• No se han encontrado resultados

MANUAL DE USUARIO FINAL

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Share "MANUAL DE USUARIO FINAL"

Copied!
51
0
0

Texto completo

(1)

MANUAL DE

USUARIO

FINAL

Proceso 204_TBBP_FPC_Enrute

Proceso 205_TBBP_FPC_Desenrute

Manual paso a paso para realizar proceso de enrute y desenrute de

zonas de ventas directamente en la plataforma Microsoft Dynamics

AX2012.

(2)

Página 2 de 51 CONTROL DE VERSIONES

Fecha Versión Observación Autor

11/11/2014 1.0 Manual de usuario final Hernando Escobar

25/05/2015 2.0 Lorenza Orozco Madrid

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO

Elaboró Revisó y Aprobó Revisó y Aprobó

___________________ Hernando Escobar Lorenza Orozco Madrid Key User Área Comercial

___________________ Nancy Mira Gerente de proyecto Altipal ____________________ Jimmy Rojas Gerente Comercial

(3)

Página 3 de 51 TABLA DE CONTENIDO Contenido 1. INTRODUCCIÓN ... 4 1.1 Introducción ... 4 1.2 Propósito ... 4 1.3 Alcance ... 4

1.4 Personal Involucrado en el Proceso... 4

2. ASPECTOS RELEVANTES ... 5

2.1 Roles Involucrados en el Proceso ... 5

2.2 Restricciones ... 5

2.3 Dependencias... 5

3. FLUJO DEL PROCESO ... 6

3.1 FLUJO PROCESO ENRUTE ... 6

3.2 FLUJO PROCESO DESENRUTE ... 8

4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA ... 9

4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma ... 9

Paso 1. Crear Zona de Ventas ... 9

Paso 2. Crear Grupos de Ventas ... 12

Paso 3. Formulario principal Enrute de clientes ... 18

Paso 4. Enrutar Clientes ... 20

Paso 5. Proceso Organizar Ruta ... 23

Paso 6. Proceso Desenrute ... 26

Paso 7. Modificar Ruta... 30

Paso 8. Proceso Reasignación de Enrutes ... 32

Paso 9. Proceso Historial ... 34

Paso 10. Proceso Restricción Proveedor ... 35

Paso 11. Proceso Consultar Asesores Comerciales... 36

5. CARGUE DE PLANTILLA DE ENRUTES MASIVOS ... 38

6. GUIA RAPIDA DE USUARIO ... 46

6.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (204_TBBP_FPC_Enrute y 205_TBBP_FPC_Desenrute) ... 46

(4)

Página 4 de 51 7.1 Glosario de Términos ... 51

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Introducción

Este manual contiene el proceso para llevar a cabo el Enrute y Desenrute de los clientes en las zonas de ventas directamente en la plataforma Dynamics AX2012 cuando se crea un cliente, hay una actualización de datos o se crean las zonas de ventas.

1.2 Propósito

El presente manual tiene como propósito describir paso a paso la forma correcta de trabajar en la plataforma AX 2012 dentro del módulo de Ventas y Marketing para administrar los enrutes y desenrutes de los clientes en las zonas de ventas involucrando al área de Customer Marketing de Altipal S.A

1.3 Alcance

El manual contiene la información para crear zonas de ventas, grupos de ventas, asociar asesores comerciales e ingresar o realizar cambios en enrute y desenrute de los clientes que se implementó en AX 2012 durante la primera etapa del proyecto BIG BANG que se llevó a cabo entre junio de 2013 y enero de 2015. Los detalles de los procesos y requerimientos definidos por Altipal S.A. se encuentran disponibles en la documentación del proyecto en los documentos de análisis de requerimientos y diseño que puede consultar a través de la plataforma Documentar.

1.4 Personal Involucrado en el Proceso

Nombres-Correos Electrónicos

1. Hernando Escobar –

Hernando.Escobar@altipal.com.co

2. Lorenza Orozco Madrid –

Lorenza.Orozco@altipal.com.co

Roles 1. Usuarios expertos equipo BIG BANG Área Comercial

Responsabilidades Proceso de asociar o retirar clientes a las zonas de ventas a través de los procesos de enrute y desenrute en AX 2012

(5)

Página 5 de 51

2. ASPECTOS RELEVANTES

2.1 Roles Involucrados en el Proceso

Rol Jefe Inmediato Rol

Analistas comerciales Administrador Nacional de Ventas

Administrador Nacional de Ventas Gerencia Comercial

Auxiliar de Cartera Directora Nacional de Cartera

2.2 Restricciones

Ítem Descripción

R001 El ingreso de enrute de zona de ventas al cliente solo se ejecuta para los clientes que crea el área de Cartera en AX 2012 o el asesor a través del dispositivo móvil.

R003 El asesor comercial debe estar asociado a un grupo de ventas.

2.3 Dependencias

Ítem Descripción

D001 Para ejecutar el ingreso de datos en el enrute y desenrute se requiere tener creadas las zonas de ventas y tener asociado un asesor comercial. D002 Para ejecutar el ingreso de datos en el enute y desenrute se requiere que

(6)

Página 6 de 51

3. FLUJO DEL PROCESO

3.1 FLUJO PROCESO ENRUTE

FORMATO DE FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 204_ENRUTE P1 (Subproceso Comercial) FEBRERO 20 DE 2014 THEBIGBANGPROJECT-FPC-204 Realizar zonificación en bloque

Jefe de ventas Mapa El canal es

TAT?

SI Realizar zonificación por

zona geográfica

Jefe de ventas Mapa

NO

Definir frecuencia de visita

Jefe de ventas y Asesor comerial Excel

SI

Diseñar rutas diarias por zona

Jefe de venta y Asesor comercial Excel

Definir secuencia de la ruta

Jefe de venta y Asesor comercial Excel

Solicitar a Administración Ventas la asignación de zonas de ventas al cliente

Jefe de venta Formato 302_CREACION DE CLIENTE 205_DESENRUTE La zona ya existe? NO A A A Enrute 1

© Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A – The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A

Ingresar al sistema menú Ventas y marketing/ Común/Enrute y Desenrute Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Seleccionar Enrute y buscar el cliente por cuenta

del cliente, Nombre del cliente o Id identificación Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX El sistema traerá la dirección, ciudad y barrio

del cliente que se haya escogido

Microsoft Dynamics AX

Seleccionar la zona de venta y el sistema debe traer el nombre del asesor

comercial y el grupo de ventas al que pertenece

Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX La zona logística existe? NO SI Ingresar a crearla en la ruta

Gestión de inventario y almacenes/Configurar/ Distribución/Zonas logísticas Coordinador de transporte Microsoft Dynamics AX Seleccionar la zona logística Coordinador de transporte Microsoft Dynamics AX Seleccionar frecuencia y día para visitar al cliente

Coordinador de transporte Microsoft Dynamics AX Modificar Ruta 1 B

(7)

Página 7 de 51

FORMATO DE FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 204_ENRUTE P2

(Subproceso Comercial) FEBRERO 20 DE 2014

THEBIGBANGPROJECT-FPC-204

1

© Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A – The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A

El sistema ingresará la zona de venta, el asesor

comercial y el grupo de venta a la distribución del

límite de crédito

Microsoft Dynamics AX

Generar una nueva distribución de límite de crédito Analista de crédito Microsoft Dynamics AX El sistema generará el enrute Microsoft Dynamics AX La zona de venta tiene venta a crédito? SI NO B

Seleccionar Cliente, zona de venta y dar clic en Modificar ruta, elegir zona

logística en caso que se requiera Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Seleccionar frecuencia y día para visitar al cliente, dar click en aceptar

Coordinador de transporte

Microsoft Dynamics AX

Seleccionar zona de ventas en el cuadro transferir desde Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Seleccionar Reasignación de enrutes Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX

El sistema listará todos los clientes de acuerdo a lo elegido Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX

Seleccionar los clientes que requiero transferir a la

nueva zona de ventas

Analista de Inf Comercial

Microsoft Dynamics AX

Seleccionar zona de ventas en el cuadro transferir hasta Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX

Dar click en el botón transferir Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Reasignación Enrute Masivo El cliente tiene restricción de portafolio? NO Seleccionar el proveedor que se quiere hacer

restricción Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Seleccionar un artículo, un grupo o todos los artículos y dar click en aceptar

Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX SI C C C 206_NEGOCIACION CLIENTE CANAL SUPERMERCADOS 207_NEGOCIACION CLIENTE CANAL MODERNO E INSTITUCIONAL 208_NEGOCIACION CLIENTE CANAL MAYORISTA 209_NEGOCIACION CLIENTE CANAL TRADICIONAL Y OTROS 210_NEGOCIACION CLIENTE

CANALES DEL ON TRADE

(8)

Página 8 de 51

3.2 FLUJO PROCESO DESENRUTE

FORMATO DE FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 205_DESENRUTE P1 (Subproceso Comercial) FEBRERO 20 DE 2014 THEBIGBANGPROJECT-FPC-205 Analizar necesidades de desenrute Asesor comercial

Solicitar y justificar al jefe de venta el desenrute Asesor comercial Correo Electrónico Se aprueba? Solicitar desenrute en el sistema

Jefe de venta Formato

SI FIN NO SI FIN SI NO 204_ENRUTE Justificar el desenrute al Director y Gerente de canal

Jefe de venta Correo Electrónico

1

© Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A – The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A

Seleccionar Cliente y zona de venta que desea retirar del cliente y dar clic en

desenrutar

Analista de Inf Comercial

Microsoft Dynamics AX

Dar click en el botón desenrutar Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Seleccionar una justificación y escribir una

observación

Analista de Inf Comercial

Microsoft Dynamics AX

Dar clic en aceptar

Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX El cliente tiene saldo en cartera?

El sistema retirará la zona de venta de la distribución

del límite de crédito

Microsoft Dynamics AX

Generar una nueva distribución de límite de crédito Analista de crédito Microsoft Dynamics AX El sistema generará el desenrute Microsoft Dynamics AX El sistema mostrará un mensaje de error donde indica que el cliente no se

puede desenrutar Microsoft Dynamics AX NO FIN El desenrute es masivo? NO

Seleccionar zona de ventas en el cuadro transferir desde Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Seleccionar Reasignación de enrutes Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX SI El cliente se sigue atendiendo? 206_NEGOCIACION CLIENTE CANAL SUPERMERCADOS 207_NEGOCIACION CLIENTE CANAL MODERNO E INSTITUCIONAL 208_NEGOCIACION CLIENTE CANAL MAYORISTA 209_NEGOCIACION CLIENTE CANAL TRADICIONAL Y OTROS 210_NEGOCIACION CLIENTE

CANALES DEL ON TRADE

FORMATO DE FLUJO DE PROCESO PROPUESTO 205_DESENRUTE P2

(Subproceso Comercial) FEBRERO 20 DE 2014

THEBIGBANGPROJECT-FPC-205

1 El sistema listará todos los clientes de acuerdo a lo

elegido Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX Seleccionar el check de solo desenrute Analista de Inf Comercial Microsoft Dynamics AX

Dar click en el botón transferir

Analista de Inf Comercial

Microsoft Dynamics AX

© Propiedad Intelectual ALTIPALS.A. Todos los derechos reservados 2013 by IT Altipal S.A – The Big Bang Project Prohibida su reproducción total o parcial sin el conocimiento expreso de ALTIPAL S.A

206_NEGOCIACION CLIENTE CANAL SUPERMERCADOS 207_NEGOCIACION CLIENTE CANAL MODERNO E INSTITUCIONAL 208_NEGOCIACION CLIENTE CANAL MAYORISTA 209_NEGOCIACION CLIENTE CANAL TRADICIONAL Y OTROS 210_NEGOCIACION CLIENTE

(9)

Página 9 de 51

4. PASO A PASO DEL PROCESO EN LA PLATAFORMA

4.1 Paso a paso del proceso en la plataforma

Para poder asociar un cliente a una zona de venta, estas deben estar creadas y tener un asesor comercial relacionado, también deben existir los grupos de ventas con sus asesores comerciales asociados.

Paso 1. Crear Zona de Ventas

Cuando gestión humana contrate un nuevo asesor comercial, deben de crearlo en la plataforma de Sinergy, mediante un web Service se inserta la zona de venta que es la posición del empleado en Sinergy e ingresa el nuevo asesor comercial en Dynamics AX2012 en el formulario “Zona de Venta” en la pestaña

“Asesor Comercial” que se encuentra ubicado en la ruta “Ventas y marketing/Configurar/ Clientes Potenciales/Zona de ventas”. El sistema

tiene dos menú “Clientes potenciales” debe ingresar al segundo.

NOTA IMPORTANTE: La zona de venta y el asesor comercial solo serán

ingresados por la plataforma de Sinergy.

2 1

(10)

Página 10 de 51 Zona de Ventas: Posición del empleado creado en Sinergy.

Descripción: Nombre de la zona de venta que estará compuesto por la agencia

y el Grupo de ventas al que pertenece el asesor comercial.

Observaciones: Diligenciar datos adicionales a la zona de ventas.

Inactivo: Esta casilla estará activa cuando en Sinergy inactiven una posición. Transferencia Autoventa: Esta casilla se debe activar cuando la zona de venta

realizará transferencia de mercancía a otras zonas de ventas. Está información es informativa para ACTIVITY.

PESTAÑA “Asesor Comercial”

Agregar: Agregar una línea nueva para insertar un asesor comercial. Este

proceso lo realizará la interfaz de Sinergy.

Quitar: Permitirá retirar el asesor comercial de la zona de ventas siempre y

cuando el asesor no haya tenido movimientos con dicha zona en los pedidos de venta y/o devoluciones.

(11)

Página 11 de 51 Nombre: La interfaz de Sinergy ingresará este dato de acuerdo al campo

Asesor.

Fecha de ingreso: Fecha en la cual el asesor ingresa a la compañía. Dato

ingresado por la interfaz de Sinergy.

Fecha de retiro: Fecha hasta que el asesor estuvo atendiendo la zona de venta.

Este dato lo ingresará Sinergy.

Motivo: Lista desplegable donde contiene las siguientes opciones: “Retiro de la

compañía”, “Cambio de zona” y “Salidas temporales”. Este dato lo ingresará la interfaz de Sinergy.

NOTA IMPORTANTE: La zona de venta solo tendrá un asesor activo. PESTAÑA “Sitios”

NOTA IMPORTANTE: Estos campos deben ser diligenciados por los

Administradores de ventas.

Cada zona de ventas puede tener asociado varios sitios, almacenes y ubicaciones, y adicional contará con check´s que indicarán el o los tipos de venta que tendrá el asesor comercial. Es información que solo se utiliza para ser enviada a ACTIVITY.

Preventa: Corresponde a una casilla que indica si el asesor comercial pertenece

a este tipo de venta. Es información que solo se utiliza para ser enviada a ACTIVITY.

NOTA: Para los campos de Autoventa y Consignación se debe solicitar la

creación de la ubicación y el Pallet, si es “Consignación” se deben crear con la cédula o Nit del cliente y si es “Autoventa” se deben crear con el número de la cédula del asesor comercial”.

Autoventa: Corresponde a una casilla que indica si el asesor comercial

pertenece a este tipo de venta. Si esta casilla está marcada habilita la edición del campo “Ubicación” donde debe seleccionar la ubicación que corresponde a la cédula del asesor que está activo, si por el contrario es desmarcada debe borrar el parámetro que se encuentre en el campo “Ubicación”. Es información que solo se utiliza para ser enviada a ACTIVITY.

Consignación: Corresponde a una casilla que indica si el asesor comercial

(12)

Página 12 de 51

del campo “Ubicación” donde debe seleccionar la ubicación que corresponde a la cédula o Nit del cliente que tendrá la mercancía en consignación, si por el contrario es desmarcada entonces debe borrar el parámetro que se encuentre en el campo “Ubicación”. Es información que solo se utiliza para ser enviada a ACTIVITY.

Directa: Corresponde a una casilla que indica si el asesor comercial pertenece

a este tipo de venta. Es información que solo se utiliza para ser enviada a ACTIVITY.

Focalizado: Corresponde a una casilla que indica si el asesor comercial

pertenece a una venta focalizada de Diageo. Es información que solo se utiliza para ser enviada a ACTIVITY y será para mostrar la aplicación que manejan los asesores focalizados de Diageo.

Sitio: En este campo se debe escoger el sitio al cual pertenece el asesor

comercial. Es un campo obligatorio.

Almacén: El sistema mostrará los almacenes de acuerdo al sitio escogido, se

debe seleccionar el almacén del cual se requiere descargar la mercancía cuando el asesor comercial haga sus ventas. Es un campo obligatorio.

Ubicación: Este campo será editado sólo si la casilla “Autoventa” y “Consignación” están marcadas, es un campo obligatorio si se cumplen dichas

condiciones, de lo contrario el campo estará bloqueado.

Agencia: En este campo se debe escoger la agencia a la cual pertenece el asesor

comercial que se encuentra activo para la zona de venta. Es un campo obligatorio.

Paso 2. Crear Grupos de Ventas

Ingresar a la ruta “Ventas y Marketing/Configurar/Comisiones/Grupos de

ventas”

(13)

Página 13 de 51 Menú encabezado:

Nuevo: Permite agregar un nuevo grupo de ventas.

Eliminar: Permite eliminar un grupo de ventas ya creado siempre y cuando no

tenga asesores comerciales ni portafolio asociado. El asesor comercial lo retirará la interfaz de Sinergy.

Comercial: Botón que me permite asociar los asesores comerciales

pertenecientes al grupo de ventas que se haya seleccionado. El asesor comercial lo ingresará la interfaz de Sinergy, igual cuando haya un cambio de asesor comercial de grupo de venta.

(14)

Página 14 de 51 Nuevo: Ingresa una línea para asociar un asesor comercial.

Eliminar: Permite eliminar un asesor comercial asociado. Trabajador: El usuario debe seleccionar el asesor comercial. Proporción de comisión: No se diligencia

Contacto: No se diligencia.

Portafolio: Botón que me permite ingresar los artículos que serán ofrecidos a

los clientes de acuerdo al grupo de ventas seleccionado.

Código de artículo: Se debe seleccionar un registro del maestro de

productos. Este campo es obligatorio.

Nombre: El sistema trae el nombre del artículo seleccionado en el campo “Código de artículo”.

(15)

Página 15 de 51 Número de variante: Se debe seleccionar del maestro de variantes que

estén asociadas al artículo seleccionado en el campo “Código de

artículo”. Este campo es obligatorio.

Tipo: El sistema trae el dato correspondiente a la dimensión de producto

TIPO de acuerdo a la variante seleccionada en el campo “Número de

variante”.

Característica 1: El sistema trae el dato correspondiente a la dimensión

de producto CARACTERISTICA 1 de acuerdo a la variante seleccionada en el campo “Número de variante”.

Característica 2: El sistema trae el dato correspondiente a la dimensión

de producto CARACTERISTICA 2 de acuerdo a la variante seleccionada en el campo “Número de variante”.

Agregar Proveedor: Abre una nueva ventana donde se podrá

seleccionar un registro del maestro de proveedores e insertar artículos de forma masiva.

Aceptar: El sistema insertará en el portafolio todas las variantes de los

artículos que tengan parametrizado el proveedor seleccionado, esta inserción no reemplazará los registros ya existentes en el portafolio y no ingresará variantes inactivas.

(16)

Página 16 de 51

Si se da clic en la opción “Cancelar” el sistema no realizará ningún proceso y retornará al formulario “PORTAFOLIO”.

Menú detalle:

Grupo: Código consecutivo para el grupo de ventas.

Nombre: Descripción correspondiente al grupo de ventas.

Modificar precio: Se debe seleccionar la casilla si el grupo de ventas

tendrá dicho permiso.

Modificar descuento línea: Se debe seleccionar la casilla si el grupo de

ventas tendrá dicho permiso.

Modificar descuento multi-línea: Se debe seleccionar la casilla si el

grupo de ventas tendrá dicho permiso.

Modificar descuento especial Altipal: Se debe seleccionar la casilla si

el grupo de ventas tendrá dicho permiso.

Modificar descuento especial Proveedor: Se debe seleccionar la

casilla si el grupo de ventas tendrá dicho permiso.

Aplicar Contado: Corresponde a una casilla que indicará si el grupo de

ventas tendrá dicho permiso. El grupo de ventas que tenga seleccionado este check sólo podrá vender de contado sin importar la condición de pago del cliente.

(17)

Página 17 de 51

Los permisos antes descritos solo se utilizarán para ser enviados a ACTIVITY.

Días pronto pago: Debe seleccionar los días que aplicarán al cliente de

acuerdo al grupo de ventas.

El cliente tendrá dos niveles de días para aplicar el descuento de pronto pago. En el grupo de ventas sólo se observará uno de los códigos, para validar los dos niveles de días que aplica, debe ir al menú “Clientes/Configurar/Pago/

Descuentos por pronto pago”.

Los códigos que inician por 100 son los días de descuentos creados para el cliente, seleccionado el código en el campo “Días” se pueden observar los días del primer nivel y en el campo “Código de descuento siguiente” se encuentra el código para los días del nivel dos.

(18)

Página 18 de 51 IMPORTANTE: Estos campos solo tendrán los días que aplicarán para el

descuento por pronto pago, el descuento esta aplicado al proveedor.

Para validar o aplicar el descuento al proveedor se debe ir al menú

“Proveedores /Común/Proveedores/Todos los proveedores”.

Seleccionar el proveedor, en la pestaña “Valores predeterminados del

pedido de ventas” diligenciar o validar los dos niveles de descuentos por

pronto pago.

Paso 3. Formulario principal Enrute de clientes

El proceso de Enrutar clientes a zonas de ventas consiste en asignar a cada Cliente una o varias Zonas de ventas que serán las encargadas de atender a dicho cliente con una periodicidad definida (Semanal, Quincenal y Mensual) y dentro de un horario o secuencia establecida para cada día (ruta).

Para poder Enrutar un cliente se debe ingresar a una vista de inicio de Enrutes que permite visualizar todos los clientes que tiene rutas asociadas. Ingresar a la ruta “Ventas y Marketing/Común/Enrute y Desenrute/Zona de venta”

(19)

Página 19 de 51

Nivel Superior: En este nivel se podrá visualizar la información de los

clientes que tiene una o varias zonas de ventas enrutadas. Este nivel tiene las siguientes columnas:

o Cuenta de Cliente: Corresponde al código que identifica al cliente. o Nombre: Corresponde al nombre del cliente seleccionado en el

campo Cuenta de cliente.

o Dirección: Corresponde a la dirección del cliente que se haya seleccionado en el campo Cuenta de cliente.

o Teléfono: Corresponde al teléfono del cliente que se haya seleccionado en el campo Cuenta de cliente.

Nivel Inferior: En este nivel se puede visualizar la información de las

zonas de ventas que tiene enrutadas el cliente marcado en el “Nivel

(20)

Página 20 de 51

o Zona de Venta: Corresponde al código de la zona de ventas Enrutada.

o Nombre Asesor: Corresponde al nombre del asesor que se encuentra asignado a la zona de ventas como el asesor vigente o actual.

o Código Grupo De Ventas: Corresponde al código del grupo de ventas al cual pertenece el asesor que se muestra en el campo

“Nombre Asesor”.

o Grupo De Ventas: Corresponde al nombre del grupo de ventas que aparece en el campo “Código Grupo De Ventas”.

o Ruta: Corresponde a los días (rutas) en los que la zona de ventas atenderá al cliente de acuerdo a la periodicidad que se definió en el Enrute.

Paso 4. Enrutar Clientes

Dentro de la “Consulta de inicio de Enrutes” existe un botón llamado

“Enrutar” el cual abre un formulario llamado “Enrute Zona de Ventas” en

este se debe ingresar la información necesaria para que el Cliente sea Enrutado a una Zona de Ventas

(21)

Página 21 de 51 Ficha General

Cuenta del cliente: Se debe seleccionar un registro del maestro de

clientes, se puede hacer la búsqueda o la selección por la “Cuenta del

cliente” o por el “Nombre del cliente”, de igual forma se puede hacer

la búsqueda por el campo “Id Identificación” y el campo de “Cuenta

del cliente” debe llenarse de forma automática de acuerdo al cliente que

fue seleccionado. Este campo es obligatorio.

Nombre del cliente: En este campo se visualiza de forma automática el

nombre del cliente que fue seleccionado en el campo “Cuenta del

cliente” o “Id identificación”. Es un campo NO editable.

Id Identificación: Se debe seleccionar el número de identificación que

tiene asociado el cliente, de igual forma si el campo “Cuenta del cliente” fue ingresado primero, el campo de “Id identificación” se ingresará de forma automática de acuerdo al cliente que fue seleccionado.

Dirección: El sistema ingresará este campo de forma automática con

respecto al cliente que fue seleccionado. Es un campo NO editable.

Ciudad: El sistema ingresará este campo de forma automática con

respecto al cliente que fue seleccionado. Es un campo NO editable.

Barrio: El sistema ingresará este campo de forma automática con

respecto al cliente que fue seleccionado. Es un campo NO editable.

Zona de ventas: Se debe seleccionar una zona de ventas. Este es un

(22)

Página 22 de 51

Asesor comercial: De forma automática traerá el nombre del asesor

comercial que está vigente en la zona de ventas que fue seleccionada. Es un campo NO editable.

Grupo de Ventas: De forma automática traerá el nombre del grupo de

ventas al que pertenece el asesor comercial que está vigente en la zona de ventas que fue seleccionado. Es un campo NO editable.

Ficha Zona Logística

Zona logística: Se debe seleccionar un registro del maestro de Zonas

logísticas.

Nombre: Se diligenciará de forma automática de acuerdo a la zona

logística que fue seleccionada. Es un campo NO editable.

Ficha Ruta

En esta ficha se debe combinar la selección de una frecuencia con un calendario estándar que refleja 4 (cuatro) semanas de 6 (seis) días.

Frecuencia: En este campo se debe seleccionar uno de los siguientes

valores: Semanal, Quincenal o Mensual. Este es un campo obligatorio. Dependiendo de la frecuencia que se marque, el calendario realiza de forma automática la marcación de los días que contempla la ruta completa:

o SEMANAL: Al marcar cualquiera de los días de una de las semanas, de forma automática se marcará en cada semana el mismo día. Ejemplo: Si se marca la ruta R03 (Miércoles) se marcará de forma automática las rutas R09, R15 y R21.

o QUINCENAL: Al marcar cualquiera de los días de una de las semanas, de forma automática se marcará en la segunda semana, con respecto a la seleccionada, el mismo día. Ejemplo: Si se marca la ruta R02 (Martes) se marcara de forma automática la ruta R14. o MENSUAL: Solo queda seleccionado el día que se seleccione.

Ejemplo: al marcar R19 solo quedará ese marcado.

NOTAS IMPORTANTES:

 El Enrute NO se realizará si la zona de ventas que se está enrutando pertenece a un mismo grupo de ventas de otra zona que ya esté enrutada al cliente.

 El Enrute NO se realizará si el cliente se encuentra bloqueado en Todo. Marcar una ruta es obligatorio para realizar el Enrute. Una vez se termine de ingresar la información de la ruta, se procede a dar click en el botón Enrutar.

(23)

Página 23 de 51

Cuando se realice un enrute de cliente el sistema insertará la zona de ventas en el formulario “Distribución de límite de crédito” del cliente, los campos que insertará el sistema son:

 Código Zona de Ventas: Código seleccionado en el enrute.

 Nombre asesor: Información del asesor vigente en la zona de ventas.

 Código Grupo de Ventas: Código seleccionado en el enrute

 Cupo utilizado: Valor igual a cero (0).

 % Asignado: Valor igual a cero (0)

 Cupo asignado: Valor igual a cero (0)

 % Cupo temporal: Valor igual a cero (0)

 Cupo temporal: Valor igual a cero (0)

 Cupo total = Este campo se calcula de la suma de los campos Cupo utilizado, Cupo asignado y Cupo temporal.

 Sin Cupo: subirá sin check, ya que este campo lo marcará el sistema cuando el campo crédito restante de la zona de venta llegue a cero.

El sistema no insertará el registro cuando:

 Ya existe el cliente con la zona de ventas creado.

Paso 5. Proceso Organizar Ruta

Después de realizar el proceso de Enrute se debe seleccionar la pestaña “Organizar Ruta”, En está pestaña se muestran los clientes que la zona de venta tiene enrutados para poder asignarles la hora en la que serán atendidos dentro de cada día (ruta: R01, R02,…, R24).

(24)

Página 24 de 51

La opción de “Organizar Ruta” también se puede habilitar desde la “Consulta

de inicio de Enrutes”.

Los campos que tiene este formulario son los siguientes:

Cuenta de Cliente: Corresponde al cliente seleccionado en el enrute o a

los clientes que tiene la zona de venta en la ruta seleccionada. Este es un campo NO editable.

Nombre: Corresponde al nombre del cliente seleccionado. Este es un

campo NO editable.

Dirección: Corresponde a la dirección principal del cliente seleccionado.

Este es un campo NO editable.

Hora visita: Corresponde a la hora en la que se visitará al cliente en el

día seleccionado (ruta), este campo es editable.

Hay 2 íconos con los que se puede mover un cliente hacia “arriba” o hacia “abajo” para facilitar la asignación de horas de visita.

o “Arriba”

o “Abajo”

(25)

Página 25 de 51

Uno a Uno: Se ordenan los registros de los clientes para cada día (ruta)

en el orden que el asesor comercial los visitará y luego de forma manual se ingresa el campo “Hora Visita” para registrar una hora.

Todos: Se ordenan los registros de los clientes para cada día (ruta) en el

orden que el asesor comercial los visitará, luego en el campo “Hora

Inicial” se debe ingresar la hora en la que iniciará la visita del primer

cliente y en el campo “Intervalo (min)” se debe ingresar el tiempo en minutos que tendrán los intervalos de visita entre cada cliente; una vez ingresada esta información se ejecuta el procedimiento “Recalcular

horas” el cual se encarga de insertar las horas de visitas para cada

cliente. Ejemplo: Si en la ruta R02 existen 8 clientes a visitar, y se ingresa

“Hora Inicial”= 08:00 e “Intervalo (min) = 15, entonces las horas para

los 8 clientes quedarían así: Primero = 08:00, Segundo = 08:15, Tercero = 08:30, Cuarto = 08:45, Quinto = 09:00, Sexto = 09:15, Séptimo = 09:30 y Octavo = 09:45.

Una vez se hayan organizado los clientes de un día (ruta), desde el mismo formulario se puede desplazar o cambiar a otra de las rutas de la Zona de Ventas para realizar el mismo procedimiento:

(26)

Página 26 de 51 Paso 6. Proceso Desenrute

El proceso de “Desenrute” consiste en retirarle a un cliente una o varias zonas de ventas que ha sido asociada previamente mediante el proceso de “Enrute”; o a varios clientes todas las zonas de ventas. Para esto existe una opción llamada “Desenrute” en el formulario principal de Enrutes.

Antes de ejecutar el proceso de “Desenrute” es necesario crear una tabla de parametrización de justificaciones para el desenrute, está tabla se encuentra en la ruta “Ventas y marketing/ Configurar/Enrute y desenrute/

Justificación desenrute”:

Justificación desenrute: Se debe ingresar el código en orden

consecutiva. Es un campo obligatorio.

Nombre: Descripción que identifica la justificación. Este campo es

(27)

Página 27 de 51

El proceso tiene dos formas:

1. Seleccionar de la “Consulta de inicio de Enrutes” un solo cliente del

“Nivel Superior” y luego en el “Nivel Inferior” marcar una o varias

zonas; una vez se haya hecho dicha selección se tendrá habilitado el botón de “Desenrute”, se abre un formulario llamado “Desenrute Zona de

Ventas”, el cual tiene la siguiente información:

“Marcar Cliente y Zonas a desenrutar”

(28)

Página 28 de 51 Encabezado

Los datos de Cuenta del cliente, Nombre del cliente, Id

Identificación, Dirección, Ciudad y Barrio se visualizan de acuerdo al

cliente que fue seleccionado en la “Consulta de inicio de Enrutes”. Son campos NO editables.

Rutas

La información que aparece en esta sección depende de los registros que fueron marcados previamente en el “Nivel Inferior” de la “Consulta de inicio de

Enrutes”

Zona de ventas: Corresponde al código de la zona de ventas que fue

seleccionada en la “Consulta de inicio de Enrutes”.

Asesor comercial: De forma automática trae el nombre del asesor

comercial que está vigente en la zona de ventas que fue seleccionada previamente en la “Consulta de inicio de Enrutes”.

Código Grupo de Ventas: De forma automática trae el código del grupo

de ventas al que pertenece el asesor comercial que está vigente en la zona de ventas que fue seleccionada previamente en la “Consulta de

inicio de Enrutes”.

Grupo de Ventas: De forma automática trae el nombre del grupo de

ventas al que pertenece el asesor comercial que está vigente en la zona de ventas que fue seleccionada previamente en la “Consulta de inicio

de Enrutes”.

Ruta: En este campo se visualiza de forma automática los días (rutas)

que conforma la ruta completa de la zona de ventas que fue seleccionada previamente en la “Consulta de inicio de Enrutes”. Ejemplo: para una ruta semanal que inicia en la ruta R04 mostrará los valores: R04, R10, R16, R22.

Los anteriores campos no son editables.

Una vez se haya validado la información del formulario “Desenrute Zona

de Ventas” se debe dar click en el botón Desenrutar, el cual abre una

(29)

Página 29 de 51

Justificación de desenrute: Se debe seleccionar un registro del maestro

de justificaciones las cuales fueron creadas previamente en la ruta

“Ventas y marketing/ Configurar/ Enrute y desenrute/ Justificación desenrute”. Este campo es obligatorio.

Observación: Información adicional al campo Justificación. Debe ser

superior a 15 caracteres. Es un campo obligatorio.

2. Desenrute masivo: Seleccionar de la “Consulta de inicio de Enrutes”

varios clientes del “Nivel Superior” y automáticamente se marcarán todas las zonas en el “Nivel Inferior” de cada cliente; una vez se haya hecho dicha selección se tiene habilitado el botón de “Desenrute” el cual abre un formulario llamado “Desenrute Masivo Zona de Ventas”, el cual tiene la siguiente información:

Una vez se haya validado la información del formulario “Desenrute Zona de

Ventas” o “Desenrute masivo zona de ventas” se debe dar click en el botón

Desenrutar, el cual abre una ventana en la que se debe ingresar la siguiente información:

Justificación de desenrute: Se debe seleccionar un registro del maestro

(30)

Página 30 de 51 “Ventas y marketing/ Configurar/ Enrute y desenrute/ Justificación desenrute”. Este campo es obligatorio.

Observación: Información adicional al campo Justificación. Debe ser

superior a 15 caracteres y es un campo obligatorio.

El proceso de Desenrute debe cumplir con las siguientes condiciones para que pueda ser ejecutado de forma exitosa, de lo contrario no se realizará el desenrute:

El cliente no debe estar bloqueado.

 El cliente no debe tener saldo pendiente en cartera para la zona de ventas que se esté desenrutando.

 Si el cliente tiene asociado más de una Zona de Ventas en la “Distribución de Límite de Crédito” no deberá realizar el Desenrute si la Zona de Ventas a desenrutar tiene un cupo asignado dentro de dicho cliente, es decir que el valor del cupo sea diferente a cero (0). Sólo se podrá desenrutar el cliente cuando la zona de ventas a desenrutar tenga el cupo total en cero (0).

 Si se realizó un Desenrute masivo el mensaje de error saldrá luego de que se haya ejecutado el desenrute para todos aquellos clientes que pasaron las validaciones, de esta forma en el formulario “Desenrute Masivo” solo quedan aquellos clientes que no fueron desenrutados.

El proceso de desenrute eliminará el registro de la zona de venta en el formulario de “Distribución del límite de crédito” que se encuentra en el cliente.

Paso 7. Modificar Ruta

El proceso de “Modificar Ruta” se encuentra ubicado en la “Consulta de inicio

de Enrutes” y desde allí se debe marcar el cliente y la zona de ventas a los

cuales se requiere hacer una modificación, se debe dar clic en el botón

“Modificar Ruta”, se abre un nuevo formulario llamado “Modificación de Ruta” desde el cual se visualiza la misma información que tiene el formulario “Enrute Zona de Ventas” con las siguientes características:

(31)

Página 31 de 51 En la pestaña “Modificar Ruta” NO se pueden modificar o editar los

campos de la ficha “General”

En la ficha “Zona Logística” se puede modificar el campo “Código”.

En la pestaña “Modificar Ruta” se puede cambiar la “Frecuencia” y los días que formarán el nuevo Enrute.

En la pestaña “Organizar Ruta” se puede cambiar y/o asignar la información para el campo “Hora Visita”.

(32)

Página 32 de 51 Paso 8. Proceso Reasignación de Enrutes

En la “Consulta de inicio de Enrutes” existe un botón llamado

“Reasignación de Enrutes” en este se puede seleccionar uno o varios clientes

que estén enrutados a una zona de ventas y transferirlos a otra zona de ventas con todas sus características de Enrute, es decir, con las frecuencias, días de ruta y horas de visita.

Zona de Ventas (Transferir Desde): Se debe seleccionar un registro

del maestro de zonas de ventas de la cual se desea transferir los clientes.

Clientes: Se listan los clientes que están enrutados a la zona de ventas

que fue seleccionada en el campo “Zona de Ventas (Transferir

Desde)”, se podrá marcar o seleccionar todos o aquellos clientes que se

desean transferir.

Modifica Zona Logística: Al marcar este check permitirá seleccionar una

zona logística en los campos “Zona Logística (Transferir Desde)” y

“Zona Logística (Transferir Hasta)”.

Zona Logística (Transferir Desde): Permite seleccionar un registro del

maestro de zonas logísticas y filtrar los clientes que pertenecen a esta zona.

Zona de Ventas (Transferir Hasta): Se debe seleccionar la zona de

ventas a la cual se desea transferir los clientes.

(33)

Página 33 de 51

Zona Logística (Transferir Hasta): Permite seleccionar un registro del

maestro de zonas logísticas y transferir los clientes a esta nueva zona logística.

Solo Desenrute: Al marcar este check el sistema deshabilita los campos

“Zona de Ventas (Transferir Hasta)” y “Zona Logística (Transferir

Hasta)”. De esta forma AX solo realizará el proceso de Desenrute.

Una vez se haya seleccionado la información se debe dar clic en el botón “Transferir”, para el caso de haber seleccionado “Solo desenrute” el sistema abrirá la ventana de “Desenrute masivo zona de ventas” donde se debe dar “Desenrutar”, seleccionar la “Justificación de desenrute” y escribir la “Observación”

NOTA: Para realizar el proceso de solo desenrute el sistema realizará las

siguientes validaciones:

 El cliente no debe estar bloqueado.

 El cliente no debe tener saldo pendiente en cartera.

 Si el cliente tiene asociado más de una Zona de Ventas en la “Distribución de Límite de Crédito” no realizará el Desenrute si la Zona de Ventas a desenrutar tiene un cupo asignado dentro de dicho cliente, es decir que el valor del cupo sea diferente a cero (0).

Si se realiza un Desenrute masivo el mensaje de error sale luego de que se haya ejecutado el Desenrute para todos aquellos clientes que pasaron las

(34)

Página 34 de 51

validaciones, de esta forma en el formulario “Desenrute Masivo” solo quedan aquellos clientes que no fueron desenrutados.

En el proceso de “Reasignación de Enrutes” el sistema actualizará la siguiente información en el cliente en el formulario “Distribución del límite de crédito:

 La zona de ventas que estaba Enrutada a determinado cliente (dato que fue ingresado en el campo Zona de Ventas (Transferir Desde)) se modificará por la nueva zona de ventas que será Enrutada en el proceso de “Reasignación de Enrutes” (dato que fue ingresado en el campo Zona de Ventas (Transferir Hasta)).

 Se conserva el porcentaje asignado y el valor asignado que tenía asociada la zona de ventas que estaba Enrutada previamente a la nueva zona de ventas.

Paso 9. Proceso Historial

El proceso de “Historial” permite consultar los Enrutes y/o Desenrutes que ha tenido un Cliente, para ello se tiene un botón en la “Consulta de inicio de

Enrutes” el cual abre un formulario llamado “Historial de Enrute y Desenrute” en el que se visualiza la información que fue guardada o registrada

en los procesos de “Enrute”, “Desenrute”, “Modificar Ruta” y

“Reasignación de Enrutes”.

Los campos que se ven en este formulario son:

Cuenta de cliente: Código de cliente de acuerdo al proceso ejecutado.

Nombre: Nombre del cliente de acuerdo a la cuenta del cliente.

Frecuencia: Nombre de la frecuencia de acuerdo a la cuenta del cliente.

Actividad: El valor a mostrar es uno de los siguientes: Enrute, Desenrute,

Enrute por Transferencia o Desenrute por Transferencia.

Zona de Ventas: Valor guardado de acuerdo a la zona y al proceso

ejecutado.

Nombre Asesor: Valor guardado de acuerdo a la zona y al proceso

ejecutado.

Código Grupo de Ventas: Valor guardado de acuerdo al grupo de ventas

que tiene asociada la zona y al proceso ejecutado.

Grupo de Ventas: Valor guardado de acuerdo al proceso ejecutado.

Observaciones: Valor guardado en el proceso de “Desenrute” o

“Reasignación de Enrutes”.

Justificación: Valor guardado en el proceso de “Desenrute”.

Usuario: Usuario que ejecutó el proceso de “Enrute”, “Desenrute”,

(35)

Página 35 de 51

Fecha y hora: Fecha y hora en la que se ejecutó el proceso de “Enrute”,

“Desenrute”, “Modificar Ruta” o “Reasignación de Enrutes”.

Paso 10. Proceso Restricción Proveedor

Dentro de la “Consulta de inicio de Enrutes” existe un botón llamado

“Restricción Proveedores” en el cual se pueden ver las zonas de ventas que

tiene Enrutadas el cliente y poder parametrizar las restricciones de artículos que se desean asignar para el cliente en una o varias zonas de ventas.

(36)

Página 36 de 51 Sección Zona de Ventas: En esta sección muestra todas las zonas de ventas

que tiene enrutadas el cliente con los siguientes campos:

Zona de Venta: Código de la zona de venta. Es un campo NO editable.

Nombre de Asesor: Corresponde al nombre del empleado que está

atendiendo actualmente la zona de venta. Es un campo NO editable.

Código Grupo de Ventas: Código del grupo de ventas al cual pertenece

el asesor que está atendiendo actualmente la zona de venta. Es un campo NO editable.

Grupo de Ventas: Nombre del grupo de ventas seleccionado en el campo

“Código Grupo de Ventas”. Es un campo NO editable.

Ruta: Corresponde a la ruta (días) que fueron asignados en el Enrute

para el cliente con la zona de ventas correspondiente. Es un campo NO editable.

Aplica: Casilla de selección que se usará para identificar la zona de ventas

a la cual se le está parametrizando la restricción por proveedor.

Sección Proveedor: En esta sección se ingresan los parámetros o condiciones

que se tendrán en cuenta al momento de realizar pedidos de venta a través del dispositivo o desde ACTIVITY. Los campos en el formulario son los siguientes:

Selección Cuenta: Se selecciona un registro del maestro de

proveedores. Este campo es obligatorio.

Nombre Proveedor: Corresponde al nombre del proveedor que fue

seleccionado en el campo “Selección Cuenta”. Es un campo NO editable.

Cuenta: Debe seleccionar el valor “Todo”. Este campo es obligatorio.

Una vez configuradas las restricciones se debe dar click en el botón CERRAR.

Paso 11. Proceso Consultar Asesores Comerciales

En la maestra de clientes en la ruta “Cliente/Clientes/Todos los clientes” existe un botón llamado “Asesores” ubicado en la pestaña CLIENTE, el cual al ser ejecutado muestra un formulario con la información de las zonas de ventas que actualmente están enrutadas a dicho cliente.

(37)

Página 37 de 51

Los campos que tiene el formulario son los siguientes:

o Zona de Venta: Corresponde al código de la zona de ventas

Enrutada.

o Nombre Asesor: Corresponde al nombre del asesor que se

encuentra asignado a la zona de ventas como el asesor vigente o actual.

o Código Grupo De Ventas: Corresponde al código del grupo de

ventas al cual pertenece el asesor que se muestra en el campo

“Nombre Asesor.

o Grupo De Ventas: Corresponde al nombre del grupo de ventas

que aparece en el campo “Código Grupo De Ventas”

o Ruta: Corresponde a los días (rutas) en los que la zona de ventas

atenderá al cliente de acuerdo a la periodicidad que se definió en el Enrute.

(38)

Página 38 de 51

5. CARGUE DE PLANTILLA DE ENRUTES MASIVOS

El sistema permite ingresar y modificar enrutes por medio de plantillas:

Hoja Enrutes

Código cliente: Debe ingresar el código del cliente que desea enrutar.

Código zona logística: Ingresar el código correspondiente a la zona logística

que tenga la zona de venta.

Código Asesor Comercial: Se debe ingresar la cédula de ciudadanía del asesor

comercial que atenderá el cliente.

Zona de Venta: Código de zona de venta que atenderá el cliente.

Código Grupo de Ventas: Se debe ingresar el código del grupo de ventas al

que pertenece el asesor comercial. Ingresar los valores con formato texto.

Código Ruta: Se debe ingresar el código de acuerdo a la frecuencia que tendrá

el cliente para la visita.

(39)

Página 39 de 51 Hoja Organización de Ruta

Zona de Venta: Código de zona de venta que ingresó en la Hoja Enrutes. Código cliente: Debe ingresar el código del cliente que se ingresó en la Hoja

Enrutes.

Hora de la Visita: Ingresar la hora en la cual será atendido por el asesor

comercial.

Código zona logística: Ingresar el código de la zona logística que ingresó en

la Hoja Enrutes.

Orden de Visita: El valor a ingresar debe estar relacionado con la hora de visita. Rutas: Se debe ingresar el valor de acuerdo a lo ingresado en la columna Código

Ruta y a su frecuencia.

Ejemplo: Se seleccionó el código de ruta 15 frecuencia Quincenal y tiene la ruta 9 y 21 en la plantilla deben ir dos líneas con estos valores.

Código Ruta: Se debe ingresar el código que ingresó en la Hoja Enrutes.

Al terminar de diligenciar los archivos en Excel se debe guardar, luego eliminar la fila del encabezado y guardar en formato CSV (delimitado por comas *.csv)

(40)

Página 40 de 51

Después de guardado en formato CSV se debe abrir con bloc de notas y cambiar las comas (,) por punto y coma (;)

(41)

Página 41 de 51

Después de guardar los archivos CSV ingresar a la ruta: “Administración del

sistema/Periódico/Cargue de datos ALTIPAL/ seleccionar la plantilla que

desea cargar para Hoja Enrute elegir “Cargue de enrute Ventas Encabezado” y para cargar la Hoja Organización Ruta elegir “Cargue de enrute Ventas

(42)

Página 42 de 51

En la nueva ventana en el campo “Fichero de carga de datos” seleccionar el archivo CSV trabajado y de acuerdo a la plantilla seleccionada, en el campo

“Fichero de errores” seleccionar la ruta donde desea guardar un archivo con

los errores encontrados en la plantilla.

Modificar ruta

Código cliente: Debe ingresar el código del cliente que desea modificar la ruta. Zona de Venta: Código de zona de venta relacionado al cliente ingresado en el

campo Código cliente.

Zona logística: Ingresar el código correspondiente a la zona logística que tenga

el cliente de acuerdo a la zona de venta. Si se desea modificar la zona logística se debe ingresar la nueva.

Hora: Si desea modificar la hora de atención al cliente, se debe ingresar, de lo

contrario debe ingresar la que tiene el cliente, si se deja vacía el sistema ingresará 10 minutos a la hora que tenga el último cliente que tiene la zona de venta en esa ruta. Ej si el último cliente se atiende a las 4:00 pm el sistema ingresará 4:10 pm.

(43)

Página 43 de 51 RouteID: Se debe ingresar el código de ruta por la que se quiere modificar.

Al terminar de diligenciar los archivos en Excel se debe guardar, se debe conservar la fila del encabezado y guardar en formato CSV (delimitado por comas *.csv)

(44)

Página 44 de 51

Después de guardado en formato CSV se debe abrir con bloc de notas y cambiar las comas (,) por punto y coma (;)

(45)

Página 45 de 51

Después de guardar los archivos CSV ingresar a la ruta: “Administración del

sistema/Periódico/Cargue de datos ALTIPAL/Actualización de enrute de clientes”

En la nueva ventana en el campo “Fichero de carga de datos” seleccionar el archivo CSV trabajado y de acuerdo a la plantilla seleccionada, en el campo

“Fichero de errores” seleccionar la ruta donde desea guardar un archivo con

(46)

Página 46 de 51

6. GUIA RAPIDA DE USUARIO

6.1 Guía Rápida de Usuario Proceso (204_TBBP_FPC_Enrute y

205_TBBP_FPC_Desenrute)

Crear zona de ventas

Información ingresada por Sinergy

Ingresar al menú “Ventas y marketing/Configurar/Clientes

Potenciales/Zona de ventas”

 Dar clic en nuevo

 Ingresar el código de la zona y Descripción

 Ingresar número de cédula del asesor comercial que atenderá la zona de venta.

 Ingresar fecha de ingreso.

Información ingresada por el usuario

 Ingresar check si la zona de venta tiene permisos para Transferencia Autoventa

 Activar check si la zona de venta es tipo Preventa.

 Activar check si la zona de venta es tipo Autoventa.

 Si la zona de venta es autoventa debe ingresar en el campo ubicación la cédula del asesor comercial vigente.

 Activar check si la zona de venta puede realizar ventas en Consignación.

 Si la zona de ventas tiene tipo consignación debe ingresar en el campo ubicación la cédula del cliente.

 Activar check si la zona de venta puede realizar ventas Directas.

 Activar check si la zona de venta pertenece a una venta focalizada de Diageo.

 Ingresar el sitio y el almacén al cual pertenece la zona de ventas.

 Ingresar la agencia a la cual pertenece la zona de venta.

Crear Grupos de ventas

Ingresar al menú “Ventas y marketing/Configurar/Comisiones/

Grupos de ventas”.

 Dar clic en nuevo

 Ingresar Código y Nombre

 Ingresar código de días por pronto pago

 Activar el check si los asesores comerciales que pertenecen al grupo de ventas aplica descuento pronto pago

 Activar el check si los asesores comerciales que pertenecen al grupo de ventas pueden modificar precio

 Activar el check si los asesores comerciales que pertenecen al grupo de ventas pueden modificar descuento línea

(47)

Página 47 de 51  Activar el check si los asesores comerciales que pertenecen al grupo de

ventas pueden modificar descuento multi-línea

 Activar el check si los asesores comerciales que pertenecen al grupo de ventas pueden modificar descuento especial Altipal

 Activar el check si los asesores comerciales que pertenecen al grupo de ventas pueden modificar descuento especial Proveedor

 Activar el check “Aplicar contado” si los clientes de los asesores comerciales que pertenecen al grupo de ventas solo pueden vender de contado.

 Seleccionar un grupo de venta, dar clic en el botón “Comercial” y asociar los asesores comerciales (Está información es ingresada por Sinery).

Seleccionar un grupo de venta, dar clic en el botón “Portafolio”

o Dar clic en el botón Agregar proveedor si se requiere ingresar todos los artículos del proveedor seleccionado.

o Dar clic en Nuevo para ingresar un artículo

o Ingresar código del artículo y código de la variante.

Realizar Enrute

Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y Desenrute/

Zona de venta”

 Dar clic en el botón Enrutar

 Seleccionar la cuenta del cliente

 Ingresar la zona de venta

 Seleccionar la frecuencia

 Seleccionar el día a visitar

 Dar clic en el botón Enrutar

 Ingresar a la pestaña “Organizar Ruta”

 Seleccionar la ruta que se acaba de enrutar al cliente

 Ingresar la hora de visita del cliente.

 Cerrar formulario

Organizar Ruta

Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y

Desenrute/ Zona de venta”

 Dar clic en el botón Organizar Ruta.

 Seleccionar la ruta que se requiere modificar

 Ordenar los clientes.

 Asignar la hora inicial

 Ingresar el intervalo en minutos

 Dar clic al botón Recalcular horas

 Cerrar formulario

Realizar Desenrute

(48)

Página 48 de 51 Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y

Desenrute/ Zona de venta”

Seleccionar el cliente y la(s) zona(s) de venta a desenrutar

 Dar clic en el botón Desenrutar en el formulario principal

 Dar clic en Desenrutar

 Ingresar Justificación de desenrute y observación

 Cerrar el formulario

2. Desenrute Masivo (Desenruta el cliente de todas las zonas de

venta)

Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y

Desenrute/ Zona de venta”

 Seleccionar los clientes a desenrutar

 Dar clic en el botón Desenrutar en el formulario principal

 Dar clic en Desenrutar

 Cerrar el formulario

Modificar Ruta

Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y

Desenrute/ Zona de venta”

 Seleccionar cliente y zona de venta

 Dar clic en el botón Modificar Ruta

 Seleccionar la zona logística si se requiere modificar

 Seleccionar la frecuencia si se requiere modificar

 Seleccionar la ruta si se requiere modificar

 Dar clic en el botón Enrutar

 Si se requiere modificar la Hora de Visita ingresar a la pestaña Organizar Ruta.

 Buscar la(s) ruta(s) y asignarle la hora al cliente

Cerrar formulario

Reasignación de enrutes

Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y

Desenrute/ Zona de venta”

 Dar clic en el botón Reasignación enrutes

 Seleccionar la zona de venta de la cual se van a transferir o desenrutar clientes

 Activar check si se requiere modificar Zona logística

 Seleccionar Zona Logística

 Seleccionar los clientes que se van a transferir o desenrutar

 Si los clientes se van a desenrutar activar check de solo desenrute

 Si los clientes se van a transferir a otra zona de venta seleccionar la zona de venta

(49)

Página 49 de 51  Seleccionar zona logística

 Dar clic en el botón Transferir

Cerrar formulario

Revisar Historial

Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y

Desenrute/Zona de venta”

Dar clic en el botón Historial

Filtrar el cliente el cual se revisará su historial de cambios.

Cerrar el formulario

Restricción proveedor

Ingresar al menú “Ventas y Marketing/Común/Enrute y

Desenrute/Zona de venta”

 Seleccionar cliente

Dar clic en el botón “Restricción proveedores”

 Activar check “Aplica restricción” a la zona de venta que no puede realizar venta de artículos al cliente seleccionado.

Selccionar cuenta proveedor.

 Seleccionar en el campo “Válido para” si aplica para Tabla (Un artículo), Grupo (Conjunto de artículos) o Todo (Todos los artículos del proveedor seleccionado).

 Si selecciona Tabla debe especificar las dimensiones del producto (Tipo, Característica 1 y Característica 2).

Cerrar el formulario.

Consultar Asesores comerciales

Ingresar al menú “Cliente/Clientes/Todos los clientes”

 Seleccionar cliente

 En la pestaña “Cliente” dar clic en el botón “Asesores comerciales”

 Verificar las zonas asociadas al cliente.

 Cerrar formulario.

Cargue de plantilla de enrutes masivos

 Diligenciar los campos en los archivos Hoja Enrute y Hoja Organización de Ruta

 Al terminar de diligenciar los archivos en Excel se debe guardar, luego eliminar la fila del encabezado y guardar en formato CSV (delimitado por comas *.csv).

 Después de guardado en formato CSV se debe abrir con bloc de notas y cambiar las comas (,) por punto y coma (;).

(50)

Página 50 de 51 Después de guardar los archivos CSV ingresar a la ruta: “Administración

del sistema/Periódico/Cargue de datos ALTIPAL/ seleccionar la

plantilla que desea cargar para Hoja Enrute elegir “Cargue de enrute

Ventas Encabezado” y para cargar la Hoja Organización Ruta elegir “Cargue de enrute Ventas Detalle”.

En la nueva ventana en el campo “Fichero de carga de datos” seleccionar el archivo CSV trabajado y de acuerdo a la plantilla seleccionada, en el campo “Fichero de errores” seleccionar la ruta donde desea guardar un archivo con los errores encontrados en la plantilla.

Cargue de plantilla modificación de ruta masivos

 Diligenciar los campos en el archivo Modificar_Ruta.

 Al terminar de diligenciar el archivo en Excel se debe guardar, luego guardar en formato CSV (delimitado por comas *.csv).

 Después de guardado en formato CSV se debe abrir con bloc de notas y cambiar las comas (,) por punto y coma (;).

Después de guardar los archivos CSV ingresar a la ruta: “Administración

del sistema/Periódico/Cargue de datos Altipal/ Actualización de enrute de clientes”.

En la nueva ventana en el campo “Fichero de carga de datos” seleccionar el archivo CSV trabajado y de acuerdo a la plantilla seleccionada, en el campo

“Fichero de errores” seleccionar la ruta donde desea guardar un archivo con

(51)

Página 51 de 51

7. GLOSARIO DE TERMINOS

7.1 Glosario de Términos

Término Concepto

ERP

Los sistemas de planificación de recursos empresariales(ERP, por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning) son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.

Fuente:

http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_planificaci%C3%B3n_de_recursos_em presariales

Enrute/Desenr

ute Acción de vincular una o varias zonas de ventas a un cliente

Ruta Grupo de clientes que deben ser atendidos durante un día por un

asesor comercial

Zona Posición del Head Count que debe ser ocupada por un asesor

Referencias

Documento similar

Sin embargo, hemos seguido avanzando con el productor argentino, que tiene un fondo más flexible en cuanto a fechas porque no está atado a una fecha de cierre particular, sino

GESCO es un programa de dirección que dota a los alumnos de los conocimientos y competencias funcionales del marketing, el desarrollo de negocio y la gestión comercial, junto con

Sin detrimento de lo anterior, el estudiante dispondrá de una rúbrica simplificada en el aula que mostrará los aspectos que valorará el docente, como así también los

Ante ello, Pacífico Business School ofrece el Programa de Especialización en Dirección de Ventas y Gestión Comercial a profesionales que busquen desarrollar las habilidades

Finalmente, se acentúa una pauta de comportamiento electoral, menos de- ducible espacial que demográficamente, entre las dos opciones de la izquierda nacionalista; así, si la

Si se pulsa sobre el icono de Notificaciones se podrán visualizar las notificaciones que se tienen sin consultar, y sobre el icono de Mensajes se podrá tanto consultar los

Manual de Usuario – Prematriculación INSTIPP IPA 2020 sistema no le permite ingresar al formulario de prematrícula a pesar de que usted fue postulante del Instituto

Usted debe realizar un orificio en la pared para la tubería de refrigerante, la tubería de drenaje y el cable de señal que va a conectar ambas unidad interior y