PROCEDIMIENTO PARA COMPRA POR CONTRATACIÓN
DIRECTA
1. OBJETIVOS 1.1 GENERAL
Establecer el mecanismo a seguir para generar un proceso de compra por medio de contratación directa en la Dirección Nacional de Medicamentos (DNM).
1.2 ESPECÍFICOS
- Determinar los pasos operativos que se efectúan desde el momento en que la solicitud es elaborada, su procesamiento, recepción de ofertas, evaluación, adjudicación, generación del documento contractual y su distribución.
- Facilitar la adquisición de obras, bienes o servicios de acuerdo a lo establecido para esta modalidad de compra en los artículos 40, 71, 72 y 73 de la LACAP.
2. ALCANCE
El procedimiento describe las etapas a seguir para la adquisición de obras, bienes y/o servicios, cuando las Unidades Organizativas de la DNM entreguen el requerimiento de compra sin límite en los montos por lo extraordinario de las causas que lo motiven.
3. REQUISITOS PREVIOS
Unidad Solicitante presenta requerimiento a la UACI, acompañado de: especificaciones técnicas, justificación de conformidad a lo establecido en la LACAP, dictamen o informe técnico, que respalda el proceso de contratación directa; y propuesta de Administrador de Contrato.
4. RESPONSABILIDADES
- Administrador del Contrato: Recibir las obras, bienes o servicios y emitir el acta de recepción, la cual debe enviar a la UACI.
- Comisión Evaluadora de Ofertas: Evaluar oferta y recomendar adjudicación cuando fuere necesario.
- Director Nacional o su delegado: Recibir, revisar y autorizar administrativamente solicitud de compra en el Sistema OPTIMO AF y físicamente mediante firma y sello.
- Junta de Delegados: Emitir Acta de Sesión para suscribir resolución razonada de contratación directa, el nombramiento del administrador de contrato y los miembros de la Comisión Evaluadora de Ofertas en los casos en que no se tratase de proveedor único. En el caso de ser proveedor único en la misma resolución podrá consignar la adjudicación de la contratación de la obra, bien o servicio. Emitir Acta de Sesión para aprobar la recomendación de adjudicación o declarar desierto el proceso.
- Jefe de la UACI / Técnico UACI: Recibir y analizar requerimiento debidamente legalizado, verificar que la compra este en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, revisar la justificación, dictamen o informe técnico; determinar si la contratación está comprendida dentro de las situaciones previstas en los artículos 72 y 73 de la LACAP. Proponer los miembros de la Comisión Evaluadora de Ofertas. Remitir a la Junta de Delegados para aprobación de Contratación Directa el razonamiento de la UACI si será proveedor único o si es necesario promover la competencia. Publicar en el módulo de COMPRASAL para generar competencia o solicita ofertas al oferente único seleccionado mediante nota dependiendo de lo establecido en el Acuerdo de Junta de Delegados. Recibir ofertas, verificar el cumplimiento de todo lo solicitado y convocar a la Comisión Evaluadora de Ofertas en los casos en que aplique. Remitir a la Junta de Delegados para aprobación de contratación directa remitiendo la recomendación de contratación directa e informe ejecutivo respectivo. Notificar por escrito la adjudicación a los participantes; Distribuir copias del contrato a los involucrados. Recibir las garantías, de acuerdo a lo establecido en el contrato. Remitir documentación al administrador de contrato.
- Jefe de la UFI: Verificar y asignar presupuesto, mediante firma y sello del Jefe de la UFI en la solicitud de compra correspondiente.
- Técnico Jurídico Especialista / Apoyo Jurídico: Elaborar el contrato con base a la documentación incorporada en el expediente respectivo. Realizar la formalización del contrato. Elaborar dictamen de admisión o rechazo de garantía. En caso de rechazo por incumplimiento devolver al contratista para su corrección.
- Unidad Solicitante: Llenar la solicitud de compra y solicitar autorización del Director Nacional mediante el Sistema OPTIMO AF. Imprimir solicitud aprobada y gestionar firmas
correspondientes. Solicitar firma y sello del solicitante, firma y sello para la asignación presupuestaria de la UFI y firma y sello del Director Nacional. Presentar solicitud a la UACI, acompañado de: especificaciones técnicas; justificación, dictamen o informe técnico, que respalda el proceso de contratación directa; y propuesta de administrador de contrato.
5. DEFINICIONES
- Contratación Directa: Forma que una institución contrata con una o más personas naturales o jurídicas, manteniendo los criterios de competencia cuando aplique, salvo en los casos que no fuere posible debido a la causal que motiva la contratación, tomando en cuenta las condiciones y especificaciones técnicas previamente definidas. Esta decisión debe consignarse mediante resolución razonada emitida por el Titular de la Institución, junta directiva, consejo directivo o concejo municipal, según sea el caso, debiendo además publicarla en el sistema electrónico de compras públicas, invocando la causal correspondiente que la sustenta.
- MODDIV COMPRASAL: Módulo de Divulgación COMPRASAL del Ministerio de Hacienda, sistema mediante el cual se registran todos los procesos de compra que la Institución efectúa para hacer del conocimiento público, tanto las convocatorias como los resultados.
6. SIGLAS
- DNM: Dirección Nacional de Medicamentos.
- LACAP: Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública.
- MODDIV COMPRASAL: Módulo de Divulgación Comprasal.
- RELACAP: Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública.
- UACI: Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional.
- UFI: Unidad Financiera Institucional.
- UNAC: Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública.
7. BASE LEGAL Y/O REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
- Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública - LACAP
- Reglamento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública – RELACAP.
- Acuerdo de Delegación conforme al Artículo 18 de la LACAP.
- Manual de Procedimientos para el Ciclo de Gestión de Adquisiciones y Contrataciones de las Instituciones de la Administración Pública de la UNAC.
- Acuerdo 15.18 de Sesión Ordinaria Número 072018 del día tres de mayo de dos mil dieciocho.
8. INDICADORES DE DESEMPEÑO
Cumplimiento del tiempo establecido de acuerdo al tipo de obra, bien y/o servicio que se va a comprar.
9. DESARROLLO
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Unidad Solicitante Ingresa al Sistema OPTIMO AF, llena la solicitud de compra y solicita autorización del Director Nacional o su delegado.
2 Director Nacional o su delegado
Autoriza la solicitud de compra en el Sistema OPTIMO AF.
3 Unidad Solicitante Imprime solicitud aprobada y gestiona firmas correspondientes. Solicita firma y sello del solicitante, del Jefe de la UFI y del Director Nacional o su delegado.
4 Jefe de la UFI Asigna presupuesto.
Remite a la Unidad Solicitante.
5 Director Nacional o su delegado
Recibe requerimiento, revisa los documentos presentados y autoriza.
Remite a la a la Unidad Solicitante para que se presente a la UACI.
6 Unidad Solicitante Presenta solicitud a la UACI, adjuntando las especificaciones técnicas;
la justificación de conformidad a lo establecido en la LACAP estipulando las situaciones fácticas y las razones legales que
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD
sustentan el proceso de contratación directa, dictamen o informe técnico y propuesta del Administrador de Contrato.
7 Jefe de la UACI / Técnico UACI
Recibe y analiza requerimiento debidamente legalizado, verifica que la compra se encuentre establecida en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, revisa la justificación, dictamen o informe técnico;
determina si la contratación está comprendida dentro de las situaciones previstas en los artículos 72 y 73 de la LACAP.
Nota: En caso que dicha compra no se encuentre establecida en el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, verificará que la Unidad Solicitante haya efectuado las gestiones ante la autoridad competente a efecto de obtener la autorización.
8 Jefe de la UACI / Técnico UACI
Propone los miembros de la Comisión Evaluadora de Ofertas.
Remite a la Junta de Delegados para aprobación de Contratación Directa mediante Nota de Remisión de Requerimiento de Contratación Directa A03-AB-02-UACI.HER16 que deberá contener el razonamiento de la UACI si será proveedor único o si es necesario promover la competencia.
9 Junta de Delegados Suscriben resolución razonada de contratación directa, en la cual se autoriza dicha contratación haciendo referencia a las razones que la motivan, autorizando el nombramiento del Administrador de Contrato y los nombres de los miembros que conformaran la Comisión Evaluadora de Ofertas cuando aplique, mediante Acta de Sesión.
En el caso de ser proveedor único en la misma Acta de Sesión podrá consignar la adjudicación de la contratación de la obra, bien o servicio.
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD
El Secretario de la Junta de Delegados emite Acuerdo y remite copia a la UACI.
Para el caso de adjudicación de proveedor único pasa a actividad 16.
10 Jefe de la UACI / Técnico UACI
Recibe Acuerdo que incluye la resolución razonada para proceder a la contratación directa y dependiendo de lo establecido en el mismo, pública en el módulo de COMPRASAL e invita por lo menos a tres posibles oferentes para generar competencia o solicita ofertas al oferente único seleccionado mediante nota.
11 Ofertante Presenta ofertas a la UACI.
12 Jefe de la UACI / Técnico UACI
Recibe oferta, verifica el cumplimiento de todo lo solicitado y convoca a la Unidad Solicitante o Comisión Evaluadora de Ofertas en los casos en que aplique. Pasa a la actividad 13 o 14 según corresponda.
13 Comisión Evaluadora de Ofertas.
Evalúa oferta y recomienda adjudicación mediante Acta de Evaluación y Recomendación para la adjudicación de procesos vía contratación directa A03-AB-02-UACI.HER17
14 Jefe de la UACI / Técnico UACI
Remite a la Junta de Delegados para aprobación de Contratación Directa por medio de Nota de Remisión de Recomendación de Contratación Directa A03-AB-02-UACI.HER18 e Informe Ejecutivo.
15 Junta de Delegados Aprueba la recomendación de adjudicación o declara desierto mediante Acta de Sesión. El Secretario de la Junta emite Acuerdo y remite copia a la UACI.
16 Jefe de la UACI / Técnico UACI
Recibe copia de Acuerdo donde se autoriza la adjudicación o declaratoria de desierto. Notifica por escrito la adjudicación a los participantes, publica el resultado en COMPRASAL y remite copia del Acuerdo de Junta de Delegados a Técnico Jurídico Especialista / Apoyo Jurídico de la Institución para la elaboración del contrato.
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD 17 Técnico Jurídico
Especialista / Apoyo Jurídico
Elabora Contrato con base a la documentación incorporada en el expediente respectivo. Realiza la formalización del mismo.
18 Jefe de la UACI / Técnico UACI
Recibe el contrato formalizado y distribuye copias a los involucrados.
Recibe las Garantías, de acuerdo a lo establecido en el contrato.
Remite documentación al Administrador de Contrato.
19 Técnico Jurídico Especialista / Apoyo
Legal
Elabora dictamen de admisión o rechazo de garantía. La UACI lo remite a la UFI para resguardo.
Nota: En caso de rechazo por incumplimiento se devuelve al contratista para su corrección.
20 Administrador del Contrato
Recibe las obras, bienes o servicios y emite el acta de recepción, la cual debe enviar una copia a la UACI.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
TIEMPO MÁXIMO 40 DÍAS HÁBILES No obstante el mismo puede ser prorrogable según lo establecido en el Art. 94 Literal L de la LACAP
10. FLUJOGRAMA
PROCEDIMIENTO PARA COMPRA POR CONTRATACIÓN DIRECTA
JEFE DE LA UFI
UNIDAD SOLICITANTE JEFE DE LA UACI / TÉCNICO UACI COMISIÓN DE EVALUACIÓN DE JUNTA DE DELEGADOS
OFERTAS DIRECTOR NACIONAL O SU DELEGADO
OFERTANTES ADMINISTRADOR DEL
CONTRATO TÉCNICO JURÍDICO
ESPECIALISTA / APOYO JURÍDICO
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1. Ingresa al Sistema OPTIMO AF, llena la solicitud de compra y solicita autorización del Director
Nacional o su delegado Inicio
2. Autoriza la solicitud de compra en el Sistema OPTIMO AF
3. Imprime solicitud aprobada y gestiona firmas correspondientes
6. Presenta solicitud de compra a la UACI, los documentos de
respaldo y propuesta del Administrador de Contrato
8. Propone los miembros de la Comisión Evaluadora de Ofertas.
Remite a Junta de Delegados para aprobación de Contratación Directa mediante Nota de Remisión de Requerimiento de Contratación Directa A03-AB-02-UACI.HER16
9. Suscriben resolución de contratación directa, el Administrador de Contrato y la Comisión Evaluadora de Ofertas cuando aplique, mediante Acta de Sesión. En caso de ser proveedor único se podrá consignar la adjudicación de la contratación directa. El Secretario de la Junta de Delegados emite
Acuerdo y remite copia a la UACI 4. Asigna presupuesto.
Remite a la Unidad Solicitante
5. Recibe requerimiento, revisa y autoriza. Remite a la Unidad Solicitante para que se presente a
la UACI
7. Recibe y analiza requerimientos, verifica que la compra procede según Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones y lo establecido en los artículos 72
y 73 de la LACAP
10. Recibe Acuerdo y dependiendo de lo establecido en el mismo, pública
en el módulo de COMPRASAL e invita por lo menos a tres posibles oferentes para generar competencia o
solicita ofertas al oferente único seleccionado mediante nota
¿Adjudicación de proveedor único?
NO
A SI
B 11. Presenta ofertas a la UACI
12. Recibe oferta, verifica el cumplimiento de todo lo solicitado y convoca a la Unidad Solicitante o Comisión Evaluadora de Ofertas
cuando aplique
¿Convoca a Comisión Evaluadora de Ofertas?
13. Evalúa oferta y recomienda adjudicación mediante Acta de Evaluación y Recomendación para
la adjudicación de procesos vía contratación directa A03-AB-02-
UACI.HER17
14. Remite a Junta de Delegados para aprobación de Contratación Directa por medio de Nota de Remisión de Recomendación de Contratación Directa A03-AB-02- UACI.HER18 e Informe Ejecutivo
SI
NO
15. Aprueba la recomendación de adjudicación o declara desierto
mediante Acta de Sesión. El Secretario de la Junta emite Acuerdo y remite copia a la UACI
PROCEDIMIENTO PARA COMPRA POR CONTRATACIÓN DIRECTA
JEFE DE LA UFI
UNIDAD SOLICITANTE JEFE DE LA UACI / TÉCNICO UACI COMISIÓN DE EVALUACIÓN DE JUNTA DE DELEGADOS
OFERTAS DIRECTOR NACIONAL O SU DELEGADO
OFERTANTES ADMINISTRADOR DEL
CONTRATO TÉCNICO JURÍDICO
ESPECIALISTA / APOYO JURÍDICO
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16. Recibe copia de Acuerdo de Junta de Delegados. Notifica por escrito la adjudicación a los participantes, publica resultado en COMPRASAL y remite copia del Acuerdo a Técnico Jurídico Especialista / Apoyo Jurídico para la
elaboración del contrato
17. Elabora Contrato con base a la documentación incorporada en el expediente respectivo. Realiza la
formalización del mismo.
18. Recibe contrato formalizado y distribuye copias a los involucrados. Recibe Garantías, de acuerdo a lo establecido en el contrato. Remite documentación al Administrador de Contrato
A B
Fin 19. Elabora dictamen de admisión
o rechazo de garantía. La UACI lo remite a la UFI para resguardo. En
caso de rechazo por incumplimiento se devuelve al contratista para su corrección
20. Recibe las obras, bienes o servicios y emite el acta de recepción, la cual debe enviar una
copia a la UACI
11. HERRAMIENTAS DE TRABAJO.
Se utilizará la versión vigente de las herramientas, misma que se puede visualizar en el Listado Maestro de Documentos en la carpeta compartida “SGC”.
HERRAMIENTA CÓDIGO
Nota de Remisión de Requerimiento de Contratación Directa A03-AB-02-UACI.HER16 Acta de Evaluación y Recomendación para la adjudicación de procesos vía
contratación directa
A03-AB-02-UACI.HER17
Nota de Remisión de Recomendación de Contratación Directa A03-AB-02-UACI.HER18
