DocCF 2.0.5 Software de Gestión Escolar

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Manual de Usuario

DocCF Software de Gestión Escolar 1

MANUAL DE USUARIO

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Manual de Usuario

CONTENIDO INTRODUCCIÓN

Grupo CF Developer

CARACTERÍSTICAS

QUE PUEDE HACER DocCF

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

CONDICIONES DE USO DEL MANUAL

ACCESO A DocCF

ENTORNO GRAFICO DocCF VERSIÓN 2.0.5 1. DocCF Aplicación - Personalización - Minimizar Usuario - Ficha - Permisos Mantenimiento BD - Compactar - Copia De Seguridad - Red 2. Institución Información - Ficha Preparación - Salones - Áreas - Asignaturas Grupos Y Cursos - Grupos - Cursos - Asignación De Cursos 3. Docentes Información - Ficha - Consulta - Horario - Ausentismo - Dirección De Curso Evaluación - Edición - Evaluar Horarios - Asignación Académica - Asistente - Control 4. Alumnos Preparación - Parámetros - Matricular Información - Ficha - Consulta - Horario - Ausentismo

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Manual de Usuario

Bitácora - Registro 5. Académico Preparación - Normatividad - Método Calificaciones - Registro - Boletines - Conversión 6. Biblioteca Administración - Temas - Títulos - Rutas Y Ubicaciones - Consulta Prestamos - Registro - Histórico 7. Económico Preparación - Parámetros - Grupos - Conceptos Órdenes De Pago - Aplicar - Cancelar Pagos - Aplicar - Cancelar Devoluciones - Aplicar - Cancelar Consulta - Documentos - Estado De Cuenta - Resumen General Inventario - Categorías - Artículos - Control 8. Herramientas Agenda - Programador - Programador Corporativo - Anotaciones Internet - Email Express - Favoritos Informes - Informes 9. Ayuda Ayuda - Ayuda - Soporte Técnico Grupo CF Developer En Internet

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Manual de Usuario

- Sitio Web - Noticias - Preguntas Frecuentes - Enviar Comentarios Acerca De - DocCF 2.0.5 SOPORTE Web PREGUNTAS FRECUENTES INDICE

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Manual de Usuario

INTRODUCCIÓN

Grupo CF Developer

Grupo CF Developer es un grupo tecnológico dedicado a desarrollar productos y servicios informáticos destinados al sector educativo.

Actualmente Grupo CF Developer distribuye DocCF en Latinoamérica y España a través de su sitio web logrando constituirse como una de las principales herramientas de gestión escolar.

Nuestro personal pluridisciplinar está formado por ingenieros con amplia experiencia en diversos entornos y plataformas de desarrollo, técnicos y asesores comerciales capacitados para ofrecer la mejor asesoría y servicio a nuestros clientes, visión que nos ha permitido ofrecer productos punteros y únicos para la gestión de centros educativos, soluciones que se adaptan a las situaciones más especiales de las necesidades de nuestros clientes.

Cada cliente es único, en su gestión y objetivos, por ello es fundamental e importante aportar nuestra

experiencia y conocimiento en el sector, para desarrollar soluciones específicas y obtener resultados óptimos que satisfagan sus necesidades.

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Manual de Usuario

CARACTERÍSTICAS

QUE PUEDE HACER DocCF

DocCF es una aplicación desarrollada por Grupo CF Developer para automatizar los procedimientos administrativos, académicos y comerciales de las Instituciones Educativas. El objetivo de este software como herramienta, es gestionar los procesos internos y facilitar la coordinación y comunicación entre Padres, Alumnos, Docentes y Cargos Directivos para ofrecer información estadística sobre dichos procesos y facilitar la toma de decisiones en el proceso de gestión de la Institución.

1. Incluye múltiples funciones y herramientas que le permitirán automatizar los procedimientos administrativos, académicos y comerciales de su Institución, optimizando sus recursos ahorrándole tiempo y dinero.

2. Más de 60 procedimientos tradicionales automatizados (asignación de horarios, matriculación, calificaciones, ausentismo, pagos, etc.)

3. DocCF se convierte en la mejor herramienta para mejorar los procesos de gestión interna y facilitar la coordinación entre cargos directivos, docentes, alumnos y padres de familia con la utilización de una única y completa aplicación de gestión académica.

4. El Módulo de Gestión Web hace posible que los padres de familia puedan estar atentos a la situación escolar de sus hijos, tales como: calificaciones, estados de cuenta, horario de exámenes, avisos, circulares, etc. Asimismo los alumnos también pueden acceder a consultar su situación académica, consultar horarios y realizar consultas académicas a sus docentes. Los docentes por su parte podrán realizar control y seguimiento académico de sus alumnos.

Bienvenido a DocCF, encuentre la solución a todas sus necesidades, gestione fácilmente su Institución y proyecte su nivel académico ya!

REQUERIMIENTOS DE HARDWARE

Windows XP/2003/Vista/7 Espacio en disco 200MB Memoria RAM 256MB

Conexión a Internet (No es indispensable para trabajo local) Tarjeta de Red (Para trabajo en Red)

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Manual de Usuario

CONDICIONES DE USO DE ESTE MANUAL

Este manual de usuario no podrá ser modificado o reproducido sin previa autorización de Grupo CF Developer.

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Manual de Usuario

ACCESO A DocCF

Presione doble clic sobre el icono de acceso directo en el escritorio.

DocCF iniciara la carga de sus componentes y hará una copia de seguridad de los datos, luego aparecerá una ventana de acceso al programa.

Ingrese su Nombre de Usuario y su Clave (si es la primera vez que ingresa, el usuario será CF y la clave AS) Luego seleccione una Jornada para la cual visualizará todos los datos mientras trabaja en DocCF.

Presione enter en el campo Clave para acceder al Menú Principal.

Antes de empezar a trabajar e ingresar información al programa debe empezar a conocer el entrono gráfico de DocCF; ahora acompáñese de este manual y realice un recorrido por cada menú.

ENTORNO GRAFICO DE DocCF VERSIÓN 2.0.5

Menú

Categoría

Ítem

Jornada Usuario Nombre de la Institución

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Manual de Usuario

DocCF consta de 9 menús temáticos que le permitirán acceder a la información que necesite al instante.

MENU FUNCIONES

DocCF Opciones de configuración, administración y mantenimiento del programa.

Institución Definición de la estructura académica de la Institución.

Docentes Funciones de Gestión de Docentes.

Alumnos Funciones de Gestión de Alumnos.

Académico Funciones de Gestión Académica

Biblioteca Funciones de Administración de la Biblioteca Escolar

Económico Funciones de Gestión Económica

Herramientas Herramientas y Utilidades de Gestión del Programa

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Manual de Usuario

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Manual de Usuario

MENU DocCF

Opciones de configuración, administración y mantenimiento del programa.

APLICACIÓN PERSONALIZACIÓN

Cada usuario puede establecer sus propias preferencias respecto a la apariencia, listas de búsqueda, recordatorio de copia de seguridad y notificaciones de e-mail.

Tema Azul Tema Plata Tema Negro

MINIMIZAR

Permite minimizar la Ventana Principal a un ícono flotante en el Escritorio que muestra las ventanas activas.

USUARIO FICHA

Permite administrar los Usuarios.

Los Usuarios en DocCF se clasifican en 3 tipos:

Administrador: Tiene acceso a todas las opciones del programa. Son usuarios con la capacidad técnica y operativa para realizar cualquier configuración y procesos especiales dentro del sistema. Algunas Instituciones

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Manual de Usuario

otorgan el control total del sistema a este Usuario quien se encargará de administrarlo para su correcto funcionamiento.

Restringido: Tiene acceso restringido a algunas opciones de programa. Son los Usuarios normales que pueden tener acceso a algunas opciones y tienen restricciones en otras, de acuerdo a su ámbito de competencia dentro de la Institución.

Docente: Tiene acceso únicamente al menú Académico. Son usuarios especiales que solo tendrán acceso a calificaciones de sus Cursos.

PROCEDIMIENTOS Crear un Usuario

1. Presione en el botón NUEVO. 2. Seleccione el Tipo de Usuario.

Si selecciona Tipo de Usuario Docente entonces deberá seleccionar un Docente de la Lista de Docentes registrados.

3. Complete la información.

4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar un Usuario

1. Seleccione un Usuario de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR. Modificar un Usuario

1. Seleccione un Usuario de la Lista. 2. Modifique la información. 3. Presione en el botón MODIFICAR.

PERMISOS

Privilegios o derechos, que le son asignados a cada Usuario por el administrador del sistema. Estos permisos le servirán como acceso a las diferentes opciones del programa, a la vez serán un mecanismo de protección.

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS

Asignar Permisos a un Usuario 1. Seleccione un Usuario

2. Seleccione un Menú y una Categoría.

3. Seleccione los Ítems que desea restringir o permitir. El icono significa que el Usuario tiene acceso a Ítem seleccionado. El ícono significa que el Usuario tiene restringido el acceso al Ítem seleccionado.

4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

MANTENIMIENTO BD COMPACTAR

Permite reducir el tamaño de la Base de Datos eliminando datos incompletos e inusuales.

PROCEDIMIENTOS

Compactar la Base de Datos

1. Cierre todas las ventanas abiertas en DocCF

2. Presione en el botón COMPACTAR para iniciar el proceso de mantenimiento.

COPIA DE SEGURIDAD

Se refiere a la copia de datos de tal forma que estas copias adicionales puedan restaurar la Base de Datos del Programa después de una pérdida o el daño de los datos causados por errores de disco, interrupciones de fluido eléctrico, infecciones de virus u otros sucesos potencialmente dañinos.

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS

Realizar una Copia de Seguridad de la Base de Datos 1. Cierre todas las ventanas abiertas en DocCF 2. Seleccione la opción Realizar Copia de Seguridad

3. Presione en el botón INICIAR para iniciar el proceso de Copia.

Si desea restaurar la Copia de Seguridad realizada, repita el procedimiento seleccionando la opción Restaurar Copia de Seguridad del día DD/MM/AAAA HH:MM:SS

RED

DocCF es un software desarrollado bajo la filosofía Cliente/Servidor. Opera en sistemas de Red Windows NT o Windows 2000/2003 Server en puestos de trabajo Windows 2000/XP/2003/Vista y permite usar base de Datos Microsoft Access, MS SQL Server o MySql.

En la figura se muestra un ejemplo de 3 PCs conectados a un Servidor. Cada PCs puede representar un área de la institución. El número máximo de PCs que pueden conectarse a un Servidor en una Red depende de la capacidad del sistema operativo y limitaciones del hardware de cada PCs y principalmente del Servidor. A continuación veremos los requerimientos mínimos para la instalación de DocCF en una Red Cliente/Servidor. PROCEDIMIENTOS

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Manual de Usuario

Configuración de un PC Servidor

1. Ingrese a DocCF en el PC usado como Servidor, seleccione el Menú DocCF y luego el Ítem Red. 2. Seleccione el Tipo de Configuración que va a realizar en el PC (Servidor)

3. Presione en el botón BUSCAR para mostrar la ubicación de la Base de Datos. 4. Presione en el botón MODIFICAR para aplicar los cambios.

Configuración de un PC Cliente

1. Ingrese a DocCF en el PC usado como Cliente, seleccione el Menú DocCF y luego el Ítem Red. 2. Seleccione el Tipo de Configuración que va a realizar en el PC (PC Cliente)

3. Especifique la ubicación de la Base de Datos en el Servidor. 4. Presione en el botón MODIFICAR para aplicar los cambios.

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Manual de Usuario

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Manual de Usuario

MENU Institución

Definición de la estructura académica de la Institución.

INFORMACION FICHA

Permite registrar la información de la Institución, definir los periodos lectivos y su Logo.

PROCEDIMIENTOS

Modificar información de la Institución

1. Adicione o Modifique la información de la Institución.

2. Presione en el botón MODIFICAR para actualizar la información.

Crear un Periodo Lectivo

1. Presione en el botón NUEVO. 2. Complete la información

3. Si desea establecer el nuevo periodo lectivo como vigente active la opción VIGENTE. 4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información.

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Manual de Usuario

Borrar un Periodo Lectivo

1. Seleccione un Periodo Lectivo de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Periodo Lectivo

1. Seleccione un Periodo Lectivo de la Lista. 2. Modifique la información.

3. Presione en el botón MODIFICAR. Cambiar Logo de la Institución

1. Presione en el botón CAMBIAR

2. En el Cuadro de Diálogo Localice la nueva imagen y selecciónela. 3. Presione en el botón ABRIR para asignar la imagen como logo.

PREPARACION SALONES

Permite identificar y describir los salones de clases.

PROCEDIMIENTOS

Crear una Descripción de un Salón. 1. Presione en el botón NUEVO. 2. Complete la información.

3. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar un Salón

1. Seleccione un Salón de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR. Modificar un Salón

1. Seleccione un Salón de la Lista. 2. Modifique la información. 3. Presione en el botón MODIFICAR.

AREAS

Permite definir categorías para agrupar las Asignaturas afines.

PROCEDIMIENTOS Crear un Área

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Manual de Usuario

1. Presione en el botón NUEVO. 2. Complete la información.

3. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar un Área

1. Seleccione un Área de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR. Modificar un Área

1. Seleccione un Área de la Lista. 2. Modifique la información. 3. Presione en el botón MODIFICAR.

ASIGNATURAS

Permite la edición de Asignaturas.

PROCEDIMIENTOS Crear una Asignatura

3. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar una Asignatura

1. Seleccione una Asignatura de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR. Modificar una Asignatura

1. Seleccione una Asignatura de la Lista. 2. Modifique la información.

3. Presione en el botón MODIFICAR.

GRUPOS Y CURSOS GRUPOS

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS Crear un Grupo

3. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar un Grupo

1. Seleccione un Grupo de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR. Modificar un Grupo

1. Seleccione un Grupo de la Lista. 2. Modifique la información. 3. Presione en el botón MODIFICAR.

CURSOS

Permite crear Cursos automáticamente según un número especificado.

PROCEDIMIENTOS Crear Cursos

1. Seleccione un Grupo de la Lista. 2. Complete la información.

3. Presione en el botón CREAR para crear el número de Cursos definidos. Borrar Cursos

1. Seleccione un Grupo de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR. Modificar Cursos

ASIGNACION DE CURSOS

Permite asignar Alumnos por Curso según promedio de Alumnos matriculados por Grupo. Esta asignación es automática y puede sugerirse Alfabéticamente o Aleatoriamente.

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS Asignar Alumnos a Cursos

1. Seleccione el Tipo de Asignación. 2. Presione en el botón ASIGNAR. Borrar Asignación de Alumnos a Cursos

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Manual de Usuario

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Manual de Usuario

MENU Docentes

Funciones de Gestión de Docentes.

Permite visualizar toda la información del Docente, datos personales, información académica, perfil profesional y experiencia en otras Instituciones.

PROCEDIMIENTOS Crear un Docente

3. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar un Docente

1. Seleccione un Docente de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR. Modificar un Docente

1. Seleccione un Docente de la Lista. 2. Modifique la información. 3. Presione en el botón MODIFICAR.

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS

Agregar una Fotografía a un Docente 1. Seleccione un Docente de la Lista 2. Presione en el botón FOTOGRAFIA

3. En el Cuadro de Diálogo Localice la imagen y selecciónela.

4. Presione en el botón ABRIR para asignar la Imagen como fotografía.

CONSULTAS

Permite hacer consultas de información relacionada a Docentes a través de diferentes criterios.

PROCEDIMIENTOS Realizar una Consulta

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Manual de Usuario

2. Si desea aplicar un Filtro, active la opción FILTRO, luego seleccione el Campo de la Lista y defina su

criterio.

3. Presione en el botón MOSTRAR

4. Si desea aplicar una Ordenación, active la opción ORDENAR POR, luego seleccione un Campo de la

Lista y defina su criterio de ordenación.

HORARIO

Visualiza el horario asignado a cada Docente.

PROCEDIMIENTOS

Visualizar el horario de un Docente 1. Seleccione un Docente de la Lista.

Al pasar el mouse sobre un Curso podrá visualizar la Asignatura.

AUSENTISMO

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS Registrar una Ausencia

1. Presione en el botón NUEVO. 2. Seleccione un Docente de la Lista. 3. Complete la información.

4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar una Ausencia

1. Seleccione un Docente de la Lista.

2. Seleccione una ausencia del cuadro histórico de ausencias. 3. Presione en el botón BORRAR.

DIRECCION DE CURSO

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS

Asignar la Dirección de un Curso 1. Seleccione un Docente 2. Seleccione un Curso.

EVALUACION EDICION

Permite la edición de un cuestionario de 16 preguntas para evaluar a cada Docente. Puede Definir preguntas según 4 tipos de criterios identificados por un color: Presentación Personal, Metodología y Enseñanza, Uso de Ayudas Didácticas, Respeto y Disciplina.

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS Crear una Evaluación

1. Presione en el botón NUEVO.

2. Escriba un Nombre para la nueva evaluación. 3. Complete la información.

4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar una Evaluación

1. Seleccione una Evaluación. 2. Presione en el botón BORRAR. Modificar una Evaluación

1. Seleccione una Evaluación. 2. Modifique la información. 3. Presione en el botón MODIFICAR.

EVALUAR

Visualiza el cuestionario para evaluar a cada Docente.

PROCEDIMIENTOS Responder una Evaluación

1. Presione en el botón REGISTRO. 2. Escriba su Código de Alumno. 3. Seleccione un Docente y Evalúe.

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Manual de Usuario

HORARIOS

ASIGNACION ACADEMICA

Permite definir la asignación académica por Docente (Programación de horas por Clase en la Semana)

PROCEDIMIENTOS

Asignación Académica de Docentes 1. Seleccione un Docente de la Lista. 2. Seleccione una Asignatura.

3. Seleccione el rango de Cursos al cual va a aplicar la asignación académica. 4. Seleccione el número de horas.

Borrar Asignación Académica de Docentes 1. Seleccione un Docente de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR. Modificar Asignación Académica de Docentes

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Manual de Usuario

2. Modifique la información 3. Presione en el botón MODIFICAR.

ASISTENTE

Permite la asignación de horarios a Docentes y Cursos a partir de la asignación académica.

PROCEDIMIENTOS Asignar horarios

1. Presione sobre un Docente.

2. Seleccione una etiqueta de la lista de horas para asignar. 3. Use el método Arrastrar y Soltar para ubicar la etiqueta. Modificar horario (Mover)

1. Seleccione en el Panel de Horarios la etiqueta que desea mover. Use el método Arrastrar y Soltar para ubicar la etiqueta

Modificar horario (Borrar)

1. Presione sobre un Docente.

2. Presione clic derecho en el Panel de Horarios sobre la etiqueta que desea Borrar. 3. En el menú emergente presione en el botón BORRAR.

4. En el menú emergente presione en el botón CERRAR. Visualizar horario del Docente

1. Presione clic derecho en el Panel de Horarios sobre una etiqueta que desea Borrar. 2. En el menú emergente presione en el botón VER DOCENTE.

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Manual de Usuario

Visualizar horario del Curso

1. Presione clic derecho en el Panel de Horarios sobre una etiqueta del Curso que desea visualizar. 2. En el menú emergente presione en el botón VER CURSO.

3. En el menú emergente presione en el botón CERRAR.

CONTROL

Permite realizar búsquedas en los horarios de Docentes y Cursos según el día que transcurre.

PROCEDIMIENTOS

Visualizar horario de un Docente

1. Seleccione un Docente de la Lista.

2. Presione en el botón MOSTRAR para visualizar el horario. Visualizar horario de un Curso

1. Seleccione un Curso de la Lista.

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Manual de Usuario

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Manual de Usuario

MENU Alumnos

Funciones de Gestión de Alumnos.

PREPARACION PARAMETROS

Permite establecer los parámetros para la edición de Matriculas Académicas.

PROCEDIMIENTOS Definir parámetros

1. Defina los documentos que exigirán en la Matrícula.

2. Seleccione en la Lista los Conceptos de Cobro asociados a la Matrícula. 3. Escriba un mensaje para mostrar en el documento Orden de Matrícula. 4. Presione en el botón MODIFICAR para registrar la información.

MATRICULAR

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS

Matricular un Alumno nuevo

1. Presione en el botón MATRICULA.

2. En el cuadro emergente seleccione Alumno Nuevo 3. Complete la información.

4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Matricular un Alumno existente

1. Presione en el botón MATRICULA.

2. En el cuadro emergente seleccione Alumno Existente 3. Escriba el Código del Alumno.

4. Modifique la información de Registro Académico.

5. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Imprimir Constancia de Matrícula

1. Presione en el botón IMPRIMIR. 2. Escriba el Código del Alumno.

3. Presione IMPRIMIR en la ventana de Vista Previa

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS

Retirar un Alumno (Marcar como Retirado) 1. Seleccione un Alumno de la Lista. 2. Presione en el botón MARCAR RETIRO

3. En el cuadro emergente seleccione el motivo del retiro del Alumno. 4. Presione en el botón MODIFICAR.

Borrar un Alumno

1. Seleccione un Alumno de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR Modificar un Alumno

1. Seleccione un Alumno de la Lista. 2. Modifique la información. 3. Presione en el botón MODIFICAR.

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS

Agregar una Fotografía a un Alumno 5. Seleccione un Alumno de la Lista 6. Presione en el botón FOTOGRAFIA

7. En el Cuadro de Diálogo Localice la imagen y selecciónela.

8. Presione en el botón ABRIR para asignar la Imagen como fotografía.

CONSULTAS

Permite hacer consultas de información relacionada a Alumnos a través de diferentes criterios.

PROCEDIMIENTOS Realizar una Consulta

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Manual de Usuario

2. Si desea aplicar un Filtro, active la opción FILTRO, luego seleccione el Campo de la Lista y defina su

criterio.

3. Presione en el botón MOSTRAR

4. Si desea aplicar una Ordenación, active la opción ORDENAR POR, luego seleccione un Campo de la

Lista y defina su criterio de ordenación.

HORARIO

Visualiza el horario asignado a cada Curso.

PROCEDIMIENTOS

Visualizar el horario de un Curso 1. Seleccione un Curso de la Lista.

Al pasar el mouse sobre una Asignatura podrá visualizar el nombre del Docente y la Asignatura.

AUSENTISMO

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS Registrar una Ausencia

1. Presione en el botón NUEVO. 2. Seleccione un Alumno de la Lista. 3. Complete la información.

4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar una Ausencia

1. Seleccione un Alumno de la Lista.

2. Seleccione una ausencia del cuadro histórico de ausencias. 3. Presione en el botón BORRAR.

BITÁCORA REGISTRO

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS

Registrar una Incidencia o Evento en la Bitácora 1. Presione en el botón NUEVO.

2. Seleccione un Alumno de la Lista. 3. Seleccione el Tipo de registro. 4. Complete la información.

5. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar una Incidencia o Evento en la Bitácora

2. Seleccione una Incidencia o Evento de la Bitácora del Alumno. 3. Presione en el botón BORRAR.

Modificar una Incidencia o Evento en la Bitácora 1. Seleccione un Alumno de la Lista.

2. Seleccione una Incidencia o Evento de la Bitácora del Alumno. 3. Modifique la información.

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Manual de Usuario

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Manual de Usuario

MENU Académico

Funciones de Gestión Académica: Calificaciones

PREPARACION NORMATIVIDAD

Permite definir los parámetros para el proceso de Evaluación, Criterios de Evaluación, Periodos Académicos y Listas.

PROCEDIMIENTOS

Definir parámetros para el Criterio de Evaluación Numérico 1. Seleccione el Criterio de Evaluación Numérico 2. Presione en el botón NUEVO.

3. Complete la información.

4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar el Criterio de Evaluación Numérico

1. Seleccione el Criterio de Evaluación Numérico. 2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar el Criterio de Evaluación Numérico

1. Seleccione el Criterio de Evaluación Numérico. 2. Modifique la información.

Definir parámetros para el Criterio de Evaluación Alfabético 1. Seleccione el Criterio de Evaluación Alfabético

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Manual de Usuario

4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar el Criterio de Evaluación Alfabético.

1. Seleccione el Criterio de Evaluación Alfabético. 2. Seleccione un Criterio de la Lista

3. Presione en el botón BORRAR. Modificar el Criterio de Evaluación Numérico

1. Seleccione el Criterio de Evaluación Alfabético. 2. Seleccione un Criterio de la Lista

3. Modifique la información. 4. Presione en el botón MODIFICAR.

PROCEDIMIENTOS

Crear un Periodo Académico

2. Seleccione el número de Notas o Ítems que se van a evaluar. 3. Defina su Estado.

4. Presione en el botón GUARDAR. Borrar un Periodo Académico

1. Seleccione un Periodo Académico de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Periodo Académico

1. Seleccione un Periodo Académico de la Lista. 2. Modifique la información.

3. Presione en el botón MODIFICAR. Crear Listas de Calificación.

1. Seleccione un Periodo Académico. 2. Seleccione un Grupo.

3. Seleccione un Curso.

4. Seleccione una o varias Asignaturas de la Lista (Asignaturas sin Lista de Calificación). 5. Presione en el botón GUARDAR.

Borrar Listas de Calificación.

1. Seleccione un Periodo Académico. 2. Seleccione un Grupo.

3. Seleccione un Curso.

4. Seleccione una o varias Asignaturas de la Lista (Asignaturas con Lista de Calificación). 5. Presione en el botón BORRAR.

METODO

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS

Definir el Método de Evaluación en el Sistema Numérico o Alfabético. 1. Seleccione el Sistema de Evaluación Numérico o Alfabético. 2. Seleccione un Periodo Académico.

3. Seleccione un Grupo. 4. Seleccione una Asignatura. 5. Seleccione una Nota.

6. Escriba la descripción del Ítem.

7. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. 8. Repita el paso 5, 6 y 7 (para cada Nota)

Borrar el Método de Evaluación en el Sistema Numérico o Alfabético 1. Seleccione el Sistema de Evaluación Numérico o Alfabético. 2. Seleccione un Periodo Académico.

3. Seleccione un Grupo. 4. Seleccione una Asignatura. 5. Seleccione un Ítem de la Lista. 6. Presione en el botón BORRAR.

Modificar el Método de Evaluación en el Sistema Numérico o Alfabético. 1. Seleccione el Sistema de Evaluación Numérico o Alfabético. 2. Seleccione un Periodo Académico.

3. Seleccione un Grupo. 4. Seleccione una Asignatura. 5. Seleccione un Ítem de la Lista. 6. Modifique la información.

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Manual de Usuario

Definir el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 1. 1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 1. 2. Seleccione un Periodo Académico.

3. Seleccione un Grupo. 4. Seleccione una Asignatura. 5. Escriba el Código del Ítem. 6. Escriba la descripción del Ítem. 7. Defina el Concepto asociado al Ítem. 8. Defina la calificación asociada al Ítem.

9. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. 10. Repita el paso 5, 6, 7, 8 y 9 (según el numero de códigos de Ítems) Borrar el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 1.

1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 1. 2. Seleccione un Periodo Académico.

Modificar el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 1. 1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 1. 2. Seleccione un Periodo Académico.

3. Seleccione un Grupo. 4. Seleccione una Asignatura. 5. Seleccione un Ítem de la Lista. 6. Modifique la información. 7. Presione en el botón MODIFICAR.

3. Seleccione un Grupo. 4. Seleccione una Asignatura. 5. Escriba el Código del Ítem. 6. Escriba la descripción del Ítem. 7. Defina el Concepto asociado al Ítem.

8. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. 9. Repita el paso 5, 6, 7 y 8 (según el numero de códigos de Ítems) Borrar el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 2.

1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 2. 2. Seleccione un Periodo Académico.

3. Seleccione un Grupo. 4. Seleccione una Asignatura. 5. Seleccione un Ítem de la Lista.

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Manual de Usuario

3. Seleccione un Grupo. 4. Seleccione una Asignatura. 5. Defina el número del Ítem.

6. Escriba la descripción del Ítem, la descripción de la Fortaleza, la descripción de la Debilidad y la descripción de la Recomendación.

7. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. 8. Repita el paso 5, 6 y 7 (según el numero de Ítems)

Borrar el Método de Evaluación en el Sistema Ítems Tipo 3. 1. Seleccione el Sistema de Evaluación Ítems Tipo 3. 2. Seleccione un Periodo Académico.

3. Seleccione un Grupo. 4. Seleccione una Asignatura.

5. Presione en el botón LISTA DE ITEMS. 6. Seleccione un Ítem de la Lista. 7. Presione en el botón BORRAR.

3. Seleccione un Grupo. 4. Seleccione una Asignatura.

5. Presione en el botón LISTA DE ITEMS. 6. Seleccione un Ítem de la Lista. 7. Modifique la información. 8. Presione en el botón MODIFICAR.

CALIFICACIONES REGISTRO

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS

Registrar Calificaciones a un Curso 1. Seleccione un Docente de la Lista

2. En la ventana de Parámetros seleccione un Periodo, Curso, Asignatura y Sistema de Evaluación. 3. Registre las Calificaciones según el método definido.

4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Cambiar Lista de Calificaciones para el Docente actual

1. Presione en el botón PARAMETROS

4. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Cambiar Lista de Calificaciones para un Docente nuevo

1. Presione en el menú ACADÉMICO el ítem REGISTRO 2. Seleccione un Docente de la Lista.

BOLETINES

Proceso de generación de Boletines Académicos según el Método de Evaluación aplicado para cada Asignatura en cada Grupo

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS

Procesar Boletines Académicos de un Periodo 1. Seleccione un Periodo.

2. Seleccione un Grupo

3. Seleccione el Método de Evaluación. 4. Presione en el botón PROCESAR.

Procesar Boletines Académicos de un Periodo Lectivo 1. Seleccione el Método de Evaluación. 2. Presione en el botón PROCESAR.

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Manual de Usuario

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Manual de Usuario

MENU Biblioteca

Funciones de Administración de la Biblioteca Escolar

ADMINISTRACION TEMAS

Permite crear Temas para clasificar cada titulo de la Biblioteca.

Crear un Tema

3. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar un Tema

1. Seleccione un Tema de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR. Modificar un Tema

1. Seleccione un Tema de la Lista. 2. Modifique la información. 3. Presione en el botón MODIFICAR.

TITULOS

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Manual de Usuario

Registrar un Titulo

3. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar un Titulo

1. Seleccione un Titulo de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR. Modificar un Titulo

1. Seleccione un Titulo de la Lista. 2. Modifique la información. 3. Presione en el botón MODIFICAR. Ver Inventario de Títulos por Tema o Tipo

1. Seleccione un Tema o Tipo

RUTAS Y UBICACIONES

Define la ubicación de cada Titulo en el espacio físico de la Biblioteca.

PROCEDIMIENTOS

Definir ubicación para cada Titulo. 1. Seleccione un Titulo de la Lista 2. Complete la información.

3. Presione en el botón ACTUALIZAR. Borrar ubicación

1. Seleccione un Titulo de la Lista 2. Presione en el botón BORRAR. Modificar una ubicación

1. Seleccione un Titulo de la Lista 2. Modifique la información.

3. Presione en el botón ACTUALIZAR.

CONSULTA

Permite realizar búsquedas de Títulos en el inventario de la Biblioteca determinado por 4 criterios de búsqueda:

Autor: Muestra los Títulos coincidentes al Autor especificado. Titulo: Muestras los Títulos coincidentes al Titulo de especificado.

Palabras: Muestra los Títulos coincidentes al la(s) palabra(s) especificada(s). Búsqueda Avanzada: Muestra los Títulos coincidentes a varios criterios específicos.

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS

Realizar una búsqueda por criterios

1. Presione en el botón que se ajuste a su tipo de búsqueda.

2. En el cuadro de dialogo escriba la(s) palabra(s) relacionadas al criterio de búsqueda seleccionado. 3. Seleccione un Titulo de la Lista para ver más información.

PRESTAMOS REGISTRO

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS Registrar un Préstamo.

1. Seleccione un Alumno de la Lista. 2. Seleccione un Titulo de la Lista 3. Presione en el botón NUEVO. 4. Complete la información.

5. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar un Préstamo.

2. Seleccione un Titulo de la lista de Historia de Préstamos. 3. Presione en el botón BORRAR.

Modificar un Préstamo.

2. Seleccione un Titulo de la lista de Historia de Préstamos. 3. Modifique la información.

4. Presione en el botón MODIFICAR. Registrar Devolución de un Titulo.

2. Seleccione un Titulo de la lista de Historia de Préstamos. 3. Marque la opción MARCAR RETIRO.

REGISTRO HISTORICO

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTO

Visualizar el Historial de Prestamos de un Alumno 1. Seleccione el criterio Alumno.

2. Seleccione un Alumno de la Lista

3. Si desea aplicar un filtro marque la opción APLICAR FILTRO y complete el rango de fechas. 4. Presione en el botón MOSTAR HISTORIA.

Visualizar el Historial de Prestamos de un Titulo 1. Seleccione el criterio Titulo.

2. Seleccione un Titulo de la Lista

3. Si desea aplicar un filtro marque la opción APLICAR FILTRO y complete el rango de fechas. 4. Presione en el botón MOSTAR HISTORIA.

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Manual de Usuario

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Manual de Usuario

MENU Económico

Funciones de Gestión Económica: Control de Pagos, Adeudos e Inventario de Artículos.

PREPARACION PARAMETROS

Definición de parámetros de los Documentos Contables que se utilizarán en la gestión de la Institución. Tipo de Documentos Contables en DocCF:

Orden de Pago: El documento de tipo Orden de Pago es un soporte que contiene la descripción de los servicios y/o artículos ofrecidos especificando las condiciones de pago en una fecha determinada.

Recibo de Caja: El documento de tipo Recibo de Caja es un soporte contable que contiene la descripción de los servicios y/o artículos vendidos según las condiciones de pago. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes por conceptos diferentes de ventas al contado, ya que para ellas el soporte es la Factura.

Factura: El documento de tipo Factura es un soporte contable que contiene la descripción de los servicios y/o artículos vendidos, detalles e impuestos que se causen según las condiciones de pago.

PROCEDIMIENTOS

Crear un nuevo Prefijo para Órdenes de Cobro 1. Presione en el botón NUEVO.

2. Seleccione el tipo de documentos Orden de Pago. 3. Complete la información.

4. Si desea definir el prefijo como vigente marque la opción DOCUMENTO VIGENTE. 5. Presione en el botón GUARDAR.

Borrar un Prefijo para Órdenes de Cobro

1. Seleccione el tipo de documentos Orden de Pago. 2. Seleccione un Prefijo de la Lista

3. Presione en el botón BORRAR. Modificar un Prefijo para Órdenes de Cobro

1. Seleccione el tipo de documentos Orden de Pago. 2. Seleccione un Prefijo de la Lista

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Manual de Usuario

Crear un nuevo Prefijo para Recibos de Caja 1. Presione en el botón NUEVO.

2. Seleccione el tipo de documentos Recibos de Caja. 3. Complete la información.

Borrar un Prefijo para Recibos de Caja

1. Seleccione el tipo de documentos Recibos de Caja 2. Seleccione un Prefijo de la Lista

3. Presione en el botón BORRAR. Modificar un Prefijo para Recibos de Caja

1. Seleccione el tipo de documentos Recibos de Caja. 2. Seleccione un Prefijo de la Lista

3. Modifique la información. 4. Presione en el botón MODIFICAR. Crear un nuevo Prefijo para Facturas

2. Seleccione el tipo de documentos Facturas. 3. Complete la información.

Borrar un Prefijo para Facturas

1. Seleccione el tipo de documentos Facturas 2. Seleccione un Prefijo de la Lista

3. Presione en el botón BORRAR. Modificar un Prefijo para Facturas

1. Seleccione el tipo de documentos Facturas. 2. Seleccione un Prefijo de la Lista

GRUPOS

Permite definir los grupos en los cuales se clasificaran los conceptos de cobro aplicados en la institución.

PROCEDIMIENTOS Crear un Grupo

3. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar un Grupo

1. Seleccione un Grupo de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR.

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Manual de Usuario

Modificar un Grupo

CONCEPTOS

Permite definir los Conceptos de Cobro y clasificarlos de acuerdo a un Grupo.

PROCEDIMIENTOS Crear un Concepto

3. Presione en el botón GUARDAR para registrar la información. Borrar un Concepto

1. Seleccione un Concepto de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR. Modificar un Concepto

1. Seleccione un Concepto de la Lista. 2. Modifique la información.

ORDENES DE PAGO APLICAR

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS Generar Orden de Pago

1. Seleccione un Concepto de la Lista. 2. Complete la información.

3. Presione en el botón APLICAR para generar las Órdenes.

CANCELAR

Cancela una Orden de Pago generada.

PROCEDIMIENTOS

Cancelar una Orden de Pago

1. Seleccione una Orden de Pago de la Lista. 2. Presione en el botón CANCELAR.

PAGOS APLICAR

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS Aplicar un Pago

1. Seleccione un Alumno de la Lista. 2. Seleccione una Orden de Pago de la Lista. 3. Complete la información.

4. Presione en el botón APLICAR para aplicar el pago.

CANCELAR

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS Cancelar un Pago

1. Seleccione un Recibo de Caja de la Lista. 2. Presione en el botón CANCELAR.

DEVOLUCIONES APLICAR

Permite aplicar una Devolución por venta de un Artículo.

CANCELAR

Cancela una Devolución.

CONSULTA DOCUMENTOS

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Manual de Usuario

PROCEDIMENTOS

Consultar los Documentos registrados. 1. Presione en el botón FILTRO.

2. Seleccione el Filtro que desee aplicar.

Ver operaciones aplicadas a un Documento mostrado en la Consulta. 1. Presione en el botón FILTRO.

3. Presione en el botón OPERACIONES para visualizar ventanas de operaciones.

ESTADO DE CUENTA

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Manual de Usuario

PROCEDIMENTOS

Consultar Estado de Cuenta de un Alumno. 1. Seleccione un Alumno de la Lista. 2. Presione en el botón FILTRO.

Ver operaciones aplicadas a un Documento mostrado en la Consulta. 1. Presione en el botón FILTRO.

3. Presione en el botón OPERACIONES para visualizar ventana de operaciones.

RESUMEN GENERAL

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS

Consultar Resumen General con Detalles 1. Defina el rango de fechas.

2. Marque la opción MOSTRAR DETALLES. 3. Defina el Tipo de Detalle.

4. Defina el Nivel de Agrupamiento.

5. Presione en el botón RESUMEN para visualizar la consulta. Consultar Resumen General Sin Detalles

1. Defina el rango de fechas.

2. Desmarque la opción MOSTRAR DETALLES. 3. Defina el Nivel de Agrupamiento.

4. Presione en el botón RESUMEN para visualizar la consulta.

INVENTARIO CATEGORIAS

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS Crear una Categoría.

1. Presione el botón NUEVO. 2. Complete la información. 3. Presione en el botón GUARDAR. Borrar una Categoría.

1. Seleccione una Categoría de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR. Modificar una Categoría.

1. Seleccione una Categoría de la Lista. 2. Modifique la información.

ARTICULOS

Permite crear los Artículos que de venden en la Institución.

PROCEDIMIENTOS Crear un Artículo

1. Presione el botón NUEVO. 2. Complete la información. 3. Presione en el botón GUARDAR. Borrar un Artículo.

1. Seleccione un Artículo de la Lista. 2. Presione en el botón BORRAR. Modificar un Artículo.

1. Seleccione un Artículo de la Lista. 2. Modifique la información. 3. Presione en el botón MODIFICAR.

CONTROL

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS

Registrar una Entrada al Inventario. 1. Presione en el botón NUEVO. 2. Seleccione un Articulo de la Lista. 3. Marque la opción ENTRADA. 4. Escriba la cantidad de Artículos. 5. Presione en el botón GUARDAR. Registrar una Salida del Inventario.

1. Presione en el botón NUEVO. 2. Seleccione un Articulo de la Lista. 3. Marque la opción SALIDA. 4. Seleccione un Alumno de la Lista. 5. Escriba la cantidad de Artículos. 6. Complete la Información. 7. Presione en el botón GUARDAR.

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Manual de Usuario

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Manual de Usuario

MENU Herramientas

Herramientas y Utilidades de Gestión del Programa.

AGENDA PROGRAMADOR

Permite al Usuario programar recordatorios de actividades en el tiempo.

PROCEDIMIENTOS Programar una actividad.

1. Seleccione un día en el Calendario. 2. Presione en el botón NUEVO.

3. En el cuadro de dialogo escriba un titulo para la actividad. 4. En la ventana de Parámetros complete la información. 5. En la ventana de Parámetros presione en el botón ACEPTAR. Borrar una actividad

1. Seleccione un día en el Calendario. 2. Seleccione una Actividad de la Lista. 3. Presione en el botón BORRAR. Borrar todas las actividades.

1. Seleccione un día en el Calendario. 2. Presione en el botón BORRAR TODOS.

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Manual de Usuario

Modificar una actividad.

1. Seleccione un día en el Calendario. 2. Seleccione una Actividad de la Lista. 3. Presione en el botón MODIFICAR.

4. En la ventana de Parámetros complete la información. 5. En la ventana de Parámetros presione en el botón ACEPTAR. Cambiar el Titulo de una actividad.

1. Seleccione un día en el Calendario.

2. Presione doble clic sobre una Actividad de la Lista.

3. En el cuadro de dialogo escriba un nuevo titulo para la actividad. 4. Presione en el botón ACEPTAR.

PROGRAMADOR CORPORATIVO

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS Programar una actividad.

2. En la ventana de Parámetros presione en el botón NUEVO. 3. Complete la información.

4. Presione en el botón GUARDAR.

Borrar una actividad

2. En la ventana de Parámetros seleccione una actividad de la Lista. 3. Presione en el botón BORRAR.

Modificar una actividad.

2. En la ventana de Parámetros seleccione una actividad de la Lista. 3. Modifique la información.

ANOTACIONES

Permite hacer anotaciones rápidas (post-tips) mientras trabaja en DocCF.

PROCEDIMIENTOS Crear una Nota

1. Presione sobre la imagen 2. Escriba su nota.

INTERNET EMAIL EXPRESS

Permite enviar correo electrónico desde DocCF a uno o varios destinatarios. Puede adjuntar archivos con información de DocCF.

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS Enviar un e-mail

1. Presione en el botón NUEVO. 2. Complete la información. 3. Presione en el botón ENVIAR.

Para agregar destinatarios presione en el botón Para adjuntar un archivo presione en el botón

FAVORITOS

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Manual de Usuario

PROCEDIMIENTOS

Visualizar un sitio web Favorito

1. Presione sobre un sitio web de la Lista.

INFORMES INFORMES

PROCEDIMIENTOS Visualizar un Informe

1. Seleccione un Módulo de la Lista. 2. Seleccione un Informe de la Lista.

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Manual de Usuario

Opciones de la Vista Previa de Informes Desplazamiento entre las páginas del Informe

1. Presione en los botones de desplazamiento

2. Si desea ir a una página específica, escriba el numero de la pagina en el cuadro de texto y presione

enter

Imprimir un Informe

1. Presione en el botón IMPRIMIR de la ventana de Vista Previa. 2. Seleccione una Impresora de la Lista.

3. Defina los parámetros de impresión. 4. Presione en el botón IMPRIMIR.

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Manual de Usuario

Exportar un Informe

1. Presione en el botón EXPORTAR de la ventana de Vista Previa. 2. Seleccione una Formato de la Lista.

3. Presione en el botón EXPORTAR.

Puede exportar todos los informes a los formatos Microsoft Word ™, Microsoft Excel ™ y Documento Digital PDF ™.

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Manual de Usuario

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Manual de Usuario

AYUDA AYUDA

Para obtener ayuda presione la tecla F1 en cualquier ventana. En ese momento se mostrará una guía en pantalla con los detalles paso a paso de los procedimientos específicos del módulo en el cuál solicitó ayuda.

Consulte a nuestros expertos

Si desea más información al instante acerca de un procedimiento específico puede contactarse con uno de nuestros expertos a través de Chat en Línea.

De igual manera puede enviar una pregunta específica a uno de nuestros expertos a través de correo electrónico (e-mail). El tiempo máximo de respuesta se estima en 24 horas.

SOPORTE TECNICO

Si usted es Cliente de Grupo CF Developer o de alguno de sus socios de negocio, nuestro equipo de Soporte

Técnico estará preparado para ayudarle en cualquier momento y ofrecerle asistencia técnica acerca de

nuestro Software.

Puede contactar con nosotros para solicitar soporte técnico utilizando cualquiera de las modalidades de contacto incluidas en nuestro Software (en DocCF consulte el menú AYUDA, luego presione el ítem Soporte Técnico).

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Manual de Usuario

Antes de contactar a Soporte Técnico, le sugerimos tener a la mano la documentación correspondiente al producto Grupo CF Developer acerca del cual desea hacer su consulta y proporcionar la siguiente información durante la llamada o contacto en línea:

El número de la versión del producto que está usando. El número de activación del producto.

GRUPO CF DEVELOPER EN INTERNET

Acceso directo a los servicios en línea de Grupo CF Developer

SITIO WEB http://www.grupocfdeveloper.com NOTICIAS http://www.grupocfdeveloper.com/info.htm PREGUNTAS FRECUENTES http://www.grupocfdeveloper.com/faq.htm ENVIAR COMENTARIOS

Permite enviar una pregunta específica a uno de nuestros expertos a través de correo electrónico (e-mail). Puede adjuntar archivos con información de DocCF.

El tiempo máximo de respuesta se estima en 24 horas.

PROCEDIMIENTOS Enviar un e-mail

1. Complete la información. 2. Escriba su pregunta.

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ACERCA DE DOCCF 2.0.5

DocCF

Software de Gestión Escolar Versión 2.0.5

Desarrollado en Cali, Colombia Grupo CF Developer