Estructura óptima de un plan estratégico operativo de control y manejo de los inventarios en la empresa Asecom S A S de Santa Marta

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(1)ESTRUCTURA ÓPTIMA DE UN PLAN ESTRATÉGICO OPERATIVO DE CONTROL Y MANEJO DE LOS INVENTARIOS EN LA EMPRESA ASECOM S.A.S DE SANTA MARTA. LINDA LUCIA NAVARRO BELLO. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO INTERNACIONAL PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA SANTA MARTA D.T.C.H. 2018 1.

(2) ESTRUCTURA ÓPTIMA DE UN PLAN ESTRATÉGICO OPERATIVO DE CONTROL Y MANEJO DE LOS INVENTARIOS EN LA EMPRESA ASECOM S.A.S DE SANTA MARTA. LINDA LUCIA NAVARRO BELLO. Trabajo presentado como modalidad de Grado para optar al Título de Contador Público. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES Y COMERCIO INTERNACIONAL PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA SANTA MARTA D.T.C.H. 2018. 2.

(3) Nota de aceptación. _________________________________ _________________________________ _________________________________. Alexander Ortiz Ocaña Asesor. ________________________________ Evaluador. ________________________________ Evaluador. Santa Marta D.T.C.H., noviembre de 2017. 3.

(4) DEDICATORIA. Dedico este logro a Dios que hace todo posible y me permitió alcanzar cada objetivo propuesto durante estos años y llegar hasta este punto en mi vida académicamente. A mis padres que son personas extraordinarias que cada día me acompañaron y dieron lo mejor de ellos para animarme y me brindaron siempre la confianza para que yo siguiera adelante en cada momento de vida universitaria. Y a todas esas personas que estuvieron a mi lado en los buenos y malos momentos, que con su cariño me brindaron su entendimiento y la confianza de superar todas las dificultades que se me han presentado. Linda Navarro Bello. 4.

(5) AGRADECIMIENTOS. Le agradezco primero a Dios por brindarme la confianza, fortaleza ante los momentos de adversidad y el amor para poder alcanzar todas las metas propuestas en mi vida. A mis padres que me dieron el regalo más grande que es la vida, y esta no me alcanzara para agradecerles todas las oportunidades que me han brindado para desarrollarme como una persona profesional y como una mujer de bien. Y a todas esas personas que con su cariño, dedicación y tolerancia, me guiaron y apoyaron para crecer y alcanzar cada objetivo en la carrera y en mi vida personal. Linda Navarro Bello. 5.

(6) TABLA DE CONTENIDO 1. RESUMEN ................................................................................................................... 11. 2. ABSTRAC .................................................................................................................... 11. 3. INTRODUCCIÓN ........................................................................................................ 12. 4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................................... 14 4.1. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA. ........................................................... 14. 5. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA ......................................................................... 15. 6. OBJETIVOS ................................................................................................................. 16. 7. 6.1. OBJETIVO GENERAL ......................................................................................... 16. 6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS................................................................................. 16. MARCO TEÓRICO ..................................................................................................... 17 7.1. Generalidades de la teoría contingente. ................................................................. 17. 7.2. Contabilidad de gestión y estrategia: Avances de la teoría contingente ................ 18. 8. METODOLOGÍA ......................................................................................................... 21. 9. DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN ................................ 22 9.1. RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA .................................................................. 22. 9.2. NATURALEZA ..................................................................................................... 22. 9.3. MISIÓN ................................................................................................................. 22. 9.4. VISIÓN .................................................................................................................. 22 6.

(7) 9.5. VALORES ............................................................................................................. 23. 9.6. ORGANIGRAMA ................................................................................................. 24. 10 REQUERIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN ......................................................... 25 11 INFORMACIÓN DE LA PERSONA DE CONTACTO ............................................. 26 12 ACTIVIDADES REALIZADAS (INFORME DE GESTIÓN) ................................... 28 12.1. Observación de las áreas de la empresa ................................................................. 28. 12.2. Entrevista ............................................................................................................... 36. 12.2.1. Formato de Entrevista ..................................................................................... 36. 12.2.2. Resultados y datos obtenidos .......................................................................... 39. 12.3. Revisión de Inventarios Existentes ........................................................................ 41. 13 DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR .................................................. 43 13.1. Desarrollar una Política de Inventarios. ................................................................. 43. 13.2. Establecer objetivos agresivos pero realistas. ........................................................ 43. 13.3. Alianzas con los proveedores................................................................................. 44. 13.4. Claridad en las responsabilidades .......................................................................... 44. 13.5. Cuantificar todo. .................................................................................................... 44. 13.6. Información confiable. ........................................................................................... 45. 13.7. Control, control y control. ...................................................................................... 45. 13.8. Comparar y replicar ............................................................................................... 46. 14 DIAGNOSTICO (SITUACIÓN ENCONTRADA) ..................................................... 47 7.

(8) 14.1. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS. ................................................................... 47. 14.2. ESTADO ACTUAL DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO .................... 51. 14.3. PLAN DE ACCIÓN .............................................................................................. 53. 14.3.1. Poner el sistema en marcha ............................................................................ 53. 14.3.2. Educación ....................................................................................................... 54. 14.3.3. Conseguir mejoras del proceso ....................................................................... 54. 14.3.4. Ampliar la relación cliente/proveedor ............................................................ 55. 14.3.5. Plan Estratégico .............................................................................................. 56. 14.4. LOGROS Y LECCIONES APRENDIDAS (PROPUESTA DE VALOR) ........... 63. 15 LIMITACIONES .......................................................................................................... 64 16 CONCLUSIONES ........................................................................................................ 65 17 RECOMENDACIONES .............................................................................................. 66 18 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ......................................................................... 67. 8.

(9) LISTA DE TABLAS. Tabla No.1 Entrevista Primera al área comercial…………………………..……...…36 Tabla No.2 Entrevista Segunda al área contable…………………………………….37 Tabla No.3 Entrevista Tercera al área técnico…………………………………….…37 Tabla 4: Actividades por área para el conteo físico………………………………... 58. 9.

(10) LISTA DE GRAFICOS. Grafica 1: organigrama de la empresa………………….…………………………. 24 Grafica 2: Flujograma para la toma de pedidos ……………………………………. 47 Grafica 3: flujograma de plan de acción …………………………………………… 51. 10.

(11) 1. ASECOM. S.A.S. es. una. RESUMEN. pequeña. empresa. joven. dedicada. a. la. comercialización de productos de uso diario de las empresas y oficina, que no tiene desarrollado ningún sistema de gestión de control y manejo de inventario, que trae como resultado fallas en estrategias de atención al cliente, mal uso de los soportes y registros de entrada y salida de mercancía. Esta se tomó como prueba para proponer un plan de mejoramiento de los sistemas de gestión de inventarios en el área operativa para con ello propender por un desarrollo y crecimiento de la empresa en el mercado. Palabras Claves: Sistemas de inventarios, Cambio Estratégico, control de inventario, Sistematización de mercancía. 2. ASECOM. SAS. is. a. ABSTRAC. small. young. company. dedicated. to. the. commercialization of products of daily use of companies and office, that has not developed any system of control of management and inventory management, that results in flaws in strategies of customer service, bad use of media and records of entry and exit of merchandise. This was taken as a test to propose a plan to improve the inventory management systems in the operational area in order to promote the development and growth of the company in the market. Keywords:. Inventory. systems,. Strategic. change,. Inventory. control,. Systematization of merchandise.. 11.

(12) 3. INTRODUCCIÓN. Un inventario es un aprovisionamiento de materiales, insumos y/o productos con el objeto de proveer una demanda interna o externa, de su buen manejo depende en parte el éxito de una compañía ya que afecta directamente el comportamiento de los costos y dicho impacto podría determinar el rumbo final de esta (Refusta, 2007). En el campo industrial los procesos de las empresas dependen del buen aprovisionamiento de materiales por lo que las lleva a manejar existencias controladas de los mismos para evitar contratiempos, estas existencias son sometidas a revisiones periódicamente lo que es bueno para la empresa porque así tendrá un muy buen control de la producción, pero si llegase a realizar múltiples controles en tiempos muy cortos incurriría en costos adicionales y en pérdida de tiempo que podría utilizarse en la elaboración del producto final lo que sería un factor contraproducente para la compañía pero si no se manejan dichos inventarios sería mucho peor para la empresa poder controlar sus procesos (Porter, 1995). ASECOM. S.A.S. es. una. pequeña. empresa. joven. dedicada. a. la. comercialización de productos de uso diario de las empresas y oficina, a pesar de que tiene XX años desde su constitución. aún no se han establecidos los. procedimientos básicos de la operación de la empresa y no se ha integrado el orden administrativo en ciertas áreas. Por lo tanto se hace necesario investigar y proponer un plan para mejorar los procedimientos adecuados para que esta empresa siga adelante y pueda ser líder en el mercado local en su actividad principal. El presente proyecto desarrollará el resultado de la investigación enfocada a definir una propuesta de mejoramiento en el sistema operativo de gestión de inventarios de la empresa ASECOM SAS en la ciudad de Santa Marta.. 12.

(13) De acuerdo con lo anterior, se inició con el problema que tiene lugar en una empresa joven, que no tiene desarrollado ningún sistema de gestión de inventarios preciso y concreto. Es incuestionable que la empresa necesita un mejoramiento, desde el área de gestión de inventarios que minimice errores de entrada y salida de mercancía pues esto genera inconsistencias en el resultado contable cada fin de mes, afectando así la estructuración para la integración empresarial. De hecho hay una actitud abierta de los directivos que representa una ventaja a futuro; realidad que se resume en conceptos como la cultura del servicio y la calidad percibida desde la visión de la empresa (Grönroos, 1996). Desde el punto de vista práctico con la propuesta se beneficia en primera instancia el cliente porque puede contar con un servicio más ágil, con nuevos valores agregados al servicio: como informe detallado del servicio que se le presta, además, además, información de los proveedores de partes, lo que puede agilizar solventar la necesidad que se requiere. Del mismo modo, la empresa podrá contar con información organizada, una estructura más integral y una planeación de inventarios eficiente y eficaz; lo más destacado es el mejoramiento de control de salida y entrada de mercancía. En el mismo orden de ideas, el beneficio de ordenar la información existente, trae las facilidades de conocer el estado actual de la empresa para así proyectar compras y no generar stock de mercancía que pueda depreciarse se forma rápida o. que. tienda. a. generar. gastos. de. almacenamiento. innecesarios.. Consecuentemente, poder obtener información oportuna, a través de ella detectar tendencias, anticiparse a los problemas y permitir al empresario que evalué su empresa, mida la eficiencia de su desempeño, plantee nuevos objetivos en busca de una mejor posición competitiva, desarrolle proyectos futuros y diseñe acciones que mejoren el desempeño de la entidad (Zaratiegui, 1999).. 13.

(14) 4. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Asecom S.A.S es una empresa comercializadora de tecnología, papelería y aseo institucional exclusivo para oficinas, la cual presenta una serie de deficiencias provocadas por el bajo nivel de control interno en ciertas áreas, las cuales han generado una mala gestión comercial, financiera, etc. Así que es de vital importancia indagar sobre los diferentes áreas de la empresa y ver la raíz del problema ya que como afirma Catácora, (1996), “la base sobre el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable, es el grado de fortaleza determinará si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros. Una debilidad importante del control interno, o un sistema de control interno poco confiable, representa un aspecto negativo dentro del sistema contable” (p. 238), es decir, la mínima falencia puede causar pérdidas. De acuerdo con lo anterior la empresa reconoce que actualmente tiene una falencia en el manejo de los inventarios, generando inconsistencias en las utilidades de la misma, puesto que existen diferencias entre lo registrado en sistema y lo que existe en físico. Lo que puede resultar en riesgos que pueden afectar la estabilidad de la empresa, el buen nombre y lo más importante la satisfacción del cliente (Acin, 1988) Teniendo en cuenta todas las situaciones y repercusiones que ha conllevado el mal manejo del sistema de control de inventarios, se cuestiona ¿Cuál debe ser la estructura óptima de un plan operativo de control y manejo de los inventarios que ayude a mejorar la rotación de mercancía en la empresa ASECOM S.A.S? 4.1. SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA. •. ¿Cuál es el estado actual de la bodega de materia prima de ASECOM SAS?. •. ¿Cómo evaluar el estado de la bodega ASECOM SAS?. •. ¿Cómo se podría mejorar la organización y el abastecimiento de la bodega de materia prima y empaques de ASECOM SAS? 14.

(15) 5. JUSTIFICACIÓN E IMPORTANCIA. Toda empresa dedicada a la compra y venta de mercancía, debe tener control total de sus inventarios y que siempre la información de estos sea exacta a la realidad, ya que esta es su principal fuente generadora de ingresos. Por tal motivo, este control es un proceso que debe ser ejecutado por todos los integrantes de la organización con el fin de mantener una eficiencia y efectividad en las operaciones de la empresa con el fin de regir un adecuado flujo de información. Al tener conocimiento del software actual que posee la empresa ASECOM S.A.S, podemos determinar que el sistema de inventario es ineficiente, debido a que siempre que se realiza un inventario mensual en la empresa hay un desajuste de este; es por eso que es necesario la implementación de un nuevo sistema de control y manejo de inventarios que permita optimizar las operaciones principales de la empresa, generando así una mejor rotación de sus productos, un adecuado pago de sus clientes y mejorando así el pago a sus proveedores. Hechas. las. consideraciones. anteriores,. representar pérdidas para la empresa, lentitud. la. situación. descrita. puede. en la atención, en general un. sistema de procesos y procedimientos muy mal organizado, que de no ser revisado puede generar traumatismos serios para la estabilidad de la misma (León, 2011) La propuesta de un plan operativo de control y manejo de inventarios es de gran importancia puesto que ayuda a la toma de decisiones acertadas en la toma de pedidos y una reducción de costo en cuanto a inventarios retenidos en bodega.. 15.

(16) 6. 6.1. OBJETIVOS. OBJETIVO GENERAL Definir la estructura de un plan estratégico operativo de inventarios para la. empresa ASECOM S.A.S. con el fin de mejorar el control y el manejo de la mercancía.. 6.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS  Diagnosticar las diferentes áreas de la empresa.  Identificar las problemáticas de las diferentes áreas que. causan. la. irregularidad entre el inventario físico y los reportes del software contable.  Determinar la razón por la cual hay productos con una antigüedad mayor a 1 año.  Proponer. una plan estratégico que permita ejercer un mayor control y. mejor manejo de los inventarios.. 16.

(17) 7. 7.1. MARCO TEÓRICO. Generalidades de la teoría contingente. Desde otra perspectiva, la teoría contingente, demuestra la complejidad del. panorama empresarial, y su integralidad entre las distintas variables que conforman su estructura; además el entramado complejo de relaciones con el entorno (Dávila, 1985). Con relación a lo anteriormente expuesto, se habla además de un nivel abstracto, afirma que el efecto de una variable como la tecnología, o tratándose de un sistema contable de gestión, sobre otra depende (del rendimiento o beneficio) de una tercera variable, como la estrategia o estructura (Ponaldson, 2001); coincide con el presente trabajo en la necesidad de orientación desde manuales, que establezcan las políticas y planes, que no solo le den sentido al negocio, además, pueda tener sostenibilidad en su proyección. Con referencia a lo anterior; otra consideración relacionada con, la aproximación contingente, se derivada de las teorías funcionalistas sociológicas de la organización, y sobre este particular argumenta que no hay una mejor estructura organizativa, la óptima para una situación dada depende de muchos factores, como el entorno, la estructura y la estrategia ([Burns y Stalker, 1961); en el mismo sentido Lawrence y Lorsch, (1967) desarrollan la premisa básica en la teoría contingente, observada como que para que haya rendimiento en cualquier organización depende de la existencia de un ajuste o alineación entre varios factores organizativos dentro de una situación empresarial determinada. En el mismo sentido Lawrence y Lorsch, (1967) y Donaldson, (2001). Expresan la teoría contingente a nivel de sistemas de contabilidad y control de gestión, al afirmar que no hay un, sistema de gestión universalmente apropiado que pueda ser aplicado a todo tipo de situaciones, estando su efectividad y utilidad condicionada a ciertos factores externos, como el entorno y otros internos como la tecnología ,por poner un ejemplo. En la misma dirección la llamada investigación contingente en contabilidad de gestión, se centra en analizar tres 17.

(18) grandes factores; el primero: denominado el ajuste entre el sistema contable de gestión y la estructura de la organización (Prazin., y Van de Ven, 1985), quedando demostrado lo que se viene sosteniendo desde un principio en el presente trabajo de investigación, la interdependencia entre estructura empresarial y la gestión contable. En virtud de las ideas anteriores, en el análisis de múltiples contingencias y su impacto en el diseño de la organización, autores como Brownell, (1983); Chenhd y Langfield-Sinilh, (1998). Escobar y Lobo (2001); quienes contribuyeron con la aportación de la teoría contingente al estudio de los sistemas de control en las organizaciones, donde emerge el concepto de ajuste (Drazin & Van de Ven, 1985; Donddson, 2001). En general, el ajuste concierne al alineamiento o congruencia de los componentes de la organización y su impacto en el rendimiento. El argumento central de la teoría contingente es que todos los componentes de una organización deben ajustar bien entre sí para que la organización mejore su rendimiento; lo que significa, que en la empresa ASECON SAS un ajuste necesario en la estructura demanda el replanteamiento de procedimientos, de las relaciones con los clientes y de la sensatez de las políticas que orientan todo el proceso (Pinto, 2002) 7.2. Contabilidad de gestión y estrategia: Avances de la teoría contingente Sobre la base de las consideraciones anteriores, se aclara la categoría de. estrategia; Miles y Snow (1987),. definió la estrategia como un patrón de. decisiones sobre el futuro de la organización, que se realizan cuando se implantan a través de los procesos y estructura de la empresa; según el mencionado autor, la estrategia de las organizaciones pueden clasificarse en un continuo desde defensiva, hasta prospectiva, pasando por un estadio intermedio de los dos extremos que viene a ser las analizadoras y una ausencia total de estrategia describieron el cambio estratégico usando el continuo prospectivodefensivo, así un cambio prospectivo se da cuando la empresa se mueve hacia el. 18.

(19) extremo prospectivo, y un cambio defensivo cuando ésta se mueve hacia el extremo defensivo. Diversos autores han llamado a usar la teoría contingente para el análisis del papel de los SCG en organizaciones que afrontan en cambio estratégico (Abernethy & Brownell, 1999; Chenhall, 2003], resaltando también que es posible comprender mejor el papel del SCG en el cambio estratégico considerando otras teorías o variables organizativas relacionadas con la gestión, como el estilo de liderazgo o el estilo de uso del SCG (Simons, 1995). En este sentido Fiedler (19871) y Kimberley & Hooljberg(2000) demostraron que la emergencia de cualquier estilo de gestión o liderazgo es contingente a la estrategia y entorno en el que la organización opera. Thomas y Ramaswamy [1996] afirmaron que la implantación efectiva de la estrategia en la organización (adaptación a un cambio estratégico) necesita de una alineación con la forma de gestionar y los estilos de evaluación de sus directivos, para evitar un posible conflicto de competencias entre los objetivos de la organización y las decisiones de los directivos. En el mismo sentido se encontró que el uso interactivo del presupuesto mejora el rendimiento de las organizaciones bajo un cambio estratégico; muchos autores analizaron dos modelos de ajustes ya sea por mediación o por moderación, encontrando apoyo para el efecto moderador del estilo de uso del sistema de gestión contable, en la relación entre innovación y rendimiento. En esta línea, Naranjo-Gil y Alvarez-Dardet (2003) analizaron el efecto del uso del sistema de gestión contable, en la implantación de la estrategia centrada en la flexibilidad y en el coste en una muestra estos autores también se apoyaron en el concepto de ajuste tanto en interacción como de sistema y hallaron que el uso interactivo de la información contable de gestión tiene un efecto positivo en la implantación de la estrategia; razón por la cual se viene afirmando que los aspectos de manejo de inventario de la empresa ASECON SAS deben estar mediatizados por una estructura que oriente suficientemente la gestión.. 19.

(20) Las empresas que afrontan un cambio estratégico hacia posiciones más prospectivas, el cual se caracteriza por expandir su conjunto de productos y servicios, es más probable que adopten un estilo de gestión interactivo (opuesto a diagnóstico), el cual enfatiza un control descentralizado, flexible y orientado hacia el cambio y la innovación (Bisbe y Otley, 2004). Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador con el fin de que el cliente obtenga el producto en el momento y lugar adecuado y se asegure un uso correcto del mismo. Es una potente herramienta de marketing que se basa en un conocimiento del cliente, para perfilar las estrategias de mercado hacia su satisfacción; por lo tanto está ampliamente relacionada con otros referentes como fidelización. El servicio al cliente es fundamental para la toma de decisiones; y tiene en cuenta que servicios se ofrecerán para determinar cuáles son los que el cliente demanda, para ello. se deben realizar encuestas periódicas que permitan. identificar los posibles servicios a ofrecer, además se tiene que establecer la importancia que le da el consumidor a cada uno. (Calderón, 2002) De acuerdo con lo anterior se infiere que en el manejo de negocios el comportamiento del cliente es un asunto clave para la proyección del mercadeo. Esa visión empresarial está teniéndose en cuenta cada vez más en el sector educativo, para que las instituciones tengan una organización y manejo funcional. Es importante también, tener en cuenta, qué nivel de servicio se debe ofrecer, después de conocer: qué servicios requieren los clientes, ahora se tiene que detectar la cantidad y calidad que ellos desean, para hacerlo, se puede recurrir a varios elementos, entre ellos; compras por comparación, encuestas periódicas a consumidores, buzones de sugerencias, sistemas de quejas y reclamos. (López 2009) En los dos aspectos anteriores maximizan la oportunidad de conocer los niveles de satisfacción de los clientes, y también conocer en que se está fracasando, para tomar medidas de correcció. 20.

(21) 8. METODOLOGÍA. El área a trabajar será el de inventarios de la empresa anteriormente mencionada, con un tipo de diseño de estudio de caso, el cual para Stake (1998), es el estudio de la particularidad y de la complejidad de un caso singular, para llegar a comprender su actividad en circunstancias concretas. El cual se enfoca en una faceta específica, en esta ocasión, en un proceso o una actividad propia de la empresa ASECOM. El estudio de caso permitirá enfocarse en las particularidades de la empresa ASECOM, detallando sus características, establece una relación causa efecto, para analizar las variables; el estudio de casos permite hacer un análisis detallado de la realidad interna de la empresa (Neiman, 2006). Los fundamentos del paradigma explicativo encuentran en el empirismo y en el realismo, especialmente en el realismo científico y crítico, apunta a explicar las reales, independientes de la conciencia. Sin embargo, se reconoce, en estas escuelas, que el objeto percibido no es una mera reproducción de la realidad, pues en el proceso de conocimiento se combinan la percepción y el pensamiento (Martínez, 2011). Para ello se usaran dos fuentes de recopilación de datos: Primaria: En una primera instancia se recolectara la información necesaria a través de entrevistas con el propietario, para establecer un diagnóstico claro de la misma. Se constituyen en fuentes primarias la observación de clientes, los casos escogidos para estudio, y los resultados de la entrevista a directivos; son también fuentes primarias documentos oficiales de la empresa. Secundaria: Dentro de la información secundaria, se encuentran obtenida con fuentes bibliográficas, páginas de internet, y revisión de artículos concernientes al tema de investigación. 21.

(22) 9. 9.1. DESCRIPCIÓN Y NATURALEZA DE LA ORGANIZACIÓN. RAZÓN SOCIAL DE LA EMPRESA. ASECOM S.A.S., identificada con el NIT. 800.009.407-7. Su actividad principal es el comercio al por menor de computadores, equipos periféricos, programas de informática y equipos de telecomunicación en establecimientos especializados. 9.2. NATURALEZA ASECOM SAS es una empresa de sociedad mercantil cuya finalidad es el. lucro de sus asociados por medio de la comercialización de productos de tecnología, suministro para oficias y servicios de asistencia técnicos a los mismos.. 9.3. MISIÓN Somos una empresa Importadora y comercializadora que ofrece productos. tecnológicos, y de iluminación de última tecnología y excelente calidad, buscando siempre mantener la confianza de nuestros clientes comerciales e Industriales, a través de soluciones optimas y aplicando mejora continua en nuestros procesos, Apoyados en nuestra infraestructura, compromiso y responsabilidad de nuestro talento humano. 9.4. VISIÓN Queremos ser un referente en el mercado, brindando la mayor calidad de. nuestros productos y efectividad de servicio a un precio competitivo, supliendo las necesidades y expectativas de nuestros clientes. De esta manera podemos seguir creciendo, buscando siempre un crecimiento continuo a todos los empleados tanto a nivel profesional como en su calidad de vida para ellos y su familia.. 22.

(23) 9.5. VALORES  Honestidad. Trabajamos con la verdad, coherencia y sinceridad.. Respeto propio, por. nuestros compañeros, clientes y proveedores.  Responsabilidad Cumplimos con los compromisos adquiridos y asumimos las consecuencias de nuestras decisiones.  Efectividad Actuamos con convicción y generamos confianza y credibilidad a nuestros clientes.  Servicio Satisfacemos las necesidades de nuestros clientes.. 23.

(24) 9.6. ORGANIGRAMA. Grafica 1: organigrama de la empresa. ASECOM SAS está conformada por: Gerente General, Contador, Coordinador de compra, Coordinador de Ventas, Coordinador de Servicios Técnicos, Asesores Comerciales, Auxiliar Contable, Técnicos, Mensajero y Conductor ASECOM SAS, se divide básicamente en tres departamentos: Contable, Ventas y Técnico.. 24.

(25) 10 REQUERIMIENTO DE LA ORGANIZACIÓN La empresa Asecom S.A.S, al momento de iniciar las prácticas en el área de contabilidad, la contadora Roxana Raad, solicito que indagara en aquellas falencias que se estaban presentando. en la empresa, las cuales afectan. directamente el funcionamiento de la actividad lucrativa de la empresa.. Las falencias que la empresa necesitaba que investigara son: . Problemas en el software contable de la empresa.. . Descuadres en los inventarios.. . Fallas en la caja menor. . Obsolescencia de los inventarios de tecnología.. . Estancamiento de los desechos tecnológico.. De las problemáticas anteriormente mencionadas, escogí enfocar mi trabajo de grado en los descuadres de inventario, debido a que este problema afecta en mayor proporción al buen funcionamiento de la empresa Asecom S.A.S. ya que los procesos realizados en la empresa se ven obstruidos por la información errada entre los inventarios físicos y los inventarios que están en el sistema.. 25.

(26) 11 INFORMACIÓN DE LA PERSONA DE CONTACTO. Roxana Raad Narváez contadora publica, graduada de la Universidad Del Magdalena,. actualmente desempeña. el puesto de Contador Público en la. empresa ASECOM S.A.S. Sus principales funciones dentro de la empresa son:  Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes notas, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.  Imprimir mensualmente los libros auxiliares  Elaboración de reportes financieros, de ventas y producción para la Gerencia General.  Asesorar a los accionistas en materia crediticia, cuando sea requerido.  Velar porque las notas contables y ajustes con asociados estén debidamente soportados y contabilizados.  Llevar los auxiliares de Proveedores y acreedores conforme a las facturas reales.  Elaboración la nómina servicios y administración.  Revisar los estados de cuenta de los clientes, los descuentos y pagos realizados a la empresa.  Elaborar. notas. contables. de. todo. tipo. (por. depreciaciones,. por. amortizaciones, por ajustes por inflación, por prestaciones sociales, por notas bancarias, etc.)  Revisa y lleva una secuencia del Inventario del sistema/versus físicos mínimo una vez al mes de la compañía.  Supervisa la legalización de Anticipos realizado a trabajadores y contratista de la compañía.. 26.

(27)  Velar por la consecución oportuna de los recursos necesarios y promover la utilización racional de los disponibles.  Avisar a la gerencia cuando sea necesario realizar los depósitos  Coordinar la entrega de información a la gerencia y contabilidad para su debida revisión.. 27.

(28) 12 ACTIVIDADES REALIZADAS (INFORME DE GESTIÓN). 12.1 Observación de las áreas de la empresa Asecom S.A.S es una empresa reconocida y con una amplia trayectoria en la ciudad de Santa Marta, la cual ha presentado durante una serie de periodos falencias que le han causado desequilibrios económicos a la empresa. Al momento de ingresar a la empresa realice una serie de observaciones en los distintos departamentos de la empresa que son: el dpto. de contabilidad, dpto. Comercial y el dpto. Técnico, los cuales tienen sus funciones y personal. Departamento Contable Este departamento está conformado por el contador de la empresa y la auxiliar contable y estas tienen las siguientes funciones: Contador público: debe ser profesional con experiencia mínima de un año, con experiencia en manejo de software contable y Excel avanzado. Le reporta al Gerente, a la Junta Directiva, al Revisor Fiscal, a los accionistas que lo requieran, al Estado en materia impositiva y a los organismos de Control; la cual tiene como funciones dentro de la empresa:  Clasificar, analizar, efectuar los registros. e interpretar la información. financiera de conformidad con el plan de cuentas establecido para Comerciantes.  Llevar los libros mayores de acuerdo con la técnica contable y los auxiliares necesarios, de conformidad con lo establecido por las autoridades.  Preparar y presentar informes sobre la situación financiera de ASECOM SAS que exijan los entes de control y mensualmente entregar al Gerente, un balance de comprobación.  Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal y nacional, a los cuales la sociedad esté obligado.. 28.

(29)  Preparar y certificar los estados financieros de fin de ejercicio con sus correspondientes notas, de conformidad con lo establecido en las normas vigentes.  Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos relacionados con el cargo, así como a toda la organización en materia de control interno.  Revisar. notas. contables. de. todo. tipo. (por. depreciaciones,. por. amortizaciones, por ajustes por inflación, por prestaciones sociales, por notas bancarias, etc.)  Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes de información tanto internas como externas.  Presentar los informes que requiera la Junta Directiva, el Gerente,. el. Revisor Fiscal y los accionistas, en temas de su competencia.  Asesorar a los accionistas en materia crediticia, cuando sea requerido  Las demás que le asignen los Estatutos, reglamentos, normas que rigen para las sociedades comerciales.  Análisis de los flujos de efectivo producidos en la operación del negocio.  Elaboración de reportes financieros, de ventas y producción para la Gerencia General.  Revisar conciliaciones bancarias  Elaborar nomina administrativa y de producción.. Auxiliar Contable: debe ser técnico, tecnólogo, estudiante de contaduría con mínimo 7 semestres cursados o contador profesional, con experiencia laboral mínima de un año, con experiencia en software contables y Excel básico, el cual tiene las siguientes funciones dentro de la empresa: . Contabilizar todas las cuentas de cobro por operaciones o servicios de la compañía.. . Contabilización de nómina producción y administración. 29.

(30) . Revisión de los estados de cuenta de los clientes de la empresa. . Llevar el archivo en forma secuencial de los egresos y recibos de caja con sus respectivos soportes. . Elaborar la conciliación bancaria.. . Contabiliza y revisa las órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, alquileres, cuentas en cursos y otras asignaciones especiales.. . Realiza los descuentos y pagos por bonificaciones mensuales de los clientes directos.. . Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.. . Elaborar notas contables de todo tipo (por depreciaciones, por amortizaciones, por ajustes por inflación, por prestaciones sociales, por notas bancarias, etc.). . Entradas de las facturas para su contabilización y actualización del inventario de la compañía. . Realizar de Anticipos a trabajadores y contratista de la compañía.. . Velar por la consecución oportuna de los recursos necesarios y promover la utilización racional de los disponibles.. . Avisar a la gerencia cuando sea necesario realizar los depósitos.. . Coordinar la entrega de información a la gerencia y contabilidad para su debida revisión.. . Informa a los proveedores sobre la cancelación de las facturas.. Departamento Comercial Este departamento está conformado por el coordinador de compras, coordinador de ventas, asesores de venta interna y externa los cueles tienen las siguientes funciones: 30.

(31) Coordinador de compra: debe ser mínimo un tecnólogo, con experiencia laboral superior a dos años, con alta experiencia en software y Excel, también en los medios de comunicación; sus funciones son las siguientes: . Cotizar mínimo en 3 lugares distintos, buscando el mejor precio para la venta.. . Buscar y mantener los proveedores necesarios para el buen funcionamiento de la empresa.. . Realizar entrada de inventarios.. . Revisar pedidos al momento de ser ingresados a la empresa.. . Revisar el stock de inventario en la empresa y respecto a este realizar pedidos.. . Realizar inventarios mensuales de los productos en bodega.. . Despachar los productos vendidos y que el pedido se envié completo. . Comprar, vigilar y controlar los insumos de papelería, aseo y cafetería, y cualquier otro insumo que necesite la empresa para sus gastos.. . Archivar las facturas traídas por los proveedores. . Archivar garantías de los productos para la venta o utilización de la empresa.. . Mantener los créditos con los proveedores.. . Establece métodos de trabajo, registro y control en el almacén.. . Archiva requisiciones de mercancías, requisiciones de compra, guías de despacho y órdenes de entrega.. . Lleva el control de mercancía despachada contra mercancía en existencia.. . Coordinador de ventas: debe ser mínimo un tecnólogo, con experiencia laboral superior a dos años, con alta experiencia en software y Excel, también en los medios de comunicación; sus funciones son las siguientes: 31.

(32) . Planificar y dirigir la política de la empresa en lo referente a productos, precios, promociones y distribución.. . Diseño de planes a corto, medio y largo plazo, determinando las prioridades y estrategias de los productos de la empresa.. . Acceder a los mercados como meta final en las mejores condiciones de competitividad y rentabilidad.. . Diseñar, planificar elaborar e instaurar los planes de marketing de la empresa.. . Coordinar y controlar el lanzamiento de campañas publicitarias y de promoción.. . Dirigir y supervisar los estudios sobre coberturas, cuotas y distribución.. . Dar soporte al área de ventas en cuanto a estrategias, políticas, canales, publicidad, merchandising.. . Hacer investigaciones comerciales de los productos existentes o nuevos, realizando el estudio de las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de los mismos en el mercado.. . Revisar las ventas mensuales.. . Revisar y organizar las comisiones de los vendedores para ser enviadas al departamento de contabilidad. Vendedores externos e internos: debe ser mínimo un técnicos, con experiencia laboral superior a dos años, con alta experiencia en software y Excel, también en los medios de comunicación; sus funciones son las siguientes:  Vender mínimo hasta la meta asignada (depende del vendedor es la meta.  Realizar cotizaciones y enviarlas a los clientes.  Facturar a los clientes y si estos son por primera vez, exigir Rut y estados financieros del último trimestre si son a créditos.  Visitar clientes nuevos y antiguos para mantener fidelidad. 32.

(33)  Archivar facturas con sus debidos soportes y en las distintas carpetas que sean necesarias.  Realizar las comisiones y pasarlas al coordinador comercial.  Cobrar cartera vencida a los clientes.  Llevar un control de las facturas que se envían a los diferentes clientes.  Controlar, el material reintegrado al almacén central resultado de las devoluciones.  Informe al final del día de las ventas, cambios y/o obsequios de los productos de la empresa que afecten el inventario de productos o almacén.  Verificar el estado de cuenta de los clientes o distribuidores, verificando el cupo y factura vencida.  Tramita las órdenes de compra por parte de los clientes.  Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.  Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. Departamento Técnico Este departamento está conformado por el coordinador del departamento que generalmente es ingeniero de sistemas, técnicos en sistema internos y externo; los cueles tienen las siguientes funciones: Coordinador del departamento técnico: debe ser ingeniero de sistemas, tener mínimo 2 años de experiencia, tener experiencia con softwares y medios de comunicación, amplio conocimiento de los productos tecnologías que se reparan en este departamento; sus funciones son las siguientes:  Solicitar trabajar,. y controlar las entradas de los mantenimientos que se van a determinando. la. secuencia. de. los. mantenimientos,. las. inspecciones y los métodos.  Continuar Búsqueda de proveedores alternativos que puedan suministrar los mismos productos o materias primas en mejores condiciones de plazo, calidad y precio que los actuales. 33.

(34)  Controlar que las áreas de almacenamiento estén limpias y ordenadas para tener un monitoreo y arqueos que aseguren que no existan faltantes de los productos.  Compra, almacenamiento, y stock de los repuesto necesarios para los mantenimientos y garantías, deben ser mínimo dos en existencia por repuesto.  Velar por que se paguen los precios justos por los productos sin que ello desmejore la calidad de los mismos.  Realizar indicadores de gestión que reflejen la situación del área de número de servicios realizados.  Velar por la adecuada realización de inventarios y control de los mismos.  Mantener actualizado el registro de inventarios de equipos recibidos y entregados de cada uno.  Supervisar continuamente al personal a su cargo velando por que cumplan con las normas, procedimientos y reglamentos establecidos por el área.  Responsable de las entradas y solicitud de repuesto, instalación de los mismos y entregas a clientes para facilitar la facturación de los productos terminados.  Verificar diariamente los inventarios físicos, producido y vendido. Y hacer la verificación diariamente, para poder identificar cualquier anomalía.  Suplir con las necesidades propias del área de sistemas como instalaciones de software.  Entregar los informes que necesite la Gerencia  Planear, coordinar y ejecutar el mantenimiento y limpieza de las máquinas de producción y demás activos de la compañía, presentando como mínimo Dos cotizaciones a la compañía.  Cumplir con las Normas de Seguridad e Higiene industrial.  Facilitar todas las herramientas. y elementos necesarios al personal de. mantenimiento 34.

(35)  Organizar la producción ejerciendo un estricto control sobre cada empleado, observando su rendimiento, su gasto de insumos y materiales, su forma de utilización de los recursos, etc. Para tal efecto se realizaran reuniones extraordinarias en las cuales se estudien las falencias y se fortalezcan.  Participar en las pruebas y control de muestras para asegurar que reúnen las condiciones especificadas.  Mantener a la gerencia comunicada acerca de las variaciones en los precios de los insumos y productos.  Supervisa y distribuye las actividades del personal a su cargo.  Supervisa la entrada y salida de materiales y equipos del almacén.  Verifica la codificación y registro de mercancías que ingresa al almacén.  Supervisa la clasificación y organización de la mercancía en el almacén.  Debe tener buena comunicación y relaciones públicas, marketing directo.. Técnico en sistema interno y externo: debe ser mínimo técnico en sistemas, tener mínimo 2 años de experiencia, tener experiencia con softwares y medios de comunicación, amplio conocimiento de los productos tecnológicos que se reparan en este departamento; sus funciones son las siguientes:  Verificar e informar que los equipos recibidos sean. materia de arreglo. cumpla con los requerimientos mínimos para que le producto final tenga la calidad deseada.  Realizar el proceso de diagnóstico del equipo y verificar si el repuesto existe para cotizarlo y pedir aprobación del cliente.  Tiene la capacidad de revisar y asegurar que el equipo quedo en buen estado. y depositarlo. en. el. estante. para. entrega. al. cliente. de. almacenamiento.. 35.

(36)  Tener. conocimiento. sobre. los. estándares. estipulados. por la. organización para la adecuada reparación de los equipos para entregar al cliente.  Tiene la responsabilidad de informar sobre las anomalías de la calidad del material de repuesto en las líneas de mantenimiento.  Las demás inherentes a su cargo. En lo anterior podemos observar las funciones de cada puesto de trabajo dentro de las diferentes áreas de la empresa Asecom S.A.S, donde vemos que tareas debe realizar por mes (generalmente) cada empleado. De esto podemos inferir, si cada departamento está cumpliendo con lo requerido por la empresa. 12.2 Entrevista Se realizaron tres entrevistas en la empresa Asecom S.A.S por área, las cual al Dpto. contable se lo realice a la auxiliar contable Luzela Botello, en el Dpto. técnico a la coordinadora Patricia Jiménez y en el Dpto. comercial a la coordinadora de compra Sthazzy Babilonia, las cuales Dicha entrevista tenía como finalidad el abarcar el tema general de la empresa desde, las preguntas se adecuaron teniendo en cuenta el área de desempeño para asi poder recibir una información nutrida y certera de la empresa.. 12.2.1 Formato de Entrevista PRIMERA ENTREVISTA 1. ¿Cómo controlan el inventario? (Por medio de qué sistema o procedimiento) 2. ¿Cada cuánto se hace un conteo de inventario? 3. ¿Cuándo se hace el conteo de inventarios, siempre se presentan faltantes? ¿Cuánto ha sido el mayor costo de esta o costo promedio? 4. ¿Qué software utilizan?, ¿Quiénes lo manejan?, ¿Este personal cuenta con las capacidades y conocimiento del software? 5. ¿Siempre han utilizado el mismo sistema de control de inventarios? si la 36.

(37) respuesta es No ¿Cómo les iba antes? 6. ¿Cuántas referencias manejan? 7. ¿Se han presentado faltantes a la hora de efectuar una venta O problemas de Stock con largos periodos en el almacén? 8. ¿Han tomado algún tipo de medidas para la realización de cobros a compradores o en los plazos de estos? -Si ¿Qué ha sucedido? -No ¿Por qué? 9. ¿Qué acciones realizan para cubrir la Deuda con los proveedores cuando aún no se ha recibido el pago por parte de los compradores? Tabla No.1 Entrevista Primera al área comercial SEGUNDA ENTREVISTA 1. ¿La empresa dispone de un proceso para controlar el inventario? 2. ¿Existe fallas en el manejo actual de los inventarios? 3. ¿Considera Usted que el inventario de la empresa debe estar debidamente controlado? 4. ¿Conoce Usted cuanto tiempo promedio permanece la mercancía en bodegas desde la compra hasta la venta? 5. ¿Se comprueba en la recepción de la mercancía que la misma sea entregada en su totalidad? 6. ¿Existe un registro de control para la mercancía que ingresa a bodegas? 7. ¿Existe una clasificación y codificación para cada producto? 8. ¿Cuenta la empresa con alguna medida de seguridad para los registros de inventarios? 9. ¿La empresa cuenta con personal capacitado para el manejo de inventarios y control de bodega? 10. ¿A su criterio existen vacíos sobre el control y manejo adecuado de inventarios? 11. ¿Considera Usted que debería haber mayor atención al momento de 37.

(38) realizar compras? 12. ¿La mercancía que no se vende dentro del tiempo estimado, pasa a ser inventario obsoleto? 13. ¿La empresa realiza con frecuencia promociones de los productos obsoletos? 14. ¿La empresa cuenta con un sistema adecuado que permita verificar la existencia del inventario físico y el software de inventarios? 15. ¿La empresa realiza inventarios físicos por lo menos una vez al año? 16. ¿Alguna vez la empresa ha realizado pedidos de mercancía en exceso y esto ha provocado el deterioro de los productos? 17. ¿Considera Usted que se debería controlar con más frecuencia el inventario físico contra el reporte de inventarios que genera el sistema? 18. Según su criterio ¿El stock de mercancía que mantiene la empresa es el adecuado? 19. ¿Cree que están aplicando correctamente los sistemas contables en relación a los inventarios? 20. ¿El sistema de control y gestión de inventarios permitiría reducir costos y ser más eficiente? 21. ¿Considera que es importante que la empresa cuente con un modelo de gestión para el manejo y control de inventarios? Tabla No.2 Entrevista Segunda al área contable TERCERA ENTREVISTA 1. Según su criterio ¿El stock de mercancía que mantiene la empresa es el adecuado? 2. ¿Las fallas en el inventario le han causado problemas al momento de la venta? 3. ¿considera que la empresa realiza las suficientes estrategias de venta (promociones) para mejorar la rotación de inventario? 4. ¿Cree usted que la persona encargada del manejo de la bodega está 38.

(39) capacitada para el manejo de inventario? 5. ¿Los controles de seguridad implementados por la empresa para el almacenamiento de la mercancía son buenos? 6. ¿Existe una clasificación y codificación para cada producto? 7. ¿Considera usted que la codificación de los productos en el sistema ayudan al control de los inventarios? 8. ¿Considera Usted que debería haber mayor atención al momento de realizar compras? 9. ¿La empresa realiza inventarios físicos por lo menos una vez al año? 10. ¿Alguna vez la empresa ha realizado pedidos de mercaderías en exceso y esto ha provocado el deterioro de los productos? 11. ¿Cree que están aplicando correctamente los sistemas contables en relación a los inventarios? Tabla No.3 Entrevista Tercera al área técnico. 12.2.2 Resultados y datos obtenidos El área contable tiene conocimiento de la falencia que se presenta actualmente el sistema de inventario, ya que a pensar de que se cuenta con un sistema de inventario es una de las falencias cruciales dentro de la empresa y al ser una empresa que se dedica a la compra y ventas de productos por lo cual debemos tener un control en los inventarios para poder verificar los faltantes y los sobrantes. Para este departamento se mantienen stocks de mercancía poco óptimos lo cual genera poco control financiero del mismo, teniendo en cuenta la rotación de las ventas y el movimiento de los mismos, esto se ve reflejado en las utilidades de la mercancía ya que, según lo expreso el entrevistado, “en algunas casos ha ocurrido que se espera una mayor rentabilidad en las mercancías” algo que se debe tener en cuenta puesto que es lo primordial en una empresa que 39.

(40) comercializa productos en busca de una rentabilidad de todas sus ventas y movimientos. Actualmente se realizan inventarios físicos por lo menos cuatro veces al año, pero no existe una herramienta que permita verificar el real del inventario físico con el reportado en sistema. En el departamento técnico al igual que en el contable se resalta que el stock de mercancía no es el adecuado para el ejercicio comercial, además de esto existe una disparidad entre lo que hay en existencia y lo que se reporta en el sistema. Mas sin embargo especifico que las compras que se realizan actualmente son las adecuadas para los requerimientos que se presentan actualmente. El entrevistado especifico que “A veces hace falta dar de baja a productos dañados o deteriorados por el tiempo que llevan en bodega.” Lo que genera las inconsistencias en la comparación. El área de compras reporta que cada dos meses se realizan conteo de inventario y que las entradas y salidas de mercancía se ingresas en el sistema contable en el momento que estas se realizan, mas sin embargo “siempre hay faltantes y sobrantes el promedio haciendo comparación de lo faltante con lo sobrante es de $150.000-200.000” como especifico la entrevistada. El software que se maneja actualmente es Trident por todo el personal administrativo (contador, auxiliar contable, gerencia) y personal comercial (coordinadores comerciales y su equipo de trabajo el cual hace las entradas y la facturación) jefe de departamento técnico, todos tienen la capacidad y conocimiento para manejar este sistema. Actualmente se han presentado faltantes a la hora de entregar un pedido de 1 und. en algunas referencias, y con respecto a productos sin rotación escasamente 2 o 3 referencias.. 40.

(41) 12.3 Revisión de Inventarios Existentes. Para conocer el estado actual de los artículos que tienen más de un año en stock, se realizó una revisión uno a uno del porque su permanencia y su compra inicialmente, lo cual genero el siguiente resultado.  Cartucho tinta Epson: Se descontinuo la impresora a la cual se le vendían estos cartuchos, por ende no tuvo más salida.  Impresora XP211: Es de cartucho, por lo tanto su rendimiento es menor y la gente no quiere comprarla.  Repuestos de impresoras: se hicieron pedidos y luego descontinuaron las impresoras y no se han vendido.  Computador todo en 1: No tiene licencia profesional por eso el sector corporativo no lo compra y el sector informal (persona natural) no lo compra porque es muy costoso.  Cámaras: Los clientes prefieren otras cámaras con mejor resolución.  Videobalum (conector de las cámaras): Las conexiones no son RJ45 y esa es la referencia que están usando actualmente.  Parlantes pequeños: El sonido es muy bajo, a pesar de que son económicos nos son atractivos para los clientes.  bombillos. ahorradores. fluorescentes:. Estos. se. reemplazaron. por. iluminación led y las personas no los usan.  Bala de techo (bombillos): son luz cálida y los clientes buscan es luz blanca.  Libros actas de 400 folios: Las empresas que lo pedían lo reemplazaron a libros actas de 200 folios.  Cuadernos 80 hojas: Se compraron muchos porque el cliente que los pedía hacia compras grandes y dejo de comprar, y los actuales piden cuadernos de 100 hojas.. 41.

(42)  Jabón marca familia: las empresas que lo usaban, unas dejaron de comprar y otras prefieren ahora jabón marca Kimberly. Con esto podemos identificar las razones por los cuales se tienen existencia de artículos que no presentan rotación de ventas.. 42.

(43) 13 DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR. La propuesta de una estructura óptima de un plan operativo de control y manejo de los inventarios para la empresa asecom s.a.s de santa marta tendrá en cuenta una serie de recomendaciones que se identificaron teniendo en cuenta en análisis del estado actual de la compañía, estos van encaminados al fortalecimiento del área de inventarios y su integración en la compañía. 13.1 Desarrollar una Política de Inventarios. Es difícil mantener en control el inventario si no sabemos cuál es el objeto de tenerlo, necesitamos desarrollar una política que nos guíe y nos indique si estamos orientados hacia el objetivo correcto. Esta política no es para nada el nivel ni el monto objetivo del inventario, es una guía que nos debe indicar a grandes rasgos la estrategia atrás de mantener stock en el almacén. Tenemos que revisarla al menos de forma semestral para verificar que sigue alineada con los objetivos de la empresa. 13.2 Establecer objetivos agresivos pero realistas. En base a la política, se deben establecer objetivos de inventario agresivo pero alcanzable. Puede utilizar las diferentes metodologías de gestión de inventarios, máximos y mínimos, punto de re-orden, buffer, etc., etc. Todos los componentes del inventario deben de tener un valor numérico y deben de estar incluidos en el plan general de inventarios, cuando un componente sale de control afecta a todos los demás, es recomendable manejar tolerancias y rangos para cada componente. Es importante tener claramente definidos los límites y tolerancias del inventario ideal, este será la base de comparación mes a mes con el inventario real, del análisis de los gaps podremos establecer el plan de trabajo para el siguiente mes. 43.

(44) 13.3 Alianzas con los proveedores. En la mayoría de los casos algún impacto importante se puede minimizar con la ayuda de los proveedores, establezca alianzas con ellos, trátelos bien y sea justo, no sabe cuándo va a necesitar de ellos. Es recomendable entender la cadena de los principales proveedores y sobre todo de los materiales que más impactan el nivel del inventario y/o la disponibilidad del material; de esta manera se pueden generar planes de acción de emergencia factibles que no impacten los objetivos de negocio del proveedor y que sean de ejecución rápida. Trabaje en su network de proveedores, desarróllelos y comparta con ellos no solo los problemas sino también el reconocimiento. Siempre estar en control es la premisa. 13.4 Claridad en las responsabilidades El inventario tiene un solo responsable, usted. Sin embargo es una parte esencial de la cadena que no tiene razón de ser por sí solo, es una herramienta de ayuda al proceso de conversión, a la distribución, a la venta, etc. Es importante comunicar y explicar a todas las áreas involucradas, los diferentes impactos en el inventario a raíz de ciertas acciones tomadas y/o cambios efectuados. No se trata de evadir responsabilidades ni de echar la pelotita a otra área, el responsable sigue siendo usted, solo que es mejor ir acompañado que solo en esta aventura. 13.5 Cuantificar todo. La herramienta más útil y efectiva es la de tener cuantificado todos los efectos en términos entendibles para todo mundo, es decir: en dinero. Es muy difícil dar una perspectiva adecuada si esta no está cuantificada en términos de impacto económico, ya sea cuanto se va a incrementar en dinero -. 44.

(45) cash invertido- el nivel del inventario o cuánto va a ser el impacto en costo o pérdida de ventas por no tener los materiales o productos disponibles. Se debe trabajar muy de cerca y en armonía con su contraparte financiera, le será de mucha ayuda y a la hora de presentar los impactos le ayudara a tener una perspectiva más adecuada de negocio, claro, desde el punto de vista financiero. 13.6 Información confiable. El mejor plan, la mejor propuesta, una operación eficiente o la mejor estrategia se van a la basura si la información utilizada en el proceso no es confiable y está plagada de errores. Establezca procesos y controles que le aseguren siempre tener información confiable, validada y veraz. Desgraciadamente es muy común, impactar el inventario y generar perdidas por tomar decisiones basadas en información errónea. Conozca sus controles, domínelos y entiéndalos y haga que los números le digan "algo" con solo verlos. No de las cosas por sentadas, verifique la información, valide las fuentes y mantenga cifras de control, analice la situación por diferentes vías y caminos, si es válida llegara al mismo resultado por diferentes caminos. 13.7 Control, control y control. El inventario es un ente dinámico que cambia a cada instante. No se puede dejar de monitorear en todo momento. Establezca los parámetros y frecuencias de monitoreo, cuando una situación impacta al inventario, entre más rápido se detecte menor es el impacto y más rápida la solución. Debe de cuidarse de no sobre controlar, es el principal y más rápido camino para salirse de control. No se trata de diseñar interminables y complicados controles, se trata de desarrollar pocos pero efectivos, la clave está en ser disciplinado y realizar los monitoreos cada vez que lo marca el control.. 45.

(46) 13.8 Comparar y replicar Siempre debe estar analizando los niveles e impactos en el inventario, por muy buenos controles y procesos estos siempre pueden mejorar. Se deben buscar nuevos métodos, analizar nuevas tendencias, conocer que hacen los demás y trabajar en conjunto con su área de compras y replique lo que pueda aportar una mejora. Estos puntos tratados se tendrán en cuenta y desarrollaron en el plan de acción que especificara los pasos del plan de control de inventarios de la empresa.. 46.

(47) 14 DIAGNOSTICO (SITUACIÓN ENCONTRADA). 14.1 IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS. Para identificar las variables es necesario conocer los procesos y procedimientos que involucran al área de manejo de mercancía. La empresa cuenta con un amplio portafolio de productos comercializados por lo que le da la posibilidad de abarcar un amplio mercado, algunos de estos productos los relacionamos a continuación: EL DEPARTAMENTO DE VENTAS, maneja las siguientes líneas: Productos tecnológicos como lo son computadores, Impresoras, Scanner, Video proyectores, Cámaras,. Accesorios, Suministros y Repuestos:. Trabaja con representaciones de las más reconocidas marcas en el mercado como son:  COMPUTADORES: HP-COMPAQ, Toshiba, IBM, SONY, Acer, DELL, Lenovo, Ensamblados;  IMPRESORAS, MULTIFUNCIONALES, SCANERS : Samsung, Epson, Hewlett Packard, Lexmark,. Xerox, Zebra (etiquetadora,. carnetizacion, manilas, etc.)  MONITORES: Samsung, HP, LG, AOC;  UPS Y REGULADORES: Apc, Tripplite, Forza, Qpcom, Quest;  REDES/INALAMBRICA: Trendnet, D-LINK, LYNKSYS, 3Com, Cisco, QPcom, Quest, AMP;  VIDEOPROYECTORES Y CAMARAS DE VIDEO Y DIGITALES: Epson, Sony, Hewlett Packard, Kodak;  SOFTWARE,. somos. representantes. de. Microsoft,. Antivirus. KASPERSKY, Symantec, McAffe, entre otras;  PARTES y REPUESTOS: Para Equipos, Impresoras, UPS;. 47.

(48)  Maneja una amplia gama de suministros que va desde tintas, toners, cintas, CD / DVD´s, Memorias USB, hasta UPS y reguladores.  Nueva. Linea. PLANTAS. TELEFONICAS. Y. TELEFONOS. PANASONIC  Nueva Linea CIRCUITO CERRADO DE TELEVISION: CCTV  Nueva Linea SONIDO: Polk Audio, Speakercraft, JL Audio, Denon  Nueva Linea SILLAS, ESCRITORIOS  Nueva Linea TABLEROS DIGITALES También las líneas de papelería y aseo institucional para oficinas, con representaciones de las más reconocidas marcas en el mercado como son:  Scott  Norma  Legis  Keepermate  Familia  Kimberly-clark. EL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS TÉCNICOS, ofrece soporte en el área de sistemas en los siguientes aspectos:  Diagnóstico  Reparación  Mantenimiento Preventivo/Correctivo de equipos de computación  Mantenimiento Preventivo/Correctivo de UPS y sistemas de regulación  Instalación de Partes  Instalación de Software  Instalación de Cableado para Red  Instalación y Configuración de redes Inalámbricas 48.

(49)  Configuración de equipos  Contratos anuales de servicios  Centro Autorizado de EPSON DE COLOMBIA  Centro Autorizado de SAMSUNG Electronics Colombia S.A.  Canal de Distribución de HEWLETT PACKARD-COMPAQ. Al momento de realizar una venta ésta se realiza sin tener en cuenta si hay o no existencias de dicho producto ya que la política de la empresa apunta a no perder ninguna venta por lo cual debe haber disponibilidad de los productos en todo momento, y dicho requerimiento debe salir en el menor tiempo posible.. Grafica 2: Flujograma para la toma de pedidos. 49.

(50) Cuando llega el pedido se revisa el stock de mercancía con el fin de suplir la demanda existente, si no existe unidades del producto se procede a hacer un pedido al proveedor para que pueda llegar en el menor tiempo posible y responderle con un buen servicio al cliente. Cabe destacar que en este proceso los registros son escasos lo cual genera en ocasiones desorden en las compras y en el control de inventarios. La bodega se encarga puntualmente de recibir los requerimientos de mercancía y entregar los necesarios de acuerdo con la demanda registrada por lo cual se observa que es necesario mantener unas condiciones óptimas en la bodega para que su proceso sea eficiente por lo cual se deben velar por el almacenamiento adecuado de la mercancía. En este momento Asecom S.A.S cuenta con un software contable llamado TRIDENT, el cual es usado por las distintas áreas de la empresa de acuerdo a las necesidades de cada una, y el personal de esta debe poseer la capacidad y conocimientos para realizar sus actividades en él, pero en los últimos periodos se ha visto un desajuste con relación al inventario actual, ya que han usado mal los códigos al momento de facturar, es decir, usaron el código de un producto para facturar otro. Desde otro punto, los inventarios se ven afectados por no poseer una política que les permita actuar sobre aquellos productos que llevan mucho tiempo en la empresa (más de 1 año) y los cuales por ser productos tecnológicos se han ido absolutizando, evitando así que el cliente no quiera comprarlo y generándole perdidas a la empresa en sus estados financieros. En este orden de idea el sistema no está siendo usado en óptimas condiciones, lo que genera un resultado no real del inventario que presenta la compañía, generando un tiempo de respuesta corto para la entrega de mercancía que repercute en un mal servicio al cliente.. 50.

(51) 14.2 ESTADO ACTUAL DEL PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO. Programación de. inventarios: en Asecom se debe realizar el inventario. mínimo 4 veces al año, lo cual está generando discrepancia en la realización de los estos, ya que las personas entrevistadas por áreas no coinciden con los tiempos de realización, para esto las gerencia debe estipular fechas específicas para los inventarios y que el personal tenga total conocimiento de esto. Inconsistencias en los inventarios: las actividades realizadas para la control de inventario están teniendo falencias, debido a que al momento de verificar el sistema siguen teniendo faltantes y sobrantes; para esto el área contable junto con la persona responsable de inventario deben realizar los ajustes necesarios en el sistema para que puedan coincidir lo físico y lo que está en el programa contable. Stock de mercancía: En los departamentos se resalta que el stock de mercancía no es el adecuado para el ejercicio comercial, sin embargo especifico que las compras que se realizan actualmente son las adecuadas para los requerimientos que se presentan actualmente; Asecom debe enfocarse en realizar actividades que le permitan vender los productos que tiene estancados en el almacén y poder abastecerse de la mercancía que tiene más rotación y el cual es su fuerte. Rentabilidad en la empresa: El stocks de mercancía es poco óptimos lo cual genera poco control financiero del mismo, teniendo en cuenta la rotación de las ventas y el movimiento de los mismos, esto se ve reflejado en las utilidades de la mercancía ya que, según lo expreso el entrevistado, “en algunas casos ha ocurrido que se espera una mayor rentabilidad en las mercancías” algo que se debe tener en cuenta puesto que es lo primordial en una empresa que comercializa productos en busca de una rentabilidad de todas sus ventas y movimientos, para esto Asecom debe realizar estrategias que les permita disminuir los costos y gastos al momento de realizar las compras con el fin de aumentar la rentabilidad de sus productos. 51.

(52) Control de las áreas: las codificaciones de la mercancía en el sistema contable tienen falencias, debido a que hay muchos códigos para el mismo producto, y también los inventarios están categorizado por bodegas en el software y muchas veces al momento de facturar escogen la bodega mal y es donde se generan inconsistencias; para esto se deben implementar capacitaciones donde establezcan el funcionamiento al momento de facturar para que no se generen estos errores y el área contable debe tomar medidas para unificar los códigos que se repiten.. 52.

(53) 14.3 PLAN DE ACCIÓN Teniendo en cuenta el diagnostico que se realizo a la empresa y el proceso de recolección de datos se espeficica a continuación el plan estretagico de control y revisión de inventario que se debe aplicar para con ello mejorar los procesos internos y asi propender por un optimo en servicio al cliente. Para ello se tendra en cuenta el siguiente flujo de trabajo que especifica a grandes rasgos los pasos que se llevaran a cada en cada actividad.. Grafica 3: flujograma de plan de acción 14.3.1 Poner el sistema en marcha El plan estratégico tiene como finalidad sentar las bases de procesos en la empresa para llevar una revisión y control de inventario optima, para esto el 53.