PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO DE LA CIPOL

(1)

CONTRALORIA INTERNA DEL PODER LEGISLATIVO

PROCEDIMIENTOS DE TRABAJO DE LA CIPOL

O

BJETIVOS

,

REFERENCIAS NORMATIVAS

, L

INEAMIENTOS

Y ACTIVIDADES

M

ANUAL DE

P

ROCEDIMIENTOS DE LA

C

ONTRALORÍA

I

NTERNA

Enero de 2007

(2)

CONTENIDO

CONTENIDO. ______________________________________________________________________2 PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DEL FONDO REVOLVENTE __________________________4 Hoja de Control de Emisión y Revisión _______________________________________________5 1. OBJETIVO. ___________________________________________________________________6 2. ALCANCE.____________________________________________________________________6 3. REFERENCIAS NORMATIVAS. _________________________________________________6 4. DEFINICIONES. _______________________________________________________________7 5. DESARROLLO. _______________________________________________________________9 5.1. LINEAMIENTOS._____________________________________________________________9 5.2. DIAGRAMA DE FLUJO. _______________________________________________________11 5.3. ACTIVIDADES._____________________________________________________________13 PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍA INTERNA _______________________________________15 Hoja de Control de Emisión y Revisión ______________________________________________16 1. OBJETIVO. __________________________________________________________________17 2. ALCANCE.___________________________________________________________________17 3. REFERENCIAS NORMATIVAS. ________________________________________________17 4. DEFINICIONES. ______________________________________________________________19 5. DESARROLLO. ______________________________________________________________19 5.1. LINEAMIENTOS.____________________________________________________________19 5.2. DIAGRAMA DE FLUJO _______________________________________________________22 5.3. ACTIVIDADES._____________________________________________________________26 PROCEDIMIENTO DE BAJA DEFINITIVA DE BIENES MUEBLES (DONACIONES Y

DESECHO) _______________________________________________________________________30 Hoja de Control de Emisión y Revisión ______________________________________________31 1. OBJETIVO. __________________________________________________________________32 2. ALCANCE.___________________________________________________________________32 3. REFERENCIAS NORMATIVAS. ________________________________________________32 4. DEFINICIONES. ______________________________________________________________33 5. DESARROLLO. ______________________________________________________________34 5.1. LINEAMIENTOS.____________________________________________________________34 5.2. DIAGRAMA DE FLUJO. _______________________________________________________35 5.3. ACTIVIDADES._____________________________________________________________36 PROCEDIMIENTO DE ENTREGA - RECEPCIÓN DE LOS SERVIDORES PÚBLICOS _____38 Hoja de Control de Emisión y Revisión ______________________________________________39 1. OBJETIVO. __________________________________________________________________40 2. ALCANCE.___________________________________________________________________40 3. REFERENCIAS NORMATIVAS. ________________________________________________40 4. DEFINICIONES. ______________________________________________________________41 5. DESARROLLO. ______________________________________________________________42 5.1. LINEAMIENTOS.____________________________________________________________42

(3)

5.2. DIAGRAMA DE FLUJO. _______________________________________________________43 5.3. ACTIVIDADES._____________________________________________________________44 PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO DE ALMACÉN__________________________________46 Hoja de Control de Emisión y Revisión ______________________________________________47 1. OBJETIVO. __________________________________________________________________48 2. ALCANCE.___________________________________________________________________48 3. REFERENCIAS NORMATIVAS. ________________________________________________48 4. DEFINICIONES. ______________________________________________________________49 5. DESARROLLO. ______________________________________________________________50 5.1. LINEAMIENTOS.____________________________________________________________50 5.2. DIAGRAMA DE FLUJO. _______________________________________________________51 5.3. ACTIVIDADES._____________________________________________________________53 PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN DE LAS PARTIDAS DE GASTO DE LOS GRUPOS

PARLAMENTARIOS_______________________________________________________________55 Hoja de Control de Emisión y Revisión ______________________________________________56 1. OBJETIVO. __________________________________________________________________57 2. ALCANCE.___________________________________________________________________57 3. REFERENCIAS NORMATIVAS. ________________________________________________57 4. DEFINICIONES. ______________________________________________________________58 5. DESARROLLO. ______________________________________________________________59 5.1. LINEAMIENTOS.____________________________________________________________59 5.2. DIAGRAMA DE FLUJO. _______________________________________________________60 5.3. ACTIVIDADES._____________________________________________________________63 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN DE DECLARACIONES PATRIMONIALES _________65 Hoja de Control de Emisión y Revisión ______________________________________________66 1. OBJETIVOS. _________________________________________________________________67 2. ALCANCE.___________________________________________________________________67 3. REFERENCIAS NORMATIVAS. ________________________________________________67 4. DEFINICIONES. ______________________________________________________________68 5. DESARROLLO _______________________________________________________________69 5.1. LINEAMIENTOS.____________________________________________________________69 5.2. DIAGRAMAS DE FLUJO. ______________________________________________________71 5.2.1. Declaración Patrimonial Inicial.____________________________________________71 5.2.2. Declaración Patrimonial Anual. ____________________________________________73 5.2.3. Declaración Patrimonial Final. ____________________________________________75 5.3. ACTIVIDADES._____________________________________________________________77 5.3.1. Declaración Patrimonial Inicial.____________________________________________77 5.3.2. Declaración Patrimonial Anual. ____________________________________________78 5.3.3. Declaración Patrimonial Final. ____________________________________________79

(4)

CONTRALORÍA INTERNA PÁGINA 4 DE 80

Procedimiento de Arqueo del Fondo Revolvente

Elaboró Revisó Autorizó

C.P. Claudia Mayorga Arenas

C.P. Ozcar P. Narváez Juares

(5)

Hoja de Control de Emisión y Revisión

No.

Rev.

Motivo del cambio Punto afectado

Actividad (es) Afectada (s)

Página (s) Afectada (s)

Fecha de vigencia

(6)

1. OBJETIVO.

Establecer las medidas que aseguren la correcta realización de los Arqueos de Fondos Revolventes para verificar el cumplimiento de las políticas y lineamientos establecidos por la Comisión de Administración.

2. ALCANCE.

El presente procedimiento es aplicable a las áreas en las que se tenga asignado un fondo fijo, a la Contraloría Interna del Poder Legislativo y al área de Control, para llevar a cabo los arqueos de fondo revolvente de las áreas del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato, y que establezca el Programa Anual de Contraloría Interna.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS.

3.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

3.2. Constitución Política para el Estado de Guanajuato.

3.3. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Guanajuato.

3.4. Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.

3.5. Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

3.6. Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato.

3.7. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato.

3.8. Ley de Hacienda para el Estado de Guanajuato.

3.9. Ley de Ingresos para el Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal del año 2006.

3.10. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

3.11. Ley de Seguridad Social del Estado de Guanajuato.

(7)

3.12. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al Servicio del Estado y de los Municipios.

3.13. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los municipios de Guanajuato.

3.14. Estatuto del Servicio Civil de Carrera de los Servidores Públicos del Poder Legislativo.

3.15. Reglamento de Adquisiciones del Poder Legislativo.

3.16. Código Fiscal para el Estado de Guanajuato.

3.17. Disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal.

3.18. Acuerdo de partidas susceptibles de comprobación para los Grupos y Representaciones Parlamentarias.

3.19. Manual de Organización de las Dependencias y Unidades Administrativas del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato.

3.20. Disposiciones para llevar a cabo la entrega recepción de las Unidades Administrativas.

3.21. Lineamientos que regulan los Fondos Revolventes asignados a los integrantes de la Junta de Gobierno y Coordinación Política y las Direcciones o áreas.

3.22. Manuales de procedimientos

4. DEFINICIONES.

Arqueo. Consiste en hacer a determinada fecha un recuento del efectivo, cheques, comprobantes de gastos y otros documentos que son propiedad de la empresa, los cuales están bajo la custodia, control y manejo del titular del fondo fijo.

Fondo Revolvente. El Fondo Revolvente representa una cantidad asignada a

un órgano el cual se sujeta a un tope máximo de gasto. El Fondo Revolvente

se entrega parcial o totalmente conforme las comprobaciones de gastos que se

realicen.

(8)

Los fondos fijos de caja, también llamados fondos revolventes o caja chica, son cantidades que se asignan al cajero general o a los titulares de los fondos para pagar en efectivo compras y gastos menores.

La existencia de los fondos revolventes se justifica debido a que constantemente la institución debe efectuar erogaciones menores, y para las cuales se requiere disponer de efectivo al instante a riesgo de comprometer el correcto funcionamiento de la institución.

El fondo fijo está constituido por efectivo y comprobantes y su importe

debe ser igual a la cantidad asignada a los titulares del mismo.

(9)

5. DESARROLLO.

5.1. Lineamientos.

5.1.1. Los montos de los fondos revolventes serán determinados por la Comisión de Administración en base a la disponibilidad presupuestal.

5.1.2. La aplicación de los recursos del fondo revolvente tienen como finalidad la de solventar contingencias de carácter administrativo inherentes a las actividades propias de la Junta de Gobierno y Coordinación Política, quedando prohibida su utilización para fines de carácter personal.

5.1.3. Los fondos revolventes serán repuestos contra la comprobación de gastos efectuados, previa verificación de disponibilidad presupuestal. En ningún caso, el importe del reembolso podrá ser superior al fondo autorizado.

5.1.4. Las cantidades no ejercidas del fondo revolvente en un mes, sólo serán acumulables al mes inmediato siguiente.

5.1.5. No se reembolsarán erogaciones con cargo a los fondos revolventes en los siguientes conceptos:

5.1.5.1. Remuneraciones, anticipos de sueldo o préstamos al personal.

5.1.5.2. Compensaciones y/o tiempo extra.

5.1.5.3. Cubrir gastos personales.

5.1.5.4. Adquisición de bienes o servicios cuyo costo sea mayor al monto del fondo asignado.

5.1.5.5. Compra de vinos y licores.

5.1.5.6. Honorarios de todo tipo.

5.1.5.7. Gastos médicos.

5.1.5.8. Pago de planes tarifarios para equipos de comunicación.

5.1.5.9. Donativos.

5.1.5.10. Cuotas a institutos o asociaciones.

5.1.5.11. Adquisición de activo fijo.

5.1.5.12. Reparación de vehículos cuyo monto del comprobante sea mayor a 10 salarios mínimos generales del estado de Guanajuato.

5.1.5.13. Gastos que no sean estrictamente necesarios para el

funcionamiento del área.

(10)

5.1.6. Todos los gastos que se realicen mediante fondo revolvente deberán ser comprobados con las respectivas notas o facturas que justifiquen el gasto, documentos que deberán cumplir con los requisitos de las disposiciones fiscales vigentes.

5.1.7. Cuando las compras se realicen en tiendas de autoservicio, se solicitará la factura de compra correspondiente, la cual deberá contener el comprobante de la máquina registradora anexo con la descripción de los artículos adquiridos.

5.1.8. La fecha de los comprobantes deberá corresponder al mes en que se está solicitando el reembolso o al mes inmediato anterior.

5.1.9. Excepcionalmente, se podrán rembolsar aquellos comprobantes que aún y cuando no cumplan con lo establecido en el párrafo anterior, su rezago sea justificado por escrito.

5.1.10. El trámite de pago, si cumple con los requisitos señalados en el presente documento, se realizará a los tres días hábiles siguientes.

5.1.11. Los comprobantes que no se sujeten a esta normatividad, no

serán reembolsados.

(11)

5.2 Diagrama de Flujo.

(12)

(13)

5.2. Actividades.

No. de Actividad

Descripción Responsable Documento de Trabajo

1. Solicita a la Dirección General de Administración del H. Congreso y del Órgano de Fiscalización Superior un auxiliar de los importes asignados a las áreas que tienen fondo revolvente y personas responsables de su manejo, así como las políticas y lineamientos vigentes para la aplicación y uso adecuado de los mismos.

Asesor de Control

Auxiliar de Importes

del Fondo Revolvente y Lineamientos

vigentes.

2 Designa al personal que realizará los Arqueos del Fondo Revolvente.

Contralor Interno

Oficio de Comisión

3 Se presenta con la persona responsable del manejo del fondo en la fecha y hora programadas, con el oficio de comisión del personal designado por el Contralor Interno

Asesor de Control

Lineamientos vigentes

4 Solicita el efectivo y procede a relacionar el mismo en el Formato de Arqueo del Fondo Revolvente

Asesor de Control

Oficio de Comisión

5. Entrega el efectivo al asesor de control Responsable del manejo del fondo

6. Solicita la documentación que respalde los gastos efectuados y procede a relacionarlos en el formato de Arqueo del Fondo Revolvente, verificando el cumplimiento de las políticas de control establecidas

Asesor de Control

Formato de Arqueo

del Fondo Revolvente

7. Se entrega la documentación al asesor de control

Responsable del manejo del fondo

Comprobantes de gastos y Formato de Arqueo del Fondo Revolvente

8. ¿Hay sobrantes, faltantes, errores u omisiones?

9. En caso afirmativo, investigar las causas y plasmarlo en el formato.

Asesor de Control

Formato de Arqueo del Fondo

Revolvente 10. En caso negativo, Solicita las firmas de la

persona responsable del Fondo Revolvente, así como del titular del área, de uno o dos testigos y del auditor interno que realizó el Arqueo

Asesor de Control,

Responsable

del Fondo, Titular del Área y Testigo (s).

Revolvente

(14)

11. Procede a firmar el formato de arqueo del fondo revolvente, junto con el titular del área y testigos

Responsable del Fondo

Formato de Arqueo

del Fondo Revolvente.

12. Proporciona copia del Arqueo del Fondo al responsable de su manejo, quedándose con el original para archivo de la Contraloría.

Asesor de Control

Revolvente

13. Elabora el borrador del Informe de Observaciones y Recomendaciones derivado de los arqueos al universo o muestra de fondos revolventes, en donde deberán consignarse errores u omisiones graves en su caso. Lo remite al Contralor Interno

Asesor de Control

Borrador del Informe

14. Entrega el informe en caso de observaciones a la Dirección General de Administración

Contralor Interno

Informe.

15. Se archiva el arqueo o informe en el expediente correspondiente

Asesor de Control

(15)

Procedimiento de Auditoría Interna

Elaboró Revisó Autorizó

C.P. Enrique Guzmán Segoviano

C.P. Ozcar Narváez Juares

(16)

Hoja de Control de Emisión y Revisión

No.

Rev.

Motivo del cambio Punto afectado

(17)

1. OBJETIVO.

Establecer los aspectos generales que orienten la ejecución de las auditorías internas por parte de la Contraloría Interna del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato, desde sus planeación hasta la presentación del informe de resultados y su seguimiento.

2. ALCANCE.

El presente procedimiento es aplicable a la Contraloría Interna del Poder Legislativo, mandos medios y a las áreas de Control, Evaluación, Desarrollo Administrativo y Normatividad y Responsabilidades Administrativas, para llevar a cabo las auditorías internas que establezca el Programa Anual de Contraloría Interna y a las áreas del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS.

3.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

3.2. Constitución Política para el Estado de Guanajuato.

3.3. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Guanajuato.

3.4. Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios.

3.5. Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato

3.6. Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato

3.7. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato 3.8. Ley de Hacienda para el Estado de Guanajuato

3.9. Ley de Ingresos para el Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal del año 2007

3.10. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato

3.11. Ley de Planeación para el Estado de Guanajuato

(18)

3.12. Ley de Responsabilidad Patrimonial del Estado y los Municipios de Guanajuato

3.13. Ley de Seguridad Social del Estado de Guanajuato

3.14. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal del 2007

3.15. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al Servicio del Estado y de los Municipios

3.16. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los municipios de Guanajuato

3.17. Estatuto del Servicio Civil de Carrera de los Servidores Públicos del Poder Legislativo

3.18. Reglamento de la Unidad de Acceso a la Infromación Pública del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato

3.19. Reglamento de Adquisiciones del Poder Legislativo

3.20. Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Guanajuato

3.21. Código Fiscal para el Estado de Guanajuato

3.22. Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Guanajuato 3.23. Disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal 3.24. Acuerdo de partidas susceptibles de comprobación para los Grupos y

Representaciones Parlamentarias

3.25. Manual de Organización de las Dependencias y Unidades Administrativas del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato

3.26. Disposiciones para llevar a cabo la entrega recepción de las Unidades Administrativas

3.27. Manuales de procedimientos

(19)

4. DEFINICIONES.

Ente auditado. Los grupos y representaciones parlamentarias, dependencias, órganos, coordinaciones y unidades administrativas que ejerzan recursos del presupuesto de egresos del Poder Legislativo.

Equipo de auditoría. Es aquél que se encuentra integrado por uno o más auditores internos, y que han sido asignados de manera expresa por el Contralor Interno para la ejecución de la auditoría interna, mediante el llenado del formato “Oficio de inicio de auditoría” de este manual.

5. DESARROLLO.

5.1. Lineamientos.

5.1.1. La Junta de Gobierno de acuerdo a sus atribuciones, autorizará el Programa Anual de Contraloría Interna.

5.1.2. Los Programas Anuales de Contraloría Interna deberán apegarse y guardar congruencia con los planes estratégicos de la Contraloría Interna.

5.1.3. El Programa de Trabajo deberá ser elaborado de manera específica para cada auditoría y aprobado por el Contralor Interno.

5.1.4. En caso de cambio a la naturaleza o alcance del mismo durante el curso de la revisión, deberá igualmente ser autorizado por el Contralor.

5.1.5. Son sujetos de auditoría interna los grupos y representaciones parlamentarias, dependencias, órganos, coordinaciones y unidades administrativas que ejerzan recursos del presupuesto de egresos del Poder Legislativo.

5.1.6. En los procedimientos de auditoría interna, se utilizarán las normas y técnicas generalmente aceptadas y las que resulten idóneas al proceso en particular.

5.1.7. El personal que participe en los procesos de auditoría interna

deberá ser especializado en auditoría interna gubernamental, actuar

con apego al código de ética del auditor y mantener la

confidencialidad que exige la función.

(20)

5.1.8. Las observaciones que se generen durante el proceso de auditoría interna, se darán a conocer al sujeto fiscalizado, para que sean atendidas durante el mismo proceso y hasta antes de concluir el informe final; en cualquier caso se procurará agotar las acciones de auditoría interna que sean necesarias para que se atiendan o corrijan los defectos de la información.

5.1.9. El proceso de auditoría interna tendrá un plazo máximo de duración de doce meses. Dicho plazo comenzará a contar a partir de la notificación del inicio de la auditoría interna al ente auditado.

5.1.10. El proceso de auditoría interna deberá documentarse en su totalidad.

5.1.11. La Contraloría Interna formulará un informe de resultados, que en su oportunidad se remitirá a la Junta de Gobierno y Coordinación Política, para los efectos conducentes.

5.1.12. Las observaciones y recomendaciones que, en su caso, resulten del proceso de auditoría interna tendrán el seguimiento y la verificación por parte de la Contraloría Interna, en los términos que señalen sus programas respectivos.

5.1.13. Desde que se inicie el proceso de auditoría interna y en tanto no se emita el acuerdo que señala la fracción XVI del artículo 59 de la Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Guanajuato Junta de Gobierno y Coordinación Política, la Contraloría Interna mantendrá como información reservada los papeles de trabajo de la auditoría, de conformidad con lo señalado en la fracción X del artículo 14 de la Ley de Acceso a la Información Pública.

5.1.14. El Contralor Interno notificará al ente auditado las observaciones y recomendaciones derivadas del proceso de auditoría interna, a efecto de que las aclare, atienda o solvente por escrito dentro del término de treinta días contados a partir del día hábil siguiente al de la notificación. De no existir observación o recomendación alguna se formulará el informe de resultados para turnarlo a la Junta de Gobierno y Coordinación Política.

5.1.15. Sólo por causa justificada a juicio del Contralor Interno, podrá prorrogarse el plazo señalado en el párrafo anterior, siempre que lo solicite el ente auditado dentro del citado plazo. Dicha prórroga no podrá exceder de cinco días hábiles.

5.1.16. La adopción por el ente auditado de las recomendaciones y de

medidas preventivas o correctivas propuestas por la Contraloría

Interna en aras del desarrollo administrativo del Poder Legislativo,

(21)

estará sujeta a seguimiento por parte de la Contraloría Interna dentro del término de treinta días contados a partir del día siguiente a la firma de la carta compromiso. El Contralor Interno podrá prorrogar el plazo anterior cuando así lo considere necesario por causa justificada o a solicitud expresa del ente auditado.

5.1.17. Concluido el plazo para que el ente auditado atienda o de respuesta a las observaciones y recomendaciones o agotadas las acciones necesarias para su esclarecimiento, se pasará a la etapa de análisis final y la elaboración del informe de resultados.

5.1.18. El resultado del trabajo desarrollado en una auditoría interna

deberá reflejarse en la determinación de “observaciones y

recomendaciones” y sus resultados se enfocarán a prestar un mejor

servicio a la administración, proporcionándole comentarios y

recomendaciones que tiendan a mejorar la eficiencia y eficacia de

los controles establecidos, y en consecuencia elevar la posibilidad

de lograr las metas y objetivos institucionales, mediante la

adecuada aplicación de los recursos.

(22)

5.2. Diagrama de Flujo

(23)

(24)

(25)

(26)

5.3. Actividades.

No. De Actividad

1. Determina los sectores de mayor riesgo, la complejidad de los sistemas o vulnerabilidad de los mismos, de acuerdo con las normas establecidas, elabora el Programa Anual de Auditoría Interna PAAI y lo integra al Programa Anual de Contraloría Interna PACI y lo somete a consideración del Contralor Interno.

Coordinador de planeación,

programación,

evaluación y seguimiento

CPPES

Formato PAAI

Formato PACI y sus instructivos de llenado

2 Analiza en conjunto con el grupo de asesores el contenido y alcances del Programa, en su caso hace las observaciones y/o comentarios pertinentes y lo remite al CPPES.

Contralor Interno

3 Recibe al PACI revisado, atiende las observaciones y formula en su caso, los ajustes indicados al PACI. Elabora documento para su remisión a la JGyCP.

CPPES PACI

4 Presenta a la Junta de Gobierno y Coordinación Política el programa anual PACI sobre el cumplimiento de sus funciones

Contralor Interno Oficio de remisión del PACI

5. En su caso hace las observaciones y/o comentarios pertinentes.

Junta de Gobierno y Coordinación

Política JGyCP 6. Atiende en su caso, las observaciones y/o

comentarios de la JGyCP, formula los ajustes indicados y lo turna al CPPES

Contralor Interno PACI aprobado

7. Realiza la planeación específica de las auditorías señaladas en el PACI aprobado, determinado con base a la investigación previa los riesgos significativos de la actividad, así como los objetivos generales y específicos de la auditoría.

CPPES PACI aprobado

Formato de Planeación de Auditoría y su instructivo de llenado

8. Elabora el Programa de Trabajo determinando y documentando las actividades generales por practicar, establecer los recursos necesarios, y tiempos asignados desde su inicio hasta la conclusión del informe respectivo; lo somete a consideración del Contralor Interno.

CPPES Formato de

Programa de Trabajo y su instructivo de llenado

(27)

9. Analiza y autoriza el contenido y alcances del Programa de Trabajo, en su caso hace las observaciones y/o comentarios pertinentes.

Contralor Interno

10. Recibe el Programa de Trabajo autorizado, atiende las observaciones y formula en su caso, los ajustes indicados y lo turna al Contralor Interno

CPPES Programa de

Trabajo autorizado

11. Turna el Programa de Trabajo al equipo responsable de la ejecución de la auditoría.

CPPES

12. Elabora y envía oficio de presentación al titular de la dependencia o unidad administrativa, con copia a la JGyCP y Comisión de Administración, notificándole fecha de inicio de la misma y personal comisionado para ello (equipo de auditoría).

Contralor Interno Oficio de presentación

13. Realiza el estudio general del sujeto de auditoría, basándose en el archivo permanente del ente auditado, o generándolo en caso que no exista.

Equipo de Auditoría

Archivo permanente

14. Elabora el cuestionario de control interno en alcance de los objetivos de la auditoría interna.

Cuestionario de Control Interno

15. Se entrevista con el titular de la dependencia o unidad administrativa, para la exposición del trabajo a desarrollar, y aplica el cuestionario de control interno

Cuestionario de Control Interno

16. Realiza el estudio y análisis del control interno existente, consignándolo en una memoranda

Memoranda de Control Interno

17. Con base en el análisis del sistema de control interno, determina los riesgos del sistema y conceptos a revisar de la auditoría, aplicando las técnicas y procedimientos de auditoría de conformidad con las normas y procedimientos de auditoría generalmente aceptadas.

Metodología para la ejecución de auditorías internas.

Normas de Auditoría

Generalmente Aceptadas.

18. Elabora requerimiento formal de Equipo de Oficio de

(28)

información al ente auditado Auditoría requerimiento de información

19. Registra la aplicación de las técnicas y procedimientos de auditoría en papeles de trabajo y los integra en un expediente ordenado mediante la colocación de un índice y resaltando aspectos específicos mediante marcas

Papeles de trabajo Indice de Auditoría

Catálogo de marcas

Expediente ordenado 20. Con base en los papeles de trabajo,

observa las situaciones de riesgo detectadas, determina acciones de mejora y conclusiones del trabajo realizado, colocando la referencia cruzada con el papel de trabajo en las cédulas de observaciones y recomendaciones.

Cédulas de observaciones y recomendaciones.

Catálogo de marcas

21. Elabora el borrador del informe de observaciones y recomendaciones y lo presenta al CPPES.

Borrador del Informe de Observaciones y/o

Recomendaciones 22. Depura el borrador del informe de

observaciones y recomendaciones, y lo presenta al Contralor Interno para su aprobación.

CPPES Borrador del

Informe de Observaciones y/o

Recomendaciones

23. Remite el Informe de Observaciones y/o recomendaciones al ente auditado para su discusión.

Contralor Interno Informe de

Observaciones y/o Recomendaciones 24. Recibe el Informe de Observaciones y/o

Recomendaciones y procede a solventar las observaciones y/o desahogar las recomendaciones, lo cual remitirá mediante escrito dirigido al Contralor Interno.

Ente auditado Respuesta al Informe de

Observaciones y/o Recomendaciones.

25. Dentro del plazo establecido para la discusión con el ente auditado obtiene evidencia de solventación de observaciones, así también que entienden las recomendaciones y están de acuerdo con los comentarios y hallazgos.

Contralor Interno Papeles de Trabajo.

26. Incorpora solventaciones, criterios y aclaraciones del ente auditado y su respectiva valorización al Informe de Observaciones y/o recomendaciones

CPPES

27. Si no existieran observaciones y/o recomendaciones pendientes de solventar o atender respectivamente, emite la constancia de solventación y/o

CPPES Constancia de

solventación y/o atención de observaciones y/o

(29)

atención respectiva y procede a generar el Informe Final

recomendaciones 28. En caso contrario, visualiza la adopción

de acciones correctivas, preventivas y de mejora administrativa de corto y mediano plazo para programar fechas de auditoría de seguimiento razonables.

CPPES Carta de acciones de mejora

29. Firma la carta de acciones de mejora y celebra acto de protocolización con el ente auditado.

Contralor Interno Carta de acciones de mejora

30. Genera el Informe Final y lo turna al Contralor Interno para su aprobación y firma.

CPPES Informe Final

31. Emite oficio de notificación de la auditoría y distribuye el Informe Final al ente auditado para su cumplimiento con copia a la JGyCP y Comisión de Administración.

Contralor Interno Oficio

32. Remite al ente auditado formato de evaluación y retroalimentación del auditor interno.

Contralor Interno Cédula de evaluación del auditor interno

33. Procede a calificar el trabajo del auditor de manera anónima conforme al formato proporcionado, y remite los resultados al Contralor Interno para su análisis.

Ente auditado Cédula de evaluación del auditor interno

(30)

Procedimiento de Baja Definitiva de Bienes Muebles (donaciones y desecho)

Elaboró Revisó Autorizó

I.S.C. Agustín cabrera Manrique

C.P. Ozcar Narváez Juáres

(31)

Hoja de Control de Emisión y Revisión

No.

Rev.

Motivo del cambio Punto

afectado

(32)

1. OBJETIVO.

Cumplir con el marco legal establecido y con las medidas de control necesarias en el procedimiento de baja definitiva de bienes muebles del inventario del Poder Legislativo, para trasparentar el procedimiento administrativo, evitando cualquier sospecha de desviación de recursos, cumpliendo con los estándares de tiempo, forma, suficiencia y confiabilidad, en términos del programa anual de trabajo.

2. ALCANCE.

El presente procedimiento es aplicable a todos los Servidores Públicos del Poder Legislativo que tengan en resguardo mobiliario y equipo propiedad del mismo y para los que tienen la responsabilidad de su control y registro de los bienes muebles, así como a las áreas de control de bienes del Poder Legislativo y al área de control de la Contraloría Interna.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS.

3.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 3.2. Constitución Política para el Estado de Guanajuato

3.3. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Guanajuato

3.4. Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios

3.5. Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato

3.6. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato 3.7. Ley de Hacienda para el Estado de Guanajuato

3.8. Ley de Ingresos para el Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal del año 2007

3.9. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado y los Municipios de Guanajuato.

3.10. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato

para el Ejercicio Fiscal del 2007

(33)

3.11. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al Servicio del Estado y de los Municipios

3.12. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los municipios de Guanajuato

3.13. Reglamento de Adquisiciones del Poder Legislativo

3.14. Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Guanajuato

3.15. Código Fiscal para el Estado de Guanajuato

3.16. Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Guanajuato 3.17. Disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal 3.18. Manual de Organización de las Dependencias y Unidades

Administrativas del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato 3.19. Manuales de procedimientos

4. DEFINICIONES.

NO APLICA.

(34)

5. DESARROLLO.

5.1. Lineamientos.

5.1.1. Es responsabilidad de las áreas administrativas, solicitar la intervención de la Contraloría Interna, cuando se efectúe baja definitiva de bienes muebles propiedad del Poder Legislativo.

5.1.2. Es responsabilidad de la Contraloría Interna vigilar que se cumplan con todos los requisitos para efectuar la baja definitiva de los bienes muebles propiedad del Poder Legislativo.

5.1.3. Las bajas definitivas de bienes muebles propiedad del Poder Legislativo deben ser autorizadas por la Comisión de Administración.

5.1.4. Las Áreas Administrativas deben contar con el dictamen técnico correspondiente para poder efectuar la baja definitiva de bienes muebles propiedad del Poder Legislativo.

5.1.5. Es responsabilidad de las áreas administrativas, que se cumpla

con las Leyes en la materia, cuando se desechen bienes muebles

que por su naturaleza sean tóxicos o contaminantes del ambiente.

(35)

5.2. Diagrama de Flujo.

(36)

5.3. Actividades.

Descripción Responsable Documento de trabajo

1. Solicita e informa por escrito a la Contraloría Interna, la fecha y hora del proceso de donación, o desecho de mobiliario y equipo propiedad del Poder Legislativo, para que esté presente para verificar y atestiguar con el personal de la dependencia.

Unidad Administrativa

Oficio de Solicitud

2. Recibe el oficio de solicitud.

Contraloría Interna

Oficio de Solicitud 3. Verifica físicamente el mobiliario y equipo

en la fecha y hora señalada en presencia del personal de la Unidad administrativa;

constatando que coincida con relación autorizada, y que su status sea “para donación” o “para desecho”.

Personal de la Contraloría Interna

Dictamen técnico y relación de mobiliario y equipo autorizado

4. El mobiliario y equipo de oficina que no sea para donación, será desechado.

Unidad administrativa 5. Elabora acta en caso de donación o

desecho de mobiliario y equipo de oficina, especificando los antecedentes y hechos.

Oficios de solicitud y de autorización de donación dictamen técnico, y relación de mobiliario y equipo autorizado y oficio de recibido de la

dependencia a quien se le donará

6. Firman el acta los responsables de las áreas administrativas que entregan y reciben y los testigos de asistencia, uno de ellos representante de la Contraloría Interna.

Unidad administrativa

Acta de entrega – recepción.

7. Tratándose de donación de equipo de cómputo, firma un recibo de donación con el Vo. Bo. del Contralor Interno o un representante de esta dependencia.

Petición de

particulares y del C.

Diputado O

Funcionario del Poder Legislativo, dictamen técnico y relación de mobiliario y equipo autorizado

Recibo de donación.

8. Cuando todos los documentos son firmados por los involucrados, son remitidos a la Contraloría Interna, en conjunto con la documentación soporte

Unidad administrativa

Copia de:

Acta de entrega- recepción, con los siguientes anexos:

Solicitud de baja del área administrativa, Solicitud del

secretario técnico de

(37)

la comisión de administración, Oficio de autorización de la Comisión de Administración, Dictamen técnico, Relación de los bienes,

Recibo de entregado, Fotografías de los bienes.

9. Recibe la documentación que soporta la donación o desecho de mobiliario y equipo de oficina de las áreas administrativas.

Copia de:

Acta de entrega - recepción, con los siguientes anexos:

secretario técnico de la comisión de administración, Oficio de autorización de la Comisión de Administración, Dictamen técnico, Relación de los bienes,

10. La copia de la documentación que recibe se registra en los controles y se archiva en el expediente de “DONACIONES” o

“DESECHOS”

Copia de:

Acta de entrega- recepción, con los siguientes anexos:

secretario técnico de la comisión de administración, Oficio de autorización de la Comisión de Administración, Dictamen técnico, Relación de los bienes,

(38)

Procedimiento de Entrega - Recepción de los Servidores Públicos

Elaboró Revisó Autorizó

I.S.C. Agustín Cabrera Manrique

(39)

Hoja de Control de Emisión y Revisión

No.

Rev.

afectado

(40)

1. OBJETIVO.

Regularizar y facilitar la entrega – recepción de los recursos, documentación, bienes y asuntos en trámite de la unidad administrativa a cargo de los servidores públicos, que por cualquier motivo dejan su puesto, siendo ésta una obligación regulada por la Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios, cumpliendo con los estándares, suficiencia, confiabilidad, tiempo y forma, en términos del Programa anual de trabajo.

2. ALCANCE.

El presente procedimiento es aplicable a todos los servidores públicos del Poder Legislativo, en puestos directivos o por sus funciones será necesario efectuar la entrega de los recursos, documentación, bienes y asuntos en trámite de la Unidad Administrativa a su cargo y al personal de la Contraloría Interna.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS.

3.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 3.2. Constitución Política para el Estado de Guanajuato

3.3. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Guanajuato

3.4. Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios

3.5. Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato

3.6. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato 3.7. Ley de Hacienda para el Estado de Guanajuato

3.8. Ley de Ingresos para el Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal del año 2007

3.9. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el

Estado y los Municipios de Guanajuato.

(41)

3.10. Ley de Responsabilidad Patrimonial del Estado y los Municipios de Guanajuato

3.11. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal del ejercicio

3.12. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al Servicio del Estado y de los Municipios

3.13. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los municipios de Guanajuato

3.14. Estatuto del Servicio Civil de Carrera de los Servidores Públicos del Poder Legislativo

3.15. Reglamento de Adquisiciones del Poder Legislativo

3.16. Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Guanajuato

3.17. Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Guanajuato 3.18. Disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal 3.19. Acuerdo de partidas susceptibles de comprobación para los Grupos y

Representaciones Parlamentarias

3.20. Manual de Organización de las Dependencias y Unidades Administrativas del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato

3.21. Disposiciones para llevar a cabo la entrega recepción de las Unidades Administrativas

3.22. Manuales de procedimientos

4. DEFINICIONES.

NO APLICA.

(42)

5. DESARROLLO.

5.1. Lineamientos.

5.1.1. Es responsabilidad del Titular de la Dependencia o Unidad Administrativa de la cual dependa el Servidor Público que deja el cargo, solicitar con anticipación a la Contraloría Interna intervenir y atestiguar en el proceso de entrega - recepción.

5.1.2. Es responsabilidad de la Contraloría Interna intervenir y atestiguar que el proceso de entrega - recepción de los servidores públicos que dejan el cargo y de los que reciben, se efectúe con la mayor transparencia, vigilando que se cumpla su estructura y contenido de acuerdo a la guía establecida.

5.1.3. El servidor público que deja el cargo y el que recibe, deberán

apoyarse en la guía de entrega – recepción para cumplir en este

proceso.

(43)

5.2. Diagrama de Flujo.

(44)

5.3. Actividades.

1. Solicita por escrito a la Contraloría Interna que participe y atestigüe el proceso de entrega – recepción, indicando fecha y hora.

Titular de la Dependencia o Unidad

Oficio de solicitud de participación,

Reglamento para la entrega – recepción de los Servidores Públicos del Poder Legislativo.

2. Recibe la solicitud para intervenir y atestiguar en el acto de entrega recepción con anticipación.

Oficio de solicitud de participación.

3. Remite la guía y el acta de entrega – recepción al Titular de la Dependencia o Unidad para que prepare la información y documentación en el orden que en éstas se establecen.

Guía y acta de entrega – recepción.

4. Prepara su entrega – recepción de acuerdo a la guía y reglamento.

Servidor Público

Reglamento para la entrega – recepción de los Servidores Públicos del Poder Legislativo, Guía de entrega – recepción, Acta y expediente de la entrega - recepción 5. En la fecha y hora señalada se presenta

en las oficinas del Servidor Público que deja su encargo para participar y atestiguar el proceso de entrega – recepción.

Personal de la CIPOL

6. Designa a un testigo de asistencia y al servidor público que recibe.

Titular de la Dependencia o Unidad

7. Complementa el acta de entrega – recepción, verificando cada anexo que proceda, estando de acuerdo las dos partes que el acta es correcta y que lo que se entrega y recibe esta en orden y es lo asentado en ella.

Acta, guía y reglamento para la entrega – recepción de los Servidores del Poder Legislativo, anexos y expediente de entrega

8. Se procede a la firma del acta de entrega – recepción y sus anexos; estando de acuerdo las dos partes que el acta es correcta y de lo que se entrega y recibe esta en orden

,

Servidor

Público que entrega,

servidor público que recibe, testigos de asistencia

Acta de entrega – recepción, anexos y expediente de entrega

(45)

9. Se entrega copia del acta, anexos y expediente de la entrega – recepción al servidor público que entrega y al que recibe

Personal de la CIPOL

Acta de entrega – recepción, anexos y expediente de entrega

10. El original del acta de entrega - recepción se entrega a la Contraloría Interna, se registra en los controles correspondientes y se archivan en el expediente de “Actas de entrega – recepción”

Original acta de entrega - recepción

(46)

Procedimiento de Inventario de Almacén

Elaboró Revisó Autorizó

I.S.C. Agustín Cabrera Manrique

(47)

Hoja de Control de Emisión y Revisión

No.

Rev.

afectado

(48)

1. OBJETIVO.

Controlar y actualizar los almacenes de materiales y suministros del Poder Legislativo. Para tal efecto es necesario efectuar la verificación de los inventarios internos cumpliendo con los estándares de tiempo, forma, suficiencia y confiabilidad, en términos del Programa Anual de Trabajo, ya que es importante que los encargados de los mismos cumplan con los estándares y el marco legal establecido para trasparentar el procedimiento administrativo, evitando cualquier sospecha de desviación de recursos.

2. ALCANCE.

El presente procedimiento es aplicable a las Unidades Administrativas, Área de Almacén y para el personal de la Contraloría Interna del Poder Legislativo.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS.

3.1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos 3.2. Constitución Política para el Estado de Guanajuato

3.3. Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado Libre y Soberano de Guanajuato.

3.4. Ley de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos del Estado de Guanajuato y sus Municipios

3.5. Ley de Acceso a la Información Pública para el Estado y los Municipios de Guanajuato

3.6. Ley de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios del Sector Público en el Estado de Guanajuato

3.7. Ley de Fiscalización Superior del Estado de Guanajuato

3.8. Ley de Ingresos para el Estado de Guanajuato para el ejercicio fiscal que aplique.

3.9. Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el

Estado y los Municipios de Guanajuato

(49)

3.10. Ley del Presupuesto General de Egresos del Estado de Guanajuato para el Ejercicio Fiscal que aplique.

3.11. Ley del Trabajo de los Servidores Públicos al Servicio del Estado y de los Municipios

3.12. Ley para el Ejercicio y Control de los Recursos Públicos para el Estado y los municipios de Guanajuato

3.13. Reglamento de Adquisiciones del Poder Legislativo

3.14. Reglamento Interior del Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado de Guanajuato

3.15. Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Guanajuato 3.16. Disposiciones de Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal 3.17. Manual de Organización de las Dependencias y Unidades

Administrativas del Poder Legislativo del Estado de Guanajuato

3.18. Disposiciones para llevar a cabo la entrega recepción de las Unidades Administrativas

3.19. Manuales de procedimientos

4. DEFINICIONES.

NO APLICA

(50)

5. DESARROLLO.

5.1. Lineamientos.

5.1.1. Es responsabilidad del Titular de la Unidad Administrativa de la cual dependan los almacenes, verificar que todas las entradas y salidas de almacén se registren correctamente.

5.1.2. Es responsabilidad de la Contraloría efectuar intervenciones de inventario de almacén de acuerdo a su programa de trabajo y en caso de que los titulares de la Dirección General de Administración, Dirección de Control de Bienes, Adquisiciones y Almacén y el encargado de almacén se retiren de sus cargos.

5.1.3. Es responsabilidad de la Contraloría efectuar intervenciones de

inventario de almacén cuando el titular de la Dirección General de

Administración lo solicite.

(51)

5.2. Diagrama de Flujo.

(52)

(53)

5.3. Actividades.

1. Elabora un oficio en el cual se informa, que de acuerdo a sus facultades la Contraloría Interna efectuará un inventario de almacén, y donde se solicita se den todas las facilidades al personal que entrega el oficio.

Oficio de intervención para efectuar el inventario del almacén

2 Se presenta en la Unidad Administrativa, entrega el oficio, informando de la intervención a efectuar

Oficio de intervención para efectuar el inventario del almacén

3 Solicita un reporte del inventario al momento de la intervención al Titular de la Unidad Administrativa.

Reporte del inventario del almacén

4 Informa de la intervención y solicita al encargado del almacén le proporcione el reporte del inventario para entregarlo al personal de la Contraloría Interna

Titular de la Unidad

Administrativa

5. Envía al titular de la dependencia el reporte del inventario del almacén.

Encargado de almacén

6. Entrega al personal de la Contraloría Interna el reporte del inventario del almacén

Titular de la Unidad

Administrativa

7. Efectúa el inventario del almacén verificando que los saldos que contiene el reporte estén correctos de acuerdo al conteo físico de los artículos

8. Si existen discrepancias, solicita la aclaración por parte del encargado del almacén

9. Cuando existan discrepancias y no se aclaren y a juicio del personal de la Contraloría Interna son significativas, se elaborará un acta administrativa asentando los hechos, y se da por terminado el inventario

Acta Administrativa

10. En caso de existir una acta administrativa, inicia un procedimiento administrativo

Acta Administrativa y expediente del procedimiento 11. En caso de que a juicio del personal de la

Contraloría Interna no existan discrepancias significativas y en caso de que al existir, éstas sean aclaradas por el

(54)

encargado del almacén se da por terminado el inventario

12. Terminado el inventario, elabora un informe de su intervención.

Informe de la intervención 13. Informa al Titular de Unidad

Administrativa los resultados de la intervención

Contralor Interno

Oficio e informe de la intervención

14. Actualiza los controles y archiva los papeles de trabajo y los informes de la intervención

Personal de la Contraloría interna

Informe de la intervención y papeles de trabajo

(55)

Procedimiento de Revisión de las Partidas de Gasto de los Grupos

Parlamentarios

Elaboró Revisó Autorizó

C.P. Claudia Mayorga Arenas

(56)

Hoja de Control de Emisión y Revisión

No.

Rev.

afectado

(57)

1. OBJETIVO.

Vigilar el cumplimiento del proceso establecido en los lineamientos de las partidas de gasto, para la disposición, aplicación, uso y comprobación de los recursos.

2. ALCANCE.

El presente procedimiento es aplicable a la Contraloría Interna del Poder Legislativo, mandos medios y a las áreas de Control, Evaluación, Desarrollo Administrativo, Normatividad y Responsabilidades Administrativas, para llevar a cabo las revisiones que establezca el Programa Anual de Contraloría Interna y a los grupos y representación parlamentaria del Poder Legislativo del Estado de Guanauato.