Diseño e implementación de un sistema de gestión de contratos para la empresa rutas de Lima en la ciudad de Lima 2018

(1)

Facultad de Ingeniería

Carrera de Ingeniería de Sistemas e Informática

“Diseño e Implementación de un

Sistema de Gestión de Contratos para la

empresa Rutas de Lima en la Ciudad de

Lima - 201

8 ”

Autor: Luis José Irigoyen Peña

Para obtener el Título Profesional de Ingeniero(a) de

Sistemas e Informática

Asesor: Ing. Pedro Molina Velarde

(2)

DEDICATORIA

A mi familia, que me apoyaron todos los días para

(3)

RESUMEN

En el presente trabajo se expuso una soluci

ó

n software desarrollada en una plataforma

web por el problema del deficiente manejo de contratos dentro de el

á

rea de Finanzas de

una organizaci

ó

n de construcci

ó

n. En los primeros cap

í

tulos se expuso un resumen de la

problem

á

tica del

á

rea, el marco te

ó

rico como explicaci

ó

n de la soluci

ó

n y finalmente la

(4)

Contenido

DEDICATORIA ... 2

RESUMEN ... 3

INDICE DE FIGURAS ... 7

INDICE DE TABLAS ... 10

INTRODUCCION ... 12

CAPITULO 1 ... 13

ASPECTOS GENERALES ... 13

1.1. Definici

ó

n del Problema ... 13

1.1.1. Descripci

ó

n del Problema... 13

1.2. Definici

ó

n de objetivos ... 19

1.2.1. Objetivo general ... 19

1.2.2. Objetivos espec

í

ficos ... 19

1.3. Alcances y limitaciones ... 19

1.4. Justificaci

ó

n ... 21

1.5. Estado del Arte ... 22

1.5.1. Introducci

ó

n ... 22

1.5.2. Objetivos de la revisi

ó

n del Estado del Arte. ... 22

1.5.3. Productos comerciales y no comerciales para resolver el problema. ... 23

CAPITULO 2 ... 26

MARCO TE

Ó

RICO ... 26

2.1. Fundamento te

ó

rico ... 26

2.1.1. Gesti

ó

n de Contratos ... 26

2.1.2. Proceso Unificado de Rational ... 29

2.1.3. UML ... 30

2.1.4. PMBOK ... 31

2.1.5. PHP ... 34

2.1.6. Patr

ó

n de arquitectura de software Modelo

–

vista

–

controlador (MVC) 35

2.1.7. SQL ... 36

2.2. Estructura de Descomposici

ó

n del Trabajo

–

EDT ... 37

2.2. Gesti

ó

n de la calidad ... 39

2.4. Gesti

ó

n de recursos humanos ... 40

2.5. Gesti

ó

n de las comunicaciones ... 42

(5)

2.7. Gesti

ó

n del Tiempo ... 46

CAPITULO 3 ... 51

DESARROLLO DE LA SOLUCION ... 51

3.1. Requerimientos ... 51

3.1.1. Requerimientos Funcionales... 51

3.1.2. Requerimientos no funcionales ... 63

3.2. Actores del Negocio ... 65

3.2.1. Diagrama de actores del negocio ... 65

3.2.2. Descripci

ó

n actores de negocio. ... 66

3.3. Actores del Sistema ... 67

3.3.1. Diagrama de actores del sistema ... 67

3.3.2. Descripci

ó

n actores del sistema... 67

3.4. Diagramas de caso de uso de Negocio ... 69

3.4.1. Diagramas de Caso de uso de negocio Nuevo contrato ... 69

3.4.2. Diagrama de Caso de uso de Negocio Adendas ... 70

3.4.3. Diagrama de Caso de uso de negocio Anticipo... 71

3.4.3. Diagrama de caso de uso Mediciones ... 73

3.4.5. Diagrama de caso de uso solicitar registros hist

ó

ricos... 74

3.5. Diagrama de casos de uso de sistema ... 75

3.5.1. Creaci

ó

n de nuevo contrato ... 75

3.5.2. Registro de Adendas ... 80

3.5.3. Registro de Anticipos ... 84

3.5.4. Medici

ó

n de avance ... 88

3.5.5. Hist

ó

ricos ... 93

3.5.6. Mantenimiento ... 98

3.6. Diagrama de actividades ... 104

3.6.1. Registro nuevo contrato ... 104

3.6.2. Medici

ó

n de contratos ... 105

3.6.3. Anticipos ... 106

3.6.4. Adendas ... 107

3.7. Diagramas de Secuencia ... 108

3.7.1. Diagrama de secuencia Nuevo Contrato ... 108

3.7.2. Diagrama de secuencia aprobar contrato ... 109

(6)

3.7.4. Diagrama de secuencia aprobar nueva adenda. ... 111

3.7.5. Diagrama de secuencia Nuevo anticipo ... 112

3.7.6. Diagrama de secuencia Aprobar anticipo... 113

3.7.7. Diagrama de secuencia Crear medici

ó

n ... 114

3.7.8. Diagrama de secuencia aprobar medici

ó

n... 115

3.8. Diagrama de Componentes ... 116

3.9. Diagrama Vista de despliegue ... 117

3.10. Modelo F

í

sico de datos ... 118

3.10.1. Diagrama de clases ... 118

3.10.2. Especificaci

ó

n de clases del sistema ... 119

CAPITULO 4 ... 128

RESULTADOS ... 128

4.1. Resultados ... 128

4.2. Presupuesto ... 135

4.2.1 Flujo de Caja ... 135

4.2.2. An

á

lisis de Retorno ... 138

4.2.3. Cuadro de C

á

lculo del VAN y TIR del Sistema. ... 140

CONCLUSIONES ... 141

BIBLIOGRAF

Í

AS ... 143

ANEXOS ... 144

(7)

INDICE DE FIGURAS

Ilustración 1 Diagrama del Árbol: Causa – Problema central - Efecto ... 17

Ilustración 2 Procesos de la gestión de contratos según PMBOK ... 28

Ilustración 3 Elementos clave de IBM RUP ... 30

.Ilustración 4 Ejemplo código introductorio - PHP ... 34

Ilustración 5 Modelo - vista - controlador ... 35

Ilustración 6 SQL Managment Studio. ... 36

Ilustración 7 Diagrama de Estructura de Descomposición del Trabajo ... 37

Ilustración 8 EDT de la Gestión del proyecto ... 38

Ilustración 9 Organigrama de la empresa ... 40

Ilustración 10 EDT Organigrama del proyecto ... 41

Ilustración 11 Diagrama de Gantt del Proyecto, vista macro. ... 50

Ilustración 12 Diagrama de actores de negocio ... 65

Ilustración 13 Diagrama de actores del sistema ... 67

Ilustración 14 Caso de uso de negocio - Nuevo contrato ... 69

Ilustración 15 Caso de uso de negocio - Adenda... 70

Ilustración 16 Caso de uso de negocio - Anticipo ... 71

Ilustración 17 Caso de uso de negocio - Mediciones ... 73

Ilustración 18 Caso de uso de negocio - Solicitar registros históricos ... 74

Ilustración 19 Caso de uso de sistema - Nuevo contrato ... 75

Ilustración 20 Caso de uso de sistema - Registro de adendas ... 80

Ilustración 21 Caso de uso de sistema - Registro de anticipos ... 84

Ilustración 22 Caso de uso de sistema - Medición de Avance ... 88

Ilustración 23 Caso de uso de sistema - Históricos ... 93

(8)

Ilustración 25 Diagrama de actividad Registro nuevo contrato ... 104

Ilustración 26 Diagrama de actividad - Medición de contratos ... 105

Ilustración 27 Diagrama de actividad - Anticipos ... 106

Ilustración 28 Diagrama de actividad - Adendas... 107

Ilustración 29 Diagrama de secuencia - Nuevo contrato ... 108

Ilustración 30 Diagrama de secuencia - Aprobar contrato ... 109

Ilustración 31 Diagrama de secuencia - Nueva adenda ... 110

Ilustración 32 Diagrama de secuencia - Nueva Adenda ... 111

Ilustración 33 Diagrama de secuencia - Nuevo Anticipo ... 112

Ilustración 34 Diagrama de secuencia - Aprobar anticipo ... 113

Ilustración 35 Diagrama de secuencia - Crear medición ... 114

Ilustración 36 Diagrama de secuencia - Aprobar medición ... 115

Ilustración 37 Diagrama de componentes ... 116

Ilustración 38 Diagrama vista de despliegue ... 117

Ilustración 39 Diagrama de clases ... 118

Ilustración 40 Diseño interfaz de Login ... 121

Ilustración 41 Diseño de interfaz de inicio ... 121

Ilustración 42 Diseño de interfaz - Módulo de contratos ... 122

Ilustración 43 Diseño interfaz - Nuevo contrato ... 122

Ilustración 44 Diseño interfaz - Aprobar contrato ... 123

Ilustración 45 Diseño interfaz - Editar contrato ... 123

Ilustración 46 Diseño interfaz - Registrar medición ... 124

Ilustración 47 Diseño interfaz - Adenda de agregar ítems ... 124

Ilustración 48 Diseño interfaz - Adenda de cerrar ítem ... 125

(9)

Ilustración 50 Diseño Interfaz cerrar ítems ... 126

Ilustración 51 Diseño interfaz - Nuevo anticipo ... 126

Ilustración 52 Diseño interfaz - Buscar contratos históricos ... 127

Ilustración 53 Amigabilidad del sistema ... 128

Ilustración 54 Eficiencia de sistema ... 129

Ilustración 55 Demora aprobación contratos anteriormente... 129

Ilustración 56 Demora aprobación de contratos actual ... 130

Ilustración 57 Demora búsqueda archivos anteriormente ... 130

Ilustración 58 Demora actual búsqueda contratos ... 131

Ilustración 59 Demora boletín de medición ... 131

Ilustración 60 Demora actual boletín de medición ... 132

Ilustración 61 Demora generación email para aprobación ... 132

Ilustración 62Demora actual email aprobación ... 133

Ilustración 63 Demora evaluación aprobación ... 133

Ilustración 64 Demora evaluación aprobación actual... 134

(10)

INDICE DE TABLAS

Tabla 1 Árbol de problemas causa - efecto ... 18

Tabla 2 Ciclo de Vida de Proyectos según PMBOK ... 33

Tabla 3 Gestión de las comunicaciones ... 42

Tabla 4 Gestión de los riesgos ... 44

Tabla 5 - Cronograma de gestión de tiempos del proyecto ... 46

Tabla 6 Requerimientos funcionales ... 51

Tabla 7 Requerimientos no funcionales ... 63

Tabla 8 Descripción actores de negocio ... 66

Tabla 9 Descripción actores del sistema... 67

Tabla 10 Descripción Caso de uso de negocio - Nuevo contrato ... 69

Tabla 11 Descripción Caso de uso de negocio - Adendas ... 70

Tabla 12 Descripción caso de uso de negocio - Anticipos ... 72

Tabla 13 Descripción caso de uso de negocio - Mediciones ... 73

Tabla 14 Descripción caso de uso Históricos ... 75

Tabla 15 Descripción Caso de uso sistema - 001 Agregar ítems detalle ... 76

Tabla 16 Descripción Caso de uso sistema - 002 Asociar OC base ... 77

Tabla 17 Descripción Caso de uso sistema - 003 Adjuntar documentos legales

necesarios... 78

Tabla 18 Descripción Caso de uso sistema - 004 Enviar contrato a aprobación ... 78

Tabla 19 Descripción Caso de uso sistema - 005 Aprobar nuevo contrato ... 79

Tabla 20 Descripción Caso de uso sistema - 006 Seleccionar tipo de adenda y editar

ítems ... 80

(11)

Tabla 22 Descripción Caso de uso sistema – 008 Asociar OC base Adendas ... 82

Tabla 23 Descripción Caso de uso sistema - 009 Enviar adenda a aprobación... 83

Tabla 24 Descripción Caso de uso sistema - 010 Aprobar nueva adenda ... 83

Tabla 25 Descripción Caso de uso sistema - 011 Ingresar anticipo ... 85

Tabla 26 Descripción Caso de uso sistema - 024 Adjuntar sustento requisitos anticipo 86

Tabla 27 Descripción Caso de uso sistema - 013 Enviar flujo aprobación anticipo ... 86

Tabla 28 Descripción Caso de uso sistema - 014 Aprobar nuevo anticipo ... 87

Tabla 29 Descripción Caso de uso sistema - 015 Seleccionar ítems e ingresar avance . 88

Tabla 30 Descripción Caso de uso sistema - 016 Adjuntar sustento requisitos

mediciones ... 89

Tabla 31 Descripción Caso de uso sistema - 017 Enviar flujo aprobación medición .... 90

Tabla 32 Descripción Caso de uso sistema - 018 Aprobar nueva medición ... 90

Tabla 33 Descripción Caso de uso sistema - 019 Generar boletín de avance PDF ... 91

Tabla 34 Descripción Caso de uso sistema - 020 Buscar contratos ... 93

Tabla 35 Descripción Caso de uso sistema - 021 Buscar contratos por OC ... 94

Tabla 36 Descripción Caso de uso sistema - 022 Buscar contratos por fecha ... 95

Tabla 37 Descripción Caso de uso sistema – 023 Buscar contratos por proveedor ... 96

Tabla 38 Descripción Caso de uso sistema - 024 Buscar contratos por servicio ... 97

Tabla 39 Descripción Caso de uso sistema - 025 Crear usuario ... 98

Tabla 40 Descripción Caso de uso sistema - 026 ... 99

Tabla 41 Descripción Caso de uso sistema - 027 Eliminar usuarios ... 100

Tabla 42 Descripción Caso de uso sistema - 028 Crear perfil... 101

Tabla 43 Descripción Caso de uso sistema - 029 Eliminar perfil ... 101

(12)

INTRODUCCION

En varios proyectos en los que estamos involucrados se da de manera habitual la

situaci

ó

n en la que se debe acceder a compras externas, de todo tipo de materiales,

cat

á

logos comerciales y hasta subproyectos completos, hechos a medida, que

encargamos a otra empresa u organizaci

ó

n. En este contexto, se llama

“

Gesti

ó

n de

Contratos, adquisiciones y compras

”

a los procesos de trabajo para la adquisici

ó

n de los

servicios, productos o cualquier resultado necesario para el desarrollo del Proyecto, as

í

como los de gesti

ó

n de esos contratos.

En general una mala gesti

ó

n de Contratos conlleva sin lugar a duda a una mala gesti

ó

n

de Proyectos y a la no finalizaci

ó

n de estos, y por consiguiente al desprestigio de la

empresa y a p

é

rdidas econ

ó

micas que pueden ser irreparables.

En el presente proyecto se evalu

ó

una soluci

ó

n para este problema: un sistema

inform

á

tico desarrollado en una plataforma web, la cual como se ver

á

en los cap

í

tulos

posteriores soluciona los problemas generales que pueden estar impl

í

citos en la gesti

ó

n

de proyectos en general y en espec

í

fico de las propias de una empresa del sector

(13)

CAPITULO 1

ASPECTOS GENERALES

1.1. Definici

ó

n del Problema

A continuaci

ó

n, se revisar

á

la descripci

ó

n de los problemas a solucionar y de

c

ó

mo se lleg

ó

a sintetizar el problema central.

1.1.1. Descripci

ó

n del Problema

La Concesionaria Rutas de Lima es una empresa contratista que se encarga sobre

todo de ejecuci

ó

n de proyectos de construcci

ó

n. Por ejemplo, actualmente est

á

ejecutando el proyecto vial llamado V

í

as Nuevas de Lima concesionado por la

Municipalidad de Lima que comprende entre otras cosas el mantenimiento y

supervisi

ó

n de las siguientes v

í

as:

• En la Panamericana Sur se maneja cerca de 55 kil

ó

metros, desde la

avenida Javier Prado finalizando en el Puente Pucusana.

• En la Panamericana Norte se manejan alrededor de 30 Kil

ó

metros, desde

la avenida Habich finalizando en Anc

ó

n.

• Rutas de Lima ejecutar

á

19 kil

ó

metros en la avenida Ramiro Prial

é

finalizando en el Puente Los

Á

ngeles. Actualmente esta v

í

a cuenta con 10

(14)

Las funciones de la empresa como concesionaria son:

• Mantenimiento de las rutas concesionadas.

• Construcci

ó

n de obras establecidas en el contrato.

Para la gesti

ó

n de estas obras la empresa subcontrata proveedores y contratistas

especializados para el avance de

í

tems espec

í

ficos durante y despu

é

s de la

finalizaci

ó

n de una obra como la contrataci

ó

n de empresas especialistas en la

construcci

ó

n de pistas, aceras, estructuraci

ó

n de ca

ñ

er

í

as y drenaje p

ú

blico

subterr

á

neo, estructuraci

ó

n de sistema el

é

ctrico; debe gestionar la provisi

ó

n de

materia prima para el avance de todo esto, maquinaria pesada y similar.

Tambi

é

n debe gestionar la contrataci

ó

n de personal para seguridad de obras,

elementos de acabado de obra, y hasta la contrataci

ó

n de personal para asistencia

en caso de emergencias para personal de la obra. En el caso de la finalizaci

ó

n de

una obra debe subcontratar empresas para la atenci

ó

n de emergencias en las v

í

as

concesionadas entre otras responsabilidades.

El v

í

nculo con estos contratistas se establece por un determinado tiempo, y

puede ser por uno o varios

í

tems diferentes. Se adelanta un pago como anticipos

al inicio de los proyectos y durante el tiempo del v

í

nculo se realizan los pagos

pendientes seg

ú

n entrega de

í

tems por parte del subcontratista, los cuales se

miden en tiempo por servicio brindado o finalizaci

ó

n de la implementaci

ó

n de

un servicio en un tramo determinado. Esto se verifica con mediciones de avance

(15)

El dimensionamiento del

á

rea de gesti

ó

n de contratos es el siguiente:

• Cantidad de personal involucrado y responsable directamente en la gestión

de contratos a la vez: 5 – 10.

• Cantidad de Contratos Activos: 80 -100.

• Cantidad de Ítems por Contrato: 10 -100.

Los anticipos de contratos, cierre de contratos, adici

ó

n de sub-

í

tems, adendas, reportes y

boletines, registro hist

ó

rico, registro contable de facturaci

ó

n y notas de cr

é

dito, y el

flujo de autorizaciones se manejan con archivos en Excel, en repositorios en carpetas

compartidas y correos electr

ó

nicos. No existe integraci

ó

n l

ó

gica ni integridad de datos.

Formulaci

ó

n del Problema

Para establecer una soluci

ó

n viable a las incidencias presentes en el

á

rea de contratos de

la empresa lo que debemos realizar es establecer correctamente el problema que se el

proyecto estima resolver, ante todo, mostrando en necesidades no satisfechas,

oportunidades no aprovechadas o similares. Se recomienda que no se exprese como la

inexistencia de la soluci

ó

n, porque eso dejar

í

a sin otras alternativas para la evaluaci

ó

n

de an

á

lisis. No ser

í

a correcto por ejemplo establecer el problema siguiente:

"Insuficiencia de equipos de c

ó

mputo en el

á

rea de ventas de la organizaci

ó

n", ya que

los equipos son una alternativa de soluci

ó

n a un problema distinto, que puede ser:

"limitado acceso de la informaci

ó

n de los usuarios del

á

rea de ventas de la

organizaci

ó

n". (Valencia, 2002)

Se usa el diagrama del

á

rbol de Efecto y Causa para poder expresar con claridad las

(16)

coherentemente los efectos aparentes de

é

ste y correlacionarlos con las causas

expresadas anteriormente. Este an

á

lisis de problema detallado permite posteriormente

establecer si las soluciones posteriores a implementar guardan relaci

ó

n con las causas y

los efectos del problema al cual se intenta dar soluci

ó

n y permite entender si

é

sta fue la

mejor soluci

ó

n a implementar, ya que al no hacerlo la soluci

ó

n puede perder sentido y

(17)

Ilustración 1

Diagrama del

Á

rbol: Causa

–

Problema central - Efecto

Fuente: Elaboraci

ó

n Propia

Efectos

Problema

Causas

Deficiente gestión de contratos y subcontratos en

la empresa Rutas de Lima.

Registro manual de contratos

Seguimento manual de avance de

contratos Solicitud manual de

aprobaciones para modificaciones de

contratos

Retraso en tiempo de ejecución de proyectos

por malas mediciones Pérdida de

información histórica de contratos

Pagos duplicados o no efectuados a proveedores por malas

mediciones

Demora en aprobación de órdenes lo que

genera retraso Sobrecostos Inesperados

al finalizar el proyecto por modificaciones mal

planteadas y no aprobadas Reportes

(18)

Tabla 1 Árbol de problemas causa - efecto

Problema

Deficiente gestión de contratos y subcontratos en la empresa Rutas de Lima

Causas

Efectos

1.- Registro manual de contratos.

- Pérdida de información de detalles de

contratos.

- Inconsistencia de información, detalles

ingresados con duplicados o con error.

2.- Solicitud manual de aprobaciones

para creación, modificación y cierre de

contratos y sus ítems.

- Demora en la aprobación de contratos e

ítems.

- Desestimación de modificación de

contratos por gerencia luego de la

ejecución de estos, lo que genera retrasos

y pérdidas importantes.

3.- Seguimiento manual de avance de

contratos.

- Reportes inconsistentes debido a errores

de ingreso de mediciones.

- Culminación retrasada de proyectos

debido a malas mediciones de avance y

rectificación de éstas.

(19)

1.2. Definici

ó

n de objetivos

Se va a proceder a definirir los objetivos generales y específicos a los que se

busca llegar con la solución a desarrollar.

1.2.1. Objetivo general

• Automatizar y mejorar los procesos del área de Contratos y subcontratos

para la empresa Rutas de Lima con la implementación de un Sistema de uso

web.

1.2.2. Objetivos espec

í

ficos

• Definir los procesos de creación, modificación y cierre de contratos y

mediciones de avance, además del registro de adendas y anticipos en el área

de gestión de contratos dentro de un sistema web.

• Formular un flujo de aprobación dentro de la gestión de contratos que

permita mantener e incrementar la eficiencia del sistema a desarrollar el cual

abarque y mejora el flujo de aprobación actual el cual por su naturaleza

ralentiza.

• Implementar una base de datos accesibles de manera permanente e integra de

los contratos y subcontratos mantenidos entre la empresa Rutas de Lima y

sus proveedores, la cual servirá a modo de historial para los usuarios de los

módulos de subcontratos que sirva de consulta y para l generación y reportes

de boletines de los avances y culminaciones de los contratos y subcontratos.

1.3. Alcances y limitaciones

El sistema se plantea para contemplar el desarrollo de los siguientes

(20)

Las funcionalidades requeridas por el sistema son:

o

Registro de contratos

o

Mediciones de contratos por ítem

o

Adendas de contratos

o

Anticipos de contratos

o

Cierre de contratos

o

Reportes

o

Flujo de autorización.

o

Acceso a históricos.

Los siguientes puntos no están considerados dentro del alcance del proyecto:

o

Llenado del script para la carga de la información histórica: la

información histórica que se cargará al repositorio será suministrada

por los usuarios del sistema en un archivo Excel según las

especificaciones a definir para por medio de un script cargarse esta

información histórica en los registros de la base de datos del nuevo

(21)

1.4. Justificaci

ó

n

Con esta soluci

ó

n se propone un Sistema inform

á

tico desarrollado con tecnolog

í

as web

para el manejo de contratos en la empresa Rutas de Lima que propone cubrir las

deficiencias del sistema usado anteriormente y de las actividades llevadas de manera

f

í

sica que no est

á

n contempladas en este sistema.

Por esto los usuarios del

á

rea de Gesti

ó

n de contratos podr

á

n realizar una creaci

ó

n de

subcontratos e

í

tems de medici

ó

n, anticipo de contratos y el respectivo cierre de cada

uno de manera confiable, autom

á

tica e interconectada lo cual reducir

á

costos en tiempo

y evitar

á

p

é

rdidas generadas por las deficiencias del sistema actual haciendo tambi

é

n

que todas estas modificaciones se realicen con la aprobaci

ó

n requerida.

Este sistema tambi

é

n permitir

á

acceso a registros hist

ó

ricos en un m

ó

dulo centralizado

con acceso restringido para los usuarios a fin de aumentar la confiabilidad de la

informaci

ó

n y permitir evaluar indicadores de desempe

ñ

o de los contratistas con

respecto a los contratos llevados lo cual permitir

á

mejorar la toma de decisiones.

Por lo tanto, se justifica esta soluci

ó

n ya que permitir

á

realizar una completo manejo

administrativo y t

é

cnica de la gesti

ó

n de contratos, lo cual permitir

á

controlar hitos y

cumplimiento de objetivos en los contratos, permitir

á

tener la informaci

ó

n centralizada

de manera confiable y agilizar

á

los procesos con mejoras en la automatizaci

ó

n de

(22)

1.5. Estado del Arte

1.5.1. Introducci

ó

n

El problema presentado en este proyecto es la poco eficiente manejo de

informaci

ó

n referente a los procesos de Gesti

ó

n de contratos con el actual

sistema inform

á

tico y con otros de los procedimientos externos a este sistema

desarrollados actualmente en el

á

rea de gesti

ó

n de contratos como la

automatizaci

ó

n del flujo de aprobaci

ó

n. En la actualidad existen ya varias

soluciones propuestas comerciales que se ofrecen en el mercado. Dentro de estas

soluciones muchas son empresas de habla inglesa las cuales han adaptado sus

soluciones para pa

í

ses latinoamericanos entre otras. Estas soluciones presentan

puntos a favor y en contra para las necesidades del

á

rea de contratos de la

empresa en la cual se va a implementar la soluci

ó

n.

1.5.2. Objetivos de la revisi

ó

n del Estado del Arte.

El objetivo de esta secci

ó

n es revisar la lista de soluciones que se han brindado

con respecto a los procesos de gesti

ó

n de contratos en Per

ú

y en diferentes

lugares del mundo, al ser parte fundamental de los procesos log

í

sticos y

financieros de cualquier empresa ya se han desarrollado varias propuestas de

(23)

1.5.3. Productos comerciales y no comerciales para resolver el problema.

1.5.3.1. Xerox

Es un conjunto de soluciones para la administraci

ó

n de contratos brindada

por la empresa Xerox Corporation con sede en los Estados Unidos y filiar en

varios pa

í

ses de Latinoam

é

rica, incluidos Per

ú

.

Ofrece opciones de acceso a b

ú

squeda instant

á

nea y segura desde cualquier

ubicaci

ó

n. Ofrece tambi

é

n notificaciones autom

á

ticas antes de la renovaci

ó

n

o caducidad de este. Estima que, al eliminar el costo de duplicaciones y

transporte de documentos con su software, queda en mejores condiciones

para encontrar equilibrio entre los costos y el cumplimiento, mientras

garantiza la f

á

cil respuesta a las solicitudes de informaci

ó

n. (Xerox, 2018)

Las soluciones de Xerox ofrecen:

• Acelerar la revisión y aprobación de contratos con escaneado, flujo

de trabajo y firmas digitales.

• Administrar fácilmente los contratos en borrador y las revisiones

• Bloquear documentos y plantillas de contratos maestros para

cumplimiento y mantenimiento de registros

• Realizar seguimientos de auditorías de cada ciclo de revisión y

aprobación

• Capturar y administrar contratos que ingresan a la organización de

distintos orígenes, como correo postal, correo electrónico, fax y otras

fuentes electrónicas

• Desarrollar rápidamente un archivo de contratos indexados que sea

(24)

• Administre de manera proactiva la renovación de contratos. (Xerox,

2018)

1.5.3.2. Comforce Contract Management

Es un software de Gesti

ó

n, Administraci

ó

n y Alertas de Contratos que seg

ú

n

sus desarrolladores permite administrarlos de manera r

á

pida y sencilla.

La empresa desarrolladora del software opera en Colombia, Chile,

Argentina, Ecuador, M

é

xico de manera directa, y manifiesta tener acceso a

cualquier pa

í

s de Latinoam

é

rica. (Conforce, 2014)

Entre las funcionalidades ofrecidas muestra:

• Creación de contratos modelo.

• Gestión de Fechas, hitos y vencimiento de contratos.

• Administración de tareas en los contratos.

• Registro de Siniestros y reclamaciones en contratos.

• Administración de usuarios y perfiles de acceso.

• Reportes de Gestión de Contratos.

(25)

1.5.3.3. Maximize

La empresa Imagen con sede en Chile brinda una plataforma multiusuario y

multiadministrador que integra en sus m

ó

dulos varios servicios para la

genti

ó

n de los sistemas relacionados a la contrataci

ó

n de servicios con

proveedores. (Imagen, 2016)

Entre las funcionalidades ofrecidas muestra:

• Gestión de contratos con clientes basado en indicadores (KPI’s).

• Módulo de programación y control de cumplimiento del presupuesto.

• Programación y control de ingreso de información de identificación

de las partidas en las que se divide un contrato.

• Módulo de ingreso periódico de índice de reajuste correspondiente a

cada segmento y también a las módulos de trabajo y esfuerzo

factibles en cada una de ellos.

• Módulo de reportes generados en pantalla y exportados en Excel

derivados en los valores acumulados en calcular los desvíos.

(Imagen, 2016).

1.5.3.4. CTAIMACAE

La empresa CTAIMACAE brinda un software de coordinaci

ó

n empresarial

llamado Ctaimacae.NET, dentro del cual se puede usar el m

ó

dulo de gesti

ó

n

de contratos que a

ñ

ade adem

á

s un sistema de gesti

ó

n de contratistas.

(Ctaima, 2018)

Este software est

á

disponible en varios idiomas y la empresa brinda

asesoramiento de expertos para resolver las dudas que puedan presentarse

(26)

CAPITULO 2

MARCO TE

Ó

RICO

2.1. Fundamento te

ó

rico

2.1.1. Gesti

ó

n de Contratos

Se puede definir como el proceso encargado del inicio, aplicaci

ó

n y manejo de

contratos para aumentar el rendimiento operativo de una empresa, a la vez que

se minimiza la posibilidad de p

é

rdidas econ

ó

micas en los proyectos. Las

empresas necesitan cada vez m

á

s disminuir los costos y aumentar de manera

significativa la eficiencia de la organizaci

ó

n. El manejo de contratos resulta ser

un proceso comercial demasiado lento, lo que presenta la necesidad de

implementar un sistema eficaz y automatizado. (Exact, 2018)

Los contratos se dividen en etapas para organizar los esfuerzos y estructurar los

procesos. Las etapas son las siguientes:

-

Solicitudes iniciales. El proceso de gestión de contratos comienza

identificando los contratos y los documentos pertinentes para respaldar el

propósito de este.

-

Autoría del contrato. Escribir un contrato a mano es una actividad que

consume mucho tiempo, pero a través del uso de sistemas automatizados

de administración, el proceso puede volverse bastante simplificado.

-

Negociando el contrato. Al finalizar la redacción del contrato, los

trabajadores deben comparar versiones y observar cualquier discrepancia

(27)

-

Aprobación del contrato. La instancia en la que se producen la mayoría

de los obstáculos es durante la aprobación por parte de la administración.

Los usuarios pueden combatir esto de forma preventiva mediante la

creación de flujos de trabajo personalizados, que incluyen aprobaciones

paralelas y en serie para que las decisiones se muevan a un ritmo rápido.

-

Ejecución del contrato. La ejecución del contrato permite a los usuarios

controlar y acortar el proceso de firma mediante el uso de la firma

electrónica y el soporte de fax.

-

Gestión de las obligaciones. Esto requiere un gran manejo de proyectos

para garantizar que las partes interesadas cumplan con los entregables y

que el valor del contrato no se deteriore a lo largo de sus primeras fases

de crecimiento.

-

Revisiones y enmiendas. Reunir todos los documentos pertinentes a la

redacción inicial del contrato es una tarea difícil. Cuando se encuentran

elementos que se pasan por alto, deben existir sistemas para enmendar el

contrato original.

-

Auditoría e informes. La gestión de contratos no implica simplemente

redactar un contrato y luego introducirlo en el archivador sin pensarlo

dos veces. Las auditorías son importantes para determinar el

cumplimiento de ambas organizaciones con los términos del acuerdo y

cualquier posible problema que pueda surgir.

-

Renovación. El uso de métodos manuales a menudo puede dar como

resultado la pérdida de oportunidades de renovación y de ingresos

(28)

identificar oportunidades de renovación y crear nuevos contratos. (Exact,

2018)

Ilustración 2

Procesos de la gesti

ó

n de contratos seg

ú

n PMBOK

(29)

2.1.2. Proceso Unificado de Rational

El profeso unificado de Rational ofrece las mejores pr

á

cticas comprobadas para

el proceso de desarrollo de sistemas de software. Le permite seleccionar e

implementar solo los componentes de procesamiento que se necesitar

í

a para

cada etapa dentro del proyecto. (IBM, 2004)

Tambi

é

n se puede definir como un proceso de desarrollo iterativo de software

basado en el riesgo. RUP incorpora la gesti

ó

n est

á

ndar de la industria y los

m

é

todos, t

é

cnicas para proporcionar un proceso de ingenier

í

a de software

especialmente adecuado para crear y mantener soluciones de sistemas de

software basadas en componentes. RUP comunica roles, actividades y artefactos

organizados por flujos de trabajo de procesos que gu

í

an a los equipos de

proyecto a trav

é

s de disciplinas de ingenier

í

a de software bajo el

á

mbito de las

fases operativas de negocio y los hitos de toma de decisiones. (IBM, What is

(30)

Ilustración 3

Elementos clave de IBM RUP

Fuente: (IBM, What is RUP?, 2018)

2.1.3. UML

Se usa UML para la especificaci

ó

n, visualizaci

ó

n, construcci

ó

n y

documentaci

ó

n de artefactos dentro de un sistema. Detalla decisiones y

especificaciones sobre los sistemas que se van a implementar. (Rumbaugh,

Jacobson, & Booch, 2000)

Las principales

á

reas y vistas de UML implementadas son las siguientes: En el

á

rea Estructural del proyecto se defini

ó

como vista est

á

tica el diagrama de clases

del proyecto. Dentro de esta se deben definir conceptos como los de las

asociaciones, generalizaciones, dependencias y otros. Como vista de casos de

(31)

conceptos entre otros los actores, las asociaciones, las extensiones, inclusiones y

otros. Dentro de la vista de implementaci

ó

n se definen los diagramas de

componentes y dentro de la vista de despliegue se muestra el diagrama de

despliegue.

En el

á

rea din

á

mica se define la vista de m

á

quina de estados donde se muestra el

diagrama de actividad, dentro de las vistas de interacci

ó

n se definen los

diagramas de secuencia y colaboraci

ó

n. Dentro de la vista de gesti

ó

n del modelo

se definen los diagramas de paquete y modelo.

2.1.4. PMBOK

El PMBOK o Gu

í

a del PMBOK

®

es un conjunto de buenas pr

á

cticas que brindan

un vocabulario estandarizado para una correcta direcci

ó

n de proyectos. Este

conjunto de buenas pr

á

cticas brindan una terminolog

í

a com

ú

n y profesional en un

conjunto de l

é

xicos que permiten ser usados de manera consistente por los

distintos miembros o interesados dentro de un proyecto y especialmente dentro de

los roles de gesti

ó

n de estos. (Project Management Institute, 2013)

Se puede entender como gesti

ó

n de proyectos a la aplicaci

ó

n de varios paradigmas

relacionados a las actividades del proyecto para poder finalizar con

é

ste. El

PMBOK define 47 procesos dentro de la gesti

ó

n de proyectos establecidos dentro

de 5 grande grupos de procesos que podemos definir como:

• Inicio,

• Planificaci

ó

n,

(32)

• Monitoreo y Control, y

• Cierre. (Project Management Institute, 2013)

Para dirigir un proyecto se debe establecer lo siguiente:

• Identificación de requisitos funcionales y no funcionales para el proyecto.

• Rervisión de las diversos impaces que podrían presentar los interesados en la durante

el proyecto;

• implementar un sistema de comunicaciones que mantengan la naturaleza colaborativa

entre los miembros del equipo;

• Manejar a todos los interesados para que mantengan el interés en el proyecto y se

puedan cumplir los hitos del mismo.

• Mantener un equilibrio entre las siguientes restricciones de la gestión del proyecto

que son:

○ El alcance,

○ La calidad,

○ El cronograma,

○ El presupuesto,

○ Los recursos y

○ Los riesgos. (Project Management Institute, 2013)

En este proyecto se consideraron los cinco grupos de procesos definidos por el

(33)

calidad, manejo del tiempo, manejo del presupuesto, el manejo de recursos y el

manejo de riesgos que present

ó

el proyecto.

Tabla 2 Ciclo de Vida de Proyectos según PMBOK

Método

Características

Como se

ejecuta

Objetivos

Predictivo

Fijos

Se ejecutan una

vez y en

secuencia

Se debe establecer que

el proyecto se debe

ejecutar con el alcance

establecido con los

tiempos y el costo

Iterativo

Dinámicos

Las actividades

se podrían

repetir a partir

de la

finalización de

cada iteración

Se debe garantizar la

entrega de productos

finales sin errores y

como los requirió el

cliente

Incremental

Son dinámicos y

se descubren en

el transcurso del

proyecto

Se realizan una

vez en cada

iteración

Rapidez en la entrega y

disponibilidad de el

producto final en poco

tiempo aún sin estar

finalizado.

(34)

2.1.5. PHP

PHP es un acr

ó

nimo de Hypertext Preprocessor que describe a un lenguaje de

c

ó

digo de programaci

ó

n con predisposici

ó

n a ser usado para el desarrollo web.

(Bakken, 2002)

El paradigma de aplicaci

ó

n de PHP a diferencia de otros lenguajes se viene

mostrando como en lugar de mostrar secciones en HTML dentro de varios

comandos lo que aplica PHP e HTML con c

ó

digos incrustados en

é

ste que

ejecutan la acci

ó

n. (Bakken, 2002)

.

Ilustración 4 Ejemplo código introductorio - PHP

(35)

2.1.6. Patr

ó

n de arquitectura de software Modelo

–

vista

–

controlador

(MVC)

MVC se describe como la arquitectura de software que intenta dividir el

procesamiento de negocio y los datos para un sistema de las interfaces para su

representaci

ó

n y de los m

ó

dulos encargados de gestionar los eventos y

comunicaciones entre las partes.

Este modelo propone el dise

ñ

o de tres componentes distintos e independientes

en la aplicaci

ó

n y en el sistema: el modelo, la vista y el controlador para que por

una parte se definan el procesamiento y carga de la data, y conjuntamente pero

dividida expl

í

citamente todo lo que interviene con la interacci

ó

n directa con el

usuario final. En este tipo de patr

ó

n de arquitectura de software se toma como

premisa la reutilizaci

ó

n del c

ó

digo de desarrollo para la implantaci

ó

n del

sistema y la separaci

ó

n de conceptos con lo cual se busca facilitar el desarrollo

de

é

stas y su posterior mantenimiento de manera pr

á

ctica. (Leff & Rayfield, 4-7

Sept. 2001)

Ilustración 5 Modelo - vista - controlador

Fuente: Elaboración propia

CONTROLADOR VISTA

MODELO

USUARIO Muestra

(36)

2.1.7. SQL

Ya que en el proyecto se definir

á

n tablas y bases de datos utilizando Lenguaje de

consultas estructurado (SQL) se proceder

á

a definir el mismo:

É

ste lenguaje de consulta estructurado soporta la gesti

ó

n de una base de datos

establecida como relacional y el manejo de data dentro de

é

sta. (Opper & Sheldon,

2009)

Ilustración 6 SQL Managment Studio.

(37)

2.2.Estructura de Descomposici

ó

n del Trabajo

–

EDT

A continuación, se detalla el diagrama de Estructura de descomposición del trabajo del Proyecto.

Ilustración 7 Diagrama de Estructura de Descomposición del Trabajo

(38)

WBS Gestión del Proyecto

Ilustración 8 EDT de la Gestión del proyecto

(39)

2.2.Gesti

ó

n de la calidad

A continuación, se detallan la consideración de calidad que se tiene en el proyecto sobre los

siguientes puntos en relación al costo y al beneficio.

Tabla 2 Gestión de la calidad

COSTO BENEFICIO CALIDAD

SOTFWARE ALTO MUY ALTO MUY

ALTO

ANALISIS DEL NEGOCIO

ALTO MUY ALTO MUY

ALTO

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN

MUY DE SOFTWARE

MEDIO MEDIO MEDIO

DISEÑO GESTIÓN INFORMACIÓN

ALTO MUY ALTO ALTO

CORRECCIÓN ERRORES DISEÑO

MEDIO ALTO ALTO

ALINEAMIENTO DE LA

PROGRAMACIÒN CON LOS DISEÑOS ESTABLECIDOS DE FUNCIONAMIENTO EN EL ANÀLISIS

MEDIO ALTO ALTO

EJECUCIÓN DE PRUEBAS DE SOFTWARE

MEDIO ALTO MEDIO

MANTENIMIENTO DE SOFTWARE

ALTO ALTO ALTO

(40)

2.4. Gesti

ó

n de recursos humanos

I) GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS

Ilustración 9 Organigrama de la empresa

(41)

Organigrama Proyecto e involucrados.

Ilustración 10 EDT Organigrama del proyecto

(42)

2.5. Gesti

ó

n de las comunicaciones

Tabla 3 Gestión de las comunicaciones

Tipo de

Comunicación

Finalidad de la

Comunicación

Canal Frecuencia Audiencia Encargado Entregable

Final

Reunión

Inicio del Proyecto

Se hace una

introducción al

equipo, se presentan al cliente el team, se discuten los aspectos legales del proyecto.

Físico 1 vez Equipo de

Proyecto, Involucrados del proyecto.

Jefe de

Planificación

Introducción

sobre el alcance del proyecto al equipo.

Discusión y

desarrollo de soluciones para el proyecto.

Físico 1 vez Jefe de

Agendas, Actas de Reuniones

Reunión de

Estado del Proyecto

Verificar estado del Proyecto con el equipo.

Reporte del Proyecto

Generar un reporte de el estado del Proyecto, verificar

funcionalidades, actividades, progresos, costo y puntos clave.

Físico Mensual Jefe de

(43)

Reunión de

finalización

de entregables

Presentaciones de entregables a clientes.

Físico Fin de ciclo Jefes de

Proyecto,

team, Dueño

del producto

Jefe de Proyecto.

Acta de

reunión,

Informe de seguimiento. Entregables acordados por entregable.

Reunión

diaria de equipo de proyecto

Facilitar la

colaboración,

coordinación y

transparencia

Físico Diario Equipo de

Proyecto

Gestor de proyectos

Actualizaciones pendientes por persona.

(44)

2.6. Gesti

ó

n de los riesgos

Se ha determinado los principales eventos que podr

í

an tener un efecto no deseado en

al menos un objetivo del proyecto:

Tabla 4 Gestión de los riesgos

Riesgo Probabilidad Impacto Estrategia

Problemas en las finanzas de la

organización

Baja Alto Hacer presente a la

empresa el beneficio final que puede retribuirse al llevar a cabo el proyecto hasta

su finalización. Usuario final solicita

modificación de requerimientos

Medio Medio Anticiparse a los

cambios requeridos por el usuario. Tiempo de

finalización insuficiente

Alto Medio Utilización de

herramientas que faciliten el desarrollo

y elaboración de software como las

herramientas de desarrollo de software

asistida por inteligencia artificial.

Èsto reducirá el tiempo y el costo que

podría tomar el proyecto Desastre natural que

indisponga tanto a los miembros del equipo

como al hardware.

Baja Alto Al ser el sistema

hospedado en un servidor virtualizado

no habría problema con esto. Para el recurso humano, se

contrataría nuevo personal.

(45)

(46)

2.7. Gesti

ó

n del Tiempo

A continuación, se presenta la gestión del tiempo del proyecto:

Tabla 5 - Cronograma de gestión de tiempos del proyecto

EDT Nombre de tarea Duración Comienzo Fin

1

Diseño e Implementación de un sistema

de Gestión de Contratos y Subcontratos

en la empresa Rutas de Lima

(47)

(48)

(49)

1.5.2.3 Desarrollar Modulo Nuevo

Subcontrato 3 días mar 12/03/19 jue 14/03/19

1.5.2.4 Desarrollar módulo Adendas 3 días vie 15/03/19 mar 19/03/19

1.5.2.5 Desarrollar Módulo anticipos 3 días mié 20/03/19 vie 22/03/19

1.5.2.6 Desarrollar módulo cierre 2 días lun 25/03/19 mar 26/03/19

1.5.2.1 Implementar interfases de usuarios 2 días mié 27/03/19 jue 28/03/19

1.5.2.7 Acta de Entrega de módulos

desarrollados 1 día vie 29/03/19 vie 29/03/19

1.6 Pruebas 20 días mié 03/04/19 mar 30/04/19

1.6.1 Documento de casos de pruebas

funcionales 2 días mié 03/04/19 jue 04/04/19

1.6.1.1 Determinar los casos de pruebas

funcionales 2 días mié 03/04/19 jue 04/04/19

1.6.2 Cronograma de pruebas 2 días jue 04/04/19 vie 05/04/19

1.6.2.1 Elaborar cronograma de pruebas 2 días jue 04/04/19 vie 05/04/19

1.6.3 Informe de Pruebas 17 días lun 08/04/19 mar 30/04/19

1.6.3.1 Probar funcionalidades del sistema 17 días lun 08/04/19 mar 30/04/19

1.6.3.2 Aprobar pruebas 1 día? lun 08/04/19 lun 08/04/19

(50)

Ilustración 11 Diagrama de Gantt del Proyecto, vista macro.

(51)

CAPITULO 3

DESARROLLO DE LA SOLUCION

3.1. Requerimientos

3.1.1. Requerimientos Funcionales

A continuación, se detallan los requerimientos funcionales del proyecto.

Tabla 6 Requerimientos funcionales

N.º Nombre

RF01 _{Loguear al usuario}

Versión 1.0

Dependencia Ninguna

Descripción El sistema debe permitir al usuario poder ingresar al sistema

usando un usuario y contraseña

Importancia Importante

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

Proceso de Negocio Sistema de contratos

Comentarios _Ninguno

RF02 Módulo de registro nuevos contratos

Versión 1.0

Dependencia Ninguna

Descripción Se debe poder ingresar nuevos contratos y enviarlos a

aprobación antes de registrarlos, con los detalles establecidos.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

Proceso de Negocio Creación de subcontratos

Comentarios Ninguno

RF03 Editar detalle contratos registrados e ingresados.

Versión 1.0

Dependencia RF02

Descripción Se debe poder editar el detalle de los contratos registrados e

ingresados para correcciones o cambios luego de su creación.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

(52)

Comentarios Ninguno

RF04 Enviar a flujo de aprobación contratos antes de

registrarlos

Versión 1.0

Dependencia RF02

Descripción

Los contratos ingresados deben aprobarse por el encargado del

área de Finanzas antes de registrarse finalmente, para poder

corregirse en caso de tener ítems no válidos. Se debe enviar vía

email y en el sistema una alerta al usuario aprobador para

solicitarle su atención.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

Comentarios Ninguno

RF05 Enviar notificación vía email con el detalle de los contratos

aprobados

Versión 1.0

Dependencia RF02

Descripción Luego de aprobar un contrato le debe llegar un email a los _{involucrados (}_á_{rea de finanzas,}_á_{rea de contabilidad) de que se} ha aprobado el registro del contrato.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

RF06 Gestionar Proveedores

Versión 1.0

Dependencia RF02

Descripción Se necesita permitir al analista de contratos poder registrar y

modificar datos asociados a ellos.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

RF07 _{Listar Proveedores registrados}

Versión 1.0

(53)

Descripción El usuario debe poder listar los proveedores y buscarlos antes de ingresarlos en el detalle de los contratos

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

Comentarios Ninguno

RF08 El correlativo de los contratos debe ser automático.

Versión 1.0

Dependencia RF02

Descripción Al Ingresar contratos éstos deben tener

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

Comentarios Ninguno

RF09 Gestionar Ítems de servicios

Versión 1.0

Dependencia RF02

Descripción _{Se debe poder ingresar, editar y eliminar los}_í_{tems de servicios}

que pueden brindar los proveedores en los contratos.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

RF10 Listar Ítems de servicio

Versión 1.0

Dependencia RF02

Descripción El usuario debe poder listar los Ítems de servicio para poder

registrarlos en el nuevo contrato.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

Comentarios Ninguno

RF11 _{Listar periodicidad para multas}

Versión 1.0

(54)

Descripción La periodicidad para multas debe poder seleccionarse s_{las opciones: Diaria, semanal, quincenal, mensual y bimensual}ólo de para facilitar el registro de contratos.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

RF12 Adjunto de anexos para soporte creación del subcontrato.

Versión 1.0

Dependencia RF02

Descripción _{En el ingreso de subcontratos se debe poder adjuntar anexos en}

formato .doc, .jpg y .pdf que sustenten su creación.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

RF13 Definición tipo contabilización multas

Versión 1.0

Dependencia RF02

Descripción Al ingresar un nuevo contrato se debe poder seleccionar con _{solo entre contabilizaci}_ó_{n Neta y contabilizaci}_ó_{n bruta del} valor total del contrato para las multas.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

Comentarios Ninguno

RF14 Definición estado actual contrato

Versión 1.0

Dependencia RF02

Descripción Al ingresar contratos se debe poder seleccionar s_{opciones de estado actual de contrato: Activo, bloqueado y}ólo entre 3 cerrado, para facilitar el ingreso de contratos.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

(55)

Comentarios Ninguno

RF15 Listar Moneda contabilización

Versión 1.0

Dependencia RF02

Descripción Al ingresar nuevos contratos se debe poder seleccionar sólo

entre dos opciones: Soles o Dólares.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

RF16 Listar UA Administración

Versión 1.0

Dependencia RF02

Descripción Al ingresar nuevos contratos se debe poder seleccionar sólo

entre las unidades administrativas definidas.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

RF17 Gestionar UA Administración

Versión 1.0

Dependencia RF02

Descripción

El usuario administrador y el analista de contratos debe poder listar, modificar e ingresar las Unidades administrativas predefinidas a requerir para ingresarlas en un nuevo registro de contratos.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

Comentarios Ninguno

RF18 Módulo de registro nuevo anticipo

Versión 1.0

Dependencia Ninguna

Descripción Se debe poder contar con un m_creaci_ó_{n de registros, el cual solicite los detalles ya}ódulo individual para la establecidos.

(56)

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

Proceso de Negocio Creación de anticipos

RF19 Listar contratos en módulo registro de anticipos

Versión 1.0

Dependencia RF18

Descripción Se debe poder listar los contratos activos para poder

relacionarlos de manera rápida al anticipo.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

RF20 Listar Ítems de servicio contratos para registro nuevo

anticipo

Versión 1.0

Dependencia RF18

Descripción Se debe poder listar los _{asociarlos al anticipo registrado y facilitar el ingreso del}ítems del contrato seleccionado para mismo.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

Comentarios Ninguno

RF21 Enviar a flujo de aprobación Anticipos ingresados

Versión 1.0

Dependencia RF18

Descripción

Al ingresar un nuevo anticipo éstos deben enviarse a un flujo

de aprobación antes de registrarse finalmente. El usuario

aprobador es el encargado del área de finanzas.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

RF22 Enviar notificación vía email con el detalle de los anticipos

aprobados

Versión 1.0

(57)

Descripción Luego de aprobar un contrato le debe llegar un email a los _{involucrados (}_á_{rea de finanzas,}_á_{rea de contabilidad) de que se} ha aprobado el registro del anticipo

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

RF23 Edición anticipos registrados

Versión 1.0

Dependencia RF18

Descripción

Dentro del módulo de anticipos, debe existir un formulario

para la búsqueda por contratos de anticipos, para poder realizar

ediciones y cierres. Estas ediciones deben pasar por el flujo de

aprobación.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

Comentarios Ninguno

RF24 Módulo de adendas

Versión 1.0

Dependencia RF02

Descripción

Se debe contar con un módulo independiente para ingreso de

ingreso de adendas, dentro del cual se debe poder ubicar formularios de ingresar adenda, editar adenda, cerrar adenda y aprobar adenda.

Urgencia Inmediata

Estado Aprobado

Estabilidad Alta

Proceso de Negocio Creación de Adendas

Comentarios Ninguno

RF25 Enviar a flujo de aprobación adendas ingresados

Versión 1.0

Dependencia RF18

Descripción

Al ingresar una nueva adenda ésta debe enviarse a un flujo de

aprobación con una alerta vía email antes de registrarse

finalmente. El usuario aprobador es el encargado del área de

finanzas.