PROCESO ADMINISTRATIVO DE
UNA EMPRESA
Los componentes esenciales que constituyen las principales etapas del proceso administrativo en una empresa son: planeación, organización, dirección y control.
1. Planeación :
Es El Proceso de Desarrollo e Implementación De Planes Propósitos Alcanzar Objetivos
La función de la planeación busca influir en el futuro, tomando acciones predeterminadas y lógicas en el presente, por lo que representan la esencia de una operación efectiva.
Las actividades básicas que involucra la planeación son
Elaboración de la planeación prospectiva, determinación de objetivos y metas generales y particulares para cada área, preparación de métodos, estrategia, opciones, políticas y procedimientos, formulación de programas y presupuestos, que contribuyan a alcanzar los objetivos y metas trazadas a corto y largo plazo
.El proceso de planeación prospectiva contempla cuatro etapas dentro de su marco metodológico que son:
Normativa. En esta etapa se plantean dos situaciones; el tipo de futuro que se desea y la definición de la situación de la empresa si se continuase en la misma dirección actual.
Definicional. Conocimiento de la situación actual de la empresa, sus principales características y sus interacciones internas y externas.
Confrontación estratégica y factibilidad. Con base en el futuro deseable seleccionado y la identificación de la trayectoria construida a partir de la realidad actual, se procede a contrastar ambos polos, con el objeto de conocer y analizar la distancia entre ambos.
2. Organización
La organización contribuye a ordenar los medios para hacer que los recursos humanos trabajen unidos en forma efectiva hacia el logro de los objetivos generales y específicos de la empresa. La organización conlleva una estructura que debe considerarse como un marco que encierra e integra las diversas funciones de la empresa de acuerdo con un modelo que sugiere orden, arreglo y relación armónica.
La planeación y la organización son funciones mediante las cuales no se logra materialmente el objetivo; sino que ponen en orden los esfuerzos y formulan la estructura adecuada y la posición relativa a las actividades que la empresa habrá de desarrollar. La organización relaciona entre sí las actividades necesarias y asigna responsabilidades a quienes deben desempeñarlas.
Las actividades básicas relativas a la función de organización son:
Asignación de recursos (humanos, financieros, materiales); actividades (cómo); responsables (quién); tiempos (cuándo); determinación de grados de especialización y división del trabajo (comercialización, producción, compras, personal); establecimiento de jerarquías (relaciones de autoridad y responsabilidad); asignación de funciones; determinación de tramos de control; diseño de la estructura organizacional; elaboración de manuales de organización, políticas y procedimientos, entre otros.
3. Dirección
La función de dirección tiene como propósito fundamental impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo que integran la empresa, con el fin de que dichas actividades en conjunto se lleven a cabo conforme a los planes establecidos.
Esta función comprende las siguientes etapas:
planeadas.
Comunicación. Forma en que se establecen los canales de comunicación y fluye la comunicación al interior y exterior de la empresa.
Supervisión. Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se planeó y ordenó.
Las actividades básicas que comprenden la función de dirección son:
Determinación de lo que debe hacerse (planeación), establecimiento de cómo se deberán llevar a cabo las actividades de la empresa (organización), vigilar lo que debe hacerse (control).
4. CONTROL
El proceso de control contribuye a asegurar que se alcancen los objetivos en los plazos establecidos y con los recursos planeados, proporcionando a la empresa la medida de la desviación que los resultados puedan tener respecto a lo planeado. Dicho proceso de control consta de cuatro pasos básicos:
Señalar niveles medios de cumplimiento; establecer niveles aceptables de producción de los trabajadores, tales como cuotas mensuales de producción para los operarios y ventas para los vendedores.
Verificar el desempeño a intervalos regulares (día, semana, mes).
Determinar si existe alguna variación de los niveles medios reales respecto a los establecidos.
Si existiera una variación, tomar medidas correctivas, tales como un entrenamientoo mayor instrucción. Si no existe ninguna variación, continuar con la actividad.
Las actividades básicas que comprende el proceso de control son:
productividad, competitividad, calidad); medir y juzgar lo que se ha realizado (análisis de datos estadísticos, informes contables, informes de producción); comparar lo realizado contra lo planeado para definir si existen diferencias (evaluación del funcionamiento, inspección y localización de fallas), y establecer medidas correctivas (ajustes para alcanzar lo planeado).
Con el paso de los años se han desarrollado mejores métodos de control, dirección y administración de las empresas. Algunas de las herramientas que están utilizando las empresas para mejorar su desempeño son:
Administración de la Calidad Total
Reingeniería de Procesos de Negocios
Estas dos herramientas contienen una fuerte orientación hacia los procesos. Ello implica la búsqueda por:
Mejorar la calidad del producto.
Reducir el tiempo del ciclo de producción.
Reducir los costos.
La administración de la calidad total tiene un enfoque tendiente a crear:
Un clima armónico para hacer bien las cosas correctamente desde la primera vez.
Prevenir la generación de errores en lugar de su corrección.
Crear una cultura de servicio al cliente.
Reducir los costos de calidad relativos a cumplimiento (prevención y evaluación) y por incumplimiento (por fallas internas y externas).
La reingeniería de procesos de negocios, es un enfoque sistemático para mejorar radicalmente los procesos fundamentales que agregan valor. Estos procesos se refieren a los de naturaleza estratégica que son importantes e indispensables para el cumplimiento de los objetivos, metas y para alcanzar un mayor nivel competitivo.
La reingeniería de procesos es el medio por el cual una empresa puede lograr cambios radicales en su desempeño, en los métodos de trabajo, medido en costos, tiempo de servicio y calidad, mediante el análisis de diagramas de flujo de proceso y otros métodos aplicados en la ingeniería industrial.
Esta técnica comprende cinco etapas básicas que son:
Preparación. Desarrollo de un consenso ejecutivo sobre las metas y objetivos que se pretenden alcanzar.
consumidor en los procesos fundamentales de valor estratégico. Visión. Búsqueda de oportunidades de avance decisivo en los
procesos.
Soluciones. Establecimiento de resultados para la implantación de las percepciones por medio del diseño social que organiza y estructura los recursos humanos necesarios que tendrán a su cargo el proceso rediseñado.
Transformación. Ejecución de las visiones del proceso, implantando versiones piloto y de plena producción.
TALLER
1. nombra las etapas de un proceso administrativo 2. concepto de planeación
3. señale la respuesta correcta
3.1 contempla cuatro etapas dentro de su marco metodológico de la planeación a. La función de la planeación
b. Elaboración de la planeación prospectiva
c. El proceso de planeación prospectiva
3.2 busca influir en el futuro, tomando acciones predeterminadas y lógicas en el presente
a. La función de la planeación
b. Elaboración de la planeación prospectiva
c. El proceso de planeación prospectiva
3.3 determinación de objetivos y metas generales y particulares para cada área, preparación de métodos, estrategia, opciones, políticas y procedimientos
a. La función de la planeación
c. El proceso de planeación prospectiva
3.4 En esta etapa se plantean dos situaciones; el tipo de futuro que se desea y la definición de la situación de la empresa si se continúase en la misma dirección actual.
a. normativa
b. definicional
c. confrontación estratégica y factibilidad
d. convergencia
3.5 Con base en el futuro deseable seleccionado y la identificación de la
trayectoria construida a partir de la realidad actual, se procede a contrastar ambos polos,
a. normativa
b. definicional
c. confrontación estratégica y factibilidad
d. convergencia
3.6 Conocimiento de la situación actual de la empresa, sus principales características y sus interacciones internas y externas.
a. normativa
b. definicional
c. confrontación estratégica y factibilidad
d. convergencia
3.7 Determinación de los puntos de convergencia entre el futuro deseado y la situación actual, y definición de la orientación global para que el futuro de la empresa sea alcanzable.
. normativa
b. definicional
d. convergencia
4. que es organización
41. diga cuales son las actividades básicas de la organización.
5. que es dirección
5.1. Cuáles son las etapas de la dirección con respecto a la función.
Señale la respuesta correcta
5.2 Forma en que se delega y se ejercen las acciones durante el desarrollo de las actividades y búsqueda de los objetivos y metas planeadas
a. autoridad
b. comunicación
c. supervisión
5.3 Verificar que las actividades se lleven a cabo conforme se planeó y ordenó.
a. autoridad
b. comunicación
c. supervisión
5.4 Forma en que se establecen los canales de comunicación y fluye la comunicación al interior y exterior de la empresa
a. autoridad
b. comunicación
c. supervisión
6. cuáles son las actividades básicas de la dirección
7. concepto de control
7.1 cuatro pasos basicos de control
7.2 cuales son las actividades básicas en el proceso de control
http://www.monografias.com/trabajos45/planificacion-estrategica/planificacion-estrategica.shtml
PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
La planificación estratégica es el proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan y analizan información pertinente, tanto interna como externa, con el propósito de evaluar la situación actual de la empresa, así como su nivel de competitividad con el fin de anticipar y decidir sobre el direccionamiento de la institución de cara al futuro.
Este proceso consiste fundamentalmente en responder a las siguientes preguntas: ¿Dónde queremos ir?
¿Dónde estamos hoy? ¿Adónde debemos ir? ¿Adónde podemos ir? ¿Adónde iremos?
¿Cómo estamos llegando a nuestras metas
El proceso de planificación estratégica así entendido tiene las siguientes componentes: los estrategias (cultura estratégica), el direccionamiento (misión, visión), el diagnóstico (análisis DOFA), las opciones (análisis del portafolio de productos), la formulación estratégica (presupuestos estratégicos) y la auditoría estratégica (índices de gestión).
En este sentido, el proceso de planeación estratégica posee las siguientes características:
Se adopta la lógica de sistemas, el cual visualiza la totalidad con todas sus dimensiones como una unidad integrada por el conjunto de elementos o subsistemas.
Concibe y adopta al entorno como altamente cambiante; por tanto, con alta incertidumbre.
Concibe la organización como un sistema abierto.
Al aceptar que se está en un entorno inestable, turbulento y, por tanto, incierto y cambiante, se hace necesario un sistema de organización, para dar respuestas eficientes, el cual debe adaptarse permanentemente a los cambios que se operan en el entorno.
Para ello debe actuar como un sistema abierto y flexible donde, a diferencia del sistema cerrado, el cual resuelve los problemas con normas y procedimientos, se requiere de la estrategia y la táctica para poder transformar la incertidumbre en certidumbre programable y, en consecuencia, manejable con normas y procedimientos.
Para el funcionamiento del sistema se requiere de una energía particular, la misma está determinada por tres factores:
Insatisfacción positiva, claridad en lo que se quiere lograr y claridad en los próximos pasos.
Se precisa que en la realidad las organizaciones se estructuren en tres niveles básicos:
EL NIVEL ESTRATÉGICO O CORPORATIVO.
El mismo corresponde a la cúspide de la pirámide organizacional, a la cual le incumbe, aunque no en términos exclusivos, pero si en lo fundamental, el establecimiento y manejo de las estrategias de la organización y la filosofía de gestión.
EL NIVEL FUNCIONAL-COORDINATIVO o TÁCTICO.
Al mismo le corresponde en términos fundamentales desagregar, por área funcional, los principios o máximas particulares que en la estrategia se indican y, a su vez, desarrollarlos en forma concreta, indicando las acciones y metas que deben alcanzarse de manera inmediata en cada oportunidad definida por la estrategia en el tiempo y en el espacio.
EL NIVEL OPERATIVO
Ejecuta o realiza las actividades y tareas en forma rutinaria y por el reflejo, y que al realizarlas, permitirá el cumplimiento de las acciones tácticas que acercan al logro de los objetivos estratégicos.
El Sistema de Planificación Estratégica
Está integrado por los siguientes elementos, fases y procesos: A) FASES
1. La filosofía de gestión constituida por, la misión, las estrategias, las directrices o lineamientos, los objetivos corporativos y las políticas generales.
Las estrategias, son esquemas que contienen la determinación de los objetivos o propósitos de largo de la organización y los cursos de acción a seguir, así como la asignación de recursos que la organización necesita para alcanzar aquellos objetivos. En consecuencia debe tomarse en cuenta los siguientes:
Situación actual, situación deseada, los cambios que operan en las actividades, el movimiento hacia el objetivo, las restricciones del medio ambiente y las fuerzas que deben desarrollarse para alcanzar los fines de la organización.
2. Los Planes Funcionales o Tácticos
El conjunto de acciones expresadas en forma de metas de todas y cada una de las áreas funcionales de la organización configuran los planes funcionales.
Las distintas áreas funcionales de la empresa u organización definirán el conjunto de acciones tácticas correspondientes a las estrategias trazadas para la organización. Ellas constituirán las disposiciones para acometer las obras concretas que conducirán al cumplimiento de los objetivos corporativos o estratégicos.
Metas: es el conjunto de acciones tácticas definidas y expresadas en cantidad, lugar y tiempo.
En la literatura de Planificación Estratégica, desde el punto de vista metodológico, los niveles medios elaboran los planes funcionales o Tácticos.
3. Planes Operativos Anuales
La desagregación de las acciones tácticas contenidas en los planes funcionales, en actividades específicas, mediante las cuales se logrará alcanzar las metas de dichos planes, detallada cronológicamente en lapsos según los cuales la GERENCIA lo determine (mensual, trimestral y semestral) o según como se hayan expresados; éstas constituirán los planes operativos anuales.
4. Presupuestos Por Programas
Es el detalle de las actividades contenidas en los planes operativos anuales, expresadas en tareas determinando su ejecución en el tiempo y el espacio, y asignándole
recursos materiales y humanos y a su vez, éstos expresados en valores monetarios, constituirán los presupuestos por programas.
B) PROCESO
Dentro de las fases señaladas se siguen los siguientes procesos:
.
Definición y formulación de Planes Funcionales, para la cual, el nivel funcional, coordinativo o táctico de la organización con base a la filosofía de gestión definida por el nivel corporativo en el proceso anterior, debe seleccionar los factores críticos de éxitos para cumplir, en cada área funcional, con las estrategias establecidas.
Detallar las actividades y tareas específicas, las acciones tácticas y una vez determinadas dichas tareas y actividades, programar su ejecución en períodos concretos de corto plazo.
Cumplidas las fases anteriores se procede a la ejecución del plan y en esta etapa el proceso determinante e inherente a la planificación es el control de la ejecución.
Al respecto deben diferenciarse los distintos tipos de controles, según los niveles de la estructura organizativa a los cuales correspondan las ejecuciones respectivas. En tal sentido, en el nivel operativo, que es donde se ejecutan las actividades y las tareas programadas en forma rutinaria y por reflejo, se deberán ejercer los controles operativos que son programáticos y caracterizados por contener una gran cantidad y diversidad de datos, fundamentalmente cuantitativos.
En este marco de acción de la PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA, debemos mencionar con ahínco concepto como: Misión, Visión, Valores y Objetivos, este último tratado en el desarrollo del tema.
La Misión :"Promover y fortalecer el desarrollo de la Pequeña y Mediana Industria para incrementar su competitividad y capacidad de generar empleo, a través de su Asistencia Integral, propiciando el crecimiento económico y social del país, con la participación de los recursos del Estado, de los empresarios y el Sector Financiero"
Visión es la Institución que ejerce el rol protagónico en la reactivación del aparato productivo nacional, en especial de la Pequeña y Mediana Industria, estimulando el desarrollo de un tejido empresarial competitivo, fomentando la interrelación con los grupos lideres de actividad y optimizando el uso de los recursos, haciéndolos productivos y rentables, sin afectar nuestro fin social"
Forman un núcleo alrededor del cual se estructuran los motivos, los esfuerzos y acciones de todos los miembros, esto da pie a que los valores obedecen a declaraciones explícitas, como rasgos implícitos del comportamiento.
VALORES CORPORATIVOS.
Formación de Empresarios: Capacitación continua e integral
Respeto por el cliente/ proveedor: Deferencia hacia nuestros clientes en la búsqueda constante de su satisfacción.
Créditos preferenciales (blandos)
Generación de Empleo: Incentivar con el servicio que préstamos, el incremento de nuevas fuentes de empleo, mejorando la calidad de vida de nuestros ciudadanos.
Competitividad: Dirigir los recursos hacia actividades necesarias y productivas aprovechando al máximo las ventajas competitivas.
Ambiente: Propiciar el desarrollo y explotación de actividades que contribuyan a la conservación y protección del ambiente.
Compromiso con la Organización: Identificación con la Corporación, su misión, objetivo y cultura, basada en una confianza autentica, y no fingida, acatando sus normas, políticas y procedimientos tomando en consideración el rol que desempeña en el desarrollo económico del país.
Innovación: Búsqueda de nuevas ideas, tecnologías y procedimiento que agilicen el trabajo, reduzcan tiempo y costo en función del logro de los objetivos organizacionales
Respeto: Trato justo y equitativo en la ejecución de los diferentes programas internos; respeto en la relación –comunicación- entre los diferentes miembros y niveles de la organización.
Trabajo en Equipo: Actuación a través de una integración participativa del trabajo como filosofía hacia el logro de los propósitos de la empresa, los mismos van en pro de la competitividad.
Lograr la reactivación, el relanzamiento
Lograr la adecuación gerencial y técnica de los promotores y empresarios del sector.
Promover los sistemas de innovación y desarrollo tecnológicos del plantel industrial existente y su adaptación a la Ley Penal del Ambiente, a través de la capacitación general a empresarios y convenios con instituciones especializadas que conlleven al aumento de la productividad.
Lograr la reactivación de la producción artesanal rescatando los valores autóctonos.
Propiciar, estimular y fortalecer el desarrollo del turismo mediante el apoyo técnico y financiero a las posadas.
Desarrollar y consolidar los espacios de uso industrial que reúnan los requerimientos para que se instalen en sus parcelas y galpones, pequeñas y medianas empresas que cuenten con un entorno favorable para ser competitivas
TALLER
1. QUE ES LA PLANEACION ESTRATEGICA
2. CUALES SON LOS COMPONENTES DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA
NOMBRE FORMA
ESTRATEGIAS CULTURA ESTRATEGICA
3. DETERMINE LAS CARACTERISTICAS DEL proceso de planeación estratégica
4. Cuáles son los tres factores para el funcionamiento del sistema.
5. Cuáles son los tres niveles básicos de la realidad de las organizaciones 6. explicar cada nivel
7. como está integrado el sistema de planificación estratégica 8. cuáles son las fases, explíqueles,
10. Que se debe tener en cuenta en el marco de acción de la PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
11. que es misión,
12. que es visión,
13. valores corporativos
