UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
“UNIANDES”
FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS
CARRERA ADMINISTRACIÓN SECRETARIAL
TESIS DE GRADO PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
GESTIÓN GERENCIAL
TEMA:
MODELO DE GESTIÓN ESTRATÉGICA PARA EL REGISTRO DE LA PROPIEDAD DE LA CIUDAD DE IBARRA.
AUTORA:
Mayra Alejandra Barahona Cisneros
ASESOR:
Msc. Xavier Pérez
IBARRA-ECUADOR
II
CERTIFICACIÓN DEL ASESOR
En calidad de asesor de Tesis, CERTIFICO que el trabajo investigativo con el tema “MODELO DE GESTIÓN ESTRATÉGICA PARA EL REGISTRO DE LA PROPIEDAD DE LA CIUDAD DE IBARRA”, elaborado por ALEJANDRA BARAHONA, ha sido desarrollado bajo los lineamientos académicos de la Institución; por lo que se aprueba la misma, pudiendo ser sometidos a presentación pública y evaluación por parte del jurado calificador que se designe.
Atentamente,
….……….. MSC. Xavier Pérez C.
III
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, MAYRA ALEJANDRA BARAHONA CISNEROS, portadora de la Cédula de Ciudadanía No. 1003187877 declaro, en forma libre y voluntaria, que la presente investigación y elaboración de tesis, que versa sobre: “MODELO DE GESTIÓN ESTRATÉGICA PARA EL REGISTRO DE LA PROPIEDAD DE LA CIUDAD DE IBARRA”, así como las expresiones vertidas en la misma, son de autoría de la compareciente, quien ha realizado a base de recopilación bibliográfica de la legislación ecuatoriana e internacional.
En consecuencia, es de exclusiva responsabilidad de la autora la originalidad de la misma y el cuidado respectivo al remitir a las fuentes bibliográficas para fundamentar el contenido expuesto.
Atentamente,
IV
DEDICATORIA
Esta tesis se la dedico a mi Dios quién supo guiarme por el buen camino, darme fuerzas para seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban, enseñándome a encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento.
A mi familia quienes por ellos soy lo que soy
A mi madre, por ser el pilar fundamental y por demostrarme siempre su cariño y apoyo incondicional sin importar nuestras diferencias de opiniones quien me ha enseñado a no desfallecer a pesar de las adversidades.
Gracias Ma’ por ser ejemplo de arduo trabajo y tenaz lucha en la vida.
A mi padre, a pesar de nuestra distancia física, siento que siempre estuviste conmigo y aunque nos faltaron muchas cosas por vivir juntos, sé que este momento es tan especial para ti como lo es para mí.
A ti Ñaño, mi querido Negro, porque juntos aprendimos a vivir, crecimos como cómplices día a día y somos amigos incondicionales de toda la vida, compartiendo triunfos y fracasos. Doy gracias a Dios porque somos hermanos.
A mi pequeño hijito fuente y motor de inspiración para el logro de mis metas y objetivos conjuntamente con mi esposo gracias por su apoyo incondicional en los momentos de dificultad.
V
AGRADECIMIENTO
Son muchas las personas especiales a las que me gustaría agradecer su amistad, apoyo, conocimientos, ánimo y compañía en las diferentes etapas de mi vida. Algunas están conmigo y otras en mis recuerdos y en el corazón. Sin importar en dónde estén quiero darles las gracias por formar parte de mí y mi formación, por todo lo que me han brindado y por todas sus bendiciones.
A Dios, el ser que con su infinito amor me ha proporcionado las fuerzas necesarias para seguir adelante.
A la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES-SEDE IBARRA”, y a mis estimados maestros, que, a lo largo de mi carrera, me han transmitido sus amplios conocimientos y sus sabios consejos.
De manera especial al MSC. Xavier Pérez C., quien fue una guía a lo largo del desarrollo de mi tesis, con su orientación y consejos oportunos. Quien me brindó su tiempo, paciencia, conocimientos y experiencias para enriquecer mi trabajo de tesis.
VI
ÍNDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN ... 1
1.1. Planteamiento del problema ... 2
1.1.1. Formulación del problema ... 3
1.1.2. Delimitación del problema ... 3
1.1.3. Objeto de Investigación y campo de acción ... 4
1.1.3.1. Objeto de investigación ... 4
1.1.3.2. Campo de acción ... 4
1.1.4. Identificación de la Línea de Investigación ... 4
1.2. Objetivos ... 4
1.2.1. Objetivo general ... 4
1.2.2. Objetivos específicos ... 5
1.3. Idea a Defender ... 5
1.4. Justificación del tema ... 5
1.5. Variables de la Investigación ... 6
1.6. Breve explicación de la metodología investigativa ... 6
1.7. Resumen de la estructura de la tesis ... 6
1.8. Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica ... 7
CAPITULO I. MARCO TEÓRICO ... 9
1.1. Origen y Evolución del Objeto de Investigación ... 9
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación ... 10
1.2.1. Procesos Administrativos ... 10
1.2.1. 1. Administración ... 10
1.2.1.2. Roles administrativos ... 11
1.2.1. 3. Principios de la administración ... 11
1.2.1.4. Proceso Administrativo ... 11
1.2.1.5. Elementos de la Administración ... 12
1.2.1.6. Planeación ... 12
VII
1.2.1.8. Organización ... 13
1.2.1.9. Importancia de la Organización ... 13
1.2.1.10. Dirección ... 13
1.2.1.11. Importancia de la Dirección ... 13
1.2.1.12. Control... 14
1.2.2. La Administración Pública y Privada ... 14
1.2.2.1. La administración como elemento esencial de todas las organizaciones ... 15
1.2.3. Gestión Documental ... 15
1.2.3.1. Información y Documentación en la organización ... 15
1.2.3.2. Gestión documental en las organizaciones ... 16
1.2.3.3. El Archivo ... 17
1.2.3.4. El documento ... 18
1.2.3.5. La administración de datos... 19
1.2.4. El Trabajo en la Oficina ... 20
1.2.5. Recopilación de información ... 20
1.2.6. Sistemas de información ... 20
1.2.7. La Comunicación ... 21
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación ... 22
1.4. Análisis crítico del contexto institucional ... 23
1.5. Conclusiones Parciales ... 23
CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA PROPUESTA. ... 25
2.1. Caracterización del contexto institucional ... 25
2.2. Marco Metodológico ... 25
2.2.1. Modalidad de la investigación ... 25
2.2.1.1. Tipos de Investigación ... 25
2.2.1.2. Población y Muestra ... 26
2.2.1.3. Métodos Técnicas e Instrumentos ... 26
2.2.1.4. Métodos ... 26
VIII
2.2.1.6. Técnicas ... 27
2.2.1.7. Instrumentos ... 27
2.2.1.8. Población y muestra ... 27
2.3. Propuesta del Investigador: Modelo de gestión estratégica que mejore el desempeño laboral en el Registro. ... 28
2.4. Conclusiones Parciales ... 28
CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA ... 29
3.1. Análisis de los resultados finales de la investigación ... 29
3.2. Propuesta ... 38
3.2.1. Título ... 38
3.2.2. Introducción ... 38
3.2.3. Objetivo general de la propuesta ... 39
3.2.3.1. Objetivos específicos de la propuesta ... 39
3.2.4. Justificación de la propuesta ... 39
3.2.5. Desarrollo de la propuesta ... 40
3.3. Conclusiones Parciales ... 81
CONCLUSIONES GENERALES ... 83
RECOMENDACIONES ... 84
BIBLIOGRAFÍA ... 85
IX
ÍNDICE DE CUADROS
X
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla Nro. 1 GESTION DE DOCUMENTOS ... 29
Tabla Nro. 2 ESTANDARIZACIÓN DE TRÁMITES ... 30
Tabla Nro. 3 INSATISFACCIÓN DE USUARIOS ... 31
Tabla Nro. 4 PROCESOS DE SOCIALIZACIÓN ... 32
Tabla Nro. 5 TÉCNICAS PARA LA GESTIÓN ... 33
Tabla Nro. 6 MODELO DE GESTIÓN ... 34
Tabla Nro. 7 AGILIDAD EN TRAMITACIÓN ... 35
Tabla Nro. 8 PROGRAMAS INFORMÁTICOS ... 36
XI
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico Nro. 1 GESTIÓN DE DOCUMENTOS ... 29
Gráfico Nro. 2 ESTANDARIZACIÓN DE TRÁMITES ... 30
Gráfico Nro. 3 INSATISFACCIÓN DE USUARIOS ... 31
Gráfico Nro. 4 PROCESOS DE SOCIALIZACIÓN ... 32
Gráfico Nro. 5 TÉCNICAS PARA LA GESTIÓN ... 33
Gráfico Nro. 6 MODELO DE GESTIÓN ... 34
Gráfico Nro. 7 AGILIDAD EN TRAMITACIÓN ... 35
Gráfico Nro. 8 PROGRAMAS INFORMÁTICOS ... 36
XII
RESUMEN EJECUTIVO
XIII
EXECUTIVE SUMMARY
1
INTRODUCCIÓN
De la investigación realizada en fuentes bibliográficas y repositorios digitales de instituciones superiores del Ecuador, se puede evidenciar que existen algunos, aunque poquísimos, trabajos con características similares a la que se pretende estudiar, aunque no profundizan en el área de estudio de manera particular sino que se enfocan en procesos muy generales, ni consideran la incidencia que tiene en relación al manejo de la documentación y atención a los usuarios del servicio.
De los trabajos consultados se puede señalar la tesis del señor Andrés Camilo Ramos Ulloa, titulada “Modelo de Gestión Estratégica Basada en el Balanced Scorecard para el Consejo Nacional de Electricidad – Conelec” (2008) de la Escuela Politécnica del Ejercito que trata sobre la importancia de contar con un modelo que permita definir los objetivos y la pertenencia de la institución.
También se encuentra el trabajo de Cabrera Narváez Verónica del Consuelo y Mena Chávez Mirian Germania con el tema “Modelo de Gestión Administrativo y Financiero para el Reposicionamiento y Mejora de la Rentabilidad De La Fábrica Bolos Rogi de la Ciudad de Ibarra Provincia de Imbabura” del año 2012 que propone una herramienta de tipo organizacional, financiera y de marketing para dinamizar el trabajo en las áreas de trabajo de la fábrica. En la parte administrativa se notan los valores corporativos, el proceso administrativo y la estructura organizacional, acompañada de una delimitación de funciones.
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referente al desarrollo de metodologías para su evaluación permanente de satisfacción y cumplimiento de metas cuya garantía es la excelencia en el servicio y agilidad en los trámites. Es por tal motivo que el presente trabajo de investigación busca insertar al talento humano del Registro de la Propiedad en un modelo de gestión estratégica que incida favorablemente en la atención al usuario.
1.1. Planteamiento del problema
Según(Norton, 2004) la administración de empresas se revoluciona al introducir un concepto bastante efectivo para alinear la empresa hacia la consecución de las estrategias del negocio, “a través de objetivos e indicadores tangibles”. La principal innovación fue la introducción “de mediciones sobre los intangibles como requisitos indispensables para alcanzar los objetivos financieros”. Esto significa que, para lograr la excelencia en el manejo de la administración, se fusionan los objetivos propuestos con el buen desempeño laboral de los colaboradores de la institución como estrategia de la gestión moderna de la administración.
Según (Waissbluth, 2007) el modelo es “el qué, para quién, quién y cómo se desarrolla la función pública”. No se trata únicamente de definir políticas públicas, asignar recursos y legislar al respecto, sino también de asegurar la eficacia en la ejecución, el impacto de las mismas, y la posterior evaluación y retroalimentación.
Como puede notarse, a la luz de estos dos autores, todo cambio se encuentra encaminando en función al mejoramiento de los recursos tanto financiero como del talento humano y como instituciones públicas, en función de un mejoramiento libre de corrupción y adelanto para el país; cambios difíciles de adaptación, pero posibles para el mejoramiento del desempeño de los colaboradores con el cumplimiento de sus actividades trabajando mediante la implementación de metas y objetivos alcanzados.
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es la capacitación insuficiente en el manejo de procesos también se suma a la problemática que se identifica en este trabajo.
Con respecto a los usuarios del servicio es muy fácil darse cuenta el malestar que se percibe debido a que en varios trámites de revisión tienen que asistir hasta cinco veces en un mismo mes por los cambios repentinos que les efectúan en el documento y que al no poder hablar con el responsable en su revisión de sus trámites, éstos se retrasan demasiado y son causa de conflictos.
Con lo antes mencionado, esta investigación pretende entregar un modelo de gestión estratégica que mejore el desempeño laboral lo que va a permitir agilidad en la tramitología de la documentación en el Registro de la Propiedad.
1.1.1. Formulación del problema
¿Cómo mejorar el desempeño laboral en el Registro de la Propiedad de la ciudad de Ibarra?
1.1.2. Delimitación del problema
Delimitación espacial: Registro de la Propiedad del cantón Ibarra Delimitación temporal: enero a septiembre de 2013
4
1.1.3. Objeto de Investigación y campo de acción
1.1.3.1. Objeto de investigación
Procesos Administrativos
Según (Ponce, 2004), Todo proceso administrativo, por referirse a la actuación de la vida social, es de suyo único, forma un continuó inseparable en el que cada parte, cada acto, cada etapa, tienen que estar indiscutiblemente unidos con los demás, y que, además, se dan de suyo simultáneamente.
1.1.3.2. Campo de acción
Gestión Estratégica
Según (Betancourt, 2002) es el arte o ciencia de anticipar y gerenciar participativamente el cambio con el propósito de crear permanentemente estrategias que permitan garantizar el futuro del negocio
1.1.4. Identificación de la Línea de Investigación
Competitividad, administración estratégica y operativa.
1.2. Objetivos
1.2.1. Objetivo general
5
1.2.2. Objetivos específicos
Sustentar teóricamente el modelo de gestión estratégica y desempeño laboral en el Registro de la Propiedad de la Ciudad de Ibarra
Contextualizar la situación actual del desempeño laboral.
Establecer los componentes más idóneos para la elaboración del modelo de gestión estratégica.
Validar la propuesta mediante la opinión de expertos
1.3. Idea a Defender
Con el modelo de gestión estratégica, se logrará mejorar el desempeño laboral en el Registro de la Propiedad del cantón Ibarra.
1.4. Justificación del tema
La importancia de este trabajo de investigación radica en el conocimiento que los empleados y personeros del Registro de la Propiedad del cantón Ibarra pueden alcanzar sobre Modelos de Gestión Documental al desempeñar sus labores cotidianas y la repercusión laboral que genera su aplicación en términos de reducción de tiempos y costes para la institución; así como el mejoramiento de la gestión de documentos y la calidad de atención que se brinde al usuario. Los usuarios y los empleados son quienes se benefician de la investigación al contar con un modelo óptimo y fácil de Gestión Documental cuya aplicación permitirá generar servicios de atención rápidos y sin errores en la tramitación de los documentos, así como contar con un proceso moderno y cómodo.
Los beneficiarios indirectos son todas las instituciones públicas y privadas que demandan al usuario de la registraduría de documentos en el Registro de la Propiedad, entre ellas, bancos que ofrecen préstamos hipotecarios de bienes inmuebles; centros educativos para certificar títulos; el servicio público en la generación de declaraciones juramentadas; etc.
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1.5. Variables de la Investigación
Independiente: Modelo de gestión estratégica
Dependiente: Mejoramiento del desempeño laboral
1.6. Breve explicación de la metodología investigativa
Para conocer la situación actual del manejo de entrega y recepción así como de archivo de documentos en el Registro de la Propiedad del cantón Ibarra, se elaboró un instrumento de recolección de información con preguntas cerradas que operativizó la técnica de la encuesta aplicada a los empleados y usuarios de la institución. Una vez recogida la información de campo, se procedió a tabularla y organizarla en cuadros y gráficos con la explicación correspondiente que constituye el análisis e interpretación de datos. Los resultados obtenidos permiten elaborar con mayor precisión la propuesta de solución.
1.7. Resumen de la estructura de la tesis
La investigación está estructurada en tres capítulos y una introducción; además al final se establecen las conclusiones y recomendaciones producto del análisis realizado en campo: para contribuir al asentamiento bibliográfico y como apoyo al trabajo que se presenta se incorporan la bibliografía especializada y anexos.
La introducción del trabajo está compuesta por los antecedentes de la investigación, la formulación del problema, su delimitación, el objeto y campo de acción, así como la identificación de la Línea de Investigación, sus objetivos, la idea a defender con la debida justificación del tema; luego está la metodología investigativa empelada y los elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica que tiene la tesis.
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El capítulo II se refiere al Marco Metodológico y el planteamiento de la propuesta en el que se muestra el diseño de la investigación: tipo, métodos, técnicas e instrumentos; definición de la muestra representativa y el análisis de resultados. Con los datos obtenidos en la investigación tanto bibliográfica como de campo se plantea la propuesta que soluciona el problema y confirma la idea a defender.
El capítulo III es el desarrollo de la propuesta como alternativa de solución al problema. En él se hace un análisis de los resultados obtenidos una vez que han sido aplicados los instrumentos de investigación y se desarrolla el modelo de gestión.
Finalmente, están las conclusiones y recomendaciones de la investigación. Como un agregado al documento se incluye la bibliografía y los anexos.
1.8. Elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica
El presente documento está basado en obras de tratadistas especializados en la gestión empresarial cuyos fundamentos científicos aportan para la elaboración de la propuesta de solución al tema que se analiza. Este trabajo se fundamenta en la obra de Idalberto Chiavenato (2001), que habla de la de los sistemas de Gestión en el manejo de documentos de instituciones públicas y privadas desde una óptica moderna donde el usuario no es considerado un recurso material del trabajo sino el protagonista y razón de ser de las actividades de una institución estatal o particular. También está basado en los diferentes criterios que aportan a la investigación y elaboración de la propuesta obras de (Guillén, 2003), con el apoyo de otros autores como (Butterfied, 2005); también se sustenta con la obra de (Francés, 2006) y finalmente, el de (Santos, 2010) además se sustentará con el balanced scorecard para garantizar los resultados y la integración de todas las personas.
8
enfrentan al trabajo con un público cada vez más exigente y que demanda rapidez y agilidad en el trámite como a los estudiosos de los sistemas de servicios que buscan innovar en modelos de gestión adecuados además estará apoyada con la herramienta del Balanced scorecard que permite una mejor planificación, ejecución y evaluación de los objetivos institucionales.
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CAPITULO I. MARCO TEÓRICO
1.1. Origen y Evolución del Objeto de Investigación
La gestión en el ámbito documental, constituida por el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos, es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Algunos escritores inician el estudio de la administración secretarial desde el desarrollo de la administración comercial en la antigua sumeria y el imperio egipcio; mientras otros lo ven desde el medioevo con la institucionalización de la Iglesia Católica y las milicias antiguas. Sin embargo, muchas empresas pre-industriales, dada su escala pequeña, no se sentían obligadas a hacer frente sistemáticamente a las aplicaciones de la administración.
Las innovaciones, tales como la extensión de los números árabes (entre los siglos V y XV) y la aparición de la contabilidad en 1494, proporcionaron las herramientas para el planeamiento y el control de la organización, y de esta forma el nacimiento formal de la administración. Pero es en el siglo XIX cuando aparecen las primeras publicaciones donde se hablaba de la administración de manera científica, y el primer acercamiento de un método que reclamaba urgencia dada la aparición de la revolución industrial.
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Más recientemente se fueron sumando a ellos los informáticos, que son cada vez más necesarios debido a la complejidad y nivel de sofisticación que van alcanzando los sistemas computacionales de apoyo de la actividad administrativa. Aunque los informáticos benefician sustancialmente la gestión documental, aun los profesionales en sistemas de información son los expertos en los flujos de documentos y los procesos de cada documento de soporte papel o electrónico.
En el Registro de la Propiedad del cantón Ibarra, provincia de Imbabura, la administración y lo que esto conlleva no es ajeno y se nota un deficiente manejo desde la papelería que se tramita a diario al interior de la oficina hasta la entrega de los mismos al usuario del servicio. Es así que esta institución necesita con urgencia incorporar el proceso de gestión administrativa para encaminar de manera eficiente todo el proceso documental que llega de los usuarios que necesitan realizar sus trámites y demandan celeridad y buen trato.
1.2. Análisis de las distintas posiciones teóricas sobre el objeto de investigación
1.2.1. Procesos Administrativos
1.2.1. 1. Administración
Según (Chiavenato, Administración,Proceso Administrativo, Teoría , Proceso, Práctica, 2001, pág. 22) la administración consiste en interpretar los objetivos de la empresa y transformarlos en acción empresarial mediante planeación, organización, dirección y control de actividades.
Para (Robbins, 2005, pág. 8) También se ocupa de determinar las actividades y cumplir con las metas de la organización (eficacia) sino además de manera más eficiente.
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De acuerdo a las definiciones la administración como un proceso que se encarga de la realización de distintas actividades, que busca alcanzar un determinado fin.
1.2.1.2. Roles administrativos
El autor (Hitt, 2006, pág. 26) en su obra cita a (Minztberg, 1987, pág. 46) que hace algunos años propuso un enfoque alternativo para describir la función administrativa. Basó su sistema de clasificación en estudios de investigación sobre la forma en que los administradores emplean su tiempo en el trabajo y se orientó hacia los “roles”, que él denominó “conjunto organizados de conductas”.
1.2.1. 3. Principios de la administración
Según (Chiavenato, Administración,Proceso Administrativo, Teoría , Proceso, Práctica, 2001, pág. 22) existen cuatro principios de la administración; a saber:
a. Principio de Planeación. Sustituir el criterio individual el obrero, la improvisación y la actuación empírica en el trabajo por métodos basados en procedimientos científicos. b. Principio de Preparación. Seleccionar científicamente los trabajadores de acuerdo con
sus aptitudes; prepararlos y entrenarlos para que produzcan más y mejor, de acuerdo con el método planteado.
c. Principio de Control. Controlar el trabajo para certificar que se ejecuta de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto.
d. Principio de Ejecución. Distribuir de manera distinta las funciones y las responsabilidades para que la ejecución del trabajo se mas disciplinado.
1.2.1.4. Proceso Administrativo
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Por otro lado (Casillas, 1977, pág. 78) dice que es “la administración en marcha” y que para su estudio se divide en cinco etapas, todas absolutamente dinámicas que son: planeación, organización, integración, dirección y control.
Por otra parte (Ceja, 1972, pág. 78) dice que las etapas del proceso administrativo son mecánicas y dinámicas; las primeras las enuncia así:
Mecánicas: Previsión. ¿Qué se puede hacer?, Planeación. ¿Qué se va a hacer?, Organización. ¿Cómo se va a hacer?
Dinámicas: Integración. ¿Con qué se va hacer?, Dirección. ¿Quién y cuándo se va a hacer?, Control. ¿Cómo ha sido la realización?
Una vez analizado diferentes conceptos tomamos en cuenta el de (Terry, Marzo 1972) que dice que el proceso administrativo es la planeación, organización, ejecución y control.
1.2.1.5. Elementos de la Administración
Para (George R. Terry, 2006, pág. 22) Los seis elementos de la administración están sujetos a las funciones fundamentales de la administración- planeación, organización, ejecución y control – para lograr los objetivos declarados”.
1.2.1.6. Planeación
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1.2.1.7. Importancia de la Planeación
Para (Ponce, “Adminstración de Empresas” Teoría y Práctica,, 2006, pág. 165) planear es tan importante porque la eficiencia obra de orden y no puede venir del acaso de la improvisación, es dinámica y lo central es dirigir, su objetivo señalado en la previsión.
1.2.1.8. Organización
Según (Treviño, 2000, pág. 87) organizar consiste en decidir qué recursos y actividades son necesarias para alcanzar los objetivos de las organizaciones, distribuir recursos, definir funciones y tareas y clarificar autoridad y responsabilidades.
1.2.1.9. Importancia de la Organización
Según (George R. Terry, 2006, pág. 23) La organización promueve la colaboración y negociación entre individuos en un grupo y mejora así la efectividad y la eficiencia en las comunicaciones en la organización.
1.2.1.10. Dirección
Para (Chiavenato, Administración en los nuevos tiempos, 2002, pág. 28) es el proceso de influir y orientar las actividades relacionadas con las tareas de los diversos miembros del equipo o de la organización como un todo.
1.2.1.11. Importancia de la Dirección
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Para (Stephen P. Roobbins, 2010 , pág. 398) Porque es el proceso de monitoreo, comparación y correccióndel desempeño.
Para (Rodríguez, 2002, pág. 194) El proceso administrativo es importante para manejar de manera integral una empresa y lograr los objetivos de la misma, sus ventajas son:
Es una guía práctica y metodológica para la generación de empresas.
Permite sintetizar y controlar las operaciones continuas.
Da las bases para estructurar el trabajo y dividirlo en jerarquías.
Permite establecer un sistema de selección de individuos acorde con las necesidades.
1.2.1.12. Control
(Ponce, "Administración Moderna", 2007, pág. 38) Cita a (Aldrich R. M. Frield A.W., 1956, pág. 545) que da a conocer que el control es la medición de resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.
1.2.2. La Administración Pública y Privada
Para (Ponce, "Administración Moderna", 2007, pág. 38) el criterio para distinguir estas dos grandes especies de la administración, es aparentemente muy sencilla, cuando se trata de lograr la máxima eficiencia en el funcionamiento de un organismo social de orden público, la técnica respectiva forma la administración pública.
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Para (Gustavo Quiroga Leos, 2009, pág. 15) La evolución social, económica y política del país en los últimos años se manifiesta en el desplazamiento de la población rural hacia los centros urbanos y hacia las grandes concentraciones. Actualmente no existe sector de actividad en el cual no esté presente el estado. La creciente intervención del estado en el país, han hecho surgir una inmersa y compleja administración pública.
Según (Vásquez, 2008, pág. 43) El conjunto de numerosas organizaciones de las que se sirven los entes territoriales para cumplir concretas funciones de servicio público o intervención administrativa. Se puede incluir también las entidades de naturaleza fundacional creadas por otra administración pública.
1.2.2.1. La administración como elemento esencial de todas las organizaciones
Para (Harold Koontz, 1998, pág. 8) la administración asume las responsabilidades de emprender acciones que permitan a los individuos realizar sus mejores contribuciones al cumplimiento de objetivos grupales. En consecuencia, la administración se aplica lo mismo a organizaciones grandes y pequeñas, empresas lucrativas y no lucrativas, industrias manufactureras y de servicios.
1.2.3. Gestión Documental
Según (Mejía.M, 2005, pág. 35) “El conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos”.
1.2.3.1. Información y Documentación en la organización
Según (Roberge, 2006) resume la gestión documental así:
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• Gestión documental ,Gestión electrónica de documentos ,Flujo de trabajo • Gestión de la información ,Informática /Ofimática, Intranet/Extranet /Interne
1.2.3.2. Gestión documental en las organizaciones
Según (Gallo, 2009) la gestión de la documentación y de la información de una organización tiene que ir orientada a las personas que utilizarán, sea proveedor, cliente o trabajador de la empresa y se puede categorizar en tres tipologías:
Ambiental. Son las fuentes de información que se utilizan.
Interna. Es la documentación operativa (ofertas, facturas, recibos, etc.). Aporte información interna.
Corporativa. Es la información que la empresa comunica al exterior.
Según (Paniagua Arías Enrique, 2007, pág. 157) el sistema de gestión documental se encarga de gestionar y tratar la información y sus cualidades son:
Los documentos deben integrarse a un grupo de trabajo.
Los documentos deben integrarse en el flujo de trabajo, de manera que pueda pasar de un puesto de trabajo a otro.
Alta velocidad de acceso
Independencia del lugar físico donde se almacene el documento.
Soporte de una amplia gama de formatos de documento.
Conservación por tiempo indefinido de la documentación.
Para (Joan, 2008, pág. 104) se debe tomar en cuenta los siguientes pasos:
Una investigación preliminar
Análisis de las actividades y funciones
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Identificación y análisis de los sistemas existentes de gestión de documentos y archivo
Identificación de las estrategias destinadas a satisfacer las necesidades.
Readecuación del sistema de gestión documental de acuerdo a las necesidades.
Implementación del sistema de gestión documental.
Monitorización permanente de los éxitos y fracasos del sistema.
1.2.3.3. El Archivo
Según (Quíroz, 2008, pág. 117) Es el conjunto de documentos públicos y privados que se administran y conservan para tener al alcance la información en forma oportuna. “Es la agrupación sistemática de documentos con características comunes que permitan un conocimiento detallado de cada documento.
La misma autora dice que es la acción de administrar, organizar clasificar, arreglar y conservar forma técnica los documentos que son importantes para la empresa.
Para (Quíroz, 2008, pág. 117) el manejo del archivo es el proceso que se encarga de administrar la documentación. La secretaria maneja documentos que son guardados en las oficinas y no en el archivo general; y es la responsable de administrar la correspondencia de las oficinas.
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1.2.3.4. El documento
Para (Caro, 2004, pág. 137) el documento es como un instrumento escrito que ilustra sobre algún hecho. Tiene gran importancia jurídica como plasmación de declaraciones de voluntad y medio de prueba de las mismas.
Según (Gómez Martínez Domingo, 2007, pág. 8)existen dos tipos estos son:
a. Primario:
Valor administrativo: utilidad inmediata para la gestión (nóminas), valor contable, fiscal, de comunicación, transparencia.
Valor jurídico, legal: probatoria y testimonial (nombramiento), garantía de derechos y deberes, legalidad de actuación.
Valor informativo: datos, antecedentes, estadísticas, facilita la gestión y las decisiones, eficacia y eficiencia.
b. Secundario:
Valor histórico: memoria e investigación, patrimonio documental, continuidad en la gestión administrativa.
(Aguilar, 2007, pág. 8) Da a conocer que el manejo general de documentos es básico para el buen funcionamiento de un negocio o una empresa. El hombre de negocios inteligente no solamente se preocupa por no saber cómo se adaptan los documentos a sus sistemas comerciales; él sabe también cuál es el ciclo de vida de cada documento.
Según (Carmen M. Correa, 2010, págs. 7,8) las determina de la siguiente manera.
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Recibo y distribución. Los documentos se reciben y se distribuyen por medio del servicio postal.
Archivo. Es una fase esencial en el sistema de administración de documentos.
Protección. Un documento debe ser conservado bajo condiciones ambientales adecuadas.
Localización y uso. La razón básica para conservar los documentos es que estos se necesitarán y deben localizarse rápidamente.
Disposición. La disposición de documentos incluye la transferencia, destrucción y conservación permanente.
(Óscar Sánchez Estella, 2010, pág. 139) Da a conocer que “hoy en día cualquier entidad, con independencia de su tamaño, utiliza aplicaciones informáticas para su gestión documental; como son los paquetes integrados, aplicaciones a medida, entre otras”.
1.2.3.5. La administración de datos
Según (Post, 2006, pág. 331) Consiste en planificación y coordinación requerida para definir datos de manera congruente en toda la compañía. Una persona o grupo debe tener responsabilidad de determinar qué datos deben reunirse, como deben guardarse y fomentar modos de utilizar dichos datos.
Según (Carmen M. Correa, 2010, pág. 11:13) existes dos tipos de sistemas de archivo que se da a conocer a continuación:
Sistema de archivo manual. Consiste en un conjunto de principios, reglas y procedimientos que se siguen en la clasificación, uso y manejo de los documentos.
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1.2.4. El Trabajo en la Oficina
Para (Valencia, 2002, pág. 118) el trabajo en la oficina tiene como función principal “la creación de documentos y su distribución para satisfacer las necesidades de la empresa”. Este trabajo debe ser considerado principalmente como un servicio y añade; “puede consistir en registrar datos, elaborar formas, mecanografiar documentos computar información o cualquier otra labor de oficina”.
1.2.5. Recopilación de información
En cuanto a la recopilación de la información (Valencia, 2002, pág. 118) existen, en toda oficina, siete elementos considerados como factores de análisis que influyen en las organizaciones y en el trabajo. Estos elementos son: formas, informes o reportes, archivos, equipo de oficina, personal, espacio, actividades.
1.2.6. Sistemas de información
Para (Kenneth C. Laundon, 2010, pág. 14) El sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que recolectan (o recuperan), procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización. También pueden ayudar a los gerentes y los trabajadores a analizar problemas, visualizar asuntos complejos y crear nuevos productos.
Según (Álvaro Gómez Vieintes, pág. 14) estas son:
Se encarga de entregar la información oportuna y precisa, con la presentación y el formato adecuado, a la persona que lo necesita dentro de la organización.
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1.2.7. La Comunicación
Según (Caries T.Bel Mallén, 2003, pág. 193) la comunicación es un elemento fundamental para el buen funcionamiento, e incluso la propia existencia, de la sociedad. El profesional de la comunicación responsable, el que ejerce bien su profesión, posibilita la plenitud del derecho humano a la información.
Para (Boda, 2011, pág. 176) la comunicación es un comportamiento humano por el cual las personas nos relacionamos.
Según (Emilio Pablo Díez de Castro, 2001, pág. 160) la comunicación es un proceso mediante el cual se intercambia la información en las organización (tanto entre los agentes internos como entre éstos y el exterior) para contribuir a lograr con eficiencia sus objetivos.
De acuerdo a las definiciones anteriores la comunicación es un comportamiento y un proceso, mediante el cual damos a conocer nuestras ideas y pensamientos a un receptor.
Según (Forero, 2004, pág. 19) al realizar una simple observación de la naturaleza, fácilmente comprobamos como aún en seres menos evolucionados persisten unos procesos de comunicación que, si bien son elementos, también son funcionales en términos de satisfacción.
Para (Echaniz, 2004, pág. 48) la comunicación significa, en su sentido más amplio, hacer llegar información, a través de una canal de comunicación, como son: el emisor, el mensaje, el lenguaje, el canal, el receptor, el ruido, y el feedback o retroalimentación.
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Según los conceptos anteriores se puede tomar en cuenta la definición (Gibson, 2011).
(Mateus, 2008, pág. 26) Indica que “un buen comunicador se caracteriza por su dominio de la materia que trata,” su facilidad de palabra y poder de convicción. Indudablemente, el dominio de la materia incrementa la confianza, el análisis previo de los asuntos que se van a tratar.
Para (Pablos Heredero Carmen, 2011, pág. 32) Hoy nos llega y podemos acceder a más información que nunca. Se estima que en los últimos 50 años la humanidad ha producido más información que en toda su historia anterior y que en estos momentos cada 4 años se duplica en el mundo la información existente. En el campo profesional la situación no es distinta. En la obra de(George R. Terry, 2006, pág. 23)cita a(Work, 1977, pág. 280)
La comunicación formal.- Sigue la cadena de mando de la organización formal. Para cualquiera de esa comunicación la trayectoria de transmisión está prescrita y estipulada.
Comunicación informal.- Comúnmente llamada rumor o tentar la comunicación formal.
Según (Esclapez, 2003, pág. 427) los departamentos de comunicación han cobrado una importante creciente dentro de la estructura de las empresas en los últimos años, se deriva de la necesidad de establecer una relación de feedback o retroalimentación entre la propia empresa y sus clientes potenciales.
1.3. Valoración crítica de los conceptos principales de las distintas posiciones teóricas
sobre el objeto de investigación
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director de una organización, pública o privada, para la toma de decisiones y la planificación estratégica que encamine a la institución a alcanzar los objetivos propuestos.
El manejo de información en el Registro de la Propiedad no es efectivo, por la abultada cantidad de trámites que deben despachar a diario y muchos de los procesos de gestión administrativa se los realiza en forma manual lo que retrasa el despacho de los trámites y provoca conflictos con el usuario que demanda celeridad.
1.4. Análisis crítico del contexto institucional
La presente investigación se realizó en el Registro de la Propiedad del cantón Ibarra. En esta institución se notan problemas que surgen en su interior, tales como: el archivo manual que es un método monótono que provoca pérdida de tiempo, acumulación innecesaria de documentos físicos e ineficiencia en el archivo y despacho de la documentación. También se observa afectación en el factor tiempo al acceder a la información solicitada desgastando los recursos con que cuenta la institución que se investigó. Esta realidad se evidencia cuando no se los localiza en forma directa y rápida los documentos, impidiendo aprovechar las herramientas conocidas y utilizadas. Además se nota la omisión de un orden adecuado al momento de archivar documentos importantes, generando pérdidas y mal estado de los archivos que no permiten la gestión oportuna y pertinente. Por último, la presencia de una incorrecta priorización en las actividades resulta en un proceso de trabajo lento, caótico y poco eficiente de los documentos que entorpece el desarrollo de las funciones cuyo resultado es el bajo rendimiento del desempeño laboral.
1.5. Conclusiones Parciales
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La Gestión Documental es una herramienta importante y esencial para que las oficinas puedan gestionar, mantener y archivar los documentos administrativos dentro de la institución, procurando cumplir con los objetivos y sobre todo, logra satisfacer las necesidades de los beneficiarios de los servicios que presta una entidad pública.
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CAPÍTULO II. MARCO METODOLÓGICO Y PLANTEAMIENTO DE LA
PROPUESTA.
2.1. Caracterización del contexto institucional
El Registro de la Propiedad está ubicado en las calles Rocafuerte y Oviedo esquina de la ciudad de Ibarra. El personal está conformado por 7 personas. El funcionario principal es el Registrador que es un profesional en Derecho designado con nombramiento después de un proceso de selección a través del concurso de merecimientos y oposición según lo establece la Ley de Servicio Público. Éste se apoya de otros profesionales en áreas de administración y leyes para ejecutar los trámites solicitados. Los honorarios son establecidos por el Estado pero asumidos por el usuario que solicita el servicio. El trabajo se realiza en horario matutino de una sola jornada aunque existe autonomía por parte del funcionario para establecer un número mayor de horas de trabajo inclusive los fines de semana y feriados cuando lo requiera. Las relaciones laborales están dadas por la Ley Orgánica de Servicio Público para el caso del registrador y por el Código del Trabajo para los colaboradores a cargo del funcionario principal.
2.2. Marco Metodológico
2.2.1. Modalidad de la investigación
La modalidad en el presente trabajo es Cualitativa porque permite identificar las causas del problema, sistematizar la información, emitir criterios y dar posibles soluciones.
2.2.1.1. Tipos de Investigación
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De Campo: Permitió acudir al lugar seleccionado para recoger la información que necesita la investigación mediante la aplicación de los instrumentos con los involucrados determinado en la muestra representativa.
2.2.1.2. Población y Muestra
La población fue determinada en su totalidad, compuesta por los 7 empleados a quien se aplicó la encuesta.
2.2.1.3. Métodos Técnicas e Instrumentos
2.2.1.4. Métodos
Inductivo-Deductivo: Se empleó la combinación de estos métodos para el análisis de cada una de los parámetros del problema, estudiando las causas y efectos.
Analítico-Sintético: Se realizó el estudio del problema en su contexto general, y con ello se logró sintetizar el mismo en la formulación del tema, que ayudó a delimitar el trabajo de la presente investigación.
Histórico lógico: Al revisar los antecedentes en el pasado que han propiciado la necesidad de investigar sobre el tema planteado en este trabajo y las causas que han generado el problema identificado.
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2.2.1.5. Técnicas e Instrumentos
2.2.1.6. Técnicas
Encuestas.- Se aplicó al personal que labora en la institución para recolectar información necesaria sobre la los conocimientos que poseen en el tema de modelos de gestión administrativa en el Registro de la Propiedad.
2.2.1.7. Instrumentos
Cuestionario.-Se realizó preguntas cerradas para una mejor recopilación, lo que permitió obtener la información necesaria sobre los niveles de conocimiento de la Gestión administrativa de Documentos.
2.2.1.8. Población y muestra
Al ser las unidades de análisis inferiores a las 100 personas, se toma a toda la población como se muestra en el cuadro que se inserta a continuación:
Cuadro Nro. 1 Población
Unidad de Observación Cantidad Porcentajes
Empleados del Registro de la Propiedad 7 28%
Usuarios 18 72%
TOTAL 25 100%
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2.3. Propuesta del Investigador: Modelo de gestión estratégica que mejore el desempeño
laboral en el Registro.
Se pretende diseñar un modelo ágil y eficaz de gestión estratégica sobre el manejo de la documentación que ingresa al Registro de la Propiedad de tal manera que el desempeño laboral se vea mejorado y exista evidencia de la satisfacción del usuario al realizar su trámite con rapidez y buen trato.
2.4. Conclusiones Parciales
Se desconoce algún tipo de sistema estandarizado para la gestión administrativa de los documentos, por lo que existe deficiente gestión de los procesos administrativos por parte de sus colaboradores.
La gestión de documentos en la institución pública, no es organizada y no permite dar seguimiento a todos los requerimientos de la colectividad, lo que ocasiona molestias en los usuarios.
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CAPÍTULO III. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.1. Análisis de los resultados finales de la investigación
1. ¿Considera que existen dificultades en la elaboración, tramitación y gestión de documentos?
Tabla Nro. 1 GESTIÓN DE DOCUMENTOS
OPCION FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 16 64%
NO 9 36%
TOTAL 25 100%
Gráfico Nro. 1 GESTIÓN DE DOCUMENTOS
FUENTE: INVESTIGACIÓN DE CAMPO
Análisis e interpretación
El proceso de tramitación de documentos presenta dificultades en el Registro de la Propiedad.
GESTIÓN
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2. ¿Considera necesario que debe normarse y estandarizarse los trámites de documentación?
Tabla Nro. 2 ESTANDARIZACIÓN DE TRÁMITES
OPCION FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 22 88%
NO 3 12%
TOTAL 25 100%
Gráfico Nro. 2 ESTANDARIZACIÓN DE TRÁMITES
FUENTE: INVESTIGACIÓN DE CAMPO
Análisis e interpretación
La normatividad y estandarización en el proceso de gestión de documentos resulta importante como una forma de agilización de los trámites que se realizan en el Registro de la Propiedad.
ESTANDARIZACIÓN DE TRÁMITES
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3. ¿Cree que existe insatisfacción por parte de los usuarios y colaboradores de la institución, referente al trámite y gestión de documentos en el Registro de la Propiedad?
Tabla Nro. 3 INSATISFACCIÓN DE USUARIOS
OPCION FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 19 76%
NO 6 24%
TOTAL 25 100%
Gráfico Nro. 3 INSATISFACCIÓN DE USUARIOS
FUENTE: INVESTIGACIÓN DE CAMPO
Análisis e interpretación
Existe insatisfacción por parte de los usuarios y colaboradores de la institución, referente al trámite y gestión de documentos en el Registro de la Propiedad. Esta situación es causa de la presencia de conflictos internos y con los usuarios.
INSATISFACCIÓN DE USUARIOS
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4. ¿Existen procesos de socialización para el cambio de documentos físicos a digitales que busque reducir la aglomeración de papeles?
Tabla Nro. 4 PROCESOS DE SOCIALIZACIÓN
OPCION FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 4 16%
NO 21 84%
TOTAL 25 100%
Gráfico Nro. 4 PROCESOS DE SOCIALIZACIÓN
FUENTE: INVESTIGACIÓN DE CAMPO
Análisis e interpretación
No hay procesos de socialización de ningún modelo de gestión de documentos en el Registro de la Propiedad realizando su trabajo con mecanismos del pasado.
PROCESOS DE SOCIALIZACIÓN
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5. ¿Utiliza algunas técnicas para la gestión de documentos?
Tabla Nro. 5 TÉCNICAS PARA LA GESTIÓN
OPCION FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 1 4%
NO 24 96%
TOTAL 25 100%
Gráfico Nro. 5 TÉCNICAS PARA LA GESTIÓN
FUENTE: INVESTIGACIÓN DE CAMPO
Análisis e interpretación
En el Registro de la Propiedad no se utiliza técnicas para la gestión de documentos solo se mantiene un mismo procedimiento consistente en la recepción de la solicitud de trámite y entrega de solicitudes, guardando un archivo cronológico en la institución.
TÉCNICAS PARA LA GESTIÓN
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6. ¿Conoce cuál es el modelo de Gestión Documental dentro del Registro de la Propiedad?
Tabla Nro. 6 MODELO DE GESTIÓN
OPCION FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 1 4%
NO 24 96%
TOTAL 25 100%
Gráfico Nro. 6 MODELO DE GESTIÓN
FUENTE: INVESTIGACIÓN DE CAMPO
Análisis e interpretación
No existe un modelo de gestión definida en el Registro de la Propiedad porque el personal que labora en la institución no es profesional en administración secretarial sino en derecho y otras profesiones.
MODELO DE GESTIÓN
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7. ¿Cree que un modelo de gestión, ayudará a agilizar los trámites y evacuación de documentos?
Tabla Nro. 7 AGILIDAD EN TRAMITACIÓN
OPCION FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 20 80%
NO 5 20%
TOTAL 25 100%
Gráfico Nro. 7 AGILIDAD EN TRAMITACIÓN
FUENTE: INVESTIGACIÓN DE CAMPO
Análisis e interpretación
Un modelo de gestión, ayudaría a agilizar los trámites y evacuación de documentos. Los trámites no se detendrían y el despacho se llevaría a cabo con oportunidad, además de tener un registro de almacenamiento moderno y automatizado.
AGILIDAD EN TRAMITACIÓN
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8. ¿Conoce si existen programas informáticos estandarizados en el Registro de la Propiedad, para intensificar la gestión de documentos?
Tabla Nro. 8 PROGRAMAS INFORMÁTICOS
OPCION FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 0 0%
NO 25 100%
TOTAL 25 100%
Gráfico Nro. 8 PROGRAMAS INFORMÁTICOS
FUENTE: INVESTIGACIÓN DE CAMPO
Análisis e interpretación
No existen programas informáticos estandarizados en el Registro de la Propiedad, para intensificar la gestión de documentos, el trabajo que se realiza al interior de la institución se lo lleva manualmente y bajo estándares desactualizados.
PROGRAMAS INFORMÁTICOS
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9. ¿Considera necesario que el Registro de la Propiedad cuente con un modelo definido de Gestión Documental?
Tabla Nro. 9 REGISTRO DE LA PROPIEDAD
OPCION FRECUENCIA PORCENTAJE
SI 21 84%
NO 4 16%
TOTAL 25 100%
ELABORADO POR: BARAHONA ALEJANDRA
Gráfico Nro. 9 REGISTRO DE LA PROPIEDAD
FUENTE: INVESTIGACIÓN DE CAMPO
Análisis e interpretación
El Registro de la Propiedad requiere como importante contar con un modelo definido de Gestión Documental para que los procesos que se realizan tengan objetivos definidos y se establezcan mecanismos técnicos y organizados en la relación usuario-institución y mejoren las relaciones y desempeño de sus empleados.
REGISTRO DE LA PROPIEDAD
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3.2. Propuesta
3.2.1. Título
Modelo de Gestión estratégica Secretarial para el Registro de la Propiedad del cantón Ibarra de la Provincia de Imbabura.
3.2.2. Introducción
La gestión secretarial es importante dentro del desarrollo organizacional porque ella complementa la calidad del servicio que prestan a la colectividad.
Cada una de los departamentos en especial los de las secretarias deben estar provistos de todos los equipos, medios tecnológicos y de una guía de consulta que permita aprovechar al máximo su eficiencia tiempo y eficacia, ya que con los servicios que brinda se puedan alcanzar los objetivos propuestos por las instituciones.
La gestión secretarial juega un papel importante en el desarrollo organizacional de las instituciones que brindan servicios de certificación documental a través de los departamentos de secretaría por cuanto sus actividades están estrechamente relacionados con directivos, funcionarios y usuarios lo que se constituirá en un apoyo para la secretaria al contar con una orientación en la que encontrará mecanismos que le permitan desarrollar sus tareas de una manera efectiva.
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3.2.3. Objetivo general de la propuesta
Aportar al mejoramiento de la Gestión Secretarial en el desarrollo organizacional del Registro de la Propiedad del cantón Ibarra.
3.2.3.1. Objetivos específicos de la propuesta
Proponer un Modelo de Gestión Estratégico y Organización de las secretarias del Registro de la Propiedad del cantón Ibarra.
Estructurar una fundamentación teórica sobre la gestión y organización de las secretarias.
3.2.4. Justificación de la propuesta
El conocimiento de un modelo y su operatividad por parte del personal que labora en el Registro de la Propiedad resulta importante para un desempeño profesional eficiente en la interrelación diaria que se mantiene con los usuarios que son cada vez más exigentes debido a las demandas de la comunidad moderna. Aspectos como la tecnología, la adquisición de bienes y la certificación de documentos que validen su existencia requieren de un tratamiento preciso y rápido al considerar que una institución como el Registro de la Propiedad se mueve en distintos frentes e interactúa con otras dependencias tanto del sector público, entre otras las notarías y los juzgados, así como entidades privadas, tal es el caso de bancos y mutualistas que ofrecen préstamos en los que se requiere gravar inmuebles.
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Los Departamentos de Secretaria de los organismos de servicio público a lo largo de su trayectoria, para la realización de sus actividades, no cuenta con las rutas técnicas que contengan información necesaria y sea un medio de consulta permanente, lo que le permita incorporar procesos dentro de su gestión, y muchas de esta no pasen por desapercibidas realizándolas de forma rutinaria, así no se obstaculizará la gestión la que deberá ser adecuada para todos quienes trabaja con estos departamentos para poder tomar los correctivos necesarios y su aporte al desarrollo organizacional sea eficaz, ya que están dotados de personal con los conocimientos necesarios y que tienen claro el papel protagónico dentro de cada una de las instituciones ya que el mismo es generador de desarrollo.
La Gestión secretarial busca poner de manifiesto las actitudes y aptitudes de las secretarias en las diferentes tareas encomendadas, como satisfacer al personal con el que interactúa al brindar un servicio de acuerdo a su perfil y puesto de trabajo. Dependerá de la secretaria y del aporte de los directivos para su aplicación.
En el modelo de gestión estratégica para el Registro de la Propiedad del cantón Ibarra, las secretarias será un factor determinante, para que mejore notablemente sus actividades diarias dentro de cada departamento y por ende usuarios de esta institución ya que son ellos lo que califican su profesionalismo.
3.2.5. Desarrollo de la propuesta
GESTIÓN Y ORGANIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE LAS SECRETARIAS
Concepto
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Importancia
La gestión y organización de las actividades de las secretarias es importante para el desarrollo de las labores del Registro de la Propiedad del cantón Ibarra, mismo que proporciona elementos primordiales para alcanzar los conocimientos para que sean ejecutados para que su gestión aporte al desarrollo del organismo logrando mejores resultados.
Manejo de la Agenda
Organizar, planificar y gestionar la agenda de trabajo son tareas que cualquier profesional del secretariado deberá dominar, para ello, es necesario tener unas buenas dotes organizativas y de sentido común, anotar toda la información que afecte al trabajo, incluso aquella que pueda inicialmente no parecer importante: citas, contactos, fechas, asuntos a tratar, eventos, reuniones, planificaciones, etc.
Pero anotar toda la información como si de un diario se tratase no será suficiente, es necesario anotarla de forma eficaz, para ello, se debe tener en cuenta los siguientes consejos:
Usar distintas agendas de trabajo clasificadas según qué asuntos guardar: agenda personal, agenda de reuniones, agenda diaria, agenda planning, etc. Es conveniente usar distintos colores si se usan agendas físicas (en papel).
La información que se anote deberá ser clara, concisa y breve. Una recomendación es que aquello que se anote siempre responda a preguntas como: ¿Qué se anota? ¿Por qué se anota? ¿Quién lo solicita? ¿Cuándo se anota y vence?, etc.
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No es recomendable usar la agenda física para anotar información confidencial, pero de hacerse, la agenda de trabajo deberá guardarse siempre bajo llave y con las medidas de seguridad oportunas.
¿Qué información debe contener?
Una agenda de trabajo deberá contener información útil. Alguna de la información que deberá contener es:
Datos de los contactos: direcciones, teléfonos, e-mails, etc.
Un calendario que contenga el año anterior, el actual y el posterior donde poder planificar.
Un planificador que permitirá gestionar las citas, eventos, proyectos, etc. durante un cierto período de tiempo.
Un dietario que permita anotar por horas, distribuyendo así las tareas a lo largo de un día de trabajo.
Si la agenda es en papel, debería disponer de separadores en colores para identificar mejor las secciones y pode localizar así la información más rápidamente.
TIPOS DE AGENDA
Existen distintos tipos de agenda atendiendo al formato de ésta o al ámbito de la misma Según el formato de la agenda:
Agenda de Papel
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Se agota y por tanto hay que renovarla,
No permite borrar los errores,
No dispone de recordatorios,
La información es difícil de explotar,
No dispone de medidas de protección frente a la confidencialidad de los datos que porta, etc.
Aún con estos inconvenientes, ¿Quién no dispone de una agenda o cuaderno en su trabajo donde tomar notas? La agenda tradicional sigue vigente, aunque se suele usar en combinación con dispositivos electrónicos.
Agenda Electrónica
La evolución de la agenda electrónica disfruta de enormes posibilidades frente a la agenda tradicional.
Mini-Ordenador
Son ordenadores portátiles de reducidas dimensiones (similar a una libreta o cuaderno) y un mínimo espesor, pero con las funcionalidades de los equipos grandes de sobremesa. En ello, podremos llevar la documentación que necesitemos, portar herramientas ofimáticas e incluir software que nos permita llevar la agenda del día a día.
Según el ámbito de la agenda se puede encontrar:
Agenda personal. De uso estrictamente personal.
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Agenda de su superior. Es donde se anotan las actividades, tareas, citas, reuniones, viajes, etc. que su superior (para quien presta sus servicios el profesional del secretariado) tiene planificadas. Es necesario consensuar todas las citas y anotar todos aquellos detalles que afecten a las mismas.
AGENDA QUE USA LA SECRETARIA
En ella se planificarán las tareas, día y hora de realización y entrega.
Agenda del Jefe
En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al jefe.
Gestión de la Agenda del Jefe
Las actividades de la agenda del jefe se deben distinguir en tres ámbitos:
1. Familiar: No se debe invadir, si es necesario hay que consultarlo con él, tienen que ser casos excepcionales.
2. Ocio: No se debe interrumpir, él necesita estos momentos para poder rendir mejor. En caso necesario se debe consultar con él.
3. Tiempo empresarial: Es necesario conocer las costumbres del jefe.
No se necesita permiso para la gestión de este tiempo.
Hay que tener en cuenta la duración de las tareas y dejar margen.
45 4. Siempre que no se use tiene que estar bajo llave. 5. Planificación diaria, mensual y anual
6. Antes de registrar las tareas en la agenda hay que hacer un borrador, las normas que tendremos en cuenta para la planificación son:
7. El objetivo tiene que ser concreto y asequible.
8. Tiene que tener un plazo temporal. No se deben planificar tareas más allá de un trimestre. El tiempo ideal son 15 días.
9. Se debe conocer el propio ritmo biológico y laboral.
10. Después de concretar el borrador de las tareas hay que elaborar un planning siguiendo lo siguiente:
No dedicar más de 2 horas seguidas en una misma tarea.
La tarea se entregará a las 12 del día de entrega.
Las tareas más difíciles se harán en horas Hill
Los lunes y los viernes no programar tareas difíciles
Los días festivos no se programan
No se puede cargar una jornada con más de 5 tareas de máxima dificultad.
REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA
Flujo de la Información
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departamento, con el fin de controlar que la documentación que en ella se produce llegue a su destino, de igual con la que se recibe sea tramitada en su totalidad y oportunamente.
Registro de Correspondencia
En necesario asegurarse que es en esta oficina donde se dará la respuesta a la correspondencia se lleve este registro de información con toda la documentación que llegue o salga de la oficina.
Características del Trabajo
Bajo supervisión inmediata, realiza trabajos de dificultad rutinaria efectuando labores secretariales y realiza tareas afines según sea necesario.
Tareas típicas:
Efectúa trabajos mecanográficos tales como: oficios, memorandas, formularios, documentos diversos, borradores, cuadros y otros.
Recibe y atiende visitantes y público en general.
Lleva el control de las audiencias de su supervisor
Efectúa y recibe llamadas telefónicas y las pasa a su supervisor
Mantiene, organiza y administra los archivos generales de la unidad.
Conocimiento, Habilidades y Destrezas Requeridos:
Conocimiento de procedimientos y métodos de oficina.
Conocimiento de organización y procedimientos administrativos.
Habilidad para tomar dictados taquigráficos con rapidez.
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Especificación del campo ocupacional
La secretaria es asistente directa del jefe y constituye el principal eslabón de comunicación entre él y el resto de personas, es portavoz de las decisiones de su superior.
La función asistencial del secretariado
La secretaria es asistente directa del jefe y constituye el principal eslabón de comunicación entre él y el resto de personas, es portavoz de las decisiones de su superior y sus funciones principales son:
a) Representar personalmente al feje
Ésta es una de sus primeras funciones, pues por la confianza que el jefe tiene en ella, le delega una serie de responsabilidades: realizar determinadas gestiones, coordinar actividades con otros departamentos, recibir a los clientes y facilitar los trámites, ocuparse del trato con el personal de la empresa, etc. Toda esta representatividad debe ejercerla cuidando la imagen de la empresa, de su jefe y la suya propia, por lo que requiere excelentes conocimientos sobre relaciones públicas.
b) Organizar el trabajo del jefe
