PLAN ANUAL DE TRABAJO Contraloría de Servicios, 2018

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Objetivo Estrategico

Institucional

Objetivo Anual

Oerativo

Indicador

Actividades

Tiempo

Responsable

1. Mantener una plataforma tecnológica efectiva, eficiente y de calidad para gestionar la demanda de los estudiantes de escasos recursos económicos. El desarrollo tecnológico, toda vez que su accionar requiere de una plataforma robusta que facilite atender a la gran cantidad de demanda, pero sobre todo que propicie la cobertura efectiva de la población con verdadera necesidad de la beca. 1. Mantener actualizada la información de resultados de la institución en la página web Actualizar cada tres meses la información según corresponda Que la página se encuentre siempre con la información actualizada Realizar reuniones bimensuales de cordinación con al Dirección de Desarrollo Tecnológico. Solicitar a las dependencias la actualización de la información finalizado cada trimestre

Bimensual Dirección Ejecutiva y Dirección de Desarrollo Tecnológico, CS

2. Desarrollar las capacidades del personal, con el objetivo de que los funcionarios tengan un rendimiento eficiente, efectivo y de calidad en cada uno de los procesos que realiza.

El desarrollo del talento humano, con el fin de conseguir una gestión excelente de sus procesos y así brindar un servicio óptimo a la población meta, al mismo tiempo que se procura, cada vez más, dar una cobertura efectiva mediante un proceso de investigación socioeconómico

2. Velar por el cumplimineto del plan de capacitación anual al personal de Fonabe 100% Número de participaciones en capacitaciones/ total de capacitaciones programadas Solicitar infomes trimerstales a RRHH de la participación en las capacitaciones programadas Trimestral DE-DAF-RH

PLAN ANUAL DE TRABAJO

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3. Establecer convenios y/o

acuerdos estratégicos con entidades públicas y privadas que atienden poblaciones de estudiantes de escasos recursos económicos con el fin de que podamos captar la mayor cantidad de postulantes a becas. Alianzas estratégicas efectivas, en el sentido de que se trabaje como verdaderos “socios” y no como en la actualidad, cuyo el resultado es simplemente, el traslado de demanda. Además, esto pasa por el logro de un efectivo apoyo político para tomar una serie de decisiones en asocio con otras instituciones públicas.

3. Desarrollar convenios y/o acuerdos estratégicos con entidades públicas o privadas que atienden poblaciones de estudiantes de escasos recursos económicos/ o brinden apoyo para la mejora de los servicios que presta el Fonabe 10 Número de convenios firmados/10 Solicitar a la DGB informes de avance trimestralmente, de los nuevos convenios con redes de colaboración y otras Instituciones del estado para contribuir a la simplificación de trámites

Trimestral CS

4. Conceder 203.345 becas durante el año 2018, a estudiantes cuya condición socioeconómica se encuentra en la línea de pobreza y pobreza extrema, para que cursen estudios en los diferentes ciclos educativos dentro o fuera del país. Por un monto de

¢50.856.661800.00, se estima un otorgamiento del 95 % del total de los recursos presupuestados.

4. Velar por el cumplimiento oportuno de la asignación de las becas programadas 203,345 Becas Numero de becas concedidas/total de becas presupuestadas Revisar el porcentaje de avance de asignación de becas, en los informes mensuales del Dpto de Asignación de Becas

Mensual Dirección de Gestión de Becas/ Contraloría revisa los inormes mensuales que emite el Departamento de Asignación de Becas.

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5. Participar en conjunto con Trabajo social en las visistas de control y seguimiento, a los Centros Educativos y a los hogares de los estudiantes, con el fin de verificar que persistan las condiciones que originaron la aprobación de la beca. Visitar 850 beneficiarios in situ. La CS visitara un 10% (85) Número de estudiantes que la CS visitara "In Situ" / 85

Solictar Plan de visitas anual para definir acompañamientos, 8 visitas durante el año.

Mensual Coordinadora de Trabajo social y CS

5. Velar por el cumplimiento de los objetivos del POI 2018, que son atinentes a las funciones de la Contraloria de Servicios. 6. Participar en las comisiones que revisen procedimientos, trámites y requisitos que faciliten al usuario la obtención de becas 100% Cuantificación de nuevos procedimientos, requisitos y cumplimineto con la normativa vigente, ley 8220 y -sistema de Gestión de Fonabe para cumplir con los objetivos del POI 2018 Participación en la comisión de mejora continua y comisión de gestión de calidad Bimensual CS 7. Desarrollar mecanismos de información y comunicación, con el fin de divulgar aspectos relacionados con el trámite de becas a nuestro usuarios. 80% Nº de procedimientos , directrices y circulares que se emita en la Dirección de Becas y en el Departamento de atención al Becario Solicitar informes de avance

Trimestral Dirección de Gestión de Becas, Departamento de Atención al Becario

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8. Dar seguimineto a la implementación del SINERUBE, instrumento que facilitaría el cumplimineto de las recomendaciones hechas por la CS en cuanto a Regionalización y cumplimineto de la inscripción de requisitos en el Catalogo Nacional dr Trámites y mejora del sitema de atención al usuario (sistema de citas) 50% Número de procesos implementados/ total de procesos del SINERUBE Solicitar informes a la Dirección Ejecutiva

TRIMESTRAL Dirección Ejecutiva y Dirección de Desarrollo Tecnológico, CS

9. Control de procesos 100% Número de visitas Visitas de supervición de correo de consultas, redes sociales , contac center, plataforma de servicios y correspondencia escrita. Revision de informes Trimestral

6. Velar por el cumplimiento de

las funciones esenciales de la Contraloria de Servicios establecidas en los artículos Nº 14, 15, 16, 19, y 22 de la ley Nº 9158 y su Reglamento.

10. Atender al 100%, las quejas , denuncias, consultas y sugerencias, planteadas por los beneficiarios del Fonabe en el 2018, en relación a las oportunidades de acceso a ese beneficio, trámitadas ante la CS 100% Número de quejas , denuncias, consultas y sugerencias atendidos Atención de usuarios, quejas, denuncias, sugerencias, presencial, vía correo electrónico, vía correo tradicional y por teléfono Diario CS 11. Medir el grado de satisfacción de los beneficiarios, 2018 100% Presentación de informe a la DE, en el mes de noviembre 2018 Realizar encuesta de satisfacción de los ususarios Anual CS

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12. Dar seguimineto al cumplimineto de las 16 recomendaciones del Informe de Satisfacción al ususario 2017 50% Número de recomendaciones implementadas/16 Solicitar a a Dirección de gestión de becas el avance en la implementación de las recomendaciones hechas Anual CS 13. Dar seguimiento a la aprobación y publicación del Reglamento Interno de la Contraloria de Servicios del Fonabe

100% Publicación del Reglamento en la Gaceta

Dar seguimiento a la revisión del Depto Legal para proceder a la respectiva aprobación y publicación.

Anual CS

14. Plan de Trabajo 100% Presentación del Plan de trabajo antes del 30 de noviembre 2018

Elaboración de plan de trabajo 2019