Informe de cumplimiento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020 (PADA)

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Informe de cumplimiento del Programa

Anual de Desarrollo Archivístico 2020

(PADA)

Dirección Corporativa de Administración y Servicios Subdirección de Servicios Corporativos Coordinación de Archivos de Pemex y sus EPS

Gerencia de Servicios Generales

29/enero/2021

Instrumento de planeación orientado a establecer las acciones a emprender a escala institucional para la modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y archivísticos.

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Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias 3

Índice

1. Introducción 5

2. Objetivos del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019 6

2.1 Objetivo General 6

2.2 Objetivos Específicos 6

3. Informe de resultados 9

Servicios en Archivos de Trámite 9

3.1. Normatividad para la gestión documental de los archivos de Pemex y sus EPS. 9

3.2. Instrumentos de control archivístico de Pemex y sus EPS. 11

3.3. Asesoría y capacitación continua en el uso de métodos y aplicación de técnicas archivísticas. 11

3.4. Aplicación de la herramienta tecnológica institucional e-Archivo. 11

3.5. Migrar los registros de las herramientas archivísticas heredadas de 2014. 12

3.6. Análisis y adecuación de los archivos electrónicos de Pemex y sus EPS. 12

3.7. Análisis de las diferentes opciones tecnológicas disponibles para la organización de archivos. 13

Servicios en Archivos de Concentración 13

3.8. Elaborar y promover la baja documental de archivos prescritos. 13

3.9. Promover Transferencias Primarias y Secundarias de expedientes prescritos. 14

3.10. Proyecto de Digitalización del Archivo Central Inmobiliario. 15

3.11. Contar con un inmueble para instalar un Archivo de Concentración de Pemex en la Región Sureste. 15

Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos 16

3.12. Proyecto “Memoria Histórica y Cultural de México”. 16

3.13. Divulgar el contenido del patrimonio del Archivo custodiado mediante la difusión en Internet. 16

3.14. Incrementar el acervo del Archivo histórico de Pemex. 17

3.15. Consolidar la campaña de donaciones al AHP. 18

3.16. Fondo Expropiación y del Fondo Petróleos Mexicanos 1938- 1992. 18

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1. Introducción

El Área Coordinadora de Archivos de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias presentó el Programa de Desarrollo Archivístico 2020, en cumplimiento con lo dispuesto en los artículos 23 y 28, fracción III de la Ley General de Archivos.

El Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2020 se elaboró con base en la metodología establecida por el Archivo General de la Nación (AGN)1_{, e incluyó elementos de}

planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los archivos, los programas de organización y capacitación en materia de gestión documental y administración de archivos prioritarios a nivel institucional, así como los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles para la generación, administración, uso, control y consulta de los archivos de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias.

Derivado de lo anterior, en el mes de enero de 2021, en cumplimiento con lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley General de Archivos, el Área Coordinadora de Archivos presenta el informe anual que detalla el cumplimiento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2020.

1_{“Criterios para elaborar el Plan Anual de Desarrollo Archivístico”. Versión electrónica publicada por el Archivo General de la Nación, 2004,} última edición julio de 2015.

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2. Objetivos del Plan Anual de Desarrollo Archivístico 2019

2.1 Objetivo General

Promover la organización, conservación, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo de Pemex y sus EPS, a través de la aplicación de los instrumentos de control y consulta archivística, el registro sistemático en la herramienta tecnológica para la administración documental e-Archivo, con el objeto de contar con expedientes clasificados, identificados y localizables a lo largo del ciclo vital de la documentación, que contribuyan a la correcta gestión gubernamental y al avance institucional.

2.2 Objetivos Específicos

Servicios en Archivos de Trámite

1. Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional de archivos de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, a través de la emisión de la normatividad interna para su correcta operación.

2. Actualizar los instrumentos de control archivístico en correspondencia con los cambios funcionales de las empresas, derivados de la publicación de los nuevos Estatutos Orgánicos, emitidos en junio de 2019.

3. Fomentar la cultura de la calidad en los archivos mediante la asesoría y capacitación continua en el uso de métodos y aplicación de técnicas archivísticas encaminadas a la adopción de las mejores prácticas nacionales e internacionales.

4. Promover el uso y aplicación de la herramienta tecnológica institucional

e-Archivo, para mejorar la administración de los archivos y dar continuidad a la

carga inicial de expedientes generados por las áreas durante el periodo 2015 – 2019.

5. Migrar los registros cargados en las herramientas archivísticas heredadas para dar cumplimiento a las obligaciones en materia de archivos con apoyo del Sistema e-Archivo.

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6. Identificar la situación actual que guardan los archivos electrónicos en la institución con un enfoque orientado a establecer el conjunto de directrices que deben seguir las áreas de Pemex y sus EPS para la generación, uso, consulta y administración de archivos electrónicos dentro de un entorno controlado y seguro en cumplimiento de las disposiciones normativas aplicables.

7. Realizar el estudio y análisis de las diferentes opciones tecnológicas disponibles para dar continuidad a la operación del sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, ya sea mediante la actualización o la sustitución de la plataforma actual.

Servicios del Archivo de Concentración

8. Elaborar y promover ante las Unidades Administrativas correspondientes, la baja documental de 6,701 cajas de archivo en apego a las disposiciones normativas emitidas por el Archivo General de la Nación, dentro del calendario establecido por esa institución para el ejercicio 2020, ingresando las solicitudes de Baja Documental correspondientes en el mes de diciembre.

9. Promover la disposición documental de los expedientes cuya vigencia de conservación o uso ha prescrito en los archivos de trámite o concentración efectuando las Transferencias Primarias y Secundarias conforme a los plazos de conservación establecidos en el Catálogo de Disposición Documental.

10. Implementar el Proyecto de Digitalización del Archivo Central Inmobiliario de Petróleos Mexicanos para la consulta y gestión inmobiliaria a nivel nacional. 11. Contar con un inmueble con las instalaciones necesarias para llevar a cabo la

recepción, organización y resguardo de los archivos de la Región Sureste, que cuente con las condiciones apropiadas de control ambiental y seguridad para la conservación del buen estado físico de los mismos.

Servicios del Archivo Histórico de Pemex

12. Aplicar las políticas respecto de los documentos históricos y sus soportes en el marco del Proyecto “Memoria Histórica y Cultural de México”.

13. Divulgar el contenido del patrimonio del Archivo custodiado mediante la difusión en Internet de sus catálogos documentales para la consulta de los investigadores.

14. Incrementar el acervo histórico mediante las transferencias secundarias en un 100% con relación al año anterior.

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15. Consolidar la campaña de donaciones y el mecanismo para valorar y recibir archivos en donación.

16. Organizar y describir la información documental e iconográfica del Fondo Expropiación y del Fondo Petróleos Mexicanos 1938- 1992.

17. Sistematizar el Registro Central para el control intelectual, técnico y operativo del conjunto de actividades encaminadas a custodiar y proteger el acervo documental del Archivo Histórico de Pemex.

A continuación se presenta un informe que detalla el cumplimiento y resultados de cada uno de los objetivos planteados como acciones prioritarias para la organización y conservación documental de los archivos de Pemex y sus EPS durante el 2020.

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3. Informe de resultados

Servicios en Archivos de Trámite

3.1. Normatividad para la gestión documental de los archivos de Pemex y sus EPS.

Objetivo: Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional de archivos

de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias, a través de la emisión de la normatividad interna para su correcta operación.

En cumplimiento del Acuerdo aprobado por el Comité de Mejora Regulatoria de Pemex (COMERI) y con la colaboración de los archivos de trámite, concentración y el Archivo Histórico de Pemex, se elaboraron las “Políticas y Procedimientos para la Prestación de Servicios

Archivísticos en Materia de Organización, Control, Conservación y Disposición Documental en Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias”, que es el primer documento

normativo de la empresa que integra todos los procesos archivísticos y de gestión documental para garantizar la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita de los documentos de Pemex y sus EPS.

El documento normativo establece las bases de operación y funcionamiento del Sistema Institucional de Archivos (SIA) de Pemex y sus EPS, con base en la metodología y normativa archivística establecidas por el Archivo General de la Nación y las disposiciones aplicables en la materia.

Como parte de las políticas generales se establecen los criterios para la gestión documental y la administración de archivos, los instrumentos de control y de consulta archivísticos, las características de los documentos que se producen o reciben en Pemex: el documento de archivo en cualquier soporte (papel, electrónico y mixto), los documentos de comprobación administrativa inmediata (DCAI) y los documentos de apoyo informativo y/o papeles de trabajo que no constituyen un documento de archivo.

Asimismo, se contempla la apertura, integración, identificación, codificación única y cierre de los expedientes de archivo en Pemex y sus EPS a través de la portada o guarda exterior de cada uno de ellos, emitida por la Herramienta tecnológica institucional de gestión documental.

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También se desarrollan medidas de interoperabilidad para la gestión documental integral, considerando el documento electrónico, el expediente y la digitalización controlada de la documentación de archivo.

Por otra parte, se establecen las políticas y procedimientos para el traslado controlado de los documentos de archivo a través de las transferencias primarias a los Archivos de Concentración y las transferencias secundarias al Archivo Histórico de Pemex, con la finalidad de evitar la acumulación de documentos en los archivos de trámite de Pemex y sus EPS.

En este contexto, también se establecen obligaciones en materia de administración de archivos para los titulares de las áreas administrativas productoras de la documentación para organizar y conservar sus archivos conforme a lo establecido por el Sistema Institucional de Archivos (SIA), garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen documentos de archivo; así como promover la entrega y recepción de archivos debidamente organizados e identificados en inventarios documentales emitidos por la Herramienta tecnológica institucional de gestión documental vigente.

Como parte de las políticas específicas, se definen las directrices que deberán cumplir las áreas administrativas productoras de la documentación de Pemex y sus EPS para organizar sus archivos, el Sistema Institucional de Archivos (SIA), sus componentes normativos: el Área Coordinadora de Archivos, Gerencia de Servicios Generales y el Área de servicios archivísticos, el Grupo Interdisciplinario de Valoración de Archivos (GIVA) y sus componentes operativos que contemplan: la administración de correspondencia; de los Archivos de Trámite, en los cuales debido a la dimensión y la dispersión geográfica de las empresas productivas se instrumentó su operación en tres niveles de responsabilidad: Instrumentador de la Estrategia, Enlaces Ejecutivos y Responsables de Archivo de Trámite; del Archivo de Concentración y del Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos.

Asimismo, se contemplaron políticas en específico para la valoración y vigencia documental, los plazos de conservación, las transferencias secundarias y la gestión de baja documental en apego al Catálogo de disposición documental de Pemex y sus EPS y las disposiciones emitidas por el Archivo General de la Nación.

Por otra parte, se desarrollaron los procesos para la actualización de los instrumentos de control y consulta archivística, así como la administración y desarrollo de la Herramienta tecnológica institucional de gestión documental vigente de Pemex.

En el tema de transparencia, se establecieron las disposiciones para la clasificación y desclasificación de información, en cumplimiento con lo establecido en las Leyes Federal y General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

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3.2. Instrumentos de control archivístico de Pemex y sus EPS.

Objetivo: Actualizar los instrumentos de control archivístico en correspondencia con los

cambios funcionales de las empresas, derivados de la publicación de los nuevos Estatutos Orgánicos, emitidos en junio de 2019.

El proyecto para la actualización de los instrumentos de control archivístico continúa en proceso de revisión por parte de la Subgerencia de Servicios Archivísticos debido a la reducción de personal realizada durante el 2020; así como a la viabilidad de una reestructura funcional próxima y la emisión de nuevos Estatutos Orgánicos en 2021.

3.3. Asesoría y capacitación continua en el uso de métodos y aplicación de técnicas archivísticas.

Objetivo: Fomentar la cultura de la calidad en los archivos mediante la asesoría y

capacitación continua en el uso de métodos y aplicación de técnicas archivísticas encaminadas a la adopción de las mejores prácticas nacionales e internacionales.

Durante el 2020 se atendieron más de 150 solicitudes de asesoría para el registro e integración de expedientes, realizadas por los Responsables de Archivo de Trámite de Petróleos Mexicanos y sus Empresas Productivas Subsidiarias.

Por otra parte se desarrollaron dos módulos de capacitación de introducción a los archivos dirigidos a las áreas productoras de la documentación:

Módulo I. Introducción a los archivos de Pemex y sus EPS.

Módulo II. Normatividad en materia de archivos y gestión documental.

3.4. Aplicación de la herramienta tecnológica institucional e-Archivo.

Objetivo: Promover el uso y aplicación de la herramienta tecnológica institucional

e-Archivo, para mejorar la administración de los archivos y dar continuidad a la carga

inicial de expedientes generados por las áreas durante el periodo 2015 – 2019.

Derivado de los ataques informáticos del 2019, la Subdirección de Tecnologías de Información de Pemex, determinó que la herramienta e-Archivo resulta inoperante dadas las adecuaciones que requiere para su correcta operación.

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Por lo anterior se implementaron soluciones multiplataforma en la nube para facilitar de manera emergente la carga inicial de expedientes de las áreas, buscando simplificar el trámite para el registro y la obtención de portadas e inventarios de archivo de trámite. Entre las acciones que se llevaron a cabo, se establecieron programas emergentes home office para brindar al personal la capacitación para dar continuidad a los requerimientos operativos de las áreas en materia archivística.

Como resultado, al cierre del año 2020 se cuenta con el registro de 96 mil 855 expedientes de archivo de trámite de las distintas áreas de Pemex y sus Empresas Productivas Subsidiarias.

3.5. Migrar los registros de las herramientas archivísticas heredadas de 2014. Objetivo: Migrar los registros cargados en las herramientas archivísticas heredadas para

dar cumplimiento a las obligaciones en materia de archivos con apoyo del Sistema

e-Archivo.

En coordinación con personal de la Subdirección de Tecnologías de Información se trabajó en el diseño de cercos tecnológicos, estructuras de datos y plantillas de migración para la recuperación y migración de 1 millón 548 mil 421 registros abiertos por las áreas de Pemex Corporativo en los años 2014 y anteriores en la Solución Tecnológica Documental.

Adicionalmente, la Subdirección de Tecnologías de Información trabaja en el establecimiento de cercos tecnológicos para la recuperación de la información de los sistemas de los Organismos Subsidiarios.

3.6. Análisis y adecuación de los archivos electrónicos de Pemex y sus EPS.

Objetivo: Identificar la situación actual que guardan los archivos electrónicos en la

institución con un enfoque orientado a establecer el conjunto de directrices que deben seguir las áreas de Pemex y sus EPS para la generación, uso, consulta y administración de archivos electrónicos dentro de un entorno controlado y seguro en cumplimiento de las disposiciones normativas aplicables.

En coordinación con personal de la Subdirección de Tecnologías de Información se trabajó en el diseño de cercos tecnológicos, estructuras de datos y plantillas de migración para la recuperación y migración de 1 millón 548 mil 421 registros abiertos por las áreas de Pemex Corporativo en los años 2014 y anteriores en la Solución Tecnológica Documental.

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Adicionalmente, la Subdirección de Tecnologías de Información trabaja en el establecimiento de cercos tecnológicos para la recuperación de la información de los sistemas de los Organismos Subsidiarios.

3.7. Análisis de las diferentes opciones tecnológicas disponibles para la organización de archivos.

Objetivo: Realizar el estudio y análisis de las diferentes opciones tecnológicas

disponibles para dar continuidad a la operación del sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, ya sea mediante la actualización o la sustitución de la plataforma actual.

Después del análisis realizado por la Subdirección de Tecnologías de Información y del Área Coordinadora de Archivos, se concluyó que la mejor opción para dar solvencia a los requerimientos en materia de registro de archivos y gestión de los procesos archivísticos es la implementación de una nueva plataforma que incorpore los cambios normativos en materia archivística, así como los protocolos de seguridad definidos por tecnologías de información para los sistemas institucionales.

Por lo anterior, se determinó elaborar el Documento de Requerimiento del Negocio (DRN), que se entregó a TI en noviembre de 2020 para diseñar durante el 2021 una nueva herramienta de gestión documental para la organización de los archivos de Pemex y sus EPS.

En tanto se diseña e implementa a la nueva herramienta, se diseñó y puso en operación un sistema de registro de expedientes que será migrado al nuevo sistema.

Servicios en Archivos de Concentración

3.8. Elaborar y promover la baja documental de archivos prescritos.

Objetivo: Elaborar y promover ante las Unidades Administrativas correspondientes, la

baja documental de 6,701 cajas de archivo en apego a las disposiciones normativas emitidas por el Archivo General de la Nación, dentro del calendario establecido por esa institución para el ejercicio 2020, ingresando las solicitudes de Baja Documental correspondientes en el mes de diciembre.

La planeación del PADA 2020, consideró como factor de riesgo la necesidad de contar con los lineamientos de baja documental, así como la recepción de solicitudes por parte del Archivo General de la Nación (AGN).

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Mediante circular DG/029/20 de fecha 1 de julio, el AGN suspendió la recepción de solicitudes de dictamen de baja documental para el ejercicio 2020.

Los “Lineamientos para que el Archivo General de la Nación emita el Dictamen y Acta de Baja

Documental o de Transferencia Secundaria para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal”,

fueron publicados el 12 de octubre de 2020. No obstante, y con base en la capacitación impartida al 2 de octubre de 2019 por el AGN, se elaboraron 52 solicitudes de baja documental, mismas que fueron validadas y autorizadas por los titulares de la Áreas Administrativas Productoras de la Documentación (AAPD).

Conforme a los lineamientos emitidos el 12 de octubre de 2020 y lo dispuesto por el Archivo General de la Nación, las 52 bajas deberán ser reprocesadas con base en el Catálogo de Disposición Documental 2018 y los nuevos formatos correspondientes al Inventario de Baja Documental, la Declaratoria de Valoración y la Ficha técnica de Valoración, que aún no han sido publicados, con lo que persiste el riesgo de retraso para la atención de las bajas documentales.

3.9. Promover Transferencias Primarias y Secundarias de expedientes prescritos. Objetivo: Promover la disposición documental de los expedientes cuya vigencia de

conservación o uso ha prescrito en los archivos de trámite o concentración efectuando las Transferencias Primarias y Secundarias conforme a los plazos de conservación establecidos en el Catálogo de Disposición Documental.

En el ejercicio 2020, a causa de la contingencia informática que sufrió Pemex, las herramientas electrónicas archivísticas quedaron fuera de operación, por lo que el área de Soporte Técnico, adscrita a la Subgerencia de Servicios Archivísticos, implementó soluciones multiplataforma en la nube para dar continuidad de forma emergente a la atención del proceso de transferencia a los Archivos de concentración, por lo que la demanda de este servicio fue atendida en su totalidad.

Se atendieron 12 solicitudes de Trasferencias Primarias por un total de 1,106 expedientes, ingresados a concentración en 161 contenedores.

Este servicio depende de que las áreas administrativas productoras de la documentación mantengan actualizado el proceso de Archivo de Trámite, el cual en algunos casos se vio interrumpido por la contingencia sanitaria.

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3.10. Proyecto de Digitalización del Archivo Central Inmobiliario.

Objetivo: Implementar el Proyecto de Digitalización del Archivo Central Inmobiliario

de Petróleos Mexicanos para la consulta y gestión inmobiliaria a nivel nacional.

Se atendieron 53 solicitudes de ingreso a la Bóveda de Seguridad digitalizando 491 expedientes, con un total de 25 mil 401 imágenes, indexados y puestos para su consulta a nivel nacional en la Plataforma de Contenido Empresarial. Empleando para ello el equipo multifuncional, por carecer de escáner de alto volumen y no obstante los ajustes en el personal operativo, ocasionados por la contingencia sanitaria.

3.11. Contar con un inmueble para instalar un Archivo de Concentración de Pemex en la Región Sureste.

Objetivo: Contar con un inmueble con las instalaciones necesarias para llevar a cabo la

recepción, organización y resguardo de los archivos de la Región Sureste, que cuente con las condiciones apropiadas de control ambiental y seguridad para la conservación del buen estado físico de los mismos.

En el mes de febrero, en reunión de los encargados de despacho de las Gerencias de Administración Patrimonial, Obra y Mantenimiento Región Sureste y Administración Patrimonial, se definió el Almacén Regional Nuevo Pemex como la mejor opción para el resguardo de Archivos de Concentración en la Región Sureste.

Se elaboró el análisis de requerimientos mínimos para la rehabilitación del inmueble, siendo los más destacados el mantenimiento de la techumbre y de los rakcs de archivo. En el mes de julio, la Unidad Regional de Administración Patrimonial Sureste y la Gerencia del Complejo Procesador de Gas Nuevo Pemex, suscribieron el acta de entrega recepción del inmueble.

En el mes de agosto, la Gerencia de Obra y Mantenimiento Sureste Marina mediante DCAS-SSC-GOMSM-166-2020, presentó el importe estimado para la ejecución de los trabajos de rehabilitación del inmueble, por la cantidad de $54,833,858.97 (Cincuenta y cuatro millones ochocientos treinta y mil ochocientos cincuenta y ocho 97/100 pesos M. N.). El presupuesto no ha sido autorizado, y mientras tanto se ha considerado buscar otro lugar con las características de conservación y seguridad para los archivos y cuyo costo de adecuación sea menor.

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Archivo Histórico de Petróleos Mexicanos

3.12. Proyecto “Memoria Histórica y Cultural de México”.

Objetivo: Aplicar las políticas respecto de los documentos históricos y sus soportes en el

marco del Proyecto “Memoria Histórica y Cultural de México”.

De las políticas propuestas es la de sumar esfuerzos por la preservación y promoción digital de la memoria y el patrimonio cultural de la nación, entre ellos el de Petróleos Mexicanos. Se propone el Derecho a la memoria entendido como “…la decisión de personas, colectividades o pueblos de señalar hechos, preservarlos en diversos materiales y construir una historia propia” es también “…el hilo que tenemos para reconstruir las tramas personales, familiares y sociales, y precisamente es esta característica la que lo define como un derecho colectivo”.

El cumplimiento y fortalecimiento de este Derecho a la Memoria, se refiere en especial a “Resguardar, preservar y conservar de forma responsable el acervo documental, fotográfico, cinematográfico, o ya sea todo aquel material considerado de valor histórico, que brinde identidad como empresa y orgullo nacional”.

- El Archivo Histórico realizó el acompañamiento con la Gerencia de Comunicación Corporativa de Pemex para establecer y concretar un acuerdo de apoyo de recursos financieros para la reproducción del archivo fílmico depositado en el Filmoteca de la UNAM. Se realizó la revisión -selección-valoración de un volumen de aproximadamente 1800 rollos de filmes- y su digitalización, y se obtuvo como resultado 60 horas de filmes recuperados. - Referente al acervo Videográfico (3502 videos) depositado en TVUNAM se

continúan con las negociaciones administrativas, financieras y legales para su digitalización, organización, descripción y conservación.

3.13. Divulgar el contenido del patrimonio del Archivo custodiado mediante la difusión en Internet.

Objetivo: Divulgar el contenido del patrimonio del Archivo custodiado mediante la

difusión en Internet de sus catálogos documentales para la consulta de los investigadores. El AHP a la fecha solo cuenta con el Catálogo del Fondo de Expropiación y se está elaborando el de fotografías. Se han realizado a lo largo de varios años las negociaciones para que la Subdirección de Tecnologías de Información de Pemex realice entre otras: la transferencia a servidor de TI, el mantenimiento a la aplicación y migración y acceso al

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exterior por medio del portal Pemex.com. Por lo que a la fecha el AHP no puede determinar la difusión de sus catálogos documentales para la consulta de los investigadores.

En colaboración con el área de Comunicación Corporativa se realizaron las siguientes actividades: pagina actualizada y disponible en www.pemex.com; propuestas de imágenes de posible interés para su publicación; seguimiento para la publicación de los artículos para la sección de Historias del Petróleo.

Elaboración de los artículos:

En proceso: Royal Dutch Shell en el Archivo Histórico de PEMEX, El piloto aviador Emilio Carranza en el Archivo Histórico de PEMEX, Frans Blom y la Compañía El Águila, La Guerra Cristera en el Archivo Histórico de PEMEX, Refinería Francisco I. Madero, Ciudad Madero, Tamps., Un contrato petrolero: Pearson y la familia Romero Rubio, Reconocimiento a trabajadores petroleros en 1948, El Ing. Manuel Rodríguez Aguilar y la Gerencia de Exploración Petrolera en 1948, La Comisión Técnica y el Boletín del Petróleo, 1919, la fusión entre El Águila y Shell.

Publicados dos artículos: Empleados británicos enviados a la Primera Guerra Mundial, Regulación del petróleo durante la Revolución.

Durante el 2020 se atendieron dos visitas guiadas y consultaron el acervo documental tres investigadores externos en 19 visitas y cuatro usuarios internos con 19 consultas. En ambos casos los requerimientos de investigación son de diversa índole y se les apoya con la entrega y recepción de los expedientes consultados.

Derivado del cierre de las instalaciones el servicio y atención a los usuarios se realizó vía Internet para las siguientes investigaciones: Hotel Regis, Rodolfo Montes, ZMA El Tajín.

3.14. Incrementar el acervo del Archivo histórico de Pemex.

Objetivo: Incrementar el acervo histórico mediante las transferencias secundarias en un

100% con relación al año anterior.

En el marco del Proyecto de Rescate de Archivos Históricos en el Archivos de Trámite, se realizó en el año de 2019 en el Archivo de trámite de la Dirección Corporativa de Finanzas la valoración de 1,620,869 expedientes contenidos en 13,021 cajas, identificando documentos con valor histórico. En el año de 2020 se presentó un Programa de trabajo a la Subgerencia de Pasivo Laboral y Estudios Especiales para preparar las transferencias secundarias que corresponden a las Contadurías del Centro, Finanzas, Ventas,

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Transporte, Comercio Interior y Adquisiciones Transporte, Nómina y Conexos, lo anterior incrementaba el 100% en relación con el año anterior.

Las transferencias secundarias de las Contadurías de Finanzas y Ventas que de acuerdo con el calendario programado se concluiría en marzo del 2020, se encuentran pendientes de su entrega-recepción una vez que se regularicen las actividades.

Derivado de una solicitud del Archivo Histórico para determinar el tratamiento de baja documental de 73 cajas identificadas como Documentos de Comprobación Administrativa Inmediata (DCAI), la Gerencia de Servicios Generales solicito realizar un informe de “revaloración” mismo que fue remitido en Oficio DCAS-SSC-GSG-SAGD-98-2020.

Programada su conformación del Grupo Interdisciplinario de Valoración (GIVA) en el año 2019 y de acuerdo con sus funciones, el Archivo Histórico de Pemex es integrante del mismo. Por lo anterior se registró como parte obligada el de aplicar las disposiciones y acuerdos emitidas por el GIVA para el proceso de valoración documental.

Se definieron los escenarios, propuestas para la definición de la metodología y líneas generales de actuación para los archivos generales de 1938 a 1993, de 1992 a 2004 y de 2005 a 2015.

3.15. Consolidar la campaña de donaciones al AHP.

Objetivo: Consolidar la campaña de donaciones y el mecanismo para valorar y recibir

archivos en donación.

Durante el 2020 se recibió una donación y se atendieron a cuatro prospectos de donadores, se mantuvo la comunicación vía telefónica y electrónica.

Referente a la campaña para promover el Programa “De la historia individual a la Memoria

Colectiva” debido a cambios de personal, del programa Trabajo en Casa no se ha

formalizado la campaña con Comunicación Corporativa.

3.16. Fondo Expropiación y del Fondo Petróleos Mexicanos 1938- 1992.

Objetivo: Organizar y describir la información documental e iconográfica del Fondo

Expropiación y del Fondo Petróleos Mexicanos 1938- 1992.

Para los procedimientos de organización, descripción y conservación se elaboraron como apoyo cinco cuadernos técnicos internos:

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- Cuadro de clasificación del Archivo Fotográfico y Fílmico de Comunicación Social (actualización).

- Guía técnica para la identificación de imágenes.

- Guía para la foliación de los documentos que integran un expediente de archivo histórico.

- Criterios para el descarte de material bibliohemerográfico que se localiza en los archivos.

- Guía y cuaderno de trabajo para identificar categorías de documentos y flujos (actualización).

- Guía para la conservación o expurgo de los documentos de archivo. (actualización con un cuestionario-guía en línea).

Se actualizó lo concerniente al Archivo Histórico para el documento normativo de “Políticas y Procedimientos para la prestación de Servicios Archivísticos en materia de Organización, Control, Conservación y Disposición documental en Petróleos Mexicanos y sus EPS”.

Programa de corrección y revisión de la base de datos del Fondo Expropiación se alcanzó un avance del 86%. Cabe aclarar que se han presentado fallas en la base de datos y problemas para el acceso y su difusión interna o externa.

Se solicitó al área de Tecnologías de la Información el respaldo y difusión del Archivo Histórico de Pemex en cinco etapas:

1. Respaldo periódico

2. Incremento para imágenes digitalizadas 3. Transferencia a servidor de TI

4. Mantenimiento a la aplicación

5. Migración y acceso al exterior por medio del portal Pemex.com

Programa de Descripción, digitalización y colocación de sello de agua de 2,746 fotografías del Fondo Expropiación.

- De la descripción e integración del Catálogo se tienen registradas 2,001 fotografías.

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- De la digitalización se tienen 3,220 imágenes (incluye frente y vuelta) actividad que se suspendió en enero de 2020 derivado de falta del recurso informático. - Sello de agua, no se cuenta con el programa informático para su colocación por lo cual no se ha podido llevar a cabo el programa completo. Se ha solicitado a TI la instalación del programa para su colocación. Programa Limpieza, expurgo, ordenación y foliación del Archivo de “El Águila” rescatado de las oficinas de Pemex en Tampico. - El archivo se integra por un total de 1,960 cajas. En 2017 se proyectó el desarrollo del programa para dos años. Sin embargo, con el ritmo de productividad actual éste se llevará ocho años. El personal sindicalizado realiza limpieza y foliación argumentando la falta de elementos técnicos. Personal de confianza revisa limpieza y folio, expurga, ordena y registra en la base de datos los datos faltantes, situación que ha provocado que este personal invierta esfuerzos adicionales a sus funciones. - A partir de marzo de 2019 se logró la negociación con el Sindicato para la implementación del reporte diario de actividades, lo que permitió contar con un testimonio del personal respecto de su productividad y cotejar con el control de registro y entrega de acuerdo con los procedimientos, fijar metas y conocer los porcentajes de avance y productividad por persona. Programa Limpieza, expurgo, ordenación y foliación del Archivo de “El Águila” De la Colección bibliohemerográfica integrada por publicaciones donadas por trabajadores, particulares, instituciones académicas e investigadores que consultaron y utilizaron información del acervo histórico. Se realizaron las actualizaciones según recepción y se procedió a reclasificar la Colección en tres áreas de conocimiento: Petróleo, Archivística y Transparencia y Obras Generales. El archivo de la Subdirección de Proyectos, Planoteca se integra por 731 planos. Se ordenaron y cotejaron con el inventario de transferencia secundaria, se procedió a Proyectado Real 2017 960 171 2018 1,000 146 2019 500 189 2020 250 150 Totales: 2,710 656 Trabajos: 1,960 cajas AG 12 cm. Años

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identificarlos, rotularlos con el código topográfico asignado y ubicarlos de acuerdo con su tamaño en el contenedor correspondiente.

Respecto del Proyecto de digitalización de la Colección del Boletín del Petróleo – AHP cuenta con el 80% de la Colección, es una de las más completas- no fue posible concluir la propuesta con Comunicación Corporativa derivado de las circunstancias de la Pandemia del COVID-19. Se realizó un rastreo vía Internet para localizar las instituciones que tienen entre sus acervos bibliohemerográficos la Colección. Se ubicaron los tomos faltantes, información que nos permitirá proyectar futuros trabajos de colaboración.

3.17. Sistematizar el Registro Central del Archivo Histórico de Pemex.

Objetivo: Sistematizar el Registro Central para el control intelectual, técnico y operativo

del conjunto de actividades encaminadas a custodiar y proteger el acervo documental del Archivo Histórico de Pemex.

Se cuenta con un avance del 60% en la integración de cada expediente de la Serie Registro Central que entre otros documentos e información comprende: el Nombre o título del archivo, Ingreso, Programas e informes, Procedencia institucional, Volumen, Periodo, Tipología documental, Organización, Descripción e instrumentos de consulta, Restricciones a la consulta, Disposición Documental, Descripción informativa, Reprografía, Consulta anual, Área de depósito etc. Por las características de su conformación al ser una serie documental mixta, el acceso compartido al momento es una liga interna.

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Dirección Corporativa de Administración y Servicios Subdirección de Servicios Corporativos

Coordinación de Archivos Gerencia de Servicios Generales Ciudad de México, a 29 de enero de 2021.