MANUAL DE
USUARIO
FINAL
Proceso 204_TBBP_FPC_Enrute
Proceso 205_TBBP_FPC_Desenrute
Manual paso a paso para realizar proceso de enrute y desenrute de
zonas de ventas directamente en la plataforma Microsoft Dynamics
AX2012.
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Fecha Versión Observación Autor
11/11/2014 1.0 Manual de usuario final Hernando Escobar
25/05/2015 2.0 Lorenza Orozco Madrid
APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
Elaboró Revisó y Aprobó Revisó y Aprobó
___________________ Hernando Escobar Lorenza Orozco Madrid Key User Área Comercial
___________________ Nancy Mira Gerente de proyecto Altipal ____________________ Jimmy Rojas Gerente Comercial
Página 3 de 51 TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. INTRODUCCIÓN ... 4 1.1 Introducción ... 4 1.2 Propósito ... 4 1.3 Alcance ... 4
1.4 Personal Involucrado en el Proceso... 4
2. ASPECTOS RELEVANTES ... 5
2.1 Roles Involucrados en el Proceso ... 5
2.2 Restricciones ... 5
2.3 Dependencias... 5
3. FLUJO DEL PROCESO ... 6
3.1 FLUJO PROCESO ENRUTE ... 6
3.2 FLUJO PROCESO DESENRUTE ... 8
4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA ... 9
4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma ... 9
Paso 1. Crear Zona de Ventas ... 9
Paso 2. Crear Grupos de Ventas ... 12
Paso 3. Formulario principal Enrute de clientes ... 18
Paso 4. Enrutar Clientes ... 20
Paso 5. Proceso Organizar Ruta ... 23
Paso 6. Proceso Desenrute ... 26
Paso 7. Modificar Ruta... 30
Paso 8. Proceso Reasignación de Enrutes ... 32
Paso 9. Proceso Historial ... 34
Paso 10. Proceso Restricción Proveedor ... 35
Paso 11. Proceso Consultar Asesores Comerciales... 36
5. CARGUE DE PLANTILLA DE ENRUTES MASIVOS ... 38
6. GUIA RAPIDA DE USUARIO ... 46
6.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (204_TBBP_FPC_Enrute y 205_TBBP_FPC_Desenrute) ... 46
Página 4 de 51 7.1 Glosario de Términos ... 51
1. INTRODUCCIÓN
1.1 Introducción
Este manual contiene el proceso para llevar a cabo el Enrute y Desenrute de los clientes en las zonas de ventas directamente en la plataforma Dynamics AX2012 cuando se crea un cliente, hay una actualización de datos o se crean las zonas de ventas.
1.2 Propósito
El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma correcta de trabajar en la plataforma AX 2012 dentro del módulo de Ventas y Marketing para administrar los enrutes y desenrutes de los clientes en las zonas de ventas involucrando al área de Customer Marketing de Altipal S.A
1.3 Alcance
El manual contiene la información para crear zonas de ventas, grupos de ventas, asociar asesores comerciales e ingresar o realizar cambios en enrute y desenrute de los clientes que se implementó en AX 2012 durante la primera etapa del proyecto BIG BANG que se llevó a cabo entre junio de 2013 y enero de 2015. Los detalles de los procesos y requerimientos definidos por Altipal S.A. se encuentran disponibles en la documentación del proyecto en los documentos de análisis de requerimientos y diseño que puede consultar a través de la plataforma Documentar.
1.4 Personal Involucrado en el Proceso
Nombres-Correos Electrónicos
1. Hernando Escobar –
Hernando.Escobar@altipal.com.co
2. Lorenza Orozco Madrid –
Lorenza.Orozco@altipal.com.co
Roles 1. Usuarios expertos equipo BIG BANG Área Comercial
Responsabilidades Proceso de asociar o retirar clientes a las zonas de ventas a través de los procesos de enrute y desenrute en AX 2012
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2. ASPECTOS RELEVANTES
2.1 Roles Involucrados en el Proceso
Rol Jefe Inmediato Rol
Analistas comerciales Administrador Nacional de Ventas
Administrador Nacional de Ventas Gerencia Comercial
Auxiliar de Cartera Directora Nacional de Cartera
2.2 Restricciones
Ítem Descripción
R001 El ingreso de enrute de zona de ventas al cliente solo se ejecuta para los clientes que crea el área de Cartera en AX 2012 o el asesor a través del dispositivo móvil.
R003 El asesor comercial debe estar asociado a un grupo de ventas.
2.3 Dependencias
Ítem Descripción
D001 Para ejecutar el ingreso de datos en el enrute y desenrute se requiere tener creadas las zonas de ventas y tener asociado un asesor comercial. D002 Para ejecutar el ingreso de datos en el enute y desenrute se requiere que
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3. FLUJO DEL PROCESO
3.1 FLUJO PROCESO ENRUTE
FORMATO DE FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 204_ENRUTE P1 (Subproceso Comercial) FEBRERO 20 DE 2014 THEBIGBANGPROJECT-FPC-204 Realizar zonificación en bloque
Jefe de ventas Mapa El canal es
TAT?
SI Realizar zonificación por
zona geográfica
Jefe de ventas Mapa
NO
Definir frecuencia de visita
Jefe de ventas y Asesor comerial Excel
SI
Diseñar rutas diarias por zona
Jefe de venta y Asesor comercial Excel
Definir secuencia de la ruta
Jefe de venta y Asesor comercial Excel
Solicitar a Administración Ventas la asignación de zonas de ventas al cliente
Jefe de venta Formato 302_CREACION DE CLIENTE 205_DESENRUTE La zona ya existe? NO A A A Enrute 1
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Ingresar al sistema menú Ventas y marketing/ Común/Enrute y Desenrute Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Seleccionar Enrute y buscar el cliente por cuenta
del cliente, Nombre del cliente o Id identificación Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX El sistema traerá la dirección, ciudad y barrio
del cliente que se haya escogido
Microsoft Dynamics AX
Seleccionar la zona de venta y el sistema debe traer el nombre del asesor
comercial y el grupo de ventas al que pertenece
Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX La zona logística existe? NO SI Ingresar a crearla en la ruta
Gestión de inventario y almacenes/Configurar/ Distribución/Zonas logísticas Coordinador de transporte Microsoft Dynamics AX Seleccionar la zona logística Coordinador de transporte Microsoft Dynamics AX Seleccionar frecuencia y día para visitar al cliente
Coordinador de transporte Microsoft Dynamics AX Modificar Ruta 1 B
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FORMATO DE FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 204_ENRUTE P2
(Subproceso Comercial) FEBRERO 20 DE 2014
THEBIGBANGPROJECT-FPC-204
1
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El sistema ingresará la zona de venta, el asesor
comercial y el grupo de venta a la distribución del
límite de crédito
Microsoft Dynamics AX
Generar una nueva distribución de límite de crédito Analista de crédito Microsoft Dynamics AX El sistema generará el enrute Microsoft Dynamics AX La zona de venta tiene venta a crédito? SI NO B
Seleccionar Cliente, zona de venta y dar clic en Modificar ruta, elegir zona
logística en caso que se requiera Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Seleccionar frecuencia y día para visitar al cliente, dar click en aceptar
Coordinador de transporte
Microsoft Dynamics AX
Seleccionar zona de ventas en el cuadro transferir desde Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Seleccionar Reasignación de enrutes Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX
El sistema listará todos los clientes de acuerdo a lo elegido Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX
Seleccionar los clientes que requiero transferir a la
nueva zona de ventas
Analista de Inf Comercial
Microsoft Dynamics AX
Seleccionar zona de ventas en el cuadro transferir hasta Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX
Dar click en el botón transferir Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Reasignación Enrute Masivo El cliente tiene restricción de portafolio? NO Seleccionar el proveedor que se quiere hacer
restricción Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Seleccionar un artículo, un grupo o todos los artículos y dar click en aceptar
Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX SI C C C 206_NEGOCIACION CLIENTE CANAL SUPERMERCADOS 207_NEGOCIACION CLIENTE CANAL MODERNO E INSTITUCIONAL 208_NEGOCIACION CLIENTE CANAL MAYORISTA 209_NEGOCIACION CLIENTE CANAL TRADICIONAL Y OTROS 210_NEGOCIACION CLIENTE
CANALES DEL ON TRADE
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3.2 FLUJO PROCESO DESENRUTE
FORMATO DE FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 205_DESENRUTE P1 (Subproceso Comercial) FEBRERO 20 DE 2014 THEBIGBANGPROJECT-FPC-205 Analizar necesidades de desenrute Asesor comercial
Solicitar y justificar al jefe de venta el desenrute Asesor comercial Correo Electrónico Se aprueba? Solicitar desenrute en el sistema
Jefe de venta Formato
SI FIN NO SI FIN SI NO 204_ENRUTE Justificar el desenrute al Director y Gerente de canal
Jefe de venta Correo Electrónico
1
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Seleccionar Cliente y zona de venta que desea retirar del cliente y dar clic en
desenrutar
Analista de Inf Comercial
Microsoft Dynamics AX
Dar click en el botón desenrutar Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Seleccionar una justificación y escribir una
observación
Analista de Inf Comercial
Microsoft Dynamics AX
Dar clic en aceptar
Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX El cliente tiene saldo en cartera?
El sistema retirará la zona de venta de la distribución
del límite de crédito
Microsoft Dynamics AX
Generar una nueva distribución de límite de crédito Analista de crédito Microsoft Dynamics AX El sistema generará el desenrute Microsoft Dynamics AX El sistema mostrará un mensaje de error donde indica que el cliente no se
puede desenrutar Microsoft Dynamics AX NO FIN El desenrute es masivo? NO
Seleccionar zona de ventas en el cuadro transferir desde Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Seleccionar Reasignación de enrutes Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX SI El cliente se sigue atendiendo? 206_NEGOCIACION CLIENTE CANAL SUPERMERCADOS 207_NEGOCIACION CLIENTE CANAL MODERNO E INSTITUCIONAL 208_NEGOCIACION CLIENTE CANAL MAYORISTA 209_NEGOCIACION CLIENTE CANAL TRADICIONAL Y OTROS 210_NEGOCIACION CLIENTE
CANALES DEL ON TRADE
FORMATO DE FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 205_DESENRUTE P2
(Subproceso Comercial) FEBRERO 20 DE 2014
THEBIGBANGPROJECT-FPC-205
1 El sistema listará todos los clientes de acuerdo a lo
elegido Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Seleccionar el check de solo desenrute Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX
Dar click en el botón transferir
Analista de Inf Comercial
Microsoft Dynamics AX
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206_NEGOCIACION CLIENTE CANAL SUPERMERCADOS 207_NEGOCIACION CLIENTE CANAL MODERNO E INSTITUCIONAL 208_NEGOCIACION CLIENTE CANAL MAYORISTA 209_NEGOCIACION CLIENTE CANAL TRADICIONAL Y OTROS 210_NEGOCIACION CLIENTE
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4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA
4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma
Para poder asociar un cliente a una zona de venta, estas deben estar creadas y tener un asesor comercial relacionado, también deben existir los grupos de ventas con sus asesores comerciales asociados.
Paso 1. Crear Zona de Ventas
Cuando gestión humana contrate un nuevo asesor comercial, deben de crearlo en la plataforma de Sinergy, mediante un web Service se inserta la zona de venta que es la posición del empleado en Sinergy e ingresa el nuevo asesor comercial en Dynamics AX2012 en el formulario “Zona de Venta” en la pestaña
“Asesor Comercial” que se encuentra ubicado en la ruta “Ventas y marketing/Configurar/ Clientes Potenciales/Zona de ventas”. El sistema
tiene dos menú “Clientes potenciales” debe ingresar al segundo.
NOTA IMPORTANTE: La zona de venta y el asesor comercial solo serán
ingresados por la plataforma de Sinergy.
2 1
Página 10 de 51 Zona de Ventas: Posición del empleado creado en Sinergy.
Descripción: Nombre de la zona de venta que estará compuesto por la agencia
y el Grupo de ventas al que pertenece el asesor comercial.
Observaciones: Diligenciar datos adicionales a la zona de ventas.
Inactivo: Esta casilla estará activa cuando en Sinergy inactiven una posición. Transferencia Autoventa: Esta casilla se debe activar cuando la zona de venta
realizará transferencia de mercancía a otras zonas de ventas. Está información es informativa para ACTIVITY.
PESTAÑA “Asesor Comercial”
Agregar: Agregar una línea nueva para insertar un asesor comercial. Este
proceso lo realizará la interfaz de Sinergy.
Quitar: Permitirá retirar el asesor comercial de la zona de ventas siempre y
cuando el asesor no haya tenido movimientos con dicha zona en los pedidos de venta y/o devoluciones.
Página 11 de 51 Nombre: La interfaz de Sinergy ingresará este dato de acuerdo al campo
Asesor.
Fecha de ingreso: Fecha en la cual el asesor ingresa a la compañía. Dato
ingresado por la interfaz de Sinergy.
Fecha de retiro: Fecha hasta que el asesor estuvo atendiendo la zona de venta.
Este dato lo ingresará Sinergy.
Motivo: Lista desplegable donde contiene las siguientes opciones: “Retiro de la
compañía”, “Cambio de zona” y “Salidas temporales”. Este dato lo ingresará la interfaz de Sinergy.
NOTA IMPORTANTE: La zona de venta solo tendrá un asesor activo. PESTAÑA “Sitios”
NOTA IMPORTANTE: Estos campos deben ser diligenciados por los
Administradores de ventas.
Cada zona de ventas puede tener asociado varios sitios, almacenes y ubicaciones, y adicional contará con check´s que indicarán el o los tipos de venta que tendrá el asesor comercial. Es información que solo se utiliza para ser enviada a ACTIVITY.
Preventa: Corresponde a una casilla que indica si el asesor comercial pertenece
a este tipo de venta. Es información que solo se utiliza para ser enviada a ACTIVITY.
NOTA: Para los campos de Autoventa y Consignación se debe solicitar la
creación de la ubicación y el Pallet, si es “Consignación” se deben crear con la cédula o Nit del cliente y si es “Autoventa” se deben crear con el número de la cédula del asesor comercial”.
Autoventa: Corresponde a una casilla que indica si el asesor comercial
pertenece a este tipo de venta. Si esta casilla está marcada habilita la edición del campo “Ubicación” donde debe seleccionar la ubicación que corresponde a la cédula del asesor que está activo, si por el contrario es desmarcada debe borrar el parámetro que se encuentre en el campo “Ubicación”. Es información que solo se utiliza para ser enviada a ACTIVITY.
Consignación: Corresponde a una casilla que indica si el asesor comercial
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del campo “Ubicación” donde debe seleccionar la ubicación que corresponde a la cédula o Nit del cliente que tendrá la mercancía en consignación, si por el contrario es desmarcada entonces debe borrar el parámetro que se encuentre en el campo “Ubicación”. Es información que solo se utiliza para ser enviada a ACTIVITY.
Directa: Corresponde a una casilla que indica si el asesor comercial pertenece
a este tipo de venta. Es información que solo se utiliza para ser enviada a ACTIVITY.
Focalizado: Corresponde a una casilla que indica si el asesor comercial
pertenece a una venta focalizada de Diageo. Es información que solo se utiliza para ser enviada a ACTIVITY y será para mostrar la aplicación que manejan los asesores focalizados de Diageo.
Sitio: En este campo se debe escoger el sitio al cual pertenece el asesor
comercial. Es un campo obligatorio.
Almacén: El sistema mostrará los almacenes de acuerdo al sitio escogido, se
debe seleccionar el almacén del cual se requiere descargar la mercancía cuando el asesor comercial haga sus ventas. Es un campo obligatorio.
Ubicación: Este campo será editado sólo si la casilla “Autoventa” y “Consignación” están marcadas, es un campo obligatorio si se cumplen dichas
condiciones, de lo contrario el campo estará bloqueado.
Agencia: En este campo se debe escoger la agencia a la cual pertenece el asesor
comercial que se encuentra activo para la zona de venta. Es un campo obligatorio.
Paso 2. Crear Grupos de Ventas
Ingresar a la ruta “Ventas y Marketing/Configurar/Comisiones/Grupos de
ventas”
Página 13 de 51 Menú encabezado:
Nuevo: Permite agregar un nuevo grupo de ventas.
Eliminar: Permite eliminar un grupo de ventas ya creado siempre y cuando no
tenga asesores comerciales ni portafolio asociado. El asesor comercial lo retirará la interfaz de Sinergy.
Comercial: Botón que me permite asociar los asesores comerciales
pertenecientes al grupo de ventas que se haya seleccionado. El asesor comercial lo ingresará la interfaz de Sinergy, igual cuando haya un cambio de asesor comercial de grupo de venta.
Página 14 de 51 Nuevo: Ingresa una línea para asociar un asesor comercial.
Eliminar: Permite eliminar un asesor comercial asociado. Trabajador: El usuario debe seleccionar el asesor comercial. Proporción de comisión: No se diligencia
Contacto: No se diligencia.
Portafolio: Botón que me permite ingresar los artículos que serán ofrecidos a
los clientes de acuerdo al grupo de ventas seleccionado.
Código de artículo: Se debe seleccionar un registro del maestro de
productos. Este campo es obligatorio.
Nombre: El sistema trae el nombre del artículo seleccionado en el campo “Código de artículo”.
Página 15 de 51 Número de variante: Se debe seleccionar del maestro de variantes que
estén asociadas al artículo seleccionado en el campo “Código de
artículo”. Este campo es obligatorio.
Tipo: El sistema trae el dato correspondiente a la dimensión de producto
TIPO de acuerdo a la variante seleccionada en el campo “Número de
variante”.
Característica 1: El sistema trae el dato correspondiente a la dimensión
de producto CARACTERISTICA 1 de acuerdo a la variante seleccionada en el campo “Número de variante”.
Característica 2: El sistema trae el dato correspondiente a la dimensión
de producto CARACTERISTICA 2 de acuerdo a la variante seleccionada en el campo “Número de variante”.
Agregar Proveedor: Abre una nueva ventana donde se podrá
seleccionar un registro del maestro de proveedores e insertar artículos de forma masiva.
Aceptar: El sistema insertará en el portafolio todas las variantes de los
artículos que tengan parametrizado el proveedor seleccionado, esta inserción no reemplazará los registros ya existentes en el portafolio y no ingresará variantes inactivas.
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Si se da clic en la opción “Cancelar” el sistema no realizará ningún proceso y retornará al formulario “PORTAFOLIO”.
Menú detalle:
Grupo: Código consecutivo para el grupo de ventas.
Nombre: Descripción correspondiente al grupo de ventas.
Modificar precio: Se debe seleccionar la casilla si el grupo de ventas
tendrá dicho permiso.
Modificar descuento línea: Se debe seleccionar la casilla si el grupo de
ventas tendrá dicho permiso.
Modificar descuento multi-línea: Se debe seleccionar la casilla si el
grupo de ventas tendrá dicho permiso.
Modificar descuento especial Altipal: Se debe seleccionar la casilla si
el grupo de ventas tendrá dicho permiso.
Modificar descuento especial Proveedor: Se debe seleccionar la
casilla si el grupo de ventas tendrá dicho permiso.
Aplicar Contado: Corresponde a una casilla que indicará si el grupo de
ventas tendrá dicho permiso. El grupo de ventas que tenga seleccionado este check sólo podrá vender de contado sin importar la condición de pago del cliente.
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Los permisos antes descritos solo se utilizarán para ser enviados a ACTIVITY.
Días pronto pago: Debe seleccionar los días que aplicarán al cliente de
acuerdo al grupo de ventas.
El cliente tendrá dos niveles de días para aplicar el descuento de pronto pago. En el grupo de ventas sólo se observará uno de los códigos, para validar los dos niveles de días que aplica, debe ir al menú “Clientes/Configurar/Pago/
Descuentos por pronto pago”.
Los códigos que inician por 100 son los días de descuentos creados para el cliente, seleccionado el código en el campo “Días” se pueden observar los días del primer nivel y en el campo “Código de descuento siguiente” se encuentra el código para los días del nivel dos.
Página 18 de 51 IMPORTANTE: Estos campos solo tendrán los días que aplicarán para el
descuento por pronto pago, el descuento esta aplicado al proveedor.
Para validar o aplicar el descuento al proveedor se debe ir al menú
“Proveedores /Común/Proveedores/Todos los proveedores”.
Seleccionar el proveedor, en la pestaña “Valores predeterminados del
pedido de ventas” diligenciar o validar los dos niveles de descuentos por
pronto pago.
Paso 3. Formulario principal Enrute de clientes
El proceso de Enrutar clientes a zonas de ventas consiste en asignar a cada Cliente una o varias Zonas de ventas que serán las encargadas de atender a dicho cliente con una periodicidad definida (Semanal, Quincenal y Mensual) y dentro de un horario o secuencia establecida para cada día (ruta).
Para poder Enrutar un cliente se debe ingresar a una vista de inicio de Enrutes que permite visualizar todos los clientes que tiene rutas asociadas. Ingresar a la ruta “Ventas y Marketing/Común/Enrute y Desenrute/Zona de venta”
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Nivel Superior: En este nivel se podrá visualizar la información de los
clientes que tiene una o varias zonas de ventas enrutadas. Este nivel tiene las siguientes columnas:
o Cuenta de Cliente: Corresponde al código que identifica al cliente. o Nombre: Corresponde al nombre del cliente seleccionado en el
campo Cuenta de cliente.
o Dirección: Corresponde a la dirección del cliente que se haya seleccionado en el campo Cuenta de cliente.
o Teléfono: Corresponde al teléfono del cliente que se haya seleccionado en el campo Cuenta de cliente.
Nivel Inferior: En este nivel se puede visualizar la información de las
zonas de ventas que tiene enrutadas el cliente marcado en el “Nivel
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o Zona de Venta: Corresponde al código de la zona de ventas Enrutada.
o Nombre Asesor: Corresponde al nombre del asesor que se encuentra asignado a la zona de ventas como el asesor vigente o actual.
o Código Grupo De Ventas: Corresponde al código del grupo de ventas al cual pertenece el asesor que se muestra en el campo
“Nombre Asesor”.
o Grupo De Ventas: Corresponde al nombre del grupo de ventas que aparece en el campo “Código Grupo De Ventas”.
o Ruta: Corresponde a los días (rutas) en los que la zona de ventas atenderá al cliente de acuerdo a la periodicidad que se definió en el Enrute.
Paso 4. Enrutar Clientes
Dentro de la “Consulta de inicio de Enrutes” existe un botón llamado
“Enrutar” el cual abre un formulario llamado “Enrute Zona de Ventas” en
este se debe ingresar la información necesaria para que el Cliente sea Enrutado a una Zona de Ventas
Página 21 de 51 Ficha General
Cuenta del cliente: Se debe seleccionar un registro del maestro de
clientes, se puede hacer la búsqueda o la selección por la “Cuenta del
cliente” o por el “Nombre del cliente”, de igual forma se puede hacer
la búsqueda por el campo “Id Identificación” y el campo de “Cuenta
del cliente” debe llenarse de forma automática de acuerdo al cliente que
fue seleccionado. Este campo es obligatorio.
Nombre del cliente: En este campo se visualiza de forma automática el
nombre del cliente que fue seleccionado en el campo “Cuenta del
cliente” o “Id identificación”. Es un campo NO editable.
Id Identificación: Se debe seleccionar el número de identificación que
tiene asociado el cliente, de igual forma si el campo “Cuenta del cliente” fue ingresado primero, el campo de “Id identificación” se ingresará de forma automática de acuerdo al cliente que fue seleccionado.
Dirección: El sistema ingresará este campo de forma automática con
respecto al cliente que fue seleccionado. Es un campo NO editable.
Ciudad: El sistema ingresará este campo de forma automática con
respecto al cliente que fue seleccionado. Es un campo NO editable.
Barrio: El sistema ingresará este campo de forma automática con
respecto al cliente que fue seleccionado. Es un campo NO editable.
Zona de ventas: Se debe seleccionar una zona de ventas. Este es un
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Asesor comercial: De forma automática traerá el nombre del asesor
comercial que está vigente en la zona de ventas que fue seleccionada. Es un campo NO editable.
Grupo de Ventas: De forma automática traerá el nombre del grupo de
ventas al que pertenece el asesor comercial que está vigente en la zona de ventas que fue seleccionado. Es un campo NO editable.
Ficha Zona Logística
Zona logística: Se debe seleccionar un registro del maestro de Zonas
logísticas.
Nombre: Se diligenciará de forma automática de acuerdo a la zona
logística que fue seleccionada. Es un campo NO editable.
Ficha Ruta
En esta ficha se debe combinar la selección de una frecuencia con un calendario estándar que refleja 4 (cuatro) semanas de 6 (seis) días.
Frecuencia: En este campo se debe seleccionar uno de los siguientes
valores: Semanal, Quincenal o Mensual. Este es un campo obligatorio. Dependiendo de la frecuencia que se marque, el calendario realiza de forma automática la marcación de los días que contempla la ruta completa:
o SEMANAL: Al marcar cualquiera de los días de una de las semanas, de forma automática se marcará en cada semana el mismo día. Ejemplo: Si se marca la ruta R03 (Miércoles) se marcará de forma automática las rutas R09, R15 y R21.
o QUINCENAL: Al marcar cualquiera de los días de una de las semanas, de forma automática se marcará en la segunda semana, con respecto a la seleccionada, el mismo día. Ejemplo: Si se marca la ruta R02 (Martes) se marcara de forma automática la ruta R14. o MENSUAL: Solo queda seleccionado el día que se seleccione.
Ejemplo: al marcar R19 solo quedará ese marcado.
NOTAS IMPORTANTES:
El Enrute NO se realizará si la zona de ventas que se está enrutando pertenece a un mismo grupo de ventas de otra zona que ya esté enrutada al cliente.
El Enrute NO se realizará si el cliente se encuentra bloqueado en Todo. Marcar una ruta es obligatorio para realizar el Enrute. Una vez se termine de ingresar la información de la ruta, se procede a dar click en el botón Enrutar.
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Cuando se realice un enrute de cliente el sistema insertará la zona de ventas en el formulario “Distribución de límite de crédito” del cliente, los campos que insertará el sistema son:
Código Zona de Ventas: Código seleccionado en el enrute.
Nombre asesor: Información del asesor vigente en la zona de ventas.
Código Grupo de Ventas: Código seleccionado en el enrute
Cupo utilizado: Valor igual a cero (0).
% Asignado: Valor igual a cero (0)
Cupo asignado: Valor igual a cero (0)
% Cupo temporal: Valor igual a cero (0)
Cupo temporal: Valor igual a cero (0)
Cupo total = Este campo se calcula de la suma de los campos Cupo utilizado, Cupo asignado y Cupo temporal.
Sin Cupo: subirá sin check, ya que este campo lo marcará el sistema cuando el campo crédito restante de la zona de venta llegue a cero.
El sistema no insertará el registro cuando:
Ya existe el cliente con la zona de ventas creado.
Paso 5. Proceso Organizar Ruta
Después de realizar el proceso de Enrute se debe seleccionar la pestaña “Organizar Ruta”, En está pestaña se muestran los clientes que la zona de venta tiene enrutados para poder asignarles la hora en la que serán atendidos dentro de cada día (ruta: R01, R02,…, R24).
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La opción de “Organizar Ruta” también se puede habilitar desde la “Consulta
de inicio de Enrutes”.
Los campos que tiene este formulario son los siguientes:
Cuenta de Cliente: Corresponde al cliente seleccionado en el enrute o a
los clientes que tiene la zona de venta en la ruta seleccionada. Este es un campo NO editable.
Nombre: Corresponde al nombre del cliente seleccionado. Este es un
campo NO editable.
Dirección: Corresponde a la dirección principal del cliente seleccionado.
Este es un campo NO editable.
Hora visita: Corresponde a la hora en la que se visitará al cliente en el
día seleccionado (ruta), este campo es editable.
Hay 2 íconos con los que se puede mover un cliente hacia “arriba” o hacia “abajo” para facilitar la asignación de horas de visita.
o “Arriba”
o “Abajo”
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Uno a Uno: Se ordenan los registros de los clientes para cada día (ruta)
en el orden que el asesor comercial los visitará y luego de forma manual se ingresa el campo “Hora Visita” para registrar una hora.
Todos: Se ordenan los registros de los clientes para cada día (ruta) en el
orden que el asesor comercial los visitará, luego en el campo “Hora
Inicial” se debe ingresar la hora en la que iniciará la visita del primer
cliente y en el campo “Intervalo (min)” se debe ingresar el tiempo en minutos que tendrán los intervalos de visita entre cada cliente; una vez ingresada esta información se ejecuta el procedimiento “Recalcular
horas” el cual se encarga de insertar las horas de visitas para cada
cliente. Ejemplo: Si en la ruta R02 existen 8 clientes a visitar, y se ingresa
“Hora Inicial”= 08:00 e “Intervalo (min) = 15, entonces las horas para
los 8 clientes quedarían así: Primero = 08:00, Segundo = 08:15, Tercero = 08:30, Cuarto = 08:45, Quinto = 09:00, Sexto = 09:15, Séptimo = 09:30 y Octavo = 09:45.
Una vez se hayan organizado los clientes de un día (ruta), desde el mismo formulario se puede desplazar o cambiar a otra de las rutas de la Zona de Ventas para realizar el mismo procedimiento:
Página 26 de 51 Paso 6. Proceso Desenrute
El proceso de “Desenrute” consiste en retirarle a un cliente una o varias zonas de ventas que ha sido asociada previamente mediante el proceso de “Enrute”; o a varios clientes todas las zonas de ventas. Para esto existe una opción llamada “Desenrute” en el formulario principal de Enrutes.
Antes de ejecutar el proceso de “Desenrute” es necesario crear una tabla de parametrización de justificaciones para el desenrute, está tabla se encuentra en la ruta “Ventas y marketing/ Configurar/Enrute y desenrute/
Justificación desenrute”:
Justificación desenrute: Se debe ingresar el código en orden
consecutiva. Es un campo obligatorio.
Nombre: Descripción que identifica la justificación. Este campo es
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El proceso tiene dos formas:
1. Seleccionar de la “Consulta de inicio de Enrutes” un solo cliente del
“Nivel Superior” y luego en el “Nivel Inferior” marcar una o varias
zonas; una vez se haya hecho dicha selección se tendrá habilitado el botón de “Desenrute”, se abre un formulario llamado “Desenrute Zona de
Ventas”, el cual tiene la siguiente información:
“Marcar Cliente y Zonas a desenrutar”
Página 28 de 51 Encabezado
Los datos de Cuenta del cliente, Nombre del cliente, Id
Identificación, Dirección, Ciudad y Barrio se visualizan de acuerdo al
cliente que fue seleccionado en la “Consulta de inicio de Enrutes”. Son campos NO editables.
Rutas
La información que aparece en esta sección depende de los registros que fueron marcados previamente en el “Nivel Inferior” de la “Consulta de inicio de
Enrutes”
Zona de ventas: Corresponde al código de la zona de ventas que fue
seleccionada en la “Consulta de inicio de Enrutes”.
Asesor comercial: De forma automática trae el nombre del asesor
comercial que está vigente en la zona de ventas que fue seleccionada previamente en la “Consulta de inicio de Enrutes”.
Código Grupo de Ventas: De forma automática trae el código del grupo
de ventas al que pertenece el asesor comercial que está vigente en la zona de ventas que fue seleccionada previamente en la “Consulta de
inicio de Enrutes”.
Grupo de Ventas: De forma automática trae el nombre del grupo de
ventas al que pertenece el asesor comercial que está vigente en la zona de ventas que fue seleccionada previamente en la “Consulta de inicio
de Enrutes”.
Ruta: En este campo se visualiza de forma automática los días (rutas)
que conforma la ruta completa de la zona de ventas que fue seleccionada previamente en la “Consulta de inicio de Enrutes”. Ejemplo: para una ruta semanal que inicia en la ruta R04 mostrará los valores: R04, R10, R16, R22.
Los anteriores campos no son editables.
Una vez se haya validado la información del formulario “Desenrute Zona
de Ventas” se debe dar click en el botón Desenrutar, el cual abre una
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Justificación de desenrute: Se debe seleccionar un registro del maestro
de justificaciones las cuales fueron creadas previamente en la ruta
“Ventas y marketing/ Configurar/ Enrute y desenrute/ Justificación desenrute”. Este campo es obligatorio.
Observación: Información adicional al campo Justificación. Debe ser
superior a 15 caracteres. Es un campo obligatorio.
2. Desenrute masivo: Seleccionar de la “Consulta de inicio de Enrutes”
varios clientes del “Nivel Superior” y automáticamente se marcarán todas las zonas en el “Nivel Inferior” de cada cliente; una vez se haya hecho dicha selección se tiene habilitado el botón de “Desenrute” el cual abre un formulario llamado “Desenrute Masivo Zona de Ventas”, el cual tiene la siguiente información:
Una vez se haya validado la información del formulario “Desenrute Zona de
Ventas” o “Desenrute masivo zona de ventas” se debe dar click en el botón
Desenrutar, el cual abre una ventana en la que se debe ingresar la siguiente información:
Justificación de desenrute: Se debe seleccionar un registro del maestro
Página 30 de 51 “Ventas y marketing/ Configurar/ Enrute y desenrute/ Justificación desenrute”. Este campo es obligatorio.
Observación: Información adicional al campo Justificación. Debe ser
superior a 15 caracteres y es un campo obligatorio.
El proceso de Desenrute debe cumplir con las siguientes condiciones para que pueda ser ejecutado de forma exitosa, de lo contrario no se realizará el desenrute:
El cliente no debe estar bloqueado.
El cliente no debe tener saldo pendiente en cartera para la zona de ventas que se esté desenrutando.
Si el cliente tiene asociado más de una Zona de Ventas en la “Distribución de Límite de Crédito” no deberá realizar el Desenrute si la Zona de Ventas a desenrutar tiene un cupo asignado dentro de dicho cliente, es decir que el valor del cupo sea diferente a cero (0). Sólo se podrá desenrutar el cliente cuando la zona de ventas a desenrutar tenga el cupo total en cero (0).
Si se realizó un Desenrute masivo el mensaje de error saldrá luego de que se haya ejecutado el desenrute para todos aquellos clientes que pasaron las validaciones, de esta forma en el formulario “Desenrute Masivo” solo quedan aquellos clientes que no fueron desenrutados.
El proceso de desenrute eliminará el registro de la zona de venta en el formulario de “Distribución del límite de crédito” que se encuentra en el cliente.
Paso 7. Modificar Ruta
El proceso de “Modificar Ruta” se encuentra ubicado en la “Consulta de inicio
de Enrutes” y desde allí se debe marcar el cliente y la zona de ventas a los
cuales se requiere hacer una modificación, se debe dar clic en el botón
“Modificar Ruta”, se abre un nuevo formulario llamado “Modificación de Ruta” desde el cual se visualiza la misma información que tiene el formulario “Enrute Zona de Ventas” con las siguientes características:
Página 31 de 51 En la pestaña “Modificar Ruta” NO se pueden modificar o editar los
campos de la ficha “General”
En la ficha “Zona Logística” se puede modificar el campo “Código”.
En la pestaña “Modificar Ruta” se puede cambiar la “Frecuencia” y los días que formarán el nuevo Enrute.
En la pestaña “Organizar Ruta” se puede cambiar y/o asignar la información para el campo “Hora Visita”.
Página 32 de 51 Paso 8. Proceso Reasignación de Enrutes
En la “Consulta de inicio de Enrutes” existe un botón llamado
“Reasignación de Enrutes” en este se puede seleccionar uno o varios clientes
que estén enrutados a una zona de ventas y transferirlos a otra zona de ventas con todas sus características de Enrute, es decir, con las frecuencias, días de ruta y horas de visita.
Zona de Ventas (Transferir Desde): Se debe seleccionar un registro
del maestro de zonas de ventas de la cual se desea transferir los clientes.
Clientes: Se listan los clientes que están enrutados a la zona de ventas
que fue seleccionada en el campo “Zona de Ventas (Transferir
Desde)”, se podrá marcar o seleccionar todos o aquellos clientes que se
desean transferir.
Modifica Zona Logística: Al marcar este check permitirá seleccionar una
zona logística en los campos “Zona Logística (Transferir Desde)” y
“Zona Logística (Transferir Hasta)”.
Zona Logística (Transferir Desde): Permite seleccionar un registro del
maestro de zonas logísticas y filtrar los clientes que pertenecen a esta zona.
Zona de Ventas (Transferir Hasta): Se debe seleccionar la zona de
ventas a la cual se desea transferir los clientes.
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Zona Logística (Transferir Hasta): Permite seleccionar un registro del
maestro de zonas logísticas y transferir los clientes a esta nueva zona logística.
Solo Desenrute: Al marcar este check el sistema deshabilita los campos
“Zona de Ventas (Transferir Hasta)” y “Zona Logística (Transferir
Hasta)”. De esta forma AX solo realizará el proceso de Desenrute.
Una vez se haya seleccionado la información se debe dar clic en el botón “Transferir”, para el caso de haber seleccionado “Solo desenrute” el sistema abrirá la ventana de “Desenrute masivo zona de ventas” donde se debe dar “Desenrutar”, seleccionar la “Justificación de desenrute” y escribir la “Observación”
NOTA: Para realizar el proceso de solo desenrute el sistema realizará las
siguientes validaciones:
El cliente no debe estar bloqueado.
El cliente no debe tener saldo pendiente en cartera.
Si el cliente tiene asociado más de una Zona de Ventas en la “Distribución de Límite de Crédito” no realizará el Desenrute si la Zona de Ventas a desenrutar tiene un cupo asignado dentro de dicho cliente, es decir que el valor del cupo sea diferente a cero (0).
Si se realiza un Desenrute masivo el mensaje de error sale luego de que se haya ejecutado el Desenrute para todos aquellos clientes que pasaron las
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validaciones, de esta forma en el formulario “Desenrute Masivo” solo quedan aquellos clientes que no fueron desenrutados.
En el proceso de “Reasignación de Enrutes” el sistema actualizará la siguiente información en el cliente en el formulario “Distribución del límite de crédito:
La zona de ventas que estaba Enrutada a determinado cliente (dato que fue ingresado en el campo Zona de Ventas (Transferir Desde)) se modificará por la nueva zona de ventas que será Enrutada en el proceso de “Reasignación de Enrutes” (dato que fue ingresado en el campo Zona de Ventas (Transferir Hasta)).
Se conserva el porcentaje asignado y el valor asignado que tenía asociada la zona de ventas que estaba Enrutada previamente a la nueva zona de ventas.
Paso 9. Proceso Historial
El proceso de “Historial” permite consultar los Enrutes y/o Desenrutes que ha tenido un Cliente, para ello se tiene un botón en la “Consulta de inicio de
Enrutes” el cual abre un formulario llamado “Historial de Enrute y Desenrute” en el que se visualiza la información que fue guardada o registrada
en los procesos de “Enrute”, “Desenrute”, “Modificar Ruta” y
“Reasignación de Enrutes”.
Los campos que se ven en este formulario son:
Cuenta de cliente: Código de cliente de acuerdo al proceso ejecutado.
Nombre: Nombre del cliente de acuerdo a la cuenta del cliente.
Frecuencia: Nombre de la frecuencia de acuerdo a la cuenta del cliente.
Actividad: El valor a mostrar es uno de los siguientes: Enrute, Desenrute,
Enrute por Transferencia o Desenrute por Transferencia.
Zona de Ventas: Valor guardado de acuerdo a la zona y al proceso
ejecutado.
Nombre Asesor: Valor guardado de acuerdo a la zona y al proceso
ejecutado.
Código Grupo de Ventas: Valor guardado de acuerdo al grupo de ventas
que tiene asociada la zona y al proceso ejecutado.
Grupo de Ventas: Valor guardado de acuerdo al proceso ejecutado.
Observaciones: Valor guardado en el proceso de “Desenrute” o
“Reasignación de Enrutes”.
Justificación: Valor guardado en el proceso de “Desenrute”.
Usuario: Usuario que ejecutó el proceso de “Enrute”, “Desenrute”,
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Fecha y hora: Fecha y hora en la que se ejecutó el proceso de “Enrute”,
“Desenrute”, “Modificar Ruta” o “Reasignación de Enrutes”.
Paso 10. Proceso Restricción Proveedor
Dentro de la “Consulta de inicio de Enrutes” existe un botón llamado
“Restricción Proveedores” en el cual se pueden ver las zonas de ventas que
tiene Enrutadas el cliente y poder parametrizar las restricciones de artículos que se desean asignar para el cliente en una o varias zonas de ventas.
Página 36 de 51 Sección Zona de Ventas: En esta sección muestra todas las zonas de ventas
que tiene enrutadas el cliente con los siguientes campos:
Zona de Venta: Código de la zona de venta. Es un campo NO editable.
Nombre de Asesor: Corresponde al nombre del empleado que está
atendiendo actualmente la zona de venta. Es un campo NO editable.
Código Grupo de Ventas: Código del grupo de ventas al cual pertenece
el asesor que está atendiendo actualmente la zona de venta. Es un campo NO editable.
Grupo de Ventas: Nombre del grupo de ventas seleccionado en el campo
“Código Grupo de Ventas”. Es un campo NO editable.
Ruta: Corresponde a la ruta (días) que fueron asignados en el Enrute
para el cliente con la zona de ventas correspondiente. Es un campo NO editable.
Aplica: Casilla de selección que se usará para identificar la zona de ventas
a la cual se le está parametrizando la restricción por proveedor.
Sección Proveedor: En esta sección se ingresan los parámetros o condiciones
que se tendrán en cuenta al momento de realizar pedidos de venta a través del dispositivo o desde ACTIVITY. Los campos en el formulario son los siguientes:
Selección Cuenta: Se selecciona un registro del maestro de
proveedores. Este campo es obligatorio.
Nombre Proveedor: Corresponde al nombre del proveedor que fue
seleccionado en el campo “Selección Cuenta”. Es un campo NO editable.
Cuenta: Debe seleccionar el valor “Todo”. Este campo es obligatorio.
Una vez configuradas las restricciones se debe dar click en el botón CERRAR.
Paso 11. Proceso Consultar Asesores Comerciales
En la maestra de clientes en la ruta “Cliente/Clientes/Todos los clientes” existe un botón llamado “Asesores” ubicado en la pestaña CLIENTE, el cual al ser ejecutado muestra un formulario con la información de las zonas de ventas que actualmente están enrutadas a dicho cliente.
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Los campos que tiene el formulario son los siguientes:
o Zona de Venta: Corresponde al código de la zona de ventas
Enrutada.
o Nombre Asesor: Corresponde al nombre del asesor que se
encuentra asignado a la zona de ventas como el asesor vigente o actual.
o Código Grupo De Ventas: Corresponde al código del grupo de
ventas al cual pertenece el asesor que se muestra en el campo
“Nombre Asesor.
o Grupo De Ventas: Corresponde al nombre del grupo de ventas
que aparece en el campo “Código Grupo De Ventas”
o Ruta: Corresponde a los días (rutas) en los que la zona de ventas
atenderá al cliente de acuerdo a la periodicidad que se definió en el Enrute.
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5. CARGUE DE PLANTILLA DE ENRUTES MASIVOS
El sistema permite ingresar y modificar enrutes por medio de plantillas:
Hoja Enrutes
Código cliente: Debe ingresar el código del cliente que desea enrutar.
Código zona logística: Ingresar el código correspondiente a la zona logística
que tenga la zona de venta.
Código Asesor Comercial: Se debe ingresar la cédula de ciudadanía del asesor
comercial que atenderá el cliente.
Zona de Venta: Código de zona de venta que atenderá el cliente.
Código Grupo de Ventas: Se debe ingresar el código del grupo de ventas al
que pertenece el asesor comercial. Ingresar los valores con formato texto.
Código Ruta: Se debe ingresar el código de acuerdo a la frecuencia que tendrá
el cliente para la visita.
Página 39 de 51 Hoja Organización de Ruta
Zona de Venta: Código de zona de venta que ingresó en la Hoja Enrutes. Código cliente: Debe ingresar el código del cliente que se ingresó en la Hoja
Enrutes.
Hora de la Visita: Ingresar la hora en la cual será atendido por el asesor
comercial.
Código zona logística: Ingresar el código de la zona logística que ingresó en
la Hoja Enrutes.
Orden de Visita: El valor a ingresar debe estar relacionado con la hora de visita. Rutas: Se debe ingresar el valor de acuerdo a lo ingresado en la columna Código
Ruta y a su frecuencia.
Ejemplo: Se seleccionó el código de ruta 15 frecuencia Quincenal y tiene la ruta 9 y 21 en la plantilla deben ir dos líneas con estos valores.
Código Ruta: Se debe ingresar el código que ingresó en la Hoja Enrutes.
Al terminar de diligenciar los archivos en Excel se debe guardar, luego eliminar la fila del encabezado y guardar en formato CSV (delimitado por comas *.csv)
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Después de guardado en formato CSV se debe abrir con bloc de notas y cambiar las comas (,) por punto y coma (;)
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Después de guardar los archivos CSV ingresar a la ruta: “Administración del
sistema/Periódico/Cargue de datos ALTIPAL/ seleccionar la plantilla que
desea cargar para Hoja Enrute elegir “Cargue de enrute Ventas Encabezado” y para cargar la Hoja Organización Ruta elegir “Cargue de enrute Ventas
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En la nueva ventana en el campo “Fichero de carga de datos” seleccionar el archivo CSV trabajado y de acuerdo a la plantilla seleccionada, en el campo
“Fichero de errores” seleccionar la ruta donde desea guardar un archivo con
los errores encontrados en la plantilla.
Modificar ruta
Código cliente: Debe ingresar el código del cliente que desea modificar la ruta. Zona de Venta: Código de zona de venta relacionado al cliente ingresado en el
campo Código cliente.
Zona logística: Ingresar el código correspondiente a la zona logística que tenga
el cliente de acuerdo a la zona de venta. Si se desea modificar la zona logística se debe ingresar la nueva.
Hora: Si desea modificar la hora de atención al cliente, se debe ingresar, de lo
contrario debe ingresar la que tiene el cliente, si se deja vacía el sistema ingresará 10 minutos a la hora que tenga el último cliente que tiene la zona de venta en esa ruta. Ej si el último cliente se atiende a las 4:00 pm el sistema ingresará 4:10 pm.
Página 43 de 51 RouteID: Se debe ingresar el código de ruta por la que se quiere modificar.
Al terminar de diligenciar los archivos en Excel se debe guardar, se debe conservar la fila del encabezado y guardar en formato CSV (delimitado por comas *.csv)
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Después de guardado en formato CSV se debe abrir con bloc de notas y cambiar las comas (,) por punto y coma (;)
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Después de guardar los archivos CSV ingresar a la ruta: “Administración del
sistema/Periódico/Cargue de datos ALTIPAL/Actualización de enrute de clientes”
En la nueva ventana en el campo “Fichero de carga de datos” seleccionar el archivo CSV trabajado y de acuerdo a la plantilla seleccionada, en el campo
“Fichero de errores” seleccionar la ruta donde desea guardar un archivo con
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6. GUIA RAPIDA DE USUARIO
6.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (204_TBBP_FPC_Enrute y
205_TBBP_FPC_Desenrute)
Crear zona de ventas
Información ingresada por Sinergy
Ingresar al menú “Ventas y marketing/Configurar/Clientes
Potenciales/Zona de ventas”
Dar clic en nuevo
Ingresar el código de la zona y Descripción
Ingresar número de cédula del asesor comercial que atenderá la zona de venta.
Ingresar fecha de ingreso.
Información ingresada por el usuario
Ingresar check si la zona de venta tiene permisos para Transferencia Autoventa
Activar check si la zona de venta es tipo Preventa.
Activar check si la zona de venta es tipo Autoventa.
Si la zona de venta es autoventa debe ingresar en el campo ubicación la cédula del asesor comercial vigente.
Activar check si la zona de venta puede realizar ventas en Consignación.
Si la zona de ventas tiene tipo consignación debe ingresar en el campo ubicación la cédula del cliente.
Activar check si la zona de venta puede realizar ventas Directas.
Activar check si la zona de venta pertenece a una venta focalizada de Diageo.
Ingresar el sitio y el almacén al cual pertenece la zona de ventas.
Ingresar la agencia a la cual pertenece la zona de venta.
Crear Grupos de ventas
Ingresar al menú “Ventas y marketing/Configurar/Comisiones/
Grupos de ventas”.
Dar clic en nuevo
Ingresar Código y Nombre
Ingresar código de días por pronto pago
Activar el check si los asesores comerciales que pertenecen al grupo de ventas aplica descuento pronto pago
Activar el check si los asesores comerciales que pertenecen al grupo de ventas pueden modificar precio
Activar el check si los asesores comerciales que pertenecen al grupo de ventas pueden modificar descuento línea
Página 47 de 51 Activar el check si los asesores comerciales que pertenecen al grupo de
ventas pueden modificar descuento multi-línea
Activar el check si los asesores comerciales que pertenecen al grupo de ventas pueden modificar descuento especial Altipal
Activar el check si los asesores comerciales que pertenecen al grupo de ventas pueden modificar descuento especial Proveedor
Activar el check “Aplicar contado” si los clientes de los asesores comerciales que pertenecen al grupo de ventas solo pueden vender de contado.
Seleccionar un grupo de venta, dar clic en el botón “Comercial” y asociar los asesores comerciales (Está información es ingresada por Sinery).
Seleccionar un grupo de venta, dar clic en el botón “Portafolio”
o Dar clic en el botón Agregar proveedor si se requiere ingresar todos los artículos del proveedor seleccionado.
o Dar clic en Nuevo para ingresar un artículo
o Ingresar código del artículo y código de la variante.
Realizar Enrute
Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y Desenrute/
Zona de venta”
Dar clic en el botón Enrutar
Seleccionar la cuenta del cliente
Ingresar la zona de venta
Seleccionar la frecuencia
Seleccionar el día a visitar
Dar clic en el botón Enrutar
Ingresar a la pestaña “Organizar Ruta”
Seleccionar la ruta que se acaba de enrutar al cliente
Ingresar la hora de visita del cliente.
Cerrar formulario
Organizar Ruta
Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y
Desenrute/ Zona de venta”
Dar clic en el botón Organizar Ruta.
Seleccionar la ruta que se requiere modificar
Ordenar los clientes.
Asignar la hora inicial
Ingresar el intervalo en minutos
Dar clic al botón Recalcular horas
Cerrar formulario
Realizar Desenrute
Página 48 de 51 Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y
Desenrute/ Zona de venta”
Seleccionar el cliente y la(s) zona(s) de venta a desenrutar
Dar clic en el botón Desenrutar en el formulario principal
Dar clic en Desenrutar
Ingresar Justificación de desenrute y observación
Cerrar el formulario
2. Desenrute Masivo (Desenruta el cliente de todas las zonas de
venta)
Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y
Desenrute/ Zona de venta”
Seleccionar los clientes a desenrutar
Dar clic en el botón Desenrutar en el formulario principal
Dar clic en Desenrutar
Cerrar el formulario
Modificar Ruta
Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y
Desenrute/ Zona de venta”
Seleccionar cliente y zona de venta
Dar clic en el botón Modificar Ruta
Seleccionar la zona logística si se requiere modificar
Seleccionar la frecuencia si se requiere modificar
Seleccionar la ruta si se requiere modificar
Dar clic en el botón Enrutar
Si se requiere modificar la Hora de Visita ingresar a la pestaña Organizar Ruta.
Buscar la(s) ruta(s) y asignarle la hora al cliente
Cerrar formulario
Reasignación de enrutes
Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y
Desenrute/ Zona de venta”
Dar clic en el botón Reasignación enrutes
Seleccionar la zona de venta de la cual se van a transferir o desenrutar clientes
Activar check si se requiere modificar Zona logística
Seleccionar Zona Logística
Seleccionar los clientes que se van a transferir o desenrutar
Si los clientes se van a desenrutar activar check de solo desenrute
Si los clientes se van a transferir a otra zona de venta seleccionar la zona de venta
Página 49 de 51 Seleccionar zona logística
Dar clic en el botón Transferir
Cerrar formulario
Revisar Historial
Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y
Desenrute/Zona de venta”
Dar clic en el botón Historial
Filtrar el cliente el cual se revisará su historial de cambios.
Cerrar el formulario
Restricción proveedor
Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y
Desenrute/Zona de venta”
Seleccionar cliente
Dar clic en el botón “Restricción proveedores”
Activar check “Aplica restricción” a la zona de venta que no puede realizar venta de artículos al cliente seleccionado.
Selccionar cuenta proveedor.
Seleccionar en el campo “Válido para” si aplica para Tabla (Un artículo), Grupo (Conjunto de artículos) o Todo (Todos los artículos del proveedor seleccionado).
Si selecciona Tabla debe especificar las dimensiones del producto (Tipo, Característica 1 y Característica 2).
Cerrar el formulario.
Consultar Asesores comerciales
Ingresar al menú “Cliente/Clientes/Todos los clientes”
Seleccionar cliente
En la pestaña “Cliente” dar clic en el botón “Asesores comerciales”
Verificar las zonas asociadas al cliente.
Cerrar formulario.
Cargue de plantilla de enrutes masivos
Diligenciar los campos en los archivos Hoja Enrute y Hoja Organización de Ruta
Al terminar de diligenciar los archivos en Excel se debe guardar, luego eliminar la fila del encabezado y guardar en formato CSV (delimitado por comas *.csv).
Después de guardado en formato CSV se debe abrir con bloc de notas y cambiar las comas (,) por punto y coma (;).
Página 50 de 51 Después de guardar los archivos CSV ingresar a la ruta: “Administración
del sistema/Periódico/Cargue de datos ALTIPAL/ seleccionar la
plantilla que desea cargar para Hoja Enrute elegir “Cargue de enrute
Ventas Encabezado” y para cargar la Hoja Organización Ruta elegir “Cargue de enrute Ventas Detalle”.
En la nueva ventana en el campo “Fichero de carga de datos” seleccionar el archivo CSV trabajado y de acuerdo a la plantilla seleccionada, en el campo “Fichero de errores” seleccionar la ruta donde desea guardar un archivo con los errores encontrados en la plantilla.
Cargue de plantilla modificación de ruta masivos
Diligenciar los campos en el archivo Modificar_Ruta.
Al terminar de diligenciar el archivo en Excel se debe guardar, luego guardar en formato CSV (delimitado por comas *.csv).
Después de guardado en formato CSV se debe abrir con bloc de notas y cambiar las comas (,) por punto y coma (;).
Después de guardar los archivos CSV ingresar a la ruta: “Administración
del sistema/Periódico/Cargue de datos Altipal/ Actualización de enrute de clientes”.
En la nueva ventana en el campo “Fichero de carga de datos” seleccionar el archivo CSV trabajado y de acuerdo a la plantilla seleccionada, en el campo
“Fichero de errores” seleccionar la ruta donde desea guardar un archivo con
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7. GLOSARIO DE TERMINOS
7.1 Glosario de Términos
Término Concepto
ERP
Los sistemas de planificación de recursos empresariales(ERP, por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.
Fuente:
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos_em presariales
Enrute/Desenr
ute Acción de vincular una o varias zonas de ventas a un cliente
Ruta Grupo de clientes que deben ser atendidos durante un día por un
asesor comercial
Zona Posición del Head Count que debe ser ocupada por un asesor