Reorganización del Centro de Información de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, UNESCO representación en Guatemala.
Asesora: MCs. Celeste Araceli Barrios Andrade
Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades
Escuela de Bibliotecología
Este informe fue presentado por la autora como trabajo de EPS previo a optar el grado de Licenciada en Bibliotecología.
Contenido Página
Introducción x
Capítulo I Diagnóstico
1.1 Datos generales de la institución 1
1.1.1 Nombre de la institución 1
1.1.2 Tipo de institución 1
1.1.3 Ubicación geográfica 1
1.1.4 Visión 2
1.1.5 Misión 3
1.1.6 Políticas 3
1.1.7 Objetivos globales 3
1.1.8 Metas 5
1.1.9 Estrategias de la UNESCO en Guatemala 7
1.1.9.1 Ejes de trabajo para Guatemala, según
SEGEPLAN 7
1.1.9.2 Ventana de construcción de la paz y
prevención del conflicto 8 1.1.9.3 Comisiones Nacionales de la UNESCO 8 1.1.9.4 Programa de participación de UNESCO 9
1.1.10 Organización 9
1.1.11 Historia 10
1.1.11.1 Historia de la UNESCO en Guatemala 12
1.1.12 Estructura Organizacional 14
1.1.13 Recursos 15
1.1.13.1 Humanos 15
1.1.13.1 Materiales 16
1.1.13.1 Financieros 17
1.2 Técnicas aplicadas en la realización del diagnóstico 21
1.3 Análisis FODA 22
1.4 Lista de necesidades o carencias 23
1.5 Análisis de problemas 24
1.5.1 Priorización del problema 25
1.6 Análisis de viabilidad y factibilidad 26
1.7 Problema seleccionado 27
Contenido Página Capítulo II
Perfil del proyecto
2.1 Aspectos generales 28
2.1.1 Nombre del proyecto 28
2.1.2 Problema 28
2.1.3 Localización 28
2.1.4 Unidad ejecutora 28
2.1.5 Tipo de proyecto 28
2.2 Descripción del proyecto 28
2.3 Justificación 32
2.4 Objetivos del proyecto 32
2.5 Metas 33
2.6 Beneficiarios 33
2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto 34
2.8 Cronograma de actividades 35
2.9 Recursos 37
2.9.1 Humanos 37
2.9.2 Materiales 37
2.9.3 Físicos 37
Capítulo III
Ejecución del proyecto
3.1 Actividades y resultados 38
3.1.1 Elaboración del inventario 41
3.1.2 Descarte del material 43
3.1.3 Ordenación del material bibliográfico 43
3.1.4 Limpieza del material bibliográfico 46
3.1.5 Diseño de la hoja de insumo 48
3.1.6 Catalogación del material 51
3.1.7 Clasificación del material 54
3.1.8 Indización del material de la colección general 56
3.1.9 Instalación del Software WINISIS 57
3.1.10 Vaciado de información a la base de datos 58
3.1.11 Ubicación del material en el estante 60
3.1.12 Gestión de donación de cajas para hemeroteca 65 3.1.13 Limpieza de las cajas para revistas 65 3.1.14 Ordenamiento del material de hemeroteca 66
3.1.15 Elaboración del proceso menor de hemeroteca 68 3.1.16 Ubicación del material de hemeroteca en el estante 68
3.1.17 Señalización de anaqueles 70
3.1.18 Elaboración de índice de materias para hemeroteca 70 3.1.19 Propuesta de un manual de ingreso de información
a la base de datos 71
Capítulo IV
Proceso de evaluación
4.1 Evaluación del diagnóstico 95
4.2 Evaluación del perfil 97
4.3 Evaluación de la ejecución 98
4.4 Evaluación final 101
Conclusiones 102
Recomendaciones 103
Referencias 104
Referencias electrónicas 105
Apéndices 108
Lista de Figuras
Contenido Página
Figura 1 Mapa 4ª calle de la Zona 10 ciudad de Guatemala 1 Figura 2 Mapa de la zona 10 cuidad de Guatemala 2
Figura 3 Organigrama general 14
Figura 4 Instalaciones de la UNESCO de Guatemala 16 Figura 5 Instalaciones internas del Centro de Documentación
de la UNESCO de Guatemala 17
Figura 6 Número de registro de inventario 42
Figura 7 Marbete del material de referencia 44
Figura 8 Material bibliográfico desorganizado 45
Figura 9 Material bibliográfico sucio 47
Figura 10 Material bibliográfico después de la limpieza 47 Figura 11 Hoja de insumo para vaciar la información en la
base de datos 59
Figura 12 Orden de los documentos en el anaquel 60
Figura 13 Cajas para hemeroteca 65
Figura 14 Cajas para hemeroteca 66
Figura 15 Material de hemeroteca 67
Figura 16 Material de hemeroteca en caja 67
Figura 17 Documentos de hemeroteca con etiqueta 68 Figura 18 Ubicación física del material de hemeroteca en
los anaqueles 69
Figura 19 Material ubicado en los anaqueles 69
Contenido Página
Tabla 1 Objetivos globales la UNESCO 4
Tabla 2 Personal de trabajo que integra la UNESCO
en Guatemala 15
Tabla 3 Mobiliario y equipo UNESCO Guatemala 16
Tabla 4 Presupuesto ordinario 19
Tabla 5 Técnicas e instrumentos utilizados para el diagnóstico 21
Tabla 6 Matriz FODA 22
Tabla 7 Lista de necesidades o carencias 23
Tabla 8 Identificación de problemas, factores que los
producen y soluciones 24
Tabla 9 Indicadores de viabilidad y factibilidad 26
Tabla 10 Metas 33
Tabla 11 Presupuesto 34
Tabla 12 Cronograma de actividades 35
Tabla 13 Recurso Humano 37
Tabla 14 Actividades y resultados del proyecto ejecutado 38
Tabla 15 Formato electrónico de inventario 42
Tabla 16 Secciones de la biblioteca 45
Tabla 17 Campos y subcampos del formato MARC 48
Tabla 18 Hoja de insumo 50
Tabla 19 Partes de la ficha 53
Tabla 20 Tablas de Cutter Sanborn 56
Tabla 22 Evaluación del perfil 97
Contenido Página
Apéndice A Ficha de observación 109
Apéndice B Instrumento No.1 (encuesta para el personal) 110 Apéndice C Instrumento No.2 (encuesta para usuarios
regulares) 112
Apéndice D Instrumento No. 3 (encuesta para autoridades) 113 Apéndice E Instrumento No. 4 (encuesta para usuarios
en general) 115
Apéndice F Entrevista No.2 para el personal del centro
de información 117
Apéndice G Evaluación etapa diagnóstico: lista de cotejo 119 Apéndice H Evaluación etapa perfil del proyecto: lista de cotejo 120 Apéndice I Evaluación etapa ejecución: cuestionario 121 Apéndice J Evaluación etapa ejecución: lista de cotejo
Anexos
Contenido Página
Anexo 1 Constancia nombramiento de asesor de EPS 125 Anexo 2 Carta de autorización de ingreso a las instalaciones
del Centro de Información de la UNESCO 126
Anexo 3 Carta de solicitud de cajas para hemeroteca 127 Anexo 4 Carta de respuesta del Centro Regional del Sur
El presente informe se refiere al proyecto de “Reorganización del Centro de Información de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, UNESCO con representación en Guatemala.”
Este informe está estructurado en capítulos, los cuales están elaborados para dar a conocer los resultados y logros del proyecto.
El capítulo I contiene el diagnóstico, donde se desarrolla la investigación de los datos institucionales referentes al tipo de institución, visión, misión, políticas, objetivos, metas, estrategias, historia, estructura organizacional y los distintos recursos que hacen que las funciones del centro de información se cumplan.
Se estableció la situación de la unidad de información, para poder detectar las necesidades primordiales y con ello plantear las posibles soluciones. Las técnicas utilizadas fueron un aporte en función de los instrumentos, del cuestionario y la hoja guía de la que se valió la observación directa. Hubo consulta documental, cada dato recuperado y consultado dio margen a determinar el problema reflejado en la falta de organización del material bibliográfico ubicado en la unidad de información en estudio.
El capítulo II contiene el perfil del proyecto, este establece el objetivo general en relación a proporcionar acceso a los recursos bibliográficos del centro de información para dar respuesta a las necesidades de los usuarios. Para concretar el cumplimiento de los diferentes aspectos del proyecto y poder alcanzar el objetivo general se establecen los objetivos específicos.
Como eje principal de trabajo de investigación se determina las actividades a realizar por medio del cronograma. Asimismo, se establecieron los recursos y el presupuesto indispensable para ejecutar el proyecto.
En el capítulo III se detallan los resultados obtenidos de las actividades realizadas. Se hace una descripción de cada una de ellas, así como la metodología que se aplicó para su realización. Este capítulo contiene un registro fotográfico no sólo para la ilustración del documento, si no también para una mejor visualización y comprensión del lector.
El capítulo IV reúne los instrumentos de evaluación que verifican el cumplimiento de los objetivos del proyecto. Estos instrumentos de evaluación se aplican a cada uno de los capítulos del proyecto para poder interpretar los resultados y logros alcanzados. De esa manera se confirma que el resultado del proceso de evaluación fue satisfactorio.
Para la realización de las citas textuales, paráfrasis, bibliografía y trabajo de edición del presente informe, se hace ver que se utilizó la tercera edición traducida de la sexta en idioma inglés del Manual de Publicaciones de la American Psychological Association, (APA). Incluyendo conclusiones, recomendaciones, apéndices y anexos.
CAPÍTULO I DIAGNÓSTICO
1. 1 Datos generales de la institución 1.1.1 Nombre de la institución
Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura. (UNESCO representación en Guatemala)
1.1.2 Tipo de institución
Organismo Internacional Especializado de las Naciones Unidas para la Educación la Ciencia y la Cultura
1.1.3 Ubicación geográfica
4a. calle 1-57, zona 10. Guatemala. Guatemala.
En la Figura 1 y 2 se muestran los mapas con los nombres de avenidas, calles y zonas que ilustran la ubicación geográfica de la UNESCO, Guatemala.
Figura 1. Mapa 4ª calle de la zona 10
Figura de la ubicación geográfica de la UNESCO, Guatemala. 2008 [Mapa] Recuperado de
http://www.google.com.gt/imgres?q=mapa+de+la+zona+10+4+a+calle+de+Guatemala&hl=es&tbm=isch&tbnid=9I63IN bppwEzRM:&imgrefurl=http://jmhogua.blogspot.com/2008_11_01_archive.html&docid=KKYrzT T JrRCbsM&imgurl=
Figura 2. Mapa de la zona 10
Figura de las colindancias de la zona 10 de Guatemala. 2013 [Mapa] Recuperado de
https://maps.google.com.gt/maps?hl=es&q=zona%2010%20guatemal&biw =1280&bih=667&um=1&ie=UTF-8&sa= N&tab=w l
1.1.4 Visión
La visión de la UNESCO no se plasma como enunciado. Esta se plantea en base a los objetivos estratégicos, los que a su vez forman parte de los objetivos globales. Estos objetivos definen el marco programático de acción de sus cinco grandes programas (Educación, Ciencias exactas y naturales, Ciencias sociales y humanas, Cultura y Comunicación e información) y en las esferas de competencia de estos. La estrategia a plazo medio 2008-2013 define la visión estratégica en los planos mundial, regional y nacional. Esta nueva estrategia gira en torno al enunciado de misión y se centra en los temas en que la organización podrá distinguirse actuando estratégicamente. (UNESCO, 2007. p.5)
1.1.5 Misión
“Contribuir a la consolidación de la paz, la erradicación de la pobreza, el desarrollo sostenible y el diálogo intercultural mediante la educación, las ciencias, la cultura, la comunicación y la información.” (UNESCO, 2009, p. 3).
1.1.6 Políticas
Para poder establecer las directrices que rigen la actuación de la UNESCO, en los asuntos que a esta le confieran. Esta cuenta con una constitución propia la cual contiene los estatutos con que se administra la organización.
La UNESCO cuenta con su propia Constitución aprobada en Londres el 16 de noviembre de 1945 y modificada por la Conferencia General en varias reuniones.
1.1.7 Objetivos globales
De acuerdo con UNESCO (2007) cuentan con 14 objetivos estratégicos que indican como se pretende alcanzar los objetivos globales, de manera temática y mediante una acción sectorial o intersectorial. Estos se acompañan de un establecido número de resultados concretos, mesurables y definidos estratégicamente (Sección Introducción).
Estos objetivos globales de UNESCO (2007) responden a los desafíos mundiales más importantes en las esferas de competencia de la UNESCO y definen ámbitos en los que la UNESCO cuenta con un perfil único en su género y competencias fundamentales en el sistema de las Naciones Unidas, esto es, los ámbitos en los que la organización posee una ventaja comparativa en el plano internacional (Sección Introducción).
Para una mejor comprensión se elaboró la tabla 1 según los objetivos globales de la UNESCO.
Tabla 1
Objetivos globales la UNESCO
Nota: Objetivos globales con sus objetivos estratégicos . Fuente: UNESCO, 2007, sección Introducción.
Objetivos globales Objetivos estratégicos
Lograr la educación de calidad para todos y el aprendizaje a lo largo de toda la vida
Fortalecer la función y coordinación de la educación para todos (EPT) que la UNESCO desempeña a nivel mundial y apoyar el liderazgo nacional en pro de la EPT
Fomentar políticas, capacidades e instrumentos con miras a una educación de calidad para todos y el aprendizaje a lo largo de toda la vida, y promover la educación para el desarrollo sostenible
Movilizar el conocimiento científico y las políticas relativas a la ciencia con miras al desarrollo sostenible
Utilizar el conocimiento científico en favor del medio ambiente y de la gestión de los recursos naturales
Fomentar las políticas y el aumento de las capacidades en materia de ciencia, tecnología e innovación
Contribuir a la preparación para casos de desastre y a la atenuación de sus efectos
Abordar los nuevos problemas éticos y sociales
Promover principios, prácticas y normas éticas pertinentes para el desarrollo científico y tecnológico
Estrechar los vínculos entre la investigación y las políticas en lo relativo a las transformaciones sociales
Fomentar la investigación sobre los nuevos problemas éticos y sociales cruciales
Promover la diversidad cultural, el diálogo intercultural y una cultura de paz
Fortalecer la contribución de la cultura al desarrollo sostenible
Mostrar la importancia de la interacción y el diálogo entre las culturas para la cohesión social y la reconciliación a fin de fomentar una cultura de paz
Proteger y valorizar el patrimonio cultural de manera sostenible
Construir sociedades del conocimiento
integradoras recurriendo a la
información y la comunicación
Mejorar el acceso universal a la información y al conocimiento
Propiciar medios de comunicación e
infraestructuras pluralistas, libres e
independientes
Apoyo a los países en situaciones posteriores a conflictos y desastres por medio de las esferas de competencia de la UNESCO
1.1.8 Metas
Las metas que dirigen el accionar de la UNESCO, están orientadas a alcanzar los 8 objetivos de Desarrollo de Milenio (ODM), los cuales se intentan alcanzar para el año 2015, éstos se basan en las actividades y metas incluidas en la Declaración del Milenio. Dichos objetivos están compuestos por 21 metas cuantificables.
La UNESCO de acuerdo con sus objetivos de Desarrollo de Milenio, posee las siguientes metas:
META 1a: reducir a la mitad de 1990 y 2015 el porcentaje de personas con Ingresos inferiores a un dólar.
META 1b: Alcanzar el empleo pleno y productivo y el trabajo decente para todos, incluidas las mujeres y los jóvenes.
META 1c: Reducir a la mitad, entre 1990 y 2015, el porcentaje de personas que padezcan hambre.
META 2a: Velar por que, para el año 2015, los niños y niñas de todo el mundo puedan terminar un ciclo completo de enseñanza primaria.
META 3a: Eliminar las desigualdades entre los géneros en la enseñanza primaria y secundaria, preferiblemente para el año 2005, y en todos los niveles de la enseñanza antes del fin de año de 2015.
META 4a: Reducir en dos terceras partes, entre 1990 y 2015, la mortalidad de los niños menores de 5 años.
META 5a: Reducir, entre 1990 y 2015, la mortalidad materna en tres cuartas partes.
META 5b: Lograr, para 2015, el acceso universal a la salud reproductiva. META 6a: Haber detenido y comenzado a reducir, para el año 2015, la
propagación del VIH/SIDA.
META 6b: Lograr, para el 2010, el acceso universal al tratamiento de la infección por VIH a quienes lo necesiten.
META 6c: Haber comenzado a reducir, para el año 2015, la incidencia de paludismo y otras enfermedades graves.
META 7a: Incorporar los principios del desarrollo sostenible en las políticas y los programas nacionales e invertir la pérdida de recursos del medio ambiente.
META 7b: Reducir la pérdida de diversidad biológica logrando, para el 2010, una reducción significativa en la tasa de pérdida.
META 7c: Reducir a la mitad, para el año 2015, el porcentaje de personas que carezcan de acceso sostenible a agua potable.
META 7d: Haber mejorado considerablemente, para el año 2020, la vida de por lo menos 100 millones de habitantes tugurios.
META 8a: Desarrollar aún más un sistema comercial y financiero abierto, basado en normas, previsible y no discriminatorio.
META 8b: Atender las necesidades especiales de los países menos adelantados.
META 8c: Atender las necesidades especiales de los países sin litoral y de los pequeños Estados insulares de desarrollo.
META 8d: Encarar de manera general los problemas de la deuda de los países en desarrollo con medidas nacionales e internacionales a fin de hacer la deuda sostenible a largo plazo.
META 8e: En cooperación con las empresas farmacéuticas, proporcionar acceso a los medicamentos esenciales en los países en desarrollo. META 8f: En colaboración con el sector privado, velar porque se puedan
aprovechar los beneficios de las nuevas tecnologías, en particular de las tecnologías de la información y de las comunicaciones.
1.1.9 Estrategias de la UNESCO en Guatemala
Para poder alcanzar los objetivos y metas en mención. La UNESCO cuenta con estrategias óptimas para la toma de decisiones y su ejecución. Estas estrategias se establecen a través de: Los ejes de trabajo para Guatemala, la ventana de construcción de la paz y prevención del conflicto, las comisiones Nacionales de la UNESCO, y el Programa de participación de UNESCO. Cada uno de estos elementos cuenta con acciones planificadas para poder establecer espacios de cooperación y dialogo que trabajan con organismos nacionales y organismos de la sociedad civil para dar respuesta a las necesidades de cada uno de sus ámbitos de competencia.
1.1.9.1 Ejes de Trabajo para Guatemala, según SEGEPLAN
Como ejes de trabajo la UNESCO establece estas líneas básicas de desarrollo: Educación de calidad y para todos
Educación para la diversidad cultural y lingüística Educación para el desarrollo sostenible
Jóvenes, cultura de paz y no violencia Patrimonio cultural tangible e intangible Comunicación para el desarrollo
Industria cultural (Promoción de la producción artesanal) Derechos humanos y desarrollo sostenible ( p. 4).
La UNESCO en Guatemala da importancia a la educación como medio para el desarrollo y la paz. Así como también de fomentar el acceso libre y universal a la información, la comunicación y el conocimiento como herramientas indispensables que van a ayudar a las personas a mejorar su condición y nivel de vida.
1.1.9.2 Ventana Construcción de la Paz y Prevención del Conflicto
Esta ventana inicia a trabajar en el año 2000 cuando el estado de Guatemala tomó el compromiso de garantizar el desarrollo económico y social, la dignidad humana y la igualdad en el mundo. Guatemala se unió a otros países que acordaron los objetivos de desarrollo de milenio que se pretenden alcanzar en el 2015, con el apoyo del Sistema de Naciones Unidas (SNU), igualmente se estableció el Fondo ODM (UNESCO, Guatemala, s.f. párr.10).
De acuerdo con SEGEPLAN, para poder agilizar el logro de los Objetivos de Desarrollo de Milenio (ODM) esta ventana establece como estrategia el componente de comunicación del Programa Conjunto “Consolidando la Paz en Guatemala Mediante la Prevención de la Violencia y la Gestión del Conflicto”, con contrapartes de Gobierno y de la sociedad Civil. También constituye una coyuntura para incorporar conceptos de diversidad y diálogo intercultural, educación en derechos humanos y para el desarrollo sostenible, gestión y resolución de conflictos y construcción de cultura de paz. ( p.4)
1.1.9.3 Comisiones Nacionales de la UNESCO
Estas comisiones de cooperación UNESCO (s.f.) dependen de los Estados Miembros y se establecieron con el fin de pronunciar las prioridades sectoriales y los ejes de acción de la UNESCO y sus cinco grandes programas:
Educación
Ciencias exactas y naturales
Ciencias sociales y humanas
Cultura
La Comisión Guatemalteca de Cooperación con la UNESCO funciona en el Ministerio de Educación (MINEDUC) y depende del/de la ministro/a quien ejerce la Presidencia y jerárquicamente esta a cargo de la directora de Cooperación Nacional e Internacional. Los objetivos de esta comisión están en relación con la política de Relaciones Exteriores del país y con las políticas sectoriales del Gobierno de la República (SEGEPLAN, s.f., p.4).
1.1.9.4 Programa de participación de UNESCO
Este programa según UNESCO (s.f.) es un elemento muy importante de las actividades regulares que realiza la organización, puesto que se encarga de analizar, evaluar y facilitar el inicio de proyectos nacionales, subregionales, interregionales y regionales relacionados con las actividades propias de la UNESCO. (párr. 1).
También es un mecanismo que ofrece asistencia complementaria directa a las iniciativitas de los Estados Miembros y Miembros Asociados en las esferas de competencia de la Organización de acuerdo a sus prioridades. El apoyo que este programa brinda es promover actividades relacionadas con las prioridades sectoriales del bienio y los objetivos estratégicos del programa de la organización.
Un objetivo importante de este programa es estrechar las relaciones de colaboración entre la Organización y los Estados Miembros y entre la Organización y las organizaciones internacionales no gubernamentales que mantienen relaciones oficiales con la UNESCO. (SEGEPLAN, s.f., p.5).
1.1.10 Organización
De acuerdo con SEGEPLAN, la UNESCO cuenta con 193 estados miembros y siete miembros asociados. Sus órganos de gobiernos son:
La Conferencia General
Esta determina la orientación y la línea de conducción general de la UNESCO. Establece los objetivos y prioridades de la organización cada dos años y fija el presupuesto para efectuarlos.
El Consejo Ejecutivo
Cuenta con 58 miembros los cuales son elegidos por la Conferencia General. Este Consejo se reúne dos veces al año para examinar el cumplimiento del programa.
La Secretaría de la UNESCO
Está conformada por el Director General y el personal que él o ella designan, esta secretaría es la encargada de implementar las decisiones tomadas por la Conferencia General y El Consejo Ejecutivo (p. 3).
1.1.11 Historia
En 1942 como indica la UNESCO (2013), los gobiernos de los países europeos y los aliados enfrentaron la problemática de la Segunda Guerra Mundial y se reunieron en Inglaterra en la Conferencia de Ministros Aliados de Educación, CAME. En esta conferencia es donde se inició el diálogo entre los países europeos y examinaron la manera en que se iban a reconstruir los sistemas educativos una vez restablecida la paz. Dicho proyecto es bien acogido por los demás países entre ellos los Estados Unidos de América, cuya finalidad fue alcanzar una dimensión universal.
Sobre la propuesta de CAME, se celebró una conferencia de las Naciones Unidas en noviembre de 1945, precisamente al concluir la Segunda Guerra Mundial. Ésta reúne a los representantes de unos 40 estados y con el impulso de Francia y del Reino Unido, los países más afectados por el conflicto, deciden crear una organización destinada a instituir una verdadera cultura de paz. Esta nueva organización debe establecer la "solidaridad intelectual y moral de la humanidad" y de esta manera, impedir que se desencadene una nueva guerra mundial.
Al final de la conferencia 37 estados firmaron la Constitución que marca el nacimiento de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura UNESCO, la cual tiene como objetivo principal contribuir al mantenimiento de la paz y la seguridad del mundo.
La Constitución de la UNESCO (1995) entra en vigor a partir de 1946 y es ratificada por 20 Estados (Arabia Saudita, Australia, Brasil, Canadá, Checoslovaquia, China, Dinamarca, Egipto, Estados Unidos de América, Francia, Grecia, India, Líbano, México, Noruega, Nueva Zelanda, República Dominicana, Reino Unido, Sudáfrica y Turquía). Pocos días después dio inicio la primera reunión de la Conferencia General de la UNESCO y se realizó en París ciudad de Francia del 19 de noviembre al 10 de diciembre de 1946.
La URSS se inscribe como miembro en 1954 antes de ser reemplazada, en 1992, por la Federación Rusa, diecinueve estados africanos se integraron a la Organización en 1960, doce antiguas repúblicas soviéticas pasan a ser Estado Miembro de la UNESCO entre 1991 y 1993 luego de la desintegración de la URSS. La República Popular China es, desde 1971, el único representante legítimo de China ante la UNESCO. La República Democrática Alemana, miembro desde 1972, se reunifica convirtiéndose en la República Federal Alemana en 1990.
Algunos países se retiraron de la Organización por razones políticas en varios momentos de la historia. Hoy, todos ellos han regresado a la UNESCO. Sudáfrica estuvo ausente de 1957 a 1994, los Estados Unidos de América desde 1985 a 2003, el Reino Unido de Gran Bretaña e Irlanda del Norte desde 1986 a 1997 y Singapur de 1986 a 2007 (Sección Introducción párr. 1-6).
1.1.11.1 Historia de la UNESCO en Guatemala
La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura como señala SEGEPLAN (s.f.), surge el 16 de noviembre de 1945. Su labor consiste en establecer condiciones que favorezcan un diálogo entre las civilizaciones y fomentar la paz.
La adhesión de Guatemala a la UNESCO se dio en el año 1950 a través de los aportes de la comisión nacional. Los cuales se dirigen a programas de alfabetización, la creación de la comisión nacional, el impulso a los derechos humanos y la cooperación al procurador de los derechos humanos, el proyecto para la sistematización y adecuación curricular, efectuados por la UNESCO desde la coordinación de la Oficina de San José, Costa Rica.
La Comisión Nacional de Guatemala fue creada mediante Acuerdo Presidencial el 2 de junio de 1950. El 24 de septiembre de 1954, mediante Decreto No.92 surgió la Comisión Guatemalteca de la UNESCO, que fundamenta su actividad en el reglamento aprobado por Acuerdo Presidencial del 8 de marzo de 1968. Esta comisión es un organismo que depende de los Estados Miembros y fueron creadas con el propósito de estructurar las prioridades sectoriales y los ejes de acción de la UNESCO con base en sus cinco grandes programas: Educación,
Ciencias Exactas y Naturales, Ciencias Sociales y Humanas, Cultura, Comunicación e Información.
La creación de la oficina UNESCO Guatemala se dio en el año de 1996. En sus 17 años de actividad y trabajo, ha sido una influencia en las políticas culturales y educativas del país. La UNESCO Guatemala opera en estrecha cooperación con las autoridades nacionales como el Ministerio de Educación MINEDUC y el Ministerio de Cultura y Deportes MICUDE, así como con organismos de la sociedad civil que promueven la creación de espacios de cooperación. En conjunto promueven la libertad y la paz, objetivos esenciales a la dignidad de los seres humanos a nivel mundial. (Sección antecedentes párr. 1- 4).
1.1.12 Estructura organizacional
Figura 3. Organigrama general
Figura del organigrama de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación la Ciencia y la Cultura. Por UNESCO G Guatemala, 15 de septiembre de 2012.
1.1.13 Recursos 1.1.13. 1 Humanos
La organización de las Naciones Unidas para la Educación la Ciencia y la Cultura (Representación en Guatemala), esta integrada por diferentes sectores tal como se muestra en la estructura organizacional. Los puestos y el número de personas se muestran en la tabla 2.
Tabla 2
Personal que integra la UNESCO en Guatemala
Fuente: Elaboración propia, 2012.
El Centro de Documentación no cuenta con personal a tiempo completo. Debido a la demanda de información que hay, el sector que está encargado de su atención cuando es requerida, es el de Comunicación e información. Siendo entonces el coordinador de comunicación e información, y el asistente técnico, los que eventualmente proporcionan la información.
Puesto No. De
Personas
Representante 1
Asistente Ejecutiva 1
Recepcionista-Secretaria 1
Asistente Técnico Ciencias Naturales 1
Coordinador de Ventana 1
Asistente Técnica 1
VNU Asistente Técnica Gobernabilidad 1
Coordinador Comunicación e Información 1
Asistente Técnica Comunicación e Información 1
Oficial Nacional de Programas 1
Asistente Técnica en Educación 1
Asistente Técnica en Educación II 1
Coordinadora Cultura 1
Asistente Técnica de Cultura 1
Administradora 1
Asistente Financiera 1
Asistente Administrativa 1
Piloto/Mensajero 1
Conserje 1
1.1.12. 2 Recursos materiales Mobiliario y equipo Tabla 3
Mobiliario y equipo UNESCO Guatemala
Mobiliario Cantidad
Computadora 1
Escritorios 2
Anaqueles 14
Sillas 2
Fuente: Elaboración propia, 2013.
Materiales y útiles de escritorio
El material que corresponde al centro de documentación de la UNESCO, para poder realizar las tareas y actividades diarias es el siguiente
Hojas en blanco bond tamaño carta , lápices, lapiceros, marcadores resaltadotes, borrador, tijeras, sacapuntas, clips, regla, goma, tape, papel adhesivo para notas, grapas, folders, perforador, grapas, clips, engrapador, grapas, Notas adhesivas, usb.
Instalaciones: edificio, oficinas.
Figura 5. Instalaciones internas del Centro de Documentación de la UNESCO Representación en Guatemala
Figura de la oficina del centro de documentación de la UNESCO de Guatemala. Elaboración propia, 2013.
1.1.12. 3 Recursos financieros
El presupuesto ordinario de dos años lo financian los estados miembros mediante contribuciones fijadas previamente. El propuesto para el bienio 2010-2011 es de 653 millones de dólares estadounidenses aprobado por consenso por la Conferencia General en su 35ª reunión. (UNESCO, 2010, p. i).
El presupuesto es congruente con las prioridades y los objetivos estratégicos y globales enunciados en la estrategia a plazo medio para 2008-2013, así como las dos prioridades globales ya mencionadas en la visión de la UNESCO. (UNESCO, 2010, p. i).
Este presupuesto se distribuye en los 5 programas:
Gran programa I Educación
Gran programa II Ciencias exactas y naturales Gran programa III Ciencias sociales y humanas Gran programa IV Cultura
La Organización Internacional UNESCO dispone de recursos extra-presupuestarios con que reforzar sus programas, para con ello poder ampliar el alcance de sus acciones.
Guatemala carece de las fuentes informativas para dar a conocer el total de presupuesto asignado para gastos, en razón de cada programa, con lo que la UNESCO está comprometida con el cumplimiento de estos.
Tabla 4
Presupuesto ordinario
A. Programa Ordinario
a) Para el ejercicio financiero de 2010-2011, se consigna la cantidad de 653 000 000 de dólares 1, distribuida como sigue:
Partidas presupuestarias $
TÍTULO I – POLÍTICA GENERAL Y DIRECCIÓN
A. Órganos rectores
1. Conferencia General
2. Consejo Ejecutivo
Total, Título I. A
B. Dirección
(Comprende: la Dirección General, el Gabinete de la Directora General, el Servicio de Supervisión Interna, la Oficina de Normas Internacionales y Asuntos Jurídicos y el Programa de Ética)
C. Participación en el Mecanismo conjunto del sistema de las Naciones Unidas
TOTAL, TÍTULO I TÍTULO II – PROGRAMAS Y SERVICIOS RELACIONADOS
CON EL PROGRAMA A. Programas
Gran Programa I – Educación
Gran Programa II – Ciencias exactas y naturales
Gran Programa III – Ciencias sociales y humanas
Gran Programa IV – Cultura
Gran Programa V – Comunicación e información Instituto de Estadística de la UNESCO
Unidades fuera de la Sede – Gestión de los programas descentralizados
Total, Título II. A B. Servicios relacionados con el programa
1. Coordinación y supervisión de las actividades en favor de África 2. Información pública
3. Planificación estratégica y seguimiento de la ejecución del programa 4. Planificación y gestión del presupuesto
Total, Título II. B C. Programa de Participación y Becas
1. Programa de Participación 2. Programa de Becas
Total, Título II. C TOTAL, TÍTULO II TÍTULO III – APOYO A LA EJECUCIÓN DEL PROGRAMA Y ADMINISTRACIÓN A. Relaciones exteriores y cooperación
B. Gestión y coordinación de las unidades fuera de la Sede (actividades en la Sede y gastos de funcionamiento de las oficinas fuera de la Sede)
C. Gestión de recursos humanos
D. Contabilidad, gestión de tesorería y control financiero E. Administración
TOTAL, TÍTULO III TOTAL, TÍTULOS I-III Reserva para reclasificaciones/ascensos por méritos
TÍTULO IV – AUMENTOS PREVISTOS DE LOS COSTOS
TOTAL CONSIGNACIÓN DE CRÉDITOS
5 481 200 7 824 200
13 305 400
20 356 100
10 965 200 44 626 700
118 535 700 59 074 000 29 654 100 53 749 700 33 158 000 9 128 600 56 189 400
359 489 500
4 676 300 13 671 800 7 780 000 4 839 900
30 968 000
19 980 200 1 861 000
21 841 200 412 298 700
17 667 000
24 558 400 32 734 200 10 536 800 97 927 800
183 424 200
640 349 600
2 000 000 10 650 400
653 000 000
Tabla 4…Continuación
__________________
1 Las consignaciones de los Títulos I a IV se calcula n al tipo de cambio constante de 0,869 euros por dólar estadounidense.
2 La consignación de créditos del Gran Programa I comprende las asignaciones financieras para los institutos de educación de la UNESCO, esto es:
La Oficina Internacional de Educación de la UNESCO (OIE) 4 800 000 El Instituto Internacional de Planeamiento de la Educación de la UNESCO (IIPE) 5 300 000 El Instituto de la UNESCO para el Aprendizaje a lo Largo de Toda la Vida (IUAL) 2 000 000 El Instituto de la UNESCO para la Utilización de las Tecnologías de la Información en
La Educación (ITIE) 900 000 El Instituto Internacional para el Fortalecimiento de Capacidades en África (IICBA) 2 500 000 El Instituto Internacional de la UNESCO para la Educación Superior en América
Latina y el Carib e (IESALC) 2 000 000
Total, institutos de educación de la UNESCO 17 500 000 3 La consignación de créditos del Gran Programa II comprende las asignaciones financieras para los institutos científicos de la UNESCO, esto es:
El Instituto UNESCO-IHE para la Educación relativa al Agua (UNESCO-IHE) – El Centro Internacional de Física Teórica (CIFT) 1 015 000
Total, institutos científicos de la UNESCO 1 015 000 4 La consignación de créditos del Gran Programa II comprende la asignación financiera para la Comisión Oceanográfica Intergubernamental de la UNESCO (COI), de: 9 487 200 5 La consignación de créditos del Gran Programa IV comprende la asignación financiera para el Centro de Patrimonio Mundial (WHC) de la UNESCO, de:
12 332 300 6 Los gastos de funcionamiento (50.000 dólares) y los gastos de personal de la Unidad del Programa de Participación se transfirieron del Título III.A - Relaciones exteriores y cooperación al Título II. C.1 - Programa de Participación.
__________________________________________________________________________________________________
Fuente: Programas y presupuesto aprobados UNESCO, 2010 p. vi. Para elaboración de la tabla se hizo una copia fiel del documento original.
1.2 Técnicas aplicadas en la realización del diagnóstico Tabla 5
Técnicas y herramientas utilizadas para el diagnóstico
Técnica Instrumento Descripción
a. Observación directa Ficha de
observación
Cámara fotográfica
Se utilizo la observación directa para recaudar la información necesaria. Esta consistió en la inspección y visita al sitio de estudio. Se elaboró una ficha de observación que se utilizo como guía para obtener los datos necesarios del objeto de investigación. Se observó cuidadosamente lo siguiente: las instalaciones del centro de información, la colección, el estado de conservación de la misma y el equipo con el que se cuenta para poder trabajar el diagnóstico.
b. Investigación documental
Fichas Bibliográficas
Se obtuvo la información relevante y documentos en línea a través de la página de Internet de la UNESCO Guatemala, así como también de la UNESCO París, para su posterior análisis.
c. Encuestas Cuestionario Se elaboraron 2 tipos de cuestionarios, uno
dirigido a los usuarios y otro a autoridades. El tipo de pregunta que se elaboro para los cuestionarios fue cerrada. Se obtuvo la información recabada en los cuestionarios para análisis y tabulación.
d. Entrevistas Guía para la
entrevista
Se realizaron entrevistas orientadas al personal de enlace directo con el Centro de documentación, a fin de recaudar la información necesaria.
E. FODA Matriz cuadrada Se utilizó el análisis FODA para poder
establecer la situación real en la que se encuentra el CENDOC. Con la información que se recaudó a través de las técnicas de investigación utilizadas se pudo examinar y determinar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del Centro de Información. Los resultados del FODA son de gran utilidad para establecer los problemas primordiales y así poder establecer estrategias para solucionarlos.
1.3 Análisis FODA Tabla 6
Matriz FODA
Fortalezas
Suficiente material bibliográfico Actitud hacia el cambio
Material bibliográfico en buen estado Material especializado en ciencia,
educación, cultura y comunicación Publicaciones de elaboración propia
Variedad de material bibliográfico de importancia en temas de educación, comunicación, ciencia y cultura Equipo tecnológico
Oportunidades
Adquisición gratuita de material bibliográfico por parte de la UNESCO, París
Acceso a la página Web y Biblioteca de la UNESCO París
Establecer canjes con otras unidades de información
Interés y aceptación por parte del usuario hacia el centro de información
Profesionalización y educación continúa del recurso humano
Donación de material bibliográfico por parte de otras instituciones
Debilidades
Falta de controles administrativos Carencia de manuales
Falta de recursos económicos Falta de políticas administrativas Falta de recurso humano para el procesamiento de la información Colección no catalogada
Colección no Clasificada Espacio físico insuficiente
Falta de un catálogo electrónico para recuperar la información
Escasa atención a usuarios
No se lleva un control del material bibliográfico que ingresa al centro de documentación
Falta de políticas para la promoción y difusión de la información
Amenazas
Acceso a Internet y bibliotecas virtuales, por lo que los usuarios ya no visitan la biblioteca
Falta de apoyo de la UNESCO París para autorizar el presupuesto del centro de información
Desconocimiento del acervo bibliográfico con el que cuenta el centro de
información, por parte de la comunidad
1.4 Lista de necesidades o carencias Tabla 7
Lista de necesidades o carencias
Lista de necesidades o carencias
Los documentos carecen de proceso mayor ( catalogación y clasificación) y proceso menor ( preparación física del material, marbete , sobre y tarjeta de préstamo).
Falta de un catálogo electrónico para recuperar la información Carece de control de los libros que ingresan a la colección
Falta de una política de distribución de la publicaciones propias, política de descarte y política de canje.
Carencia de manuales organizacionales Escasa atención a usuarios
Falta de un reglamento
Falta de una guía de usuarios Limitado espacio físico
Falta de servicio de reprografía Falta de personal bibliotecario
No existe un presupuesto designado para el centro de información Fuente: Elaboración propia, 2012.
1.5 Análisis de problemas Tabla 8
Identificación de Problemas, factores que los producen y soluciones.
Problemas Factores que los
producen
Solución
1. Falta de organización del material bibliográfico
1. La colección carece de catalogación
2. La colección carece de clasificación
3. No se realiza el proceso menor del libro
1. Reorganización del centro de información de la UNESCO para tener acceso a la información.
2. Contratar personal bibliotecario para que organice el centro de información.
2. Servicios limitados 1. Carencia de un catálogo para consultas
2. Falta de un software bibliotecario
.
1. Creación del catálogo electrónico. 2. Implementación de WINISIS.
3. No se llevan controles administrativos
1. Carece de libro de inventario
2. No se lleva ningún control de los libros que ingresan a la colección
1. Crear un formato de inventario electrónico en hojas móviles.
2. Inventariar la colección.
4. Carece de personal bibliotecario
1. No se cuenta con presupuesto para contratar personal bibliotecario
1. Propuesta para que la UNESCO contrate personal bibliotecario.
2. Establecer convenios con la
UNESCO y la Escuela de
Bibliotecología para que estudiantes de la misma, realicen sus prácticas en el centro de información.
1.5.1. Priorización del problema
Se pudo establecer en base a la información recabada, que el problema principal es: Falta de organización del material bibliográfico, esta carencia dificulta su recuperación.
Opciones de solución:
1. Reorganización del Centro de Información de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, UNESCO representación en Guatemala, para hacer eficiente el acceso a la información y aprovechar mejor los recursos.
2. Contratación de personal bibliotecario para que organice el centro de información.
1.6 Análisis de viabilidad y factibilidad Tabla 9
Indicadores de viabilidad y factibilidad
Fuente: Elaboración propia, en base a propedéutica EPS- Pedagogía, 2010.
Continúa
INDICADORES OPCION 1 OPCION 2
A. Financieros SI NO SI NO
1. Se cuenta con suficiente recurso? X X
2. El proyecto se ejecutará con recursos propios?
X X
3. Se cuenta con fondos extra para imprevistos?
X X
B. Administrativo legal
4. Se tiene la autorización legal para realizar el proyecto?
X X
5. Existen leyes que amparan la ejecución del proyecto?
X X
C. Técnico
6. Se tienen las instalaciones adecuadas para el proyecto?
X X
7. Se diseñaron controles de calidad para la ejecución del proyecto?
X X
8. Se tiene bien definida la cobertura del proyecto?
X X
9. Se tienen los insumos necesarios para el proyecto?
X X
10. Se tiene la tecnología apropiada para el proyecto?
X X
11. El tiempo programado es suficiente para ejecutar el proyecto?
X X
12. Se han definido claramente las metas? X X
13. Se tiene la opinión de expertos para la ejecución del proyecto?
X X
D. Mercado
14. El proyecto tiene aceptación en la institución?
X X
15. El proyecto satisface las necesidades de los usuarios?
X X
16. Puede el proyecto abastecerse de insumos?
X X
17. El proyecto es accesible a la población en general?
X X
18. Se cuenta con el personal capacitado para la ejecución del proyecto?
Tabla 9…Continuación
Fuente: Elaboración propia, en base a propedéutica EPS- Pedagogía, 2010.
La opción más viable y factible es la opción uno la cual consiste en La reorganización del centro de información para hacer eficiente el acceso a la información, debido a que esta obtuvo un 100% de aprobación.
La opción número dos; Contratación de personal bibliotecario para que organice el centro de información obtuvo un 50 % de aprobación por lo cual no se considera viable ni factible.
1.7 Problema seleccionado
El problema seleccionado es el número uno; Falta de organización del material bibliográfico, esta carencia dificulta su recuperación.
1.8 Solución propuesta al problema
Reorganización del Centro de Información de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, UNESCO representación en Guatemala, para hacer eficiente el acceso a la información y así poder aprovechar mejor los recursos bibliográficos.
E. Político
19. El proyecto es de vital importancia para el centro de información?
X X
F. Cultural
20. El `proyecto responde a las expectativas de los usuarios?
X X
G. Social
21. El proyecto beneficia a la mayoría de la población?
X X
22. El proyecto toma en cuenta a las personas sin importar el nivel académico?
X X
CAPÍTULO II
PERFIL DEL PROYECTO
2.1 Aspectos generales
2.1.1 Nombre del proyecto
Reorganización del Centro de Información de La Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, UNESCO r representación en Guatemala
2.1.2 Problema
Falta de organización del material bibliográfico, esta carencia dificulta su recuperación.
2.1.3 Localización
4a. calle 1-57, zona 10. Ciudad de Guatemala, código postal 010010
2.1.4 Unidad ejecutora
Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura, UNESCO con representación en Guatemala
2.1.5 Tipo de proyecto De servicio
2.2 Descripción del proyecto
El proyecto consiste en reorganizar el Centro de Información de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura. El estudio surgió de la necesidad de poder recuperar y tener acceso a la información que se encuentra en dicho centro. Para reorganizar se tomaron en cuenta los factores prioritarios que influyen en el buen funcionamiento del centro de información, de esta manera se trabajó con técnicas bibliotecarias aplicables a los procesos llevados a cabo durante la reestructuración.
El objetivo esencial del proyecto consistió en organizar y procesar la información, para ponerla a disposición del usuario de manera confiable, actualizada y puntual referente a la temática y demandas concretas de información.
Para cumplir este objetivo se considero importante tomar en cuenta el tipo de unidad de información, en este caso es una biblioteca especializada en educación, ciencia y cultura, por contar con material especializado en estos temas. Se analizaron las necesidades específicas de la unidad de información para utilizar las técnicas y herramientas bibliotecarias apropiadas, tomando en cuenta los estándares de normalización internacional. Los beneficiarios directos son las personas que laboran en la UNESCO, investigadores, estudiantes y la comunidad en general de la ciudad de Guatemala.
Actualmente la tecnología desempeña un papel importante en los servicios de información, por lo que se consideró importante automatizar los procesos de la actividad bibliotecaria que se realizaron en el centro de documentación. La automatización en las unidades de información se desarrolla a través de sistemas de gestión que son especialmente diseñados para el tratamiento documental. Considerando indispensable implementar base de datos y consecutivamente poner a disposición de los usuarios el catálogo electrónico.
Las unidades de información están conformadas por áreas, en este proyecto se trabajó con el área administrativa y el área de procesos técnicos. Cada área se desarrolló con actividades propias cuyos resultados son funcionales y logran que se facilite y optimice el uso de los recursos documentales y físicos con los que dispone el centro de documentación. Asimismo se implemento controles fundamentales de carácter administrativo para evitar la pérdida del material que ingrese al centro de documentación.
Área Administrativa:
En el área administrativa de la unidad de información se trabajó con el fin de poder establecer controles administrativos, organizar y optimizar los recursos documentales y físicos con los que dispone el centro de información. Para esto se trabajó en las actividades de:
Descarte Inventario
Implementación de base de datos
Ingreso de información a la base de datos
Descarte
El descarte del material bibliográfico se llevó a cabo tomando en cuenta los criterios de descarte que indica Ayllon (2001):
Si el libro tenía muchas copias, solo se dejarían tres copias y el resto se fueron descartadas.
Si el contenido del libro estaba desactualizado y la información que poseía ya no era relevante, especialmente en los campos de ciencia y tecnología. Documentos apolillados o contaminados con hongos, ya que estos pueden
contaminar al demás material bibliográfico e incluso ocasionar enfermedades respiratorias como alergias y otras.
Libros que por su condición física necesitaban ser reparados.
El descarte es dado de forma definitiva.
Inventario
Debido a la ausencia de un libro inventario, se elaboró el modelo de formato de inventario electrónico, los datos que se consignaron en relación al documento fueron los siguientes; datos de autor, titulo, edición, año, país, editorial y número de registro de inventario.
El inventario es un registro fundamental de carácter administrativo, que contabiliza la existencia de todo el material bibliográfico con que cuenta la unidad de información.
Es imprescindible poseer un adecuado registro para inventariar el material de nuevo ingreso, el cual funcionará como un medio de control de las publicaciones que ingresen al centro de información y evitará la pérdida de material.
Los objetivo de elaborar este inventario fueron:
Contabilizar la existencia real de las obras del centro de información
Conocer el número total de ejemplares con que cuenta el centro de documentación.
Facilitar la localización del material bibliográfico
Implementación de la base datos
Para implementar la base de datos se trabajó con el programa Winisis. Este es un software de administración de base de datos que permite crear, modificar, y consultar, en este caso, bases de datos como los catálogos bibliotecarios.
Para compilar la descripción bibliográfica de los materiales se utilizaron las Reglas de Catalogación Angloamericanas 2 y el Formato MARC.
Área de procesos Técnicos
En esta área se realizó el proceso mayor del libro (catalogación, clasificación) y el proceso menor (preparación física del material, marbete, sobre y tarjeta de préstamo), de los documentos procesados para ponerlos a disposición de los usuarios.
Para poder catalogar y clasificar fue importante registrar la información de acuerdo a normas establecidas para que el documento fuera fácilmente recuperado. Es por ello que el sistema de clasificación que se utilizó para realizar este proyecto fue el Sistema de Clasificación Decimal de Melvin Dewey. Además de este instrumento también se utilizaron las Reglas de Catalogación Angloamericanas (RAAC2), Tablas de Cutter Sanborn, y el Tesauro en línea de la UNESCO.
2.3 Justificación:
Este proyecto surgió de la necesidad de organizar y difundir la información así como ponerla a disposición de los usuarios del centro de documentación de la UNESCO con representación en Guatemala.
Por esta razón se hace organizar la colección del centro de documentación para que ésta pueda estar disponible a su préstamo y consulta en apoyo a la educación e investigación, siendo la educación uno de los objetivos prioritarios de la UNESCO. Asimismo, se busca satisfacer las demandas de información de manera puntual y que estas sirvan de referencia para el quehacer de los usuarios del centro de información.
Uno de los objetivos prioritarios de la UNESCO es la educación universal, la institución participa en numerosos programas así como proyectos dirigidos para enriquecer y difundir la educación básica. Es necesario que la UNESCO cuente con un centro de documentación que haga frente a las demandas actuales de información, ya que esta es un bien preciado para impulsar el crecimiento y desarrollo económico social y cultural de las naciones.
2.4 Objetivos del proyecto Objetivo General
Proporcionar acceso a la colección bibliográfica del Centro de Información de la UNESCO de manera eficaz y eficiente, para dar respuesta a las necesidades de información de los usuarios internos y externos.
Objetivos específicos
Catalogar y clasificar la colección general para ponerla a disposición del usuario.
Crear modelo de inventario para contabilizar y tener un control de los documentos existentes en el centro de documentación.
Instalar una base de datos electrónica para el vaciado, búsqueda y recuperación de la información existente en el centro de documentación. Elaborar un manual para el ingreso y recuperación de la información en el
programa WINISIS versión 1.5.
2.5 Metas Tabla 10 Metas
METAS
Elaboración del inventario, con un registro de 2000 títulos.
Catalogación, clasificación y proceso menor de la colección general de 700 títulos
Registro de 1,200 títulos de la colección de hemeroteca
Ingreso a la base de datos de 700 títulos. Fuente: Elaboración propia, 2013.
2.6 Beneficiarios
Directos: personal que labora en la UNESCO y usuarios del Centro de Documentación
2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto Tabla 11
Presupuesto
Fuente: Elaboración propia, 2012.
RUBROS CANT. DESCRIPCIÒN COSTO UNITARIO COSTO TOTAL Servicios Personales Investigación y práctica de Epesista
1 Sueldo por 450 horas Q 120.00 Q 54,000.00
Material de Oficina
1 Caja de etiquetas Avery Q 211.87 Q 211.87
1000 Tarjetas Q 0.60 Q 600.00
1000 Sobres Q 0.60 Q 600.00
1 Resma de Hojas en Blanco Q 30.00 Q 30.00
3 Frascos de goma Q 10.00 Q 30.00
5 Gomas en Barra Q 9.21 Q 46.05
10 Lapiceros negros Q 3.00 Q 30.00
10 Lapiceros punto Fino Q 6.00 Q 60.00
10 Lápices Q 2.00 Q 20.00
5 Borrador Q 2.33 Q 11.65
2 Regla Q 5.00 Q 10.00
30 Cajas para revistas Q 27.00 Q 810.00
10 Cinta adhesiva de 2”” Q 8.00 Q 80.00
1 Base para Tape Q 35.00 Q 35.00
5 Cartuchos de tinta Q 150.00 Q 750.00
2 Tijeras Q 3.00 Q 6.00
25 Protectores de hojas Q 3.00 Q 75.00
1 Fotocopias de las Tablas del
Sistema de Clasificación de
Melvin Dewey Q 460.00
2 Leitz Q 19.50 Q 39.00
Mobiliario y Equipo
1 Impresora Q 300.00
Servicios 300 horas
Internet 6.00/hora Q 1,800.00
200 Fotocopias Q 0.25 Q 50.00
Viáticos Alimentación 400.00/12 meses
Q 4,800.00
Gasolina 600.00/12
meses
Q 7,200.00
Imprevistos 1,500.00 Q 1,500.00
2.8 Cronograma de actividades Tabla 12
Cronograma de Actividades Primer trimestre 2012
Segundo trimestre 2012 / 2013
Tercer trimestre 2013
ACTIVIDADES JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Elaboración del modelo del formato de Inventario
Descarte del material
Ordenación y clasificación del material (libros, revistas, informes, referencia) Limpieza del material
Ingreso de datos al formato electrónico de Inventario
Diseño de la Hoja de Insumo para WINISIS
ACTIVIDADES OCTUBRE NOVIEMBRE ENERO
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Catalogación del material de la colección general en hojas de insumo Indización del material de la colección general
Clasificación del material de la colección general
Proceso menor del libro
ACTIVIDADES FEBREO MARZO ABRIL
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Clasificación del material de la colección general
Proceso menor del libro
Instalación del Software WINISIS Vaciado de Información a la Base de datos
Cuarto trimestre 2013
Quinto trimestre 2013
Fuente: Elaboración propia, 2013.
ACTIVIDADES MAYO JUNIO JULIO
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Vaciado de Información a la base de datos
Gestión de donación de cajas para el área de Hemeroteca
Limpieza de las cajas para revistas y folletos
Registro del material de Hemeroteca Indización del material de Hemeroteca
ACTIVIDADES AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Elaboración de proceso menor de la colección Hemeroteca
Ubicación del materia de Hemeroteca en el estante
Elaboración de rótulos de señalización Señalización de anaqueles
Elaboración del índice de materias de Hemeroteca
Elaboración de un manual de procedimientos de ingreso de información a la base de datos Capacitación al personal Evaluación del proyecto Revisión del informe final Entrega del informe final
2.9 Recursos 2.9.1 Humanos Tabla 13
Recurso Humano
PUESTO NUMERO
Administradora 1
Coordinador Comunicación e Información 1 Asistente Técnica Comunicación e Información 1
Conserje 1
Fuente: Elaboración propia, 2013.
2.9.2 Materiales Computadora
Dispositivo de almacenamiento de memoria Material de oficina
Cámara fotográfica Mobiliario de oficina
2.9.3 Físicos
Universidad de San Carlos de Guatemala Facultad de Humanidades
Escuela de Bibliotecología
Organización de las Naciones Unidas para la Educación la Ciencia y la Cultura (UNESCO)
CAPÍTULO III
EJECUCIÓN DEL PROYECTO
3. Proceso de ejecución del proyecto 3.1 Actividades y resultados
En este capítulo se detalla cada una de las actividades realizadas durante la ejecución del proyecto de reorganización del centro de información de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura.
Tabla 14
Actividades y resultados del proyecto ejecutado
NO. ACTIVIDADES DESCRIPCIÒN RESULTADOS
1. Elaboración del modelo del formato de Inventario
Consulta a otros modelos
Realizar el modelo de inventario con los datos bibliográficos
Prueba de formato Corrección de formato
Formato electrónico de inventario
2. Descarte del material Establecer los criterios de descarte
Descartar los materiales de acuerdo a los
criterios establecidos
Descarte de los documentos
3. Ordenación y clasificación del material (libros, revistas, informes, referencia)
Separar los documentos físicamente
Establecer criterio para diferenciar entre un libro y un folleto
Separar las diferentes secciones
Los documentos quedaron clasificados en grupos: los que pertenecen a la
colección general, los materiales de hemeroteca y los materiales de
referencia
4. Limpieza del material Limpieza del material
utilizando una brocha Retirar con la brocha el
polvo especialmente en la parte del lomo
Limpieza de los anaqueles
Se logró quitar el polvo y suciedad que tenían los documentos, estos quedaron con un aspecto limpio y se removió por completo el polvo de cada uno.
5. Ingreso de datos al formato electrónico de Inventario
Trascripción de los datos bibliográficos en el formato de inventario
Se registró un total de 2000 títulos en el formato de inventario
Fuente: Elaboración propia, 2013.
