Dirección de Cómputo para la Docencia
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Tema 3
Manejo de información
Autor
Sarai Llanos Navarrete
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Almacenamiento
El almacenamiento se refiere tanto a los métodos como a los medios que se usan para guardar y mantener la información disponible para usarla más adelante. Alguna información sé utilizará inmediatamente mientras que otra no será requerida durante largo tiempo. Por lo que para diferentes usos serán requeridos diferentes métodos.
Cuando se habla de Memoria principal, se sabe que los diferentes datos e informaciones se almacenan en ella temporalmente para que se mantenga el seguimiento de lo que se está procesando. Sin embargo, debido a que la memoria principal es volátil, si se apaga la computadora se borran todos los datos. Es por éste motivo que la memoria principal es la más rápida pero también es el tipo de almacenaje más caro.
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El Almacenaje Auxiliar o Secundario es aquel que por el momento no está siendo procesado. Este tipo de almacenamiento son como documentos o material que se encuentran en un “archivo” listos para tomarlos de allí cuando se necesiten. Por lo que, el almacenamiento de éste tipo no es volátil (es decir, cuando se apaga la computadora no se borra la información). El almacenamiento auxiliar se usa para:
• Datos y programas (INPUT).
• Guardar los resultados del proceso (OUTPUT).
Secundario
Almacenaje
Auxiliar
Almacenaje
=
Existen varios tipos de Almacenaje Auxiliar, entre los más utilizados involucran con frecuencia algún tipo de disco magnético, además vienen en varios tamaños y materiales. Algunos, tipos y tamaños son los siguientes:
• Discos magnéticos: Estos usan el magnetismo para guardar los datos sobre una superficie magnética, ofreciendo así las ventajas de alta capacidad de almacenamiento, es confiable y da un acceso directo a los datos. Algunos tipos de discos magnéticos son: Diskette/Floppy Disk como 5¼ o 3½, discos rígidos.
• Dispositivo USB: Es un nuevo tipo de almacenamiento en memoria flash. Aún no tiene un nombre universalmente aceptado. Todos son pequeños del tamaño aproximado de su dedo pulgar. Estos van desde 8MB hasta 1 GB o más.
¿Cómo almacenar información?
El proceso de almacenamiento de información se resume en los siguientes cuatro pasos:
1. Búsqueda: En éste paso se mueve la cabeza a la pista adecuada del dispositivo en el que se va a almacenar. Se mide como el “tiempo búsqueda” o “seek time” (ms).
2. Rotación: En éste paso gira el disco bajo la cabeza hacia el sector correcto. Se mide como “retardo en el giro” o “rotacional delay” (ms).
3. Estabilización: En éste paso la cabeza desciende hacia el disco, sin embargo la cabeza establece contacto solamente sobre los disquetes.
4. Transferencia de datos: En éste último paso se copian finalmente los datos en el dispositivo de almacenamiento. Se mide como “tasa de transferencia de datos” o “data transfer rate” (kbs).
Donde:
ms: Son milisegundos= .001 segundos.
Kbs: Son kilobytes por segundo.
El tiempo total de transferencia de un kilobyte es:
En Disquetes 175 a 300 ms aproximadamente
En Disco rígido 15 a 80 ms aproximadamente
En Disco rígido nuevo .0146 ms aproximadamente
Además, el procedimiento que generalmente se emplea para guardar cualquier archivo, es dar clic en el menú ARCHIVO, GUARDAR si ya se tenía guardado. O bien, acceder al menú ARCHIVO, GUARDAR COMO si se va a guardar por primera vez.
Recomendaciones para almacenar un archivo
Algunos, de los aspectos que puede hacer usted para almacenar un archivo es:
rápidamente vuelva a encenderla antes de que se haya terminado de almacenar la información en el dispositivo, no deje caer nunca el CPU.
• Protección contra escritura. Esto ayuda a mantener sus archivos protegidos contra la eventualidad de que sea borrada la información o grabada una nueva encima de otra. Por ejemplo, se le puede asignar una contraseña a cada archivo, lo que puede ser hecho con algunos programas y algunos USB.
• Respaldo (Backup). Es hacer múltiples copias de los datos importantes. Ya que cuanto más importantes sean los archivos, más copias guardadas y en diferentes lugares se necesitará.
Nombre y extensión
La extensión del archivo, es una cadena de caracteres (por lo general son tres) y va al final del nombre separado usualmente de éste por un punto y dependiendo del programa usado es la extensión que se le asigna.
Por otro lado, el nombre es el que identifica a cada archivo es una cadena de caracteres, pero a diferencia de la extensión es el usuario el que decide que nombre ponerle al archivo. El nombre de preferencia tiene que hacer mención al contenido y trate de no deje espacios. Además, en una carpeta no pueden existir dos archivos que posean el mismo nombre y extensión.
El nombre y extensión de un archivo puede tener hasta 255 caracteres y por lo general se pueden incluir espacios.
La función principal de la extensión es diferenciar el tipo de programa con el que se va a ejecutar, abrir o interpretar el archivo de modo que el sistema operativo disponga del procedimiento necesario para dichas actividades.
Algunas extensiones comunes son:
BAT (Archivo de proceso por lotes para DOS)
COM (Archivo binario ejecutable DOS)
DLL (Biblioteca de carga dinámica)
DRV (Driver de hardware)
EXE (Archivo binario ejecutable)
SCR (Ejecutable especial salvapantallas)
LNK (Acceso directo)
CAB (Archivo comprimido),
PPT (Archivo de Power Point)
PPS (Archivo de presentación de Power Point)
XLS (Hoja de cálculo MS-EXCEL)
BMP (Archivo de mapa de bits)
DOC (Documento de texto, WORD, y otros)
ZIP (Archivo comprimido)
GIF (formato de compresión de imágenes patentado limitado a 256 colores)
JPG(formato de compresión de imágenes con alta calidad)
PNG(formato de compresión de imágenes no patentado)
MP3 (archivo de audio)
HTM (página web)
Por ejemplo: tema_3.doc
Elección del dispositivo
Debido a que existe una multitud de dispositivos diferentes dónde almacenar los archivos cada uno tiene ventajas y desventajas, pero no importando el medio que utilice, trate de que cumpla una norma básica: que sea estándar. Tiene que ser estándar porque a veces ocupamos los dispositivos más modernos, que son capaces de almacenar gigas y mas gigas de información. No obstante, se puede convertir en un problema pues, ¿qué pasaría si necesita los datos que se almacenaron en ese dispositivo tan moderno y no se dispone de la unidad lectora tan avanzada?
Los dispositivos más utilizados hoy en día para almacenar información, se muestran a continuación, con algunas comparaciones entre ellos:
Dispositivo Fiabilidad Capacidad Costo/MB
Diskette Baja Baja Alto
CD-ROM Media Media Bajo
Disco duro Alta Media/Alta Medio/Alto
Cinta 8mm Media Alta Medio
Cinta DAT Alta Alta Medio
USB Alta Media/Alta Medio
Respaldo
¿Conoce a algún usuario de computadoras que en alguna vez haya perdido información de su equipo sin saber dónde quedó? Por el ataque de un virus, por un descuido al copiar archivos o un daño en el equipo de cómputo, en ocasiones éstos se dañan y no se pueden volver a utilizar o desaparecen de la computadora.
¿Qué es un respaldo?
El respaldo de la información no es otra cosa que una copia de los archivos personales más importantes del usuario, los cuales, si son modificados con frecuencia, deberán ser copiados con relativa periodicidad para tener la información de respaldo lo más actualizada que se pueda. Estas copias reciben también el nombre de respaldo o “backup” y son de vital importancia para usuarios de computadoras sin importar si son caseros, de negocios u otra índole.
Utilidad de un respaldo
Algunas personas consideran que hacer el respaldo de la información es una de las actividades más fastidiosas y que quitan más tiempo, sin embargo, al enfrentar la pérdida de información, el haberlo realizado evita muchos dolores de cabeza. Imagine a un usuario casero que elabora su tesis; a un contador de cierta empresa que realiza los cálculos para la nómina de la misma; a un investigador que registra sus observaciones de laboratorio; todos ellos guardan su información en un archivo dentro de su equipo de cómputo… ¿Y si su equipo se daña y la información que contenía se pierde? ¿Cuántas horas-hombre se habrán perdido y tendrán que reponerse con el fin de rehacer el trabajo extraviado?
Las causas que originen la pérdida de información son muy variadas; la conocida compañía I. B. M. menciona entre las más comunes:
9 El sabotaje
9 Los incendios
9 Los errores propios del equipo (hardware y software)
9 Las fallas en el suministro de energía eléctrica.
Pero más trascendente que la causa, es el efecto: echar a la basura el trabajo realizado y el tiempo perdido en elaborarlo. Si el equipo tiene garantía, podrán reponerse partes del mismo o inclusive todo; si no la hay éste puede repararse, sin embargo, el tiempo y el trabajo nadie los repone ni devuelve. Debe recordarse la frase popular: “Más vale prevenir que lamentar”
Recomendaciones para respaldar información
Para respaldar su información asegúrese que el medio en el que va a copiar el contenido de su información cumpla con lo siguiente:
• Confiabilidad: Es decir, que las probabilidades de error sean mínimas. Por ejemplo, la mayoría de los medios magnéticos como las cintas de respaldo, los disquetes, los discos duros tienen probabilidades de error debido a que son particularmente sensibles a campos magnéticos, por lo que puede llegar a dañar o eliminar la información que se encuentre contenida allí. Otro caso es que los medios magnéticos se encuentren dañados y se vuelvan a rehusar para el respaldo de información pues debido a que las cintas tienen una vida útil concreta, a veces se utilizan más allá de su vida útil, y puede ocurrir algo terrible: que no pueda obtener información de ese medio que utilizó.
• Que la forma en que se recupera la información sea rápida y eficiente. Este punto se refiere a que es necesario conocer o probar la confiabilidad del medio a respaldar no sólo para el respaldo si no también para la recuperación. Es importante también éste punto debido a que muchas veces los medios que se utilizan para respaldar la información no muestran fallas, sin embargo al tratar de recuperar la información almacenada fallan completamente. Por lo que para que no ocurran fallos tanto en el respaldo como en la recuperación va a depender de la efectividad y calidad del medio que se utilice.
Además, otras recomendaciones son que los respaldos no deben guardarse en el mismo lugar físico, utilice varios medios de respaldo como disquetes, CD’s, USB, entre otros, debido a que no hay un medio perfecto.
¿Debo respaldar todo la información que tengo?
La información que tiene que respaldar es toda aquella que no podría recuperar en el caso de que la computadora se descompusiera, desapareciera o ya no volviera a funcionar más. Por ejemplo, con la computadora puede comprar otra, pedir prestada alguna, traer la que tenga demás en su casa, entre otras cosas; el sistema operativo, procesadores de texto, navegadores de Internet, el correo electrónico o cualquier otro programa los puede volver a instalar. Pero todos esos archivos, documentos e información importante, ¿Dónde los podría comprar? ¿Dónde habría una copia si no respaldara? ¿Dónde podría comprar un disco que al instalarlo volviera a recuperar toda su información? Por lo que es usted la única persona que se encargaría de hacer una copia, porque no hay ningún proveedor que le venda los documentos que se le perdieron.
Así que, al realizar las copias de seguridad tiene que hacerse un análisis previo de la información que se quiere respaldar. Sin embargo puede adoptar diferentes estrategias que condicionen el volumen de información a respaldar, para lo cuál el respaldo puede ser:
• Copia de sólo los datos. Es poco recomendable, ya que en el caso de algún siniestro será necesario tener que recuperar el entorno que proporcionan los programas por lo que influiría negativamente en el tiempo de recuperación de su información.
• Copia completa. Es más recomendable siempre y cuando el soporte, tiempo de copiado y frecuencia lo permitan. En éste caso se incluiría una copia de datos y programas, lo cual permite restaurar el sistema al momento anterior de hacer la copia.
• Copia incremental. En éste tipo de copia se almacenan únicamente las modificaciones realizadas desde la última vez que sé realizó el respaldo. Es necesario mantener una copia original sobre la cuál basarse para restaurar el resto de las copias. La ventaja sería que utiliza un mínimo espacio de almacenamiento, pero la desventaja es que la recuperación es más complicada.
• Copia diferencial. Este tipo de copiado de información para respaldar es parecido al de la copia incremental, sólo que la diferencia está en que en vez de almacenar únicamente la modificaciones realizadas, se copia todo el archivo en el que se realizaron modificaciones. También, es necesario mantener una copia original sobre la cuál basarse para restaurar el resto.
Respaldo Archivos en
respaldo Ventajas Desventajas
Completo
(FULL)
Todos. Con éste tipo de respaldo
únicamente es posible que se recupere toda la información.
El tiempo de ejecución. Incremento (Incremental) Todos aquellos que hayan cambiado desde la última vez que se hizo el respaldo
completo.
La velocidad. Es necesario tener el último respaldo completo y todos los respaldos de incremento que se han ido haciendo para poder recuperar el sistema. Diferencial (Differential) Todos aquellos que hayan cambiado desde la última vez que se hizo el respaldo
completo.
Sólo es necesario tener el último respaldo completo y del último respaldo
diferencial.
A comparación del respaldo de Incremento,
ocupa mayor espacio en discos.
Cómo, y dónde respaldar
Antes de preguntarse dónde y cómo respaldar su información, debe tomar en consideración lo siguiente:
9 El tipo de archivos que maneja: ¿Utiliza sólo archivos de texto de la escuela? ¿Maneja archivos con gráficos e imágenes? ¿Quizá administra una base de datos con información de muchas personas?
9 Qué tan cambiante es su información: ¿Modifica sus archivos diariamente? ¿la información que genera es invariable en el tiempo?
9 La importancia de la información que maneja: ¿Redacta cartas para su uso particular y elabora su programación casera de gastos? O ¿Genera documentos confidenciales para su empresa y realiza cálculos trascendentales para sus clientes?
Nótese que ninguna flecha llega al disco duro pues sería un grave error respaldar la información en el mismo lugar donde está resguardada la original. De lo visto en temas anteriores, se deduce también que un disco flexible no es muy confiable y debido a su baja capacidad no es recomendable más que para uso común de un usuario casero.
Por otro lado, se debe considerar que un disco compacto o de video digital, aunque cuentan con una capacidad de almacenamiento mayor. Debido a que no puede reescribirse en la mayoría de ellos, no son recomendables para depositar información que cambia de manera constante.
Finalmente, en la última categoría de tipo de información se proponen archivos cuyo tamaño es muy grande debido al volumen de información que manejan, como por ejemplo, una base de datos de una institución bancaria; para ellos el resguardo de la información es sumamente importante y en muchos casos ésta cambia continuamente. Por lo tanto los dispositivos estudiados en el Tema 1 pueden ser insuficientes y debe recurrirse a otro tipo herramientas de respaldo como las empresas que se dedican exclusivamente a ello1.
Si ya sabe qué información va a respaldar y las características de ella, la última etapa implica hacer la copia de dicha información en el dispositivo, por lo que debe seguir el procedimiento correspondiente al mismo, por ejemplo, “quemar” un disco compacto usando el software respectivo, etcétera.
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Recuperación
¿Qué significa recuperar información?
Es la obtención de los datos que se le hayan perdido o que no se puedan acceder a ellos a causa de un formateo accidental en un disco duro, de una infección de virus en la computadora, de un desperfecto de software, por la anulación de carpetas, por la pérdida de una o más particiones, por acciones de sabotaje.
También se pueden recuperar los datos eliminados de la papelera de Windows; una repentina caída del sistema o un defecto del software; reparar o recuperar correos perdidos o dañados.
Cómo recuperar
Actualmente existen en el mercado compañías y software que permiten recuperar archivos dañados. Algunos de los programas son:
ExcelFIX 5.15 Software para recuperar archivos de MS Excel que han sido dañados por una corrupción o virus, creando nuevos archivos con los datos recuperados. Edición demo gratuita disponible. Fecha de la última versión: 11 de Abril de 2006.
AccessFIX 4.35 Software descargable para recuperar bases de datos dañadas de MS® Access. Restaura los datos de las tablas incluso si están protegidos con contraseña. Edición demo gratuita disponible. Incluye actualizaciones y soporte técnico gratuitos. Fecha de última versión: 11 de Abril de 2006.
WordFIX 4.15 Software de recuperación de documentos de MS Word que no pueden abrirse por estar dañados. También incluye corrupciones por virus. Edición demo gratuita disponible. Fecha de última versión: 11 de Abril de 2006.
OfficeFIX 5.51 Recuperación de archivos de MS Office. Esta Suite incluye los tres programas. También puede añadir el nuevo OutlookFIX a la Suite. Edición demo gratuita disponible. Incluye actualizaciones y soporte técnico gratuitos. Fecha de la última versión: 28 de Abril de 2006.
Referencias
Puede consultar los siguientes documentos sobre el tema:
http://www.cientec.com/analisis/backup.asp
http://www.jegsworks.com/lessons-sp/lesson6/quiz6.htm
http://microasist.com.mx/noticias/tp/achtp1409.shtml
http://es.tldp.org/Manuales-LuCAS/doc-unixsec/unixsec-html/node102.html
http://www.conozcasuhardware.com/quees/almacen1.htm
http://www.microsoft.com/spain/athome/security/update/wherebackup.mspx
http://es.cimaware.com/
http://www.stellar-info.es/
