INTRODUCCIÓN
Esta cartilla es el resultado de la labor docente durante varios años con los estudiantes de diferentes universidades en el tema de contabilidad básica, costos y análisis financiero y el objetivo es que se constituya en la guía para el desarrollo pedagógico y de consulta de docentes y estudiantes de las carreras administrativas en las áreas contables y financieras.
Los temas están estructurados de forma que cada lector comprenda inicialmente los elementos básicos del ciclo contable, la estructura de los estados financieros, los principales aspectos de costos y al final los temas básicos de análisis financiero.
Es un lenguaje sencillo y especialmente dirigido a estudiantes de carreras administrativas de forma que no se requieran conceptos contables profundos para entender la información financiera de la empresa y más aún, el análisis financiero que será fundamental en sus empresas a la hora de tomar decisiones de inversión y financiación.
Se incluye en cada uno de los temas, fundamentación teórica, ejemplos prácticos y algunos ejercicios al final de forma que el estudiante pueda poner en práctica los conceptos comprendidos durante el desarrollo de su núcleo.
JUSTIFICACIÓN
El mundo de los negocios requiere profesionales con el compromiso de mejoramiento continuo, debido a los cambios constantes por factores como la economía de libre mercado, la globalización y la tecnología, para lo cual los administradores financieros no pueden ser ajenos y deben conocer e interpretar las diferentes herramientas contables y financieras para la toma de decisiones. Es así como las organizaciones requieren profesionales que manejen, controlen y proyecten los recursos económicos y financieros de tal forma que garanticen la adecuada utilización de los mismos en las diferentes áreas de actuación, comprendiendo claramente los elementos que conforman los estados financieros y la forma de analizar e interpretar los mismos para realizar diagnósticos, estrategias y tomar decisiones que conduzcan a la generación de valor.
OBJETIVO GENERAL
Adquirir la formación necesaria para que el profesional analice el papel que desempeña la información contable, de costos y presupuestos dentro de las organizaciones para la toma de decisiones y la determinación de su estrategia competitiva en el mundo de los negocios, a través de una interpretación adecuada de dicha información, además, proporcionar los conceptos y herramientas básicas para el análisis e interpretación de los estados financieros, a través de las diferentes herramientas financieras
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
• Reconocer la importancia de la contabilidad como un sistema básico de información dentro de la organización en el proceso de toma de decisiones.
• Preparar y comprender los estados financieros básicos y las normas contables básicas y técnicas en su elaboración
• Identificar las herramientas que se utilizan en las organizaciones para la toma de decisiones en cuanto a la estructura de costos y el manejo adecuado de los inventarios
• Evaluar una empresa desde la óptica financiera a través de un diagnóstico, unas conclusiones y recomendaciones, dependiendo del sector donde se ubique la entidad.
ÍNDICE
CAPÍTULO 1: CONTABILIDAD BÁSICA PARA ADMINISTRADORES 8
- Definición de contabilidad 9 - Propósito de la contabilidad 9
- Objetivos básicos de la contabilidad 9
- Cualidades de la información contable 10
- Principios y normas contables básicas y técnicas 13
- Ciclo contable y clasificación de cuentas 23
- Plan único de cuentas 39
- Ecuación contable 42 - Libros de contabilidad 44
- Balance de prueba 51
- Período contable 53
- Ajustes y balance de prueba ajustado 53
- Asientos de cierre y ejemplo 62
- Ejemplo ciclo contable 68
- Ejercicio ciclo contable 1 77 - Ejercicio clasificación de cuentas 79
- Ejercicio ciclo contable 2 82
- Usuarios de la contabilidad 83
- Otros ejercicios sobre ciclo contable 85
CAPÍTULO 2: COSTOS 88
- Definiciones básicas de costo, gasto, pérdida e inversión 89
- Clasificación de los costos 90
- Punto de equilibrio 96
- Elementos del costo 100
- Fórmulas de costos 102
- Ciclo de costos 103
- Metodologías de costeo 107
- Estado del Costo de Producción y Venta 109
- Ejercicio para elaborar el ECPyV 111
- Costos por órdenes de fabricación 115
- Asignación de costos indirectos de fabricación 120
- Presupuesto de costos indirectos de fabricación 121
- Ejemplos y ejercicios de asignación de CIF 122
- Presupuesto de producción 134
- Taller de costos 137
- Costeo por procesos 140
- Ejercicios de costos propuestos 143
- Ejercicios de costos resueltos 150
CAPÍTULO 3: INVENTARIOS 156
- Conceptos básicos de inventarios 156 - Clasificación de los inventarios en el PUC 157 - Sistemas de inventario 159 Periódico 159 Permanente 163 - Ejercicio sobre inventario periódico y permanente 165
- Métodos de valuación de inventarios 166
PEPS 166 UEPS 167 Promedio 168 Identificación específica 168
Retail 168 - Ejemplo sobre valoración de inventarios 169
CAPÍTULO 4: ESTADOS FINANCIEROS 173
- Definición y clasificación de estados financieros 173
- Estado de resultados 174
- Balance General 178
- Estado de Cambios en el Patrimonio 181
- Estado de Fuentes y Aplicaciones de Fondos 183
- Estado de Flujo de Efectivo 204
- Taller general de ciclo contable y estados financieros 216
CAPÍTULO 5: ANALISIS FINANCIERO 218
- La información financiera 218
- Fundamentos del análisis financiero 222
- Análisis horizontal y vertical 223
- Indicadores financieros 226
- Indicadores de liquidez 228
- Indicadores de actividad 231
- Indicadores de endeudamiento 236
- Indicadores de rentabilidad 238
- Indicadores de generación de valor 242
- Ejemplo de análisis financiero 273
- Ejercicios de análisis financiero 306
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CONTABILIDAD BÁSICA PARA ADMINISTRADORES
Muchas personas consideran que la contabilidad es un sistema técnico que solamente comprenden los contadores y profesionales del área, sin embargo casi todos los individuos de una u otra forma tienen relación directa cada día con la contabilidad y el manejo de los recursos financieros tanto a nivel personal como en un negocio o empresa.
Desde que el hombre existe ha desarrollado actividades en conjunto y aunque algunas de ellas no eran de carácter monetario a través del tiempo lo fueron, por lo tanto la contabilidad nació con el hombre y con la necesidad de controlar sus recursos, actividades y necesidades.
La contabilidad es el arte de recolectar, resumir, analizar e interpretar información financiera para obtener resultados que permitan tomar decisiones.
Por lo tanto, al preparar un presupuesto de ingresos y gastos en el hogar, determinar cuánto debo pagar por impuestos, o manejar una empresa como en la cual laboramos, estamos utilizando conceptos e información contable.
En este primer capítulo comprenderemos los principales conceptos de la contabilidad, sus principios y normas, el ciclo contable y los principales aspectos del mismo antes de la elaboración de los estados financieros.
1. Definición de contabilidad
La Contabilidad es un Sistema de Información que identifica, clasifica, registra, analiza, interpreta, evalúa e informa las operaciones de una Organización, de forma completa, clara y fidedigna.
Es importante a partir de cualquier definición, que la contabilidad siempre abarca los siguientes conceptos:
• Revisar los documentos generados en las operaciones de la Empresa
• Clasificar los comprobantes de dichas operaciones
• Registrar en los libros respectivos
• Elaborar los Estados Financieros
2. Propósito de la contabilidad
El propósito fundamental de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica a los diferentes usuarios, ya sean internos para la toma de decisiones administrativas y financieras, o usuarios externos como propietarios, acreedores, inversionistas potenciales, el Estado y público en general, quienes tienen algún interés en la Empresa o han proporcionado su capital por lo cual les interesa conocer el resultado de las operaciones.
3. Objetivos básicos de la contabilidad
La información contable debe servir fundamentalmente para:
• Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período
• Predecir flujos de efectivo
• Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección
• Tomar decisiones en materia de inversiones y crédito
• Evaluar la gestión de los administradores del ente económico
• Ayudar a la conformación de la información estadística nacional para determinar los agregados de la economía (PIB, crecimiento económico, etc)
• Contribuir a la evaluación del beneficio o impacto social que la actividad económica de un ente represente para la comunidad
4. Cualidades de la información contable
La información contable presentada por cada organización, deberá cumplir determinadas características, denominadas cualidades con el fin de satisfacer los objetivos de la misma.
Estas cualidades según la normatividad en Colombia son:
Comparabilidad Comprensibilidad Utilidad Pertinencia Confiabilidad Valor de realimentación Valor de
predicción Oportunidad Neutralidad Verificabilidad
Fidelidad representativa
La información es comparable cuando ha sido preparada sobre bases uniformes La información es comprensible cuando es clara y fácil de entender
La información es útil cuando es pertinente y confiable
La información es pertinente cuando posee valor de realimentación, valor de predicción y es oportuna
La información es confiable cuando es neutral, verificable y en la medida en la cual represente los hechos económicos.
Estas cualidades hacen posible que los Estados Financieros sean la mejor herramienta financiera para la toma de decisiones por parte de la Administración y de todos los usuarios en general.
• Comparabilidad:
La información contable debe ser preparada sobre bases uniformes que comprendan el uso de los PCGA para el ente económico en diferentes períodos
• Comprensibilidad:
La información contable debe ser clara y fácil de entender por quienes posean un conocimiento razonable de las actividades económicas y de los negocios
• Utilidad:
La información contable debe tomarse como base para que los usuarios puedan tomar decisiones racionales sobre sus vínculos con el ente. Pertinencia: La información contable debe ser relevante para las necesidades de los usuarios y ser capaz de generar cambios de actitud.
• Valor de realimentación:
Se posee este atributo si la información reduce la incertidumbre, confirmando o alterando las expectativas del usuario
• Valor de predicción:
La información contable debe mejorar la capacidad del usuario para hacer pronósticos acerca del resultado de eventos de interés
• Oportunidad:
La información debe estar disponible para los usuarios antes de que pierda su capacidad de influir sobre sus decisiones
• Confiabilidad:
La información debe estar razonablemente libre de errores y desviaciones y debe presentar fielmente los hechos
• Neutralidad:
No deben presentarse factores de interés o conveniencia que le resten imparcialidad u objetividad a la información
• Verificabilidad:
La información contable y los métodos de medición pueden ser confirmados por otras personas que poseen la capacidad técnica para tal
• Fidelidad representativa:
Debe existir correspondencia entre las mediciones contables y los hechos económicos que representan. Debe destacarse la sustancia económica sobre la forma legal, para evitar errores de medición y tomar decisiones racionales sobre sus vínculos.
5. Principios de contabilidad
De acuerdo al artículo 6º de la Ley 43 de 1990 (Reglamento del Contador Público) se entiende por Principios o Normas de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos o normas básicas y reglas o normas técnicas que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.
Es así como la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna.
Los principios deben ser aplicados por todas las personas que de acuerdo con la Ley están obligadas a llevar contabilidad1, así como para quienes sin estar obligados a llevar contabilidad, pretendan hacerla valer como prueba.
5.1. Conceptos o normas básicas2
Son el conjunto de postulados, conceptos y limitaciones que fundamentan y circunscriben la información contable, con el fin de que ésta goce sus cualidades.
• Ente económico
El Ente Económico es la Empresa, esto es, la actividad económica como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes. Una Empresa es toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes o para la prestación de servicios, realizados a través de uno o más establecimientos de comercio.
• Continuidad
Los recursos y hechos económicos deben contabilizarse y revelarse teniendo en cuenta si el ente económico continuará o no funcionando normalmente en períodos futuros. En caso de que el ente económico no vaya a continuar en marcha, la información contable así deberá expresarlo, teniendo en cuenta aspectos como: Tendencias negativas, pérdidas recurrentes, flujos de efectivo negativos, deficiencias en el capital de trabajo, incumplimiento de obligaciones, dificultad de acceso al crédito, venta de activos principales, huelgas, restricciones jurídicas para operar.
• Unidad de medida
Los recursos de la Empresa deben reconocerse en una misma unidad de medida, la cual es la moneda funcional en la cual el ente principalmente obtiene y usa efectivo.
• Periodo contable
La Empresa debe preparar y difundir periódicamente estados financieros durante su existencia con cortes definidos previamente de acuerdo con las normas legales y al ciclo de operaciones de por lo menos una vez al año (diciembre 31) y la emisión de los Estados Financieros de propósito general.
• Valuación o medición
Tanto los recursos como los hechos económicos que afecten la Empresa deben ser cuantificados en términos de la unidad de medida, con criterios como el costo histórico, valor actual, valor de realización y valor presente. El costo histórico es el que representa el monto inicial pagado por el bien, re expresado por variaciones en el poder adquisitivo de la moneda. El valor actual o de reposición es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente que se consumiría para reponer un activo o se requeriría para liquidar una obligación en el momento actual.
El valor de realización o de mercado es el que representa el importe en efectivo, o en su equivalente, en el que se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en el curso normal del negocio. El valor neto de realización será una vez descontados los gastos de conversión del activo o liquidación del pasivo por comisiones, impuestos, transporte y empaque. El valor presente o descontado es el que representa el monto actual de las entradas o salidas netas en efectivo o su equivalente, que produciría un activo o un pasivo una vez descontado su valor futuro a la tasa pactada o a la tasa efectiva promedio de captación de entidades financieras para certificados a 90 días, certificada por el Banco de la República.
• Esencia sobre forma
Los hechos y recursos económicos se deben reconocer y revelar, además de su forma legal, también por su esencia o realidad económica. En caso de que no se pueda reconocer su esencia económica, las notas a los Estados Financieros deben indicar el efecto que esto ocasiona sobre los resultados del ejercicio y la posición financiera.
• Realización
Solo pueden reconocerse hechos económicos realizados, es decir, cuando se pueda comprobar que un ente económico tiene o tendrá beneficio o sacrificio económico como consecuencia de transacciones pasadas, sean internas o externas, o que experimente cambios en sus recursos. En ambos casos, las transacciones deben ser razonablemente cuantificables.
• Asociación o relación de causalidad
Se deben asociar con los ingresos devengados en cada período, los costos y gastos incurridos para producir tales ingresos, registrando unos y otros simultáneamente en las cuentas de resultados. Cuando una partida no se pueda asociar con un ingreso, costo o gasto, y se concluya que no generará beneficios o sacrificios económicos en otros períodos, debe registrarse en las cuentas de resultados del período corriente.
• Mantenimiento del patrimonio
Se considera que una Empresa genera utilidad solo después de que su patrimonio al inicio del período se haya mantenido o recuperado. Esto implica excluir las transferencias de recursos a otros entes realizadas de acuerdo con la Ley. La evaluación se puede hacer con relación al patrimonio financiero (aportes) o al patrimonio operativo (físico
• Revelación plena
Todo Ente económico debe informar en forma completa, aunque resumida, todo aquello que sea necesario para comprender y evaluar correctamente su situación financiera, los cambios que ésta hubiere experimentado, los cambios en el patrimonio, el resultado de sus operaciones y su capacidad para generar flujos futuros de efectivo. La norma de revelación plena se satisface a través de los Estados Financieros de propósito general, de las notas a los Estados Financieros, de información suplementaria y de otros informes, tales como el informe de los administradores sobre la situación económica y financiera del ente y sobre lo adecuado de su control interno.
• Importancia relativa o materialidad
Los hechos económicos se deben reconocer y presentar de acuerdo con su importancia relativa, es decir, un hecho económico es importante cuando por su naturaleza, monto o circunstancias que lo rodean puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios internos o externos de la información. Al preparar los Estados Financieros, la materialidad se debe determinar con relación al activo total, al activo corriente, al pasivo total, al pasivo corriente, al patrimonio o a los resultados del ejercicio según corresponda.
• Conservadurismo o prudencia
Los hechos económicos se deben medir de manera confiable y verificable. De existir dificultades para su medición, se debe elegir la alternativa que menos probabilidad tenga de sobrestimar los ingresos y los activos o de subestimar los gastos y los pasivos.
• Características y prácticas de cada actividad
Procurando en todo caso la satisfacción de las cualidades de la información, la contabilidad debe diseñarse teniendo en cuenta las limitaciones razonablemente impuestas por las características y prácticas de cada actividad, tales como la naturaleza de sus operaciones, su ubicación geográfica, su desarrollo social, económico y tecnológico.
5.2. Reglas o normas técnicas
Las normas técnicas constituyen una serie de reglas y procedimientos que regulan el ciclo contable y la revelación de información. Algunas son de carácter amplio (Normas técnicas generales) y otras con carácter detallado (Normas técnicas específicas). Es el área más desarrollada de la regulación contable y su objetivo es informar de manera clara y completa la forma de efectuar y presentar los registros de los hechos económicos.
a. Normas técnicas generales
Las normas técnicas generales son las relacionadas con las fases de entrada de información, proceso y salida de datos. Son las que regulan el ciclo contable, entendido como el proceso que debe seguirse para garantizar que los hechos económicos se reconoces y transmiten correctamente a los diferentes usuarios de la información contable.
FASE NORMA TÉCNICA RELACIONADA
Entrada de información
- Reconocimiento del hecho económico - Contabilidad de causación o acumulación
Procesamiento de datos
- Medición al valor histórico - Moneda funcional
- Provisiones y contingencias - Asignación de costos y gastos - Diferimiento de ingresos y gastos - Asientos contables
- Ajustes - Clasificación - Cierre contable
Salida de datos
- Verificación de afirmaciones antes de producir los Estados Financieros
- Tratamiento de información conocida después de la fecha de corte y antes de emitir Estados Financieros
• Reconocimiento del hecho económico
Es el proceso de identificar y registrar o incorporar formalmente en la contabilidad los hechos económicos realizados, los cuales son reconocidos cuando corresponda con la definición de un elemento de los Estados Financieros, que pueda ser medido, que sea pertinente y que pueda presentarse de manera confiable. La Administración deberá reconocer las transacciones en la misma forma cada período, salvo que sea indispensable hacer cambios para mejorar la información, por lo cual para emitir estados financieros de períodos intermedios, el reconocimiento se efectúe con fundamento en bases estadísticas.
• Contabilidad de causación o por acumulación
Los hechos económicos deben ser reconocidos en el período en el cual se realicen y no solamente cuando sea recibido o pagado el efectivo o su equivalente. En este sentido, la contabilidad de causación estipula que los ingresos se reconocen en el período en que se realiza la venta o se presta el servicio con el fin de generar cifras de resultados más confiables y los costos y gastos se deben reconocer en el período corriente en el cual se incurren independientemente de cuándo sea su fecha de pago.
La contabilidad de caja, solo considera como ingreso del período las ventas y los servicios prestados al contado y como gastos y costos los desembolsos realmente efectuados por la Empresa. En nuestro medio, el sistema de contabilidad de caja no tiene aceptación.
• Medición al valor histórico
Los hechos económicos se reconocen inicialmente por su valor histórico, aplicando cuando fuere necesaria la norma básica de la prudencia. De acuerdo con las normas técnicas específicas, dicho valor una vez re expresado como consecuencia de la inflación, cuando sea el caso, debe ser ajustado al valor actual, al valor de realización o al valor presente.
• Moneda funcional
La moneda funcional en Colombia es el peso. Las transacciones realizadas en otras unidades de medida deben ser reconocidas en la moneda funcional, utilizando la tasa de conversión aplicable en la fecha de su ocurrencia. Sin embargo, normas especiales pueden autorizar o exigir el registro o la presentación de información contable en otras unidades de medida, siempre que éstas puedan convertirse en cualquier momento a la moneda funcional.
• Provisiones y contingencias
Se deben contabilizar provisiones para cubrir pasivos estimados, contingencias de pérdidas probables, así como para disminuir el valor, re expresado si fuere el caso, de los activos, cuando sea necesario de acuerdo con las normas técnicas. Las provisiones deben ser justificadas, cuantificables y confiables. Una contingencia es una condición, situación o conjunto de circunstancias existentes, que implican duda respecto a una posible ganancia o pérdida por parte de un ente económico, duda que se resuelva en último término cuando uno o más eventos futuros ocurran o dejen de ocurrir. Las contingencias pueden ser probables, eventuales o remotas. Las probables son aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es posible que ocurran los eventos futuros. Son contingencias eventuales aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, no permite predecir si los eventos futuros ocurrirán o dejarán de ocurrir. Las contingencias remotas son aquellas respecto de las cuales la información disponible, considerada en su conjunto, indica que es poco posible que ocurran los eventos futuros.
• Asignación de costos y gastos
Los costos de los activos y los ingresos y gastos diferidos, re expresados como consecuencia de la inflación cuando sea el caso, deben ser asignados o distribuidos en las cuentas de resultados, de manera sistemática, en cumplimiento de la norma básica de asociación.
La asignación del costo de las propiedades, planta y equipo se denomina depreciación. La de los recursos naturales, agotamiento. Y la de los diferidos e intangibles se denomina amortización. Las bases utilizadas para calcular la alícuota respectiva deben estar técnicamente soportadas. Los cambios en las estimaciones iniciales se deben reconocer mediante la modificación de la alícuota correspondiente en forma prospectiva, de acuerdo con las nuevas estimaciones.
• Diferimiento de ingresos y gastos
Deben contabilizarse como diferidos, los ingresos hasta que la obligación correlativa esté total o parcialmente satisfecha y los gastos hasta que el correspondiente beneficio económico esté total o parcialmente consumido o perdido.
• Asientos contables
Con fundamento en comprobantes debidamente soportados, los hechos económicos se deben registrar en libros, en idioma castellano, por el sistema de partida doble.
Pueden registrarse varias operaciones homogéneas en forma global, siempre que su resumen no supere las operaciones de un mes. Las operaciones deben registrarse cronológicamente. Los asientos respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las operaciones se hubieren realizado, para lo cual se deben resumir los movimientos débito y crédito de cada cuenta y establecer su saldo. Cualquier error u omisión se debe salvar con un nuevo asiento en la fecha en que se advirtiere.
• Ajustes
Antes de emitir los estados financieros, deben efectuarse ajustes necesarios para cumplir la norma técnica de asignación, registrar los hechos económicos realizados que no hayan sido reconocidos, corregir los asientos que fueron hechos incorrectamente y reconocer el efecto de la pérdida del poder adquisitivo de la moneda funcional.
• Clasificación
Los hechos económicos deben ser apropiadamente clasificados según su naturaleza de manera que se registren en las cuentas adecuadas.
Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, la clasificación se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado por el ente económico.
El plan contable debe incluir la totalidad de las cuentas de resumen y auxiliares en uso, con indicación de su descripción, de su dinámica y de los códigos o series cifradas que las identifiquen.
La clasificación debe hacerse con base en el Plan Único de Cuentas, el cual está integrado en tres partes básicas
• Catálogo de cuentas: Corresponde a una relación ordenada y
clasificada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del plan, identificadas con un código numérico y su respectiva denominación.
• Descripciones: En las descripciones se detallan los conceptos
técnicos de registro de cada cuenta reseñada en el catálogo, es decir, se define su comportamiento contable
• Dinámicas: Siguiendo la estructura de la cuenta “T”, con las
dinámicas de las cuentas se precisa su movimiento débito o crédito.
• Cierre contable
Antes de divulgar los Estados Financieros de fin de período, deben cerrarse las cuentas de resultado y transferir su saldo neto a la cuenta apropiada del patrimonio.
• Verificación de afirmaciones
Antes de emitir los Estados Financieros, la administración de la Empresa debe cerciorarse que se cumplen satisfactoriamente las afirmaciones, explícitas e implícitas, en cada uno de sus elementos. Las afirmaciones que se derivan de las normas básicas y de las técnicas, son:
• Existencia: Los activos y pasivos del ente económico existen en la
fecha de corte y las transacciones registradas se han realizado durante el período.
• Integridad: Todos los hechos económicos realizados han sido
reconocidos
• Derechos y obligaciones: Los activos representan probables
beneficios económicos futuros (derechos) y los pasivos representan probables sacrificios económicos futuros (obligaciones) obtenidos o a cargo del ente económico en la fecha de corte.
• Valuación: Todos los elementos han sido reconocidos por los importes apropiados.
• Presentación y Revelación: Los hechos económicos han sido
correctamente clasificados, descritos y revelados.
• Tratamiento de información después del cierre contable
Debe reconocerse en el período objeto de cierre el efecto de las informaciones conocidas con posterioridad a la fecha de corte y antes de la emisión de los Estados Financieros, cuando suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre.
Las normas técnicas específicas son aplicables a los elementos del balance
(activos, pasivos y patrimonio), del estado de resultados, las cuentas de orden y las operaciones descontinuadas y empresas en liquidación, indicando los procedimientos claros y precisos sobre la forma como se deben hacer el registro de los hechos económicos para los principales elementos y situaciones mencionadas.
6. Ciclo contable
La empresa es toda actividad económica que se organiza con el objetivo de producir, transformar, comercializar, administrar bienes o prestar servicios con la constitución de un establecimiento de comercio en el cual se indica el nombre comercial y las marcas de los productos o servicios, los derechos del propietario, las mercancías o productos que se producen o comercializan, las instalaciones con su infraestructura y bienes.
La contabilidad inicia entonces con la identificación de los hechos económicos en lo que se conoce como la recolección de información, teniendo en cuenta que estos hechos económicos debe estar soportados por documentos fuentes para poder elaborar comprobantes de ingreso, egreso, entre otros. Estos registros y comprobantes deben ser elaborados en orden cronológico, cuyo proceso se conoce como registro y clasificación de la información, para luego analizar las transacciones y preparar informe de lo ocurrido en el período a través de los estados financieros, último paso del proceso contable y que se conoce como resumen de la información.
Sin embargo no es solo recolectar, registrar, clasificar y presentar informes, sino que debe realizarse un análisis de dicha información para la toma de decisiones por parte de la administración, el cual es el principal propósito de la contabilidad. El ciclo contable es el registro de todos los hechos económicos o transacciones en forma cronológica en los libros contables (libro diario y libro mayor), así como el proceso de ajustes a las cuentas, cierre de cuentas temporales y elaboración de estados financieros.
El primer esquema del ciclo contable general sería:3
3
El esquema de los movimientos durante el ciclo contable será:
El hecho económico es aquel que afecta la estructura de la empresa, es decir que por ejemplo un contrato firmado hoy aún no es un hecho económico hasta que se cause el pago o cobro del mismo. Se identifican las cuentas, se realiza el registro en el libro diario, se traslada al mayor, se hace el balance de prueba, elaboramos los ajustes, el balance de prueba ajustado, el proceso de cierre de cuentas temporales y por último los estados financieros para poder hacer el análisis de los mismos y tomar decisiones.
Para comprender mejor el proceso del ciclo contable entraremos a definir algunos conceptos que lo componen.
• Partida doble: Indica que todas las operaciones contables son semejantes
a una balanza, ya que cada lado debe tener un valor igual conservando el equilibrio, por lo cual deberán tener mínimo dos partidas, una en el lado débito y otra en el crédito.
• Transacciones: Son todas las operaciones con valor monetario que
implican un cambio en la ecuación contable y por lo tanto en la estructura financiera de la empresa. Inicialmente se registran en el libro diario, en orden cronológico y de allí se trasladan al libro mayor y balances. El libro diario es donde se registran las transacciones diarias en la empresa. El libro mayor y balance es el que registra los saldos de las cuentas que se registraron en el diario y se identifica con una cuenta “T”.
• Naturaleza de las cuentas: De acuerdo con la naturaleza de las cuentas,
donde se definió que las cuentas débito son activos, costos y gastos y las cuentas crédito son pasivos, capital e ingresos, se puede definir entonces que un débito es un aumento en las cuentas de activo, costos o gastos, así como una disminución en la cuenta de pasivo y patrimonio. Un crédito es un aumento en las cuentas de pasivo, patrimonio e ingresos, así como una disminución en la cuenta de activo, costos y gastos.
• Registros contables: Son los registros monetarios que ocurren por una
transacción u operación realizada por la Empresa. Pueden ser simples o compuestos.
Registros simples: Son en los que la columna del débito es afectada por
un solo registro, así como la columna crédito recibe un solo registro. La suma de ambas columnas será siempre igual, conservando la partida doble.
Registro compuesto: Es aquel en los que el débito y el crédito son
afectados por varios registros monetarios, es decir, en la misma transacción se involucran varias cuentas en el débito y una o varias cuentas en el crédito, conservando la igualdad.
Clasificación de las cuentas
Una cuenta es un formato sobre el cual se registran en forma clara, organizada y comprensible los incrementos o disminuciones de un activo, pasivo o patrimonio una vez realizada una operación en la empresa.
El conjunto de cuentas se conoce como Libro Mayor y se representa con una “T”.
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBITO CREDITO
XXXXXX XXXXXXX
Para obtener el saldo de una cuenta, los aumentos se registran en un lado y las disminuciones o reducciones en el lado opuesto.
El lado izquierdo se conoce como débito, cargo o debe El lado derecho se conoce como crédito, abono o haber.
La diferencia entre los dos lados de la cuenta se conoce como saldo que puede ser débito o crédito. Para determinar el saldo los aumentos se registran en un lado y las disminuciones en el lado contrario.
• Cuentas reales o de balance
Las cuentas de balance son aquellas de duración permanente que tienen una relación directa con el Balance General, representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa y que conforman la ecuación contable. Al relacionar estas cuentas, se puede determinar la situación financiera de la empresa a una fecha determinada. Las cuentas de balance están conformadas por el activo, el pasivo y el patrimonio.
Activos:
Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera fluyan a la empresa beneficios económicos futuros.
Son recursos o bienes económicos, propiedad de un negocio, con el cual se obtienen beneficios; los activos de un negocio varían de acuerdo con la naturaleza de la empresa; una empresa pequeña puede tener un solo vehículo, una modesta oficina; mientras que una gran tienda por departamento o una fabrica puede tener, edificios, maquinarias y equipos, terrenos, mobiliario, cuentas por cobrar y otros. Está conformado por cuentas como caja, bancos, deudores, inventarios, maquinaria y equipo, edificaciones, equipo de transporte, equipo de cómputo, terrenos, entre otros.
• Activo corriente: elementos que sufren cambios de manera continuada por la propia actividad empresarial, como los activos que se adquieren para su posterior venta (mercancías) o transformación (materias primas), los derechos de cobro por las ventas a crédito o el dinero en efectivo
• Activo fijo: conjunto de elementos que permanecen en la empresa durante
un horizonte temporal prolongado. Se trata de elementos adquiridos para ser utilizados, ya sean tangibles o intangibles, e inversiones financieras, cuando la empresa no piensa desprenderse de ellas. A estos elementos se les denomina también inmovilizado
Según la liquidez de los elementos de activo, es decir, según la capacidad de convertirse en disponible (dinero), distinguimos entre:
• Activos fijos: son las inversiones permanentes de la empresa en terrenos,
edificios, equipos de cómputo, maquinaria, muebles y enseres, vehículos, equipo de oficina, entre otros.
• Existencias o inventarios: cuya conversión en liquidez se produce por la
venta y aplican directamente a empresas industriales y comerciales.
• Deudores (realizable): son los elementos que se pueden convertir en
dinero en un corto plazo de tiempo teniendo en cuenta la actividad normal de la empresa, como los derechos de cobro o cuentas por cobrar
• Disponible: representa los medios líquidos, es decir, el dinero en efectivo
de que dispone la empresa (caja, bancos, inversiones temporales)
ACTIVOS
DEBITO CREDITO
Aumenta Disminuye
Para efectos académicos, los activos los clasificaremos en activos corrientes o aquellos que están en efectivo o se pueden transformar en efectivo en el período actual (disponible, cartera, inventarios) y activo no corriente o aquellos de duración permanente, que no están destinados para la venta y están para el uso en el desarrollo del objeto social (vehículos, terrenos, edificios, muebles, maquinaria, entre otros activos fijos; inversiones permanentes y otros activos de largo plazo). Principales activos: Disponible - Caja General - Bancos Inversiones
Deudores (Cuentas por cobrar clientes) Inventarios
Propiedades Planta y Equipo - Terrenos
- Edificaciones - Muebles y enseres - Equipo de Oficina
- Equipo de computo y comunicación - Flota y Equipo de Transporte
Intangibles Valorizaciones
Algunas cuentas del activo:
Caja: Registra la existencia en dinero efectivo o en cheques con que cuenta el ente económico, tanto en moneda nacional como extranjera, disponible en forma inmediata.
Bancos: Registra el valor de los depósitos constituidos por el ente económico en moneda nacional y extranjera, en bancos tanto del país como del exterior.
Inversiones: Comprende las cuentas que registran las inversiones en acciones, cuotas o partes de interés social, títulos valores, papeles comerciales o cualquier otro documento negociable adquirido por el ente económico con carácter temporal o permanente, con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias.
Deudores: Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico, incluidas las comerciales y no comerciales.
Inventarios: Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros,
productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico.
Equipo de transporte: Registra el costo de adquisición de las unidades de
transporte, equipos de movilización y maquinaria de propiedad del ente económico destinados al transporte de pasajeros y de carga para el desarrollo de sus actividades.
Construcciones y Edificaciones: Registra el costo de adquisición o
construcciones de inmuebles de propiedad del ente económico destinados para el desarrollo del objeto social.
Terrenos: Registra el valor de los predios donde están construidas las diferentes edificaciones de propiedad del ente económico, así como los destinados a futuras ampliaciones o construcciones para el uso o servicio del mismo.
Equipo de oficina: Registra el costo de adquisición del equipo mobiliario,
mecánico y electrónico de propiedad del ente económico, utilizado para el desarrollo de sus operaciones. En esta cuenta están comprendidos los muebles y enseres como una subcuenta y los equipos (electrónicos y mecánicos) como otra subcuenta.
Equipo de computación: Registra el costo de adquisición del equipo de computo y comunicación adquiridos por el ente económico para el desarrollo de sus planes o actividades de sistematización y/o comunicación.
Maquinaria y Equipo: Registra el costo de adquisición y montaje de la maquinaria y equipo en que incurre el ente económico.
Pasivos
Un pasivo es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberá transferir recursos o proveer servicios a otros entes.
Dentro de los pasivos se encuentran las obligaciones financieras, cuentas por pagar, proveedores, obligaciones laborales, pasivos estimados, entre otros.
Los pasivos son deudas que surgen de la compra de mercancías denominado proveedores, o por servicios a crédito y otros conceptos que se denomina cuentas por pagar, y a la persona o firma a la cual se le debe se le llama acreedor, la forma en la cual está representada una deuda, cuando se obtiene dinero en préstamos, es registrado en una cuenta llamada documentos por pagar; en el caso de un banco es obligaciones financieras.
PASIVOS
DEBITO CREDITO
Disminuye Aumenta
SALDO
Según el plazo de exigibilidad del pasivo, se pueden clasificar en:
Pasivo a corto plazo o pasivo corriente: son aquellas deudas que la empresa
debe cancelar en el plazo menor a un año o en el período contable actual, es decir, cuyo vencimiento es igual o inferior al año. Se destacan entre ellas las deudas con los proveedores, que se derivan de la compra de bienes y servicios necesarios para desarrollar la actividad principal de la empresa, así como deudas con bancos a corto plazo, obligaciones laborales, entre otras.
Pasivo a largo plazo: son aquellas deudas que la empresa debe reintegrar en el
plazo mayor a un año, como son los préstamos o empréstitos emitidos y las deudas con otros acreedores, en todos los casos con vencimiento superior a un año. Este tipo de financiación, junto con los recursos propios, se utiliza para financiar la estructura fija, o activo fijo, de la empresa.
Principales pasivos: Obligaciones financieras Proveedores
Cuentas por pagar
Deudas con socios o accionistas Retención en la fuente por pagar Impuesto a las ventas por pagar Impuestos y tasas por pagar Obligaciones laborales
Pasivos estimados y provisiones Ingresos recibidos por anticipado
Algunas cuentas del pasivo4
Obligaciones financieras: comprende el valor de las obligaciones contraías por el ente económico mediante la obtención de recursos provenientes de establecimientos de crédito o de otras instituciones financieras u otros entes distintos de los anteriores, del país o del exterior, también incluye los compromisos de recompra de inversiones y cartera negociada. Por regla general, las obligaciones contraídas generan intereses y otros rendimientos a favor del acreedor y a cargo del deudor por virtud del crédito otorgado, los cuales se deben registrar por separado.
Proveedores: comprende el valor de las obligaciones a cargo del ente económico, por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios para la fabricación o comercialización de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con la explotación del objeto social, tales como, materias primas, materiales, combustibles, suministros, contratos de obra y compra de energía.
4
Obligaciones Laborales: comprende el valor de los pasivos a cargo del ente económico y a favor de los trabajadores, extrabajadores o beneficiarios, originados en virtud de normas legales, convenciones de trabajo o pactos colectivos, tales como: Salarios por Pagar, Cesantías Consolidadas, Primas de Servicios, Prestaciones Extralegales e Indemnizaciones Laborales.
Cuentas por pagar: comprende las obligaciones contraías por el ente económico a favor de terceros por conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras tales como cuentas corrientes comerciales, a casa matriz, a compañías vinculadas, a contratistas, órdenes de compra por utilizar, costos y gastos por pagar, instalamentos por pagar, acreedores oficiales, regalías por pagar, deudas con accionistas o socios, dividendos o participaciones por pagar, retención en la fuente, retenciones y aportes de nómina, cuotas por devolver y acreedores varios.
Patrimonio
El patrimonio es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos. Son cuentas de patrimonio el capital social, las reservas, las utilidades y otras cuentas que representan la parte que corresponde a los propietarios. El capital social de una compañía anónima se divide en parte alícuota, llamadas acciones; las cuales han de ser todas de igual valor y darán a sus dueños o accionistas iguales derechos de acuerdo con su participación.
En el patrimonio no se clasifica ya que todo se constituye como financiación de largo plazo, sin embargo se pueden distinguir diferentes tipos de recursos propios, así:
Aportes de los propietarios: constituidas por los aportes iniciales del socio, además de los desembolsos que puedan realizar con posterioridad a la constitución de la empresa. A los aportes de los propietarios se las conoce con el nombre de capital.
Reservas: constituyen los recursos generados por la propia empresa al obtener ésta beneficios que permanecen en la misma sin ser retirados por los socios con destino a sus patrimonios privados y que por ley son el 10% de la utilidad hasta acumular el 50% del capital y que sirven para cubrir futuras pérdidas. También pueden existir otras reservas estatutarias o con destinación específica
Utilidades o excedentes acumulados: equivalentes a los resultados de períodos
anteriores que no fueron distribuidos como dividendos o utilidades para los socios y se acumulan en el patrimonio de la empresa.
Resultado del ejercicio: también forman parte de los recursos propios. Si no se reparten en forma de dividendos a los propietarios, pasarán a formar parte de los beneficios retenidos.
Existen otras cuentas de patrimonio que incrementan la participación de los propietarios sobre el valor total de los activos. La naturaleza del patrimonio es crédito:
PATRIMONIO
DEBITO CREDITO
Disminuye Aumenta
SALDO
Principales cuentas del patrimonio: Capital social
Superávit de capital Reservas
Revalorización del patrimonio Resultado del ejercicio
Resultados de ejercicios anteriores Superávit por valorización
Cuentas de orden
Son cuentas que representan bienes que no son propiedad de la empresa, sino de terceros que con intervención de la empresa prestan servicios especiales, como mercancías en consignación, valores en custodia, entre otras. Así mismo incluye algunas contingencias futuras que pueden afectar la estructura económica de la empresa.
• Cuentas nominales o de resultado
Son aquellas que se originan en las operaciones de la Empresa, determinando incrementos o disminuciones del patrimonio con base en las utilidades o pérdidas generadas en el ejercicio. Se denominan temporales ya que su duración es hasta la terminación del ciclo o período contable, en cuyo momento se cancelan o se cierran y dentro de este grupo se clasifican los ingresos operacionales, gastos operacionales, costos de venta o fabricación, ingresos no operacionales y gastos no operacionales.
Ingresos
Los ingresos representan flujos de entrada de recursos en forma de incrementos del activo o disminuciones del pasivo o una combinación de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestación de servicios o por la ejecución de otras actividades realizadas durante un período, que no provienen de los aportes de capital.
INGRESOS
DEBITO CREDITO
Disminuye Aumenta
Principales cuentas de ingresos: Operacionales
- Venta de productos
- Devoluciones, rebajas y descuentos en ventas (db) - Venta de servicios
No operacionales
- Financieros
- Utilidad en venta de activos
Los ingresos se diferencian por la causa que le dio origen clasificándose en ingresos operacionales y no operacionales:5
“Agrupa las cuentas que representan los beneficios operativos y financieros que percibe el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad comercial en un ejercicio determinado. Mediante el sistema de causación se registrarán como beneficios realizados y en consecuencia deben abonarse a las cuentas de ingresos los causados y no recibidos. Se entiende causado un ingreso cuando nace el derecho a exigir su pago, aunque no se haya hecho efectivo el cobro. Al final del ejercicio económico las cuentas de ingresos se cancelarán con abono al grupo 59 - Ganancias y Pérdidas -. Los ingresos se registrarán en moneda funcional, es decir en pesos, de suerte que las transacciones en moneda extranjera u otra unidad de medida deben ser reconocidas en moneda funcional utilizando la tasa de conversión aplicable a la fecha de su ocurrencia, de acuerdo con el origen de la operación que los genera. Los ingresos se clasifican en operacionales y no operacionales”.
Algunos ejemplos de cuentas de ingresos son: Ingresos por Asesorías
Ingresos por Transporte Ingresos por Publicidad
5
Ingresos Por Arrendamiento Ingresos por Intereses Ingresos por Vigilancia
Gastos
Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incrementos del pasivo o una combinación de ambos, que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administración, comercialización, investigación y financiación, realizadas durante un período, que no provienen de los retiros de capital o de utilidades o excedentes.
GASTOS DEBITO CREDITO Aumenta Disminuye SALDO Principales gastos: Operacionales de administración - Gastos de personal - Honorarios - Impuestos - Arrendamientos - Seguros - Servicios - Depreciaciones - Amortizaciones - Provisiones Operacionales de venta - Gastos de personal - Honorarios
- Arrendamientos - Seguros - Servicios - Depreciaciones - Diversos - Provisiones - No operacionales - Financieros
El decreto 2650 de 1993 define los egresos como:
“Agrupa las cuentas que representan los cargos operativos y financieros en que incurre el ente económico en el desarrollo del giro normal de su actividad en un ejercicio económico determinado. Mediante el sistema de causación se registrará con cargo a las cuentas del estado de resultados los gastos causados pendientes de pago. Se entiende causado un gasto cuando nace la obligación de pagarlo aunque no se haya hecho efectivo el pago. Al final del ejercicio económico las cuentas de gastos se cancelarán con cargo al grupo 59 - Ganancias y Pérdidas”. Algunos ejemplos de gastos son:
Gasto Salarios Gasto Papelería Gasto Arrendamiento Gasto Aseo y Cafetería Gasto Intereses
Gasto Combustible
Gastos de representación Gasto Fotocopias
Costos de ventas
Los costos representan erogaciones y cargos asociados clara y directamente con la adquisición o producción de los bienes o la prestación de los servicios, de los cuales un ente económico obtuvo sus ingresos. Los principales costos son los costos de ventas y los costos de producción.
COSTOS DE VENTAS
DEBITO CREDITO
Aumenta Disminuye
SALDO
7. Plan único de cuentas
Para tener un registro uniforme de las operaciones realizadas por las diferentes empresas, similar información contable y claridad y confiabilidad para la evaluación de los diferentes sectores económicos, en Colombia se utiliza el PUC (Plan único de cuentas) para comerciantes, de obligatoria aplicación desde el año 1995 y establecido por el decreto 2195 de 1992 y modificado y reglamentado por el decreto 2650 de 1993, decreto 2894 de 1994, decreto 2116 de 1996 y decreto 95 de 1997. El Plan Único de Cuentas está estructurado en catálogo de cuentas, descripciones y dinámicas.
El catálogo de cuentas se refiere a la relación y clasificación de clases, grupos, cuentas y subcuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos y cuentas de orden. El primer dígito indica la clase, los dos primeros dígitos indican el grupo, los cuatro primeros dígitos identifican la cuenta y los seis primeros dígitos indican la subcuenta.
Las descripciones detallan los conceptos de las diferentes clases, grupos y cuentas que se incluyen en el catálogo de cuentas y precisan las operaciones que deben ser registradas en cada una de las cuentas.
Las dinámicas expresan la forma en que deben ser utilizadas las cuentas y realizarse los movimientos débitos y créditos que las puedan afectar.
Por ejemplo la clase 1 es el activo. El grupo 11 es el disponible
La cuenta 1105 es caja Por lo tanto se tendría: Clase 1 Activo Grupo 11 Disponible Cuenta 1105 Caja
Registra las existencias en dinero efectivo o en cheques con que cuenta la empresa, tanto en moneda nacional como extranjera, disponibles en forma inmediata.
Así se clasificarían cada una de las cuentas de los diferentes grupos.
1 ACTIVO 2PASIVO
11 DISPONIBLE 21 OBLIGACIONES FINANCIERAS
1105 CAJA 22 PROVEEDORES
1110 BANCOS 23 CUENTAS POR PAGAR
1120 CUENTAS DE AHORRO 24 IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS
1125 FONDOS 25 OBLIGACIONES LABORALES
12 INVERSIONES 26 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONES
1205 ACCIONES 2705 INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPADO
1210 CUOTAS O PARTES DE INTERES SOCIAL 2805 ANTICIPOS Y AVANCES RECIBIDOS
1215 BONOS 2810 DEPOSITOS RECIBIDOS
1230 PAPELES COMERCIALES 29 BONOS Y PAPELES COMERCIALES 1240 ACEPTACIONES BANCARIAS O FINANCIERAS
13 DEUDORES 1305 CLIENTES
1325 CUENTAS POR COBRAR A SOCIOS Y ACCIONISTAS 1330 ANTICIPOS Y AVANCES
1335 DEPOSITOS
1345 INGRESOS POR COBRAR 3 PATRIMONIO
1365 CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES
1380 DEUDORES VARIOS 31 CAPITAL SOCIAL
1390 DEUDAS DE DIFICIL COBRO 32 SUPERAVIT DE CAPITAL
1399 PROVISIONES 3205 PRIMA EN COLOCACION DE ACCIONES
14 INVENTARIOS 3210 DONACIONES
1405 MATERIAS PRIMAS 33 RESERVAS
1410 PRODUCTOS EN PROCESO 3305 RESERVAS OBLIGATORIAS 1430 PRODUCTOS TERMINADOS 3310 RESERVAS ESTATUTARIAS 1435 MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 34 REVALORIZACION DEL PATRIMONIO 1455 MATERIALES, REPUESTOS Y ACCESORIOS 3405 AJUSTES POR INFLACION
1499 PROVISIONES 3410 SANEAMIENTO FISCAL
15 PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO 3505 DIVIDENDOS DECRETADOS EN ACCIONES
1504 TERRENOS 36 RESULTADOS DEL EJERCICIO
1508 CONSTRUCCIONES EN CURSO 3605 UTILIDAD DEL EJERCICIO 1516 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 3610 PERDIDA DEL EJERCICIO
1520 MAQUINARIA Y EQUIPO 37 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES 1524 EQUIPO DE OFICINA 3705 UTILIDADES O EXCEDENTES ACUMULADOS 1528 EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNICACION 3710 PERDIDAS ACUMULADAS
1540 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 38 SUPERAVIT POR VALORIZACIONES 1592 DEPRECIACION ACUMULADA 16 INTANGIBLES 1605 CREDITO MERCANTIL 1610 MARCAS 1615 PATENTES 4 INGRESOS 1630 KNOW HOW
1698 AMORTIZACION ACUMULADA 41 OPERACIONALES
17 DIFERIDOS 4135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR
1705 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 42 NO OPERACIONALES
1710 CARGOS DIFERIDOS 4210 FINANCIEROS
1798 AMORTIZACION ACUMULADA 4215 DIVIDENDOS Y PARTICIPACIONES
18 OTROS ACTIVOS 4220 ARRENDAMIENTOS
1805 BIENES DE ARTE Y CULTURA 4245 UTILIDAD EN VENTA DE PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO
19 VALORIZACIONES 4250 RECUPERACIONES
8. La ecuación contable
Una empresa para poder realizar sus operaciones requiere de una infraestructura y determinados recursos, los cuales son proporcionados por los dueños iniciales o por terceras personas que participan como socios o como prestamistas. Una estructura inicial de la empresa podría ser:
ACTIVOS PASIVOS
PATRIMONIO
Los totales en pesos de ambos lados siempre serán iguales porque son simplemente dos apreciaciones de los mismos recursos de la Empresa. La relación de los activos muestra los recursos que posee la empresa, mientras que la relación de los pasivos y del patrimonio nos dicen quien proporcionó estos recursos a la empresa y cuánto proporcionó cada grupo. Todo lo que posee una empresa ha sido proporcionado por los acreedores o por el propietario. Por lo tanto, los derechos totales de los acreedores más los derechos del propietario son iguales a los activos totales de la empresa. Esta relación define la Ecuación fundamental de la contabilidad que representa la posición financiera del negocio.
5 GASTOS 6 COSTOS DE VENTAS
61 COSTO DE VENTAS Y DE PRESTACION DE SERVICIOS 51 OPERACIONALES DE ADMINISTRACION 6135 COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR
5105 GASTOS DE PERSONAL 62 COMPRAS
5115 IMPUESTOS 6205 DE MERCANCIAS
5120 ARRENDAMIENTOS 6210 DE MATERIAS PRIMAS
5130 SEGUROS 6215 DE MATERIALES INDIRECTOS
5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
5160 DEPRECIACIONES 7 COSTOS DE PRODUCCION O DE OPERACION
52 OPERACIONALES DE VENTAS 71 MATERIA PRIMA
5205 GASTOS DE PERSONAL 72 MANO DE OBRA DIRECTA
5215 IMPUESTOS 73 COSTOS INDIRECTOS
5220 ARRENDAMIENTOS 74 CONTRATOS DE SERVICIOS
5230 SEGUROS
5245 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 8 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS
5260 DEPRECIACIONES 81 DERECHOS CONTINGENTES
53 NO OPERACIONALES 82 DEUDORAS FISCALES
5305 FINANCIEROS 83 DEUDORAS DE CONTROL
54 IMPUESTO DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS 9 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 91 RESPONSABILIDADES CONTINGENTES 92 ACREEDORAS FISCALES
En el lado izquierdo de la ecuación figuran los recursos que posee la empresa y en el derecho las participaciones constituidas por los acreedores, proveedores y propietarios del negocio. La ecuación está expresada así:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Partiendo de la definición que el resultado de la empresa está dentro del patrimonio y que se determina como la diferencia entre ingresos, costos y gastos, podríamos establecer una ecuación contable de la siguiente forma:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS – COSTOS - GASTOS Por lo tanto, un último esquema sería el siguiente:
ACTIVO + COSTOS + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS
Esta última forma de clasificar la Ecuación Contable, nos permite determinar una primera aproximación a la naturaleza de las cuentas, definidas de la siguiente forma:
ACTIVO + COSTOS + GASTOS = PASIVO + CAPITAL + INGRESOS
De este esquema podemos concluir que las cuentas de activo, costos y gastos tienen naturaleza Débito, mientras que las cuentas de pasivo, capital e ingresos tendrán naturaleza crédito, teniendo en cuenta además que las cuentas de activo, pasivo y capital son de balance, por lo tanto tendrán un saldo al final del período, mientras que las cuentas de costos, gastos e ingresos son temporales, por lo cual se cierran al finalizar el período contable.
9. Libros de contabilidad
Según el Código de Comercio en el artículo 48, “Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia”
Los libros de contabilidad son la base para elaborar los estados financieros y en ellos se resumen todas las operaciones que se presentaron durante determinado período. Estos libros deben ser registrados en la Cámara de Comercio del lugar del domicilio de la empresa, aceptando como procedimiento de reconocido valor técnico contable los medios manuales y el registro en forma electrónica, conservando dichos libros por lo menos durante 20 años (Artículo 31 C de Co.) Los libros se deberán llevar conforme a la normatividad vigente y la naturaleza de la organización, en orden cronológico en períodos iguales o inferiores a un mes, realizando un resumen mensual de los movimientos débito y crédito, relacionando las cuentas que determinan propiedades, derechos y obligaciones del ente y demás aspectos que se contemplan en las normas y en los principios de contabilidad.
a. Libro diario
Es un libro principal en el cual se registran en orden cronológico los comprobantes de diario elaborados en la empresa que se originan en hechos económicos ocurridos durante el mes. Se conoce como diario columnario o registro de asientos originales, teniendo en cuenta que en cada registro se debe indicar los nombres de las cuentas que se afectaron, la naturaleza débito y/o crédito, el valor de cada débito y crédito y una explicación breve de la transacción que debe estar soportada por documentos fuente. Un ejemplo de libro diario es el siguiente:
LIBRO DIARIO
FECHA DESCRIPCIÓN REFERENCIA DÉBITOS CRÉDITOS
Una vez identificado el hecho económico y sus documentos soporte, se procede a elaborar el libro diario con el registro contable, determinando el año, mes y día de la transacción. En la descripción se colocan las cuentas debitadas y acreditadas.
En referencia se puede anotar el código de la cuenta para cruzarla con el libro mayor. En débitos y créditos se colocan los valores que afecta cada cuenta, dejado por último un detalle de la operación que puede registrarse en el espacio de descripción, debajo de los nombres de las cuentas.
b. Libro mayor
Es un libro principal en el cual se registra el movimiento mensual de las cuentas a partir de los movimientos del libro diario, resumiendo los movimientos por cada una de las cuentas y para lo cual esquemáticamente se representa como una letra “T”, por lo cual se conoce como cuenta “T”, la cual contiene el nombre de la cuenta, en el lado izquierdo los valores débito, en el lado derecho los créditos y la diferencia entre los dos (cualquier lado) se conoce como saldo.
NOMBRE DE LA CUENTA
DEBITO CREDITO
XXXXXX XXXXXXX
SALDO
Para el registro en el libro mayor, debe identificarse la cuenta que afecta, analizar si dicha cuenta es de naturaleza débito o crédito para establecer su aumento o disminución y registrar la transacción en las respectivas cuentas, teniendo en cuenta el principio de partida doble para conservar la igualdad de la ecuación contable.
Por ejemplo: Una empresa inicia operaciones con dos transacciones:
Enero 5. Su propietario aporta $1.000.000 en inventarios y $4.000.000 en efectivo.
El registro en el diario sería
LIBRO DIARIO
FECHA DESCRIPCIÓN REFERENCIA DÉBITOS CRÉDITOS
Enero 5 Efectivo $4.000.000
Inventarios 1.000.000
Capital $5.000.000
Enero 10 Muebles y enseres $3.000.000
Efectivo $3.000.000
El traslado al libro mayor sería:
Efectivo Inventarios
Débitos Créditos Débitos Créditos
4.000.000 3.000.000 1.000.000
1.000.000 1.000.000
Capital Muebles y enseres
Débitos Créditos Débitos Créditos
5.000.000 3.000.000
5.000.000 3.000.000
De acuerdo al ciclo contable inicial, debemos ver los asientos de diario, que también se conocen como libro diario y luego es el traslado al mayor, que son las cuentas “T” para efectos didácticos.
Los asientos de diario tienen la siguiente estructura:
Débito Crédito Fecha Cuenta Débito xxxxx
Cuenta crédito xxxxx
--- Detalle o descripción breve de la transacción
Como se puede observar, lo primero es la fecha, que me indica el día, mes y año en que se dio la transacción, la segunda parte son las cuentas que intervienen en la transacción, las cuales como mínimo deben ser 2; la otra parte son los débitos o los créditos, dependiendo de cómo se afecte cada cuenta y por último es el detalle, donde en forma breve se cuenta en que consistió la transacción.
Observen que los asientos de diario facilitan el traslado a las cuentas “T”, porque al relacionar las cuentas se dice también en que lado se afectan y así mismo debe ser su traslado, es decir, si la cuenta equipo de transporte y bancos intervienen en una transacción, se debe de hacer primero el asiento de diario y luego el traslado a las cuentas “T” tal y como lo reflejan los asientos de diario, ejemplo: en marzo 16 de 20xx se compra un vehículo por $40’000.000 de contado, para lo cual se gira un cheque.
Marzo 16/xx Equipo de transporte 40’000.000
Bancos 40’000.000
---
Analizando, vemos que la cuenta Equipo de transporte se afectó con un movimiento débito de $40’000.000 y la cuenta de bancos con un movimiento crédito de $40’000.000; luego, para realizar el traslado a las cuentas “T”, simplemente basta con buscar o crear la cuenta Equipo de transporte y asentarle en el débito un movimiento por $40’000.000 y luego en la cuenta “T” de bancos registrarle en el crédito un movimiento por $40’000.000. Es importante resaltar que en todos los asientos de diario se debe observar la partida doble, es decir, que la suma de los débitos sea igual a la suma de los créditos, sin importar el número de cuentas que intervengan en la transacción, por ejemplo, si la compra del vehículo anterior se cancelara 60% de contado y el resto a crédito, el asiento
Marzo 16/xx Equipo de transporte 40’000.000
Bancos 24’000.000
Costos y Gastos por pagar 16’000.000
---
Para registrar la compra del vehículo X de placas LVY001, el cual esta destinado para uso del gerente.
Como vemos, en el asiento intervienen 3 cuentas y aún así los débitos son iguales a los créditos.
La pregunta que se harán en el momento es: ¿para qué se hacen 2 procesos que
son iguales aparentemente y que solo varían en la forma?
Hasta el momento no se hace la diferencia pero la respuesta a este interrogante es que en los asientos de diario se escribe o relaciona una cuenta cuantas veces se vea afectada en un período contable, por ejemplo, si la cuenta de bancos se movió con una transacción el 5 de marzo y el 10 de marzo se vuelve a mover con otra transacción, se debe relacionar en los asientos de diario del 5 y del 10 de marzo la cuenta de bancos; pero para el uso de las cuentas “T” solo se debe utilizar una cuenta de bancos, lo que me indica que los dos movimientos que tuvo la cuenta de Bancos se verán reflejados en una sola cuenta “T” denominada Bancos, la cual contendrá todos los movimientos débitos y créditos de esta cuenta en un período contable determinado y esto facilitará la obtención del saldo de la cuenta para obtener finalmente el dato para la elaboración de los estados financieros.
Lo anterior lo podemos observar en el siguiente ejercicio:
Enero 2 Se constituyen una sociedad limitada para la prestación de servicios de vigilancia, para lo cual los socios aportan $200’000.000 en cheque, con los cuales se abre inmediatamente una cuenta en el banco X.
Enero 4 Se compra un local por $80’000.000 con cheque
