MINISTERIO DE EDUCACION República de El Salvador, C. A.
Dirección Nacional de Gestión Educativa Gerencia de Servicios Educativos Departamento de Registro Académico e Histórico
COMUNICADO N° 1:
SOBRE LA MATRÍCULA DE EDUCACIÓN MEDIA 2016
San Salvador, 4 de enero de 2016 Señores(as) Directores(as) Departamentales de Educación, Acreditadores Departamentales,
Instituciones de Educación Media Oficiales y Privadas.
Estimados Señores(as):
Para el inicio del proceso de matrícula de educación media correspondiente al año lectivo 2016 en el Sistema de Registro Académico e Institucional “SIRAI”, se hace del conocimiento de ustedes las disposiciones siguientes:
1- CREACIÓN DEL AÑO ESCOLAR 2016 EN “SIRAI”
1.1Se les recuerda que en el inicio de un nuevo año escolar para acceder el sistema “SIRAI”
únicamente se encuentran activos los usuarios con perfil de Director(a) con el cual se deberá crear el nuevo año escolar en el sistema, el cual comprenderá la fecha de inicio que será la del día en el cual se cree el año y la fecha de finalización será el 23/12/2016. Estas fechas son únicamente para configuración del año en SIRAI.
1.2 El director(a) posterior a la creación del año escolar deberá activar el resto de usuarios que hayan creado en la opción de “cargar personal al año”. Esto incluye el usuario de Registro Académico que desde el usuario del Director(a) se debe volver a activar en el presente año.
2- REGISTRO DE MATRÍCULA
2.1 El período de registro de matrícula ordinaria estará comprendido entre 4 de enero y el 29 de febrero del presente año, incluyendo la validación de la misma. Y el periodo de matricula extraordinaria comprendida durante el primer día hábil del mes marzo al ultimo día hábil del mismo mes.
2.2 Para realizar la matrícula oficial 2016 deberá presentar copia del acuerdo ejecutivo que les autoriza impartir la modalidad y opción del Bachillerato. Caso contrario deberá presentar documentos que evidencien los trámites que se estén realizando para la legalización del Bachillerato.
“Se aclara que de no presentar documentación que respalde el Bachillerato no se recibirá la matricula de los estudiantes”.
2.3 La validación de la matrícula que se efectúa en las Direcciones Departamentales de Educación será para todos los estudiantes de primer año de bachillerato, así como para los de segundo, tercero y cuarto año de bachillerato. Para esta validación las Direcciones Departamentales de Educación harán la programación respectiva, la cual será comunicada por éstas a cada centro educativo. Por tanto se les solicita Directores(as) y Encargados de Registro Académico atender estrictamente a la programación que se les establezca la Dirección Departamental de Educación.
2.4 Documentos a presentar para realizar matrículas oficiales.
Primer Año de Bachillerato:
Segundo Año de Bachillerato
Tercer Año de Bachillerato
Cuarto Año de Bachillerato.
Certificado de 9°
Grado
Certificado de Primer Año.
Certificado de Segundo Año Técnico.
Certificado de Tercer Año Técnico.
Partida de Nacimiento
Partida de Nacimiento
Partida de Nacimiento
Partida de Nacimiento
Ficha de
Expediente
“SIRAI”
Las copias de Cuadros de Notas y Matrículas Oficiales no se solicitaran, en el caso de alumnos que se reincorporan al sistema educativo y provienen de años anteriores al año 2008 si deberán presentar copia de su matrícula oficial o constancia emitida por el Centro Educativo, si la Institución está cerrada oficialmente podrán solicitar una constancia en el Departamento de Legalización de Centros Educativos. En los casos del certificado de segundo año este excepcionalmente se puede recibir boleta de notas de SIRAI cuando los promedios con PAES no alcanzan nota de aprobación.
2.5 MATRICULA EXTEMORÁNEA: Posterior a los plazos establecidos de Matrícula Ordinaria y Extraordinaria, podrán solicitarse una Matrícula Extemporánea ante la Dirección Departamental correspondiente, en base a las siguientes indicaciones:
DOCUMENTOS A PRESENTAR PARA MATRÍCULA EXTEMPORÁNEA DEL AÑO 2016 Y DE AÑOS ANTERIORES AL ACTUAL.
a. Presentar una solicitud por parte del Director(a) del Centro Educativo en donde exponga el caso y justifique del porque se requiere de una matrícula fuera de los tiempos establecidos.
b. Presentar los respectivos documentos del expediente del o los alumnos a matricular:
certificado, partida de nacimiento.
c. Presentar el reporte de notas y asistencia debidamente firmado y sellado por la dirección escolar que evidencie que el estudiante se encuentra desde el inicio del año escolar en el Centro Educativo.
2.6 Los estudiantes que serán matriculados deben presentar el respectivo certificado o
certificación que les acredite la aprobación del grado inmediato inferior, así como su partida de nacimiento para efectos que su nombre sea registrado en forma correcta.
2.7 La presentación de matrícula ordinaria y extraordinaria del año escolar en curso únicamente se reciben a nivel de la Dirección Departamental de Educación. En relación a la matrícula extemporánea que corresponda a años anteriores al actual, estas son presentadas directamente en cada Dirección Departamental, por lo que ya no se solicitaran resoluciones de matrícula en el Departamento de Registro Académico e Histórico, únicamente los casos que no estén considerados en una norma o un instructivo.
2.8 En cuanto al cierre de expediente se les recuerda que únicamente se les efectúa a los estudiantes que han reprobado y deberán repetir el mismo grado. Los estudiantes que aprueban su año escolar no se efectúan cierre de expediente, esto incluye a los estudiantes que se cambian de Centro Educativo, si el estudiante cuenta con su certificado no se le debe solicitar un cierre de expediente.
2.9 IDENTIDAD: Los estudiantes que no poseen partida de nacimiento, ningún Centro Educativo podrá negar matricula, estos deberán ser recibidos por los Centro Educativos y registrar todo su desarrollo académico, en cuanto al registro de “SIRAI”; este se realizará hasta que la persona o responsables de la misma presenten la respectiva partida de nacimiento o hagan contar un trámite que estén efectuando para la obtención de la misma y así solicitar la respectiva matrícula extemporánea.
2.9.1 Para el presente año escolar 2016, los Centros Educativos que reciban estudiantes que no posean partida de nacimiento, deberá dejarse indicado en el registro de matrícula en
“SIRAI” en cada estudiante, el documento que está pendiente de entregar; así mismo deberán de reportarse los casos ante el Acreditador Departamental durante el proceso de presentación de la matrícula oficial. Se aclara que no deben incluirse estudiantes que tienen partida de nacimiento pero que no la han presentado.
2.9.2 Los estudiantes que si poseen partida de nacimiento pero esta presenta algún problema con su identidad o no se ve reflejada la aplicación de la Ley del Nombre u otra problemática relacionada a la identidad, de igual forma la Institución les recibirá y la matrícula será validada, no obstante los responsables del estudiante o este mismo, deberá realizar los trámites que correspondan para solventar la problemática que presente con su identidad con el único propósito que al culminar sus estudios de Educación Media no sea impedimento para la emisión del Título de Bachiller.
2.10 ESTUDIANTES DE NACIONALIDAD EXTRANJERA: Los alumnos de nacionalidad distinta a la Salvadoreña, pero que cuenten con su partida de nacimiento o pasaporte original, esto será suficiente para demostrar su identidad por lo que su matrícula oficial será validada.
2.10.1 ESTUDIANTES CON DOCUMENTOS ACADÉMICOS DEL EXTRANJERO:
los estudiantes que desean reanudar sus estudios en el país y estos poseen sus documentos académicos del extranjero, deberán realizar el trámite de incorporación y equivalencias de
estudio, este proceso se realiza en la Coordinación de Registro Histórico con el Lic. Julio Salamanca (2592-3133). Se solicita a los Centros Educativos abstenerse de recibir estudiantes con documentos extranjeros que no han realizado su proceso de incorporación y equivalencias.
2.10.2 Las personas con nacionalidad distinta a la salvadoreña, no les aplica la ley del nombre, por tanto bastara que presenten en original su partida de nacimiento o en su defecto el pasaporte dicho documento se dará por aceptado para su respectiva validación.
3- MOVILIDAD HORIZONTAL.
Para efectos de movilidad horizontal no es necesario ninguna autorización de esta oficina, únicamente debe cumplirse con los requisitos establecidos en el instructivo para tal fin, el cual establece que “La movilidad horizontal a que se refiere el Art. 24 de la Ley General de Educación, se podrá efectuar toda vez que se haga al inicio del año lectivo o en el transcurso de las primeras diez semanas del mismo. El único requisito para continuar estudios en el segundo año de Bachillerato General será la presentación del certificado aprobado de primer año de bachillerato técnico vocacional”. La aprobación del primer año técnico constituye el haber aprobado el plan de estudios, por tanto alumnos con materia pendiente no aplica la movilidad horizontal.
4- TRASLADOS
Los traslados de matrícula de un Centro Educativo a otro, deberán ser presentados ante la Dirección Departamental de Educación correspondiente.
Documentos a presentar:
• Nota Firmada y sellada por la Dirección Escolar en donde solicita y justifica el traslado.
• Certificado del grado anterior y Partida de Nacimiento.
• Cierre de Expediente de la Institución de la cual se retiro el estudiante (solo si su matrícula ha sido validada en SIRAI)
• Reporte de Notas y Asistencia escolar del presente año.
Recomendaciones para el retiro y recepción de estudiantes en calidad de traslado:
Estudiantes que se retiran del Centro Educativo:
a) La institución de la cual se retira un estudiante debe hacer entrega de los documentos que este presento para su matrícula, así como el registro en SIRAI, cierre de expediente, boleta de notas (si corresponde), registro de asistencia.
b) Verificar que el estudiante cuente con un Centro Educativo que le podrá recibir.
c) Si un estudiante se traslada y este aun no ha sido validado en la Dirección Departamental, el Centro Educativo deberá extender una constancia que evidencie su situación y su registro académico.
Estudiantes que reciben estudiantes en calidad de traslado de otro Centro Educativo:
a) Verificar que el estudiante cumpla las condiciones contenidas en el presente comunicado. En caso que el caso de traslado no esté considerado deberá consultar en el Departamento de Registro Académico e Histórico antes de recibir al estudiante.
b) El estudiante debe presentar los documentos que le permitan su matrícula en el grado a continuar, así como el registro de matrícula, cierre de expediente, notas y asistencia del Centro Educativo del cual se retiro.
Un estudiante que ha sido matriculado en un Centro Educativo podrá trasladarse a otro Centro Educativo bajo las siguientes condiciones:
Bachillerato cursado en Centro Educativo del cual
se retira
Bachillerato que cursara en Centro Educativo que
ingresa
Condición del Traslado
A) Primer Año de Bachillerato General
Primer Año de Bachillerato General
El traslado puede efectuarse durante el año escolar bajo una causa justificada.
B) Primer Año
Bachillerato Técnico
Primer Año de Bachillerato General
El traslado puede efectuarse durante el año escolar bajo una causa justificada y este se realice durante el primer trimestre del año en curso.
C) Primer Año de Bachillerato General
Primer Año Bachillerato Técnico
No Aplica Traslado
D) Segundo Año de Bachillerato Técnico
Segundo Año de Bachillerato Técnico
El traslado puede efectuarse durante el año escolar bajo una causa justificada siempre que se trate de la misma opción del Bachillerato Técnico.
E) Segundo Año de Bachillerato Técnico
Segundo Año de Bachillerato General
Debe cumplir los requisitos establecidos para Movilidad Horizontal. (ver numeral 3) F) Segundo Año de
Bachillerato General
Segundo Año de Bachillerato Técnico
No Aplica Traslado.
Los traslados de Bachillerato Técnico que no estén considerados en este comunicado deberán ser presentados ante el Departamento de Registro Académico e Histórico para su respectivo análisis y
respuesta.
NOTA: se les recuerda que los traslados de matrícula deben presentarse en forma oportuna, este trámite no debe exceder un mes posterior de haber recibido al estudiante. Así mismo se debe garantizar que el alumnos que se traslada cumpla las condiciones para hacerlo y los documentos respectivos.
5- CAMBIO DE BACHILLERATO Y CON DIFERENTE PLAN DE ESTUDIOS TÉCNICO O PROGRAMA DE ESTUDIO (Apremat, Megatec, Pro-Educa, etc.)
Ante la implementación de nuevos Bachilleratos Técnicos, los estudiantes que cursen dicha Modalidad y requerían cambiarse de Centro Educativo y en este difiere el plan de estudios en la opción del Bachillerato Técnico del cual proceden, podrán efectuar el cambio al nuevo plan de estudios siempre y cuando sea dentro del mismo sector de la misma modalidad técnica.
Los cambios permitidos corresponden a las opciones técnicas del mismo sector:
Bachillerato Técnico Vocacional Bachillerato Técnico Vocacional Bachillerato Técnico Vocacional Industrial
opción Mecánica General Bachillerato Técnico Vocacional en Mecánica Industrial
Bachillerato Técnico Vocacional Industrial
opción Mecánica Automotriz Bachillerato Técnico Vocacional en Mantenimiento Automotriz
Bachillerato Técnico Vocacional Industrial
opción Electrotecnia Bachillerato Técnico Vocacional en Sistemas Eléctricos
Bachillerato Técnico Vocacional Industrial
opción Electrónica Bachillerato Técnico Vocacional en Electrónica Bachillerato Técnico Vocacional Comercial
opción Secretariado
Bachillerato Técnico Vocacional Comercial opción Contador
Bachillerato Técnico Vocacional Comercial opción Asistente Administrativo
Bachillerato Técnico Vocacional Comercial opción Contable
Bachillerato Técnico Vocacional Administrativo Contable
Bachillerato Técnico Vocacional Salud
opción Enfermería Bachillerato Técnico Vocacional en Atención Primaria en Salud
Dada la diferencia del método de evaluación de asignaturas a módulos o viceversa, es importante tener claro la forma en que deberá atenderse en el aula por ello pueden consultar con los técnicos de la Gerencia de Educación Técnica y Tecnológica a los teléfonos: 2592-4212, 2592-4213, 2592- 4214 y 2592-4216
NOTA: para los traslados de matrícula en donde hay un cambio del programa de estudio del Bachillerato Técnico el Departamento de Registro Académico e Histórico, no emite resolución dado que el cambio es automático siempre que cumpla los requisitos de matrícula.
5.1 CAMBIO DE BACHILLERATO GENERAL A UNA MODALIDAD FLEXIBLE.
Un estudiante que curse la Modalidad de General en el plan de estudios tradicional podrá cambiarse a una modalidad flexible cumplimento los requisitos que se le establezcan por el Instituto de Educación Permanente para Personas Jóvenes y Adultas. En el caso que un estudiante desee cambiarse de una modalidad flexible al plan regular en la misma modalidad podrá efectuarlo, a razón que el cambio se da siempre bajo la misma modalidad de Bachillerato General, no obstante la Institución que le reciba deberá reforzar el area complementaria.
6- CAMBIO DE JORNADA DE ESTUDIO.
Los estudiantes que cursaron su segundo técnico diurno y desean trasladarse al cuarto técnico nocturno, este trámite será el Centro Educativo quien les reciba y deberá realizar el trámite ante el Departamento de Registro Academico e Histórico, quien analizara el caso y emitirá resolución.
7- INDICACIONES GENERALES.
7.1 Para el llenado de los expedientes de estudiantes que ya están registrados en el Sistema
“SIRAI” únicamente deberá editarse, completando la información en las pestañas que comprenden el expediente, exceptuando la pestaña “matrícula” y “Estudios Realizados”, dado que estas registran de forma automática la información histórica de la permanencia de un estudiante en el sistema educativo nacional.
7.2 Los Directores(as) y Encargados de Registro Académico de los centros educativos son responsables de garantizar que los nombres de los estudiantes estén escritos correctamente en su expediente según su partida de nacimiento. Asimismo, deberá tenerse especial cuidado con aquellos nombres y apellidos que lleven acento ortográfico (tilde), los cuales deberán escribirse correctamente. En el caso de expedientes ya registrados en “SIRAI” y es necesario realizar una corrección en el nombre del mismo deberá indicarse en la nomina de matrícula oficial y solicitar la edición del mismo conforme a la partida de nacimiento en la Departamental de Educación Correspondiente al momento de la validación de la matrícula.
7.3 Para los estudiantes que fueron matriculados en el año 2015 en el SIRAI y que por lo tanto ya tienen NIE, pero sus nombres están escritos con errores ortográficos (incluyendo la omisión de tildes), deberá efectuarse la corrección correspondiente en las oficinas de Acreditación de su respectivo Departamento, para este proceso debe presentarse la respectiva partida de nacimiento. Este proceso se efectuará en el período comprendido de matrícula ordinaria y extraordinaria. Los centros educativos serán los responsables de identificar en el SIRAI los errores en la escritura de los nombres y apellidos de los estudiantes y presentarlos a la oficina de Acreditación Departamental. Se aclara que este proceso se ejecuta a nivel de las Direcciones Departamentales de Educación por tanto cada Centro Educativo debe coordinarse con la misma en el proceso de “NIE” como la presentación de boleta de captura de información así como la recepción del listado con NIE del presente año.
7.4 Al realizar el proceso cierre de registro de notas en el año 2015 todos los alumnos de bachillerato automáticamente quedaron aptos para matricularse en cualquier institución. En el
caso que un estudiante desee estudiar en el 2016 en otro centro educativo distinto a donde estudió en el 2015 no será necesario que el centro educativo de procedencia efectúe el cierre de expediente excepto en aquellos casos en los que el alumno haya reprobado el año, ya que necesita cerrarse el expediente para poder matricularlo en el mismo grado en el año 2016. El proceso de cierre de expediente del alumno es necesario únicamente cuando el estudiante se traslada en el transcurso del año escolar activo.
7.5 Los estudiantes con certificados de Educación Básica que no cuenten con el Numero de Identificación del Estudiante “NIE”, estos siempre serán validos por lo que no se le observara ni se le negara matrícula a ningún estudiante. Es responsabilidad del Centro Educativo que emitió el Certificado a través de su Dirección Departamental de Educación solventar dichos casos. Los alumnos con observaciones sobre su número de “NIE” no deben ser remitidos al nivel central, esta gestión la realizara el respectivo Centro Educativo que emitió el Certificado o caso contrario la que ha recibido al estudiante para que solventen su caso ante la Dirección Departamental.
7.6 Las instituciones que poseen la modalidad APREMAT y MEGATEC opción Industrial deben crear sus secciones seleccionando en el SIRAI los servicios educativos que presentan al final y entre paréntesis la palabra APREMAT ó MEGATEC según sea el caso. De igual forma las instituciones que tienen acreditado el Bachillerato Técnico Nocturno en cualquiera de sus opciones deberán crear sus secciones seleccionando en el sistema los servicios educativos que presentan al final y entre paréntesis la palabra NOCTURNA.
7.7 Se solicita atender al documento “MANUAL DEL USUARIO PARA MATRÍCULA”, el cual brinda el detalle para efectuar todo el proceso de matrícula oficial para el presente año escolar, el cual se encuentra publicado en el portal Web del SIRAI.
7.8 Los estudiantes de segundo año de Bachillerato Técnico que han aprobado Institucionalmente todas sus asignaturas del plan de estudio, pero hayan reprobado una o más asignaturas al promediar su resultado institucional con su resultado de PAES, deberán ser matriculados en su Tercer Año de Bachillerato, dado que la PAES no constituye un impedimento para poder matricularse sino un requisito para obtener el grado académico de Bachiller. Para efectuar el proceso de matrícula de estos estudiantes deberá atender a las indicaciones contenidas a continuación:
PROCEDIMIENTO PARA MATRÍCULA PARA ALUMNOS QUE ESTAN PENDIENTES DE EVALUARSE EN PRUEBA DE REPOSICIÓN DE “PAES”
La Prueba de Aprendizajes y Aptitudes para Egresados de Educación Media (PAES), es uno de los requisitos para que los estudiantes puedan graduarse como Bachilleres Generales o Bachilleres técnicos.
Por tanto, para el caso de los estudiantes que cursaran el tercer año de Bachillerato técnico; el haber reprobado una o más asignaturas de la PAES, no es impedimento para el registro de matrícula y validación.
El Sistema de Registro Académico e Institucional (SIRAI), con relación al ingreso de matrícula de alumnos para tercer año Técnico se basa en la siguiente lógica:
• Acepta la matrícula del alumno, si está debidamente cerrado su registro de notas y ha aprobado todas las asignaturas institucionales de su plan de estudios y todas las asignaturas de la PAES.
• Acepta la matrícula si está debidamente cerrado su registro de notas y si el estudiante ha reprobado una materia institucional, pues el sistema reconoce que el próximo año será la asignatura que llevará por periodos.
Para los casos de matrícula en los cuales los alumnos han reprobado asignaturas de la PAES se procederá de la siguiente forma:
• Si el alumno ha reprobado una asignatura de la PAES, la institución efectuará el respectivo cierre de notas y deberá de registrar la matricula en el tercer año. El sistema reconoce que ha reprobado una asignatura y le permite el ingreso en el sistema.
• Si el alumno ha reprobado dos o más asignaturas de la PAES, o ha reprobado una asignatura institucional y una o más de la PAES; el sistema lo reconoce como reprobado y no le permite el ingreso en el SIRAI. En este caso la institución procederá a presentarse a la Departamental de Educación correspondiente para hacer efectivo el proceso de la matricula y validación del estudiante.
Para llevar a cabo la validación de estos estudiantes que han reprobado la PAES, la institución deberá presentar en original y fotocopia la siguiente documentación en la Departamental:
• Cuadro de notas
• Boleta de PAES
El acreditador departamental deberá de proceder de la siguiente manera:
• Para el caso de alumnos que han reprobado solo una asignatura de la PAES, procederá a validarlo teniendo a la vista el cuadro de notas y la Boleta de PAES, en donde verificará que es por asignatura PAES que no se genera el certificado de segundo Técnico y procederá a validarlo.
• Para casos de alumnos que han reprobado dos o más asignaturas de la PAES, o ha reprobado una asignatura institucional y una o más de la PAES; procederá a efectuarle el cierre de expediente del 2º año técnico y lo matriculará en el tercer año técnico. Para la validación tendrá a la vista el cuadro de notas y la Boleta de PAES, en donde verificará que es por asignatura de la PAES que no se genera el certificado de segundo Técnico. Posterior al ingreso y validación en el tercero técnico, el acreditador reactivará el registro del alumno en el segundo técnico, con la opción Ajustes de alumnos.
Se les recuerda a todos los Centros Educativos que en base al Art. 64 de la Ley General de Educación “El Centro Educativo es el responsable del registro académico”, por tanto todos los tramites relacionados a este tema deben ser presentados por el Centro Educativo, a su vez se les solicita abstenerse de remitir a estudiantes y padres de familia a realizar trámites de registro académico
Consultas sobre procesos de matrícula oficial en SIRAI podrá efectuarlas con el Ing. José Antonio Pineda al correo electrónico [email protected] o con Mardo Elías Crespin, al correo
electrónico [email protected], o bien al teléfono 2592-3113, de igual manera puede contactarse con la Dirección Departamental Correspondiente.
Los casos de matrícula oficinal que no estén considerados o casos especiales que no estén considerados, deberán ser presentados con el Ing. Jonathan Guillermo Aparicio al correo electrónico [email protected] o bien al teléfono 2592-3131
DIOS UNION LIBERTAD
Lic. Juan Carlos Arteaga Mena
Departamento de Registro Académico e Histórico
V.o.B.o.:
Ing. Jonathan Guillermo Aparicio Peñate.
Departamento de Registro Académico e Histórico
