Presentación Informe de Ejecución POAI Año Fiscal. Trimestre. (PROPUESTA)

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Presentación Informe de Ejecución POAI Año Fiscal_____. Trimestre _____.

(PROPUESTA)

Para una mejor comprensión y análisis de la Ejecución por trimestre del POAI del año fiscal correspondiente, y con fines de seguimiento, control y evaluación periódicos, ésta debe presentarse por Proyectos y Acciones Centralizadas, y debe contener, al menos, la siguiente información:

a) las fichas por Proyectos y Acciones Centralizadas, así como el desagregado por Partidas, asociado a Proyectos y Acciones Específicas (incluyendo metas).

b) El informe, con la conformación y certificación de los responsables de cada proyecto, la certificación de las Unidades Administrativas involucradas y los formatos establecidos por ley, como son:

1_ la conciliación mensual y el desagregado por Partidas;

2_ el flujo de efectivo que permita observar la disponibilidad en el período (cierre de caja y banco mensual);

3_ los estados financieros y sus anexos (incluir los formatos contables utilizados); y 4_ el Instructivo Nº 7, entre otros

c) Avance Físico y de lo planificado (incluye desviación): Presentar Línea Base, resaltar logros obtenidos en el período, la consecución de productos, resultados e impactos y obstáculos presentados, así como los Indicadores utilizados.

d) Información requerida: RAC, Nómina, Estructura de Costos, Base de Cálculo, Plan de Compras, Estadística Universitaria, entre otras; y

e) Presentar las orientaciones o recomendaciones necesarias para dar respuesta, no sólo a lo planificado, sino a las Políticas y exigencias del Ejecutivo.

Para estandarizar la información, la ejecución del POAI se puede presentar de acuerdo al formato de Informe que se describe a continuación:

INFORME: Ejecución POAI (Proyectos y Acciones Centralizadas) año fiscal _____.

La Ejecución del POAI debe contener por Proyecto y Acción Específica, lo que se indica a continuación:

I_ Proyecto (Cód.): __________________________. Objetivo: ______________

Producto: ________________________________________________________

Unidad de medida: ________________________________________________

Responsables, de Proyecto, de Gestión y Administrativo: (ubicación Administrativa): __________________________________________________________________________

(Colocar firma, Cédula de Identidad y sello húmedo de la Unidad Administrativa)

Unidades Administrativas Involucradas: _______________________________________

Presupuesto Ley (Bs.): _____________________________________________

Presupuesto Modificado (Bs.): _______________________________________

Presupuesto Total (Bs.) (Ley + Modificado): _____________________________

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Se debe presentar, la información sobre el avance del periodo, de acuerdo a lo establecido en los cuadros 1, 2 y 3:

Cuadro 1. POAI. Proyectos. Ejecución Presupuestaria. Trimestre _____. Año Fiscal ____. Consolidado Plan Operativo Anual Institucional Año Fiscal _____

Proyecto Ejecución Presupuestaria (Bs.)

N° Denominación Responsables (Proyecto, Gestión – Administrativo) Presupuesto Ley

Modificación Comprometido Causado pagado Disponible

01 PNF 02 Formación en Carreras 03 Formación de Postgrado o Estudios Avanzados 04 Investigación, Innovación y Gestión del Conocimiento 05 Sistema de Recursos para la Formación e Intercambio Académico 06 Sistema de Apoyo al Desarrollo Estudiantil 07 Intercambio y Gestión del Conocimiento con la Sociedad 08 Desarrollo y Mantenimiento de Infraestructura Física. 09 Territorialización y Municipallización N OTROS Total:

Fuente: Ing. Virgilio Roa (Representante – S – Director OPSU ante el Consejo Superior). Mayo 2012

Cuadro 2. POAI ____. Avance Físico – Financiero1

Consolidado por Proyecto

Plan Operativo Anual Institucional Año Fiscal ______

Proyecto: _________________ Ejecución – Presupuesto (Bs.)

Consolidado – Trimestre ______ Acción Especifica Meta Unidades Administrativas Partidas (Bs) 4.01 4.02 4.03 4.04 4.05 4.07 4.08 4.11 1 M1 A, B, C1,… ,…Z0 2 M2 A1, B1, C,… …Z … … …. … … … … n Mn An, Bn, Cn,… …Zn Total

Fuente: Virgilio Roa (Representante – S – Director OPSU ante el Consejo Superior). Mayo 2012

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1.- véase Anexo: Elementos que debe contener la Ejecución

Avance Físico y de lo planificado

Se debe presentar la línea Base y el análisis de desvío; además de resaltar logros obtenidos en el período, la consecución de productos, resultados e impactos y obstáculos presentados, así como el análisis de los indicadores o el sistema de indicadores que permiten hacer seguimiento, control y evaluación al POAI.

Para determinar el avance del POAI por proyecto, se puede hacer seguimiento a las Acciones específicas, a través del siguiente Gráfico que visualice cuando inician y cuando terminan las actividades que la constituyen. El gráfico puede detallarse por actividades y tareas:

Proyecto: ________________. Objetivo: ____________. Responsables: _________. Acción Específica: __________________________. Duración: _________________.

No. Actividad (Descripción de la actividad) Duración en meses P.i.1 No. Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8

Mes Mes Mes Mes

1 A 1 2 B 1 3 C 1 1 4 D 1 ½ 2 5 E 1 ½ 3 6 F 1 4 7 G 1 5 8 H 6

1: Número de la actividad predecesora inmediata

Cuadro 3: Consolidado. Estatus de los Recursos por Gasto. Monto (Bs.). Trimestre ___. Año ____ Proyecto:_______________________________________

Partida (4.01)

Ingresos (Bs.) Egresos (Bs.) Observación

Presupuesto Ley Modificación Presupuestaria Total Ppto.

Comprometido Causado Pagado Disponible

4.01.01.00.00 4.01.02.00.00 4.01.03.00.00 4.01.04.00.00 4.01.05.00.00 4.01.06.00.00 4.01.07.00.00 4.01.08.00.00 Total 4.02…… Total 4.03…… Total 4.04…… Total 4.0N…… Total

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Se puede controlar gráficamente la ejecución del proyecto resaltando encima o al lado de la barra del tiempo planificado, otra barra que indique el tiempo que efectivamente se ha consumido en la ejecución de la actividad. Además, se pueden incluir líneas verticales en un momento determinado para hacer cortes de evaluación y apreciar el estado de atraso o adelanto que pudieran tener las actividades. De igual manera, puede determinarse el costo (Bs) de cada actividad. De existir desvío se debe presentar un informe para la toma de decisiones.

II_ Acción Centralizada (Cód.): ______________________________________

Descripción: _______________________________________________________

Unidad de medida: ________________________________________________

Responsables: (ubicación Administrativa): _____________________________

(Colocar firma, Cédula de Identidad y sello húmedo de la Unidad Administrativa)

Unidades Administrativas Involucradas: ______________________________

________________________________________________________________

Presupuesto Ley asignado (Bs.): ____________________________________

Presupuesto Modificado (Bs.): ______________________________________

Presupuesto Total (Bs.) (Ley + Modificado):_____________________________

Se debe presentar, la información sobre el avance del periodo, por cada Acción Centralizada, de acuerdo a lo establecido en los cuadros 4, 5 y 6.

Fuente: Ing. Virgilio Roa (Representante – S – Director OPSU ante el Consejo Superior). Mayo 2012

Cuadro 4. POAI. Acción Centralizada. Ejecución Presupuestaria. Trimestre _____. Año Fiscal ____. Consolidado Plan Operativo Anual Institucional Año Fiscal _____

Acción Centralizada Ejecución Presupuestaria (Bs.)

N° Denominación Responsables (Gestión y Administrativo) Presupuesto Ley (Bs.) Modificaciones (Bs.)

91 Dirección y Coordinación de los Gastos de los Trabajadores 92 Gestión Administrativa 93 Previsión y Protección Social Total:

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Cuadro 5. POAI _____. Avance Físico – Financiero1

Consolidado por Acción Centralizada

Plan Operativo Anual Institucional Año Fiscal _____

Acción Centralizada: _____________ Ejecución – Presupuesto (Bs.)

Consolidado – Trimestre _____ Acción Especifica (descripción) Unidades Administrativas Partidas (Bs) 4.01 4.02 4.03 4.04 4.05 4.07 4.08 4.11 1 A, B, C1,… ,…Z0 2 A1, B1, C,… …Z … …. … … … … … … … … n An, Bn, Cn,… …Zn Total

Fuente: Virgilio Roa (Representante – S - Director OPSU ante el Consejo Superior). Mayo 2012 1.- véase Anexo: Elementos que debe contener la Ejecución.

Cuadro 6: Consolidado. Estatus de los Recursos por Gasto. Monto (Bs.). Trimestre ____. Año ____ Acción Centralizada:_______________________________________

Partida (4.01)

Ingresos (Bs.) Egresos (Bs.) Observación

Presupuesto Ley Modificación Presupuestaria Total Ppto.

4.01.01.00.00 4.01.02.00.00 4.01.03.00.00 4.01.04.00.00 4.01.05.00.00 4.01.06.00.00 4.01.07.00.00 4.01.08.00.00 Total 4.02…… Total 4.03…… Total 4.04…… Total 4.0N…… Total

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ANEXO: ELEMENTOS QUE DEBE CONTENER LA EJECUCIÓN.

PROYECTOS y

ACCIONES CENTRALIZADAS

RESULTADOS

Productos – efectos - Impactos

Tangibles

Intangibles

Pertinentes

Calidad

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Vinculación Plan – Presupuesto; Ejecución – Rendición de Cuentas; Evaluación

La relación se inicia con el Plan, referido al Plan Operativo Anual Institucional (POAI), conformado por aquellos Proyectos y Acciones Centralizadas que serán ejecutados en el año fiscal correspondiente. Los Proyectos1 que están en el POAI, se presentan de manera resumida en el formato denominado “Ficha Técnica – Proyecto Nacional”. Por otra parte, el POAI debe dar respuesta a lo establecido en el Plan Estratégico Institucional (PEI).

Como todo plan, requiere recursos financieros para poder desarrollarlo y garantizar la obtención de los resultados previstos. Estos recursos financieros se proveen a través del Presupuesto Anual, que se vincula directamente al POAI y es lo que se conoce como Plan – Presupuesto.

La Ejecución está referida al avance del Plan - Presupuesto, tanto físico (metas), como financiero (ingresos - egresos), en un periodo determinado (mensual, trimestral, entre otros). La Rendición de Cuentas implica presentar de manera periódica la Ejecución Plan - Presupuesto para verificar el avance de lo planificado (proyectos y acciones centralizadas). Por lo general se presentan periódicamente a través de los denominados informes de avance físico – financieros, que contiene las Cuentas de ingresos y egresos y los estados financieros, así como los logros y obstáculos en el periodo. La Rendición de Cuentas debe informarse a la Comunidad Universitaria.

La Evaluación tiene que ver con la comprobación de lo planificado, determinando la pertinencia, calidad y el grado de consecución de los Productos - Resultados establecidos en el Plan – Presupuesto, así como lo establecido en el PEI. Algunos insumos para la Evaluación son: la Ejecución del POAI (plan – presupuesto), la Rendición de Cuentas, El informe de Gestión, los informes de Auditoria, y la Memoria y Cuenta, entre otros.

Notas:

1.- El POAI, debe dar respuesta a lo establecido en los Instrumentos de planificación Institucionales, como son El Plan Estratégico y las Políticas Institucionales. Estos instrumentos de planificación, a su vez, deben enmarcarse en la Constitución y las leyes de la República Bolivariana de Venezuela, en el Plan de la Patria (Plan de desarrollo económico y social de la Nación) y el Plan Sectorial de Educación Universitaria, entre otros.

2.- El Plan – Presupuesto, utiliza la técnica de Presupuesto por Proyecto – Resultado, la cual se fundamenta en aquello que se quiere obtener con la acción pública y centra la atención en los resultados y los impactos a nivel social.

3.- La Memoria y Cuenta es un documento indispensable para la evaluación, no solamente porque vincula al plan estratégico y operativo respectivo, sino que en ella se reflejan las estrategias, políticas, planes generales, objetivos, metas, indicadores, resultados, impactos y obstáculos en la gestión de cada institución en el año inmediatamente anterior, así como los lineamientos de sus planes para el año siguiente, de allí la necesidad de su correcta concepción.

4.- Para garantizar el éxito del Plan Estratégico Institucional (PEI), por medio del POAI (plan –

presupuesto), se deben realizar tanto la evaluación de gestión, como la evaluación institucional, a través del seguimiento y control de lo planificado, de manera de modificar o mejorar aspectos de definición, implementación y procedimientos que permitan alcanzar los resultados esperados. También se podrán verificar y modificar los objetivos, estrategias, políticas, programas, procesos y proyectos, de manera de reorientar y realizar ajustes en la planificación institucional.

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