Silvia García | [email protected] | opofimatica.es | 687 96 43 94 1
Ordenar los datos de una tabla de acuerdo con un único criterio de contenido ... 2
Ordenar los datos de una tabla de acuerdo con varios criterios ... 3
Ordenar según varios criterios relativos a los valores ... 3
Ordenar según varios criterios de color o de icono ... 4
Administrar los criterios de orden ... 5
Ordenar los datos de acuerdo con un color de celda, de fuente o un conjunto de iconos ... 5
Ordenar datos
Silvia García | [email protected] | opofimatica.es | 687 96 43 94 2
Ordenar los datos de una tabla de acuerdo con un único criterio de contenido
Excel 2013 permite ordenar rápidamente una tabla de acuerdo con los valores contenidos en alguna de sus columnas.
Seleccione, si es preciso, las celdas que desea ordenar.
Si se debe ordenar toda la tabla y esta contiene filas o columnas vacías o celdas combinadas, no es preciso hacer una selección.
Haga clic en la celda de la columna en función de la cual desea establecer el orden. Si ha hecho una selección, use las teclas [Tab] o [Mayús][Tab] para ir a la celda.
Haga clic en el botón Ordenar y filtrar de la pestaña INICIO, grupo Modificar, y luego sobre la opción Ordenar de A a Z para ordenar en orden creciente (de A a Z o de 0 a 9) o sobre la opción Ordenar de Z a A para ordenar en orden decreciente (de Z a A o de 9 a 0).
Estas opciones llevan nombres diferentes en función del contenido de las celdas seleccionadas: Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A para los textos, Ordenar de menor a mayor u Ordenar de mayor a menor para los números u Ordenar de más antiguos a más recientes u Ordenar de más recientes a más antiguos para las fechas.
Encontrará también las herramientas y en el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña DATOS, así como en las listas desplegables de una tabla de datos.
Para ordenar los datos de una tabla de acuerdo con varios criterios de valor, remítase al apartado correspondiente, más adelante en este mismo capítulo.
Para cancelar un orden, puede hacer clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido o usar el método abreviado [Ctrl]Z.
Silvia García | [email protected] | opofimatica.es | 687 96 43 94 3
Ordenar los datos de una tabla de acuerdo con varios criterios
En Excel 2013 es posible combinar hasta 64 criterios de orden.
Seleccione, si es preciso, las celdas que desea ordenar.
Haga clic en el botón Ordenar y filtrar de la pestaña INICIO, grupo Modificar, y luego en la opción Orden personalizado.
Active la opción Mis datos tienen encabezados si la primera fila de la selección contiene títulos de columna y estos no deben ordenarse.
Ordenar según varios criterios relativos a los valores
Las tablas pueden ordenarse de acuerdo con los valores de varias columnas (por ejemplo, una tabla con notas puede ordenarse por nombre del alumno, apellido, fecha de nacimiento, notas, etc.).
Entre en el cuadro de diálogo Ordenar: haga clic en el botón Ordenar y filtrar de la pestaña INICIO - grupo Modificar, y haga clic en la opción Orden personalizado.
Especifique el primer criterio de orden:
Abra la lista Ordenar por y seleccione la primera columna que debe servir de criterio de orden.
Abra, si es preciso, la lista Ordenar según y active la opción Valores.
Abra la lista Criterio de ordenación y seleccione el tipo de orden:•
creciente, con la opción A a Z si la columna contiene texto, la opción De menor a mayor si la columna contiene valores numéricos y la opción De más antiguos a más recientes si la columna contiene fechas.•
decreciente, con la opción Z a A si la columna contiene texto, la opción De mayor a menor si la columna contiene valores numéricos y la opción De más recientes a más antiguos si contiene fechas. Haga clic en el botón Agregar nivel para ver una segunda fila de criterios.
Especifique el segundo criterio de orden:
Abra la lista Luego por y seleccione la segunda columna que debe servir de criterio de orden.
Compruebe que la lista Ordenar según muestra la opción Valores.
Especifique el Criterio de ordenación. Realice las dos últimas operaciones si desea crear otros criterios.
Silvia García | [email protected] | opofimatica.es | 687 96 43 94 4
En este ejemplo, la tabla se ordenará en función de las notas generales (columna RESULTADOS) y luego, si dos alumnos tienen la misma nota, por apellido, nombre y finalmente por fecha de nacimiento.
Haga clic en Aceptar para iniciar la ordenación.
Ordenar según varios criterios de color o de icono
Las tablas pueden ordenarse en función de varios colores de celda, de fuente y de conjuntos de iconos de una misma columna.
En el cuadro de diálogo Ordenar, especifique el primer criterio de orden.
Haga clic en el botón Agregar nivel para ver una segunda fila de criterios.
Especifique el segundo criterio de orden:
Abra la lista Luego por y seleccione la misma columna que la utilizada para el primer criterio.
Abra la lista Ordenar según y seleccione el elemento a partir del cual debe establecerse el orden.
Especifique el Criterio de ordenación. Realice las dos últimas operaciones si desea agregar otros criterios.
En este ejemplo la tabla se ordenará en función de dos colores de fondo de las celdas de la columna APELLIDO DEL ALUMNO.
Haga clic en el botón Aceptar para iniciar la ordenación.
Puede combinar varios criterios basados en el contenido de las celdas o sus formatos (color de fondo, de fuente, conjunto de iconos...).
Silvia García | [email protected] | opofimatica.es | 687 96 43 94 5
Administrar los criterios de orden
Entre en el cuadro de diálogo Ordenar.
Para seleccionar un criterio, haga clic al principio de su fila correspondiente (título Ordenar por o Luego por).
Para modificar el orden de los criterios, seleccione la fila correspondiente al criterio y
haga clic en el botón para que «suba» en la lista o en el botón para que
«baje».
Para eliminar un criterio, seleccione su fila correspondiente y haga clic en el botón Eliminar nivel.
Para copiar un criterio, selecciónelo y haga clic en el botón Copiar nivel.
El botón Opciones del cuadro de diálogo Ordenar permite: activar la opción Distinguir mayúsculas de minúsculas para diferenciar ambas opciones, y modificar la Orientación para ordenar columnas en vez de filas.
Ordenar los datos de acuerdo con un color de celda, de fuente o un conjunto de iconos
Si ha aplicado un color de celda o de fuente a un rango de celdas o a una columna, la tabla puede ordenarse en función de esos colores. También se puede ordenar en función de un conjunto de iconos creado por un formato condicional (ver capítulo correspondiente).
Seleccione, si es preciso, las celdas que desea ordenar.
Haga clic en el botón Ordenar y filtrar de la pestaña INICIO, grupo Modificar, y luego en la opción Orden personalizado.
Se abre el cuadro de diálogo Ordenar.
Active la opción Mis datos tienen encabezados si la primera fila de la selección contiene títulos de columna y no debe ordenarse.
Abra la lista Ordenar por y seleccione la columna que contiene el color o los iconos que servirán como criterio de ordenación.
En la lista Ordenar según, active una de las opciones siguientes:
Color de celda: para ordenar por color de celda.
Color de fuente: para ordenar por color de fuente.
Icono de celda: para ordenar por conjunto de iconos.
Silvia García | [email protected] | opofimatica.es | 687 96 43 94 6
Abra la primera lista desplegable del cuadro Criterio de ordenación y seleccione, según el tipo de orden, el color de celda, el color de fuente o el icono de celda a partir de los cuales deben ordenarse los datos.
Abra la segunda lista desplegable del cuadro Criterio de ordenación y seleccione la opción En la parte superior para ver las filas correspondientes al color o al icono elegido arriba o la opción En la parte inferior en caso contrario.
En este ejemplo (tabla de notas de alumnos), las filas con celdas de color verde de la columna APELLIDO DEL ALUMNO aparecerán las primeras.
Haga clic en Aceptar para iniciar la ordenación.
