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Índice
Capitulo
Contenido
Página
1 Justificación 3
2 Objetivos 4
3 Problemas a resolver 5
4 Procedimiento y descripción de las actividades realizadas 7
5 Resultados 27
6 Conclusiones y recomendaciones 31
7 Competencias desarrolladas y/o aplicadas 32
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1. Justificación
Un sistema de gestión de calidad interno permite a toda empresa u organización tener una planeación, ejecución, control y manejo de las actividades que dan valor y que permiten lograr llevar a cabo los objetivos y la misión de la empresa, para ello toda empresa debe tener en orden y documentado cada uno de los procesos y procedimientos de los departamentos con su respectiva codificación con la finalidad de mantener un control y mayor eficiencia de gestión interna principalmente. Además el contar con dicha documentación permitirá a los altos mandos de la empresa poder tener indicadores de gestión de calidad que permitirán medir al personal de cada área y responsables de las actividades a llevar a cabo en la empresa.
Documentar permite abrir paso a la mejora continua de los procesos, establecer una metodología de trabajo permitiendo cumplir con la calidad comprometida, determinar el desempeño y mejorar las prácticas de trabajo en la organización.
La razón importante y principal por lo cual se solicitó este proyecto de residencia además de las ya mencionadas es que a lo largo de este año la empresa NatureSweet Invernaderos Colima va a ser partícipe de auditorías SQF externas por lo cual es requerimiento obligatorio contar con una actualización de procedimientos, formatos, planos, así como también crear instrucciones de trabajo que permitan facilitar a los operarios las actividades que realizan y lograr mantener un control interno en cada uno de los departamentos auditables.
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2. Objetivos
2.1 Objetivo principal
Brindar a la empresa NatureSweet una creación y actualización de la documentación de sus procesos en las áreas de la empresa solicitada y próxima a ser auditadas.
2.2 Objetivos Específicos
• Detección de necesidad de modificaciones o eliminación de documentos obsoletos.
• Visualización de campo de actividades y procesos con la finalidad de optimizar los procedimientos establecidos.
• Elaboración o modificación de la documentación requerida considerando los aspectos técnicos y administrativos del documento
• Actualización de formatos y planos que auxilian y son parte de los procedimientos.
• Creación de instrucciones de trabajo para mayor entendimiento del operario.
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3. Problemas a resolver
Las necesidades que tenía la empresa Naturesweet Invernaderos Colima de cara a auditorias SQF externas eran los siguientes:
• Necesidad de depuración de procedimientos y formatos: La empresa maneja actualización documental con validez de 2 a 3 años y aún tenían en existencia documentos del 2010, el contar con nuevos procesos, mejoras, renovación tecnológica, eliminación de departamentos, cambios en las herramientas de trabajo, etc. Hacía necesario una eliminación de documentos obsoletos y de formatos descontinuados en las actividades realizadas por parte de la empresa.
• Actualización de los procedimientos existentes: Al existir una idea de mejora continua los procesos y actividades cotidianas han ido evolucionando con la idea de ser más óptimos y eficientes al momento de llevar a cabo las distintas actividades laborales en la empresa, por ello era necesario el observar cada uno de los procedimientos para encontrar las mejoras y actualizaciones, plasmarlas en la documentación y con ello validar que cada uno de los procesos de la empresa están documentados y se llevan a cabo de manera correcta y eficiente.
• Distribución de la información: Era importante que todo asociado tuviera acceso a la nueva información documental de los procesos, procedimientos y formatos con la finalidad de que puedan ejercer su trabajo de manera eficiente y con forme a lo establecido.
• Creación de nuevos documentos y formatos: La empresa NatureSweet necesitaba la creación de documentos en base a procedimientos ya existentes que no contaban con una codificación y validación, a su vez el contar con un registro que permitiera el control y la gestión de cada una de las actividades realizadas.
3.1 Alcances y limitaciones
El alcance de este proyecto aplica a todos los procesos y formatos utilizados en los departamentos de fertirriego, manufactura, mantenimiento y capital humano durante los siguientes 2 años.
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4. Procedimiento y descripción de las actividades
realizadas
4.1 Antecedentes generales de la empresa
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NatureSweet México S. de R.L. de C.V. es la “empresa líder revolucionaria de la
industria del tomate fresco más importante de origen americano dedicada al cultivo
y producción de diferentes variedades de tomate, a través de liberar el potencial de nuestra gente”. Cuenta con plantas de manufactura en México y Estados Unidos.
Cuenta con plantas de producción en México y Estados Unidos, una de injerto y otra
de empaque las cuales son:
• San Isidro que cuenta con 1200 asociados, iniciando operaciones en 1993 y 83 hectáreas de Manufactura.
• Tuxcacuesco con 1300 asociados, iniciando operaciones den 1995 con 113 hectáreas de Manufactura.
• Colima cuenta con 800 asociados, establecida en 1998 y una superficie de 81 hectáreas de Mantenimiento.
• Zapotlán con 1700 asociados, inicia operaciones en 2001 con 114 hectáreas de Manufactura.
• Nayarit cuenta con 620 asociados, iniciando operaciones en 2008 con 54 hectáreas de manufactura.
• Injerto San Isidro cuenta con 95 asociados y 3 hectáreas de injerto. Inició operaciones en 2001.
• Agua Prieta, Sonora, es una planta de empaque que cuenta con 195 asociados y que inició operaciones como NatureSweet en 2013.
• Willcox, Arizona cuenta con 550 asociados, iniciando operaciones como NatureSweet en 2013 y cuenta con 100 hectáreas de Manufactura.
• Snowflake, Arizona cuenta con 90 asociados, inicia operaciones como NatureSweet en 2013 con 16 hectáreas de Manufactura.
• Guadalajara cuenta con 50 asociados encargados de la consolidación de áreas de BT, Finanzas, Capital Humano y Compras.
8 4.1.1 Descripción del producto, Mercado y clientes.
NS (NatureSweet) es una empresa dedicada a la producción de tomates buscando siempre ser la empresa más revolucionaria de la industria del tomate fresco, a través de liberar el potencial de la gente.
NS cuenta con una línea de productos como marca Premium de diferentes variedades entre los que encontramos: Cherbus, Sunburst, Glorys y cherriots. En la imagen 4.1 se aprecia la línea de productos NS
Imagen 4.1 Línea de productos NS
4.1.2 Mercado
Su principal mercado se encuentra en Estados Unidos aunque sus productos también se comercializan en algunas partes de Canadá y México.
Algunos sus nuestros principales clientes se muestran en la imagen 4.2
9 4.1.3 Plantas de producción en México
México cuenta con 5 plantas de producción y con 4 variedades de tomate diferentes. En la tabla 4.1 se enuncian las plantas y la variedad de tomate producida.
Planta Cherub Sunburst Glorys Cherriots
San Isidro X X X
Tuxcacuesco X
Colima X X
Zapotlán X X X
Nayarit X
Tabla 4.1 Variedades de tomate producidos en las diferentes plantas
4.1.4 Descripción del producto
Cherubs: Es un tomate tipo uva con un gran sabor especialmente dulce en comparación con algún otro tomate que se encuentre en el mercado. Se usa especialmente para ensaladas y cuenta con varias presentaciones de empaque o Sku’s (stock keeping Units); cada una de estas presentaciones tiene especificaciones distintas. En la imagen 4.3 se muestra el producto Cherubs.
Imagen 4.3 Cherubs
Sunburts: Es un tomate amarillo tipo cherry con un sabor especialmente dulce en comparación con algún tipo de tomate que se encuentre en el mercado. Se utiliza Especialmente como botana y cuenta con varias presentaciones de empaque o Sku’s, cada una de estas presentaciones tiene especificaciones distintas. En la imagen 4.4 se muestra el producto Sunburst.
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Glorys: Es un tomate fresco tipo cherry con un color especialmente rojo y brillante en comparación con algún otro tomate que se encuentre en el mercado. Se usa para especialmente para cocinar platos fuertes y cuenta con varias presentaciones de empaque o Sku’s (stock keeping Units); cada una de estas presentaciones tiene especificaciones distintas. En la imagen 4.5 se muestra el producto Glorys.
Imagen 4.5 Glorys
Cherriots: Son tomates tipo cherub o Sunbursts con un tamaño especialmente pequeño en comparación con cualquier tomate que se encuentra en el mercado. Se utiliza especialmente para que sea muy conveniente y los niños lo lleven a la escuela como refrigerio. En la imagen 4.3 se muestra el producto Cherriots
Imagen 4.6 Cherriots
Las especificaciones hacen referencia a las características de calidad con las que se empaca cada presentación, a las características del material de empaque y/o las características según la tienda o centro de distribución destino.
4.1.5 Características y especificaciones del producto
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Producto NS
Llamamos NS al producto que se empaca con nuestra marca NatureSweet; decir todo aquel producto que cumple estrictamente con todas las especificaciones más altas de calidad (tamaño, color, brix, forma, firmeza y libre de defectos) y con todos los requisitos de inocuidad.
Producto Commodity
Se le conoce como commodity a todo aquel producto que cumple con los requisitos de inocuidad, pero que no cumplen al 100% con las especificaciones más altas de calidad, ya sea en color, tamaño y Brix.
4.1.6 Proceso de producción de NatureSweet.
A continuación se presenta el proceso de producción ejemplificado con imágenes:
1) Injerto: Esta etapa se lleva a cabo en el vivero donde se siembra la semilla y se procede a injertar la variedad de tomate que se desea. En la imagen 4.7 se muestra un injerto.
Imagen 4.7 Injerto
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Imagen 4.8 Preparación de suelos
Imagen 4.9 Preparación de suelos
3) Cultivo: En esta etapa del proceso consiste desde la plantación, polinización, fumigación, poda, establecer indicadores en el tablero hasta que se llega a la cosecha. En la imagen 4.10 se muestra la etapa de cultivo.
Imagen 4.10 Cultivo
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en cuenta la recomendación del Gerente y el Grower. En la imagen 4.11 se muestra la etapa de plantación.
Imagen 4.11 Plantación
5) Polinización: Es una de las etapas del proceso más importantes ya que de aquí depende la producción de tomate. La polinización se comienza a llevar acabo a después de la primera semana por medio de los abejorros e incluso se puede realizar mecanizada con bomba de aire si el nivel de polinización es bajo. En la imagen 4.12 se muestra la etapa de Polinización.
Imagen 4.12 Polinización
6) Fumigación: Esta etapa consiste en aplicar los invernaderos vía foliar e incluso vía riego según sea el caso o necesario para prevenir o combatir plagas y enfermedades que le generan un perjuicio a la planta. En la imagen 4.13 se muestra la etapa de fumigación.
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7) Poda y vuelta: Esta etapa consiste en realizar las actividades de precultivo a la planta iniciando con la planta chica hasta el momento de utilizar Zancos para poda y vuelta, recorrido, poda + bajado, desbrote etc. En la imagen 4.14 se muestra la etapa de cultivo (Poda y vuelta).
Imagen 4.14 Cultivo (Poda y vuelta)
8) Indicadores: En esta etapa consiste en actualizar tableros cada semana con el programa semanal, el cumplimiento y ejecución del programa, saneos, rendimiento de libras de tomate, días con cero accidentes, puntos sispa y las calificaciones obtenidas en auditorias de calidad, growing, calidad del trabajo y el resultado obtenido de la auditoria ALTO. En la imagen 4.15 se muestra la etapa de Indicadores.
Imagen 4.15 Indicadores
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Imagen 4.16 Cosecha
10) Recepción e ingreso de tomate al empaque: Se ingresa el tomate a empaque para pesar e inspeccionar las cajas antes de hacer las pruebas de calidad. En la imagen 4.17 se muestra la etapa de Empaque e ingreso de tomate.
Imagen 4.17 Empaque e ingreso de tomate
11) Aseguramiento de la calidad: Se realizan la pruebas de calidad al tomate ingresado recientemente de campo para asegurarse que cumpla con todos los parámetros de calidad como lo son: El tamaño, color, firmeza, grados brix, etc. Cumpliendo con todos los criterios y parámetros de calidad el producto pasa como NS (primera calidad). En la imagen 4.18 se muestra la etapa de aseguramiento de calidad.
Imagen 4.18 Aseguramiento de calidad
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Imagen 4.19 Línea de empaque
13) Centro de distribución: El tomate ya empacado se embarca en los thermoking para su posterior distribución a las tiendas donde se ofrecen nuestros productos. En la imagen 4.20 se muestra la etapa de dentro de distribución.
Imagen 4.20 Centro de distribución
14) Carga de embarques: El producto ya empacado y enmarquetado se transporta al thermoking. En la imagen 4.21 se muestra la etapa de carga de embarque.
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15) Distribución: Se distribuye el producto en todas las tiendas comerciales donde se ofrecen nuestros productos. En la imagen 4.22 se muestra la etapa de distribución.
Imagen 4.22 Distribución
4.1.7 Proceso de manufactura
En el siguiente diagrama se muestra el flujo del proceso de manufactura en las planta en México y estados unidos hasta que el producto llega al cliente. En la imagen 4.23 se muestra la etapa de proceso de manufactura.
Imagen 4.23 Proceso de manufactura
4.1.8 Misión.
18 4.1.9 Visión.
• Liberamos el potencial de la gente, medido por nuestra “gente feliz y con orgullo”.
• Seremos internacionalmente reconocidos como la mejor empresa para trabajar en el sector alimenticio.
• Somos y seguiremos siendo la empresa # 1 de tomates con sabor en el mundo.
• El tomate en estados unidos cambio de ser un producto básico a ser el centro del plato básico esencial en cada comida.
• Existe una transformación en la relación entre NatureSweet y nuestros clientes.
• Generamos retornos de inversión que nos ayudan a seguir transformando el nivel de vida de nuestros asociados.
4.1.10 Valores.
a) Respeto:
• Valorar el tiempo, el esfuerzo y el trabajo de los demás.
• Escuchar las opiniones de nuestros compañeros.
• Demostrar cortesía y amabilidad.
• Seguir nuestras normas y procedimientos.
b) Trabajo en equipo:
• Entender que somos una sola empresa.
• Trabajar unidos hacia una misma meta.
• Apoyar a nuestros compañeros y jefes.
c) Empuje:
• Hacer que las cosas sucedan: proactividad.
• Proponer, atreverse y aceptar el reto de ser mejores.
• Ante un problema, buscar soluciones y/o soluciones.
d) Responsabilidad:
• Cumplir con nuestras obligaciones.
• Actuar sin afectar a los demás.
• Aceptar y corregir tus errores.
• Asumir tus consecuencias de tus actos y palabras.
e) Integridad:
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• Ser un ejemplo día a día viviendo nuestros inspiradores.
4.1.11 Política de la empresa: Seguridad industrial, salud y protección ambiental (SISPA).
En NatureSweet la seguridad industrial, salud y protección ambiental e inocuidad son elementos prioritarios a la producción, la calidad, el costo y las ventas. Por lo tanto es responsabilidad de todos realizar su práctica y es condición de empleo.
En NatureSweet están comprometidos a generar una cultura de salud integral en nuestros asociados y sus familias.
Ellos creen que todos los accidentes se pueden prevenir a través de una mejora continua de nuestros procesos, por medio de objetivos que generen una cultura de seguridad en todos los niveles de la organización.
Se aseguran que en todas sus actividades se promueva la prevención de la contaminación y la preservación del medio ambiente.
Observan el cumplimiento de los requerimientos legales y cualquier otro adoptado por la organización.
4.1.12 Localización.
El proyecto se realizó en la empresa NatureSweet, es una empresa de sector agrícola dedicada a la producción, comercialización, distribución y exportación de tomates. La empresa está ubicada en el predio Copalitos Km 4, camino a La Caja Villa de Álvarez, Colima.
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4.2 Fundamento Teórico
4.2.1 Concepto de “Sistema”
(Ingenieria Industria Apuntes, 2003) Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y relacionados que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.
(Ingenieria de sistemas J.R.H., 2015) Del latín systema, un sistema es módulo ordenado de elementos que se encuentran interrelacionados y que interactúan entre sí. El concepto se utiliza tanto para definir a un conjunto de conceptos como a objetos reales dotados de organización.
(Spedding 1979) “Un sistema es un grupo de componentes que pueden funcionar recíprocamente para lograr un propósito común. Son capaces de reaccionar juntos al ser estimulados por influencias externas. El sistema no está afectado por sus propios egresos y tiene límites específicos en base de todos los mecanismos de retroalimentación significativos”
4.2.2 Concepto de “Gestión”
(Real Academia Española, 2001) Es la acción o efecto de hacer actividades para el logro de un negocio o un deseo cualquiera.
(DeConceptos, 2015) Conjunto de acciones que alguien efectúa con el fin de diligenciar un negocio o determinada empresa hacia un fin.
4.2.3 Concepto de “Sistema de Gestión de Calidad”
(Calidad4.wordpress, 2010) Un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) no es más que una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo sobre un conjunto de elementos para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al cliente, es decir, es planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que influyen en el cumplimiento de los requisitos del cliente y en el logro de la satisfacción del mismo.
21 4.2.4 Concepto de “Procedimiento”
(Perez, 2012) Un procedimiento, consiste en seguir ciertos pasos predefinidos para desarrollar una labor de manera eficaz. Su objetivo debería ser único y de fácil identificación, aunque es posible que existan diversos procedimientos que persigan el mismo fin, cada uno con estructuras y etapas diferentes, y que ofrezcan más o menos eficiencia.
(Hodie, 1999) Un PROCEDIMIENTO es un” cómo se hace”. Son las instrucciones operativas o protocolos de actuación. Tienen existencia real y son susceptibles de mejora. Su representación gráfica se realiza mediante los diagramas de flujo”.
4.2.5 Concepto de “Proceso”
(Hodie, 1999)Un PROCESO es un “qué se hace”. No tiene existencia real o tangible, pero es un concepto imprescindible para organizar lo que hacemos, medirlo y mejorarlo. Sus características son:
• Misión claramente definible: Qué – Para qué – Para quién.
• Fronteras claras, con entradas y salidas concretas
• Secuencias de etapas claramente integrables en subprocesos
• Medidas identificables: Cantidad, Calidad, Coste.
• Se pueden representar con la metodología IDEF.
(Camisón, 2009) Un proceso puede ser definido como la secuencia de actividades lógica diseñada para generar un output preestablecido para unos clientes identificados a partir de un conjunto de inputs necesarios que van añadiendo valor. Considerando esta definición, en todo proceso se pueden identificar los siguientes elementos: un input o entrada, suministrado por un proveedor, ya sea externo o interno, que cumple unas determinadas características preestablecidas; el proceso, como secuencia de actividades que se desarrollan gracias a unos factores, como son las personas, métodos y recursos; y un output o salida, que será el resultado del proceso e irá destinado a un cliente, ya sea externo o interno, y además tendrá valor intrínseco y evaluable para éste.
4.2.6 Concepto de “Calidad”
(ISO, 2015)Según la norma ISO 9000: 2005, calidad es el: “grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos”.
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espera, que es lo que él desea y en que medida sus necesidades van cambiando para poder satisfacer sus expectativas y mantener dichos clientes.
4.3 Descripción de actividades
Para la realización de todo proyecto es necesario contar con una lógica de desarrollo con la finalidad de tener un orden, mejor gestión y garantizar resultados exitosos. Por ello las actividades realizadas en este proyecto se presentan a continuación:
No Si
Inicio
Concentración de la documentación actual
Depuración de documentación obsoleta
Observación de procesos en campo
Actualización de documentos y formatos Creación de nueva documentación y formatos
Revisión de documentación
Corrección de documentación
Elaboración definitiva
Autorización y firma
Subir documentación al sistema
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1. Concentración de la documentación actual
Primeramente se llevó a cabo un levantamiento de información de los documentos, procedimientos y formatos que se manejaban en los departamentos de fertirrigación, manufactura, mantenimiento y capital humano.
Los documentos se solicitaron en archivos digitales para poder concentrarlos en equipos de cómputo del departamento de calidad y con ello poder llevar un control y registro en una lista maestra de documentos.
2. Depuración de documentación obsoleta
Una vez concentrada la información documental existente en cada departamento y en el sistema documental se procedió a la verificación de aplicabilidad de cada proceso.
En esta etapa los resultados obtenidos permitieron conocer cuales documentos estaban obsoletos sin ninguna oportunidad de aplicabilidad y permitió tener una baja definitiva del sistema proporcionando una mayor facilidad de trabajo con los procesos restantes y liberando espacio para posibles nuevos documentos y formatos.
Se necesitó ayuda de los líderes de cada departamento y de asociados los cuales brindaron información del día a día de las actividades realizadas y cuales documentos no tenían aplicación actual.
3. Observación de procesos en campo.
Esta etapa fue la más importante del proyecto, ya que se necesitó tiempo, disponibilidad y accesibilidad por parte de los líderes y coordinadores de los departamentos en cuestión para poder llevar a cabo el análisis de las actividades que se realiza y proceder a una actualización de procesos.
Se agendó con personal de los departamentos a analizar el día y fecha en que se podría llevar a cabo la observación en campo siendo primeramente el departamento de fertirrigación a observar.
Para llevar a cabo las observaciones de campo fue necesario contar con equipo de protección, conocer el giro del departamento, la finalidad de este mismo las responsabilidades de cada asociado contar físicamente con la última documentación para tener un parteaguas.
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Se llevó a acabo entrevistas con los responsables de la actividad para aclaración de puntos dentro del proceso, sondear las necesidades que requería el proceso y de igual manera el verificar que procesos debían tener su propio procedimiento documentado.
En el área de manufactura es donde se tomó el mayor tiempo de esta etapa ya que los departamentos que la involucran son:
• Control de plagas
• Control de viroide
• Fumigación
• Preparación de mezclas
• Cosecha
Existieron procesos los cuales por motivos de falta de capacitación, seguridad y permisos no se pudieron ver físicamente como es el caso de fumigación y preparación de mezclas, por ello dichos procesos fueron analizados con líderes y asociados en distintas sesiones y también sirvió de apoyo guías para llevar a cabo mejores prácticas.
En el área de mantenimiento se pudo analizar a primera instancia cuando se realizan trabajos mecánicos y eléctricos de mantenimiento a equipos y cuando llegaba una solicitud de mantenimiento correctivo.
Para el departamento de capital humano ellos solicitaron actualización de formatos a nuevo encabezado, por ello no fue necesaria una observación de actividades.
4. Actualización de documentos y formatos
Una vez realizada la observación de campo, tener entrevista con los líderes y escuchar las necesidades y cambios en la realización de actividades por parte de los asociados se procedió a realizar las correcciones adecuadas en un machote de procedimientos creado para la actualización de documentos de cara a la auditoria SQF externa.
El machote de procedimientos consiste en documentación tamaño carta con un encabezado donde lleva los siguientes elementos:
• Logotipo de la empresa
• Nombre de la empresa
• Tipo de documento (Procedimiento, instrucción de trabajo, formato, plano)
• Nombre del documento
• Código
• No. De revisión
• Fecha de revisión
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En las áreas de fertirrigación y manufactura se realizaron actualizaciones de procedimientos y formatos, en el caso de mantenimiento y capital humano solo se realizó actualización de formatos ya existentes.
En el área de mantenimiento se llevó a cabo la actualización del calendario maestro de plan de mantenimiento donde viene clasificado los distintos tipos de equipos utilizados en la empresa y la calendarización de los mantenimientos preventivos y fue en este departamento fue más rápida la actualización documental ya que fue el único formato.
En el departamento de capital humano se solicitó la actualización de documentos con los que se trabajan con asociados para brindar servicios y encuestas para el levantamiento de datos de análisis para el departamento.
5. Creación de nueva documentación y formatos
Una vez observada la necesidad de crear procedimientos y formatos para actividades que nunca habían sido registradas en un sistema se procedió a la creación de dichos documentos.
La estructura de la documentación para la creación de nuevos documentos es la siguiente:
• Encabezados (Uno superior para datos del documento y uno inferior para firmas)
• Objetivo
• Aplicación
• Políticas
• Definiciones
• Descripción de actividades
• Formatos
• Documentos de referencia
• Anexos
• Control de cambios
Dentro del nuevo sistema de gestión de calidad para la auditoria SQF externa se creó también los documentos llamados instrucciones de trabajo los cuales eran actividades realizadas dentro de un procedimiento de importancia pero que no cubrían los requisitos para tener un propio procedimiento, estas instrucciones de trabajo llevaron los siguientes elementos:
• Encabezado
• Objetivo
• Responsables
• Materiales y equipo
26 • Anexos
• Control de cambios
Cada área conto con la creación de instrucciones de trabajo exceptuando el área de mantenimiento sin embargo en este departamento se creó dos procedimientos bases que son el mantenimiento preventivo y el mantenimiento correctivo.
En el caso de control de plagas fue necesario también la elaboración de planos que facilitarán la colocación de trampas para plagas.
6. Revisión de documentación
Una vez elaborada la documentación en borrador se envió a cada departamento para su revisión, en caso de contar con la autorización del departamento se procedía a la siguiente etapa. Si existía alguna corrección o solicitud de más formatos se llevaba a cabo las correcciones necearías y nuevamente pasaba por revisión por parte del departamento solicitante.
7. Elaboración definitiva
Una vez pasada por revisión y autorizada la documentación recibió un código único para su control, se imprimió a color para ser enviada con los líderes, gerentes y director general correspondiente del departamento a la cual pertenecía la documentación.
8. Autorización y firma
Ya enviada la documentación impresa al líder del departamento procedió a dar una revisión final y plasmar firma, una vez teniendo la firma del líder de departamento se envió al gerente y por ultimo al director general. Con esto el documento tenía una validez oficial ante la auditoria.
9. Subir documentación al sistema
Una vez teniendo la documentación firmada se escaneó y se subió a la plataforma digital de la empresa llamada SharePoint clasificada en carpetas por departamentos y se procedió a compartir a través de links con los gerentes y líderes de cada departamento, esto con la finalidad de tener una transparencia documental, accesibilidad por parte de cada asociado y una certeza de cumplimiento de documentación.
De igual manera a cada departamento se entregó una copia física de cada documento para ser guardas en carpetas de aros y listas para ser mostradas cuando sean solicitadas en las auditorias, con ello se garantiza una gestión de cada departamento y comprobación de datos y actividades.
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5. Resultados
5.1 Departamento de fertirrigación
• La tabla 5.1 muestra el total de procedimientos en el área de Fertirrigación. En este departamento se actualizaron 4 procedimientos:
Tabla 5.1 Lista maestra de procedimientos en fertirrigación
• En la tabla 5.2 se muestran el total de formatos en el área de Fertirriego. Se crearon y actualizaron 9 formatos
Tabla 5.2 Lista maestra de formatos en fertirrigación
• En la tabla 5.3 se muestran el total de instrucciones de trabajo en el área de Fertirriego. Se crearon 4 instrucciones de trabajo
28 • En total en este departamento se realizó un levantamiento documental de 17
archivos que se subieron al sistema SharePoint.
5.2 Departamento de manufactura
• La tabla 5.4 muestra el total de procedimientos en el área de manufactura. En este departamento se actualizaron 8 procedimientos
Tabla 5.4 Lista maestra de procedimientos en manufactura
• La tabla 5.5 muestra el total de instrucciones de trabajo en el área de manufactura. Se crearon 2 instrucciones de trabajo
Tabla 5.5 Lista maestra de instrucciones de trabajo en manufactura
• La tabla 5.6 muestra el total de planos en el área de manufactura. Se crearon 18 planos
29 • La tabla 5.7 muestra el total de formatos en el área de manufactura. Se
crearon y actualizaron 47 formatos
Tabla 5.7 Lista maestra de formatos en manufactura
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5.3 Departamento de mantenimiento
• La tabla 5.8 muestra el total de procedimientos en el área de mantenimiento. En este departamento se crearon 2 procedimientos
Tabla 5.8 Lista maestra de procedimientos en mantenimiento
5.4 Departamento de capital humano
• La tabla 5.9 muestra el total de formatos en el área de capital humano. En este departamento se crearon y actualizaron 37 formatos
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6. Conclusiones y recomendaciones
Después de realizar el proyecto “Documentación y aplicabilidad de procesos de NatureSweet” se obtiene lo siguiente:
• En total se detectó la necesidad de actualización de 105 documentos entre procedimientos y formatos.
• Se visualizaron 14 procedimientos en campo para llevar a cabo una optimización y actualización de los mismos.
• Se crearon 18 planos para apoyo en aspectos técnicos de los procedimientos.
• Se crearon 6 instrucciones de trabajo para el uso y facilidad de los asociados.
• Se revisaron y autorizaron un total de 131 documentos.
La auditoría SQF en la cual participo la empresa NatureSweet Invernaderos planta Colima en el mes de marzo arrojo un resultado excelente de 96 puntos sobre 100 por lo cual se concluye que el proyecto de “Documentación y aplicabilidad de procesos de NatureSweet” fue satisfactoria y positiva.
Sin embargo existe un área de oportunidad para la mejora continua por lo cual yo recomendaría realizar un programa de auditorías internas semanales en la cual se revise que efectivamente se están utilizando los formatos adecuadamente, se realizan los procedimientos con forme a lo establecido además de la inspección en temas de orden y limpieza.
También realizar una junta por departamentos donde se capacite al personal para poder utilizar la plataforma digital SharePoint y así lograr tener en cada asociado autonomía para visualizar los procedimientos y poder levantar solicitudes de cambio o corrección en caso de ser necesario.
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7. Competencias desarrolladas y/o aplicadas
1. Gestión de los sistemas de calidad
Competencia general:
• Aplica los requisitos y principios de los sistemas de Gestión de Calidad con base al Marco Normativo Internacional y sus equivalentes nacionales en el diseño, implementación y mejora del modelo de calidad en las organizaciones, con la finalidad de hacerlas más productivas en un entorno de competitividad, sustentabilidad y lograr permanencia en la trascendencia de las empresas nacionales y extranjeras.
Competencias específicas de la unidad III Proceso de auditoria en un sistema de gestión:
• Capacidad de análisis y síntesis.
• Comunicación oral y escrita.
• Toma de decisiones.
• Capacidad crítica.
• Capacidad de organizar y trabajar en equipos.
• Capacidad de aplicar los conocimientos en la práctica.
• Capacidad de construir nuevos conocimientos.
• Conocimientos de computación
• Conocimientos de manuales y gráficas.
2. Estudio del trabajo I
Competencia especifica de la unidad 1 Generalidades del estudio del trabajo y diagramas de proceso.
• Realiza e interpreta los diferentes tipos de diagramas de proceso para identificar oportunidades de mejora en todo proceso productivo.
3. Administración de proyectos
Competencias específicas de la unidad 1 Introducción a la administración de proyectos.
• Planear y organizar las actividades de un proyecto para el diseño de la matriz de responsabilidades; división del trabajo, tiempo y recursos.
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8. Referencias bibliográficas y virtuales
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https://calidad4.wordpress.com/2010/10/08/la-importancia-de-documentar-los-procesos-y-registros-dentro-de-organizacion/
Camisón, C. (2009). Mailxmail. Obtenido de http://www.mailxmail.com/curso-gestion-calidad-procesos-tecnicas-herramientas-calidad/concepto-proceso
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Ingenieria de sistemas J.R.H. (2015). Obtenido de
https://sites.google.com/site/ingenieriadesistemasjrh/primera-unidad/definicion-y-ejemplos-de-sistemas
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ISO, N. (2015). Calidad y ADR. Obtenido de https://aprendiendocalidadyadr.com/concepto-de-calidad-y-sus-8-principios/
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