Workflow Workflow El
El FluFlujo jo de de tratrabajbajoo (wo(workfrkflow low enen inglésinglés) ) es es el el esestutudidio o de de lolos s asaspepectctosos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su
cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluyeorden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la
la ininfoformrmacacióión n quque e sosopoportrta a lalas s tatarereas as y y cócómo mo se se le le hahace ce seseguguimimieientnto o alal cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se cumplimiento de las tareas. Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelan con
modelan con redes de Petriredes de Petri..
Las redes de Petri representan una alternativa para modelar sistemas, sus Las redes de Petri representan una alternativa para modelar sistemas, sus características hacen que, para algunos problemas las redes
características hacen que, para algunos problemas las redes de Petri funcionende Petri funcionen de una manera natural.
de una manera natural. Las PN
Las PN comcomo o ahoahora ra conconoceoceremremos os a a las redes de las redes de PetPetri ri (Pe(Petri tri NetNet) ) fuefueronron in
inveventntadadas as popor r el el alalememán án KaKarl rl AdAdam am PePetrtri i en en 19196262. . En En su su tetesisis s dodoctctororalal “kommunikation mit automaten” (Comunicación con autómatas), establece los “kommunikation mit automaten” (Comunicación con autómatas), establece los fundamentos para el desarrollo teórico de los
fundamentos para el desarrollo teórico de los conceptos básicos de las PN.conceptos básicos de las PN. Las PN son consideradas una herramienta para el estudio de los sistemas. Con Las PN son consideradas una herramienta para el estudio de los sistemas. Con su ayuda podemos modelar el comportamiento y la estructura de un sistema, y su ayuda podemos modelar el comportamiento y la estructura de un sistema, y llevar el modelo a condiciones límite, que en un sistema real son difíciles de llevar el modelo a condiciones límite, que en un sistema real son difíciles de lograr o muy costosas.
lograr o muy costosas. Ejemplo:
Ejemplo:
Se tiene una sola línea para atender a 100 clientes. Los tiempos de llegada de Se tiene una sola línea para atender a 100 clientes. Los tiempos de llegada de los clientes serán valores sucesivos de la variable aleatoria ta, los tiempos de los clientes serán valores sucesivos de la variable aleatoria ta, los tiempos de se
servrvicicio io esestátán n dadadodos s popor r la la vavaririabable le alaleaeatotoriria a tsts, , y y N N es es el el núnúmemero ro dede servidores. Este modelo en su estado inicial tiene la cola vacía y todos los servidores. Este modelo en su estado inicial tiene la cola vacía y todos los servidores en estado de espera. La red
servidores en estado de espera. La red de Petri para de Petri para este escenario se muestraeste escenario se muestra en la figura 2.7.
en la figura 2.7.
Figura 2.7: Ejemplo de una red de Petri Figura 2.7: Ejemplo de una red de Petri
Los estados están etiquetados con letras mayúsculas y las transiciones con Los estados están etiquetados con letras mayúsculas y las transiciones con mi
minúnúscscululasas. . LaLas s etetiqiqueuetatas s de de lolos s sisitiotios s tatambmbiéién n seserárán n ususadados os cocomo mo laslas variables de cuyos valores son los tokens.
variables de cuyos valores son los tokens. La
Las s ararisistatas s tietienenen n etetiqiqueuetatas s quque e popodrídrían an rereprpresesenentatar r lalas s fufuncncioionenes s dede transición, las cuales especifican el número de tokens eliminados o agregados transición, las cuales especifican el número de tokens eliminados o agregados cuando una transición es activada.
cuando una transición es activada.
El estado A inicialmente contiene la llegada de 100 clientes; el sitio B evita que El estado A inicialmente contiene la llegada de 100 clientes; el sitio B evita que los clientes entren más de una vez; el sitio Q es la fila que realizan los clientes los clientes entren más de una vez; el sitio Q es la fila que realizan los clientes cuando tienen que esperar a que se les atienda. El estado S es donde los cuando tienen que esperar a que se les atienda. El estado S es donde los servidores ociosos esperan la oportunidad para trabajar, y el sitio E cuenta el servidores ociosos esperan la oportunidad para trabajar, y el sitio E cuenta el número de clientes que abandonan el sistema. El estado inicial implica que los número de clientes que abandonan el sistema. El estado inicial implica que los sitios tengan los siguientes valores:
sitios tengan los siguientes valores: • A = 100 • A = 100 • B = 1 • B = 1 • Q = 0 • Q = 0 • S = N • S = N • E = 0 • E = 0
La transición a sirve para modelar a los clientes que entran al sistema y la La transición a sirve para modelar a los clientes que entran al sistema y la transición b modela a los
transición b modela a los clientes cuando están siendo atendidos.clientes cuando están siendo atendidos.
Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la
Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de latecnología de la información
información, , uuna na ppararte te esesenencciaial l dedel l ssofoftwtwarare e ppararaa trabatrabajo jo colabcolaborativorativoo (groupware) es justamente el flujo de trabajo.
(groupware) es justamente el flujo de trabajo. Una aplicación de Flujos de Trabajo (
Una aplicación de Flujos de Trabajo (workflowworkflow) automatiza la secuencia de) automatiza la secuencia de ac
acciciononeses, , acactitivividadadedes s o o tatarereas as ututililizizadadas as papara ra la la ejejececucucióión n dedel l proprocecesoso,, in
inclcluyuyenendo do el el ssegeguiuimmieientnto o dedel l esestatado do de de cacada da ununa a de de susus s etetapapas as y y lala aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo.
Se pueden distinguir tres tipos
Se pueden distinguir tres tipos de actividad:de actividad:
•
• Actividades colaborativas:Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre unUn conjunto de usuarios trabajan sobre un
mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.
entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.
•
• Actividades cooperativas:Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre suUn conjunto de usuarios trabajan sobre su
pr
propopio io coconnjujunnto to pparartiticuculalar, r, eesstatablblececieiendndo o lolos s mmececananisismmoos s ddee cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.
si no es visto desde el punto de vista global del resultado final.
•
• ActivActividadeidades s de de coordcoordinaciinación.ón. un un conconjunjunto to de de usuusuarioarios s tratrabajbajan an enen
correlación sobre un punto en particular
correlación sobre un punto en particular coordinando sus actividades.coordinando sus actividades.
Objetivos de un sistema de workflow Objetivos de un sistema de workflow
•
• RefReflejlejar, ar, memecancanizaizar r y y autautomaomatiztizar ar los los mémétodtodos os y y orgorganianizazacióción n en en elel
sistema de información. sistema de información.
•
• EsEstatabblelececer r lolos s mmeeccananisismmos os de de cconontrtrol ol y y ssegeguiuimmieientnto o dde e loloss
procedimientos organizativos. procedimientos organizativos.
•
• InIndedepependndizizar ar el el mémétotodo do y y fluflujo jo de de trtrababajajo o de de las las pepersrsononas as quque e lolo
ejecutan. ejecutan.
•
• Facilitar la movilidad del personal.Facilitar la movilidad del personal. •
• Soportar procesos de reingeniería de negocio.Soportar procesos de reingeniería de negocio. •
• Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma deAgilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de
decisiones de una organización, empresa o institución. decisiones de una organización, empresa o institución.
Sistemas de workflow Sistemas de workflow El
El prpropopósósitito o de de lolos s sisiststememas as de de woworkrkflflowow, , o o BPBPMS MS (B(Bususininesess s PrPrococesesss Management Systems), es acercar personas, procesos y máquinas, con el Management Systems), es acercar personas, procesos y máquinas, con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo. Estos sistemas objeto de reducir tiempo y acelerar la realización de un trabajo. Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos.
permiten trabajar en equipo desde diferentes lugares físicos. Los sistemas de workflow facilitan la automatización de los
Los sistemas de workflow facilitan la automatización de los flujosflujos de trabajode trabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de entre procesos y permiten integrar los procesos de la empresa, rediseñados de acuerdo con ayuda de
acuerdo con ayuda de nuevas estrategias.nuevas estrategias. Exi
Existesten n en en el el mermercacado do varvarios ios proproducductos tos comcomo o ser ser FloFlowMiwMind, nd, opeopenEnEDMSDMS,, wf.com.mx, cardiff, IBM, etc.
Groupware Groupware
Softw
Software are colabcolaborativorativoo(g(groroupupwaware re en en ininglglésés) ) sse e rerefifierere e al al coconjnjununto to dede programas informáticos
programas informáticos que integran el trabajo en un sólo proyecto con muchosque integran el trabajo en un sólo proyecto con muchos usuarios
usuarios concurrentes que se encuentran en diversasconcurrentes que se encuentran en diversas estaciones de trabajoestaciones de trabajo,, conectadas a través de una
conectadas a través de una redred ((InternetInternet oo intranetintranet).).
Historia Historia En
En su su foformrma a momodedernrna, a, el el coconcncepepto to ha ha sisido do prpropopueueststo o popor r el el prprogograramama informático de
informático de LotusLotus con la aplicación popular con la aplicación popular Lotus NotesLotus Notes relacionado con unrelacionado con un servidor
servidor Lotus Domino (Lotus Domino Server); algunas revisiones históricasLotus Domino (Lotus Domino Server); algunas revisiones históricas argumentan que el concepto fue anticipado antes por sistemas monolíticos argumentan que el concepto fue anticipado antes por sistemas monolíticos como el
como el NLSNLS.. Ejemplo:
Ejemplo: El El proprogragrama ma infoinformármátictico o que que utiutilizlizaa WikipediaWikipedia es es un un prprogograramama inform
informático colaboratático colaborativo ivo que que ademademás ás eses softwasoftware re librelibre por lo que ha sidopor lo que ha sido diseñado sin las limitaciones de los programas informáticos propietarios en diseñado sin las limitaciones de los programas informáticos propietarios en cuanto a tratos o
cuanto a tratos o sin las limitaciones de jerarquización social.sin las limitaciones de jerarquización social.
Tipos de colaboración Tipos de colaboración El
El softwaresoftware colaborativo se puede dividir en tres categorías: herramientas decolaborativo se puede dividir en tres categorías: herramientas de colab
colaboracióoración-comn-comunicaunicación, ción, herramherramientas ientas de de confeconferencrencia ia y y herraherramientmientas as dede gestión colaborativa o en grupo.
gestión colaborativa o en grupo.
•
• HerraHerramientamientas s de de comucomunicacnicaciónión eleelectrctróniónica ca que que enenvíavían n memensansajesjes,,
archivos,
archivos, datosdatos o documentos entre personas y facilitan la comparticióno documentos entre personas y facilitan la compartición de información (colaboración asíncrona), como por
de información (colaboración asíncrona), como por ejemplo:ejemplo:
o
o Correo electrónicoCorreo electrónico.. o
o Correo de voz.Correo de voz. o
o Publicación en Web.Publicación en Web.
•
• HerHerramramienientas tas dede conferenciaconferencia quque e fafacicililitatan n la la cocompmparartiticición ón dede
información, de forma interactiva (colaboración sincrónica), como por información, de forma interactiva (colaboración sincrónica), como por ejemplo:
ejemplo:
o
o Conferencia de datos -Conferencia de datos - PCPC en red que comparten un espacio deen red que comparten un espacio de
presentación compartido que cada usuario puede
o
o Conferencias de voz -Conferencias de voz - teléfonosteléfonos que permiten interactuar a losque permiten interactuar a los
participantes. participantes.
o
o Conferencias de video (o audio conferencia) - PC en red queConferencias de video (o audio conferencia) - PC en red que
comparten señales de audio o video. comparten señales de audio o video.
o
o Salas deSalas de ChatChat oo mensajería instantáneamensajería instantánea - una plataforma de- una plataforma de
discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes. discusión que facilita el intercambio inmediato de mensajes.
o
o Sistemas para facilitar reuniones - un sistema de conferenciasSistemas para facilitar reuniones - un sistema de conferencias
in
intetegrgradado o en en ununa a sasalala. . EsEstatas s sasalalas s susuelelen en didisspoponener r de de unun ava
avanzanzado do sissistemtema a de de sonsonido ido y y prepresensentactación ión quque e perpermitmite e unauna mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre mejor interacción entre participantes en una misma sala o entre salas separadas. Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a salas separadas. Ejemplos de ello son los sistemas de soporte a decisiones.
decisiones.
•
• Herramientas de gestión colaborativaHerramientas de gestión colaborativa que facilitan las actividades delque facilitan las actividades del
grupo, como por ejemplo: grupo, como por ejemplo:
o
o CaCalelendndararioios s elelecectrtrónónicicos os - - papara ra acacorordadar r fefechchas as de de evevenentotoss
aut
automomáticáticameamente nte y y envenviar iar notnotificificaciacioneones s y y recrecordordatoatorios rios a a loslos participantes.
participantes.
o
o SiSiststememas as de de gegeststióión n de de prproyoyecectotos s - - papara ra ororgaganinizazar r y y hahacecer r
seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que se
seguimiento de las acciones en un proyecto hasta que se finaliza.finaliza.
o
o Sistemas de control de flujo de actividad - para gestionar tareas ySistemas de control de flujo de actividad - para gestionar tareas y
doc
documeumentontos s en en un un proproceceso so orgorganianizazado do de de forforma ma estestrucructurturadaada (burocracia).
(burocracia).
o
o Sistemas de gestión del conocimiento - para recoger, organizar,Sistemas de gestión del conocimiento - para recoger, organizar,
gestionar y compartir varios tipos de
gestionar y compartir varios tipos de información.información.
o
o SiSiststememas as de de sosopoportrte e a a rerededes s sosocicialales es - - papara ra ororgaganinizazar r lalass
relaciones de colectivos. relaciones de colectivos.
