INFORME DE EVALUACIÓN DEL SCI DE PVN 2014

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1 de 50

Enero 2015 PROVIAS NACIONAL - OPEI – Organización y Procesos

“Decenio de las Personas con Discapacidad en el Perú”

"Año de la Diversificación Productiva y del Fortalecimiento de la Educación"

MINISTERIO DE TRANSPORTES Y COMUNICACIONES

PROYECTO ESPECIAL INFRAESTRUCTURA DE TRANSPORTE NACIONAL

LIMA, ENERO 2015

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2 de 50

Contenido

I. NIVEL DE MADUREZ DEL SCI A DICIEMBRE 2014 3

1. COMPONENTE I: AMBIENTE DE CONTROL 13

2. COMPONENTE II: EVALUACIÓN DE RIESGOS 18

3. COMPONENTE III: ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 20

4. COMPONENTE IV: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 23

5. COMPONENTE V: ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN 25

II. EVALUACIÓN AL CIERRE DEL PLAN DE IMPLEMENTACIÓN 2012-2014 26 A. SITUACIÓN DE LAS CONDICIONES BÁSICAS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SCI 26 B. ANÁLISIS DETALLADO DE LA IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN SCI 2012-2014 27

1. AMBIENTE DE CONTROL 27

2. EVALUACION DE RIESGOS 31

3. ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 33

4. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 39

5. SUPERVISIÓN 43

III. AVANCE DE LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN EL PLAN DE TRABAJO 2012-2014 45 IV. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SCI REFORMULADO AL 2014 Y ACTIVIDADES ELIMINADAS 45 V. AVANCES SIGNIFICATIVOS EN LA IMPLEMENTACIÓN A NIVEL DE PROCESOS 46

VI. SEGUIMIENTO AL PLAN DE TRABAJO 49

VII. LIMITACIONES PRESENTADAS 50

VIII. RECOMENDACIONES 50

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3 de 50

I. NIVEL DE MADUREZ DEL SCI A DICIEMBRE 2014

Con la finalidad de evaluar el nivel de madurez alcanzado por PROVIAS NACIONAL en el marco del Sistema de Control Interno, se ha procedido con la aplicación del instrumento diseñado por la Contraloría General de la República. Dicho instrumento, consta de cinco componentes funcionales y diecisiete principios que representan los conceptos fundamentales asociados a cada componente. Los cuatro primeros se refieren al diseño y operación del control interno y el quinto, está vinculado a las Actividades de Supervisión.

El marco normativo a nivel país relacionado con el Control interno, tiene como referencia a la Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República, que establece que el Sistema Nacional de Control (SNC) está conformado por normas, métodos, procedimientos y órganos estructurados e integrados funcionalmente para conducir y desarrollar el ejercicio del control gubernamental.

Esta medición del nivel de madurez es el resultado de la aplicación del Formulario para la “Medición del nivel de madurez del sistema de control interno en las entidades del Estado” al 31 de diciembre de 2014, con la finalidad de evaluar el grado de implementación de los cinco componentes del sistema de control interno, que son: (i) ambiente de control, (ii) evaluación de riesgos, (iii) actividades de control gerencial, (iv) información y comunicación, y (v) supervisión en las entidades del Estado.

Para esta medición se han establecido 06 niveles (del 0 al 5) de avance enmarcado en 51 subelementos, agrupados en 17 principios. Estos niveles, muestran el grado de madurez relacionado a los componentes del Sistema de Control Interno. A continuación detallamos estos niveles con una breve explicación de su interpretación.

0=No existe Las condiciones del elemento de control no existen.

1= Inicial Las condiciones del elemento de control existen pero no están formalizadas.

2= Intermedio Las condiciones del elemento de control existen y están formalizadas.

3=Avanzada Las condiciones del elemento de control existen, están formalizadas, están operando y existe evidencia documental de su cumplimiento.

4=Óptimo Las condiciones del elemento de control existen, están formalizadas, están operando, existe evidencia documental de su cumplimiento y muestran eficiencia y eficacia.

5=Mejora continua

Las condiciones del elemento de control existen, están formalizadas, están operando, existe evidencia documental de su cumplimiento, muestran eficiencia y eficacia y están en un proceso de mejora continua con instancias internas y externas evaluadoras de su eficiencia y eficacia.

La evaluación del grado de madurez de cada uno de los componentes y principios del Sistema de Control Interno requiere enfocarse en los elementos de control que dan contenido a los principios de control interno.

Una entidad puede lograr un Control Interno efectivo cuando los cincos componentes están implementados, es decir, están presentes y funcionan adecuadamente. Los cinco componentes del Sistema de Control Interno están integrados al proceso de gestión y representan lo que se requiere para cumplir con los objetivos de la entidad.

Estos componentes y principios deben ser desarrollados por la propia entidad de acuerdo a sus propias características y complejidades institucionales. Sin embargo, a modo de orientación básica puede afirmarse que existen niveles donde es más que prioritario su adecuado fortalecimiento/implementación.

En la tabla siguiente muestran estos principios relacionados con el componente al que pertenecen y la calificación optima que se podría alcanzar para cada caso:

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4 de 50

Tabla 1. Componentes, Principios y Sub elementos

Componente Principio Subelementos

Puntaje máximo por

principio

Puntaje máximo por componente

I. Ambiente de Control

1: Entidad comprometida con integridad y los valores éticos

1. Nivel de compromiso mostrado por el Titular y la Alta Dirección con el Control Interno

50

125 2. Estado del Comité de Control Interno

3. Nivel de difusión dado por el Titular y la Alta Dirección al SCI

4. Estado de la promoción de la capacitación en Control Interno dirigida al personal

5. Informe de Diagnóstico del SCI 6. Nivel de elaboración del Plan de Trabajo Implementación del SCO

7. Informe de Avance del Plan de Implementación del SCI

8. Facilidades al OCI

9. Código de Ética para el Control Interno 10. Estado del Reglamento Interno de Trabajo (RIT) 2: Independencia de

la supervisión del Control Interno

11. Grado de independencia de la supervisión hecha a

la implementación del Control Interno en la entidad 5

3: Estructura Organizacional apropiada para objetivos

12. Estado de la gestión estratégica institucional en relación al Plan Estratégico Institucional (PEI), Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM), Plan de Desarrollo Concertado

45 13. Plan Estratégico Institucional (PEI), Plan Estratégico

Sectorial Multianual (PESEM) o Plan de Desarrollo Concertado (PDC)

14. Seguimiento y evaluación al PESEM o PDC y PEI 15. Contribución del Plan Operativo a la gestión institucional

16. Reglamento de Organización y Funciones 17. Manual de Perfiles de Puestos MPP 18. Cuadro de Asignación de Personal 19. Manual de Procesos y Procedimientos 20. Texto Único de Procedimientos Administrativos

4: Competencia Profesional

21. Plan de Desarrollo de Personas (PDP) Quinquenal y Anualizado

20 22. Modelo de gestión de Recursos Humanos en el

marco de la política de la Autoridad Nacional del Servicio Civil (SERVIR)

23. Procedimientos y/o directivas relacionadas al personal

24. Procesos de selección de personal 5: Responsable del

Control Interno

25. Estado de apoyo del OCI al Control Interno en la

entidad 5

II. Evaluación de Riesgos

6: Objetivos Claros 26. Política de evaluación de riesgos 5

25 7: Gestión de los

Riesgos que afectan los objetivos

27. Identificación, valoración y respuesta del Análisis de

Riesgos 5

8: Identificación de fraude en la evaluación de riesgos

28. Criterios para evaluar posibles fraudes durante la

evaluación de los riesgos institucionales 5 9: Monitoreo de

cambios que podrían

29. Monitoreo de los cambios externos que puedan

impactar en el Sistema de Control Interno 10

(5)

5 de 50

Componente Principio Subelementos

Puntaje máximo por

principio

Puntaje máximo por componente impactar al Sistema

de Control Interno

30. Monitoreo de los cambios internos que pueden impactar en el Sistema de Control Interno

III. Actividades de Control Gerencial

10: Definición y desarrollo de actividades de control para mitigar riesgos

31. Procedimientos de autorización y aprobación de procesos y actividades

55

70 32. Segregación de funciones en las áreas

administrativas y financieras

33. Procedimientos de contrataciones y adquisiciones 34. Competencias del personal encargado de contrataciones y adquisiciones

35. Segregación de funciones en los procesos de contrataciones y adquisiciones (Logística y Abastecimiento)

36. Segregación de funciones en planeamiento, presupuesto, inversiones y seguimiento y evaluación 37. Identificación de las áreas, procesos y/o actividades relevantes para los logros de los objetivos de la entidad 38. Controles para el acceso, uso y verificación de los recursos

39. Evaluación del desempeño institucional 40. Evaluación del desempeño de personal

41. Rendición de cuentas del titular de la entidad hacia la CGR

11: Controles para las Tecnologías de Información y Comunicaciones para apoyar la consecución de los objetivos institucionales

42. Alineamiento de las TIC institucionales respecto a la política nacional de Gobierno Electrónico

10

43. Controles en Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC)

12: Despliegue de las actividades de control a través de políticas y procedimientos

44. Revisión de procedimientos, actividades y tareas de

los procesos existentes 5

IV.

Información y Comunicación

13: Información de calidad para el control interno

45. Sistemas de información (físicos y electrónicos) de la entidad

15

25 46. Atributos (calidad, suficiencia y responsabilidad) del

Sistema de Información de Gestión Administrativa para las áreas de contabilidad, tesorería logística,

presupuesto y personal.

47. Archivo Institucional 14: Comunicación de

la información para apoyar el SCI

48. Comunicación interna de apoyo al Control Interno 5

15: Comunicación a terceras partes sobre asuntos que afectan el Control Interno

49. Medios de comunicación externos 5

V. Actividades de Supervisión

16: Evaluación para comprobar el control interno

50. Medidas de evaluación para comprobar el avance del SCI

10 10

17: Comunicación de deficiencias de control interno

51. Acciones de Prevención y Monitoreo del cumplimiento del Sistema de Control Interno

TOTAL 255 255

(*) Cada sub elemento puede tener cinco (5) calificaciones: No existe (0 punto), INICIAL (1 punto), INTERMEDIO (2 puntos), AVANZADO (3 puntos), OPTIMO (4 puntos) y MEJORA CONTINUA (5 puntos).

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6 de 50

Es importante mencionar que un sistema de control interno, aun cuando haya sido bien diseñado, puede proveer solamente seguridad razonable -no absoluta- que la administración logre los objetivos. La probabilidad de conseguirlos está afectada por limitaciones inherentes al entorno del sistema de control interno, por ejemplo los juicios en la toma de decisiones los que pueden ser defectuosos y las fallas pueden ocurrir por simples errores o equivocaciones. Adicionalmente los controles pueden estar circunscritos a dos o más personas, y la administración podría sobrepasar el sistema. Otro factor de limitación es que el diseño de un sistema de control interno puede hacerse sin considerar el adecuado costo-beneficio, generando ineficiencias desde el diseño.

A continuación, se presentan un resumen de los resultados obtenidos luego de la aplicación de la metodología conforme a los niveles de madurez del Sistema de Control Interno diseñados, teniendo en cuenta los avances obtenidos en la etapa de implementación del SCI en PROVIAS NACIONAL.

Tabla 2. Calificación Obtenida por Componentes y Principios en PROVIAS NACIONAL Componente

s

Principios Subelementos Puntaje

1. Nivel de compromiso mostrado por el Titular y la Alta

Dirección con el Control Interno 4

35

75 2. Estado del Comité de Control Interno 4

3. Nivel de difusión dado por el Titular y la Alta Dirección

al SCI 2

4. Estado de la promoción de la capacitación en Control

Interno dirigida al personal 1

5. Informe de Diagnóstico del SCI 5

6. Nivel de elaboración del Plan de Trabajo

Implementación del SCO 5

7. Informe de Avance del Plan de Implementación del SCI 3

8. Facilidades al OCI 5

9. Código de Ética para el Control Interno 1 10. Estado del Reglamento Interno de Trabajo (RIT) 5 2: Independencia

de la supervisión del Control Interno

11. Grado de independencia de la supervisión hecha a la

implementación del Control Interno en la entidad 2 2

12. Estado de la gestión estratégica institucional en relación al Plan Estratégico Institucional (PEI), Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM), Plan de Desarrollo Concertado

2

28 13. Plan Estratégico Institucional (PEI), Plan Estratégico

Sectorial Multianual (PESEM) o Plan de Desarrollo Concertado (PDC)

2

14. Seguimiento y evaluación al PESEM o PDC y PEI 5 15. Contribución del Plan Operativo a la gestión

institucional 3

16. Reglamento de Organización y Funciones 4

17. Manual de Perfiles de Puestos MPP 4

18. Cuadro de Asignación de Personal 4

19. Manual de Procesos y Procedimientos 4 20. Texto Único de Procedimientos Administrativos 0

21. Plan de Desarrollo de Personas (PDP) Quinquenal y

Anualizado 1

22. Modelo de gestión de Recursos Humanos en el marco 5 de la política de la Autoridad Nacional del Servicio Civil (SERVIR)

1

(7)

7 de 50

Componente s

23. Procedimientos y/o directivas relacionadas al personal 2

24. Procesos de selección de personal 1

5: Responsable del Control Interno

25. Estado de apoyo del OCI al Control Interno en la

entidad 5 5

6: Objetivos Claros 26. Política de evaluación de riesgos 1 1

5 7: Gestión de los

Riesgos que afectan los objetivos

27. Identificación, valoración y respuesta del Análisis de

Riesgos 1 1

28. Criterios para evaluar posibles fraudes durante la

evaluación de los riesgos institucionales 0 0

9: Monitoreo de cambios que podrían impactar al Sistema de Control Interno

29. Monitoreo de los cambios externos que puedan

impactar en el Sistema de Control Interno 2 30. Monitoreo de los cambios internos que pueden 3

impactar en el Sistema de Control Interno 1

III.

Actividades de Control Gerencial

10: Definición y desarrollo de actividades de control para mitigar riesgos

31. Procedimientos de autorización y aprobación de

procesos y actividades 3

38

42 32. Segregación de funciones en las áreas administrativas

y financieras 3

33. Procedimientos de contrataciones y adquisiciones 5 34. Competencias del personal encargado de

contrataciones y adquisiciones 3

35. Segregación de funciones en los procesos de contrataciones y adquisiciones (Logística y Abastecimiento)

5 36. Segregación de funciones en planeamiento,

presupuesto, inversiones y seguimiento y evaluación 5 37. Identificación de las áreas, procesos y/o actividades

relevantes para los logros de los objetivos de la entidad 2 38. Controles para el acceso, uso y verificación de los

recursos 3

39. Evaluación del desempeño institucional 4 40. Evaluación del desempeño de personal 3 41. Rendición de cuentas del titular de la entidad hacia la

CGR 2

42. Alineamiento de las TIC institucionales respecto a la

política nacional de Gobierno Electrónico 1

43. Controles en Tecnologías de Información y 3

Comunicaciones (TIC) 2

12: Despliegue de las actividades de control a través de políticas y procedimientos

44. Revisión de procedimientos, actividades y tareas de los

procesos existentes 1 1

IV.

Información y Comunicació n

45. Sistemas de información (físicos y electrónicos) de la

entidad 3

12 20

46. Atributos (calidad, suficiencia y responsabilidad) del Sistema de Información de Gestión Administrativa para las áreas de contabilidad, tesorería logística, presupuesto y personal.

5

47. Archivo Institucional 4

(8)

8 de 50

Componente s

14: Comunicación de la información para apoyar el Control Interno

48. Comunicación interna de apoyo al Control Interno 3 3

15: Comunicación a terceras partes sobre asuntos que afectan el Control Interno

49. Medios de comunicación externos 5 5

V.

Actividades de Supervisión

16: Evaluación para comprobar el control interno

50. Medidas de evaluación para comprobar el avance del

SCI 1

2 2

17: Comunicación de deficiencias de control interno

51. Acciones de Prevención y Monitoreo del cumplimiento

del Sistema de Control Interno 1

TOTAL 144 144 144

(*) Cada sub elemento puede tener cinco (5) calificaciones: No existe (0 punto), INICIAL (1 punto), INTERMEDIO (2 puntos), AVANZADO (3 puntos), OPTIMO (4 puntos) y MEJORA CONTINUA (5 puntos).

Tabla 3 . Medición y Calificación por Componente

MEDICION DEL NIVEL DE MADUREZ DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO CALIFICACION % DE AVANCE

1 AMBIENTEDECONTROL 75 60%

2 EVALUACIÓNDERIESGOS 5 20%

3 ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL 42 60%

4 INFORMACION Y COMUNICACIÓN 20 80%

5 ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN 2 20%

PROVIAS NACIONAL 144 56%

El siguiente gráfico, nos muestra el porcentaje de avance por cada uno de los componentes del SCI, como podemos ver, los componentes de riesgos y de actividades de supervisión solo tienen un avance del 20%, sin embargo ese avance nos da un indicio de que se ha venido desarrollando por lo menos las actividades iniciales. Asimismo, es importante resaltar que el componente de información y comunicación tienen un grado de madurez del 80%.

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9 de 50

Gráfico 1. Medición y Calificación por Componente - PROVIAS NACIONAL

Cabe indicar que todos los componentes del SCI tienen como mínimo un nivel de madurez inicial, es decir, que se ha cumplido con las actividades de implementación, quedando como nueva etapa la de mejoramiento y monitoreo al funcionamiento del sistema, lo que permitirá obtener un grado óptimo o de mejora continua en la medida que logremos desarrollar las actividades que se programen en el presente plan.

Gráfico 2 . Calificación obtenida por Componente - PROVIAS NACIONAL

0 1 2 3 4 5

COMPONENTES N

I V E L E S

AMBIENTE DE CONTROL

EVALUACIÓN DE RIESGOS

CONTROL GERENCIAL

INFORMACION Y COMUNICACIÓN

ACTIVIDADES DE SUPERVISIÓN

} } } }

}

Mejora Continua Optimo Avanzado Intermedio

Inicial

No existe

3 3

4

1 1

Como ya se indicó anteriormente, PROVIAS NACIONAL obtuvo 144 puntos como puntaje total, lo que equivale a un 56% de desarrollo, lo cual nos coloca en un nivel INTERMEDIO. Considerando los estándares del manual, la entidad está coordinando la implementación de acciones para incorporar el Plan de Mejoramiento y Monitoreo al Control Interno 2015 – 2016.

60%

20%

60%

80%

20%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Ambiente de Control

Evaluación de Riesgos

Actividades de Control Gerencial

Actividades de Supervisión

(10)

10 de 50

Tabla 4. Avance de los Principios del SCI – PROVIAS NACIONAL

Componente Principio Puntaje % de

Avance

Nivel de Madurez

35 70% 4. ÓPTIMO

2: Independencia de la supervisión del Control Interno

2 40% 2. INTERMEDIO

28 62% 3. AVANZADO

5 25% 1. INICIAL

5 100% 5. MEJORA CONTINUA

6: Objetivos Claros

1 20% 1. INICIAL

7: Gestión de los Riesgos que afectan los objetivos

1 20% 1. INICIAL

0 0% 0. NO EXISTE

9: Monitoreo de cambios que podrían impactar al Sistema

de Control Interno 3 30% 2. INTERMEDIO

III. Actividades de Control

Gerencial

10: Definición y desarrollo de actividades de control para

mitigar riesgos 38 69% 3. AVANZADO

3 30% 2. INTERMEDIO

12: Despliegue de las actividades de control a través de

políticas y procedimientos 1 20% 1. INICIAL

IV.

12 80% 4. ÓPTIMO

14: Comunicación de la información para apoyar el Control

Interno 3 60% 3. AVANZADO

15: Comunicación a terceras partes sobre asuntos que

afectan el Control Interno 5 100% 5. MEJORA CONTINUA

V. Actividades de Supervisión

16: Evaluación para comprobar el control interno 1 20% 1. INICIAL 17: Comunicación de deficiencias de control interno 1 20% 1. INICIAL

TOTAL 144 56%

Así mismo, en relación a los principios que conforman el instrumento diseñado para medir el nivel de madurez, podemos identificar los niveles de avance en PROVIAS NACIONAL, reflejando una situación fluctuante con valores diversos, lo que conlleva a que en la implementación del presente plan se tengan en cuenta priorizar aquellos que tienen menor nivel de avance.

(11)

11 de 50

Gráfico. 3 Medición y Calificación por Principios - PROVIAS NACIONAL

En el siguiente gráfico podemos visualizar el nivel de implementación del Control Interno en PROVIAS NACIONAL. El puntaje final obtenido de 2.84 puntos, nos clasifica en un nivel de madurez INTERMEDIO, cabe indicar que el nivel avanzado es de 03 puntos, por lo que estaríamos a solo 0.16 puntos de obtener un grado de desarrollo AVANZADO, que será establecido dentro de los objetivos de este “Plan de Mejoramiento y Monitoreo al Control Interno 2015 - 2016”.

Descripción de los Principios

1: Entidad comprometida con integridad y los valores éticos 2: Independencia de la supervisión del Control Interno 3: Estructura Organizacional apropiada para objetivos 4: Competencia Profesional

5: Responsable del Control Interno 6: Objetivos Claros

7: Gestión de los Riesgos que afectan los objetivos 8: Identificación de fraude en la evaluación de riesgos

9: Monitoreo de cambios que podrían impactar al Sistema de Control Interno 10: Definición y desarrollo de actividades de control para mitigar riesgos

11: Controles para las Tecnologías de Información y Comunicaciones para apoyar la consecución de los objetivos institucionales 12: Despliegue de las actividades de control a través de políticas y procedimientos

14: Comunicación de la información para apoyar el Control Interno

15: Comunicación a terceras partes sobre asuntos que afectan el Control Interno 16: Evaluación para comprobar el control interno

17: Comunicación de deficiencias de control interno 70%

40%

62%

25%

100%

20% 20%

0%

30%

69%

30%

20%

80%

60%

100%

20% 20%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

(12)

12 de 50

Gráfico. 4 Calificación Obtenida en PROVIAS NACIONAL

No existe 00 - 50

Inicial Intermedio Avanzado 51 - 101 102 - 152 153 - 203

MEDICIÓN DEL NIVEL DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN PROVIAS NACIONAL

Calificación obtenida por PVN : 144 Niveles de

Calificación

Optimo 204 - 254

Mejora Continua

255

No existe 00

Inicial Intermedio Avanzado

01 02 03

Calificación obtenida : 2.84 Niveles de

Calificación

Optimo 04

Mejora Continua

05

Cabe Indicar, que se está realizando coordinaciones necesarias para identificar y planificar las actividades orientadas a lograr el nivel de madurez AVANZADO, en el mediano plazo en base a las inquietudes planteadas por las Unidades Orgánicas de la Entidad. Para determinar el plan de mejoramiento, se ordenarán los principios a partir de la puntuación más baja obtenida, de modo que lo que se buscará es mostrar aquellos aspectos más críticos y elaborar un plan de acción para mejorarlos.

INTERPRETACIÓN DEL NIVEL DE MADUREZ DEL SCI POR COMPONENTE

Debemos tener en cuenta que los componentes de control interno proporcionan criterios generales interrelacionados entre sí que se integran en el proceso de gestión con la finalidad de proporcionar una seguridad razonable respecto a los objetivos de control de las entidades. A continuación se muestran los resultados totales obtenidos en las calificación por componentes en PROVIAS NACIONAL, considerando que ésta es la sumatoria de los puntajes obtenidos en cada principio, y a su vez la sumatoria de los subelementos correspondientes.

En ese sentido, estos resultados van acompañados de la descripción de la situación actual que se encuentra cada uno de estos subelementos en PROVIAS NACIONAL.

Los componente Ambiente de Control y Actividades de Control Gerencial, están entre los que muestran mayor grado de implementación con un puntaje de 3.0; sin embargo, el que más sobresale es el componente de Información y Comunicación, con un puntaje de 4.0; siendo estos tres componentes los únicos cuya calificación se ubica en el rango medio alto.

Los componentes que se ubican en el rango bajo; son los componentes de Evaluación de Riesgos y Actividades de Supervisión, con 1.0. El componente Evaluación de Riesgos es el que se ubica en el rango más bajo cuando se realiza el análisis a partir de los principios, siendo el más crítico; es decir, que no se cuenta con una política institucional para identificar y administrar los riesgos inherentes a las áreas y procesos (administrativos y operativos); mucho menos, está normada o establecida por escrito; por esta razón, los riesgos de alguna manera si son identificados, valorados y administrados a fin de emitir respuestas al riesgo; sin embargo, no se aplica una metodología estandarizada ni preestablecida, sino que se procesan los riesgos de manera empírica como parte de la ejecución de sus funciones y responsabilidades.

(13)

13 de 50

A continuación detallamos y describimos la situación actual de cada uno de los componentes en relación a su grado de madurez en PROVIAS NACIONAL.

1. COMPONENTE I: AMBIENTE DE CONTROL

Se refiere al conjunto de normas, procesos y estructuras que sirven de base para llevar a cabo el adecuado Control Interno en la entidad. El ambiente de control comprende los principios de integridad y valores éticos que deben regir en la entidad, los parámetros que permitan las tareas de supervisión, la estructura organizativa alineada a objetivos, el proceso para atraer, desarrollar y retener a personal competente y el rigor en torno a las medidas de desempeño, incentivos y recompensas.

Este componente del Sistema de Control Interno tiene un grado de implementación de 60%, ubicándose en el rango AVANZADO, con un puntaje acumulado de 75. En el caso de este componente la mayoría de sus elementos han sido normados por los entes rectores. Por lo que resultan por tanto de cumplimiento obligatorio por las entidades. Para fines prácticos de éste análisis, estos elementos han sido agrupados en principios y subelementos.

El Componente de Ambiente de Control es uno de los más importantes que cuenta con mayores elementos factibles de ser evaluados. En total, las características de este componente están agrupadas en 05 principios y 25 subelementos:

1: Entidad comprometida con integridad y los valores éticos 2: Independencia de la supervisión del Control Interno 3: Estructura Organizacional apropiada para objetivos 4: Competencia Profesional

No existe 00

Inicial Intermedio Avanzado

01 02 03

Calificación obtenida : 03 I. Ambiente de

Control

Optimo 04

Mejora Continua

05

(14)

14 de 50

Gráfico. 5: Avance del Componente Ambiente de Control

Tal como se aprecia en el gráfico anterior, los principios que están en el rango de nivel AVANZADO son Entidad comprometida con integridad y valores éticos (70%), Estructura organizacional apropiada para objetivos (62%); mientras que el principio responsable del control interno tiene un nivel de MEJORA CONTINUA, con un avance del 100%. Los otros principios se ubican en el rango de nivel INICIAL los cuales son Independencia de la supervisión del Control Interno (40%), y el más bajo el que corresponde a Competencia Profesional con 25%.

Para cada subelemento, a continuación se detalla la calificación y la situación actual.

P^RINCIPIO1.ENTIDAD COMPROMETIDA CON INTEGRIDAD Y LOS VALORES ÉTICOS.

SUB ELEMENTO CALIFICACIÓN SITUACIÓN ACTUAL

1

Nivel de compromiso mostrado por el Titular y la Alta Dirección con el Control Interno

4– ÓPTIMO

En Provias Nacional el acta de Compromiso ha sido elaborada y suscrita por el Titular y Alta Dirección y se dispone la conformación del Comité de Control Interno, además el Titular y Alta Dirección brindan las facilidades administrativas y técnicas para el adecuado funcionamiento del Comité de Control Interno.

Dicha Acta ha sido actualizada reconfirmando el compromiso de la Alta Dirección y los niveles directivos. Se tiene programado para el primer trimestre del 2015 suscribir nuevamente un acta de compromiso.

2 Estado del Comité de Control Interno 4– ÓPTIMO

En la Entidad si se ha constituido el Comité de Control Interno y está conformado por el nivel directivo, ha sesionado y aprobado su Plan de Trabajo, así como sus acuerdos que se registran en las actas. Está presidido por un asesor de la Dirección Ejecutiva y miembros de la Unidad Gerencial de Administración y de la Oficina de Programación, Evaluación e Información.

Si bien es cierto dicho comité no sesiona permanentemente si aprueba los informes de avance y toma decisiones respecto del funcionamiento del sistema.

Avance: 60%

(15)

15 de 50

P^RINCIPIO1.ENTIDAD COMPROMETIDA CON INTEGRIDAD Y LOS VALORES ÉTICOS.

3 Nivel de difusión dado por el Titular y la

Alta Dirección al SCI 2- INTERMEDIO

La Entidad si realiza la difusión del Control Interno bajo objetivos identificables pero no a toda la Entidad. Esta es una de las debilidades en la entidad, se planificó contar con una herramienta de difusión digital a través de la Intranet, pero el proceso de contratación ha quedado desierto, estamos convocando por tercera vez dicho proceso.

4

Estado de la promoción de la

capacitación en Control Interno dirigida al personal

1– INICIAL

En la Entidad las charlas de sensibilización o capacitaciones son cortas y no se han cumplido con los objetivos porque no están ligadas a un Plan de Capacitación. Sin embargo, estamos incorporando en el Plan de Capacitación 2015 unos cursos generales dirigidos a todo el personal.

5 Informe de Diagnóstico del SCI 5– MEJORA CONTINUA

La Entidad cuenta con el informe de diagnóstico del SCI elaborado, considera las políticas nacionales y se recogen las sugerencias y aportes de todas las Unidades Orgánicas.

Además, se realiza el seguimiento permanente del informe. Se viene elaborando informes desde el año 2009, de manera continua y permanente, recogiendo aportes y proponiendo mejoras a la implementación del sistema.

6 Nivel de elaboración del Plan de Trabajo Implementación del SCI

5– MEJORA CONTINUA

En la Institución se ha elaborado el Plan de Implementación del SCI, en concordancia con los planes estratégicos y operativos de la entidad. Dicho plan se elaboró para el período 2012-2014, con una evaluación semestral, y se actualizó permanentemente conforme a los requerimientos y sugerencias de mejora.

7 Informe de Avance del Plan de

Implementación del SCI 3– AVANZADO

En la Institución se ha elaborado el informe de Avance del Plan de Implementación del SCI. Además, se ha designado al área responsable, quien lo entrega periódicamente, muestra un grado de cumplimiento e identifica problemas; sin embargo, no se adoptan las medidas correctivas. A diciembre 2014 se concluyó con el desarrollo de las actividades de dicho plan, cumpliendo con la implementación de los 05 componentes como mínimo alcanzando el nivel inicial para dar por implementado cada componente.

8 Facilidades al OCI 5– MEJORA

CONTINUA

La Alta Dirección brinda las facilidades al OCI para el desarrollo de su labor y muestra interés por las actividades que realiza.

Los requerimientos del OCI son incorporados al POI. Se le asigna personal, oficinas acondicionadas, consultorías de terceros, acceso a la información y documentación institucional y se atiende todos los requerimientos de atención e información solicitados.

9 Código de Ética para el Control Interno 1– INICIAL

En la entidad el Código de Ética está en proceso de elaboración, actualmente se aplica el Código de Ética para el Sector Público, tenemos elaborado un instructivo sobre el ambiente de control pendiente de formalizar, para este año se aprobará el Código de Ética Institucional.

10 Estado del Reglamento Interno de Trabajo (RIT)

La Institución si cuenta con Reglamento de Trabajo aprobado y lo emplea para regular la labor del personal; y se adoptan las medidas correctivas para evitar la reiteración de faltas al RIT.

Falta fortalecer un mecanismo de aplicación de incentivos y sanciones.

P^RINCIPIO2.INDEPENDENCIA DE LA SUPERVISIÓN

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Grado de independencia de la supervisión hecha a la implementación del Control Interno en la entidad

2– INTERMEDIO

En la Entidad existe un equipo de trabajo y responsable de la supervisión a la implementación del SCI, al cual se le otorga facilidades técnicas y administrativas para su labor, sin embargo es el Comité de SCI quien supervisa también el funcionamiento del sistema, falta fortalecer el seguimiento y supervisión a dedicación exclusiva.

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P^RINCIPIO3.E^STRUCTURAORGANIZACIONAL APROPIADA PARA OBJETIVOS

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Estado de la gestión estratégica institucional en relación al Plan Estratégico Institucional (PEI), Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM), Plan de Desarrollo Concertado

2– INTERMEDIO

La entidad cuenta con el PEI del sector adscrito y PESEM aprobados y actualizados, e incluyen al año actual de gestión.

Conforme a las coordinaciones con el Sector, por ser un proyecto no nos corresponde contar con un PEI, sin embargo, consideramos prioritario la elaboración de un documento que haga las veces que nos permita alinear nuestras estrategias a las del sector y sirva a su vez de insumo para que el MTC elabore el PEI conforme a los lineamientos de CEPLAN.

13

Plan Estratégico Institucional (PEI), Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM) o Plan de Desarrollo Concertado (PDC)

2– INTERMEDIO

En la Organización el PEI del sector adscrito y el PESEM contienen el desarrollo de la metodología indicada: visión, misión, lineamientos estratégicos, objetivos generales y específicos. Está pendiente la incorporación de objetivos institucionales relacionados con la Modernización de la Gestión Pública, Descentralización, Simplificación Administrativa, Gobierno Electrónico, Gobierno Abierto, Competitividad, entre otros.

14 Seguimiento y evaluación al PESEM o PDC y PEI

PROVIAS NACIONAL cuenta con directivas y procedimientos aprobados para realizar seguimiento y evaluación del PESEM y PEI del sector adscrito. Los resultados del seguimiento y evaluación se comunican al Titular y Alta Dirección, quienes adoptan medidas de mejora ante los problemas detectados.

15 Contribución del Plan Operativo a la

gestión institucional 3– AVANZADO

En la Institución el Plan Operativo Institucional (POI) está articulado con el PESEM y PEI del sector adscrito, y ha sido elaborado con la participación de todas las Unidades Orgánicas en la que se incorpora las políticas nacionales; además se realiza el seguimiento y evaluación, según normativa del MEF, está pendiente la incorporación de objetivos institucionales relacionados con la Modernización de la Gestión Pública, Descentralización, Simplificación Administrativa, Gobierno Electrónico, Gobierno Abierto, Competitividad, entre otros.

16 Reglamento de Organización y

Funciones 4– ÓPTIMO

La Entidad cuenta con un Manual de Operaciones actualizado y aprobado, donde se refleja la estructura orgánica y vigente que está vinculado al PESEM y al PEI del sector adscrito.

Estamos en proceso de actualización del MOP evaluando la estructura orgánica y efectuando ajustes conforme a las necesidades institucionales para el cumplimiento de los objetivos.

17 Manual de Perfiles de Puestos MPP 4– ÓPTIMO

La Entidad cuenta con el Manual de Organización y Funciones actualizado, aprobado y vinculado al ROF, CAP, Cuadro de Recursos Humanos (CRRHH), además como parte de las funciones se incluye los procedimientos de control previo, simultáneo, posterior que se aplica y a su vez es puesto a conocimiento de todo el personal.

18 Cuadro de Asignación de Personal 4– ÓPTIMO

La entidad cuenta con un Cuadro de Recursos Humanos actualizado, aprobado y está vinculado al PESEM, PEI del sector adscrito, así como al Manual de Operaciones. Es permanentemente actualizado y estamos por concluir el proceso que se inició el año 2014, del dimensionamiento de las necesidades de personal de PVN.

19 Manual de Procesos y Procedimientos 4– ÓPTIMO

La entidad cuenta con el Manual de Procesos y Procedimientos actualizado y aprobado, en el cual dentro de cada procedimiento se incluye de corresponder procedimientos de control previo, simultáneo y posterior. Además el personal responsable ha sido capacitado en la política de Simplificación Administrativa (SA) y se tiene conformado un Comité de Simplificación Administrativa. Iniciaremos en breve procesos de simplificación administrativa en diversos procesos principales. Asimismo, daremos inicio a la implementación de una gestión por procesos orientada a resultados en PVN

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P^RINCIPIO3.E^STRUCTURAORGANIZACIONAL APROPIADA PARA OBJETIVOS

conforme a los lineamientos de la SGP-PCM.

20 Texto Único de Procedimientos

Administrativos 0– NO EXISTE

En la entidad no se cuenta con el Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA). La entidad no cuenta con TUPA, por no corresponder de acuerdo a su naturaleza jurídica, sin embargo nos encontramos abocados en la elaboración de los informes técnicos y legales acerca de los procedimientos administrativos que están a cargo de la entidad para ser incorporados al TUPA-MTC, este proceso incluye la sustentación técnico y legal y el costeo de las actividades y tareas de cada uno.

P^RINCIPIO4.COMPETENCIA P^ROFESIONAL

21 Plan de Desarrollo de Personas (PDP)

Quinquenal y Anualizado 1– INICIAL

En la entidad se ha conformado el comité que formulará el Plan Quinquenal y Plan Anual de Desarrollo de las Personas (PDP) Anualizado, encontrándose dichos planes en proceso de elaboración. Actualmente gestionamos la capacitación a través del Plan de Capacitación que se elabora anualmente a inicios de cada ejercicio. Dicho plan se ejecuta y supervisa a través del área de Recursos Humanos y se elabora un informe anual de los resultados de su implementación.

22

Modelo de gestión de Recursos Humanos en el marco de la política de la Autoridad Nacional del Servicio Civil (SERVIR)

1– INICIAL

En el marco de la implementación del tránsito al régimen dl servicio civil, en la entidad estamos en proceso de implementación del modelo de Gestión de Recursos Humanos conforme a los lineamientos establecidos por la Autoridad Nacional del Servicio Civil (SERVIR). Igualmente, se ha iniciado el proceso de actualización de los documentos normativos internos y la aplicación de un proceso de simplificación administrativa.

23 Procedimientos y/o directivas

relacionadas al personal 2– INTERMEDIO

En la Organización existen procedimientos que son aplicados para algunos aspectos relacionados al personal (selección de personal, inducción al personal nuevo, capacitación y/o actualización de personal, formación de directivos, gerentes y líderes, evaluación del desempeño, promoción, ascenso, rotación, otorgamiento de premios e incentivos, sanciones disciplinarias). Sin embargo, hay cierta debilidad en cuanto al seguimiento y evaluación del cumplimiento de los procedimientos y directivas, puede mejorar.

24 Procesos de selección de personal 1– INICIAL

La Entidad tiene procedimientos y directivas internas actualizados y aprobados para regular el proceso de selección de personal. No existe una supervisión externa al área de RRHH que verifique el desarrollo de los procesos de selección de personal, estando pendiente también la evaluación permanente que permita retroalimentar y mejorar dichos procesos.

PRINCIPIO 5.RESPONSABLE DEL CONTROL INTERNO

25 Estado de apoyo del OCI al Control Interno en la entidad

En la entidad el OCI evalúa el Control Interno a través de las acciones y actividades de control; además, eleva las recomendaciones al Titular y a la Alta Dirección, el cual realiza el seguimiento para verificar su cumplimiento según directivas.

Sin embargo, podemos mejorar los mecanismos de seguimiento y articulación para que el OCI pueda efectuar la retroalimentación que se requiere para la mejora del SCI.

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2. COMPONENTE II: EVALUACIÓN DE RIESGOS

El riesgo es la posibilidad que un evento ocurra u afecte adversamente el cumplimiento de objetivos. La evaluación del riesgo se refiere a un proceso permanente a fin de que la entidad pueda prepararse para enfrentar dichos eventos.

La evaluación del riesgo comprende los principios de definición de los objetivos e identificación y evaluación de los riesgos, determinación de la gestión de riesgos, evaluación de la probabilidad de fraude y evaluación de sucesos o cambios que afecten al sistema de control interno.

El componente de Evaluación de Riesgos, tiene un grado de avance del 20%, siendo el más crítico, ubicándose en el rango más bajo y débil de los cinco componentes. Cabe indicar que este componente es una tarea fundamental en la planificación y ejecución de las actividades institucionales. Todo riesgo puede representar una amenaza para la entidad frente a la consecución de sus metas y objetivos. Los siguientes principios han sido evaluados:

6: Objetivos Claros

7: Gestión de los Riesgos que afectan los objetivos 8: Identificación de fraude en la evaluación de riesgos

9: Monitoreo de cambios que podrían impactar al Sistema de Control Interno

Gráfico. 6: Avance del Componente Evaluación de Riesgos

En el gráfico se puede apreciar que los cuatro principios vinculados al componente de Evaluación de Riesgos, tienen una implementación igual o menor al 20%, siendo bastante débil y deficiente, ubicándose en el grado INICIAL, de los niveles de madurez. Parte, por ello mismo, de la necesidad de establecer una política que en forma constante mida y evalúe los riesgos. Este proceso debe ser regulado bajo una estrategia clara, organizada e interactiva capaz de identificar pero también valorar los riesgos con capacidad de impactar negativamente en el desempeño de la entidad.

No existe 00

Inicial Intermedio Avanzado

01 02 03

Calificación obtenida : 01 II. Evaluación

de Riesgos

Optimo 04

Mejora Continua

05

Avance: 20%

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En ese sentido, debe haber un sustento operativo para la estrategia de Evaluación de Riesgos. Es necesario contar con planes, métodos de respuesta así como monitoreo de cambios. Esto permitirá contar con la información necesaria para definir acciones como respuesta a los riesgos identificados y valorados.

PRINCIPIO 6.OBJETIVOS CLAROS

26 Política de evaluación de riesgos 1– INICIAL

Para la implementación de este componente la entidad cuenta con la política de Evaluación de Riesgo y la metodología establecida en la Guía de implementación del SCI, sin embargo, no se tiene una política institucional específica ni aprobada ni en aplicación, simplemente se desarrolla todo el proceso de evaluación de riesgos de manera empírica, efectuada durante el desarrollo de nuestras funciones y cuando efectuamos el control concurrente. Se inició en el 2014 el proceso para conformar el Comité de Gestión de Riesgos, una vez conformado se iniciará con la elaboración de las políticas.

PRINCIPIO 7.GESTIÓN DE LOS RIESGOS QUE AFECTAN LOS OBJETIVOS

27 Identificación, valoración y respuesta del

Análisis de Riesgos 1– INICIAL

En la entidad se realiza análisis de riesgos pero sin seguir una metodología aprobada por el Titular y la Alta Dirección para la identificación, valoración y respuesta a riesgos. Como se explicó anteriormente, estas actividades se desarrollan de manera empírica, efectuada durante el desarrollo de nuestras funciones y cuando efectuamos el control concurrente.

P^RINCIPIO8.IDENTIFICACIÓN DE FRAUDE EN LA EVALUACIÓN DE R^IESGOS

28

Criterios para evaluar posibles fraudes durante la evaluación de los riesgos institucionales

0– NO EXISTE

En la entidad no se cuenta con lineamientos para identificar posibles fraudes durante la evaluación de los riesgos institucionales.

P^RINCIPIO9.MONITOREO DE CAMBIOS QUE PODRÍAN IMPACTAR AL SCI

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Monitoreo de los cambios externos que puedan impactar en el Sistema de Control Interno

2– INTERMEDIO

Las evaluaciones que se realizan por parte de la entidad son las adecuadas y han permitido identificar los cambios externos (no controlables por la entidad) que pueden afectar el SCI. Sin embargo, hay que fortalecer el proceso de información y propiciar la mejora para minimizar el impacto de los cambios externos.

30

Monitoreo de los cambios internos que pueden impactar en el Sistema de Control Interno

1– INICIAL

Las evaluaciones que se realizan por parte de la entidad son las adecuadas y han permitido identificar los cambios internos (controlables por la entidad) que pueden afectar el SCI. Sin embargo, hay que fortalecer el proceso de información y propiciar la mejora para minimizar el impacto de los cambios internos.