Sistema Integrado de Gestión INSPECCIONES DE SEGURIDAD

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Sistema Integrado de Gestión

INSPECCIONES DE SEGURIDAD

Versión 1

Código: GA.3,0,2.19.02.07

Proceso: GESTION ADMINISTRATIVA - GA

Junio de 2016

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INSPECCIONES DE SEGURIDAD

Código: GA.3,0,2.19.02.07 Fecha: 29/06/2016

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Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad 1. OBJETIVO

Establecer un método sistemático para el desarrollo, implementación, realización y seguimiento de inspecciones de seguridad que permitan la detección oportuna de fallas, condiciones sub estándar, tomar medidas que disminuyan la exposición a una situación peligrosa o que puedan generar pérdidas y verificar la eficiencia de las acciones correctivas que se tomen al respecto.

2. ALCANCE

Inicia con la planeación y ejecución de la inspección, en caso de presentarse fallas y/o condiciones inseguras o sub estándar, se genera un plan de acción y termina con el seguimiento de las medidas correctivas propuestas. Aplica para todos procesos de la Institución Universitaria Escuela Nacional del Deporte (IUEND); siendo susceptibles de inspección las instalaciones, equipos, herramientas y vehículos, entre otros.

3. NORMATIVIDAD

La normativa aplicable al procedimiento “INSPECCIONES DE SEGURIDAD”, se encuentra

documentada en el Portal Institucional en la

URL:http://www.endeporte.edu.co/institucional/informacion-general/normatividad y en la Intranet Institucional en la URL:http://www.endeporte.edu.co/intranet/index.php/la-entidad/normograma- institucional-por-procesos

4. DEFINICIONES

Para efectos de este procedimiento se establecen las siguientes definiciones, tomando como base la Norma Técnica Colombiana 1441.

 Áreas y Partes Críticas: Son las áreas de la empresa, las maquinas, equipos, herramientas y materiales o estructuras que tienen la probabilidad de ocasionar pérdidas, si se deterioran, fallan o se usan en forma inadecuada.

 Inspección: Es el método de exploración física en el que se identifican, examinan e investigan las condiciones inseguras o sub estándar de lugares, maquinarias o equipos; verificando su estado, funcionamiento y el cumplimiento de requisitos.

 Inspecciones Planeadas: Actividad programada, que busca identificar posibles pérdidas antes de que ocurran y que contempla frecuencia, instrumentos y responsables.

 Inspecciones Planeadas Generales: Se realiza con un enfoque amplio e integral por medio de caminatas a través del área, donde se debe buscar las cosas que no saltan a la vista, reubicar las elementos innecesarios, determinar condiciones inseguras o sub estándar, actos inseguros, herramientas y equipos en condiciones ineficaces, con fallas eléctricas o mecánicas, problemas potenciales, así como equipos, herramientas, materiales y áreas en buenas condiciones.

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 Inspecciones de Orden y Aseo: Se realizan en los diferentes centros de trabajo, para verificar que todas las cosas se encuentren en el lugar adecuado y en correcto estado de limpieza. Con estas inspecciones se detectan áreas en desorden, acumulación peligrosa y descuidada de materiales, elementos obsoletos, herramientas y equipos olvidados en áreas de trabajo, materiales como desperdicios, chatarra, papel y sobrantes que congestionan el área de trabajo.

 Inspecciones de áreas y partes Críticas: Se debe realizar una clasificación previa teniendo en cuenta potencial e historial de pérdidas. Con esta inspección se verificara que el elemento está trabajando como debería y así prevenir la falla o mal funcionamiento de equipos, maquinaria, herramientas, vehículos o áreas locativas.

 Inspección no planeada: Es una inspección que se realiza por fuera del cronograma de inspecciones con el fin de detectar problemas potenciales.

 Condiciones inseguras o sub estándar: Son las instalaciones, equipos de trabajo, maquinaria y herramientas que NO están en condiciones de ser usados y que ponen en riesgo de sufrir un accidente a las personas. Toda circunstancia física que presente una desviación de lo estándar o lo establecido y que facilite la ocurrencia de un accidente.

 Acto sub estándar: Toda acción que realiza un trabajador de manera insegura o inapropiada y que facilita la ocurrencia de un accidente de trabajo.

 Perdidas: Toda lesión personal o daño ocasionado a la propiedad, al ambiente o al producto.

 Potencial de pérdidas: Gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas que pueden ocasionar un accidente.

 Historias de Pérdida: Gravedad, magnitud y frecuencia de las pérdidas ocasionadas por accidentes que hayan ocurrido anteriormente.

 Lista de verificación: Son formatos que contienen los aspectos que se deben inspeccionar en las diferentes áreas para facilitar la recopilación, codificación y análisis de la información.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1 Responsables:

La responsabilidad de coordinar, realizar, controlar y hacer seguimiento a las inspecciones de seguridad, recae sobre el responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo de la IUEND, quien a su vez contará con el apoyo del COPASST, Comité de Emergencias y personal de servicios generales, para el diligenciamiento de los formatos de inspección que se establezcan en la matriz de inspecciones.

Cabe aclarar que cada funcionario, docente o contratista de la IUEND deberá comprobar y velar en todo momento por el buen estado de los sistemas de seguridad de las máquinas, equipos, herramientas, instalaciones locativas, entre otras que se utilicen durante el cumplimiento de sus funciones, adicionalmente deberán mantener su zona de trabajo ordenada y limpia y reportar las

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condiciones subestándar o anormalidades que se presenten durante la ejecución de sus actividades, por medio del formato para reporte de actos y condiciones subestándar o cuando se estén realizando las inspecciones.

También es responsabilidad de los altos mandos (directores de proceso o jefes de área, supervisores, coordinadores) proporcionar los espacios para llevar a cabo las inspecciones de seguridad, participar en la formulación de los planes de acción y facilitar los recursos necesarios para el cumplimiento de estos.

5.2. Matriz de Inspecciones

Elabore una matriz en donde integre y programe todas las inspecciones de seguridad definidas para el año en curso, tenga en cuenta responsables de la ejecución, frecuencia, Áreas y partes críticas.

5.2.1. Frecuencia O Periodicidad De Las Inspecciones

 La frecuencia de inspecciones se establece en la matriz considerando:

 Potencial e historial de pérdidas y accidentes de trabajo

 Normas vigentes en seguridad y salud en el trabajo.

 Características de áreas locativas.

5.2.2. Formatos de Inspección o Listas De Verificación

 Cada una de las inspecciones se realizará en el formato establecido, el cual contiene aspectos del elemento a inspeccionar. Todos los formatos de inspecciones se deben documentar según la Guía para la elaboración y control de documentos y registros de la IUEND.

 Los formatos de inspección deben contener como mínimo: Fecha de la inspección, Nombre de quien Inspecciona, aspecto a inspeccionar, observaciones o comentarios, adicional se podrá anexar firma del responsable de la inspección y de las personas involucradas durante el proceso de inspección.

5.3. Elementos a Inspeccionar

Los elementos que serán objeto de inspección son: Equipos, maquinas, herramientas, mecanismos de acceso para trabajar en alturas (Andamios, escaleras portátiles), equipos para trabajo en alturas (Arneses, eslingas, anclajes portátiles, líneas de vida, frenos) elementos de protección personal (según matriz de EPP), equipos de emergencia (Extintores, camilla, botiquín), Vehículos (carro y moto), almacenamiento de productos químicos, puestos de trabajo y áreas locativas.

Las inspecciones de Áreas y Partes Criticas deben ser controladas por Gestión de Mantenimiento y aseo, para conocer el estado de las maquinas, herramientas, vehículos y tomar acciones (programación de mantenimiento preventivos y/o correctivo, eliminación/sustitución).

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Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad 5.1. Requisitos para Realizar una Inspección

 Tener conocimientos básicos acerca de los elementos a inspeccionar, capacitación y entrenamiento específico.

 Las inspecciones podrán ser realizadas por personas ajenas al proceso, en compañía de los responsables directos, con el fin, de que estas sean imparciales y se emita una retroalimentación.

 Realizar un análisis y revisión de las inspecciones anteriores con el objetivo de verificar las recomendaciones dadas; como también las estadísticas de accidentalidad.

 Llevar aspectos tales como:

 Formatos de inspección

 Bolígrafo

 Tabla para apoyar

 Elementos de Protección Personal.

 De ser posible ponerse en contacto con los jefes de área, para que acompañen al inspector durante la inspección.

 Realizar el recorrido en forma sistemática, siguiendo siempre una secuencia en cuanto al área a revisar, de tal forma que no se omita algún sitio.

 Visitar los sitios menos frecuentes.

 Hacer tantas anotaciones, adicionales como sean necesarias.

 Preguntar siempre acerca de aquello que nos resulte (raro) o desconocido.

5.2. Informe de Inspecciones

Al finalizar el mes, los inspectores deben presentar un informe en el formato denominado

“Informe de Inspecciones”, este documento se entregará al encargado de SST y contempla los siguientes ítems:

 Datos generales de la inspección

 Nombre de la inspección

 Fecha de realización

 Área o lugar inspeccionada

 Proceso

 Responsable del área o proceso

 Descripción del acto o condición identificados con su valor de cuantificación de acuerdo a la Peligrosidad y acción (A.B.C).

 Recomendaciones propuestas por el inspector

 Acción correctiva (Las acciones correctivas que aparezcan en el informe previamente deben haber sido discutidas con el responsable del área o proceso que fue objeto de inspección).

 Responsable de la acción correctiva

 Fecha de ejecución de la acción correctiva

 Fecha de seguimiento de la acción correctiva

 Estado de la acción correctiva

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Los informes se almacenarán organizadamente y se mantendrá un archivo actualizado de estos, el cual será llevado por el encargado del SG-SST o quien determine la empresa.

5.2.1. Cuantificación de las Condiciones Inseguras o Actos Subestandar

A cada condición insegura se le asignará una letra (A, B, C) de acuerdo con el potencial de pérdidas de la misma. Esta misma letra corresponde al tiempo que se requiere para establecer una acción correctiva. Escala de valores para calificación de condiciones (Ver Tabla No1)

Tabla No 1. Cuantificación de las Condiciones Inseguras o Actos Subestandar CLASE

POTENCIAL DE PÉRDIDAS DE LA CONDICIÓN O

ACTO SUB ESTANDAR IDENTIFICADO GRADO DE ACCIÓN A

Podrá ocasionar la muerte, una incapacidad permanente o perdida de alguna parte del cuerpo, o daños de considerable valor.

Inmediata (1 a 5 días)

B

Podría ocasionar una lesiono enfermedad grave, con un incapacidad temporal, o daño a la propiedad menor al de la clase A

Pronta (8 a 15 días) C Podría ocasionar lesiones menores incapacidades,

enfermedad leve o daños menores.

Posterior (> de 15 día) 5.2.2. Seguimiento de las Acciones Recomendadas

 El responsable de la inspección debe de hacer seguimiento a la ejecución de las acciones correctivas, verificando cumplimiento.

 Dar a conocer los informes de inspección a las personas responsables de ejecutar las acciones correctivas y al coordinador de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 Verificar que la acción se inicio de acuerdo con lo programado, dirigiendo los inconvenientes a la autoridad respectiva.

 Comprobar la efectividad de las acciones ejecutadas y establecer las modificaciones que sean necesarias.

5.3. Medición

El responsable del SG-SST es quien realizará la medición de la eficacia y cobertura de las inspecciones y con los resultados realiza el análisis de tendencias para verificar el cumplimiento de las metas.

Número de inspecciones ejecutadas X 100

Número de inspecciones programadas en un periodo

Número de personas entrenadas para realizar las inspecciones X 100 Número de personas programadas para el entrenamiento

Número de acciones correctivas ejecutadas X 100 Número de acciones correctivas planteadas

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5.4. Descripción Gráfica Detallada.

N° DIAGRAMA ACTIVIDAD RESPONSABLE DOCUMENTO

SOPORTE FRECUENCIA

PUNTO DE CONTROL -

REGISTRO

1.

La necesidad de inspección como medida preventiva se puede detectar durante la actualización de la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos, mediante el reporte de actos y condiciones subestándar que realizan los colaboradores, investigación de accidentes, revisión por la dirección entre otros.

SST Colaborador

Inspector (COPASST –

Comité de Emergencias – Mantenimiento y

aseo)

Matriz de Peligros Anual Reportes de Actos

o condiciones Subestandar

Investigaciones de Accidentes de Trabajo

Anual la Matriz de

Peligros.

Seguridad y Salud en el Trabajo

2

* Identifique lo que va ser objeto de inspección, según lo definido en la matriz de inspecciones.

* Imprima lista de verificación o formato de lo que se va a inspeccionar.

* Revise resultados de inspección anterior para comprobar correctivos.

SST Inspector (COPASST –

Comité de Emergencias – Mantenimiento y

aseo)

Formatos de Inspección

Según el área o elemento a

inspeccionar

Seguridad y Salud en el

Trabajo

3

Identifique el nivel de cumplimiento según lista de verificación y deje constancia de los hallazgos.

Califique cada aspecto. En el campo de observaciones haga un breve

SST Inspector

Formatos de Inspección

Según el área o elemento a

inspeccionar

Trabajo Identifique la necesidad

de inspección

Prepare la inspección

Realice y evalúe la inspección

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Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad relato sobre el incumplimiento del

aspecto.

4

Consolide la información en el

formato "informe de inspección" Inspectores Informe de

Inspección Mensual

Trabajo

Defina con el responsable del área, proceso, o trabajador el plan de acción, estableciendo tiempo de ejecución y responsable de la AC.

Inspectores Responsable área o proceso

inspeccionado

Informe de Inspección que incluye plan de

acción

Mensual

Trabajo Si No

¿Detectó condición o

acto subestánda

r?

1

Diligencie el informe de inspección

Construya plan de acción

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Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad Realice seguimiento a correctivos. Inspectores

SST

Informe de Inspección que incluye plan de

acción

Mensual

Trabajo

Ingrese en el informe de inspección los datos solicitados para calcular el indicador.

Ingrese en la matriz de inspecciones datos solicitados para calcular el indicador.

Inspectores SST

Indicadores Seguridad y Salud

en el Trabajo – Inspecciones

Semestral

Seguridad y Salud en el Trabajo Calcule indicadores

¿Plan de acción cerrado?

Seguimiento plan de acción

2

Si No

3

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Una Institución Universitaria enfocada en el ser humano como eje central de calidad Entregue los formatos, listas de

verificación e informes de inspección diligenciados al responsable de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Inspectores COPASST Brigada de Emergencias

Seguridad y Salud en el Trabajo

Formatos e informes de Inspección

Mensual

Trabajo 3

Entregue información.

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6. Revisión y Actualización

Este procedimiento será elaborado por el área de Seguridad y Salud en el Trabajo con el apoyo y colaboración técnica de la ARL Colmena Seguros, revisado por Vicerrectoría Administrativa y Gestión de Calidad, cuando se presenten inconsistencias en su uso, teniendo en cuenta los conceptos que sobre el mismo hayan enviado los procesos que lo han utilizado y aprobados por el Rector.

7. FORMATOS ASOCIADOS

8. REFERENCIAS DOCUMENTALES

NOMBRE DEL FORMATO CODIGO

 Almacenamiento en Bodega y Archivo GA.3,0,2.19.04.63

 Botiquín de primeros auxilios GA.3,0,2.19.04.64

 Camillas GA.3,0,2.19.04.65

 Duchas – Lava ojos GA.3,0,2.19.04.66

 Equipo de carretera GA.3,0,2.19.04.67

 Estado y uso del EPP GA.3,0,2.19.04.68

 Extintores portátiles GA.3,0,2.19.04.69

 Inspección Gerencial GA.3,0,2.19.04.71

 Locativo general GA.3,0,2.19.04.72

 Locativo para laboratorios GA.3,0,2.19.04.73

 Locativo parqueaderos GA.3,0,2.19.04.74

 Locativo para piscinas GA.3,0,2.19.04.75

 Inspección para motos GA.3,0,2.19.04.76

 Manejo seguro de herramientas y estándar de seguridad en trabajos

manuales GA.3,0,2.19.04.77

 Inspección para vehículos GA.3,0,2.19.04.78

 Inspección puesto de trabajo – Sistema Osteomuscular GA.3,0,2.19.04.79

 Preoperacional para líneas de vida GA.3,0,2.19.04.80

 Sistemas de acceso para trabajar en alturas - andamios GA.3,0,2.19.04.81

 Riesgo Publico GA.3,0,2.19.04.82

 Sistemas de acceso para trabajar en alturas - escaleras GA.3,0,2.19.04.83

 Sistemas de acceso para trabajar en alturas - elevador - manlift GA.3,0,2.19.04.84

 Inspección preoperacional del equipo de protección contra caídas

(arnés - eslinga - anclaje portátil) GA.3,0,2.19.04.85

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Código: GC.3,0,2.19.02.07 Fecha: 29/06/2016

Control de los Cambios Versión

No.

Fecha de

Aprobación Descripción de los Cambios Justificación del cambio

1 29/06/2016

Se crea el procedimiento para la realización de inspecciones de seguridad como parte de la estrategia de prevención en SST de la institución universitaria.

Estructuración documental de la Seguridad y Salud en el trabajo.

Aprobación del Documento

Nombre Responsable Firma Fecha

Elaboró: Isabel Cristina Selada A.

Docente Contratista Seguridad y Salud en el Trabajo

27/06/2016

Revisó: María Isabel Andrade García

Vicerrectora de Institución Universitaria Administrativa

28/06/2016

Aprobó: José Fernando

Arroyo Valencia Rector 29/06/2016