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Caldera, 1 de octubre de 2009 A : Sra. Brunilda González Anjel
Alcaldesa de la comuna de Caldera
Dando cumplimiento al programa bienal de auditoria confeccionada por este Departamento de Control, aprobada mediante Decreto Alcaldicio Nº 784, de fecha 18 de Mayo de 2009, la función fiscalizadora que debe cumplir el Departamento de Control Interno Municipal, según las atribuciones de la Ley 18.695, Art. 29 letra a).
Se procedió a la revisión de ciertos puntos críticos determinados mediante una matriz de riesgo realizada al Departamento de Salud Municipal, dando inició según el cronograma de actividades por el área de Contabilidad.
Objetivo:
Análisis y comprobar el estado de las conciliaciones bancarias.
Arqueos a las distintas cajas recaudadoras dentro del servicio.
Metodología:
La auditoria se desarrolló de acuerdo a las normas, procedimientos y sistemas de control aplicados dentro del Municipio, e instruidos por Contraloría General de la República.
Alcance:
El período auditado de la conciliaciones comprende el año 2008 y hasta el mes de Mayo año 2009.
INFORME DE AUDITORIA FINANCIERA-CONTABLE
I. MUNICIPALIDAD DE CALDERA DEPTO. DE SALUD.
Muestra:
Las muestras se obtuvieron según revisión previa a documentos dentro del departamento de Salud.
1.- DE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS
El Departamento de Salud Municipal, mantiene vigente la cuenta corriente para el ingreso de los fondos ordinarios la asignada con el número 12003000231 del Banco Estado.
Se procedió a la revisión y análisis de las conciliaciones bancarias según el alcance de la presente auditoria, tenido a la vista tales documentos se pudo comprobar que tales informes se encuentran al día al mes de Mayo del año 2009, observando que tal función es realizada mes a mes por el encargado del sistema contable, sin embargo es importante señalar que el informe de conciliación bancaria al mes de Mayo de 2009, presenta depósitos y cargos que según consultas se encuentran detectadas y estas se regularizaron el mes de Junio del mismo año, sin embargo se analizó el listado de cheques girados y no cobrados, corroborando la existencia del cheque serie 5680956 girados a nombre de rosita huerta por $4.200, de fecha 29-01-2009 siendo el cheque de más antigua data, por lo que de un monto de $3.678.226, debiera de analizarse los cheques de enero, febrero y marzo del presente, y realizar según lo indicado en el manual de procedimientos contables K-03, que señala que
“los cheques girados y no cobrados dentro de los plazos legales establecidos, originaran una regularización de las disponibilidades y un reconocimiento de la obligación en la cuenta 21601 Documentos Caducados”.
A partir de la fecha de emisión, existe un plazo de 60 días calendario para cobrar un cheque ante cualquier banco de la misma plaza, es decir, mismo lugar a que pertenece la cuenta corriente y 90 días cuando el cobro del cheque se realiza en banco de una plaza distinta a aquella en que fue emitido el cheque.
2.- DE LOS ARQUEOS DE CAJA
En el Departamento de Salud de Caldera, según información solicitada y enviada mediante Memorándum s/n a este departamento de Control, existen tres cajas recaudadoras que serían las siguientes:
Sector Personal a Cargo Servicio Atención Primaria Urgencia ( SAPU ) Nayade Alarcón Salazar
Laboratorio Yobana Huerta Salazar
Oficina de Información Reclamos y Sugerencias ( OIRS ) Miguel Bustos Guzmán
Este departamento de control realizó un arqueo sorpresivo a las cajas recaudadoras con el fin de realizar un chequeo a los dineros existentes y recaudados por el personal a cargo, por concepto de atenciones médicas, exámenes, radiografías, curaciones, etc., encontrándose cada una en el siguiente estado:
2.1. Del sector S.A.P.U., se efectuó el arqueo de caja, realizando un conteo de los dineros recaudados que permanecían el día 30 de Junio de 2009. Dentro de este sector, se tuvo a la vista un total de $43.300, versus el total de boletas emitidas (Bol.32963 a 32968) monto $37.400, existiendo un sobrante de $5.900, siendo esta diferencia por motivo de cambio de dinero en las recaudaciones realizadas, por otro lado es importante señalar que doña Nayade Alarcón Salazar no rinde fianza de fidelidad funcionaria.
Sector : SAPU
Funcionaria : Nayade Alarcón Salazar
Arqueo 2.1.
Nº Bol. Nro. S.A.P.U O.I.R.S Laboratorio Total
1 32963 $ 20.000 $ - $ 20.000 2 32964 $ 3.200 $ 3.200 3 32965 $ 3.200 $ 3.200 4 32966 $ 2.500 $ 2.500 5 32967 $ 4.900 $ 4.900 6 32968 $ 3.600 $ 3.600 7 8 9
Total valor boletos $ 37.400
Total Efectivo $ 43.300
Diferencia saldo a favor $ 5.900
2.2. Del sector LABORATORIO, al momento de solicitar el talonario para la realización del arqueo, se pudo comprobar la no existencia de ingreso ese día, por lo que la última boleta emitida y entregada al servicio para depósito fue el número 32470 de fecha 24 de Junio de 2009 por $2.500 recepcionada el mismo día por en encargado contable. Cabe señalar que la encargada Sra. Yobana Huerta Salazar rinde fianza de fidelidad según Póliza 299488 de fecha 13 de octubre de 2006.
Sector : LABORATORIO
Funcionaria : Yobana Huerta Salazar
Arqueo 2.2.
Nº Bol. Nro. S.A.P.U O.I.R.S Laboratorio Total
1 0 $ - $ -
2
Total valor boletos $ -
Total Efectivo $ -
Diferencia $ -
2.3. Del sector O.I.R.S., se realizó el arqueo de caja, realizando un conteo de los dineros recaudados que permanecían el día 30 de Junio de 2009 dentro de este sector, teniendo un total de $ 10.000, versus el total de boletas emitidas (Bol. 32009) monto $5.000, quedando un sobrante de $5.000, situación que ocurrió por falta de cambio según lo informado por el Sr. Miguel Bustos Guzmán. Cabe señalar que el Sr. Miguel Bustos Guzmán rinde fianza de fidelidad funcionaria según póliza 299573 de fecha 23 de octubre de 2006.
Sector : O.I.R.S.
Funcionario : Miguel Bustos Guzmán+
Arqueo 2.3.
Nº Bol. Nro. S.A.P.U O.I.R.S Laboratorio Total
1 32009 $ 5.000 $ 5.000
2
Total valor boletos $ 5.000
Total Efectivo $ 10.000
Diferencia saldo a favor $ 5.000
Además se realizó arqueo de caja a los fondos a rendir para los gastos menores del servicio, en resguardo de la funcionaria Patricia Tamblay Invernizzi:
2.4. Dentro del sector ADMINISTRACIÓN, se realizó el arqueo de caja, a los fondos para gastos menores del servicio con fecha 08 de Junio de 2009, teniendo un sobrante de 7.205. Este saldo a favor se debe a que en la visita inspectiva no se entregaron todas las boletas a este funcionario por lo que es notable que de haber sido así, hubiese resultado un saldo negativo.
Es importante señalar que en caso de ser mayor el gasto por conceptos de gastos menores, se tendría que realizar una modificación a decreto Alcaldicio de aprobación para incremento del monto asignado que
según se tuvo a la vista es de $150.000, para así no realizar gastos cubiertos con fondos propios.
Sector : ADMINISTRACION
Funcionaria : Patricia Tamblay Invernizzi
Arqueo 2.4.
Nº Bol. Nro. Nombre Total
1 7294 Krmetal $ 9.500
2 202132 Manuel Barrios Verdugo $ 3.060
3 3923931 Pullman Cargo $ 3.300 4 122183 Computer´s $ 10.999 5 16134414 EGT $ 2.680 6 7266 Krmetal $ 13.000 7 438425 Regional Autos $ 23.000 8 9586332 Pullman Cargo $ 2.250 9 120950 Computer´s $ 8.792
10 199652 Manuel Barrios Verdugo $ 2.300
11 947214 Electrónica Universal $ 1.860
12 445751 Florentina Álvarez Araya $ 1.800
13 116828 Comercializadora del Norte $ 18.300
14 142676 Hipermercado Copiapó $ 9.176
15 13694386 Pullman Cargo $ 2.250
16 S/n Sinditacol $ 2.000
17 51012 Esteban Cia. Ltda. $ 7.000
18 13694661 Pullman Cargo $ 2.250
19 S/n Sinditacol $ 2.000
20 443649 Florentina Álvarez Araya $ 2.630
21 159664 La Huasquina $ 400
22 159698 La Huasquina $ 2.000
23 60833309 Sodimac S.A. $ 2.590
24 72934 Fernando Rieloff $ 8.500
25 444520 Florentina Álvarez Araya $ 3.779
Total valor boletos $ 145.416
Total fondo entregado $ 148.591
Saldo $ 3.175
Total efectivo $ 10.380
SOBRANTE $ 7.205
CONCLUSION:
1.- Durante el desarrollo del presente informe se pudo observar en cuando al tema de las conciliaciones bancarias que se realiza un trabajo mensual siendo eficiente, no teniendo más situaciones que la señalada en el punto Nº1.
2.- En cuanto al tema de los arqueos realizados se pudo notar que no existe problemas en cuanto a los procedimientos utilizados, es decir arqueos
diarios y depósitos al día siguiente de recaudado, siendo observación el caso de doña Nayade Alarcón Salazar funcionaria que no rinde fianza de fidelidad según se pudo comprobar.
RECOMENDACIÓN:
1.- En el caso de las conciliaciones bancarias a modo de orden, respaldar cada informe el cual debe ir firmado por la persona que realiza la función, cartolas del banco y movimiento de fondos del sistema contable por mes, además de realizar análisis a los cheques girados y no cobrados, a modo de realizar los procedimientos contables correspondientes.
2.- Realizar en calidad de urgencia trámite de fianza de la funcionaria Nayade Alarcón Salazar, ya que esta situación podría ser observada por Contraloría Regional en alguna inspección. Es importante señalar que este sector (S.A.P.U.) es el que genera mayor ingreso en comparación a las cajas arqueadas, por lo que requiere mayor control por parte de la administración.
3.- Dado que la mayoría de los recaudadores rinde fianza de fidelidad funcionaria, la encargada de finanzas Sra. Patricia Tamblay Invernizzi, podría entregar un fondo a rendir de su caja chica para efectos de cambio, a modo de evitar con esto la utilización de fondos propios por parte de cada funcionario recaudador.
Hidilberto Soto Soto Control Interno Municipal
C.c. Departamento de Salud Municipal C.c. Control Interno
