ______________________________________ 56
Terminar en (Finish on) _______________________________________________________ 56 Fin impuesto en (Mandatory Finish) _____________________________________________ 56 Lo más tarde posible (As late as Possible) ________________________________________ 56 Tipos de porcentaje finalizado _________________________________________________ 56 Físico _____________________________________________________________________ 56
Duración __________________________________________________________________ 57 Unidades __________________________________________________________________ 57 Tipos de relaciones __________________________________________________________ 58 Fin a Inicio (FS) _____________________________________________________________ 58 Inicio a Inicio (SS) ___________________________________________________________ 58
Fin a Fin (FF) ______________________________________________________________ 59 Inicio a Fin (SF) _____________________________________________________________ 59 Pasos de actividades ________________________________________________________ 61 6. Costos Gastos y Vistas ___________________________________________________ 64 Definiciones ________________________________________________________________ 64
Cuentas de costo- Características ______________________________________________ 64 Creando una cuenta de costo __________________________________________________ 64 Asignando cuentas de costo ___________________________________________________ 66 Definir el campo máximo de las cuentas de costo __________________________________ 68 Categorías de gastos- Características ___________________________________________ 70
Tabla de contenido
7. Programación, actualización y nivelación _____________________________________ 821. Definiciones ____________________________________________________________ 82 2. Tipos de holgura ________________________________________________________ 82 Relacionamientos circulares “Loops” ____________________________________________ 83 Programación ______________________________________________________________ 83 Opciones generales de programación ___________________________________________ 85
Actualización _______________________________________________________________ 87 Línea de base –baseline ______________________________________________________ 87 8. Riesgos _______________________________________________________________ 91 Definiciones ________________________________________________________________ 91 9. Documentación _________________________________________________________ 92
Reportes __________________________________________________________________ 92 Como generar un reportes ____________________________________________________ 92 Programando generación de informes ___________________________________________ 94 Documentos _______________________________________________________________ 94 Bibliografía ________________________________________________________________ 96
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Introducción
1. Introducción
Este capítulo le permite al usuario familiarizarse con el software, su interfaz gráfica (en la versión web), su estructura y su configuración general. Al completar este capítulo el usuario será capaz de:
• Nombrar las funciones y ventajas que presenta el software en la gestión de proyectos.
• Identificar y comprender la simbología usada en la aplicación.
• Personalizar la herramienta según sus necesidades (Moneda, tiempo, clasificación, notificaciones, calendarios etc.).
¿Qué es Primavera P6®?
En el año de 1983 Primavera Systems Inc. lanza al mercado el software Primavera®, como apoyo en la gestión de portafolios de proyectos a nivel empresarial; luego de varias fusiones entre las que destaca la adquisición por parte de Oracle de la compañía, el software ha evolucionado a lo que hoy conocemos como Oracle Primavera P6 Professional®.
El software mantiene una estrecha relación con los lineamientos y metodología difundida por el Instituto de Gestión de Proyectos (Project Management Institute – PMI®), a través de su Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía PMBOK® 5a edición), lo cual
determina en gran medida las características y estructura que presenta el software para la gestión de proyectos corporativos.
¿Por qué utilizar Primavera P6®?
Primavera P6® le permite presupuestar, priorizar, planificar, administrar y gestionar múltiples proyectos; optimizar recursos limitados y compartidos; realizar cambios de control; y modificar consistentemente los proyectos en tiempo de ejecución y en presupuesto. Proporciona interfaces personalizables, herramientas escalables y flexibles y una fácil integración con software de gestión de proyectos fuera de la suite P6, incluyendo Oracle Primavera Módulo de gestión de contratos, Oracle Primavera Modulo de Análisis de riesgos, Microsoft Project y Microsoft Excel.
Primavera P6® facilita la gerencia de múltiples proyectos corporativos y brinda acceso a múltiples usuarios bajo diferentes roles, lo cual permite un control y acceso adecuado a la información, según el nivel de detalle requerido de acuerdo a las atribuciones de cada miembro del equipo.
Otras de sus ventajas son: forma idéntica de trabajo en mono proyectos y multi proyectos, arquitectura cliente-servidor, gran capacidad de personalización para cada tipo de organización, banco único de recursos corporativos y acceso a la información vía web, facilitando la colaboración y el flujo de datos.
Antes de iniciar Primavera
Es importante recalcar que Primavera P6® es una herramienta de automatización para la gestión y el control de proyectos, y requiere de unos insumos que permitan al software definir
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Introducción
un contexto de la organización a la cual será ajustado, estos pueden ser el resultado de un análisis de la organización o un ajuste de los procesos, procedimientos y los métodos de la organización hacia la metodología planteada por el PMI
Antes de iniciar la herramienta será necesario determinar los tipos de calendarios, el tipo(s) de moneda(s) que se manejan en la organización, los recursos de los que dispone la organización, la estructura de proyecto empresarial y la estructura de desglose organizacional muchos de estos conceptos aun no son familiares para el lector durante el avance del curso profundizaremos en el desarrollo de estos conceptos, sirviendo como guía metodológica para plasmar una realidad concreta de una organización al software, este proceso de adecuación de la herramienta cambiara de acuerdo a la realidad de la organización en donde apliquemos el software.
Estructura general para realizar la planeación de un proyecto en P6®
Moneda
Calendarios
EDO-OBS
EPE-EPS
Recursos-Roles
Proyectos
WBS
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Introducción
(UD: http://200.69.103.29:23391/p6
)
. - Digite su nombre de usuario y contraseña.- Haga clic en Avanzadas y seleccione la Base de Datos que contiene la información de su proyecto.
- Haga clic en el botón Inicio de sesión.
Espacio de trabajo
A continuación, se presentan las principales ventanas con las que se encontrará el usuario en la interfaz gráfica del software, y las partes que componen dichas ventanas, adicionalmente se muestran tablas con los símbolos que le permitirán entender y comprender las funciones y comandos generales.
Ventana Panel de control
Al ingresar al software, generalmente se encuentra esta ventana como ventana inicial, aunque esto puede ser modificado por el administrador del sistema. En ella se presentan los portafolios de proyectos que maneja la organización.
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Introducción
Proyecto no abierto
Proyecto abierto
Proyecto “¿Qué pasa si…?”
Proyecto controlado
Cambio en el proyecto sin guardar
Elemento o categoría de la EDT-WBS
Tabla 1. Iconos ventana panel de Control
Ventana Proyectos
Al seleccionar en la barra de navegacion la opcion proyectos, se despliega la ventana que se muestra a continuacion. En ella se pueden observar los proyectos que esta desarrollando la organización y todas las opciones relacionadas con ellos.
Barra de navegación
Barra de menú
Barra de
portafolio de
proyectos
Tabla de proyectos
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Introducción
Ilustración 3. Ventana proyectos P6 Versión Web
Elemento de la EPE- EPS
Plantilla de proyecto
Cambio en la EPE-EPS sin guardar
Tabla 2. Iconos ventana de proyectos
Ventana actividades
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Introducción
Actividad no iniciada
Actividad iniciada Actividad finalizada
Cambio en una actividad sin guardar Hito de actividad
Hito de línea de base
Actividad Crítica
Agregar una actividad predecesora
Agregar una actividad
Tabla 3. Iconos de actividades
Ventana recursos
Al seleccionar en la barra de navegacion la opcion recursos, se despliega la ventana que se muestra a continuacion. En ella se pueden observar los recursos con los que cuenta la organización y todas las opciones relacionadas con ellos.
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Introducción
Ilustración 5. Ventana de recursos
Recurso de mano de obra Recurso material
Recurso equipos
Grupo de recursos globales
Grupo de recursos de usuario
Profe Cesar Rol
Tabla 4. Iconos de recursos
Opciones de ayuda
Primavera P6® ofrece a sus usuarios una variada y muy completa oferta de opciones de ayuda, desde menús que facilitan el manejo intuitivo de la interfaz, hasta una sección dedicada específicamente a cualquier duda que pueda tener el usuario en un momento dado. A continuación, se presentan estas opciones y la forma de encontrarlas y utilizarlas:
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Introducción
Ilustración 6. Paso 1 opciones de ayuda
2. En el menú que se despliega seleccione la opción que desee, a continuación, se realizara una descripción de las opciones de ayuda que se encuentran en el menú.
Ayuda de P6:
Al seleccionar esta opción en el menú, se desplegará otra ventana en la cual el usuario podrá encontrar explicaciones acerca de todos los procesos que se pueden desarrollar en el software, para facilitar el proceso de búsqueda se encuentra la opción “Search” en la que se pueden escribir palabras claves que lleven a la obtención de la información que requiere el usuario.
Ilustración 7. Opciones de ayuda de Primavera P6
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Introducción
Biblioteca de P6:
Al seleccionar esta opción en el menú, se desplegará otra ventana en la cual seleccionaremos la opción mostrada en la siguiente imagen, allí nos mostrará información relativa al uso de la herramienta y definiciones a los términos propios del sistema.
El usuario puede profundizar más en las otras opciones a medida que sienta que necesita guía en su proceso de uso de Primavera.
Configuraciones Iniciales
Antes de gestionar proyectos a través de la herramienta se deberá realizar un análisis de la forma en la que la organización gestiona proyectos, por ejemplo, hacer un análisis de las jerarquías de gerencia, definir la estructura de la organización establecer los recursos que se usaran.
En primavera cada usuario puede definir las preferencias relativas a varios aspectos de la herramienta, como la presentación de pestañas, el formato de hora y fecha la moneda entre otras, a continuación, haremos una breve descripción de lo que encontraremos en esta sección.
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Introducción
1. Dar clic en el menú administrar de la barra de menú ubicado en la esquina superior derecha.
Ilustración 10. Menú administrar opción mis preferencias
2. A continuación, se desplegará la siguiente ventana.
Global
Ilustración 11. Ventana mis preferencias, opción global
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Introducción
Ilustración 12. Opciones sección General
En esta sección podemos encontrar opciones relacionadas con la vista de datos, ya que nos permite definir el número máximo de filas mostradas en distintas secciones.
También podremos modificar él envió de correos electrónicos a un recurso cuando se le asigne una actividad.
Formato de unidad y tiempo
Este menú se encuentra dividido en tres secciones; unidades de tiempo, duraciones y formato de unidades/tiempo.
Unidades de tiempo: Hace referencia al esfuerzo o uso de los recursos expresado en unidades
de tiempo, el cual puede estar dado en hora, día, semana, mes, año.
Duraciones: Hace referencia a la duración de las actividades en unidades de tiempo, el cual
puede estar dado en hora, día, semana, mes, año.
Formato de unidades/tiempo: Podrá escogerse como será mostrado el tiempo, ya sea como
porcentaje (50%) o en cantidades de horas / día (4h/d).
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Introducción
Recursos
Ilustración 14. Opciones sección Recursos
Asignaciones de recursos: la sección asignaciones de recursos permite configurar las
acciones que tomara Primavera en caso de sustitución de un recurso ya colocado en una actividad por otro recurso o por un rol.
Moneda
Ilustración 15. Opciones sección moneda
En esta sección el usuario podrá seleccionar la moneda utilizada para visualizar los costos de los proyectos.
Formato de Fecha
Está dividida en dos secciones formato de fecha y formato de tiempo.
Ilustración 16. Opciones sección Formato de fecha
Formato de fecha: Define el formato y algunas opciones de la visualización de las fechas.
Formato de tiempo: Define el formato en el cual serán visualizadas las horas (12 o 24h). Con
la opción “No mostrar la fecha y la hora” seleccionada, las horas no serán mostradas en los campos de fecha.
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Introducción
Ilustración 17. Opciones sección incidencias (issues)
Este menú le permitirá configurar las condiciones bajo las cuales será notificado de un problema en un proyecto o grupo de trabajo, o cuando se realice una modificación al nivel de urgencia del problema.
Puntuación del proyecto
Ilustración 18. Opciones sección puntuación del proyecto
Permite definir los parámetros que permitirán puntuar un proyecto y clasificarlo según su rendimiento.
Umbral de rendimiento
Ilustración 19. Opciones sección umbral de rendimiento
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Introducción
Vista
Ilustración 20. Ventana mis preferencias, opción vista
En la sección vista el usuario podrá elegir cual ventana desea observar al iniciar el aplicativo, además de personalizar los menús de opciones en cada una de las ventanas de la barra de navegación.
Contraseña
Ilustración 21. Ventana mis preferencias, opción contraseña
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Introducción
Creación de un usuario*
PRIMAVERA P6® nos permite la creación de múltiples usuarios, lo que nos permite que cada persona que desee obtener acceso a la información se registre bajo un único nombre de usuario.
Podemos crear una lista de usuarios que tendrán acceso a ciertos módulos o atribuir un ID de recurso cuando el usuario utilice el timesheet para apuntamiento de horas.
Para crear o modificar un usuario siga las siguientes instrucciones:
• Despliegue el menú administrar ubicado en la parte superior derecha de su pantalla.
• Haga clic en la opción de acceso de usuario.
• En el panel ubicado en la parte izquierda de su pantalla seleccione la opción perfiles de seguridad globales o perfiles de seguridad de proyecto.
• Deberá aparecer una ventana como la mostrada en la Ilustración 22.
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Introducción
Ilustración 22 Ventana creación de usuarios
Perfiles de seguridad*
El perfil de seguridad permite que usted proteja la información, ya que mediante diferentes privilegios que le sean asignados a los usuarios este podrá o no realizar modificaciones a la información, además de limitar el acceso de consulta de cierta información.
Para asegurar la información existen 2 tipos de configuraciones para los perfiles de seguridad
Global
• Permite acceso y edición de información ampliada de la organización.
• El número de perfiles globales es ilimitado.
Proyecto
• Define acceso a información específica de un proyecto.
• Para acceder un proyecto, un usuario debe tener un perfil con acceso al proyecto o un perfil global.
• El número de perfiles de proyecto es ilimitado.
Para ingresar a modificar o crear perfiles de seguridad siga las siguientes instrucciones:
• Despliegue el menú administrar ubicado en la parte superior derecha de su pantalla.
• Haga clic en la opción de acceso de usuario.
• En el panel ubicado en la parte izquierda de su pantalla seleccione la opción perfiles de seguridad globales o perfiles de seguridad de proyecto.
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Introducción
• En la parte inferior de la ventana encontrara varias pestañas en las cuales podra elegir los privilegios de cada perfil en cada una de las categorias por ejemplo : actividades, codigos, estructura de proyecto,datos globales, recursos, plantillas, vistas e informes, etc.
Ilustración 23. Ventana acceso de usuario opción perfiles de seguridad.
Calendarios – Características generales
Permite definir los días de trabajo y festivos.
Se puede definir el número de horas de trabajo por día.
Se pueden vincular a actividades y recursos para determinar en qué fecha se debería programar el trabajo.
Permite el ingreso de excepciones en los días u horas originalmente marcados como no trabajados.
Se pueden clasificar en tres tipos:
o Global: Disponible para ser usado por todos los recursos y actividades de todos
los proyectos del banco de datos.
o Recursos: Disponible para ser usado únicamente por los recursos.
o Proyectos: Disponible para un portafolio de proyectos o para un único
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Introducción
EJERCICIO - CREANDO CALENDARIOS
Vamos a crear algunos de los calendarios manejados por la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, la primera parte será la creacion de el calendario colombiano incluyendo sus festivos y la jornada laboral estandar manejada por la Universidad. La segunda incluira algunos calendarios especiales propios de recursos o proyectos especificos:
PARTE 1
• Despliegue el menú administrar ubicado en la parte superior derecha de su pantalla.
• Haga clic en la opción Datos empresariales.
• En el panel ubicado en la parte izquierda de su pantalla seleccione la opción Calendarios Globales.
• Para crear calendarios podemos partir de un calendario existente y modificarlo de
acuerdo a nuestras necesidades, para ello en la ventana de datos empresariales opcion calendarios globales daremos clic en el icono , esto mostrara una ventana emergente en la que se selecciona el calendario mas similar al que requerimos, tambien podremos escoger si el calendario es global o para recursos y le damos clic al boton aceptar.
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Introducción
• Al nuevo calendario podemos cambiarle el nombre y todas las modificaciones que se mostraran en los siguientes pasos.
Ilustración 25. Ventana para seleccionar el calendario guía.
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Introducción
• Y damos clic en el boton Aceptar.
• Seguimos asignando dias no laborales seguun la lista de festivos en Colombia presentada a continuacion.
Lista de festivos en Colombia año 2017:
• 9 de Enero
La jornada laboral manejada por la organización se ingresa siguiendo los pasos nombrados a continuación, para el caso de la Universidad Distrital se asignará la jornada estándar de los empleados administrativos, es decir, 8 horas diarias, 5 días a la semana, 4,3 semanas al mes y 12 meses al año.
• En la ventana de datos empresariales, opción calendarios globales seleccionar el icono .
• En la ventana emergente ingresamos los datos solicitados por el programa y damos clic al botón aceptar.
Estructura Organizacional
2. Estructura organizacional
Esta lección consiste en describir una EDO -Estructura de Desglose Organizacional ( OBS – Organizational Breakdown Structure), una EPE-Estructura de Proyectos Empresarial (EPS-Enterprise Project Structure) y la forma de gestionar los recursos en PRIMAVERA P6®. Al completar esta lección,el alumno será capaz de:
Definir y crear una EDO – OBS
Crear, visualizar y modificar una EPE- EPS Defirnir y crear un recurso.
Introduccion
En el momento de la creacion de un proyecto, sera necersario la asignacion de personas responsables y una clasificacion de acuerdo al objeto del proyecto, ya que una organización puede tener mas de un enfoque de proyectos, es aquí cuando posteriormente del analisis de la organización la creacion de la EDO-OBS y la EPE-EPS se vuelve fundamental ya que representa una base de conocimiento del funcionamiento de la empresa, lo que permite el control de responsabilidades en las actividades y facilita el analisis de costos y uso de recursos por proyecto o por clase.
Definiciones
EDO-OBS: La Estructura de Desglose Organizacional EDO, es el arreglo jerárquico de la estructura gerencial de la empresa.Puede ser representada por los individuos o por las funciones que componen sus niveles gerenciales, suele reflejar la estructura de gestion de la organización, esta estructura tambien se utiliza para conceder a los usuarios privilegios de acceso especificos para proyectos y los niveles de EDT-WBS.
EPE-EPS La Estructura de Proyectos Empresarial EPE, es una estructura jerárquica que relaciona los diversos proyectos de una organización dándole una posición relativa a cada uno. Cada organización decide los criterios de jerarquización de sus proyectos, teniendo en cuenta su misión empresarial y la forma mas practica de controlarlos.
RECURSO:Los recursos son los responsables por el trabajo ejecutado en todo el proyecto, son siempre en función del tiempo y generalmente son reutilizados entre actividades y proyectos.
Estructura Organizacional
EDO-OBS - Características principales
Cada nivel de EDO-OBS está asociado a uno o más nodos de la EPE-EPS.
Cada nivel de la EDO- OBS está también asociado a uno o más niveles de la EDT-WBS, siendo responsable por todo el trabajo incluido en el ítem de la EDT-WBS correspondiente.
Es por medio de la EDO-OBS que se realiza o controla el acceso a la información del proyecto .Para que un usuario de Primavera P6® tenga acceso a un proyecto, debe tener permiso de acceso al nivel de la EDO-OBS al cual pertenece el proyecto.
Además de los controles anteriores, también es posible limitar el tipo de acción del usuario dentro del alcance de sus responsabilidades.
Puede ser utilizado en organizaciones que gestionan múltiples proyectos, envolviendo a muchos gerentes de proyectos con diferentes áreas de responsabilidades.
No es necesaria su creación como un paso inicial, por eso puede ser creada y/o editada en cualquier momento. Sin embargo se sugiere que este sea el primer paso para poder utilizar de mejor manera Primavera P6®.
EJERCICIO CREANDO UNA EDO-OBS
Vamos a crear una EDO- OBS para una empresa Colombiana del Sector Educativo, que nos ayudará a aplicar los conocimientos sobre Primavera P6® que se adquieran durante el desarrollo del curso.
• Despliegue el menú administrar ubicado en la parte superior derecha de su pantalla.
• Haga clic en la opción de acceso de usuario.
Estructura Organizacional
Ilustración 28. Pasos ventana EDO.
Estructura Organizacional
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Roles y Recursos
• En la barra de comandos presione el botón agregar y digite el nombre de la dependencia.
• Cuando la dependencia no esté en el nivel correcto, haga clic en los siguientes iconos para mover la dependencia hacia el nivel correcto.
• Puede agregar una descripción de la dependencia, asignar usuarios o asignar responsabilidades al usar las pestañas que se encuentran en la parte inferior de la pantalla.
• Usuarios: Lista los usuarios que tiene acceso a esta dependencia.
• Responsabilidad: lista los proyectos que están asignados a esta dependencia.
Al Terminar la asignación de las dependencias a la EDO teniendo en cuenta el organigrama de la Universidad Distrital, esta debe quedar de manera similar a la presentada a continuación:
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Roles y Recursos
EPE-EPS - Características principales
Permite la gerencia de múltiples proyectos
La gerencia de cada proyecto se realiza separadamente, pero se permite la suma de datos y su visualización en niveles jerárquicos más altos.
Facilita el análisis cambiando la posición relativa de los proyectos por medio del movimiento de los nodos de la EPE-EPS dependiendo del enfoque de análisis deseado.
Los recursos pertenecen a la EPE-EPS y son asignados a cada uno de los proyectos. Es posible obtener información de todos los recursos colocados en un proyecto específico
o todos los proyectos en los que un determinado recurso está asignado.
EJERCICIO - CREANDO UNA EPE-EPS
Vamos a crear la EPE-EPS para la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, para ejemplificar la clasificacion de proyectos que la organización tuvo en el periodo 2007-2016, recordando que esta puede variar según el enfoque que asuma la organización frente a sus proyectos.
• Seleccione en la barra de navegacion la opción proyectos.
• En la barra de opciones de proyecto seleccione la opción Estructura de Proyectos Empresarial.
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Roles y Recursos
Ilustración 32. Ventana Estructura de Proyectos Empresarial.
• En la barra de comandos presione el botón nuevo nivel y digite el nombre de la EPE-EPS.
• Cuando la EPE-EPS no esté en el nivel correcto, haga clic en los iconos de desplazamiento para ajustarlo al nivel correspondiente.
Nivel EPS ID Nombre de la EPS Responsable
UD Universidad Distrital
1. P1 Articulación, contexto y proyección estratégica.
1.1 P1-E1 Promoción de planes y programas de gestión ambiental. Bienestar Institucional.
1.2 P1-E2 Proyección estratégica en el contexto educativo.
Centro de Relaciones
Interinstitucionales. 2. P2 Gestión académica para el desarrollo social y cultural.
2.1 P2-E1 Consolidación del bienestar de la comunidad Bienestar Institucional.
2.2 P2-E2 Consolidación de la Extensión y Proyección Social. IDEXUD
3. P3 Investigación de alto impacto para el desarrollo local, regional y nacional.
3.1 P3-E1 Fortalecimiento del Sistema de Investigaciones. Centro de Investigaciones y Desarrollo Científico. 3.2 P3-E2 Fomentar un modelo de desarrollo profesoral integral Oficina de docencia
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Roles y Recursos
4.1 P4-E1 Promoción del Talento Humano. División de recursos humanos.
4.2 P4-E2 Mejoramiento de la productividad de los recursos institucionales. Oficina asesora de sistemas.
5. P5 Gobernabilidad, democratización y convivencia.
5.1 P5-E1 Democracia y convivencia. Bienestar Institucional. 5.2 P5-E2 Participación y vida universitaria. Consejo electoral. 6. P6 Desarrollo físico e infraestructura tecnológica de la Universidad.
6.1 P6-E1 Red de Bibliotecas y Centros de Documentación. División de recursos físicos.
6.2 P6-E2 Elaboración y puesta en marcha del Plan Maestro de Desarrollo Físico de la Universidad.
Oficina asesora de planeación y control.
Tabla 5. Componentes EPS de la Universidad Distrital FJC.
Ilustración 33. Componentes EPS de la Universidad Distrital FJC por Plan de Desarrollo.
Nota: es importante recordar que no existe una forma unica de definir la EPE-EPS, la
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Roles y Recursos
utilidad y facilite el control y seguimiento de los proyectos manejados por la Universidad como unidad funcional.
La selección del criterio para la clasificacion de proyectos se hace generalmente basados en la forma en la que se maneja el presupuesto y la autoridad en la organización.
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Roles y Recursos
3. Roles y Recursos
Esta lección consiste en definir el marco conceptual de los tipos de recursos que podemos crear en Primavera P6, al finalizar esta lección el alumno será capaz de:
• Definir e identificar los tipos de recursos de Primavera P6
• Crear y configurar recursos
Definiciones
Rol: es un título del trabajo o cargo del personal del proyecto y permite conocer las habilidades que deberá tener el recurso que sea asignado a dicho rol. (ej. Carpintero, Ingeniero).
Recurso: Normalmente los recursos son material u otros activos que son usados o transformados para producir beneficio, los recursos tienen tres características principales: Utilidad, Disponibilidad limitada, Agotamiento.
Roles – Características principales
Se pueden definir un número ilimitado de roles
Se puede crear un conjunto estándar de roles que luego pueden ser asignados a personas, maquinas o materiales (recursos) y a actividades para todos los proyectos en la organización.
Se le pueden asignar costos por unidad o tiempo y límites de unidades o tiempo para calcular con precisión los costos y asignaciones futuras.
El conjunto de roles que se asigna a una actividad define los requisitos de habilidades para esa actividad.
Recursos- Características principales
Se dividen en: personas (Mano de obra), máquinas (Equipamiento) y materiales. Se pueden crear recursos que reflejen la estructura organizacional de la empresa. Se puede definir un calendario diferente a cada recurso.
Opciones de recursos
Primavera P6 nos permite modificar varias opciones relativas a los recursos, por ejemplo la distribucion del uso y el costo de un recurso en una actividad o las unidades de medida del mismo, a continuacion veremos como podemos modificar algunos de estos campos.
• Despliegue el menú administrar ubicado en la parte superior derecha de su pantalla.
• Haga clic en la opción Datos empresariales.
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Roles y Recursos
Ilustración 35. Ventana datos empresariales opción recursos.
Códigos de recursos
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Roles y Recursos
A continuación, presentamos la ventana de creación de códigos de recursos, en la cual podemos crear tanto categorías como sub categorías
Ilustración 36. Ventana códigos de recursos.
Curvas de recursos
Las curvas de recursos pueden ser asignadas a cualquier tipo de recurso, describen la distribución del uso de los recursos y los costos durante una actividad, si no se especifica ninguna curva el software asume que el uso y el costo se distribuyen de manera uniforme.
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Roles y Recursos
Ilustración 37. Ventana curvas de recursos
Configuración de recursos
Tipos de recursos y unidades de medida
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Roles y Recursos
Administración de tiempo y moneda
Para cambiar la forma en la que se calculan las horas trabajadas para determinar precio y disponibilidad de un recurso P6 nos ofrece varias opciones para la administración del tiempo y la moneda ubicadas en la opción configuración que se encuentra en la parte inferior de la pantalla
• Calculo automático de valores reales: Calcula automáticamente la cantidad de horas
que un recurso ejecuta de acuerdo con lo proyectado.
• Horas extras permitidas: Indica si el recurso seleccionado puede trabajar en horas
extras en las actividades asociadas.
• Factores de horas extras: Muestra el factor de multiplicación usado para calculas las
horas extras del recurso.
• Unidades/tiempo por defecto: Colocar la cantidad patrón de unidades de trabajo que
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Roles y Recursos
EJERCICIO – CREANDO ROLES
Vamos a crear algunos roles que podemos encontrar en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, de esta forma podremos identificar algunos cargos necesarios para la gestión de proyectos al interior de la universidad.
• Seleccione la opción recursos en la barra de navegación.
• En la barra de opciones de recursos seleccione la opción administración
• En la ventana de Gestión de recursos seleccione la opción roles y allí dar clic en el botón y asignar el ID y el nombre del rol.
ID
Nombre de rol
UD-BI Director Bienestar Institucional
UD-CERI Director Centro de Relaciones Interinstitucionales
UD-IDEXUD Director IDEXUD
UD-CIDC Director Centro de Investigación y desarrollo científico
UD-OD Director Oficina de Docencia
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Roles y Recursos
UD-OAS Director Oficina Asesora de Sistemas
UD-CE Director Concejo Electoral
UD-DRF Director División de Recursos Físicos
UD-OAPC Director Oficina Asesora de Planeación y control
Tabla 6. Roles de la Universidad Distrital FJC.
EJERCICIO CREANDO RECURSOS
Vamos a crear algunos de los recursos manejado por la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, para ejemplificar la forma en la que una organización define, clasifica y asigna calendarios a sus recursos en Primavera P6.
• Seleccione la opción recursos en la barra de navegación.
• En la barra de opciones de recursos seleccione la opción administración.
• En la ventana de Gestión de recursos seleccione la opción recursos y allí dar clic en el botón y asignar el ID y el nombre del recurso.
• En el panel inferior, en la pestaña General se puede seleccionar el tipo de recurso que se quiere crear (Mano de obra, equipamiento o Material).
Tipo de recurso
ID
Nombre del recurso
Material UD-EP Elementos de papelería
Tabla 7. Recursos equipo y material Universidad Distrital FJC.
• Para asignar un recurso a un rol nos dirigimos al panel inferior, en la pestaña Roles, donde encontramos el botón con el que se desplegara una ventana emergente que muestra los roles existentes y permite seleccionar al que se quiere asignar el recurso.
Nombre del Recurso
Nombre de rol
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Roles y Recursos
Alexis Adamy Ortiz Morales Director Centro de Relaciones Interinstitucionales
Wilmar Muñoz Prieto Director IDEXUD
Nelson Libardo Forero Chacón Director Centro de Investigación y desarrollo científico
Gerardo Castang Montiel Director Oficina de Docencia
Jorge Enrique Vergara Vergara Director Oficina de Recursos Humanos
Beatriz Elisa Jaramillo Moreno Director Oficina Asesora de Sistemas
José Maximiliano Gómez Torres Director Concejo Electoral
Rafael Enrique Aranzalez García Director División de Recursos Físicos
Luis Álvaro Gallardo Eraso Director Oficina Asesora de Planeación y control
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Proyectos
4. Proyectos
Esta lección consiste en definir lo que se entiende por proyecto, y mostrar la forma de gestionar proyectos en PRIMAVERA P6®. Al completar esta lección,el alumno será capaz de:
Crear un proyecto nuevo o uno a partir de otro ya existente. Modificar las caracteristicas de un proyecto existente Crear y visualizar una EDT-WBS.
Introduccion
Dependiendo del contexto donde nos encontremos los proyectos pueden ser considerados de distinta manera, debemos tener en cuenta estas consideraciones a la hora de plasmar el proyecto en la herramienta, por ejemplo:
En el caso colombiano cuando se hacen licitaciones con el estado, se pueden distinguir claramente dos fases, la fase de factibilidad y la fase de ejecución En la fase de factibilidad se hacen los estudios que soportan el proyecto, entre estos encontramos estudios técnicos, estudios legales, estudios de impacto ambiental, estudios de factibilidad; estos estudios son realizados por el ente contratante y determinan el contenido del pliego de licitación, las actividades y los costos asociados a estas actividades serán asumidos por el ente contratante, es decir no pueden ser adjudicados al contratado. La fase de ejecución es desarrollada por el contratado, por lo tanto, su proyecto no considerará esta fase de estudios y su inicio estará vinculado meramente al proceso de construcción.
En muchas organizaciones se considera que los costos que se asumen en la fase de factibilidad no hacen parte del proyecto, ya que estos estudios son los que llevan a la decisión de si hacer o no el proyecto.
En cuanto a la asignación del responsable del proyecto definiremos primero el concepto de Gobernabilidad de proyecto, que según el PMI es una función de supervisión alineada con el modelo de gobierno de la organización y que abarca el ciclo de vida del proyecto. El gobierno de proyectos, programas y portafolios (PPP) es el sub-conjunto de gobierno corporativo y organizacional enfocado en ayudar y asegurar que los proyectos y programas emprendidos por la organización proporcionan el máximo valor a la misma.
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Proyectos
Ejemplos de elementos del marco de gobernabilidad de un proyecto incluyen: Los criterios de éxito y aceptación de los entregables; El proceso para identificar, escalar y resolver incidentes La relación entre el equipo del proyecto, los grupos de la organización y los interesados externos; Los procesos y procedimientos para la comunicación de información; Los procesos para la toma de decisiones del proyecto; El proceso para la revisión y aprobación de cambios al presupuesto, al alcance, a la calidad y al cronograma que están fuera de la autoridad del director del proyecto ;Monitoreo del rendimiento ;Asegurar el soporte apropiado de la organización para la realización del beneficio
Definiciones
Proyecto: esfuerzo que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único, y tiene la característica de ser naturalmente temporal, es decir, que tiene un inicio y un final establecidos, y que el final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto o cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto.
Proyectos-Características principales
Cada proyecto es asociado a un nodo de la EPE-EPS, permitiendo el análisis de costos y recursos a nivel gerencial.
A cada proyecto se le asigna un responsable a través de la EDO-OBS.
Para cada proyecto se definen: Fechas de inicio y fin, presupuestos y valores por defecto que serán utilizados por los recursos y actividades propias del proyecto, así como lo empleados para los cálculos que realiza el software.
EJERCICIO CREANDO UN PROYECTO NUEVO.
Para ejemplificar la creacion de un proyecto en Primavera, vamos a crear uno de los proyectos más recientes que ha desarrollado la Universidad Distrital Francisco José de Caldas, Nueva sede universitaria Ciudadela El Provenir, este proyecto incluye fases de construcción y de adecuación.
• Seleccione en la barra de navegacion la opción proyectos.
• Seleccione en la barra de navegacion la opción proyectos.
• En la barra de opciones de proyecto seleccione la opción Estructura de Proyectos Empresarial.
• Seleccione el nivel de la EPE-EPS en el que desea incluir el nuevo proyecto,
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Proyectos
Ilustración 39. Ventana Estructura de Proyectos Empresarial.
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Proyectos
ID del proyecto
P380
Nombre de proyecto Obra civil para la construccion de la nueva sede universitaria Ciudadela El Provenir – Bosa de la UDFJC.
Estructura de proyecto empresarial
Desarrollo físico e infraestructura tecnologica de la universidad – Elaboración y puesta en marcha del Plan Maestro de Desarrollo Fisico de la Universidad.
Gestor responsable Rectoria
Inicio planificado del proyecto 2012
Tabla 9. Datos del proyecto "El Porvenir"
Cuando tenemos varios proyectos abiertos P6 nos permite seleccionar la información a mostrar, para seleccionar el proyecto que queremos abrir debemos ubicarnos en la pestaña proyectos y dar clic en el botón acá tendremos un acceso rápido a los proyectos recientemente abiertos (Cuadro azul) o podremos elegir y seleccionar los proyectos abiertos.
EDT-WBS Características principales
Primavera agrupa actividades para seguimiento de costos, riesgos, recursos y monitoreo de la programación, a través de la EDT-WBS.
Cada nivel de la EDT-WBS puede tener un responsable diferente, si no se especifica uno, el software toma por defecto al responsable del proyecto.
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Proyectos
La elaboración de una EDT- WBS para el proyecto hace más sencilla la revisión del alcance y los objetivos del mismo, ya que cada uno de los entregables por lo general está relacionado directamente con un objetivo del proyecto.
EJERCICIO CREACIÓN DE LA EDT-WBS PARA UN PROYECTO
• Crear dos nuevos ítems de la EDO-OBS del nivel del consejo superior universitario, estos dos niveles serán
o Gustavo Perry Arquitectos Asociados Ltda.
o Consorcio ZGC
• En la ventana Estructura de Proyectos Empresarial, daremos clic derecho sobre el nombre del proyecto para el cual crearemos la EDT-WBS (P380).
• Seleccionamos la opción Abrir Proyecto y nos dirigimos a la barra de opciones de proyecto para seleccionar la opcion actividades.
• En la parte derecha de la ventana encontramos una lista desplegable de opciones de vista, para poder crear la EDT-WBS es necesario seleccionar alguna de las vistas que tienen este símbolo para este ejercicio emplearemos la denominada: “Basic Gantt Chart”.
• Por defecto el primer nivel de la EDT-WBS corresponde al nombre del proyecto, y de allí en adelante se pueden crear todos los niveles que se consideren necesarios.
• Para agregar un nuevo nivel seleccionamos el icono ubicado en la barra de comandos e ingresamos el código de EDT, El nombre de EDT y el gestor responsable.
Código
de EDT
Nombre de EDT
Gestor responsable
1. Fase inicial Rectoría
1.1. Diagnóstico de necesidades Oficina Planeación y Control Asesora de
1.2. Elaboración y aprobación de planos Gustavo Perry Arquitectos Asociados Ltda.
1.3. Estudios técnicos Gustavo Perry Arquitectos Asociados Ltda.
1.4. Licitación y adjudicación Rectoría
2. Pre-construcción Consorcio ZGC
2.1. Revisión Diseño Consorcio ZGC
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Proyectos
2.3. Obras preliminares Consorcio ZGC
3. Etapa I (3 edificios) Consorcio ZGC
3.1. Construcción de estructura Consorcio ZGC
3.2. Adecuación de la estructura Consorcio ZGC
3.3. Paisajismo y obras exteriores Consorcio ZGC
4. Etapa II (3 edificios y Ágora) Consorcio ZGC
4.1. Construcción de estructura Consorcio ZGC
4.2. Adecuación de la estructura Consorcio ZGC
4.3. Paisajismo y obras exteriores Consorcio ZGC
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Actividades
5. Actividades
Esta leccion consiste en definir que es una actividad conocer los tipos de actividades, que es un tipo de duracion y los tipos de restricciones que pueden ser asociados a una actividad haciendo uso del software PRIMAVERA P6®. Al completar esta lección,el alumno será capaz de:
Crear una actividad o modificar una actividad ya existente Definir tipos de actividades
Modificar las caracteristicas de las actividades Asignar relaciones entre las actividades
Definiciones
• Actividad: Es el elemento fundamental de trabajo de un proyecto. Son el nivel más bajo de la estructura analítica de proyecto (EAP-WBS) y la menor subdivisión de trabajo que interesa directamente al gerente de proyecto.
• Restricciones: Imposiciones dadas al proyecto y/o actividades para reflejar situaciones en la cual la lógica de programación no sea suficiente para definir la realidad del mismo.
• Pasos: Sub división de las actividades que son dependientes del nivel de detalle deseado para la elaboración del cronograma del proyecto, es posible asociar pesos porcentuales a los pasos y calcular el avance de la actividad de acuerdo con el avance de los pasos
• Actividad abierta: actividades que no tiene relación con otras actividades de manera sucesoria o esta relación se da con actividades de otros proyectos.
Características principales
Es la unidad de trabajo más detallada de un proyecto. Contiene todos los detalles sobre el trabajo a ser ejecutado.
Todas las actividades poseen dos eventos el de inicio y el de fin, la única excepción son las actividades “Hitos” (Milestones, que son actividades de duración cero, y en el caso de primavera omiten o el inicio o el termino dependiendo del tipo de hito que se escoja). La duración de una actividad se determina por la diferencia entre finalización y/o inicio
de la actividad más 1 (uno).
Se puede dividir en pequeñas porciones llamados pasos.
EJERCICIO – CREACIÓN DE ACTIVIDADES
• En la ventana Estructura de Proyectos Empresarial, daremos clic derecho sobre el nombre del proyecto para el cual crearemos actividades (P380).
• Seleccionamos la opción Abrir Proyecto y nos dirigimos a la barra de opciones de proyecto para seleccionar la opcion actividades.
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Actividades
• En la ventana se mostrará la EDT-WBS que anteriormente se creó, para crear una nueva actividad seleccionaremos el nivel de la EDT-WBS al que pertenece la actividad y daremos clic en el icono ubicado en la barra de comandos.
• En la tabla aparecerá la actividad y allí directamente podremos modificar el ID y el nombre de la misma.
Nivel de la EDT-WBS ID
Actividad
de
Nombre de Actividad
1. Fase inicial
1.1. Diagnóstico de necesidades
CEP-1.1-001 Aprobación Plan Maestro de Desarrollo Físico de la Universidad Distrital FJC (2008-2016).
CEP-1.1-002 Solicitud al Departamento administrativo del espacio público de opciones de terrenos para la construcción.
CEP-1.1-003 Análisis de alternativas y selección del mejor terreno para la sede.
CEP-1.1-004 Firma del convenio de recepción de terreno.
CEP-1.1-005 Apertura de concurso público de arquitectura por parte de la Sociedad Colombiana de Arquitectos.
1.2. Elaboración y aprobación de planos
CEP-1.2-001 Recepción y evaluación de las propuestas presentadas en el concurso.
CEP-1.2-002 Cierre del concurso público de arquitectura y selección de la mejor propuesta.
1.3. Estudios técnicos
CEP-1.3-001 Elaboración de estudios de pre-factibilidad para él proyecto.
CEP-1.3-002 Elaboración de estudios de factibilidad para él proyecto.
CEP-1.3-003 Realizar ajustes a los planos iniciales y consolidar el diseño arquitectónico.
1.4. Licitación y adjudicación
CEP-1.4-001 Presentación pre-pliegos de condiciones
CEP-1.4-002 Aclaraciones o modificaciones al pre-pliego de condiciones
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Actividades
CEP-1.4-004 Apertura licitación publica
CEP-1.4-005 Publicación pliego de condiciones
CEP-1.4-006 Publicación en la web institucional y en el portal de contratación estatal
CEP-1.4-007 Observaciones pliego de condiciones
CEP-1.4-008 Respuesta a observaciones
CEP-1.4-009 Recepciones de propuestas y cierre de convocatoria
CEP-1.4-010 Evaluación técnica final
CEP-1.4-011 Publicación de la evaluación
CEP-1.4-012 Adjudicación de obra en audiencia publica
CEP-1.4-013 Suscripción y legalización del contrato
2. Pre-construcción
2.1. Revisión diseño
CEP-2.1-001 Elaboración de la garantía a favor de la Universidad
CEP-2.1-002 Elaboración de planos record de los diseños
CEP-2.1-003 Presentación a la interventoría de los planos record
CEP-2.1-004 Ajustes a los planos record
2.2. Obtención de licencias y permisos
CEP-2.2-001 Instalación de la valla que contiene la información del proyecto
CEP-2.2-002 Gestión ante las autoridades para la obtención de permisos extra
2.3. Obras preliminares
CEP-2.3-001 Localización topográfica y replanteo de ejes de construcción.
CEP-2.3-002 Instalación provisionales. de campamentos y redes
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Actividades
3. Etapa I (3 edificios)
3.1. Construcción de estructura
CEP-3.1-001 Realización de excavaciones y rellenos.
CEP-3.1-002 Construcción de las zapatas.
CEP-3.1-003 Levantamiento del muro de contención.
CEP-3.1-004 Construcción de placas de cimentación.
CEP-3.1-005 Elaboración de vigas de cimentación
CEP-3.1-006 Levantamiento de placas de contrapiso
CEP-3.1-007 Elaboración de pozos para plataformas y ascensores
CEP-3.1-008 Construcción de rampa vehicular
CEP-3.1-009 Instalación de tanques y tanques de aguas lluvia en concreto
CEP-3.1-010 Levantamiento de estructuras en concreto reforzado
CEP-3.1-011 Realizar el tensionamiento de vigas
CEP-3.1-012 Instalación de rampas y escaleras
CEP-3.1-013 Montaje de las estructuras metálicas
CEP-3.1-014 Instalación de graderías del auditorio
CEP-3.1-015 Instalación de redes auxiliares y de servicios de emergencia
CEP-3.1-016 Construcción de muros para particiones internas
CEP-3.1-017 Ubicación e instalación de elementos no estructurales
CEP-3.1-018 Instalación de muros en drywall
3.2. Adecuación de la estructura
CEP-3.2-001 Instalación de la ventilación mecánica
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Actividades
CEP-3.2-003 Instalación de sistemas de comunicación Voz y datos
CEP-3.2-004 Pañetes
CEP-3.2-005 Instalación e impermeabilización de cubiertas
CEP-3.2-006 Cielorrasos y aislamiento acústico.
CEP-3.2-007 Enchapes, pisos y revestimiento auditorio
CEP-3.2-008 Dotación de baños, mesones y aparatos sanitarios
3.3. Paisajismo y obras exteriores
CEP-3.3-001 Obras complementarias redes de extinción de incendios
CEP-3.3-002 Carpintería de aluminio
CEP-3.3-003 Carpintería metálica y de madera
CEP-3.3-004 cerrajería
CEP-3.3-005 Pintura y revestimiento fachada
CEP-3.3-006 Paisaje blando, terrazas
CEP-3.3-007 Aseo general y limpieza de fachadas
Componentes de las actividades
• Códigos de actividad: son herramientas que permiten clasificar y categorizar las actividades de acuerdo con las necesidades de la organización y del proyecto.
• Tipo de actividad: Siempre debe ser definido. Estos tipos permiten controlar el cálculo de la duración de una actividad y/o fechas.
• Tipo de duración: Es un ajuste que permite controlar como son sincronizadas la duración, las unidades de tiempo y las unidades de recurso/tiempo con las actividades de manera que la siguiente ecuación sea siempre verdadera para todas las actividades:
∗ =
Ecuación 1. Ecuación general de duración.
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Actividades
Unidades (Unid): Esfuerzo de trabajo en cantidad de unidades.
Recurso (RECURSO): Asignación del esfuerzo del trabajo, o productividad.
• Tipo de porcentaje Finalizado: Podemos escoger como se calcula el porcentaje de finalización de una actividad, de acuerdo a su duración, a las unidades o a un porcentaje de avance físico.
• Tipos de relaciones: las relaciones entre las actividades parten de los eventos de inicio o fin; estos eventos pueden estar separados por tiempos de espera que son denominados “lags”, estos pueden tener valores positivos, negativos o cero.
Códigos de actividad
• Cada actividad contiene uno o más códigos, organizados de forma jerárquica.
• Se pueden tener hasta 500 códigos de actividades diferentes por proyecto y un número ilimitado de valores por código de actividad.
• Pueden estar disponibles para todos los proyectos de la organización o para un proyecto específico.
Donde encontrarlos:
Para agregar un código a una actividad nos dirigimos a la ventana actividades, seleccionamos la actividad en cuestión, en el panel inferior seleccionamos la pestaña códigos y damos click en el icono el cual desplegara una ventana en la que podremos elegir el código que queremos asignar.
Tipos de actividades
Tarea dependiente (Task Dependent)
Indica que los recursos de una actividad son programados para trabajar en aquella actividad de acuerdo al calendario de la actividad, en vez de seguir los calendarios de los recursos atribuidos a ella.
Usted usara este tipo de actividades cuando diversos recursos asignados a una misma actividad precisan trabajar juntos.
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Actividades
Por ejemplo, varias actividades deben hacerse la semana antes de que empiece la radiodifusión de la nueva radio. No importa si el recurso está disponible antes de esa semana, o si de lo contrario ellos programaran el tiempo restante esa semana, esas actividades deben ser programadas durante un periodo de tiempo específico, y ellos programaran el control de sus recursos.
Dependencia de recurso (Resource Dependent)
Indica que cada recurso de la actividad es programado siguiendo su calendario y no el de la actividad, este tipo de actividad es más usado cuando la duración de la actividad depende de la disponibilidad de los recursos atribuidos.
Usted usara este tipo de actividad cuando los diversos recursos asignados a una misma actividad pueden trabajar de forma independiente.
Por ejemplo, en un proyecto de dibujos animados, varios recursos (ilustradores y escritores) trabajan en un guion borrador. Cada uno trabaja acorde a su DIA de trabajo y a su calendario de vacaciones; no necesariamente programan el trabajo simultáneamente. Cada uno especifica la cantidad de trabajo a llevar a cabo (duraciones de recursos individuales); no necesariamente tienen igual cantidad de trabajo. El diseño del borrador empieza cuando el recurso más temprano empieza a trabajar y finaliza cuando el último termina.
Hitos de Inicio y Fin (Milestone)
La palabra hito indica que la actividad marca el inicio o el fin de una fase principal del proyecto. Es recomendable que el inicio y el final del proyecto estén marcados por un hito, de manera que el diagrama de actividades (grafo del proyecto) constituya una red o malla cerrada.
• Pueden tener gastos, pero no costos basados en tiempo ni recursos atribuidos.
• No tienen duración.
• Un “hito de inicio” no tiene fecha de fin y un “hito de fin” no posee fecha de inicio.
Nivel de esfuerzo (Level Of Effort)
Indica que la duración de la actividad depende de sus predecesoras y/o sucesoras. Actividades de este tipo no pueden tener restricciones y se consideran en curso. Estas actividades no generan un producto tangible que permita medirlas objetivamente.
Generalmente se emplea este tipo de actividad cuando se habla de tareas de soporte para el proyecto, como trabajo administrativo, gerenciamiento de proyecto, enlace con el cliente, revisiones, reuniones, etc.
Resumen EDT (WBS sumary)
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Actividades
A este tipo de actividades no se les puede atribuir ningún tipo de restricciones.
Donde encontrarlos:
El tipo de actividad se puede modificar en la ventana actividades, seleccionamos la actividad en cuestión, en el panel inferior seleccionamos la pestaña general y allí encontramos la opción Tipo de actividad.
Tipos de duración
Unidades/Tiempo fijas
Indica que para la actividad seleccionada la productividad del recurso es constante, este tipo de duración se selecciona cuando la disponibilidad del recurso es el aspecto más importante del proyecto. Usaremos este tipo de duración cuando planeamos con actividades dependientes de recursos
Entonces, si disminuimos la duración de la actividad disminuye el número de unidades generadas y si aumentamos el número de unidades, la duración aumenta.
ó =
!"# $Ecuación 2. Ecuación general de duración segunda forma.
Duración y Unidades/Tiempo fijas
Indica que el programa es un factor limitante en el proyecto, para la actividad seleccionada la duración y el recurso de la actividad deben permanecer constantes, al actualizar el progreso del proyecto y recalcular fechas, el software da prioridad a mantener la duración de la actividad y a continuación recalcula las unidades producidas según los recursos que se tiene asignados y que también mantiene fijos. Por lo general usaremos este tipo de duración cuando usamos actividades dependientes de tarea
En este caso, la variable de unidades siempre será recalculada.
=
ó ∗
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Actividades
Unidades fijas
Indica que para la actividad seleccionada las unidades están fijas, es decir el presupuesto (unidades o costo) es el factor limitante; entonces, si aumentamos los recursos la duración aumenta y si disminuimos los recursos la duración disminuye. Normalmente utilizaremos este tipo de duración con actividades dependientes de recursos
ó =
Ecuación 4. Ecuación general de duración segunda forma.
Unidades y duración fijas
Indica que para la actividad seleccionada la duración y las unidades son constantes, implica que el programa es un factor limitante del proyecto, lo cual implica que el recurso debe ser ajustado. Normalmente usaremos este tipo de duración para actividades dependientes de tarea
para este ajuste se emplea la siguiente ecuación.
= ó
Ecuación 5. Ecuación general de duración cuarta forma.
A continuación, presentaremos una tabla en la cual se podrán detallar las posibles
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Actividades
Ejemplo
La actividad tiene originalmente un plazo de 10 días y el esfuerzo de trabajo para ejecutarla será definido en 100 horas hombre (Solo cuando el esfuerzo de trabajo es definido)
En esta situación tendremos 2 tipos de recursos:
Supervisor: El estándar de asignación es el 25% de la disponibilidad, es decir, a cada
asignación del supervisor en una actividad le son asignadas 2 horas/día (25% de 8 horas/día)
Operador: El estándar de asignación es el 50% de la disponibilidad, es decir, a cada asignación
del operador en una actividad le son asignadas 4 horas/día (50% de 8 horas/días)
Unidades/tiempo
definido Situación 1 Situación 3 Situación 5 Situación 7 Esfuerzo de trabajo
indefinido Situación 2 Situación 4 Situación 6 Situación 8
1
normal Situación 9 Situación 17 Situación 25 Situación 33 orden
invertido Situación 10 Situación 18 Situación 26 Situación 34
A
normal Situación 15 Situación 23 Situación 31 Situación 39 orden
invertido Situación 16 Situación 24 Situación 32 Situación 40
S
normal Situación 11 Situación 19 Situación 27 Situación 35 orden
invertido Situación 12 Situación 20 Situación 28 Situación 36
A
normal Situación 13 Situación 21 Situación 29 Situación 37 orden
invertido Situación 14 Situación 22 Situación 30 Situación 38
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Actividades
El tipo de duración se puede modificar en la ventana actividades, seleccionamos la actividad en cuestión, en el panel inferior seleccionamos la pestaña general y allí encontramos la opción Tipo de duración.
Tipos de restricciones
Deberá terminar en (Must Finish by)
Esta restricción no hará que el proyecto termine realmente en la fecha impuesta, sin embargo, provee una fecha de control la cual se verá reflejada en las holguras de las actividades del proyecto
Iniciar antes de (Start on or Before)
Limita a la actividad a comenzar en la fecha de restricción o antes, nunca después. Cambia la fecha tardía de inicio para la fecha de restricción; afecta las fechas tardías de sus predecesoras,
No prevalece sobre la lógica
Iniciar en o después de (Start on or After)
Limita a la actividad a comenzar en la fecha de restricción o después, nunca antes. Cambia la fecha temprana de inicio para la fecha de restricción; afecta las fechas tempranas de su sucesora. No prevalece sobre la lógica.
Iniciar en la fecha (Start on)
Limita a la actividad a comenzar en la fecha de restricción, ni antes ni después, cambia ambas fechas, de inicio temprano y de inicio tardío para la fecha de restricción. No prevalece sobre la
lógica.
Inicio impuesto en (Mandatory Start)
Impone comenzar la actividad en la fecha de la restricción. Cambia las fechas de inicio temprano y de inicio tardío para la fecha de restricción. Prevalece sobre la logica.
