1.Objeto
Este procedimiento tiene por objeto definir los criterios y responsabilidades para el control de la documentación del Sistema de
Gestión de la Calidad de C.C.S.L. .
2. Alcance
Este procedimiento es de aplicación a:
¾Manual de Calidad.
¾Procedimientos Generales.
¾Instrucciones Técnicas, en caso necesario.
¾Normas y Reglamentos aplicables.
¾Registros utilizados o generados para asegurar la eficacia del
Sistema.
3. Descripción
3.1. Elaboración, revisión y aprobación de documentos 3.1.1. Manual de Calidad
El Manual de Calidad es el documento director del Sistema de Gestión
de la Calidad de C.C.S.L. . Está estructurado en ocho capítulos que
corresponden con los puntos de la norma UNE EN ISO 9001:2000. La no aplicabilidad de algún requisito de esta norma se indica en el correspondiente capítulo del manual.
El Manual de Calidad de C.C.S.L. es elaborado por el Responsable de
Calidad con el asesoramiento que él estime oportuno. Una vez elaborado y a nivel de propuesta, el Responsable de Calidad lo hace llegar al resto de
departamentos para recoger sugerencias y comentarios. En caso de que existan discrepancias, se discutirán en la Reunión de Calidad.
Introducidos, si proceden, los cambios oportunos, el Responsable de Calidad realizará la revisión del documento y firmará la casilla correspondiente de la portada del mismo.
Tras la revisión por parte del Responsable de Calidad, el Manual será revisado y aprobado por la Gerencia. La persona a la que se le distribuye el Manual de forma controlada será responsable de su archivo.
3.1.2. Procedimiento General
Los Procedimientos Generales (PRG) son los documentos que describen con detalle como se realizan las funciones previstas en el Manual, así como las responsabilidades en relación con dichas funciones.
Los Procedimientos Generales los elabora el Responsable de Calidad con el asesoramiento que él estime oportuno. Una vez elaborados y a nivel de propuesta, el Responsable de Calidad los hace llegar al resto de departamentos para recoger sugerencias y comentarios. En caso de que existan discrepancias, se discutirán en la Reunión de Calidad.
Introducidos, si proceden, los cambios oportunos, el Responsable de Calidad realizará la revisión del documento y firmará la casilla correspondiente de la portada del mismo. Tras la revisión por parte del Responsable de Calidad, los Procedimientos Generales serán revisados y aprobados por la Gerencia.
3.1.3. Instrucciones Técnicas
Las instrucciones técnicas son documentos que describen de manera ordenada y con detalle las acciones que conducen a la realización de un determinado trabajo o tarea que afecte a la calidad. Estas instrucciones las elabora el responsable del área que , por la naturaleza del trabajo que se
pretende documentar, resulte más afectada. En caso de duda sobre el área más afectada, decidirá el Responsable de Calidad.
Una vez elaboradas y a nivel de propuesta, el Responsable de Calidad las hace llegar al resto de departamentos para recoger sugerencias y comentarios. En caso de que existan discrepancias, se discutirán en la Reunión de Calidad.
Introducidos, si proceden, los cambios oportunos, el Responsable de Calidad realizará la revisión de los documentos y firmará la casilla correspondiente de la portada del mismo. Tras la revisión por parte del Responsable de Calidad, las Instrucciones Técnicas serán revisadas y aprobadas por la Gerencia.
3.1.4. Registros de Calidad
Los responsables de cada una de las áreas garantizarán que las condiciones de archivo de los Registros de Calidad generados, sean tales que hagan mínimo los riesgos de daño o deterioro, y que eviten su pérdida.
Aquellos registros para los que no se indique codificación se controlarán por su fecha de emisión.
Los Registros de Calidad estarán siempre a disposición de la Gerencia y de los responsables de las distintas áreas y, cuando así esté establecido en el contrato, también a disposición de los clientes.
3.2. Identificación y codificación de los documentos
En la portada del Manual de Calidad, Procedimientos Generales o Instrucciones Técnicas, figuran el código de identificación del documento, el estado de edición y la fecha. La codificación de los distintos documentos es como sigue:
3.2.1. Procedimientos Generales
Los Procedimientos se codifican de la siguiente manera:
PRG XX
Donde PRG indica Procedimiento General, siendo XX un número correlativo correspondiente al orden en que el procedimiento esté situado en el Manual.
3.2.2. Instrucciones Técnicas
Las Instrucciones Técnicas, en caso de existir, se codifican de la siguiente manera:
IT YY.ZZ
Donde IT significa Instrucción Técnica, YY corresponde al número de procedimiento al que hace referencia y ZZ corresponde a dígitos correlativos.
3.2.3. Registros de Calidad
Los Registros de Calidad se codifican de la siguiente manera:
REG YY.ZZ
Donde YY corresponde al número de procedimiento al que hace referencia y ZZ corresponde a dígitos correlativos.
3.3. Distribución de los documentos
La distribución de documentos se realiza mediante copias controladas y copias no controladas. Los documentos distribuidos como copia controlada, llevarán un sello estampado en la portada con la leyenda
“COPIA CONTROLADA” y el número de la copia según la “Lista de distribución” - REG-01.01.
Toda la documentación distribuida de forma controlada se reflejará en el mencionado registro, indicando la edición, fecha y persona ala que se le ha distribuido.
El receptor de la copia controlada es desde ese momento responsable de su custodia, archivo de la misma y destrucción de la copia obsoleta.
Las copias no controladas se distribuirán con fines divulgativos de información general, etc y llevarán estampado un sello con la leyenda “COPIA NO CONTROLADA”.
Sólo se consideran válidas y se actualizan las copias distribuidas de forma controlada y recogidas en la lista para el control de la distribución de documentos.
Las responsabilidades en la distribución de documentos son las siguientes:
3.3.1. Documentos internos
El Manual de Calidad, Procedimientos Generales, Instrucciones Técnicas y Registros de Calidad, los distribuye el Responsable de Calidad.
En el caso de otros documentos, se especificará su sistema de control en el procedimiento que lo genere.
3.3.2. Documentos externos
¾ La documentación contractual suministrada por el cliente es
recepcionada y archivada por el departamento de Administración.
¾ La documentación de aseguramiento de calidad de otras
organizaciones son recepcionadas, archivadas, y distribuidas si procede por el Responsable de Calidad.
¾ Los planos entregados por el cliente son recepcionados y usados por el Jefe de Obra para la ejecución de la misma, estando prohibida su distribución.
3.4. Modificaciones
Las modificaciones en un documento se pueden producir como consecuencia de revisiones periódicas de los mismos, o bien, porque las circunstancias así lo requieran.
El documento modificado se somete al mismo proceso de revisión, aprobación y distribución que el documento oficial.
Alternativamente, cualquier persona de la empresa, puede sugerir modificaciones a un documento, para lo cual justifica las razones que aconsejan el cambio al Responsable de Calidad. Éste decidirá sobre su conveniencia.
Para cada nueva edición se incluye en la hoja de histórico de revisiones, que se encuentra en el comienzo de cada documento, las indicaciones de los cambios efectuados o comentarios de las causas y naturaleza de la modificación.
El documento, en su nuevo estado de edición se distribuirá como mínimo a todos los poseedores de copias controladas del documento original incluidos en la lista para el control de distribución del mismo.
El Responsable de Calidad archiva una copia de la última edición anulada para que quede constancia de las modificaciones.
4. Responsabilidades
En este momento se definen las responsabilidades descritas en este procedimiento para cada documento:
Manual de Calidad : el Manual de Calidad lo elabora el Responsable de Calidad con la ayuda que estime oportuno. Tras la elaboración se produce la revisión del documento, cuyo responsable será el Responsable de Calidad. La Gerencia se encarga de aprobar el documento y la distribución cae a cargo del Responsable de Calidad. Procedimientos Generales : Los Procedimientos Generales los elabora el Responsable de Calidad con la ayuda que estime oportuno. Tras la elaboración se produce la revisión de los documentos, cuyo responsable será el Responsable de Calidad. La Gerencia se encarga de aprobar los documentos y la distribución cae a cargo del Responsable de Calidad.
Instrucciones Técnicas : Las Instrucciones Técnicas, en caso necesario, las elabora el responsable del área afectada. Tras la elaboración se produce la revisión de los documentos, cuyo responsable será el Responsable de Calidad. La Gerencia se encarga de aprobar los documentos y la distribución cae a cargo del Responsable de Calidad.
Registros de Calidad : Los Registros de Calidad generados los elabora el Responsable de Calidad con la ayuda que estime oportuno. Tras la elaboración se produce la revisión de los documentos, cuyo responsable será el Responsable de Calidad. La Gerencia se encarga de aprobar los documentos y la distribución cae a cargo del Responsable de Calidad.
5. Anexos
Los Registros de Calidad que se han originado en este procedimiento son los que a continuación se relacionan:
¾ REG 01.01 Lista de documentos en vigor. El responsable de su custodia será el Responsable de Calidad y el tiempo mínimo será un año a partir de su generación.
¾ REG 01.02 Lista de distribución. El responsable de su custodia será el Responsable de Calidad y el tiempo mínimo será un año a partir de su generación.
