CONCEPTUALICE SU IVA
Consideraciones para Empresas
Identifique y entienda los hechos generadores, tarifas, exenciones, que le aplican del IVA a su actividad Conozca cuándo debe reconocer el impuesto
Conozca sobre cuáles transacciones debe aplicar el impuesto
• Ventas
• Compras de servicios/intangibles al extranjero Responda a la triología: ¿Qué, Quién, Cómo?
Identifique si puede exonerar sus compras del impuesto
Identifique sus derechos de crédito Derecho Pleno
Derecho Reducido al 2% o 4%
Sin derecho de crédito
Alguna combinación de las anteriores
• Cálculo de su prorrata Facturación Electrónica
Determine la forma correcta de facturar las transacciones, considerando IVA y Versión 4.3 de FE
Determine la forma correcta de aplicar exenciones,
exoneraciones u otros tratamientos especiales del Impuesto
Identifique el tipo de las compras que realiza Compras de uso exclusivo Compras de uso indistinto Compras no acreditables Compras de bienes de capital Sistematización de las compras
Identifique la forma de aplicar el crédito fiscal Reconocimiento del crédito pleno
Reconocimiento parcial del crédito en compras de uso exclusivo Aplicación de Prorrata a compras de uso indistinto
Declaración de Diciembre | Liquidación Anual del IVA
Declaración D104
Identifique la mejor fuente información para el llenado de la declaración
Asegúrese el adecuado procesamiento de a información para el llenado de la declaración Identifique dónde se deben de reflejar sus transacciones mensuales
Contabilidad del IVA Según las condiciones de su negocio, defina el tratamiento contable del IVA para las ventas y compras que realiza
¿Cuándo se registra monto de venta/compra e IVA por separado?
¿Qué cuentas del IVA deben incluirse en la contabilidad?
Si está sujeto a prorrata, aplicar asientos de periodificación Identificar las cuentas de gasto por IVA y su tratamiento Defina los asientos mensuales de liquidación del IVA Defina los Asientos contables de liquidación Anual del IVA
Política de Manejo del IVA Documente cada una de las conclusiones de los pasos anteriores en un procedimiento que:
• Justifique la aplicación del IVA en su Empresa
• Genere la documentación soporte necesaria para cuestionamientos del IVA por parte de Hacienda
Contenido
Conceptualice su IVA
Identifique los hechos generadores, tarifas,
exenciones, que le aplican del IVA a su actividad Aplique de forma correcta su Facturación
Electrónica
Identifique sus derechos de crédito
Identifique el tipo de compras que realiza Identifique la forma de aplicar el crédito fiscal Contabilidad del IVA
Declaración D104
Política de Manejo del IVA Asesoría Modular del IVA
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CONCEPTUALICE SU IVA
El Impuesto de Valor Agregado se caracteriza por su periodo mensual. Usted debe liquidarlo mes a mes. Un proceso repetitivo o más bien una oportunidad para abordar sistemáticamente la liquidación del impuesto a través de una conceptualización adecuada para su negocio.
¿Por qué conceptualizar su IVA?
El Impuesto de Valor Agregado y su respectiva liquidación a través del formulario D104-2 permite definir y documentar un proceso adecuado para su gestión. Estandarizar la liquidación mensual e inclusive su automatización. Un enfoque que le ahorra tiempo y, aún más importante, mitiga los riesgos de una liquidación indebida por un criterio aplicado de forma incorrecta.
Estas características del impuesto también pueden verse como su gran desventaja. Un error en el proceso puede convertirse en un error de repetición mensual, con consecuencias asociadas a la repetición recurrente del error.
Una liquidación incorrecta del impuesto puede dar dos escenarios:
Liquidación incorrecta a favor del fisco:
Se da cuando su empresa paga un IVA mayor al que le corresponde, todos los meses. Esto podría suceder por un incorrecto tratamiento de los créditos fiscales, donde la empresa deja de aprovechar derechos de crédito que sí puede reconocer en su declaración. Velando por los mejores intereses de los accionistas de la empresa, este escenario debe evitarse.
Liquidación incorrecta a favor del contribuyente:
Se da cuando su empresa paga menos impuesto de lo correspondiente. Esto podría suceder al no reconocer hechos generadores, como la inversión del sujeto pasivo, o al aplicarse más créditos fiscales de los que le corresponden. Por ejemplo, al no aplicar las reglas de acreditación proporcional.
La consecuencia de este escenario es que tendrá una contingencia tributaria cada mes. En una revisión por parte de Tributación, le cobrarían el impuesto dejado de pagar, multas, sanciones e intereses, por cada mes en que se incurrió el error.
La correcta conceptualización del impuesto pasa por definir e implementar una matriz de asignación de responsabilidades. Su organización debe tener claras las tareas por realizar, quiénes son los responsables, quiénes supervisan y aprueban y cuáles son las fuentes de consulta para cada caso. Todos los involucrados en el proceso deben estar informados sobre el desarrollo y culminación de este.
Las fuentes de información con las que se liquidará el impuesto deben estar claramente definidas. De preferencia, la información para la liquidación debe generarse como parte de la operación de la empresa, identificando dentro de los sistemas de información implementados, cuál tiene la información necesaria para emitir los reportes con el detalle específico para la liquidación del IVA.
Diagrama: Esquema básico del proceso de Gestión del IVA para su empresa
El proceso de conceptualización implica necesariamente conocer el procesamiento de las ventas y compras que realiza su empresa.
Identifique cuál es el reporte que brinda la información de la manera requerida e inclusive, considere que deberá ajustar el procesamiento de la información para que genere la información necesaria.
Un impuesto como el IVA requiere tener una clara conceptualización de las características de su empresa, que serán la base de la gestión recurrente.
El siguiente diagrama presenta un esquema básico del proceso para la gestión del IVA en su negocio:
4. Identifique el tipo de compras que realiza.
1. Identifique los hechos generadores, tarifas, exenciones, que le aplican del IVA a su actividad.
5. Identifique la forma de aplicar el crédito fiscal.
7. Defina cómo preparar la Declaración D104.
2. Aplique de forma correcta su Facturación Electrónica.
3. Identifique sus derechos de crédito.
6. Determine el tratamiento contable del IVA.
6. Documente sus Políticas de Manejo del IVA.
Revisemos cada punto a detalle.
IDENTIFIQUE LOS HECHOS GENERADORES, TARIFAS,
EXENCIONES, QUE LE APLICAN DEL IVA A SU ACTIVIDAD
Es fundamental definir y tener claros los elementos del impuesto según su actividad. Identificar el hecho generador, la base imponible, la tarifa aplicable, y las exoneraciones – cuando aplique – es el punto de partida para definir la forma correcta de trabajar el IVA.
Hecho generador: En cuanto al hecho Generador y el momento en que se reconoce, la ley del IVA y su reglamento definen qué acciones del contribuyente del impuesto activan la obligación tributaria. Como regla general, se tiene que la venta de bienes y prestación de servicios activan la obligación de cobrar o pagar el impuesto.
El momento de activación se da cuando se otorgue el bien, preste el servicio, o se emita la Factura correspondiente.
Surgen dudas como ¿qué sucede con los adelantos de dinero cuando no hay factura emitida, o más bien, será que corresponde facturar todo adelanto de dinero? ¿Y qué sucede con las ventas en consignación, los apartados, o la prestación de servicios al estado? Las respuestas de estas preguntas, y la correcta aplicación en su empresa, yacen en la interpretación de la ley, reglamento y resoluciones al respecto.
Se debe considerar que existen supuestos especiales del Hecho Generador, como es el novedoso elemento de la inversión del sujeto pasivo. Al comprar servicios o intangibles a empresas o personas No Domiciliadas, se invierte el sujeto pasivo, siendo la persona que compra – su empresa- la obligada a pagar el IVA correspondiente al Estado.
Tarifas aplicables: La regla general es la tarifa
del 13%, pero también existen tarifas reducidas y tarifas transitorias. Cada una con distintos supuestos y requisitos para ser aplicadas. Su empresa debe tener certeza, y documentación, que soporte la tarifa del impuesto que está aplicando a sus transacciones.
Base imponible: La base imponible es el monto sobre el cual se cobra el impuesto. Normalmente esto sería el precio neto de venta, el cual considera la reducción de los descuentos incluidos en la factura.
Las notas de crédito emitidas respecto de facturas que apliquen IVA también son reducciones a la base imponible del contribuyente, que se verán reflejadas a nivel de la declaración del impuesto.
En este tema también hay consideraciones especiales como la base imponible del autoconsumo, del canje o trueque de bienes y servicios o de la venta entre empresas relacionadas, las cuáles deben aplicar el principio de plena competencia (art 81 LISR).
Exoneración en las compras: Existen varios escenarios donde, por consideración especial de ley o reglamento, se pueden realizar compras sin IVA. Algunos casos, como las Zonas Francas, no deben realizar ningún trámite particular para aplicar este beneficio.
Otros, dependiendo del tipo de ventas que realizan, su composición relativa, y la generación sistemática de saldos a favor deben realizar una serie de trámites para obtener dicha exoneración.
Entre estos se encuentran:
• Exportadores de bienes y servicios
• Proveedores de exportadores
• Proveedores de Municipalidades
• Proveedores de la CCSS
• Comercializadores, distribuidores y productores de productos incluidos en la Canasta Básica Tributaria, y sus insumos.
Además, hay consideraciones particulares de compras exentas, o con tarifa del 1%, para el sector agropecuario, en lo que tiene que ver con los insumos y servicios de producción agropecuaria. Estos tienen otra serie distinta de requisitos establecidos para poderse aplicar.
Para esta primera etapa de la conceptualización del IVA, su empresa debe al menos poder responderse lo siguiente:
¿Cuáles hechos generadores realiza mi empresa?
¿En qué momento debe reconocer esos hechos generadores?
¿Cuál es la base imponible para mis transacciones?
¿Cuál tarifa debe aplicar en mis transacciones?
¿Puedo comprar exonerado del impuesto?
APLIQUE DE FORMA CORRECTA SU FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
La segunda etapa, factura electrónica, tiene relación directa con la operativización del impuesto. Este es el medio por el cual el impuesto se materializa en la gran mayoría de los casos.
Además, es la fuente primaria de información requerida para el IVA, tanto a nivel de sus ventas, como de sus compras.
Los comprobantes electrónicos, a efectos del IVA, deben de determinar de forma adecuada la base imponible para aplicar el impuesto, según las características de cada contribuyente. Usted debe revisar consideraciones básicas como:
el campo de otros cargos, y no como una línea exenta en el comprobante electrónico.
Documentos emitidos
Es importante que esté aplicando de forma correcta las exenciones y exoneraciones. La forma correcta de facturar una exención es distinta a la de facturar una exoneración. Por ejemplo, un libro, que está exento, se factura distinto a un servicio prestado, o bien vendido, a una zona franca.
En el primer caso, se factura con tarifa de impuesto 0%, donde el comprobante electrónico no incluye el cálculo del impuesto. En el otro, se factura con la tarifa que aplica, 13% por ejemplo, para posteriormente aplicar la exoneración en el porcentaje respectivo.
Es fundamental tener la documentación probatoria del porqué se realiza la venta exenta e incluir la información relevante dentro de la factura que se emita. Caso contrario, en una revisión fiscal, se desconoce la aplicación de la exoneración y Tributación puede cobrar el impuesto dejado de pagar.
Documentos recibidos
En cuanto a las compras, es importante realizar la aceptación de comprobantes de forma correcta.
La aceptación de facturas electrónicas es un requisito para el reconocimiento del crédito fiscal y para la deducibilidad del gasto en el Impuesto sobre la Renta.
Al momento de aceptar, es importante considerar el tipo de aceptación, siendo posible la:
cinco opciones disponibles – y la determinación de cuánto de esa factura es Crédito Fiscal y cuánto Gasto por IVA.
Algunas cuestiones que deben estar definidas en su empresa:
¿Mi empresa está cumpliendo a cabalidad con la normativa de Facturación Electrónica?
¿La determinación de la base imponible se refleja de forma correcta en la emisión de mis documentos?
Si la empresa realiza cobros de terceros o reembolsos de gastos, ¿se están utilizando los campos correctos en la factura para estos efectos? ¿Concuerda mi tratamiento contable con la información generada en los documentos electrónicos?
Al momento de facturar sin IVA, ¿se está realizando de forma correcta, constando la información necesaria para justificar la no aplicación del impuesto?
¿Se están aplicando los criterios correctos al momento de aceptar las compras de la empresa?
IDENTIFIQUE SUS DERECHOS DE CRÉDITO
El tercer paso clave en la conceptualización del IVA es saber cuáles son sus derechos de acreditación. La porción del IVA soportado que usted se podrá reconocer depende directamente de la tipología de ventas que realice.
Una vez definido esto, tendrá claro el panorama sobre cómo liquidar el impuesto de forma recurrente.
El análisis parte de que existen cuatro tipos de ventas, siendo estas:
• ventas con derecho pleno (tarifa del 13% y exenciones/no sujeciones con consideración especial),
• ventas al 4%,
• ventas al 2%, y,
• ventas sin derecho de crédito.
Si su empresa únicamente realiza ventas de un tipo, sus derechos de crédito se aplicarán de forma directa sobre cada compra del tipo de venta. Esto implica que no debe de aplicar derechos proporcionales de crédito, conocidos como prorrata.
En cambio, si su empresa tiene en sus ventas alguna combinación de los tipos de venta antes definidos, debe aplicar sus derechos de crédito en dos etapas:
1. Derechos de crédito aplicados de forma directa,
2. Derechos proporcionales de crédito, aplicando la Prorrata. Esto implica realizar, con la documentación soporte necesaria, el cálculo anual de este indicador y aplicarlo de forma correcta sobre algunas de las compras que usted realice.
Algunas consideraciones que sobre este punto usted ya debería tener definidas, son las siguientes:
¿Su empresa tiene sus derechos de crédito adecuadamente identificados?
En caso de realizar ventas de distinto tipo:
• ¿Se realizó el cálculo de la regla de proporcionalidad (prorrata)?
• ¿Se tiene la información necesaria para calcular la prorrata del año 2019, por ser aplicada en 2020?
IDENTIFIQUE EL TIPO DE COMPRAS QUE REALIZA
La cuarta etapa requerida es una categorización adecuada de las adquisiciones que su negocio realiza. Debe entender que, desde un enfoque práctico, existen cuatro tipologías distintas de compras y que cada una de ellas tiene
consideraciones particulares en el reconocimiento del crédito fiscal.
Con esto claro, su empresa podrá clasificar todas sus compras recurrentes según esta categorización, lo que le permitirá hacer las liquidaciones mensuales bajo criterios previa y adecuadamente definidos.
Las cuatro categorías son las siguientes:
Compras de uso exclusivo
Aquellas adquisiciones relacionadas exclusivamente con ventas de un tipo específico.
Compras de uso indistinto
Aquellas adquisiciones que no se relacionan con ninguno de los tipos de venta en particular, o se relacionan con todos los tipos de venta. Normalmente serían gastos de operación o indirectos.
Compras no acreditables
Compras que por su origen son no acreditables, por ejemplo, gastos no deducibles de Impuesto sobre la Renta.
Compras de bienes de capital
Compras de bienes que son considerados activos por la empresa.
Teniendo clara los distintos tipos de compras, su empresa debe realizar de forma sistemática la clasificación de las compras recurrentes.
Si se organizan por naturaleza y uso, una mayoría de las compras que realiza su empresa se repiten mes a mes. Por lo tanto, es posible catalogarlas según su tipo, estandarizando su tratamiento a efectos del IVA. Hacer esto ahorra tiempo, y
IDENTIFIQUE LA FORMA DE APLICAR EL CRÉDITO FISCAL
La quinta parte del proceso está relacionada con la aplicación del crédito fiscal. Esta etapa depende de las conclusiones de los pasos tres y cuatro, donde según la combinación de factores, se determina cómo y cuánto crédito fiscal debe reconocer su empresa en cada liquidación del IVA.
Por tanto, la aplicación adecuada del crédito fiscal depende de sus derechos de crédito y del tipo de compras que realice. Existen tres modalidades distintas, que se deben aplicar según sea su caso.
Reconocimiento del crédito pleno
Bajo este escenario, el crédito fiscal será igual a IVA soportado en la compra
Reconocimiento parcial del crédito en compras de uso exclusivo
Se reconoce únicamente una parte del crédito soportado, mientras la otra se considera como Gasto por IVA de forma definitiva. Este caso no aplica prorrateo, únicamente la limitación de créditos fiscales al vender a una tarifa menor de la tarifa a la que se compra
Aplicación de Prorrata a compras de uso indistinto
En este caso, el resultado de aplicar la prorrata a las compras de uso indistinto será crédito fiscal. La diferencia, queda en “suspenso”, hasta la liquidación anual del IVA, donde dependiendo de las ventas del año, se determina si es crédito o gasto.
Es importante no tratar la deferencia de la aplicación de la prorrata como gasto por
Este proceso consiste en recalcular el crédito fiscal de las compras afectadas por prorrata bajo la nueva prorrata producto de las ventas del año, donde la diferencia se reconocerá como crédito fiscal o un monto por pagar.
Para esta etapa, su empresa debe ser capaz al menos de lo siguiente:
Definir cómo debe aplicar los créditos fiscales, según el tipo de compras y sus derechos de acreditación
Validar el procedimiento de aplicación de créditos limitados, ya sea de forma directa o vía proporcionalidad.
• Determinar la documentación necesaria para poder aplicar el ajuste anual del IVA en los casos donde sí aplique la prorrata.
• Identificar la información necesaria para hacer el cálculo de los derechos de crédito del periodo 2019.
CONTABILIDAD DEL IVA
El IVA, más allá de la declaración mensual, debe llevar un tratamiento específico a nivel contable.
Esto implica utilizar cuentas de Balance para el IVA por cobrar y por pagar, además de cuentas de asientos por periodificación del IVA. También deben considerase cuentas de resultados, en caso de tener gastos por IVA, ya sean producto de la acreditación directa o producto de la liquidación anual de la prorrata.
Según las particularidades de su empresa, debe definir el tratamiento contable que aplicará mensualmente para las ventas y compras que realiza. Es recomendable que cada empresa tenga definidos los asientos mensuales de liquidación del impuesto. Además, si se ve sujeta al ajuste anual, es importante que tenga claro cómo hacer el registro contable de este.
No hay que olvidar el auxiliar de ventas y compras exigido por el reglamento. Este reporte normalmente las empresas no lo tienen
contemplado y en el marco del IVA es fundamental.
En él se detalla la integración de las ventas y compras que se reflejan en la declaración del mes.
Consúltese:
¿Su empresa tiene definidos los asientos mensuales, y anuales si aplican, que debe realizar por el IVA?
¿Se incluyeron en su catálogo contable las cuentas necesarias para el adecuado registro del IVA, tanto a nivel de balance como de gasto?
¿Cuenta con un auxiliar de ventas y de compras que cumpla con la información mínima necesaria indicada en el reglamento?
DECLARACIÓN D104
Para este momento del año la experiencia en su empresa le ha demostrado que la declaración del IVA es particularmente compleja por el nivel de detalle y segmentación de información que solicita. Es muy importante conocerla, identificar qué casillas son las que le corresponden llenar y determinar de dónde tomará la información para hacerlo.
Al ser un proceso repetitivo, su fuente de información debe ser cuidadosamente elegida.
Procure minimizar el procesamiento humano de la información obtenida para asegurar la calidad de la información utilizada en el llenado de la declaración.
Pregúntese en su empresa:
¿La información la tomaré del software de facturación o del sistema contable?
¿Cuál reporte me brinda la información con un detalle por cada línea de factura, y no por el total?
¿Cómo me aseguro de que las compras que reporto en la declaración han sido aceptadas ante Hacienda en el plazo correcto?
¿Cómo me aseguro de que la información considerada e mi declaración es la que se brindó al momento de emitir o aceptar comprobantes electrónicos?
Es importante que la fuente de información elegida pueda responder las preguntas anteriores. Debe tener un nivel de detalle suficiente que permita segmentar la información según el detalle requerido por la declaración.
A nivel de su empresa, verifique:
¿Cuál es la fuente de información que debería utilizar en mi empresa para obtener la información necesaria para la declaración del IVA?
Los reportes actuales de la empresa, ¿Cuentan con la información suficiente para la debida liquidación del Impuesto?
¿Cuáles casillas de la declaración debo utilizar dadas las particularidades de mi operación?
POLÍTICA DE MANEJO DEL IVA
El último punto en la conceptualización es la recopilación de todos los anteriores, con su debida documentación. Recuerde que la liquidación del IVA, a través de la presentación de la declaración y su respecto pago, es una autoliquidación del impuesto. Lo anterior significa que puede ser cuestionada por Tributación, donde usted como contribuyente tiene la carga de la prueba en ese proceso.
En la medida en que el proceso de gestión del IVA esté documentado e implementado en la empresa, se tendrán los elementos probatorios necesarios para responder ante los cuestionamientos de la Administración.
Es importante tener la capacidad de justificar la aplicación del IVA en su Empresa, además de asegurar una política donde genere la documentación soporte necesaria para afrontar posibles cuestionamientos.
Una política de IVA documentada permite realizar una matriz de asignación de responsabilidades:
identificar responsables, Aprobadores, Consultados, Informados; siendo esto un elemento inherente a las mejores prácticas del Gobierno Corporativo Tributario.
Consúltese lo siguiente:
¿Su organización tiene una política definida para la gestión del IVA?
¿Están documentados los procedimientos realizados por la organización para la liquidación del impuesto?
¿Se documentan las hojas de trabajo donde se integran las transacciones y se realizan los cálculos de liquidación del impuesto?
¿Se tienen definidas las tareas y controles por realizar en la liquidación del impuesto?
¿Existe una clara identificación de responsables de este proceso?
Conversemos para dimensionar su necesidad y poder presentarles nuestra oferta de servicios [email protected] 2280-2130
Carlos Camacho Socio.
[email protected] Eduardo Vargas
Socio.
[email protected] Eduardo Rodriguez
Socio.
[email protected] Lucía Vargas
Directora de Impuestos.
Ofiplaza del Este.
200m al oeste de la Rotonda de la Bandera.
San José, Costa Rica.
+506 2280 2130
Asesoría Modular del IVA
En Grupo Camacho Internacional hemos diseñado un servicio modular para acompañarlo en la adecuada implementación del impuesto.
Es modular ya que usted decide, basado en sus necesidades, en qué parte del proceso del IVA requiere de nuestra colaboración.
Preparamos material de guía para que usted determine el estado de su empresa respecto al IVA y con ese entendimiento pueda determinar sus necesidades del impuesto.
Dependiendo de qué requiera, podemos trabajar con usted para implementar en su empresa una adecuada gestión del IVA, enfocándonos en un proceso eficiente, que mitigue riesgos tributarios y optimice la carga administrativa que implica el impuesto.
Podemos trabajar bajo un esquema de consultoría por hora o bajo la modalidad de proyecto, realizando una definición clara de los objetivos y procesos que nos comprometemos a desarrollar con ustedes.
Nuestro apoyo puede ser desde la validación de la implementación ya realizada – lo que haríamos mediante la revisión de los procesos implementados y la documentación soporte generada –, hasta la definición del proceso del IVA para su negocio, culminando con una matriz de responsables claramente definida, para todas las tareas involucradas en el proceso.
SOBRE
GRUPO CAMACHO INTERNACIONAL
Somos una firma de consultoría internacional, expertos en temas tributarios y gestión de negocios, entre los cuales se encuentran los impuestos, gestión financiera outsource, auditoría, gestión de patrimonio en vida y mortis causa, así como asesorías en diversos temas de generación de valor y riqueza.
La excelencia de nuestros servicios en consultoría se basa en nuestra experiencia acumulada desde 1988, siempre con una visión hacia la calidad, innovación y consecución de valor agregado para el centro de acción de nuestro trabajo: nuestros clientes.
NUESTROS SERVICIOS
Impuestos Precios de Transferencia Auditorías
Consultoría en Estrategia y
Negocios Outsourcing financiero- contable
Recomendaciones éticas para su beneficio.
Pasión por cumplir sus
objetivos. Compromiso hacia usted y su
empresa.
Somos una firma centrada en la atención de las necesidades, actuales y potenciales, de nuestros clientes; dejando de lado la estructura tradicional de organización basada en servicios.
Nuestro compromiso con la calidad y la difusión del conocimiento nos exige someter la información al escrutinio de los usuarios de nuestros servicios, para que éstos tomen decisiones libres y educadas de lo que pueden esperar de nuestro equipo.
Contáctenos y con gusto podemos conversar sobre sus necesidades.
