Estudio del estado del arte del gobierno de TI en una IPS de Nivel lll de Bogotá

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(1)Estudio del Estado del Arte del Gobierno de TI en una IPS de Nivel III de Bogotá Documento presentado por: Diego Andrés Nieto Quintero Con la dirección académica de: Andrea Herrera Suescún. al Departamento de Ingeniería de Sistemas y Computación Como requisito para la obtención del grado de Ingeniero de Sistemas. Universidad de los Andes Bogotá, Colombia Junio de 2010.

(2) A mi Familia y a todos los que de alguna u otra forma han aportado a mi formación como Ingeniero y Profesional al servicio de la comunidad….

(3) 1. AGRADECIMIENTOS Al Grupo de Investigación de Tecnologías de Información Organizaciones y Negocios (TION) de la Universidad de los Andes por la orientación en el tema, por la información suministrada y por la continua colaboración durante el desarrollo de la investigación. A Andrea Herrera, por su dedicación, permanente apoyo, conocimiento aportado, colaboración y asesoría durante el desarrollo del Proyecto de Grado. A Olga Lucia Giraldo por el conocimiento aportado en los temas de Gobierno de TI. A Manuel Figueredo por el conocimiento aportado en los temas del Sector Salud y por su constante colaboración en el desarrollo de la investigación. Al Gerente, Subgerente Administrativo, personal de Recursos de Información y todos los funcionarios de la IPS que con su aporte de información y tiempo permitieron que la investigación se llevara a cabo..

(4) Estudio del Estado del Arte del Gobierno de TI en una IPS de Nivel III de Bogotá RESUMEN Autor: Diego Andrés Nieto Quintero Asesor: Andrea Herrera Suescún. El presente documento es un estudio del estado del Gobierno de TI en una IPS de nivel III de la ciudad de Bogotá desarrollado con base en el marco de trabajo de Gobierno de TI del Center of Information Systems Research (CISR). Este marco de trabajo, propone el análisis del Gobierno de TI en las organizaciones mediante diferentes modelos que abordan temas como el nivel de estandarización e integración de los procesos, el proceso de toma de decisiones críticas de TI, el estado de alineación de los diferentes niveles estructurales de una organización y el portafolio de inversiones tecnológicas. Con los modelos se plantea un estudio a una empresa del Sector Salud que actualmente está siendo objeto de estudio por parte del Grupo de Investigación en Tecnologías de Información Organizaciones y Negocios (TION) de la Universidad de los Andes. El estudio presenta una breve descripción del Sector Salud colombiano, resaltando los grandes cambios que ha exhibido en los últimos años. A partir de esta información se presenta una problemática del sector alrededor de las TI y se plantea una forma de abordarla. Dentro de esta propuesta, se especifican cifras de diversas fuentes que respaldan las soluciones planteadas. Teniendo en cuenta el marco de referencia, se recopila información de la organización y se construyen los modelos que son presentados y analizados para identificar fortalezas y aspectos a mejorar de la IPS estudiada, resaltando puntos críticos relacionados con TI. El estudio culmina con la presentación de las conclusiones, análisis de los modelos y presentación del estado de Gobierno de TI en la IPS de nivel III de Bogotá..

(5) ÍNDICE GENERAL 1. AGRADECIMIENTOS .......................................................................................................................... 3. ÍNDICE GENERAL ......................................................................................................................................... 5 ÍNDICE DE FIGURAS .................................................................................................................................... 7 ÍNDICE DE TABLAS ...................................................................................................................................... 8 PARTE A ......................................................................................................................................................... 10 ARTÍCULO .......................................................................................................................................... 11 PRESENTACIÓN.............................................................................................................................. XVII PARTE B ................................................................................................................................................... XXIX 1. 2. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................. 30 1.1. ANTECEDENTES............................................................................................................................ 30. 1.2. IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA Y SU IMPORTANCIA ................................................................... 32. 1.3. OBJETIVOS ................................................................................................................................... 34. 1.3.1. Objetivo General ................................................................................................................ 34. 1.3.2. Objetivos Específicos ......................................................................................................... 34. 1.4. ALCANCE ..................................................................................................................................... 34. 1.5. METODOLOGÍA ............................................................................................................................. 35. ESTADO DEL ARTE ........................................................................................................................... 37 2.1. 3. FUENTES Y TRABAJOS RELACIONADOS: MARCO CISR-MIT........................................................ 37. 2.1.1. Modelo Operativo .............................................................................................................. 37. 2.1.2. Matriz de Acuerdos ............................................................................................................ 38. 2.1.3. Portafolio de TI .................................................................................................................. 41. 2.1.4. Modelo de compromiso ...................................................................................................... 42. 2.1.5. Estado del Arte: Trabajos Locales ..................................................................................... 44. 2.2. CAMPO DE APLICACIÓN ............................................................................................................... 45. 2.3. CONCLUSIONES ............................................................................................................................ 47. DISEÑO Y ESPECIFICACIÓN .......................................................................................................... 48 3.1. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA......................................................................................................... 48. 3.2. DESARROLLO DEL DISEÑO ............................................................................................................ 49.

(6) 4. 5. 6. IMPLEMENTACIÓN .......................................................................................................................... 51 4.1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR Y DESCRIPCIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN ...................................... 51. 4.2. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA ..................................................................................................... 51. 4.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.................................................................................................. 52. 4.3.1. Estructura Primaria o Corporativa ................................................................................... 52. 4.3.2. Estructura Secundaria ....................................................................................................... 54. 4.4. CADENA DE VALOR ...................................................................................................................... 56. 4.5. HALLAZGOS: ESTUDIO DEL ESTADO DEL GOBIERNO DE TI .......................................................... 60. 4.5.1. Modelo Operativo .............................................................................................................. 60. 4.5.2. Matriz de Acuerdos ............................................................................................................ 64. 4.5.3. Modelo de Compromiso ..................................................................................................... 66. 4.5.4. Portafolio de TI .................................................................................................................. 72. CONCLUSIONES ................................................................................................................................. 74 5.1. RESULTADOS OBTENIDOS ............................................................................................................ 74. 5.2. TRABAJO FUTURO ........................................................................................................................ 77. REFERENCIAS .................................................................................................................................... 78.

(7) ÍNDICE DE FIGURAS Ilustración 1: Resultados del estudio de Gobierno de TI por sectores de la Economía. ........................... 31 Ilustración 2: Inversión en Salud en Latinoamérica como Porcentaje del PIB......................................... 33 Ilustración 3: Metodología del Estudio ..................................................................................................... 36 Ilustración 4: Modelo Operativo ............................................................................................................... 38 Ilustración 5: Duopolio de TI .................................................................................................................... 40 Ilustración 6: Matriz de Acuerdos............................................................................................................. 41 Ilustración 7: Portafolio de TI ................................................................................................................... 41 Ilustración 8: Modelo de Compromiso del CISR ..................................................................................... 43 Ilustración 9: Objetivo Principal del SGSSS ............................................................................................ 46 Ilustración 10: Estructura Principal de la IPS ........................................................................................... 53 Ilustración 11: Estructura Científica de la Organización. ......................................................................... 54 Ilustración 12: Estructura Administrativa de la Organización. ................................................................. 55 Ilustración 13: Estructura Financiera de la Organización. ........................................................................ 55 Ilustración 14: Diagrama Funcional de la IPS .......................................................................................... 56 Ilustración 15: Diagrama de Procesos....................................................................................................... 57 Ilustración 16: Cadena de Valor de la IPS ................................................................................................ 59 Ilustración 17: Resultados Encuestas Modelo Operativo Fuente: información de los Funcionarios. Elaboración propia .................................................................................................................................... 61 Ilustración 18: Modelo Operativo de la IPS de Nivel III de Bogotá ........................................................ 62 Ilustración 19: Arquitectura Empresarial de la IPS de Nivel III ............................................................... 64 Ilustración 20: Matriz de Acuerdos de la IPS de Nivel III de Bogotá ...................................................... 66 Ilustración 21: Modelo de Compromiso de la IPS de Nivel III ................................................................ 71 Ilustración 22: Portafolio de TI de la IPS de Nivel III .............................................................................. 73.

(8) ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1: Distribución de las Preguntas Planteadas al los Funcionarios de la IPS .................................... 50.

(9) PARTE A.

(10) ARTÍCULO.

(11) Estudio del Estado de Gobierno de Gobierno de TI en una IPS de Nivel III de Bogotá Diego Andrés Nieto Quintero Universidad de los Andes Carrera 1 No. 18ª 10 +571 3394949. [email protected]. ABSTRACT El Artículo aborda temas relacionados con el Gobierno de Tecnologías de Información (TI) en las organizaciones y pretende describir el estado de Gobierno de TI en una Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS) de Nivel III de Bogotá usando el marco de trabajo del Center for Information Systems Research of Massachusetts Institute of Technology (CISR-MIT).. operativos clasificados como Diversificado, Unificado, Coordinado y Replicado [4]. La Figura representa los modelos.. Palabras Clave Gobierno de TI, Modelo Operativo, Portafolio de TI, Matriz de Acuerdos de TI, Modelo de Compromiso, IPS de Nivel III.. 1. INTRODUCCIÓN En años recientes el Sector salud latinoamericano ha presentado una creciente inversión en recursos tecnológicos con un índice de crecimiento cercano al 12% anualmente [1]. Como consecuencia surgen las siguientes preguntas: ¿En verdad aporta TI al objetivo empresarial? ¿Está TI alineado con la organización? ¿Es mejor el manejo de la información después del significativo presupuesto que se destina para TI? ¿Se están tomando correctamente las decisiones de TI? [2]. Este tipo de información requerida pasa a ser una necesidad empresarial, puesto que son necesarias decisiones que determinen el curso de las inversiones y la continuidad de proyectos de TI. Es en este punto cuando surge la problemática de hallar una herramienta que logre la correcta gestión de TI. Esta problemática puede ser abordada por el Gobierno de TI que permite la definición de responsabilidades y un proceso de toma de decisiones críticas de TI acorde a los comportamientos deseables en el uso y administración de TI que la organización requiera [3]. El presente artículo inicia con la presentación de los modelos de CISR y los trabajos locales, luego realiza una breve reseña del campo de acción y finalmente presenta la aplicación de los modelos en un caso de estudio.. Figura 1. Modelo Operativo [4]. La Matriz de Acuerdos [5], analiza la forma en la que son tomadas las decisiones críticas de TI y para esto analiza 5 focos de decisión de TI (ver Tabla 1). Tabla 1. Focos de Decisión de TI. Focos de decisión de TI Principios de TI: son políticas y reglamentos que definen organizacionalmente el uso de las TI. Arquitectura de TI: se refiere a un conjunto lógico de posibilidades técnicas para guiar a la organización a satisfacer sus necesidades, teniendo en cuenta limitación de procesos y estructuras de datos Infraestructura de TI: se refiere a los recursos tanto humanos, físicos y tecnológicos con los que cuenta una organización.. Aplicaciones de negocio: son aquellos requerimientos de negocio que implican implementación o adquisición de software. Priorización de inversión en TI: se entiende como la forma de definir las inversiones en tecnología y el impacto de las mismas.. Con los focos definidos, analiza su gobierno por medio de 6 Arquetipos de Gobierno de TI que describen la situación organizacional. La siguiente figura presenta la relación.. 2. MARCO TEÓRICO El CISR ha realizado varias investigaciones en el tema de Gobierno de TI, y se concentra particularmente en tratar lo relacionado con la relación entre integración y estandarización de procesos, el proceso de toma de decisiones críticas de TI, la priorización y manejo de inversiones de TI y la alineación de TI con el Negocio. Para tratar estos temas ha desarrollado modelos específicos que se definen como Modelo Operativo, Matriz de Acuerdos, Portafolio de TI y Modelo de Compromiso [3]. El Modelo Operativo permite identificar el nivel de integración y estandarización de una organización y describirla en términos de estos dos parámetros ubicándola en cuatro tipos de modelos. Figura 2. Matriz de acuerdos [5]. Los Arquetipos de Gobierno caracterizan el proceso de toma de decisiones, indicando quién es responsable y a qué nivel de la organización se encuentra. La siguiente tabla presenta los Arquetipos de Gobierno..

(12) Tabla 2. Arquetipos de Gobierno de TI. sobre Laboratorios Farmacéuticos [7], Entidades Promotoras de Salud (EPS) [8] e IPS de Nivel III de Bogotá [9].. Arquetipos de TI Monarquía de negocio: se constituye por una persona o grupo de personas en el nivel ejecutivo que se encarga del proceso de toma de decisiones Monarquía de TI: está compuesta por una persona o grupo de personas responsables del área de TI con alto poder de participación y decisión. Gobierno Federal: se caracteriza por integrar la participación de líderes de diferentes áreas que obedecen a un gobierno central. Gobierno Feudal: se caracteriza por la participación independiente de los líderes de negocio. Duopolio de TI: se caracteriza por la participación activa y equitativa de los líderes de TI y el nivel ejecutivo del negocio. Existen 2 tipos de Duopolio de TI que son el Modelo T y el Modelo Rueda de Bicicleta. Anarquía de Negocio: se caracteriza por la opinión individual de cada participante en la organización.. Continuando con los modelos de CISR se describe el Portafolio de TI que propone clasificar las inversiones en grupos que permiten un mejor acoplamiento de las iniciativas con los objetivos estratégicos del negocio y un manejo del riesgo de TI. Las agrupaciones de inversiones se dividen en inversiones informacionales, estratégicas, transaccionales y de infraestructura (Ver Figura 3).. Figura 4. Modelo de Compromiso [6]. Las tres investigaciones tratan el tema de Gobierno de TI desde el marco de trabajo del CISR y han permitido establecer tendencias en los diferentes eslabones de la cadena productiva. De esta forma se logra analizar el sector desde una perspectiva general, abordando temas de producción con el estudio de los laboratorios farmacéuticos, temas de comercialización con el estudio de las EPS y temas de prestación de servicios con el estudio de las IPS. En las siguientes secciones se presenta una breve reseña del Sector salud, que ha sido estudiado por la Universidad de los Andes y que es el campo de aplicación del presente estudio de Gobierno de TI.. 3. CAMPO DE APLICACIÓN Colombia inicio a finales de 1993 un ambicioso proyecto que pretendía mejorar la prestación de servicios de salud y así mismo ampliar la cobertura del sistema a todo ciudadano colombiano. El resultado fue la expedición de la Ley 100, cuya meta principal es la reestructuración del Sistema Nacional de Salud que hasta la época se caracterizaba por alta intervención estatal y una organización y planeación centralizada en el Sistema de Seguridad Social en salud [10].. Figura 3. Portafolio de TI [5]. Finalmente, el Modelo de Compromiso estudia las diferentes capas de una organización, analizando tanto la parte responsable de TI como la parte responsable del negocio. Cada sector de análisis de la organización es a su vez estudiado en tres niveles que se clasifican en Nivel Corporativo, Nivel UN y Nivel Proyecto. Esta diferenciación permite identificar enlaces estructurales que logran el funcionamiento armónico de la empresa. Para trabajar la relación entre los bloques se emplean tres tipos de enlaces los cuales son llamados Enlace de Negocio, Enlace de Alineación y Enlace de Arquitectura. Estos enlaces buscan finalmente que las divisiones del negocio logren sus objetivos tanto a nivel local como corporativo [6]. (Ver Figura 4) Estos modelos permiten describir el comportamiento del Gobierno de TI en una organización, y de esta forma encontrar fortalezas y debilidades que logren mejorar el desempeño empresarial. Localmente, el Grupo de Tecnologías de Información Organizaciones y negocios de la Universidad de los Andes (TION), ha tratado el Gobierno de TI en los diferentes sectores de la economía colombiana, dentro de los cuales ha trabajado el Sector Salud. Estas investigaciones presentan importantes análisis. El Sistema Anterior a la Ley 100, tuvo un significativo desarrollo entre 1975 y 1984, en donde se realizó una gran inversión en nuevas instituciones prestadoras de servicios de salud, pero se vio afectado por la crisis fiscal de 1985 en donde se redujeron los aportes para salud del 8% del presupuesto nacional a menos del 4% [10]. Con lo establecido en Diciembre de 1993 se replanteó el sistema y se definieron los principales participantes en el sistema de seguridad social dentro de 3 grandes grupos: EPS, Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) y Administradoras de Riesgos Profesionales (ARP). Las ARP y EPS son canales de comercialización y cobertura que utilizan Instituciones Prestadoras de Servicios (IPS) para facilitar los servicios médicos a los usuarios del sistema [8]. Teniendo en cuenta la descripción del sector, se presenta el caso de estudio que pretende describir el estado del Gobierno de TI en una IPS de Nivel III de Bogotá y de la misma forma enriquecer la investigación del Sector Salud que adelanta el grupo TION.. 4. CASO DE ESTUDIO 4.1 Descripción de la Empresa La IPS es una organización de carácter público que tiene naturaleza de Empresa Social del Estado y se encuentra inscrita a la Secretaria de Salud de Bogotá. Se caracteriza por ofrecer servicios de alta complejidad en variedad de especialidades y por.

(13) considerarse un modelo a seguir para IPS de Nivel I y II de la Red Norte del Distrito Capital de Bogotá. El enfoque organizacional se concentra en la calidad y cobertura de los servicios de salud prestados por la institución. La IPS de Nivel III se apoya en la formación académica y en la investigación continua para evolucionar y mejorar las habilidades de su personal.. 4.1.1 Estructura Organizacional La estructura jerárquica, ubica en la parte más alta la Junta Directiva y la Gerencia, y en la parte baja los departamentos, secciones y funcionarios encargados. A partir de la Junta directiva la estructura posee verticalmente tres grupos que son Gerencia, Oficinas y Subgerencias, que se encargan de garantizar el correcto funcionamiento y administración de la Institución pública. Las oficinas se concentran en el planeación, monitoreo y control de los procesos organizacionales. Las Subgerencias que se dividen en Subgerencia Científica, Subgerencia Administrativa y Subgerencia Financiera y Comercial se encargan de la coordinación entre áreas institucionales. Finalmente las divisiones, departamentos y secciones se encargan de los procesos funcionales del negocio.. 4.2.2 Matriz de Acuerdos de la IPS de Nivel III La administración de TI se presenta en un nivel medio-bajo de la jerarquía organizacional, puesto que en el nivel corporativo no hay ningún líder de TI. Esto no significa que TI no cuente con poder de decisión, ya que en toda la organización solo la Sección de Recursos de Información tiene el suficiente conocimiento en TI para planear, ejecutar y controlar proyectos. En cuanto a los principios de TI, la organización suele dejar este tipo de decisiones a cargo de los ejecutivos, ya que suelen incluirlos entre los principios corporativos. El tema de las decisiones de arquitectura de TI, es algo manejado totalmente por la sección de TI por su conocimiento en el tema. Las decisiones referentes a infraestructura y aplicaciones de TI, cuentan con la participación de las diferentes unidades de negocio, que por medio de un aplicativo exponen sus necesidades para que sean evaluadas por el Subgerente Administrativo y la Sección de Recursos de TI quienes en conjunto toman la decisión. (Ver figura 6). 4.2 Estudio del Estado del Gobierno de TI 4.2.1 Modelo Operativo de La IPS de Nivel III Al realizar el estudio se encuentra que la empresa mantiene un nivel alto de estandarización en sus procesos, mientras que a la vez mantiene un bajo grado de integración. Las UN del área científica no cuentan con los sistemas de información de las áreas administrativa y financiera y por ende se presenta una duplicación de datos. La figura 5 describe arquitectura empresarial de la IPS. Figura 6. Matriz de Acuerdo de la IPS. En la parte de los montos a invertir y el presupuesto, el proceso de toma de decisión es totalmente corporativo, teniendo como principal actor al Subgerente Financiero.. 4.2.3 Modelo de Compromiso de la IPS de Nivel III Para construir el Modelo de Compromiso se describen los enlaces que se presentan y no se presentan en la organización, de tal forma que se logra un análisis crítico teniendo en cuenta fortalezas y falencias.. Figura 5. Arquitectura Empresarial de la IPS. Con estos resultados podemos concluir que la organización presenta un Modelo Replicado. Las áreas financiera y administrativa cuentan con un sistema ERP, que permite manejar de forma integrada y estandarizada los procesos, pero el área científica no cuenta con este sistema por lo cual mantiene copias de la información. Hay que tener en cuenta que la mayor parte de la información se maneja en el área científica, puesto que es el área funcional de la organización y en donde se encuentra toda la información clínica de los usuarios de los servicios de salud. Esto implica que la mayor parte de la información no es administrada por servicios de TI causando alta repetición de datos entre áreas.. Los enlaces de arquitectura que pretenden una alineación de la arquitectura empresarial en los tres niveles de la organización, se presentan en baja magnitud en la IPS por falta de una visión corporativa de TI y por la baja integración entre las UN. Cuando no existen personas encargadas de TI en el nivel corporativo, el equipo de proyecto en muchas ocasiones puede interpretar erróneamente los requerimientos funcionales y la sinergia entre proyectos no pueden ser adecuadamente aprovechadas puesto que la participación no integrada en el desarrollo de los mismos hace difícil la colaboración entre unidades, el intercambio efectivo de información y la implementación de TI que aporte a varios procesos relacionados y estandarizados. Por otra parte no se evalúa la arquitectura empresarial después de haber sido modificada por algún tipo de inversión en TI y como consecuencia de esto, se pueden presentar incompatibilidades y replicaciones entre sistemas de información. Los enlaces de alineación, se presentan en la organización, como funciones y cargos que velan por la alineación de la Sección de Recursos de Información con las necesidades de TI empresariales..

(14) La persona encargada de la relación entre TI-Negocio es el Subgerente Administrativo, quien asume el liderazgo de las actividades desarrolladas por el conjunto de unidades orgánico funcionales encargadas de ejecutar en coordinación con las demás áreas de negocio, los procesos de planeación de proyectos y la adquisición, el manejo, la utilización, la optimización y el control de los recursos humanos, financieros y físicos. Para lograr los objetivos se reúne con personal de las UN y los encargados de los proyectos, con el fin de establecer el alcance de los proyectos y su procedimiento de implementación. Las falencias de alineación, vienen dadas por problemas de comunicación efectiva entre UN y problemas de acceso a información. En vista de que la IPS mantiene un sistema que presenta replicación de datos y diferentes plataformas tecnológicas, en ocasiones es difícil el acceso de datos entre áreas de la organización y se presenta incompatibilidad tecnológica. Los enlaces de negocio, se ven fuertemente marcados en la institución, ya que hay responsables de la alineación en los tres niveles. Desde la Gerencia General se articula el trabajo que realizan los diferentes niveles de la organización, teniendo en cuenta una gestión participativa que aporta en el diseño, elaboración y ejecución de los proyectos orientados a mejorar el plan local de salud, los programas de prevención de enfermedades y el plan de promoción de la salud. En este proceso también actúa como nominador y ordenador del gasto, de acuerdo con las facultades que le otorga la ley al ser director de una Empresa Social del Estado. Los proyectos que sean de gran magnitud y que impliquen altos costos son presentados por la Gerencia a la Junta Directiva, quien tiene la participación final en estos asuntos. El presupuesto para los proyectos es aprobado y presentado a la Junta Directiva por el Gerente de la IPS. La Oficina de Planeación revisa que las metas planeadas en el proyecto se cumplan a cabalidad y que a su vez estén alineadas con el plan de desarrollo institucional, el programa plurianual de inversión y el plan anual de ingresos y gastos. Por su parte, la Oficina de Autocontrol verifica que las metas y objetivos del proyecto estén alineados con los objetivos misionales de la organización y que los recursos empleados se hayan utilizado de una forma racional. La Subgerencia Científica se concentra en la planeación, organización y evaluación de la prestación de los servicios de salud de las diferentes áreas funcionales. Los proyectos en esta área están enfocados en la estandarización e integración de procesos, ya que la Subgerencia se encarga de establecer los sistemas de recopilación, ordenamiento, preservación, actualización y remplazo de protocolos y guías de atención. Con las guías de atención busca que los procesos y proyectos sigan patrones establecidos orientados hacia la calidad y cobertura que son objetivos misionales. La siguiente figura presenta el modelo. Teniendo en cuenta lo anterior, se puede resaltar que la IPS cuenta con un sistema muy organizado de alineación de proyectos a nivel de negocio, ya que cuenta con fuertes mecanismos de enlace de negocio que constantemente buscan la alineación entre los objetivos de los proyectos y los objetivos misionales. Su robusto sistema de control verifica que los proyectos cumplan con las normas estipuladas por el Estado y con los requerimientos de las diferentes UN.. Figura 7. Modelo de Compromiso de la IPS. Finalmente, es importante resaltar que los enlaces de arquitectura no son muy estables como consecuencia de no tener un contacto con el nivel corporativo de negocio. Actualmente la organización no maneja un Gobierno de TI, ni cuenta con un líder de TI a nivel corporativo.. 4.2.4 Portafolio de TI de la IPS de Nivel III En la IPS no es común ver las inversiones de TI como un portafolio organizado de iniciativas estratégicas, informacionales, transaccionales y de infraestructura, sino como un conjunto de requerimientos tecnológicos con prioridades definidas con base en un sistema de gestión de calidad y la proporción rentabilidad vs inversión. Esta caracterización permite que las UN entreguen requerimientos a la Sección de Recursos de Información, para que esta los evalúe y en caso de requerir el análisis del nivel ejecutivo, tomar la decisión en conjunto con este. Con un análisis a la infraestructura tecnológica, al software para la operación administrativa y financiera, al almacenamiento de datos y a las TI en general que utiliza la organización, se encuentra que hay poca inversión estratégica en TI, ya que no se evidencian muchas iniciativas en TI orientadas a la innovación, a la búsqueda de nuevos clientes, nuevos servicios, ventajas competitivas o resaltar fortalezas de la institución. La mayoría de la inversión se presenta en la infraestructura de TI, seguida de la inversión transaccional que se representa en los aplicativos de las áreas financiera y administrativa. Estos dos tipos de inversiones abarcan aproximadamente el 80% de la inversión en TI, lo cual deja muy poco para pensar en invertir en temas como la integración y estandarización de la información o sistemas de información orientados al desarrollo de los servicios de salud. Esta situación indica que la inversión no se concentra en los servicios funcionales primarios que son la razón de ser de la institución, sino en la parte administrativa y financiera que funciona como soporte, coordinador y colaborador de estos servicios. Según la información recolectada la razón de esto es que a partir de 1999 se decide invertir agresivamente en el.

(15) aplicativo financiero y administrativo, con el fin de mejorar el sistema de programación de horarios e infraestructura de atención a los pacientes y los procesos de recaudo y atención al cliente en el sentido de agilización de procesos de salida y facturación. Lo anterior, conduce a que el presupuesto para inversión se mantenga en el mantenimiento y soporte a las TI actuales y por ende sea complicada una inversión estratégica en TI. Con el anterior análisis se construye el portafolio de TI que se presenta en la siguiente ilustración.. Figura 8. Portafolio de TI de la IPS.. 5. CONCLUSIONES La organización no cuenta con un líder de TI a nivel corporativo, que implemente un Gobierno de TI, por ende presenta algunos problemas en sus sistemas de información. En cuanto a la integración y estandarización, la organización presenta alta estandarización y baja integración a lo largo de la cadena de valor, lo cual permite que la organización se mantenga un Modelo Replicado. Los problemas que se presentan es que en la organización se están duplicando los datos a causa de incompatibilidad de equipos y de mantener sistemas de información independientes al área científica que es el núcleo del negocio.. instituciones y entidades, siempre y cuando empleen también integración en sus procesos. El marco de trabajo utilizado permitió hacer un diagnóstico del estado de Gobierno de TI, sin tener en cuenta que la IPS no presenta la implementación de este, ni de ningún marco. El Gobierno de TI permite identificar puntos críticos en una organización y mejorar el proceso administrativo de TI.. 6. TRABAJO FUTURO Este estudio es una contribución a la investigación general del Sector Salud que viene realizando el Grupo TION de la Universidad de los Andes, específicamente al subsector de las IPS de Nivel III de Bogotá. Hasta el Momento se han trabajado las EPS, los Laboratorios Farmacéuticos y las IPS de Nivel III de Bogotá, para un trabajo futuro podría extenderse la investigación a otros eslabones de la cadena productiva como las ARP que tratan temas de salud ocupacional y bienestar de los trabajadores. Tratando temas más cercanos a este estudio, las IPS que se caracterizan por ser Empresa Social del Estado, presentan un campo de investigación muy interesante, al tener alto grado de estandarización, gracias a la regulación estatal que recae sobre ellas. Una investigación de las IPS de naturaleza ESE de Bogotá, podría aportar encontrar patrones en la información y en los procesos, que sirvan para la elaboración de un sistema integrado, que logre cooperación entre las IPS.. 7. REFERENCIAS [1]. Directorio de la Salud. (2009). Direcmed. Recuperado el 6 de Marzo de 2010, de http://www.direcmed.cl. La Organización cuenta con un Enlace de Negocio muy robusto y eficiente, lo cual le permite alinear proyectos con los objetivos misionales, pero no cuenta con Enlaces de Arquitectura completos que logren alinear correctamente las TI con la organización. Dada la fortaleza en los Enlaces de Negocio, la organización podría aplicar similares procedimientos en lo referente a los proyectos y la arquitectura de TI, de tal forma que la contundencia y efectividad se replique en los débiles Enlaces de Arquitectura y se logre mejor alineación entre TI y el Negocio.. [2]. Cubillos, L. (2007). Evaluación de tecnologías en salud Ministerio de Protección Social. [3]. CISR. (2010). cisr.mit.edu. Recuperado el 20 de Febrero de 2010, de http://cisr.mit.edu/. [4]. Ross, J. W. (2006). Enterprise Architecture: Driving Business Benefits from IT. CISR WP No 359.. [5]. Weill, P. (2004). Don’t Just Lead, Govern: How TopPeforming Firms Govern IT. CISR No 341.. El portafolio de TI concentra el 80% de sus iniciativas en la implementación y mantenimiento de inversiones Transaccionales y de Infraestructura de TI, lo cual genera un alto riesgo al dejar muy poco porcentaje a las inversiones Informacionales y Estratégicas que podrían aportar al desarrollo tecnológico del área científica y al tratamiento de la innecesaria repetición de datos. Las inversiones Estratégicas presentan el menor porcentaje de inversión y el enfoque organizacional está orientado a la estrategia de calidad y cobertura de servicios de salud, lo cual implica que la diversificación del Portafolio de TI no está alineada con los objetivos del negocio. La inversión informacional presenta un 15% y este porcentaje aunque no es muy alto, al parecer es apropiado y acorde con las necesidades de la organización, en cuanto al manejo de información.. [6]. Fonstad, N. (2008). IT Engagement Model: How companies link governance to projects. Universidad de los Andes.. [7]. Kuperman, D. (2008). Gobernabilidad de TI en el sector farmacéutico colombiano: investigación de buenas prácticas en empresas modelo. Universidad de los Andes.. [8]. Díaz, L. A., & Giraldo, O. L. (2009). Gobierno de TI en Sector Salud. Subsector: EPS.. [9]. Figueredo, M. (2010). Gobierno de TI en el Sector Salud: caso específico Instituciones Prestadoras de Salud (IPS) Nivel III de Bogotá Colombia. Bogotá.. Las características del sector y los resultados de esta investigación permiten concluir que gracias a la estandarización promovida por las normas regulatorias y al deseo de las IPS, como la tratada en el trabajo, de obtener certificaciones de calidad, el Sector Salud podría manejar un sistema unificado en sus diferentes. [10]. Saludcolombia. (2006). Saludcolombia. Recuperado el 13 de Febrero de 2010, http://www.saludcolombia.com//.

(16) PRESENTACIÓN. xvii. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(17) Estudio del Estado del Gobierno de TI en una IPS de Nivel III de Bogotá Diego Andrés Nieto Q. [email protected] Asesora: Andrea Herrera 1. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. Agenda • • • • • • •. 2. Introducción Objetivo Estado del Arte Caso de Estudio Conclusiones Trabajos Futuros Preguntas. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. xviii. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(18) Introducción. s. 3. www.itgi.org. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. Introducción Inversión pública en salud como porcentaje del PIB, 2000-2004.. 16% 14%. 12% 10% 8%. Suramérica Europa. 6% 4% 2%. 0%. 4. www.itgi.org http://www.mauriciosantamaria.com/sitebuildercontent/sitebuilderfiles/cap1_final.pdf. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. xix. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(19) Objetivo General. Realizar un estudio del estado del Gobierno de TI en una IPS de nivel III buscando que la empresa conozca mejor su situación y pueda tomar mejor sus decisiones críticas relacionadas con TI y por otra parte aportar información al estudio general del Sector Salud.. 5. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. Estado del Arte. 6. http://cisr.mit.edu/. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. xx. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(20) Trabajos Locales. Producción Laboratorios Farmacéuticos. Comercialización EPS. 7. Servicios. IPS de Nivel III de Bogotá. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. Caso de Estudio. 8. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. xxi. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(21) Diagrama Funcional de la IPS. URGENCIAS. APOYO DIAGNÓSTICO Y TERAPÉUTICO. CONSULTA EXTERNA. Calidad y Cobertura. HOSPITALIZACIÓN Y SERVICIOS MÉDICOS QUIRÚRGICOS. CIRUGÍAS Y PARTOS. 9. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. Diagrama de Procesos de la IPS. Procesos Gerenciales. Procesos Operativos. Urgencias Hospitalización Apoyo y Diagnóstico Terapéutico Consulta Externa Historias Clínicas Enfermería Comunidad y Docencia e investigación Cirugía. Planeación de la Dirección Revisión por la Dirección Gestión Científica. Comunidad y Usuarios con Expectativas. Usuarios Atención Asistencial Procesos Satisfechos Procesos de de Apoyo Medición, Sistemas de Información Talento Humano Análisis y Mejora Calidad, Auditoría y Control. 10. Ingeniería y Mantenimiento Atención al Usuario Compras Comercial. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. xxii. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(22) Cadena de Valor de la IPS. 11. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. Arquitectura Empresarial de la IPS Procesos Estandarizados. Conexión de Tecnologías de Apoyo. Información Especifica de las UN. Clientes Claves de las UN Requerido Opcional. Proceso de Negocio Datos Tecnología Tipo de Clientes Afiliados al Régimen Subsidiado Afiliados al Régimen Contributivo Particulares. 12. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. xxiii. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(23) Matriz de Acuerdos de la IPS InfraPrincipios de Arquitectura Aplicaciones estructura de TI de TI del Negocio TI Arquetipo E D M E D M E D M E D M Monarquía de Negocio Dominios. Inversión y Priorización E. XX. Monarquía de TI. X X X X. X X. Federal Duopolio de TI. D. M. X X. X X. X. X. X. Feudal Anarquía. 13. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. Portafolio de TI de la IPS. Informacional Estratégica 15% 5% .. 14. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. xxiv. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(24) Modelo de Compromiso de la IPS Enlace de Negocio Estructuras Organizacionales - Comité Ejecutivo - Junta Directiva -Oficina de Planeación - Oficina de Autocontrol Elementos -Monitoreo de Objetivos Misionales en los proyectos -Prioridades de Inversión -Decisiones de Tercerización Negocio TI -Caso de Negocio por Proyecto Arquitectura de TI Negocio. Nivel Corporativo. Arquitectura de TI de la UN. Nivel Unidad de negocio (UN). Arquitectura de TI Proyecto. Nivel Equipo de Proyecto. Visión Organizacional Gobierno de TI Administración de Proyectos. Enlace de Arquitectura Estructuras Organizacionales -Oficina de manejo de programas (sólo TI) -Comité evaluador Elementos -Especificación de los resultados de los proyectos de TI en términos del valor organizacional -Vinculación temprana de los usuarios -Proceso de Estandarización de Negocio. Enlace de Alineación Estructuras Organizacionales -Rol integrador de TI – Negocio Elementos -Identificación de responsables y responsabilidades en los proyectos. 15. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. Conclusiones Conclusiones del Caso:. •La organización carece de un líder a nivel corporativo que gobierne las TI. •La IPS presenta un Modelo Operativo Replicado que mantiene redundancia de datos causando un alto gasto de recursos de TI para mantener la Información.. 16. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. xxv. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(25) Conclusiones •La organización requiere de mayor inversión estratégica de TI para obtener mejores resultados de negocio. •La organización cuenta con un Enlace de Negocio muy robusto y eficiente y podría aplicar este modelo en la arquitectura de TI, para fortalecer los Enlaces de Arquitectura y permitir mejor alineación entre TI y Negocio.. 17. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. Conclusiones Conclusiones del Sector Salud: • El sector presenta grandes oportunidades por sus características de integración y estandarización que pudieran ser manejadas adecuadamente con un mecanismo de Gobierno de TI. •El sector de la Salud tiene un gran impacto en la sociedad y por ende sus TI merecen ser administradas adecuadamente y según lo presentado anteriormente, el Gobierno de TI cuenta con los enfoques, orientaciones, direcciones y modelos necesarios para conseguir este objetivo. 18. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. xxvi. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(26) Conclusiones Conclusiones de Gobierno de TI: •El marco de trabajo utilizado (CISR) permitió hacer un diagnóstico del estado de Gobierno de TI y la identificación de fortalezas y puntos a mejorar en la organización. •El Gobierno de TI trata los temas de la problemática del sector, al abordar un análisis de decisión inversión, una orientación de TI a los objetivos del negocio, un adecuado proceso de toma decisiones críticas de TI y un manejo apropiado de la información con sus modelos. 19. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. Trabajo Futuro. •IPS de Nivel III de otras ciudades. •Subsector de Administradoras de Riesgos Profesionales (ARP) •IPS Empresas Sociales del Estado (ESE) de Bogotá. 20. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. xxvii. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(27) ¿PREGUNTAS?. 21. Grupo de investigación: Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. xxviii. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(28) PARTE B. xxix. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(29) 1 INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes El Gobierno de Tecnologías de Información (TI), permite la definición de responsabilidades y un proceso de toma de decisiones críticas de TI acorde a los comportamientos deseables en el uso y administración de TI que la organización requiera (CISR, 2010). Es por esto que es de vital importancia para una organización; dados los requerimientos de buen uso de TI, eficiencia y competitividad; tener un esquema estructurado para lograr los beneficios esperados de sus inversiones en TI. A partir de lo anterior, organizaciones como el IT Governance Institute (ITGI) (ITGI, 2010) y el Center for Information System Research of Massachusetts Institute of Technology (CISR) (CISR, 2010) vienen realizando investigaciones acerca del Gobierno de TI, que caracterizan los beneficios que éste ofrece a las organizaciones con su implementación. El ITGI generó un resumen de la situación del Gobierno de TI en el mundo (IT Governance Global Status Report) (ISACA, 2008) en donde mostró una tendencia creciente de la implementación de Gobierno de TI en los diferentes sectores de la economía (ver Ilustración 1). El reporte presentó un riguroso análisis de la situación de 749 compañías alrededor del mundo, que identificó en qué lugares geográficos, en qué sectores de la economía se presenta el mayor interés en el Gobierno de TI y una caracterización del manejo de los sistemas de información. En la investigación se encontró que muchas organizaciones tienen problemas con sus sistemas de información que son comunes y persistentes, como consecuencia directa de no mantener un adecuado manejo de las políticas y reglas sobre las TI. Estos problemas que se presentan en organizaciones de todo. 30. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(30) el mundo, son abordados por diferentes marcos de trabajo como COBIT 1 e ITIL2 que definen guías y procedimientos que describen mejores prácticas para la operación de TI en una empresa.. Ilustración 1: Resultados del estudio de Gobierno de TI por sectores de la Economía.3 Por otra parte, el Gobierno de TI también ha sido rigurosamente categorizado por el CISR que desde hace varios años viene realizando investigaciones en diferentes organizaciones. Dentro de sus resultados se resalta una investigación a 300 organizaciones que manejan procesos de Gobierno de TI, en donde se concluye que su implementación es vital para tomar las decisiones críticas de TI y para manejar y controlar las mismas después de su ejecución. Por otra parte, el centro de investigación también se ha centrado en la relación entre Gobierno de TI y los retornos sobre la inversión en TI. En cuanto a este indicador, se afirma que las organizaciones que manejan un adecuado gobierno de sus recursos de TI, logran un 20% más de beneficios, frente a organizaciones que no consideran su implementación (CISR, 2010).Este tema ha sido fundamental puesto que estudia la inversión en TI para luego aplicar una serie de tratamientos a los recursos resultantes de esta, y finalmente concluir con un mejor aprovechamiento y mayores rendimientos. El trato a los recursos tecnológicos no viene dado por algoritmos de optimización, sino por la definición de responsabilidades y decisiones estratégicas sobre los mismos. Sus aportes al contexto además incluyen marcos de trabajo que se enfocan en la alineación de procesos;. 1. Control Objectives for Information and Related Technology. 2. Information Technology Infrastructure Library. 3. ISACA. (2 de febrero de 2008). IT Governance Global Status Report—2008. Pp 35 Recuperado el 20 de Febrero de 2010. 31. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(31) estructuras de toma de decisiones; comunicaciones formales; centralización y su manejo; descentralización y su manejo; y priorización de inversiones, entre otros. En Colombia también se vienen realizando investigaciones sobre al Gobierno de TI, que han arrojado interesantes resultados. En el 2009 se presentó una publicación que describió el estado de Gobierno de TI en una muestra de bancos en el Sector Financiero, abordando temas como toma de decisiones, madurez de la arquitectura empresarial y estandarización e integración de procesos (Herrera & Leon, 2009). El estudio General del estado del Gobierno de TI en el Sector Salud (Figueredo, 2010), actualmente está siendo tratado por la Universidad de los Andes, y se ha abordado a partir de los diferentes subsectores que lo componen, manteniendo el uso del marco de Gobierno propuesto por el CISR. Los estudios mencionados aportan a la investigación del estado del Gobierno de TI en el país, recolectando información de los diferentes sectores económicos y los distintos tipos de empresas. En cuanto a los tipos de empresa, se desarrolló un estudio titulado Guía para apropiación de Gobierno de TI en Pymes colombianas, el cual se concentró en empresas medianas y pequeñas, que son las más abundantes en Colombia (Olivares & Giraldo, 2009). Estas investigaciones emplean varios de los modelos planteados por el CISR concretamente en sectores de la economía colombiana, en búsqueda de un estado del arte y un conjunto de ventajas o valores agregados que ofrece el Gobierno de TI dentro del contexto colombiano.. 1.2 Identificación del problema y su importancia En Latinoamérica se ha presentado el mayor interés hacia la implementación de un Gobierno de TI en las empresas, puesto que según estudios del ITGI el 72% de las organizaciones consideran que es una herramienta muy importante para lograr un mejor rendimiento empresarial soportado por las TI. En particular en Suramérica se evidencia una tendencia creciente, ya que un 20% está en proceso de implementación y un 43% está pensando en iniciar la implantación (ISACA, 2008). Uno de los sectores de gran inversión en Suramérica es el de Salud y Seguridad Social, puesto que es un sector de vital importancia para el desarrollo y bienestar de las comunidades. En Suramérica la inversión pública como porcentaje del PIB, ha sido bastante alta en países como Colombia, Panamá y Argentina, a tal punto que en el caso colombiano la inversión bordeó los 7 puntos del PIB. (Ver Ilustración 2). 32. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(32) Ilustración 2: Inversión en Salud en Latinoamérica como Porcentaje del PIB4 Así como crecen los recursos destinados a la salud, crece el porcentaje en inversiones en TI del sector, hasta tal punto que según Iribarne, líder del equipo de investigación de Frost & Sullivan, la inversión en TI en el Sector Salud latinoamericano llegó aproximadamente a los US$100.000.000en el 2008 (teniendo en cuenta el periodo de crisis), con una tendencia proyectada de crecimiento del 15% para los siguientes años, mientras que en Europa presenta una tendencia inferior al 5% (Direcmed Directorio de la Salud, 2009). Al presentarse una tendencia creciente en la inversión en TI superando la europea, que presenta el mayor índice de inversión, también crecen las expectativas sobre los retornos y el valor agregado. Es en este punto donde se presenta un problema para las organizaciones del Sector Salud, puesto que requieren tomar decisiones de TI acertadas y conducir adecuadamente sus altas inversiones en TI. El Gobierno de TI, permite identificar una serie de características tanto del negocio como de TI que logran definir comportamientos que conducen a mejores resultados y beneficios. Lo anterior hace que este sector tan importante por su característica de bienestar social y elevada inversión pública, sea un buen foco de estudio frente a sus políticas de administración e inversión en TI, que pueden ser abordadas desde la perspectiva del Gobierno de TI.. 4. Figueredo, M. (2010). Gobierno de TI en el Sector Salud: caso específico Instituciones Prestadoras de Salud (IPS) Nivel III de Bogotá Colombia. Pp 21 Bogotá.. 33. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(33) 1.3 Objetivos 1.3.1 Objetivo General Realizar un estudio del estado del Gobierno de TI en una IPS de nivel III buscando que la empresa conozca mejor su situación y pueda tomar mejor sus decisiones críticas relacionadas con TI y por otra parte aportar información al estudio general del Sector5 Salud. 1.3.2 Objetivos Específicos • • • • • •. Comprender los modelos que componen el marco de Gobierno de TI del CISR, para lograr una mejor aplicación de los mismos. Identificar si la IPS de Nivel III emplea algún marco de Gobierno de TI. Describir el estado del Gobierno de TI en una IPS de Nivel III, con base en los modelos del CISR. Encontrar fortalezas y aspectos a mejorar a partir del estudio del estado del Gobierno de TI en la organización. Caracterizar el estado actual del Gobierno de TI en una IPS de Nivel III para aportar al estudio general de las IPS de Nivel III de Bogotá. Generar un análisis de la información resultado del estudio, para que pueda ser usada por la empresa en la toma de decisiones estratégicas de TI.. 1.4 Alcance El adecuado manejo de las TI, es un tema que en los últimos años ha sido de gran relevancia para las organizaciones y merece ser tratado de una manera lógica y precisa. El Gobierno de TI se preocupa por las decisiones críticas de TI, así como sus consecuencias sobre las organizaciones. Teniendo en cuenta lo anterior, este estudio hace un diagnóstico del Gobierno de TI de una IPS de Nivel III de Bogotá. El estudio se realiza con base en investigaciones previas del CISR, el cual cuenta con experiencia en el tema y diversas pruebas de validación en sus modelos y las investigaciones que actualmente realiza el Grupo de Investigación de Tecnologías de Información Organizaciones y Negocios (TION) de la Universidad de los Andes. El trabajo se concentra en el Modelo Operativo, la Matriz de Acuerdos, el Portafolio de TI y el Modelo de Compromiso que permiten abordar temas relacionados con la integración y. 5. Mencionado en los antecedentes e investigado por el Grupo de Investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios 34. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(34) estandarización de procesos, el proceso de toma de decisiones críticas de TI, la priorización y manejo de inversiones de TI y la alineación de TI con el Negocio (CISR, 2010). El estudio comprende el análisis y diagnóstico del Gobierno de TI de una organización en términos de los artefactos mencionados anteriormente, para identificar cómo estos soportan y generan valor a las diferentes actividades misionales de la organización. Para lo anterior se enfatiza en la identificación de elementos organizacionales que permitan la adaptación de los artefactos para describir un contexto empresarial que defina responsabilidades directas e indirectas sobre las decisiones críticas de TI y su administración.. 1.5 Metodología El estudio de Gobierno de TI inicia con una investigación teórica, en donde se identifican las herramientas más adecuadas para la recolección de información que permita la aplicación de los modelos definidos por el CISR. En la investigación, también se analizan detalladamente los trabajos del Sector Salud que se han realizado en los últimos años por el Grupo TION, buscando aportes que resulten relevantes y al mismo tiempo sumar nuevos resultados que fortalezcan el estudio general del sector. Finalizado el proceso de estructuración de las preguntas a realizar a los diferentes actores de la IPS, se procede a una recolección de datos con la orientación de alguien especializado en TI de la compañía. Es importante resaltar que durante esta etapa pueden surgir interrogantes que impliquen incógnitas que no hayan sido tratadas con anterioridad, puesto que un estudio debe estar relacionado con el contexto propio de la organización. Con la información se procede a la construcción de los modelos que buscan describir el estado del Gobierno de TI. Los modelos a tratar son: el Modelo Operativo, la Matriz de Acuerdos, el Portafolio de TI, el modelo de Arquitectura Empresarial y el modelo de compromiso. El procedimiento se presenta en la ilustración 3.. 35. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(35) Ilustración 3: Metodología del Estudio Al terminar el proceso de aplicación de los modelos se planea realizar una integración de los resultados, con el fin de dar consistencia y estabilidad al estudio del estado de Gobierno de TI en la IPS de Nivel III. Finalmente, el proyecto tiene como resultado un documento con el estado del Gobierno de TI de la organización estudiada y posibles recomendaciones que lo mejoren. Las sugerencias se presentan a la IPS con el fin de que cuenten con otra fuente de información que les permita mejorar su proceso de toma de decisiones críticas de TI. Una vez enumerados los diferentes componentes del estudio y la metodología a seguir, se muestran en las siguientes secciones el desarrollo del mismo y sus resultados. El desarrollo está organizado en parte conceptual, parte aplicada y finalmente las conclusiones. La parte conceptual contiene el estado del arte de investigaciones relacionadas y una caracterización del campo de aplicación. El estado del arte presenta investigaciones relacionadas en donde concretamente se habla del marco de Gobierno de TI del CISR-MIT y una serie de trabajos realizados localmente que son de gran aporte a la investigación. En la caracterización del campo de aplicación se plantea una breve reseña del Sector Salud y los distintos cambios que ha sufrido en las últimas décadas. La parte aplicada consta del diseño y la implementación de una solución que permita atacar la problemática planteada. En cuanto a este último punto, también se define la problemática en términos específicos, reuniendo y aplicando el contexto de las IPS de Nivel III y el Gobierno de TI.. 36. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(36) 2. ESTADO DEL ARTE Como se mencionó en el capítulo anterior, el marco de Gobierno de TI que se maneja en el proyecto es el del CISR-MIT, que está compuesto por una serie de modelos que permiten desarrollar y exponer características organizacionales del manejo y administración de TI. La siguiente sección presenta trabajos relacionados y en especial los modelos del CISR junto con investigaciones que se han realizado localmente. Los modelos expuestos son los aplicables en el estudio y los trabajos locales citados tienen relación directa con el tema fundamental.. 2.1 Fuentes y Trabajos Relacionados: Marco CISR-MIT. El CISR ha presentado varias investigaciones en el tema de Gobierno de TI, y se concentra particularmente en tratar los temas de: la relación entre integración y estandarización de procesos, el proceso de toma de decisiones críticas de TI, la priorización y manejo de inversiones de TI y la alineación de TI con el Negocio. 2.1.1 Modelo Operativo Para abordar el tema de integración y estandarización de procesos se emplea el modelo operacional que analiza estos dos aspectos en una organización. La estandarización hace referencia a la definición precisa de los procesos y sus flujos de información, contando con una guía estándar para su ejecución. La integración se concentra en el tratamiento al almacenamiento de los datos y a su respectivo acceso.. 37. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(37) Al lograr identificar los niveles de estandarización e integración de los procesos, se procede a ubicarlos en un cuadrante que se define por niveles alto y bajo. Cuando una organización presenta nivel bajo de estandarización e integración, se dice que se encuentra en un Modelo Operacional Diversificado, si por el contrario mantiene altos niveles, se dice que representa un Modelo Operacional Unificado. Si los procesos presentan un nivel bajo de estandarización y un nivel alto de integración se ubica a la organización en un Modelo Coordinado y si se evidencia alta estandarización y baja integración se habla de un Modelo Replicado. (Ross, 2006). En la ilustración 4 se resumen los modelos operativos descritos, en términos de su nivel de estandarización e integración de los procesos de negocio.. Ilustración 4: Modelo Operativo6. 2.1.2 Matriz de Acuerdos Para tratar el tema del proceso de toma de decisiones críticas de TI, el CISR ha definido 5 grandes focos de decisión organizacional, que se clasifican en: principios de TI, arquitectura de TI, infraestructura de TI, aplicaciones requeridas por el negocio y priorización de inversiones de TI (Weill, 2004).. 6. Ross, J. W. (2006). Enterprise Architecture: Driving Business Benefits from IT (selected research briefings). Pp 5 CISR WP No 359. 38. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(38) Los principios de TI son políticas y reglamentos que generalmente se adjudican a un nivel gerencial en la estructura jerárquica de la organización, y que definen detalladamente el uso de las TI. La arquitectura de TI se refiere a un conjunto integrado y lógico de posibilidades técnicas para guiar a la organización a satisfacer las necesidades de negocio, teniendo en cuenta las limitaciones tecnológicas de los procesos, la estructura de los datos, las responsabilidades en cada proceso y las excepciones. La infraestructura TI se refiere a los recursos tanto humanos como tecnológicos con los que cuenta una organización para lograr prestar los servicios de TI que requiere el negocio. Las aplicaciones de negocio son aquellas necesidades de negocio que requieren de implementación o adquisición de software, para funcionar correctamente (Weill, 2004). En cuanto a la priorización de inversión en TI, se puede decir que existe un foco estratégico que se encarga de definir las inversiones en tecnología y el impacto de las mismas. Para abordar y analizar el proceso de toma de decisiones frente a los 5 focos anteriores, se emplea una herramienta que se conoce como Matriz de Acuerdos. Esta Herramienta, categoriza la responsabilidad en la toma de decisiones en lo que es llamado los “Arquetipos de Gobierno”. Los Arquetipos de Gobiernos están relacionados con la estructura organizacional y se definen como Monarquía de Negocio, Monarquía de TI, Gobierno Feudal, Gobierno Federal, Duopolio y Anarquía de Negocio (Weill, 2004). La Monarquía de negocio se constituye por una persona o grupo de personas en el nivel ejecutivo que se encarga del proceso de toma de decisiones sin compartir la responsabilidad con otros niveles de la estructura organizacional. La Monarquía de TI, está compuesta por una persona o grupo de personas responsables del área de TI con alto poder de participación y decisión. Las decisiones referentes a TI, dependen de los directores de tecnología. El Gobierno Federal se caracteriza por integrar la participación de líderes de diferentes áreas o grupos de negocio que representan una o varias Unidades de Negocio (UN) que suelen tratarse como federados. Los Federados agrupan pensamientos similares, participan independientemente, pero reportan a un gobierno central que en este caso es la cabeza del negocio o la persona encargada de dirigir las áreas de negocio. El Gobierno Feudal presenta la participación de las UN actuando como negocio de tal forma que la participación en la toma de decisiones implica el conocimiento de los puntos de vista de cada una o de las que requieren participar. Cada líder de UN participa activamente en el proceso de toma de decisiones, logrando reportar la posición de su unidad.. 39. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(39) El Duopolio de TI se caracteriza por la participación activa y equitativa de los líderes de TI y el nivel ejecutivo del negocio. Este arquetipo presenta un enfoque bidimensional, en donde el proceso de toma de decisiones debe tratarse por la visión del negocio y la visión de TI. Esta dirección bidimensional se trabaja bajo dos modelos conocidos como Modelo T y Modelo Rueda de Bicicleta. El Modelo T se caracteriza por la participación de los comités ejecutivos y los comités de TI, actuando en conjunto para lograr un proceso de toma de decisiones en consenso. En este modelo la decisión es tomada por la participación directa de representantes del negocio y de TI, sin la necesidad de intermediarios. La ilustración presenta el arquetipo de Gobierno de TI de Duopolio de TI Modelo T. El segundo tipo de Duopolio de TI conocido como Rueda de Bicicleta, es un esquema de actuación en la toma de decisiones críticas de TI que reúne la participación de las UN, las unidades de TI y los intermediarios administradores de las relaciones de TI-Negocio. En el proceso de toma de decisiones hay un flujo de información entre las UN y la unidad de TI, teniendo en cuenta en ocasiones a intermediarios encargados de facilitar la comunicación. La ilustración 5 muestra el Duopolio de TI bajo el Modelo Rueda de Bicicleta (Weill, 2004).. Ilustración 5: Duopolio de TI7 Finalmente, la Anarquía de Negocio se caracteriza por la opinión individual de cada participante en la organización. Con los arquetipos y principios de estudio de Gobierno de TI se construye la matriz de acuerdos que describe el proceso de toma de decisiones, en términos de participantes y. 7. Weill, P. (2004). Don’t Just Lead, Govern: How Top-Peforming Firms Govern IT. Pp 3 CISR No 341. 40. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(40) responsables. A continuación se presenta la Matriz de Acuerdos del CISR, en la ilustración 6.. Ilustración 6: Matriz de Acuerdos8 2.1.3 Portafolio de TI Para tratar el tema de la priorización de inversiones de TI, el CISR emplea el portafolio de TI que propone clasificar las inversiones en grupos que permiten un mejor acoplamiento de las iniciativas con los objetivos estratégicos del negocio. Los conjuntos que se enmarcan se definen como informacional, estratégico, transaccional y de infraestructura. Ver Ilustración 7.. Ilustración 7: Portafolio de TI9. 8. Weill, P. (2004). Don’t Just Lead, Govern: How Top-Peforming Firms Govern IT. Pp 8 CISR No 341. 9. Weill, P., & Aral, S. (2006). Generating Premium Returns on Your IT Investments. Pp 41 MIT Sloan Management Review. 41. Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.