Herramientas de la Gerencia de Proyectos
Aplicadas a la Industria de la Construcción
Marco Conceptual de la Gestión de Proyectos
Un enfoque básico, basado en la Guía del PMBOK 2004
Daniele Bassi, PMP
Analista Senior de Presupuestos, Cosapi S.A. Ingeniería y Construcción
Marco Conceptual de La Dirección de Proyectos
INDICE
• Introducción
Introducción
• Que es un proyecto
• Características
– Temporal
– Entrega productos servicios o resultados únicos – Elaboración gradual
• Proyectos frente a trabajos operativos
– Proyectos Temporales y únicos
– Operaciones: continuas y repetitivas
• Proyectos y planificación estratégica
– Los proyectos se usan a menudo como un medio para lograr el plan estratégico de la organización.
Introducción
• Que es la dirección de proyectos?
– Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a
las actividades de un proyecto para satisfacer sus requisitos.
– Se logra mediante la aplicación de e integración de los procesos de
la dirección de proyectos, inicio, planificación, ejecución, monitoreo
y control y cierre.
• La dirección de proyectos incluye: – Identificar los requisitos
– Establecer objetivos claros y posibles de realizar
– Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costo
Introducción
• Estructura de la guía del PMBOK
• Sección I: Marco Conceptual
– Cap 1 Introducción
– Cap 2 Ciclo de vida del proyecto y organización
• Sección II: Norma para la dirección de proyectos
– Cap 3 Procesos de dirección de proyectos
• Sección III: Áreas de conocimiento de la dirección de
Proyectos
Las áreas de conocimiento de la dirección de proyectos, organiza los 44 procesos de dirección de proyectos de los grupos de de procesos del capítulo 3 en nueve áreas de conocimiento:
Introducción
– Cap 4 Gestión de la Integración del Proyecto – Cap 5 Gestión del Alcance del Proyecto
– Cap 6 Gestión del Tiempo del Proyecto – Cap 7 Gestión del Costo del Proyecto – Cap 8 Gestión de la Calidad del Proyecto
– Cap 9 Gestión de los Recursos Humanos del Proyecto – Cap 10 Gestión de las Comunicaciones del Proyecto – Cap 11 Gestión de los Riesgos del Proyecto
Introducción
• Áreas de experiencia
Una dirección de proyectos efectiva requiere que el equipo de
proyecto comprenda y use los conocimientos y las habilidades
correspondientes a por lo menos cinco áreas de experiencia:
• Fundamentos de la dirección de Proyectos
• Conocimientos normas y regulaciones del área de aplicación
• Comprensión del entorno del proyecto
• Conocimiento y habilidades de dirección general
• Habilidades interpersonales
Introducción
Conocimientos, normas y regulaciones del área
de aplicación Conocimientos y habilidades de gerencia general Comprensión del entorno del proyecto Habilidades Interpersonales
Guía del PMBOK Fundamentos de la Gerencia de Proyectos
Introducción
• Áreas de experiencia
– Fundamentos de la dirección de Proyectos
• Definición del ciclo de vida del proyecto
• Cinco grupos de procesos de dirección de proyectos • Nueve áreas de conocimiento
Introducción
• Áreas de experiencia
– Conocimientos, normas y regulaciones del área de aplicación.
Las área de aplicación se definen por lo general en:
• Departamentos funcionales, como legal, producción, comercialización, etc.
• Elementos técnicos, como el desarrollo o ingeniería de construcción. • Especializaciones de gestión, como contratación por el gobierno,
desarrollo de comunidades, desarrollo de productos. • Grupos de industrias.
Cada área de aplicación tiene un conjunto de normas y prácticas
aceptadas que ha menudo se plasman en regulaciones.
Introducción
• Áreas de experiencia
– Norma: “Documento establecido por consenso y aprobado por un
cuerpo reconocido que proporciona, para uso común y repetido,
reglas, pautas o características para actividades o sus resultados,
con el propósito de lograr el óptimo grado de orden en un contexto
determinado” Ejemplo el tamaño de un disco.
– Regulación: “Es un requisito impuesto por el gobierno que
especifica las características de productos, procesos o servicios,
que son de cumplimiento obligatorio”. Ejemplo el reglamento
Introducción
• Áreas de experiencia
– Comprensión del entorno del Proyecto.
El equipo de proyecto debe considerar el proyecto en el contexto de
su entorno:
• Entorno cultural y social.
• Entorno internacional y político. • Entorno físico.
Introducción
• Áreas de experiencia
– Conocimiento y habilidades de dirección general.
La dirección general comprende la planificación , organización
selección de personal, ejecución y control de operaciones de una
empresa en funcionamiento. Incluye disciplinas de repaldo comom
por ejemplo:
• Gestión financiera. • Compras y adquisiciones. • Ventas y comercialización • Contratos • Fabricación y distribución• Logística y cadena de suministro • Tecnología de la información, etc.
Introducción
• Áreas de experiencia
– Habilidades interpersonales.
La gestión de las relaciones interpersonales incluye:
• Comunicación efectiva.
• Influencia en la organización. Capacidad para lograr que las cosas se hagan.
• Liderazgo. Desarrollar una visión y una estrategia y motivar a las personas
• Motivación. Estimular a las personas para que alcancen altos niveles de rendimiento y superen los obstáculos al cambio.
• Negociación y gestión de conflictos
Introducción
• Contexto de la dirección de Proyectos
La dirección de proyectos existe en un contexto más amplio que incluye la dirección de programas, la gestión del portafolio y la oficina de gestión de proyectos.
• Programas y dirección de programas
Grupo de proyectos relacionados cuya dirección se realiza de manera coordinada para obtener beneficios y control que no se obtendrían si se dirigieran de manera individual
• Portafolios y gestión de portafolio
Conjunto de proyectos o programas que se agrupan para facilitar la gestión efectiva del trabajo a fin de cumplir con los objetivos estratégicos del negocio. No necesariamente interdependientes o ser relacionados.
• Oficina de gestión de proyectos (PMO)
Unidad de la organización para centralizar y coordinar la dirección de proyectos a su cargo
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
Los proyectos y la dirección de proyectos se llevan a cabo en un
entorno más amplio que el atribuible al propio proyecto. El equipo de
del proyecto debe entender este contexto más amplio a fin de poder
seleccionar las fases del ciclo de vida , los procesos y herramientas y
técnicas que se ajusten al proyecto.
– Ciclo de vida del proyecto
– Interesados en el proyecto (Stakeholders)
– Influencias de la organización.
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
– Ciclo de vida del proyecto
Para facilitar la gestión los directores de proyectos o la
organización pueden dividir los proyectos en fases, el conjunto
de estas fases se conoce como el ciclo de vida del proyecto.
Hay diferentes tipos de ciclos de vida del proyecto según el
campo de aplicación, ejemplo:
Industria de la construcción
:
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
– Interesados del proyecto (Stakeholders)
Los interesados en el proyecto son personas y organizaciones que
participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden
verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto.
También pueden influir sobre los objetivos y resultados del
proyecto.
El equipo del proyecto debe identificar a los interesados, determinar
sus requisitos y expectativas, y gestionar su influencia en relación
con los requisitos para asegurar un proyecto exitoso.
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
– Interesados del proyecto (Stakeholders)
Entre los interesados clave se encuentran:
• Director del proyecto • Cliente/usuario
• Organización ejecutante
• Miembros del equipo del proyecto. El grupo que realiza el trabajo del proyecto
• Equipo de dirección del proyecto. Los miembros del equipo del proyecto que
participan directamente en las actividades de dirección.
• Patrocinador. Provee los recursos financieros para el proyecto.
• Influyentes
. Personas que no están relacionados con el uso del producto del proyecto, pero que ejercen influencia por su posición en la organización.Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
– Influencias de la organización
Generalmente los proyectos se desarrollan dentro de una
organización que es mayor que el proyecto. La madurez de la
organización con respecto a su sistema de gestión de proyectos,
puede influir en el proyecto
.
• Sistemas e organización
– Organizaciones que obtienen sus ingresos principalmente de la ejecución de proyectos para otros en virtud de un contrato, como las empresas de arquitectura, ingeniería, construcción.
– Organizaciones que han adoptado la dirección de proyectos. Estas organizaciones tienden a tener sistemas de gestión para facilitar la dirección de proyectos.
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
– Influencias de la organización
• Culturas y estilos de la organización.
La mayoría de las organizaciones han desarrollado culturas únicas y descriptibles.
– Valores, normas, convicciones y expectativas compartidas. – Políticas y procedimientos.
– Percepción de las relaciones y autoridad. – Ética laboral y horario laboral.
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
– Estructura de la organización
La estructura de la organización ejecutante con frecuencia restringe
la disponibilidad de recursos, abarcando un espectro desde
funcional a orientada a proyectos, con diversas estructuras
matriciales en el medio.
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
Organización Funcional
• Más fácil de controlar el Costo • Mejor control técnico.
– Especialistas agrupados que comparten conocimiento.
– Personal puede ser utilizado en varios proyectos.
• Flexibilidad en uso del personal. • Facilidad para mantener políticas,
procedimientos y líneas de responsabilidad.
• Buen control sobre el personal (un único jefe).
• Canales de comunicación verticales y bien establecidos.
• No hay un único responsable del proyecto
• No está orientado a proyectos • Coordinación compleja. Largos
periodos de aprobación.
• Las decisiones a favor del grupo funcional más fuerte.
• No esta orientado al cliente
• Respuestas a las necesidades del cliente son lentas
• Dificultad para definir las responsabilidades
• Las ideas tienden a estar
relacionadas a las áreas funcionales y no a los proyectos.
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
Organización Orientada a Proyectos
• Control estricto en base a una sola autoridad en el proyecto.
• Participantes trabajan
exclusivamente para el proyecto • Claro y fuerte canal de
comunicación.
• Alta velocidad de reacción.
• Mejor identificación con el proyecto • Flexibilidad para determinar el
equilibrio entre costo, plazo y calidad
• Staff puede mantener los
profesionales en un proyecto sin tener que compartirlos.
• Costo es más alto debido la
duplicidad de esfuerzos, personal, oficinas, etc
• Hay la tendencia de mantener al personal por más tiempo del necesario.
• Sufre la tecnología de la empresa ya que no hay un área funcional que se encargue de la misma.
• Poca oportunidad de intercambiar información tecnológica entre
proyectos.
• Poca oportunidad de hacer carrera dentro de la empresa.
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
Ciclo de Vida del Proyecto y Organización
Organización Matricial
• Gerente de Proyecto mantiene control
sobre el proyecto a través de los gerentes de línea
• Políticas y procedimientos pueden ser
definidos para cada proyecto.
• Respuesta rápida
• Las áreas funcionales existen como
soporte de los proyectos.
• Cada persona tiene una “casa” al final
del proyecto. Se puede hacer carrera.
• Se puede desarrollar una base
tecnológica fuerte. El conocimiento se comparte entre los proyectos.
• La autoridad y responsabilidad son
compartidos.
• Flujo de la información y del trabajo
multidimensional
• Constante cambios de las prioridades
• Metas de las gerencias diferentes a las
de los proyectos.
• Conflictos potenciales
• Dificultad para monitoreo y control
• Necesidad de gran cantidad de gente
administrativa.
• Los gerentes funcionales pueden estar
distorsionados respecto a las metas por tener un set de prioridades diferentes
• Hay que tener cuidado con el balance de
poder entre los gerentes funcionales y los gerentes de proyecto.
