Juan Carlos Vidal Rojas-coordinador Julio Ariel Hurtado Alegría Francisco José Pino Correa
COMPETISOFT (Mejora de Procesos para Fomentar la Competitividad de la Pequeña y Mediana Industria del Software de Iberoamérica)
Informe Técnico No: D.21_1 Versión: 0.7
Fecha 15 de Marzo de 2007. Una publicación COMPETISOFT
4. Autores:
Francisco José Pino Correa
5. Organización:
506PI0287- COMPETISOFT (Mejora de Procesos para Fomentar la Competitividad de la Pequeña y Mediana Industria del Software de Iberoamérica).
6. Proyectos y Entidades Financiadoras del Informe:
CYTED Código Proyecto: 3789
7. Resumen
El presente informe técnico tiene como finalidad presentar a la comunidad del Proyecto COMPETISOFT la
“Guía del consultor para la mejora de procesos software” basada en el Proceso de Mejora de COMPETISOFT [4] denominado PmCOMPETISOFT y realizado por el Grupo de trabajo D.21 (Mejora de Procesos). PmCOMPETISOFT está basado en Agile SPI [3], el cual es un framework creado para la industria del software de Colombia y enfocado a las micro, pequeñas y medianas empresas – PyMEs.
El presente trabajo del proyecto COMPETISOFT proporciona una guía para la ejecución de un ciclo de mejora de procesos de software en pequeñas y medianas empresas – PyMEs –. Además la “Guía del consultor para la mejora de procesos software” proporciona una orientación al grupo de trabajo responsable del proceso de mejora en una PyME de cómo utilizar el Proceso de Mejora de COMPETISOFT – PmCOMPETISOFT – para iniciar y establecer un ciclo de mejora de procesos. El grupo de trabajo responsable del proceso de mejora en una PyME es el encargado de realizar las prácticas de mejora de procesos software y de velar por el cumplimiento de sus objetivos.
8. Palabras Clave
Guía del consultor, mejora de procesos, MoProSoft, EvalProsoft, PmCOMPETISOFT, Agile_SPI.
9. Nivel Seguridad
Restringido a todos los Participantes en el Proyecto
10. Nº de Páginas: 11. Estado del Informe:
En desarrollo
2. Guía del consultor para la mejora de procesos...2
2.1. Alcance...2
2.2. Documentos de referencia...2
2.3. Términos y definiciones...2
2.4. Visión general del Proceso de Mejora - PmCOMPETISOFT...2
2.4.1. Propósitos de la mejora de procesos utilizando PmCOMPETISOFT...3
2.4.2. Fases y disciplinas utilizadas en PmCOMPETISOFT...3
2.4.3. Iteraciones en PmCOMPETISOFT...7
2.4.4. PmCOMPETISOFT: Un proceso de mejora iterativo e incremental...8
2.5. Descripción general de Proceso de Mejora de COMPETISOFT...9
2.6. Guía para llevar a cabo el Proceso de Mejora de COMPETISOFT...11
2.6.1. Visión general...11
2.6.2. Roles involucrados en el proceso de mejora de procesos...12
2.6.3. Pasos de la mejora de procesos...13
2.6.4. Productos de trabajo involucrados en el proceso de mejora de procesos...22
Bibliografía...27
1. Introducción
El presente informe técnico tiene como finalidad presentar a la comunidad del Proyecto COMPETISOFT la “Guía del consultor para la mejora de procesos software” basada en el Proceso de Mejora de COMPETISOFT [4] denominado PmCOMPETISOFT y realizado por el Grupo de trabajo D.21 (Mejora de Procesos). PmCOMPETISOFT está basado en Agile SPI [3], el cual es un framework creado para la industria del software de Colombia y enfocado a las micro, pequeñas y medianas empresas – PyMEs.
El presente trabajo del proyecto COMPETISOFT proporciona una guía para la ejecución de un ciclo de mejora de procesos de software en pequeñas y medianas empresas – PyMEs –. Además la “Guía del consultor para la mejora de procesos software” proporciona una orientación, al grupo de trabajo responsable del proceso de mejora en una PyME, de cómo utilizar el Proceso de Mejora de COMPETISOFT – PmCOMPETISOFT – para iniciar y establecer un ciclo de mejora de procesos. El grupo de trabajo responsable del proceso de mejora en una PyME es el encargado de realizar las prácticas de mejora de procesos software y de velar por el cumplimiento de sus objetivos.
Esta guía se estructura de la siguiente manera:
Visión general de la guía contenida en los ítems 2.1 Alcance, 2.2 Documentos de referencia, 2.3 Términos y definiciones, y una descripción general del Proceso de Mejora presentada en el ítem 2.4 Visión general del Proceso de Mejora de COMPETISOFT – PmCOMPETISOFT. La Descripción general de Proceso de Mejora de COMPETISOFT se presenta en el ítem 2.5.
Descripción y explicación de cada uno de los elementos de PmCOMPETISOFT se muestra en el ítem 2.6, está es en sí la guía para la realización del proceso de mejora al interior de una PyME.
2. Guía del consultor para la mejora de procesos
2.1. Alcance
Este trabajo del proyecto COMPETISOFT proporciona una guía para la ejecución de un ciclo de mejora de procesos de software en pequeñas y medianas empresas –PyMEs–.
Presenta una orientación a la persona responsable del proceso de mejora en una PyME (quien es el encargado de la realización de las prácticas de mejora de procesos software y del cumplimiento de sus objetivos) de cómo utilizar el Proceso de Mejora de COMPETISOFT – PmCOMPETISOFT – para iniciar y establecer un ciclo de mejora de procesos.
2.2. Documentos de referencia
Los siguientes documentos de referencia son indispensables para el entendimiento y aplicación de este documento:
Proceso de mejora - Informe Técnico D.21 Proyecto COMPETISOFT (506PI0287) – PmCOMPETISOFT, Versión 1.0–, Noviembre de 2006. [4]
Los siguientes documentos de referencia son deseables para la aplicación de este documento:
Modelo de Procesos para la Industria de Software – MoProSoft – Versión 1.3, Agosto de 2005. NMX-059/01-NYCE-2005. [1]
Método de Evaluación de procesos para la industria de software – EvalProSoft – Versión 1.1, Marzo de 2004. NMX-I-006/ Parte 1 al 4-NYCE-2005. [2]
2.3. Términos y definiciones
Para el propósito de este documento, se utilizan los términos y definiciones dados en MoproSoft, EvalProSoft y PmCOMPETISOFT.
2.4. Visión general del Proceso de Mejora - PmCOMPETISOFT
PmCOMPETISOFT es un proceso de mejora de procesos de software que guía la ejecución de un ciclo de mejora de procesos de software en pequeñas y medianas empresas (PyMEs). Se caracteriza por ser liviano para su aplicabilidad en las PyMEs de software.
2.4.1. Propósitos de la mejora de procesos utilizando PmCOMPETISOFT Dentro de PmCOMPETISOFT se han planteado los siguientes propósitos:
Satisfacer las necesidades de mejora de procesos de la organización a través de la entrega temprana y continua de mejoras significativas del proceso de desarrollo de software –PDS–, es la principal prioridad. Entregar con frecuencia mejoras del PDS
Diagnosticar continuamente los procesos de la organización, ya que es difícil definir requisitos de mejora de procesos totalmente estables por parte de la organización.
Analizar, priorizar y llevar a cabo estos nuevos requisitos de mejora de procesos en la medida que sea factible.
Establecer una colaboración efectiva entre los diferentes actores involucrados en el ciclo de mejora de procesos software (mas conocida como SPI por sus siglas en inglés Software Process Improvement). Un ciclo de mejora debe basarse en la colaboración efectiva entre todas las personas involucradas y relacionadas con éste.
La forma más eficiente y efectiva de comunicar información dentro de un equipo de mejora es mediante la conversación cara a cara.
Construir proyectos individuales, grupales y organizacionales en torno a individuos motivados hacia la mejora de procesos. Brindarles la oportunidad y el respaldo que necesitan y procurarles confianza para que realicen las tareas. PmCOMPETISOFT promueve la conformación efectiva de los grupos y se preocupa por la calidad del trabajo humano a realizar.
Además, PmCOMPETISOFT para el éxito del ciclo de mejora promueve:
El desarrollo sostenido del ciclo de mejora, a través del trabajo continuo. La madurez del proceso y el desempeño promedio de los proyectos debe ser la medida primaria y liviana de la mejora del progreso.
Una infraestructura técnica y de gestión, adecuada para soportar la mejora de procesos. PmCOMPETISOFT promueve la conformación de una infraestructura organizacional dinámica, basada en objetivos, no en estrategias de control.
El aprendizaje continuo como una disciplina clave. El objetivo de esta disciplina es que permita conocer el trabajo, reflexionar acerca de este y ajustar el trabajo a través de iteraciones cortas y concisas.
2.4.2. Fases y disciplinas utilizadas en PmCOMPETISOFT
PmCOMPETISOFT define un conjunto de fases y disciplinas como lo muestra la siguiente figura:
Figura 1. Fases y disciplinas de PmCOMPETISOFT
Fases
PmCOMPETISOFT describe un proceso de mejora de procesos de software en 5 fases (macro – actividades), a continuación se explica brevemente cada una de ellas.
FASE 1 – INSTALACIÓN
Esta es la actividad de partida para el ciclo de mejora. Debe existir motivación por parte de la empresa para emprender una mejora de sus procesos. Se crea una propuesta de mejora basada en las necesidades del negocio, que guíe a la organización a través de cada una de las actividades siguientes, esta propuesta debe ser aprobada por la alta gerencia para garantizar la asignación de los recursos necesarios involucrados en el ciclo de mejora. Se definen los objetivos de mejora, los cuales son establecidos a partir de las necesidades de la empresa. También se debe estructurar una infraestructura de gestión, la cual describe la manera en la cual se organizan las personas comprometidas dentro del ciclo de mejora. Esta infraestructura organiza el ciclo de mejora teniendo en cuenta al Responsable de Mejora de Procesos –RMP–, Grupo de Mejora de Procesos – GMP–, Grupo de Gestión de Mejora –GGM–, Responsable de Proceso –RP– y al Evaluador –EV–.
FASE 2 – DIAGNÓSTICO
En esta actividad ya se ha iniciado un ciclo de mejora. Se realizan actividades de valoración1 de procesos software para saber cuál es el estado general de los procesos de la empresa. Además, se realiza un análisis de los resultados de la valoración con el fin de establecer la prioridad de los casos de mejora. Este análisis sirve para crear el plan general de mejora.
FASE 3 – FORMULACIÓN
En ésta actividad se toman los casos de mejora de mayor prioridad, según los resultados arrojados por la valoración de procesos hecha en la actividad de diagnóstico y se realiza la planificación de una primera (ó nueva) iteración de mejora. El objetivo en un principio es realizar una medida del esfuerzo que sirva de base para la estimación del esfuerzo que tomará llevar a cabo el resto del ciclo de mejora. Se realizan las planificaciones correspondientes a las diferentes iteraciones que pueden resultar con cada uno de los casos de mejora definidos.
FASE 4 – MEJORA
En esta actividad se ejecuta los casos de mejora, basados en la estimación hecha en la fase anterior, y se gestiona todo el esfuerzo involucrado en éstos. Se genera un documento donde se registra la ejecución de los pilotos de prueba, la evaluación de la mejora por la introducción de los nuevos procesos y por el perfeccionamiento de los procesos ya existentes. Si los planes piloto se han desarrollado satisfactoriamente se definen planes de aceptación e institucionalización de los nuevos procesos en la empresa.
FASE 5 – REVISIÓN DEL CICLO
1 La evaluación de procesos llevada a cabo internamente por una empresa que consume poco tiempo y pocos recursos es conocida como valoración de procesos software, y se utiliza para obtener información relevante acerca de la ejecución de los procesos que luego es usada en el control y mejora de ellos.
En esta actividad se hace un análisis postmorten del ciclo de mejora ejecutado antes de volver a comenzar la fase de inicio de un nuevo ciclo. En esta fase todas las lecciones aprendidas y las métricas desarrolladas para medir el cumplimiento de los objetivos sirven como base de conocimiento o fuente de información para las personas involucradas en el siguiente ciclo de mejora. Con toda la información recolectada se debe evaluar el trabajo realizado y se deben corregir o ajustar todos lo elementos relacionados con la ejecución del ciclo de mejora, como la infraestructura establecida, los métodos utilizados y los canales de comunicación, entre otros.
Disciplinas
PmCOMPETISOFT incluye un conjunto de disciplinas2 que pueden ser aplicadas en menor o mayor medida dependiendo de la fase en la que se aplique y de las prioridades del ciclo de mejora.
DISCIPLINA 1 – GESTIÓN DEL CICLO
Consiste en realizar un plan de trabajo del ciclo (ó proyecto) de Mejora y llevar su correspondiente seguimiento y control. Para la realización de esta disciplina es necesario hacer un análisis, entre los integrantes del Grupo de Mejora de Procesos, del estado del ciclo de mejora para decidir que actividades ejecutar, las cuales deben ser gestionadas y realizarles su correspondiente gestión. Como resultado se obtiene como producto de trabajo un plan, y este es diferente dependiendo de la fase en la que se esté ejecutando y sirve para la realización del diseño de la solución.
DICSIPLINA 2 – EVALUACIÓN
Consiste en identificar el estado3 en el que actualmente se encuentran los procesos software de la organización, con el objetivo de conocer de manera general las debilidades, fortalezas y riesgos de los procesos software. Mientras se ejecutan las diferentes iteraciones del ciclo de mejora se realizan valoraciones de los procesos, sin embargo para el cierre del ciclo de mejora se debe realizar una evaluación formal (como por ejemplo EvalProSoft). Las valoraciones que aquí se efectúen son muy importantes ya que define el trabajo a realizar en las fases e iteraciones siguientes. Esta disciplina también se lleva a cabo cuando hay que evaluar si las estrategias y métodos utilizados para introducir las mejoras fueron los más adecuados, y a partir de la información recolectada en cada una de las fases se determina si se deben cambiar o ajustar antes de comenzar el ciclo de mejora nuevamente.
DISCIPLINA 3 – ANÁLISIS DE RESULTADOS
Disciplina encargada de la planificación del ciclo de mejora a partir de la realización de un análisis de los resultados obtenidos de la valoración y/o evaluación, así como de recomendaciones y cualquier otra información que sea importante para la mejora. Éste análisis de resultados se realiza con los resultados arrojados por la valoración para priorizar los casos de mejora, con los arrojados por la evaluación del ciclo de mejora para determinar como atacar el problema y también luego con la implantación de los procesos nuevos o mejorados.
2 Una disciplina de mejora es un cuerpo de conocimiento altamente cohesivo asociado a un objetivo dentro del ciclo de mejora, tal como evaluar procesos, diseñar procesos, analizar procesos, aprender, entre otros.
3 El estado de un proceso software determina el grado de cumplimiento y/o capacidad de un proceso.
DISCIPLINA 4 – DISEÑO
Disciplina encargada de definir, crear y diseñar las soluciones para la introducción de mejoras de procesos. Además define la forma de pilotear las pruebas, evaluar la mejora introducida por los nuevos procesos o por el perfeccionamiento de los ya existentes. En el modelado de procesos se diseñan los nuevos procesos de acuerdo a los resultados obtenidos después de la valoración, este modelado implica la creación de nuevos procesos o la mejora de procesos que ya se encuentren en ejecución dentro de la empresa.
DISCIPLINA 5 – IMPLANTACIÓN
Esta disciplina es la encargada de la ejecución de las mejoras planeadas y diseñadas en las disciplinas anteriores. Las mejoras están encaminadas a la implementación de los nuevos procesos y/o mejora de los ya existentes. Se puede realizar a través de diferentes técnicas (como por ejemplo casos de estudio ó experimentos controlados) que permitan definir una serie de pasos de introducción de las mejoras. Tanto las técnicas utilizadas como las mejoras introducidas luego son examinadas en disciplinas como análisis y evaluación.
DISCIPLINA 6 – GESTIÓN DE LA CONFIGURACIÓN
Esta disciplina tiene en cuenta la necesidad de controlar los cambios de los procesos introducidos y/o mejorados en el ciclo de mejora. Como el cambio en un proceso puede ocurrir en cualquier momento, deben realizarse actividades para identificar el cambio, controlar el cambio, asegurar que el cambio está siendo apropiadamente implantado, informar del cambio a aquellos involucrados con el proceso modificado.
DISCIPLINA 7 – APRENDIZAJE
El aprendizaje o retroalimentación es una de las disciplinas más importante en cada fase, y ésta debe ser considerada como algo implícito en cada una de ellas, ya que se toma como base de conocimiento las lecciones aprendidas para el inicio de nuevos ciclos de mejora. El aprendizaje puede ser visto como el empaquetamiento continuo de lecciones aprendidas donde se encuentran todos los artefactos que nos permitan identificar la experiencia de ciclos de mejora anteriores.
DISCIPLINA 8 – ENTRENAMIENTO
Esta es una disciplina transversal al proceso de mejora debido a que el entrenamiento es necesario durante toda su ejecución. Esta disciplina consiste en capacitar a los participantes de cada uno de los equipos sobre conocimientos y habilidades que son necesarios que ellos posean para que realicen bien su trabajo. Al inicio de un ciclo se dará un entrenamiento general sobre el proceso de mejora para que los participantes tengan idea acerca de lo que estarán realizando en las próximas semanas/meses; luego, en cada una de las fases se dará un entrenamiento específico sobre cada una de éstas para que sepan cómo realizar su trabajo. También se debe tener en cuenta el entrenamiento para el personal cuando los procesos son mejorados o creados y luego implantados, para ellos es desconocido el nuevo proceso, es por esa razón que el personal relacionado con el proceso debe tener un entrenamiento antes de empezar a utilizar el proceso.
2.4.3. Iteraciones en PmCOMPETISOFT
La iteración4 es el concepto integrador entre fases y disciplinas. Las fases pueden ser descompuestas en el tiempo y el espacio (equipos) por iteraciones, y una iteración, al ser por sí misma una guía de mejora, es definida a partir de un conjunto de disciplinas de acuerdo a la fase en la que se encuentre y a las características del ciclo de mejora.
Las iteraciones para los casos de mejora involucran las fases de Diagnóstico, Formulación y Mejora. Ver figura 2.
Figura 2. Iteraciones de PmCOMPETISOFT
La figura anterior muestra como se desarrollan las iteraciones en PmCOMPETISOFT.
Las actividades en la fase de diagnóstico, formulación y mejora se relacionan con el fin de visualizar mejor las actividades desarrolladas durante la iteración de cualquier caso de mejora. En la fase de pre-mejora se desarrollan disciplinas de valoración para la creación del registro de acumulación o retraso del producto (listado de requisitos de mejora iniciales). Luego de priorizar las áreas a mejorar, se crea un listado de requisitos de mejora mediante la evaluación de cada una de las áreas, lo cuál permite definir un orden para cada una de las iteraciones de mejora a ejecutar. Es conveniente mediante la ayuda de una de red de dependencias ordenar de una manera más detallada las mejoras a realizar en las áreas seleccionadas, esta red permite identificar los casos de mejora o el número de iteraciones a desarrollar por cada área. Finalmente se continúa con el análisis y diseño del nuevo o mejorado proceso y la respectiva implantación y documentación.
4 Una iteración de mejora es un mini-ciclo de mejora que permite adelantar el desarrollo y gestión de un conjunto de casos de mejora de manera independiente. Las iteraciones de mejora son muy importantes en la mejora de procesos de software, ya que de esta manera se da visibilidad al proyecto de mejora. Una iteración consta de tres momentos, la pre-mejora, la mejora y la pos-mejora. La pre-mejora hace referencia a actividades de diagnóstico y planeación. La mejora hace referencia a la evaluación profunda y localizada, análisis, diseño e implantación de procesos. La pos-mejora, hace referencia a la gestión de la configuración de los procesos y la revisión de la iteración y logros de mejora alcanzados.
2.4.4. PmCOMPETISOFT: Un proceso de mejora iterativo e incremental
PmCOMPETISOFT es un proceso, iterativo e incremental organizado a través de iteraciones de mejora que abarcan casos de mejora5 dentro de un ciclo de mejora global.
El objetivo de esta estructuración es obtener resultados rápidos de mejora. Ver figura 3.
Figura 3. PmCOMPETISOFT: iterativo e incremental
La filosofía de resultados rápidos de mejora permite que éstas sean visibles desde las actividades tempranas del ciclo de mejora, en la medida que las iteraciones de mejora terminen dependiendo de los criterios de priorización que la empresa ha definido previamente. Con esto se busca mantener una motivación del personal frente al ciclo de mejora, a través de resultados de mejora permanentes, eliminar los riesgos del ciclo en las primeras fases, para enfocar el mayor esfuerzo en las áreas que la empresa considere más importantes para su negocio.
Aunque en la anterior figura no se visualiza el paralelismo que puede existir entre iteraciones de mejora, esto se puede hacer y es ventajoso en el sentido en que se pueden desarrollar mejoras en áreas de procesos en donde exista una clara independencia.
5 Un caso de mejora es una unidad atómica de mejora en las áreas de procesos que la empresa ha seleccionado dependiendo de sus objetivos de negocio (mejorar procesos o perseguir una certificación).
2.5. Descripción general de Proceso de Mejora de COMPETISOFT
Proceso Mejora Continua de Procesos (PmCOMPETISOFT) Categoría Gestión
Propósito El propósito de PmCOMPETISOFT es mejorar los procesos de la organización en función sus objetivos de negocio. Define una guía para conducir la mejora de procesos software enfocada a las micro, pequeñas y medianas empresas.
Descripción El proceso de Mejora Continua de Procesos software se compone de uno o más ciclos de mejora. Cada ciclo de mejora consta de 5 fases: instalación del programa, diagnóstico de procesos, formulación de mejoras, ejecución de mejoras y revisión del programa. A continuación se presentan estas actividades:
Actividad 1 – INSTALACIÓN DEL CICLO: el Grupo Directivo y el Responsable de Mejora de Procesos crea una Propuesta de Mejora alineada con la planeación estratégica de la organización plasmada en el Plan Estratégico. Esta propuesta guía a la organización a través de cada una de las fases siguientes de la iniciativa de mejora. La propuesta debe ser aprobada por el Grupo Directivo para garantizar así la asignación de los recursos necesarios. En esta fase se establece o actualiza una Propuesta de Mejora que contiene, al menos: el proceso de mejora, los objetivos de mejora generales y los recursos necesarios para llevar a cabo la iniciativa de mejora al interior de la organización.
Actividad 2 – DIAGNÓSTICO DE LOS PROCESOS: El Responsable de Mejora de Procesos realiza la actividad de valoración (evaluación interna) de procesos para conocer el estado general de los procesos de la empresa y analizar los resultados con el objetivo de establecer los casos de mejora y sus prioridades. Esta información se registra en el Plan General de Mejora.
Actividad 3 – FORMULACIÓN DEL CICLO DE MEJORA: El Responsable de Mejora de Procesos toma uno o dos casos (procesos) de mejora y realiza la primera iteración del ciclo de mejora con el fin de obtener una medida del esfuerzo de conducir esta iteración. Esta información se utiliza como base para la estimación del esfuerzo, costo y tiempo que demandarán las demás iteraciones del ciclo de mejora. En el Plan de Implementación de Mejora se registra la información y el aprendizaje ganado de ésta primera iteración.
Además se realiza una planificación de la siguiente iteración piloto de mejora y la estrategia a seguir para mejorar el proceso. Esta actividad puede realizarse una o varias veces en un ciclo de mejora.
Actividad 4 – MEJORA DE PROCESOS: Se gestiona y ejecuta las mejoras correspondientes a la iteración piloto de acuerdo con los planes establecidos. Si la planificación de la iteración piloto se han desarrollado satisfactoriamente se acepta e institucionaliza los nuevos procesos en la organización. Se actualiza el Plan de Implementación de Mejora donde se describe la ejecución y evaluación de las iteraciones pilotos. Se debe analizar las mejoras que se han introducido en los procesos de la organización. Esta actividad puede realizarse una o varias veces en un ciclo de mejora.
Actividad 5 – REVISIÓN DEL CICLO DE MEJORA: El objetivo es corregir o ajustar todos lo elementos relacionados con la ejecución de cada una de las iteraciones piloto de mejora y también hacer un análisis post-mortem del trabajo realizado en todo el ciclo de mejora.
El responsable de mejora de procesos hace una realimentación del ciclo de mejora llevado a cabo antes de volver a comenzar la fase de instalación de un nuevo ciclo. En el Reporte de Mejora se presentan todas las lecciones aprendidas, medidas desarrolladas para medir el cumplimiento de los objetivos, procesos mejorados, etc.
Objetivos O1 Lograr la mejora de procesos de manera disciplinada mediante el cumplimiento y realización sistemática de las actividades y productos de trabajo.
O2 Definir objetivos y metas de mejora para el ciclo de mejora con base en los objetivos del negocio de la organización descritos en el Plan Estratégico.
O3 Evaluar los resultados de cada ciclo de mejora, con respecto al alcance de los objetivos de mejora establecidos y también con respecto al propio ciclo de mejora.
O4 Identificar nuevas sugerencias de mejora y lecciones aprendidas.
Indicadores I1 (O1) En cada fase de un ciclo de mejora se efectúan todas las actividades establecidas y se registra su información respectivamente en: la Propuesta de Mejora, el Plan de General de Mejora, el Plan de Implementación de Mejora y el Reporte de Mejora.
I2 (O1) Las actividades de instalación, diagnóstico, formulación, mejora y revisión se realizan conforme al Plan General de Mejora.
I3 (01) Los miembros de la organización conocen el Plan General de Mejora y trabajan en función de éste.
I4 (O2) Los objetivos de mejora establecidos en la Propuesta de Mejora y en el Plan General de Mejora se han definido con base en los objetivos de negocio de la organización (Plan Estratégico).
I5 (O2) Los procesos de la organización se mantienen documentados y actualizados, además su capacidad se ha incrementado.
I6 (O2) La satisfacción del cliente interno y externo como consecuencia de los procesos mejorados se ha incrementado.
I7 (O3) El Plan de Implementación de Mejora contemplan la evaluación y análisis de los procesos mejorados y el Reporte de Mejora contempla la evaluación y análisis del programa de mejora.
I8 (O3) El nivel de aceptación de los procesos dentro de la organización se ha incrementado.
I9 (O4) El Reporte de Mejora describe las nuevas oportunidades de mejora y las lecciones aprendidas, además la manera como éstas se utilizan para una nueva iteración o un nuevo ciclo de mejora.
Metas
cuantitativas Valor numérico o rango de satisfacción por indicador.
Responsabili-
dad y
autoridad
Responsable: Responsable de Mejora de Procesos.
Autoridad: Grupo Directivo Subprocesos
(opcional)
Procesos
relacionados Todos los procesos
2.6. Guía para llevar a cabo el Proceso de Mejora de COMPETISOFT
Los requisitos para llevar a cabo un proceso de mejora en una micro, pequeña y mediana empresa están definidos en el Modelo de Mejora de Procesos de COMPETISOFT v0.3 [5], apunta a lograr un alto grado de uniformidad para la implementación de mejora de procesos en PyMEs, así como proveer un grado de comparación entre los resultados de diferentes implementaciones de mejora de procesos.
2.6.1. Visión general
La figura 4 ilustra los pasos (fases) que se debe seguir para la mejora de procesos utilizando los componentes definidos por PmCOMPETISOFT.
Figura 4. Pasos (fases) de mejora de procesos
La figura 5 presenta el diagrama de flujo de trabajo de PmCOMPETISOFT, en el cual se involucran roles, productos de trabajo y los pasos.
Figura 5. Flujo de trabajo de PmCOMPETISOFT 2.6.2. Roles involucrados en el proceso de mejora de procesos
Los roles involucrados en PmCOMPETISOFT, se muestran en la siguiente tabla.
Roles Identificación de roles involucrados y competencias requeridas.
involucrados y competencias
Abreviatura Rol Competencias
RMP Responsable
de Mejora de Procesos.
Conocimientos en mejora de proceso de software. Capacidad de liderazgo y de gestión.
GMP Grupo de
Mejora de Procesos.
Conocimiento para planear e implantar la mejora de procesos específicos en la organización. Este grupo coordina, planea y ejecuta el proyecto SPI de toda la organización.
GGM Grupo de
Gestión de Mejora
Conocimiento para administrar y gestionar el proyecto de mejora. Constituido por un representante del Grupo Directivo (GD), un representante del Grupo de Mejora de Procesos (GMP) y el Responsable de Mejora de Procesos(RMP)
RP Responsable
de Proceso Conocimiento del proceso el cual es responsable. Es un administrador de conocimientos asociados al proceso, a su diagnóstico y mejora. Capaz de diseñar procesos, guiar la implantación y entrenar al personal en los nuevos procesos definidos en un programa de mejora de procesos
EV Evaluador Conocimiento en la metodología y aplicación de la evaluación.
Tabla 1. Roles de PmCOMPETISOFT
Para profundizar en los roles se puede consultar el Anexo B: Guía de Ajuste 2 del Proceso de Mejora para la Creación de la Infraestructura de Mejora en [5].
2.6.3. Pasos de la mejora de procesos
Cada uno de los pasos (fases) presentados en las figuras 4 y 5 son explicados a continuación.
2.6.3.1. Paso 1 - Instalación del ciclo
La siguiente tabla muestra la descripción de la fase de instalación.
Rol Descripción
A1. Instalación del Programa(O1, O2)
Entradas Plan Estratégico de la Organización que evidencie:
Sensibilización del grupo directivo por al mejora de procesos de la organización.
GGM A1.1. Empezar Instalación
El Grupo Directivo designa un Responsable de Mejora de Procesos y organiza un equipo de trabajo para presentar una propuesta de mejora a la gerencia y definir las políticas y regulaciones administrativas para la gestión del programa de mejora.
GGM A1.2. Identificar las necesidades del negocio y los requisitos que conducen la mejora
tendiendo en cuenta la planeación estratégica de la organización.
Identificar las necesidades y objetivos del negocio.
Definir los objetivos generales de mejora alineados con el plan estratégico.
Definir el(los) modelo(s) referente(s) para la evaluación y mejora de los procesos.
Definir los roles de acuerdo al proceso de mejora a seguir.
RPM y
GMP A1.3. Construir una Propuesta de Mejora del proceso de software
Construir una propuesta preliminar donde se desarrolle una estrategia para el desarrollo de los objetivos de mejora planteados.
Estimar tiempo, recursos y costo iniciales conforme a los datos de ciclos de mejora anteriores.
GGM A1.4. Verificar la Propuesta de Mejora (Ver1)
RPM A1.5. Corregir los defectos encontrados en la Propuesta de Mejora con base en el Reporte de Verificación y obtener la aprobación de las correcciones.
GGM A1.6. Validar la Propuesta de Mejora (Val1)
RMP A1.7. Corregir los defectos encontrados en la Propuesta de Mejora con base en el Reporte de Validación y obtener la aprobación de las correcciones.
GGM A1.8. Obtener la aprobación de la propuesta de mejora y los recursos iniciales
Presentar la propuesta de mejora a la gerencia y obtener su aprobación.
RPM y
GMP A1.9. Adecuar la propuesta de mejora de acuerdo a los recursos aprobados, las restricciones de la organización y las recomendaciones de la gerencia.
GGM y
GMP A1.10.Lanzar el programa
Socializar a toda la organización del ciclo de mejora.
Informar de las actividades y pasos subsecuentes que se deben seguir con el propósito de comenzar el ciclo de mejora de procesos.
Salidas Propuesta de Mejora.
Modelo de Procesos de Referencia.
Método de Evaluación.
Conformación de GGM, GMP y el RMP.
Compromiso de la organización con la iniciativa de mejora.
Tabla 2. Actividades de la fase de Instalación de PmCOMPETISOFT
Es el paso inicial de PmCOMPETISOFT, se deben realizar actividades que conlleven a los siguientes resultados:
Crear una propuesta de mejora basada en las necesidades del negocio. [Utilizar la Plantilla de Propuesta de Mejora]
Definir los criterios, basados en los objetivos de negocio de la organización, para la selección del modelo de referencia de procesos a seguir (por ejemplo MoproSoft), y del método de evaluación de procesos (por ejemplo EvalProSoft).
Realizar la planeación general de la propuesta de mejora, aunque no se alcancen a identificar claramente todos los elementos. Con el tiempo y en posteriores ciclos,
gracias al aprendizaje y madurez lograda se identificarán mucho mejor. Se definen elementos como horarios de trabajo, responsables, roles, capacitaciones, entre otros.
Definir los grupos de trabajo que conforman la infraestructura para la mejora y se especifican los responsables junto con los roles que desempeñarán.
Obtener el respaldo y aprobación de la propuesta por parte de la alta gerencia.
Lanzar el ciclo de mejora, y se pone en funcionamiento la infraestructura.
La siguiente figura presenta el flujo de trabajo para la fase de instalación del ciclo.
Figura 6. Flujo de trabajo para la fase de instalación del ciclo 2.6.3.2. Paso 2 – Diagnóstico de los procesos
La siguiente tabla muestra la descripción de la fase de diagnóstico. Rol Descripción
A2. Diagnóstico (O3)
Entradas Propuesta de Mejora.
Información del personal interno de la empresa.
Procesos actuales de la organización.
GMP A2.1. Visualizar el mapa de procesos que tiene la organización.
EV A2.2. Valorar
Identificar mediante una evaluación ligera de los procesos software de la organización el perfil de capacidad en que los procesos se encuentran institucionalizados o implementados dentro de esta con base en el modelo de procesos de referencia seleccionado. Registrar la información de los resultados obtenidos en el Informe de Valoración.
GMP A2.3. Priorizar
Analizar los resultados de la valoración e identificar las oportunidades de mejora definiendo los casos de mejora a realizarse.
Priorizar los casos de mejora de acuerdo a los objetivos de la organización.
GMP A2.4. Construir un Plan General de Mejora
Determinar una ruta preliminar de ejecución de los casos de mejora a través de iteraciones piloto de mejoras de acuerdo a la priorización previa que se haya realizado. Se debe realizar la planeación general del ciclo de mejora incluyendo el cronograma de actividades.
Definición de métricas de mejora y construcción de un repositorio de medidas.
RMP A2.5. Verificar el Plan General de Mejora (Ver2)
GGM A2.6. Corregir los defectos encontrados en el Plan General de Mejora con base en el Reporte de Verificación y obtener la aprobación de las correcciones.
GGM A2.7. Validar el Plan General de Mejora (Val2)
GGM A2.8. Corregir los defectos encontrados en el Plan General de Mejora con base en el Reporte de Validación y obtener la aprobación de las correcciones.
GMP A2.9. Capacitación de mejora de procesos
Planear y realizar jornadas de capacitación en la organización relacionadas con temas que involucra la mejora de procesos en la organización.
GGM,
GMP A2.10.Comunicar el plan general de mejora
Contribuir a que la organización entera esté informada acerca de todo el proyecto de mejora y de la manera como éste se ha planeado.
Realizar la estrategia y material de divulgación. El material puede ser una serie de informes o comunicados, correo interno, carteleras, pizarras, reuniones o en la página principal de una Intranet, donde se comunique el trabajo que se ha planeado realizar durante el proyecto de mejora.
Salidas Plan General de Mejora Informe de Valoración Plan Preliminar de Mejora
Tabla 3. Actividades de la fase de Diagnóstico de PmCOMPETISOFT
Segundo paso de PmCOMPETISOFT, se deben realizar actividades que conlleven a los siguientes resultados:
Realizar la valoración de procesos software de la organización con el objetivo de determinar las fortalezas, debilidades y riesgos de los procesos. [Ver la guía para la valoración de procesos].
Crear un informe de resultados sobre la valoración de procesos realizada.
Analizar los resultados de la valoración y priorizar los procesos a mejorar teniendo en cuenta los objetivos de negocio de la organización.
Crear una guía o plan general de mejora basado en la valoración realizada, y en elementos que el grupo de mejora considere importantes [Utilizar la Plantilla del Plan General de Mejora]. Se puede planificar y desarrollar estrategias y soluciones de mejora, además de proporcionar una clara visión del orden o prioridad en que se deben atender las mejoras a realizar.
Comunicar a todas las personas de la organización el plan general de mejora a seguir.
La siguiente figura presenta el flujo de trabajo para la fase de diagnostico de procesos.
Figura 7. Flujo de trabajo para la fase de diagnóstico de procesos 2.6.3.3. Paso 3 – Formulación de las mejoras
La siguiente tabla muestra la descripción de la fase de formulación de mejoras.
Rol Descripción
A3. Formulación [Realizar de manera iterativa mientras haya más casos de mejora] (O1, O2) Entradas Plan General de Mejora
Plan de Implementación de Mejora (Para la primera iteración no aplica) GMP A3.1. A partir del Plan General de Mejora, escoger un caso de mejora inicial.
EV A3.2. Evaluar el caso de mejora seleccionado, para conocer en profundidad el estado inicial del proceso a mejorar.
Evaluar un proceso a mejorar de la empresa dado por la priorización previa.
Registrar las mediciones de la actividad de evaluación, establecidas para estimación del esfuerzo futuro tanto del proceso a mejorar como del ciclo de mejora en sí.
Actualizar Informe de Valoración.
GMP y
RP A3.3. Construir el Plan de Implementación de Mejora, a partir de la formulación del caso de mejora
Planificar, analizar y diseñar la mejora de los procesos establecidos para la iteración piloto de mejora actual.
Utilizar información de iteraciones anteriores para la estimación del esfuerzo, costo y tiempo que demandará ésta nueva iteración del ciclo de mejora.
Documentar toda la información obtenida de las actividades anteriores.
RPM A3.4. Verificar el Plan de Implementación de Mejora (Ver3)
GGM A3.5. Corregir los defectos encontrados en el Plan de Implementación de Mejora con base en el Reporte de Verificación y obtener la aprobación de las correcciones.
RPM A3.6. Validar el Plan de Implementación de Mejora (Val3)
GGM A3.7. Corregir los defectos encontrados en el Plan de Implementación de Mejora con base en el Reporte de Validación y obtener la aprobación de las correcciones.
Salidas Plan de Implementación de Mejora Informe de Valoración
Tabla 4. Actividades de la fase de Formulación de PmCOMPETISOFT
Tercer paso de PmCOMPETISOFT, se deben realizar actividades que conlleven a los siguientes resultados:
Desarrollar una evaluación mas profunda de los procesos seleccionados en la iteración de mejora actual, si se considera necesario por parte del grupo de mejora.
Permite tener una evaluación previa del proceso, que se contrastará con la evaluación final del proceso que se realiza al terminar la iteración de mejora.
Realizar un plan detallado para la implementación de la mejora en los procesos seleccionada del caso de mejora. Estos planes especifican las estrategias y actividades a realizar en la solución de las debilidades y riesgos identificados.
Diseñar las soluciones para la introducción de las mejoras de procesos.
Definir objetivos medibles a partir de los objetivos generales planteados al comienzo de la fase de inicio. Definir medidas para evaluar en el transcurso de las demás fases el cumplimiento de los objetivos.
Al inicio del ciclo de mejora las primeras iteraciones sirven de base para estimar el esfuerzo del resto de los casos de mejora y su correspondiente planificación.
Crear un plan de ejecución de mejora [Utilizar la Plantilla del Plan de Implementación de Mejora], teniendo en cuenta las estimaciones y la documentación hecha de las iteraciones de mejora iniciales (ó de anteriores ciclos).
La siguiente figura presenta el flujo de trabajo para la fase de formulación.
Figura 8. Flujo de trabajo para la fase de formulación de las mejoras 2.6.3.4. Paso 4 – Mejora en ejecución
La siguiente tabla muestra la descripción de la fase de mejora.
Rol Descripción
A4. Mejora [Realizar de manera iterativa mientras haya más casos de mejora] (O1, O2) Entradas Plan General de Mejora
Plan de Implementación de Mejora GMP y
RP A4.1. Ejecutar el caso de mejora formulado en la actividad anterior, descrito en el Plan de Implementación de Mejora
Ejecutar el plan que contienen la formulación del caso de mejora.
Aplicar en la organización el caso de mejora planeado y diseñado.
Registrar las mediciones de la actividad de mejora, establecidas para estimación del esfuerzo futuro tanto del proceso a mejorar como del ciclo de mejora en sí.
Evaluar las mejoras introducidas al proceso por el caso de mejora.
Medir y analizar el impacto en el proceso antes y después de ser aplicadas las mejoras al proceso.
GMP A4.2. Documentar las iteraciones piloto de mejora y actualizar el Plan de Implementación de Mejora
Documentar las lecciones aprendidas en la iteración de mejora, como por ejemplo lecciones aprendidas recursos utilizados, y demás información relevante para los siguientes casos de mejora que serán realizados en la siguiente fase a través de nuevas iteraciones de mejora.
Actualizar el Plan de Implementación de la Mejora con los resultados obtenidos en las iteraciones piloto
RMP A4.3. Verificar el Plan de Implementación de Mejora (Ver3)
GGM A4.4. Corregir los defectos encontrados en el Plan de Implementación de Mejora con base en el Reporte de Verificación y obtener la aprobación de las correcciones.
GGM A4.5. Validar el Plan de Implementación de Mejora (Val3)
GGM A4.6. Corregir los defectos encontrados en el Plan de Implementación de Mejora con base en el Reporte de Validación y obtener la aprobación de las correcciones.
Salidas Plan de Implementación de Mejora (actualizado) Reporte de mejora
Tabla 5. Actividades de la fase de Mejora de PmCOMPETISOFT
Cuarto paso de PmCOMPETISOFT, se deben realizar actividades que conlleven a los siguientes resultados:
Implementar el plan de ejecución de mejora en la organización.
Evaluar y analizar el comportamiento de los procesos mejorados ó introducidos antes de adoptarlos de una manera formal dentro de la empresa.
Implantar los procesos que han sido mejorados o creados en la empresa de una manera formal y documentada.
Crear el reporte de ejecución e implantación del caso de mejora [Utilizar la Plantilla del Plan de Implementación de Mejora] llevado a cabo.
La siguiente figura presenta el flujo de trabajo para la fase de ejecución de mejoras.
Figura 9. Flujo de trabajo para la fase de ejecución de las mejoras 2.6.3.5. Paso 5 – Iteración de los casos de mejora
En este paso se realizan las iteraciones de nuevos casos de mejora relacionados con los procesos a mejorar. Ver figura 9.
Figura 10. Las iteraciones en PmCOMPETISOFT
A continuación se presentan algunos elementos a tener en cuenta en las iteraciones:
En las primeras iteraciones se pueden ajustar elementos de los pasos 1 y 2 si es necesario.
Las diferentes iteraciones se realizan dependiendo de la priorización que se haya hecho.
Si la infraestructura y la independencia de casos de mejora lo permiten las iteraciones pueden ejecutarse tanto en serie como en paralelo.
Las iteraciones se llevan a cabo siguiendo los pasos 3 y 4, presentados anteriormente. Se utilizan las actividades involucradas en estos dos pasos (1) Evaluar procesos, (2) Formular caso de mejora, (3) Ejecutar piloto de Mejora, (4) Institucionalizar procesos y (5) Documentar Piloto de Mejora.
Es importante al final de todas las iteraciones llevar a cabo actividades como realizar realimentación, crear/actualizar base de conocimiento relacionadas con el paso 5 – Revisión.
En las últimas iteraciones se pueden ajustar otros elementos del paso 5 – Revisión como son analizar el impacto de mejora, analizar el compromiso y patrocinio, y preparar un siguiente ciclo de mejora.
Es muy importante que se documente toda la información relacionada acerca de los nuevos procesos, ya que le permitirá a la empresa en la fase de revisión realizar estudios del impacto de la mejora mediante regresiones o cualquier otro estudio estadístico referente a la eficiencia y productividad de la organización antes y después de la mejora.
El intervalo de tiempo t0 – tf dentro del cual se desarrollan los planes de cada uno de los casos de mejora definirán el tiempo total que demore la completa transición de la cuarta a la quinta fase de PmCOMPETISOFT.
2.6.3.6. Paso 6 – Revisión del caso de mejora
La siguiente tabla muestra la descripción de la fase de mejora.
Rol Descripción A5. Revisión (O3, O4)
Entradas Plan de Implementación de Mejora GGM y
GMP A5.1. Realizar realimentación
Recolectar, estudiar y evaluar todo tipo de experiencia o lección aprendida útil a futuros ciclos de mejora y así preparar mejor tanto a la organización como a las personas involucradas en posteriores ciclos.
GMP A5.2. Crear/Actualizar Base de Conocimiento
Poner a disponibilidad de la organización proyectos de mejora desarrollados con base en la experiencia y madurez ganada.
GGM y
RPM A5.3. Analizar impacto de mejora
Desarrollar estudios comparativos en los cuales se pueda determinar si la mejora realizada ha disminuido o aumentado la eficiencia de los procesos de la empresa, si es el primer caso se deben estudiar y generar soluciones o
estrategias que permitan equilibrar la balanza en relación a cuanto se desea sacrificar por mejorar los procesos.
GGM y
RPM A5.4. Analizar el compromiso y patrocinio
Evaluar el compromiso de la alta dirección y asegurarse de que el compromiso e interés de la gerencia todavía se mantiene para el patrocinio del próximo ciclo.
GGM y
RPM A5.5. Preparación del siguiente ciclo
Crear nuevos retos, estrategias, enfoques de mejora y caminos a seguir de acuerdo a la experiencia y objetivos alcanzados, que permitan actualizar y crear una propuesta de mejora más madura en la fase de Instalación del próximo ciclo, basándose en la experiencia y Lecciones Aprendidas.
GGM A5.6. Verificar el Reporte de Mejora (Ver4)
GGM A5.7. Corregir los defectos encontrados en el Reporte de Mejora con base en el Reporte de Verificación y obtener la aprobación de las correcciones.
GGM A5.8. Validar el Reporte de Mejora (Val4)
GGM A5.9. Corregir los defectos encontrados en el Reporte de Mejora con base en el Reporte de Validación y obtener la aprobación de las correcciones.
GGM A5.10.Validar el Reporte de Mejora (Val5) Salidas Reporte de Mejora
Base de conocimiento creada/actualizada.
Recomendaciones para el siguiente ciclo de mejora.
Lecciones Aprendidas
Tabla 6. Actividades de la fase de Revisión de PmCOMPETISOFT
Es el último paso de PmCOMPETISOFT, se deben realizar actividades que conlleven a los siguientes resultados:
Realizar una retrospectiva del trabajo realizado durante el caso de mejora mediante un análisis postmortem de este.
Encontrar y gestionar las lecciones aprendidas, factores de éxito, factores de fracaso, problemas, etc., obtenidas durante el desarrollo del ciclo de mejora.
Gestionar el conocimiento de la experiencia obtenida en el ciclo de mejora.
Analizar entre otros el compromiso de las personas de la organización, el patrocinio proporcionado por la alta gerencia y el impacto de mejora en la organización.
Crear el reporte de mejora definitivo [Utilizar la Plantilla de Reporte de Mejora].
La siguiente figura presenta el flujo de trabajo para la fase de revisión del caso de mejora.
Figura 11. Flujo de trabajo para la fase de revisión del caso de mejora
2.6.4. Productos de trabajo involucrados en el proceso de mejora de procesos En este ítem se detallan los productos de trabajo presentadas en cada una de los pasos del procesos de mejora de procesos – PmCOMPETISOFT.
El objetivo es presentar algunas orientaciones sobre elementos que deben tener los productos de trabajo de tal manera que sirva de referencia para orientar al consultor en las tareas relacionadas con la implementación de la mejora de procesos software en la organización.
En la siguiente figura se muestran los productos de trabajo que se espera obtener en cada una de las fases presentadas en la guía.
Figura 18. Principales productos de trabajo de PmCOMPETISOFT
Los productos de trabajo de entrada, salida e internos involucrados en PmCOMPETISOFT, se describen en los siguientes ítems. Cada uno de estos productos de trabajo tiene su plantilla respectiva, las cuales deben ser utilizadas para su creación.
2.6.4.1. Productos de trabajo de entrada
Nombre Fuente
La existencia de una motivación por mejorar los procesos
software de la dirección de la organización. Plan Estratégico de la organización.
2.6.4.2. Productos de trabajo de salida
Nombre Descripción Destino Plantilla
Soporte Forma de aprobación
Reporte de
Mejora Es un documento que cierra una iteración ó ciclo de mejora y contiene:
Evaluación inicial.
Evaluación final.
Procesos mejorados.
Esfuerzo involucrado en el ciclo de mejora.
Evaluaciones de los Casos de
Mejora que se hayan
institucionalizado en la empresa.
Logros alcanzados del ciclo de mejora.
Lecciones Aprendidas: las cuales son incorporadas a la base de conocimiento y de aprendizaje del proceso software.
Revisión post-mortem: se realiza al concluir el ciclo de mejora para
Grupo
Directivo y al Responsable de Mejora de Procesos (nuevo ciclo ó iteración piloto de mejora).
Plantilla deReporte de Mejora.
Ver4 Val4 Val5
Nombre Descripción Destino Plantilla
Soporte Forma de aprobación especificar las actividades de mejora
implementadas durante el proyecto y para proveer recomendaciones.
Recomendaciones de ajuste al proceso de mejora.
Lecciones
Aprendidas Registro de mejores prácticas, problemas recurrentes y experiencias exitosas en al solución de problemas encontrados en la ejecución del proceso de mejora
2.6.4.3. Productos de trabajo internos
Nombre Plantilla
Soporte Forma de aprobación Propuesta de
Mejora Es un documento que proporciona una introducción e iniciación a un ciclo de mejora, y contiene:
Objetivos de Mejora Generales alineado con la planificación estratégica de la organización El Proceso de Mejora Continua de Procesos a seguir.
El Alcance y Metas Globales del ciclo de mejora.
Donde se describe el Método de Evaluación de procesos y el Modelo de Referencia de procesos.
Los Recursos (Hardware, Software, Personal) necesarios para llevar a cabo la iniciativa de mejora al interior de la organización. Identificar y comprometer los recursos necesarios para el ciclo de mejora.
El rol Responsable de Mejora de Procesos encargado de:
Organizar los equipos de trabajo de la empresa para soportar el ciclo de mejora.
Asignar roles, responsabilidades y objetivos de mejora.
Plantilla de Propuesta de Mejora
Ver1 Val1
Plan General
de Mejora Este documento esta constituido por dos partes fundamentales: el Informe de valoración y el Plan Preliminar de Mejora.
El Informe de Valoración es un documento que recopila:
− El Estado de los Procesos al iniciar un ciclo de mejora, el cual permite conocer el estado inicial de los procesos de la organización.
− La Priorización de los Procesos a mejorar de acuerdo a los objetivos de mejora de la organización para establecer el orden de las
Plantilla del Plan General de Mejora
Ver2 Val2
Nombre Plantilla
Soporte Forma de aprobación iteraciones piloto.
− Los hallazgos y las directrices de mejora para el trabajo a realizar en las fases siguientes al diagnóstico.
El Plan Preliminar de Mejora es un documento que define:
− El Número de Iteraciones piloto de mejora y el orden de estas para abordar los casos de mejora a través de las iteraciones.
− La Planeación General de las estrategias y actividades a realizar para la solución de las recomendaciones hechas en el informe de valoración a través de las iteraciones.
− El Plan de Mediciones para evaluar el cumplimiento de los Objetivos de Mejora Generales planteados en la Propuesta de Mejora.
− Plan de capacitación del personal de la organización que participa en el ciclo de mejora.
− Plan de Manejo de Riesgos del ciclo de mejora.
− Cronograma preliminar del ciclo de mejora.
Plan de
Implementació n de Mejora
Este documento define las prácticas y actividades a seguir para crear, ejecutar e institucionalizar las oportunidades de mejora planteadas en el Plan General de Mejora de manera iterativa en las áreas identificadas para la realización de mejoras.
Contiene:
La Planeación Específica de la Iteración Piloto a llevar a cabo en función del tiempo, actividades, recursos, riesgos, de los ciclos de mejora a ejecutar. Incluye:
− Estimaciones para los casos de mejora a partir de las iteraciones de mejora anteriores.
− Definición de la Estrategia de Mejora con la cual se van a realizar el caso de mejora.
− Definición del cronograma de la iteración piloto.
El Registro de la Ejecución de cada uno de los casos de mejora. Se debe registrar todas las actividades de ejecución de los planes piloto de mejora. Incluye, entre otros:
− Tiempo y personas que ejecutaron el caso de mejora.
− Lecciones aprendidas
− Problemas encontrados
Plantilla de Implementación de Mejora
Ver3 Val3
Nombre Plantilla
Soporte Forma de aprobación
− Solución a los problemas
− Factor de éxito ó fracaso
Las Evaluaciones de los casos de mejora llevadas a cabo, para verificar la eficiencia de las iteraciones piloto de mejora.
La Documentación de los Procesos expresados en función del patrón de procesos de la organización.
El Plan de Aceptación e Institucionalización, si el caso de mejora se ha desarrollado satisfactoriamente para crear los nuevos procesos en la organización.
Registrar todo lo que se considere importante con el fin de crear una base de conocimiento o de aprendizaje como ayuda para futuros ciclos de mejora.
Bibliografía
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