PROCEDIMIENTO PARA LA OFERTA Y PREPARACIÓN DE PROPUESTAS DE EXTENSIÓN

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Fecha de aprobación: Abril 10 de 2014 Resolución No. 645

OBJETIVO

NORMATIVIDAD

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Aprobó: Rector

ALCANCE

CONSIDERACIONES

PROCEDIMIENTO PARA LA OFERTA Y PREPARACIÓN DE PROPUESTAS DE EXTENSIÓN

PROCESO EXTENSIÓN

Página 1 de 9 Código: PEX.03

Versión: 02

Revisó: Vicerrector de Investigación y Extensión Directora de Transferencia de Conocimiento

Definir las actividades para la oferta y preparación de propuestas de extensión.

El alcance de este procedimiento es desde la identificación de oportunidades para

propuestas de extensión, hasta la preparación de la propuesta para presentar al ente

externo o ejecutar la actividad en caso de ser de modalidad educación continuada



Delegan algunas funciones en la Vicerrectoría de Investigación y Extensión. Resolución Rectoría 037 de 2006.



Por el cual se establecen los requisitos y procedimientos administrativos para la gestión de proyectos de extensión y educación continuada en la Universidad Industrial de Santander. Acuerdo

103 de 2010.



Por la cual se realizan delegaciones en personal de Dirección de la UIS, y se adoptan otras disposiciones. Resolución 2527 de 2014.



Por la cual se modifica el artículo primero de la resolución N°2527 del 10 de diciembre de 2014. Resolución 807 de 2015.



COIE: Comité Operativo de Investigación y Extensión.



DIEF: Director de Investigación y Extensión de la Facultad.



DTC: Director de Transferencia y Conocimiento.



INICIATIVA: Datos generales sobre lo que se desea realizar



INICIATIVA SOLIDARIA: Propuesta orientada a contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la población colombiana, en particular de los sectores más vulnerables.



PROPUESTA TÉCNICO-FINANCIERA: Documento que contempla el talento humano, los recursos técnicos, físicos, financieros, logísticos y cuando aplique, las actividades de mercadeo,

necesarias para desarrollar la iniciativa.



SMMLV: Salario Mínimo Mensual Legal Vigente.



UAA: Unidad Académico Administrativa



UNIDAD GESTORA: Oficina que solicita la revisión de la propuesta, convenio o contrato.



VIE: Vicerrectoría de Investigación y Extensión.



Semestralmente las Unidades gestoras envían a la Vicerrectoría de Investigación y Extensión un informe sobre las actividades de Asesoría y Consultoría realizadas en el semestre.

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CONSIDERACIONES

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Página 2 de 9 Código: PEX.03

Versión: 02



Se considera iniciativa de extensión solidaria a aquella propuesta orientada a contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de la población colombiana, en particular de los sectores más

vulnerables. Sin embargo, si bien la Universidad puede contribuir al desarrollo social y económico del país, no deberá en tal sentido asumir mediante estas iniciativas, responsabilidades que

correspondan a otras instituciones del Estado ni comprometer con su ejecución el equilibrio financiero de la institución. Los recursos de estas propuestas serán administrados en la

Vicerrectoría de Investigación y Extensión en el Fondo Presupuestal 3. Estos proyectos no serán conducentes a bonificaciones.

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Actividad Decisión Procesamiento en S.I. o _intranet Procedimiento predefinido _{Conector de página} Conector

Inicio/Fin Documento _{Archivo Interno}

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DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

DIAGRAMA DE FLUJO DOCUMENTOS DE

REFERENCIA Página 3 de 9 TIEMPO ESTIMADO Código: PEX.03 Versión: 02

Jefe de la Unidad Gestora Docentes adscritos a la UAA. 2. Plantea la iniciativa. Acuerdo 103 de 2010 - Artículo 6, numeral 1, inciso a.

1. Identifica las necesidades y oportunidades de gestión detectadas. Se busca y difunde a las Unidades Gestoras las convocatorias relativas a los servicios tecnológicos de Asesoría y Consultoría, también se recepcionan las solicitudes externas que llegan por demanda directa.

Jefe de la Unidad Gestora Unidad de Apoyo a la Formulación de Proyectos Docentes adscritos a la UAA. Acuerdo 103 de 2010- Artículo 22.

3. Somete a consideración de la Dirección de Transferencia de Conocimiento, la pertinencia de la formulación de la propuesta, en aras de evaluar la pertinencia académica en el tema o realizar

alianzas. Jefe de la Unidad Gestora

Acuerdo 103 de 2010: - Artículo 6 numeral 1, inciso a.

- Artículo 1 y 2.

4. Si la iniciativa es viable, define el Director del proyecto. De lo contrario pregunta si es necesario replantearla, en caso afirmativo plantea de nuevo la iniciativa.

Nota: El Director deberá ser una persona de vinculación de planta, bien sea profesor o profesional administrativo. Cuando la naturaleza y las características del proyecto así lo exijan, el Jefe de la Unidad Gestora deberá solicitar a la Dirección de Transferencia de Conocimiento de la VIE aval para que la dirección del proyecto sea desempeñada por una persona que no pertenezca a la planta de personal.

Jefe de Unidad Gestora Acuerdo 103 de 2010:_{- artículo 6, numeral 2.} - artículo 7, 8 y 12. Acuerdo 065 de 2003 Puede suceder que la iniciativa sea viable o no.

INICIO 1. Identifica las necesidades, difunde y recepciona. 2. Plantea la iniciativa 3. Somete a consideración de DTC 4. Define el Director responsable del proyecto

¿Iniciativa Viable? No Si _{¿Es necesario} replantear? No Si FIN A 1

1 Jornada = 1 Día Hábil ½ Jornada = ½ Día Hábil

Sujeto a tiempo del responsable

Sujeto a tiempo del responsable Sujeto a tiempo del

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PROCESO EXTENSIÓN - CONSULTORIO JURÍDICOPROCESO EXTENSIÓN

DESCRIPCIÓN _RESPONSABLE

REFERENCIA Código: PEX.03

Versión: 02

1

5. Elabora la Memoria Técnica del Proyecto, en la cual se deberán valorar los siguientes aspectos: capacidad institucional en talento humano, infraestructura y logística, disponibilidad para comprometerla en los alcances y tiempos establecidos en la propuesta y la evaluación de los riesgos asociados a la ejecución de la misma. Presenta la Memoria Técnica a consideración del Consejo de Escuela.

Nota: El consejo de Escuela deberá sesionar y emitir su concepto frente a la iniciativa.

 Acuerdo 103 de 2010 - Artículo 5.

- Artículo 15 inciso a,b,c,d.

Director del Proyecto.

 Acuerdo de 103 de 2010 - Artículo 20.

6. Registra la iniciativa en el módulo de extensión de la VIE. Director del Proyecto. Jefe de la Unidad Gestora.

7. El Vicerrector de Investigación y extensión dirime la situación, de acuerdo con la política de extensión institucional.

Nota: Se presenta al COIE.

Vicerrector de Investigación y

Extensión  - Artículo 11, ParágrafoAcuerdo de 103 de 2010 Si el concepto es favorable:

En caso de duplicidad entre las Unidades Académico Administrativas:

TIEMPO ESTIMADO

Sujeto a tiempo del responsable 1-5 Jornadas (Actividades 7 y 8)  Módulo de extensión. 2 No Si No Si 5. Elabora y presenta la Memoria Técnica al Consejo de Escuela. ¿El concepto es favorable? A Pág.3 ¿Existe duplicidad? B Pág.5 7. Dirime situación de duplicidad 6. Registra la iniciativa Acta de reunión Consejo

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REFERENCIA Código: PEX.03 Versión: 02 TIEMPO ESTIMADO 2

9. Solicita el aval para la iniciativa a la VIE . _{Jefe de la Unidad} Gestora

 Acuerdo 103 de 2010 - Artículos 13, Parágrafo Sí es posible continuar, de acuerdo con la decisión respecto a la

duplicidad de iniciativas, se sigue con el procedimiento, ya sea porque se define, quien lidera la propuesta entre las unidades que desean presentarla, realizando una alianza entre ellas, o se elije una de las dos (o más) UAAs para continuar el proceso. Por esto, para la(s) UAA(s) no elegida(s), se termina el procedimiento.

Si se considera iniciativa solidaria:

Si la iniciativa no es avalada, se pregunta si es necesario realizar ajustes:

10. Revisa la solicitud de aval. 1-5 Jornadas _COIE

No ¿Es posible continuar?

Si

¿Se considera iniciativa solidaria?

9. Solicita el aval a la VIE

¿Iniciativa avalada?

3

FIN

B

10. Revisa solicitud de aval. 8. Comunica decisión. C D Pág.6 D Pág.6 No Si Si No

8. Por medio de documento firmado por el Vicerrector de Investigación y Extensión se comunica la decisión a la Unidad Académico Administrativa.

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REFERENCIA Código: PEX.03 Versión: 02 TIEMPO ESTIMADO 3

Si el servicio se encuentra registrado en el portafolio:

¿El servicio esta registrado en el

portafolio?

12. Elabora la Propuesta Técnico-Financiera para el caso de los proyectos de extensión en la modalidad de asesoría, consultoría y servicios tecnológicos o de la Propuesta Académico-Financiera en los programas de educación continuada.

Nota: Para educación continuada se realiza propuesta académico-financiera.

Director del proyecto  Acuerdo 103 de 2010 - Artículos 12, 13 y 14. 12. Elabora la propuesta

Técnico-Financiera Sujeto a tiempo del

responsable ¿Es necesario realizar

ajustes?

11. Realiza ajustes

¿Es posible desarrollar la propuesta sin

sentido solidario? FIN C Pág.5 D 4 No Si No Si Si No

11 . Si es necesario realiza ajustes y procede a ejecutarlos. Director del proyecto

 Acuerdo 103 de 2010 - Artículos 13, Parágrafo Si no es necesario realizar ajustes, se analiza la posibilidad de

desarrollar la propuesta sin sentido solidario. En caso de que sea posible realizarla sin sentido solidario, se realizan los ajustes pertinentes, de lo contrario se termina el procedimiento

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PROCEDIMIENTO PARA LA OFERTA Y PREPARACIÓN DE PROPUESTAS DE EXTENSIÓN

Versión: 02

14. Revisa la propuesta en el modulo de extensión de la VIE. Director (a) de transferencia _{de conocimiento.} Profesional VIE

 Acuerdo 103 de 2010 - Artículo 18

Director (a) de transferencia de conocimiento.

Profesional VIE 13. Si la propuesta no es de educación continuada, el Director del

proyecto visa la propuesta para pasar a firma de la carta de presentación por parte del representante legal.

Nota: De acuerdo a la solicitud del ente externo se elabora la carta. Ver PEX.06.

15. Si la propuesta no es avalada, comunica los ajustes necesarios.

Director del Proyecto.

16. Realiza los ajustes necesarios a la propuesta. Director del Proyecto. Si el servicio se encuentra registrado en el portafolio, se pregunta

sí es de cuantía superior. Si es de cuantía superior, se revisa la propuesta.

Sujeto a tiempo del responsable Sujeto a tiempo del

responsable  PEX.06 Procedimiento para la gestión de trámites jurídicos de las actividades de extensión. 3 Jornadas (Actividades 14 y 15) No ¿La propuesta es avalada?

15. Comunica los ajustes necesarios Propuesta de extensión a presentar 14. Revisa la propuesta 16. Realizar ajustes FIN E No ¿ La propuesta es de cuantía superior?

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PROCEDIMIENTO PARA LA OFERTA Y PREPARACIÓN DE PROPUESTAS DE EXTENSIÓN

Versión: 02

17. Si la propuesta es de educación continuada, ejecuta la actividad. Sujeto a tiempo del _{Director del Proyecto.} responsable

¿Es una propuesta de educación continua?

FIN 17. Ejecuta la actividad

Si

No _{Si la propuesta es avalada, se pregunta si es de educación}

continuada o no. E

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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Código: PEX.03 Versión: 02

01 Abril 10 de 2014 Creación del Documento

02

 Modificación del alcance.

 Actualización de la normatividad: eliminación de la Resolución Rectoría 249 del 2004 e inclusión de la Resolución 2527 de 2014 y la Resolución 807 de 2014

 Organización de las definiciones por orden alfabético.

 Modificación de las actividades: 1 y 7.

 Modificación de las descripciones: 1, 7, 8, 9, 10, 11, 13 y 16.

 Modificación de los responsables en la actividades 9, 12, 13 y 14.

 Unión de las actividades 5 y 6.

 Cambio de la forma de la actividad 7, 13 y 15.

 Inclusión de la actividad 10.

 Eliminación del Módulo de Extensión como documento de referencia en la actividad 2 e inclusión en la actividad 6.

 Eliminación del documento de referencia guía en la actividad 11.

 Inclusión del Procedimiento de extensión PEX. 06 como documento de referencia en la actividad 16.

 Cambio en la numeración de las actividades 11, 12, 13, 14, 15 y 16 por los números 12, 11, 14, 15, 16 y 13 respectivamente

 Inclusión de la columna de Tiempo Estimado .

 Modificación de la numeración de los conectores por letras del alfabeto.