INFORME-AU-I-054-2014
PARA: MSc. Hernán Alberto Rojas Angulo
DIRECTOR GENERAL DE SERVICIO CIVIL DE: MBA. Olman Luis Jiménez Corrales
DIRECTOR
ASUNTO: Informe fin de gestión. FECHA: 31 de octubre del 2014.
I. PRESENTACIÓN
Con el propósito de detallar tanto la labor ejecutada como el avance y estado de las principales responsabilidades asignadas al suscrito durante el período que me he desempeñado como DIRECTOR DEL ÁREA DE AUDITORÍA DE LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS, seguidamente especifico la información requerida entorno a dicha función.
II. RESULTADOS DE GESTIÓN a) Datos Generales
Partiendo que el Área de Auditoría de la Gestión de Recursos Humanos (en adelante para agilizar su mención AUGRH) tiene como Objetivo Desarrollar y mantener un Sistema de Auditoría de la Gestión de Recursos Humanos en el Régimen de Servicio Civil que incluya el control preventivo, diseño de sistemas de valoración del riesgo, además de la eficiencia y eficacia de los programas que desarrollan las instancias que conforman el SIGEREH en proporción a sus costos, beneficios, prácticas y las condiciones que debe
estimular, de seguido especifico las acciones que he impulsado durante el período que me ha correspondido asumir la Dirección de esta importante dependencia institucional.
b) Cambios habidos en el ordenamiento jurídico
A partir del año 2010 se formularon diversos cambios en la normativa que regula el accionar de la Gestión de Recursos Humanos bajo el ámbito del Estatuto de Servicio Civil, siendo que con la emisión del Capítulo XII del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil se formula el Sistema de Gestión de Recursos Humanos, denominado SIGEREH, Decreto Ejecutivo N° 35865-MP publicado en la Gaceta N° 75 del 20 de abril del 2010.
Ante dicha situación la Dirección General de Servicio Civil planteó una serie de instrumentos normativos, tales como el impulso y divulgación de la Directriz Presidencial 042-P publicada en la Gaceta N° 105 del 1° de junio del 2010 la cual confirma su rectoría y responsabilidad por la gestión de acciones normativas, consultoras, contraloras y proveedoras de ayuda técnica, además del dictado de normas y procedimientos que promuevan la implementación de un sistema moderno de Gestión de Recursos Humanos en los Ministerios, Instituciones y Órganos Adscritos donde aplique el Estatuto de Servicio Civil.
Asimismo la directriz de marras formula que las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos de los Ministerios, Instituciones y Órganos Adscritos bajo el Estatuto de Servicio Civil deben lograr altos estándares de seguridad y calidad en los servicios y productos que facilitan, así como aplicar las políticas, directrices y lineamientos que en materia de Gestión de Recursos Humanos emita esta Dirección General como rectora del SIGEREH.
Bajo este contexto, igualmente se promulgaron resoluciones administrativas que la Dirección General emitió a efecto de complementar el accionar, funcionamiento y competencias de los componentes del SIGEREH, a
efecto de que se asuma con responsabilidad y seguridad los procesos de transferencia y desconcentración de actividades que la rectoría del sistema haya definido. Entre ellas encontramos la DG-347-2011 referida a las “COMPETENCIAS COMISIONADAS A LOS ÓRGANOS E INSTANCIAS CONSTITUTIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEL RÉGIMEN DE SERVICIO CIVIL”, la DG-315-2011 abocada hacia las “POLÍTICAS DE APLICACIÓN A LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS QUE OPERAN EN LOS MINISTERIOS, INSTITUCIONES Y ÓRGANOS ADSCRITOS SEGÚN CORRESPONDA, CUBIERTOS POR EL ÁMBITO DEL ESTATUTO DE SERVICIO CIVIL Y SU REGLAMENTO”, aplicados por las instancias constitutivas del SISTEMA DE GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEL RÉGIMEN DE SERVICIO CIVIL
Dentro de este contexto la Resolución DG-347-2011 indicada establece en su Artículo 4° las siguientes competencias para esta área:
“4.2.3 Auditoría de la Gestión de Recursos Humanos
a. Desarrollar y mantener un Sistema de Auditoría de la Gestión de Recursos Humanos en el Régimen de Servicio Civil que incluya el Control preventivo, diseño de sistemas de valoración del riesgo, además de la eficiencia y eficacia de los programas que desarrolla el SIGEREH en proporción a sus costos, beneficios, prácticas y condiciones que debe estimular.
b. Ejecutar las acciones de auditoría de la Gestión de Recursos Humanos necesarias, con el fin de revisar o verificar que los actos administrativos generados en razón de las competencias conferidas a los operadores del SIGEREH, hayan sido emitidos conforme lo dispone la normativa técnica y legal correspondiente, ejerciendo además el seguimiento necesario a las recomendaciones emitidas.
c. Mantener en operación un Registro de los Puestos, así como de sus ocupantes, condición de ocupación y otros datos similares propios de la relación de puestos de los Ministerios, Instituciones y Órganos Adscritos cubiertos por el ámbito del Estatuto de Servicio Civil, incorporando en su mantenimiento y evolución el enfoque de organización sectorial e intersectorial definido vía Decreto por el Poder Ejecutivo,
comprobando de esta forma que su uso se adecúa a las condiciones reguladas por el Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento.
d. Ejecutar los estudios, investigaciones, monitoreo y seguimiento necesario que determine los niveles y grados de riesgo en la Gestión de Recursos Humanos en el SIGEREH, considerando como fundamento el desempeño en esta materia de los operadores del SIGEREH en los Ministerios, Instituciones y Órganos Adscritos cubiertos por el ámbito del Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento.”
Dentro de este marco de referencia, la función de la Auditoría de la Gestión de Recursos Humanos resulta fundamental, pues mediante su accionar ha de proporcionar al rector del SIGEREH la orientación requerida para el control y toma de decisiones en materia de gestión de recursos humanos que permitan la mejora permanente y la eficiencia de los procesos que por competencia le asisten, considerando el marco regulador que opera en el SIGEREH, así como el nivel de cumplimiento y aplicación de la normativa y procedimientos que han de ser desarrollados en dicho sistema por los operadores del mismo.
c) Estado de la autoevaluación del sistema de control interno, al inicio y al final de la gestión.
En este punto es importante mencionar que el AUGRH procedió con el cierre de las medidas que se tenían previstas durante los períodos 2012 y 2013 del Sistema de Evaluación del Riesgo (SEVRI). En este contexto prevalece una medida relacionada con el tema de seguimiento y trazabilidad para la toma de decisiones que con la implementación de
“Establecer por escrito, los tipos y contenidos de información necesarios para garantizar una efectiva toma de decisiones por parte del responsable del proceso”, indico los siguientes, se ha cumplido:
Mantenimiento y elaboración del Historial de Hallazgos del periodo 2010-2013, a efecto de definir mayor cantidad de temas de Auditoria, en comparación con el Capitulo XII del Reglamento del
Estatuto del Servicio Civil y con ello la selección de temas por Auditar e incluir el Plan Anual de Auditoria respectivo.
Emisión de Oficios Circulares al personal del área a efecto de orientarlos en la ejecución de los trabajos asignados y por asignar (eje. Oficio Circular AU-OC-005-2014)
Diseño y emisión del Plan Anual de Auditoría 2014.
Seguimiento de Acuerdos pactados en reuniones mensuales del Área con todo el personal (minutas emitidas: 01-2014 a 41-2014) Planes de Acción de cada Auditoria planificada, definiendo etapas
y términos de entrega.
Definición de un modelo de Evaluación del la Eficiencia en el Régimen del Servicio Civil a fin de determinar aspectos a auditar, sobre este tema y proyección del Área a futuro (Informes AU-I-022 y 022 Bis-2014).
En cuanto a la evaluación del Sistema de Control Interno ésta se encuentra integrada para el 2014 a las Auditorías de verificación en razón del funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad (SGC) institucional.
d) Acciones emprendidas para establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno, al menos durante el último año.
Persisten tres temas relacionados con la determinación de cargas de trabajo en la definición del trabajo asignado, coach en servicio y registro de antecedentes en un Perfil de Auditor que ha sido diseñado y trasladado al personal a efecto de que se registre su actual estatus tanto de capacitación, estudios, experiencia en auditoría y horas auditoría, como aspectos que se están retomando para este año trabajar sobre los mismos dentro del contexto del Sistema de Control Interno.
Esta valoración se debe continuar durante el año 2015 y tratar de obtener datos durante lo que resta de este año.
e) Principales logros alcanzados durante la gestión de conformidad con la planificación efectuada.
1. Se diseño, estructuró e implementó un MODELO DE EVALUACIÓN DE LA EFICIENCIA que se encuentra integrado por cinco componentes, a saber Capacidad Instalada, Gestión del Talento Humano, Factores Estratégicos, Factores de Gestión y Evaluación del Riesgo, necesarios para obtener efectividad en los resultados derivados de la gestión de recursos humanos ejecutada por las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos de los Ministerios, Instituciones y Órganos Adscritos bajo el ámbito del Estatuto de Servicio Civil.
2. Se ejecutó trabajo referente a la categorización y definición de hallazgos, determinándose éstos en leves y graves, a los cuales se les asigno un valor a efecto de lograr establecer una calificación en el componente de Gestión del Talento Humano que forma parte del Sistema de Evaluación de la Eficiencia implementado.
3. Se conformó y emitió estudio e investigación relacionada con el historial de hallazgos derivado de las auditorías ejecutadas por el área en el período 2011 al 2013, partiendo que el Sistema de Gestión de Recursos Humanos (SIGEREH) y las gestiones básicas que han de operar en las Oficinas de Gestión Institucionales de Recursos Humanos (OGEREH) de los Ministerios, Instituciones y Órganos Adscritos bajo el ámbito del Estatuto de Servicio Civil deben implementar, conforme los alcances del Capítulo XII del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil dispone se promulgó mediante Decreto Ejecutivo N° 35865-MP publicado en La Gaceta N° 75 del Martes 20 de abril del 2010, siendo que un año después de dicha promulgación las OGEREH’s debían haber implementado el esquema de organización definido en dicha normativa. Se emitió el Oficio Circular AU-OC-003-2014 de fecha 26 de junio del 2014 a efecto de que el personal del área aplicara lo acordado según las minutas emitidas en reuniones mensuales de trabajo.
4. Se emitió el Oficio Circular AU-OC-001-2014 de fecha 24 de marzo del 2014 mediante el cual se activa Auditoría relacionada con el
componente denominado Capacidad Instalada, pero además incluye el componente de Factores Estratégicos, ambos constitutivos del Modelo de Evaluación de la Eficiencia implementado, esto aplicado las 47 Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos bajo el ámbito del Estatuto de Servicio Civil y que con él se recopila información base para la evaluación de dichos componentes en dichas oficinas, datos que deben integrarse en informes de auditoría por sector según están asignados a los Auditores del área.
5. Se emitió el Oficio Circular AU-OC-007-2014 de fecha 18 de setiembre del 2014 mediante el cual se activa Auditoría relacionada con el componente denominado Factores de Gestión, integrante del Modelo de Evaluación de la Eficiencia implementado, esto aplicado en el Sector Agropecuario y Ambiente, como base y referente para extenderlo según los resultados obtenidos al resto de sectores definidos por la Dirección General de Servicio Civil.
6. Se desarrollaron y elaboraron siete indicadores parciales para medición de varios de los componentes del Sistema de Evaluación de la Eficiencia en operación, relativos a los componentes de Capacidad Instalada (4 indicadores), Factores de Gestión (un indicador), Factores Estratégicos (un indicador) y Gestión del Talento Humano (un indicador y herramienta de evaluación del componente). Igualmente se confeccionaron las respectivas fichas de tales indicadores donde se especifica su construcción, metodología de medición y operación de los mismos, esto concordante con uno de los compromisos establecidos en la planificación operativa del área.
7. Se generó un estudio (Informe AU-I-014-2014 del 25 de mayo del 2014 y aprobado el 05/06/2014) sobre diferentes perfiles de auditor que pueden operar en la Auditoría de la Gestión de Recursos Humanos, esto con el propósito de tener un registro documental de las competencias tanto de capacitación, experiencia, formación, horas
auditoría entre otras con las que debe contar el personal que tiene como responsabilidad la ejecución de las distintas auditorías que se ejecutan en el área, con ello la referencia para la toma de decisiones en materia de rotación de personal, brechas de perfil en auditoría y la consolidación de un equipo de auditores ampliamente competente.
8. Se formuló propuesta de “Política de Confidencialidad para las denuncias” que se reciben en la Dirección General y con ello en esta área, a efecto de establecer los lineamientos básicos requeridos en este temática, además de atender con ello requerimiento recomendado por la Contraloría General de la República respecto a la evaluación del Índice de Gestión Institucional (IGI) que esa dependencia realiza año con año. Esta propuesta se coordinó conjuntamente con la Asesoría Jurídica Institucional al ser un compromiso compartido.
9. Se elaboró una propuesta que generó un “Instrumento para consultar la percepción del Cliente/Usuario respecto de obtener su criterio sobre los requisitos del producto/servicio”, derivado de una Solicitud de Acción Correctiva Preventiva que se había asignado al área desde el año 2013 (Informe AU-I-018-2014 de fecha 05 de junio el 2014), con lo cual se cerró dicha acción.
10.Evaluación del funcionamiento básico de operación e
implementación de la Gestión de Recursos Humanos a desarrollar por las OGEREH, y los seis tipos de gestión a operar en ellas, de conformidad con el Capítulo XII del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, identificando más de 50 temáticas objeto de examen por parte de ésta Auditoría, por lo que se identificaron 12 componentes a los cuales se les incluyeron las temáticas según su naturaleza, con lo cual la medición del Componente Gestión del Talento Humano se simplifica.
11.Elaboración del Plan Anual de Auditoría 2014 el cual se encuentra diseñado por programas de auditoría que integran las diversas auditorías a ejecutar durante el año. Adicionalmente se solicitó por parte de la Dirección General incluir auditoría sobre “Conformación, remisión y resolución de nóminas en las OGEREH, durante el período del 01/01/2013 al 30/06/2014 referentes a la utilización de los Registros de Elegibles administrados en sus Centros de responsabilidad”, la cual se ejecutó a nivel de “auditoría documental” para este año, debiendo ejecutar el análisis de la documentación recopilada en el primer trimestre del año 2015, emitiendo los informes y dictámenes correspondientes en todas las instituciones bajo el Régimen de Servicio Civil.
12.Cumplimiento de las metas fijadas tanto comprometidas con el Ministerio de Planificación y Política Económica (MIDEPLAN) como para la Dirección General de Presupuesto del Ministerio de Hacienda, lo cual se constata en la presentación de los informes de resultados presentados y requeridos por nuestra Área de Desarrollo Estratégico y que están establecidas tanto en los Planes Estratégicos como Operativos del área e institucionales.
f) Estado de los proyectos más relevantes.
Al inicio de mi gestión como Director del AUGRH en agosto del 2011 me encontré con la ausencia de un esquema básico práctico que permitiera la obtención de resultados sobre el nivel de EFICIENCIA del Programa integral de la Gestión de Recursos Humanos en el Poder Central de La República que es donde opera el Estatuto de Servicio Civil, pese a que la Auditoría ha venido desde hace muchos años ejecutando una labor de examinar las distintas acciones que se derivan de dicha gestión, tal como nombramientos, permisos, compensación, capacitación, clasificación de puestos, entre otros.
En este sentido, se había planteado un modelo para la medición de la Eficiencia por algunos Auditores del Área, hace algunos años, por lo que le solicité a uno de ellos retomar la propuesta y actualizarla con algunas orientaciones que el suscrito recomendaba, tal como un enfoque sectorial, así como ir más allá de la Gestión del Talento Humano.
De esta manera promoví el desarrollo del Proyecto al cual se le “Estudio,
diseño e implementación de un Modelo de Evaluación de la
Eficiencia en el Régimen de Servicio Civil”el cual se encuentra en su
etapa Diagnóstica incluyendo todo el diseño de indicadores y estándares de medición, además de herramientas y cédulas de auditoría requeridas, debiéndose cubrir parte de ésta para así continuar con la fase de mejoras a partir de los resultados y análisis de los efectos obtenidos en el diagnóstico, para así continuar con la fase de mejoramiento de este procedimiento, y luego establecer la etapa de implementación permanente en el quehacer del área.g) Administración de los recursos financieros
Al finalizar mi gestión el área se encuentra constituida por un equipo de Auditores que se integran de manera interdisciplinaria distribuidos en su quehacer conforme lo integrado en el Plan Anual de Auditoría, así como por la Planificación Operativa del Área.
De esta forma se cuenta con 4 Auditores que se destinan a la ejecución de Auditorías propias de la Gestión del Talento Humano, así como las requeridas en los Componentes de Capacidad Instalada y Factores Estratégicos propios del Modela de Evaluación de la Eficiencia.
De igual forma 4 auditores más dentro de los cuales se integran la formación de Economía, Ingeniera Industrial, Administración Pública y de Recursos Humanos, los cuales atienden aspectos propios del desarrollo del Modelo de Evaluación de la Eficiencia, acompañamiento a Auditorías de Seguimiento, denuncias o incluidas en el Plan Anual, Auditorias sobre
Recursos Presupuestarios y Físicos instalados en las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos que posibilitan su Capacidad Instalada y grado de respuesta para asumir las competencias conferidas. Asimismo Asistencia en la recopilación de información como Auditoría Documental que incluye visita de campo para coordinar el envío de información por parte de las OGEREH, así como la integración de la información remitida en Bases de Datos que se diseñan por sector y dentro de ellos las instituciones que lo constituyen, a efecto de Auditores de mayor experiencia puedan luego analizar la información y emitir los dictámenes correspondientes de las auditorías respectivas.
Adicionalmente se cuenta con la Secretaría del área que se integra por una funcionaria la cual por razones de aprovechamiento de los recursos disponibles presta la asistencia administrativa a todo el grupo de auditores en general. En cuanto a los recursos materiales e insumos para el desarrollo de las actividades se encuentra administrados por el Área de Administración de Servicios Institucionales a la cual se le solicita mensualmente los requerimientos y necesidades de éstos, según el consumo que se realiza derivado del quehacer diario del área y los equipos de trabajo mencionados con antelación.
h) Sugerencias para la buena marcha del ARSP
Se requiere concluir con urgencia coordinar con las Auditorías Internas una serie de alianzas estratégicas generando un red de auditorías que le permita a la Auditoría de esta Dirección General la integración de un grupo de auditores en todas las instituciones bajo el Régimen de Servicio Civil que con las competencias requeridas facilitadas por los Auditores del área, logren examinar una mayor cantidad de procesos de la gestión de recursos humanos, con el fin de ir integrando datos totales a los Compontentes del Modelo de Evaluación de la Eficiencia y con ello contar con resultados realmente completos y no con los derivados de las auditorías que con el personal actual se puedan ir ejecutando, lo cual resulta mínimo en razón de la gran cantidad de temas a examinar en las 47
instituciones bajo el Régimen de Servicio Civil. Por otra parte también con esta estrategia se van involucrando las Auditorías Internas en el Tema de Evaluar la Gestión de Recursos Humanos de sus organizaciones y con ello asegurar de manera integral la inversión en recursos que la Administración Central de la República emplea.
i) Observaciones sobre otros asuntos
Resulta de suma urgencia definir una estrategia que le permita a la Auditoría integrar los resultados de las auditorías que ejecuta, esto dándole continuidad a la inminente actualización de manera permanente del Historial de Hallazgos, a la vez se analicen sus resultados de acuerdo con su categorización y además la naturaleza de los mismos dentro de los tres enfoques establecidos, así como los de mayor frecuencia en cada categoría, con el fin de proponer lineamientos, políticas o directrices que la Dirección General pueda plantear a los Ministros cabezas de sector, a efecto de que puedan ser implementadas verdaderas mejoras en la gestión de recursos humanos de las instituciones que los integran.
Igualmente recomiendo se revise el Sistema de Seguimiento que actualmente opera en la Auditoría y se simplifique sus contenidos, variables y esquema de operación.
j) Estado actual del cumplimiento de las disposiciones giradas por la Contraloría General de la República.
Durante mi gestión no surgió ninguna disposición que hubiese girado la Contraloría General de la República, respecto al proceso de Evaluación de la Gestión de Recursos Humanos.
k) Estado actual del cumplimiento de las disposiciones o recomendaciones giradas por otro órgano de control externo.
Al igual que el punto anterior no se giraron disposiciones o recomendaciones en este ámbito.
l) Estado actual del cumplimiento de las recomendaciones formuladas por Auditoría Interna.
No aplicaron recomendaciones en este sentido.
III. ENTREGA FORMAL DE ACTIVOS ASIGNADOS.
Conforme se desprende del acta de asignación de bienes de la cual adjunto copia, hago entrega formal de los activos asignados en razón del ejercicio del cargo que he venido desempeñando como Director del Área Auditoría de la Gestión de Recursos Humanos, mismos que pueden ser corroborados de su coincidencia y existencia física, tal y como los recibí al inicio de mi gestión.
