RECTORÍA GENERAL DIRECCIÓN DE COMUNICACIÓN Y ENLACE INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE CAMPAÑAS INSTITUCIONALES

1. Nombre del instructivo:

INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIÓN DE CAMPAÑAS INSTITUCIONALES

2. Objetivo:

Otorgar un servicio para la planeación, diseño y ejecución de campañas informativas y promocionales, dirigidas a mercados meta diversos, e integradas por estrategias de comunicación y un plan de medios.

3. Alcance:

Servicio que apoya a los Campus Universitarios, Colegio del Nivel Medio Superior y áreas administrativas para la elaboración de campañas para la promoción y/o difusión de información institucional.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

JUÁREZ GARCÍA CLAUDIA DANIELA

GUTIÉRREZ PRECIADO SANDRA

ARENAS GUZMÁN MARGARITA

4. Descripción de actividades

No RESPONSABLE DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

DOCUMENTOS DE REFERENCIA, REGISTROS Y ANEXOS 1 Enlaces de Campus, Colegio de Nivel Medio Superior o Entidades Administrativas.

Solicitar al Coordinador de Control y Seguimiento a Proyectos Estratégicos el apoyo para desarrollar la campaña requerida.

Correo electrónico:

Recibir solicitud y canalizar al Coordinador de Mercadotecnia.

3 Coordinador de Mercadotecnia

Llevar a cabo una reunión de trabajo con los solicitantes de la campaña y personal de la DCE para definir las especificaciones de la campaña.

4 Coordinador de Mercadotecnia/Jefe del Departamento de Comunicación Institucional

Elaborar y presentar una propuesta de “Plan de Medios y Estrategia de Comunicación”, con base a las especificaciones de la campaña.

5

Coordinador de la Red de Comunicación y Enlace

Convocar a los solicitantes y al Coordinador de Mercadotecnia para presentar la propuesta de la campaña.

6

Enlaces de Campus, Colegio de Nivel Medio Superior o Entidades Administrativas.

Revisar la propuesta. ¿Existen correcciones? Si existen pasa a actividad 7, si no pasa a la actividad 9.

7

Coordinador de la Red de Comunicación y Enlace

Recibir las observaciones y remitirlas al Coordinador de Mercadotecnia.

8 Coordinador de

Mercadotecnia Se hacen correcciones, regresa al punto 5.

9 Coordinador de Mercadotecnia / Jefe del Departamento de Comunicación Institucional

Ejecutar el Plan de Medios y Estrategias de Comunicación. Manual de Imagen Institucional

Nota: Para consultar flujograma de despliegue ver A-DCE-06 5.- Especificaciones

 Las solicitudes para la elaboración de campañas informativas y promocionales deberán efectuarse preferentemente con al menos 15 días hábiles de anticipación.

 Las solicitudes de apoyo para la elaboración de campañas informativas y promocionales solo podrán realizarse cuando la instancia solicitante proporcione los insumos necesarios de forma completa.

 Se deberán considerar los siguientes tiempos para la ejecución de una campaña informativa o promocional, conforme a las características de los medios de comunicación a utilizar:

Medio de comunicación Días hábiles de anticipación requeridos para ejecución

Periódicos 3 días

Radio 5 días *

Revistas

Consultar con la Coordinación Administrativa de la DCE para verificar revista a seleccionar, periodicidad, disponibilidad de espacio y precio.

Internet Comercial

Consultar con la Coordinación de Mercadotecnia de la DCE para verificar sitio de internet a seleccionar, disponibilidad de espacio y precio.

Espectaculares

20 días (consultar con la Coordinación Administrativa de la DCE para verificar disponibilidad de lugar, ubicación- y precio.)

Publicidad estática y móvil Autobuses

Displays Perifoneo

5 días (consultar Coordinación Administrativa de la DCE para verificar disponibilidad, lugar y precio.)

Otros

Consultar con la Coordinación Administrativa de la DCE para verificar disponibilidad de medio elegido y precio.

 La elaboración de una campaña promocional se regirá bajo la siguiente metodología: - Detectar las necesidades del solicitante y recopilar información.

- Elaborar una estrategia de comunicación, plan de medios y conceptualización de imagen de campaña. - Realizar Focus Group (donde aplique) con el segmento de grupo al cual va dirigida la campaña. - Presentación de la propuesta de campaña recibiendo retroalimentación por parte del cliente.

- Producción de la campaña (producción de materiales impresos, visuales, audiovisuales, etc. y montaje en los casos que se requiera).

- Medición del impacto de la campaña.

 Las solicitudes de apoyo para la elaboración de campañas institucionales y específicas solo podrán realizarse cuando la instancia solicitante proporcione los insumos necesarios de forma completa.

- La ejecución de la estrategia de comunicación y el plan de medios de una campaña informativa o promocional solo podrá realizarse a partir de su aprobación por parte de la instancia solicitante.

- Los costos derivados de la ejecución de una campaña informativa o promocional serán acordados previamente entre la Dirección de Comunicación y Enlace y la instancia solicitante.

- Se entrega a los Responsables de comunicación y enlace de Campus Universitarios, Nivel Medio Superior, y/o entidades administrativas lo siguiente:

 Estrategia de Comunicación  Plan de Medios

 Pauta Publicitaria

 Sugerencia de contenidos  Propuesta de imagen