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1. INFORME CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN Y GERENCIA GENERAL
PRESENTACIÓN
Señores Representantes de las Entidades Asociadas, Organismos de Administración y Control de la Central de Cooperativas Agrarias - CENCOA, nos permitimos presentar el informe de gestión del año 2021, dando cumplimiento a las normas legales y estatutarias.
Aquí se reflejan las actividades, los resultados económicos y los logros destacados en cada uno de los procesos que componen el actual mapa organizativo y estructural además los retos afrontados; sin duda, esta es la expresión del compromiso de los entes administrativos y operativos de CENCOA y de la labor de las unidades productivas al servicio de un sector empresarial, cooperativo principalmente, en el que reconocemos el talento de todos los que construyen permanentemente la historia del Sector Solidario.
Sean todos bienvenidos y partícipes de esta información.
1.1 PROCESOS ESTRATÉGICOS
Están relacionados con las líneas de acción dirigidas a Identificar y mantener estrategias que permitan el posicionamiento de CENCOA como entidad prestadora de servicio, al cumplimiento de la misión y visión y mantener su calidad de organización cooperativa con estricto cumplimiento de normas y leyes vigentes.
El 2021 representó para CENCOA al igual que para todo el sector empresarial de nuestro país un año de retos, la economía venía reactivándose positivamente luego del confinamiento que se vivió en el año 2020 pero, dadas las situaciones de orden público que se desencadenaron como consecuencia de las manifestaciones que se presentaron en el territorio Nacional y de manera especial en el Valle del Cauca hicieron que la incertidumbre, las dudas y los temores nos rodearan nuevamente. Esta situación entonces nos enfrentó a estos retos.
• Mantener el crecimiento sostenido de la empresa
• Mantener el Servicio a los clientes-
• Sostener los índices de productividad
• Establecer una comunicación fluida y efectiva con clientes externos e internos
• fortalecer los controles administrativos y operativos de la empresa
• diseñar controles de gestión de tiempo y trabajo
• Reportes dinámicos y captura de datos en tiempo real
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• Equilibrar los costos operacionales y administrativos
• Procesamiento de los datos de manera sencilla y rápida
• Gestión de personal operativo y administrativo.
• Mantener La comunicación a distancia con el personal técnico y administrativo
• Mejorar la optimización de procesos
• Modernizar los procesos de trabajo en campo.
Fue entonces que el Consejo de Administración, la Gerencia General y el Equipo de Líderes definimos un esquema estratégico que marco la atención y visibilización del accionar, generando las alertas tempranas que permitieron atender a tiempo cualquier situación de amenaza.
ENFOQUE ESTRATÉGICO
1. FINANCIERO 1.1. Solidez financiera
2.
TALENTO HUMANO
2.1 Personal comprometido, capacitado y motivado
2.2 Disponibilidad y oportunidad de la información
2.3 Transparencia en manejo de recursos
3.
APRENDIZAJE INSTITUCIONAL
3.1 Fortalecimiento de competencias personales y laborales
3,2 Efectividad, promoción e información
3.3 Conocimiento y aplicación de
normas
3.4 Eficiencia en procesos
3.5 Generación de Experiencias exitosas
4.
USUARIOS
4.1 Pertenencia a la institución
4.2 Imagen institucional
4.3 Diversificación de productos y
servicios
4.4 Costos razonables
4.5 GENERACION DE VALORES AGREGADOS
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Sistema Gestión de Calidad
Las empresas se certifican cuando se demuestra que su sistema de calidad cumple con los requisitos estandarizados, en cuanto a documentación y eficacia del sistema.
CENCOA desde el año 2012, se inició el proceso de implementación y certificación de la norma ISO, inicialmente bajo la ISO 9001:2008, posterior en el 2018 realizó la transición a la norma ISO 9001:2015.
La certificación es llevada a cabo por organizaciones acreditadas, actualmente es ICONTEC la organización que certifica todo nuestro Sistema de Calidad:
Objetivos
• Implementar estrategias de mejoramiento continuo en la calidad de los servicios prestados por CENCOA.
• Maximizar la eficiencia en la atención a clientes actuales y potenciales mediante la prestación de servicios de alta calidad en cumplimiento con las normas legales existentes.
• Fortalecer el sistema de gestión de calidad mediante la formación constante de los lideres de proceso, la aplicación asertiva de las auditorías internas de calidad y el desarrollo de acciones preventivas, correctivas y acciones de mejora.
Alcance
Prestación de servicios contables, de Revisoría Fiscal, Auditoría, Asesoría Tributaria, Administrativos, de Desarrollo Social, Capacitaciones, apoyo y asesoría al Sector Solidario asociado, no asociado y comunidad en general, aportando al desarrollo socioeconómico de las organizaciones.
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Política
Nuestra Política de Calidad se fundamenta en la Prestación de servicios Contables, Revisoría Fiscal, Auditoria, Asesoría Tributaria, Administrativos, de Desarrollo Social, apoyo y asesoría al sector solidario asociado, no asociado y comunidad en general, y en el mejoramiento continuo de la organización, caracterizados por la confiabilidad en los procesos, el cumplimiento de normas legales y ambientales, contando con personal competente que con el compromiso y apoyo de los asociados garanticen la satisfacción de las necesidades de nuestros clientes.
Mapa de Procesos
Los Procesos y sus Objetivos
➢ CENCOA, cuenta con 7 procesos en total, 2 estratégicos, 1 misional y 4 de apoyo, donde a través de un equipo de trabajo interdisciplinario se trabaja para el logro de los objetivos organizacionales.
➢ Proceso Gestión Estratégica: Tiene como objetivo Fijar políticas y directrices; Revisar el SGC con el fin de evaluar su eficacia y tomar las acciones correctivas, Garantizar el mejoramiento de todo el Sistema de Gestión de la Calidad en la organización.
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➢ Proceso Gestión de Calidad: Tiene como objetivo Establecer una metodología para coordinar las actividades relacionadas con la documentación, las acciones correctivas, preventivas, las acciones de mejora y las auditorías internas de calidad que se llevan a cabo en la organización.
➢ Proceso Prestación de Servicios: Prestación de servicios de alta calidad (Revisoría Fiscal, Auditorias Contables, Asesoría Tributaria, Capacitaciones Externas y Ejecución de Proyectos de Desarrollo Social) que satisfagan las necesidades de nuestros clientes.
➢ Proceso Gestión Talento Humano: Tiene como objetivo Velar por el bienestar, calidad de vida y condiciones de trabajo de los colaboradores.
➢ Proceso Gestión Mercadeo y Comunicaciones: Tiene como objetivo Identificar y mantener estrategias a la organización que permitan su posicionamiento como prestadora de servicio, Aplica desde la consecución de los clientes e identificación sus necesidades, hasta el seguimiento, sostenimiento y retroalimentación del servicio prestado a los mismos.
➢ Proceso Gestión Compras: Este proceso Define las actividades necesarias para satisfacer los requerimientos de recursos para el cumpliendo de la prestación del servicio a su vez velar por el buen funcionamiento de todos los equipos e instalaciones físicas que sean necesarios para el cumplimiento de la prestación del servicio.
➢ Proceso Gestión Financiera y Contable: Este proceso Suministra la información financiera oportuna y necesaria a todos los procesos de la organización, que les permita fortalecer su funcionamiento y mejorar continuamente el servicio a cada uno de los clientes tanto internos como externos.
Enfoque - Gestión del Riesgo
CENCOA ha implementado en cada uno de sus procesos la Gestión del Riesgo y oportunidades, como parámetro de desarrollo y control de los mismos.
Estos riesgos asociados a SARLAFT se encuentran parametrizados y se les hace seguimiento a través de la plataforma MRE – Matriz de Riesgos Empresariales.
Actualmente CENCOA tiene identificados 26 riesgos clasificados así:
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TIPO DE RIESGO POR PROCESO
PROCESO ESTRATÉGICO CREDITO LÍQUIDEZ MERCADO OPERATIVO LA FT
CALIDAD 2 2
ESTRATÉGICO 3 1
FINANCIERO 2 1
MERCADEO 2 1
PRESTACIÓN SERVICIOS 1 2
TALENTO HUMANO 1 4
COMPRAS 4
CANTIDAD DE RIESGO POR TIPOLOGÍA
RIESGO CANTIDAD
ESTRATÉGICO 11
CREDITO 0
LÍQUIDEZ 0
MERCADO 1
OPERATIVO 13
LA 1
FT 0
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Gestión del Cambio
CENCOA, en sus procesos ha integrado la gestión del cambio, el cual ha permitido identificar y realizar seguimiento a todas las actividades y cambios significativos que se han implementado para dar cumplimiento a los diferentes requisitos normativos y de calidad. Los siguientes son los principales cambios que se han realizado en los últimos 2 años:
Gestión del Conocimiento
En CENCOA, para dar respuesta a sus objetivos ha contemplado la Gestión del conocimiento, la cual se enfoca a la formación y capacitación permanente de sus colaboradores, de manera que se transfiera el conocimiento de manera transversal.
Mejora Continua – Metodología
➢ Análisis y seguimiento a las acciones de los hallazgos de Auditoría Interna y Externa (Planes de Mejoramiento)
➢ Calcular y analizar los indicadores de los procesos.
➢ Hacer seguimiento a los riesgos operativos de los proceso
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➢ Revisión y actualización de la información documentada de procesos (procedimientos, formatos, caracterizaciones) a la luz de las nuevas metodologías de trabajo.
Resultados - Auditorías Externas 2021
El pasado 23 y 24 de febrero de 2022, se llevó a cabo la auditoría externa de renovación de Certificación del año 2021, donde se dejaron los siguientes comentarios
Fortalezas
CENCOA cuenta con un Sistema de Gestión de Calidad, que no solo cumple con los requisitos de la norma ISO 9001:2015, sino que además demuestra acciones para controlar los riesgos.
El conocimiento y experiencia de los profesionales encargados de la prestación del servicio, son un referente importante para la organización, puesto que genera credibilidad y confianza en sus clientes.
Oportunidades para la Mejora
El ente certificador indicó que se debe realizar un nuevo análisis de contexto que permita evaluar las acciones tomadas durante el año 2020 y 2021, los cuales fueron de aprendizaje y de gran impacto en la economía nacional, esto permitirá definir nuevas estrategias para la continuidad del negocio en el año 2022, dijo también que se debe alinear el Plan de Mercadeo del año 2022 con la Planeación estratégica a fin de establecer nuevas oportunidades en la prestación del servicio.
ICONTEC concluyó que el Sistema de Gestión de Calidad - SGC de CENCOA, es eficiente y eficaz y que por tanto cumple con lo requerido por la norma para la renovación del certificado de calidad por tres años más, indicando para mejorar 2 hallazgos de no conformidad menor.
1.2. PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
Prestación de Servicios de Auditoría, Revisoría Fiscal, Asesoría Tributaria y Capacitaciones.
En el 2021, hicimos presencia prestando nuestros servicios de revisoría fiscal, auditoría interna, auditoría externa, clientes entre las que se destacan los principales fondos de empleados y cooperativas de los departamentos del Valle y Cauca; para cumplir con nuestros objetivos estratégicos en 67 entidades clientes, así:
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Gracias a la experiencia, el conocimiento y la facilidad para adaptarnos a los diferentes retos que la organización ha enfrentado durante los últimos años en la prestación de nuestros servicios, CENCOA continúa posicionando su imagen corporativa de manera positiva creando continuamente alianzas estratégicas para el beneficio de los clientes, prestando sus servicios así.
En sus más de 54 años de existencia CENCOA ha prestado sus servicios a un gran número de empresas de diferentes sectores de la economía. Esta experiencia sumada al conocimiento de las nuevas generaciones, a la actualización constante de sus procesos y a las diferentes alianzas que se establecieron con otras Instituciones garantizaron el mejoramiento continuo en la prestación de nuestros servicios a entidades del Sector Solidario, así como a Compañías Industriales, Agroindustriales, Comercializadoras, Constructoras, Educativas, Entidades sin ánimo de lucro, Copropiedades y de Inversiones, entre otras.
Durante el año 2021 CENCOA continuó con el trabajo en casa como medida organizativa y preventiva como consecuencia de las situaciones desencadenadas por la emergencia sanitaria y el paro Nacional,
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permitiendo así continuar con la prestación de los servicios y el cumplimiento de los aspectos legales pactados con las empresas clientes.
Revisoría Fiscal
Dada la situación anteriormente mencionada fue muy importante mantener una constante comunicación con los clientes manteniendo el compromiso, el cumplimiento de la función de auditoría, y la satisfacción de los clientes de este servicio, prevaleciendo la atención virtual combinado con algunas actividades muy puntuales de manera presencial.
El trabajo de equipo fue un elemento fundamental para llevar a cabo un efectivo control y análisis para proteger el patrimonio de las empresas.
Auditoría Interna
Se realizaron actividades de Auditorías Internas en las cuatro Cooperativas de Caficultores con el objetivo de garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente, mediante el fortalecimiento del control interno, el asesoramiento a la Administración de la Cooperativa, para verificar el cumplimiento de los planes de acción que contribuyeron a disminuir la exposición de la entidad a los diferentes riesgos que se identificaron.
En otras entidades a las que se les presto el servicio de auditoría interna el objetivo fue acompañar al enfoque de cumplimiento y fortalecer el control interno desde el punto de vista operativo de los procesos definidos por la administración, identificando debilidades y oportunidades de mejora que redunden en mayor eficiencia administrativa y fortalecimiento, todo lo anterior, orientado a que la administración tenga información razonable para la toma de decisiones.
Auditorías Externas
Las auditorías externas examinan y evalúan cualquier sistema de información de una organización los resultados de las mismas se dan enmarcados en las normas de Auditoría y bajo los requerimientos realizados por la entidad que contrata el servicio.
Durante el año 2021 CENCOA prestó este servicio a sus clientes realizando un trabajo integral mediante actividades que garantizaron el cumplimiento de las normas que aplican a esta organización.
Asesoría Tributaria
La prestación de este servicio consiste en asesorar permanentemente a las organizaciones en el cumplimiento de las obligaciones tributarias, en el manejo contable y la adecuada presentación de las declaraciones de impuestos sobre la renta, impuesto sobre las ventas, industria y comercio, retenciones en la fuente, y reportes a la DIAN, información exógena municipal y facturación.
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En el año 2021 la Asesoría Tributaria realizó entre otras, las siguientes actividades:
▪ Revisión cumplimiento de requisitos formales y sustanciales.
▪ Elaboración de las declaraciones de renta y conciliación fiscal.
▪ Revisión exógena Dian y Territorial.
▪ Asesoría en solicitudes de devolución saldos a favor
▪ Atención fiscalización DIAN
▪ Apoyo al servicio de la revisoría fiscal.
▪ Asesoramiento continúo en la normatividad tributaria vigente aplicable a las diferentes organizaciones.
▪ Respuestas a las diferentes consultas por parte de los clientes.
▪ Seminario de Ley de emprendimiento y actualización.
▪ Seminario exógena 2020
▪ Actualización de la Circular Básica Jurídica Contable y Financiera.
▪ Capacitación sobre Renta de personas Naturales en Multiroble.
▪ Capacitación sobre Renta de personas Naturales en Fonvalle.
▪ Seminario de Aspectos Generales del Cierre Contable y Fiscal.
Unidad Técnica - Logros, retos y oportunidades
Logros
➢ Pese a las dificultades con las que se finalizó el año 2020 y la incertidumbre que se vislumbraba en los primeros meses del 2021, las organizaciones del sector y su personal retornaron de forma alterna a sus actividades. CENCOA logró que su equipo de auditores de la Unidad Técnica continuara con las labores de auditoría y asesoramiento de manera presencial y virtual en las entidades clientes.
➢ Con el fin de mantener los estándares de calidad en la prestación del servicio, la Gerencia General promovió una serie de capacitaciones y actualizaciones para el equipo de auditores de la Unidad Técnica, teniendo en cuenta los nuevos lineamientos de supervisión de la Superintendencia de la Economía Solidaria, fortaleciendo las habilidades técnicas en materia de administración de riesgos.
Retos
Parte de los retos que afronta no sólo el equipo de trabajo de la Unidad Técnica sino también toda la Central, es mantener nuestra presencia en el sector, proyectando la calidad de nuestro trabajo, la tecnificación de la auditoría basada en riesgos y la aplicación de los estándares internacionales de auditoría, que nos permita conservar nuestros clientes actuales e incrementar el número de ellos.
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Oportunidades
Para el 2022 las oportunidades de crecimiento profesional y de desarrollo de la Unidad Técnica se potencializan explorando nuevos sectores de la economía regional, consolidando nuestra presencia y experiencia en las entidades del sector solidario, acompañando a nuestras entidades en la implementación de los nuevos sistemas de administración de riesgos y disponer de herramientas tecnológicas que facilite nuestra labor ante los requerimientos de la entidad de vigilancia.
Informe de Actividades con Impacto Social
La Responsabilidad Social Empresarial es un camino que permite generar equidad social y oportunidades para todos, las cooperativas somos empresas que promovemos el desarrollo humano sostenido y fomentamos el progreso económico y social del individuo y su comunidad, contribuyendo a la construcción de la paz en nuestro país, este trabajo implica un trabajo en equipo entre el Estado, las Empresas y las Comunidades.
En el año 2021 una vez más CENCOA ejecutó el Proyecto Educativo, Social y Empresarial – PESEM, este es un gran instrumento de apoyo a las organizaciones de Economía Solidaria y tiene como objetivo formar a los asociados en conocimientos de la ideología práctica, características y bondades de la economía solidaria, mediante la conceptualización de los principios y valores, deberes y derechos relacionados con la realidad de la Cooperativa y el entorno en que se desenvuelve.
Las jornadas de capacitación se realizaron de manera virtual a través de la palta forma zoom, con apoyo de las diferentes herramientas tecnológicas, ejemplos sencillos y prácticos, para dar a entender los diferentes temas, donde se tuvo en cuenta la participación de los asistentes:
➢ Capacitación de Actualización Circular Básica, Jurídica Contable y Financiera.
➢ Funcionamiento, régimen operativo y legal para Juntas de Vigilancia
➢ Funcionamiento, régimen operativo y legal para Consejos de Administración
➢ Funcionamiento, régimen operativo y legal para Comités de Educación
➢ Régimen Solidario y Cooperativo dirigida a Empleados
➢ Inteligencia financiera en época de pandemia – dirigida a Directivos y Administrativos
Las jornadas y tiempos fueron coordinados con los gerentes y el equipo de educación de cada cooperativa, el Comité de Educación de CENCOA, fue informado de todo el desarrollo de las actividades, logrando beneficiar a ciento veintidós personas
Esto fue posible gracias a los recursos económicos dispuestos por el Fondo de Educación.
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CONSOLIDADO DE PARTICIPACIÓN
JORNADA DE CAPACITACIÓN ENTIDAD NÚMERO DE
PARTICIPANTES ACTUALIZACIÓN CIRCULAR BÁSICA
JURÍDICA, CONTABLE Y FINANCIERA.
CAFISEVILLA 4
CAFICENTRO 5
CAFIOCCIDENTE 6
CAFICAICEDONIA 2
FUNCIONAMIENTO, RÉGIMEN LEGAL Y OPERATIVO DE LAS JUNTAS DE VIGILANCIA
CAFISEVILLA 6
CAFICENTRO 4
CAFIOCCIDENTE 4
CAFICAICEDONIA 2
INDUSTRIAS INTEGRADAS 6
FUNCIONAMIENTO, RÉGIMEN LEGAL Y OPERATIVO DE LOS CONSEJOS DE
ADMINISTRACIÓN
CAFISEVILLA 9
CAFICENTRO 5
CAFIOCCIDENTE 3
CREDICAFÉ 1
INDUSTRIAS INTEGRADAS 6
FUNCIONAMIENTO, RÉGIMEN LEGAL Y OPERATIVO DE LOS COMITES DE
EDUCACIÓN
CAFISEVILLA 6
CAFICENTRO 4
CREDICAFÉ 3
INDUSTRIAS INTEGRADAS 6
RÉGIMEN SOLIDARIO Y COOPERATIVO - EMPLEADOS
CAFISEVILLA 14
CREDICAFÉ 5
INDUSTRIAS INTEGRADAS 1
INTELIGENCIA FINANCIERA EN ÉPOCA DE PANDEMIA
CAFISEVILLA 14
CREDICAFÉ 5
INDUSTRIAS INTEGRADAS 1
TOTAL PARTICIPANTES 122
MERCADEO Y COMUNICACIONES
El área de mercadeo y comunicaciones fue impactada de forma directa por los desafíos que plantearon los años 2020 y 2021. El contexto actual nos ha dejado como enseñanza la capacidad de asimilar los cambios y ver las oportunidades en medio de la crisis.
Durante el 2021 CENCOA mantuvo una estrecha relación con sus actuales clientes a través de las ventajas que nos ofrece la virtualidad lo cual también permitió realizar acercamientos con nuevos clientes en la atención de consultas, asesorías y demás requerimientos.
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Acciones específicas llevadas a cabo en el año 2021:
➢ Promoción y depuración de la base social del mercado objetivo.
➢ Jornadas de capacitación dirigida a empresas y personas clientes y no clientes en temas de actualizaciones conforme a la normatividad vigente.
➢ Jornadas académicas virtuales de integración y asesoría permanente con clientes actuales.
➢ Prestación de servicio encaminada a la plena satisfacción de los clientes como estrategia de sostenimiento de la organización.
CAPACITACIONES Y ASESORÍAS
En el año 2021 CENCOA realizó un fuerte trabajo con el fin de continuar vigentes en el desarrollo de espacios de capacitación, siendo además una importante herramienta en la estrategia de reactivación y recuperación Posterior a la etapa del confinamiento impuesta por el Gobierno Nacional a raíz de la Emergencia Sanitaria y a las jornadas de manifestaciones en el territorio nacional.
Como resultado se puede mencionar que CENCOA presentó un incremento en la solicitud del servicio de capacitación dirigido a los órganos de administración y control social de las Organizaciones solidarias especialmente en el marco de implementación de las nuevas normativas gubernamentales, beneficiando un total de 980 personas.
Es importante resaltar que gracias a la confianza obtenida en los espacios de capacitaciones y de asesorías, se solicitó a CENCOA en cabeza de su Comité Técnico, liderar propuesta de reforma al artículo 1904 del régimen tributario especial relacionado con el concepto de la DIAN respecto al tema de los excedentes generados por actividades con terceros dado el riesgo que allí representaba para las entidades. Como consecuencia fue generado un oficio el cual se entregó a Confecoop Valle para que sean ellos escalaran esta solicitud directamente a Confecoop Nacional.
Acciones llevadas a cabo frente al escenario que nos planteó el año 2021
ACCIÓN ESPECÍFICA RESULTADO OBTENIDO
Jornadas de seminarios abiertos al público sobre los aspectos tributarios, laborales y contractuales bajo contexto de la emergencia sanitaria.
Participación de más de 150 personas en estas jornadas.
Socialización a los clientes sobre la oferta de capacitaciones de CENCOA por medios virtuales.
Notable reactivación de demanda de capacitaciones en economía solidaria y demás temas del portafolio.
Trámite de solicitudes y envíos de propuestas de capacitaciones.
Se dictaron más 30 capacitaciones del portafolio de CENCOA, incluyendo economía solidaria, temas
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ACCIÓN ESPECÍFICA RESULTADO OBTENIDO
técnicos, tributarios, normativos y de liderazgo.
Participantes de diferentes ciudades
Seminarios abiertos con cobro Se dictaron 3 Seminarios abiertos con costo.
Capacitaciones a las Cooperativas de Caficultores y demás asociadas.
En desarrollo del PESEM, se realizaron capacitaciones a dignatarios de las empresas asociadas a CENCOA sobre: Comités de educación, Juntas de Vigilancia, Economía Solidaria, Control Interno y nuevas circulares básicas jurídica y contable y financiera para miembros de los Consejos de Administración.
Jornadas académicas con clientes Jornadas académicas con los clientes donde se compartieron temas normativos de gran impacto organizacional.
Alianzas estratégicas con otras organizaciones ESAL CENCOA fue contratada para ejecutar programas académicos y formación de formadores por parte de otras organizaciones avaladas para impartir educación en Economía Solidaria.
1.3. PROCESOS DE APOYO
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO
El objetivo de este proceso es el de velar por el bienestar, calidad de vida y condiciones de trabajo de los empleados, contratistas y sus familias.
De acuerdo con estos objetivos el Área de Talento Humano, dio cumplimiento a las normas y políticas de CENCOA en los aspectos Institucionales, Legales y de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Nivel de Escolaridad
La población laboral de CENCOA para el año 2021 se encuentra caracterizada de la siguiente manera;
el 16% cuenta con especialización, el 45% son profesionales universitarios, el 18% son técnicos y tecnólogos y el 21% tienen bachillerato.
Distribución
En total contamos con 30 colaboradores, de los cuales 16 tienen contrato a término indefinido, que corresponde a un 53% y 13 a término fijo y 1 contrato de aprendizaje, correspondiente al 47%.
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También nos apoyan 8 profesionales con contrato por prestación de servicios.
Rango de Edad Poblacional
A la fecha tenemos una población del 15% en un rango de edad entre 20-40 años, entre 41-50 años 24% y más de 50 años el 61%
Antigüedad en la empresa
En un rango de 1-10 años se encuentra el 27%, entre 11-20 años el 27% y más de 21 años de antigüedad en la empresa el 46% de colaboradores.
En el año 2021 desde el Área de Talento Humano se realizaron diferentes actividades de manera virtual, procurando el bienestar de los colaboradores y de sus familias protegiendo así la salud y la integridad del personal.
También se dio cumplimiento al plan anual de capacitaciones enfocados a la actualización técnica de las áreas de Asesoría Tributaria y Revisoría Fiscal tratando temas como el Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo – SARLAF, Auditoría para medir la Efectividad del Sistema de Administración de Riesgos -SIAR, Información Exógena, Cierre contable y Fiscal además de las nuevas reglamentaciones expedidas por el Gobierno Nacional como la nueva Circular Básica Contable, Jurídica y Financiera y la implementación de la Nómina Electrónica.
CENCOA realizó también varios talleres que involucraron a las familias de los colaboradores estas jornadas estuvieron enfocadas a mantener y fortalecer las relaciones familiares en tiempos coyunturales.
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SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-ST Implementación
En Colombia el decreto 1072 de 2015 obliga a las organizaciones a tener un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. El cual permite identificar los requisitos legales, reglamentarios y contractuales en materia de seguridad laboral y garantizar su cumplimiento.
Entre sus beneficios e importancia destaca:
➢ Apoya al cumplimiento de los requisitos legales
➢ Identifica los riesgos en seguridad y salud en el trabajo
➢ Aumenta la credibilidad y mejora la imagen de la empresa
➢ Ofrece capacitación al personal en prevención de accidentes en el trabajo.
➢ Ayuda a la reducción en la rotación y el ausentismo del personal.
➢ Mejora de los procesos
➢ Crea una cultura preventiva en el trabajo.
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Enfoque
CENCOA ha abordado el sistema desde seis frentes de trabajo importantes los cuales han garantizado la efectividad del mismo:
Política
La Central De Cooperativas Agrarias- CENCOA, tiene como política su compromiso con la protección y promoción de la salud de los trabajadores, procurando su integridad física y psicosocial, mediante el control de los riesgos, el mejoramiento continuo de los procesos y la protección del medio ambiente.
Para lograr este cometido se han planteado directrices de estricto cumplimiento, minimizando o asumiendo de manera compartida los riesgos. Algunas de estas determinan:
Todos los colaboradores deben participar de los programas de capacitación para desarrollar y mantener las habilidades para el cumplimiento de las políticas y objetivos del sistema.
Asegurar el mantenimiento planeado de las instalaciones, máquinas y equipos para evitar accidentes y/o enfermedades de los colaboradores.
Revisar la política cada año y actualizarla según las condiciones que lo exijan.
Prevenir las condiciones de salud de los trabajadores asociadas a factores físicos y mentales.
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Ante la situación de pandemia que se está viviendo actualmente, CENCOA, ha adoptado las medidas necesarias para minimizar los riesgos de contagio, los cuales están establecidos en el protocolo de bioseguridad.
Todos los colaboradores, son responsables de notificar las condiciones de salud y dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad, tanto en las instalaciones de CENCOA como de empresas cliente.
La alta dirección debe asumir la máxima responsabilidad por la Seguridad y la SST, por lo tanto, debe asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios y los asignados por la ley colombiana para su adecuado funcionamiento
Organización
Como consecuencia CENCOA ha implementado cada uno de los requisitos aplicables, que dan respuesta a las necesidades del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, dejando evidencia de su ejecución y ha integrado en los diferentes procesos, la aplicación de las necesidades requeridas por el SG-SST.
Planificación
En CENCOA, la planificación de las actividades, han sido el principal insumo para llevar a cabo la ejecución de las actividades de manera coordinada con los diferentes líderes de proceso y sus colaboradores y evaluar la gestión realizada.
Aplicación
CENCOA, ha integrado en los diferentes procesos, la aplicación de las necesidades requeridas por el SG-SST
Auditoría y Revisión de la Alta Dirección
Como elemento de verificación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo y con el apoyo del COPASST, se presentó a la Alta Dirección un informe de gestión que compiló información de auditorías, resultados de investigaciones de accidente laboral, enfermedad laboral y las acciones desarrolladas a lo largo del año
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Mejoramiento
El resultado de las acciones de seguimiento y control, se generan las acciones de mejoramiento continuo, incluido el reporte al ministerio de la autoevaluación del SG-SST, el cual permite identificar requisitos a fortalecer.
GESTIÓN FINANCIERA Y CONTABLE.
Suministra información acerca de la situación financiera, del rendimiento financiero y del flujo de efectivo de CENCOA, la cual es util a la hora de toma de decisiones economicas, permitiendo visualizar los resultados de la gestión realizada por el administrador con los recursos que se le han sido confiados.
Igualmente, se presento oportunamente los diferentes reportes exigidos por los entes de control, a quienes se les suministró de acuerdo a las solicitudes, informacion amplia y suficiente sobre las actividades ejecutadas por CENCOA, para verificacion del cumplimiento de las metas y para apoyar la adecuada toma de desiciones de la organización.
Reconocemos la responsabilidad que conlleva la elaboración y presentación fidedigna y confiable de los estados financieros de acuerdo al marco normativo aplicable a nuestra Entidad. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y verificar el control interno para que este permita elaborar y presentar razonablemente los estados financieros, los cuales deben estar libres de representaciones erróneas de importancia relativa, ya sean por fraude o error.
Se realizó toda la gestión correspondiente para acceder a los recursos de apoyo otorgados por el Gobierno Nacional sobre subsidios del Programa de Apoyo al Empleo (PAEF), de los cuales fueron entregados el valor de $12 millones.
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Se ha dado cumplimiento ala obligación contraída por la compra de acciones de CAFEXCOOP con la entidad CAFENORTE, pendiente por cancelar una sola cuota la cual se realizara en enero 2 del año 2023.
GESTIÓN COMPRAS Y RECURSOS FÍSICOS.
El Área de Servicios Generales brindó los apoyos necesarios para el cabal desarrollo de las actividades de las diferentes áreas de CENCOA así:
➢ La ejecución del plan anual de mantenimiento a equipos, dando así cumplimiento a lo requerido y priorizado desde el sistema de Gestión de Calidad.
➢ Renovación de las pólizas de seguros que cubren equipos e instalaciones.
➢ Actualización del sistema CG-1, a la versión 01082021 a fin de ser compatible con todo lo relacionado con nómina electrónica.
➢ Se dio apoyo permanente al área de Gestión Humana en la implementación de nómina electrónica a fin de dar cumplimiento a los requerimientos normativos.
➢ Se realizó acompañamiento al área de capacitaciones a fin de ejecutar a cabalidad todo el programa de seminarios y capacitaciones virtuales.
➢ Se hizo la programación, seguimiento y desarrollo de todas las reuniones virtuales de los cuerpos directivos de la organización.
➢ En aras de prestar atención efectiva y oportuna se efectuó el cambio al canal digital para el sistema del servicio de telefonía local de suministrado por EMCALI.
➢ se continúan con los Ajustes y la mejora continua de los equipos de la organización con el fin salvaguardar la información y garantizar la calidad en la prestación de los servicios.
En relación a Gestión Documental, se continuó con la aplicación de las tablas de retención documental, dando como resultado el inicio de la depuración para posterior eliminación de la información contable correspondiente al año 2000, por haber cumplido ya 20 años, así mismo se recibió la transferencia documental correspondiente al año 2019 y parte del 2022
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MEDIDAS DE PREVENCIÓN DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO – SARLAFT
La Superintendencia de Economía Solidaria, a través de la Circulares Básica Jurídica de diciembre de 2020 y 032 de septiembre de 2021 modificó y agrupó los aspectos concernientes al SARLAFT (Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo).
Acogiendo las nuevas disposiciones, CENCOA dentro de la responsabilidad social y empresarial con sus grupos de interés y en aras de tener una política acorde con los postulados gubernamentales sobre la adecuada gestión solidaria de control y prevención de situaciones o actuaciones al margen de la Ley, ha dado cumplimiento a la implementación del SARLAFT. De igual forma, se cuenta con la aprobación del Manual de SARLAFT por parte del Consejo de Administración, la remisión a la UIAF, de los reportes trimestrales obligatorios sobre operaciones individuales y ausencia de operaciones sospechosas, así como los procesos de capacitación normativos sobre la materia.
CENTRO CAFETERO DE CAPACITACIÓN
Dando cumplimiento a las recomendaciones de bioseguridad impartidas desde el Gobierno Nacional, durante el año 2021 el Centro Cafetero de Capacitaciones, ubicado en el Municipio de Restrepo, Valle del Cauca, reactivo la prestación del servicio de alojamiento al público en general ofreciendo la ocupación del 100% de la capacidad del sitio.
Se realizaron diferentes reparaciones locativas con el fin de garantizar servicios de calidad a nuestros visitantes.
También se prestaron los servicios de alimentación y de alquiler del salón social para jornadas de capacitación, eventos sociales.
Con la reapertura del sitio se logró que muchos de los asociados a Credicafé, los colaboradores de las empresas del Gremio Cafetero y sus familias, disfrutaron una vez más de este agradable lugar.
ESTADOS FINANCIEROS
ACTIVOS
Los activos de CENCOA durante el año 2021, presentaron una disminución comparada con el año 2020 de 52 millones, presentando así una variación porcentual del 1,91% con respecto al año anterior. Los rubros con mayor incidencia fueron el Efectivo y Equivalente al Efectivo y las Cuentas por Cobrar.
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PASIVOS
Para el año 2021 los Pasivos de CENCOA disminuyeron $62.7 millones, lo que representa un porcentual del 12.20%. El factor de disminución se debe a la utilización de Fondos Sociales y al Compromisos de Compra acciones de Cafexcoop desde el año 2020, el cual se está cumpliendo oportunamente; es importante informar que a la fecha CENCOA no presenta ninguna obligación financiera.
PATRIMONIO
El patrimonio de CENCOA en el año 2021 aumento en 10 millones equivalente al 0.46% comparado con el año anterior. Actualmente CENCOA no tiene perdidas de ejercicios anteriores por compensar, ni reservas de protección de aportes por restablecer.
INGRESOS
Los ingresos de CENCOA se generan por la prestación de servicios técnicos contables de Auditorías Internas, Revisoría Fiscal, Asesoría Tributaria, Seminarios, Capacitaciones y servicios; estos servicios son prestados en un alto nivel de calidad al sector empresarial solidario, público y privado.
En CENCOA para el año 2021 los ingresos disminuyeron en $73 millones, pasando de $1.813 en 2020 a $1.740 millones en 2021, lo que porcentualmente equivale al 4.03%. Esto se debe a la disminución Dividendos y Otros Ingresos por la participación del Subsidio del Programa de Apoyo al Empleo Formal (PAEF) Decretado por el Gobierno Nacional, donde Cencoa en este año solo reunimos los requisitos para la participación del mes de mayo por valor de $ 12 millones.
GASTOS
En 2021 los gastos en CENCOA disminuyeron en $41 millones con respecto al año 2020, que equivale al 1.8% de ahorro el cual se da principalmente en los Gastos de Personal, por valor de $32 millones variable que se da por la coyuntura de la emergencia sanitaria, la cual nos permitió trabajar y prestar nuestro servicios en forma virtual.
CUMPLIMIENTO DE NORMAS.
INFORMACIÓN EXIGIDA EN EL ARTICULO 466, NUMERAL 3, DEL CÓDIGO DE COMERCIO
El detalle de los egresos por conceptos de salarios, honorarios, viáticos, gastos de representación, bonificaciones, prestaciones en dinero o en especie y demás erogaciones por concepto de transporte que recibieron cada uno de los integrantes del consejo de administración, representante legal y junta de vigilancia durante el año 2021 fue el siguiente:
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Cargo u Órgano Concepto Valor
Gerente – Representante Legal Salarios y prestaciones sociales. $73.502.053 Miembros del concejo de Administración Auxilios de movilización $288.000 Integrantes de la Junta de Vigilancia Honorarios, comisiones y otros. $672.000
El Consejo de Administración y la Gerencia General informan que CENCOA ha dado cumplimiento a la ley 603 de 2000, que hace referencia a la propiedad intelectual y derechos de autor. Por lo tanto, todos los programas que actualmente se usan cuentan con las licencias correspondientes y se ajustan a las normas establecidas en la ley 23 de 1982 y sus modificaciones.
Se señala que se está dando cumplimiento a lo establecido en el deceto 1377 del 2013, ley 1581 2012 y decreto 090 de 2019 sobre la protección de datos personales.
LITIGIOS JUDICIALES
En la actualidad no se tienen litigios por resolver en contra de CENCOA.
ACONTECIMIENTOS IMPORTANTE OCURRIDOS DESPUES DEL CIERRE DEL EJERCICIO
Se informa que despues de la fecha de corte de los estados financieros del cierre de la vigencia 2021, no se ha generado acontecimientos que puedan afectar en forma material la situación financiera y las perspectivas de CENCOA, tales como incumplimientos contractuales, eventos o cambios de circunstancias que alteren las bases utilizadas para estimar contingencias, entre otros.
Finalmente expresar todo nuestro sentimiento de gratitud a nuestras entidades asociadas, a cada uno de los miembros del Consejo de Administración, Junta de Vigilancia y Comité de Educación por todo el acompañamiento, y los aportes valiosos que en toda ocasión brindaron, de una manera muy especial a todo el equipo de líderes, y cada uno de los colaboradores de CENCOA por todo el trabajo realizado, por entender y afrontar los retos y cambios que han surgido, por ese interés particular de estar y ser parte de una CENCOA viva. Mil y mil gracias.
HÉCTOR FABIO CUÉLLAR LÓPEZ MARTHA CECILIA LEYTON BEDOYA Presidente Consejo de Administración Gerente General
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2. INFORME DE LA JUNTA DE VIGILANCIA
Hoy, culmina nuestro periodo para el cual honrosamente fuimos elegidos por la Asamblea General Ordinaria de Asociados de CENCOA y, hacemos propio este espacio, para expresarles un especial agradecimiento por su confianza.
Con profundo sentimiento registramos la partida de dos grandes compañeros y amigos: Don Pablo Emilio Salinas Ballén, miembro del Comité de Educación de CENCOA, el 15 de marzo de 2021 y de Don Henry Segura Libreros, miembro de la Junta de Vigilancia, el 20 de mayo de 2021.
Con gusto les informamos las tareas cumplidas en el año 2021:
❑ La Junta de Vigilancia llevó a cabo sus reuniones y los miembros asistieron cumplidamente a las mismas.
❑ Se conocieron las actividades subsiguientes a la LVI Asamblea General Ordinaria de Asociados virtual no presencial, como fueron: correspondencia emanada de la asamblea, agradecimientos, registro ante la Cámara de Comercio de Cali y el respectivo control de legalidad ante la Supersolidaria; publicación de los integrantes de los órganos de administración, control y vigilancia, según lo contemplado en la Circular Externa 004, de la Supersolidaria.
❑ CENCOA continuó ajustándose a lo definido por la DIAN, referente a que las entidades del sector cooperativo deben realizar el proceso de Actualización del Registro WEB en el Régimen Tributario Especial, lo cual es de carácter obligatorio.
❑ La Gerencia General de manera permanente informó a la Junta de Vigilancia el desarrollo de los diferentes frentes de trabajo de la Organización, tales como los servicios que se prestan de Revisoría Fiscal, Auditoría Interna, Auditoría Externa y Asesoría Tributaria; el Proceso de Gestión del Talento Humano; Alianzas Estratégicas; así como el planeamiento para conservar el equilibrio en ventas versus ingresos en tiempos de crisis; el cumplimiento de las obligaciones de ley; la situación financiera y económica de CENCOA.
❑ Se dispuso de información de interés de las entidades asociadas a CENCOA.
❑ Se conoció el nombramiento del Comité de Educación, realizado por el Consejo de Administración, para el período 2021-2023.
❑ La asignación de los Fondos Sociales de CENCOA se cumplió de acuerdo con la ley.
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❑ El Proyecto Educativo Social y Empresarial - Pesem, se realizó de acuerdo con los parámetros y temáticas aprobadas por el Consejo de Administración y convalidados por el Comité de Educación e incluyó a los directivos y empleados de las entidades asociadas.
❑ CENCOA presentó oportunamente la solicitud para el subsidio del Programa de Apoyo al Empleo Formal – PAEF, decretado por el Gobierno Nacional, y fue favorecida en el mes de mayo de 2021, con un valor de $12 millones.
❑ La labor de los Administradores fue cumplida de manera íntegra.
❑ El Consejo de Administración dirigió su accionar acorde con los criterios definidos y, sus decisiones se encuentran consignadas en las actas correspondientes aprobadas por unanimidad y organizadas en el libro oficial.
❑ Las actas de las reuniones del Consejo de Administración del año 2021 fueron conocidas y revisadas.
❑ No se recibió ninguna queja ni reclamo de las entidades asociadas a CENCOA.
❑ Se cerró el año 2021 con una reunión conjunta con el Comité de Educación, en la cual se realizó un taller de crecimiento personal.
❑ El Icontec realizó su visita en febrero de 2022, con el fin de revisar todos los procesos de la norma ISO 9001:2015 para la respectiva recertificación.
❑ Se contó con información amplia del acontecer gremial regional y nacional.
❑ Se conoció pormenorizadamente la estructura de la LVII Asamblea General Ordinaria de Asociados virtual no presencial. Los estados financieros y el proyecto de distribución del resultado año 2021, que se considerarán en la presente asamblea, también fueron estudiados y se recomienda su aprobación.
❑ Se verificó la habilidad e inhabilidad de las entidades asociadas a CENCOA.
La Junta de Vigilancia en su condición de responsable del control social de la Organización, se permite con el informe que nos ocupa, cumplir con lo establecido en el artículo 40 de la Ley 79 de 1988, en la Circular Básica Jurídica de la Superintendencia de la Economía Solidaria y en el Estatuto vigente de CENCOA.
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Expresamos un especial agradecimiento a la Gerencia General y al Equipo de Colaboradores de la Organización, por el apoyo que nos brindaron para llevar a cabo la misión confiada.
Cordialmente,
JULIÁN ALZATE BUITRAGO Presidente
(Firmado el original)
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3. INFORME COMITÉ DE EDUCACIÓN
Con un fraternal saludo tenemos el gusto de poner a su disposición el presente informe.
El Comité de Educación de CENCOA registró con gran pesar la partida de uno de sus queridos y respetados miembros, don Pablo Emilio Salinas Ballén, sucedida el 15 de marzo de 2021. Dejó un gran vacío en nuestros corazones.
Igualmente, lamentamos el fallecimiento de don Henry Segura Libreros, miembro de la Junta de Vigilancia de CENCOA, cuyo deceso se produjo el 20 de mayo de 2021.
❑ El Comité de Educación nombrado por el Consejo de Administración, para el período 2021-2023, se instaló y eligió su mesa directiva.
Se recibió información sobre el Reglamento del Fondo de Educación y sobre el Proyecto Educativo Social y Empresarial – Pesem, aprobados por el Consejo de Administración.
❑ El Comité de Educación sesionó periódicamente.
❑ Se contó con la información sobre el quehacer institucional de la Organización y de sus entidades asociadas.
❑ El Comité de Educación conoció el proyecto de Formación e Integración de Asociados, Empleados y Órganos de Administración y Vigilancia de las Entidades Asociadas y de CENCOA para el año 2021, aprobado por el Consejo de Administración y fue convalidado integralmente y de manera unánime por el Comité de Educación.
❑ Se conocieron las acciones posteriores a la LVI Asamblea General Ordinaria de Asociados, realizada en el año 2021.
❑ Los empleados de CENCOA realizaron diferentes capacitaciones, a saber:
➢ Actualización Tributaria.
➢ Proceso de generación nómina electrónica y transmisión ante la DIAN.
➢ Seminario virtual Información Exógena año 2020.
➢ Normativa Comité de Convivencia Laboral, de manera virtual.
➢ Actualización Certificación Curso Virtual para dar cumplimiento al artículo 16 de la Resolución 4927 de 2016, de mantener vigente la certificación del curso de capacitación virtual de las personas responsables del SG-SST
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❑ La destinación de los recursos de los Fondos Sociales, se cumplió adecuadamente conforme con la ley:
➢ Fondo de Educación: Atendió la cancelación del 50 % de la tributación sobre la renta, de acuerdo con el Artículo 19-4 de la Ley 1819 del 29 de diciembre del 2016.
Se cumplieron las siguientes capacitaciones, talleres, diplomados y seminarios:
• Seminario virtual sobre la nueva Circular Básica Contable y Financiera, del 27 de enero de 2021. Participantes: Auditores de CENCOA.
• Seminario virtual sobre los nuevos cambios de la Circular Básica Jurídica y Sarlaft y su aplicación en cada una de las organizaciones: Participantes: Auditores de CENCOA.
• Jornada virtual sobre elementos teóricos y prácticos que permitan a las entidades solidarias calcular los indicadores del SIAR, SARL y normas prudencias, anexos de los Títulos III, IV y V de la nueva Circular Básica Contable y Financiera de la Supersolidaria.
Participantes: Empleados CENCOA.
• Formación virtual sobre el papel del Revisor Fiscal en el proceso de auditorías.
Participantes: Revisores Fiscales de CENCOA.
• Jornadas de capacitación virtual para Afrontar el trabajo en casa en tiempos de pandemia: Participantes: Empleados de CENCOA y sus familias.
• Seminario virtual Formación de Auditor interno Integral para evaluar el cumplimiento de los requisitos en un sistema de gestión integral ISO 9001, ISO 14001, e ISO 45001.
Participantes: Empleados de CENCOA.
• Diplomado Normas Internacionales de la Información Financiera. Participante: Tesorera de CENCOA.
➢ Fondo Proyecto Educativo Social y Empresarial - Pesem Para poner en marcha el Fondo Pesem se contrató a la Fundación para la Educación Cooperativa - Fecoop, con el fin de llevar a cabo la formación a asociados, dirigentes y administradores, en temas de especial relevancia como la empresa y las formas asociativas de carácter solidario, sus objetivos, actividades y deberes y derechos; afianzar el liderazgo de los asociados y directivos; así como el fortalecimiento a la estructura operativa de las empresas.
➢ Fondo de solidaridad: Con este fondo se realizó la cancelación del 50 % restante del impuesto sobre la renta.
➢ Fondo de Actualización Tecnológica: Se siguió cumpliendo con el compromiso adquirido desde septiembre de 2019 en la adquisición de 21 portátiles que se firmó con Colombia Telecomunicaciones.
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La contratación incluyó portátiles, licencia de Office, almacenamiento individual de un tera, correo corporativo y ha posibilitado el oportuno cumplimiento a los clientes de CENCOA, en particular, por la situación actual en que la virtualidad ha primado.
❑ El año 2021 se culminó con una reunión conjunta con la Junta de Vigilancia en la que se recibió capacitación en aspectos de crecimiento personal.
❑ Se conoció la estructura de la LVII Asamblea General Ordinaria de Asociados Virtual no presencial.
Manifestamos nuestra gratitud a la Gerencia General y al Equipo de Trabajo de CENCOA por la colaboración que nos dispensaron para el buen desarrollo de las actividades del Comité de Educación.
Cordialmente,
ÁLVARO VIDAL CAMPOS Presidente
(Firmado el original)
